Статья 68. Оформление приема на работу

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Комментарий:

Факт приема на работу документируется в соответствующем приказе.

Такой приказ (или распоряжение) согласно статье 68 Трудового кодекса РФ издается работодателем на основании заключенного с работником трудового договора.

В этой связи остановимся подробнее на рассмотрении порядка издания приказа о приеме на работу и основных требованиях к его подготовке. Одним из них является, в частности, требование об издании приказа о приеме на работу в пределах определенного срока, тем более что в новой редакции Трудового кодекса РФ этот срок определяется иначе, чем ранее.

Примечательно, что в Трудовом кодексе РФ не содержится исчерпывающих указаний относительно того, в течение какого именно срока должен быть издан приказ о приеме на работу. В то же время в статье 68 Трудового кодекса РФ содержится предписание, согласно которому приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись в трехдневный срок с даты фактического начала работы. Следовательно, приказ о приеме на работу должен быть издан не ранее даты вступления трудового договора в силу, но и не позже, чем по прошествии трех дней после того, как работник фактически приступил к работе, поскольку в противном случае работодателем уже не может быть своевременно выполнено упомянутое требование об объявлении приказа работнику под роспись.

Проиллюстрируем это еще одним примером.

ПРИМЕР

Гражданин Петров П. П. подписал трудовой договор 21 мая (понедельник), а руководитель ООО “Глобус” – 25 мая (пятница). 28 мая Петров П. П. приступил к работе. В этом случае приказ о приеме на работу должен быть издан не позднее четверга, 31 мая, и в тот же день доведен под роспись до сведения работника.

Необходимо обратить внимание читателей и на то, что по требованию работника, выраженному в форме письменного заявления, работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Порядок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, справок о работе и т.п. установлен статьей 62 Трудового кодекса РФ и обязывает работодателя к выполнению необходимых действий в течение трех рабочих дней с даты получения от работника соответствующего заявления.

Не следует однако рассматривать требование об издании приказа о приеме на работу лишь как соблюдение формальностей, упорядочивающих процедуру приема на работу. Соответствующий приказ является основанием для выполнения целого ряда управленческих действий, без которых начало выполнения работником порученной ему в соответствии с трудовым договором работы (трудовой функции) было бы затруднено.

Возможные препятствия на этом пути устраняются посредством своевременного доведения приказа о приеме на работу того или иного работника до сведения должностных лиц предприятия в виде копий или выписок. В этой связи будет уместным сослаться на Инструкцию по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Данная инструкция, в частности, определяет функциональное назначение приказа о приеме на работу, а также общее содержание управленческих действий, подлежащих исполнению должностными лицами предприятия в связи с его объявлением (доведением до их сведения). Согласно инструкции приказ (распоряжение) о приеме на работу применяется для оформления и учета лиц, принимаемых на работу на основании заключенного с ними трудового договора. Подготовка проекта приказа производится уполномоченным должностным лицом предприятия.

На основании приказа, зарегистрированного в соответствии с действующими на предприятии правилами, вносятся необходимые записи в:

в трудовую книжку работника;

личную карточку работника;

личное дело работника.

Кроме того, на основании приказа о приеме на работу в бухгалтерии (подразделении, выполняющем ее функции) работнику открывается лицевой счет.

Обратимся далее к рассмотрению наиболее существенных требований, предъявляемых к приказу о приеме на работу. Важнейшими из них являются требования к содержанию и оформлению документа.

Как следует из статьи 68 Трудового кодекса РФ, содержание приказа (распоряжения) о приеме на работу прежде всего должно в точности соответствовать условиям заключенного с данным работником трудового договора. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты конкретизирует это положение, устанавливая следующий состав сведений, подлежащих фиксации в приказе о приеме на работу:

фамилия, имя и отчество работника; наименование структурного подразделения, в которое принят работник; профессия (должность) работника; испытательный срок; условия приема на работу; характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.

).

Этой же инструкцией установлена и форма приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 (Т-1а)). Формулировки приказов о приеме на работу приведены в разделе 4 настоящего справочника (вместе с примерными формулировками записей в трудовую книжку).

Как оформить приказ о приеме на работу

Главная » Опыт и Советы » Как оформить приказ о приеме на работу

Факт принятия человека на работу должен быть зафиксирован с помощью специального приказа. Его издают на основании трудового договора, подписанного работодателем и новоиспеченным сотрудником. Приказ о приеме на работу должен создаваться и оформляться сотрудником юридической или кадровой службы. Такой документ подписывается руководителем учреждения и принимаемым на службу человеком после того как он будет поставлен в известность. Далее приказ о приеме на работу может служить основанием для внесения специальных записей в личной карточке работника, а также в его трудовой книжке.

К тому же после подписания приказа бухгалтерия должна будет открыть лицевой счет нового сотрудника.

Для того, чтобы выполнить оформление лиц, которые были приняты в штат, учреждение может использовать собственноручно разработанную форму приказа. При выборе такого варианта оформления, стоит обратить внимание на содержание формируемого приказа. В нем обязательно должны присутствовать такие данные:

• подтверждение распорядительного действия;
• название отдела или подразделения, в которое будет вступать сотрудник;
• должность, на которую он принят;
• условия испытательного срока, если он предусмотрен компанией;
• уровень оплаты труда;
• номер трудового договора, на основании которого принимается решение принять человека в штат;
• дата заключения данного договора.

Приказ о приеме на работу может быть как индивидуальным, так и коллективным. В таком случае перечисленные выше данные учитываются в договоре для каждого работника отдельно. Очень часто для оформления лиц, которые были приняты по трудовому договору, применяется унифицированная форма распоряжения о приеме новых сотрудников. Специальная форма № Т-1 используется по отношению к одному работнику, а договор № Т-1а позволяет принять сразу группу людей. Если трудовой договор заключен на неопределенное время, строку указания даты заполнять не нужно.

По сравнению с текстовым вариантом, унифицированная форма распоряжения более упрощена. В таком документе не указываются многие особенности и условия труда, поэтому в большинстве случаев их необходимо описать на дополнительном листе, отдельно от приказа. Согласно распоряжению, сотрудник должен приступить к исполнению своих обязанностей в определенный день. В случае нарушения данного условия, приказ может аннулироваться.

Оформление приказа о приеме на работу

Рассмотрим оформление и образец приказа о приеме на работу, который составляется на основании трудового договора.

Формы приказов

Для оформления приказа о приеме на работу мы можем использовать существующие унифицированные формы, чтобы провести процедуру зачисления сотрудника в штат организации:

• Форма Т-1, применяется при оформлении одного человека на вакантную должность;
• Форма Т-1а, используется при одновременном приеме нескольких лиц.

Скачать образцы форм вы можете ниже.

Каждая организация вправе создать собственный бланк приказа о приеме на работу в который должны быть включены следующие данные:

1. Фамилия, имя, отчество;
2. Должность;
3. Подразделение или отдел, в который происходит зачисление сотрудника;
4. Сведения о заработной плате;
5. Период испытательного срока;
6. Информация о трудовом договоре на основании, которого составляется данный документ.

Графы приказа о трудоустройстве не могут противоречить  сведениям, указанным в трудовом соглашении, заключенном между работником и организацией.

Оформление приказа в соответствии с формой Т-1а предусматривает внесение в бланк документа индивидуальной информации, по каждому из сотрудников.

Некоторые специалисты не рекомендуют использовать форму

Т-1а, чтобы впоследствии избежать конфликтных ситуаций, связанных с разглашением персональных данных.

Сотрудник отдела кадров должен представить новому работнику приказ для ознакомления в течение 3 дней со дня начала трудовой деятельности.

При принятии на работу сотрудника ответственное лицо или кадровая служба придерживается следующего порядка действий:

1. Предоставляет локально-нормативные акты компании для ознакомления новому работнику;
2. Заключает трудовой договор с работником;
3. Создает приказ о приеме на работу;
4. Оформляет личную карточку сотрудника;
5. Делает необходимую запись в трудовую книжку.

Оформление приказа

Рассмотрим более подробно процедуру оформления приказа и как нужно правильно заполнять каждый блока документа.

1. Заполнение шапки приказа

Оформляя приказ о трудоустройстве, в шапке документа обязательно следует указать код по ОКПО, состоящий из 8 знаков.

2. Персональные данные работника

Внося в бланк сведения о работнике, сотрудник кадровой службы фиксирует Фамилию Имя Отчество работника в родительном падеже.

Кроме того он указывает следующие данные, подлежащие обязательному заполнению:

• информацию о подразделении,
• должность,
• условия и характер деятельности,
• окладную часть заработной платы,
• период испытательного срока,
• и прочее.

Внимание! Формулировки записей в приказе должны полностью дублировать графы трудового договора.

3. Присвоение номера и подпись руководителя

На завершающем этапе оформления, документ должен приобрести  номер приказа и подпись руководителя, или же иного лица, наделенного соответствующими полномочиями.

4. Ознакомление работника

Далее новый сотрудник должен быть ознакомлен с приказом, в результате чего на оригинале он поставит персональную подпись.

5. Печать

Распоряжение о трудоустройстве не предполагает наличие печати в документе. Ее оттиск может потребоваться лишь в том случае, если возникнет необходимость заверить ксерокопию приказа.

Далее приказ о найме работника в штат компании должен отправиться в специально предназначенную для данных бланков номенклатурную папку.

Данные реквизитов документа обязательно будет зафиксированы ответственным лицом в журнал учета приказов.

Примеры приказов

Ниже я приведу примеры оформления приказа для различных ситуаций и при оформлении сотрудников разных категорий, т.к. в некоторых случаях оформление приказа может иметь некоторые особенности.

Разберем конкретные примеры оформления.

При временной работе

Принимая человека на временный срок, в данный документ следует внести сведения о продолжительности действия трудового договора.

В графе именуемой как: “условия приема на работу”, кадровик должен внести отметку, о том, что деятельность сотрудника ведется временно.

Для индивидуального предпринимателя

Приказ оформляется в соответствии со стандартными требованиями.

Единственным отличием при составлении данного документа является отсутствие кода по ОКПО и структурного подразделения. Деятельность индивидуального предпринимателя, как правило, не является постоянной и отличается временным характером.

С испытательным сроком

Прохождение испытательного срока должно быть обязательно зафиксировано в приказе найма на работу.

При работе на полставки (0,5 ставки)

Такой вид трудовой деятельности ведется только при внутреннем или внешнем совместительстве.

Размер самой ставки в бланк документа не вносится. В  данной бумаге указывается только величина оклада, сумма которого не может значиться выше, чем 0,5 ставки по штатному расписанию.

Прием на работу совместителя

Оформление такого приказа, не имеет существенных отличий от предыдущего примера.

Но если рассматривать вариант замещения временно отсутствующего сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, то строка со сроком окончания трудового договора не подлежит заполнению, так как основной работник имеет право возобновить деятельность в любое время.

Прием на работу осужденного

При процедуре найма на работу человека, который был осужден, к основному пакету документов будет приложено предписание о явке на работу.

Оно выдается уголовно-исполнительной инспекцией.

Следует обратить внимание, что заключение срочного трудового договора с таким работником невозможно, для этого отсутствуют основания в Трудовом Кодексе Российской Федерации.

Прием на работу водителя

В случаях приема на работу в логистические или транспортные компании.

Прием на работу переводом

В ситуации, когда работника переводят из одной организации в другую, документ о найме будет составляться по форме Т-1 (на прежнем месте ведения деятельности будет издана бумага об увольнении, на новом — о принятии).

При осуществлении внутреннего перевода потребуется воспользоваться формой приказа Т-5.

Прием должность генерального директора

Оформляя трудоустройство рядового сотрудника, распоряжение о его приеме подписывает руководитель.

При найме генерального директора документ подлежит подписи со стороны председателя собрания собственников компании.

В данном случае будет применяться приказ о приеме на работу по форме Т-1.

Внимание! Если генеральный директор является собственником организации, то он лично подписывает распоряжение о приеме на работу, так как при этом он является единственным учредителем данной компании.

Прием на работу несовершеннолетнего

При оформления приказа на работника, не достигшего совершеннолетия, необходимо с документом ознакомить не его самого, а одного из родителей.

Устраиваясь же в возрасте уже старше 14 лет, молодые люди подписывают все необходимые документы самостоятельно.

Прием на работу бухгалтера

При найме лица на должность бухгалтера применяется стандартный бланк по форме Т-1.

Производственная практика

Прохождение производственной практики может происходить как на основании гражданско-правового, так и на основании трудового договора.

Во втором варианте, практиканта оформляют в качестве работника.

Прием на иностранца

Иностранцы, в отличии граждан Российской Федерации, трудоустраиваясь должны представить организации-работодателю дополнительные документы и сведения.

В свою же очередь предприятие обязано уведомлять органы ФМС России о найме на работу иностранных граждан.

Сам бланк приказа иностранца не имеет отличий от документа, оформляемого для гражданина России.

Прием на работу юриста

Как пример — приведу образец приказа при приеме на работу младшего юриста в правовой отдел.

Образцы приказов для скачивания

Распоряжение о приеме сотрудника может быть создано по образцу одного из двух бланков, принятых Госкомстатом в 2004 году (унифицированной форме Т-1 или же унифицированной форме Т-1а).

Скачать формы приказов можно выше. Для ознакомления ниже представлена форма приказа на прием на работу по форме Т-1.

При одновременном найме в штат организации сразу нескольких лиц можно воспользоваться формой Т-1а.

Образец заполнения:

Регистрация приказа в журнале

Обязанность каждой компании правильно организовать учет документации, для этого работодатель может вменить в обязанности соответствующей штатной единице ведение журнала.

Ответственным сотрудником, в данном случае, может быть выступить специалист кадровой службы, бухгалтер или иной работник, касающийся оформления документации при найме и увольнении сотрудников.

Форма журнала должна содержать следующие обязательные графы:

1. Дату создания нормативного акта;
2. Порядковый номер;
3. Дату регистрации.

Случается, что предприятие в качестве журнала применяет опись, которую можно подшить в специальную папку, отведенную для хранения нормативных актов о приеме сотрудников.

Однако это не освобождает организацию от присутствия в документе вышеперечисленных реквизитов.

Ежегодно нумерация в журнале должна начинаться заново, при этом уже имеющиеся данные, не могут быть удалены по желанию работодателя.

Срок хранения приказа

Предприятие обязано обеспечить хранение сведений, касающихся распоряжений о принятии на трудоустройство в течение последующих 75 лет.

Данный срок регламентирует Пункт 19 Перечня архивных документов, утвержденного Приказом № 558 Минкультуры от 25.08.2010.

Распространенные ошибки

При оформлении приказа о найме работника, часто допускаются следующие ошибки в документе:

• Отсутствует заголовок;
• Неверно указывается должность;
• В соответствующей графе не корректно вносится сумма должностного оклада;
• Не прописываются условия приема на работу;
• Отсутствует подпись сотрудника.

Заключение

Устраиваясь на новую работу, человек проходит собеседование с руководством. После чего его ждет череда различных тестов, доказывающих профессиональную пригодность.

В случае утверждения кандидатуры, возникает необходимость оформления его трудоустройства. Для этого работодатель составляет соответствующее распоряжение.

Приказ о приеме на работу оформляется ответственным сотрудником на основании трудового договора. Данный документ официально подтверждает трудовые отношения между работником и работодателем.

Приказ о приеме на работу и его оформление

Если Вы намерены пополнить штат сотрудников на своем предприятии, Вам нужно оформить по всем нормам трудового законодательства Приказ о приеме на работу, а также те документы, которые с ним тесно связаны. Но перед тем как составлять приказ, необходимо получить от будущего работника заявление, в котором указана его будущая должность. Приказ издается уполномоченными лицами (в основном, работником бухгалтерии или отдела кадров), но подписываться должен только руководителем предприятия.

Документы, сопровождающие издание Приказа

Согласно законодательству РФ, приказ должен сопровождаться рядом документов.

К ним относятся:

• заявление
• копия паспорта
• резюме
• трудовой договор или контракт
• личная карточка работника
• автобиография
• страховое свидетельство
• документы о воинском учете
• документ о квалификации, об образовании и наличии специальных знаний

Основанием для издания приказа служит только трудовой договор. При этом дата заключения с сотрудником трудового договора должна быть раньше даты составления самого приказа. Такие формальности нужно обязательно соблюдать, так как такая последовательность прописана в Трудовом Кодексе, а ее сознательное нарушение может повлечь за собой определенные санкции при проверке.

Если же работник уже приступил к выполнению своих служебных обязанностей, а трудовой договор не заключили с ним, то необходимо составить и подписать документ в течение трех дней.

Только после того, как приказ будет подписан руководителем предприятия, можно вносить соответствующую отметку в трудовую книжку.  Кроме этого, на основании приказа открывается  личная карточка работника. В свою очередь, отдел бухгалтерии присваивает табельный номер работнику и открывает ему лицевой счет.

Особенности составления Приказа о приеме на работу

Начнем с того, что Приказ может быть составлен как на одного работника, так и на группу сотрудников. Соответственно, существует такая форма Приказа о приеме на работу, как  № Т-1 и № Т-1а.

В приказе нужно сначала заполнить такие обязательные реквизиты:

• название предприятия, которое записано в учредительных документах
• код ОКПО хозяйствующего субъекта
• номер и дату составления приказа

Напротив графы «Принять на работу» находится предлог «по». Это поле необходимо заполнять, если с сотрудником заключался срочный договор. Когда договор заключается на неопределенный срок, то эта графа остается пустой.

Теперь нужно внести информацию о наемном работнике:

• ФИО в родительном падеже
• табельный номер
• подразделение, в котором сотрудник будет работать
• наименование должности – оно должно полностью совпадать с той должностью, которая указана в трудовом договоре

Также  в приказе необходимо указать условия приеме и характер работы. В основном, записывается такая информация, как «основная работа», «продолжительность рабочей недели – 48 часов», «постоянная работа».

Что касается сведений о надбавке, то они вносятся в случае необходимости. Строка «Основание» заполняется следующим образом:  указывается дата и номер подписания трудового договора с сотрудником.

По требованию сотрудника ему можно выдать копию Приказа о приеме на работу, но она должна быть надлежаще заверена.

Как оформить сотрудника на работу?

Прежде чем подписывать трудовой договор

Перед заключением трудового договора с новым сотрудником, познакомьте его со всеми локальными актами, которые регулируют трудовые отношения в вашей организации. Например, c положением об оплате труда, положением о премировании и т.д. Если таких документов еще нет (вы начинаете работу и у вас небольшая организация), то ознакомьте сотрудника с текстом трудового договора.

Содержание трудового договора регулируется 57 статьей ТК. В нем указывают условия об оплате труда, месте работы сотрудника, режиме его работы. Опишите основные должностные обязанности и другие условия, которые вы обговариваете «на берегу». Например, условия о предоставлении отпуска, порядок разбиения отпуска на части, социальные гарантии, особый режим работы.

Подписание трудового договора

Если условия трудового договора устраивают стороны, он подписывается. Кроме обязательных условий, договор содержит сведения о работнике и о работодателе. Если работодатель — организация или индивидуальный предприниматель, то указывается ИНН. Для работника обязательна информация о документе, который удостоверяет его личность.

Обратите внимание: трудовой договор от имени работодателя вправе подписать только уполномоченное лицо. А именно:

• директор, действующий на основании устава;
• индивидуальный предприниматель, работодатель, действующий на основании свидетельства о регистрации;
• другое лицо, уполномоченное приказом или доверенностью.

Подпись в трудовом договоре ставится от имени должностного лица, которое указано в преамбуле. Нельзя подписывать договор, например, заместителю директора, если в преамбуле указан генеральный директор. Такой договор может быть признан не заключенным.

При заключении трудового договора работодатели вправе потребовать у работника такие документы:

• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р от работодателя или СТД-ПФР и ПФ РФ), если работник устраивается на работу не в первый раз;
• паспорт или другой документ, который удостоверяет личность;
• военный билет для военнообязанных или подлежащих призыву;
• свидетельство пенсионного страхования;
• документ об образовании: дипломы, аттестаты, свидетельства о присвоении квалификации и пр.;
• справка об отсутствии судимости (если это предусмотрено законом в требованиях к работе).

Многие злоупотребляют своим правом и требуют, например, свидетельство о постановке на налоговый учет. Этот документ не обязателен при трудоустройстве.

После заключения трудового договора второй экземпляр передается работнику. Экземпляр, который остается у работодателя, содержит отметку: «Второй экземпляр получен работником лично» и подпись последнего.

Изменение условий трудового договора

Бывает так, что условия трудового договора приходится менять. Это происходит по инициативе работника или работодателя. Обязательные условия меняются через заключение дополнительных соглашений к договору. Дополнительное соглашение составляется подобно трудовому договору: та же преамбула и текст: «Такой-то пункт трудового договора изложить в следующей редакции». Здесь указывают новую редакцию трудового договора, о которой было достигнуто предварительное соглашение между работником и работодателем.

Например, при трудоустройстве работник и работодатель договорились между собой о работе сотрудника в нормальном режиме рабочего времени. Затем работнику понадобился гибкий график, неполная рабочая неделя или сокращенный рабочий день. Если работодатель не возражает, то стороны подписывают дополнительное соглашение, заменив соответствующий пункт трудового договора.

Дополнительное соглашение, как и трудовой договор, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у работодателя  и становится неотъемлемой частью трудового договора, второй экземпляр работник получает на руки.

Что еще оформляется при приеме на работу

Кадровый документооборот станет электронным, а приказы о приеме на работу можно будет не оформлять

Электронный документооборот в организации получит прямую регламентацию в Трудовом кодексе РФ. Из кодекса также исключат положения про приказ о приеме на работу. Расскажем об инициативах подробнее.

Отмена приказов о приеме на работу

Приказ о приеме на работу уже в 2021 году может стать историей. Депутаты Госдумы предлагают оформлять прием на работу исключительно трудовым договором.

Сейчас прием на работу оформляется приказом, который заключается на основании трудового договора. Приказ доводится до сведения работника под подпись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.

Все эти положения предложено отменить.

Авторы законопроекта полагают, что ведение приказов о приеме на работу избыточно, достаточно трудового договора.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что будет пониматься под электронным документооборотом

Электронный документооборот в 2021 году предполагает вместо эксперимента полноценное введение в силу через Трудовой кодекс РФ.

Трудовой кодекс предложено дополнить отдельной статьей 22.1 об электронном документообороте.

Электронный документооборот —  создание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.

Ст. 22.1 ТК РФ будет касаться только документов, в отношении которых законодательством и иными актами предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними гражданина в письменной форме, в том числе под подпись.

Будет ли электронный документооборот обязательным для всех фирм?

Нет, решение о переходе на такой документооборот будет приниматься работодателем самостоятельно. 

Как можно будет перейти на электронный документооборот?

Нужно издать локальный нормативный акт об этом и уведомить работников.

При этом:

• Уведомление можно осуществлять в электронном виде.
• Работник в срок, не превышающий один месяц, сможет заявить об отказе от перехода на электронный документооборот.
• Неполучение отказа означает согласие на переход.
• Если работник не смог заявить отказ по уважительным причинам, то ему будет даваться месяц после завершения обстоятельств, которые были уважительными причинами, для направления отказа.
• Отказавшийся работник может передумать и впоследствии согласиться на переход.
• Если менее половины работников заявили об отказе, то может быть установлено, что электронный документооборот распространяется на всех работников.

Платформы для электронного документооборота

Работодатель сможет пользоваться:

• единой цифровой платформой «Работа в России»;
• своей информационной системой, соответствующей требованиям законодательства.

Граждане смогут взаимодействовать с работодателем через портал «Госуслуги». Работник и работодатель будут использовать в системах электронные подписи.

Когда ожидается вступление в силу новых правил?

Если закон примут, то большинство его положений вступит в силу с 16.11.2021.

***

Также смотрите следующие материалы:

Ошибки в приказах о приеме на работу

Приказ о приеме на работу является важным кадровым документом, поскольку в нем отражаются основные условия трудоустройства. Его значимость подтверждается и тем, что неоформление или некорректное оформление документа довольно часто приводит к возникновению споров с работниками и контролирующими органами. Рассмотрим некоторые из таких ошибок подробнее, дав советы, которые помогут вам избежать проблем.

Ошибка 1. Работодатель не оформляет приказ о приеме на работу

Весьма распространенной ошибкой является то, что приказы о приеме на работу не оформляются в принципе. Иногда это является технической ошибкой, когда кадровый работник организации просто забыл или затянул с оформлением приказа о приеме работника. Но встречаются и ситуации, когда отказ от оформления приказа о приеме – это осознанное решение. Так, можно встретить ошибочное мнение о том, что поскольку унифицированная форма приказа о приеме на работу не является обязательной к применению, то оформлять приказ о приеме на работу не требуется. Однако это не так.

С одной стороны, унифицированная форма № Т-1 – приказ о приеме работника на работу, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, действительно с 01.01.2013 является необязательной к применению. Но требование об издании приказа следует не из указанного постановления, а из положений ТК РФ. Так, в ч. 1 ст. 68 ТК РФ сказано, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Таким образом, оформление приказа является обязательным. Но при этом организация может не использовать унифицированную форму, а разработать свою форму приказа, содержащую необходимые реквизиты.

Если в ходе проверки государственная инспекция труда выявит факт отсутствия приказов о приеме на работу, то это будет являться основанием для привлечения к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ с наложением штрафа.

Ошибка 2. Работодатель не ознакамливает работников с приказами

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Неисполнение этой обязанности также является нарушением, за которое инспектор может выписать штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Правомерность назначения штрафа за такое нарушение подтверждается судами (см., например, решение Фрунзенского районного суда г. Иваново Ивановской области от 27.07.2018 по делу № 12-108/2018).

Ошибка 3. Отсутствие в приказе о приеме на работу необходимых реквизитов

К такой ошибке часто приводит неверный вывод о том, что если ТК РФ говорит об обязательности составления приказа о приеме на работу, но при этом унифицированная форма обязательной не является, значит, приказ может быть в свободной форме и работодатель сам определяет перечень реквизитов, которые в него включать.

Но такой вывод не соответствует законодательству. Дело в том, что приказ о приеме сотрудника на работу является первичным учетным документом. Поэтому если работодатель решил не использовать унифицированную форму, то нужно разработать и утвердить собственную. Необходимо, чтобы эта форма не просто была составлена исходя из пожеланий работодателя, а содержала все необходимые реквизиты, которые в силу закона должны быть в первичном учетном документе. Их перечень…

Заказы | Как получить и выполнить заказы на работу

Это извечный вопрос: Как мне привлечь новых клиентов и получить больше заказов? И если вам это удалось, как вы можете их заполнить? Мы вас прикрыли. Получить заказ на работу проще, чем вы думаете. Следуйте этим полезным советам.

3 способа привлечь новых клиентов и получить больше заказов на работу

1) Увеличьте свои маркетинговые усилия

Отношения по-прежнему являются самым важным активом для вашей кадровой компании, но технологии открыли различные другие возможности для привлечения новых клиентов.Присутствие вашего веб-сайта, рейтинг в поисковых системах и присутствие в социальных сетях – это потенциальные способы привлечь новых клиентов и получить больше заказов.

«Раньше речь шла исключительно о взаимоотношениях или поддержании одних и тех же клиентов. Теперь каждый день мы работаем с новыми клиентами, которые находят нас через Google », – говорит Майкл Райхвальд, президент Yorkson Legal.

У большинства кадровых компаний нет лидера по маркетингу в своей организации, но его присутствие может иметь огромное значение.

2) Спрашивайте рефералов

Ваша готовность просить рекомендаций от предыдущих клиентов может сильно повлиять на вашу способность привлекать новых клиентов. Помните: вы не ограничены только фанатами слэм-данк-рейва.

Обратитесь к клиентам, с которыми вы работали и у вас были прекрасные отношения, но в конечном итоге не купили. Это потенциальные клиенты, которые не смогли продвинуться с вашей фирмой из-за сроков или бюджета.

Обратитесь к контактным лицам, которые недавно перешли в новую компанию, но могут дать представление о том, к кому следует обращаться в их новой или бывшей компании.

Подумайте о том, чтобы пойти по старой школе и разослать своим клиентам рукописные благодарственные письма с несколькими копиями вашей визитной карточки – одну для них и одну для передачи другу. Эти персонализированные штрихи могут иметь большое значение во все более цифровом мире.

3) Найдите своих конкурентов

Кто ваши самые большие конкуренты? Проверяйте их веб-сайты на наличие отзывов клиентов.

Большинство кадровых фирм больше не имеют эксклюзивных контрактов с одной кадровой или кадровой фирмой.Вместо этого они, вероятно, подписывают много контрактов, чтобы увеличить вероятность заполнения своих вакансий. Даже несмотря на то, что у них могут быть существующие партнерские отношения с вашими конкурентами, они все равно могут искать дополнительные фирмы для работы.

3 способа выполнения дополнительных заказов

1) Используйте базу данных кандидатов

Популярная викторина: какой источник номер один для успешного трудоустройства кандидатов? Кандидаты, которые уже существуют в вашей базе данных, возглавляют такие источники, как доски объявлений о вакансиях и рекомендации кандидатов.Вы максимально используете кандидатов, имеющихся в вашей базе данных?

Возможно, вам потребуется провести аудит вашей базы данных кандидатов. Беспорядочная или устаревшая база данных сильно ограничена в своей полезности. Ознакомьтесь с этими советами по очистке вашей базы данных.

2) Перераспределить больше рабочих для новых заказов на работу

Большинство кадровых компаний переводят от 10 до 30 процентов своих подрядчиков на новое задание в течение трех месяцев после даты окончания их текущего задания.Это означает, что до 90 процентов времени, которое вы тратите на поиск и размещение кандидатов, теряется после размещения.

Сроки – один из наиболее важных факторов, когда дело доходит до перераспределения сотрудников. Как узнать, когда нужно обратиться к кому-то и рассказать о новой возможности? Вам нужно знать, когда работник закончил выполнение задания, и вам нужно, чтобы эта информация была видна и видна рекрутерам.

В лучших системах отслеживания кандидатов есть информационные панели, которые позволяют этот процесс.Ищите системы отслеживания кандидатов с панелью управления, которая поможет вам увидеть, когда работники планируют начать и закончить задания. Вы сможете приступить к назначению сотрудников на новые задания с небольшими простоями между ними.

3) Улучшение процесса адаптации

Сколько времени требуется среднему рекрутеру и продавцу, чтобы набрать обороты? Примерно одной из трех североамериканских кадровых компаний требуется по крайней мере четыре месяца, чтобы быстро освоить работу своих кадровых агентств и продавцов.Менее четверти рекрутеров готовы за месяц или меньше. Рекрутеры и продавцы, которые не работают на полную мощность, снижают способность вашей фирмы работать максимально эффективно.

Инвестируйте в процесс адаптации. Если ваши рекрутеры и продавцы смогут внести свой вклад вскоре после того, как они будут приняты на работу, вам будет намного проще выполнять заказы. Изучите, что работает для других фирм, и включите это в программу адаптации вашей собственной фирмы.

---

Хотите узнать больше о темах, которые наиболее важны для специалистов по подбору персонала? Подпишитесь на блог Bullhorn, чтобы получать новости, советы, интервью, тенденции и многое другое.

Что это такое и примеры – Zippia

Если вы управляете бизнесом, который предоставляет индивидуальные услуги или продукты, вам нужно будет управлять своими расходами и системами выставления счетов немного иначе, чем если бы вы продавали только стандартизованные продукты.

Вам нужно будет рассчитать стоимость каждого продукта индивидуально, чтобы узнать, сколько вам нужно взимать с покупателя, чтобы получить прибыль. Этот процесс называется калькуляцией наряд-заказа.

Калькуляция наряд-заказа – это система для определения стоимости каждого отдельного продукта, который компания предоставляет клиенту, независимо от того, является ли этот продукт услугой или физическим изделием. Этот метод учитывает стоимость материалов, рабочей силы, накладных и других затрат, которые идут на производство этого продукта.

Если ваша компания продала один и тот же товар всем покупателям, вам нужно будет сделать это только один раз, поскольку ваши затраты будут одинаковыми для каждого товара. Однако, поскольку ваша компания предоставляет уникальный продукт или услугу каждому покупателю, вам необходимо выполнить этот процесс для каждого заказа.

Если вы начали бизнес, предлагающий нестандартные или полу-нестандартные продукты, скорее всего, вам нужно будет начать расчет стоимости заказа на выполнение работ. Хотя этот процесс будет выглядеть по-разному для каждой компании, есть несколько основных элементов, которые вам необходимо учитывать при его выполнении:

Материалы. Для каждого продукта требуются материалы определенного вида, будь то строительные материалы для проекта модернизации или чернила и ткань для футболок на заказ. При расчете суммы, которую вы тратите на материалы, убедитесь, что вы включили эти очевидные затраты, а также скрытые расходы.

Например, дизайнерам компании, занимающейся реконструкцией кухни, нужны бумага, компьютерное программное обеспечение и образцы, чтобы начать процесс реконструкции кухни клиента. Эти затраты возникают задолго до того, как потребуются материалы для фактического строительного проекта, но они не менее важны для расчета.

Кроме того, если ваша компания производит детали по индивидуальному заказу и для работы ваших машин требуется охлаждающая жидкость или какой-либо другой материал, включите это в стоимость материалов. Несмотря на то, что они не появятся в конечном продукте, эти элементы играют жизненно важную роль в обеспечении его завершенности.

Прямые расходы. В дополнение к материалам, необходимым для завершения проекта, вы также должны добавить любые другие непосредственно связанные расходы, необходимые для его реализации.

Если ваша компания, занимающаяся ремонтом кухни, заключает контракт с дизайнерами вместо того, чтобы нанимать штатную команду, например, сумма, которую вы платите этим подрядчикам за проект, является примером прямых расходов, которые вам необходимо учитывать.

Точно так же вы должны включить все остальное, за что вам придется заплатить для завершения проекта, будь то покупка инструментов, ремонт оборудования или аренда грузовика.

Труд. Для каждого продукта, производимого вашей компанией, требуются не только материалы, но и человеко-часы. Опять же, убедитесь, что вы не просто подсчитываете очевидные часы, которые ушли на производство продукта; не забудьте также отметить и закулисную работу.

Для компании, занимающейся ремонтом кухонь, это будут проектировщики, строительная бригада, менеджеры и водители.

Однако вы, скорее всего, не включите в этот расчет расходы на представителей службы поддержки клиентов, технических специалистов, отвечающих за обслуживание автомобилей компании, или охранников, поскольку они не участвуют напрямую в этом конкретном проекте.

Добавьте их в свои расчеты накладных расходов или поговорите со своим бухгалтером о том, как лучше всего их учитывать.

Накладные расходы. Это часто самая сложная категория затрат для точного расчета, поскольку ваши накладные расходы сложнее разбить по проектам.

В эту категорию входят такие расходы, как электричество, вода, природный газ, вывоз мусора, амортизация оборудования, амортизация земли и налоги на имущество.

Чтобы рассчитать стоимость этих элементов для отдельного проекта, вам нужно начать с оценки общих накладных расходов за год. Получив это, вы можете разделить его на предполагаемое количество машин или рабочих часов в году.

Это даст вам приблизительную почасовую ставку, которую вы можете использовать, чтобы определить, сколько накладных расходов потребуется для конкретного проекта.

Если, например, вы оцениваете, что ваши годовые накладные расходы составляют 100 000 долларов в год и что у вас будет 25 000 рабочих часов в течение этого года, ваша почасовая ставка накладных расходов составит 4 доллара.

Итак, если конкретный проект требует 100 рабочих часов для завершения, вам нужно будет учесть 400 долларов накладных расходов.

Чтобы конкретизировать вышеперечисленные шаги, вот пример того, как выглядела бы калькуляция заказа на работу, если бы вы управляли компанией по изготовлению нестандартных футболок.

Эти шаги будут выглядеть по-разному для вашей компании, и всегда полезно поговорить с бухгалтером, чтобы убедиться, что вы все покрыли, особенно когда ваш бизнес растет, и вы увеличиваете расходы и сотрудников, но этот пример, по крайней мере, даст вы получите представление об основах, которые помогут вам начать работу.

Рассчитайте стоимость материалов. Если вам нужно определить стоимость заказа на 2000 футболок на заказ, вы должны начать с сложения стоимости пустых футболок, чернил, которые им потребуются, любых предметов, которые вам понадобятся для запуска печатные машины, а также любые упаковочные или транспортировочные материалы. В этом примере это составляет 150 долларов.

Учитывать другие прямые расходы. Как только вы узнаете, сколько материалов для изготовления вашего продукта, самое время добавить любые другие расходы, которые идут на его завершение.

Одна из таких затрат в этом примере – это программное обеспечение, которое ваши клиенты использовали для размещения заказов и создания дизайна футболок. Это стоит 5000 долларов в год, но вы не можете взимать плату с одного клиента на эту сумму, поэтому вам нужно разбить ее на ставку, которую вы можете взимать за заказ.

Если вы рассчитываете, что у вас будет 3 500 клиентов в год, вы разделите 5 000 долларов на 3 500, чтобы получить цену около 1,43 доллара за заказ. Вы можете добавить эту сумму к счету каждого клиента, чтобы покрыть расходы на вашу платформу.

Еще одна крупная статья расходов в этой категории – доставка. Если вы не взимаете отдельную плату за доставку, вам также необходимо включить ее, независимо от того, хотите ли вы отправить товар по почте или доставить его на грузовиках компании. В этом случае они в сумме составляют 40 долларов.

Подсчитайте прямые затраты на рабочую силу. Для выполнения заказа требуется команда людей, и вы должны заплатить этим работникам, поэтому важно также учитывать это при расчете стоимости вашего заказа.

Пока ваши клиенты создают свои дизайны на веб-сайте вашей компании по производству футболок, у вас также есть команда дизайнеров, которые следят за тем, чтобы дизайны были оптимизированы для печати, и вы платите каждому из них по 30 долларов в час (включая льготы).Один дизайнер может завершить этот конкретный проект за час, поэтому вы добавите 30 долларов в смету.

У вас также есть менеджер по цеху и техники, которые занимаются печатью рубашек. Вы платите техническим специалистам 20 долларов в час, включая льготы, и один из них может выполнить этот заказ за час, что добавляет еще 20 долларов к общей стоимости.

Вы платите своему начальнику отдела 30 долларов в час, включая льготы, и он покрывает в среднем пять заказов каждый час, так что затраты на эту работу увеличиваются на 6 долларов.

Ваша общая сумма прямых затрат на рабочую силу для этого проекта составляет 56 долларов.

Счет накладных расходов. Наконец, вы собираетесь добавить накладные расходы, необходимые для этого проекта.

Чтобы рассчитать почасовую ставку, которую вам нужно будет взимать, начните с определения ваших общих накладных расходов за год, сложив ваши счета за коммунальные услуги, стоимость оборудования, строительства и земли, затраты на ремонт и содержание, налоги и все остальное, что необходимо для пусть ваши машины работают, а свет включен.

Это может включать компьютерные программы, охранников, обслуживающий персонал, а также расходные материалы, но поговорите со своим бухгалтером о том, как вы должны все это рассчитывать.

Сложив все это вместе, в этом примере вы обнаружите, что ваши накладные расходы составляют 200 000 долларов в год.

Очевидно, что вы не можете взимать плату с одного клиента на эту сумму, поэтому вам нужно разбить ее на машинно-часовые или трудовые часы. Это просто относится к количеству часов, в течение которых ваша компания что-то активно производит.Итак, если у вас четыре машины, работающие по 40 часов в неделю, 52 недели в году, у вас будет 8 320 моточасов.

В этом примере у вас есть в среднем 14 рабочих одновременно, выполняющих заказы 40 часов в неделю, 52 недели в году, что дает вам 29 120 рабочих часов. Разделите накладные расходы в размере 200 000 долларов на 29 120 рабочих часов, и вы получите почасовую ставку накладных расходов в размере около 6,90 долларов. Итак, если на выполнение этого заказа уходит два часа, вам нужно добавить к заказу 13,80 долларов США на покрытие накладных расходов.

Сложите все вместе. С учетом 150 долларов на материалы, 40 долларов на доставку, 1,43 доллара на программное обеспечение, 56 долларов на оплату труда и 13,80 долларов на накладные расходы, общие затраты на эту работу составят 261,23 доллара. Теперь вы можете использовать этот номер, чтобы сообщить, сколько вы хотите взимать за заказ, чтобы вы могли покрыть свои бизнес-расходы и при этом получать прибыль.

BuyBoard Заказ на выполнение работ

На главную> Советы и тенденции> Заключение контрактов на выполнение заказов

Кооператив закупок BuyBoard® обеспечивает своим членам экономию на продуктах, услугах и оборудовании.Но знаете ли вы, что мы также предлагаем эффективный метод заключения контрактов, когда требуется ремонт, реконструкция или реконструкция объекта?

Что такое контракт на выполнение работ?

Контракт на выполнение работ – это контракт на техническое обслуживание, ремонт, изменение, реконструкцию, восстановление или мелкое строительство объекта, если (1) работа носит повторяющийся характер, но сроки поставки являются неопределенными и (2) неопределенными объемами и заказы присуждаются в основном на основе заранее описанных и предварительно оцененных задач.Контракт на выполнение работ включает набор предлагаемых проектов, связанных с объектами, каждый из которых включает подробные спецификации задач по обслуживанию, ремонту, модификации, обновлению, восстановлению или мелкому строительству.

Преимущества использования JOC через BuyBoard

• Один контракт охватывает несколько проектов и для непрерывности предполагает участие только одного генерального подрядчика.
• Конкурсный процесс закупок уже проведен.
• Качественные проекты могут быть выполнены быстро и с минимальными затратами.
• Генеральные подрядчики могут нанимать местных субподрядчиков и субподрядчиков, принадлежащих меньшинствам / женщинам.
• проектов JOC включены в бонус BuyBoard.

Как начать работу над проектами

После определения проекта свяжитесь с выбранным подрядчиком JOC. (Информацию о подрядчиках можно найти на BuyBoard.) После уведомления подрядчик назначит время для обзора объема работ по проекту (-ам) и разработает подробное предложение по стоимости намеченных работ.После принятия предложения и оформления заказа на поставку или контракта подрядчик приступает к работе. Необходимо соблюдать государственные и местные требования в отношении облигаций и страхования. Любая работа, задача или заказ на покупку, превышающие 500 000 долларов США, должны быть одобрены руководящим органом.

BuyBoard должен получить копию заказа на покупку, чтобы покупка могла считаться закупкой BuyBoard. Чтобы убедиться, что ваша организация выполнила государственные требования для конкурентных закупок, убедитесь, что BuyBoard задокументировала все покупки, сделанные с использованием подрядчиков BuyBoard JOC.

Простые шаги для закупок

1. Войдите в свою учетную запись BuyBoard и найдите один из следующих контрактов, чтобы просмотреть подписанных подрядчиков: RSMeans (контракт 581-19), Core ^TM (контракт 520-16) или Regional ezIQC ^® (контракт 520-16 ).

2. Выберите подрядчика, исходя из требований вашего конкретного проекта.

3. Оформите заказ на покупку (ЗП) на имя поставщика BuyBoard, получившего награду; укажите в ЗП « на контракт BuyBoard ### – ## » и отправьте его по электронной почте на адрес info @ buyboard.com.

Просмотр отмеченных поставщиков

Чтобы просмотреть награжденных поставщиков и цены, войдите в свою учетную запись BuyBoard, выберите «Магазин» и нажмите «Поставщики по контракту». Вы также можете ввести номер контракта в строку поиска.

вопросов

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно программы, свяжитесь с нами по адресу [email protected] или 800.695.2919.

Что такое калькуляция заказа на выполнение работ? Определение и примеры

Если ваша компания регулярно создает уникальные продукты для клиентов, вам может потребоваться система калькуляции затрат на заказы для правильного отслеживания каждого заказа.Использование системы калькуляции заказов на выполнение работ может помочь гарантировать, что время и ресурсы, которые вы используете для создания продукта, принесут прибыль вашему бизнесу. Построение системы калькуляции заказа на выполнение работ включает в себя различные элементы, чтобы гарантировать точность стоимости каждой работы.

В этой статье мы определяем, что такое система калькуляции наряд-заказа, объясняем, какие документы необходимы для создания точной системы калькуляции наряд-заказа, и приводим примеры типов компаний, которые регулярно используют калькуляцию наряд-заказа.

Связано: Ваш путеводитель по карьере в финансах

Что такое система калькуляции заказов на выполнение работ?

Калькуляция наряд-заказа – это система, которая применяется, когда клиенты заказывают небольшие уникальные партии продукции.Эта система определяет цену каждого отдельного продукта и гарантирует, что стоимость каждого продукта будет достаточно разумной, чтобы покупатель мог его купить, но при этом позволяя компании получать прибыль.

Системы калькуляции заказов на выполнение работ могут получать и отслеживать информацию из финансовых ресурсов, такую ​​как материальные затраты, ведомости заработной платы, счета-фактуры поставщиков и распределение накладных расходов. Бухгалтер будет использовать эти ресурсы для сбора данных и расчета или отслеживания их с помощью ведомости затрат на работу. Они также могут использовать базу данных заказов на работу для отслеживания каждого продукта с использованием определенного идентификационного номера для каждого продукта.

Каждое изделие, отслеживаемое в системе калькуляции заказа на выполнение работ, должно иметь запись о стоимости работ, в которой перечислены материалы, использованные для создания этого изделия, количество людей, которые работали над изготовлением этого изделия, сколько времени потребовалось для изготовления изделия и накладные расходы на производство. сумма для этого продукта. Это помогает бухгалтеру лучше отслеживать деньги, потраченные на каждую позицию, и текущие запасы, чтобы предотвратить непредвиденные убытки.

Документы для систем калькуляции заказов на выполнение работ

Для отслеживания затрат на каждую отдельную работу необходимы специальные документы, которые сохранят точность и уменьшат вероятность непредвиденной потери прибыли.Ниже приведены общие документы, используемые в системах калькуляции заказов на выполнение работ.

Форма заявки на материалы

Для отслеживания материалов, используемых в текущих позициях / заказах, компании используют форму заявки на материалы. В этой форме указано, что определенные материалы были взяты из инвентаря и направлены на создание рабочего заказа. Разделы, которые вы можете найти в форме заявки на материалы, могут включать:

• Дата извлечения материала из запасов
• Уникальный номер задания
• Точное количество извлеченного материала
• Номер позиции и описание
• Сколько каждая единица материала затраты
• Общее количество всех извлеченных товаров
• Кто запросил товар (-ы)
• Кто оценил товар (-ы)
• Кому был передан товар (-ы)

Когда сотрудник вводит информацию в форму заявки на материалы , им может потребоваться найти запрошенную информацию из других источников.Например, пытаясь выяснить, сколько стоят материальные товары, они могут попросить бухгалтерию обновить цены.

Лист затрат на работу

Этот лист является основным источником для отслеживания номенклатуры, чтобы обеспечить точность ценообразования и инвентаризации. Чтобы поддерживать эту точность, в этой ведомости затрат на работу необходимо отслеживать информацию, в том числе:

• Дата начала работы
• Дата завершения работниками
• Дата отправки заказа клиенту
• Информация о клиенте, обычно их адрес
• Информация о вакансиях, включая накладные расходы, какие материалы были использованы и информацию о рабочей силе
• Сводная итоговая стоимость работы

Каждая из приведенных выше деталей информации о вакансиях будет иметь свой собственный раздел, чтобы ясно показать читателю, что информация нужна и что в настоящее время отслеживается.

Табель рабочего времени

Поскольку сотрудник работает над уникальным заказом, от него часто требуется заполнить ведомость учета выполненной работы. Разделы тайм-билета могут включать:

• Имя и идентификационный номер сотрудника
• Конкретный номер выполняемой работы
• Список каждой работы
• Дата начала каждой работы
• Сколько часов каждая работа заняла у сотрудника до завершения
• Почасовая оплата сотрудника
• Общая стоимость работы
• Бухгалтерский учет и утверждение руководителя

Примеры систем калькуляции заказов на выполнение работ

Способ использования калькуляции заказов на выполнение работ может часто варьироваться в зависимости от конкретного бизнеса используя эту систему.Ниже приведены примеры различных типов компаний, использующих системы калькуляции заказов на выполнение работ для отслеживания запасов, а также различия в процессе.

• Розничные компании
• Юридические и бухгалтерские фирмы
• Медицинские услуги
• Киностудии
• Строительные компании

Розничные компании

При калькуляции заказов на заказы продукты производятся индивидуально или в небольшой группе, а не в большом количестве предметов. Например:

Скажем, покупатель купил туфли с именами, написанными по бокам, и шнурки из хлопка, а не из нейлона.Поскольку этот заказ уникален, компания будет использовать калькуляцию наряд-заказа, чтобы создать уникальную цену, по которой покупатель будет взимать плату за изготовленную на заказ обувь.

Юридические фирмы и бухгалтерские компании

Поскольку юристы и бухгалтеры работают с разными клиентами на уникальных счетах, многие будут использовать систему калькуляции заказов на выполнение работ, чтобы отслеживать, сколько времени и ресурсов было потрачено на каждого клиента.

Пример: Поверенный по бракоразводным процессам может работать с клиентом, чтобы предоставить базовые юридические консультации и помощь по делу, которое не требует чрезмерного количества юридических исследований, встреч между клиентом и адвокатом или дополнительных ресурсов.Если адвокат по бракоразводным процессам работал над сложным делом, которое требовало дополнительных часов исследований, встреч и других ресурсов, он использовал бы калькуляцию заказов на работу, чтобы рассчитать точную сумму, которую клиент должен за ресурсы, использованные для успешного выполнения этой услуги.

Связано: 16 Работы в бухгалтерском учете, которые хорошо оплачиваются

Медицинские услуги

Больницы и поликлиники используют стоимость заказа на работу, чтобы определить, сколько платить каждому пациенту.Если пациент прибывает в клинику для проверки, ему, очевидно, требуется меньше ухода, чем тому, кому требуется сложная операция, требующая пребывания на несколько ночей. Поскольку опыт каждого пациента может варьироваться в зависимости от его потребностей, бухгалтерия больницы или клиники устанавливает отдельную стоимость заказа на работу для каждой услуги, чтобы убедиться, что больница зарабатывает достаточно денег для поддержки их ресурсов.

Киностудии

В киностудиях калькуляция заказов на выполнение работ используется для отслеживания заработной платы сотрудников, а также стоимости реквизита, костюмов, декораций и съемочного оборудования.Некоторые киностудии также используют листы вакансий в качестве оценок, чтобы определить, сколько будет стоить покупка каждого предмета и найм каждого сотрудника, чтобы построить конкретный бюджет для каждого фильма.

Как только бюджет сформирован, они нанимают съемочную группу и покупают необходимые ресурсы для создания фильма. Каждый раз, когда сотрудник работает, он обычно отправляет карточку учета рабочего времени, чтобы отслеживать проект, над которым он работал. Каждый элемент фильма и другие ресурсы отслеживаются в листе вакансий.

Строительные компании

Многие строители проектируют здания по индивидуальному заказу и с учетом потребностей конкретного владельца или управляющего недвижимостью.Они часто оценивают стоимость каждого продукта, необходимого для строительства здания или объекта недвижимости. После оценки в ведомости затрат на работу они представят эту оценку управляющему недвижимостью или владельцу. Если он будет одобрен, строительная компания будет использовать лист заказа на выполнение работ для отслеживания своего прогресса и потраченной суммы, следя за тем, чтобы не выходить за рамки согласованного бюджета.

5 вещей, которые следует спросить при получении заказа на работу

Главное, что делают лучшие рекрутеры для достижения успеха, – это задавать правильные вопросы на ранней стадии.Когда вы получаете заказ на работу, важно задавать правильные вопросы, чтобы определить лучших талантов для вашего клиента.

Есть пять ключевых вопросов, которые вы должны задавать всякий раз, когда получаете новый заказ на работу:

1. Что вы ищете?

Конечно, важно получить описание вакансии. Однако спрашиваете ли вы также устно менеджера по найму, что он ищет?

Когда вы получаете описание должности, я рекомендую вам всегда читать и просматривать описание, но, что еще более важно, у вас есть живой разговор с менеджером по найму о должности.

Когда вы разговариваете с менеджером, отодвиньте описание должности в сторону и просто спросите его, что он ищет. Часто вы будете удивлены разнице между описанием менеджера по найму и описанием должности.

2. Какие навыки «должен иметь »?

Менеджер по найму, скорее всего, скажет вам, какими навыками должен обладать его идеальный кандидат. Для вас важно иметь четкое представление о том, какие навыки не подлежат обсуждению.

Спросите менеджера по найму, какие навыки являются абсолютными «необходимыми» и «полезными» у кандидата. Эта информация чрезвычайно полезна при поиске лучших талантов на жестком рынке кандидатов и позволит вам сосредоточить поиск на том, что действительно нужно менеджеру по найму.

3. Кандидатов какого типа вы нанимали в прошлом и что сделало их успешными?

Всегда полезно иметь представление о том, какой тип таланта привлекает вашего менеджера по найму.Спросите менеджера по найму о прошлых успешных наймах. Узнайте об их предыдущем опыте работы и навыках.

Спросите менеджера по найму, что сделало эти успешные сотрудники успешными. Это не только даст вам понимание того, что нравится менеджеру по найму, но также предоставит вам ключевые слова и вопросы, относящиеся к этому поиску кандидатов.

Например, если вы знаете, что ваш менеджер по найму предпочитает кандидатов, которые работали в компании XYZ, ваш первый поиск кандидатов должен быть направлен на поиск подходящего таланта, работающего в компании XYZ.

4. Какова корпоративная культура / среда?

Несмотря на то, что набор навыков кандидата важен для любого поиска талантов, одним из наиболее важных элементов, которые следует учитывать при поиске, является культурное соответствие. Убедитесь, что вы хорошо понимаете корпоративную культуру и среду, для которой вы нанимаете сотрудников. Если возможно, посетите менеджера по найму лично в офис и попросите его организовать экскурсию. Обратите внимание на то, как люди работают и как устроен офис.

Если посещение офиса невозможно, не забудьте попросить менеджера по найму описать культуру и среду, чтобы вы могли обеспечить правильное культурное соответствие.

5. Когда нужен новый сотрудник?

Выяснение того, когда менеджер планирует нанять на эту должность, является ключевым моментом для правильной расстановки приоритетов при найме. Не думайте, что каждая потребность возникает немедленно. Некоторым менеджерам по найму нравится опережать время и начинать поиск за несколько месяцев.

Всегда спрашивайте менеджера по найму, какова намеченная дата найма на должность, и планируйте свои действия по набору персонала примерно на эту дату.

Какие еще вопросы вы задаете при получении заказа на работу? Поделитесь своими советами в комментариях ниже.

Изображение: pressmaster / BigStock.com

48 CFR § 252.217-7004 – Рабочие заказы и компенсация. | CFR | Закон США

252.217-7004 Заказы на работу и компенсация.

Приказы и вознаграждения (МАЙ 2006 г.)

(a) Сотрудник по контрактам должен запрашивать тендерные предложения или предложения и назначать заказы на выполнение работ. Выдача наряда, подписанного сотрудником по контрактам, является наградой. Заказ должен включать в себя условия Генерального соглашения.

(b) Каждый раз, когда Офицер по контракту определяет, что судно, его груз или запасы могут оказаться под угрозой из-за задержки, или когда Офицер по контракту определяет, что военная необходимость требует немедленной работы на судне, Офицер по контракту может выдать письменное для выполнения этой работы, и Подрядчик настоящим соглашается выполнять этот приказ и выполнять работы на таком судне в пределах своих возможностей.

(1) Как только это станет практически возможным после выдачи заказа, Специалист по контрактам и Подрядчик должны согласовать цену на работу, и Специалист по контрактам выдает заказ на выполнение работ.

(2) Подрядчик должен по запросу предоставить сотруднику по контрактам разбивку затрат, понесенных Подрядчиком, и оценку затрат, которые, как ожидается, будут понесены при выполнении работ. Подрядчик должен вести и предоставлять для проверки сотруднику по контрактам или представителю сотрудника по контрактам записи, подтверждающие стоимость выполнения работ.

(3) Неспособность сторон договориться о цене работы представляет собой спор по смыслу пункта «Споры» Генерального соглашения.Тем временем Подрядчик будет старательно выполнять заказанные работы.

(в)

(1) Если характер любого ремонта таков, что его объем и вероятную стоимость не могут быть быстро определены, сотрудник по контрактам может издать заказ на выполнение работ (на основе закрытого предложения или путем переговоров), чтобы определить характер и объем необходимого ремонта.

(2) После определения Специалистом по контрактам, какие работы необходимы, Подрядчик, по запросу Офицера по контрактам, должен согласовать цены на выполнение этих работ.Согласованные цены будут указаны в изменении рабочего заказа.

(3) Неспособность сторон договориться о цене представляет собой спор в соответствии с положением о спорах. Тем временем Подрядчик будет старательно выполнять заказанные работы.

Аудит контрактов на заказы на выполнение работ

имеет решающее значение для соблюдения требований программы JOC.

Независимые сторонние аудиты являются ключом к успеху любой программы JOC с точки зрения контроля затрат на строительство и обеспечения соблюдения соответствующих ролей и обязанностей проектной группы.

НЕ ДОПУСКАЙТЕ, ЧТО ВАШ ДОГОВОР НА ЗАКАЗ НА РАБОТУ ВЫГЛЯДИТ ТАК ЭТО

Аудит контрактов на заказы на выполнение работ

Этот список аудиторских проверок контрактов на выполнение работ приводится только для справки и может быть неполным или актуальным. Последняя редакция – Аудит контрактов на выполнение работ 20170224

---

Аризона

Аудит управления контрактами, июнь 2019 –

«Контракты и закупки не содержат точного списка текущих контрактов». «В« Контрактах и ​​закупках »не было доказательств, подтверждающих процесс закрытия контрактов, и не была заполнена соответствующая документация по закрытию семи контрактов.«В контрактах и ​​закупках не сохранялись консолидированные записи в файле контракта или в централизованном расположении (таком как SharePoint или связыватель контрактов) для поддержки жизненного цикла контракта. « – Полный отчет

Город Скоттсдейл – избранные строительные контракты JOC, аудит № 1804, Шаррон Уокер, городской аудитор, 480-312-7867, 27 июня 2018 г. – Отчет

– Аудит выбранных строительных контрактов по контрактам на выполнение работ был проведен для проверки соблюдения условий контракта и оценки эффективности администрирования контракта.Заключение контрактов на выполнение работ (JOC), при котором используются индивидуальные заказы на выполнение работ, написанные в соответствии с «генеральным» контрактом, является одним из методов, используемых персоналом Управления капитальными проектами города (CPM) для закупки строительных услуг.

Аудиторы выбрали три контракта JOC и рассмотрели один строительный проект для каждого контракта. Платежи по этим трем контрактам JOC составили около 9,5 млн долларов США в 2016/17 финансовом году и, по оценкам, составят около 9,1 млн долларов США в 2017/18 финансовом году.

Согласование стоимости отдельных проектов имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы городские власти получали качественную работу по справедливой и разумной цене.Аудит показал, что контроль затрат следует улучшить на этапе оценки предложения. Не были разработаны руководящие принципы для оценки и обсуждения предложений по ОК, а также не соблюдались требования к выбору субподрядчиков. Кроме того, некоторые требуемые утверждения проектов не были получены, и один рассмотренный проект, по-видимому, был разделен, чтобы обойти ограничение на индивидуальные заказы.

Более эффективный контроль затрат также необходим на этапе реализации проекта. Персонал CPM не сравнивал использованных субподрядчиков с субподрядчиками, представленными в предложении, и не всегда обеспечивал получение необходимых проверок и согласований для запросов на оплату подрядчикам.Кроме того, CPM не обеспечила эффективного обеспечения требуемых показателей, и были предоставлены платежные обязательства.

Кроме того, улучшенные методы хранения записей и контрактной документации могут повысить эффективность и последовательность администрирования контрактов.

Аудиторский отчет аудиторской службы города Скоттсдейл № 1409 – «Контроль затрат по контракту на выполнение работ не очевиден» – Подробнее…

---

Калифорния

2021 – Строительный аудит в аэропорту Лонг-Бич https: // www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/Long-Beach-Airport-Construction-Performance-Audit-Long-Beach-Airport-Construction-Performance-Audit-1.pdf

Город Лонг-Бич – Отчет о проверке контракта на выполнение работ 25 мая 2016 г. Лаура Л. Дауд Городской аудитор «« В целом, город практически не контролировал стоимость проекта JOC или качество проекта … В городе создана среда, в которой скорость завершения проекта, нереалистичные низкие ставки подрядчиков и отсутствие контроля над программой привели к тому, что проекты перестали иметь конкурентоспособные цены.»- Лаура Доуд, городской аудитор

Мы обнаружили существенное системное отсутствие контроля над всеми ключевыми областями процесса, создавая среду, которая очень уязвима для мошенничества. Отсутствие формальности в процессах и процедурах, широкое использование внешних консультантов для управления проектами и относительно отсутствие внутренней отчетности по программе – все это способствует созданию среды высокого риска.

Доля подрядчиков снизилась на 31% с начала программы, что значительно снижает вероятность того, что подрядчики смогут получить прибыль.Текущие процентные ставки подрядчиков JOC варьируются от 0,50 до 0,71, что означает, что подрядчик по контракту обязан выполнять работы по цене 50-71% от стоимости по каталогу. . Отсутствие у города структуры и контроля над программой JOC создает множество возможностей для манипулирования программой.

Расплывчатые требования к проекту s – Начиная с проектных предложений, мы обнаружили расплывчатые объемы работ (SOW), в которых не было достаточной детализации, чтобы определить, приемлемы ли цены подрядчика.Когда подробные работы, которые необходимо выполнить, не ясны, городу трудно определить, были ли затраты завышены или нереалистичны. В других программах JOC предложения рассматриваются и оцениваются независимым источником, помимо менеджера проекта и подрядчика, что создает механизм для оценки обоснованности предложений подрядчиков. Городские власти не установили такой контроль. Плохо составленные SOW привели к многочисленным заказам на изменение и перерасходу средств, что произошло в 91% проектов, которые мы рассмотрели в течение 17-месячного периода аудита.Возможна экономия примерно 1,9 миллиона долларов, если будут установлены ограничения на использование предметов, не включенных в каталог.

Чрезмерное использование элементов, не входящих в каталог. Большинство программ JOC ограничивают количество элементов, не входящих в каталог, которые можно использовать в проекте. Это связано с тем, что товары, не входящие в каталог, оцениваются на уровне 110% по сравнению с ценами на товары по каталогу, оцененными с использованием более низких процентов ставок подрядчиков JOC (50% – 71%). В Лонг-Бич нет ограничений на то, сколько элементов, не включенных в каталог, можно использовать в процентах от стоимости проекта. В результате 42% общих затрат по проекту, выявленных в ходе нашего аудиторского периода, составляли 110% не включенных в каталог товаров.

Ограничено Участие города -Менеджеры проектов несут ответственность за все аспекты проекта, включая утверждение выполненных работ и выплаты всем сторонам. Из-за нехватки кадров, вызванной сокращением бюджета, Департамент в значительной степени полагается на консультантов, выполняющих роль менеджера проекта. Из рассмотренных в ходе аудита проектов 64% руководителей проектов были консультантами, что выше, чем у других опрошенных нами программ JOC. Кроме того, некоторые контракты, по которым работают консультанты, позволяют фирме предоставлять различные услуги, что создает потенциальные конфликты интересов.В целом надзор со стороны сотрудников города ограничен. В программе нет официальных политик, процедур или руководств, что создает несоответствия в управлении проектами и документации. В ходе аудита мы не обнаружили обязательной или полной отчетности по ключевой информации по проекту руководителю программы JOC или другому руководству отдела. В результате городские власти практически не контролируют расходы по проекту JOC или качество работ. Одним из основных преимуществ использования программы JOC является сокращение времени на запуск проекта.Это связано с тем, что традиционный метод закупок заменяется заявками на основе каталога с предварительной ценой. Тем не менее, мы обнаружили, что время, необходимое для перемещения проектов City JOC на стадии проектирования и предложения, значительно больше, чем это предусмотрено отраслевым стандартом. Поставщик, наблюдающий за каталогом с предварительными ценами для программ JOC, сообщает, что среднее время в отрасли для завершения инициации проекта и запуска проекта JOC составляет 25 дней без дизайна и 55 дней с дизайном. Хотя неясно, сколько проектов во время нашего аудиторского периода включали дизайн, для консервативности мы измерили все проекты по 55-дневному эталону.Проекты стоимостью 4,4 миллиона долларов (34% от общей стоимости проекта) не укладывались в 55-дневный срок, а для запуска семи проектов стоимостью 3,3 миллиона долларов потребовалось более 90 дней.

Из-за неадекватной документации по проекту было невозможно определить, почему городские проекты заняли больше времени. Однако рабочая нагрузка менеджера проекта и согласование цен вне каталога – две возможные причины некоторых задержек.

Выпуск №1. Объем программы Неизвестен – Похоже, что нет никакого анализа количества и типов проектов, которые сотрудники JOC могут обрабатывать одновременно, чтобы гарантировать своевременное и надлежащее управление проектами.Необходимость быстрого завершения проектов привела к тому, что стоимость проекта и адекватный надзор стали менее важными. Мы слышали от менеджеров проектов постоянную озабоченность по поводу того, что есть необходимость в быстром выполнении проектов, что сокращает время на общение с подрядчиками JOC во время рассмотрения предложения.

Выпуск 2. Отсутствие приоритезации проектов – Список всех незавершенных инфраструктурных потребностей или формализованный процесс приоритизации ожидающих проектов не существует. Это приводит к тому, что Департамент общественных работ (Департамент) реагирует вместо стратегического планирования, какие проекты должны быть завершены в следующий раз.Политическое давление, связанное с ежегодным дискреционным распределением финансовых средств городским советом, способствует плохому планированию. Эти деньги должны быть потрачены в течение финансового года, отдавая приоритет в первую очередь на основе финансирования, а не обязательно потребности.

Выпуск 3. Проекты не соответствуют критериям – лучшие отраслевые практики указывают на то, что JOC следует использовать для повседневных и мелких строительных задач, а не для крупных и сложных проектов, которые требуют обширного проектирования или могут столкнуться с изменениями и пересмотрами во время строительства, городская программа JOC используется для Избегайте длительного традиционного процесса закупок, чтобы проекты можно было продвигать быстро, независимо от размера и типа, и не задумываясь о том, является ли JOC лучшим вариантом.Хотя быстрое завершение проекта является преимуществом JOC, это не должно быть единственным фактором, принимаемым во внимание. Следует также учитывать стоимость и сроки, чтобы определить, лучше ли использование программы JOC по сравнению с традиционными методами закупок для этого конкретного проекта.

Проблема № 3a – Крупные и сложные проекты – JOC-проекты не должны превышать 500 000 долларов США, а в настоящее время в среднем 100 000 долларов США. Тем не менее, мы обнаружили примеры проектов, обработанных через JOC, которые превышали 500 000 долларов США, причем некоторые из них содержали заказы на существенные изменения.Примеры включают снос Бельмонтского бассейна стоимостью 2,6 миллиона долларов, реконструкцию новых административных помещений Департаментом гавани на общую сумму 14 миллионов долларов и перемещение центра управления движением стоимостью около 500 000 долларов. Эти проекты, по-видимому, переданы JOC исключительно для обеспечения более быстрой реализации.
Issue # 3b «Сохранение» проектов Программа используется для «сохранения» проектов, которые изначально были запущены вне программы JOC, но затем у них возникли проблемы. Вместо обеспечения надлежащего надзора и решения проблем с первоначальным подрядчиком, проект перемещается в программу JOC, чтобы его можно было быстро продвигать, не придерживаясь обычной городской политики закупок или внесения поправок в контракты.

Выпуск 4. Отсутствие процесса или политики – Несмотря на то, что программа JOC существует уже 13 лет, формальные политики, процедуры или руководящие принципы не установлены. Без формальных политик и процедур у сотрудников, которые управляли или работали в рамках программы, не было руководства по их ролям или обязанностям, что приводило к непоследовательному управлению проектами и неполной документации.

Выпуск 5. Плохое управление программой – Надзор и управление программой JOC со стороны городских сотрудников ограничено.Городские власти полагаются на внешних консультантов для заполнения многих должностей менеджеров проектов, но не обеспечивают прямого контроля за их деятельностью. Это особенно рискованно, учитывая, что менеджеры проектов несут ответственность за все аспекты проекта, от выбора подрядчика до утверждения платежей, с небольшой подотчетностью. Таким образом, городские власти не будут знать, извлекал ли консультант личную выгоду или имели место несоответствующие действия.

Выпуск 6. Отсутствие формализованной отчетности – Полная отчетность по ключевой информации по проекту, такой как статус, бюджет / затраты, контрольные даты или нерешенные вопросы, передаваемая руководителями проекта руководству программы JOC или другому руководству отдела, во время нашего аудита отсутствовала.Это приводит к тому, что очень немногие сотрудники Департамента осведомлены о том, как работает программа, и о любых потенциальных проблемах. Например, руководитель программы JOC ушел на пенсию в начале нашей ревизии, и никто другой в Департаменте не был достаточно осведомлен о том, как работает программа.

Выпуск 7. Факторы процентного соотношения ставок на рекордно низком уровне – С момента создания программы JOC в 2003 году процентные коэффициенты ставок подрядчика снизились на 31%. Текущие процентные коэффициенты ставки JOC варьируются от.От 50 до 0,71, что означает, что они по контракту обязаны выполнять работу за 50-71% от цены по каталогу. Маловероятно, что подрядчики могут получить прибыль, используя такие низкие проценты. Многие подрядчики имеют контракты с JOC с 2003 года. Их долгосрочные отношения с городскими властями и опыт работы с программой JOC, вероятно, повлияли на снижение процентных коэффициентов предложения.

Выпуск № 8. Предупреждение о риске проигнорировано – В декабре 2014 г. (незадолго до утверждения последних контрактов JOC) менеджер программы JOC получил письмо от Gordian Group (Gordian Group), в котором городские власти предупреждали об отклонении всех предложений, потому что факторы, предложенные подрядчиками были слишком низкими, чтобы программа работала должным образом.

Выпуск № 9. Факторы самого низкого процента в опросе – Мы опросили пять агентств в Южной Калифорнии, которые также используют программу JOC, и обнаружили, что текущие процентные коэффициенты ставок города являются самыми низкими среди опрошенных агентств. В то время как другие агентства также обеспокоены низкими факторами (в дополнение к элементам, не включенным в каталог и обзору предложений), они являются более активными поисковыми решениями для смягчения или снижения рисков. Это отличается от города, который, казалось, не осознавал серьезности проблем и не стремился изменить рискованную ситуацию.

Выпуск 10. Сумма контракта превысила – подрядчикам JOC предоставляется лимит расходных полномочий, который затем устанавливается в общих заказах на закупку (BPO), чтобы можно было обрабатывать платежи. В ходе аудита мы обнаружили, что суммы BPO превышают полномочия по расходованию средств на 13,6 млн долларов. Отдельный BPO на сумму 13,6 млн долларов был учрежден Департаментом порта (гавань), когда он получил разрешение на использование программы JOC для улучшения временного здания штаб-квартиры порта; однако городские власти ошибочно добавили те же 13 долларов.6 млн. BPO, не относящемуся к гавани, тем самым удваивая объем полномочий, предоставленных подрядчикам. Благодаря этим дополнительным полномочиям городские власти заплатили подрядчику JOC примерно на 1 миллион долларов больше, чем утвержденная сумма контракта JOC. Дальнейшая проверка показала, что 1 миллион долларов был отнесен на счет программы JOC, хотя затраты на самом деле не относились к проектам JOC. Платежи были связаны с расходами, связанными с другим отдельным контрактом подрядчика JOC с городом, и не должны были производиться через JOC BPO.Эта ситуация является примером плохого управления контрактами в городе и отсутствия надлежащей отчетности по программе, которая должна была зафиксировать эту ошибку.

Выпуск №11. Отсутствие прозрачности – Информирование Совета относительно условий контрактов и продлений контрактов не всегда было ясным и прозрачным. Например, бывший менеджер программы JOC решил продлить контракты досрочно, еще до выхода на пенсию, даже несмотря на то, что по текущим контрактам еще оставались расходные полномочия в размере 3,9 млн долларов.В результате досрочного продления контрактам JOC были предоставлены дополнительные полномочия по расходам на 17,5 миллионов долларов, а также возникло дублирование условий, в результате чего у некоторых подрядчиков было одновременно заключено два контракта. Неясно, понимал ли совет, что они создают дублирование в условиях контрактов и расходных полномочиях, потому что этот вопрос не был должным образом обсужден в отчете персонала перед городским советом.

Выпуск № 12. Условия контракта не обновлены – Мы обнаружили противоречивые формулировки в контракте и спецификациях предложений.Язык пункта аудита в контрактных документах JOC непоследователен и устарел ,, .. Язык аудита в спецификациях тендерного предложения аналогичен стандартному языку пункта аудита, используемому в текущих контрактах. Однако пункт контракта об аудите является ограничивающим и гласит, что городские власти имеют право проводить аудит только в том случае, если контракт финансируется из федеральных фондов, фондов штата или округа. Мы выразили озабоченность по поводу противоречивых формулировок, однако городские власти заявили, что термины не противоречат друг другу и проблем нет.Противоречивые формулировки не только создают путаницу, но и могут быть проблематичными, если будет оспорено право на аудит.

I ssue 13. Обучение, необходимое для менеджеров проектов – Программа JOC не предусматривает обучение менеджеров проектов, чтобы они поддерживали достаточный контроль, необходимый для работы программы, как задумано. Это включает в себя важную функцию надлежащего рассмотрения предложений подрядчиков, чтобы убедиться, что город платит справедливую цену за проекты. Опрошенные нами агентства признают важность роли менеджера проекта и разработали специальные учебные академии или программы, обеспечивающие навыки, необходимые специально для управления проектами JOC.

Выпуск №14. Поставщик не предоставил необходимое обучение – Услуги, включенные в контракт города с Gordian Group, требуют, чтобы поставщик обеспечил городским властям постоянное обучение управлению программой JOC. Однако обучение не проводилось, хотя менеджер по работе с клиентами Gordian Group в период аудита был осведомлен о проблемах программы и проблемах, с которыми столкнулись руководители проектов.

Выпуск 15. Плохая подготовка объема работ – Городские власти готовят подробный объем работ по проекту (SOW), который должен служить дорожной картой для подрядчика JOC для составления точного и подробного предложения по стоимости, отвечающего потребностям города.Основываясь на проектах, которые мы рассмотрели, SOW не всегда содержал исчерпывающую информацию о требованиях к проекту. Мы видели случаи, когда в SOW было только общее описание и не были подробно описаны необходимые компоненты проекта. Расплывчатые SOW дают подрядчику возможность манипулировать стоимостью проекта в свою пользу, поскольку городские власти, похоже, не имеют ясности в отношении требований или ожиданий проекта.

Выпуск 16. Перерасход средств по проекту – Неадекватное планирование проекта и плохо разработанные SOW привели к многочисленным заказам на изменение и перерасходу средств.Таблица 5 иллюстрирует важность заказов на изменение в выборке проектов стоимостью более 100 000 долларов США.

Выпуск 17. Манипулирование элементами каталога – Во время аудита мы слышали периодические опасения от менеджеров проектов о том, что подрядчики JOC регулярно раздувают предложения, поскольку для них невозможно получить прибыль при низких процентных коэффициентах ставки. Это требует, чтобы руководители проекта тратили дополнительное время на переговоры с подрядчиками JOC, чтобы прийти к разумной цене, согласованной обеими сторонами.Однако нет гарантии, что согласованные цены точно отражают элементы каталога или количество, необходимое для выполнения работы. В конечном итоге это означает, что стоимость проекта больше не является конкурентной, и городские власти платят больше, чем это предусмотрено контрактом.
В апреле 2013 года бывший менеджер городского проекта направил письмо подрядчику JOC, New Creation Builders. В письме утверждалось, что New Creation Builders дополняли предложения, манипулируя каталогом и количествами, чтобы завысить стоимость предложения.Менеджер программы JOC в то время был скопирован на письме; однако городские власти через других менеджеров проекта продолжали выделять подрядчику 3,8 миллиона долларов на работы, из которых 15,7 миллиона долларов были выплачены им с начала программы в 2003 году. Городские власти приняли процентный коэффициент предложения New Creation Builders в размере 0,50, который была самой низкой ставкой подрядчика в январе 2015 года.

Выпуск 17а. Лучшее использование цен по каталогу – Каталог был первоначально разработан специально для города с использованием цен местного рынка и содержит более 100 000 элементов задач.Учитывая объем каталога, требуется, чтобы кто-то, обладающий опытом в строительной отрасли, должным образом разбил проекты до уровня детализации, при котором каталог может быть использован надлежащим образом. Некоторые агентства, которые мы опрашивали, обычно «объединяют» элементы, которые часто используются вместе, чтобы упростить использование каталога. Однако в настоящее время городские власти не объединяют элементы каталога, поэтому правильное использование каталога требует очень много времени. Поскольку большое внимание уделяется быстрой реализации проекта, дополнительное время, необходимое для правильной оценки товаров, является сдерживающим фактором для всех сторон.

Выпуск № 18. Чрезмерное количество элементов, не входящих в каталог – Другие программы JOC, которые мы исследовали, устанавливают ограничение или максимум элементов, не входящих в каталог, которые могут быть использованы в любом проекте. Однако городские власти не устанавливают ограничений на количество или частоту использования предметов, не включенных в каталог.

Выпуск № 18а. Нет независимых котировок
Issue # 18b. – Неопределенное описание продукта

№ 18c. Плохое управление выпуском каталога – Согласно своему контракту, Gordian Group должна «провести исследование для выявления повторяющегося использования
задач, не относящихся к каталогу», и «разработать новые задачи каталога для повторяющихся задач, не относящихся к каталогу».Учитывая чрезмерное использование предметов, не включенных в каталог, этого не произошло. Когда мы спросили бывшего менеджера по работе с клиентами Gordian Group, почему элементы, не входящие в каталог, не были добавлены в каталог, он ответил, что руководители проектов не обращались к нему за помощью. Однако гонорары Гордиан Групп составляют
1,95% от общей стоимости проекта. Таким образом, они получают прямую выгоду от использования продуктов вне каталога, что способствует увеличению затрат на проект.

№ 19. Предпочтительные городские продавцы и товары – Городские департаменты могут иметь предпочтительные товары или материалы, которые они хотят использовать в своих проектах.
В городе нет официального прейскуранта цен на предпочтительные продукты и материалы. Вместо этого городские власти рассматривают предпочтительные продукты и материалы как товары, не включенные в каталог, по цене 100% плюс 10% сбор. Когда используются предпочтительные поставщики, подрядчик JOC действует как посредник

Выпуск №20. Недостаточно файлов проекта – Департамент не определяет, какую документацию или информацию следует хранить в файлах проекта, оставляя это исключительно на усмотрение менеджера проекта.Мы обнаружили непоследовательную и часто недостаточную документацию в файлах проекта.

Выпуск 21. Отсутствие формального закрытия проекта – Официальный процесс закрытия помогает обеспечить соответствие качества проекта городским стандартам и оформление соответствующей документации по закрытию
, такой как Уведомление о завершении. К сожалению, в течение нашего аудиторского периода для проектов JOC не было проведено формального и последовательного завершения работы. Городские власти поручают руководителю проекта решать, что подходит для каждого проекта, что приводит к значительным несоответствиям в обработке закрытия проекта.

Выпуск № 22. Отсутствие оценки затрат и времени – Послепроектная оценка затрат и времени поможет менеджерам проектов повысить эффективность
и рентабельность будущих проектов. Однако такого рода анализ не проводился с проектами, которые мы выбрали.

Выпуск № 23 Нет оценки субподрядчика s – Субподрядчики выполняют большую часть работ по проектам JOC. Однако в настоящее время городские власти не проводят послепроектную оценку работы субподрядчиков, чтобы гарантировать, что работа выполнена качественно и к удовлетворению городских властей.Вместо того, чтобы просто оценивать, насколько быстро была выполнена работа, эффективная оценка или выставление оценок субподрядчиков будет включать в себя несколько областей, таких как коммуникация, оперативность и качество работы.

Выпуск 24. Чрезмерный доступ к файлам – Интернет-программное обеспечение eGordian (формально ProGen) используется менеджерами проектов для доступа к каталогу и разработки SOW проектов. Данные в eGordian служат официальным списком городских проектов JOC. В ходе нашего аудита 33 человека имели доступ к удалению и редактированию данных в системе.Однако восемь из этих лиц больше не являются сотрудниками города, в том числе один, который покинул город более 5 лет назад. Очевидно, что Департамент не отслеживает уровни доступа и не оценивает, целесообразно ли вообще иметь доступ для пользователя.

Выпуск 25. Вовлечено множество сторон – Обычно в проектах JOC задействовано несколько сторон, в том числе субподрядчики различных уровней. При отсутствии механизма выявления потенциальных чрезмерных затрат или ненадлежащих отношений между сторонами риск мошенничества очень высок.Проблема

№ 26. Информация о субподрядчиках не разглашается – Контракты требуют, чтобы подрядчик JOC выполнял не менее 20% от максимальной суммы контракта, включая все работы в рамках назначенной подрядчиком торговли. Подрядчики JOC, по сути, действуют как брокеры, выполняющие небольшой процент фактических работ.

Выпуск 27. Конфликт интересов поставщиков – Во время аудита менеджер по работе с клиентами Gordian Group города имел лицензию подрядчика, которая использовалась местной строительной компанией.Эта информация хранилась в секрете и не разглашалась менеджером по работе с клиентами городу или своему работодателю. Учитывая отсутствие у города информации и документации о субподрядчиках, неизвестно, действовала ли эта компания в качестве субподрядчика в рамках программы JOC. Если бы это было так, у этого человека была бы возможность лично извлечь выгоду из увеличения стоимости проекта.

Выпуск № 28. Использование консультантов – Руководители проектов несут ответственность за все аспекты проекта, включая утверждение выполненных работ и выплаты всем сторонам, работающим над проектом.В связи с сокращением бюджета Департамент
обратился к использованию консультантов в качестве руководителей проектов. Городские власти заключают ряд контрактов на оказание консультационных услуг «по мере необходимости». Использование консультантов в городской программе было выше, чем у других опрошенных агентств, которое варьировалось от 25% до 50%. Из
проектов, которые мы рассмотрели, 64% руководителей проектов были консультантами, многие из них – бывшие сотрудники Сити.

Выпуск № 28а. Консультанты, подчиняющиеся консультантам – Хотя использование консультантов может быть необходимым, существуют риски, связанные с предоставлением
консультантам возможности иметь полный контроль над проектом при минимальном контроле со стороны города или вообще без него.Мы отметили проект, в котором консультант, действующий в качестве менеджера проекта, подчинялся напрямую другому консультанту, а не напрямую руководителю программы JOC.

Выпуск № 28б. Роль консультанта не определена – Менеджер проекта имеет высокий уровень полномочий в отношении решений и управления проектом. Однако эта роль еще недостаточно определена. Это создает серую линию между ролями менеджера проекта и подрядчика.

Выпуск 29. Существует широкий спектр консультационных услуг, которые могут быть предоставлены через городские контракты «по мере необходимости» и использоваться в проектах JOC, таких как управление проектами, проектирование, инспекция, инженерные услуги и управление строительством. В программе JOC отсутствуют элементы управления, позволяющие контролировать или предотвращать работу нескольких консультантов из одной консалтинговой фирмы на разных должностях над одним и тем же проектом. Допущение этого может создать потенциальный конфликт интересов. Хотя мы понимаем необходимость иногда пополнять штат Сити, разрешение консультантам из одной и той же фирмы выполнять разные роли на одной работе дает фирме возможность иметь несколько способов получить выгоду от увеличения затрат на проект.

Город Лонг-Бич – аудиторские меры – https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/City-of-Long-Beach.pdf

Округ Лос-Анджелес – ОБЗОР КОНТРАКТОВ С ЗАКАЗОМ НА РАБОТУ ОТДЕЛАМИ ОКРУГА (14 июня 2016 г., пункт 2 повестки дня Правления) – ОТДЕЛ АУДИТОРА ЛОС-АНДЖЕЛЕС КОНТРОЛЛЕР

На основании нашего обзора руководство округа должно значительно усилить надзор за программой JOC округа.Мы отметили серьезные недостатки в контроле департаментов за рассмотрением и утверждением предложений подрядчиков.

Эти недостатки могли привести к тому, что проекты стоили больше, чем должно было быть оплачено Округом, и, по всей видимости, являются результатом культуры или среды, в которых целесообразность и / или удобство преобладают над надлежащим контролем.

Эти недостатки могут также способствовать / способствовать возникновению других серьезных проблем, отмеченных в ходе нашего обзора (например, подрядчики дополняют
и / или завышают предложения по стоимости, чтобы компенсировать низкие ставки).ПОЛНЫЙ ОТЧЕТ

Отчет округа Ориндж № 427, декабрь 2012 г. Отчет финансового контролера округа

». По результатам нашего тестирования мы обнаружили, что проверенные округа не соблюдают положения контракта о выдаче заказов на поставку в соответствии с контрактом на выполнение работ. В частности, мы отметили, что стоимость работ не была оценена в соответствии с условиями контракта, и долларовые лимиты были превышены. … По нашему мнению, контроль за рассмотрением и утверждением ценовых предложений, включая то, были ли предложенные позиции необходимы для выполнения согласованного объема работ и представляла ли предложенная и уплаченная цена соответствующую сумму для фактически выполненных работ, был не адекватно.«- Управление финансового контролера Подробнее…

Округ Лос-Анджелес – Офис генерального инспектора 0 Объединенный школьный округ Лос-Анджелеса – 2015

Объединенный школьный округ Лос-Анджелеса Отдел аудита контрактов Генерального инспектора – 30 октября 2015 г. – Программа заключения контрактов на выполнение заказов на выполнение специальных работ – Процессы предварительной квалификации и отбора подрядчиков –

«Заключение. Наш обзор показал, что политика и процедуры предварительного квалификационного отбора и отбора подрядчиков JOC работают неэффективно.В результате, баллы подрядчика по предварительной квалификации (CPS) не точно отражают работу участников торгов, и генеральные контракты JOC не всегда присуждаются наиболее квалифицированным участникам, прошедшим предварительную квалификацию, в соответствии с требованиями Кодекса государственных контрактов. ”Узнать больше…

CA 09-865 17 октября 2011 г.

Годовой отчет за 2012 финансовый год, CA 15-1044 30 октября 2015 г., Офис контролера, аудиторский отчет города и округа Сан-Франциско, 18 июля 2013 г. 6 апреля 2015 г.

В ходе аудита было установлено, что некоторые методы SFPUC несовместимы с целями программы JOC и что управление программой SFPUC имеет некоторые недостатки.Кроме того, программа JOC неадекватно оценивает квалификацию подрядчиков, что приводит к сильной зависимости от критериев самой низкой цены при заключении контрактов с JOC; и неадекватно контролирует качество и выполнение работы подрядчиков. Программа также не проверяет проекты JOC на постоянной и своевременной основе и не гарантирует, что руководители проектов вовремя отправляют формы оценки контрактов.
Некоторые методы SFPUC подрывают цель программы JOC и делают ее уязвимой для злоупотреблений. SFPUC может лучше управлять программой и лучше оценивать качество и производительность подрядчиков JOC.
В ходе аудита было установлено, что:
• В программе JOC SFPUC отсутствует политика, устанавливающая цель программы, которая могла бы служить руководством для персонала при определении того, какие проекты разрешить для реализации в рамках JOC.
• Использование SFPUC JOC для некоторых проектов подрывает цель программы JOC. Административный кодекс указывает, что ремонт, техническое обслуживание и мелкие строительные проекты стоимостью менее 400 000 долларов США должны завершаться в рамках JOC. Однако четыре проекта JOC SFPUC не предназначались для ремонта или технического обслуживания и превысили лимит в 400 000 долларов.Кроме того, некоторые свидетельства указывают на то, что SFPUC, возможно, разделил некоторые более крупные проекты на более мелкие и выполнил их в рамках JOC.
• Несмотря на то, что предварительная оценка строительных материалов и задач является практикой, которая помогает гарантировать, что город и округ Сан-Франциско (город) получают конкурентоспособные цены на проекты JOC, 14 (35 процентов) из 40 выбранных заказов задач содержали задачи без предварительной оценки. В восьми случаях задачи без предварительной оценки составили большую часть общих затрат по проекту.
Сильная зависимость от задач без предварительной оплаты снижает эффективность конкурентного процесса подачи заявок на совместные проекты.
• SFPUC не имеет процедур выбора подрядчиков JOC при назначении проектов и не документирует решения о назначении проектов.
• Программа JOC неадекватно оценивает квалификацию подрядчиков, что приводит к сильной зависимости от критериев самой низкой ставки при присуждении JOC.
• Программа JOC неадекватно контролирует качество работы подрядчиков. Программа не проводит последовательную и своевременную проверку проектов JOC и не гарантирует, что руководители проектов вовремя отправляют формы оценки подрядчиков.Некоторые методы SFPUC подрывают цель программы JOC и делают ее уязвимой для злоупотреблений. Использование SFPUC JOC для некоторых проектов подрывает цель программы JOC. Административный кодекс указывает, что ремонт, техническое обслуживание и мелкие строительные проекты стоимостью менее 400 000 долларов США должны завершаться в рамках JOC. Однако четыре проекта JOC SFPUC не предназначались для ремонта или технического обслуживания и превысили лимит в 400 000 долларов. SFPUC может лучше управлять программой и лучше оценивать качество и производительность подрядчиков JOC.Программа контрактов на заказы на выполнение работ не имеет достаточного контроля для обеспечения эффективности программы. В программе JOC отсутствует политика, устанавливающая цель программы, которая могла бы служить руководством для персонала при определении того, какие проекты разрешить для реализации в рамках JOC. Проекты JOC не предназначались для ремонта или технического обслуживания и превышали лимит в 400 000 долларов. Кроме того, некоторые свидетельства указывают на то, что SFPUC, возможно, разделил некоторые более крупные проекты на более мелкие и выполнил их в рамках JOC. Несмотря на то, что предварительная оценка строительных материалов и задач является практикой, которая помогает гарантировать, что город и округ Сан-Франциско (город) получают конкурентоспособные цены на проекты JOC, 14 (35 процентов) из 40 выбранных заказов задач содержали задачи без предварительной оценки.В восьми случаях задачи без предварительной оценки составили большую часть общих затрат по проекту. Сильная зависимость от задач без предварительной оплаты снижает эффективность конкурентного процесса подачи заявок на совместные проекты. … Отсутствуют процедуры выбора подрядчиков JOC при назначении проектов и не документируются решения о назначении проектов…. Программа JOC неадекватно оценивает квалификацию подрядчиков, что приводит к сильной зависимости от критериев самой низкой цены при присуждении JOC. Программа JOC неадекватно контролирует качество работы подрядчиков.Программа не проводит последовательную и своевременную проверку проектов JOC и не гарантирует, что руководители проектов вовремя отправляют формы оценки подрядчиков. Практически в каждом случае
проверка расчетов выполняется сторонними организациями по управлению строительством, действующими в качестве дополнительных
сотрудников SANDAG. Учитывая эти проблемы, мы рекомендуем SANDAG пересмотреть свою практику расчета и согласования нормы прибыли
, чтобы обеспечить выплату соответствующей прибыли подрядчикам ».

«Мы также отметили, что SANDAG допускает маржу прибыли на материальные затраты, которые, возможно, уже были включены в
пунктов каталога предварительной цены, связанных с установкой этих материалов.Насколько мы понимаем,
заключается в том, что, когда подрядчики делают ставки по этим контрактам JOC, они предлагают коэффициент, или «коэффициент»
, как это принято в отрасли, применяемый к каждой цене за единицу в Книге цен за единицу. Этот коэффициент
включает все затраты на установленную единицу измерения, включая материалы, рабочую силу, накладные расходы и прибыль, и
, иногда, облигации и налоги. Если это так, то была ли уже предоставлена ​​прибыль подрядчику за
затрат на монтажные материалы? Есть дополнительная прибыль на материальные затраты до 8.43 процента оправдано? ”

«Текущая практика SANDAG…. снижает эффективность надзора за закупками ».

АУДИТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ – 2018-003

SANDAG JOD AUDIT 2018 – «… Результаты аудита::

«Мы не нашли документальных свидетельств того, что размер прибыли согласовывается в соответствии с требованиями. ”

», мы определили две области, в которых можно было бы улучшить внутренние процедуры SANDAG. Во-первых, необходимо проанализировать определенные практики, включающие расчет прибыли и документирование переговоров по работе АЭС, чтобы определить
, может ли SANDAG улучшить свой надзор в этой области.Во-вторых, SANDAG следует рассмотреть вопрос об изменении
своей текущей процедуры отказа от пересылки заказов на изменение контрактов (CCO) на контракты и закупки
для утверждения.
Кроме того, наше аудиторское исследование показало, что несколько государственных агентств устанавливают ограничения на количество и / или стоимость
рабочих элементов АЭС, которые должны быть включены в производственные заказы до того, как потребуются дополнительные утверждения
.

Округ Вентура – Обеспокоенность по поводу того, как округ Вентура реализует контракты на выполнение заказов.

Округ Лос-Анджелес – 2018

Объединенный школьный округ Лос-Анджелеса – LAUSD – Переплата

---

Флорида

Округ Бровард – Обзор программы JOC округа Бровард на повестку дня 12-13-11

Программа капитального ремонта города Майами Номер ITB: 08-09-043, округ Бревард, Внутренний аудит строительства сооружений, 15 июля 2003 г.

В октябре 2002 года округ внедрил JOC в качестве одного из методов непрерывного заключения контрактов на оказание строительных услуг для небольших проектов (2500–250 000 долларов США).В ходе тестирования мы отметили следующее:

‰ Несмотря на то, что при строительстве объектов используется контрольный список, предоставленный системой, формальных письменных политик или процедур в отношении JOC нет.

‰ У двух из трех подрядчиков JOC истек срок действия страховых свидетельств по общей ответственности, компенсации за автомобили и работникам. Третий подрядчик JOC имел свидетельство о страховании компенсации работникам с истекшим сроком действия.

‰ Из-за ограничений программного обеспечения система не позволяет вносить изменения.Чтобы обработать заказ на изменение, необходимо сгенерировать новый номер заказа JOC и настроить отдельный файл.

‰ Несмотря на то, что мы не отметили никаких исключений во время нашего тестирования, не существует документированного процесса для согласования гонораров, взимаемых с Gordian Group (консультант), с суммой «Уведомление о продолжении проектов» в системе JOC. Удар

‰ Четкие, краткие и стандартизированные процессы и процедуры помогают свести к минимуму несоответствия, недопонимание и непреднамеренный контроль за получением надлежащей документации.

‰ В случае текучести кадров отсутствие четко определенных процедур может привести к неэффективности, возможным расхождениям и потенциальному несоблюдению законов или политик. ‰ Поскольку заказы на изменение должны быть настроены как отдельные задания в JOC, когда весь проект не отслеживается в одном файле, существует вероятность того, что затраты на отдельные компоненты проекта могут превысить требуемые уровни утверждения руководством. Существующая система также может обойти своевременный контроль со стороны руководства за ходом выполнения контракта и общими затратами по проекту.

‰ Отсутствие задокументированных процедур для сверки счетов-фактур, полученных от Gordian Group, с проектами Notice to Proceed в системе JOC своевременно может привести к несоответствиям и возможному завышению затрат.

Город Тампа – JOC Audit

Проблемы аудита

1. Ценовые предложения подрядчика не всегда должным образом рассматривались до принятия.
2. Работа, выполненная по проектам JOC, которые не были основаны на установленных ценах за единицу, не соответствует
   методологии JOC и снижает ее рентабельность.
3. В то время как большинство менеджеров проектов JOC оказались более чем способными управлять своими
   соответствующими проектами, другие, похоже, не имеют необходимой подготовки в различных строительных профессиях
   , чтобы адекватно контролировать строительство.
4. Хотя метод закупок JOC обеспечивает значительное сокращение административного труда
   и общего времени проекта по сравнению с официальным процессом подачи заявок в городе, эти критерии
   сами по себе не должны определять используемый метод закупок.

Канзас

Окружной инспектор по ревизии, округ Грейт-Плейнс, отчет: 98-KC-204-1001 10 марта 1998 г.

Мы пришли к выводу, что программа JOC была разработана с недостатками внутреннего контроля, реализована с недостатками управления и использовалась подрядчиком. Кроме того, консультант JOC, компания Gordian Group (Gordian), не выполнила все свои обязательства по контракту. В результате HAKC не был должным образом подготовлен к управлению своей программой JOC.Неадекватные объемы работ. Неадекватные независимые оценки затрат. Неадекватный анализ предложений подрядчика по затратам. Недостаточное укомплектование персоналом.

---

Нью-Йорк

Управление финансового контролера города Нью-Йорка, аудиторский отчет по заказу на выполнение работ, заключенному Департаментом охраны окружающей среды, FR07-121A 30 июня 2008 г.

«Мы обнаружили существенные недостатки в управлении программой JOC Департаментом. В частности, у Департамента нет надлежащих процедур, обеспечивающих представление и утверждение необходимой проектной документации.Более того, в Департаменте отсутствуют какие-либо письменные правила или инструкции, в которых излагаются обстоятельства, включая денежный порог, при которых уместно использование контрактов на выполнение заказов. Кроме того, Департамент не обеспечил надлежащее проведение проверок порядка выполнения работ и их документирование в отчетах, ежедневных журналах и фотографиях. Эти недостатки привели к тому, что подрядчикам поручали работу за пределами их контрактных местоположений, а подрядчики не выполнили всю необходимую работу, не выполнили работу удовлетворительно и не завершили работу вовремя.«Мы обнаружили проблемы с мэйнфрейм-компьютерной системой PASSPORT Департамента и базами данных PROGEN». «В ответе Департамента была предпринята попытка скрыть серьезные проблемы, затронутые в отчете, путем предположения, что аудиторы не понимают программу заключения контрактов на выполнение заказов; утверждая, что мнения, выраженные в ходе аудита, основывались на «философии» аудиторов; путем предоставления информации, противоречащей документации в своих файлах; и предоставляя не относящуюся к делу информацию.Очевидно, что Департамент не смог понять главного вывода этого аудиторского отчета – что Департамент не руководил должным образом администрированием программы JOC. Кроме того, в Департаменте нет системы для просмотра цен «Каталога строительных заданий», которые используются для определения стоимости работ JOC. Наш собственный независимый обзор выявил значительные колебания этих цен. В то время как некоторые работы стоят до 41 процента больше, чем стандартные цены, другие работы стоят до 47 процентов меньше.Следовательно, мы не можем с уверенностью заключить, что стоимость работ JOC является разумной.

Управление финансового контролера города Нью-Йорка, аудиторский отчет по оформлению заказа на выполнение работ Департаментом проектирования и строительства, 7e11-120A 28 июня 2012 г.

Результаты аудита и заключения

Департаменту вряд ли удастся сэкономить от 2 до 3,7 млн ​​долларов по программе JOC, потому что программа управляется не так эффективно, как следовало бы.Если бы программа управлялась более эффективно, Департамент мог бы добиться экономии затрат, которая, согласно Учебно-справочному руководству JOC Департамента, могла бы «сэкономить типичному владельцу учреждения 8-15% [выделено в руководстве] в общих затратах по проекту в виде по сравнению с традиционными методами заключения контрактов ». В частности, мы обнаружили, что наряд-заказы не разрабатываются своевременно, смета не является достоверным показателем фактической стоимости работ, а строительные работы не выполняются своевременно.Более того, отсутствуют руководящие принципы, в которых излагаются обстоятельства и денежный порог для работ по заказу, а также отсутствуют стандарты для измерения того, действительно ли программа JOC обеспечивает ожидаемую экономию затрат.

Более того, когда работа по заказу работ была отложена, Департамент не наложил заранее оцененных убытков на общую сумму более 450 000 долларов. Кроме того, проблемы с базой данных Департамента PROGEN не позволяют Департаменту эффективно контролировать статус работы по проекту JOC и обеспечивать оперативное выполнение проектов.Наконец, наше наблюдение за отобранными проектами заказов на выполнение работ и обзор документации по файлам приводит нас к выводу, что качество работы в целом было удовлетворительным.

Рекомендации по аудиту

В этом отчете содержится всего 12 рекомендаций, в том числе Департамент:

• Сформулируйте критерии измерения, чтобы оценить, достигает ли программа JOC своей цели по достижению экономии общих затрат по проекту.

• Завершите разработку и отправьте заказы на регистрацию в течение необходимых 45 дней.

• Обеспечение независимой оценки работ по заказу.

• Убедитесь, что подрядчики JOC завершают работы в соответствии с графиком.

• Разработайте и внедрите письменные инструкции, определяющие обстоятельства и денежный порог, при которых будет уместно использование контрактов на заказы на выполнение работ.

• Убедитесь, что все заказы содержат положения о заранее оцененных убытках. Определите, следует ли оценивать заранее оцененные убытки для случаев, указанных в этом отчете.

• Убедитесь, что точная и полная информация записана в системе PROGEN.

Ответ агентства

В своем ответе Департамент заявил, что «Департамент проектирования и строительства (DDC) высоко оценивает усилия городского контролера в отношении этого аудита управления DDC программой заключения контрактов на выполнение работ (JOC) и будет использовать этот отчет для улучшения наш процесс ». Департамент согласился с восемью рекомендациями и не согласился с четырьмя рекомендациями.

Одна из областей разногласий касается нашей рекомендации Департаменту сформулировать критерии оценки, чтобы оценить, достигает ли программа JOC своей цели по достижению экономии общих затрат по проекту по сравнению с традиционными методами заключения контрактов. Департамент не согласился с данной рекомендацией по следующим причинам:

• , что основная цель программы JOC, которая заключается в ускорении процесса закупок для работы, для которой она идеально подходит, не обязательно может привести к экономии затрат, и;

• , что критерии, которые мы использовали для оценки возможной экономии и которые мы получили из Руководства по JOC Департамента, были просто частью маркетинговых материалов консультанта JOC Департамента.Следовательно, Департамент намеревается удалить любые «маркетинговые материалы» из обновленного Руководства JOC.

Мы не согласны с позицией Департамента. Несмотря на усилия Департамента отказаться от своего Руководства по JOC и своей цели добиться экономии средств за счет эффективного выполнения программы JOC, мы считаем экономию затрат ценной целью. Соответственно, мы подтверждаем нашу рекомендацию.

Полный текст ответа Департамента прилагается в качестве дополнения к настоящему отчету.

Подробнее… Скачать отчет полностью.

---

Техас

Заключение Генерального прокурора Техаса № GA-1028 Веб-сайт города Остина Контракт о найме на работу Документы, связанные с контрактом Хьюстонского университета – Руководящие принципы и процедуры Июль 2010 г.

Dallas ISD – Видео – Главный аудитор Dallas ISD сталкивается с пересмотром вакансий, несмотря на обнаружение переплаты по контракту в округе «Я считаю, что администрация пытается скрыть нарушения закона и политики…», – пояснил аудитор в электронном письме, отвечая на запрос.

Независимый школьный округ Хьюстона – Внутренний аудит процесса разработки и отбора контрактов на выполнение работ – 10 мая 2015 г. – «

Общее заключение и рекомендации На основании нашей оценки общего дизайна и эффективности процесса JOC, мы рекомендуем Департаменту закупок прекратить выполнение будущих контрактов JOC, заключенных по проекту CSP № 14-11-05, и повторно подать заявку на участие в проекте после его реализации. рекомендации аудита в отчете подробно… »-Audit Report Подробнее…

Хьюстон ISD – 2019

«Проблемы с процедурами заключения договоров возникли в HISD не в последнее время.Исторические свидетельства
незаконного присуждения контрактов можно проследить до 2013 года через внутреннюю документацию
о неправомерном использовании контрактов на выполнение работ. Внутренние аудиторы HISD расследовали и подтвердили злоупотребления контрактами на выполнение работ, в которых контракты были разделены, чтобы избежать порога в 500 000 долларов, как того требует закон штата. В связи с этими выводами бывший главный аудитор округа Ричард Паттон подал иск в суд против HISD за расторжение его контракта после сообщения о недопустимой практике заключения контрактов в округе.Государственные контракты легко поддаются мошенничеству, поэтому правила закупок контрактов
должны соблюдаться соответствующим образом. Однако HISD манипулировал правилами закупок по контрактам посредством
, злоупотребляя контрактами на выполнение работ и множественными заказами на изменение. Округ не только намеренно
разделил контракты на заказы на выполнение работ, чтобы избежать лимита в 500000 долларов, но и утвердил несколько заказов на изменение
проектов, что впоследствии увеличило стоимость проектов, тем самым доказав мошенническое поведение, которое
способствует отсутствию прозрачности.
Таким образом, утверждение четвертое: «Попечительский совет HISD не соблюдал правила и процедуры закупок по контрактам
и не обеспечивал соблюдение сотрудниками этих правил и процедур при заключении контрактов на поставку товаров и услуг
в нарушение Tex. Educ. Код §44.031? »
подтверждается тем, что Попечительский совет HISD неоднократно нарушал закон, вмешиваясь в процесс закупок по контракту
. Попечительский совет HISD намеренно пытался присуждать контракты
косвенно, связываясь с поставщиками в процессе запроса предложений, отстаивая интересы подрядчиков, и было обнаружено, что HISD
манипулирует контрактами с целью обхода правил закупок контрактов.”

(Цитаты выше – Источник – Дело 1: 19-cv-00684-LY Документ 8-1 подан 08.07.19)

Подробнее…

Аудит контрактов на заказы на выполнение работ дает прекрасное обобщение извлеченных уроков.

---

Федеральные отраслевые аудиторские проверки сметы строительства и управления физическими активами

В целом… »Федеральное правительство могло бы лучше управлять своим недвижимым имуществом или портфелем недвижимости, эффективно избавляясь от ненужных зданий, собирая надежные данные о недвижимости и повышая безопасность федеральных объектов.«В целом рейтинги по 20 из 36 направлений в нашем списке не изменились. Со времени нашего последнего обновления в 5 областях произошел регресс, а в 7 улучшились ». – ГАО, 2021

Посвященное лидерству необходимо для решения ограниченных проблем
Прогресс в областях с наибольшим риском https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/gao-21-119sp.pdf

Управление активами федеральной недвижимости:
агентств могут извлечь выгоду из дополнительной информации о передовых методах – GAO-19-57 – https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/Agencies-Could- Выгода от передового опыта.pdf

AOC – Архитектор Капитолия – «Управление GAO обнаружило, что политика и рекомендации AOC по оценке затрат не требуют количественного анализа рисков и неопределенностей, а также отчетности о результирующем уровне достоверности оценки». https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/AOC-Cost-Estimaitng-Issues.pdf

DOE – Министерство энергетики – « DOE не имело политики, устанавливающей стандарты для оценки затрат, в течение более десяти лет, а его рекомендации устарели и неполны, что затрудняет надзор за разработкой высоких технологий. качественные оценки затрат подрядчиками.”DOE не хватает возможности для эффективной оценки затрат на строительство

DOD – Министерство обороны – «Действия, необходимые для повышения надежности сметы затрат на строительство» https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/DOD-Action-Needed-to-Increase -the-Reliability-of-Construction-Cost-Estimates.pdf

Соответствующие аудиты / отчеты DOD – 2021 – DEFENSE REAL
PROPERTY DOD – необходимо предпринять дополнительные действия для улучшения управления своими данными инвентаризации https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/Defense-Real -Имущество.pdf, «Экологические обязательства: долгосрочному бюджетному планированию, которому препятствуют слабые стороны контроля и неопределенности в оценках федерального правительства» GAO-06-427, «Комплексная информация о затратах и ​​анализ альтернатив, необходимых для оценки военной позиции в Азии» – https: / /www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/DOD-Comprehensive-Cost-Information-Needed.pdf

DOT – Департамент транспорта – GAO-02-702T – «GAO обнаружило проблемы с затратами и надзором за крупными проектами автомагистралей и мостов, поскольку сдерживание затрат не было явной законодательной или нормативной целью.”

GSA – Администрация общих служб – «Их можно разделить на восемь категорий: сбои в коммуникации, неэффективный анализ проекта, дорогостоящие проблемы с фундаментом, неадекватные испытания и проверки, слабые места в управленческом контроле, проблемы после заселения, задержки в утверждении проекта. и финансирование, и прочие проблемы ». https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/GSA-Problems-1.pdf

Федеральная недвижимость: GSA должно повысить точность, полноту и полезность общедоступных данных https: // www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/Federal-Real-Property-GAO.pdf

NSF – Национальный научный фонд – «Политика агентства не включала процедуры того, как должностные лица NSF должны обеспечивать соответствие этих оценок передовой практике». https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/NSF-Construction-Cost-Estimating.pdf

VA – Администрация ветерана – «VA Real Property:
Предварительные наблюдения по проблемам, ограничивающим способность VA эффективно управлять своими активами» – «Ключевые характеристики GAO структуры управления активами заявляют, что эффективное управление активами требует, среди прочего, сохранения лидерства поддержка, предоставляющая необходимые ресурсы; совместная организационная культура; а также система оценки и повышения эффективности управления активами.Однако предыдущая и текущая работа GAO показала, что VA продолжает сталкиваться с проблемами на этих фронтах. ”Https://www.4bt.us/wp-content/uploads/2021/08/GAO-REPORT.pdf

Связанные отчеты – VHA должна улучшить оценки затрат на активацию и надзор: «Оценки VA в значительной степени соответствовали одному и частично или минимально соответствовали трем из четырех характеристик, связанных с надежными оценками затрат и графика».