Смена главного бухгалтера (бухгалтера). Передача дел. Пошаговая инструкция для УО. – gkhhelp.ru

Все руководители Управляющих Организаций сталкиваются со сменой главного бухгалтера (бухгалтера) в разное время и по разным причинам:

• заявление об увольнении по своей инициативе
• необходимость лечения, длительность которого не определена или уходит в декрет
• увольняем по нашей инициативе (работодателя)
• меняет место жительство и переезжает
•  выходит на пенсию 
• и т.д.

И неважно кого вы выбрали взамен, нового главного бухгалтера или аутсорсинговую (бухгалтерскую) компанию проводит передачу дел нужно обязательно иначе впоследствии трудно будет найти виноватых. Итак, сегодня мы приведем в нашей статья пошаговую инструкцию с образцами документами передачи дел между бухгалтерами с комментариями.

1. Ознакомьте нового главного бухгалтера с должностной инструкцией или внимательно прочтите договор с бухгалтерской компанией

2. Издаете приказ о передаче дел и ознакамливаете предыдущего и нового главного бухгалтера/бухгалтера/представителя бухгалтерской компании. Хорошо если у Вас в ТСЖ принято Положение о приеме-передачи дел при смене главного бухгалтера и там прописан порядок и срок. Такое положение можно принять один раз на общем собрании ТСЖ и в дальнейшем работать по этому положению. Образец Приказа о передаче дел и Образец примерного положения о приеме-передаче дел при смене главного бухгалтера вы можете скачать  нас на сайте.

3.  Проводиться инвентаризация и проверяется состояние учета и отчетности в программе в которой ведется учет ТСЖ. Рекомендуем провести сверки по расчетом с бюджетом, а именно с ФНС, Пенсионным Фондом и ФСС, что нет задолженности у ТСЖ перед бюджетом. Также получить акты сверок с РСО и прочими поставщиками.

4. Передача документов новому главному бухгалтеру или представителю бухгалтерской компании.

В случае отсутствия документов, которые должны быть, необходимо взять объяснения с предыдущего главного бухгалтера

5. Составление  и подписание Акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера. Образец Акта скачайте у нас на сайте. Мы подготовили Акт приема-передачи дел в 2-х частях. Сотсавляется Акт в 2-х экземплярах, один отдается предыдущими главному бухгалтеру, второй остается в ТСЖ.

            Запомните, что главный бухгалтер не вправе уйти не передав дела, но у Вас есть две недели на принятие дел, поэтому мы рекомендуем обязательно принять положение о передаче дел при смене главного бухгалтера. Обращаем внимание, что если у Вас главный бухгалтер уходит на пенсию, то он может не отрабатывать две недели. В этом случае мы рекомендуем, заранее у главного бухгалтера уточнить собирается он продолжить работать или пойдет на пенсию, чтобы иметь возможность подготовиться к уходу главного бухгалтера.

            Так будет выглядеть алгоритм переда дел, если вы уже нашли бухгалтера или бухгалтерскую компанию. Но что делать если вы еще ищите нового сотрудника, а время двухнедельной отработки главного бухгалтера уже подходит к концу. Мы рекомендуем, Вам чтобы не терять время, сразу как только вы узнаете, что главный бухгалтер увольняется назначьте комиссию, которая будет проводить инвентаризацию в ТСЖ, обязательно в состав комиссии включите членов ревизионной комисии.

Образец приказа о приеме-передаче дел (порядок передачи дел)

Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника. После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества.

Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности. В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.

Законодательная база

Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена. Но на практике она применяется довольно часто. Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ Приказ об увольнении по истечении срока трудового договора).

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим

о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия. Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Когда потребуется составление приказа о передаче дел

Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

1. Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр.
   Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю.В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
2. Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ.
3. Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
4. Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
5. Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

Порядок передачи дел

Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

1. В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
2. После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
3. Проводится инвентаризация.
4. Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
5. Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
6. Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Для того, чтобы организовать переход должностных функций увольняемого сотрудника к новому, руководству компании необходимо составить распорядительный документ – приказ о приеме-передаче дел. Данный документ является подтверждением того, что увольняемый сотрудник передал все документы и активы компании и претензий к нему со стороны руководства нет (Читайте также статью ⇒ Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания).

Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов  с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также  в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными  бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером,  передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию в 2020 и 2021 году

Трудовой кодекс РФ не предусматривает особой процедуры увольнения работника в зависимости от его должности. При увольнении главного бухгалтера по собственному желанию отработка времени до расторжения трудового договора производится на общих основаниях. Но в статье рассмотрим важные нюансы расторжения договора с этим ключевым для любого предприятия работником.

Главный бухгалтер, как и все, должен подать заявление не позднее чем за 2 недели до своего увольнения. При этом по договоренности с работодателем дата расторжения трудового договора может состояться как раньше, так и позже.

Уволить его в день, указанный в заявлении, обязаны при наличии следующих обстоятельств:

• зачисление в образовательное заведение;
• выход на пенсию;
• нарушение работодателем норм трудового права.

Порядок увольнения главного бухгалтера по собственному желанию

Событие вызывает немало вопросов в связи с высокой степенью профессиональной ответственности главбуха.

Поскольку Трудовой кодекс не прописывает процедуру передачи дел при увольнении, то в организации должен быть разработан свой порядок такой процедуры при смене ключевых сотрудников. Оптимальным решением станет передача дел новому главбуху по следующей процедуре:

• приказ руководителя о передаче дел с указанием участников процесса;
• фактическая передача дел;
• акт сдачи-приемки;
• инвентаризация, если работник, занимающий эту должность, был материально ответственным лицом.

Если на момент сдачи-приемки дел новый сотрудник на место увольняющегося не найден, то акт сдачи-приемки может подписать заместитель главного бухгалтера или непосредственно руководитель, который отвечает за организацию и ведение бухгалтерского учета.

Что конкретно должен передать главный бухгалтер при уходе

Несмотря на специфику, присущую различным организациям в вопросе должностных обязанностей, есть обязательные требования.

Вступая в должность, новому сотруднику следует получить от предшественника следующие документы:

1. Отчетность за последние 5 лет с отметкой о сдаче.
2. Бухгалтерские и налоговые регистры, подтверждающие отчетность.
3. Акт состояния расчетов с бюджетом.
4. Учетные политики за последние 5 лет.
5. Оборотный баланс за каждый месяц текущего налогового периода.
6. Инвентаризационные описи за последние 5 лет.
7. Перечень имущества, находящегося на ответственном хранении у главбуха (печати, ключи от сейфа, ЭЦП, БСО, оригиналы учредительных документов и т. д.).

---

Приказ о передаче дел

Возможно ли принять нового главного бухгалтера до увольнения прежнего?

Для передачи дел и материальных ценностей новому главному бухгалтеру рекомендуем принять его на работу до увольнения прежнего главного бухгалтера на временно свободную должность (например, заместителя главного бухгалтера). Далее следует издать приказ руководителя о передаче дел и материальных ценностей, провести инвентаризацию с участием как нового, так и прежнего главного бухгалтера и оформить акт о передаче дел и материальных ценностей, который подпишут оба бухгалтера.

Трудовым законодательством не установлен специальный порядок передачи дел и материальных ценностей при смене главного бухгалтера в организации.

При этом трудовое законодательство предоставляет работодателю право в своих ЛНА самостоятельно предусмотреть, что при смене главного бухгалтера в организации в обязательном порядке осуществляется передача дел и материальных ценностей, и установить порядок приема-передачи дел (ч. 1 и 4 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При этом важно, чтобы с таким документом главный бухгалтер еще при приеме на работу был ознакомлен под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В противном случае требование работодателя об исполнении положений этого документа будет незаконно.

Главный бухгалтер вправе предупредить работодателя о расторжении трудового договора за две недели и уволиться по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).

При этом трудовое законодательство ни при каких обстоятельствах не допускает возможность продления работодателем в одностороннем порядке срока работы при увольнении главного бухгалтера по собственному желанию, в том числе и в случаях расторжения трудового договора с материально ответственным лицом. После увольнения главного бухгалтера работодатель не вправе принудить его проводить передачу дел другому работнику.

Следовательно, в случае увольнения главного бухгалтера работодателю желательно, чтобы новый главный бухгалтер участвовал в сдаче дел и материальных ценностей увольняющегося работника и принял дела.

Между тем трудовое законодательство не содержит такого правового основания для приема на работу нового работника, как «для проведения приема-передачи дел и материальных ценностей».

Чтобы организовать прием-передачу дел и материальных ценностей новому главному бухгалтеру, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.

 

Шаг 1. Примите нового работника на временно свободную должность

На практике применим такой вариант, как прием нового работника, например, на должность заместителя главного бухгалтера.

В этом случае обязанности нового и прежнего работников будут четко распределены до момента окончания передачи дел и увольнения главного бухгалтера. Обязанность у нового работника участвовать в сдаче-приемке дел и материальных ценностей возникает только в случае заключения с ним трудового договора, в котором предусмотрены обязанность участвовать и право принимать дела и материальные ценности при смене главного бухгалтера либо имеется ссылка на локальные акты, регламентирующие порядок передачи дел, с которыми работник был ознакомлен (ст. 60, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Таким образом, ознакомившись с ЛНА, регламентирующими порядок передачи дел при смене главного бухгалтера, и подписав трудовой договор, новый работник будет иметь право участвовать в сдаче-приемке дел и не будет иметь возможности уклоняться от участия в данной процедуре.

 

Шаг 2. Издайте приказ о передаче дел и материальных ценностей

В приказе руководителя о передаче дел и материальных ценностей следует отразить лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указываются: лицо, которое будет принимать дела; сроки приема-передачи дел; порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел, в том числе оформления и утверждения руководителем акта приема-передачи дел. Приказ подписывается руководителем и заверяется печатью организации (при наличии).

 

Шаг 3. Проведите инвентаризацию имущества и обязательств

При смене материально ответственного лица (в том числе главного бухгалтера, для которого трудовым договором установлена полная материальная ответственность) организация обязана в его присутствии провести инвентаризацию имущества и обязательств (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), ч. 2 ст. 243 ТК РФ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н), п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49)).

Перед увольнением главного бухгалтера, для которого трудовым договором не установлена полная материальная ответственность, работодатель может предусмотреть проведение инвентаризации в ЛНА (ст. 11 Закона N 402-ФЗ).

Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

 

Шаг 4. Оформите акт приема-передачи дел и материальных ценностей

Акт составляется в произвольной форме. В акте указывают наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов и материальных ценностей. Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов и материальных ценностей. Новый главный бухгалтер может потребовать вписать в акт информацию об отсутствующих в бухгалтерии бумагах, о выявленных расхождениях и несоответствиях учетных данных. Акт подписывают прежний и новый главные бухгалтеры, затем его визирует руководитель. На акте следует поставить печать организации (при ее наличии).

Как правило, акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, а второй — остается у прежнего главного бухгалтера.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс  

Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

 

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: образец.

Смена главного бухгалтера

Ни один современный глава предприятия не уволит главного бухгалтера без передачи дел, которая оформляется актом. В статье будет представлена информация про акт приема-передачи дел главного бухгалтера и образец.

Главный бухгалтер решил уволиться

Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.

Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:

1. Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
2. Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
3. Изменилось ведомство государственного учреждения.

Но есть и ограничительная черта – смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.

Предварительные меры

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Будет логичным, если он предварительно обсудит свой уход с начальством. Возможно, даже проявит инициативу, попросив провести дополнительную аудиторскую проверку работы возглавляемой им бухгалтерской службы.

Намереваясь уволиться с работы, каждый главбух должен заранее подготовить свою бухгалтерию. И самому быть морально готовым к передаче дел новому главному бухгалтеру.

Первый шаг к сдаче дел

Все действие начинается с приказа произвести передачу дел. Информация будет исчерпывающей, если приказ конкретно и четко изложит следующее:

1. Ссылаясь на основание, побудившее создать данный приказ, прикажет передать дела вновь принимаемому главному бухгалтеру.
2. Установит срок для выполнения.
3. Определит комиссию, присутствующую при передаче дел, и ее председателя.
4. Укажет конечную дату готовности акта к утверждению.
5. Утвердит количество экземпляров акта равной юридической силы, их принадлежность сторонам.
6. В отдельном приложении к приказу можно разместить образец акта приема передачи дел главного бухгалтера.

Случается, когда в качестве независимого участника передачи бухгалтерии привлекается внештатный сотрудник, например, аудитор. Его нужно будет также приказом включить в комиссию. Если же это ревизор, направленный вышестоящим органом, то сделайте ссылку на уполномочившее его распоряжение.

Шеф может присутствовать по своему личному желанию, это приказом не закрепляется.

Приказ передать дела: примерный образец

Понятно, что приказ на сдачу дел затрагивает большей стороной передающего дела главбуха.

Совет: сами составьте и согласуйте проект приказа с шефом. Тем более что голову над ним особо ломать не нужно, вот вам образец в помощь.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«———»

(ООО «———–»)

П Р И К А З

«—» —— 20— г. № —–

О проведении передачи дел в бухгалтерии.

В связи со сменой главного бухгалтера ООО «———–»

п р и к а з ы в а ю:

1. Главному бухгалтеру (ФИО) передать вновь принимаемому главному бухгалтеру (ФИО) дела и документы, хранящиеся в бухгалтерии общества и архиве.
2. Передачу дел произвести в присутствии комиссии в составе –

председатель комиссии – (ФИО), должность;

члены комиссии – (ФИО), должность; (ФИО), должность; (ФИО), должность.

1. Произвести передачу дел в срок до “__” _____ 20___ г.
2. Акт приема-передачи дел представить мне на утверждение “__” _______ 20__ г. в трех экземплярах равной юридической силы. 1-й экземпляр – для ООО «———–», 2-й экземпляр – для передающей дела (ФИО), 3-й экземпляр – для принимающей дела (ФИО)
3. Контроль исполнения данного приказа возлагаю на (ФИО), должность.
4. Офис-менеджеру (ФИО) довести приказ до сведения сотрудников.

Директор (подпись) (ФИО)

Акт передачи дел: его реквизиты и содержание

Как ясно из приказа, передача дел актируется. Вообще, форма акта произвольная. Поэтому существует множество образцов акта приема передачи дел главного бухгалтера, и все они имеют полное право на существование. Есть даже такие подробные, в которых деятельность компании излагается от начала до конца. Итак, из чего же обязательно должен состоять этот документ?

Правый (можно левый) верхний угол документа отводится для грифа утверждения акта главой компании. В случае, если он по каким-либо причинам отсутствует, акт может рассмотреть и утвердить его уполномоченный заместитель.

В шапке акта должны содержаться следующие реквизиты:

1. Полное и (или) краткое наименование организации.
2. Наименование акта. Номер (необязательно).
3. Дата составления.
4. Номер экземпляра акта, его принадлежность.

Далее текст акта сообщает состав комиссии, присутствующий при приеме-передаче дел, ее председателя и период, который фактически заняло это действие. Можно даже указать время начала и окончания, если посчитается, что такая подробность нужна.

Затем следует подробный и полный перечень того, что передается. Перечень для удобства и наглядности можно оформить в виде таблицы:

№/№ п/п	Номер дела	Наименование дела	Период дела	Количество листов в деле/количество дел	Примечание
1	2	3	4	5	6

Графы таблицы заполняются так:

• Графа 1 – «No/No, п/п». В этой графе идет простая сквозная нумерация всех заполненных строк, начиная с номера один.
• Графа 2 – «Номер дела». Эта графа содержит номер, который присвоен делу в соответствии с порядком ведения документооборота и архивации документов. Если номенклатура дел не велась, следует все же присвоить номера произвольно, для их идентификации.
• Графа 3 – «Наименование дела». В графу заносится наименование дела, которое указано на его титульном листе.
• Графа 4 – «Период дела». В этом столбце таблицы указывается период, за который в деле собраны документы.
• Графа 5 – «Количество листов в деле/количество дел». Количество листов берется либо с последнего пронумерованного листа, либо с отметки о том, в каком количестве листы дела прошнурованы. Количество дел – это количество отдельных частей, из которых оно состоит (зачастую бухгалтерские документы, объединенные делом, превышают допустимое количество листов для прошивки и дело разбито на нескольких частей).
• Графа 6 – «Примечание». Очень важная графа, которая требует серьезного отношения. Она служит для внесения всех существенных замечаний о состоянии и содержании дела, с которым ознакомлена и согласна принимающая сторона. В ней также указываются все недостатки, с указанием их причин, если таковые имеются.

Завершает таблицу итоговая строка.

За таблицей располагаются подписи передающей и принимающей сторон, членов комиссии, ее председателя.

Вот такой образец акта передачи дел главного бухгалтера может быть. Как говорится, ничего лишнего, коротко и ясно.

Заполнение акта: пошаговая инструкция

Все документы при передаче дел главного бухгалтера группируются по периодам. За истекшие налоговые и отчетные периоды, как правило, все они прошнурованы, пронумерованы и подготовлены для передачи в архив. Вся информация о них просто заносится в таблицу по степени важности в хронологии.

Документы текущего периода подбираются в незавершенные дела с приложением их перечня. Возможность автоматической распечатки такого перечня имеется в любой бухгалтерской программе. Незавершенные дела заносятся в таблицу в том же порядке.

Совет: в каком количестве бы не находились дела, пролистайте каждую папку. Установите и подтвердите письменно наличие всех листов.

После того как в таблицу внесены все дела и заполнены все графы, подсчитываем итог и заносим его в итоговую строчку. Неплохо если фактическое количество переданных бухгалтерских документов, будет пересчитано и сверено с цифрой в итоговой строке таблицы.

Далее распечатывается требуемое количество экземпляров акта. В каждом экземпляре, за таблицей, передающий главный бухгалтер делает запись о том, что документы им переданы, а принимающий главный бухгалтер – о том, что документы им приняты. Эти записи заверяются их личными подписями.

Ниже ставят свои подписи председатель и члены комиссии. Передача дел новому главному бухгалтеру завершена. Акт готов и его можно вручать руководству.

Образец акта в готовом виде

Для наглядного примера предлагаем образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера. Изменяйте, дополняйте его, как вам захочется. Как уже сказано, унифицированной формы нет. Старайтесь придерживаться основных требований и все будет в норме.

Экз. № 1

«Утверждаю»

__________________

Директор

ООО «—————»

(ФИО)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

бухгалтерии ООО «————–».

“____” ______ 20__ г.

В исполнение приказа № _____ от ________ 20___ г., комиссия в составе:

председатель комиссии – (ФИО), должность;

члены комиссии – (ФИО), должность; (ФИО), должность; (ФИО), должность

присутствовала при передаче дел от главного бухгалтера (ФИО) вновь принимаемому главному бухгалтеру (ФИО)

По настоящему акту передано следующее:

№/№ п/п	Номер дела	Наименование дела	Количество листов в деле/Количество дел	Период дела	Примечание
1	2	3	4	5	6
**	**	Итого	** / NN	“__”_____ 20__ г. – “__”_____ 20__ г.	**

Всего по настоящему акту передано NN (цифра NN прописью) дел за период с “__” _______ 20__ года по “__” ______ 20__ года.

Дела переданы мною лично. _________ (подпись), ФИО.

Дела приняты мною лично. __________ (подпись), ФИО.

Председатель комиссии: ____________ (подпись), ФИО.

Члены комиссии: _____________ (подпись, ФИО),

______________ (подпись, ФИО),

______________ (подпись, ФИО).

Но это еще не конец.

Передача электронных баз данных: главные моменты

Не следует забывать о том, что работа бухгалтеров давно автоматизирована. Так что, передавая бумажные дела, следует также передать базу данных бухгалтерской программы и программы электронной отчетности.

Отметим, что именно это облегчает и сокращает время проверки двух главных принципов ведения бухгалтерского учета – непрерывности и соответствия. На всякий случай напомним их суть:

1. Принцип непрерывности – остатки на бухгалтерских счетах на конец предыдущего периода переходят в начальные остатки бухгалтерских счетов следующего периода.
2. Принцип соответствия – данные синтетического учета соответствуют данным аналитического учета.

Для этого в бухгалтерской программе формируются регистры синтетического и аналитического учета требуемых периодов. Следом они сверяются с цифрами, содержащимися в отчетности, принятой государственными органами. И если непрерывность, соответствие и достоверность данных отчетности подтверждается, то распечатываются «сальдовки» по всем счетам на текущую дату.

Особое внимание при этом уделяется состоянию расчетов с бюджетом и сторонними организациями.

Потом распечатки сальдо подписываются всеми присутствующими лицами, и вызывается специалист программного обеспечения для дальнейшей защиты электронной информации. А подписанные распечатки прикладываются к готовому акту.

Освобождаемся от персональной ответственности

В распоряжении увольняющегося главного бухгалтера могли находиться печати, штампы, ключи и пароли доступа в системы интернет-банков и электронной отчетности, трудовые книжки и другие предметы, влекущие за собой персональную ответственность.

Право на их владение и использование в работе дается лично руководителем. Поэтому было бы более разумным сдать такое имущество ему назад под расписку. Пусть в дальнейшем сам выдаст эти вещи новому главному бухгалтеру, когда сочтет нужным.

Совет: если шеф настаивает отдать все сразу вновь принятому главному бухгалтеру, то получите его личное письменное распоряжение с подробным списком. И смело вручайте принимающей стороне, но тоже под расписку.

Передача дел: подробно и со вкусом

Итак, руководитель утвердил акт и увольнение главного бухгалтера близко. Скорей всего день, в который завершена сдача дел и утвержден акт передачи, будет последним рабочим днем увольняющегося главбуха. Напоследок дадим пошаговую инструкцию передачи дел главного бухгалтера.

1. Личное заявление на увольнение подано и принято руководителем. Либо инициатива работодателя доведена до сведения главного бухгалтера и согласована. Стороны могут сообщить о своем решении за месяц до даты увольнения главного бухгалтера.
2. Создан и подписан приказ о передаче дел, подобрана кандидатура на должность нового главного бухгалтера.
3. В срок, установленный приказом, произведена передача дел. Акт утвержден.
4. Оформлено увольнение главного бухгалтера с соблюдением требований закона.
5. Новый главный бухгалтер приступает к выполнению своих должностных обязанностей.

Если в дальнейшем нужна помощь уволенного главного бухгалтера и есть взаимное согласие, то получите от шефа личное разрешение на это. Лучше в письменном виде.

Как передать дела при смене главбуха

На предприятии меняется главный бухгалтер: прежний главбух должен сдать дела, а новый – их принять. Как правильно организовать прием-передачу бухгалтерской документации в той или иной ситуации? Buxgalter.uz разъясняет:

– Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего в действующем законодательстве четко не отражена. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать такую процедуру. Начнем с вопроса увольнения…

Когда можно уволить главбуха

Трудовой договор с главным бухгалтером может прекращаться по различным основаниям общего характера, они перечислены в ст. 97 ТК. Но есть и особое основание, применимое только к отдельным категориям работников, включая главбуха или работника, осуществляющего его функции:  смена собственника .

В соответствии с данной нормой прекратить трудовой договор со «старым» главбухом без его согласия может новый собственник предприятия. Увольнение по данному основанию допускается в течение 3-х месяцев со дня приобретения предприятия в собственность. Причем в этот срок не включаются «больничные», отпуска и другие периоды отсутствия главбуха на работе по уважительным причинам.

Новый собственник должен письменно (под роспись) предупредить сотрудника о предстоящем прекращении трудовых отношений минимум за 2 месяца или выплатить соразмерную компенсацию . Таким образом, с вопросом увольнения главбуха желательно определиться уже в течение первого месяца после смены собственника, чтобы еще осталось 2 месяца на срок предупреждения. См. образец приказа.

Внимание

С некоторыми категориями сотрудников работодатель не вправе прекратить трудовой договор по своей инициативе (кроме случаев полной ликвидации предприятия), в том числе – и в связи со сменой собственника. Если главный бухгалтер – беременная женщина или у нее есть ребенок в возрасте до 3-х лет, уволить ее по данному основанию нельзя .

Для увольнения главбуха в связи со сменой собственника согласие представительного органа работников не требуется. Вместе с тем увольняемому нужно предложить другую работу, имеющуюся на предприятии, по правилам ч. 2 ст. 92 ТК.

Разумеется, главбух, как и любой другой работник организации, вправе уволиться по собственному желанию, ограничений на этот счет нет. В этом случае он должен письменно предупредить работодателя о своем намерении не позднее, чем за 2 недели до желаемой даты увольнения. 

Нужно ли создавать комиссию при приеме-передаче дел

Комиссия при назначении и освобождении от должности главбуха создается в бюджетных организациях.

В день приема-передачи комиссия составляет акт приема-передачи бухгалтерских дел, отражая в нем состояние учета, отчетности и архивных документов. При необходимости в состав комиссии могут включить представителей вышестоящих организаций и соответствующих финансовых органов .

В частных небольших организациях можно обойтись без создания спецкомиссии: дела передаются по акту приема-передачи дел в присутствии 2–3 работников. Акт и опись подписываются передающим и принимающим лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

Если передавать дела некому

Рассмотрим разные ситуации, которые могут сложиться на практике при передаче дел в связи с увольнением главного бухгалтера.

1. На освобождающуюся должность еще не нашли нового работника

Возможны два варианта:

1) можно передать документацию другому работнику бухгалтерии (например, заместителю главбуха). Впоследствии он передаст дела новому главному бухгалтеру;

2) если фирма – небольшая и уволенный главбух был там единственным бухгалтером, принять документацию может сам директор . Когда примут нового главбуха, директор передаст дела ему.

2. Потенциальный новый главбух найден

Здесь сложность для кадровика представляет процедура оформления трудовых отношений: два человека не могут одновременно работать на одной и той же должности. Как же тогда передать дела от «старого» главбуха к «новому»? В этом случае, пока «старый» главбух еще не уволен, его преемника можно принять на работу заместителем. После передачи дел прежнего сотрудника увольняют, а преемника переводят на его должность. Данная схема сопряжена с введением в штатное расписание должности заместителя главного бухгалтера, если ее раньше не было.

3. На освобождающуюся должность переводят другого сотрудника, например, экономиста

Здесь проблем быть не должно: до своего увольнения прежний главбух передает дела будущему преемнику, который пока занимает другую должность.

4. Провести прием-передачу бухгалтерской документации с участием прежнего главбуха до его увольнения не удалось в силу тех или иных причин

В этом случае новому главбуху желательно зафиксировать состояние дел и бухгалтерского учета в организации на момент заключения с ним трудового договора (например, в служебной записке на имя руководителя).

Также можно заключить договор на ведение бухгалтерского учета со специализированной организацией – аудиторской, организацией налоговых консультантов и т.п., оказывающей услугу по ведению бухгалтерского учета .

Как оформить прием-передачу

Для этого издается приказ с указанием конкретных лиц, участвующих в процессе приема-передачи дел.

Акт приема-передачи составляется в произвольной форме. К нему могут прилагаться описи (реестры):

• документов, которые находятся в бухгалтерии;
• документов с ошибками или неточностями, а также без подписей;
• перечень недостающих документов;
• замечания к бухгалтерской документации.

Акт и опись подписываются передающим и принимающим лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

 

Ленара ХИКМАТОВА,

эксперт «Нормы» по трудовому праву

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.

Как сделать передачу паролей при увольнении. Приказ о передаче дел при увольнении. Начинаем проверку документов

Вам потребуется

• – Бланки соответствующих документов;
• – материальные ценности;
• – документы новых и бывших директоров;
• – ручка;
• – Типография.

Инструкция

Распустить присутствующих директоров И принять конференцию собрания на свою должность другого.Совет учредителей Общества принимает решение и составляет протокол, который подписывает председатель учредителей и заверяет печатью организации. В содержании протокола говорится о существующих директорах, и получении нового лица, которое станет главой компании.

Трудовой договор расторгается с прежним, а с новым – ложным. Это прописанные права и стороны, право подписи имеет сенизер, который был назначен на должность, то есть как работодатель и принятый сотрудник.

После процедуры увольнения руководителей , внесения новых и внесения в свои трудовые книжки соответствующих записей, руководители составляют акт приема-передачи материальных ценностей и документы организации в произвольной форме.

Основанием для составления акта является: решение Совета учредителей об увольнении бывших директоров и протокол Учредительного собрания о назначении нового директоров .В нем прописаны номера и даты протоколов, фамилии, имена, отчество нового и бывшего директоров.

В содержании акта указывается перечень документов, переданных на ответственное хранение вновь принятому руководителю предприятия. К этим материальным ценностям относятся учредительные документы предприятия, полиграфия и др. В этом документе необходимо зарегистрировать наличие или отсутствие принятых дел, количество листов, оригиналов, копий, зафиксировать на них результаты инвентаризации, выявить ошибки, если таковые имеются.

Акт приема-передачи подписать новый и старый директора Своими фамилиями и инициалами заверяют своей печатью организации. Ему присваивается номер и дата составления.

При смене специалиста, на которой лежит материальная ответственность, желательно осуществить передачу дел. Для этого оформляется соответствующий акт, а также проводится инвентаризация на предприятии. Ниже описан порядок приема документации для главного бухгалтера, должность которого является основной для компании.

Вам понадобится

• – бланк акта приема-передачи дел;
• – форма уведомления;
• – бланк инвентарного свидетельства;
• – акты взаиморасчетов с контрагентами;
• – приказ о назначении главного бухгалтера;
• – документы предприятия.

Инструкция

Главный бухгалтер отвечает за ведение бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности. При смене должностного лица обязательно составляйте акт приема-передачи дел.Хотя нормами законодательства такой порядок не предусмотрен, не является обязанностью компании, желательно оформить этот документ, чтобы в дальнейшем у вновь принятого специалиста не было проблем с налоговыми органами, средствами Российская Федерация и контрагенты.

Акт составляется в произвольной форме. Присвойте документу номер, дату. В информативной части акта укажите перечень документов, в которые входит налоговая, бухгалтерская, статистическая отчетность.Желательно включить список документации папки за предыдущий и текущий год.

Если фирма небольшая, документации немного, перечислите названия, даты отчетности. Если компания большая, вы можете указать номера папок, хранящихся в корпоративных архивах.

Если сотрудник занимает руководящую должность или несет ответственность за какое-либо имущество (материальную ответственность), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему к нему на место.Сама процедура законодательно не прописана. Но у работодателя есть возможность указать перечень должностей в локальных нормативных актах, при увольнении с которых передача дел обязательна. Также желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.

Что делать работодателю

Если, согласно внутреннему LNA, сотрудник должен передавать дела, после получения заявления об уходе за таким сотрудником вы можете подготовиться к разработке этой процедуры.Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана перевода при увольнении. Главное требование к заказу – в нем четко указать: кто, кто и что передает, в какие сроки.

Содержание плана будет зависеть от специфики сообщения. Если заглянуть в образец, то тендер должен будет предоставить наследнику распечатку, пароли от сервисов для отчетности, бумагу о материальных ценностях и основных средствах, предоставить информацию об имущественных обязательствах.При увольнении кадрового специалиста или юриста новому сотруднику придется сдавать совершенно другие бумаги.

Независимо от того, что передается и кто в этом участвует, по завершении приема и передачи должен быть сделан акт. Оно может быть в произвольной форме, но должно быть подписано не менее чем тремя лицами: увольнением, его преемником (или другим уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ еще больше упростит взаимосвязь между рабочими процессами, и его образец ниже.

Нюансы, которые нельзя забыть

Первое, что нужно запомнить, – заставить подчиненного передавать дела в нерабочее время или после увольнения. Поэтому приказ о приеме-передаче документов и ценностей можно оформить заранее, без привязки к дате приема нового сотрудника. Поскольку такой внутренний документ является обязательным к исполнению, отказ может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины. За это допускается привлекать к дисциплинарной ответственности.Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывается передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в этом случае расходы компании можно переложить на увольнение, но в пределах ее среднемесячной зарплаты. При этом отсрочка выплаты оставшейся суммы или выдача трудовой книжки запрещены на уровне закона.

Еще один момент: невозможно сделать участие в процессе будущего сотрудника, если еще не заключен трудовой договор.Если есть возможность, вы можете временно взять человека на свободную должность (должна соответствовать должности, которую в будущем он будет занимать), указав, что он обязан участвовать в процессе приема и передачи.

Что делать, если сотрудник уволился, но ничего не прошло? Поскольку закон не предусматривает такой процедуры, никаких санкций в отношении отмены быть не может. Поэтому один из вариантов – провести инвентаризацию имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника.Это, по крайней мере, обязанность вновь принятого человека и подтверждает, что его предшественник не выполнял свои обязанности должным образом.

«Персонал. Персонал делопроизводства», 2012, N 7

Как эффективно организовать и скорректировать передачу дел

Передача дел – процедура, сопровождающая увольнение многих сотрудников, в том числе кадровых. Правда, редко это проходит без возникновения претензий, жалоб, нарушений и даже конфликтов как со стороны самого уволенного сотрудника, так и со стороны того, кто эти работы принимает.В большинстве случаев сотрудники недовольны не передачей дел, а тем, как она организована. Как упростить такие мероприятия и организовать их наиболее эффективно? Как грамотно оформить административные документы? Ответы на эти вопросы – в статье.

С какой целью передача дел?

Прежде всего, необходимо сказать, что он в основном предназначен для передачи дел. Речь идет о том, что уволенному сотруднику сообщают другим лицам о том, в каком состоянии работа, которую он выполнял до момента увольнения.То есть сотрудник тем самым не только отчитывается о проделанной работе, но и дает различные рекомендации по порядку выполнения работ, приказов, задач тем, кто будет его преемником. Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит лишь перечень служебных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций по способу, методам, условиям, последовательности этих обязанностей. Между тем эта информация в большинстве случаев является важнейшим фактором успеха специалиста в этой области.Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой «стиль» работы.

Однако возможно, что определенные методы следует применять к определенным специфическим особенностям организации, особенности которых обычно не описываются в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и специалист, который будет выполнять эти функции в ближайшее время.

Таким образом, на вопрос о том, кто сообщит увольнение, ответит работник.Если к моменту увольнения был выбран кандидат нового специалиста, то его возьмут. Если до последнего дня кадровой службе не удалось выбрать преемника, имеет смысл заставить увольняющего сотрудника рассказать о своей работе и передать работу коллеге, который временно будет выполнять этот дополнительный объем работы, или руководителя. структурного подразделения. Важно отметить, что обязанности специалиста по увольнениям могут временно или даже постоянно распределяться между несколькими его коллегами.Дополнительный объем работы может быть оформлен либо как совмещение профессий (должностей), либо как внутреннее совмещение, либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ). Эти кадровые операции названы в ст. Изобразительное искусство. 60.2 и 282 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК).

Однако передача дел заключается не только в информировании о методах и методах выполнения работ, но и во времени поступления на работу нового специалиста, отсутствия материалов, документов, рабочих проектов и т. Д.не потеряны.

Так, например, при увольнении секретаря желательно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении персонала – наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера провести аудит бухгалтерского учета и отчетность и др.

Следует отметить, что обязанность увольняемого работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе в РФ не установлена.Поэтому все вопросы, связанные с процедурой увольнения, крайне важны для регулирования локальных нормативных актов и конкретизации административных документов. В этом случае у работодателя появится реальная возможность указать сотруднику, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он должен его соблюдать. При этом Положение о материально ответственных лицах можно отнести к локальным нормативным актам, Положение о порядке приема дел, инструкции о порядке проведения инвентаризации и т. Д.Что касается издания распорядительных документов, то в них целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать отдельные положения локальных нормативных актов общего характера.

Есть работники, обязанность которых отчитываться перед работодателем установлена ​​на законодательном уровне. Например, они принадлежат главному бухгалтеру. В пункте 6 Положения о главных бухгалтерах (утверждено Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, изд. От 04.06.1988, с доп. От 14.04.2002) указано, что Прием и сдача дел при назначении и выпуске Акта главного бухгалтера оформляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и передача дел производится главным бухгалтером с участием представителя вышестоящего органа. Однако отсрочка увольнения главного бухгалтера невозможна из-за отсутствия кандидата на освобожденную должность, из-за несвоевременной сдачи, наступления сроков подготовки квартальной (годовой) отчетности и т. Д.

Как мы уже говорили, это работодатель, а не сотрудник, покидающий организацию, должен быть заинтересован в быстрой и четкой передаче дел.Работник не обязан явиться на предприятие для передачи дел после увольнения. Равным образом работник не должен специально приходить к бывшему работодателю, чтобы «рассказать» о положении дел преемнику, занявшему его место по истечении определенного времени после его увольнения. Это последний день, когда должен решаться вопрос о передаче дел – это день увольнения сотрудника.

Законодательство РФ не допускает возможности «затягивать» увольнение любого сотрудника, вплоть до руководителя.Следовательно, уполномоченный орган или представитель собственника имущества организации не вправе затягивать увольнение руководителя по причинам нерешенных коммерческих (финансовых, организационных и др.) Вопросов: этими вопросами займется его правопреемник.

Отказ руководителя по истечении установленного срока увольнения от перевода будет правомерным. Часть 5 Ст. 80 ТК полностью распространяется на руководителя – по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу.

Как оптимизировать передачу дел?

Похоже, необходимо организовать прием актов, организовать председателя главы и согласованные с новоизбранным лидером сроки. Отметим, что такие мероприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации не входят в компетенцию ни общего собрания участников (акционеров), ни Совета директоров (наблюдательного совета), ни собственника имущества или их уполномоченных лиц.Причем руководителя, как правило, не хватает для передачи документации, материалов, планов работ и т. Д. Ревизионная комиссия или аудитор Общества вправе подать заявление о назначении проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия. что не может растянуться ни на один день. Обратите внимание: предъявление ключей от офиса, печатей, учредительных документов и прочей «силовой атрибутики» не символизирует факт вступления нового лидера.

Более того, два лидера не могут «сосуществовать» в одной организации параллельно: бывший и новый.Это случается, когда нового лидера принимают на работу до увольнения прежнего. Такая ситуация часто встречается, когда новому руководителю требуется время, чтобы «войти в роль», чтобы оценить состояние дел на предприятии, прояснить проблемы и т. Д. Это действительно эффективное выполнение управленческих функций, первое лицо Предприятию требуется гораздо больше времени, чтобы понять суть и особенности работы, чем любому другому сотруднику. Конечно, это удобно, когда один гражданин «подсказывает» другому, на что обратить внимание, какие проблемы существуют и т. Д.Поэтому на некоторых предприятиях практикуется установление определенного периода, когда предыдущий руководитель знакомит своего преемника с особенностями работы компании. При этом предыдущего руководителя не увольняют, и уже есть новые документы для приема на другую занимаемую должность. Получается, что два гражданина одновременно занимают одно и то же положение, т.е. есть «дрохлоризм». Очень сомнительно, что есть предприятие, где будет два штатных подразделения, например генеральный директор.Более того, по закону глава является единоличным исполнительным органом, он не может быть «равным». Так что один генеральный директор лишний. Ведь до тех пор, пока предыдущий менеджер не уволился на законных основаниях, принять нового невозможно. Новоизбранный руководитель до истечения срока полномочий предыдущего имеет право посетить предприятие, ознакомиться с делами и т. Д. Но это не означает, что надо работать на работе. Поскольку такой гражданин не будет занимать штатную должность, он не вправе претендовать на денежную компенсацию времени, потраченного на участие в процедуре передачи дел.То есть новоизбранный управляющий должен дождаться срока полномочий своего предшественника.

При этом следует отметить, что будущий работник участвует в процедурах приема и передачи дел в добровольном, а не в обязательном порядке. Такому человеку не призыв к такому событию, желательно заключить с ним трудовой договор заранее, до выхода на работу, и обязанность принимать участие в передаче дел на запись в правилах внутренний трудовой регламент или иной локальный нормативный акт.Ведь согласно ч. 3 ст. 68 ТК работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (в том числе с правилами внутреннего трудового распорядка) до подписания трудового договора.

Таким образом, после ознакомления с локальными нормативными актами, регулирующими порядок передачи дел, и подписания трудового договора, новый специалист больше не сможет не участвовать в таких процедурах или уклоняться от своего участия в них.

Однако необходимо учитывать, что участие в процедурах передачи правопреемника является безвозмездным. Именно поэтому этого человека не интересует то, что занятия ужесточаются или переносятся на другой срок. Ведь никто не оплачивает время, в течение которого бывший работник сдавал дело, пересчитывал папки с документами, рассказывал новым о проблемах, которые существуют на предприятии.

Для оптимизации процесса приема и передачи дел желательно заранее опубликовать административный документ (приказ, приказ), в котором определены сроки и порядок передачи дел и документации; лицо (лица), которые будут делать дела; назначают рабочую комиссию; Решить вопрос о необходимости составления сопроводительной (отчетной, итоговой) документации.

Ознакомление с положением дел, результатами работы комиссии усилит серьезные последствия. Ведь если после принятия дел будет выявлено отсутствие (недостача) каких-либо документов, материалов и т.п., доказать виновность уволенного работника будет сложно. С другой стороны, увольнительный работник должен быть заинтересован в том, чтобы тщательно зафиксировать весь ход события, чтобы впоследствии не обвинить его в исчезновении папок с документами, брошюрами, каталогами и т. Д.

В случае увольнения материально ответственный …

Самым актуальным для работодателя является возврат товарных и материальных ценностей, когда финансово ответственное лицо увольняется. Ведь материально ответственные лица берут на себя обязательство обеспечивать сохранность доверенных им товарных и материальных ценностей и возмещать убытки, причиненные работодателем по их вине, без каких-либо ограничений.

Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные соглашения о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85.

Примерный образец

(ООО «Лето»)

по основному виду деятельности N 20

Об организации приема и передачи

и документация

В связи с увольнением по собственному желанию, 20.07.2012, руководитель отдела кадров Черновой Анны Владимировны

Заказ:

1. Произвести 20 июля 2012 г. приемку дел и документации, которые находятся на рабочем месте руководителя отдела кадров Черновой А.В., новый руководитель отдела кадров Бариновой Марии Николаевны, которая приступает к исполнению своих обязанностей с 21 июля 2012 г.

2. При передаче дел проверить наличие документации и сверить наличие работ в отделе кадров с номенклатурой организации.

3. Провести опись переданных случаев и заверить ее у начальника канцелярии Малаховой В.Н.

4. Составить перечень переданной оргтехники, проверить ее инвентарные номера и заверенную инвентаризацию у начальника экономического отдела Гавриловой А.М.

5. В присутствии начальника службы безопасности Добрынина В.И. Проверить содержимое сейфа, находящегося на рабочем месте Чернова А.В., составить перечень хранящейся в нем документации, формы строгой отчетности, трудовые книжки, страховые полисы и т. Д. уверяют это Добрынина В.И. И заведующая отделением Камелкова Н.Т.

.

6. Менеджер по персоналу А.В. Составьте список дел, задач, мероприятий, которые были возложены на нее, но не выполнены на момент сдачи дел.

7. Обязать латиноамериканского менеджера Чернова А.В. В присутствии начальника отдела кадров Комелькова Н.Т. Под покраской ключ от сейфа, находящегося на ее рабочем месте.

8. Все материалы приема и документации соответствующие: каждый документ не менее трех экземпляров, подписать Чернова А.В., Баринова М.Н., заверить лиц в настоящем порядке и передать 20 июля 2012 г. не позднее 16:00 на рассмотрение Генеральный директор.

9.Контроль за приемом и передачей дел и документации возложить на начальника отдела кадров Комелькова Н.Т.

Пункт 27 Положения о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержден приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34Н, ред. От 24 декабря 2010 г.) обязывает проводить обязательную инвентаризацию в случае о смене материально ответственного лица (на день приема). Действительно, инвентаризация направлена ​​на определение фактического наличия имущества и сравнение фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Уволенный работник при проведении инвентаризации должен быть представлен им на период эксплуатации товарных и материальных ценностей лицу, назначенному приказом (приказом) руководителя организации, либо новому работнику, принимающему эти значения под отчет.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация осуществляется при смене руководителя бригады (бригадира), при выходе на пенсию из бригады (бригады) более пятидесяти процентов ее членов, а также по требованию одного или больше членов команды (бригад).

Конечно, инвентаризация должна быть организована заранее – за несколько дней до ухода сотрудника. Ведь работник имеет право отказаться от участия в инвентаризации на законных основаниях, если принято решение о ее проведении после даты, устанавливающей прекращение трудовых отношений.

Для оптимизации запасов на предприятии должен действовать налаженный механизм. При проведении инвентаризации и оформлении ее результатов в первую очередь необходимо использовать методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. .

На основании указанного нормативного документа работодатель имеет возможность разработать локальный нормативный акт, в котором он всегда сможет отразить свою специфику инвентаризации, детализируя отдельные процедуры и фиксируя нюансы.

Задача по организации инвентаризации ложится на работодателя. В частности, этой работой занимаются руководитель структурного подразделения, кадровая служба и комиссия по инвентаризации. Персональный состав постоянной и рабочей инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации путем выдачи распорядительного документа.В инвентарную комиссию входят представители администрации организации, бухгалтера, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и др.). В инвентаризационную комиссию могут входить представители внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризация должна показать главный бухгалтер.Ведь главный бухгалтер вместе с руководителем соответствующих подразделений и служб обязан внимательно следить за строгим соблюдением финансовой и кассовой дисциплины; соблюдение установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарных и материальных ценностей, основных средств, расчетов и платежных обязательств; Законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и иных убытков (п.11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. N 59).

Таким образом, увольнение материально ответственных лиц (кассиров, начальников складов и др.) Производится по согласованию с главным бухгалтером.

На прием передачи товарно-материальных ценностей руководитель организации выдает приказ (распоряжение). При этом должны решаться следующие существенные вопросы: сроки и порядок передачи описи инвентаризации, а также состав комиссии (если инвентаризация будет проводиться непостоянной, и рабочая комиссия).Участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации обязательно.

Перед началом проверки фактического наличия имущества у инвентаризационной комиссии должны быть получены актуальные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии приносит все приходные и расходные документы, прилагаемые к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации до« _____________ »(дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества, к началу инвентаризации на данные бухгалтерского учета.

Материально ответственные лица выдают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и прибыльные документы по имуществу сданы в эксплуатацию или переданы в Комиссию и все ценности, принятые за их ответственность, сверены, и выбывшие из расходов. Аналогичные квитанции выдают также физическим лицам с подотчетной суммой покупки или доверенности на получение собственности.

Информация о фактическом наличии имущества и реально учитываемых финансовых обязательствах отражается в инвентаризационной описи или актах инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.Инвентарные описи могут быть заполнены как с использованием вычислительного и другого организационного оборудования, так и вручную. Запросы набиваются чернилами или шариковой ручкой четко и четко, без клякс и зачисток. Примерные формы описания и акты приведены в Приложениях 6-18 к Методическим указаниям Минфина России.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и правильность введения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, иного имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления инвентарных материалов.

Оптимизировать инвентарь

Проверка фактической доступности недвижимости производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарные и материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) учитываются на складе по каждому индивидуальному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, разновидности и т. Д.).

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие инвентаризационных ценностей с обязательным пересчетом, перевешиванием или взаимодействием.Не допускается внесение данных об остатках ценностей со слов финансово ответственных лиц или по данным бухгалтерского учета, без проверки их фактического наличия.

Зачисление товарно-материальных ценностей при инвентаризации производится материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и поступает в реестр или товарный отчет после инвентаризации.

Наименования инвентарных ценностей и объектов, их количество указывается в описаниях номенклатуры и в учтенных единицах измерения.

На каждой странице описи указывают количество порядковых номеров материальных ценностей и общую сумму суммы в натуральных показателях, зафиксированных на этой странице, вне зависимости от того, какие единицы измерения (штуки, килограммы, метры и т. Д.) ) эти значения показаны.

В случаях, когда материально ответственные лица обнаруживают после инвентаризации ошибки в высотах, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, участка и т. Д.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проводит указанные факты и в случае их подтверждения в установленном порядке вносит исправления в ошибки.

Вынос ошибок выполняется во всех экземплярах описания путем разгона неправильных записей и станций над перечеркнутыми правильными записями. Исправления должны быть указаны и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и финансово ответственными лицами.

В избранном не разрешается оставлять пустые строки, на последних страницах отписывать строки затруднительно.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, налогообложении и подсчете результатов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. По окончании Озии материально ответственные лица выдают квитанцию ​​об отсутствии претензий к членам комиссии по имуществу в их присутствии и принимают на ответственное хранение имущество, внесенное в опись.

При проверке фактической доступности собственности в случае смены финансово ответственных лиц помощь, принятая в Обии в получении, и сдача заключалась в доставке этой собственности.

Инвентаризация инвентаризационных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарных и материальных ценностей в различных изолированных помещениях одним материально ответственным лицом проводится инвентаризация последовательно в местах хранения.После проверки значений вход в комнату не разрешается (например, сидя), и комиссия переходит на работу в следующую комнату.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при ведении инвентаризационной комиссии должны быть опломбированы. При перебоях в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время и по другим причинам) инвентарь следует хранить в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Опись кассира производится в соответствии с Порядком проведения кассовых операций в РФ UTV. Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным Банком России от 04.10.1993 N 18.

При расчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей на кассе наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, клейма госпошлины, переводные марки, путевки в дома отдыха и санатории и другие рейсы) ).

Проверка фактического наличия шейдеров ценных бумаг и других форм документов строгой отчетности производится по типам форм (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров определенных форм, а также за каждое место хранения и Материально ответственные лица. Инвентаризация средств в банках на расчетных (текущих), валютных и специальных счетах производится путем сверки остатков сумм, перечисленных на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными банковскими выписками.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»

(ООО «Лето»)

по основному виду деятельности N 5

Об организации приема-передачи бухгалтерской складской документации

и описи товарно-материальных ценностей

В связи с увольнением по собственному желанию, 16 июля 2012 г., хранитель склада Смирнова И.П.

Заказ:

1. Произвести 15 июля 2012 года прием и передачу бухгалтерской складской документации и инвентаризацию товарных ценностей на складе ООО «Мир».

2. Осуществить передачу складской документации и товарно-материальных ценностей от кладовщика Смирнова И. П. Начальник склада Корнилов В. И.

3. Произвести приемку-передачу документации и описи инвентаризационно-материальных ценностей создать комиссию в составе:

председатель – коммерческий директор Орлов В.А .;

членов комиссии: начальник Корниловского склада В. и .;

кладовщик Смирнов И.п.;

кладовщик Воронин А.Н .;

бухгалтер Валяева Н.С.

4. Результаты приема и передачи бухгалтерской складской документации и описи описи материальных ценностей и материальных ценностей оформить акт с заявкой на инвентаризацию и подать на подпись Генеральному директору 16 июля 2012 г.

Генеральный директор Хмелевский А.А.

Заказ знаком с заказом:

Смирнов И.П. ____ июля 2012 г.

В.Корнилов И. ____ июля 2012 г.

Орлов В.А. ____ июля 2012 г.

Воронин А.Н. ____ июля 2012 г.

Валуева Н.С. ____ июля 2012 г.

Библиографический список

1. Панина П. Г. Как донести и оформить дела при смене главного бухгалтера // Российский налоговый курьер. 2012. № 3.

.

2. Аношина И. Инвентаризация – когда проводить, что проводить инвентаризацию, как проводить? // Финансовая газета. 2012. N N 3, 4.

3. Бородина В. В. Оформление результатов инвентаризации // Аудиторские отчеты.2011. № 11.

.

4. Давыдова А.Ю. Проводим инвентаризацию // Глава автономного учреждения. 2010. № 10.

.

Борисов С.

Менеджер по персоналу

ООО “Эланна-Логистик”

Распечатано

Акт приема передачи дел при увольнении оформляется по образцу и учитывает ответственность с работником, переходящим на должность предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законом не регламентированы, менеджер самостоятельно организует этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по любой причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера может нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Чтобы смягчить возможные последствия, работодатель организует документированную передачу дел.

Когда замена увольняемому работнику не найдена, все дела берет на себя другой работник или директор предприятия с установлением дополнительных полномочий.

Если на освобожденном месте нашелся новый специалист, он берет на себя все обязанности. Если увольняемые функции временно исполняет другой специалист, то передача дел происходит в день вступления на должность нового сотрудника.

Работодатель организует процедуру передачи для:

• обеспечивают непрерывный рабочий процесс;
• оценить объем работы нового специалиста, который ведет дело;
• разделить зоны ответственности;
• стимулируют качественное исполнение должностных обязанностей сотрудниками.

В случае увольнения главного бухгалтера он обязан отчитаться о своей деятельности перед работодателем, а иногда и в вышестоящие инстанции. Состояние бухгалтерского учета проверяет комиссия с участием директора, которая по результатам инвентаризации и сверки данных является актом приема передачи документов при увольнении. Его копия отправляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, Завского и других материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером.Перед отъездом они обязаны передать в сохраненном виде вверенные товарные и материальные ценности или возместить причиненный работодателю ущерб.

Процесс передачи процесса

Организовать проверку и создать условия для ее проведения в собственности руководителя компании. Передача дел производится по приказу директора или начальника подразделения. В заказе необходимо указать:

• причина и время приема и передачи;
• лицо, ответственное за процедуру;
• состав Рабочей комиссии и утвержденный председатель;
• срок, в течение которого закон вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, бухгалтеров, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести самостоятельно или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием для признания акта передачи дела при увольнении.

Проверка должна производиться до ухода сотрудника из офиса.

Факт! Если лицо отказалось передать документы по акту, относящиеся к его служебным обязанностям и созданные на протяжении всей работы в данной организации, работодатель вправе привлечь его к материальной или дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является достаточной причиной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Истребовать официальные документы глава может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

1. Оформление заказа.
2. Осуществление инвентаризации бухгалтерских документов.
3. Проверить документы на соответствие нормативным требованиям законодательства.
4. Трансляция.
5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дела подразумевает не только статус рабочего статуса, но и устную рекомендацию получателю о способах, условиях, методах и последовательности служебных обязанностей. Эта информация и личный пример существенно влияют на успех специалиста в этой области.

Дополнительные документы, необходимые для оформления акта

Поскольку порядок передачи дел законом не определен, директор организации сам утверждает перечень сопроводительной отчетности.Документы составляются при выполнении следующих процедур:

• регистрация изданного приказа о передаче дел;
• полная инвентаризация обязательств, активов и форм строгой отчетности;
• бухгалтерских проверок;
• , выполняющий прямой перевод;
• составление и подписание акта.

Если порядок передачи дел не отражен в документах организации, то приказ публикуется по каждому отдельному случаю.

Что указано в передаточном акте?

Пример документа.

Акт составляется произвольной формы на листе А4. Он должен содержать полный список сданных работ, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку типовой формы акта приемки-приемки не установлен, чаще всего он имеет вид учетно-инвентарных документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении представлен на рисунке.

В акте обязательно указывается:

• фирменное наименование;
• вид и наименование документа;
• дата и место составления;
Регистрационный номер
• ;
• список прилагаемых документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, уволенный работник и усыновленный на его место работник. Если вещи принимает менеджер, он проверяет отдельно и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий рабочий, который еще не был казнен на освобожденной должности, участвует в процессе и не влияет на бизнес.

Обычно в акте правильности оформления отражается следующая документация:

• систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
• учет денежных потоков;
• с учетом приема, регистрации и сохранности денежных средств;
• учет и инвентаризация товарных ценностей;
• договоров, актов сверки взаиморасчетов и других финансовых документов;
• отчетов переданы в налоговую службу;
• расчет с работниками, трудовые договоры, штатное расписание;
• гос. Амортизационных состояний и др.

Если у работника есть право на какие-либо сомнения, он имеет право произвести их инвентаризацию. Это убережет его в будущем от возможных проблем, а также позволит отличать ваши документы и оформленные предыдущим сотрудником.

Это процедура фактического предоставления документов, баз данных, программ и информации. А также принимающая сторона (новый сотрудник) может сразу узнать нюансы уходящего сотрудника. Это идеальный вариант, и на самом деле все обычно сводится к составлению неоплаченного акта, который обеспечивает формальный реестр.

Цели следующие:

• гарантия непрерывности рабочего процесса;
• возможность показать предстоящий объем работ;
• оценить текущее состояние дел;
• об установлении границ ответственности.

На практике процедура играет важную роль в дальнейших отношениях с новым сотрудником. Если он принимает дела и документы, то это убережет от конфликтных ситуаций типа «Я этого не делал, не знаю.«

Изначально заказ публикуется или разрабатывается план – выбирая работодателя. Документы похожи по содержанию. Важно указать следующее:

Пример плана передачи ящика при списании

Кто касается

Участников обычно двое: увольняемый и вновь принятый. Есть исключения. Если замена не найдена, будет взят любой рабочий, назначенный приказом руководителя.

На практике в процессе участвуют специалисты разных секторов.Объединяет их одно: наличие декорированных кейсов или документов, которые можно оставить для дальнейшей работы. Например, специалист отдела ВОМ передает чертежи, схемы, топ-фотографии, результаты геодезических изысканий. Юрист – дела, в том числе архивные, договоры, служебные записки, переписка в пределах их функциональности. Персонал – Трудовые книжки, личные карточки сотрудников и приказов.

Особенности ухода главного бухгалтера

У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них возложена ответственность передачи дел при увольнении.Так, ранее этот вопрос напрямую регулировался Постановлением Совета СССР от 24 января 1980 г. № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышению его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». “. Потом был Закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.

С 2011 года действует Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер записывается и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично).То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной информации и кейсов. Но у работодателя нет такого правового требования. Возможен выход: вовремя отработать увольнение главного бухгалтера помощника, который реально будет рядом и может разобраться в специфике работы.

Что регулируется

ТК РФ не содержит требований о передаче дел при увольнении, значит, увольняющего сотрудника обязать невозможно.

Некоторые работодатели поступают таким образом: включают в текст трудового договора точку ответственности, чтобы донести случаи при увольнении. Но в связи с тем, что этот пункт относится к исходящей стороне, он обычно не имеет особого значения.

Руководство по подаче уведомлений в офис главного бухгалтера

Правило 10A-1 в соответствии с Законом о биржах

Персонал считает, что, как правило, наиболее своевременное получение и внимание к корреспонденции обеспечивается за счет использования электронной почты, и предпочитает, чтобы уведомления в офис главного бухгалтера, требуемые Правилом 10A-1, направлялись с помощью этого средства. ¹ Уведомления, которые необходимо подавать в офис главного бухгалтера в соответствии с Правилом 10A-1, следует отправлять по электронной почте по адресу: [email protected].

Письма с уведомлением SECPS

Alert: Требования к уведомлению SECPS относительно прекращения отношений регистрант-аудитор недавно изменились. Пожалуйста, внимательно прочтите нижеприведенное.

Раздел 1000.08 (m) Практического отдела SEC (принятый PCAOB ² ) требует, чтобы фирма уведомляла офис главного бухгалтера Комиссии о прекращении отношений аудитора с заказчиком аудита.До 1 июня 2014 г. такое уведомление требовалось независимо от того, сообщил ли регистрант о прекращении отношений в своевременно поданной форме 8-K. Однако начиная с 1 июня 2014 г., когда прекращение отношений аудитор-клиент касается регистранта, который должен подавать текущие отчеты по форме 8-K, уведомление фирмы в офис главного бухгалтера требуется только в том случае, если бывший заказчик аудита не сообщил о смене аудитора в своевременно поданной форме 8-K. ³ Для владельцев регистраций SEC, которые не обязаны подавать текущие отчеты по форме 8-K, включая иностранных частных эмитентов, которые должны составлять отчеты по форме 6-K, и инвестиционные компании, необходимые для подачи отчетов в соответствии с Правилом 30b1-1 Закона об инвестиционных компаниях (кроме компаний по развитию бизнеса) – требование к отчетности SECPS остается неизменным (т. е. фирма должна уведомить офис главного бухгалтера до конца пятого рабочего дня после того, как фирма определит, что отношения между клиентом и аудитором закончились, независимо от того, сообщил ли регистрант об изменении аудиторов в своевременно поданном отчете).

Как указано в Приложении I к Разделу 1000.08 (m), фирмы могут удовлетворить требования об уведомлении, отправив по электронной почте копию письма SECPS в Офис главного бухгалтера по адресу [email protected]. Персонал SEC настоятельно рекомендует отправлять письмо с уведомлением по электронной почте, и сотрудники примут дату получения электронного письма в качестве даты уведомления.

В электронном письме следует использовать точное имя регистранта и номер файла комиссии, как он указан на титульной странице годового отчета.Если прекращение отношений клиент-аудитор затрагивает нескольких регистрантов SEC (например, материнскую компанию с публично зарегистрированными дочерними компаниями, серию паевых инвестиционных фондов), точное имя каждого регистранта и каждый номер файла комиссии должны быть указаны в электронном письме. .

---

¹ Правило 10A-1 (a) (1) указывает, что уведомления могут быть отправлены через «факсимильную связь, телеграф, личную доставку или любые другие средства, при условии, что они будут получены офисом главного бухгалтера в течение требуемого времени. период.Что касается подачи уведомлений, требуемых Правилом 10A-1, по электронной почте, Комиссия заявила, что «Правило 10A-1 разрешает использование таких средств доставки». Выпуск № 34-38387 (12 марта 1997 г.).

² См. Правило 3400T PCAOB, Временные стандарты контроля качества.

³ См. Выпуск № 34-72087 (2 мая 2014 г.), утверждающий поправки к некоторым правилам PCAOB, включая поправку к Разделу 1000.08 (m) Практического раздела SEC.

Руководство по консультированию с офисом главного бухгалтера

Предисловие

Персонал SEC поощряет компании и их аудиторов консультироваться с Офисом главного бухгалтера (OCA) по вопросам или вопросам бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудита, особенно тех, которые связаны с необычными, сложными или инновационными транзакциями, для которых не существует четких авторитетных указаний. а также по вопросам независимости аудитора.Кроме того, выпуск финансовой отчетности № 60, Предостережение относительно раскрытия информации о важнейших учетных политиках (12 декабря 2001 г.), призывает публичные компании проконсультироваться с бухгалтерским персоналом Комиссии, если компании, руководство, комитеты по аудиту или аудиторы не уверены в применении. конкретных принципов GAAP, относящихся к «важнейшим учетным политикам». В этом документе содержится руководство относительно рекомендуемой формы и содержания корреспонденции при консультации с бухгалтерским персоналом Комиссии в OCA ¹

Организация и функции OCA

OCA – это отдельный офис в составе Комиссии, и главный бухгалтер подчиняется непосредственно Председателю.Он является главным советником Председателя, Комиссии и персонала Комиссии по вопросам финансовой отчетности, раскрытия информации и аудита. Персонал OCA тесно сотрудничает с национальными и международными частными организациями, устанавливающими стандарты бухгалтерского учета и аудита, консультируется с зарегистрированными лицами, аудиторами и другим персоналом Комиссии относительно применения стандартов бухгалтерского учета и требований раскрытия финансовой информации, а также помогает в решении проблем, которые могут потребовать принудительных мер. . OCA насчитывает около 40 CPA, возглавляемых главным бухгалтером и тремя заместителями главного бухгалтера, и обычно состоит из трех операционных групп: бухгалтерский учет, профессиональная практика и международные отношения.Типичный сотрудник OCA имеет от десяти до пятнадцати лет опыта работы в области бухгалтерского учета, промышленности и / или регулирования.

OCA, DCF-OCA и IM-OCA не одно и то же

OCA выполняет иную роль, чем отдельный офис главного бухгалтера в Отделе финансов корпорации (DCF-OCA) или отдельный офис главного бухгалтера в Отделе управления инвестициями (IM-OCA). Хотя OCA, DCF-OCA и IM-OCA часто тесно сотрудничают по вопросам владельцев регистраций, это отдельные офисы с разными задачами.Подразделение корпоративных финансов (DCF) наблюдает за соблюдением корпоративного раскрытия информации в соответствии с законами о ценных бумагах и Положениями Комиссии по ценным бумагам и биржам, в то время как Подразделение по управлению инвестициями (IM) наблюдает за соблюдением раскрытия информации взаимными фондами Закону об инвестиционных компаниях 1940 года и Положениям SEC. Частично DCF и IM делают это, просматривая некоторые (но не все) документы, которые регистранты должны подавать в Комиссию. Главные бухгалтеры DCF и IM консультируют своих директоров по вопросам финансовой отчетности, в том числе по вопросам соблюдения общепринятых принципов бухгалтерского учета и надлежащего содержания финансовой отчетности и соответствующих раскрытий.DCF-OCA также поддерживает отраслевые группы DCF, выступая в качестве технического ресурса для бухгалтеров отраслевых групп. Аналогичным образом IM-OCA поддерживает группы проверки раскрытия информации IM, выступая в качестве технического ресурса для бухгалтеров IM.

В Управлении исполнения наказаний также есть отдельная канцелярия главного бухгалтера. Соответственно, компании должны решить, с каким главным бухгалтером они хотят вести переписку, прежде чем начинать контакт. Как правило, вопросы, касающиеся применения общепринятых принципов бухгалтерского учета, следует направлять в OCA, в то время как вопросы, касающиеся возраста, формы и содержания финансовой отчетности, которую необходимо включить в регистрацию, или других требований правил SEC, следует направлять в DCF-OCA. или IM-OCA, в зависимости от ситуации.Все главные бухгалтеры периодически встречаются для координации усилий.

Участие ОСА в бухгалтерском учете владельцев регистраций

Поскольку бухгалтерские вопросы, по которым компании и их аудиторы запрашивают мнение OCA, часто связаны со сложными шаблонами фактов, сотрудники OCA могут предоставить самые четкие рекомендации, когда компании предоставляют письменное представление с изложением фактических деталей, соображений бухгалтерского учета, влияния на финансовую отчетность, а также раскрытия информации, которые должны сопровождать бухгалтерский учет.Корреспонденция такого рода обычно называется «предварительной» подачей. Персонал считает, что процесс предварительной подачи документов лучше всего выполнять посредством письменных представлений на указанном основании из-за опасений, что четкое понимание фактов не может быть достигнуто только посредством устного и / или анонимного общения. Хотя сотрудники принимают неофициальные устные запросы, как правило, эти запросы связаны с более широкими возникающими проблемами, которые не связаны с конкретной компанией или фактом. Таким образом, ответы на анонимные или неофициальные телефонные запросы не могут рассматриваться как официальные должности сотрудников.

Если компания решит не подавать в OCA вопрос о бухгалтерском учете заранее, компания, тем не менее, может столкнуться с OCA во время проверки их отчетности DCF или IM. Бухгалтеры в DCF и IM, а не в OCA, проводят проверки финансовой отчетности и раскрытия информации, содержащейся в документах, представленных в SEC. У сотрудников бухгалтерского учета в DCF или IM могут возникать вопросы по вопросам технического учета и раскрытия информации, обсуждаемым в документе, и они часто сначала консультируются с DCF-OCA или IM-OCA, а затем с OCA относительно ответа.Таким образом, OCA выполняет консалтинговую роль, аналогичную роли советника или национального офиса бухгалтерской фирмы.

Другой способ, которым проблема может попасть в OCA после подачи заявки, – это если компания просит OCA пересмотреть бухгалтерское решение, принятое DCF или IM. Компания инициирует такую ​​проверку OCA, сообщив DCF или IM о своем намерении запросить такую ​​проверку. В случае проверок OCA компаниям не нужно подавать документы непосредственно в OCA в соответствии с этим руководством, если вся соответствующая информация содержится в ответах компании на комментарии к DCF или IM, хотя отдельное представление в OCA может служат для ускорения процесса.

Участие ОСА в вопросах независимости аудиторов

Открытые компании несут ответственность за независимость аудиторов их финансовой отчетности, как и сами аудиторы. Положение S-X устанавливает форму, содержание и требования к финансовой отчетности, которую необходимо подавать в Комиссию, включая требования к независимости аудитора. Обеспечение независимости аудитора так же важно, как и обеспечение надлежащей отчетности и классификации доходов и расходов.Если независимость аудитора нарушена, значит, компания не выполнила требование о представлении финансовой отчетности, проверенной независимым бухгалтером. Обнаружение проблемы независимости в последнюю минуту может отрицательно повлиять на своевременность подачи документов и поставить под сомнение надежность финансовых отчетов компании.

Поскольку вопросы независимости аудитора часто связаны с уникальными и сложными шаблонами фактов, сотрудники OCA могут дать самые четкие рекомендации, когда компании или аудиторы представляют письменное заявление с изложением фактических деталей рассматриваемых вопросов независимости аудитора.Персонал полагает, что этот процесс лучше всего выполнять посредством письменных представлений на указанном основании из-за опасений, что четкое понимание фактов не может быть достигнуто исключительно посредством устного и / или анонимного общения. Однако в некоторых ситуациях, особенно когда вас просят разъяснить определенные правила независимости, устное общение приемлемо.

Форма поставки

При отправке корреспонденции в OCA укажите в электронном письме, на титульном листе факса или по адресу, следует ли направлять запрос в Группу бухгалтерского учета – Интерпретации или Группу профессиональной практики – Независимость.Направление письма как такового, а не главному бухгалтеру, заместителю главного бухгалтера или другому сотруднику OCA, поможет ускорить процесс.

Как правило, наиболее своевременное получение корреспонденции и внимание к ней обеспечивается за счет использования электронной почты. ² Компании могут отправить заявку по электронной почте на [email protected], с копией на [email protected] (компании, подлежащие проверке со стороны Корпорации финансов) или [email protected] (компании, подлежащие проверке со стороны Управления инвестициями), в качестве соответствующий.

Если компания предпочитает отправлять бумажные копии заявки, 1 копию следует отправить в OCA, а 1 копию следует отправить в Корпорацию финансов или в Управление инвестициями, в зависимости от обстоятельств, по следующим адресам:

Бухгалтерская группа – Интерпретации (или Группа профессиональной практики – Независимость, если применимо)
Офис главного бухгалтера
Комиссия по ценным бумагам и биржам США
100 F Street, N.E .; Mail Stop 6628
Вашингтон, округ Колумбия 20549-6628

Офис главного бухгалтера
Финансовый отдел корпорации
U.S. Комиссия по ценным бумагам и биржам
100 F Street, N.E .; Почтовая остановка 4546
Вашингтон, округ Колумбия 20549-4546

Офис главного бухгалтера
Отдел управления инвестициями
Комиссия по ценным бумагам и биржам США
100 F Street, N.E .; Mail Stop 4720
Вашингтон, округ Колумбия 20549-4720

Независимо от того, отправляете ли вы заявку по электронной почте, факсу или в бумажной копии, нет необходимости отправлять ее более чем одним способом.

Содержание переписки

Основываясь на нашем опыте, OCA может быстрее ответить на вопросы компании, если предоставит следующую информацию:

• Обзор характера бизнеса компании вместе с сокращенной финансовой информацией, включая активы, акционерный капитал, выручку, валовую прибыль, прибыль до налогообложения и другие соответствующие показатели.
• Временные соображения, такие как незавершенные сроки подачи заявок или усилия по регистрации.
• Подробная информация относительно конкретных фактов и обстоятельств, вызывающих вопросы бухгалтерского учета, финансовой отчетности, аудита или независимости, включая, помимо прочего, коммерческую цель сделки или соглашения, если иное не очевидно.
• Поднятые конкретные вопросы по бухгалтерскому учету, финансовой отчетности, аудиту или независимости.
• Сделанные выводы и основания для таких выводов.
• Схема возможных альтернативных ответов, рассмотренных и отклоненных.
• Анализ текущего и будущего влияния рассмотренных альтернатив на финансовую отчетность.
• Что вы конкретно собираетесь раскрыть о предлагаемом бухгалтерском учете и где это будет раскрыто.
• Мнение комитета по аудиту по предлагаемому порядку ведения бухгалтерского учета или вопросу независимости аудитора.
• Знают ли компания или ее аудиторы о какой-либо предыдущей позиции персонала SEC, связанной с данным вопросом.
• Заключение аудитора компании по вопросу бухгалтерского учета, аудита или независимости, а также обсуждались ли представление и предлагаемое решение проблемы с национальным офисом аудитора или другим техническим ресурсом, и если да, то когда это обсуждение происходило.
• Описание любых текущих или предыдущих обсуждений или переписки с отделами правоприменения, корпоративного финансирования или управления инвестициями или любым другим отделом или офисом Комиссии по вопросу (ам) в заявке.

Компании должны приложить копии соответствующих документов, которые могут помочь персоналу прийти к заключению. Такие документы могут включать: организационные схемы, контракты или юридические документы, соответствующие пресс-релизы, протоколы совета директоров или презентации.

В заявке должны быть указаны имя и номер телефона контактного лица компании. Кроме того, укажите имена местных партнеров компании по аудиту и других технических ресурсов, с которыми вы консультировались, например, сотрудников национального офиса.

Чего ожидать от OCA

Хотя процесс, используемый персоналом OCA для решения вопросов бухгалтерского учета, аудита и независимости аудитора, часто варьируется в зависимости от сложности проблемы, доступных ресурсов или временных ограничений владельца регистрации, среди других переменных, ниже приводится описание типичного процесса.

Материалы, полученные в Группу бухгалтерского учета или Группу профессиональной практики, обычно передаются группе сотрудников OCA. Руководителем группы обычно является сотрудник, имеющий опыт и знания по темам, которые компания будет обсуждать с сотрудниками.Этот человек будет контактным лицом для всех обсуждений с OCA, связанных с этим конкретным вопросом, включая запросы о статусе обсуждений персонала. Как правило, руководитель группы свяжется с компанией в течение 3 дней после получения заявки.

Каждый член команды прочитает представленные документы и соответствующую литературу по бухгалтерскому учету или аудиту. Будет проведен поиск литературы по бухгалтерскому учету или аудиту, чтобы убедиться, что все соответствующие ссылки обсуждаются в заявке.Команда также рассмотрит, как ОСА ранее решала аналогичные вопросы бухгалтерского учета или аудита, чтобы увидеть, был ли создан прецедент для рассматриваемой проблемы или есть ли прошлое решение, с которым можно сопоставить текущую проблему.

Команда обменивается предварительными взглядами и обычно составляет список оставшихся вопросов для компании и ее аудиторов. Руководитель группы обычно звонит в компанию, чтобы организовать конференц-связь, чтобы обсудить вопросы и получить ответы. OCA часто просит контактное лицо аудитора также участвовать в конференц-связи, чтобы способствовать всестороннему обсуждению и пониманию персоналом технических вопросов.

Во время этой конференц-связи компания может ожидать, что руководитель группы попросит кого-нибудь из компании кратко объяснить проблему, чтобы привлечь внимание к разговору. Затем группа задаст вопросы и вовлекает участников в обсуждение факторов, которые они считают важными для анализа, а также даст компании возможность объяснить рекомендуемый порядок ведения бухгалтерского учета или решение аудита. В результате этого звонка компанию могут попросить подготовить дополнительную письменную корреспонденцию для персонала, возможно, чтобы дать ответы на дополнительные вопросы, задокументировать сложный ответ, который лучше понять на бумаге, или предоставить запрошенные элементы, такие как внутренние финансовый анализ или соответствующие презентации для совета директоров или членов комитета по аудиту.Своевременное представление дополнительно запрошенных пунктов имеет решающее значение для продвижения консультации.

Если вопрос решен в литературе по бухгалтерскому учету или аудиту или не является необычным, новым или спорным и решается по взаимному согласию персонала и регистранта, то проверка OCA обычно заканчивается на этом этапе. В противном случае члены команды могут обсудить этот вопрос со старшим заместителем главного бухгалтера – Бухгалтерские интерпретации и заместителем главного бухгалтера – Бухгалтерский учет или заместителем главного бухгалтера – Профессиональная практика.

Группа может проконсультироваться с персоналом Совета по стандартам финансового учета, PCAOB или сотрудниками национальных офисов нескольких неучаствующих аудиторских фирм для сбора сторонних мнений и интерпретаций конкретного рассматриваемого вопроса. Во время таких консультаций название и идентифицирующие характеристики компании и сделки скрываются в целях сохранения конфиденциальности. Информация, собранная в ходе этих обсуждений, является лишь одним из элементов процесса принятия решений сотрудниками.

После того, как будет принято решение по вопросу бухгалтерского учета, аудита или независимости, с компанией свяжутся по телефону, чтобы сообщить заключение персонала и его основание. На этом этапе компания может запросить у главного бухгалтера проверку заключения ОСА по бухгалтерскому учету, аудиту или независимости, что часто достигается путем личной встречи между компанией и персоналом. Компания должна сообщить руководителю группы, если она желает запросить такую ​​проверку.

Компания может ожидать от двух до трех недель между получением представления и доставкой заключения. Ожидайте больше времени, если первоначальное представление неполное или последующее представление задерживается; меньше, если первое представление является тщательным и не требуется последующего представления. Если в процессе работы у контактов компании возникнут какие-либо вопросы, им следует без колебаний позвонить руководителю группы.

Заключительная переписка

Для документации компании, после решения вопроса, компания может подготовить и отправить персоналу письмо, описывающее понимание компанией позиции персонала.В таких случаях черновик письма следует отправить для комментариев персонала. Последнее письмо, вероятно, будет включено в файлы OCA для документирования позиции, занятой персоналом в отношении конкретного вопроса компании.

Прочие вопросы

В документах DCF или IM, которые подаются с проблемой, ожидающей решения в OCA, в пересылочной корреспонденции должны указываться характер и статус проблемы. В документах, поданных вскоре после решения проблемы и прошедших предварительную проверку, в пересылаемой корреспонденции должен быть указан характер проблемы и ответ, предоставленный персоналом OCA.

---

¹ Этот документ, Руководство по консультированию с Офисом Главного Бухгалтера, касается рутинной обработки бухгалтерских вопросов в Офисе Главного Бухгалтера и не предоставляет какому-либо отдельному регистранту или лицу какие-либо права или привилегии и не предоставляет обязанность SEC или ее персонала в связи с любым вопросом, рассматриваемым SEC или ее персоналом.

² Напоминаем компаниям, однако, что электронная почта не является конфиденциальной, и другие лица могут перехватывать и читать электронную почту.

Лучший способ уволить вашего бухгалтера или CPA

Абсолютно да. Как владелец бизнеса вы можете уволить своего бухгалтера, сертифицированного публичного бухгалтера (CPA) или любого другого бизнес-консультанта в любое время без предварительного уведомления.

Увольнение бухгалтера не означает, что вы можете отказаться от оплаты этому человеку. Вы должны оплатить услуги, предоставленные до даты увольнения, даже если вы оспариваете эти услуги или считаете, что эти услуги в каком-то смысле не соответствовали требованиям.

Пришло время уволить вашего бухгалтера?

Прежде чем вы сделаете шаг к увольнению вашего бухгалтера или CPA, подумайте, почему вы делаете это действие.Прерывание отношений с надежным бизнес-консультантом может иметь негативные последствия для вас и вашего бизнеса. Например, если ваш бухгалтер находится в процессе подготовки вашей налоговой декларации, когда вы решите уволить его или ее, это может потребовать больше времени и денег и замедлить ход вашей налоговой декларации.

Прежде чем увольнять бухгалтера, ответьте на эти вопросы:

• Что конкретно меня расстраивает? Это вызвано налоговой или финансовой проблемой или проблема с этим бухгалтером? Проблема с налоговой декларацией может быть легко решена с помощью лучшего общения, в то время как проблема с бухгалтером, как правило, может быть личностным конфликтом, который не может быть разрешен.
• Бухгалтер все делает своевременно? Отвечает ли мой бухгалтер на вопросы и проблемы быстро и полностью? Или он / она не отвечает мне быстро, когда у меня есть вопрос?
• Будет ли увольнение моего бухгалтера иметь серьезные негативные последствия из-за незавершенной налоговой декларации или финансовых проблем? Лучше подождать, пока проблема не будет решена или пока не будет подана налоговая декларация?

Причины принять меры

• Если бухгалтер не действует профессионально или этично.Если ваш бухгалтер просит вас сделать что-то или говорит, что он / она собирается делать то, что вы считаете неэтичным, вам не следует работать с этим человеком.
• Если бухгалтер не реагирует на ваши потребности, не отвечая на вопросы, быстро и полностью отвечая на вопросы или игнорируя телефонные звонки или электронные письма
• Если бухгалтер не понимает вашего дела или вашей компании.
• Если бухгалтер дает обещания, а потом их не выполняет. Бухгалтер, обещающий решить налоговый вопрос в вашу пользу, нечестен.

Прежде чем вы сделаете последний шаг

Поговорите со своим бухгалтером о своих проблемах. Объясните, почему вас не устраивает бухгалтер, и изложите свои ожидания в отношении отношений. Обсудите, как вы оба можете работать, чтобы улучшить общение. Если вас беспокоит конкретный налоговый или финансовый вопрос, поговорите об ожиданиях и попросите своего бухгалтера честно рассказать о результате.

Если вы считаете, что ваш бухгалтер или CPA нарушил этические нормы, обратитесь за информацией в ассоциацию CPA вашего штата или ассоциацию бухгалтеров.Помните, что разница между CPA и бухгалтером заключается в том, что CPA лицензированы и регулируются во всех штатах, в то время как бухгалтеры могут не быть.

Возьмите на себя ответственность за вашу бухгалтерскую информацию. Даже если ваш бухгалтер или налоговое лицо хранит все ваши книги в Интернете, у вас должен быть полный доступ ко всей этой информации. Сделайте резервную копию ваших файлов. Вы можете распечатать самые последние данные о прибылях и убытках, балансе и дебиторской задолженности за последний год, чтобы у вас не было простоев во время перехода.

Составьте список всех паролей и сайтов, к которым имеет доступ ваш бухгалтер, чтобы вы могли быстро внести изменения в эту информацию, чтобы закрыть доступ вашему бухгалтеру.

Шаги, которые необходимо предпринять в процессе обжига

Если вы определенно решили уволить своего бухгалтера, вам следует предпринять следующие шаги:

• Во-первых, вам следует нанять нового бухгалтера, особенно если вы столкнулись с налоговой или финансовой проблемой. Попросите вашего нового бухгалтера получить файлы от предыдущего бухгалтера и обработать уведомление IRS, если применимо.Сообщите новому бухгалтеру о ваших успехах в увольнении.
• Посмотрите в своей деловой документации, какое соглашение у вас есть с вашим бухгалтером. Большинство бухгалтеров или бухгалтеров не работают по фиксированной ставке, но если у вас есть письмо или контракт, следуйте соглашению в сроках и уведомлениях.
• Отправьте заказное или заказное письмо (чтобы у вас была запись о получении), в котором говорится о вашем намерении прекратить отношения, вступающее в силу немедленно после получения письма, и с указанием вашему бухгалтеру прекратить работу над любыми текущими вопросами.Вам не нужно давать объяснения; это необязательно. Запросите все свои файлы или уведомите бухгалтера, что офис вашего нового бухгалтера будет запрашивать эти файлы, и попросите о сотрудничестве.
• В письме запросить возврат уплаченных гонораров за еще не выполненные работы. Попросите подробный счет с подробным описанием всех незавершенных работ и любых расходов.
• Измените все свои пароли для всех файлов, к которым имеет доступ ваш бухгалтер. Это включает в себя не только ваше бухгалтерское программное обеспечение, но и любые платежные ведомости, пароли для электронных денежных переводов, счета для выставления счетов и приложения (например, приложение для расчета миль), которые есть в вашей учетной записи.

Увольнять кого-то никогда не бывает легко и приятно, но иногда это необходимо. Ваш деловой подход к разрыву поможет всем легче справиться с ситуацией.

Руководители генерального директора The Ways

Вкратце об идее

Вы новый или начинающий генеральный директор? К сожалению, для руководителей нет школы – только школа опыта. И вам не будет позволено много ошибок: около 50% всех генеральных директоров меняются в течение пяти лет.

Как превзойти эти шансы? Разработайте четкую философию того, как вы можете повысить ценность своей компании. Ваша философия определяет, каким корпоративным областям вы уделяете больше всего внимания (стратегическое планирование? НИОКР? Подбор персонала?) И как вы проводите каждый день. Это также влияет на типы людей и поведение, которые вы цените, в том числе на то, какие решения вы принимаете лично, а какие делегируете. Ваш наиболее эффективный подход к лидерству может не соответствовать вашей личности, но – это , который лучше всего соответствует потребностям вашей компании.

Например, Ричард Розенберг, председатель BankAmerica, тратит большую часть своего времени на разработку строгих мер контроля, которые помогают его компании ориентироваться в строго регулируемой среде. Напротив, генеральный директор Gillette Аль Зайен обеспечивает последовательное выполнение корпоративных целей на своем географически удаленном предприятии, лично проводя 800 проверок эффективности ежегодно.

Никакой лидерский подход не может гарантировать ваш успех. Но когда вы сознательно выбираете наиболее подходящий подход для своей компании, вы обеспечиваете ясность, последовательность и приверженность, необходимые для лидерства.

Идея на практике

Нет недостатка в школах для бизнесменов всех специальностей: бухгалтеров, инженеров, финансистов, технологов, информационных специалистов, маркетологов и, конечно же, генеральных менеджеров, у которых есть выбор из сотен, если не тысяч программ MBA. Но где же школа для человека, отвечающего за получение наилучших результатов от всех этих членов организации? Для руководителей нет школы, кроме школы опыта.Руководители должны учиться на работе, как руководить компанией, и они должны учиться, пока все заинтересованные стороны наблюдают.

CEO должны учиться на работе, и они должны учиться, пока все заинтересованные стороны смотрят.

Работа генерального директора не похожа ни на одну другую в организации. Это бесконечно. Руководители высшего звена по определению несут полную ответственность за каждое решение и действие каждого члена компании, включая те решения и действия, о которых они не подозревают.Генеральным директорам – даже новым – допускаются небольшие ошибки. Неудивительно, что исследования показывают, что от 35% до 50% всех генеральных директоров меняются в течение пяти лет. Это дорогостоящее предложение для любой организации, поскольку ни одна компания не может потерять своего лидера, не потеряв в некоторой степени, даже временно, своей идентичности и направления.

Два года назад наш интерес к роли генерального директора побудил нас начать обширное исследование того, как руководители высшего звена руководят. За 12 месяцев мы опросили 160 руководителей по всему миру, большинство из которых руководили крупными корпорациями в таких разнообразных отраслях, как добыча золота, компьютеры и безалкогольные напитки.Наша цель состояла в том, чтобы изучить набор установок, действий и моделей поведения, которые определяли, как эти руководители управляют своими организациями. Если честно, входя в проект, мы предположили, что может оказаться 160 различных подходов к лидерству. Там не было. По нашим данным, всего 5 различных подходов.

Независимо от того, где находится компания и что она производит, ее генеральный директор должен разработать руководящую всеобъемлющую философию о том, как он или она могут наилучшим образом повысить ценность. Эта философия определяет подход генерального директора к лидерству.Под подходом мы имеем в виду, какие области корпоративной политики – например, стратегическое планирование, НИОКР или подбор персонала – привлекают наибольшее внимание, какие люди и поведение ценит в организации генеральный директор, какие решения он принимает лично или делегирует. , и как он или она проводит каждый день. Подход к лидерству – это последовательный, явный стиль управления, а не отражение личного стиля. Это важное различие. (См. Врезку «Что с этим делать?»). Мы обнаружили, что в эффективных компаниях генеральные директора не просто применяют подход к лидерству, который подходит их личностям, но вместо этого принимают подход, который наилучшим образом отвечает потребностям организации и ее сотрудников. бизнес-ситуация под рукой.Индустрия стремительно растет или уже зрелая? Сколько существует конкурентов и насколько они сильны? Имеет ли значение технологии, и если да, то куда они денутся? Каковы капитал и человеческие активы организации? Что составляет устойчивое конкурентное преимущество и насколько близка организация к его достижению? Ответы на подобные вопросы определяют, какой из следующих пяти подходов к руководству примет эффективный генеральный директор.

1. Стратегический подход.

Руководители

, использующие этот подход, считают, что их самая важная задача – создать, протестировать и спроектировать реализацию долгосрочной стратегии, в некоторых случаях распространяющейся на далекое будущее.Они объясняют, что их позиция по контролю за всеми сферами деятельности корпорации дает им уникальную возможность определять распределение ресурсов своей организации и оптимальное направление. Ежедневно они проводят свое время в деятельности, направленной на выяснение отправной точки своей организации (текущая бизнес-ситуация) и точки прибытия (наиболее выгодное положение на рынке в будущем). Эти генеральные директора посвящают примерно 80% своего времени вопросам, не связанным с операциями организации, – клиентам, конкурентам, технологическим достижениям и рыночным тенденциям, – в отличие от внутренних вопросов, таких как найм или системы контроля.Из этого следует, что они склонны ценить сотрудников, которым они могут делегировать повседневную работу своих организаций, а также тех, кто обладает четко настроенными аналитическими навыками и навыками планирования.

2. Подход «человек-активы».

В отличие от генеральных директоров в вышеупомянутой группе, генеральные директора по человеческим активам твердо убеждены в том, что разработка стратегии относится к рынкам, в бизнес-единицах. По словам этих генеральных директоров, их основная задача – прививать своим организациям определенные ценности, модели поведения и отношения посредством тщательного управления ростом и развитием людей.Эти руководители постоянно путешествуют, проводя большую часть своего времени в деятельности, связанной с персоналом, такой как подбор персонала, оценка эффективности и картирование карьеры. Их цель – создать вселенную руководителей-сателлитов: людей на всех уровнях организации, которые действуют и принимают решения так же, как и генеральный директор. Неудивительно, что эти руководители ценят долгосрочных сотрудников, которые постоянно демонстрируют поведение «корпоративного стиля», в отличие от так называемых индивидуалистов, которые не всегда придерживаются организационных норм.

3. Экспертный подход.

Руководители, которые руководят, используя этот подход, считают, что самая важная обязанность генерального директора – это выбор и распространение внутри корпорации области знаний, которая будет источником конкурентного преимущества. Их графики показывают, что они посвящают большую часть своего времени деятельности, связанной с выращиванием и постоянным повышением квалификации, например изучению новых технологических исследований, анализу продукции конкурентов и встречам с инженерами и клиентами.Они часто сосредотачиваются на разработке программ, систем и процедур, таких как политики продвижения и планы обучения, которые вознаграждают людей, которые приобретают знания и делятся ими через границы бизнес-единиц и функций. Эти генеральные директора, как правило, нанимают людей, прошедших специальную подготовку, но они также ищут кандидатов, обладающих гибким мышлением, лишенных предубеждений и демонстрирующих готовность погрузиться в опыт – внушают – не слишком сильное слово.

4. Коробочный подход.

Руководители

из этой категории считают, что они могут принести больше пользы своим организациям, создав, общаясь и отслеживая явный набор средств контроля – финансовых, культурных или и того, и другого, – которые обеспечивают единообразное, предсказуемое поведение и опыт для клиентов и сотрудников. Руководители, использующие этот подход, считают, что успех их компаний зависит от способности предоставлять клиентам постоянный и безрисковый опыт. В результате эти руководители проводят свои дни, занимаясь исключениями из средств контроля своей организации, такими как квартальные результаты, которые не соответствуют ожиданиям, или проект, который не укладывается в установленные сроки.Кроме того, они уделяют больше времени, чем другие генеральные директора, разработке подробных предписывающих политик, процедур и вознаграждений для закрепления желаемого поведения. Наконец, эти руководители склонны ценить стаж в организации, часто продвигая людей с многолетним опытом работы в корпоративную команду и редко нанимая руководителей высшего звена извне.

5. Подход изменений.

Руководители этой категории руководствуются убеждением, что важнейшая роль генерального директора заключается в создании среды постоянного переосмысления, даже если такая среда вызывает беспокойство и замешательство, приводит к некоторым стратегическим ошибкам и временно ухудшает финансовые показатели.В отличие от генеральных директоров, использующих стратегический подход, эти генеральные директора сосредотачиваются не на конкретной точке прибытия своей организации, а на процессе ее достижения. Точно так же их направленность резко контрастирует с фокусом лидера: системы контроля, письменные отчеты, циклы планирования, политики и правила, похоже, не интересуют этих так называемых агентов изменений. Вместо этого они тратят до 75% своего времени, используя речи, встречи и другие формы общения, чтобы побудить членов своих организаций принять гештальт изменений.Они проводят свои дни в полевых условиях, встречаясь с широким кругом заинтересованных сторон, от клиентов до инвесторов, поставщиков и сотрудников практически на всех уровнях организации. Неудивительно, что люди, которых они ценят, обычно являются теми, кого можно назвать агрессивными и независимыми, – людьми, которые рассматривают свою работу не как привилегии, а как возможности для продвижения по службе, которыми нужно пользоваться каждый день. Старшинство мало что значит для агента по изменениям; страсть, энергия и открытость новому, заново открытому завтрашнему дню имеют гораздо большее значение.

Руководители, которые руководят, используя подход изменений, тратят большую часть своего времени на мотивацию сотрудников с помощью выступлений и встреч.

В этой статье мы более подробно опишем пять подходов к лидерству и рассмотрим, какие бизнес-ситуации требуют каких подходов. Есть, естественно, некоторое совпадение. Например, руководители, использующие стратегический подход, могут использовать элементы лидерства в области человеческих ресурсов. Некоторые стандартные руководители используют приемы стратегического лидера для решения нестандартных проблем, которые могут быть упущены из виду в организациях, ориентированных на контроль.Тем не менее, наше исследование показывает, что в наиболее эффективно управляемых организациях руководители выбирают доминирующий подход, используя его в качестве компаса и руля направления всех корпоративных решений и действий. Наше исследование также показывает, что подход генерального директора может и должен меняться в течение его или ее срока пребывания в должности. Один из наших испытуемых, Эдзард Рейтер, генеральный директор автопроизводителя Daimler-Benz, сказал: «Бизнес – это живой организм. Всегда будет момент, когда изменится окружающая среда, изменится конкуренция, что-то критическое изменится, и вы должны осознать это и взять на себя ведущую роль в удовлетворении изменений.”

Таким образом, каким бы ни был подход, роль генерального директора состоит в том, чтобы действовать решительно и смело – требование лидерства высокого уровня, которому можно научиться только путем обучения на рабочем месте.

Стратегический подход: фокусировка на будущем, ближайшем и далеком

Из всех гипотез, которых мы придерживались в начале нашего исследования, ни одна не казалась столь же неопровержимой, как наше предположение о том, что подавляющее большинство генеральных директоров считают себя главными провидцами корпорации, ответственными за определение краткосрочной и долгосрочной стратегии. Наши данные говорят о другом: из 160 опрошенных нами руководителей менее 20% подписались на этот подход к лидерству.Фактически, преобладающее мнение наших испытуемых заключалось в том, что те, кто имеет наиболее частые и значимые контакты с клиентами и конкурентами, должны нести ответственность за стратегическую оценку и планирование. Питер Джордж, исполнительный директор Ladbroke Group, британского концерна, специализирующегося на играх и гостиничном бизнесе, говорит просто: «Стратегия – это сфера деятельности бизнес-единиц, потому что люди, управляющие ими, ближе всего к рынкам».

Тем не менее, мы встретили отдельную группу руководителей, которые были уверены, что их положение дает им наилучшую точку зрения для принятия решений о распределении капитала, управлении ресурсами, инвестициях в технологии, новые продукты и места для ведения бизнеса.По этой причине, как они утверждают, один только генеральный директор (хотя его часто поддерживает небольшая корпоративная команда) имеет все необходимое, чтобы точно определить, куда должна двигаться компания во всех ее частях и подразделениях и с какой скоростью.

Откройте журнал расписания генерального директора по стратегии. Вы увидите время, отведенное на общую тему: сбор, обработка и анализ данных. Эти генеральные директора посвящают большую часть своих дней деятельности, которая в конечном итоге приводит к стратегическим решениям. Они тщательно собирают и проверяют информацию о рынках, экономических тенденциях, покупательских моделях, возможностях конкурентов и других вопросах, не связанных с деятельностью их организаций.Чтобы расширить свои источники данных, эти руководители часто используют целевые группы компании или внешних консультантов и охотно используют другие источники информации и мнений, такие как фундаментальные исследования, отраслевые публикации и независимые опросы. Руководители отдела стратегии стремятся понять, как ведут себя их клиенты и что для них действительно важно. Они также стремятся узнать как можно больше о сильных сторонах, технологиях и ключевых потребительских сегментах каждого конкурента. Более того, генеральный директор по стратегии фокусируется на знании возможностей организации или того, насколько хорошо организация может реализовать свою стратегию.Что может сделать компания? Что он не умеет? Каковы его самые низкие затраты, высочайшее качество и самая быстрая скорость доставки? В общем, руководители стратегии посвящают себя пониманию отправной точки компании, выбору точки ее прибытия и, что, возможно, наиболее важно, составлению маршрута между ними.

Откройте журнал расписания генерального директора стратегии, и вы увидите время, потраченное на сбор, обработку и анализ огромных объемов данных.

Как они всего этого достигают? Руководители стратегических компаний в большей степени, чем руководители любой другой категории, используют обширный анализ, а также системы отчетности и планирования, которые тестируют стратегические сценарии, и они часто сосредотачивают работу своих корпоративных команд на этих системах.Например, генеральный директор Coca-Cola Роберто Гойзуэта курирует программу, в рамках которой страновые менеджеры каждые шесть месяцев проводят три дня каждые шесть месяцев на сессиях планирования с высшей корпоративной командой, исследуя каждый аспект своего бизнеса. «Мы обсуждаем, что мы делаем правильно, что работает, а что неправильно», – говорит Джон Хантер, главный операционный директор и исполнительный вице-президент по международным операциям компании. «Мы говорим о стратегиях на следующий год и следующие три года. Мы спрашиваем: «Что изменится с точки зрения нашего потребителя, нашего рынка, рыночной среды, конкурентов и нашей системы розлива?» Мы бегаем вниз и просматриваем все эти вещи, а затем говорим: «Где нам нужно через три года и что нам нужно сделать, чтобы этого добиться? »» Через несколько недель после этих встреч менеджеры по стране летят в штаб-квартиру Coke в Атланте, штат Джорджия, чтобы представить свои однолетние и трехлетние стратегические планы и операционные бюджеты. в другом сложном процессе обсуждения, тестирования и планирования.Как и во многих компаниях, возглавляемых директорами по стратегическим вопросам, такие сессии в течение года дополняются несколькими другими форумами, посвященными анализу и формулированию стратегии.

Майкл Делл из Dell Computer – еще один генеральный директор, который определяет краткосрочный и долгосрочный стратегический путь своей компании, собирая огромные объемы данных. В компании, занимающейся сборкой персональных компьютеров, работают специально обученные сотрудники, которые ежедневно принимают 50 000 телефонных звонков от клиентов, документируют и систематизируют свои комментарии, которые затем передаются менеджерам.Кроме того, каждую пятницу менеджеры Dell из всех функциональных подразделений на всех заводах и в офисах по всему миру собираются на встречи с клиентами, на которых недовольный клиент обращается к менеджерам по громкой связи. «Дело в том, чтобы привлечь внимание всей организации к потребителю», – объясняет Dell. «Мы хотим, чтобы каждый буквально слышал голос клиента, чтобы слышать разочарование, когда мы делаем что-то, что затрудняет использование наших продуктов». Телефонные звонки клиентов также используются для поиска идей относительно новых продуктов и услуг.В результате множества звонков от людей, интересующихся, например, производством ли Dell небольшого и мощного портативного компьютера, компания начала сборку и распространение модели процессоров Pentium на 100 мегагерц. Dell была одной из первых, кто выпустил этот продукт на рынок. Сам Майкл Делл также ежедневно входит в Интернет, просматривая доски объявлений и чаты, наиболее часто используемые инсайдерами отрасли и компьютерными фанатами, для получения информации и мнений о рыночных тенденциях и реакции на продукцию своей компании и конкурентов. .

Что заставляет генерального директора принять на себя роль главного стратега? Наше исследование показывает, что ни тип отрасли, ни национальное происхождение компании не являются определяющими факторами. Вместо этого возникает один актуальный вопрос, связанный с уровнем сложности компании или отрасли с точки зрения технологии, географии или организационной структуры. Например, в Coca-Cola работает 32 000 сотрудников почти в 200 странах мира. Объем и темп изменений также кажутся особенно важными.Чем менее стабильна ситуация, тем больше вероятность того, что генеральный директор будет полагать, что он или она должны быть и наблюдателем, и навигатором. Мы слышали, что для того, чтобы хорошо выполнять эти роли, генеральному директору необходимо понимание, основанное на данных, которое дает такой подход к лидерству. Наконец, мы обнаружили, что стратегический подход часто выбирают руководители, которым часто приходится принимать решения, которые имеют огромные последствия. Опять же, этот подход предоставляет такую ​​информацию и включает в себя тестирование и планирование, которые требуются для хорошо рассчитанного принятия риска.

Подход, основанный на человеческих активах: управление одним человеком за раз

Не каждый генеральный директор, использующий подход, основанный на человеческих активах, думает, что эта стратегия принадлежит бизнес-единицам, но большинство так считают. Их компании, как объясняют многие руководители в этой категории, либо слишком сложны, либо, что интересно, слишком прямолинейны, чтобы долгосрочное стратегическое планирование было разумным использованием времени генерального директора. Вместо этого эти руководители считают, что в их конкретных организациях успех зависит от превосходного исполнения – от того, как члены их компаний принимают решения, взаимодействуют с клиентами, выпускают новые продукты или разрабатывают программы, чтобы отклонить или победить конкурентов.Соответственно, они считают, что их императив – нанимать и развивать людей, которые будут действовать разумно, быстро и надлежащим образом без прямого или постоянного надзора. И они считают, что способ развить таких людей заключается в преобразовании ценностей и поведения практически каждого члена организации в ценности и модели поведения компании с помощью согласованного набора систем, программ и политик. Наше исследование показывает, что этот подход к лидерству является вторым по распространенности после подхода коробок и используется примерно 22% опрошенных нами руководителей.

Некоторые компании слишком сложны или слишком прямолинейны, чтобы долгосрочное планирование было разумным использованием времени генерального директора.

Как группа, руководители человеческих ресурсов общаются и демонстрируют то, что они хотят, лично. Их графики поездок не уступают расписанию государственного секретаря или министра иностранных дел: до 90% времени они проводят вне офиса. «Люди снова и снова спрашивают меня:« Почему вы все время путешествуете? »И ответ на этот вопрос довольно прост, – говорит Аль Зайен, генеральный директор Gillette, компании по производству товаров личной гигиены с 34 000 сотрудников. по всему миру.«Я путешествую, потому что там люди. Я путешествую, потому что хочу быть уверенным, что люди, принимающие решения, скажем, в Аргентине, имеют такую ​​же справочную базу, как и я в компании. Я хочу убедиться, что все они используют те же основные правила, что и я. Я хочу посмотреть, преследуют ли они те же цели. Я путешествую, потому что такие вещи можно найти только на родине ».

Руководители отдела кадров имеют графики командировок, которые не уступают графику поездок государственного секретаря: до 90% времени они проводят вне офиса.

Во время путешествия руководители отдела кадров обычно сосредотачиваются на нескольких конкретных аспектах корпоративной политики. Первым из них является прием на работу, область, в которой руководители отдела кадров больше, чем руководители любой другой категории. Например, в PepsiCo генеральный директор Уэйн Кэллоуэй берет интервью у каждого кандидата на 600 лучших должностей в компании. «Неважно, собираются ли они работать в Пакистане или Филадельфии – я могу с ними поговорить», – говорит он. «У нас есть возможность узнать друг друга и убедиться, что у нас одни и те же ценности, цели и стандарты.Таким образом, когда они вернутся в Пакистан и кто-то захочет что-то сделать, они скажут: «Ну, я не знаю. Это не то, что я слышал, и я слышал это прямо от самого Кэллоуэя, поэтому я думаю, что это не то, что мы должны делать ”. Кэллоуэй, как и многие другие генеральные директора, занимающиеся человеческими активами, также иногда контролирует прием на работу на более низких уровнях организации. Например, однажды он принимал участие в найме двух новых MBA в офис PepsiCo в Уичито, штат Канзас. Точно так же Херб Келлехер из Southwest Airlines говорит, что он участвовал в отборе агентов по перронам в небольших региональных аэропортах.Он объясняет, что прием на работу «там, где все начинается». Это исток реки, и если вы загрязняете его, вы постепенно загрязняете все, что находится ниже по течению ». Говоря в более общем плане о своем подходе к лидерству, Келлехер озвучивает еще одну тему руководителей, занимающихся человеческими активами: «Мы нанимаем отличных специалистов и научим их любой функциональности, которая им понадобится».

Руководители отдела кадров также уделяют внимание другим областям управления персоналом, таким как обучение, стимулы, планирование карьеры и программы по увеличению удержания персонала.Например, Аль Зайен лично проводит 800 проверок эффективности в год в Gillette, отслеживая сотрудников на предмет их приверженности действиям, которые приносят пользу всей компании, а не только их подразделениям или странам. Он посещает собрания по разработке продуктов практически в каждом подразделении компании, чтобы, конечно же, следить за научно-исследовательскими работами, но также и для определения звездных сотрудников, которым он может указать направления, по которым они в противном случае не пошли бы. Однажды он, например, организовал перевод менеджера из Новой Зеландии в офис Gillette в Редвуд-Сити, штат Калифорния, поскольку считал, что этот менеджер подает большие надежды и что этот перевод принесет пользу его карьере и компании.Начальник новозеландца сказал Зейену, что этот человек никогда не покинет свою родную страну, поэтому Зайен сделал то, что сделал бы любой генеральный директор по человеческим ресурсам: он прилетел в Новую Зеландию, чтобы лично убедить сотрудника. Мужчина согласился на встречу.

Другие руководители человеческих ресурсов проявляют такое же внимание к кадровым вопросам. Например, исполнительный директор британского производителя продуктов питания United Biscuits Эрик Николи курирует систему, которая оценивает производительность сотен сотрудников раз в полгода.Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что «мотивированные, заботливые и оптимистичные» члены организации будут идентифицированы и вознаграждены, а другие будут переобучены или уволены. Вторя многим другим СЕО в этой категории, Николи отмечает, что пристальное внимание ко многим людям и карьерам требует огромных затрат времени, но что это единственный способ управлять операцией, в которой генеральный директор просто не может быть везде или знать все.

Хотя большинство руководителей человеческих ресурсов склонны ценить сотрудников, которые демонстрируют предсказуемые ценности «корпоративного стиля», такие как честность и лояльность по отношению к корпорации, они также верят в индивидуальные возможности.Эти генеральные директора могут и дают полномочия членам организации действовать быстро и свободно без одобрения корпорации. Это право действовать предоставляется только сотрудникам, которые уже придерживаются образа действий компании. Но в организациях, возглавляемых эффективными руководителями, занимающимися человеческими активами, эта группа проверенных командных игроков часто бывает большой. Подумайте, что произошло с Southwest Airlines, когда Midway Airlines прекратила свою деятельность в 1991 году. Через несколько часов после объявления Midway сотрудники Southwest из Далласа физически захватили все выходы на Midway в аэропорту Чикаго.«Я даже не знал, что они собирались в Чикаго, когда уезжали. «Они не позвонили мне сначала», – вспоминает Келлехер. «Они пришли позже и сказали:« Привет, шеф, мы только что кое-что сделали; мы думали, что вам может быть интересно узнать об этом ». Они никогда не сомневались в его одобрении, отмечает Келлехер, потому что« у нас такое большое согласие среди наших людей ». Конгруэнтность ценностей и действий, порождаемых ими в повседневной реализации корпоративной стратегии, является сутью подхода, основанного на человеческих активах.

Экспертный подход: отстаивание знаний

Небольшая, но отчетливая часть опрошенных нами генеральных директоров, менее 15%, говорят, что их основная роль заключается в отборе, развитии и распространении конкурентного опыта вверх, вниз и между бизнес-подразделениями организации.Другими словами, эти руководители считают, что они должны создать определенные возможности, которые позволят организации отличаться от конкурентов и тем самым приведут компанию к устойчивому преимуществу. Мы обнаружили, что экспертиза может быть процессом. Джулиан Огилви Томпсон, председатель южноафриканской горнодобывающей компании Anglo American, посвящает большую часть своего времени оттачиванию и распространению внутри организации уникальной компетенции компании в области технологий глубокой добычи.Экспертиза может быть набором идей и приемов, таких как ориентация на отношения между брендом и потребителем, которыми руководствуется Шарлотта Бирс, генеральный директор международного рекламного агентства Ogilvy & Mather. Опыт также может быть концепцией. В Motorola приверженность генерального директора к безупречному качеству определяет работу корпоративного офиса. Когда генеральный директор решает использовать экспертный подход? Когда он или она считает, что хорошо продуманная, тщательно разработанная область компетенции – это самый надежный способ получить и сохранить конкурентное преимущество.

В своей повседневной деятельности опытные генеральные директора охватывают большую территорию организации, чем генеральные директора из любой другой категории, потому что они не так вовлечены в рабочие детали. Вместо этого они сосредотачиваются на формировании корпоративной политики, которая укрепит компетенцию их организаций. Например, при приеме на работу опытные руководители обычно не проводят собеседований. Однако они разрабатывают и контролируют политику, лежащую в основе процесса найма, чтобы гарантировать, что их компании будут привлекать кандидатов, имеющих опыт в данной области знаний или склонных полностью погрузиться в нее.Точно так же опытные генеральные директора следят за тем, чтобы программы мотивации своих компаний поощряли сотрудников, которые развивают свои знания и делятся ими с коллегами. И они разрабатывают системы контроля и отчетности, которые отслеживают миссии их компаний и устанавливают координационный центр для всей деятельности в корпорации. Экспертные руководители обычно не уделяют много времени сбору или анализу данных. Но они направляют тех, кто выполняет эту работу, для сбора данных, которые помогут им определить, какие типы знаний или компетенций актуальны для потребителей, какие конкуренты имеют преимущество и сколько это будет стоить, чтобы стать лучшими.

Опытный генеральный директор тратит большую часть своего времени на то, чтобы сосредоточить внимание организации на ее области знаний и посылать убедительные сообщения о приоритетах компании. В Motorola, например, бывший генеральный директор Роберт Гэлвин уходил со встреч, посвященных работе бизнес-подразделения, после обсуждения показателей качества, наглядно демонстрируя то, что он считал уникальной компетенцией компании и его заботой номер один. Однако руководители, ведущие подобным образом, не просто проповедуют евангелие своего избранного опыта; они умеют создавать программы или системы, которые его усиливают.В компании Cooper Industries, расположенной в Хьюстоне, которая специализируется на базовом низкотехнологичном производстве, генеральный директор Роберт Чизик развертывает «группы спецназа» из производственных экспертов внутри компании, которые путешествуют из подразделения в подразделение, чтобы исследовать и модернизировать производственные практики и оборудование. У команд есть влияние: их отчеты поступают непосредственно в офис генерального директора, и годовое пребывание в одной из этих команд является обязательным для менеджеров, которые хотят продвинуться в организации. В Anglo American Огилви Томпсон создал группу высококвалифицированных мужчин и женщин, называемых «инженерами-консультантами», которые ездят на производственные предприятия компании по всему миру и служат линейными менеджерами, где бы они ни находились.Инженеры-консультанты, по его словам, «берут идею у сотрудников алмазного рудника Premier, которые умело управляют операциями, и могут передать эту идею на рудники группы DeBeers в Намибии или Ботсване действительно бесплатно, добавив: ценность для других ». Приверженность Огилви Томпсона этой группе – он часто лично решает, кто станет инженером-консультантом и определяет, куда будет направлен каждый – отражает его приверженность опыту компании.

руководителей, использующих экспертный подход, не просто проповедуют евангелие своего опыта; они создают программы для его усиления.

Expertise Генеральные директора составили самую маленькую группу, которая была выявлена ​​в нашем исследовании. Причина, по нашему мнению, кроется в трудности сохранения подхода. При свободном потоке информации и людей между компаниями и странами сложно сохранить свой опыт в сфере компетенции. Кроме того, опыт не сможет долго оставаться актуальным на постоянно меняющемся рынке. Практически каждый генеральный директор в этой категории осознает эти проблемы. Роберт Джизик из Cooper считает, что его компании скоро понадобится новая компетенция, чтобы оставаться впереди.Шарлотта Бирс отмечает, что конкуренты могут «позаимствовать» и «заимствуют» маркетинговые методы, которые впервые применила компания Ogilvy & Mather: фирменная печать и пробник для марки . Но, как и многие сторонники этого подхода, Бирс выступает за экспертное лидерство, чтобы сосредоточить организацию на том, что она должна делать, чтобы конкурировать и побеждать.

Коробочный подход: давление православия

От самой предприимчивой компании-разработчика программного обеспечения до самого консервативного банка – у каждой компании есть поле – набор процедурных, финансовых и культурных мер, которым должны соответствовать члены организации.Все генеральные директора тратят часть своего времени на разработку и поддержку средств контроля, а также на оценку эффективности бизнес-единиц и сотрудников по отношению к этим средствам контроля. Но руководители, которые действительно являются лидерами по боксу, считают эти задачи своей основной обязанностью. Наше исследование показывает, что генеральные директора, использующие этот подход, часто руководят компаниями в строго регулируемых отраслях, таких как банковское дело, или в отраслях, в которых безопасность является первостепенной задачей, например в авиакомпаниях. Эти руководители объясняют, что их бизнес-ситуации практически не допускают права на ошибку, а в реальности разработка и применение строгих мер контроля становится высшим приоритетом для генерального директора.

Все генеральные директора тратят часть своего времени на разработку и поддержку средств управления, но настоящие лидеры считают это своей основной обязанностью.

Руководители

Box часто очень похожи на руководителей отдела кадров. Лидеры обеих категорий говорят, что они пытаются создать организации, в которых каждый человек при любых обстоятельствах будет действовать так же, как генеральный директор. Но вместо того, чтобы использовать развитие персонала и привитие ценностей в качестве средств, стандартные руководители используют системы контроля.Многие из этих руководителей говорят, что «построение рамок» и «определение границ» – их основные обязанности. Другими словами, они создают явные правила и вознаграждения за приемлемое поведение, результаты и результаты. Имея такой контроль, стандартные генеральные директора тратят большую часть своего времени на исключения, отслеживая причины пропуска сроков, непредвиденных убытков или результативности подразделений или сотрудников ниже среднего. Эти руководители часто используют внутренние обзоры и внешние аудиты, рейтинговые шкалы сотрудников, строгие политики и финансовые отчеты.Обычно они проводят свои дни в штаб-квартире корпорации, встречаясь с менеджерами, отвечающими за бизнес-единицы, или с другими членами корпоративной команды, и изучают предложения по новым программам или запросы на распределение ресурсов. Они изучают отчеты с мест о производительности, часто запрашивают дополнительные данные и строго подвергают сомнению то, что они видят и слышат. Наконец, генеральные директора, как правило, активно участвуют в коммуникациях компании, как внешних, так и внутренних. Морис Липпенс, председатель Fortis, международной финансовой компании, базирующейся в Бельгии, прикрывает все эти виды деятельности, описывая свою самую важную роль как «оказание давления ортодоксальности на корпорацию».Эта фраза отражает суть коробки генерального директора.

Тридцать процентов опрошенных нами руководителей уделяют достаточно времени и внимания методам, упомянутым выше, чтобы их можно было считать бокс-лидерами. В Lippens, например, работают сотни аудиторов, которые на постоянной основе отслеживают эффективность каждого бизнес-подразделения и сравнивают ее с другими подразделениями, а также с конкурентами. В HSBC Holdings, ранее известном как HongKong Shanghai Banking Company, исполнительный директор Джон Бонд курирует руководящие принципы, которые контролируют все аспекты системы информационных технологий компании.Небольшой штат экспертов, управляющих компьютерной сетью банка, находится в штаб-квартире в Лондоне и отвечает за обслуживание системы, с которой, по словам Бонда, «невозможно повозиться». Кроме того, Бонд внимательно следит за другими аспектами информационных систем банка. «Каждое подразделение ежегодно составляет технологический план, в котором указывается, сколько они планируют потратить на разработку, что они планируют потратить на операции и какое оборудование они планируют покупать», – говорит он. «Это рассмотрено здесь до последнего ПК, и мы скажем:« Вам не нужно покупать новый компьютер в Малайзии; мы можем поставить его из Индонезии.«Мы можем контролировать перемещение оборудования по всему миру из Лондона, и я могу заверить вас, что это очень подробный план, но он не очень популярен».

Бонд – не единственный генеральный директор, признающий отрицательные побочные эффекты такого подхода. Системы контроля могут быть удушающими для тех, кто принимает их. Но он также отмечает, как и многие другие руководители в этой категории, что коробочный подход приносит огромную ясность и предсказуемость, и то и другое может быть мощным оружием в конкурентной борьбе. «Мы считаем, что наш бизнес основан на доверии», – говорит Бонд о HSBC Holdings, которая управляет 3 000 банковских отделений в 68 странах.Система контроля компании обеспечивает стабильную работу кассиров и кредитных специалистов, от филиала к филиалу, от страны к стране, из года в год. Такая последовательность порождает доверие. «Покупателям это нравится», – говорит Бонд.

Системы управления могут показаться удушающими, но они вносят ясность и предсказуемость – два мощных оружия конкуренции.

Коробочный подход наиболее распространен в отраслях, где требуется строгий процедурный и финансовый контроль, но мы также обнаружили, что некоторые генеральные директора использовали средства контроля, которые носили более культурный характер.Одним из примеров является Клод Бебеар, президент AXA Group, международной страховой компании со штаб-квартирой во Франции. Бебеар изобрел язык слов и символов, стремясь создать единые приоритеты, модели поведения и цели для 50 000 сотрудников организации в 12 странах. В языке есть такие фразы, как «действие TNT» и «ловушка неподвижности». Сотрудникам, находящимся в разных подразделениях и национальных границах, рекомендуется использовать первую фразу, чтобы выразить быстрое выполнение решений, а вторую – для описания того, где люди оказываются, когда они не хотят меняться.Смысл общего языка, по словам Бебеара, заключается в создании корпуса единомышленников, которые свободно и четко обмениваются разведданными и техническими советами, что является конкурентным оружием на децентрализованных рынках страхования и финансовых услуг. Язык компании под названием AXAnetics ежегодно преподается тысячам сотрудников во французском замке, недавно преобразованном в университет компании.

Президент AXA изобрел специальный язык, чтобы попытаться объединить 50 000 сотрудников.

Несмотря на то, что они уделяют внимание системам контроля, почти все стандартные руководители уделяют некоторое время культивированию в небольших дозах того творческого, нонконформистского поведения, которое их подход обычно не вознаграждает. В BankAmerica, например, председатель Ричард Розенберг читает десятки внутренних информационных бюллетеней в поисках свежих и новаторских маркетинговых идей – и мыслителей – для ознакомления с остальной частью организации. В NatWest Group, одном из крупнейших банков Соединенного Королевства, исполнительный директор Дерек Ванлесс возглавляет несколько команд сотрудников, стремясь вывести людей из их четко структурированных ролей и побудить их проявить творческий подход к таким вопросам, как разнообразие и новые продукты и Сервисы.А председатель British Airways Колин Маршалл регулярно ездит в аэропорты и офисы BA, чтобы встречаться с небольшими группами сотрудников для сессий, которые он называет «выслушиванием стонов». Маршалл признает, что иногда он слышит жалобы на степень централизации власти компании. Но он сразу же отмечает, что по большей части люди в BA действительно понимают цель жесткого контроля организации. Выступая от имени многих руководителей в этой категории, он утверждает, что из всех подходов к руководству коробочный подход – лучший способ выполнить то, чего клиент хочет больше всего: никаких сюрпризов.

Подход к изменениям: изменение статус-кво

Трудно быть сегодня генеральным директором, не говоря о важности перемен. При всех положительных изменениях в прессе практически каждая группа участников, от акционеров до сотрудников, ожидает услышать, что изменение уже идет или, по крайней мере, планируется в ближайшем будущем. Действительно, большинство руководителей в нашем исследовании, даже те, кто использует коробочный подход, говорят о инициировании, поддержке или просто наблюдении за изменениями. Но гораздо меньшая группа, около 15% от общего числа, фактически попадает в категорию агентов изменений.Эти генеральные директора определяют свою главную роль в руководстве капитальным ремонтом практически всего в своих компаниях, вплоть до фундаментальных основ.

В отличие от руководителей стратегии, агенты изменений сосредотачиваются не на том, где в конечном итоге окажутся их организации, а на том, как они туда доберутся. Эти генеральные директора культивируют среду, в которой постоянно задаются вопросами и рискуют, а также часто переосмысливают методы ведения бизнеса и продукты. Эти генеральные директора объясняют, что перемены – лучший способ неизменно добиваться выдающихся результатов.Следует отметить, что все генеральные директора, которых мы определили как агентов изменений, являются ведущими прибыльными организациями. Но они по-прежнему верят, что глубоко укоренившиеся способы ведения бизнеса в конечном итоге погубят их компании. Их задача, по их мнению, – создавать среду постоянного обновления. Действительно, лейтмотивом наших разговоров с этими руководителями была их цель построить не просто лучшие организации, но организации, которые с энтузиазмом принимают двусмысленность, неопределенность и потрясения.

В отличие от руководителей стратегии, агенты изменений сосредотачиваются не на том, где в конечном итоге окажутся их организации, а на том, как они туда доберутся.

По сравнению с руководителями других категорий, агенты по изменениям довольно равнодушны к финансовому или процедурному контролю, письменным отчетам, циклам планирования и руководящим принципам. Они проводят свои дни, встречаясь с сотрудниками, клиентами, поставщиками и акционерами, чтобы отстаивать изменения и побуждать других делать то же самое – или, по крайней мере, проявлять терпение, пока происходят изменения.Практически никто не остается без внимания. Агенты смены ежедневно посещают фабрики, чтобы поговорить с рабочими, посетить пикники компании и ответить на их сообщения электронной и голосовой почты.

Все области корпоративной политики в относительно равных долях привлекают внимание агента по изменениям. Но если какой-либо области уделяется особое внимание, то это компенсация, возможно, потому, что оплата труда и продвижение по службе – два из самых мощных инструментов для преодоления отвращения, которое многие люди испытывают к новому и непредсказуемому. Фактически, первым официальным действием многих агентов изменений является обновление систем оценки эффективности и вознаграждения своих компаний.Например, менеджеры, ответственные за набор, получают инструкции нанимать нонконформистов и лиц, принимающих на себя риск, а затем получают за это бонусы. Инженеры или ученые, занимающиеся исследованиями и разработками, получают вознаграждение за прорывные продукты, а не за их расширение. Стивен Фридман, бывший управляющий партнер инвестиционного банка Goldman Sachs, приводит пример того, как его организация изменила вознаграждение, чтобы способствовать изменениям. Когда руководство банка изначально решило, что организация должна расширяться на международном уровне, чтобы оставаться конкурентоспособной, в ее зарубежных офисах было мало добровольцев.«Это просто не было оценено как привлекательная возможность карьерного роста для большинства наших жителей США, и их супруги не обязательно хотели уезжать, а их собаки просто не могли вынести жизни в Токио», – вспоминает Фридман. «Поэтому мы взяли исключительно талантливого молодого банкира и назначили его партнером на два года раньше его класса, потому что он отправился в Азию с большой личной жертвой».

Первоначально агент по изменениям часто модифицирует системы оценки эффективности и вознаграждения компании.

Фридман рассказывает о другом опыте, который иллюстрирует один из самых важных методов агента изменений: достижение консенсуса.Поскольку изменения могут сильно сбить с толку членов организации, агентам перемен часто приходится выносить новые идеи на пересеченной местности. Например, одним из первых шагов Фридмана в качестве агента перемен в начале 1980-х было создание комитета по стратегическому планированию в подразделении инвестиционного банкинга. «Мы составили комитет из ярких, иконоборческих, молодых людей ниже высшего управленческого уровня, поэтому у них не было никакого принуждения защищать статус-кво», – говорит он. Несколько членов этого комитета предложили Goldman заняться бизнесом бросовых облигаций.Фридман пришел поддержать эту идею, но он знал, что его личный энтузиазм не поможет банку, который долгое время был оплотом консерватизма. За помощью Фридман попросил опытного партнера, которого многие считают одним из самых умных и осторожных в банке, провести исследование, чтобы определить, следует ли и каким образом Goldman заниматься бизнесом бросовых облигаций. «Он пришел к тому же выводу, что и мы, но с гораздо большим объемом документации и некоторыми полезными уточнениями», – говорит Фридман. «А теперь он купил и поддержал план.У него было благословение учреждения ».

Агенты изменений часто сочетают достижение консенсуса с другой, несколько противоречивой техникой: время от времени публичные и драматические демонстрации решительной поддержки высшим руководством новых способов ведения бизнеса. В Tenneco генеральный директор Дана Мид ставит практически недостижимые финансовые цели для бизнес-единиц, а затем фактически включает их в бюджет. Он требует, чтобы генеральные директора пяти подразделений Tenneco ежемесячно представляли свои результаты относительно этих целей на открытом форуме.«Это создает огромное давление, и оно работает», – отмечает он. Мид, как и многие другие руководители в этой категории, в значительной степени полагается на информационные бюллетени компании для общения, и многие агенты по изменениям создают ежемесячные или ежеквартальные видеоролики, восхваляющие области их компаний, которые разработали инновационные продукты или программы. Руководители из этой категории также общаются своими действиями, увольняя высокопоставленных менеджеров, которые недостаточно быстро проводят изменения, или избавляясь от целых подразделений по той же причине.Дж. П. Болдук, бывший генеральный директор W.R. Grace, вспоминает, что он продал бельгийскому производителю матрасов, который был одним из самых успешных дочерних предприятий компании, потому что он не вписывался в его новое, «заново изобретенное» видение компании. По его словам, этот шаг поверг У.Р.Грейса в «культурный шок». Но, добавляет он, «никто не поверил тому, что мы пытались сделать, поэтому стало ясно, что мы должны преодолеть звуковой барьер». Такой шаг, по-видимому, является оборотной стороной того, как агент изменений использует достижение консенсуса, но две формы составляют сумму и суть подхода.

Наконец, агенты перемен отличаются своим энтузиазмом по отношению к тем людям, которых часто не ждут в других типах организаций. Эти руководители склонны ценить, как выразилась Дана Мид, «непокорных, нарушителей спокойствия или оводов». Мид признает, что такие люди не всегда делают встречи гладкими, но они поднимают различные вопросы и запускают планы, которые приводят к существенным изменениям. В качестве примера Мид указывает на сотрудника, которого он нанял вскоре после назначения на должность генерального директора.Этот человек приехал в Соединенные Штаты как беженец, прошел обучение в Стэнфордском университете, а затем стал научным сотрудником Белого дома. «Он самый агрессивный и умный парень, которого вы когда-либо видели, но он может вскружить голову и наступить на пятки», – говорит Мид, отмечая, что ему не раз приходилось успокаивать непосредственных начальников этого человека. Но, добавляет он, «это именно та форма, которую мы хотели бы видеть здесь. Он реализует для нас несколько очень интересных проектов и приносит результаты ».

Неудивительно, что наше исследование показывает, что генеральный директор, который берет на себя роль проводника изменений, берет на себя, пожалуй, самый требовательный и устрашающий из пяти подходов к лидерству.Изменения почти всегда сопровождаются спорами, дискомфортом и сопротивлением. Все участники нашего опроса комментируют эту разочаровывающую реальность. Они также описывают, как этот подход часто заставляет их преодолевать свои естественные наклонности и двигаться медленнее или дает людям больше свободы действий. То есть подход, основанный на изменениях, иногда требует от людей руководства, несовместимого с их личностями. Но Стивен Фридман говорит от имени многих агентов перемен, когда он описывает этот подход как скорее призвание, чем стиль управления.«Изменения ради изменений, конечно, не имеют смысла», – говорит он. «Но если вы не работаете над конструктивными стратегическими изменениями, то вы управляете чем-то, что , по определению, должно разрушить. Конкуренты превзойдут вас, а клиенты сочтут вас менее актуальным. Если бы это был ваш подход, зачем вам вообще нужна эта работа? »

Основы понимания лидерства

Во время недавнего делового форума в 2001 году нас спросили, пришли ли мы к выводу из нашего исследования, что на самом деле генеральные директора устаревают.Поскольку бизнес-подразделения во многих компаниях независимо друг от друга принимали решения, которые раньше были исключительным правом корпоративного офиса, возник вопрос: что на самом деле оставалось делать генеральному директору в течение всего дня? Как он или она мог продолжать добавлять ценность?

Мы сразу же ответили, что руководители действительно играют важную роль в бизнесе. Эта роль – лидерство, но не лидерство, определяемое как продукт сильной и харизматической личности – талант, рожденный и не реализованный. Некоторым людям свойственно вдохновлять войска и руководить атаками, но бизнес-лидеры также должны определять четкую цель и направление для организации.И они должны привести все корпоративные системы в соответствие с этим направлением на длительный период и укрепить организационную приверженность общим целям. Пять подходов, которые возникли в результате нашего исследования, – это пять способов, которые выбирают многие руководители для обеспечения ясности, последовательности и приверженности.

В ходе нашего исследования мы столкнулись с процветающими организациями и организациями, находящимися в тяжелом кризисе. Какую роль играет подход генерального директора к лидерству? Приносит ли хорошо спланированный подход, правильно подобранный к бизнес-ситуации, успех? Мы все еще анализируем этот фундаментальный вопрос.Кажется, существует сильная связь, но мы пока не можем продемонстрировать прямую корреляцию.

То, что мы можем окончательно заявить на основании нашего исследования, – это не совсем то, что мы намеревались найти. Мы обнаружили, что некоторые руководители просто не руководят, как бы они ни старались. Некоторые используют одновременно понемногу из каждого из пяти подходов к лидерству, разрушая организационную направленность и, следовательно, эффективность организации. Для некоторых их дни определяются каким-либо событием в их календарях или разразившимися кризисами.Другие действуют в соответствии со своими природными склонностями, делая то, что кажется им приятным и легким. В лучшем случае такие способы руководства создают путаницу; в худшем случае они создают заблудшие или неуправляемые организации. В любом случае, это ошибка. Ставки слишком высоки, чтобы руководитель мог руководить без сознательного намерения.

Ставки слишком высоки для генерального директора, чтобы вести его без ясности, последовательности и приверженности.

Пять подходов, которые возникли в результате нашего исследования, определенно не являются шаблонными решениями для достижения успеха и не являются жесткими ролями, на которые могут быть отведены все генеральные директора.Бизнес слишком сложен для такого простого анализа. Но пять подходов действительно предлагают основу для понимания того, как генеральным директорам удается придавать структуру и смысл своей бесконечной работе, учась руководить на своем пути.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за май – июнь 1996 г.

% PDF-1.3 % 1 0 obj > эндобдж 4 0 obj > поток 2014-10-15T14: 25: 17 + 01: 002014-10-15T14: 25: 16 + 01: 002014-10-15T14: 25: 17 + 01: 00uuid: a5310747-b099-493d-952c-80c84a965e31uuid: 69344da9- e6c1-4ae0-a483-ab89d8f41b98application / pdfCreo Normalizer JTP конечный поток эндобдж 2 0 obj > эндобдж 424 0 объект > эндобдж 423 0 объект > эндобдж 206 0 объект > / ProcSet [/ PDF / Text] / Свойства> / ExtGState >>> / Тип / Страница >> эндобдж 246 0 объект > / ProcSet [/ PDF / Text] / Свойства> / ExtGState >>> / Тип / Страница >> эндобдж 290 0 объект > / ProcSet [/ PDF / Text] / Свойства> / ExtGState >>> / Тип / Страница >> эндобдж 334 0 объект > / ProcSet [/ PDF / Text] / Свойства> / ExtGState >>> / Тип / Страница >> эндобдж 378 0 объект > / ProcSet [/ PDF / Text] / Свойства> / ExtGState >>> / Тип / Страница >> эндобдж 422 0 объект > / ProcSet [/ PDF / Text] / Свойства> / ExtGState >>> / Тип / Страница >> эндобдж 464 0 объект > / ProcSet [/ PDF / Text] / Свойства> / ExtGState >>> / Тип / Страница >> эндобдж 490 0 объект > поток x [$ 7rW ۲5Y._ 碹 `! 6v

Типы принудительных действий | OCC

Это типы официальных принудительных мер, которые Управление финансового контролера (OCC) уполномочено принимать в отношении финансовых учреждений, которые контролируются OCC, и связанных с ними сторон.

Термин «банки» включает национальные банки, федеральные сберегательные ассоциации и их дочерние компании, а также федеральные отделения и агентства, регулируемые OCC.Термин «сторона, аффилированная с учреждением», или IAP, определен в 12 USC 1813 (u) и включает директоров, должностных лиц, сотрудников и контролирующих акционеров банка.

• Директива о капитале (CD): В соответствии с 12 USC 3907 и 12 CFR 3, OCC может издать директиву о капитале, когда банку не удается достичь или поддерживать капитал на уровне или выше минимальных коэффициентов, требуемых 12 CFR 3, подраздел B или H; письменное соглашение; или условие одобрения заявки. Директива о капитале может требовать от банка выполнения требований к минимальному размеру капитала к указанной дате, представления и соблюдения приемлемого плана капиталовложений, а также принятия других мер для достижения требуемых показателей достаточности капитала.
• Приказы о прекращении и воздержании (C&D) или Персональные приказы о прекращении действия (PC&D): Окончательный приказ, изданный в соответствии с 12 USC 1818 (b), который может, среди прочего, потребовать от банка или IAP прекратить действие и воздержаться. из-за небезопасной или необоснованной практики или нарушения и принимать позитивные меры для исправления или исправления любых условий, возникших в результате любого нарушения или практики.
• Приказ о реституции: Тип C&D или PC&D, требующий от банка или IAP принятия позитивных мер для исправления или исправления любых условий, возникших в результате любого нарушения или небезопасной или необоснованной практики, включая требование о возмещении (или предоставлении возмещения, компенсации, или гарантия от потери).
• Гражданские денежные штрафные санкции (CMP): Распоряжение, часто в соответствии с 12 USC 1818 (i), требующее от банка или физического лица уплаты денежного штрафа.
• Официальные соглашения (FA): Письменное соглашение, подписанное OCC и правлением от имени банка.
• Соглашение GLBA: Соглашение между национальным банком и OCC в соответствии с 12 USC 24a (e) (2) и (3) и 12 CFR 5.39 (j) (1) (ii) и (iii).
• Директивы о незамедлительных корректирующих действиях (PCAD): Банки, застрахованные FDIC, подлежат обязательным и дискреционным ограничениям и действиям в зависимости от категории капитала банка PCA.Обязательные ограничения и действия вступают в силу, когда банк уведомлен или считается имеющим уведомление о своей категории капитала PCA. OCC налагает на банк дискреционные ограничения и действия путем издания директивы PCA.
• Приказ о безопасности и надежности (SASO): (выпущен в соответствии с 12 CFR 30) Если банк не может представить или реализовать приемлемый план безопасности и надежности в соответствии с 12 CFR 30, OCC должен потребовать от банка исправить недостатки и может потребовать от банка предпринять другие действия в соответствии с 12 USC 1831p-1 (e) (2) (B) до тех пор, пока недостаток не будет исправлен.
• Приказ о запрете (1818 (e)): Приказ, запрещающий МАП каким-либо образом участвовать в ведении дел любого застрахованного депозитного учреждения.
• Приказ о запрете / приостановлении действия за преступное поведение (1818 (g)): Приказ, который временно отстраняет лицо, обвиняемое в определенных преступлениях, от должности или запрещает этому лицу участвовать любым способом в ведении дел любого застрахованного депозитное учреждение.
• Отстранение, отстранение и отстранение бухгалтеров (1831m): Отстранение, отстранение или отстранение независимого общественного бухгалтера, потенциально включая его или ее бухгалтерскую фирму, от выполнения аудиторских услуг, требуемых 12 USC 1831m и потенциально 12 CFR 363
• Правоприменительные меры по ценным бумагам (SEC): OCC имеет право возбуждать исполнительные производства, включая гражданские денежные штрафы, приказы о прекращении и воздержании, судебные запреты, порицания, отстранения, запреты, удаления, ограничения и другие средства правовой защиты в соответствии с федеральными ценными бумагами.