Содержание

Выписка из документа: оформляем правильно

Новости по теме

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.

В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.

Читайте также:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.

В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.

Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.

В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.

Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к. только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер.

Оформление выписки из кадрового приказа

Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

ВАЖНО!

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В этом случае выписку можно оформить двумя способами.

Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий

Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.

Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.

Более подробно о том, как правильно оформить выписку из протокола, а также как правильно заверить выписки вы узнаете в №9 2014 журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”.

Солнцева О. Н., бизнес-тренер в области ДОУ и кадрового делопроизводства

www.sekretariat.ru

➤ Выписка из приказа образец

Пошаговая инструкция по заполнению документа, готовые образцы оформления, требования по срокам и советы экспертов — в статье.


Действующий образец журнала для вашей компании:


Кому и в каких случаях необходима выписка из приказа, образец

Закон наделяет работника правом в любой момент обращаться за выписками, справками и копиями документов, связанных с его работой, к актуальному или бывшему работодателю. Запрос должен быть письменным, в форме заявления. Ситуации, в которых не обойтись без официальных документов, подтверждающих занятость, уровень дохода и другие особенности трудового статуса, возникают сплошь и рядом: оформление кредита в банке, получение социальных пособий, обращение в надзорные органы, пенсионный фонд или судебные инстанции. 

Подсказка кадровика. Как работать с запросами сотрудников

Смотреть памятку

Перечень документов, которые сотрудник вправе запросить, открыт. По сути, речь идет о любых документах, которые имеют непосредственное отношение к трудовой деятельности работника: трудовой книжке, личной карточке, приказах по личному составу, справке по форме 2НДФЛ и т.д. Вид запрашиваемого документа обязательно указывается в заявлении. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как делать выписку из приказа (образец), какие сведения может содержать справка с места работы и в какой срок оформляют документы на сотрудника по запросу государственных органов.

Внимание! Выписки и другие документы, связанные с работой, выдают бесплатно.

Как пишется выписка из приказа (образец)

Небольшие по объему распоряжения, в которых содержатся сведения только об одном работнике, можно копировать. Заверенная копия выдается работнику. Но если документ занимает несколько страниц, содержит конфиденциальные сведения или персональные данные других сотрудников предприятия, полностью копировать его для передачи третьим лицам — не лучшая идея. В таких случаях оформляют выписку. В отличие от полной копии документа, она не отражает все его содержание. Выписывают только ту часть сведений, которая касается конкретного работника и необходима ему для официального обращения в какую-либо инстанцию. Обратите внимание, с юридической точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны, если на них присутствуют все необходимые реквизиты и визы. 

Образец выписки из приказа с комментариями эксперта

Смотреть образец

★ За нарушение правил обработки персональных данных и разглашение сведений личного характера о работниках третьим лицам предусмотрены крупные штрафы. Даже незначительные ошибки, выявленные Роскомнадзором во время очередной проверки или на основании поданных сотрудниками жалоб, могут иметь серьезные последствия. О новом порядке проверок, вступившем в силу с 23 февраля 2019 года, и ужесточении требований к работодателям читайте в журнале «Кадровое дело». 

Чем выписка из приказа по основной деятельности отличается от выписки из документа по личному составу

Выписка из приказа по личному составу — это документ, при оформлении которого копируется полностью или частично распорядительный раздел приказа (после слова «приказываю»). В то время как из распоряжений по основной деятельности выписывается лишь констатирующая часть. 

Приказы по основной деятельности издают для решения стратегических и оперативных задач, стоящих перед организацией, а также с целью исполнения законодательных актов и решений надзорных органов.

К приказам по личному составу относятся все распоряжения, касающиеся трудовых отношений и кадровых процедур:

  • приема на работу и увольнения;
  • временных или постоянных переводов;
  • предоставления отпуска;
  • направления в командировку;
  • поощрений и дисциплинарных взысканий. 

Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет о 5 кадровых приказах , в которых ошибаются чаще всего. Ищите в статье образцы с комментариями специалистов-кадровиков:

Сроки выдачи выписка из приказа на отпуск

Недостаточно знать, как написать выписку из приказа, нужно еще и сделать это в срок, Выписку оформляют в трехдневный срок с момента получения письменного запроса (ст. 62 ТК РФ). Статус заявителя на срок не влияет: даже если за выпиской обращается бывший сотрудник компании, у работодателя есть всего три рабочих дня, чтобы выполнить его просьбу. Готовый документ выдайте заявителю лично или отправьте по почте с его согласия. 

Памятка кадровику: какие справки и выписки выдавать сотрудникам

Смотреть памятку от экспертов «Системы кадры»

Существует ли унифицированный бланк выписки из приказа

Обязательного бланка документа нет, поэтому ориентироваться стоит на общие нормы кадрового делопроизводства и актуальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ можно заполнять от руки или на компьютере, главное — наличие «живых» подписей. Рекомендуем использовать фирменный бланк компании, поскольку на нем уже есть базовый набор реквизитов. Но подойдет и обычный лист формата А4. 

Как правильно сделать выписку из приказа: пошаговая инструкция

Шаг 1. Укажите наименование организации. Запись должна соответствовать наименованию юридического лица, закрепленного учредительными документами.

Шаг 2. Укажите реквизиты приказа, из которого делается выписка. А именно: название и тип документа, номер, присвоенный при регистрации, и дату издания.

Шаг 3. Проставьте дату и место оформления выписки. Достаточно указать город, полный юридический адрес прописывать не нужно.

Шаг 4. Процитируйте часть приказа, содержащую все необходимые сведения. Например, из приказа о поощрении нескольких сотрудников выпишите мотив и вид поощрения, а затем — фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер работника, запросившего выписку. Текст должен совпадать с подлинником, даже незначительные изменения и корректировки недопустимы. Не забудьте указать основания кадрового решения, о котором идет речь: делая выписку из приказа об увольнении сотрудника по собственному желанию, укажите реквизиты заявления, о приеме на работу — реквизиты трудового договора, и т.д.

Шаг 5. Укажите, где хранится подлинник документа. Напишите название организации-работодателя, а также номер и год оформления дела, в которое подшит подлинник.

Шаг 6. Проставьте визы и печати. Обычно выписки из приказов заверяются подписью ответственного должностного лица, например, начальника отдела кадров, и руководителя организации. Рядом сделайте запись «Верно», подтверждающую, что содержание документа полностью совпадает с текстом исходника. 

Выписка из приказа. Универсальный образец

Смотреть образец

★ Как оформить выписку из приказа (образец), если организация отказалась от использования печати? Ограничиться подписями ответственных должностных лиц: отсутствие печати не сделает бланк недействительным, если все остальные реквизиты оформлены правильно. Но если компания использует печать в работе, проштампуйте выписку, чтобы у принимающей инстанции не возникло сомнений в подлинности предоставленного документа. 

Какие данные копируют из распоряжения об увольнении

Как правильно оформить выписку из приказа? Поскольку речь идет о приказе по личному составу, следует скопировать его распорядительную часть, содержащую сведения о решении руководства, принятом в отношении конкретного сотрудника. 

Укажите в документе:

  • реквизиты трудового договора — регистрационный номер и дату оформления;
  • точную дату и причину его прекращения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
  • сведения о работнике, с которым заключался договор — фамилию, имя, отчество, структурное подразделение и должность;
  • реквизиты документа-основания, в данном случае — написанного сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию. 

Далее заверьте документ в стандартном порядке. По такой же схеме оформляют выписку из приказа о премировании (образец), приеме на работу, направлении в командировку, переводе на другую должность и других кадровых решениях, касающихся личного состава. 

Памятка кадровика. Документы, которые выдают работнику при увольнении

Смотреть памятку

Порядок регистрации выданных по запросу документов

Нужно ли регистрировать каждую выданную работодателем выписку из приказа о командировке, премировании, переводе, увольнении? Заведите внутренний журнал учета выданных копий, справок и выписок, используя типовой бланк или локально разработанный аналог. 

Каждый раз, оформляя выписку по просьбе работника, отражайте в журнале:

  • автора запроса с указанием его контактных данных;
  • регистрационный номер заявления и дату его получения;
  • название, дату и регистрационный номер выданного документа. 

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам

Смотреть образец

Получая выписку на руки, сотрудник должен расписаться в соответствующей графе журнала. Обратите внимание. Закон не обязывает вести строгий учет выданных выписок, но наличие журнала существенно облегчает работу с документами и подтверждает, что работодатель правильно и в срок реагирует на полученные от работников запросы. 

Вывод

Получив от работника заявление на выписку из приказа, имеющего непосредственное отношение к его трудовой деятельности, работодатель обязан удовлетворить запрос. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней.

Специальной формы для таких случаев не существует, можно использовать фирменный бланк компании или обычный лист бумаги, заполняя его от руки или на компьютере. Чтобы выписка считалась действительной, ее необходимо завизировать надписью «Верно», подписями начальника кадровой службы и руководителя организации, а также печатью, если работодатель ее применяет.

www.kdelo.ru

18. Документ «выписка из приказа» (определение, реквизиты, правила составления).

Выписка из приказа – это копия части
документа, представляющая собой ту
часть текста, которая нужна для работы.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).

Выписка из приказа полностью сохраняется,
заглавная часть документа с добавлением
слов «выписка из», проставляется № и
дата подписания документа, дается
константная часть, если она есть, со
словом «приказываю», а затем тот текст,
который соответствует данной выписке.

В конце выписки указывается наименование
должности, фамилия и инициалы должностного
лица, подписавшего подлинник документа,
но без его подписи.

Подписывается выписка должностным
лицом, заверявшим его подлинную версию.
Обязательно указывается дата ее
изготовления.

19. Характеристика справочно-информационных документов.

К ним относятся акты, служебные письма,
справки, докладные и объяснительные
записки, телефонограммы. Они носят
вспомогательный характер по отношению
к организационным и распорядительным
документам, информация, содержащаяся
в справочно-информационных материалах,
может побуждать к действию или могут
быть лишь принятыми к сведению.

20. Документ «служебное письмо» (определение, реквизиты, правила составления).

Служебное письмо – это обобщенное
название различных по содержанию
документов. Выделяют в связи особых
способов передачи текстов, пересылается
по почте.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22,
(27), (28).

Письма используются в том случае, если
не возможно решить вопрос другими
средствами (личная беседа, телефонный
разговор).

По содержанию и назначению письма могут
быть:

– инструкционные

– гарантийные

– информационные

– рекламные

– коммерческие

– письма запроса

– письма извещения

– письма приглашения и т.д.

Датой письма является дата его отправки,
письма могут быть адресованы в организацию,
ее структурное подразделение, конкретному
должностному лицу, руководителю
организации.

Текст письма должен бать простым,
последовательным, убедительным и
корректным. В тексте не должно быть
лишних слов, затрудняющих чтение,
приводимые факты должны быть объективны,
обязательно проверенны, цифровые данные
– точны. Не точности, допущенные в
изложении и оформлении текста, могут
лишить документ юридической силы.

Текст письма как правило состоит из
вводной части и основной. Во вводной
части указываются причины, послужившие
основанием для составления письма,
приводятся ссылки на факты, документы
и т.д. В основной части письма излагается
цель, просьба, предложение, сообщение,
отказ и т.д.

Письмо освещает один вопрос, это упрощает
работу с документом, регистрацию и
исполнение. Поэтому, если с одним
адресатом нужно решить несколько
вопросов, то по каждому из них следует
составить отдельные документ. Несколько
вопросов излагают в одном письме, только
если они взаимосвязаны.

Письмо не должно превышать одну
машинописную страницу для составления
писем, факсов, используется специальный
бланк формата А4, если текст не превышает
7-10 строк, то используется бланк А5.

Правильность письма в соответствии с
его содержанием, нормативным актом,
удостоверяется подписью руководителя
организации (структурного подразделения),
который несет за нее полную ответственность.

studfiles.net

Выписка из приказа о приеме на работу

При официальном трудоустройстве непременно работодателями формируются соответствующие приказы, на основании которых специалисты принимаются на работу в компанию. Нередко делается один документ на нескольких сотрудников, поэтому он обладает значительным объемом.

Поэтому если требуется предоставить сведения из приказа в разные организации или непосредственному работнику, то делается обычно выписка из приказа, а не полностью он копируется. Эта бумага обладает своими особенностями и может потребоваться в различных ситуациях.

Понятие, особенности и предназначение выписки

Выписка, которая формируется по определенному приказу, на основании которого конкретный человек был оформлен на работу фирму, представлена специальным распорядительным документом.

Важно! На ней в обязательном порядке должны сохраняться реквизиты компании, но основные данные относятся непосредственно к определенному специалисту, трудоустроенному в организации.

Потребоваться этот документ может для разных целей, причем запрашивать его может как сам работник, так и разные государственные организации. Он заменяет стандартный приказ, который обычно обладает значительным объемом, поэтому гарантирует упрощение предоставления сведений о специалисте.

Как оформить приказ о приеме на работу и получить соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Когда и кому может потребоваться выписка из приказа

Этот акт может потребоваться по разным целям, причем по ст. 62 ТК работодатели не обладают возможностью отказывать своим работникам, если им по каким-либо причинам потребуется выписка.

ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Важно! Предоставляются по запросу сотрудникам фирмы разные документы, которые имеют отношение к их работе или трудоустройству.

К особенностям предоставления документа относится:

  • составляется выписка на основании заявления работника, которое делается непременно в письменном виде. Тут вы узнаете, как составить заявление на получение выписки из протокола общего собрания;
  • формируется акт в течение трех дней после получения отделом кадров соответствующего заявления;
  • оптимальным считается использование именно выписки, если одним приказом зачислялось на работу сразу несколько человек, поэтому данный документ обладает значительным объемом и нецелесообразно делать его копию;
  • в акте содержится только некоторый фрагмент приказа о приеме на работу, поэтому он может доказывать конкретный стаж работника, а в этом случае предоставить его требуется в органы соцзащиты, чтобы была правильно определена трудовая пенсия;
  • выписка может потребоваться в разные государственные органы, причем она выступает подтверждением тех или иных фактов;
  • в ней не содержатся все сведения, которые имеются в приказе, поэтому есть возможность охранить конфиденциальность в отношении некоторых данных;
  • обычно этот акт имеет только один пункт, который и требуется подтвердить, а сюда относится назначение конкретного человека на определенную должность или предоставление отпуска.

Важно! Выписка является официальным документом, поэтому она может применяться в суде или иных организациях, так как обладает юридической силой.

Образец заполнения выписки из приказа о приеме на работу.

Кто и когда формирует такой акт

Содержит он только необходимые сведения для работника, а остальные данные остаются нетронутыми, поэтому формирование выписки считается наиболее предпочтительным для граждан и работодателей, чем создание копии всего приказа.

Обычно необходимость в формировании этого акта возникает в ситуации, когда работник вынужден контактировать по разным причинам с различными государственными или муниципальными властями.

Также нередко выписка используется во внутренней работе компаний. Она делается в ситуациях:

  • чтобы начислить зарплату сотруднику, бухгалтер должен изучить сведения из приказа;
  • кадровая служба при создании личного дела на конкретного работника так же должна получить выписку;
  • для разных соцслужб или фондов работнику надо доказать свой стаж, поэтому запрашивается на работе этот акт;
  • если теряются другие документы, то требуется документация в МВД или суд.

Для ее получения требуется составить соответствующий запрос, причем через три дня после его предоставления должна быть готова данная официальная бумага. Для ее получения надо обращаться в отдел кадров.

Форма и структура выписки из приказа о приеме на работу

Существует два вида выписки, так как ее можно получить из приказа по личному составу или по основной деятельности фирмы. Отсутствует строгая форма данного документа, но он должен содержать основную информацию:

  • в шапке акта указываются те же сведения, что и в самом приказе, причем должна содержаться на бумаге эмблема или товарный знак компании;
  • ниже прописывается название предприятия, которое должно быть таким же, как и в учредительной документации;
  • указывается регистрационный номер, который должен соответствовать номеру приказа;
  • датируется акт тем же числом, что и приказ;
  • в констатирующей части требуется написать слово «приказываю», если в этом имеется необходимость и если оно имеется в самом приказе;
  • далее идет распорядительная часть, содержащая информацию исключительно о конкретном работнике фирмы, для которого готовится документ, а именно его ФИО, должность и иные данные.

Важно! Во время формирования данного документа не допускается пользоваться сокращениями, но разрешены утвержденные аббревиатуры.

Допускается формировать документ от руки или в печатном виде. В конце ставится подпись и инициалы, а также должность лица, занимающегося составлением и подписанием акта. Личная подпись сотрудника, для которого делается выписка, не требуется.

Пример выписки о приеме на работу.

Этапы составления документа

Чтобы получить правильную выписку, обладающую юридической силой, учитываются правила ее формирования:

  • первоначально надо найти приказ, из которого будет переписываться информация, а для этого надо пользоваться журналом регистрации приказов по личному составу;
  • прописывается правильное название компании, дата и номер приказа, из которого берутся сведения, а также указывается место, где составлялся этот документ;
  • далее прописывается название акта – Выписка из приказа;
  • после идет констатирующая часть, для чего обычно пишется слово «Приказываю»;
  • далее переписывается пункт из распорядительной части документа, который и требуется сотруднику;
  • ниже ставится должность и подпись лица, который подписал приказ;
  • делается заверительная надпись, поэтому пишется слово «Верно», а после прописывается должность и ставится подпись лица, заверяющего документ.

Важно! Любая выписка, которая предоставляется в государственные органы или иные инстанции, должна быть заверена печатью фирмы, чтобы она обладала юридической силой.

Как не совершить ошибок

Если выявляются ошибки или заведомо ложные сведения в таком акте, то это может стать причиной многих негативных последствий. Выписка не будет приниматься судом или государственными органами, а также работник не сможет доказать свой стаж или иные сведения о своей работе.

Важно! Нередкими считаются ситуации, когда работникам приходится судиться с компаниями за то, что в самом приказе, а соответственно и в выписке содержится недостоверная информация.

Чтобы не допустить ошибок при создании этого документа, учитываются нюансы:

  • требуются не только подписи, но и их расшифровки;
  • обязательно на акте ставится печать фирмы. Может ли ИП работать без печати – читайте в этой статье;
  • желательно скачать специальный бланк выписки, чтобы он обладал нужным внешним видом;
  • заверительная надпись нужна, если акт передается в другие организации, а для применения внутри фирмы она не требуется;
  • выписки являются бессрочными.

Заключение

Таким образом, сделать данный акт достаточно просто. Он считается прекрасной альтернативой копирования всего приказа. Содержит только актуальные и нужные сведения для работников.

Обладает юридической силой, поэтому может применяться для разных целей в процессе сотрудничества с различными государственными органами или даже при обращении в суд.

В какой форме составлять приказ о приеме на работу – смотрите в этом видео:

fbm.ru

Приказ, требования к составлению и оформлению

Приказ, требования к составлению и оформлению

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. Это самый распространенный вид распорядительных документов [5].

В организациях приказ может издаваться в соответствии с указаниями вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений организации или отдельных работников.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы организации, изменением штатов и т. д.

Реквизиты приказа: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись. Датой приказа является дата его подписания.

Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно от приказов по личному составу порядковым номером в пределах календарного года.

Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «О» или «Об». Он должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок приказа можно с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?»: «О введении…», «О реорганизации…», «О подведении итогов…» и т. п.

Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующей части указывают причины издания приказа, цели и задачи предписываемых действий. Цели и задачи предписываемых действий излагают в форме предложений с отлагательными существительными и сложными предлогами. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах: «в связи с переходом на новую систему планирования…».

Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации: «…на основании приказа…от 00.00.00 № 00 «О…».

Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между руководством может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.

В распорядительной части излагают предписания, указывают исполнители и сроки исполнения. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют арабскими цифрами.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы: «Провести инвентаризацию основных фондов, оборотных средств, счетов баланса и других материальных ценностей в следующие сроки…».

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не указывают.

Часто в последнем пункте приказа по основной деятельности указывают должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом.

Приказы подписывают руководители организации или замещающие их должностные лица.

При оформлении приказов и других ОРД внутреннего хожденияна чистом листе бумаги с помощью ПК широко применяют угловое расположение постоянных реквизитов. При этом используют минимальное их число: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Оформление реквизитов производят флаговым методом (от линии левого поля) (рис. 16). Остальные реквизиты оформляют идентично приказу на бланке с продольным их расположением.

Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке приведен в прил. 9.

 

КРАСНОЯРСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ИНСТИТУТ
ПРИКАЗ
10.04.2007 № 22
 
О научно-исследовательской
работе на 2006/2007 уч. год.

 

Рис. 16. Основные реквизиты приказа на угловом бланке

 

Образцы приказов по основной деятельности на продольном бланке приведен на рис. 17 и в прил.8.

Рис. 17. Макет приказа по основной деятельности

Выписка из приказа. Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делают выписку. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются словаВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка оформляется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов. Выписка заверяется секретарем (рис. 18). Образцы выписки из приказа представлены на рис. 18 и в прил. 10.

 

 

Рис. 18. Образец оформления выписки из приказа

 


Дата добавления: 2015-08-13; просмотров: 100 | Нарушение авторских прав


Читайте в этой же книге: Документы | Устав, виды уставов, правила составления | Требования к составлению и оформлению | Положение, основные виды, правила составления | Правила составления | Распорядительной документации | В условиях единоличного принятия решений | В условиях коллегиальности | Решение, правила составления и оформления | Протокол, правила составления |


mybiblioteka.su – 2015-2019 год. (0.025 сек.)

mybiblioteka.su

образец бланка, порядок составления и оформления

Приказы, издаваемые в организациях – достаточно пространные документы.

Это оправдано, поскольку в них необходимо прописать все детали, важнейшие моменты и регламентировать все нюансы, чтобы в будущем не возникали спорные ситуации и претензии участвующих сторон.

 

Что это за документ?

Временами возникают ситуации, когда заинтересованным лицам необходим официальный документ, который служил бы подтверждением сказанного в приказе о приеме на работу сотрудника.

Отправить ксерокопию документа – не самое лучшее решение, поскольку для адресата излишне знакомиться с множеством дополнительной информации. Более того, зачастую приказы содержат конфиденциальные сведения, которые не подлежат разглашению третьим сторонам. Выход простой – составление выписки.

Выписка представляет собой акт, который содержит конкретные пункты приказа, потребовавшиеся адресату. Как правило, она содержит только один пункт, к примеру, дату принятия на работу. Выписка – распорядительный документ полноценного характера, выступающий подтверждением, обладающий законной силой и содержащий данные лишь о конкретном сотруднике.

Когда он необходим?

Самый распространенный вариант – данные необходимы для учреждений государственной или муниципальной власти (например, Службе занятости) для оформления пенсии или подтверждения стажа работника.

Также в качестве адресата может выступать сотрудник, контрагент либо представитель налоговой инспекции.

Необходимое содержание

Документ оформляется аналогичным образом, что и сам приказ, то есть на фирменном бланке организации с идентичными реквизитами. Таковыми являются:

  • Эмблема предприятия либо товарный знак, который расположен вверху по центру бланка.
  • Полное название компании. Должно соответствовать учредительной документации.
  • Регистрационный номер. Он не меняется – аналогичный номеру приказа.
  • Дата, которая должна совпадать с датой издания непосредственно приказа.
  • Место, где он был издан.
  • Наименование «приказ» надо изменить на «выписка из приказа». Указывается в центральной части формы, пишется заглавными буквами, точку в конце не ставить.
  • Текст, содержащий информацию распорядительной части. Состоит исключительно из пунктов, касающихся непосредственно работника, в отношении которого готовится акт.
  • Фамилия и инициалы, наименование должностного лица, которое подписало приказ. Необходимость наличия личной подписи отсутствует.

Пошаговое руководство по заполнению:

  1. Сначала надо определиться, какая часть документа должна быть отражена в выписке. Зачастую достаточно единственного пункта, но он может уточняться и в иных частях бумаги. В этом случае понадобится указать всю информацию, которая имеет отношение к делу.
  2. Начало текста – преамбула приказа, если она есть. Если отсутствует – текст начинается с «приказываю».
  3. Указание содержательной части. Перенести данные необходимо без изменений. В случае наличия порядкового номера пункта его требуется сохранить.
  4. Акт следует заверить, в противном случае он не будет законен с юридической стороны.

Заверение документа:

  • Заверительная надпись «верно».
  • Должность лица, которое заверило акт.
  • Его личная подпись с указанием расшифровки.
  • Дата заверения.
  • Печать предприятия. Допускается применение печати кадровой службы.

Выписка представляет собой стандартный документ, выступающий подтверждением какой-либо информации. Содержит только необходимые для адресата конкретные данные определенного приказа.

Принципиальные требования к ее оформлению отсутствуют – возможно заполнение фирменного бланка с идентичными реквизитами, что и при издании непосредственно приказа. Важно помнить о названии и заверении.

znaydelo.ru