Назначение и классификация приказов

1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:

• прием и увольнение с работы;
• премирование;
• взыскания;
• дисциплинарные наказания;
• отправка в текущий и внеплановый отпуск;
• командировки и т.п.

2. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего.
   В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя
   все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

• об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
• о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
• о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
• об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
• о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
• о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

1. С которыми согласована редакция документа.
2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку. Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2018 г.

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
7. О запрещении курения.
8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

2ann.ru

образец, виды и формы, реквизиты

Приказной документ представляет собой правовой акт, который издается со стороны руководителя управленческого органа, действующий в целях решения любых оперативных задач, которые перед ним стоят. Подготовка этих бумаг осуществляется на основании поручения генерального руководителя в адрес руководителя отдельных подразделений.

В отдельных ситуациях, которые являются наиболее сложными, может происходить создание дополнительных комиссий, членами которых являются представители нескольких отделов.

Так как задачи могут носить основной и оперативный характер, то приказные документы такого направления могут классифицироваться по двум типам:

• основной деятельности, которые издаются в рамках исполнения основных организационных и стратегических задач;
• административной и организационной работе – такие приказы относятся непосредственно к оперативным и хозяйственным вопросам.

Содержание статьи

Виды и формы

Нередко у специалистов в сфере делопроизводства появляются сложности касательно того, куда отнести этот документ – к локальным актам или к бумагам по личному составу. Ключевой принцип функционирования является следующим: если документация способствует регулированию трудовых отношений между фирмой и конкретными сотрудниками, то можно отнести документ к личному составу.

Если речь ведется о компании в целом, то это нормативный акт об основной деятельности компании, даже если в нем названы ответственные лица и имеются персональные поручения для определенных сотрудников.

Рассмотрим несколько разновидностей приказов по основной деятельности, к перечню относятся следующие распорядительные бумаги о:

• вступлении руководителя в должность;
• возложении на главного начальника определенных обязанностей;
• назначении временного руководителя, который будет занимать должность в течение определенного кратковременного периода;
• наделении правом подписи;
• назначении ответственного лица за операции по хранению, учету, выдаче трудовых книг;
• утверждении штатного расписания рабочего времени;
• формировании подразделения, которое будет функционировать обособленно;
• вводе в действие новой редакции инструктажа и внутренних правил;
• вариантах выдачи сотрудникам трудовых книг;
• обеспечении защиты и охраны конфиденциальных материалов;
• применении сотовой связи;
• факте утверждения перечня материально ответственных сотрудников;
• формировании соглашений, связанных с полной материальной ответственностью;
• графике работы по выходным и некоторым предпраздничным дням.

Это далеко не весь список распоряжений, существующих в рамках деятельности предприятий в настоящее время. Но есть несколько иных признаков классификации, которые применяются на практике достаточно часто.

По функциональному назначению:

• по вопросам ежедневной работы организации – об утверждении нормативно-правовой документации, о формировании структурных элементов, о подготовке рабочих мест;
• по задачам, возникающим внезапно – об организации ликвидационных вопросов, по итогам внеплановых проверок, об отстранении сотрудников от рабочей деятельности;
• по кадровому составу – об основных задачах, связанных с управленческой деятельностью и менеджментом, о распределении обязательств между сотрудниками.

Каждая функциональная категория включает в свой состав несколько подпунктов, для которых формируются определенные группы распоряжений.

Как оформляется

Закрепление набора требований относительно ряда документации, отнесенных к категории организационно-распорядительных моментов, наблюдается в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

В рамках этой бумаги указывается состав реквизитов, а также требования к их оформлению. Здесь же размещены и схемы расположения основных реквизитов. Тело документа обычно содержит несколько пунктов:

• название компании;
• наименование документа;
• регистрационный номер, дата, в которую происходит составление;
• тема распоряжения;
• текст приказной бумаги;
• место, в котором будет стоять подпись ответственного лица, а также указание его инициалов и должности;
• отметка об исполнителе.

В случае приложения к приказу вспомогательной документации этот факт констатируется в рамках текста.

Реестр изданных приказов и журнал

Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

В целях регистрации документа применяется специализированный журнал. Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

• номер регистрации;
• дата, в которую документ был подписан;
• название и краткая структура;
• данные об ответственных лицах;
• исполнительские отметки;
• примечания.

Заголовок самого рассматриваемого документа должен давать четкий и детальный ответ на вопрос «О чем», в частности – «О назначении ответственного лица» или «Об утверждении правил внутреннего порядка». Суть дела должна быть отражена в одном заголовке, а точка в конце не ставится.

Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

1. Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений. Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.
2. Подготовка проекта. Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.
3. Согласование. Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.
4. Подписание бумаги со стороны руководителя. Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.

Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

Из каких частей состоит

В классическом представлении текст приказа включает в себя в основном два структурных элемента:

1. Констатирующая часть. Здесь происходит обоснование распорядительных мероприятий. В качестве основного объяснения может выступать необходимость реализации поставленных целей, а также определенные нормативные акты. Если действия, которые осуществляются, не нуждаются в каком-либо пояснении, распорядительная часть может быть опущена.
2. Распорядительный элемент. Здесь речь идет непосредственно о поручениях. Она начинается со слова «Приказываю», которое указывается прописными буквами в отдельной строке, начинающейся от границы левого поля.

Данная часть подразделяется на пункты, их нумерация осуществляется посредством арабских цифр. Каждый из элементов структуры должен давать четкий ответ на ключевые вопросы «зачем?», «что?», «кому?», «как?», «когда?», «почему?». Если все эти ответы будут даны, приказ можно считать действительным и актуальным.

Основные реквизиты

Оформление приказной бумаги производится на специальном бланке, традиционно этот документ включает в себя определенный набор реквизитов:

• постоянные элементы единого бланка – эмблема, название фирмы, описание типа документации;
• переменные данные включают в себя такие основные материалы, как дата, номер регистрационного значения, место формирования, название, текстовая часть, приложения, подпись, визы.

Это основа, которую должен знать любой специалист, принимающийся за составление этой уникальной бумаги.

Для чего создается

Приказ по основной деятельности выступает в качестве основного и неотъемлемого элемента любой организационно-распорядительной документации. Ни одна компания не в состоянии обойтись без этой бумаги. Ведь в первую очередь она выступает в качестве эффективного метода обозначения задач, а во вторую – является мощным способом контроля.

Создатели, формируя данный приказ, получают отлаженную коммерческую и хозяйственную деятельность, а исполнители обзаводятся надежной и последовательной инструкцией о мероприятиях, которые следует выполнять.

Образец документа

Документ составляется логично и последовательно, важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто.

1. Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.
2. Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.
3. Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
4. Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.
5. Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.

Документы для скачивания (бесплатно)

Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру, поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

Особенности для административно-хозяйственного отдела

Административно-хозяйственный отдел является важным структурным звеном в любой организации. В рамках ведения коммерческой и хозяйственной деятельности у специалистов возникает несколько основных вопросов. Например, один из них заключается в том, есть ли необходимость регистрации АХО и основной деятельности по отдельности.

На самом деле, точный ответ может дать только организация, ведь подобные мероприятия происходят строго в соответствии с ее решением. Тем не менее, делать это желательно, ведь приказные документы по Основной деятельности хранятся на постоянной основе, а приказы для административно-хозяйственного отдела действуют всего 5 лет.

Хранение, нумерация, ответственность

Правильное хранение документации в течение нужного времени – залог успеха развития фирмы. Сначала информация лежит на предприятии «под рукой» у ответственного сотрудника, а спустя определенное время она отправляется в архив, где подлежит хранения 75 лет.

Такой длительный срок связан с особой ценностью этой бумаги для масштаба деятельности компании. Страницы распоряжения подлежат нумерации, как и в любом другом документе. Ответственность за сохранность бумаги и за указание в ней тех или иных данных возложена на генерального директора фирмы, а также на высших специалистов отдельных подразделений.

Сроки хранения и учет кадровых приказов есть на данном видео.

znaybiz.ru

Составление и оформление приказов

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: “Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно”. Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: “Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды”. Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель “корпоративным стилем одежды”. Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

• приказ по административно-хозяйственным вопросам;
• приказ по основной деятельности;
• приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

• инициирование издания приказа;
• сбор необходимой информации;
• подготовка проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: “В целях…”, “На основании…”, “В связи с…”.

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом “Приказываю”, который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: “Директорам заводов…”, “Начальнику отдела кадров Иванову В. П…” и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме “подготовить”, “зачислить”, “обеспечить”, “утвердить”. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит “приложение” в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: “Утвердить инструкцию по делопроизводству” (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово “Приложение” (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу – дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: “(прилагается)”, а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – “Проект”.

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Пример составления приказа с угловым расположением реквизитов.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Приведем еще один пример оформления приказа по основной деятельности, затрагивающего вопросы кадровой службы.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 “УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов”), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

• наименование организации – автора документа;
• наименование вида документа – “Приказ”;
• дата, номер;
• место издания, заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы согласования;
• отметка об ознакомлении с приказом работника;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой “к”, что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить – приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: “С приказом ознакомлен”, подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово “Приказываю” (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: “Принять”, “Уволить”, “Назначить”, “Изменить”, “Присвоить” и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: “Изменить”, “Присвоить”, “Объявить” и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос “о чем?”: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Пример:

Объявить:                                                            

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное   отношение   к   служебным    обязанностям,   повлекшее   порчу

технического оборудования.                                               

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа – “Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника”.

Образец приказа О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде “С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака…”, т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – “Внести изменения в персональные данные работника”. Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа – поступление копии паспорта в кадровую службу.

Регистрация и хранение приказов

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения “постоянно”. Приказы по административно-хозяйственным вопросам – срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

Библиография

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. “УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов”. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003.

3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

Подписано в печать 20.06.2010  “Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2010, N 7

унифицированные формы приказов по личному составу
приказ об изменении фамилии работника образец
сроки хранения приказов по личному составу
приказ по личному составу образец
формы приказов по личному составу
книга регистрации приказов по основной деятельности
нумерация приказов на предприятии
формы приказов по предприятию
приказы по личному составу образец
журнал регистрации приказов по основной деятельности
срок хранения приказов по личному составу
как составить приказ

hr-portal.ru

Приказы по кадрам – форма и образец заполнения, журнал регистрации, сроки хранения

Деятельность большого рабочего коллектива должна регулироваться распорядительными документами начальства в официальной форме. Именно посредством приказов работодатель регулирует весь рабочий процесс, перемещение, прием и увольнение кадров.

Что такое приказы по кадрам

Это внутренний юридический организационно-правовой документ, необходимый для эффективного управления персоналом, этот документ указывает на файлы и информацию, имеющие отношение к деятельности предприятия.

Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.

Все приказы делаться на 3 категории:

• Долговременного хранения;
• Кратковременные;
• Временные приказы.

Данный документ предназначен для официального общения между коллективом и работодателем, посредством указа последний доносит до работников свои распоряжения, требования и мысли.

Какие ошибки могут быть допущены при оформлении приказов по кадрам вы узнаете в этом видео:

Кто разрабатывает такие документы

Формируется документ секретарем, работником отдела кадров и прочими сотрудниками, занимающими по совместительству должность делопроизводителя.

Важно: подписывает документ исключительно руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать подобные документы.

Основные разновидности приказов по кадрам

Согласно случаю издания приказа их доступно разделить на 2 вида:

• По личному составу;
• По деятельности предприятия.

При этом составлением любого вида документации занимаются кадровики или секретари, ровно, как и приказами относительно бухгалтерской деятельности.

Эти документы имеют юридическое значение для обеих сторон, так что к их составлению необходимо подходить с особой тщательностью, подписывать документ обязаны обе стороны, именно подписи являются доказательством согласованных действий работодателя и работника.

По личному составу

По сути, этот вид приказа регламентирует правоотношения сторон, указывает на обязанности работодателя и функции работника, издаваться бумага может в зависимости от случая:

• О переводе. Тут вы узнаете, как правильно оформить приказ о переводе работника на другую работу;
• Увольнении;
• Приеме на работу;
• Выходе в отпуск;
• Выплате поощрительных сумм (приказ о премировании сотрудников).

Данный приказ в зависимости от случая его издания должен нести полную информацию:

• Название предприятия и его реквизиты;
• ФИО участников взаимоотношений;
• Даты – составления и вступления распоряжения в силу;
• В нем необходимо изложить суть его издания – изменения, увольнения и прочее;
• Подписи сторон.

Важно: он должен отображать всю деятельность работника, относительно которого он издан.

Документы, касающиеся деятельности предприятия

Этот вид также относиться к документу, посредством которого происходит общение с кадрами, но при этом регулируется их деятельность, к примеру:

• Приказ на отпуск различного значения, характера, длительности;
• Приказ о дисциплинарном взыскании;
• Приказ на повышение квалификации;
• Приказ об изменении рабочего режима – изменение количества часов, продолжительности смен и прочее. Здесь вы узнаете, по каким правилам составляется приказ об изменении графика работы;
• На дополнительные поручения определенным лицам;
• На передачу производственного имущества движимого/недвижимого во временное пользование работника;
• Приказ о введении внутренних правил на предприятии;
• О назначении ответственного лица, за исполнение приказа, ведение воинского учета, сдаче отчетности в ПФР и прочее;
• Другие виды документа, регулирующие деятельность на предприятии.

Форма и порядок хранения приказов

До недавних пор, до 2013 года используемая форма каждого вида документа по личному составу должна была быть унифицированной, но затем это обязательство отменили и теперь работодатель вправе формировать форму согласно особенностям собственного производства и внутренним локальным актам, что достаточно удобно.

При этом основная структура документа должна сохраниться, это же касается и основных сведений и реквизитов.

Относительно производственных документов унифицированных формы не столь требовались и раньше, но согласно общепринятым нормам он складывается из нескольких частей:

• Вводная часть – описывается суть дела;
• Распорядительная – идет речь об указании директора;
• Заключительная – назначается исполнительное лицо, дата выполнения распоряжений.

По периоду хранения документ по личному составу относиться к бумагам длительного хранения – 75 лет с момента передачи в архив.

При сшивании на конец-начало года на такие документы составляется опись с указанием:

• Регистрационных данных;
• Дат издания;
• Должностных лиц, их подписавших.

Важно: в каждой сшитой папке должны находиться приказы одинаковые по значению.

Приказы по деятельности предприятия имеют неограниченный срок хранения, по отпускам относятся к кратковременным и хранятся до 3 лет, относительно общих производственных тем от 5 лет.

Правила составления

Документы по различным формам имеют различия в своем формировании.

По личному составу

Приказ по личному составу допустимо формировать на фирменном бланке предприятия с учетом особенностей производства, но при этом он должен содержать такие сведения:

• Реквизиты предприятия и наименование;
• ФИО должностного лица;
• Название документа и порядковый номер;
• Основания для издания;
• Ссылки на законодательные акты;
• ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
• Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
• Назначить исполнительное лицо;
• Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
• Дату составления;
• Подпись об ознакомлении работника.

По основной деятельности

Этот документ составляется в более свободном стиле, к примеру, приказ о введение в действие нового штатного расписания содержит:

• Название организации;
• Название документа;
• Тема приказа;
• Регистрационный номер и дата составления;
• После слова приказываю, идет перечень изменений;
• Подпись руководителя с расшифровкой.

Правила учета кадровых приказов

Действие приказа юридически начинается с момента его подписания участниками, после чего ответственное лицо регистрирует его в журнале регистрации приказов по предприятию, подшивает в специальную папку и ставит регистрационный номер. При этом папка должна содержать по значимости и назначению документы одного вида.

На данный момент журнал не обязателен для регистрации приказов, но его по-прежнему ведут на большинстве предприятий, так как это достаточно удобный вариант учета.

Регистрационный номер указывается по возрастанию и индексируется согласно теме приказа, но лучше, если для каждого варианта приказа будет отдельный журнал.

Такой документ доступно приобрести, а можно изготовить самостоятельно при помощи большой тетради.

Архивация

Приказы формируются в отдельную стопку, сверху укладывается опись, закрывается титульным листом с наименованием приказов и прошивается крепкими нитями.

Для архива используется сухое помещение с установленными стеллажами, которые также для удобства поиска лучше индексировать. Когда срок, отведенный для хранения, заканчивается, документы утилизируют.

Журналы регистрации приказов по кадрам

Данный документ предназначен для учета приказов со сроком хранения до 75 лет, он опломбирован номерной индикаторной пломбой одноразового применения, которая предназначена для обнаружения несанкционированного доступа.

Перед началом использования необходимо заполнить титульный лист с внесением номера пломбы в специальную строку.

Важно: без этого действия журнал считается не опломбированным. Также необходимо поставить заверительную подпись.

Титульная страница содержит:

• Название предприятия;
• Название документа;
• Даты начала и конца ведения журнала;
• ФИО должностного лица, ответственного за ведение документа, обычно этот человек назначается так же приказом и является работником отдела кадров.

При заполнении основных разделов необходимо вносить в каждую графу требующиеся сведения:

• Порядковый номер приказа;
• Дату составления;
• Регистрационный номер приказа – содержит индексацию;
• Его вид – прием, увольнение или перевод;
• Табельный номер документа;
• Основание для издания – заявление, дополнение к основному договору и прочее.

Из этого следует, что основное предназначение документа это:

• Хронологические сведения о приказе и ранжирование приказов по видам, что при необходимости значительно ускоряет процесс поиска необходимого документа;
• Кроме этого запись в журнале является дополнительным подтверждением существования документа изданного руководителем.

Заключение

Приказы по кадрам – это основная составляющая слаженной работы целого большого организма в качестве предприятия, деятельность которого находится под контролем руководителя.

Основные документы кадрового учета подробно рассмотрены тут:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru