Приказы по основной деятельности

Все приказы, издаваемые в организации, бывают трех видов – по личному составу, по административным-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. В настоящей статье мы подробно осветим особенности составления, оформления и регистрации приказов по основной деятельности.

Из статьи вы узнаете:

Классификация приказов в распорядительной деятельности организации

Юридическое закрепление и оформление принятых решений и руководящих действий – часть повседневной делопроизводственной практики любой организации. Действия по управлению, которые предпринимает руководитель, оформляются приказами, а действия заместителей – распоряжениями. Естественно, что полномочия руководителя гораздо шире, и, соответственно, шире круг решаемых вопросов. Они касаются всех направлений деятельности фирмы. Можно выделить три главных направления, каждому из которых соответствует своя группа приказов:

• по основной деятельности,
• по личному составу,
• по административно-хозяйственным вопросам.

Данный вид классификации соответствует Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (раздел 1.1, строка 19). В этом документе и в практической деятельности отдела ДОУ приказы по основной деятельности (далее по тексту – ПОД) не делят на подгруппы. Эта группа представлена как единый блок, включающий в себя все многообразие документов данного типа.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности

Законодательство не дает четких рекомендаций по поводу того, по каким критериям следует относить деловые бумаги к группе ПОД. В связи с этим, у работников отдела кадров и службы ДОУ иногда возникают проблемы с классификацией документов. Чтобы разобраться с этим вопросом, рассмотри два метода, которые использует на практике сотрудники этих служб:

Метод исключения.  Данный метод состоит в том что, при классификации сразу исключаются бумаги, явным образом помеченные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.

Метод разделения по смыслу приказа.  Рассмотрим его на примере. Допустим, издается бумага о привлечении к работе в выходной день двух сотрудников – Кузнецова и Токарева. По смыслу приказа ясно, что она касается только двух сотрудников, а не всего коллектива. Таким образом, это приказ по личному составу. Если же издается бумага об объявлении субботнего дня рабочим для всех сотрудников, т.е. она касается всего коллектива, то это ПОД.

Справка

Справка

перечень самых распространенных ПОД

Можно составить перечень самых распространенных ПОД, который значительно облегчит процесс классификации издаваемых документов. Итак, ПОД однозначно являются следующие приказы:

1. об утверждении штатного расписания и внесения изменений в этой расписание;
    
2. утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
    
3. создании структурных подразделений, а также их ликвидации и реорганизации;
    
4. инвентаризации имущества;
    
5. организации проведения расследования несчастного случая;
    
6. установлении режима рабочего дня;
    
7. утверждении локальных нормативных актов компании.

Естественно, что данный перечень может быть дополнен в соответствии со спецификой работы службы ДОУ каждой конкретной компании.

На практике во многих организациях разрабатывается и утверждается внутренняя инструкция для работников отдела ДОУ, позволяющая систематизировать процесс классификации деловых бумаг на группы.

В такой инструкции, например, может быть регламентирована процедура издания бумаг в соответствии с их типом: за каждым конкретным структурным подразделением или отдельной штатной единицей закреплен свой тип документации.

Иногда поступают проще: вместо отдельной инструкции издается локальный нормативный акт, содержащий список всех издаваемых в компании документов, разбитый на группы. Каждая группа соответствует приказу определенного типа.

Обычно такая технология используется, когда с ростом компании значительно возрастает количество издаваемых бумаг, и одному сотруднику уже сложно справляться с этой задачей. Количество сотрудников, занятых в этом процессе, увеличивается, а данный список помогает унифицировать процесс классификации издаваемой документации.

Читайте также:

Как оформляется приказ по основной деятельности

Действующий в 2017 году ГОСТ Р 6.30-2003 стандартизирует требования по оформлению документов, которые относятся к категории организационно-распорядительных. К ним относятся и рассматриваемые нами ПОД. Набор обязательных реквизитов и общие требования к оформлению содержатся в списке требований указанного ГОСТа. Он же регламентирует и схему расположения реквизитов на бланке.

Справка

В общем виде в тексте документа обязательно должны быть представлены следующие пункты:

1. название компании;
    
2. наименование документа
    
3. регистрационный номер приказа и дата его издания;
    
4. содержание приказа;
    
5. указание должности лица, которые утверждают приказ и место для его подписи;
    
6. сведения об исполнителе;
    
7. в случае необходимости – место для виз согласования;

Содержательная часть ПОД состоит из двух блоков: преамбулы и распорядительной части:

Преамбула содержит изложение оснований для издания документа.

Распорядительная часть содержит конкретные указания и сроки исполнения.

Часто к ПОД прилагаются различные документы. Это должно быть также указано в тексте.

Тот же ГОСТ содержит информацию о порядке размещения реквизитов на бланке. Данная информация представлена в виде типовых образцов. На их основе работники службы ДОУ при необходимости могут разработать шаблоны ПОД для дальнейшего использования.

В номере документа можно сразу указать на его принадлежность к ПОД. Делается это следующим образом: сразу после номера через дефис или косую черту можно указать  литеры – “ОД”.

Как регистрируются приказы по основной деятельности

Журнал регистрации ПОД образец:

Учет всех изданных в организации бумаги осуществляется с помощью процедуры регистрации.

Читайте по теме в электронном журнале

Согласно общепринятому правилу ПОД должен быть утвержден руководителем и получить соответсвующий номер. Под этим номером информаци о ПОД в дальнейшем будет занесена в реестр. Бумаги разных типов регистрируются в разных местах. Это обусловлено тем, что документация, относящаяся к разным группам, имеют свой срок хранения. Так, например, ПОД должны храниться постоянно,

по личному составу в течение 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Для того, чтобы избежать путаницы при формировании дел перед подготовкой их для сдачи в архив организации,  целесообразно сразу диверсифицировать процедуру их регистрации.

Регистрация ПОД производится в журнале или книге. Законодательством никак не регламентирована форма этого документа, поэтому и нет единых требований к его названию. Основное назначение журнала (или книги) – внесение информации о приказах. Данные должны содержать:

регистрационный номер:

дату, когда приказ был подписан;

название и краткое описание деловой бумаги;

информация о сотруднике, ответственном за разработку проекта документа;

в случае необходимости – примечания.

Согласно общепринятой практике срок использования книги или журнала составляет один год, после чего он передается в архив. С началом нового календарного года заводится новая книга, а нумерация в ней начинается заново.

Организация хранения приказов

После издания ПОД и утверждения его генеральным директором, с данным документом должны быть ознакомлены сотрудники, чьи фамилии или должности в нем упомянуты.

После этого ПОД должен быть передан на хранение в отдел ДОУ. Здесь он занимает свое определенное место в системе распорядительной документации. Прежде всего, ПОД должен быть обработан лицом, отвечающим за его исполнении и осуществляющим контроль этого процесса. После того, как распорядительная часть ПОД исполнена и потеряла свою актуальность, он принимается на хранение.

Процедура группировки дел из документов с истекшим сроком хранения обычно проходит в конце календарного года. В ходе этого мероприятия деловые бумаги описываются, происходит формирование их в дела и последние сдаются в архив. Если для хранени дел в организации организовано специальное помещение, то процедуру описи бумаги и формирования дел проводят сотрудники того структурного подразделения в чьем введении они находились. Если же для работы с архивной документации в организации создано специальное подразделение, то его сотрудники самостоятельно проводят процедур описи бумаг и формирования дел или контролируют и оказывают помощь в этом процессе сотрудникам соответствующих отделов. Данная процедура должна осуществляться в соответсвии с правилами, принятыми внутри данной организации, утвержденными локальным нормативным актом.

Справка

Подведем итог

1. ПОД издаются в тех случаях, когда принимаемое административное решение затрагивает интересы не одного или нескольких сотрудников, а всего коллектива или должностей данной организации.
    
2. С целью упрощения процедуры классификации приказов из всего множества издаваемых документов нужно сразу исключить документы, имеющих явное обозначение “по административно-хозяйственным вопросам” или “по личном составу”.
   
    
3. Оставшиеся бумаги должны быть занесены в перечень, который будет уникальным для каждого предприятия. Данный список поможет в дальнейшем идентифицировать издаваемые документы как ПОД.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Классификатор приказов вам поможет

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Зачем все это нужно?

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2. При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3. Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

• по основной деятельности – срок хранения постоянно;
• по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
• по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

• ОД — Основная Деятельность,
• ЛС — Личный Состав,
• МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение,
• ОК — О`К — все хорошо, отпуск,
• КМ — КоМандировка (обычная),
• КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
• АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример 1
Классификатор приказов организации

1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477).
2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2-е изд. – М., 1981.
3 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44.
4 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558).

Папков Андрей , заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

hr-portal.ru

Приказы по основной деятельности | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Приказ по основной деятельности — один из самых распространенных документов в организации; именно поэтому при его издании и регистрации допускают больше всего ошибок.

Из статьи вы узнаете:

Документооборот на предприятии

На сегодняшний день коммерческим компаниям предоставлена высокая степень свободы в отношении вопроса о том, как работать с документами. При этом, однако, для обеспечения системности документооборота и установления единых стандартов оформления приказов, распоряжений и иных бумаг в рамках одного предприятия руководитель организации подписывает локальный нормативный акт, в котором закрепляет основные правила документооборота.

Подробнее о приказах об основной деятельности читайте здесь:

Обратите внимание! В этом документе указывают лишь общий алгоритм оформления документации, а всю схему раскрывают в инструкции по делопроизводству организации.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

В свою очередь, оборот документов в кадровом подразделении представляет собой один из компонентов общего документооборота организации. Поэтому при оформлении документов, издаваемых кадровой службой, следует ориентироваться на общий порядок работы с документами, зафиксированный в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Справка. Применение унифицированных форм документов в настоящее время не является обязательным. Между тем в силу удобства использования этих форм многие организации продолжают пользоваться ими на практике.

Скачайте документы по теме:

Приказы

Приказ представляет собой распорядительный документ, который выпускается за подписью самого главы предприятия в рамках его полномочий и обязательные является обязательным к исполнению всеми лицами, находящимися в его подчинении. При этом определение лица, уполномоченного издавать приказы, зависит от организационно-правовой формы компании и характера ее деятельности.

Так, например, в акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач и так далее.

На практике приказ представляет собой один из самых распространенных видов документов в практике коммерческих и государственных предприятий. Это связано с тем, что такая форма наиболее удобная для доведения до сотрудников распоряжений руководителя в кратком и емком виде.

Кроме того, в связи с тем, что приказы достаточно часто используются всеми категориями организаций, в кадровой практике уже сложились устойчивые требования к их оформлению, поэтому при их формировании кадровики хорошо знают основные принципы создания таких документов и не допускают ошибок. Кстати, самые распространенные ошибки приведены в этой статье: ознакомьтесь с ними, чтобы не допускать их в своей работе.

Справка

Приказы по основной деятельности и другие приказы

Перечень приказов по основной деятельности включает в себя весьма обширный перечень документов, в который входит целый ряд приказов, распоряжений. Опытные сотрудники кадровых служб, отвечая на вопрос о том, что относится к приказам по основной деятельности, предпочитают использовать метод исключения. Дело в том, что весь объем документооборота компании принято подразделять на две крупные категории:

1. первая из них — приказы по личному составу. К ним относятся документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.;
    
2. таким образом, вторая категория – это приказы по основной деятельности, к которым относятся все прочие документы.

Также выделяются приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по основной деятельности, в свою очередь, могут выпускаться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников. Например, стандартный образец приказа по основной деятельности приводится в этом материале. 

Читайте по теме в электронном журнале

Виды приказов по основной деятельности

Иногда у уполномоченного специалиста возникает вопрос: приказы по основной деятельности — это какие приказы? В этом случае следует проконсультироваться с приведенной типологией, чтобы понять, относится ли требуемый документ к категории приказов по основной деятельности или принадлежит к документам по личному составу.

Справка

Так, в сложившейся практике принято выделять следующие виды приказов по основной деятельности:

1. структурные приказы, устанавливающие и видоизменяющие организационную структуру компании в момент ее формирования и в процессе дальнейшей деятельности;
    
2. нормативные приказы, определяющие порядок функционирования организации и взаимодействия между работниками, занимающими определенные должностные позиции;
    
3. организационные приказы, издание которых связано с необходимостью решения конкретных задач, стоящих перед компанией, например, приказ о создании комиссии для расследования несчастного случая;
    
4. надзорные приказы, устанавливающие порядок проведения контрольных мероприятий внутри компании;
    
5. отчетные приказы по основной деятельности, образцами которых могут служить отчеты по выполнению планов конкретных подразделений или аналитические документы, объясняющие текущую ситуацию на рынке;
    
6. финансовые приказы включают в себя документы планового характера, определяющие требуемые финансовые показатели компании на будущие периоды;
    
7. обеспечительные приказы, которые определяют порядок движения материальных ресурсов, необходимых для функционирования подразделений предприятия;
    
8. информационные приказы, к которым принято относить все прочие категории приказов по основной деятельности. Образцом такого приказа может быть документ, содержащий требования к оформлению локальных нормативных актов или определяющий порядок хранения бумаг.

А в этом материале вы сможете ознакомиться с конкретными типами документов, которые относятся к той или иной категории приказов по основной деятельности. 

Сроки хранения приказов по основной деятельности

В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы по личному составу, которые составили в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от того, когда их создали. Исключение есть для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Что касается приказов по основной деятельности, то их требуется хранить в организации постоянно, то есть в течение всего срока ее работы вплоть до ее ликвидации. В нашей статье мы подробно рассказываем о том, почему именно такие сроки необходимо соблюдать в этих случаях. 

Образцы приказов по основной деятельности предприятия

Как и любой нормативный документ, издаваемый организацией, приказ по основной деятельности образца 2016 или 2017 года должен содержать реквизиты компании, включая ее полное наименование, дату и место издания, наименование документа, для которого используется формулировка «Приказ» или «Распоряжение», а также название, отражающее содержание приказа.

Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух основных разделов, образующих так называемое «тело» документа, — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание). В этом материале мы приведем несколько примеров оформления наиболее популярных приказов.

В заключительной части образца приказам по основной деятельности коммерческого предприятия проставляется подпись руководителя компании и печать организации. В случае, если порядок издания приказов в компании требует, чтобы, помимо собственно директора предприятии, документ был согласован с другими специалистами, в этом блоке проставляются визы всех уполномоченных лиц. Наконец, если действие приказа непосредственно касается того или иного сотрудника или группы работников, в этом разделе документа необходимо предусмотреть место для простановки подписей этих лиц, подтверждающих факт их ознакомления с содержанием приказа.

Обратите внимание! Ознакомить работников с содержанием документа необходимо в трехдневный срок с момента его издания.

Оформление приказов по основной деятельности

Обеспечение документооборота компании, как правило, предполагает присвоение каждому изданному документу кодового обозначения, которое позволит упорядочить и систематизировать эти бумаги. При этом нумерация приказов и иных документов ведется в пределах одного календарного года. Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности подлежат отдельной нумерации. Для облегчения идентификации содержания документа в дополнение к его номеру часто используется специальный буквенный код, демонстрирующий его принадлежность к той или иной категории: например, буквой «К» или «Л» можно обозначить приказы, связанные с личным составом, а буквой «О» или «Д» — документы, касающиеся основной деятельности предприятия.

Обратите внимание! Система нумерации приказов на предприятии должна быть закреплена специальным нормативным документом.

Несмотря на то, что сегодня компаниям разрешено разрабатывать собственные образцы приказов по основной деятельности, их формы не должны противоречить указаниям ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В этом материале вы сможете прочитать о важных нюансах оформления — например, о том, как нужно вписывать дату в приказ по основной деятельности.

Регистрация приказов по основной деятельности

Для регистрации приказов широко применяется практика формирования специального журнала, в котором фиксируются сведения обо всех издаваемых документах. При этом даже в самых небольших компаниях для обеспечения удобства хранения и поиска этих сведений кадровики рекомендуют заводить два журнала — для приказов по личному составу и приказов по основной деятельности, примером которых могут быть приказ о проведении аттестации или формировании нового структурного подразделения.

Стоит помнить о том, что в любом журнале регистрации приказов не допускаются определенные оплошности при оформлении: какие именно, вы можете прочесть в нашей статье. 

Обратите внимание! В дальнейшем, в случае увеличения объема документооборота компании и усложнения его структуры, можно дополнить первоначально созданные два журнала дополнительными.

На лицевой стороне журнала обозначаются сведения о наименовании компании и дате начала его ведения. Сведения в журнал регистрации приказов следует вносить в хронологическом порядке. Информация фиксируется в журнале до тех пор, пока в нем не закончатся страницы; после этого заводят новый документ. В случае, если сведения о компании, например, ее реквизиты или название, изменились, достаточно будет разместить на обложке наклейку с новыми данными вместо того, чтобы заводить новый журнал. Вот здесь мы приводим удобную  форму журнала регистрации приказов, которую можно использовать в работе, просто распечатав с нашего сайта.

Образец приказа

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Читайте также:

www.kdelo.ru

Приказы по основной деятельности

В административном праве актом управления является распорядительный документ — приказ. Приказы по основной деятельности касаются организационной деятельности целого предприятия (здесь правильнее использовать более общий термин «организация», как это предписано ГОСТом Р ИСО 9000, примерами организации являются компания, фирма, корпорация, предприятие, ассоциация, учреждение, благотворительная организация и прочее, кроме того, их комбинации или структурные подразделения), нескольких или одного из его структурных подразделений. Они регламентируют финансирование, планирование, отчетность, снабжение и другие производственные вопросы. Направленность приказов, особенности их составления и утверждения определяются спецификой организации. Примером в данном случае могут послужить приказы по основной деятельности доу, которые предназначены для регламентации, организации и корректировки жизнедеятельности дошкольного образовательного учреждения.

Любые приказы по основной деятельности могут носить устный (это подзаконный акт) или письменный (это подзаконный нормативный акт) характер и подлежат неукоснительному исполнению. Невыполнение приказа может повлечь за собой различного рода наказания. В зависимости от тяжести и характера, оно может быть административным, дисциплинарным или уголовным. Проекты письменных приказов подготавливаются по поручению первого руководителя организации, его заместителей или по собственной инициативе исполнителей. Подготовка проекта делится на несколько стадий. К ним относится изучение вопроса, а также сбор необходимой информации. После чего составляется проект приказа, проводится его согласование, а затем подписание руководителем.

Приказы по основной деятельности предприятия оформляются (в одном экземпляре) на утвержденных в организации бланках Приказа. Как правило, это листы формата А4, с полями слева, вверху и внизу не менее 20 мм, поле справой стороны листа — не менее 10 мм. Документ должен обязательно содержать реквизиты: товарный знак или эмблему и наименование организации, наименование формы документа, дату его подписания и номер. Обязателен к тексту приказа заголовок, затем сам текст, подпись руководителя, визы, отметка об исполнителе. Датой приказа считают дату его подписания руководителем. Заголовок должен содержать ответ на вопрос «о чем?» этот приказ. Например: «Об изменении штатного расписания» и прочее. Не рекомендуется включать в заголовок фразы: «Приказ по организации» или «Приказ руководителя организации».

Текст должен содержать констатирующую и распорядительную части. Первая — с целями и задачами предписываемых действий, причинами издания приказа, со ссылкой на документ, который послужил основанием для подготовки проекта. Констатирующая часть может быть опущена, если очевидна причина, по которой издан приказ и не требуется разъяснений. В этой части слово «ПРИКАЗЫВАЮ» не пишется. Вторую, распорядительную часть, начинают со слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», напечатанного на отдельной строке. Далее указываются предписываемые действия со сроками их исполнения, исполнители. Срок исполнения может отсутствовать, если исполнителю дается поручение постоянное.

В любые приказы по основной деятельности следует включать правильные (стандартизованные) термины и определения, которые способствуют однозначному толкованию четкого и логичного содержания документа. Если поручений несколько, то текст самого приказа делится на пункты, каждый из которых должен начинаться с красной строки. Текст после цифровых перечислений с точкой, например: «1.» или «4.5.», начинают с прописной буквы. Если в разделе или пункте делается обобщение и ставится двоеточие, то подпункты при перечислении должны начинаться со строчной буквы и заканчиваться точкой с запятой. Если одному исполнителю необходимо записать несколько поручений с одним сроком исполнения, то исполнитель и срок указываются только в основном пункте, а поручения записываются отдельными подпунктами. При поручении одному исполнителю нескольких заданий с разными сроками, то лицо, ответственное за исполнение задания, указывается в основном пункте, а поручения исполнителю и сроки перечисляются отдельными подпунктами.

После составления проекта, его согласовывают и подписывают. Согласование оформляется визой на последнем листе (с обратной стороны). Проект приказа должен визироваться руководителем подразделения, в котором готовился проект приказа. Далее проект приказа передается в структурное подразделение или должностному лицу организации (например, секретарю), который проверяет соответствие оформления документа требованиям, установленным редакцией 2003 года ГОСТа Р 6.30, а также правильность перечисленных должностных лиц, у которых приказ должен быть завизирован, после чего (как правило, в организации устанавливается определенный срок, например не более 5 дней) приказ поступает на подпись первому руководителю (заместителю, если это предусмотрено действующей в организации процедурой). После подписания ему присваивается номер. Нумерация приказов производится на протяжении одного календарного года, с января по декабрь. Все приказы по основной деятельности ведутся и нумеруются отдельно от приказов по кадрам.

fb.ru

какие приказы относятся к основной деятельности

В госструктурах приказы такого рода являются приказами по основной деятельности. Думается, так должно быть везде

Вопросы привлечения сотрудников к работе в праздничные и выходные дни относятся к кадрам. не забудьте взять согласие и спросить как оплачивать.

О назначении дежурных в праздничные дни – приказ по основной деятельности.

Вопрос об организации работы производства в праздничные дни и оформляется приказом пор основной деятельности.

к милостыне относится, чисто из христианских побуждений, пишут приказ о доплате

Вообще то издается для начала приказ по основной деятельности, что (например) в связи с отпуском, болезнью, командировкой руководителя, возложить временно обязанности на Иванова ИИ с доплатой(прописать размер доплаты) в срок с такого по такое. В табеле ставить часы по основной должности + часы по замещаемой. И все! Что касается других случаев- например когда делаешь основную работу и еще 0,5 ставки дополнительной- заключается ТД, где прописываются все обязанности работника и работодателя. В одном экземпляре такого ТД я всегда беру расписку с работника ( С совмещением должностей согласен- подпись, дата).ж Потом идут все приказа- по основной деятельности+ приказы-распоряжения. В зависимости как вы делооборот оформляете.

Пишите заявление. Совмещение определяется в % отношении от оклада.

Если по инициативе работника, то заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются – какую дополнительную работу должен выполнять работник (ее содержание и объем), срок, на который заключено дополнительное соглашение, размер доплаты (это может быть % от оклада по замещаемой должности или фиксированная сумма. После этого издается приказ об установлении доплаты за совмещение профессий, основанием к приказу служит личное заявление работника и дополнительное соглашение.

Лучше по новому.

Кадровые (прием, увольнение, отпуск, учеба, перевод на другую должность и т.д., все что касается сотрудников лично, кроме командировки) – личный состав. Деятельность всего предприятия – это к основной деятельности (и командировки).

Приказы по основной деятельности состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания. Распорядительная часть текста начинается с глагола ПРИКАЗЫВАЮ: н-р:\” На основании приказа департамента образования приказываю: 1.Ивановой М.П. воспитателю группы …подготовить….к 1 декабря 2010 года. 2.Петровой Ю.Б. доработать … Приказы по личному составу не содержат констатирующей части и начинаются сразу с распорядительной, но нет слова приказываю, а начинается с глаголов: Принять, перевести, уволить, поощрить, премировать, предоставить н-р: Уволить Иванову М.П. воспитателя группы….по собственному желанию….

Это приказы по основной деятельности.

Орг-штат мероприятия.

К основному (которые идут внутри организации).

К приказу об основной деятельности. О личном составе – прием, перевод, увольнение и т.п…

В ней и регистрируются приказы только по основной деятельности (производственные иначе говоря), а приказы по личному составу в соответствующей книге учета приказов.

Зависит от усмотрения организации

все приказы кроме кадровой деятельности

Учитываются все приказы, в том числе и кадровые, потому что их подписывает один человек – руководитель.

все приказы по деятельность предприятия, по личному составу фиксируются в другом журнале.штатное расписание относиться к основной деятельности.

Приказы (по личному составу) кадровые: · о приеме на работу, · о переводе на другую работу, · о предоставлении отпуска, · о дисциплинарных взысканиях, · о совмещении, · о поощрении, · об установлении надбавки к окладу, · об изменении персональных данных работника, · о присвоении разрядов, классности, · об изменении условий труда, · о командировках, · об увольнении, Приказы по основной деятельности: · создания, реорганизации или ликвидации организации, · утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания, по вопросам сокращения штатной численности, · создания новых структурных подразделений, · создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий, · установления режима работы и внесения изменений в него, · утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов), · утверждения внутренних типовых форм документов, · аттестации персонала, · делегирования полномочий, · распределения зон ответственности, · планирования деятельности, · осуществления контроля за деятельностью (отчетность), · информационного и документационного обеспечения деятельности,

по кадрам

кадровым

Если уж Вы решили издать такой приказ, то это приказ по вопросу утверждения (изменения) локального нормативного акта организации – поэтому он относиться к приказам по основной деятельности. А так в принципе графики отпусков хранятся 1 год (ст. 356 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000). При этом унифицированная форма графика отпусков № Т-7, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, содержит реквизит «Гриф утверждения документа» со словом УТВЕРЖДАЮ. Таким образом, график отпусков утверждается руководителем организации путем проставления личной подписи в грифе утверждения. Отдельный приказ об утверждении графика отпусков издавать не требуется. Этот вывод подтверждает и п. 3.16 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

У нас например, по личному составу!В вашем случае, раз у Вас есть всего 2 вида приказов, то это кадровые!Потому чтоо сновной деятельностью предприятия они точно никак не касаются!!Это ваши кадровые заботы о том, кто будет заполнять трудовые книжки, на кого вы возлагаете обязанности, а для основной деятельности предприятия – я думаю, абсолютно все равно кто у Вас там будет этим заниматься, хоть почтальон Печкин!Шутка:)

Внутренний приказ по персоналу.

Локальный(внутриведомственный).

В кадровые приказы.

Конечно это приказ по основной деятельности. Кроме того, у вас неверно делятся приказы. Разные приказы имеют разный срок хранения – 5 и 75 лет, поэтому нельзя регестрировать вместе, к примеру, приказ на отпуск без сохранения з/п и на ежегодный отпуск, т.к. первый хранится 75 лет, а второй 5 лет, они должны иметь разную нумерацию (разный индекс).

Перечень Приказов МВД, относящихся к деятельности ГИБДД, вместе с их текстами Дан на официальном сайте ГИБДД в разделе Нормативные документы

Приказы на отпуск относятся к личному составу и относятся к приказам, срок хранения которых 5 лет (в отличие от приказов на увольнение, приём, отпуск без сохранения заработной платы – они 75 лет хранятся), поэтому их надо отделять от последних (обычно присваивают другой индекс и нумеруют отдельно: я, например, приказам со сроком хранения 75 лет присваиваю индекс \”лс\”, а со сроком хранения 5 лет – \”к\”. Кстати, такого понятия, как очередной отпуск нет (оно устарело) – есть ежегодный отпуск.

По личному составу

Приказы по личному составу (отдел кадров). Кним относятся и приказы на увольнение

По личному составу… Секретаршей работаю, поэтому знаю на все 100%

По личному составу

Это приказы общего отдела и их издает и регистрирует секретарь руководителя на основании служебной записки.

Это кадровые приказы, касающиеся не деятельности организации, а конкретного работника.

основной

Печатает секретарь, регистрирует кадровик, приказы являются по основной деятельности….Это работа учреждения в выходные и праздничные дни….

legaladvice4all.ru

Пример приказа по основной деятельности: важные требования

В процессе своей деятельности любое предприятие активно использует приказы. Надо следить за тем, чтобы их оформление соответствовало нормам делопроизводства. При этом приказы относятся к документам, которыми оформляют любое решение с нормативно-распорядительным характером. На начальников структурных подразделений возлагается ответственность за грамотную подготовку документов. Оформление – ответственность кадровой службы.

Что это за документы?

Это часть укрупненной группы документально оформленных приказов, оформляемых внутри хозяйственного предприятия. Приказы имеют общую группировку:

Составление приказов

1. ПАД (на деятельность административно-хозяйственного плана).
2. ПЛС (по личному составу)
3. ПОД – обозначение основной деятельности.

Это общепринятая для современного делопроизводства градация, но многим бывает сложно провести границу между разными направлениями работы в той или иной компании. Потому нужно привести хотя бы краткую характеристику по каждой из существующих групп. Тогда будет легче принять решение о том, какие бумаги и когда используются:

• ПЛС – это приказы, которые прямо привязаны к личному составу. Обычно в документах данной группы сообщают о приеме или увольнении, перемещении сотрудников, отпусках и стимулирующих выплатах, дисциплинарных взысканиях, командировках.
• ПАД – это административные решения, которые связаны с решением вопросов об эксплуатации имущества, обеспечении транспортом, связи внутри и так далее.
• ПОД – так обозначаются другие документы, не имеющие отношения к первым двум разновидностям.

Какие именно приказы относятся к основной деятельности?

Последняя группа, обозначаемая как ПОД, может быть самой обширной и непредсказуемой. Она иногда затрагивает буквально все аспекты деятельности того или иного предприятия. Можно выделить группы, ставшие основными:

• информационные
• обеспечительного характера
• финансовые
• для составления отчетов
• при осуществлении надзора
• организационного содержания
• нормативные
• структурные

Можно привести лишь общие примеры, на что именно опираться при классификации документов:

Приказы финансовой деятельности

• Принятие регламента, который связан с проведением конкурса на замещение вакантных должностей, постановкой на воинский учет, с комплексом мероприятий по гражданской обороне, охраны труда и так далее.
• Установление режима работы организации, порядок его изменения.
• Определение политики в научно-технической сфере.
• Организация политики в направлении финансов.
• Описание контроля за текущей деятельностью.
• Утверждение планов по дальнейшему развитию.
• Создание органов консультативного, методического и экспертного, научного, контрольного, совещательного характера.
• Организация новых филиалов и представительств, либо упразднение уже существующих структур.
• Определение штатного расписания, внесение изменений в него.
• Введение и утверждение, а также изменение локальной документации.
• Определение структурных составляющих.

Специалисты структурных подразделений обычно отвечают за составление проектов приказов. Ведь сам руководитель не может следить буквально за всем, что происходит на предприятии. Служба делопроизводства должна следить за тем, чтобы все было оформлено правильно.

Перед тем, как любой приказ принимают, его официально согласовывают с вышестоящими должностными лицами либо руководителями в структурных подразделениях. Если в этом процессе вносятся изменения, то согласование проводится еще раз, с нуля. В этом нет необходимости, только если корректировки незначительны.

Важные реквизиты

Большинство приказов оформляются по единым, унифицированным требованиям. Потому на обычном фирменном бланке их писать не рекомендуется. Следующие реквизиты стали обязательными для всех:

Подписание

• подпись руководителя
• основная часть
• заголовок
• название города и адрес, по которому документ был издан
• номер регистрации. Обязательно упоминание специального кода для обозначения основной деятельности
• дата составления
• название разновидности самого документа
• наименование организации. Реквизиты при этом не требуются, они не нужны ни в одном внутреннем документе

Заголовок не просто относится к обязательным реквизитам документа, он в кратком виде отражает содержание. Главное при формулировке – быть максимально четкими. Нужно точно написать, о чем будет дальнейший текст. Именно заголовок должен найти отражение в учетной записи внутри специального журнала.

Далее идет основная часть с двумя отрывками: констатирующим и распорядительным.

Констатируем факты

Одного желания руководителя не достаточно для того, чтобы приступить к оформлению приказов. Распоряжения должны иметь цели, обоснования:

Приказы

1. При выпуске новых нормативных актов цель распоряжения – соблюдение законодательных установок. Тогда часть с констатацией фактов должна быть посвящена тому, в связи с каким документом выпускается приказ.
2. Допустимо наличие ссылок на предыдущие распоряжения, если именно они стали основой для нового. Тогда документ издается, чтобы продолжить соблюдение тех или иных правил.
3. Если же никаких основ нет, то цель упоминается отдельным предложением.

Иногда случается и так, что констатирующая часть отсутствует. Например, когда всем и так понятно, что и зачем утверждается.

Часть с самим распоряжением

Первый элемент распорядительной части – слово «приказываю». Главное – написать его вразрядку, неважно, прописными или строчными буквами. После этого переходят к самой сути распоряжений.

Если приказ сложный, то часть с распоряжением может включать сразу несколько пунктов. В каждом из них описываются конкретные задания для выполнения. Есть принципы, на основе которых выделяются главные пункты:

Виды приказов

• Задача дается одна, но она разделяется на несколько распоряжений.
• Приказ выполняется поэтапно. Например, сначала собирается комиссия из нескольких должностных лиц, а потом ее направляют на объект, чтобы выполнять конкретные функции.
• У каждого задания могут быть свои промежуточные сроки выполнения.

Если отдельный пункт связан с конкретным исполнителем – прописывается должность и фамилия, а также инициалы. Но в качестве исполнителей иногда выступают целые подразделения. Тогда допустимо ограничиваться только их наименованием.

В каждом пункте – одно задание, с конкретным сроком выполнения. Важна ясность и четкость поставленных целей.

О регистрации и хранении документа

Приказ вступает в силу сразу после того, как он подписан. Если только в самом документе не написано о других условиях. Но необходимо выполнить еще несколько действий, вне зависимости от того, как проходит оформление:

Регистрация приказов

1. Регистрация. Для этого в специальный журнал вносят номер вместе с датой, названием и кратким содержанием документа. Обязательно наличия сведений о том, куда передан документ, и о том, кто его подписывал. За регистрацию отвечают секретари либо другие сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями.
2. Ознакомление с содержанием приказа исполнителей, которые отдельно указаны в тексте. При необходимости ставится их подпись.
3. Хранение. Обычно ставится указание «постоянно».

Главное – чтобы на предприятии назначили человека, ответственного за хранение документации, расположение ее внутри архива. Журналы – это специальные книги, которые ведутся до тех пор, пока не будут заполнены полностью. После заполнения документы просто подшиваются, а затем помещаются в архив.

Сколько действуют приказы?

Каждый конкретный акт требует определения точного срока действия. Только в этом случае возможна правильная организация самого хранения документации. Приказы по основной деятельности действуют с момента подписания, либо с даты, указанной в самом приказе. Есть всего два случая, когда действие документа может быть прекращено:

• Отмена другим распоряжением
• Истечение срока, указанного в самом приказе

Согласно сложившейся для делопроизводства традиции, раз в 3-5 лет проверяют актуальность приказов. Считается, что этого времени хватает для того, чтобы изменились основные показатели предприятия.

К данному вопросу рекомендуется привлечь юридический отдел, если организация достаточно большая.

О нумерации и некоторых особенностях

Приказы часто делятся на подгруппы в зависимости от тематики. Но такое решение далеко не всегда признается удобным, ведь регистрационные номера присваиваются документам в зависимости от порядка, в котором они поступают на учет. Буквенные индексы к порядковым номерам не добавляются, но возможен и такой вариант, если внутренняя организация это позволяет.

На должностное лицо могут накладывать дисциплинарную ответственность, если нарушаются правила либо сроки хранения. Главное – чтобы в должностных инструкциях было четко прописано, какой сотрудник за хранение какой документации отвечает.

Регистрационные номера обычно выглядят как простые порядковые числа. Их необязательно дополнять какими-либо другими индексами. Обычно индексы, если они используются, отделяются от основного номера с помощью дефиса или косой черты.

Совместным приказам каждый автор может присвоить свой конкретный номер. Дата регистрации в таком случае совпадает. Если требуется ознакомление, то чем раньше его проведут – тем лучше. Лучше использовать оригинальный экземпляр, если вопрос касается всего нескольких человек.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net