Кто указывается в листе ознакомления с приказом

Кто указывается в листе ознакомления с приказом? До сих пор я думала, что указываются те лица, которые озвучены в тексте приказа. А сейчас мне приносят приказ, в котором в листе ознакомления указаны лица, речь о которых в приказе не идет. Правильно ли это? Как в этом случае быть? Может, имеет смысл добавить фразу «довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся»?

Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Распорядительные документы могут быть изданы коллегиальным исполнительным органом организации, или единоличным исполнительным органом.

Распорядительными документами, которые издаются в условиях единоличного принятия решений, являются приказы, распоряжения, указания. Текст распорядительного документа имеет установленную структуру — констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную.

1. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.
2. Распорядительная часть содержит перечисление действий, указываются исполнители и срои исполнения поручений. 
3. Последним пунктом в приказе указывается фамилия лиц, ответственного за контроль исполнения приказа в целом.
4. Приказ должен содержать пункт об отмене ранее действующего нормативного документа, если это предполагается. 

В приказ не рекомендуется включать пункт об ознакомлении с документом, т.к. процедура ознакомления должна быть прописана во внутреннем нормативном документе организации, но в отдельных случаях допускается включать данный пункт в приказ, если требуется установить особую процедуру ознакомления и/или особого хранения свидетельств об ознакомлении с документом.

Процедура ознакомления

Процедура ознакомления является одним из ключевых этапов в общем процессе издания распорядительного документа. Ознакомление работников должно осуществляться, как правило, не позднее следующего дня после регистрации документа, и может осуществляться двумя основными способами – рассылкой документов для ознакомления или проставлением визы ознакомления.

Проставление визы ознакомления на документе или в листе ознакомления требуется в соответствии с требованиями законодательных или нормативных документов. Так, например, личная подпись об ознакомлении с документом требуется при возложении на работника дополнительных обязанностей или материальной ответственности.

В иных случаях допускается осуществлять рассылку документов без сбора личных подписей об ознакомлении. При этом рассылка может осуществляться следующими способами – через систему электронного документооборота (СЭД), по электронной почте, размещением копии приказа в общедоступном месте — на электронном сетевом ресурсе или информационном стенде и т.д.

Читайте по теме в электронном журнале

Во внутренних нормативных документах организации должен быть установлен,

• ответственный за составление списка рассылки;
• порядок ознакомления с распорядительными документами;
• порядок хранения свидетельств об ознакомлении с документами (при необходимости).

Ответственным лицом за составление списка рассылки как правило является исполнитель документа, однако внутренним нормативным документом может быть установлен список обязательной рассылки, который может быть дополнен по усмотрению исполнителя. В таком случае работник делопроизводственной службе должен проверять корректность составленного списка рассылки исполнителем.

В лист ознакомления с приказом как правило включаются:

1. участники процедуры согласования документа;
2. лица/подразделения, указанные в тексте приказа;
3. сотрудники контролирующих подразделений организации;
4. иные заинтересованные лица, не указанные в тексте приказа, по усмотрению исполнителя.

Также исполнитель, если это не установлено внутренними нормативными документами, может определять и процедуру ознакомления с документом, – общая рассылка или сбор необходимых виз ознакомления.

В заключение следует сказать, что процедура ознакомления с документом имеет важное правовое и управленческое значение, поэтому важно не только организовать эту процедуру своевременно, но и в полном объеме, и с соблюдением установленных правил.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

www.sekretariat.ru

С приказом ознакомлен

Свиток: Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

61. Реквизит «Визы».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Например:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Например:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:
Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б.Скворцова
20.06.2008

Зав. отделом документоведения
Подпись А.В.Сидорцов
20.06.2008

Зав. отделом архивоведения
Подпись Т.И.Боброва
21.06.2008

Юрисконсульт
Подпись Н.С.Швец
22.06.2008

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения …». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

kadrovik.by

Приказ подписан. Что дальше?

Оформление учетной записи в журнале регистрации приказов

Эффективному поиску приказа в будущем также способствует правильное формирование электронных версий документов. Для этого обяжите всех исполнителей одновременно с бумажным вариантом направлять вам электронную версию приказа

со всеми приложениями. Формирование электронных папок с приказами осуществляется классически: создавайте разные папки для приказов разных годов, а также вкладывайте в каждую папку файл с описью приказов.

Обратите внимание. Присваивая название файлу с электронной версией приказа, строго придерживайтесь одного и того же шаблона. Я рекомендую всегда начинать наименование файла с номера приказа. При этом следите, чтобы номер содержал  строго определенное количество цифр: на одну цифру больше, чем содержится в номере  последнего в предшествующем году приказа. Например, если в прошлом году номер последнего приказа состоял из двух цифр (например, 56), то названия файлов для приказов этого года должны содержать 2 + 1 цифру, т.е. 001, 016, 089. Если в прошлом году вы зарегистрировали последний приказ трехзначным числом, то в этом году  перечень файлов с приказами должен выглядеть так: 0001, 0016, 0156. В противном случае некоторые программы могут отсортировать приказы на свой манер, разместив после 1 не 2, а 11. При сохранении приложений к приказу наименование файла следует начинать с номера, аналогично самому приказу. Например, если приказ сохранен как «0034.doc», то файл с приложением может выглядеть так: «0034 приложение 1.doc» или «0034 инструкция по ОТ.doc». Расшифровывать или нет содержание приказа или приложения в наименовании файла – решать вам.

Помимо электронной версии в формате Word, для удобства в работе можно сохранить скан-копию приказа в формате jpg или pdf, что особенно актуально для компаний с широкой региональной сетью: наличие скан-копии позволяет отказаться от отправки в удаленные подразделения копий приказов с подписью руководителя на бумажном носителе. При сохранении скан-копии для наименования файла используйте название основного документа. Например, если приказ сохранен как «0034.doc», его скан-копию следует сохранить как «0034.pdf» или «0034.jpg»

Любое изменение установленного порядка расположения слов и цифр в наименовании файла может привести к путанице, затрудняющей поиск нужного документа.

Список файлов с приказами в электронном виде при соблюдении принципа единообразия приведен в Примере 2. Приказы расположены по порядку. Наличие у приказа приложения очевидно.

Пример 2

Список файлов с приказами в электронном виде при соблюдении принципа единообразия

 

При несоблюдении принципа единообразия программа не может рассортировать приказы по порядку (Пример 3). Приложения приходится искать по всему списку. Поиск нужного документа в полном объеме затруднен.

Пример 3

Список файлов с приказами в электронном виде при несоблюдении принципа единообразия

 

Рассылка

Подписанный и зарегистрированный приказ, включая все поименованные в нем приложения, необходимо в максимально короткие сроки довести до сведения заинтересованных лиц.

Сегодня все больше компаний переходит на электронный документооборот или использует те или иные технические средства для обмена документами, в т.ч. для рассылки распоряжений руководства, например электронную почту, общий портал и т.д.

Однако есть и те, кто в силу сложившейся практики продолжает вывешивать приказы на информационные стенды или передает исполнителям бумажную копию. Выбор формы ознакомления с распорядительной документацией зависит от размера компании, ее территориальной распространенности, привычек руководителя и т.п. В любом случае форма и порядок рассылки приказов (распоряжений) должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству и отвечать требованиям целесообразности.

Рассылка документа исполнителям осуществляется по списку, подготовленному инициатором приказа. Такой список должен содержать всех лиц, прямо или косвенно задействованных в исполнении приказа. Список рассылки, наряду с информацией об инициаторе и согласователях, следует включить в перечень обязательных технических реквизитов при подготовке документа.

Пример 4

Образец оформления технической информации для распорядительного документа

(как правило, оформляется на обратной стороне последнего листа распорядительного документа)

Приказ подготовил

Наименование должности                   личная подпись                     И.О.Фамилия

Вн.тел 00-00

СОГЛАСОВАНО:

Наименование должности

куратора направления деятельности,

описываемого в приказе (как правило,

из числа зам.руководителя организации)            личная подпись        И.О.Фамилия

00.00.0000

Главный бухгалтер

(если приказ содержит финансовые вопросы)    личная подпись           И.О.Фамилия

00.00.0000

Специалист юридической службы                       личная подпись           И.О.Фамилия

00.00.0000

Иные руководители

С приказом ознакомлены*:

Наименование должности                                     личная подпись            И.О.Фамилия

и/или

Приказ разослан по электронной почте: наименования должностей, подразделений.

*Допускается оформление «Листа ознакомления с приказом» как самостоятельного документа.

В ряде организаций ограничиваются фразой «Секретарю довести приказ до сведения заинтересованных лиц», что категорически не правильно, т.к. секретарь в силу разных обстоятельств может не знать всех участников, задействованных в реализации тех или иных бизнес-процессов.

При отправке приказа по электронной почте (Пример 5) обратите особое внимание на то, чтобы все файлы, относящиеся к приказу, были прикреплены к электронному сообщению.

Пример 5

Отправка приказа по электронной почте

 

Рассылая приказ по электронной почте, всегда начинайте заполнение графы «Тема» по единому шаблону: следите за количеством пробелов, не чередуйте слова, знаки и т.п. Все это позволит в будущем быстро осуществлять поиск необходимой отправки.

Если графа Тема» в электронном сообщении оформлена правильно, то при формировании списка по данной графе все приказы будут показаны по порядку.

При неправильном оформлении графы «Тема» при формировании списка по данной графе приказы будут показаны вперемежку с другими отправленными электронными сообщениями, а сама очередность приказов будет нарушена.

Пример правильного оформления графы «Тема» в электронном сообщении	Пример неправильного оформления графы «тема» в электронном сообщении
ПРИКАЗ 001 о ревизии	Приказ № 1 о ревизии
ПРИКАЗ 002 о филиале	Приказ 2 о филиале
ПРИКАЗ 003 об архиве	Пр. № 3 об архиве

В крупных компаниях, особенно с обширной филиальной сетью, целесообразно в адресной книге составить списки рассылки, сформировав их по наиболее общим признакам, например «Филиалы» «Руководители подразделений» и т.п. (Пример 5). В данные списки помимо непосредственных руководителей следует внести электронные адреса заместителей или иных дублеров на случай отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) основного сотрудника.

Общие списки значительно облегчают рассылку однотипных по содержанию документов, а также документов, подлежащих исполнению большим количеством лиц.

Пример 6

Рассылка документов  с помощью списков рассылки

 

Ознакомление. Делим зоны ответственности

Своевременность и качество исполнения воли руководства во многом зависят от своевременного ознакомления исполнителя с приказом. На этом этапе важно, чтобы подписанный документ незамедлительно был доведен до сведения исполнителей установленным в компании способом: вывешен на общедоступном ресурсе, разослан по электронной почте, передан в виде бумажной копии. Данная обязанность, как правило, возлагается на секретаря или соответствующего сотрудника службы ДОУ, в чьи функции входит приказное делопроизводство.

Но порой сотрудники, ведущие активную переписку, не сразу обращают внимание на электронное сообщение, поступившее от секретаря. Многие полагают, что ответственность исполнителя наступает только после ознакомления «под роспись» с содержанием поручения. А как быть, если исполнитель на момент рассылки приказа отсутствовал на рабочем месте? Кто виноват в срыве сроков исполнения? Ответ на данный вопрос зависит от установленной в компании системы ознакомления с документами, прописанной в инструкции по делопроизводству. Поэтому пропишите в инструкции по делопроизводству ответственность каждого участника.

Во многих небольших компаниях ответственность за своевременное ознакомление исполнителей с распорядительной документацией лежит на секретаре. Однако возможны и иные варианты. Например, ответственность может переходить с секретаря на исполнителя в момент доставки электронного сообщения адресату. Ответственность также может полностью возлагаться на руководителей подразделений, которые не только обязаны регулярно самостоятельно просматривать информацию, публикуемую на общем портале, или своевременно знакомиться с содержанием поступающих электронных сообщений, но и доводить до сведения рядовых сотрудников вверенных им подразделений распоряжения руководства компании.

Кроме того, следует обязать руководителей подразделений и иных знаковых сотрудников предоставлять своим заместителям право доступа к своей служебной электронной переписке или обеспечить переадресацию корреспонденции на ответственного сотрудника на период отсутствия. Данный постулат особенно актуален в крупных компаниях, где секретарь не в силах отследить перемещения и отпуска многочисленного персонала.

Несмотря на новые технологии, по-прежнему актуально подтверждать личной подписью исполнителя факт его ознакомления с приказом. Для небольших компаний сбор подписей исполнителей можно осуществить на обороте последнего листа приказа, в крупных целесообразнее оформить «Лист ознакомления», в который обязательно следует внести все реквизиты приказа (дата, номер, краткое содержание).

Пример правильного оформления листа ознакомления	Пример неправильного оформления листа ознакомления
Лист ознакомления с приказом ООО «Ромашка» от 00.00.0000 № 000 «О чем приказ» Наименования должностей, расшифровки подписей	С приказом ознакомлены Наименования должностей и расшифровки подписи

Закрепите в инструкции по делопроизводству, что в случае электронной рассылки распорядительных документов датой ознакомления исполнителя с приказом следует считать дату отправки электронного сообщения, а не дату подписания листа ознакомления.

В случае оформления листа ознакомления как самостоятельного документа оригинал приказа подшивается в дело сразу после его рассылки, а к листу ознакомления подкалывается копия приказа. Дело с копиями может использоваться в текущей работе. Это позволяет обеспечить сохранность оригинала приказа, что особенно актуально в крупных и/или территориально разрозненных организациях.

Текущее хранение и передача приказов в архив

Приказы подшиваются в дело со всеми приложениями, поименованными в тексте приказа. При этом следует внимательно проверить наличие всех подписей как в графе «Согласование», так и на приложениях.

Основания, повлекшие издание приказа по основной деятельности, а также материалы по его исполнению формируются отдельно.

По мере накопления документов в папке целесообразно распечатывать имеющуюся у вас электронную версию учета приказов и подшивать в качестве поискового информатора.

Как правило, приказы по основной деятельности наиболее востребованы в течение первых двух лет. Следует помнить, что в целях обеспечения сохранности оригиналы приказов не должны покидать установленного для их хранения помещения. Для работы выдаются копии или выписки из приказов. Все популярнее становятся скан-копии приказов.

По истечении двух лет* экспертная комиссия изымает из общего массива приказы, касающиеся хозяйственной деятельности (о создании комиссий для списания ТМЦ, об установлении сезонных норм расхода бензина и т.п.). Срок хранения таких приказов составляет пять лет (ст. 19в Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г.). Такие приказы не подлежат дополнительному оформлению.

Остальные приказы следует разложить в порядке возрастания (первый приказ сверху). В правом верхнем углу карандашом нумеруются листы, причем каждый том не должен превышать 250 листов. В начало дела вкладывается внутренняя опись, в конец – лист–заверитель (Пример 6), в котором поясняется содержание дела, наличие тех или иных нестандартных листов, иные требующие пояснения сведения.

Дело сшивается, вносится в опись дел постоянного хранения и передается на архивное хранение.

Пример 7

Лист-заверитель для дела с приказами

В дело № 000 «Приказы по основной деятельности за 0000 год. Том 00» включены приказы за период с 00.00.0000 по 00.00.0000 г.

В дело подшито и пронумеровано 00 (прописью) документов на  000 (прописью)  листах.

Нумерация приказов прерывается, т.к. в дело не включены приказы по хозяйственной деятельности, чей срок хранения составляет 5 лет (ст. 19в Перечня 2010)

Лист № 00 имеет пометки, выполненные авторучкой.

Наименование должности

сотрудника, составившего заверительную запись     личная подпись     И.О.Фамилия

00.00.0000

 

www.profiz.ru

Работник и приказ: правила знакомства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Работник и приказ: правила знакомства

приказ ознакомление работник увольнение

 

 

Наниматель обязан ознакомить работника с каждым приказом (распоряжением) (далее – приказ), изданным в его отношении (п. 10, 15 ч. 1 ст. 55 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК)). Однако не всегда наниматели соблюдают это правило. Случается и по-другому: работник по различным причинам уклоняется от ознакомления с приказом, хотя наниматель принимает все меры для этого. О порядке ознакомления с приказом и последствиях, возникающих в случае, если работник не ознакомлен с ним, – наша статья.

 

Кто должен ознакомить работника с приказом

 

В законодательстве напрямую не определено, кто обязан знакомить работников с приказами по основной деятельности и по личному составу. Наниматель должен самостоятельно определить категории специалистов, в обязанности которых входит ознакомление с приказами, и закрепить эти обязанности в должностных инструкциях, трудовых договорах (контрактах) либо возложить их на работников приказом (распоряжением). Например, ознакомление работников с приказами по основной деятельности может быть поручено секретарю, секретарю приемной руководителя, заведующему канцелярией, делопроизводителю; с приказами по личному составу – начальнику отдела кадров, специалисту или инспектору по кадрам (Выпуск 1 ЕКСД “Должности служащих для всех видов деятельности”, утвержденный Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159) и т.д.

 

С какими приказами нужно знакомить

 

Работников необходимо знакомить с касающимися их приказами: о заключении, изменении и расторжении трудового договора; о дисциплинарном взыскании; по итогам аттестации рабочих мест, о командировании, направлении на работу вахтовым методом и др. (п. 12 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 N 46; ч. 5 ст. 199 ТК; ч. 3 п. 13 Положения о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2008 N 253)

Работников целесообразно знакомить также с приказами о предоставлении отпусков (хотя прямо это не предусмотрено в законодательстве). Отпуска предоставляются на основании приказа (распоряжения, решения) или записки об отпуске. В утвержденной форме примерной записки об отпуске содержатся сведения об ознакомлении работника с нею, по аналогии рекомендуется включить их и в приказ (распоряжение, решение) о предоставлении отпуска (ст. 152 ТК, приложение к Постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 04.10.2010 N 139 “Об установлении примерной формы записки об отпуске и внесении изменений в постановление Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. N 155”).

Судебная практика подтверждает, что в случае если наниматель не сообщил работнику об отказе в предоставлении отпуска и не издал приказ о его предоставлении, работник не лишается права на отпуск в ситуациях, определенных п. 3 ч. 1 ст. 326 ТК (Постановление президиума Минского городского суда от 29.05.2002 “Невыход работника, принимавшего участие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, на работу после подачи заявления о предоставлении трудового отпуска в удобное для него время прогулом не является”).

 

Сроки и оформление ознакомления

 

Срок ознакомления работников с приказами установлен только для приказов о дисциплинарных взысканиях: с документом, содержащим мотивы взыскания, работник должен быть ознакомлен под роспись в пятидневный срок (ч. 5 ст. 199 ТК). В иных приказах целесообразно указывать срок, в течение которого ответственному лицу следует ознакомить работников с приказом, поскольку несвоевременное ознакомление будет препятствием, например, для выполнения работником заданий, оговоренных в приказе.

│ НА ЗАМЕТКУ │

│ Срок ознакомления работников с приказом об изменении существенных│

│условий труда не установлен, однако работников следует с ним ознакомить│

│не позднее чем за один месяц до введения в действие новых существенных│

│условий труда (ч. 3 ст. 32 ТК) │

Работник считается ознакомленным с приказом, если собственноручно проставил на нем соответствующую письменную отметку. Такая отметка должна отвечать СТБ 6.38-2004 “Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Она оформляется одинаково независимо от вида документа и располагается под реквизитом “Подпись” или на отдельном листе (п. 50 Методических указаний по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 “Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, утвержденных Приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 N 41).

Например:

│С приказом ознакомлен Подпись И.С.Хомич│

│ 01.11.2011│

В приказ не следует включать пункт: “Приказ довести до сведения…”, если с документом должны быть ознакомлены не все работники организации. Если с приказом необходимо ознакомить большое коли

www.studsell.com

С приказом ознакомлены под роспись образец

Помощь: Отметка об ознакомлении с документом

ОТМЕТКА ОБ ОЗНАКОМЛЕНИИ С ДОКУМЕНТОМ

Кроме визы согласования в делопроизводстве часто применяется так называемая «виза ознакомления». Виза ознакомления — это отметка, проставляемая работником на документе и свидетельствующая о том, что работник ознакомлен с его содержанием.

Образец листа ознакомления с приказом

Ее отличие от реквизита «виза» состоит в том, что она оформляется не на проекте, а на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. В связи с этим при разработке локальных правовых актов организации (инструкции по делопроизводству, регламента и др.) этот элемент документа следует называть «отметка об ознакомлении с документом».

Необходимость оформления отметки об ознакомлении возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением. Кроме того, с точки зрения организации исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.

При оформлении отметки об ознакомлении возможны различные варианты.

Если при подготовке внутренних документов, например приказов, заинтересованные должностные лица знакомятся с их содержанием еще на стадии проекта (проставляют визы согласования), то дополнительные визы ознакомления с документом после его подписания и вступления в силу не требуются. В подобных ситуациях должностным лицам, ответственным за исполнение документа, вручаются его копии, и ознакомление с подписанным документом осуществляется именно таким способом.

Если возникает необходимость ознакомить сотрудников с содержанием внутреннего или входящего документа без вручения копий, документ передается в структурные подразделения, работники которых, ознакомившись с его содержанием, проставляют визы ознакомления. Отметку об ознакомлении рекомендуется оформлять на оборотной стороне последнего листа по тому же принципу, по которому оформляется виза согласования (должность, личная подпись, расшифровка подписи, дата). Если на оборотной стороне документа недостаточно места, допускается прилагать отдельный лист для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении.

Пример

Лист ознакомления

с приказом директора предприятия от … № … «О …»

Начальник отдела организационно-

кадровой работы

Подпись П.А.Линник

08.11.2007

Консультант отдела организационно-

кадровой работы

Подпись Л.В.Гриневич

08.11.2007

Некоторые особенности имеет оформление отметки об ознакомлении в приказах и иных распорядительных документах по личному составу.

С приказами по личному составу после подписания и регистрации необходимо ознакомить работников, которых они непосредственно касаются. Отметка об ознакомлении состоит из: слов «С приказом ознакомлен(а, ы)» (если с приказом знакомится два и более работника, то после этих слов ставится двоеточие), личной подписи работника (в одну строку) и ниже — даты ознакомления. При подготовке приказов рекомендуется сразу печатать составляющие этой отметки в проекте документа, чтобы работник после ознакомления с документом лишь расписывался в приказе и проставлял дату.

Особенностью оформления отметки об ознакомлении с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности работника, так как оно указывается в тексте приказа. Отметка об ознакомлении в приказе по личному составу помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.

15.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор

Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

astbusines.ru

Обязанность работодателя знакомить работников с приказами

ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами. Да и ст. 312.2 ТК РФ говорит о том, что ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться путем обмена электронными документами.

Необходимо ли ознакомлять работников с приказом о премировании?

Скорее всего таких НПА не существует поскольку это слишком мелкий вопрос для нормативного регулирования. И вообще, процедура ознакомления «под расписку» принята только в строго определенных случаях, прописанных в ТК, Постановлениях Правительства и Инструкциях Минтруда. Однако, это процедура многим пришлась по душе, поэтому ее штампуют во всех остальных случаях жизни.

Строго говоря, если законодатель не определил императивно, тот или иной докуимент или действие (как напрмер, приказ или «внесение записей в трудовую книжку») должно оформляться под расписку, значит и придерживаться этой процедуры нет необходимости. Однако, бывают ситуации в которых лучше перестраховаться.

Ознакомление с кадровыми документами

Внимание

Например, если в организации есть локальный нормативный акт, регламентирующий работу со сведениями, составляющими государственную тайну, а должность, на которую принимается сотрудник, не предусматривает работу с такими сведениями, знакомить с данным актом новичка не нужно. Аналогична ситуация с ознакомлением с положением о материальной ответственности. Кто знакомит? Исходя из ст. 68 ТК РФ можно сказать, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе.

Обычно от работодателя в этом вопросе при приеме на работу выступает специалист по кадрам или иное лицо, ответственное за оформление трудоустройства. А вот если необходимо ознакомить сотрудника с документом в процессе работы (например, при изменении должностной инструкции, графика сменности), сделать это могут и руководители структурных подразделений или непосредственные начальники.

Ознакомление с приказами работника

Однако тот же здравый смысл говорит, что есть приказы по личному составу (хоть их и немного), с которыми нет необходимости знакомить работников-фигурантов под роспись. Например, приказ об освобождении от работы на период воинских сборов скорее нужен для бухгалтерии, так как работник и без приказа работодателя обязан прибыть на сборы. Следует обратить внимание на то, что в п. «б» упоминается приказ о поощрении.

Поскольку премия также является мерой поощрения, возникает вопрос: всегда ли выплата премии должна оформляться приказом о поощрении по унифицированной форме № Т-11 или № Т-11а[1]? Ответ на этот вопрос мы неожиданно находим в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2]. Извлечение из Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей 24.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Сроки ознакомления работника с документами Итак, с правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью, работодатель знакомит работников до заключения трудового договора, с остальными документами (вновь принимаемыми или содержащими изменения уже существующих) — после. Но в какой срок? Действительно, со временем нормы локальных актов и иных документов, непосредственно связанных с деятельностью работника, могут изменяться, могут быть приняты совсем новые документы. Именно в таких случаях кадровики чаще всего забывают ознакомить работников.
А сделать это просто необходимо. Конечно, нужно постараться ознакомить сотрудников с изменениями или новыми документами как можно скорее. Полагаем, что недели на это хватит.

Ознакомление с приказом под роспись

Все знают правила ст. 68 ТК РФ, согласно которым до подписания трудового договора работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей деятельностью. Однако знакомить сотрудников с принимаемыми в организации документами приходится и в течение трудовой деятельности. Прочитав статью, вы узнаете, с какими документами необходимо ознакомить сотрудника и в какие сроки.
Кого и с какими документами ознакомить? Первым делом разберемся, с какими документами, помимо перечисленных в ст. 68 ТК РФ, необходимо ознакомить работника. Как мы знаем, в организации могут разрабатываться локальные нормативные акты — так называемые внутренние законы, которые принимаются работодателем.

Ознакомление с приказом об увольнении

Кроме этого, в организации могут разрабатываться различного рода распорядительные документы, не являющиеся локальными нормативными актами, — приказы, графики, инструкции и пр. Рассмотрим все по порядку. Согласно ст. 8 ТК РФ любой работодатель, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, может принять локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права. Отметим, что такие акты не обязательны для работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем.

А вот трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для всех организаций. Также работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как ознакомить работников с приказом

Следует понимать, что обмен электронными документами — это не просто пересылка по электронной почте файлов с документами в графическом или текстовом формате: при таком обмене должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя, дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу. К сведению. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Ознакомление с локальными актами (сувернева а.и.)

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги: […] в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине. 25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. Таким образом, становится очевидным, что есть премии, которые необходимо оформлять приказами о поощрении и вносить о них записи в трудовые книжки работников, — это премии, которыми работники поощряются за определенные достижения.
Премии, которые входят в систему оплаты труда, в трудовые книжки не вносятся и, следовательно, имеют иную правовую природу, поэтому могут быть оформлены приказами, издаваемыми по произвольной форме.

Обязанность работника знакомиться с приказами

И вот теперь необходимо определить, будут данные документы приказами по личному составу или по основной деятельности. К КАКОМУ ВИДУ ПРИКАЗОВ ОТНЕСТИ ПРИКАЗ О ПРЕМИРОВАНИИ? Целый ряд приказов имеет так называемый смежный характер — их можно отнести и к той, и к другой группе. Это приказы о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, о выплате среднего заработка за второй и третий месяцы трудоустройства (после увольнения по сокращению штата), о материальной помощи и некоторые другие, в том числе и о выплате работникам премий, входящих в систему оплаты труда.
Возможность выбора помогает решить проблему ознакомления работников с этими приказами. Ведь если приказ о премировании оформлен как приказ по личному составу, то все премируемые работники должны быть с ним ознакомлены под роспись.

Обязанность работодателя ознакомить работника с приказом

Инфо С КАКИМИ ПРИКАЗАМИ ОЗНАКОМЛЯТЬ РАБОТНИКОВ? Существуют два вида приказов: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу. По общему правилу, все фигуранты приказа должны быть с ним ознакомлены под роспись. Однако следует правильно понимать, кто является фигурантами приказов:

• фигуранты приказов по личному составу — это работники, чьи фамилии фигурируют в приказе;
• фигуранты приказов по основной деятельности — это их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа.

Следует отметить, что ознакомления исполнителей с приказами по основной деятельности требует не только законодательство, но и просто здравый смысл: если работник не ознакомлен с приказом, то как можно требовать его исполнения? Ознакомление с приказами по личному составу осуществляется по одному из трех оснований: а) требование Трудового кодекса РФ (приказ о приеме на работу — ст.

Обязан ли работодатель ознакомить работника с приказом о сокращении

На нем обязательно должно быть указано, что это «Лист ознакомления с приказом от 17.06.2009г №196». В остальном требования те же – подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. 3 Возникают ситуации, когда выполнить данное требование бывает сложно. К примеру, если работники работают и проживают в значительном отдалении от администрации предприятия, или же работник отказывается от ознакомления с приказом, его невозможно найти для ознакомления и пр.
Итак, как выйти из положения, если структурное подразделение расположено в другой местности? В этом случае возникает необходимость дистанционных методов передачи информации. Это может быть и электронная почта, и факс, и ведомственная экспедиция. Непосредственная обязанность по ознакомлению с приказами в этом случае ложится на плечи руководителей удаленных структурных подразделений.

plusbuh.ru

Как ознакомить работников с приказом

На предприятии повседневно издается огромное число приказов. Зачастую появляется надобность ознакомить с ними причастных работников. К примеру, приказы по личному составу оформляются на бланках унифицированных форм, которые имеют строку «Ознакомлен». Пренебрежение этого требования может привести к неугодным итогам, вплотную до судебного разбирательства и отмены изданного приказа.

Инструкция

1. Решите, кто на предприятии отвечает за ознакомление. Почаще каждого – это работник отдела управления персоналом и секретарь либо делопроизводитель. 1-й знакомит работников с приказами по личному составу. Это и приказы о приеме, переводе, перемещении, отпуске, вознаграждении и взыскании и т.д. Сделать это нужно в течение 3-х рабочих дней. Запись об ознакомлении делается ниже подписи начальника: ставится личная подпись работника, дата ознакомления.

2. Секретарь знакомит работников с приказами по стержневой деятельности предприятия. Так, к примеру, нужно ознакомить причастных работников с приказами о создании всевозможных комиссий, о проведении проверок, о вступлении новых расположений и пр. Если ознакомлению подлежит огромное число лиц, допускается оформлять его на отдельном листе – приложении к приказу. На нем непременно должно быть указано, что это «Лист ознакомления с приказом от 17.06.2009г №196». В остальном требования те же – подпись ознакомленного работника и дата ознакомления.

3. Появляются обстановки, когда исполнить данное требование бывает трудно. К примеру, если работники работают и проживают в существенном отдалении от администрации предприятия, либо же работник отказывается от ознакомления с приказом, его нереально обнаружить для ознакомления и пр. Выходит, как выйти из расположения, если структурное подразделение расположено в иной местности? В этом случае появляется надобность дистанционных способов передачи информации. Это может быть и электронная почта, и факс, и ведомственная экспедиция. Непосредственная обязанность по ознакомлению с приказами в этом случае ложится на плечи начальников удаленных структурных подразделений.

4. В том же случае, когда работник отказывается от ознакомления, составляется акт отказа от подписи в приказе. При этом необходимо соблюсти два непременных данные: свой отказ работник должен высказать определенно и в присутствии нескольких человек; акт подписывается не менее чем тремя свидетелями. В приказе делается соответствующая запись.

5. Самый трудный случай появляется тогда, когда работник не выходит на работу, не отзывается на телефонные громки и отсутствует по месту проживания. Работодатель должен применять все вероятности отыскать работника и немедленно отправить ему письмо с уведомлением.

Обратите внимание!
Если работник не явился для ознакомления с приказом, это не трактуется как отказ и не может оформляться актом.

jprosto.ru