• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда

clubtk.ru

Внесение изменений в штатное расписание | Статьи

Локальные нормативные акты – каркас, фундамент работы каждой организации. И один из важнейших актов – штатное расписание. Разберемся поподробнее с вопросом внесения изменений в штатное расписание: что необходимо делать при изменении окладов или переименовании должностей.

Из этой статьи Вы узнаете:

• каков порядок внесения изменений в штатное расписание;
• что должен содержать в себе приказ о внесении изменений в штатное расписание;
• что делать при изменении названия должности.

В любой организации или на предприятии, существует документ упорядочивающий структуру, штатный состав и численность. Так же указывается размер заработной платы. Называется это штатным расписанием. Такой документ намного упрощает работу кадрового сотрудника или бухгалтера. Хотя по сути, эти сотрудники не обязаны заниматься штаткой. Но в большинстве организаций, выбор падает на них, потому что именно эти люди владеют наиболее полной информацией о структурных подразделениях, имеющихся в них должностях, вакантных местах, а также количестве штатных единиц и окладах.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

Читать статью

Итак, для того, чтобы уверенно работать со штатным расписанием, нам необходимо знать следующее. Каков порядок внесения изменений в штатное расписание? Особенности. Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Каких сотрудников обязательно нужно ознакомить с данным приказом?

Внесение изменений в штатное расписание: изменение должностей. Какими нормативно-правовыми актами регламентируется? Внесение изменений в штатное расписание: изменение оклада. Обязательно ли информировать работника об изменении? И если да, то в течение какого времени?

На все эти и другие вопросы мы ответим в данной статье.

Также не пропустите материал электронного журнала: «Составляем штатное расписание»

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Штатка представляет собой таблицу, отражающую определенные данные, которые в процессе деятельности организации могут изменяться. И что же делать сотруднику, отвечающему за штатное расписание? Менять целиком и полностью либо вносить изменения? Как правильно?

Несомненно, если требуется поменять большое количество данных, то проще переработать всю форму. В данном случае необходимо будет составить приказ об утверждении штатного расписания, указав дату ввода приказа в действие.

Когда количество изменений незначительно, необходимо издать приказ о внесении изменений (например, введение новой должности, смена названий структурных подразделений или должностей). Обязательно в приказе указывайте основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть проведение мероприятий, совершенствующих деятельность организации; нововведения законодательства; совершенствование организационной структуры предприятия и прочее).

Вместе с тем, необходимо знать, что любое изменение в штатном расписании влечет за собой смену условий трудового договора сотрудника. Таким образом, во-первых, необходимо согласие работника, после чего издается приказ, затем, составление дополнительного соглашения к трудовому договору, ознакомление и конечно же запись в личной карточке.

Также не забывайте о том, что после издания приказа о внесении изменений в штатное расписание предприятия под роспись необходимо ознакомить руководителей структурных подразделений, а также тех работников, которых эти изменения коснулись.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

После того, как работодатель определился с переменами, которые нужно провести на предприятии, сотрудник кадров принимается за составление непосредственно самого приказа.

Здесь есть несколько нюансов, которые надо запомнить.

1. Обязательно указываем заголовок приказа (например, «»О внесении изменений в штатное расписание», «О частичном изменении штатного расписания»).
2. Основание также является неотъемлемой частью и про него забывать нельзя (это может быть, например, в связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию работы и прочее).
3. С какой даты вносятся изменения, также необходимая часть приказа.
4. Обязательно указывать новое наименование подразделения, должности с окладом, какие должности исключаются.

С приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые несут персональную ответственность за разработку положений о структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

Не забудьте зарегистрировать в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Хранится в организации постоянно (п. 71 Перечня Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010г.).

Читайте по теме в электронном журнале

Внесение изменений в штатное расписание: изменение должностей

Смена должности подразумевает под собой переименование (оно не служит основанием изменения рабочего времени или трудовой функции работника). Однако, статьями 15 и 57 ТК РФ предусмотрено, что наименование должности, специальности является существенным условием трудового договора. Вместе с тем, ТК РФ предусматривается существенное изменение условий труда по инициативе работодателя. Но помня о том, что трудовая функция должна остаться неизменной.

Полезный материал: «Как оформить объединение отделов»

Существует мнение, что переименование должности является переводом. Предусмотрено ст. 72.1. ТК РФ. Объясняется это так, что составляющей трудовой функции (ст. 57 ТК РФ) является должность работника. Соответственно изменение должности работника влечет смену трудовой функции.

Поэтому, процедура внесения изменений в штатное расписание следующая.

1. Издание соответствующего приказа.
2. Письменное согласие работника. Необходимо заключить дополнительное соглашение с работником.
3. Издать приказ о переводе (возможна форма Т-5).

После чего, в трудовой книжке делается соответствующая запись. Не забудьте и о личной карточке (в нее также вносится запись о переводе).

До сих пор отсутствует единая позиция относительно правильного оформления переименования должности. Трудовое законодательство данный вопрос четко не разъясняет. Поэтому одни сотрудники кадрового подразделения считают, что достаточно составить дополнительное соглашение к договору с работником, а другие, что переименование должности это перевод.

Внесение изменений в штатное расписание: изменение оклада

Оплата труда является существенным условием договора между работодателем и работником. Об изменении данного условия работодатель обязан предупредить работника не позднее, чем за 2 месяца.

Читайте также о том, как установить разные оклады по одной должности

Когда меняются тарифные ставки и надбавки организации, необходимо внести следующие изменения в документах:

1. Издать приказ. В нем определить перечень должностей, размер повышения окладов, дата, с которой изменения вступают в силу.
2. Оформить изменения к трудовому договору (ст. 57 ТК РФ определяет условия труда, как существенные).

Обязательно под роспись необходимо ознакомить лиц, ответственных за документальное оформление условий трудового договора.

www.kdelo.ru

Внесение изменений в штатное расписание при изменении оклада

Для внесения изменений в штатное расписание с целью изменения оклада предусмотрена определенная процедура, а подобный документ применяется на большинстве предприятий. Когда вносятся какие-то поправки, то это считается довольно серьезным мероприятиям, которое требует наличия веских оснований. Если нужно внести изменения в штатное расписание выплаты зарплаты, то нужно подготовить определенные документы. Какие бумаги требуются для изменения графика, и как выглядит процедура? Как внести изменения и нужно ли согласовывать все с руководителем? Давайте выясним это.

Обоснование изменений

Штатное расписание имеет вид различных сводок с данными об отделах, должностях и зарплатах работников, предусмотренных премий, доплат и т. д. Если оно меняется как-либо, то необходимо подтвердить этот факт приказом. Что касается причин для поправок, то здесь можно выделить следующие события:

• поднятие или снижение минимального уровня оплаты труда;
• сокращение;
• изменение устройства компании;
• ликвидация позиций с повторяющимися задачами;
• стимулирование работников финансовым вознаграждением.

Как внести изменения оклада в штатном расписании зарплаты? Здесь есть два варианта:

• переделать расписание с нуля и соответственно оформить его;
• сделать приказ и внести нужные поправки.

Если необходимо полностью переделать расписание, то создают новый документ, которому присваивается соответственный номер. Такой вариант может потребоваться в тех случаях, когда руководство предприятия полностью меняет систему оплаты труда, а поэтому и уровня заработных плат. Второй способ фиксации изменений применяется тогда, когда речь идет о повышении для отдельных работников, а не департаментов в целом.

Перечень документов

Поскольку при изменении заработной платы требуется  документальное оформление, то к этому мероприятию нужно подходить ответственно и готовить необходимые бумаги. Дело в том, что это изменение касается трудового соглашения, а поэтому оставлять его в прежнем виде нельзя.

Что касается оформления, то здесь есть несколько мнений. Одни специалисты считают, что нет необходимости отправлять уведомления работникам заблаговременно, особенно если это касается увеличения оклада. Тем не менее, такое действие будет не совсем законным. Поскольку изменение зарплаты означает не просто правки штатного расписания, но оно влияет также на условия работы. По этой причине законное оформление является необходимым, а это подразумевает направление уведомлений сотрудникам за 2 месяца до предполагаемого внедрения нововведений. Это позволит работникам подготовиться морально к новому уровню зарплаты, что избавит руководство от проблем.

Если говорить о последовательности оформления бумаг, то можно выделить такие этапы:

• составление и подписание приказа о поправках в график изменения окладов;
• направление уведомлений всем работникам;
• составление и подписание дополнительных договоров;
• вынесение приказа об увеличении или уменьшении заработной платы;
• внесение записей в карты сотрудников формы Т2.

Способы изменения зарплаты

Штатное расписание включает в себя информацию об изменении зарплат. При этом встречаются две ситуации, когда происходит корректировка:

• по соглашению сторон;
• в одностороннем порядке в качестве индексации.

Если процедура осуществляется по добровольному соглашению работников и руководства, то это наиболее подходящий вариант. Плановое увеличение зарплат может быть запланировано тогда, когда на предприятии наблюдается стандартный рост. В случае, когда повышение окладов осуществляется в качестве индексации, запланированный процент надбавки будет зависеть от уровня инфляции и роста цен.

Менять штатное расписание изменения оклада можно после утверждения руководителя предприятия, директора или владельца. Он рассматривает поданный вариант и подписывает его, если тот соответствует нормам и требованиям. Что касается непосредственной разработки графика, то она возлагается на плечи сотрудников отдела кадров или другого работника. Если говорить в целом, то изменение штатного расписания проходит несколько этапов до внедрения на предприятии:

• разработка;
• отправка руководителю отдела кадров на проверку;
• отправка бухгалтеру на согласование;
• отправку в юридической отдел для проверки правильности составления с точки зрения закона;
• отправка руководителю предприятия;
• составление приказа и его подпись.

На конечном этапе нужно донести поправки к сотрудникам предприятия, которых это коснется. Также при необходимости потребуется подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам. Нередко в маленьких компаниях нет отдела кадров, а поэтому вся подготовка документов ложится на плечи бухгалтерии. Что касается вида приказа, то это должна быть бумага стандартной структуры, которая будет включать всю необходимую информацию: основания для изменения, уровень надбавки или снижения окладов и прочее. Обязательно должна быть подпись руководителя, которая придаст юридическую силу приказу. Образец заполнения можно найти в интернете.

Уменьшение зарплаты

Если с увеличением окладов проблем не возникнет, причем иногда можно обойтись даже без предварительного уведомления, то с изменением в отрицательную сторону необходимо быть особо внимательными. Уменьшение оклада возможно при наличии определенных оснований или же при получении согласия от всех работников. При этом согласие должно быть оформлено в письменном виде. Можно ли уменьшить как-то оклады по-другому?

Важно! Если говорить в целом, то, как уменьшение, так и увеличение окладов в штатном расписании проходит по одной схеме. Для начала делается приказ, после чего за 2 месяца до изменения отправляется уведомление. Если никаких проблем не возникает, то процедура благополучно завершается, а в штатное расписание вносятся изменения.

Особенность такого мероприятия заключается в том, что снижение уровня оплаты труда плохо влияет на эффективность работы, на взаимоотношения с руководством и настроение в коллективе в целом. По этой причине к изменению оклада прибегают очень редко и только тогда, когда есть серьезные основания. Какие же могут быть основания для снижения окладов для сотрудников? Как правило, выделяют следующие причины:

• передача определенных задач другим лицам, в том числе из других организаций;
• изменение устройства компании или руководящих лиц;
• альтернатива массовым сокращениям;
• снижение фонда зарплат в связи с ухудшением экономической ситуации или положения фирмы на рынке.

Иногда работодатели могут использовать другие меры. К примеру, укоротить рабочую неделю или же перевести их на полставки. Это даст людям возможность найти дополнительную работу, но при этом сохранить свое место. Конечно же, для этого нужно получить согласие от штата в письменном виде.

kadrovyhdel.ru