Содержание

как присваивается? Зачем нужен табельный номер?

С таким понятием, как «табельный номер сотрудника», сталкивается далеко не каждый работник. Часто об этом знают те, кто ведет свою трудовую деятельность на крупном или среднем по своему размеру предприятии. Бухгалтерия ООО небольшого масштаба обычно не оповещает сотрудников. Крупные же заводы всегда говорят сотрудникам их табельные номера. Знают или нет работники об этом, но присвоение порядкового номера осуществляется отделом кадров или бухгалтерией. Это регламентировано действующим законодательством, и отсутствие данного пункта является нарушением.

Табельный номер – что это такое?

В принципе, из самого названия становится ясно, что такое табельный номер. Это своего рода числовое значение, которое закрепляется за конкретным сотрудником. Это такой шифр, который обозначает работника.

К особенностям табельных номеров можно отнести то, что они индивидуальны. То есть нет работников, чей шифр бы полностью совпадал. При этом табельный номер сохраняется и за уволенным работником. Если он в дальнейшем продолжает трудовые отношения с данным работодателем, то ему присваивают его старый номер.

Также стоит отметить, что табельный номер сотрудника присваивается ему при трудоустройстве, в дальнейшем он не изменяется. То есть оформление на работу закрепляет определенный шифр, который в дальнейшем остается таким же, вне зависимости от смены должности или повышения оклада.

Необходимость в табельных номерах. Для чего они нужны?

Все-таки лучше разобраться, для чего нужны табельные номера работодателю. Сотрудник от этого не получает ничего. Как говорилось выше, работник может и не знать о наличии такого шифра. Однако для чего тогда был первоначально введен табельный номер сотрудника? Как присваивается этот шифр и что он несет?

Табельные номера помогают бухгалтерии ООО или предприятия. Благодаря им становится легче осуществление электронного документооборота. Хотя стоит отметить, что табельные номера на крупных заводах использовались уже достаточно давно, еще до возникновения программы 1С.

В чем основные моменты, позволяющие использовать данный шифр? Это, прежде всего:

  • Облегчение работы специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что отслеживание табельного номера помогает не “потерять” сотрудника при смене им должности.
  • Помощь бухгалтерии в работе с начислением и выдачей заработной платы. Здесь напрямую связаны табельные номера в 1С. Именно эта программа помогает выбирать сотрудника не по имени или должности, а по табельному номеру.
  • Отслеживание нахождения сотрудника на рабочем месте. Актуально для предприятий, которые оснащены электронной системой пропусков.

Конкретные примеры. Зачем нужен табельный номер?

Чтобы понять, кем и как присваивается табельный номер сотруднику, необходимо до конца осознать, для чего же необходим данный параметр.

В первую очередь, это помогает избежать ненужных сплетен. Так, если при начислении заработной платы бухгалтер или специалист по нормированию и оплате труда видит только табельные номера. Он не может понять, какую именно сумму получил Иванов, а какую – Петров. То есть это позволяет дополнительно усиливать секретность.

Также табельный номер помогает не ошибиться. Это еще один параметр, который позволяет проверить правильность оформления документа. Особенно актуально, когда имеются однофамильцы или полные тезки. Разумеется, можно также сверять и параметры по должности или дате приема на работу. Однако табельные номера не стоит сбрасывать со счетов.

Кто может присвоить?

Табельные номера сотрудникам присваивает специалист отдела кадров. Однако стоит отметить, что законодательство не регламентирует должность работника, занимающегося присваиванием шифров. Однако при оформлении на работу непосредственно присутствуют именно инженеры по кадровому учету.

Заниматься этим могут также руководители структурных подразделений или и вовсе руководитель предприятия. В случае отсутствия кадрового работника его место в данном вопросе может занять бухгалтер.

Кому можно присвоить табельный номер

Всем ли работникам можно присвоить шифр? Учет табельных номеров обычно ведется по всем сотрудникам предприятия. А именно:

  • Сотрудникам, работающим на постоянной основе.
  • Временным или сезонным работникам.
  • Внешним совместителям.
  • Тем, кто трудится неполный рабочий день.

По факту каждый работник имеет свой табельный номер, вне зависимости от того, на какой срок он трудоустроен. Примечательно, что даже студенты, которые оформляются на практику в какой-либо отдел, получают свой код.

Стоит отметить, что если работник имеет какое-либо совмещение работ или профессий в рамках одного предприятия, он все равно получает один табельный номер. Работник же, который подрабатывает в двух фирмах, имеет в каждой из них свой, индивидуальный шифр.

Как присваивается табельный номер сотрудника. Что говорит закон?

Сразу стоит отметить, что законодательство достаточно расплывчато говорит о присвоении табельного номера на предприятии. По факту, никаких определенных статей в Трудовом кодексе или же федеральных законов, регламентирующих то, как присваивается табельный номер сотрудникам, нет. Каждый работодатель для себя вырабатывает ту систему, которая помогает именно ему вести грамотный и удобный учет данных шифров. Здесь немаловажную роль играют внутренние документы организации. В них, к примеру, можно определить должность сотрудника, занимающегося присвоением номеров.

Как вести учет? Практические рекомендации

Общепринято, что табельный номер присваивается каждому сотруднику, причем начинать следует с первого номера. По сути, он становится тождественным понятию «порядковый номер».

Вестись такой учет может в двух вариантах:

  • С использованием специальных программ.
  • Вручную сотрудником.

Последний способ применяется все реже. Это обусловлено тем, что наиболее популярная программа 1С позволяет автоматически присваивать номера каждому вновь устроенному работнику предприятия.

Практические советы

Присвоение табельного номера может показаться трудоемким процессом. Однако это не так. Стоит придерживаться нескольких простых правил, и это действие будет осуществляться автоматически.

В первую очередь внутренними документами организации должно быть закреплено данное обязательство за конкретным работником. Это поможет избежать пререканий в дальнейшем. Также это исключит ситуацию, когда никто не отвечает за данную операцию.

Во-вторых, непосредственное закрепление за работником номера должно осуществляться в первый рабочий день сотрудника, а в идеале – в момент заключения трудового договора. В этом случае нумерация будет верной и без пропусков.

Конкретный числовой код необходимо доносить до сотрудников, так как это не только повышает их значимость в своих глазах, но и помогает избежать ошибок при начислении заработной платы. Это связано с тем, что при написании каких-либо заявлений на материальную помощь или же для оформления отпуска работник будет указывать, кроме всего прочего, и свой табельный номер.

Также данный параметр должен быть в обязательном порядке указан и в приказе о приеме на работу. Он может быть напечатан в программе или же написан от руки представителем отдела кадров.

Журнал учета. Фиксирование табельных номеров

Предприятия, которые вынуждены использовать табельные номера для своих работников, зачастую используют и такой документ, как журнал учета табельных номеров.

В этом внутреннем документе предприятия могут указываться следующие параметры:

  • Паспортные данные работника, включая его фамилию, имя и отчество, а также номер и серию документа.
  • Дата приема сотрудника на его основное рабочее место.
  • Номер трудового договора, а также дата его составления.
  • Должность специалиста.
  • Подразделение, в котором сотрудник будет осуществлять трудовую деятельность.
  • Непосредственно табельный номер.

Табельный номер является обязательным для крупных предприятий. Однако и мелкие компании используют данный способ облегчить жизнь работникам отдела кадров или же бухгалтерии. В общем понимании это нумерация работников. Так как каждый номер уникален, он помогает проследить за тем, чтобы денежные средства были начислены нужному человеку. В особенности это актуально при трудоустройстве тезок или однофамильцев. Само ведение учета табельных номеров не является сложной или трудоемкой процедурой. В основном ее возлагают на специалиста отдела кадров. Однако законодательство позволяет возложить данную миссию на другого сотрудника. Данный факт прописывают в документах непосредственно организации.

Табельный номер сотрудника в 1С 8.3

С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.

Что такое табельный номер

Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Если компания реорганизована, нужно ли присваивать сотрудникам новые табельные номера?

Лицевой счет ребёнка в детском саду. Как узнать?

Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН.

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

  • тем, кто устроен на постоянной основе;
  • временным сотрудникам;
  • внешним совместителям;
  • сезонным работникам.

Присваиваются индивидуальные цифровые значения по порядку, начиная с единичного значения. Обычно с цифрой 1 числится главный руководитель предприятия.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
  2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
  3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
  4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
  5. Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

Еще следует учитывать основные правила учета труда и заработной платы, которые используются в строительной и промышленной области: каждому устраивавшемуся работнику на постоянное, временное, сезонное пребывание на рабочем месте присваивается индивидуальный табельный шифр, состоящий из нескольких цифр.

Табельный номер присваивается один раз и навсегда, даже если возникнет ситуация повторного приема на работу в одно и то же место, система моментально это покажет. Исходя из этого, отметим, что присвоить его можно только однократно в момент приема рабочего на его первую должность, и в последующее рабочее время его не изменяют, во всяком случае в этом нет никакой необходимости.

Всем работающим людям на предприятии присваивают индивидуальные номера, состоящие из разных комбинаций цифр, которые в последующем помогают сотрудникам бухгалтерии обработать данные внутреннего перемещения. Еще благодаря этому номеру в компьютерной системе сохраняются все данные о заработной плате, отпусках, больничных листах и времени нахождения на рабочем месте.

Вся эта информация в последующем может понадобиться сотруднику, который будет уходить на пенсию или выезжать за пределы страны.

Минфин хочет ввести единый авансовый платеж для юрлиц (деньги перечисляются на единый КБК, а затем налоговики «раскидывают» его по налогам). Удобно ли это?

Сотрудник, занимающийся оформлением табеля, несет большую ответственность. От его компетентности и внимательности зависит конечный результат – ежемесячное вознаграждение работникам предприятия за труд. Если табельщик пропустит чью-то фамилию, перепутает буквенное обозначение или запишет неправильно часы работы, по итогу месяца можно получить конфликтную ситуацию с рабочими.

Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.

Цифры табелия должны совпасть с данными о количестве детей, подаваемыми на кухню. Это надо сверить с медсестрой или зав. ( кто считает общее количество по учреждению).

Та́бельный но́мер — уникальный номер работника предприятия, учреждения, организации или её крупного структурного подразделения, под которым работник фигурирует во внутренних документах, прежде всего в личном деле, табеле (от которого происходит название) и документах на выплату заработной платы.

Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д.

Табельный номер — это специальный цифровой код, который позволяет сократить и облегчить обработку персональных данных работника, связанных со временем проведения на рабочем месте и не только.

При поступлении звонков от граждан об отсутствии начислений на Портале необходимо рекомендовать гражданину обратиться в бухгалтерию детского сада для уточнения информации.

Теперь о присвоении табельного номера внутреннему совместителю. Отметим, что с таким работником заключается два трудовых договора (соответственно, издается два приказа о приеме на работу), поэтому целесообразно присвоить ему два разных табельных номера.

Но ни в одном законодательном нормативе не сказано, как именно присваивается табельный номер. Это не регламентирует и трудовое право. Трудовой договор также должен содержать код сотрудника, который присваивается при приеме на работу.

Позже этот сотрудник назначает свою внешнюю работу. Они получают сообщение об ошибке без добавленной стоимости при следующей корректировке времени или должны обосновывать это отклонение в другом месте. И другие события, что фактическое фактическое рабочее время чаще всего меньше, чем автоматическое время по умолчанию.

Журнал регистрации табельных номеров унифицированного стандарта не имеет, однако имеет рекомендованную форму, согласно которой в нем должно содержаться минимум шесть обязательных граф:

  • табельный номер;
  • ФИО работника;
  • дата приема на работу;
  • специальность или должность, на которую устраивается сотрудник;
  • структурное подразделение;
  • регистрационные данные трудового договора (номер, дата).

Для правильного присвоения и ведения учета табелей нужно:

  1. Каждая организация, практикующая заведение табельных номеров при приеме на работу, обязана иметь в своем штате рабочего, который будет вести полный контроль по присвоению, учету, создаваемому реестру и поддержанию всех основных правил выдачи индивидуального документа.
  2. Присваивать индивидуальные цифровые комбинации сотрудникам, впервые устраиваемым на работу, обязаны тогда, когда осуществляется подача всего пакета документов. На крайний случай присвоение можно осуществить в первый рабочий день.
  3. Присвоение происходит в хронологической последовательности.
  4. Индивидуальный номер работника обязан фигурировать в приказе, который подтверждает прием на работу.
  5. Изменить номер по любым возникшим причинам невозможно, так как его присваивают единоразово.
  6. В случае повторного устройства рабочий может получить свой старый табельный номер, который находится в базе под его инициалами. Но если, конечно, на протяжении 1-2 лет его не отдали другому работнику.
  7. Обязательное условие: номер работника обязан иметь вид арабских цифр, не может состоять из букв, содержать тире и остальные разделительные знаки.

Каждый сотрудник, который официально работает на предприятии, должен иметь табельный номер. Порядок присвоения табельных номеров не установлен какими-либо нормативными актами, поэтому организация вправе определять его самостоятельно. Табельный номер присваивается:

  • работающим на постоянной основе;
  • являющимся временными сотрудниками;
  • являющимся внешними совместителями;
  • работающим по срочному договору.

Также табельный номер помогает не ошибиться. Это еще один параметр, который позволяет проверить правильность оформления документа. Особенно актуально, когда имеются однофамильцы или полные тезки. Разумеется, можно также сверять и параметры по должности или дате приема на работу. Однако табельные номера не стоит сбрасывать со счетов.

Присвоение табельного номера сотруднику организации необходимо для того, чтобы:

  1. Облегчить работу бухгалтерии по обработке данных о внутреннем движении персонала.
  2. Внести по тому или иному сотруднику отметки, позволяющие производить в дальнейшем расчеты.
  3. Найти необходимую информацию о заработной плате, больничных, отпускных, отгулах и т.д. по сотрудникам.

Нормативными актами РФ, регулирующими кадровый учет, порядок присвоения табельных номеров (ТН) не установлен. В связи с чем, кадровые службы руководствуются положениями, изложенными в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89 и ЦСУ СССР № 10-80 от 27. 04.73 г.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

  1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
  2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
  3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

  • облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
  • табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
  • данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т. д. по тому или иному работнику.

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

  1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
  2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
  3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Вопрос: Работодатель имеет две ставки специалиста по закупкам, но принимает на две ставки одного работника. Причем оформляет одного работника по двум трудовым договорам. В первом трудовом договоре указывает «Специалист по закупкам 1-го разряда», во втором — «Специалист по закупкам 2-го разряда». Издает два приказа по двум трудовым договорам. Теперь возникают вопросы с табельным номером: 1. Присваивать один табельный номер или два разных табельных номера? 2. Имеет ли работодатель право присвоить два разных табельных номера одному работнику по разным должностям (по двум трудовым договорам)? 3. Если работодатель присвоит два табельных номера одному работнику, то может ли работодатель выдавать два расчетных листка по каждому табельному номеру? Или расчетный лист должен быть один? 4. Если работнику работодатель предложит еще внутреннее совмещение, то нужно ли работодателю присваивать работнику третий табельный номер? Посмотреть ответ

Что такое персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.

Вот список для ориентира:

Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.

Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.

Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Фото работника — например, на пропуск.

Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.

Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Кто присваивает табельный номер работнику

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования.

Нужно ли заводить новый табельный номер на внутреннего совместителя?

Кому присваиваются табельные коды

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

  • тем, кто устроен на постоянной основе;
  • временным сотрудникам;
  • внешним совместителям;
  • сезонным работникам.

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Вопрос: Обязательно ли присвоение нового табельного номера внутреннему совместителю? Может ли организация быть оштрафована за один и тот же табельный номер работника по основной работе и по внутреннему совместительству? Посмотреть ответ

Итоги

Табельный номер обязательно назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение 1–2 лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
  2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
  3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
  4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
  5. Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.

Как увидеть табельный номер в журнале Кадровые документы

Для формирования реестров кадровых документов бухгалтеру может понадобиться информация по табельным номерам сотрудников, например, для сортировки или отбора. Однако при стандартных настройках журнала, как правило, такие данные не отображаются.

Чтобы добавить дополнительную графу, откройте журнал Кадровые документы (Зарплата и кадры – Кадры – Кадровые документы), затем нажмите кнопку Еще – Изменить форму.

Выберите в группе Список поле Сотрудник, установив на него курсор. По кнопке Добавить поля (либо двойным щелчком мышки вызовите меню и выберите из списка Добавить поля) откройте форму Выберите поля для размещения в форме, установите флажок Таб.номер и нажмите кнопку ОК.

Дополнительное поле Таб.номер (Сотрудник) появится в списке. Для определения места положения колонки в таблице поле можно переместить при помощи синих стрелок.

После выполнения настроек колонка Таб. Номер отобразилась в журнале с необходимыми данными.

Код в справочнике Физические лица и Таб. номер в справочнике Сотрудники — это не одно и то же.

  • Табельный номер присваивается и меняется только из справочника Сотрудники. Именно он попадает во все кадровые документы.
  • Код в справочнике Физические лица — это порядковый номер в списке. Он отражается в стандартных отчетах, например, в ОСВ по счету 70 можно вывести Код, но не Таб. номер.

Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.

Где регистрируется учет табельных номеров

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата приема его на работу;
  • должность и специальность;
  • номер трудового договора и его дата;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • собственно сам табельный номер.

ФАЙЛЫ

Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.

Применение табельной нумерации в первичных документах

При повремённой системе оплаты труда заполняют табели учета отработанных часов и дней. В этих бланках необходимо прописывать также табельные коды, чтобы зафиксировать по работнику период его фактического пребывания на рабочем месте.

Указание индивидуального шифра позволяет по одному номеру получить выборку по отработанному времени за месяц или более длительный период. Это актуально для суммированного учета рабочего времени, если надо определить объем переработки и своевременно предоставить человеку отгулы, правильно начислить ему сверхурочные.

Применение системы табельной нумерации при ведении кадрового и бухгалтерского учета в единой программе дает возможность быстро решать ряд задач:

  • осуществлять аналитические выборки по сотрудникам по любым показателям;
  • минимизировать риски неправильного выбора в расчетных операциях по работнику, если в компании трудоустроены однофамильцы;
  • простота учета переработок.

Приказ о внесении изменений в учетные документы работника – образец приказа об изменении табельных номеров

(наименование организации)
В связи
(указать причины)
Табельный номер
(должность, фамилия, имя, отчество)

П Р И К А З Ы В А Ю :

1.

Внести в учетные документы организации и трудовую книжку работника изменения:

3.

Изменения вступают в силу с

4.

Контроль за выполнением данного приказа возложить на

(должность) (фамилия, имя, отчество исполнителя)
Табельный номер (инфо-тип 0031)

Табельный номер (инфо-тип 0031)

Справочный табельный номер Инфо-тип (0031) используется для присвоения одному сотруднику нескольких табельных номеров, если у сотрудника разные трудовые отношения в вашей компании. В этом случае табельный номер, связанный с сотрудником, известен как

справочный табельный номер . Этот инфо-тип устанавливает связи между всеми ссылочными табельными номерами сотрудника.

Справочный табельный номер инфо-тип (0031) используется в Управление персоналом для копирования информации, общей для всех записей табельного номера работника, имеющего несколько трудовых договоров; он также используется Расчет заработной платы .

Если сотрудник имеет более одного трудового отношения в вашей компании, и все эти статусы занятости учитываются вместе, вы должны указать порядок очередности начисления заработной платы в Справочный табельный номер Приоритет инфо-тип (0121).

Табельный номер

В Справочный табельный номер инфо-тип (0031), список взаимосвязанных ссылочных табельных номеров хранится для каждого задействованного ссылочного табельного номера.

Вы можете ввести ссылочный табельный номер в Действия инфо-тип (0000) при приеме на работу нового сотрудника. Система автоматически обновит Справочный табельный номер инфо-тип (0031) и скопировать определенные инфо-типы ссылочного табельного номера.

Некоторые инфо-типы одинаковы для всех табельных номеров, принадлежащих одному сотруднику: Это:

При редактировании этих инфо-типов для табельного номера также извлекаются соответствующие записи инфо-типа для всех связанных табельных номеров.

Другие инфо-типы, определяющие индивидуальные рабочие отношения сотрудника, могут подвергаться различным изменениям для разных табельных номеров.

Когда вы редактируете эти инфо-типы для табельного номера, система вместо вызовите соответствующие записи инфо-типа для всех связанных табельных номеров.

Как правило, вам нужно только поддерживать Справочный табельный номер (0031) инфо-тип, если вы хотите задним числом создать связь между двумя уже существующими табельными номерами или если вы хотите удалить связь между двумя табельными номерами.

Если вы включаете табельный номер, все инфо-типы, принадлежащие этому табельному номеру, которые могут быть скопированы, будут приняты текущим табельным номером.

студенческих сотрудников | Компенсация

Студенты, работающие по найму

В соответствии с главой 104 Трудовой и административной политики UW, студент должен быть зачислен в Вашингтонский университет и соответствовать следующим минимальным требованиям для зачисления (не включая заочные кредиты), чтобы занимать должность в профиль работы студента:

  • Студенты бакалавриата – 6 кредитов
  • Аспиранты и профессиональные студенты – 4 кредита
  • Тел.D. кандидаты, работающие над диссертациями – 2 кредита
  • Присвоен статус «в отпуске»

Процесс, используемый для найма и приема на работу студентов, должен соответствовать политике университета в отношении недискриминации и позитивных действий (Распоряжение UW № 31 — см. также информацию Управления по обеспечению равных возможностей). На трудоустройство студентов также распространяются положения Пересмотренного кодекса штата Вашингтон (RCW) 73.16, касающиеся найма и повторного трудоустройства ветеранов.

Должности академических студентов предусмотрены контрактом между UW и United Auto Workers (UAW).Для всех других вакансий для студентов Компенсация устанавливает требования к компенсации в соответствии с политикой Университета и как описано ниже.

Студенты, не входящие в UW: Студенты, не входящие в UW, могут быть приняты на работу с кодом работы 11836 (помощник – студент, не входящий в UW), а студенты-медсестры, не входящие в UW, могут быть наняты на работу с кодом 11835 (медицинский техник – не -Студент УВ). Хотя студенты, не являющиеся студентами UW, работающими по этим профилям, считаются временными почасовыми сотрудниками, на них не распространяется ограничение в 950 часов на временную работу, и они могут иметь право на участие в пенсионном плане PERS 2 или PERS 3.

Другие учащиеся, не являющиеся студентами UW, которые не имеют права на учебу или не являются студентами-медсестрами, могут быть наняты в качестве временных почасовых работников с использованием классифицированного профиля работы, который наиболее точно соответствует выполняемой работе.

С предварительного одобрения отдела кадров может быть целесообразно использовать профиль работы «Временный помощник по персоналу» для таких должностей.

Ответственность за подтверждение права человека на должность студента-сотрудника лежит на отделе по трудоустройству путем подтверждения регистрации в соответствующем регистрационном офисе.Студенты, работающие почасово, несут ответственность за уведомление своего руководителя, если они больше не соответствуют минимальным требованиям для зачисления.

Профиль работы студента UW и информация о компенсации
Код работы Профиль работы Допускается сверхурочная работа Мин. ($/час) Макс. ($/час) Использование
10875 Ассистент студента
Календарный год 2022
Да 17 долларов. 27 75,00 $ Работа студентов бакалавриата, выполняющих различные вспомогательные задачи (кампусы Сиэтла и Ботелла)
10888 Ассистент студента, UWT
Календарный год 2022
Да 14,49 $ 75,00 $ Работа студентов бакалавриата, выполняющих различные вспомогательные задачи (кампус Такома)
10889 Ассистент студента – выпускник
Календарный год 2022
Да 17 долларов.27 75,00 $ Работа аспирантов, выполняющих различные вспомогательные задачи (не ASE) (кампусы Сиэтла и Ботелла)
10891 Ассистент студента UWT – Выпускник
Календарный год 2022
Да 14,49 $ 75,00 $ Общая занятость студентов, выполняющих различные вспомогательные задачи (кампус Такома)
10884 Технология медсестер, UW Student Да 17 долларов. 50 30,00 $ Доступно только для найма студентов-медсестер Университета Вашингтона, которые выполняют отдельные обязанности медсестер под наблюдением
21242 Фармацевт-стажер – студент Да 21,89 $ 34,29 $ Доступно только для студентов UW Pharmacy, выполняющих определенные технические обязанности фармацевта под наблюдением
10890 ASUW/Назначенный 1 274 долл. США в месяц 2 678 долл. США в месяц Доступно только для позиций ASUW
21877 Стажер по респираторной терапии – студент, не обучающийся в UW Да 17 долларов.27 30,00 $ Доступно только для найма студентов, в настоящее время обучающихся в аккредитованной программе респираторной помощи в штате Вашингтон, которые выполняют обязанности по респираторной помощи под наблюдением.
Руководство по определению оплаты

Студенты, работающие на почасовой основе, должны получать по крайней мере минимальную заработную плату в штате Вашингтон и должны получать компенсацию в пределах установленного диапазона заработной платы для профиля работы и в соответствии с приведенными ниже рекомендациями по определению заработной платы.

Назначающие отделы несут ответственность за поддержание последовательной и справедливой практики оплаты труда студентов с почасовой оплатой с учетом таких факторов, как:

  1. Диапазон и сложность должностных обязанностей;
  2. Требования к знаниям и навыкам, необходимые для выполнения работы;
  3. Собственный капитал, включая отношения заработной платы с другими учащимися, работающими в отделе или подразделении;
  4. Долголетие, заслуги, рыночные условия и/или сложность найма;
  5. Соответствующий опыт и обучение назначенного лица.

Департамент определяет начальную заработную плату и последующую надбавку к заработной плате в пределах диапазона заработной платы.

Помощники аспирантов-исследователей (GRSA)

Помощники аспирантов-исследователей должны получать компенсацию в соответствии с графиком заработной платы ассистента аспиранта-исследователя (GRSA), опубликованным на веб-странице Графика заработной платы TA / RA аспирантуры. Позиции в GRSA создаются на основе обязанностей, продолжительности работы, заслуг, рыночных условий или сложности найма.Обратитесь к местному контракту UW/UAW 4121 за инструкциями по найму и приему на работу студентов-академиков на почасовой основе.

Пределы рабочего времени

Трудоустройство несовершеннолетних – Рабочее время и условия труда для почасовых работников в возрасте до 18 лет регулируются требованиями UW к трудоустройству несовершеннолетних.

Учащиеся в возрасте 18 лет и старше могут работать не более 19,5 часов в неделю во время занятий, но могут работать более 19 часов.5 часов в неделю во время школьных каникул или «в отпуске». Студенты считаются «находящимися в отпуске» следующим образом:

  • Бакалавриат – За одну четверть, следующую сразу за четвертью, в которой студент был зачислен как минимум на 6 академических кредитов, включая летнюю четверть.
  • Аспиранты и профессиональные студенты – Когда студент подал заявление и получил такой статус от декана Высшей школы.

Профили должностей студентов, на которые распространяется контракт между UW и United Auto Workers (UAW), см. в статье 16 контракта «Отпуск».

Требования к почасовой оплате, трудовые книжки и сверхурочные

Студенты, работающие почасово, имеют право на сверхурочную работу и должны получать компенсацию за все отработанные часы. Отработанное время включает в себя все время, в течение которого сотрудник должен находиться на дежурстве и ему разрешено работать. Студенты, работающие с почасовой оплатой, не получают оплачиваемых отпусков, а праздничные дни, за которые оплачиваются штатные сотрудники, не считаются «отработанными часами» для студентов, работающих с почасовой оплатой.

Назначающие отделы должны вести табели учета рабочего времени для студентов, работающих с почасовой оплатой труда, в соответствии с требованиями ведения учета Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA).

Сверхурочные

Студенческие почасовые работники подпадают под обязательные требования сверхурочной работы и должны получать компенсацию в полуторном размере за все часы, отработанные сверх 40 часов в неделю. Если студент, работающий на почасовой основе, имеет более одной должности в университете, часы, отработанные на всех должностях, суммируются для определения общего количества часов, отработанных в течение рабочей недели. См. также Право на сверхурочную работу и компенсация для неакадемических сотрудников.

Human Resources Процесс проверки занятости

 

Справочная информация

Город Феникс использует поставщика, uConfirm, для предоставления услуг проверки занятости для бывших и нынешних сотрудников города Феникс.Запросы обрабатываются с помощью автоматизированной системы через Интернет. Интернет-система доступна 24 часа в сутки и доступна на сайте www.uConfirm.com. Финансовые учреждения обычно запрашивают подтверждение занятости для новых ипотечных заявок, запросов на рефинансирование, кредитных карт и аренды жилых комплексов. uConfirm может указать дату найма сотрудника, статус, полный или неполный рабочий день, а также классификацию работы. Чтобы разглашать конфиденциальную информацию о сотруднике, сотрудник должен подписать разрешение на разглашение данных с верификатором.Зарплатные ключи, коды или PIN-коды не требуются.

Существует два типа проверок: «Только трудоустройство» и «Занятость и доход». Проверка «Только трудоустройство» раскрывает основную информацию о трудоустройстве сотрудника, такую ​​как название должности, статус работы и даты трудоустройства. Проверка «Занятость и доход» раскрывает основную информацию о занятости и зарплате сотрудника. Информация о заработной плате включает в себя базовую заработную плату, дату и сумму последнего повышения заработной платы сотрудника, а также историю заработной платы за текущий год и два предыдущих года.

Сборы

Продавец не взимает плату с города за предоставление этой услуги. Верификаторы платят комиссию непосредственно поставщику за проверку занятости. Сотрудники города Феникс никогда не должны платить комиссию. Если сотрудник считает, что кредитор или другое лицо, подавшее запрос, взимает с него плату за подтверждение занятости, свяжитесь с uConfirm по адресу [email protected] com или позвоните по телефону (866) 312-8266.

Государственные/социальные службы могут бесплатно пользоваться услугой проверки занятости.Социальные службы должны отправлять запросы на подтверждение по факсу в uConfirm по телефону (770) 456-5384.

Безопасность данных и другая информация

Пожалуйста, имейте в виду, что обновленные данные отправляются поставщику после подтверждения каждой платежной ведомости City. Данные сотрудников не могут быть использованы или переданы для каких-либо целей, кроме услуг по проверке занятости. Также важно помнить, что информация о занятости хранится у поставщика для конкретных, ограниченных целей, и не вся информация о занятости сотрудника предоставляется поставщику.База данных, в которой хранятся личные данные сотрудников, изолирована от Интернета с помощью технологии брандмауэра, а личные данные не хранятся на веб-сервере. Транзакции, проводимые с помощью веб-приложения, шифруются, и устанавливаются исправления безопасности. В случае изменения статуса занятости сотрудника, новая информация будет отражена в системе примерно через 10 дней.

Вопросы?

Если у сотрудника есть вопросы по поводу информации, предоставляемой проверяющим, он может связаться с отделом кадров по телефону 602-495-5700 или по электронной почте [email protected]правительство

Сведения о должности и взаимоотношениях

Обзор

Отношения подотчетности используются для назначения супервайзера на должность, которая дает супервайзеру возможность:

  • Введите и утвердите время для позиции
  • Полная аттестация на должность
  • Утвердить бронирование курса для должности

Дополнительно могут быть установлены заместители руководителя.Замещающее назначение дает возможность действовать от имени руководителя. Следовательно, заменители могут:

  • Введите и утвердите время для позиции
  • Утвердить бронирование курса для должности

Администраторы подразделений и администраторы рабочего времени могут просматривать и/или редактировать отчетные отношения по сотруднику, руководителю или заместителю. Изменение отношения может быть произведено в любом месте, начиная с сегодняшней даты и до 30 дней вперед, только для активных позиций.

Отчет об отношениях отчетности

Выбор

Организационная единица ИЛИ табельный номер обязательные поля.

  1. Организационная единица — введите номер организационной единицы или используйте поиск/поиск
    1. В этом поле можно указать только одно организационное подразделение или 1 MAU. Используйте «Расширенный выбор», чтобы выбрать более одного организационного подразделения
  2. Табельный номер — введите табельный номер (PERNR) или используйте поиск/поиск
    1. При вводе PERNR ведущие нули НЕ требуются
    2. Используйте Поиск/Поиск, чтобы выбрать несколько PERNRS, установив флажки

Тип сотрудника — выберите один или несколько типов сотрудников. Если нет выбора, ВСЕ будут включены.

  1. Временный или дежурный сотрудник
  2. Преподаватели или академический персонал
  3. Вспомогательный персонал
  4. Ассистент выпускника
  5. Студент-сотрудник
  6. Бакалавриат или ассистент профессора

Вакансия – Выберите желаемый статус вакансии позиции

  1. Все — включает занятые должности, а также незанятые должности
  2. Заполнено – позиции, которые заняты
  3. Вакантно – должности пустые/незанятые

Расширенный выбор

Чтобы уточнить результаты поиска, введите или выберите критерии в полях расширенного выбора.

Выберите  , чтобы отобразить расширенный выбор

Несколько организационных единиц — позволяет выбрать до пяти организационных единиц или 1 MAU.

Статус занятости — выберите Активный или Неактивный (в отпуске)

Кадровая зона — выберите MSU1 (Ист-Лансинг — MSU), MSU2 (Дубай — MSU)

Подобласть персонала – Выберите одно из следующих:

  • 1585 Сервисное обслуживание
  • 274
  • 547 Инженер по эксплуатации
  • 999 Квалифицированные профессии
  • AP Professionals
  • Модуль контроля APSA Pro
  • Консультативный персонал ASRA/RA
  • CT Канцелярский Технический
  • Сотрудник программы расширения EXPA
  • ФАС Преподавательский/преподавательский состав
  • ФЭД Федеральный
  • FOP Братский орден полиции (включает POAM, Ассоциацию полицейских штата Мичиган)
  • FOPK Pro Supervisory Frat. Приказ полиции
  • Ассистент выпускника GRAS
  • Нет Внештатный
  • НУРС Медсестры
  • OTEE другой сотрудник

Группа сотрудников — выберите профсоюз, не профсоюз, не сотрудник

Подгруппа сотрудников — Выберите одно из:

  • A0 Студент
  • A1 Почасовая температура 120-180
  • A2 Зарплата-Обычная
  • A3 Зарплата Уровень 1
  • A4 Заработная плата конфиденциально — уровень 1
  • A7 Уровень зарплаты 2
  • A9 Уровень зарплаты 3
  • AB Конфиденциальная информация о зарплате, уровень 3
  • Почасовая температура переменного тока
  • Почасовая температура AD > 180 дней
  • AG Почасовая регулярная
  • AI Канцелярский технический обычный
  • AK Канцелярская Техническая Обычная Конфиденциальная
  • Ассоциированный сотрудник программы AL, не освобожденный
  • Освобожденный член программы AM
  • AN Ежегодное исполнительное руководство
  • Годовой академический персонал AO
  • AP Академический год Академический персонал
  • Ежегодный факультет AQ
  • AR Учебный год Факультет
  • AS Вспомогательный преподавательский состав/преподавательский состав
  • AT Клинический факультет/преподавательский состав
  • AW Две недели по вызову
  • AX Ежемесячный дежурный номер
  • AY Ассистент преподавателя для выпускников
  • AZ Аспирант-исследователь
  • B0 Ассистент бакалавра/профессора
  • B1 Постдокторские стипендиаты
  • B2 547 Техническое обслуживание
  • B3 547 Операторы
  • B4 Без оплаты
  • B5 Оставшийся в живых супруг
  • Ученик средней школы B6
  • Плата за проект B7 Раз в две недели по вызову
  • Ежемесячная оплата проекта B8 по вызову
  • Платный студент проекта BB
  • BC Project Pay High School

Кнопка «Выполнить поиск»          

Загрузить результаты поиска в Excel

Сбросить критерии поиска

Отчет о результатах отношений

На левой панели приложения отображаются все результаты поиска. Общее количество отображается вверху.

После выбора выделенная позиция отображает подробности и отчетную информацию об отношениях справа и включает:

  1. Отчеты на — здесь отображается руководитель сотрудника.
  2. Руководит — Эта должность руководит следующими сотрудниками.
  3. Заменители: . Здесь отображаются сотрудники, которые могут выполнять работу от имени этого супервайзера.
  4. Заменяет — показывает, для кого этот сотрудник является заместителем руководителя.

Чтобы отобразить подробную информацию об отношениях подотчетности, выберите отношения, щелкнув соответствующий значок. Поля данных включают: Имя сотрудника, Табельный номер, Должность, Должность Тип сотрудника.

Примечание. «Нет данных» означает, что данные для выбранного типа связи отсутствуют.

Поиск

Возможность поиска определенного сотрудника или должности доступна в верхней части левой панели. Пользователи могут искать любой элемент данных, существующий в полях, отображаемых для должности сотрудника на левой и правой панелях, путем ввода определенных критериев в поле поиска И нажатия на значок поиска или клавишу ВВОД.

Примечание. «Вакантная позиция» означает, что позиция в настоящее время пуста/не занята.

Сортировка, фильтр, группа

Расположен в нижней левой части экрана и содержит следующие параметры:

  1. Сортировка — по возрастанию или убыванию на основе идентификатора должности (номера), табельного номера, номера организационной единицы, должности, имени сотрудника, названия организационной единицы, типа сотрудника
  2. Фильтр – по типу сотрудника, организационной единице, вакансии, названию должности, подобласти персонала, подгруппе сотрудников
  3. Группа — по возрастанию или по убыванию в зависимости от типа сотрудника, организационного подразделения, вакансии, должности, подобласти персонала, подгруппы сотрудников

Редактировать отношения отчетности

Чтобы обновить отношение подчинения, нажмите кнопку «Редактировать отношения подчинения» на панели действий, расположенной в правом нижнем углу окна. Появится Профиль должности и отобразит все отношения подчинения для выбранного сотрудника, включая: «Отчитывается», «Руководит», «Заменяет» и «Заменяет». Подробная информация о том, как внести изменения в эти отношения, приведена ниже:

Отчеты:

Отображает руководителя сотрудника.

1.       Нажмите кнопку «Создать»  , чтобы создать новую связь супервизора.

2.       В разделе «Подробности» введите сегодняшнюю дату или дату в будущем (максимум до 30 дней от текущей даты) в поле «Действительно с»:

Примечание.  НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО заполнять поле “Действителен до”, если для этой связи уже не установлена ​​конкретная дата окончания.

 

3.       В Supervisor введите новый номер должности Supervisor или воспользуйтесь поиском/поиском.

4.        Нажмите Сохранить.

Контролирует:

Эта должность руководит следующими сотрудниками.

1.       Нажмите кнопку «Создать»  , чтобы создать отношение сотрудника к выбранной должности (руководитель).

2.       В разделе «Подробности» введите сегодняшнюю дату или дату в будущем (максимум до 30 дней от текущей даты) в поле «Действительно с»:

Примечание. НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО заполнять поле «Действителен до», если для этой связи уже не установлена ​​конкретная дата окончания.

3.       Введите должность, которую этот сотрудник будет контролировать, или используйте поиск/поиск.

4.       Нажмите Сохранить.

Заменители:

Отображает сотрудников, которые могут выполнять работу от имени этого руководителя.

1.       Нажмите кнопку «Новая кнопка»  , чтобы создать взаимосвязь замены для этой должности (руководитель).

2.Из сведений введите сегодняшнюю дату или дату в будущем (максимум до 30 дней от сегодняшней даты) в поле «Действительно с»:

Примечание.  НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО заполнять поле “Действителен до”, если для этой связи уже не установлена ​​конкретная дата окончания.

3.       В разделе «Заменители» введите «Позиция заместителя» или воспользуйтесь поиском/поиском.

 

4.Выберите Сохранить.

Вариации

Если отношения больше недействительны и должны быть прекращены, выберите поле со значком “изменить” . Введите сегодняшнюю дату в поле «Действительно до». Отношения можно закончить, используя только сегодняшнюю дату.

Заменяет:

Показывает, кого данный сотрудник замещает начальником.

1.       Выберите «Новая кнопка»  , чтобы создать взаимосвязь замены.

2.       В разделе «Подробности» введите сегодняшнюю дату или дату в будущем (максимум до 30 дней от текущей даты) в поле «Действительно с»:

Примечание.  НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО заполнять поле «Действителен до», если для этой связи уже не установлена ​​конкретная дата окончания.

3.       В разделе «Сведения о замене» введите Должность, для которой этот сотрудник является замещающим руководителем, или используйте Поиск/Поиск.

4.       Нажмите Сохранить.

Вариации

Если отношения больше недействительны и их необходимо завершить/удалить, выберите поле со значком «изменить». Введите сегодняшнюю дату в поле «Действительно до». Отношения можно закончить, используя только сегодняшнюю дату.

Просмотреть все

При выборе кнопки «Просмотреть все» для каждого раздела отображается история отношений для выбранного отношения в целом.

Просмотреть как

По умолчанию данные отображаются в формате «Таблица». Если требуется новое представление, выберите его в раскрывающемся списке «Просмотреть как» в правом верхнем углу экрана.

Действительный

Представление по умолчанию отображает «Для всех дат», включая прошлые, настоящие и будущие записи. Если требуется другой диапазон дат, выберите соответствующий вариант в раскрывающемся списке «Действительно» в правом верхнем углу экрана:

.

Советы по доступности 

После выбора сотрудника и перемещения по меню, переключитесь в режим просмотра в NVDA, чтобы прочитать сведения о регионе о выбранном сотруднике.

Подтверждение занятости – Университет Рочестера по управлению персоналом

Услуга «Рабочий номер» используется, когда вы подаете заявку на получение кредита, вам нужна проверка рекомендаций, аренда квартиры или любой другой случай, когда требуется подтверждение занятости или дохода. Вы получаете выгоду от контроля над процессом, разрешая другим доступ к вашей информации. Рабочий номер может помочь вам с проверкой занятости, проверкой занятости+дохода или проверкой занятости+дохода для агентств социального обслуживания.

Мне нужно только подтверждение занятости без подтверждения дохода

  1. Покажите и распечатайте форму подтверждения занятости.
  2. Укажите свой номер социального страхования в распечатанной форме.
  3. Отдайте форму лицу, запрашивающему ваше подтверждение занятости.

Мне нужно подтверждение занятости, а также подтверждение дохода

  1. Покажите и распечатайте форму подтверждения занятости (плюс доход).
  2. Укажите свой номер социального страхования в распечатанной форме.
  3. Получите доступ к рабочему номеру либо через их веб-сайт, либо по телефону:
  4. Выберите опцию «Сотрудник» и войдите в систему. Для входа необходимо иметь следующую информацию:
    • Университет Рочестера Код работодателя: 11968
    • Ваш идентификационный номер сотрудника
    • Ваш PIN-код: Ваш PIN-код представляет собой 8-значное число, основанное на вашем идентификационном номере сотрудника и году вашего рождения. Первые 6 цифр вашего PIN-кода — это ваш номер сотрудника. последние 2 цифры вашего PIN-кода — это год вашего рождения (т.е. 71, 56, 82…)
  5. Выберите опцию «Создать ключ зарплаты» и запишите ключ зарплаты, предоставленный вам The Work Number, в форму, которую вы только что распечатали.
    • При первом входе в систему вам может быть предложено сбросить PIN-код. Чтобы перейти к опции «ключ зарплаты», нажмите «главное меню» (это в левой части экрана).
  6. Отдайте распечатанную форму лицу, запрашивающему подтверждение вашей занятости и дохода.

Я подаю заявление в агентство социальных услуг

  1. Показать и распечатать форму проверки социальной службы.
  2. Укажите свой номер социального страхования в распечатанной форме.
  3. Передайте форму своему социальному работнику.

 

Кто может просматривать личные дела сотрудников?

В дополнение к работодателю, сотрудники также часто имеют право просматривать определенные части своих собственных личных дел сотрудников. В большинстве случаев личные дела сотрудников следует рассматривать как личные записи, принадлежащие вам и соответствующему сотруднику. Часто эти файлы содержат очень личную информацию, такую ​​как оценки производительности, уровни заработной платы и личные отчеты.Вы не хотите оставлять эти файлы открытыми для просмотра кем-либо.

Кто имеет законное право просматривать личные дела?

Однако некоторые сотрудники часто имеют законное право и должны просматривать информацию, содержащуюся в личных делах. Например, руководителям часто может потребоваться просмотреть прошлые оценки эффективности при принятии решений о том, кого продвигать в компании. Человеческим ресурсам, возможно, придется просмотреть личные дела, чтобы выяснить, какую зарплату предложить новому сотруднику, нанятому вместо кого-то.Наконец, сотрудникам в большинстве штатов разрешено просматривать свои собственные личные дела.

Конфиденциальные файлы

Вы всегда должны относиться к личным делам так же, как и к любым другим личным документам в компании. Обычно кадровые записи хранятся в запертом картотеке, доступ к которой есть только у определенных людей. Вы должны убедиться, что эти файлы доступны только тем людям, у которых есть законная и веская причина для просмотра файлов.

В качестве предложения вы можете настроить политику компании, согласно которой единственными людьми, которым разрешен доступ к личному кабинету сотрудника, являются менеджер по персоналу, начальник или менеджер сотрудника и сам сотрудник. Настроив такую ​​политику, вы защитите конфиденциальность этих файлов, частную жизнь вашего сотрудника, а также ограничите возможности попадания фальшивых документов в файлы. Кроме того, имея политику, вы имеете право наказывать любого, кто ее нарушает.

Поскольку, как и все остальное в наши дни, личные дела сотрудников, вероятно, будут доступны в электронной форме, ваша политика должна также определять, кто имеет доступ к базам данных, в которых хранятся записи сотрудников.Вы должны ограничить электронный доступ для тех людей и групп, перечисленных выше.

Медицинские записи должны храниться отдельно

Существуют особые правила, которых вам следует придерживаться, когда вы решите вести медицинские записи своих сотрудников. Закон об американцах-инвалидах (ADA) устанавливает очень строгие правила в отношении обработки и хранения медицинских карт сотрудников. Работодатели, которые должны соблюдать ADA, должны сохранять конфиденциальность медицинских записей и хранить их отдельно от личных дел своих сотрудников.

Информация, содержащаяся в этих медицинских записях, может быть предоставлена ​​только работникам службы безопасности или лицам, оказывающим первую помощь, и только в том случае, если информация необходима для лечения работника или для процедур эвакуации. Кроме того, медицинская информация может быть предоставлена ​​руководителю работника, если работник имеет инвалидность, требующую особых (но разумных) приспособлений. Наконец, информация может быть предоставлена ​​государственным чиновникам в соответствии с требованиями закона и страховым компаниям, которым требуется медицинское обследование.

В дополнение к ADA Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) также устанавливает требования конфиденциальности для работодателей, которые регистрируют своих сотрудников в планах группового медицинского обслуживания. Однако работодатели, которые управляют своими собственными планами медицинского обслуживания и имеют менее 50 зарегистрированных сотрудников, не обязаны соблюдать требования HIPAA.

Работодатели, полностью подпадающие под действие HIPAA, должны назначить человека «внутренним должностным лицом по вопросам конфиденциальности», принять и применять политики и процедуры, предписанные HIPAA, и уведомить своих сотрудников об их правах на конфиденциальность.

В некоторых штатах есть собственные законы, направленные на защиту конфиденциальности медицинских карт сотрудников. Эти законы часто ограничивают круг лиц, имеющих право просматривать медицинские записи, а также ограничивают причины, по которым можно указывать медицинские записи сотрудников.

Право сотрудника на просмотр личных дел

Во многих штатах действуют законы, дающие нынешним сотрудникам (а также бывшим сотрудникам в некоторых штатах) право доступа и просмотра своих личных личных дел.Какая часть файла, которую разрешено просматривать сотруднику, варьируется от штата к штату. Однако, если ваш штат разрешает сотрудникам проверять свои собственные личные дела, эти законы также часто дают вам право на то, чтобы вы или другой руководитель присутствовали во время проверки, чтобы гарантировать, что никакие ненадлежащие документы не будут добавлены в какие-либо личные дела.

В некоторых штатах сотрудникам разрешено делать копии определенных документов, содержащихся в их личных делах. Например, закон штата может разрешить сотруднику иметь копии всех документов, касающихся его заработной платы, но не каких-либо обзоров производительности.Если сотрудник хочет получить копию определенного документа в своем деле, на который он имеет законное право, убедитесь, что вы, а не сотрудник, делаете копию.

В большинстве случаев вам не нужно показывать сотруднику все его личное дело. Если, например, вы использовали личное дело для сбора информации о предстоящем увольнении по уважительной причине, вам, возможно, не придется показывать сотруднику эту часть его дела. Кроме того, если файлы в личном деле сотрудника также содержат личную информацию о другом сотруднике, возможно, вам не придется показывать этот документ своему сотруднику.

Если в вашем штате нет законов, специально разрешающих сотрудникам просматривать свои личные дела, вы все же можете установить политику компании, которая разрешает сотрудникам просматривать определенные части своих личных дел.

«После обнаружения документа»

Разрешив сотрудникам просматривать свои личные дела, вы можете избежать проблемы «после обнаружения документа». Эта проблема возникает, когда уволенные сотрудники находят в своих личных делах документы, которых не было до увольнения.Такие ситуации часто приводят сотрудников к мысли, что документы были созданы после увольнения. Однако, если вы разрешите своим сотрудникам просматривать свои личные дела перед увольнением, вы потенциально можете избежать этой проблемы.

Избегайте дорогостоящих ошибок, связанных с файлами сотрудников: обратитесь к адвокату

Наем юриста, который поможет вам с личными делами сотрудников вашего бизнеса, всегда является хорошей идеей для защиты от любых потенциальных судебных исков. Обратитесь за юридической помощью прямо сейчас к юристу малого бизнеса, который специализируется на трудовом праве, чтобы понять законы вашего штата и узнать, кому конкретно разрешено просматривать содержимое личного дела сотрудника.

Особые условия оплаты | Отдел кадров

Перейти к:

План 9+12

Право на участие

Любой сотрудник, назначенный на 9 месяцев, может выбрать оплату в течение 12 месяцев, если он соответствует следующим критериям:

  • Заниматься первичными встречами в классах 93XX, 94XX, 96XX или 97XX
  • Иметь встречи продолжительностью не менее 9 месяцев
  • Иметь встречи не менее 50% времени

Дата начала

12-месячный период начинается в первый день первого платежного периода финансового года.Финансовый год начинается 1 июля. Новые академические сотрудники могут начать свой план 9- или 10-over-12 в следующем платежном году.

Как начать

Если вы впервые подписываетесь на программу 9-over-12, обязательно заполните Меморандум о соглашении 9-over-12 (.doc) до первого платежного периода вашего обычного срока. В меморандуме описывается план 9-over-12 и утверждения, которые вам потребуются для запуска плана.

Вам нужно заполнить новый меморандум только один раз, в первый год, когда вы начинаете план

Как остановить

Чтобы остановить процесс 9-over-12, заполните Меморандум о соглашении 9-over-12 (.doc) и установите флажок “Остановить”.

Вернуться к началу

Взыскание переплаты

Активные сотрудники

Если вам ошибочно переплатили, ваш отдел свяжется с вами. Ваш отдел объяснит обстоятельства ошибки, обсудит процесс погашения и получит ваше согласие на вычеты из вашей зарплаты до тех пор, пока сумма не будет погашена.

Уволенные сотрудники

Если вы уволены, ваш отдел свяжется с вами по поводу переплаты и отправит информацию о переплате в Payroll Services.Служба расчета заработной платы свяжется с вами и сообщит причитающуюся сумму погашения и ответит на любые вопросы о процессе и о том, как это будет отражено в ваших платежных ведомостях и форме W-2.

Отмены платежа

Процесс отмены платежа “отменит” платеж, сделанный вам по ошибке. Он используется только тогда, когда производится платеж, который вы не должны были получить. Когда вы вернете чек или погасите чистую сумму заработной платы, которая первоначально была предоставлена ​​вам по ошибке, Служба расчета заработной платы «отменит» первоначальный платеж, чтобы уменьшить ваши налогооблагаемые валовые и налоговые суммы за текущий год, как если бы платеж никогда не производился. .

Корректировка заработной платы

Ваша заработная плата будет скорректирована, если вы получили частичную переплату. Вы должны погасить чистую сумму переплаты личным чеком. Процесс корректировки сначала сторнирует платеж, который был сделан неправильно, а затем рассчитает платеж так, как он должен был быть оплачен. Разница, или чистая сумма задолженности, будет отображаться как «Корректировка доходов» в разделе «Часы работы и доходы» вашего отчета о корректировке заработной платы. В выписке также будет указана чистая сумма первоначального платежа в виде «Корректировки чистой заработной платы» в разделе «Вычеты после уплаты налогов» вашей выписки. Процесс корректировки заработной платы уменьшает ваши налогооблагаемые валовые суммы и суммы налогов с начала года до того, что должно было быть выплачено.

Дополнительная информация

Дополнительные сведения см. в документе «Бизнес-процесс HRMS: сбор переплат» (pdf).

Вернуться к началу

Украшения

Гарниры – это вычеты по решению суда. Служба расчета заработной платы обязана удерживать суммы из заработной платы работника для удовлетворения распоряжения об алиментах, налогового долга или судебного решения. Существует несколько распространенных видов украшений:

  • Наложение ареста на кредитора: Это судебный приказ, разрешающий удержание части заработной платы работника для погашения долга перед кредитором.Служба начисления заработной платы обязана выполнить постановление суда и перевести оговоренную сумму в пределах максимальной суммы, разрешенной законом.
  • Удержание алиментов: Заработная плата работника может быть удержана для удовлетворения распоряжения суда или государственного органа по взысканию алиментов. Исполнение постановлений об алиментах является совместной обязанностью федерального правительства и штата.
  • Налоговый сбор: Федеральные или государственные налоговые сборы требуют вычетов из заработной платы работника для погашения налогового долга.Налоговые сборы должны быть удовлетворены до всех других приказов о наложении ареста, за исключением алиментов.
  • Распоряжения о банкротстве:  Они имеют приоритет над другими требованиями по заработной плате, включая налоговые сборы и распоряжения об удержании алиментов, полученные до банкротства. Все другие приказы о наложении ареста приостанавливаются, потому что доверительный управляющий выплатит их из суммы, удержанной в соответствии с приказом о банкротстве.
  • Студенческие ссуды: Конгресс санкционировал наложение ареста на заработную плату для погашения просроченных студенческих ссуд, предоставленных в рамках Федеральной программы семейных ссуд на образование или Программы гарантированных студенческих ссуд. Постановления о выплате алиментов имеют приоритет перед взысканием студенческой ссуды.

Наверх

Потерянный или украденный чек

Обратитесь к администратору платежной ведомости вашего отдела, чтобы остановить выплату по чеку и запросить замену чека.

Вернуться к началу

Компенсация работникам

Информацию о возмещении упущенной заработной платы из-за производственной травмы или болезни см. в Политике университета по компенсации работникам (см. вопросы 13 и 14).

Вернуться к началу

Проверка вашей занятости и дохода

Время от времени кто-то может захотеть подтвердить вашу занятость или доход в Университете Миннесоты (например, если вы подаете заявление на получение ипотечного кредита, займа или аренды квартиры или в рамках проверки рекомендаций).Университет использует автоматизированную службу проверки The Work Number для всех таких запросов.

Если вам необходимо подтвердить свою занятость или доход, вы можете просто сообщить запрашивающему лицу контактную информацию рабочего номера: www. theworknumber.com или 800-367-5690.

Дополнительная информация

  1. Если проверяющему требуется код работодателя университета, это 12278.
  2. Если верификатору требуется ключ зарплаты для подтверждения вашего дохода или если вы хотите просмотреть отчет о данных сотрудников, следуйте этим инструкциям:
    1. Зайдите на сайт The Work Number: www.theworknumber.com.
    2. Новые пользователи: Если вы никогда раньше не входили в приложение, нажмите «Зарегистрироваться сейчас», чтобы начать процесс. Пользователям потребуется ввести личную информацию, чтобы подтвердить учетную запись, к которой они пытаются получить доступ, и подтвердить личность.
      Вернувшихся пользователей: Процедура входа изменилась в ноябре 2019 года. Если с тех пор вы не заходили в приложение, вы войдете как обычно, используя прежнее имя пользователя и пароль. После входа в систему вам будет предложено создать персонализированное имя пользователя. Вы будете использовать это новое имя пользователя для всех последующих входов в систему. В целях безопасности вам может быть предложено пройти повторную аутентификацию. Следуйте инструкциям на экране.
    3. После входа в систему следуйте инструкциям на экране, чтобы либо сгенерировать ключ заработной платы, либо создать отчет о данных сотрудников.
    4. Примечание: Большинство запросов на подтверждение дохода не требуют создания ключа заработной платы. Выполняйте описанные выше действия только в том случае, если верификатор , а именно , запрашивает ключ заработной платы.
    5. Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, звоните по рабочему номеру 800-367-2884 с понедельника по пятницу с 8:00 до 21:00. СТАНДАРТНОЕ ВОСТОЧНОЕ ВРЕМЯ. Телетайп для слабослышащих сотрудников можно получить по телефону 800-424-0253. Если у вас есть другие вопросы, обращайтесь в контактный центр Университета Миннесоты по телефону: 4-UOHR (612-624-8647; 800 756-2363).
    6. Вы можете в любое время загрузить отчет о данных сотрудников (EDR). EDR будет отображать не только информацию U of M, но и информацию от других работодателей, если они заключили контракт с The Work Number для проверки занятости.В нем также будут перечислены все верификаторы, которые получили доступ к вашим данным за последние три года.

Часто задаваемые вопросы

Как Миннесотский университет проводит проверки трудоустройства?

Университет использует стороннего поставщика для автоматизированной проверки занятости и дохода. Рабочий номер — это автоматизированный безопасный сервис для проверки статуса занятости или информации о зарплате. Как правило, вам могут потребоваться проверки, когда вы подаете заявку на кредит, арендуете квартиру или устраиваетесь на работу.Университет последовал примеру многих других крупных работодателей, как государственных, так и частных, и передал проверку занятости на аутсорсинг, чтобы упростить процесс и обеспечить обслуживание сотрудников и проверяющих 24 часа в сутки, семь дней в неделю.

Как часто обновляется база данных проверки?

Университет отправляет обновленный файл в The Work Number после каждого двухнедельного платежного цикла.

Как работает процесс проверки?

Большинство крупных кредиторов и работодателей уже используют Рабочий номер и знакомы с процессом.Другие могут зарегистрироваться в The Work Number, посетив сайт www.theworknumber.com или позвонив по телефону 800-367-5690.

Платят ли сотрудники за проверки?

С сотрудников не должно взиматься плата за проверки с рабочего номера. Большинство кредитных учреждений или управляющих недвижимостью взимают фиксированную плату за обработку кредита, чтобы покрыть расходы на проверки, подобные этим. Если сотрудники получают оплату, которая идентифицируется как проверка рабочего номера, они могут запросить возмещение от рабочего номера, позвонив по телефону 800-996-7566.

Насколько безопасен сайт?

Университет отправляет файл раз в две недели в The Work Number, используя протокол передачи файлов (FTP) с шифрованием PGP. Рабочий номер использует 128-битное шифрование уровня защищенных сокетов (SSL) во всех областях учетной записи сайта, где происходит обмен личной информацией с их компьютерами. Work Number использует очень строгие стандарты безопасности данных и физическую безопасность здания для защиты компьютерного оборудования и центра обработки данных, в которых работает служба.Активность на сайте The Work Number фиксируется в журналах системы и приложений. Информация регулярно пересматривается в рамках стандартной практики. Вы можете ознакомиться с политикой конфиденциальности The Work Number.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт The Work Number.

Вернуться к началу

.