Содержание

Как оформить командировку генерального директора компании

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется Трудовым кодексом РФ (в частности, статьёй 166, в которой дано определение командировки) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя с целью выполнения этого поручения вне места постоянной работы. Генеральный директор — такой же наёмный работник, как и другие сотрудники, просто он является представителем работодателя в отношениях с другими сотрудниками. Если же гендиректор является одновременно и учредителем компании, ситуация несколько иная, о ней поговорим отдельно.

Оформление командировки генерального директора: необходимые документы

При оформлении командировки директора применяют те же самые формы, что и при направлении в командировку любых других сотрудников.

Порядок оформления тоже стандартный, документы необходимы следующие:

  • Форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку, а также отчёт о его выполнении. Директор сам себя направляет в командировку.
  • Форма Т-9 — приказ о командировке, изданный на основе служебного задания.
  • Приказ о временном замещении руководителя — издаётся параллельно с приказом о командировке.
  • Форма Т-10 — командировочное удостоверение, подтверждающее факт пребывания в командировке и её продолжительность. Содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращении обратно. Его нужно предоставить в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.

Кто подписывает приказ на командировку директора

Все документы — приказ о своей командировке, командировочное удостоверение и служебное задание — должно подписывать лицо, указанное в уставной документации и наделённое правом составления и визирования локальных распоряжений.

Чаще всего это сам директор.

Генеральный директор оформляет все документы на своё имя и сам всё подписывает. Такой алгоритм действий полностью подтверждается письмом Роструда № 1143-ТЗ от одиннадцатого марта 2009-го года. В тексте указано, что руководитель имеет право подписывать любые приказы, даже если они касаются его самого.

Возложение обязанностей

Важное отличие командировки директора от поездки обычного сотрудника — необходимость передать кому-то управление компанией во время отсутствия руководителя. Чаще всего обязанности переходят заместителю генерального директора. Если его нет или он также находится в командировке, директор может передать выполнение своих обязанностей другому сотруднику. Чаще всего это кто-то из лиц, прописанных в уставной документации организации: руководитель отдела кадров, руководитель подразделения или отдела или главный бухгалтер. Но в целом, директор может передать свои полномочия любому сотруднику. Главное, чтобы этот сотрудник дал письменное согласие.

Когда согласие получено, оформляется приказ о временной передаче полномочий. В нём отражают продолжительность и предпосылки замещения и уточняют полномочия, а также указывают информацию об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчинённого.

Кроме того, на заместителя нужно оформить доверенность на ведение дел. А чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, директор должен предоставить в банк, который обслуживает компанию, карточку с подписью своего заместителя.

Командировка учредителя

Если генеральный директор одновременно является учредителем, ситуация несколько сложнее. В этом случае нужно смотреть, заключён ли с директором трудовой договор. Специалисты не дают однозначного ответа на вопрос, можно и нужно ли это делать.

Если договор заключён, учредителя и директора можно без проблем отправить в командировку, оформив обычный набор документов, о котором мы говорили выше.

Если же договора нет, то, чтобы оформить командировку учредителя и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС, можно воспользоваться тремя способами.

  • Заключить срочный трудовой договор и принять учредителя на какую-либо должность с минимальным окладом. Тогда командировку можно будет оформить по всем правилам.

Важно помнить, что зарплата не должна быть ниже МРОТ. В трудовом договоре нужно прописать обязанности, которые касаются командировки.

  • Заключить гражданско-правовой договор.

Такой договор можно заключать на каждую командировку. В нём прописываются конкретные задачи: что нужно сделать и какой результат получить.

  • Отправить без договора.

Если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя (особо крупная, с заинтересованностью или прописанная в уставе как требующая одобрения), можно отправить его в командировку без договора. В этом случае ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку.

Что ещё почитать по теме:

Как правильно оформить приказ: “Убываю в командировку” или “Командировать”?

При командировании руководителя организации возник вопрос о том, как правильно оформить текст приказа. Руководитель организации считает, что в приказе необходимо использовать следующую формулировку: «Убываю в командировку», а специалист по кадрам не соглашается с данным определением и утверждает, что речь идет о направлении в командировку.

Как правильно в данном случае оформить приказ?

Направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст. 93 ТК).

Приказ и распоряжение являются видами распорядительных документов наряду с указанием, постановлением, решением.

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией, а распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (пп. 93 и 94 Инструкции № 4).

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:

– по основной деятельности;

– личному составу;

– административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции № 4).

Приказы о командировании относятся к приказам по личному составу. В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.).

Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу (п. 99 Инструкции № 4). Таким образом, перечень слов, точно обозначающих предписываемое действие, с которых начинается распорядительная часть приказов по личному составу, является открытым.

В унифицированной форме приказа о командировании, которая включена в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14. 05.2007 № 25, используется распорядительное слово «КОМАНДИРОВАТЬ».

Отметим, что в унифицированной форме приказа о командировании отсутствует формулировка «убываю в командировку».

Таким образом, в законодательстве нет запрета на использование в приказе о командировании руководителя организации текста «убываю в командировку», однако не предусмотрено и особенностей при подготовке такого приказа. Кроме того, в унифицированной форме приказа о командировании используется распорядительное слово «КОМАНДИРОВАТЬ», а не «УБЫВАЮ». В связи с этим считаем, что в приказ о командировании руководителя организации нецелесообразно включать формулировку «убываю в командировку».

Справочно:
унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм. Иными словами, использование данных унифицированных форм документов является правом, а не обязанностью организаций.


Полагаем, что использование унифицированных форм документов позволит избежать ошибок и неточностей в деятельности организаций.

Наталья Рудковская,
ведущий специалист управления права
и международных договоров
Национального центра интеллектуальной собственности

Приказ на командировку

Нередко в организациях возникает необходимость командирования своих сотрудников в другие города и даже страны. Из этой статьи Вы узнаете все о документировании такого события, в том числе речь пойдёт о правильном заполнении приказа на командировку.

Необходимость документального фиксирования командировок

Согласно трудовому законодательству определение командировки выглядит следующим образом. Это поездка сотрудника организации по поручению руководства. Данная поездка имеет установленный срок и определённую цель, и, как правило, несёт для компании определенные расходы. В связи с тем, что компании обязаны отражать все свои траты, то командировочные расходы не исключение.

Таким образом, становится очевидно то, для чего так важно правильно оформлять поездки: чтобы отразить расходы на командировку в бухгалтерском учёте по всем правилам, необходимо правильно правильно оформлять командировочные документы, поскольку государственные органы очень тщательно проверяют обоснованность той или иной выплаты средств сотруднику.

Читайте также статью: → Приказ на командировку в 2021.

Документы-основания для командировок сотрудника

Как уже говорилось ранее, нужно правильно оформлять командировки. Но как же это сделать правильно и не запутаться, ведь нужно заполнять большое количество документов?

Спешим Вас обрадовать. На сегодняшний день действует более простая схема, предложенная государством в 2015 году. Она позволяет заполнять всего два документа, на основании которых можно принять к учету командировку.

Важно! Таким образом, на сегодняшний день отменены следующие документы:

  1. Командировочное удостоверение;

  2. Служебное задание на командировку;

  3. Отчёт по командировке.

Действительны же будут следующие документы:

  1. Распоряжение о поездке;
  2. Авансовый отчёт сотрудника о расходах на поездку.

Распоряжение на отправление работника в командировку

Распоряжением на совершение поездки является приказ директора о командировке. Его оформлению уделяют наибольшее внимание проверяющие органы. Итак, вот несколько правил, которые следует учитывать при издании распоряжения:

  1. Приказ директора должен быть оформлен письменно;
  2. Форма приказа может быть любая, однако, она должна быть утверждена в вашей организации;
  3. Командировочные документы должны соответствовать требованиям федерального законодательства и иметь в своём составе обязательные реквизиты.

Приказ на командировку: образец и форма

Поскольку форма приказа о командировке не установлена законодательно, то организация вправе использовать любую удобную для неё форму. Однако, на практике организации используют документ по форме Т-9, обязательность которого была упразднена с 2013 года. На сегодняшний день этот документ считается наиболее удобным для компаний. Скачать форму приказа о командировке Т-9 можно здесь. А посмотреть образец заполнения документа можно, перейдя по этой ссылке. Для тех, кто решил все же создать собственную форму приказа на командировку, представим список реквизитов, которые должны в обязательном порядке присутствовать в документе. Весь список представлен в таблице.

Группа информации Список реквизитов
Шапка документа Наименование документа;
Наименование организации-составителя (владельца) документа;
Дата составления документа;
Номер приказа.
Данные командированного лица Фамилия, имя, отчётливо лица, отправляемого в командировку;
Табельный номер сотрудника;
Должность;
Наименование подразделения.
Сведения о поездке Местонахождения принимающей стороны;
Наименование принимающей стороны;
Количество командировочный суток;
Даты начала и окончания командировки;
Цель направления командировочного лица в поездку.
Дополнительная информация Источник оплаты расходов;
Основание командировки
Поля для согласования Реквизиты руководителя или иного уполномоченного лица;
Место для его подписи;
Реквизиты сотрудника;
Место для его подписи.

Для групповой командировки так же часто используется форма приказа Т-9. Её образец заполнения можно скачать здесь. В ней предусмотрены роля для указания места командировки для каждого из работников, так же индивидуально для каждого можно заполнить цель поездки, её сроки вариант оплаты расходов на неё.

Порядок заполнения приказа на командировку

Итак, перейдём к оформлению документа. В нашем примере речь пойдёт о заполнении стандартной формы приказа.

В первую очередь, как и для любого другого документа заполняется «шапка». Здесь важно указать код организации по ОКПО и её наименование. Далее следует заполнитьномер документа и дату его составления.

После чего заполняется фамилия, имя и отчество командированного лица, а так же его табельный номер, должность и подразделение, в котором он работает.

Важно! Следует обратить внимание на то, что личные данные вносятся в родительном падеже.

После этого в приказ вносятся сведения о принимающей стороне, в том числе её адрес.

Следующий очень важный реквизит, который должен быть указан, – это количество дней командировки. Как правило, здесь так же учитываются даты пребывания в пути, поэтому вносить сведения сюда можно из проездных документов.

Далее указывается цель поездки. При чем её формулировка должна быть краткой и очень емкой. Например, проведение пуско-наладочных работ дизельного электро-генератораNBV-5000.

В конце необходимо заполнить за чей счёт осуществляется финансирование поездки. Этот реквизит обязателен к заполнению, поскольку именно он отражает факт оплаты расходов на поездку для той или иной организации. Если здесь указать, что уплачивает расходы принимающая сторона, то принять к учету у себя командировочные расходы сторона-отправитель сразу не сможет. Однако,  командированный сотрудник должен представить авансовый отчёт о расходах своему руководству, а оно в свою очередь должно выставить счёт принимающей стороне. Только после этого затраченные деньги из личных средств сотрудника должны быть ему возмещены, а расходы приняты к учету.

Форма Т-9 предполагает заполнение реквизита «Основание…». Однако, он не обязателен к заполнению. Сюда можно внести сведения о служебных заданиях, записках, а можно оставить пустую строку.

После составления такого приказа следует его утвердить у руководителя компании. Для этого существует специальная строка. Здесь должна быть пустая строка (место для подписи) и расшифровка этой подписи в виде должности уполномоченного лица и его личных данных.

После утверждения этого документа с приказом под росписьознакамливают лицо, направляемое в поездку. После чего выдают емукопию приказа

Командировка директора: как оформлять поездку

Поскольку нередко случается, что в командировку направляется сам руководитель, то встаёт вопрос о заполнении приказа на его имя. В этом случае приказ заполняется в рядовом порядке. Единственный нюанс: в основании для командировки не ставится ничего.

Ещё одна тонкость связанная с командировкой директора: возложение обязанностей директора на иное лицо, которое будет вести дела в отсутствие «самого главного». Для этого издается письменное распоряжение руководителя, утверждённое по всем правилам.

Читайте также статью: → Компенсация командировочных расходов: конфликты.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! Для нашей организации традиционна следующая ситуация: в командировки мы отправляем, как правило, одного сотрудника, который решает на месте пребывания несколько задач для разных отделов. Поскольку  обязанность о составлении служебного задания отменили, возникает вопрос: можем ли мы дальше использовать этот документ для фиксирования задач командированного?

Ответ: Здравствуйте! Вы совершенно верно заметили, что составлять служебного задания теперь не нужно. Однако, Вы можете дальше использовать в своей практике этот документ, если он для Вас удобен.

Порядок направления работников НИУ “МЭИ” в служебные командировки

​1. Планирование служебной командировки

1.1 Обоснование целесообразности направления работника в командировку на основании следующих документов:

  • решение о повышении квалификации;
  • приглашение принимающей стороны;
  • письменное/ устное распоряжение руководителя
  • план работы института/ кафедры
  • приказ на проведение мероприятия;
  • договорные обязательства (по договору с внешним заказчиком)
  • иное

1.2 Источник финансирования определяется руководителем, направляющим работника в служебную командировку.

1.3 При командировании заведующего кафедрой (Приложение № 6​) и директора института
(Приложение № 7) командировка должна быть предварительно согласована с первым проректором- проректором по учебной работе.

1.3.1.При командировании проректора оформляется служебная записка в соответствии с
Приложением № 5​.

2. Оформление документов для направления в командировку

2.1. Не менее чем за 10 рабочих дней до начала поездки необходимо оформить служебную записку (Приложение 1).

​Служебная записка-образец (Приложение № 1а)

В служебной записке указывается:

* организация, оплачивающая командировку:

  • НИУ “МЭИ”, если университет несет все расходы по командированию;
  • НИУ “МЭИ” и название принимающей организации, покрывающей часть расходов на поездку (такие виды расходов указываются в приглашении принимающей стороны)
  • название принимающей стороны, покрывающей все расходы на поездку (указывается в приглашении принимающей стороны).

При отсутствии подтверждения от принимающей стороны, поездка не признается служебной.

** командировочные расходы (выбрать и указать):

  1. основной маршрут следования (Москва-…-…-Москва) авиа/ж. д.
  2. трансфер Москва-аэропорт-Москва (аэроэкспресс)
  3. трансфер аэропорт(ж.д.вокзал) – гостиница – аэропорт(ж.д.вокзал)
  4. суточные
  5. проживание в гостинице
  6. оргвзнос на конференцию

*** источник финансирования (выбрать и указать):

  1. тема НИЧ (виза научного руководителя, виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)
  2. грант РФФИ (виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)
  3. накладные расходы НИЧ (виза помощника проректора по научной работе)
  4. платные образовательные услуги (ПОУ) кафедры (с указанием прямые или накладные ПОУ)
  5. централизованный фонд МЭИ (виза начальника ФЭУ)
  6. за счет принимающей стороны
  7. другие статьи расходов

2.2. Служебная записка должна быть подписана руководителем подразделения, начальником Финансово-экономического управления (ФЭУ).
Адрес ФЭУ: Красноказарменная улица, дом 14, третий этаж, кабинет Ж-323 телефон (495) 362-75-75

2. 3. Служебная записка должна быть подписана проректором по направлению.

2.4. Служебная записка должна быть подписана проректором по экономике.

2.5. В случае участия работника в международных мероприятиях, на служебной записке должна быть виза секретаря Комиссии экспортного контроля НИУ МЭИ (КЭК) (“Положение о порядке командирования работников” п.2.1.2.)

2.6. Время нахождения в пути к месту командирования и обратно, приходящееся на выходные или нерабочие праздничные дни, оплачивается не менее чем в двойном размере по правилам оплаты работы в выходные или нерабочие праздничные дни. По желанию работника, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст.153 ТК РФ).

3. Подготовка приказа о направлении работника в командировку

3.1. Полностью оформленная служебная записка передается в Службу единой приемной Управления по работе с персоналом (УРП) для подготовки приказа о командировании.
Адрес: Красноказарменная улица, дом14, первый этаж, кабинет И-113, телефон (495) 362-73-56

3.2. Приказ (в 2 экземплярах) подписывается начальником УРП и главным бухгалтером. В Службе единой приемной приказу присваивается номер.

3.3. Подписанный и зарегистрированный приказ о направлении работника в командировку в отсканированном виде направляются:
3.3.1. в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности;
3.3.2. непосредственным руководителям работника, направляемого в командировку (по основному месту работы и по внутреннему совместительству)
3.3.3. в ФЭУ
3.3.4. работнику, направленному в командировку.

3.4. Командируемый работник обязан ознакомиться с приказом о командировании под роспись в Службе единой приемной УРП.

3.5. Оригиналы приказа и служебной записки передаются в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности.

3.6. В случае если командируемый работник на период командировки находится в отпуске, ОБЯЗАТЕЛЬНО оформляется ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА.

4.Оформление денежного аванса на покрытие предстоящих расходов

4.1. Для получения денежного аванса на покрытие предстоящих расходов оформляется смета (Приложение 2).

4.2. Не менее чем за 5 рабочих дней до начала поездки, согласованная и подписанная смета передается командированным работником в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности, где командированный работник заполняет заявление о выдаче денежных средств под отчет.
Адрес: Красноказарменная улица, дом 14, второй этаж, кабинет К-213 Телефон 8(495) 362-74-78

4.3. Аванс может выдаваться:

  • наличными из кассы учреждения
  • путем перечисления денежных средств на банковскую карту работника.

4.4. Бронирование (приобретение) транспортных билетов, проживание и дополнительные расходы, связанные со служебной командировкой, можно оформить через организацию, заключившую договор с НИУ “МЭИ” на оказание вышеперечисленных услуг.

Заказ билетов осуществляется на сайте zakupki.mpei.ru в разделе “Оформление коммандировки”, далее – Форма заявки для заказа билетов.

4.5. Если оплата некоторых из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) производится в безналичном порядке с лицевого счета Университета, то аванс для оплаты этих расходов работнику не выдается.

5. Составление отчетности по командировке

5.1.После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней готовит следующие отчетные документы:
5.1.1. авансовый отчет (Приложение № 3)
5.1.2. отчет о командировке (Приложение № 4)
5.1.3. оригиналы документов, подтверждающих произведенные расходы, с указанием стоимости, маршрута, фамилии командируемого

5.2. Отчет о командировке в электронном виде направляется в Службу единой приемной [email protected] Бумажный вариант отчета о командировке визируется сотрудником Службы единой приемной.

5.3. Отчетные документы сдаются в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности в течение трех рабочих дней.
Адрес: Красноказарменная улица, дом 14, второй этаж, кабинет К-213
Телефон 8(495) 362-74-78

5.4. Работник несет персональную ответственность за своевременную сдачу авансового отчета в установленные законодательством РФ сроки и за достоверность сведений о произведенных расходах по командировке.

5.5. Выдача работнику денежного аванса под отчет в связи с направлением его в следующую командировку производится при условии предоставления авансового отчета по предыдущей командировке и погашения задолженности по ранее выданному авансу.

5.6. Авансовый отчет, представленный работником позже трех рабочих дней от даты возвращения из командировки, не может быть принят к учету без объяснительной записки, объясняющей причины задержки представления отчета и положительной резолюции координирующего руководителя.

Приложения

Приложение №1. Служебная записка

Приложение № 1а. ​Служебная записка-образец

Приложение №2. Смета (для получения аванса)

Приложение №3. Авансовый отчет

Приложение №4. Отчет о командировке

Приложение №5. Служебная записка

Приложение №6. Служебная записка

Приложение №7. Служебная записка

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Как оформить приказ командировки директору | Красота и здоровый образ жизни

Современные предприятия работают на высоком уровне, и для достижения своих целей время от времени не только работникам, но и генеральным директорам предстоят краткосрочные или долгосрочные командировки по производственным делам. Откомандирование управляющего лица фирмы зачастую считается необходимой составляющей трудового процесса.

Современные предприятия работают на высоком уровне, и для достижения своих целей время от времени не только работникам, но и генеральным директорам предстоят краткосрочные или долгосрочные командировки по производственным делам. Откомандирование управляющего лица фирмы зачастую считается необходимой составляющей трудового процесса.

В этом случае появляется проблема, как и кем формируется надлежащая документация. Законодательство учитывает то, что формирование требуемых актов исполняется по обычной процедуре. В таком случае, не имеется принципиальных различий в командировании обыкновенного работника либо управляющего.

Нужен ли приказ на командировку на директора?

Приказ о направлении директора в командировку функционируют те же ограничения, что и для рядовых сотрудников. Отнюдь не допускается отсылать в должностную поездку.

  • женщину в положении, даже по ее согласию;
  • опекуна, у которого на иждивении находятся дети дошкольники или инвалиды.

Как оформить приказ о командировке директора?

Для оформления приказа о направлении персоны в должностную поездку применяется унифицированная модель документа No Т-9. А в случае,  если направить в командировку необходимо нескольких человек, применяется ее другой тип — No Т-9а.

Приказ о возложении обязанностей директора на время командировки.

В приказе обязаны находиться все без исключения приведенные ранее пункты, о назначении директора на время командировки, иначе он просто будет недействительным. По каждому из них необходимо показывать полные сведения с соблюдением всех правил и норм заполнения. Весьма немаловажно уделить внимание и расчетной части. Главный бухгалтер обязан при оформлении поездки соблюдать все законные требования и аспекты, чтобы при проверочном контроле не возникали задачи касательно  оформления командировочных затрат и служебных документов.

Приказ на командировку на директора кто подписывает?

Приказ директора на самого себя в командировку. В приказе непременно должны быть предусмотрены следующие данные:

  • Наименование компании.
  • Структурный отдел фирмы.
  • Код учреждения.
  • Номер в табеле.
  • Фамилия, имя, отчество откомандированного.
  • Кодировка формы согласно ОКУД.
  • Должность специалиста.
  • Место направления.
  • Период и дата поездки.
  • Задачи командировки и ее основание.
  • Основа для финансирования.
  • Роспись руководителя.
  • Сроки вхождения в силу.
  • Госномер документа.
  • Подпись генерального директора, ознакомившегося со всеми положениями приказа.

Форма приказа на командировку директора.

Название компании указывается во всей без исключения официальной документации фирмы, в том числе, приказ на генерального директора на командировку. Наименование целиком отвечает показанному в учредительных бумагах. При обстоятельстве, если предприятию присвоено добавочное сокращенное название, то сначала указывается полное имя, а уже потом, в скобках, короткое.

Сокращение ОКУД расшифровывается равно как «общероссийский классификатор управленческой документации». Когда обозначение важного документа находится в данном классификаторе и  непосредственно акт составлен в унифицированной форме, кодовые цифры следует проставлять. Сегодня во многих ситуациях для формирования указов применяются положения, какие легко отыскать в электронных ссылочных концепциях.

Кодировка организации  указывается в соответствии  общероссийскому классификатору компаний и учреждений и содержит 8 символов.

Образец приказа о направлении директора в командировку.

ФИО полностью. Так как в командировку посылается генеральный директор, являющийся работником фирмы, нет необходимости сравнивать фамилию и инициалы с утвержденным юридически важным документом, утверждающим личность работника. Основным моментом при оформлении данного пункта является обязательное указание данных в винительном падеже.

Табельный номер дается каждому, кто устраивается на работу. Об этом реквизите также не стоит забывать при составлении документации.

Указание структурного подразделения в приказе оформляется в случае, если специалист был в него принят. В другом варианте данный пункт просто отсутствует.

Абсолютный заголовок должности, специальности и квалификации проставляется в отсутствии сокращений.

Пункт обозначения места предназначения обозначается в соответствии оформленному прежде должностному заданию.  В случае если директор посылается в командировку за рубеж, в документах указывается страна. Если командировка проходит по месту, то такая необходимость отпадает. Касательно города в приказе указывается его административно-территориальная особенность.

При указании сроков, дат и причины поездки нужно пользоваться позициями ранее оформленного служебного задания.

Цель покидания рабочего места обязана быть сформулирована основательно и детально,без применения оборотов, которые могут быть истолкованы ошибочно, а это может привести к плохим последствиям.

Денежные затраты, какие исполняет работник, возмещаются ему до командировки либо уже после неё. Во время заполнения необходимо четко установить, кто именно непосредственно возместит рабочему его расходы, и выбрать подходящий тип.

При отсутствии подписи приказ теряет юридическую силу. Кроме нее, еще и должна быть написана расшифровка и должность человека, который ее поставил.

Дата приказа совпадает с числом подписания этого документа управляющим лицом. Она указывается в следующей последовательности: день – месяц – год, и только в цифровом выражении.

Номер указа проставляется после его регистрации в особенной форме. Период хранения этой модели No Т-9 составляет пять лет. Дата продлевается в случае иностранной командировки.

Работник в неизбежном порядке подтверждает обстоятельство ознакомления с приказом собственной подписью.

Все интересные статьи на сайте https://zdorovy-obraz.ru/

Как организовать командировку директора

При осуществлении хозяйственной деятельности некоторые руководители организаций вынуждены использовать командировки. Из статьи 166 ТК РФ следует, что работник направляется в командировку приказом руководителя организации. А что, если директор сам идет по заданию, все-таки оказывается, что он направляет себя по заданию.

Инструкция

одна

Прежде всего, посмотрите в уставе компании, кто имеет право выдавать административные документы.Если там написано, что только директор (он же директор) имеет право публикации, то он должен оформить документы на командировку. Если вы делегировали право подписать замену, проездные документы подписывает это лицо.

2

Оформить сервисное задание для отправки в командировку, имеет единую форму № Т-10а. Здесь укажите пункт назначения командировки, время ее начала и окончания (согласно билетам), цель поездки.Подпишите документ. По окончании командировки заполните отчет, который находится внизу формы.

3

Выдать приказ об отправке работника в командировку (Форма № Т-9). Если устав предписывает делегирование права подписи другому лицу, это должен быть административный документ. Введите информацию о командировке: пункт назначения и период поездки, цель и основание (сервисное задание). Подпишите документ или подпишите депутат.

четыре

Оформите заказ на временную замену.Если есть заместитель, поручите ему выполнять обязанности руководителя; если в штате такой должности нет, то назначают другое лицо. В распорядительном документе укажите срок замены и причину (командировка), укажите количество полномочий.

пять

Выдать заместителю доверенность на ведение дел. Например, представлять интересы компании в налоговом органе. Позаботьтесь и о подписании финансовых документов. Для этого вы можете обратиться в свой банк и изменить карточку подписи.

6

Оформить проездной (форма № Т-10). Укажите полное имя. Директор организации, ее штатная численность. Введите ниже цель поездки и время вне рабочего места. Запишите документ.

11 советов по планированию командировки для начальника

Успех путешественников на дороге напрямую зависит от того, насколько хорошо их поездка была спланирована и подготовлена.

При планировании деловой поездки всегда следует уделять первоочередное внимание тому, чтобы бизнес-путешественник оставался максимально продуктивным и свободным от стресса.Это требует тщательно продуманного и грамотного планирования.

В конце концов, нужно иметь в виду множество переменных, детали, которые нужно проработать, резервирования, которые нужно создать, и графики, которые необходимо согласовать. И даже после того, как все это будет сделано, вам все равно придется бороться с возможностью возникновения проблем, когда ваш путешественник находится в пути.

Как менеджер по путешествиям, лучшее, что вы можете сделать, – это заранее организовать как можно больше людей, чтобы вы могли свободно решать проблемы, если и когда они возникнут.

Как это сделать?

Планирование командировки для начальника

1. Обратите внимание на их обычные предпочтения

Планируя деловую поездку для начальника, вы хотите каждый раз делать это быстрее и лучше. Не полагайтесь на свою память (ненавижу ломать ее вам, но иногда это неправильно). Вместо этого запишите обычные предпочтения вашего босса, например, спешите на стыковки рейсов, а не устраивайте пересадки с большим количеством подушек безопасности. Таким образом, вы можете сократить количество операций по обмену данными, необходимых для каждой поездки.

2. Помогите им расставить приоритеты в наиболее важных частях поездки

Когда ваш босс путешествует, вероятно, ему нужно будет выполнить несколько очень важных дел. Поймите, каковы цели этой поездки, будь то участие в одном собрании или укомплектование нового офиса в другой стране. Как только вы узнаете цели поездки, организуйте вокруг нее другие детали, чтобы ничто не мешало.

Помимо основной цели командировки, у вашего начальника могут быть дополнительные цели, которых он хочет достичь.Может быть, они хотят придерживаться своего распорядка упражнений во время отсутствия. Может быть, они хотят закончить слайд-колоду для предстоящей презентации. Или, может быть, они хотят взять с собой супругу в поездку и провести день, чтобы осмотреть достопримечательности.

Спросите своего начальника о том, что он хотел бы сделать или выполнить во время поездки, чтобы вы могли помочь организовать эти дела, дать рекомендации или, по крайней мере, сохранить ясность их календаря.

4. Составить маршрут деловой поездки

Последний документ в этом разделе – это маршрут деловой поездки , или сводка всех деталей поездки в одном месте.Это сэкономит вам и вашему путешественнику время и избавит от лишних хлопот, связанных с просмотром нескольких документов и электронных писем, чтобы найти важную информацию.

При создании этих документов полезно мыслить в хронологическом порядке, чтобы вы могли поставить себя на место путешественника и четко обдумать, какая информация необходима. А когда вы закончите, создавайте не только электронные, но и бумажные копии. Это исключает любую возможность того, что мертвый смартфон или отсутствие интернета отбросит вашего путешественника.

Планируем командировку для коллег

Та же забота и внимание к деталям, что и при планировании поездок, – это то же самое, что и вашим сотрудникам.

5. Предоставьте путешественникам возможность бронировать самостоятельно

Большинство деловых путешественников предпочитают бронировать деловую поездку для себя, как они это делали бы при бронировании отпуска, вместо того, чтобы ехать туда и сюда с кем-то по каждой мелочи. Используйте программное обеспечение для управления поездками, которое включает в себя политики компании, чтобы сотрудники могли бронировать то, что они хотят, в рамках политики.Это экономит время для всех, а путешественники получают желаемый маршрут и жилье.

6. Сложи все в одно место

При планировании деловой поездки существует множество деталей. Вы должны сделать все возможное, чтобы собрать все в одном месте. При бронировании с помощью одного утвержденного программного обеспечения для управления поездками компании путешественники могут войти в систему и увидеть все свои предстоящие маршруты.

Большинство коллег хотят, чтобы все было в цифровом формате, но если это не относится к вашим коллегам, сделайте путевую папку.В папку для путешествий вложите распечатанный маршрут деловой поездки и подтверждения, а также конверты для дорожных квитанций и любых важных проездных или деловых документов, которые потребуются в пункте назначения.

7. Приобретите все необходимое перед поездкой.

Думайте о своем путешественнике как о мобильном офисе, представляющем вашу компанию внутри страны и за рубежом. Поэтому обязательно пополняйте их инструменты: визитные карточки, аккумуляторы, основные расходные материалы и другие необходимые расходные материалы.

8. Дайте путешественнику контрольный список поездок

Создайте контрольный список для путешественника, который будет передан путешественнику перед поездкой. Это гарантирует, что ваш путешественник не забудет все необходимые шнуры, адаптеры, флеш-накопители, устройства – все, что им может понадобиться!

Если ваш путешественник вылетает на международный рейс, составьте бумажное досье, содержащее важную информацию о его пункте назначения. Добавьте данные, такие как валюта, часовой пояс, контактная информация местного посольства, советы о местных законах и культуре, распространенных заболеваниях, а также о том, покрывает ли их тарифный план международные поездки.Подобная информация имеет очень большое значение.

9. Сохраните контактную информацию путешественника

Необходим контактный лист путешественника . Это единый документ, который включает в себя всю домашнюю и профессиональную контактную информацию сотрудника, а также стандартные данные, такие как имя, должность, идентификационный номер и т. Д. Дополнительные элементы, такие как предпочтения авиакомпаний и отелей, запросы на питание и паспортные данные, сделают этот документ более значительным. сильнее. Удобно, что TravelPerk позволяет вам ввести большую часть этой информации один раз, автоматически заполняя ее для будущих поездок.Однако вы сохраняете эту информацию, просите путешественников подтвердить или обновить ее перед отъездом.

10. Создайте шаблон контрольного списка планирования командировок

Еще один полезный документ – это контрольный список для планирования поездки . Подробная информация о каждом рейсе, наземном транспорте, бронировании отелей, столовых и развлекательных мероприятий, а также о встречах или мероприятиях, а также достаточно места для всего остального. Используйте это, чтобы следить за мелкими деталями, которые легко теряются при перемешивании.

Одна из основных мотиваций любого тревел-менеджера, планирующего деловую поездку, – следить за тем, чтобы ни одна деталь не оставалась неучтенной. Ни один туристический менеджер не захочет получать звонок от отчаявшегося сотрудника по поводу неправильной даты билета или проблем с регистрацией, например, из-за неверной информации. Вот почему набор шаблонов и контрольных списков творит чудеса, предотвращая ошибки и упущения.

11. Подведение итогов после командировки

Подведение итогов после командировки так же важно, как и подготовка.На данный момент необходимо рассмотреть множество аспектов поездки, которые предлагают множество преимуществ для постоянно развивающегося бизнеса.

  • Когда ваш путешественник вернется, возьмите его дорожную папку. Проверьте квитанции, сделайте важные записи и как можно скорее подайте заявку на возмещение. Интеграция Expensify с TravelPerk делает это исключительно простым.
  • Пополните запасы мобильных канцелярских товаров вашего путешественника, чтобы он был готов отправиться в путь в следующий раз.
  • Вместе со своим путешественником просмотрите все выдающиеся голосовые сообщения, электронные письма и другие обновления.
  • Спросите своего путешественника, все ли прошло хорошо и что может быть лучше.

Лучшие инструменты для планирования командировок

Чтобы сделать планирование деловой поездки максимально безболезненным, воспользуйтесь этими инструментами.

GetYourGuide

Путешествовать в новое место и не видеть того, что может предложить город, может быть обломком. Быстрая экскурсия с гидом или простая экскурсия от GetYourGuide может быть всем, что вам нужно. Есть гиды по всему миру и варианты на любой бюджет.

TravelPerk

TravelPerk – это решение нового поколения для деловых поездок для путешественников и административных работников.У него самый большой в мире инвентарь для путешествий, отличные возможности и интеллектуальные функции управления, такие как бронирование в рамках политики и отчеты о командировочных расходах.

Google Диск или облачная система хранения вашей компании

Планируя командировку, вам захочется, чтобы все было в одном месте. Хотя ваш маршрут (для вашего рейса, отеля, поездов и аренды автомобилей) может быть сохранен внутри TravelPerk после бронирования, могут быть некоторые другие детали, которые вам нужно сохранить в одном месте. Например, у вас может быть информация об офисе, клиенте или мероприятии.Создайте папку на Google Диске для поездки, чтобы путешественник знал, где найти любую деталь.

Помните, что управление командировками – это постоянно развивающееся упражнение, и стоит усердно изучать все, что можно, для достижения лучших результатов.

4 сложных вызова деловых поездок (и как с ними справиться)

Идея поездки по работе всегда казалась мне гламурной (обслуживание номеров в постели, встречи у бассейна, филе миньон за десять центов компании) – до тех пор, пока я не застрял в конференц-центре Лас-Вегаса шесть дней назад в этом году.

Отвечая за освещение съезда фотографов для журнала, в котором я работаю, я быстро понял, что в деловых поездках есть сложности, которые я не учел: ночи были поздние, утро рано; еда была сделана быстро (обычно нездоровой), и алкоголь был обильным. К тому же, когда все коллеги и клиенты желали повеселиться в конце дня, время наедине с собой было равно нулю.

Есть также вопросы, связанные с разделением комнаты с коллегой (или дипломатическим отказом), политикой аренды автомобилей и тем, как вежливо сказать клиенту: «Нет, я не хотел бы присоединиться к вам за рюмкой текилы.”

Итак, я обобщил некоторые уроки, которые я извлек из моих последних нескольких командировок, и спросил некоторых из моих самых частых друзей, путешествующих по работе, как они справляются с трудностями во время деловых поездок.

Трудный вызов №1: кто управляет?

Предположим, вы путешествуете в группе, может возникнуть затруднение при выяснении того, кто арендует машину, а также водит машину и берет на себя ответственность за нее. Ваш босс должен водить машину? Стоит ли вам водить машину, чтобы ваш босс мог расслабиться, или отвечать на электронные письма? Стоит ли сесть за руль тому, кто больше всего привык маневрировать на минивэне?

Это может зависеть от вашей должности.Эми Маринелли, как менеджер по работе с клиентами в рекламе, считает, что ее должностная обязанность – быть «мамой команды, няней, специалистом по решению проблем и планировщиком путешествий». Таким образом, она берет на себя все командировки, и вождение автомобиля является частью этой роли. «Обычно я предполагаю, что это моя работа – арендовать машину и выяснить, как проехать – иначе ничего не получится», – говорит она.

Если нет одного человека, которому поручено водить арендованный автомобиль, креативный директор по дизайну Элисон Матени говорит: «Обычно это зависит от того, кому это нужно больше всего, например, если у одного человека много встреч с клиентами или один человек приезжает. раньше всех они обычно расписываются за это.

По моему опыту, обычно есть один человек, который чувствует себя наиболее комфортно за рулем, поэтому, если ничего не помогает, он или она становится водителем. Будьте честны с коллегами и не садитесь за руль, если вам неудобно кататься по городским улицам.

Трудный вызов №2: правила совместного использования комнаты

Большинство работодателей уважают конфиденциальность, и для них нетипично требовать, чтобы вы делили комнату. Но на случай, если у вас не будет бюджета или нехватки комнаты, убедитесь, что вы выбрали того коллегу, с которым вы ближе всего (или, по крайней мере, с которым вам комфортнее всего).

Затем снова посетите свои дни в лагере и выдержите это: поменяйте ванную комнату, насколько это возможно (даже если вы, , довольны собственной наготой, не думайте, что ваш сосед по комнате чувствует себя комфортно). Будьте вежливы и уходите, когда вашему коллеге нужно измениться. Если храп является проблемой, скачайте приложение белого шума (мне нравится Sleepy Sounds).

Кроме того, «если вы проживаете в одной комнате больше одного или двух дней, постарайтесь не проводить все время [в поездке] вместе», – говорит менеджер по специальным мероприятиям Монеер Масих-Тегерани, который зарегистрировался в Чикаго. Лас-Вегас и Атлантик-Сити в списке ее деловых поездок в этом году.«Даже если вы этого не знаете, вам нужно пространство и ваше личное время».

Все сказанное выше, будьте непредвзяты и помните, что совместное использование комнаты может принести удивительные преимущества.

«На бизнес-конференции, которую я посетила в Кыргызстане, не хватало комнат, и в итоге я оказался в одной комнате с женщиной с Кипра, которую я даже не знал», – говорит Кристин Мейер, руководитель исследования в Калифорнийском университете в Лос-Анджелесе. Составив график приема душа и подготовки, Мейер говорит: «В итоге я отлично провела с ней неделю.Это было удивительное обстоятельство, но оно окупилось, потому что она была на этой конференции и была признанным ученым; она взяла меня под свое крыло и познакомила с людьми ».

Трудный вызов № 3: Прекратить это дело (когда все хотят выпить)

Конечно, иногда весело после работы или мероприятия пойти в бар с коллегами или клиентами. Но, особенно когда вы проводите несколько ночей с одними и теми же людьми (и пытаетесь поработать в поездке), может быть веселее провести время в одиночестве на кровати размера «king-size» в отеле.

Я – королева, которая ложится спать первой: я просто машу всем на прощание или, в самых сложных случаях, ухожу ирландцем и пишу коллеге, чтобы сообщить ему или ей, что я направился в кровать. Если мне нужно взять такси одному, пусть будет так.

Но когда клиент хочет остаться и выпить, как говорит Маринелли, это становится немного сложнее: «Найти баланс между тем, чтобы быть увлекательным человеком в агентстве, но также провести черту – не напиваться с клиентами (даже если они и хочу, чтобы вы им были), может быть проблемой », – говорит она.«Скажем так, мне приходилось объезжать похмельных клиентов и останавливаться, чтобы их не вырвало в мою машину. К счастью, я не задерживался поздно вечером, как они, но это также ограничивает вашу «связь» ».

Как бы она ни ненавидела это делать, Маринелли говорит, что «иногда нужно просто быть мокрым одеялом и сказать, что вы устали или у вас есть работа. Если они пьют, они быстро забудут. К тому же, вы здесь, потому что у вас есть над чем поработать.

Нет ничего постыдного в том, чтобы попросить у бармена искусственный коктейль или тайком выпить стаканчик, когда клиент не смотрит (виноват).

Трудный вызов №4: что вы едите?

Перед отъездом в Лас-Вегас мой редактор сказал мне принести из дома мешок яблок. Вспомнив, я принес три, и я был так благодарен, что ел их во второй половине дня, когда я не чувствовал себя еще одним бесплатным пирожным или печеньем.Мейер делает то же самое, а также упаковывает мюсли, протеиновые батончики и пустую бутылку из-под воды, «поэтому у меня не возникает соблазна покупать дерьмо в аэропорту», ​​- говорит она.

«Главное, на что я стараюсь обращать внимание, – это избегать обезвоживания», – говорит Матени. И, если позволяют суточные: «Я не люблю заказывать завтрак (или хотя бы кофе) в номер накануне вечером, чтобы доставить его на следующее утро». Помимо большего контроля над тем, что она ест, у нее определенно нет дома.

Хотя вы можете думать, что у вас не будет времени на тренировку, «если вы сможете втиснуть в нее утреннюю пробежку, это тоже поможет мне», – говорит Матени.В большинстве отелей есть небольшие тренажерные залы, поэтому по крайней мере возьмите с собой теннисные туфли и спортивный бюстгальтер. Даже если это всего 20 минут, большая разница, когда ваше тело окоченело от бездействия или застряло в машине или самолете на несколько часов.

Несмотря на то, что существует множество других правил деловых поездок, которым нужно следовать (аккуратно упаковывайте вещи, чтобы не проверять сумку, знайте – и придерживайтесь – суточных, которые вам назначены), заранее знать об этих трудных задачах поможет подготовить вас ко всему. Если вы все сделаете правильно, рабочие поездки могут стать для вас незабываемым приключением.Какие твои?

Фотография путешествующих профессионалов любезно предоставлена ​​Shutterstock.

Деловые поездки в эпоху Covid: правовая перспектива

Переговоры с Джимом Шварцем из Сейфарта Шоу:

  • Последствия возобновления деловых поездок ADA
  • Представление о поездках как важнейшей бизнес-функции
  • Корпоративная защита от путешественников Ответственность за Covid-19

Джим Шварц – партнер юридической фирмы Seyfarth Shaw LLC, расположенной в Атланте. Он поговорил с редакционным директором BTN Элизабет Уэст о проблемах, с которыми сталкиваются компании при возвращении к деловым поездкам, проблемах ответственности и практических аспектах.

BTN: Какое у вас обычно расписание поездок?

Swartz: Я веду дела по всей стране. Обычно я летаю в самолете два-три раза в месяц и отправляюсь в поездки разной продолжительности. Последняя моя командировка была еще в феврале.

BTN: То же самое здесь и похоже на многих из нас. С тех пор вернуть корпоративную Америку в путь стало деликатным процессом, отчасти потому, что компании обеспокоены потенциальной ответственностью за случаи Covid-19.Это что-то сложнее?

Swartz: Итак, начнем с… соображений безопасности на рабочем месте. У этого уравнения есть две стороны: во-первых, безопасно ли отправлять сотрудника на работу? Работодатели должны быть готовы отреагировать на опасения, которые вызывают сотрудники по поводу поездки в район, где наблюдается серьезная вспышка Covid-19. Сотрудники, по крайней мере теоретически, могут подать жалобу в Администрацию по охране труда [США] о том, что от них требуют делать подобные вещи.Наряду с этим сотрудники могут находиться в особенно опасной медицинской ситуации, которая обычно не была бы проблемой [для поездок], но могла бы быть сейчас. Но [если] работодатели говорят им: «Эй, вы должны поехать в точку X», и там случается вспышка болезни, сотрудник может сказать: «Ну, у меня уже есть инвалидность, и мне нужно жилье».

BTN: Вы хотите сказать, что заболевания, которые раньше не считались инвалидностью, теперь могут стать законной инвалидностью, требующей приспособления?

Swartz: Именно так.То, что не могло считаться инвалидностью в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями сейчас, в данных обстоятельствах, может выглядеть иначе. Так что для этой структуры это стало бы проблемой для деловых поездок.

Затем, с другой стороны уравнения, работодатели должны подумать о том, что делать, когда сотрудник возвращается из области, которая может быть горячей точкой Covid. Разрешено ли работодателям проводить карантин сотрудников? Могут ли они просто рассмотреть другие, своего рода, гигиенические меры?

BTN: Звучит как дискриминация, но могут ли работодатели запретить определенным группам людей выезжать в командировки?

Шварц: Ну да ладно.Это могло вытекать из относительно благонамеренной концепции работодателя. Что, если работодатель решит: «Подождите минутку. Я читал во всех этих путеводителях Центров по контролю и профилактике заболеваний и других органов власти, что пожилые люди особенно уязвимы к этому эффекту, если они заразятся Covid». Но даже в этом случае работодатель не может открыто заявить: «Мы не позволим нашим пожилым работникам совершать эти командировки». Комиссия по равным возможностям трудоустройства довольно четко заявила, что нельзя просто увольнять пожилых работников, отказывать им в возможности или предпринимать какие-либо неблагоприятные действия.Может быть, даже противодействие со словами: «Эй, ты не можешь навестить этих важных клиентов».

BTN: Если я могу добавить к этой конкретной проблеме, что, если сотрудник скажет по какой-либо причине: «Я не могу путешествовать. Это даже не я, но у меня есть пожилой родитель, который живет со мной, и я не не хочу возвращать это “. Итак, ограничивает ли это чьи-то возможности выполнять свою работу или доступ к возможностям в организации? Становится ли это проблемой с точки зрения людских ресурсов или занятости?

Swartz: Конечно, может.И это тесно связано с вопросом о том, собирается ли работодатель потребовать от сотрудников взять отпуск или использовать оплачиваемый отпуск, когда они либо боятся выходить на работу, по законным или незаконным причинам. Поэтому работодатели должны принимать это во внимание. До того, как мы вступили в эпоху Covid, многие из этих проблем касались того, что действительно было важной функцией работы. Когда мы говорим о таких вещах, как приспособления для людей с ограниченными возможностями, это одна из основных вещей, на которую вы обращаете внимание.

BTN: Считаете ли вы, что с этого момента будет сложнее сказать, что путешествия являются важной функцией работы?

Swartz: Одна из областей, где я немного работаю, – это нефть и газ. Например, инспекторы нефте- и газопроводов совершают поездки, что является важной функцией их работы. Но остаются ли поездки для руководителя отдела продаж важной функцией, как раньше? Исторически сложилось так, что мой отец занимается продажами, и он сказал вам: «О, вы ничего не можете сделать, не глядя человеку в глаза и не пожимая ему руку.«Но мы вроде как работали в течение последних четырех или пяти месяцев с помощью видеоконференцсвязи и тому подобного. Так что представления о том, что действительно является важной функцией, меняются. и компания соглашается разрешить это? Компания также несет ответственность за благополучие сотрудников. Участвуете ли вы в определении такого порога?

Swartz: Это то, о чем мы думали, когда мы просматривали данные и отслеживали эти новые дела, которые были поданы.Многие дела – это… своего рода творческие иски, потому что для этого нет реальной дорожной карты. Так что многие из них действительно кажутся [такими, как будто они могут упасть] в это ведро халатности, которое вы только что описали. Какая здесь обязанность заботы? Какой стандарт?

BTN: Чем занимаются ваши клиенты?

Swartz: Многие работодатели, как по юридическим, так и по очень практическим причинам, работают внутри своих групп по управлению рисками. Они работают со своими внутренними юристами и внешними юристами, чтобы наладить общение с людьми, которые создают такие требования к поездкам.И они составляют, например, сообщение, в котором говорится: «Итак, вы путешествуете. Какие средства индивидуальной защиты вам нужны для этого?»

Они изучают, какими разными способами можно путешествовать. Может быть [путешественнику] нужно ехать из Атланты в Шарлотту, и обычно они летят, но почему бы им просто не поехать? И работодатели делают именно это. Они говорят: «В зависимости от того, куда вы идете, вот риски, с которыми вы можете столкнуться. Вот различные способы их смягчения.«Работодатель соберет – назовем это« дорожный пакет »- где у него будет маска для лица и некоторые другие удобства, которые могут понадобиться путешественнику. Эти вещи уже задействованы, и работодатели определенно этим занимаются.

BTN: С юридической точки зрения, потребуются ли эти виды процессов смягчения последствий и помощи?

Swartz: Обязан ли [работодатель] делать это в конечном итоге – открытый юридический вопрос. Но с практической точки зрения я думаю, что сотрудники в целом это ценят.Я имею в виду, что это просто вопрос общения с вашими сотрудниками в практических целях. … [Многое из этого] просто базовое чувство путешествия. Многие из наших международных клиентов обеспокоены даже более широким кругом вопросов, когда дело касается безопасности при поездках за границу. Так что это просто становится частью такой политики путешествий.

BTN: Есть федеральный пакет помощи, который, похоже, сейчас приостановлен в Конгрессе. Но есть намерение, по крайней мере, со стороны республиканцев, включить защиту ответственности для корпораций, которые возвращают людей в офис и обратно на работу.Туристическая индустрия полностью поддерживает эти меры. Ожидаете ли вы, что компании будут думать, что они получат бесплатный пропуск и, возможно, не примут надлежащих мер предосторожности?

Swartz: Этот вопрос, конечно, будет горячо обсуждаться. Большинство предприятий осознают, особенно сейчас, реальную ценность принятия мер по защите сотрудников. То, как Торговая палата США предприняла усилия по защите таких видов защиты деловой ответственности, не является полным отказом от ответственности.Как уже говорилось – а мы еще не видели законодательных формулировок – но высказывались за то, что компании соблюдают имеющиеся инструкции. Конечно, это [руководство] может отличаться от места к месту, но есть общие тенденции, которым работодатели могут следовать. По моему опыту, все они пытаются это сделать. Самая важная вещь, о которой я и многие мои коллеги связались, – это как можно безопаснее вернуть работников на рабочее место.

BTN: И в это входит деловая поездка?

Swartz: Я не считаю командировки серьезным исключением.Независимо от защиты от потенциальной ответственности, я думаю, что работодатели сделают все возможное, чтобы предоставить работникам ресурсы, позволяющие им обезопасить себя в поездках. Очевидно, что многие из этих работодателей в равной степени обеспокоены такими вещами, как ответственность работника по компенсации, потому что, если работнику нужно куда-то поехать, и он заболеет, покрывается ли оно или нет? Это станет проблемой для юристов и страховых компаний. … Большинство работодателей, особенно те, которым требуются командировки, будут очень внимательно следить за безопасностью, независимо от того, что говорится в законодательстве.

BTN: Я полагаю, что уровень доказательства, необходимый для того, чтобы сотрудник мог заявить о том, что он или она заболел в командировке, будет довольно сложно встретить с потенциальным 14-дневным инкубационным периодом заболевания Covid-19.

Swartz: Да. Я согласен, что соответствовать этим стандартам будет сложно. Тем не менее, работодатели не собираются говорить: «Ну, мы не собираемся применять эти методы в надежде, что суд скажет, что истец не может доказать причинно-следственную связь.”

BTN: Я полагаю, что компании не хотят обращаться в суд и, что еще хуже, не соглашаются с общественным мнением.

Swartz: Честно говоря, риск судебного разбирательства управляем, но риск связей с общественностью непредсказуем

Деловые поездки растут, но соблюдение требований сложно

Новое исследование указывает на рост числа деловых поездок внутри США, хотя работодатели по-прежнему сталкиваются с изменяющимся лоскутным одеялом связанных с коронавирусом федеральных, государственных и местных законов и постановлений, влияющих на работу путешествовать.

Согласно опросу 827 компаний по всему миру, проведенному 5-9 августа Global Business Travel Association (GBTA), торговой группой в Вашингтоне, округ Колумбия, 74 процента респондентов сообщили, что весь или большая часть внутреннего бизнеса их организаций поездки были сокращены. Тем не менее, это прогресс – 93 процента респондентов сообщили о сокращении внутренних деловых поездок в апреле.

«Ситуация в сфере деловых поездок в США по-прежнему остается сложной, но мы действительно видим небольшие проблески выздоровления здесь и там», – сказал Дэйв Хилфман, временный исполнительный директор GBTA.

Опрос показал, что 74 процента организаций сообщили, что начали разрабатывать план восстановления после поездки, а 31 процент планируют предоставить своим путешественникам средства индивидуальной защиты (СИЗ), а еще 20 процентов потребуют, чтобы сотрудники предоставили свои собственные СИЗ, чтобы путешествовать.

«В условиях пандемии для возвращения к нормальному режиму деловых поездок, вероятно, потребуется несколько элементов», – сказал Хильфман. «Компаниям нужна уверенность в том, что поездки безопасны, что тестирование доступно, результаты сообщаются своевременно и что мировая экономика имеет положительные тенденции.Как только эти элементы встанут на свои места и если мы увидим реальный прогресс в области вакцины против COVID-19, я ожидаю, что деловые поездки будут положительными ».

Бенджамин Хан, поверенный Сейфарта в Атланте, сказал, что с начала пандемии работодателям пришлось полагаться на видеоконференцсвязь и другие инструменты удаленного рабочего места, чтобы заменить личные встречи, которые часто приводят к деловым поездкам. Он добавил, что работодатели, рассматривающие возможность возобновления деловых поездок, сталкиваются с конкурирующими обязательствами, в том числе с обеспечением безопасности своих сотрудников, соблюдением развивающегося набора прибылей законы о работе и стимулирование роста бизнеса.

«Хотя не существует универсального подхода или правильного ответа при решении вопроса о том, следует ли и как возвращать работников в командировки, существуют практические соображения, которые могут помочь предприятиям в этом», – сказал Хан. «Принимая во внимание эти практические соображения, работодатели могут легче предвидеть и адаптироваться к правовому ландшафту, касающемуся COVID-19 и деловых поездок».

Проверка соблюдения правил в отношении командировок

Дуг Декстер, партнер юридической фирмы Farella в Сан-Франциско, сказал, что работодатели должны проявлять осторожность в отношении деловых поездок.

«Самый безопасный подход – запретить поездки, связанные с работой, но для работодателей, для которых поездки важны, реализация продуманной политики в отношении командировок может помочь снизить риск того, что сотрудники заболеют или передадут болезнь другим людям», – сказал он. . «В качестве отправной точки работодатели должны убедиться, что поездка действительно необходима».

Некоторых деловых поездок избежать невозможно, но при принятии решения о том, действительно ли поездка необходима, работодатели должны учитывать при принятии решения о возможности удаленной конференц-связи.

«Если есть веские основания для вывода о том, что поездка имеет важное значение, работодатели все же должны рассмотреть возможность отказа от поездок, сделать поездку необязательной, требовать предварительного одобрения руководства и письменного подтверждения того, что любой сотрудник, согласившийся на поездку, делает это добровольно», – сказал Декстер . «Некоторые сотрудники могут испытывать дискомфорт в поездках либо потому, что они сами подвергаются более высокому риску заражения COVID-19, либо потому, что живут с кем-то, кто подвергается более высокому риску заражения вирусом.«

Он добавил, что работодателям, которые требуют от сотрудников поездки, возможно, потребуется защитить это требование в ответ на различные судебные иски, в том числе:

  • Компенсацию работникам, если работник заболеет во время поездки. Право работника на этот тип требований будет варьироваться в зависимости от применимого законодательства штата.
  • Дискриминация по инвалидности или неспособность приспособиться к инвалидности. Работодатели могут потребовать от сотрудников выезжать в районы, где нет ограничений, но должны учитывать, оправдывает ли отказ сотрудника от поездки разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с инвалидностью.

Бретт Бартлетт, партнер офиса Сейфарта в Атланте, отметил, что Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и другие законы штата и местные законы о заработной плате и часах также необходимо учитывать в отношении деловых поездок во время пандемии. «Закон FLSA, а также законы штата и местных властей о заработной плате и часах в разной степени влияют на обстоятельства, при которых почасовая оплата сотрудников должна оплачиваться, среди прочего, за проезд, ожидание, а также установку и снятие оборудования», – сказал он. «Точно так же законы о заработной плате и часах также регулируют вопрос о том, должны ли сотрудники получать компенсацию за деловые расходы и каким образом.Работодатели также могут учитывать время, потраченное на поездки, и разбивать это время на отдельные виды деятельности ».

Хан добавил, что требование о поездке сотрудников в сильно пострадавшие страны или районы в США может привести к возникновению обязательства работодателя в соответствии с общими обязанностями Закона о безопасности и гигиене труда.

Государственные и местные ограничения

Организации должны знать о многих действующих на уровне штата и местных ограничениях.В некоторых штатах введены обязательные карантинные условия или требования к отрицательному тестированию на COVID-19 для людей, путешествующих из штатов с высоким уровнем положительных результатов. Некоторые северо-восточные штаты требуют, чтобы путешественники подтвердили соблюдение требований штата, прежде чем заселиться в жилье. Массачусетс объявил о ежедневном гражданском штрафе в размере 500 долларов за несоблюдение обязательного карантинного требования штата. Исключения из карантинных требований различаются, но в большинстве штатов есть исключения для основных работников и важных поездок.

«Работодателям рекомендуется пересматривать ограничения на поездки в штате и на местном уровне при рассмотрении любого типа деловой поездки», – сказала Делани Буш, адвокат бостонского офиса Минца. «В некоторых штатах может потребоваться прибытие выезжающих за границу путешественников и возвращение жителей на карантин на 14 дней, а в других штатах может продолжаться работа в соответствии с предписаниями о пребывании дома. Работодатели должны продолжать проверять CDC [Центры по контролю и профилактике заболеваний ] руководство по поездкам, отслеживание перебоев в транспорте и распространения COVID-19 и соответствующее обновление своей политики в отношении деловых поездок.«

Декстер сказал, что политика в отношении командировок должна включать инструкции для сотрудников по проверке всех соответствующих государственных и местных требований и мер предосторожности в отношении того, куда направляется сотрудник, и должна препятствовать сотрудникам посещать предприятия с высоким уровнем риска, такие как рестораны, бары или тренажерные залы, во время простоя.

Поездки за границу

Международные деловые поездки имеют свои особенности, включая ограничения на въезд за границу или карантин для путешественников из США, посещающих другие страны, а также ограничения в США.С. после возвращения из-за границы. «CDC рекомендует компаниям, которым требуются международные деловые поездки, принимать более строгие меры предосторожности, особенно в связи с серьезными проблемами, связанными с репатриацией американских сотрудников из-за границы в свете отмены рейсов и пограничных ограничений», – сказал Буш.

«По мере развития условий вспышки COVID-19 поездки в определенные страны или выезд из них могут оказаться невозможными, безопасными или желательными», – продолжила она. «Если сотрудники выезжают за пределы США, работодатели должны иметь планы и методы, позволяющие сотрудникам обращаться за медицинской помощью в случае необходимости в стране назначения.Работодатели также должны быть готовы к тому, что сотрудники, совершающие международные деловые поездки, могут столкнуться со значительными задержками отъезда или прибытия. Создание планов на случай непредвиденных обстоятельств, включая удаленную работу и жилье для сотрудников, которые не могут вернуться в США дольше, чем ожидалось, сведет к минимуму возможность операционных разочарований ».

Безопасность прежде всего

Сотрудникам, проявляющим симптомы COVID-19, должно быть строго запрещено – из путешествия, – сказал Декстер.«Работодатели могут также рассмотреть вопрос о том, чтобы потребовать от любого сотрудника, отправляющегося в командировку по работе, подтвердить в письменной форме, что у них нет симптомов COVID-19 и что в последнее время не был диагностирован COVID-19», – добавил он.

Если сотрудник совершает поездку, ему должны быть предоставлены СИЗ. Это может включать в себя маску для лица или маску, перчатки, дезинфицирующее средство для рук и дезинфицирующие салфетки, сказал Декстер. «Чтобы снизить риск заражения сотрудников COVID-19 во время путешествий, работодатели могут пересмотреть меры предосторожности, которые принимают перевозчики, и выбрать перевозчиков с самыми строгими гарантиями.Например, это может включать выбор авиакомпании, которая ограничивает пассажиропоток на коммерческих рейсах, требует использования тканевых покрытий для всех пассажиров и сокращает или отменяет обслуживание продуктов питания и напитков “.

Работодатели также должны иметь протокол для сотрудников, возвращающихся из «Наиболее осторожным подходом было бы, чтобы сотрудник работал из дома в течение двух недель, чтобы свести к минимуму риск заражения кого-либо еще, – сказал Декстер. – Работодатели также могут потребовать от сотрудников пройти тестирование на COVID-19 перед возвращением на рабочее место, чтобы при условии, что тестирование связано с работой и соответствует бизнес-потребностям, и любые наличные расходы возмещаются.”

[HR-форма только для членов SHRM: Самостоятельная сертификация сотрудников по COVID-19 для возвращения на работу ]

Неопределенное будущее

Хилфман сказал, что трудно предсказать, какое будущее ждет бизнес-поездки «Компании будут долго и внимательно следить за тем, какие поездки необходимы, а какие можно решить с помощью видеоконференцсвязи или телефона, – сказал он. – Мы также увидим более строгие меры безопасности для сотрудников, которые действительно совершают поездки, с повышенным вниманием к протоколам безопасности.Я думаю, что это несомненный факт, но что касается остального, покажет время ».

[Как вы адаптировались к пандемии? Поделитесь своей историей с группой по связям с правительством SHRM, поскольку они обучают лиц, принимающих решения, ремеслу политики в отношении труда, работников и рабочего места.]

6 советов для деловых путешественников, которые помогут избежать неловких и необдуманных советов

Планирование путешествия с вашим коллегам или начальнику требуется больше, чем просто знание того, как вести ваши расходы сообщить потом.Ваше поведение во время командировки может как исправить, так и сломать ваша репутация на работе.

Не становись « история »коллеги рассказывают после командировки. Вместо этого прочтите эти шесть деловых советы путешественникам, которые помогут вам добиться успеха.

1. Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении поездок.


Читать внимательно ознакомьтесь с политикой компании в отношении поездок, прежде чем отправиться в путешествие.

Должен укажите, как сотрудники получают компенсацию:

  • Проживание в отеле
  • Прокат автомобилей
  • Питание
  • Несчастные случаи, связанные с работой

Убедитесь, что вы понимаете, как ваша компания возмещает расходы на проживание и питание и как проверить лимиты этих расходов в зависимости от местоположения, известные как суточные. .

Ознакомиться со списком невозмещаемых расходов в компании политика.

Потому что они не связаны с бизнесом, эти расходы обычно не покрываются:

  • Алкоголик в полете напитки
  • Транспортные билеты
  • Покупки книг
  • Размещение домашних животных
  • Присмотр за детьми

Однако, что-то вроде доступа Wi-Fi для завершения работы презентации обычно есть.

Проверьте свою компанию политика в отношении поездок для получения конкретных рекомендаций по развлечению клиентов.

Обсуждение вашему руководителю о том, что считается разумным и обычным перед вами оплатить деловой обед с клиентами.

Понять ожидания вашей компании в отношении того, как они будут возмещать вам расходы, связанные с бизнесом затраты. Если вы не уверены, посоветуйтесь со своим руководителем перед отъездом.

2. Создайте политику компании в отношении командировок, если таковой нет.

Если у вашей компании нет руководящих принципов, разработайте корпоративная туристическая политика.

А подробная политика должна выходить за рамки перечисления категорий расходов и инструкций о том, как подать заявку на возмещение.

Объяснить культура компании и ожидания при различении разумных деловые расходы и ответственность сотрудника.

Для Например, сотрудник может запланировать личную поездку до или после рабочей поездки. и может привести с собой супруга или партнера.

политика должна инструктировать, как планировать личные поездки в связи с работой путешествовать и покрывать личные расходы попутчика.

Хорошо распоряжайтесь финансовыми активами компании, не смешивая личные и деловые расходы на счету компании.

3. Соблюдайте стандарты поведения вне рабочего места.

Хорошие путешествия с коллегами часто сводятся к тому, чтобы уладить различия в личных предпочтениях вне рабочего места.

И менеджеры, и сотрудники должны демонстрировать те же стандарты поведения вне офиса, что и на рабочем месте.

Вести себя с высокой степенью добросовестности и уважительно относиться к коллегам.

Воздержаться от любого поведения, которое может нанести вред компании, ее сотрудникам и клиентам.

Когда во время деловых поездок вы должны соблюдать все правила компании. Жесткий ограничения на поведение сотрудников включают:

  • Никаких притеснений или дискриминация
  • Нет злоупотребления психоактивными веществами
  • Нет неприемлемого деловой костюм, язык или поведение

Не ограничивайтесь соблюдение политик на рабочем месте, проявляя уважение к коллегам.

Это включает в себя осознание предпочтений, продиктованных:

  • Здоровье
  • Религия
  • Требования к питанию
  • Личные потребности

Курение или поедание орехов в тесноте может стать проблемой, если кто-то из компании, сдающей в аренду например, у автомобиля аллергия на дым или арахис.

Респект для коллег также распространяется на вашу часть логистической нагрузки.

  • Не ожидайте, что кто-то из сотрудников проведет всю подготовку к поездке и принесет все файлы и оборудование для команды.
  • Распределяя нагрузку, вы не только работаете в команде, но и снижаете риск потерять все, если этот сотрудник пропустит рейс или потеряет свой багаж.

4. Помните о впечатлении, которое вы производите.


В офисе ваш работодатель ожидает, что вы явитесь вовремя и наденете соответствующую деловую одежду. Те же ожидания действуют и в командировке.

Тщательно продумайте впечатление, которое вы производите.


  • Если ваш начальник видит, что вы отдыхаете у бассейна, когда вы должны быть на семинаре, это впечатление будет трудно поколебать.
  • Избегайте употребления слишком большого количества алкоголя, это может привести к нарушению суждения.
  • Просмотрите программу поездок, чтобы знать, какие деловые обеды вы собираетесь посетить, а какие – самостоятельно.
  • Имея дело с клиентами, избегайте видимости какого-либо вознаграждения за услугу, которое может плохо отразиться на компании. Ознакомьтесь с политикой компании в отношении принятия подарков от клиентов до того, как возникнет ситуация, чтобы вы могли с ней справиться.

Осторожно, что появляется в социальных сетях.

Если ваш менеджер находит фотографии сотрудников в фирменных рубашках, пьющих в баре, сочтут ли они это неуместным?

Когда в случае сомнений будьте осторожны с тем, что публикуете в Интернете во время деловой поездки.

Узнайте, как работать со свиданиями с сотрудниками во время деловой поездки.


  • В большинстве предприятий братание считается неуместным на рабочем месте, особенно если это происходит между руководитель и подчиненный.
  • Являетесь ли вы менеджер, который становится свидетелем роман на рабочем месте или сотрудник, принимающий участие в одном из них, ущерб может быть гораздо более серьезным чем потеря репутации.
  • Компания может понести юридическая ответственность, если есть обвинения в дискриминации или конфиденциальности нарушения в результате.

Думай дважды, прежде чем совершить какое-либо рискованное поведение. В противном случае впечатление, которое вы производите в командировке может быть вашим последним в качестве сотрудника.

5. Думайте о безопасности во время путешествия.

Как ценный сотрудник, вы – ходячий репозиторий конфиденциальной информации, а значит, вы можете стать мишенью в командировках.

В качестве первого шага в планировании любой зарубежной поездки:


  • Ознакомьтесь с информацией о поездках по предполагаемому пункту назначения, доступной на U.С. Веб-сайт Государственного департамента.
  • Позаботьтесь о своей безопасности и безопасности своих коллег и по возможности используйте систему напарников.
  • Сообщите другим о вашем местонахождении и о том, как с вами связаться, если вы задержитесь.
  • Если команда разделится, учитывайте всех и никого не оставляйте позади.

Бдительность также означает бдительность в отношении кибербезопасности.

  • Не подключайтесь к незашифрованным сетям Wi-Fi или неизвестным флэш-накопителям.
  • Охраняйте рабочее оборудование, храня его при себе или в надежном месте, например, в сейфе гостиницы.
  • Злоумышленники найдут способы проникнуть в сеть вашей компании. Не будьте сотрудником, который невольно позволяет этому случиться.

Безопасность распространяется на ваше соблюдение законов, где бы вы ни путешествовали.

Не участвовать в преступной деятельности или совершать акты насилия. Избегайте агрессии – уйдите от драки или соблазна нанести материальный ущерб.

Помните, что в командировке вы представляете компанию.

6. Рассматривайте деловые поездки как возможность для построения отношений.

Деловые поездки могут стать временем для построения отношений не только с клиентами, но и с коллегами.

Используйте это время, чтобы узнайте личности своих коллег.

  • В центре внимания строительство личные и рабочие отношения.
  • Избегайте опасности перераспределения, сплетничать, употреблять слишком много алкоголя и поднимать табуированные темы.

Не бойтесь устанавливать границы.

Не чувствую давления посещать общественные собрания.С уважением откажитесь или посетите только на короткое время время.

Вечер в одиночестве может поможет вам отдохнуть и восстановить силы, когда вы проводите так много времени с коллегами. Вы всегда можете указать на необходимость наверстать упущенное по работе как на причину отказа.

В каждой командировке вы отвечаете за свое поведение перед работодателем. Эти советы по деловой поездке помогут вам сосредоточиться на своих целях и сделать поездку продуктивной как в профессиональном, так и в личном плане.

Политика в отношении поездок и определенные позиции по этикету деловых поездок – это лишь часть хорошего HR стратегия.Для получения дополнительных полезных советов загрузите нашу бесплатную электронную книгу: 7 HR-ошибки и как их избежать.

12 отличных инструментов для управления деловыми поездками на 2021 год

Деловые поездки вернулись! Финансовый кризис 2008 года оставил компаниям нехватку денежных средств, и с тех пор рост отрасли замедлился.

Но ситуация изменилась, и компании снова отправляют своих сотрудников на выезд . А это означает, что все больше и больше членов команды начинают справляться со сложным процессом бронирования путешествий.

Потому что одно не изменилось: все еще сложно бронировать поездки . По крайней мере, для компаний, делающих вещи классическим способом. Если вы просите сотрудников разобраться в сложной политике путешествий, найти подходящие по бюджету авиабилеты и жилье, забронировать все это самостоятельно (на свои деньги или на карту компании), а затем предоставить действительные доказательства покупки, когда они вернутся … ты застрял в прошлом.

К счастью, все, что вам нужно сделать, чтобы наверстать упущенное, – это использовать удобный инструмент (или два).Современные технологии намного лучше справляются с этими ручными задачами, чем мы, люди.

Это лучшие инструменты, которые помогут вам автоматизировать, централизовать и управлять бронированием поездок для вашей компании.

Дополнительные советы, инструменты и стратегии управления поездками:

Инструменты для бронирования деловых поездок

Для большей части вашей команды проблемы с поездкой начинаются с процесса бронирования. Они знают, куда и как долго собираются, но им не обязательно знать , как забронировать большую поездку.

Что дает вам несколько вариантов:

  1. У вас есть заказчик путешествий из компании, или член административной или финансовой группы, бронирующий билеты; или
  2. Вы позволяете им забронировать поездку, но с очень четкими правилами и инструкциями.

Мы считаем второй вариант лучшим. Почти половина деловых путешественников хотят бронировать билеты для себя.

Но вы не хотите, чтобы вам приходилось держать их за руки на протяжении всего пути, и вам абсолютно необходимо вести четкий учет всех поездок.

Вот несколько хороших вариантов, которые сделают бронирование корпоративных поездок более приятным.

1. TravelPerk

Бронирование деловых поездок может стать серьезной проблемой для персонала. Они перемещаются с сайта на сайт, пытаясь найти наиболее удобные и комфортные рейсы и жилье, которые соответствуют лимитам расходов компании.

В большинстве случаев мы рады иметь такой огромный выбор возможностей. Но слишком большой выбор становится контрпродуктивным, и вы в конечном итоге теряете время и расстраиваетесь.

TravelPerk решает эту задачу, размещая крупнейшего в мире туристического инвентаря в одном месте . Как и сайты, которые вы используете в своей личной жизни, TravelPerk предлагает различные авиакомпании, отели, поезда и многое другое на своей панели управления и в мобильном приложении, поэтому вашей команде нужно посетить только одну платформу.

И это становится намного интереснее для финансовых команд. Если вся ваша компания бронирует поездки в одном месте, то отслеживания бронирований и составление отчетов становится невероятно простым .

В отличие от сайтов, которые вы используете в своей личной жизни, TravelPerk создан для бизнеса. Так они знают, какие записи нужно вести. И вы сможете легко увидеть, кто какую поездку заказал, когда и для чего.

«До TravelPerk наша компания бронировала поездки по старинке, – говорит генеральный директор Ykone Оливье Биллон. «Мы бронировали авиабилеты и отели на потребительских сайтах, и отслеживать все было кошмаром».

Теперь финансовые группы могут предоставить своим коллегам право самостоятельно бронировать поездки, а по-прежнему может контролировать и контролировать то, что было заказано .

2. AirBnb для работы

Возможно, вы никогда даже не слышали об AirBnb for Work . Он не слишком отличается от потребительской версии – вы можете забронировать широкий выбор вариантов размещения для своей путешествующей команды.

Но есть несколько ключевых отличий:

  • Заказы связаны с профилем компании . Таким образом, член команды может забронировать понравившуюся недвижимость, а финансовая команда сможет получить детали и счет позже, не гоняясь за людьми.
  • Это не просто ночлег . Есть помещения для встреч и конференций, и даже временные офисные помещения.
  • AirBnb Experiences также поможет вам найти хорошие возможности для тимбилдинга, если вы берете с собой в дорогу группу.

«С помощью панели управления мы можем видеть, где все наши сотрудники путешествуют и где они останавливаются, а также среднюю ставку, которую мы тратим, и экономию затрат, которую мы получаем каждый год», – сказала Эшли Шмитц, региональный руководитель. Исполнительный помощник Campari America.

Если вам нравится использовать AirBnb для личных поездок, AirBnb for Work предоставляет вам все те же возможности, но позволяет компании более легко отслеживать бронирования.

3. TravelBank

TravelBank похож на TravelPerk (см. Выше). Это централизованный инструмент, позволяющий членам команды бронировать все поездки в одном месте.

Это означает, что вы можете находить, бронировать и отслеживать поездки от начала до конца. И, как мы уже говорили, предоставление членам вашей команды единого централизованного места для бронирования и оплаты – это всегда большое преимущество.

Но большинству пользователей он нравится не меньше, чем за функции отчетов о расходах. Как и некоторые из инструментов ниже, пользователь может снимать скриншоты квитанций о рейсах или наземном транспорте, и они сопоставляются со сборами на карте компании .

Это помогает автоматизировать процесс отчета о расходах – возможно, худший аспект командировок как для сотрудников, так и для финансовой команды.

Еще одна интересная особенность – это возможность для индивидуальных путешественников зарабатывать вознаграждения через TravelBank.Вместо того, чтобы исчерпать свой бюджет на поездки, пользователей получают персональные вознаграждения за предоставление компании скидки в размере . Это хороший способ стимулировать ответственные расходы.

4. Flightfox

Если вы не готовы полностью прощаться с турагентами, Flightfox может стать для вас отличным вариантом. Он использует сеть экспертов по путешествиям , чтобы помочь путешественникам каждый раз заказывать идеальный опыт .

И вместо того, чтобы идти в офис туристического агента, вы просто вводите несколько деталей в Интернете.

Услуга основана на одной большой гарантии: Мы гарантируем, что превосходит ваше предложение на сумму, превышающую нашу комиссию, в противном случае наши услуги полностью БЕСПЛАТНЫ. Если вы не получаете лучшее качество и обслуживание, вы даже можете связаться со мной напрямую.

– Лорен, соучредитель Flightfox

Итак, сначала вы найдете цитату. Это может быть информация другого турагента, сайта бронирования или, возможно, просто бюджет вашей поездки.

Затем они сообщат вам сумму, которую вы должны будете заплатить Flightfox, и вернутся к вам с поездкой, соответствующей их гарантии.Единственная загвоздка в том, что если они могут выполнить свою гарантию, вам придется бронировать. Другими словами, они не работают бесплатно.

И отзывы хорошие. Пользователи искренне удивлены и довольны услугами, которые они получают.

Как они это делают? Согласно Reviewopedia, это не волшебство. Фактически, большинство рейсов и предложений отелей легко доступны в Интернете.

Но «реальность авиаперелетов в большинстве случаев такова, что наилучших возможных цен на авиабилеты обычно доступны для очень небольших временных интервалов , которые практически невозможно предсказать, поэтому наличие команды планировщиков путешествий следит за вашими необходимыми ценами. полеты в течение всего дня до тех пор, пока не найдете лучший вариант для ваших нужд, – это действительно отличная услуга, благодаря которой многие люди сэкономили сотни долларов.”

Это одна из причин того, что туристические агентства были столь успешными на протяжении стольких лет. И Flightfox предоставляет команду из них в ваше распоряжение, где бы вы ни находились.

5. Lola.com

Lola.com – это простая платформа для бронирования, управления и отчетности о корпоративных поездках. От новаторов в сфере туристических технологий, создавших KAYAK, Lola предлагает интуитивно понятное и гибкое решение для управления поездками, которое люди действительно хотят использовать.

Под современным мобильным приложением для бронирования и учета расходов находится мощная платформа для управления поездками и отчетности, которая позволяет с легкостью придерживаться бюджета, прогнозировать расходы и бронировать поездки от имени других сотрудников.

Но самый сильный аспект Лолы не технологический, а человеческий. Приложение Лолы позволяет вам получать круглосуточную тестовую поддержку от экспертов по путешествиям, которые могут мгновенно помочь во всем, от перебронирования рейсов до активного обновления маршрутов при изменении планов поездок.

В совокупности эти особенности и функциональные возможности делают Lola невероятно простым и мощным решением для деловых поездок.

Как говорит Бекки Гарбер, исполнительный помощник Drift: «Лола сократила весь процесс бронирования и управления поездками с трех дней до десяти минут.”

Инструменты для управления командировочными расходами

Мониторинг и контроль командировочных расходов – непростая задача. У вас есть сочетание платежей с помощью карт компании, счетов-фактур и банковских переводов для крупных покупок, а также для сотрудников, использующих свои деньги и требующих возмещения.

Вам необходимо отслеживать каждый из этих платежей, назначать их нужным людям и командам и ограничивать бюджеты .

Без небольшой помощи у вас нет шансов.

С помощью этих инструментов стало немного проще узнать, кто, что, где и когда тратит.

6. Spendesk

Как ваши команды оплачивают поездки? Будь то бронирование авиабилетов онлайн, оплата отелей по прибытии или покупка кофе по дороге на конференцию, все это должно регистрироваться как расходы на поездку на одно мероприятие.

Но это сложно. Если путешественник покупает авиабилеты с помощью карты компании (в офисе), а затем оплачивает остальное своими деньгами через несколько недель, не всегда легко сопоставить их с одним и тем же пользователем (и с тем же бюджетом).

Spendesk меняет это положение. Он предоставляет вам различных способов оплаты, но всегда привязан к одному и тому же пользователю . Они платят онлайн с помощью виртуальной кредитной карты, а затем берут с собой в дорогу свою предоплаченную карту. Оба указаны на их имя, поэтому вы всегда знаете, кто тратит – в отличие от карты компании.

И если им действительно нужно потратить собственные деньги, они могут автоматически создавать отчеты о расходах, а затем связывать их со своим профилем пользователя. Итак, опять же, эти расходы совпадают с остальными.

Поскольку все эти расходы регистрируются в режиме реального времени, также позволяет вашей финансовой команде отслеживать расходы в процессе . Это не относится к классическим отчетам о расходах, которые большинство команд подает в конце месяца.

Короче говоря, , если вы заботитесь о безопасном путешествии, потратив , Spendesk – отличный вариант.

7. Trippeo


Trippeo похож на TravelBank (см. Выше). Хотя вы можете бронировать поездки на платформе, большинство пользователей, похоже, предпочитают функции автоматизации отчетов о расходах, которые она предлагает.

Вы можете регистрировать каждую покупку и платеж по ходу дела, а затем Trippeo поможет вам найти и сохранить квитанции. Это очень удобно для сотрудников (которые ненавидят отчеты о расходах) и помогает финансовой команде, потому что отчеты подаются правильно с первого раза .

Пользователям также нравится программа оптического распознавания текста Trippeo . Это позволяет отправлять квитанцию ​​по электронной почте в специальный почтовый ящик, и инструмент автоматически сопоставляет ее с платежом. Что намного лучше, чем куча скомканных чеков в ящике вашего офиса.

Он не такой исчерпывающий, как некоторые из инструментов в этом списке, но он эффективен и прост в использовании.

8. Spendee

Если вы не готовы к использованию специального инструмента для управления бизнес-расходами, Spendee – хороший обходной путь. Это бесплатное приложение , которое отслеживает ваши расходы в режиме реального времени и позволяет прикреплять квитанции.

Хотя оно на самом деле не предназначено для бизнес-пользователей, члены вашей путешествующей команды могут легко использовать это замечательное маленькое приложение, чтобы отслеживать свои расходы в пути.Это поможет обеспечить регистрацию каждого платежа – большого или маленького.

Кроме того, они могут добавлять менеджеров или членов финансового отдела в свою учетную запись, чтобы вы могли видеть эти покупки.

Несколько интересных дополнений

Бронирование поездок и управление платежами обычно являются двумя самыми большими препятствиями, которые необходимо преодолеть. Но все же есть полезные инструменты и услуги, которые снимают часть боли при поездках по работе.

Вот несколько наших любимых.

9.TripIt

TripЭто удобный инструмент, который помогает пользователям строить маршруты на основе своих бронирований. Просто пересылайте каждое письмо с подтверждением в TripIt, и у вас есть маршрут, к которому вы можете получить доступ со своего телефона или компьютера, где бы вы ни находились.

Он даже предоставляет карты, которые помогут вам добраться с места на место по вашему маршруту. Кроме того, TripIt Pro добавил такие функции, как трекер сиденья, чтобы помочь вам выбрать лучшие места на вашем рейсе.

И есть бесплатная версия, так что у вас действительно нет причин, по которым , а не , попробовать ее.

10. Google Trips

Google создал множество невероятных приложений и сервисов. Об этом мало кто говорит, но он определенно заслуживает похвалы.

По сути, Google Trips помогает вам легко получить доступ к вашему маршруту. Если вы используете Gmail, приложение извлекает даты и места из ваших электронных писем с подтверждением и отображает их все вместе.

Таким образом, вам не придется рыться в почтовом ящике, чтобы выяснить, из какого терминала вы вылетаете или в какое время вы прилетаете.И все это можно сохранить и в автономном режиме , если у вас нет данных в роуминге.

Отлично. И это только начало. Инструмент также использует бесконечных обзоров Google, чтобы предлагать рестораны и мероприятия по прибытии. Эти предложения хорошо представлены, поэтому их действительно приятно пролистывать.

Приложение также полно полезных советов, например, нужно ли давать чаевые в стране назначения и ближайших круглосуточных больницах.

Опять же, это не только для бизнес-пользователей. Но всем, кому нужно спланировать поездку и сохранить свои планы в одном месте, понравится Google Trips.

11. Dufl

Это больше роскоши, чем что-либо еще. Но тем, кто пользовался сервисом, он очень понравился.

Вкратце, как это работает:

  • Вы отправляете им свою одежду . Это может быть костюм для конференции или вечерние платья для напряженной недели нетворкинга.
  • Их отстирывают и аккуратно складывают, а добавляют фото в приложение .
  • В приложении вы выбираете нужную одежду и говорите, где она вам нужна .
  • Они доставят туда, где вам нужно их . Так что, если вы собираетесь за город, ваша одежда будет там, когда вы приедете.
  • Надев их, собирают и снова хранят для следующей поездки.

Как видите, это премиум-сервис .Это не для путешественников, путешествующих раз в год.

Но если у вас есть люди, которые постоянно в разъездах, или если ваш старший персонал регулярно посещает важные мероприятия, это может быть очень интересным сервисом для инвестиций.

12. Airhelp


Что вы делаете, когда что-то идет не так? Что еще более важно, когда член команды изменит маршрут или отменит рейс, будут ли они знать, что делать дальше?

Airhelp сообщает путешественникам об их правах . Если рейсы отменяются или значительно задерживаются, Airhelp сообщит вам, имеете ли вы право на компенсацию и что делать дальше.

Это то, о чем большинство деловых путешественников даже не задумывается. Они просто предполагают, что все будет хорошо, а если нет, то компании все равно придется платить.

Но они могут упустить немедленную помощь. И они также могут помочь компании окупить затрат, что поможет их бюджету и вашей прибыли.

Если ваши команды вооружены Airhelp, они, по крайней мере, будут знать доступные им варианты.

Возьмите несколько дорожных инструментов на тест-драйв

Итак, было 11 полезных инструментов, которые помогут вам в организации деловых поездок.Вам остается только опробовать их и посмотреть, какие из них подходят вам лучше всего.

При этом имейте в виду несколько ключевых вещей. Вы хотите:

  • Предоставьте вашим путешественникам больше гибкости и выбора
  • Отслеживание расходов и управление ими в режиме реального времени
  • Держите контроль в руках финансовой команды
  • Сэкономьте как можно больше времени в процессе

Если инструмент, который вы пробуете, не может выполнить одну или несколько из этих вещей, вероятно, он не подходит.