Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

• плановые,
• дополнительные,
• «прошлогодние»,
• а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетних,
• инвалидов,
• сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• в первую очередь это название компании,
• дата составления документа,
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
• и его подпись,
• а также собственно содержание документа
• и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Образец приказа об утверждении графика отпусков

График отпусков образец заполнения формы Т 7

Если перефразировать широко известное «Каждый человек имеет право на отдых», то по отношению к сотрудникам любого предприятия это будет звучать приблизительно так: «Каждый работник имеет право на отпуск» – ежегодный оплачиваемый.

И чем больше на предприятии трудится людей, тем сложнее оптимально распределить их отпуска в течение года.

А такая необходимость есть, она продиктована следующими задачами:

• равномерного распределения трудовых ресурсов предприятия;
• прогнозирования и накопления определенных сумм резервов под отпуска.

Решение этих задач берет на себя ежегодно составляемый график отпусков, который должен обязательно выполняться как работниками, так и нанимателем.

Существуют и отработаны определенные алгоритмы действий по его составлению, утверждению, изменениям и пр.

Как составить график отпусков

В последнем квартале текущего календарного года начинается составление графика отпусков.

На его основании будет соблюдаться очередность ухода в отпуск сотрудников предприятия.

График необходимо составить и утвердить не позже, чем за две недели до начала следующего года (например, до 17.12.2013 г. на 2014 год).

При составлении графика нужно ориентироваться не только на пожелания сотрудников, но и на производственную необходимость

В коллективном договоре должно быть закреплено условие, что в одном календарном месяце в отпуск может уйти ограниченное число сотрудников одного структурного подразделения.

Работа по составлению графика проводится:

• либо работниками кадровых служб,
• либо сотрудниками бухгалтерии,
• либо самим работодателем в зависимости от реальных условий.

Составленный график отпусков, одобренный профсоюзным органом, утверждается приказом работодателя. Ознакомление с графиком отпусков должны пройти все сотрудники предприятия.

Составление графика основывается на опросе работников и согласовании сроков отпусков взаимозаменяемых и взаимозависимых по работе сотрудников.

Несмотря на то, что с января 2014 года унифицированные документы не являются обязательными, для графика отпусков по-прежнему может использоваться форма Т-7.

Как рассчитать коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами?
Что представляет собой аккордная система оплаты труда?

Во время планирования отпусков следует заполнить первые шесть граф, которые содержат данные о:

• структурном подразделении,
• должности,
• ФИО сотрудника,
• его табельном номере,
• продолжительности отпуска
• запланированной дате его начала.

Если работник имеет право пойти в отпуск вне графика (например, лицо моложе 18 лет, женщина, собирающаяся в декрет, муж, чья жена находится в декрете и т.д.), то в гр. 6 необязательно указывать конкретную дату, можно указать только месяц планируемого отпуска.

В этом случае сотрудник обязан дополнительно написать заявление, в котором будет указана конкретная дата.

Дата отпуска совместителей должна совпадать с их отпуском на основном месте работы независимо от того, сколько времени было отработано в качестве совместителя.

7-10 графы при планировании не заполняются. Данные в них заносятся от руки, по мере ухода сотрудников в отпуск на протяжении всего года.

В графике должна быть отражена вся информация, касающаяся ежегодных оплачиваемых отпусков:

1. основного,
2. дополнительного
3. оставшейся неиспользованной части.

Утверждение графика отпусков

Являясь нормативным актом, график отпусков принимается и утверждается работодателем и должен храниться в течение одного года.

Прежде, чем буден издан приказ об утверждении графика, выборный профсоюзный орган проверяет его на соответствие трудовому законодательству.

В специальную графу документа заносятся номер протокола и дата проведения заседания органа профсоюза, на котором рассматривался вопрос о предоставлении отпусков, а также постановление, вынесенное на этом заседании.

Если на предприятии нет профсоюзной организации, то в шаблоне должна быть сделана соответствующая пояснительная запись.

Утвержденный график отпусков доводится до каждого сотрудника под роспись для ознакомления

Несмотря на то, что в унифицированной форме не предусмотрена такая графа, работодатель вправе ее добавить с формулировкой шапки «с графиком ознакомлен».

При этом у нанимателя сохраняется обязанность извещать сотрудника о приближающейся дате отпуска под расписку, не позднее двух недель до его начала.

Изменения и дополнения в графике отпусков

Если меняется дата отпуска, это в обязательном порядке указывается в графике отпусков, также как и причина, по которой это изменение произошло.

Любые отклонения сроков реальных отпусков от тех, что зафиксированы в утвержденном на предприятии графике, оформляются отдельными приказами о вносимых изменениях.

Если работник хочет изменить дату начала отпуска и/или его продолжительность после утверждения графика, то он должен подать заявление с просьбой изменить эти данные. На основании этого руководитель предприятия издает приказ о внесении дополнения и/или изменения в график отпусков.

Тот же порядок действий производится в случае, когда сотрудник отзывается из отпуска по инициативе работодателя, но при обязательном согласии сотрудника (наличие заявления).

Так как в унифицированной форме нет соответствующей графы, то

• в графу 10 вносится примечание о том, что работник отозван из отпуска и с какой даты,
• в графу 8 – реквизиты приказа (основания для переноса отпуска),
• в графу 9 – предполагаемая дата оставшейся части отпуска.

При разделении отпуска на части в графике должна быть отражена соответствующая информация

А также необходимо наличие документа, подтверждающего согласие на это как работника, так и нанимателя. Например, заявление сотрудника о том, что он не против разделения отпуска с резолюцией руководителя предприятия.

В случае предоставления отпуска сотрудникам, принятым в компанию после даты утверждения графика отпусков, возможны два варианта ведения документации:
составление дополнительного графика, утвержденного как приложение к основному,
не составляя дополнительных графиков, предоставлять новым сотрудникам отпуск на основании их заявления и приказа руководителя.

КОСГУ – как расшифровывается и для чего используется?
О кодах профессий по ОКПДТР можете узнать подробно в статье.
Увольнение работника по всем правилам КЗоТ: https://buhguru.com/buhgalteria/kzot-uvolnenie-stati-i-osobennosti.html

Ответственность за нарушения

Отсутствие графика отпусков не только нарушает права работников, но может негативно сказаться на работодателе.

Несмотря на то, что в Трудовом Кодексе не содержатся специальные нормы, регулирующие этот вопрос, Кодекс об административных нарушениях (статья 5. 27) предусматривает административную ответственность для работодателя, который не предоставил работнику отпуск в соответствии с графиком.

График отпусков находится на контроле трудовой инспекции при проведении как плановых, так и внеплановых проверок

.

Объектами проверки соблюдения требований ТК РФ является:

1. правильность составления и ведения графика,
2. наличие в нем подписей работников,
3. наличие заявлений сотрудников, подтверждающих согласие на перенос даты отпуска, разделение отпуска на части, отзыв из отпуска и т.п.,
4. соблюдение сроков составления, утверждения и хранения графика отпусков,
5. своевременность выплат начисленных отпускных.

Имеющиеся нарушения могут стать основанием для применения санкций со стороны контролирующих органов в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных нарушениях.

Скачать бланки документов для оформления отпуска можно в интернете. Есть они и в бухгалтерских программах. Мы предлагаем вам примеры приказа об утверждении отпуска и график отпусков по форме Т 7.

График отпусков – бланк, пример – образец заполнения формы Т7

Пример приказа об утверждении и изменении графика отпусков

Нужен ли приказ на график отпусков

Нужен ли приказ на график отпусков? Этот вопрос обсуждается бухгалтерским сообществом в конце каждого года. С одной стороны – форма такого приказа не установлена, с другой стороны – есть понимание того, что каждый документ вступает в силу и утверждается решением уполномоченного лица.

Нужен ли приказ график отпусков?

Сегодня нет никаких нормативных актов, говорящих о том, что такой приказ необходим, как нет и оснований, запрещающих это делать.
Поэтому понять, нужно ли утверждать график отпусков приказом вашей компании можно только из соображений достаточности и разумности ведения документооборота.

Почему график отпусков не нуждается в дополнительном приказе?

Обратите внимание! В правой части шапки графика отпусков унифицированной формы Т-7 есть поле «УТВЕРЖДАЮ», а также строки, содержащие сведения о руководителе и дате подписания документа. Здесь же есть дата, начиная с которой график вступает в силу.
Этих данных вполне достаточно, для того чтобы однозначно определить, когда вводится график отпусков и кем он утвержден.

Можно ли использовать другую форму графика

Закон «О бух. учете» № ФЗ-402 от 06.12.2011 разрешает компаниям самостоятельно разрабатывать формы рабочих документов (кроме кассовых документов и товарных накладных).
Поэтому компания может применять собственную форму графика отпусков, утвердив его в приказе об учетной политике.

Здесь можно:

• заменить данные об утверждении руководителем, на информацию о приказе, которым вводится график,
• добавить еще одну строку – «Документ подготовил».

Как оформить приказ на введение графика отпусков

Если уж вы решили дать положительный ответ на вопрос, нужен ли приказ на график отпусков, то издать его нужно грамотно, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003!
Приказ относиться к классу делопроизводственных. Его можно составить в произвольной форме.

В приказе об утверждении графика отпусков должно быть указано:

• от имени какой организации составлен документ,
• дата составления,
• суть отражаемой операции,
• подписавшее лицо,
• сведения о лицах, ответственных за его исполнение.

Приказ заносят в книгу регистрации приказов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Составление графика трудовых отпусков

Составление графика трудовых отпусков

Материал подготовлен с использованием

правовой информации по состоянию

на 12 декабря 2013 г.

Согласно ст. 150 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК), отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных ТК. Трудовые отпуска предназначаются для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника. Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка. Под прежней работой понимается выполнявшаяся до отпуска работа у того же нанимателя, по той же специальности, должности и квалификации на том же рабочем месте.

Согласно ч. 1 ст. 170 ТК наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно).

Трудовые отпуска планируются и предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков. Очередность предоставления работникам отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков.

График трудовых отпусков – локальный нормативный правовой акт, который обязателен для исполнения и работниками, и нанимателями. График трудовых отпусков утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работниками в случае отсутствия профсоюза. График отпусков составляется на календарный год и утверждается не позднее 5 января.

Вопрос 1

Вправе ли наниматель установить другой срок составления и утверждения графика отпусков?

Да. Согласно ч. 2 ст. 168 ТК коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика трудовых отпусков.

График трудовых отпусков доводится нанимателем до сведения работников (под подпись).

График трудовых отпусков составляется совместно сотрудниками кадровой службы (назначенным приказом нанимателя лицом, ответственным за ведение кадровой работы) и руководителями структурных подразделений. Сотрудник кадровой службы (назначенное приказом нанимателя лицо, ответственное за ведение кадровой работы) должен информировать руководителей структурных подразделениях об особенностях составления графика трудовых отпусков в соответствии с требованиями трудового законодательства Республики Беларусь.

Во избежание халатности при составлении графика отпусков желательно издать приказ о проведении работы и назначении ответственных.

Форма графика трудовых отпусков содержится в подсистеме «Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска» УСОРД, код по ОКУД 0224130001.

Составляя график трудовых отпусков, наниматель обязан руководствоваться ст. 168 ТК.

Согласно ст. 168 ТК наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника:

1) в летнее или другое удобное время:

● лицам моложе 18 лет;

● ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

● женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

● работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

● работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведшие к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

● участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

● работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

● донорам, которым выданы знаки «Почетный донор Республики Беларусь», «Почетный донор СССР», «Почетный донор общества Красного Креста БССР»;

● в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором.

2) в определенный период:

● работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней и заочной формах получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, сдачи кандидатских экзаменов, а также во время каникул в учреждении образования;

● работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;

● работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

● учителям (преподавателям) общеобразовательных учреждений и учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, специальных учебно-воспитательных учреждений, специальных учреждений образования, специализированных учреждений производственного обучения – в летнее время;

● женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

● работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен).

При составлении графика трудовых отпусков нанимателю необходимо учитывать, что согласно ч. 1 ст. 174 ТК по договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части (если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением). При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.

Вопрос 2

График трудовых отпусков утверждается в организации ежегодно.

Необходимо ли вносить изменения в график трудовых отпусков при приеме на работу новых работников?

Согласно ст. 166 ТК трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через шесть месяцев работы у нанимателя.

До истечения шести месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:

● женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

● лицам моложе 18 лет;

● работникам, принятым на работу в порядке перевода;

● совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до шести месяцев работы по совместительству;

● участникам Великой Отечественной войны;

● женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

● работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней или заочной форме получения образования;

● в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Работающим женам (мужьям) военнослужащих, по их желанию, трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

Кроме того, допускается, кроме вышеназванных случаев, и предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года. При этом работник обязан «заработать» пропорционально отработанной части рабочего года не менее 14 календарных дней трудового отпуска.

Внесение дополнений в график трудовых отпусков при приеме новых работников не предусмотрено.

Как правило, в графике определяются только месяцы, на которые запланирован отпуск. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. Но при составлении графика отпусков наниматель вправе предусмотреть и определенные даты начала отпуска (при разделении отпуска – его части).

Согласно ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней, а работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно.

Поэтому при ознакомлении с графиком отпусков желательно указывать дату ознакомления. В случае если в графике отпусков не определена дата начала отпуска, работник вправе обратиться к нанимателю с заявлением о предоставлении трудового отпуска с даты в месяце, определенном в графике трудовых отпусков. Далее происходит договоренность между работников и нанимателем о предоставлении отпуска.

Кроме того, при составлении графика трудовых отпусков необходимо учитывать, что в организации могут работать совместители (как внешние, так и внутренние), а трудовой отпуск совместителям согласно ч. 1 ст. 347 ТК предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В случае если работник не отработал на работе по совместительству шести месяцев, то трудовой отпуск ему предоставляется авансом в случае предоставления отпуска по основному месту работы. Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы. Часть трудового отпуска работающего по совместительству, превышающая трудовой отпуск по основной работе, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.

Внешний совместитель может представить:

● выписку из графика трудовых отпусков по основному месту работы;

● справку о запланированном периоде трудового отпуска по основному месту работы.

На основании сведений, содержащихся в этих документах, будут внесены сведения о предоставлении внешнему совместителю трудового отпуска на работе по совместительству.

Внутреннему совместителю достаточно при составлении графика трудовых отпусков определить период начала трудового отпуска по основному месту работы.

Использование материалов, размещенных в информационно-правовой системе «Кадровик.by», допускается только с письменного согласия ОДО “Профигруп”

График отпусков: начните год правильно. Бухгалтер 911, № 52, Декабрь, 2017

Сроки. Конкретные сроки составления и форма графика отпусков ни в Законе об отпусках, ни в КЗоТ не определены. Так когда же составлять график отпусков? Как правило, это делают ежегодно в самом начале календарного года — не позднее 5 января текущего года (п. 20 Типовых правил № 213*). В частности, на соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15). Хотя, на наш взгляд, ничего страшного не произойдет, если этот срок не соблюсти. Главное — успеть до того, как в текущем году в отпуск отправится первый работник.

Форма. А как насчет формы графика? Сразу скажем, что унифицированной формы этого документа нет, поэтому каждый работодатель вправе разработать свою, удобную в использовании, форму.

Как правило, в графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска. Конкретный же его период в рамках, установленных графиком, работодатель и работник согласуют между собой. Хотя при желании в графике могут быть проставлены и точные «отпускные» даты**.

Правила составления графика отпусков. Ниже мы собрали топ-5 правил, которые вам понадобятся при планировании отпусков.

Правило 1. В график отпусков включаем все обязательно-оплачиваемые отпуска. Включите в график не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и:

— ежегодные дополнительные отпуска и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы (ст. 19 Закона об отпусках);

— ежегодные отпуска и отпуска на детей, неиспользованные в прошлом году.

Не нужно включать в график отпусков учебный отпуск. Он действительно оплачиваемый и имеет обязательный характер по основному месту работы, но период предоставления определяет образовательное учреждение, в котором обучается работник.

Поэтому распланировать заранее, когда именно работник им воспользуется, затруднительно.

Правило 2. При формировании графика отпусков учитывайте всех работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе сезонных и временных работников, работников-совместителей, работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.

А вот лиц, которые трудятся по гражданско-правовому договору, в график не включают, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

Законодатель успел наделить таких лиц лишь правом на больничные/декретные . Но пока это право «лежит без дела»***.

Правило 3. Период предоставления отпусков должен быть согласован между работником и работодателем. При составлении графиков учитывайте личные интересы работников и возможности для их отдыха, а также интересы производства. На этом настаивает ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках.

При составлении графика отпусков сначала учитывайте работников, имеющих преимущественное право на ежегодный отпуск. В ч. 13, 15 и 16 ст. 10 Закона об отпусках приведен перечень категорий работников, которым ежегодные отпуска предоставляются в удобное для них время.

Правило 4. Работников, отработавших на предприятии менее 6 месяцев, можно включать в график отпусков. Так, по общему правилу в первый год работы на предприятии право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает у работника после того, как он непрерывно отработает на этом предприятии 6 месяцев. Но до истечения шестимесячного срока он может реализовать право на ежегодный отпуск продолжительностью, рассчитанной пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках). Поэтому по соглашению между работником и работодателем такому работнику можно предоставить часть ежегодного отпуска и, соответственно, включить его в график отпусков до наступления 6 месяцев непрерывной работы на предприятии.

Предоставление соцотпуска на детей (ст. 19 Закона об отпусках), дополнительного отпуска бойцам (ст. 16² Закона об отпусках) и «чернобыльского» отпуска не зависит от времени, которое недавно принятый работник отработал на предприятии.

Правило 5. При составлении графика отпусков учитывайте правила разделения отпусков. Дополнительный отпуск участникам боевых действий / инвалидам войны и «чернобыльский» отпуск не относятся к ежегодным. Поэтому их деление на части не допускается. Соцотпуск на детей также не является ежегодным отпуском. Поэтому работник может воспользоваться таким отпуском только полной продолжительности — без разбиения на части. Правда, по мнению Минсоцполитики (письмо от 05.07.2013 г. № 290/13 / 116-13), указанная категоричность касается лишь соцотпуска, предоставляемого по одному основанию (продолжительность — 10 календарных дней).

Теперь о ежегодном отпуске. По просьбе работника он может быть разделен на части, если основная непрерывная его часть составит не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках). Иначе говоря, работник может разделить ежегодный отпуск таким образом, что его неделимая часть (14 календарных дней) будет второй или третьей использованной частью отпуска. При этом имейте в виду: такое разделение отпуска возможно только с разрешения работодателя, поскольку разделение отпуска на части определено в ст. 12 Закона об отпусках как возможность, а не обязанность работодателя.

Составляем — согласуем. Составленный график согласуют с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. После этого его утверждает руководитель предприятия. Утвержденный график доводят до сведения всех работников (ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона об отпусках). Лучше — под подпись.

Нормативная база не раскрывает того, как выполнить такое предписание. Наиболее оптимальный способ — предусмотреть в графике отпусков отдельную графу «Подпись работника об ознакомлении с графиком». На этом процесс составления графика отпусков заканчивается.

Ответственность. Махнуть рукой на составление графика отпусков не удастся. Составление графика отпусков — процедура обязательная для всех работодателей, в том числе и предпринимателей.

См. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15.

По мнению Минсоцполитики, отсутствие графика отпусков должно рассматриваться как «другие нарушения требований законодательства о труде». За такой проступок предусмотрены финсанкции на основании абз.8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ — штраф в размере минимальной заработной платы.

Заметьте: размер этого штрафа не зависит от количества работников, в отношении которых совершено правонарушение. Кроме того, его применяют к общей массе нарушений, квалифицирующихся как «нарушения других требований трудового законодательства», а не к каждому правонарушению в отдельности .

См. письмо Госслужбы по вопросам труда от 25.01.2017 г. № 828/4.3/ 4.1-ДП-17.

Обратите внимание! Штрафы по ст. 265 КЗоТ не относятся к админхозсанкциям, на них не распространяются ограничительные сроки из ст. 250 ХКУ (6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее 1 года со дня его совершения). Соответственно, чтобы избежать претензий проверяющих, о прошлых годах тоже «нужно подумать».

Плюс ко всему отсутствие графика отпусков и уведомлений может грозить должностным лицам работодателей и предпринимателю-работодателю админштрафом в размере от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП)****.

Сбой «системы». Вполне может случиться, что запланированные периоды отпусков собьются. Работник изменит свои планы, вступит в новый статус или работодатель предложит новые даты отпусков. Как быть в таком случае? Если руководитель решит, что такой перенос (разделение) не повлияет на производственный процесс, то на основании заявления работника он издаст приказ (распоряжение) о переносе отпуска и внесении изменений в график отпусков. Никаких нарушений в этом нет.

Дальше все зависит от формы графика предоставления отпусков, который используется на предприятии. Информацию о переносе отпуска (дату и номер приказа) можно указать в графе «Примечание» (если таковая имеется).

Также можно изначально при составлении графика отпусков предусмотреть в нем графу «Перенесение отпуска». Здесь вы хозяин .

Примерные условия планирования отпусков: 2 тыс. Образцов

Как настроить плавный процесс утверждения отпуска

Шаги по построению процесса утверждения отпуска

1. Создайте бланк запроса на отгул
2. Создайте поток утверждения
3. Утвердить или отклонить запросы
4. Отслеживание подачи и согласования форм

Баланс между работой и личной жизнью важен для общего удовлетворения на рабочем месте и оказывает неоспоримое влияние на успех вашего бизнеса.Многие компании предлагают оплачиваемый выходной (PTO), чтобы сотрудники могли брать личные дни, когда они в этом нуждаются.

Независимо от того, запрашивает ли сотрудник выходной по семейным обстоятельствам или хочет уйти в недельный отпуск, ваш бизнес должен иметь четкий процесс утверждения отпуска, поскольку он может помочь вам управлять расписанием для команды и координировать покрытие, когда товарищи по команде в отъезде.

Без четкого процесса вы рискуете создать проблемы с коммуникацией и поддержкой для своей команды, что может привести к тому, что важные задачи и обязанности будут выпадать из-под контроля, когда кто-то использует свой PTO.К счастью, этих проблем легко избежать, внедрив в свой бизнес процесс утверждения отпуска в цифровом формате.

Как политика отпусков сотрудников и процесс подачи заявок могут помочь вашему бизнесу

На каждом предприятии должна быть действующая политика отпусков с установленными руководящими принципами для управления продолжительностью отпуска, доступной каждому сотруднику. Часто в системе расчета заработной платы время отпуска автоматически начисляется в зависимости от количества часов, отработанных сотрудником каждую неделю. Как только они наберут достаточное количество часов, сотрудник может попросить отгул, чтобы получить оплату за свою обычную смену, когда он находится вне рабочего места.

Структурированная система запросов на отпуск снижает вероятность отсутствия на работе в короткие сроки и дает вам возможность заранее планировать любые воздействия на ваш рабочий процесс. Это также сводит к минимуму вероятность того, что вы столкнетесь с нехваткой персонала или другими неожиданностями, и гарантирует, что линии связи между менеджерами и членами команды останутся открытыми.

Как работает процесс утверждения отпуска

Несмотря на то, что очень важно поощрять ваших сотрудников брать отпуск, вам также необходимо следить за тем, чтобы их отсутствие не влияло на остальную часть вашей команды или на вашу способность уложиться в сроки.Процесс утверждения отпуска дает менеджерам возможность просматривать запросы на отпуск и определять, какие корректировки, если таковые имеются, им необходимо внести.

Покажите своим сотрудникам, что вы уважаете их просьбы об отпуске, с помощью организованного и доступного процесса подачи и утверждения времени на отпуск. Вот типичный рабочий процесс утверждения отпуска:

1. Сотрудник отправляет форму для запроса отгула.
2. Менеджер получает запрос и проверяет дни и время ухода сотрудника.
3. Менеджер подтверждает запрос на перерыв и отправляет подтверждение или отказ.
4. Сотрудник получает электронное письмо с подтверждением или отказом.
5. Другие менеджеры и члены команды могут получить уведомление об утверждении.

В большинстве случаев достаточно одноэтапного утверждения. Но некоторые компании предпочитают двухэтапную проверку, если нескольким менеджерам необходимо просмотреть запрос, прежде чем дать сотруднику разрешение на отпуск.

Сотрудники регулярно запрашивают отгулы с работы, поэтому есть смысл автоматизировать этот процесс.Цифровые рабочие процессы экономят время, деньги и усилия вашей компании, сводя к минимуму ручную работу, и часто устраняют проблемы со связью.

Как использовать решение low-code для утверждения отпуска

Jotform предлагает множество решений для оптимизации различных HR-процессов, включая запросы на отпуск. Вы можете создать цифровую систему для своего бизнеса с онлайн-формами, позволяющими сотрудникам запрашивать выходные. Объедините эти три инструмента Jotform, чтобы разработать эффективный процесс утверждения отпуска:

• Создайте форму запроса на отпуск. Выберите шаблон формы запроса на отпуск или создайте индивидуальную форму с нуля. Компании любого размера используют эти формы, чтобы сотрудники могли запросить оплачиваемый отпуск или больничные одним щелчком мыши.
• Создайте поток утверждения. Конструктор утверждений перетаскиванием позволяет гибко разрабатывать рабочий процесс запроса утверждения отпуска. Вы можете назначить согласования конкретному менеджеру и отправить дополнительные уведомления в отдел кадров для обработки.
• Утвердить или отклонить запросы. Когда сотрудник отправляет форму запроса на отпуск, менеджеры получают уведомление об отправке формы, и они могут автоматически утвердить или отклонить запрос. Выпадающее меню дает менеджеру возможность выбрать один из двух вариантов: одобрить или отказать . Вы также можете создать многоэтапный процесс утверждения, который требует нескольких уровней проверки.
• Отслеживание подачи и утверждения форм. Наконец, отслеживайте утвержденные запросы на отпуск с помощью Jotform Tables, чтобы увидеть все предстоящие запросы сотрудников на отпуск.Этот инструмент упрощает сортировку и систематизацию отправок и утверждений. Jotform Tables также дает вам возможность сотрудничать, улучшая общение между членами команды, на которых может повлиять отсутствие сотрудника.

Процесс утверждения отпуска информирует всех о предстоящих выходных. Когда вы знаете, что сотрудников собираются покинуть офис, вы можете лучше спланировать эти кадровые изменения. Ключ к тому, чтобы получать достаточную помощь каждый день, – это организовывать запросы и согласовывать перерывы.

Эта статья изначально опубликована 14 апреля 2021 г. и обновлена ​​7 октября 2021 г.

блог о Битрикс24 и цифровом маркетинге – ИНТЕРВОЛГАРУ

Суть дела:

Чтобы оформить отпуск, нужно согласовать с руководителем, написать заявку, получить одобрение менеджеров и так далее …

В некоторых странах, например, каждый сотрудник ДОЛЖЕН уходить в отпуск не реже двух раз в год.В компании из 50 сотрудников это не менее 100 отпусков в год. Повсюду летают документы, некоторые из них путаются и теряются.
Остальные сотрудники не знают, кто и когда уходит в отпуск. Они узнают только тогда, когда им нужен вклад сотрудника, и их нигде нет.

Но есть и хорошие новости – мы разработали способ предотвратить все это!

Наше решение «ИНТЕРВОЛГА: Отпуск по порядку» можно использовать для оформления отпусков в Битрикс24: с момента подачи заявки до утверждения и начисления отпускных.Если раньше оформление отпуска только для одного сотрудника могло занимать больше рабочего дня, то с нашим решением этот процесс будет «стоить» каждому участнику не более десяти минут.

Сценарий отпуска

Сотрудник сам выбирает период отпуска и согласовывает его со своим руководителем или руководителем (чтобы не было дублирования с другими сотрудниками, выполняющими аналогичные роли на работе и с важными событиями компании). Менеджер соглашается, и бизнес-процесс ставит задачу на оформление отпуска.

Легко, правда? На практике есть много особенностей, которые необходимо учитывать при автоматизации:

• Количество подсчитываемых дней без учета выходных,

• будет отпуск за счет работника или работодателя,

• Сколько времени кандидат должен «заблаговременно бронировать», чтобы заявка была одобрена?

Например, сотрудник запускает стандартный бизнес-процесс и указывает интервал отпуска с 14.09.2020 по 18.09.2020.Вроде ситуация безобидная, но если присмотреться, сотрудник решил немного схитрить (или просто ошибся), ведь отпуск выпадает с понедельника на пятницу и не включает выходные.

Чаще всего такой отпуск не будет одобрен менеджером, но стандартный бизнес-процесс этого не знает, и заявка «летит» на одобрение супервайзеру, кадровику и директору. Если этого вовремя никто из руководства не заметит, то это может привести к неприятным ситуациям, конфликтам или неразберихе.И количество таких приложений ограничено только количеством сотрудников.

Наше решение учитывает многие из таких нюансов.

Автоматизированное решение «Каникулы на заказ»

Решение ИНТЕРВОЛГА учитывает все нюансы оформления отпуска в организациях. Это улучшенный алгоритм бизнес-процесса утверждения отпусков, автоматические напоминания об отсутствии, интегрированный с 1С: ЗУП.

* 1С: ЗУП – система расчета заработной платы и персонала Битрикс24
Мы можем интегрировать наше решение «Отпуск в порядке» с вашими системами расчета заработной платы и управления.

!!! Обратите внимание:

Функциональные возможности, которые мы здесь демонстрируем, созданы в соответствии с российским законодательством и общими принципами, которыми руководствуются российские компании.

Их можно изменить в соответствии с правилами вашей компании и страны.

Согласно российскому законодательству, отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Заявление необходимо подать не позднее, чем за 2 недели.

Мы можем реализовать правила и логику модуля, чтобы они соответствовали нормам вашей страны и компании.

Такое уведомление получает сотрудник, подавший заявку менее чем за 14 дней до предполагаемой даты начала отпуска:

2.Включение выходных в период отпусков

Если сотрудник подает заявку на отпуск на срок более 4 дней, выходные дни добавляются автоматически. Это защита от случаев, когда работник пытается взять часть отпуска без учета выходных, тем самым увеличивая продолжительность оставшегося отпуска.

Также актуально для отпусков продолжительностью более 11, 18 и 25 дней – также будут добавлены выходные.

При подсчете отпускных дней люди могут ошибаться. Но не наша система – наше решение всегда будет работать так, как должно.

3. Отпуск менее 5 дней, без выходных

Когда сотрудник подает заявку на короткий отпуск за счет работодателя, система также ставит задачу для утверждения руководителю с примечанием, что отпуск не включает выходные и что им следует обратить на это внимание.

4.”Мне срочно нужен выходной за мой счет!”

Если работник подает заявку на отпуск за свой счет не ранее, чем за 3 дня до начала отпуска, а количество выходных дней не превышает 3 дней, график отсутствия не будет синхронизироваться с управлением персоналом и система расчета заработной платы (в данном случае 1С: ЗУП), а для руководителя сотрудника будет создана задача «Выходной день подчиненного»

5.Перенос отпусков в 1С: Заработная плата и управление персоналом

Синхронизация графиков отсутствия сотрудников с 1С: ЗУП происходит ежедневно и в автоматическом режиме. Никаких ручных действий не требуется! Если отпуск одобрен, он появится в 1С. Бухгалтер увидит это в расписании и оформит отпуск.

Мы могли бы внедрить ту же или аналогичную функцию в систему управления персоналом и начисления заработной платы вашей компании.

6.Напоминания об отпуске для сотрудников

Наше решение уведомляет супервайзеров, менеджеров, кадровый персонал и бухгалтеров (список настраивается) о предстоящих отпусках сотрудников. Напоминание (список сотрудников, уходящих в отпуск от двух недель до месяца) отображается в прямой ленте.

Эта функция полезна при переназначении / делегировании задач и планировании работы отделов в целом.

7. Напоминание и задание бухгалтеру

Помимо того, что бухгалтер видит в расписании предстоящие и текущие отпуска, решение «ИНТЕРВОЛГА: Отпуск по порядку» постоянно напоминает им о необходимости организации отпусков сотрудников с помощью уведомлений.

Также создается задание для бухгалтера «оформить отпуск». Пока эта задача не будет завершена, уведомления будут поступать через определенные промежутки времени.

Создаваемая задача также зависит от типа отпуска, на который претендует сотрудник – если отпуск находится на его счету, то отпускных рассчитывать не нужно.

Мы готовы предоставить вам решение, соответствующее вашим требованиям.

Оставить заявку на демонстрацию решения «Каникулы в порядке»

Управление запросами на отпуск во время COVID-19: Wiley

Управление запросами на отпуск и свободное время может быть сложной задачей для любого работодателя – даже без дополнительных осложнений, связанных с глобальной пандемией. Неудивительно, что коронавирус (COVID-19) привел к тому, что и без того сложная проблема значительно усложнилась, и работодатели вынуждены бороться с тем, как создавать политики, которые защищают бизнес, но не являются незаконно ограничивающими.Одна из наиболее значительных сложностей заключается в том, что делать, когда сотрудник едет в место, которое было обозначено как «горячая точка» COVID-19 в их родном штате, а это означает, что ему или ей придется поместить на карантин после отпуска – потенциально отсутствие работы более двух недель. Как обсуждается ниже, первая линия защиты для работодателей – это всегда четкая письменная политика, а также хорошее общение с сотрудниками и тщательное планирование с юрисконсультом.

Государственные карантинные приказы и предупреждения о поездках

Как правило, работодатели не могут контролировать то, чем сотрудники занимаются в свое личное время, включая планы поездок.Фактически, в нескольких штатах, в том числе в Калифорнии и Нью-Йорке, действуют законы о поведении в нерабочее время, которые не позволяют работодателям запрещать определенные поездки. Это становится довольно сложным из-за COVID-19 и лоскутного набора правил и приказов, которые были приняты каждым государством для борьбы с кризисом, включая обязательные карантины. Несколько штатов, в частности Нью-Йорк, Нью-Джерси и Коннектикут, ввели обязательные карантинные периоды для путешественников из определенных штатов. Несколько других штатов, включая Мэриленд, выпустили рекомендации для некоторых штатов, настоятельно рекомендуя путешественникам, возвращающимся из этих штатов, либо помещать в карантин, либо проходить тестирование на вирус сразу по возвращении.Проблема еще больше усложняется тем, что работодатели обязаны обеспечивать безопасность своих сотрудников во время работы, но неясно, в чем заключается обязанность работодателя, если сотруднику становится необходимо поехать в горячую точку по работе, или каковы обязательства работодателя ( если таковые имеются) может быть, если сотрудник возвращается из «горячей точки» и не следует никаким рекомендациям штата перед тем, как вернуться на работу.

Таким образом, работодатели сталкиваются с несколькими проблемами, в том числе с тем, как поступать с сотрудниками, возвращающимися из горячих точек, разумно ли разрешать деловые поездки в определенные штаты и как обрабатывать запросы на отпуск, которые могут привести к обязательному карантину.Тщательно разработанная политика в отношении поездок может помочь работодателям справиться с каждой из этих проблем, сохраняя при этом отношения между работодателем и сотрудником и вызывая наименьшие помехи для бизнеса.

Создание политики в отношении поездок

Когда работодатели разрабатывают политику в отношении поездок для использования во время пандемии COVID-19, они также должны помнить о других юридических обязательствах. Во-первых, важно помнить, что сотрудникам нельзя делать выговоры за их личные предпочтения в поездках. Тем не менее, работодатели могут потребовать, чтобы сотрудники раскрыли, будут ли они путешествовать в место, где потребуется карантин или рекомендовано для карантина по возвращении, и могут наказать сотрудника за то, что он не будет правдивым в этом раскрытии.Работодатели также могут потребовать, чтобы все выходные были заранее утверждены, и не утверждать время отпуска, которое может привести к отсутствию покрытия или затруднениям для бизнеса из-за длительного отсутствия.

Во-вторых, государственные карантинные приказы могут привести к появлению требования об оплачиваемом отпуске по болезни в соответствии с Законом о борьбе с коронавирусом «Семья прежде всего» (FFCRA). Для работодателей со штатом менее 500 сотрудников FFCRA требует, чтобы сотрудники, подпадающие под действие карантинного постановления, которое лишает их возможности работать или удаленно, получали до 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни.Сотрудники имеют право на этот отпуск, поэтому работодатель не может сделать выговор сотруднику за его использование или лишить его возможности его использовать. В то время как постановление о государственном карантине инициирует это требование, карантин, установленный работодателем, не будет, хотя работник будет иметь право на этот отпуск, если медицинский работник порекомендует карантин.

Наконец, работодатели должны быть осторожны, чтобы любые меры, которые они применяют, не применялись таким образом, чтобы они были или могли быть восприняты как дискриминационные.Например, если работодатель решит потребовать от некоторых сотрудников пройти тест на COVID-19 после возвращения из отпуска, но не от других, политика может выглядеть дискриминационной. Работодатели должны тщательно рассматривать каждую политику, чтобы гарантировать, что она основана на объективных критериях и применяется равномерно.

Передовой опыт

Принимая во внимание все вышеперечисленное, работодатели должны учитывать следующее:

• Часто просматривайте соответствующие государственные руководящие принципы COVID-19 для получения обновленной информации о карантинных требованиях или рекомендациях и рассмотрите возможность передачи этой информации сотрудникам.Общение часто является лучшим способом избежать проблем, особенно в такой развивающейся ситуации, как эта.
• Продолжайте ограничивать любые второстепенные деловые поездки. Если сотрудник должен отправиться в место, где либо потребуется карантин, либо штат его проживания рекомендует карантин, серьезно подумайте, есть ли другие варианты и дать ли сотруднику возможность отказаться от поездки в определенные места полностью или частично.
• Создайте политику командировок, которая требует утверждения для любых личных поездок и требует от сотрудника сообщать, едут ли они в место, которое может привести к их помещению в карантин (или рекомендуется карантин).Опять же, работодатели не могут сделать выговор сотруднику за его личные предпочтения в поездке, но они могут сделать выговор сотруднику за то, что он не сообщил правду или не получил требуемого разрешения.
• Работодатели могут вводить требования к тестированию и / или карантин для сотрудников, возвращающихся из «горячих точек» COVID-19 или из любой поездки. Эти меры могут варьироваться от требования отрицательного теста на COVID-19, периода карантина или периода усиленной проверки систем COVID-19. По крайней мере, работодатели должны рассмотреть вопрос о том, чтобы требовать от всех сотрудников, которые были вне офиса, свидетельство о том, что у них нет симптомов.

Посетите наш ресурсный центр COVID-19

Отправка и утверждение запросов на перерыв в Dynamics 365 Field Service

• Статья
.
• 15.07.2021
• 2 минуты на чтение
Эта страница полезна?

Оцените, пожалуйста, свой опыт

да Нет

Любой дополнительный отзыв?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки «Отправить» ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

Поддерживайте доску расписания в Dynamics 365 Field Service в актуальном состоянии, регистрируя запросы на отключение.

Например, если один из ваших выездных техников уходит в отпуск, важно зарегистрировать запрос, чтобы диспетчер мог видеть запрос на перерыв на доске расписания при планировании рабочего задания.

Когда у ресурса есть утвержденный запрос на перерыв, помощник по планированию не будет рекомендовать этот ресурс для работы в этот период времени, и временные интервалы для этого ресурса будут выделены серым цветом на доске расписания, чтобы предоставить визуальное уведомление для диспетчерам, что ресурс недоступен в этот период времени.

Если для резервируемого ресурса задано требование утверждения перерыва, то, когда для этого ресурса создается запрос о перерыве, запрос на утверждение будет отправлен менеджеру этого пользователя до того, как запрос о перерыве будет отражен в помощнике по расписанию. и на доске расписания.

Предварительные требования

Для каждого ресурса определите, нужно ли утверждать их запросы на перерыв, чтобы они вступили в силу и отображались как недоступные на доске расписания.

Перейдите к Resource Scheduling > Resources , затем отредактируйте доступный для бронирования ресурс.

Установить Требуется разрешение на перерыв от до Да , если перерыв необходимо утвердить, чтобы он вступил в силу, или Нет , если он должен вступить в силу немедленно после подачи отгула.По умолчанию это значение Нет .

Отправить запрос на перерыв

В главном меню выберите Field Service > Запросы на перерыв .

На экране Active Time Off Request выберите New .

Используйте всплывающие подсказки, чтобы помочь заполнить информацию, а затем выберите Сохранить .

Утвердить запрос на перерыв

Если для связанного ресурса требуется утверждение, администратор или диспетчер Field Service может утвердить запрос.

Войдите в Field Service как пользователь с правильной ролью безопасности для утверждения запросов на отгул ( Field Service-Administrator или Field Service-Dispatcher ).

В главном меню выберите Field Service > Запросы на перерыв .

В списке представлений щелкните стрелку, затем выберите Запросы активного перерыва , в котором отображается список неутвержденных запросов на перерыв.

Чтобы утвердить запрос, выберите его и на панели команд вверху выберите Утвердить .

После завершения утверждения выберите OK .

Утвержденные запросы на перерыв изменится на статус Неактивен . Неактивные записи можно найти в представлении Запросы неактивного перерыва . Кроме того, запросы на отгул будут отображаться в календаре ресурса вместе с их обычным рабочим временем.

Просмотр времени на табло расписания

После того, как запрос на перерыв создан или утвержден, в зависимости от того, требует ли ресурс утверждения или нет, диапазон времени перерыва ресурса будет отображаться как недоступный на доске расписания.

Эти часы нерабочего времени отображаются и обрабатываются так же, как нерабочее время.

Редактировать и удалять запрос на перерыв

Заявки на отгул можно редактировать или удалять только из календаря ресурса.

Перейдите к записываемой записи ресурса, которому принадлежит выходной, и выберите Показать рабочие часы .

Чтобы отредактировать , дважды щелкните время отпуска, которое было создано при создании или утверждении запроса на отпуск.

Чтобы удалить , выберите и выделите перерыв и нажмите значок удаления.

Примечание

Удаление записи запроса на перерыв не приведет к удалению перерыва из доски расписания или календаря ресурса.

Дополнительные примечания

• Пользователи с ролями безопасности Field Service-Administrator или Field Service-Resource могут утверждать запросы на отключение.

См. Также

12 проверенных способов управления запросами на отпуск в праздничные дни

Для большинства HR-практиков попытка согласовать кучу запросов на отгулы в связи с приближающимися праздниками вряд ли является вашей любимой частью работы.Никто на самом деле не хочет говорить сотрудникам, что их просьба провести время с семьей во время праздников отклоняется, но это зависит от целого ряда факторов – отрасли, размера компании, графиков производства, требований клиентов, уровня укомплектования персоналом и т. Д. или даже обязанности, связанные с работой – иногда реальность такова, что работа должна быть сделана.

Чтобы избежать слишком большого количества сюрпризов во время этого неприятного разговора, убедитесь, что все, от руководящего состава до руководителей в цехе и отдельных сотрудников, точно знают, чего ожидать, задолго до наступления праздников.В то время как каждая организация должна учитывать, какой тип политики / практики будет лучше всего работать для их отрасли, структуры управления, культуры и т. Д., Следующие 12 политик представляют собой выборку некоторых вариантов, указанных в ежегодном опросе ERC о практике праздников, когда сотрудники делают дублирующие друг друга. запросы на отгул.

1. Первым пришел, первым обслужен

Наиболее распространенный метод из опроса о правилах проведения праздников «первым пришел – первым обслужен» помогает как работникам, так и работодателям заранее знать, кто будет рядом во время праздников.Однако на практике эта политика редко остается в одиночестве в том виде, в котором она написана.

Вместо этого, «первым пришел – первым обслужен» обычно является отправной точкой, и другие факторы (многие из которых описаны ниже) принимаются во внимание до принятия окончательного решения.

2. Старшинство

Более традиционный способ подойти к вопросу о дублировании запросов на отпуск, когда сотрудники должны знать, что трудовой стаж, как правило, также не происходит в вакууме.

Например, иногда во время определенной смены может потребоваться опытный руководитель вместо менее опытного линейного рабочего.

В конечном счете, даже если эти два сотрудника запрашивают один и тот же выходной день, организационные потребности могут оказаться важнее срока пребывания в организации.

3. Управление по усмотрению

Предоставление управленческой команде возможности принимать решения о предоставлении свободного времени нескольким сотрудникам в один и тот же день может быть отличным способом гарантировать, что работа, которую необходимо выполнить, действительно будет выполнена.

Хороший и вовлеченный менеджер должен уметь эффективно оценивать возможность отсутствия нескольких сотрудников в офисе в один и тот же день.

Они также могут иметь представление о личных потребностях различных сотрудников, которые могут потеряться в основной форме запроса на отгул, отправляемой в HR. Конечно, существует определенный риск жалоб на фаворитизм или других серьезных конфликтов между сотрудником и менеджером, если причины предоставления отпуска одному сотруднику по сравнению с другим не будут разъяснены всем сторонам.

4. Организационная потребность

Этот фактор довольно прост – что нужно сделать и кто должен быть здесь, чтобы это произошло? Кто принимает такое решение, может варьироваться, и обычно в оценке участвуют менеджеры.

Убедитесь, что сотрудники, выполняющие основные должностные функции, осведомлены о том, что им может быть отказано в предоставлении отгула и почему.

Если они действительно «необходимы» для успеха вашей организации, не позволяйте спору из-за выходного дня оттолкнуть хорошего сотрудника.Вместо этого используйте отклонение их просьбы о отпуске как возможность поблагодарить их за их усилия каким-либо другим способом, даже если сейчас это не может быть выходным днем.

5. Вращающийся график

Часто используется в таких организациях, как больницы, где сотрудники сами должны работать в праздничные дни. Для отслеживания того, какие праздники каждый сотрудник работает каждый год, требуется хорошо организованная система отслеживания, но не более того.

Простое изменение графика выходных дней – это легко сделать объективное решение, но ему не хватает гибкости, которую хотят многие сотрудники.

Предложение сотрудникам возможности переключаться на выходные вместе с коллегами может немного упростить логистику отслеживания этих выходных, но может значительно сделать сотрудников счастливыми.

6. Принятие командных решений

Довольно прогрессивный вариант, который, вероятно, лучше всего работает с небольшими организациями или теми, у кого сплоченные команды сотрудников, позволяя команде решать, кто какие выходные в праздничные дни, может быть отличным способом поощрения создания команды и расширения возможностей ваших сотрудников.

Однако некоторый надзор со стороны руководства или отдела кадров (по крайней мере, на начальном этапе) может быть полезен, чтобы гарантировать, что никто в команде не подвергнется издевательствам или выделению каким-либо образом.

7. Отраслевые требования

В зависимости от отрасли это может означать, что требуется присутствие определенного процента рабочей силы для удовлетворения спроса (производство) или поддержание минимального уровня персонала в целях безопасности пациентов (здравоохранение).

Вы занимаетесь розничной торговлей во время напряженного курортного сезона или, может быть, работаете в бухгалтерской фирме в налоговый сезон? Удостоверьтесь, что сотрудники осведомлены о любых периодах прекращения подачи заявок на отпуск с самого начала своей работы.

8. Причина запроса

Принятие во внимание, почему каждый сотрудник запрашивает выходной, звучит так, как будто это может быть полезно, а в определенных обстоятельствах может быть. Но полагаться исключительно на «причину запроса» может быстро превратиться в неприятную игру субъективного фаворитизма, и ее следует использовать с большой осторожностью даже в сочетании с другими объективными факторами.

9. Предыдущие запросы

Подобно тому, как «чередование графиков» с учетом «предыдущих запросов» на выходные дни может быть обременительным с точки зрения отслеживания, но хорошо организованная система не справится ни с чем.Вместо того, чтобы смотреть конкретно на прошлые запросы на отгулы в отпуск, этот метод более широко смотрит на то, когда и сколько времени потратили сотрудники.

Конечно, решение предоставить запрос на отгул на основе общего количества запросов на отгул гораздо менее объективно, чем «чередующиеся графики», и его следует использовать осторожно, чтобы избежать конфликта с сотрудниками, которые могут почувствовать, что с ними обращаются несправедливо, если их просьба отказано.

10. Союзный договор

Если решение о предоставлении рабочего дня нескольким сотрудникам в один и тот же день было согласовано в профсоюзном договоре, решение в значительной степени принято за вас.

Хотя это сохраняет цель решения, если формулировка контракта не допускает особых обстоятельств, это также, вероятно, наименее гибкий вариант.

11. Срок истек

Хотя это несколько необычно, некоторые организации устанавливают дату, к которой должен быть подан запрос на перерыв в праздничные дни – после этой даты он приходит первым, первым обслуживается или в зависимости от потребности компании.

Хотя это может хорошо работать в организациях с предсказуемым напряженным сезоном, для других организаций может быть сложно предоставить отпуск за несколько месяцев вперед.

12. Остановка

В традиционном смысле «отключение» технически позволяет избежать противоречивых запросов на отгулы в праздничные дни, потому что никто не работает и не получает зарплату. В последнее время «закрытие» могло также означать, что работодатели предлагают своим сотрудникам несколько дополнительных выходных дней в праздничные дни, но считают их настоящими «праздниками» – с оплатой.

Посмотреть результаты опроса ERC о правилах проведения отпусков и оплачиваемых отпусках

Эти опросы показывают, какие праздники планируют проводить организации Северо-Восточного Огайо, а также праздничные вечеринки, подарки и другие идеи для праздничного сезона.

Отобразить результаты

Как правильно и эффективно управлять отпуском в отпуск


Как менеджеру вам может потребоваться обрабатывать большое количество запросов на отпуск и определять, кто может уйти, а кто нет. Итак, как справиться с запросами на отпуск справедливо и эффективно?

В двух словах: установите политику и применяйте ее справедливо, создайте систему, которая будет оставаться организованной, и при необходимости вызывать резервную копию.

Установите политику отпусков и применяйте ее справедливо

Четкая политика – первый шаг к справедливому управлению запросами на отпуск.То, как вы управляете запросами на отгул, зависит от культуры вашей компании и потребностей в персонале.

Запросы на отпуск обычно обрабатываются одним или несколькими из следующих способов:

1. В порядке очереди. Такая политика вознаграждает тех, кто планирует заранее. Сотрудники, которые планируют уехать домой на каникулы или взять большой отпуск, обычно заранее знают, что им нужен выходной. Это побудит их поделиться своими планами раньше, чтобы вы могли подготовиться и спланировать страховое покрытие.
2. Старшинство. Этот тип политики вознаграждает тех, кто работает в компании дольше, или тех, кто занимает более высокие должности в организации. Это имеет наибольший смысл, если вы хотите, чтобы старшему специалисту по маркетингу, проработавшему в компании семь лет, не пришлось нарушать свои планы на отпуск по сравнению с администратором, который начал работу две недели назад.
3. Организационные потребности. Этот тип полиса обеспечивает покрытие там, где оно необходимо. Например, ресторану в День Благодарения гораздо больше понадобится большая часть персонала, чем банку.Некоторые компании предпочитают проводить периоды отключения электроэнергии, когда никому не разрешается брать отпуск, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.
4. На усмотрение руководителя. Этот тип политики позволяет менеджеру вмешиваться и утверждать запросы в последнюю минуту, например, в экстренных случаях, таких как смерть члена семьи. С точки зрения отдела кадров, причина для запроса на отпуск, как правило, не должна быть решающим фактором при его утверждении или отказе. Хотя усмотрение менеджера – это, безусловно, вариант, сложно воспринимать его как справедливый.

Какая бы политика ни была лучше всего подходит для вашей компании, крайне важно оставаться последовательным. Если ваш полис на бумаге – «первым пришел – первым обслужен», вам не следует принимать запрос на отпуск в последнюю минуту от вашего звездного сотрудника, если операционное покрытие и так невелико.

Чтобы каждый мог максимально удовлетворить свои потребности, поощряйте сотрудников как можно скорее отправлять свои запросы, чтобы было время придумать решения, которые будут работать для всех.

Вопросы, которые следует учитывать в отношении политики отпусков

Установка любой политики сопровождается изрядным количеством вопросов и исключений.Вот некоторые из них, которые следует учитывать:

• Что делать, если некоторые сотрудники каждый год запрашивают отключение на одно и то же время? Будет ли это справедливо по отношению ко всем остальным вашим сотрудникам, которые вынуждены работать в праздничные дни, например, в канун Нового года, без каких-либо шансов уйти?
• Могли бы вы разрешить своим сотрудникам работать из дома, если они могут работать продуктивно, не находясь в офисе?
• Что происходит с сотрудниками, которые не использовали выделенные им дни отпуска и должны будут использовать их до конца года, но уже есть сотрудник, который запланировал отпуск?
• Существует ли максимальное количество времени, в течение которого сотруднику разрешается снимать сразу?
• Нужно ли сотрудникам использовать весь оплачиваемый отпуск перед тем, как запрашивать неоплачиваемый отпуск? Если да, то будет ли предоставлен неоплачиваемый отпуск, если отпуск исчерпан?

Создайте систему запросов на отпуск, чтобы оставаться организованным

Слишком часто запросы на отпуск могут превратиться в беспорядочную кучу документов на вашем столе.Вы же не хотите, чтобы вас застали за нехваткой персонала на следующий день после Дня благодарения, если вы не знаете, сколько сотрудников планировали провести длинные выходные.

Цифровое решение позволяет отказаться от публикации, квитанций и бумажной работы для эффективного отслеживания и утверждения отпусков сотрудников. Мы рекомендуем HR Symphony, полностью интегрированную и всеобъемлющую экосистему HR . Вы не только сможете отслеживать запросы на отгулы, но и сможете ссылаться на записи своих сотрудников и обрабатывать платежные ведомости в одной системе.

Воспользуйтесь временным персоналом для покрытия расходов

Угодить троим членам команды, которые все хотят уехать на каникулы, может показаться невыполнимой задачей. Но этого не должно быть. Хорошая новость в том, что существует целая сеть людей, которые доступны для временной работы через такие компании, как ALTRES Staffing. Вы можете использовать временных сотрудников для специальных проектов, в периоды пиковой нагрузки, а также для подстановки людей в отпуске или отпусках.