Функциональное подчинение. Варианты применения / Статьи

Сегодня мы поговорим о вариантах использования функционального подчинения еще для двух видов компаний:

1. для компании с сетью розничных магазинов;
2. и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте – условно назовем ее «моно-компания».

Вспомним определения из предыдущей статьи

Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.

Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.

Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно в его компетенции грамотно организовать работу с кассой и с документацией.

Проблема компаний с сетью магазинов

Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине.

Проблема обычно в управляемости сотрудников

в конкретных должностях:

1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.

2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.

Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния. Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.

Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника. Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.

Отдельно указать административного руководителя и функционального необходимо для следующих должностей:

1. кассир магазина или продавец-кассир
2. кладовщик магазина или сотрудник отдела выдачи
3. специалист по сервису в магазине или по проверке проданного товара
4. охранник в магазине
5. иные исполнители специализированных функций

Для магазинов мы должны не забыть еще про одну важную функциональную связь: Маркетолог компании – Управляющий магазина и Продавец-консультант. Маркетолог – по статусу не руководитель, а узкий специалист. Маркетолог отвечает за организацию маркетинговой активности в компании. Продавцы магазинов – «глаза, уши и язык маркетолога». Ваш бизнес теряет большие почти бесплатные возможности, если маркетолог не получил статус функционального руководителя для продавцов магазина.

Проблема «моно-компаний»

Сотрудники «моно-компаний» обычно находятся в одном месте: общий офис, здание и т.д. Главное преимущество такой структуры – у каждого сотрудника в одном лице и административный, и функциональный руководитель. Он же руководитель его отдела.

Пример структуры «моно-компании»

Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте.

В минусы я бы записал – недостаточные знания руководителей о возможности применения функционального подчинения. Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.

Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов?

Как же удивится директор, услышав от своего юриста: «Шеф, давай я буду отвечать за обучение менеджеров знаниям работы с договорами?!»

А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании?

Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.

Пример практической пользы от функционального руководителя

Уже много лет примерно 3-4 раза в год я помогаю своим клиентам проводить подготовку к участию в выставке. Помогаю маркетологу компании освоить роль функционального руководителя для продавцов. Проблемы у всех схожие, менеджеры не хотят тратить время на работу на стенде выставки. Для них лучше в это время проводить отгрузки своим постоянным клиентам.

В Москве много выставок проходит в ноябре и в феврале. Выставка – это возможность расширить клиентскую базу компании.  Если ваши менеджеры «не дерутся» за право поработать на стенде выставке, обращайтесь, помогу решить вам эту проблему!

Ноябрьская выставка уже скоро. Буквально за 1 день проведем всю необходимую подготовку с вашей командой:

1. конкретизируем цели и задачи вашего участия в выставке;
2. распределим роли сотрудников на стенде;
3. создадим «Анкету посетителя стенда»;
4. напишем простой скрипт разговора с посетителем стенда;
5. проведем тренинг на установление контакта с посетителем, правильное заполнение «Анкеты» и получение договоренности на следующий контакт уже после выставки.

Грамотная работа маркетолога в статусе функционального руководителя гарантирует вам увеличение результатов участия в выставке в 2-5 раз (!!) Ваши сотрудники не только соберут больше визиток, чем обычно. По моему опыту, после мощной подготовки продавцов к выставке, сбор контактов больше на 50-100%. Контакты совершенно другого качества. Вместо пачки визиток, по которым еще кого-то нужно заставить звонить, ваши продавцы заполнили анкеты с одной очень важной записью – договоренность о следующем контакте с клиентом! Обычно это договоренность о звонке клиенту в конкретную дату и время, не позднее 1-2 недель после выставки.

При таком подходе, продажи новым клиентам не заставят себя ждать! Проверено. Работает.

Итоги по двум статьям о функциональном подчинении

1. Обращаем внимание на существование двух видов руководства: административного и функционального.
2. Обычно административный и функциональный руководитель для конкретного сотрудника – это один руководитель, руководитель его подразделения.
3. Определяем, за что отвечает каждый из двух видов руководителей: административный – за использование времени сотрудника, функциональный – за квалификацию сотрудника в зоне его компетенций.
4. Закрепляем статус функционального руководителя за отдельными руководителями и специалистами.
5. Для закрепления статуса функционального руководителя используем документ «Должностной функционал». Для каждого сотрудника мы можем указать его функционального руководителя.
6. Легитимность статуса функциональный руководитель устраняет возможные конфликты, связанные с нарушением субординации.
7. Введение статуса функциональный руководитель открывает возможности для лучшей организации труда сотрудников, повышения их квалификации

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).

Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!

С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода

Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: [email protected]
Skype: victor.luchkov

victorluchkov.ru

Административное и функциональное подчинение в должностной инструкции

Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Административный директор

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора.

Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

• Общие положения.
• Главные задачи деятельности.
• Функциональные обязанности специалиста.
• Права должностного лица.
• Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

1. Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
2. Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору.
   У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
3. Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
4. Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

1. Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо.

Административное и функциональное подчинение в должностной инструкции

Внимание Линейная и функциональная власть

Совместный труд предполагает единство, упорядоченность действий. Гармония между индивидуальными работами может быть достигнута только в том случае, если они будут подчинены единой воле.

Подчинение — оборотная сторона власти, они неразрывны. Там, где осуществляется власть, там существует и подчинение.

Инфо Властным полномочиям, праву принимать обязательные для исполнения решения корреспондирует обязанность подчиняться чужой воле, выполнять команды. Реальная власть существует только там, где имеется реальное подчинение. Иначе она формальна, фиктивна, декларативна.

По объему различаются два вида подчинения: линейное (прямое, организационное, административное) и функциональное.

Существуют два основных принципа деления административной деятельности ее специализации: линейный и функциональный.

При реализации первого все объекты дифференцируются по определенным признакам на автономные группы и руководство каждой из них в полном объеме или в основном осуществляет определенный субъект. В результате возникают системы, базирующиеся на прямом (организационном, административном) подчинении объектов субъекту, — системы типа «начальник—подчиненный».

Для линейной власти характерно следующее:

1. эта власть широкая по объему, охватывающая многие функции административной деятельности;
2. она включает право непосредственного распоряжения людьми, ресурсами, деятельностью и очень часто дисциплинарную власть;
3. она связана с ответственностью за состояние подчиненного объекта.

Линейный руководитель, как правило, бывает один.

Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.

Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов?

А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании?

Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.

Пример практической пользы от функционального руководителя

Уже много лет примерно 3-4 раза в год я помогаю своим клиентам проводить подготовку к участию в выставке. Помогаю маркетологу компании освоить роль функционального руководителя для продавцов.
Проблемы у всех схожие, менеджеры не хотят тратить время на работу на стенде выставки. Для них лучше в это время проводить отгрузки своим постоянным клиентам.

Ноябрьская выставка уже скоро.

Функциональное и административное подчинение в должностной инструкции

Линейное подчинение — это подчинение сотрудника своему непосредственному руководителю, который имеет основные полномочия заставить сотрудника выполнять работу в рамках оговоренных функциональных обязанностей. При этом линейный руководитель имеет основные права по приему на работу, вознаграждении, наказании и увольнении сотрудника. Для повышения качества и скорости определенных бизнес-процессов в компаниях вводят функциональное подчинение, в рамках которого сотрудник по определенным оговоренным заранее функциям одновременно подчиняется и другому руководителю или сотруднику из другого подразделения.

Функциональное подчинение — это деятельность по регламенту, данному кем-то из вне.
Как правило, полномочия руководителя у которого находятся в функциональном подчинении сотрудники других подразделений невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника сроков и качества исполнения определенных работ.

Примером функционального подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов. В рамках функционального подчинения Главный бухгалтер имеет полномочия напрямую, в обход его линейного руководителя, требовать от продавца правильности оформления и своевременного предоставления договоров, актов, счетов, счетов-фактур и других установленных документов.

Административное подчинение — подчинение руководителю подразделения, в котором трудоустроен сотрудник. Администрирование — это табель, учет рабочего времени, контроль текущих задач в рамках того самого админитративного руководителя. Административная деятельность включает в себя установление и смену регламентов.

Административное и функциональное руководство могут быть в одном подразделении, а могут и не быть.

Требовательность не всегда воспринимается адекватно, из-за чего административный директор может нажить недоброжелателей.

Занимается составлением бюджета на год.

Прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню.

Участвует в найме и адаптации персонала.

Занимается решением всех текущих вопросов внутри предприятия.

Какие личные качества должны быть у административного директора

Количество сложных, многообразных задач вынуждает административного управляющего всегда быть готовым к работе, иметь организаторские способности и гибкий ум. Чтобы эффективно выполнять работу административного директора нужно иметь следующие качества характера:

• аналитические способности;
• стрессоустойчивость;
• инициативность;
• лидерство;
• напористость;
• находчивость;
• ответственность;
• решительность;
• целеустремленность;
• стратегическое мышление;
• креативность и все те лидерские качества, необходимые для управления сложной структурной организацией и большим количеством сотрудников.

Какие требования предъявлять к кандидату на должность административный директор

1. Высшее образование, стаж работы по специальности.
2. Опыт работы с основными отделами предприятия.
3. Знание специфики юридического и внутрикорпоративного заполнения документации.
4. Владение основами трудовой дисциплины.
5. Опыт рекрутинга.
6. Знание определенных компьютерных программ.

Ответ на вопрос:

Действующее законодательство не запрещает устанавливать подчинение сотрудника более чем одному руководителю.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачать все инструкции

Это может быть зафиксировано как в его трудовом договоре, так и в должностной инструкции.

В кадровой теории существуют понятия административной и функциональной подчиненности.

Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к подчинению вышестоящему руководителю.

А функциональная подчиненность подразумевает подчинение другим руководителям по смежным профилям обязанностей. Например, кладовщик подчиняется начальнику службы снабжения. В рамках функционального подчинения кладовщик может подчиняться главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов.

Таким образом, подчинение должно быть функциональным, т.е.
сотрудник должен подчиняться тому заместителю руководителя, который курирует направление деятельности работника.

На практике бывает ситуация, когда работник подчиняется нескольким руководителям, если выполняет обязанности по двум-трем направлениям деятельности. В этом случае в должностной инструкции целесообразно прописать приоритеты поручений, чтобы не возникало ситуаций, когда один руководитель поручает сотруднику одно срочное здание, а второй- другое, сотрудник, выполнив поручение одного, не выполнит поручение другого.

Также Вы можете привести в качестве аргумента не в пользу «многослойной» подчиненности тот факт, что при такой подчиненности, как правило, снижается уровень исполнительской трудовой дисциплины, т.к.

Самое важное — не переставать держать под контролем персонал, работающий в разных отделах.

Трудность профессии руководителя административного управления состоит в том, что ему важно быть в курсе задач работы управления, активно участвовать в жизни своей команды, предоставлять отчет о его работе на собраниях у вышестоящих руководителей.

На практике же получается так, что у многих больших компаний структура управления функционирует безрезультатно. Доказательством этому является часто встречающиеся случаи личных обращений работников административно-хозяйственного, транспортного отделов, архива, секретариата и прочих сотрудников к президенту или вице-президенту компании со счетами, проблемами, предложениями. Подобные личные обращения нарушают, с одной стороны, правила субординации и тормозят рационализацию счета управления, оптимизацию затрат, прозрачность отчетности с другой. Помимо всего этого, работники получают желаемое, не неся никакой ответственности.

Такой порядок работы свидетельствует о недостаточной ориентации руководителя в операционно-хозяйственной деятельности или о его безразличии к сложившемуся порядку работы. Напрашивается вывод, что в престижной, работающей много лет на рынке компании царит абсолютный хаос.

Пытаясь избавиться от кучи ненужной информации и проблем, высший руководитель нанимает административного директора и передает ему соответствующие обязанности. Он справедливо считает, что передает в руки административного управляющего все эти заботы, что в каждом ему подчиненном отделе произойдет оптимизация затрат бюджета, что им будет добываться информация о том, осуществляется ли маркетинг, что, где берется и в каком количестве, открытые или закрытые проводятся тендеры, какая репутация на рынке компаний-поставщиков, какие первичные документы предоставляются, нужны ли закупки и т. п.

Скорее всего, приход в коллектив такого специалиста не понравится никому.

Если в должностных инструкциях или договорах нет пункта о функциональном подчинении, дополните их, составив приложение.

Вывод

Если в организации предусмотрено непосредственное и функциональное подчинение, сотрудники лучше работают, так как их действия координируют менеджеры. Управление персоналом не должно выходить за установленные рамки, иначе обязанности будут перекладываться с одного сотрудника на другого.

www.hr-director.ru

Отличие административного от функционального подчинения?

Административное подчинение — подчинение руководителю подразделения, в котором ты трудоустроена, а функциональное подчинение — подчинение по части функций руководителям других структурных подразделений предприятия в соответствии с внутренними регламентами -часто напрямую, в обход непосредственного руководителя.

Функциональное подчинение — это, полномочия руководителя у которого находятся в функциональном подчинении сотрудники других подразделений невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника сроков и качества исполнения определенных работ. Примером функционального подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов.
В рамках функционального подчинения Главный бухгалтер имеет полномочия напрямую, в обход его линейного руководителя, требовать от продавца правильности оформления и своевременного предоставления договоров, актов, счетов, счетов-фактур и других установленных документов.

Административное подчинение — подчинение руководителю подразделения, в котором трудоустроен сотрудник.

Административное и функциональное руководство могут быть в одном подразделении, а могут и не быть.

Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

1. Ведение отпускного графика.
2. Табельный учет.
3. Контроль рабочей дисциплины в компании.
4. Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
5. Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
6. Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
7. Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
8. Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
9. Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
10. Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
11. Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
12. Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
13. Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
14. Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции.

Важно Организационная структура отражается на эффективности компании. Почему нужно не только административное, но и функциональное подчинение, читайте в статье.

Что такое функциональное подчинение?

Административное и функциональное подчинение — это часть системы управления персоналом организации. В первом случае сотрудники подчиняются руководителю филиала, во втором — менеджерам других структурных подразделений или отдела, к которому прикреплены.

Взаимодействие сторон регулируется внутренними регламентами.

Скачайте документы по теме:

Тест для проверки уровня ваших взаимоотношений с руководителем.pdf Скачать в .pdf

Тест на выявление отношения подчиненных к руководителю.pdf Скачать в .pdf

Скачать все документы

Функциональное и административное подчинение: в чем разница?

• Административный руководитель подразделения отвечает за организацию деятельности работников, за объемы поставленных задач и результаты, а также за исполнение специалистами правил и требований, принятых в компании. Административный руководитель распределяет рабочее время подчиненных.
• Функциональный руководитель организует деятельность специалиста, который выполняет функции в зоне компетентности менеджера.

Обычно административный руководитель является и функциональным. В крупных компаниях роли распределяются между несколькими людьми.

Закон не регулирует данный вопрос, но система управления отражается в локальных актах фирмы.

Административное подчинение — подчинение руководителю подразделения, в котором ты трудоустроена, а функциональное подчинение — подчинение по части функций руководителям других структурных подразделений предприятия в соответствии с внутренними регламентами -часто напрямую, в обход непосредственного руководителя.

Функциональное подчинение — это, полномочия руководителя у которого находятся в функциональном подчинении сотрудники других подразделений невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника сроков и качества исполнения определенных работ. Примером функционального подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов. В рамках функционального подчинения Главный бухгалтер имеет полномочия напрямую, в обход его линейного руководителя, требовать от продавца правильности оформления и своевременного предоставления договоров, актов, счетов, счетов-фактур и других установленных документов.

Административное подчинение — подчинение руководителю подразделения, в котором трудоустроен сотрудник.

Административное и функциональное руководство могут быть в одном подразделении, а могут и не быть. В последнем случае — это может называться проектным управлением.

Пример одновременного административного и функционального руководства: руководитель отдела продаж управляет торговым представителем административно и функционально (учёт времени, постановка задач, начисление выплат зарплаты, и т. д. )

Пример проектного управления. Главный технолог управляет технологом в части выполнения технологических операций — ставит задачи, контролирует, платит деньги и т. д. Однако, если этот технолог участвует в проекте запуска нового продукта (разрабатывает рецептуру, документы, сам продукт) , то в рамках данной функции он подчинен менеджеру проекта, которым может быть директор по маркетингу или другой руководитель.

В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.

• Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
• Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
• Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
• Организация рабочих мест для новых трудящихся.
• Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
• Поиск и организация тендеров.
• Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
• Оплата счетов, финансирование административных проектов.
• Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
• Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
• Организация рабочих мест.

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

• Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
• Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
• Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
• Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов.

Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

Функции должности

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.).

Проведение собеседований

• Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
• Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
• Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
• Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
• Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
• Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
• Организация деловых встреч и проведение совещаний.
• В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
• Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
• Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
• Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
• Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
• Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
• Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
• Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

Правомочия административного директора

Права директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов.

Спектр властных полномочий субъектов исполнительной власти в подобных случаях довольно узок.

Функциональное подчинение это

Инфо

В предыдущей статье «А вы используете функциональное подчинение в управлении предприятием?» мы с вами разобрались в отличиях между административным и функциональным подчинением, а также как его применять в компаниях с филиалами.

Важно Сегодня мы поговорим о вариантах использования функционального подчинения еще для двух видов компаний:

1. для компании с сетью розничных магазинов;
2. и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте — условно назовем ее «моно-компания».

Вспомним определения из предыдущей статьи Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии.

Функциональное подчинение. варианты применения

Главный технолог управляет технологом в части выполнения технологических операций — ставит задачи, контролирует, платит деньги и т.

д. Однако, если этот технолог участвует в проекте запуска нового продукта (разрабатывает рецептуру, документы, сам продукт) , то в рамках данной функции он подчинен менеджеру проекта, которым может быть директор по маркетингу или другой руководитель. Именно этот руководитель ставит задачу, контролирует, а в случае успеха — учитывает в бюджете положенный технологу бонус.

Но вот выплачивает бонус опять же главный технолог, который применительно к данной работе является лишь административным руководителем.

Российское административное право

Поэтому данный устаревший и принципиально неверный термин — непосредственно — не отражает действительного характера подчиненности работников.

Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Непосредственный и функциональный руководитель отличия

Непосредственно руководитель может быть только один, ну а прямых руководителей может быть сколько угодно.

Если вы столкнулись с такой проблемой, узаконьте обоих руководителей с разделением зон влияния, отразите административное и функциональное подчинение в должностной инструкции. Административный руководитель будет отвечать за распределение и использование времени работником, соблюдение норм и правил. Функциональный руководитель станет отвечать за квалификацию специалиста и качество выполнения работы.

Сотрудники могут подчиняться сразу нескольким руководителям, но не нужно назначать много менеджеров для одного человека. Большое количество указаний дезориентирует специалистов, а это негативно отражается на эффективности труда. Возрастают и материальные затраты, что неуместно в условиях кризиса. Организационная структура компании должна соответствовать потребностям и возможностям компании.

Функциональный и административный руководители обязаны договариваться о выделении времени на функциональную подготовку сотрудника. Ответственность за договоренности лежит на административном руководителе. При этом функциональный менеджер контролирует целевое использование времени и результаты подготовки работника.

Читайте актуальные статьи по теме на сайте «Директор по персоналу»:

Как закрепить статус функционального менеджера?

Закрепите статус менеджера, издав приказ о функциональном подчинении — используйте образец документа. Для каждого сотрудника или группы определите руководителя. Донесите до работников организации, что они должны выполнять поручения не только линейного, но и функционального менеджера. Главное, чтобы они не противоречили друг другу. Проверяйте, насколько хорошо работают сотрудники и своевременно устраняйте выявленные проблемы.

Ознакомьте работников с распоряжением о функциональном подчинении под подпись. Пересмотрите документы, которые регулируют деятельность менеджеров и других сотрудников.

Если обязанности возлагаются на одного человека, отличия административного подчинения от функционального все равно можно отследить.

Вопрос из практики

Можно ли установить, чтобы один сотрудник подчинялся нескольким руководителям?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры».

Отвечает Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.

Да, можно.

Закон не запрещает, чтобы сотрудник подчинялся более чем одному руководителю. Это можно зафиксировать как в его трудовом договоре, так и в должностной инструкции. Есть понятие административной и функциональной подчиненности. Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к тому, что сотрудник подчиняется вышестоящему руководителю…

Читать полный ответ эксперта

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Нередко менеджеры не понимают, что значит функциональное подчинение, поэтому требуют от сотрудников многого. Чтобы решить проблему, права и обязанности закрепляйте в должностной инструкции. Несмотря на то, что одному функциональному руководителю может подчиняться много человек, правильно распределяйте нагрузку. В противном случае сложно контролировать рабочий процесс.

Пример прямого и функционального подчинения в должностной инструкции:

Другие вопросы подчинения уже рассмотрены в «Системе Кадры»:

Проблемы функционального подчинения

При функциональном подчинении происходит разрыв между подчиненными на местах и руководителем. Возникает проблема в управляемости:

1. Человек подчиняется одному из двух руководителей: административному или функциональному. Одного он не воспринимает серьезно, не выполняет приказы.
2. Один из руководителей не считает работника своим подчиненным, поэтому не управляет им.

Административное подчинение — подчинение руководителю подразделения, в котором ты трудоустроена, а функциональное подчинение — подчинение по части функций руководителям других структурных подразделений предприятия в соответствии с внутренними регламентами -часто напрямую, в обход непосредственного руководителя.

Функциональное подчинение — это, полномочия руководителя у которого находятся в функциональном подчинении сотрудники других подразделений невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника сроков и качества исполнения определенных работ. Примером функционального подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов. В рамках функционального подчинения Главный бухгалтер имеет полномочия напрямую, в обход его линейного руководителя, требовать от продавца правильности оформления и своевременного предоставления договоров, актов, счетов, счетов-фактур и других установленных документов.

Административное подчинение — подчинение руководителю подразделения, в котором трудоустроен сотрудник.

Административное и функциональное руководство могут быть в одном подразделении, а могут и не быть. В последнем случае — это может называться проектным управлением.

Пример одновременного административного и функционального руководства: руководитель отдела продаж управляет торговым представителем административно и функционально (учт времени, постановка задач, начисление выплат зарплаты, и т. д. )

Пример проектного управления. Главный технолог управляет технологом в части выполнения технологических операций — ставит задачи, контролирует, платит деньги и т. д. Однако, если этот технолог участвует в проекте запуска нового продукта (разрабатывает рецептуру, документы, сам продукт) , то в рамках данной функции он подчинен менеджеру проекта, которым может быть директор по маркетингу или другой руководитель.

nordconsulting.ru

понятие и различия. Структура организации :: BusinessMan.ru

Непосредственное подчинение и прямое подчинение – звенья одной цепи. Тем, кто не уверен, правильно ли он использует эти термины, полезно прочитать данную статью. Интерес могут вызвать и описания структур организации. Ведь их можно сравнить с устройством рабочих коллективов читателей.

Терминология

Понятия «подчинение» и «управление», «руководство» тесно связаны. Они близки, как лицо и изнанка в тканом или трикотажном изделии. Одно без другого не имеет смысла, просто не существует.

Подчиненный – это лицо, которое исполняет приказы и распоряжения, полученные от своего руководителя.

Начальник – лицо, которое имеет право давать поручения подчиненным.

Виды подчиненности

Подчиненность бывает двух видов:

1. Функциональная. Как правило, с нею сталкиваются довольно редко. Примерами могут послужить рекомендации методиста, консультации эксперта, указания санэпидемстанции, пожарника, налогового администратора, работника отдела собственной безопасности. Хотя бывают, к примеру, активные технологи, которые буквально всю смену стоят за плечами работника.
2. Организационная, административная. В этом случае подчиненный полностью и постоянно находится во власти своих служебных обязательств. Каждый шаг регламентируется указаниями организационного (линейного) руководителя.

Структура служебной иерархии хорошо прослеживается при рассмотрении управленческих конструкций. Для полной ясности стоит осветить должностные обязанности начальника.

Роль руководителя в реализации трудового процесса

Функции начальника разнообразны и зависят от многих факторов, как то:

• специализация;
• масштабы материальной ответственности;
• размер коллектива;
• чувство ответственности за благополучие подчиненного.

Общими чертами для всех управленцев являются:

• документально или неофициально определенная лидерская позиция;
• ответственность за дисциплину членов коллектива, качество и своевременность выполняемых работ;
• обязанность распределения функций между подчиненными.

Создание структуры

Организационная структура компании – это построение работы предприятия и взаимодействия между отдельными его элементами таким образом, чтобы достичь успеха в выполнении поставленной цели. В момент ее выстраивания обдумываются следующие характеристики:

• список работ, которые понадобится выполнять организации;
• количество сотрудников и специалистов для реализации каждого вида деятельности;
• организация отчетности;
• формы взаимодействия между различными функциональными группами.

Формирование правильной структуры организации весьма важно. Плохое устройство приводит к большим проблемам:

• путаница в ролях;
• противоречивые приказы от начальства одного уровня;
• отсутствие функциональной координации;
• невостребованность продуктивных идей;
• медленное принятие решений;
• напряженность в коллективе.

Типы организационных структур

1. Иерархическая. Имеет большую историю. В наше время более всего подходит для военизированных организаций. Недостатки:

• пренебрежение инновациями;
• отсутствие активности подчиненных;
• изолированность функционирования каждого подразделения;
• вся информация и власть сосредоточены наверху.

Эта модель накрепко въелась в конструкцию компаний во всем мире. От нее стремятся избавиться. На схеме 1 хорошо видны непосредственное подчинение и прямое подчинение. Люди, общающиеся лично, без посредников, изображены в соприкасающихся рядах.

2. Горизонтальная. Укорочена иерархическая линейка. Ключевые должности находятся не в непосредственном подчинении директору, а подотчетны группе взаимодействующих директоров или акционеров. Открыты горизонтальные связи. Повышается квалификация сотрудников. Цели достигаются намного быстрее и легче. Такое устройство пытается создать большинство организаций планеты. Особенно подходит для крупных компаний. Важными условиями эффективного функционирования такой системы являются:

• желание сотрудников работать не по необходимости, а из-за заинтересованности;
• наличие отработанных технологий поддержания связей в коллективе;
• свободный доступ к требуемой информации и к общению с коллегами;
• демократические принципы работы менеджеров, заботящихся о своем моральном авторитете;
• существование сотрудников, прослеживающих изменения потребительского спроса и методов организации работы, вырабатывающих конструктивные идеи по улучшению работы.

3. Самоуправление. Здесь все равны. Как правило, нет должностей и руководства. Никто не выдает заданий. У работников есть доступ к проектам, которые требуется выполнить, и каждый выбирает себе задание по своему вкусу. Для внедрения собственного проекта сотрудник сам находит финансирование и набирает команду. Недостатки:

• психологически большее влияние имеют старшие по возрасту или стажу сотрудники;
• может применяться только в маленьких коллективах;
• возможны проблемы с надежностью и распределением доходов;
• стремление отдельных личностей к облегченным задачам;
• отсутствие слаженности в работе из-за несостоятельности коммуникативных функций.

4. Матричная. В иерархическую систему вводятся координационные органы, ответственные за быстрое взаимодействие существующих в организации горизонтальных функциональных блоков. Такая модификация формируется на время реализации определенного проекта. Работники, занятые в программе, находятся по разным вопросам минимум у двух начальников в непосредственном подчинении и прямое подчинение визуально временно сжимается до руководителя проекта. Функциональный руководитель ставит задачи, линейный их распределяет.

Плюсы:

• возрастает оперативность взаимодействий;
• задействованы более компетентные в конкретных вопросах функциональные руководители;
• подразделениям предоставляется хозяйственная самостоятельность;
• используются выгоды коллективной работы.

Минусы:

• требуется наличие функционального и организационного руководства высокого уровня;
• нужен коллектив с навыками коммуникации;
• медленно согласовываются ключевые вопросы;
• возможность конфликтов между двумя типами руководителей по поводу использования общих подчиненных.

Организационных структур уже придумано много, не считая перечисленных. Важнейшим моментом в устройстве любой из них является разделение исполнительных и контрольных органов. Схема 2 изображает должности, рабочие места которых размещаются в цеху. Однако они должны быть в непосредственном подчинении и прямом подчинении образований, находящихся за пределами производственной территории.

Коммуникативные связи в организации

На рабочем месте человеку вольно или невольно приходится общаться с равными себе по служебному положению коллегами и со своим начальником. Непосредственное подчинение работника полностью исчерпывает все запросы и вопросы, возникающие в ходе трудового процесса. Хотя все, кто на схеме 1 располагаются выше работника, являются его прямым начальством, их распоряжения передаются через непосредственного руководителя. Если подчиненному удастся попасть на прием через голову ближайшего начальника к вышестоящему, ему с большой вероятностью намекнут, что следует разбираться на рабочем месте. Повидаться с высшим (прямым) руководством возможно на собраниях, митингах и первомайских демонстрациях. В этом заключается главное отличие прямого и непосредственного подчинения.

Еще о разнице

Несхожесть прямого и непосредственного руководства выражается в том, что, непосредственный начальник:

• обычно не решает сам материальные проблемы подчиненного;
• не имеет решающего голоса в формировании политики компании;
• лично знает каждого своего подчиненного;
• разрабатывает мелкие детали выполнения порученного задания;
• у каждого сотрудника обычно один;
• ближайший прямой босс.

2 верхних пункта описывают начальника нижних уровней в организации с длинной иерархической лестницей. Для 6-го пункта иллюстрацией служит следующая ситуация: служба безопасности находится в прямом и в непосредственном подчинении генеральному директору.

Начальники 1-3-го верхних уровней:

• рассматривают инновации;
• решают материальные вопросы;
• могут изменить функциональную направленность предприятия;
• производят кадровые ротации и подбор персонала высокого управленческого уровня.

Реальность такого деления зависит от размеров и структуры организации.

Заключение

На первый взгляд кажется, что прямое организационное подчинение по службе никак не отражается на благополучии и повседневной деятельности работников. Однако завуалированные эффекты воздействия организационной структуры учреждения бесспорны.

businessman.ru

В чем разница административного и функционального подчинения

Организационная структура отражается на эффективности компании. Почему нужно не только административное, но и функциональное подчинение, читайте в статье.

Что такое функциональное подчинение?

Административное и функциональное подчинение — это часть системы управления персоналом организации. В первом случае сотрудники подчиняются руководителю филиала, во втором — менеджерам других структурных подразделений или отдела, к которому прикреплены. Взаимодействие сторон регулируется внутренними регламентами.

Скачайте документы по теме:

Функциональное и административное подчинение: в чем разница?

• Административный руководитель подразделения отвечает за организацию деятельности работников, за объемы поставленных задач и результаты, а также за исполнение специалистами правил и требований, принятых в компании. Административный руководитель распределяет рабочее время подчиненных.
• Функциональный руководитель организует деятельность специалиста, который выполняет функции в зоне компетентности менеджера.

Обычно административный руководитель является и функциональным. В крупных компаниях роли распределяются между несколькими людьми. Закон не регулирует данный вопрос, но система управления отражается в локальных актах фирмы. Если обязанности возлагаются на одного человека, отличия административного подчинения от функционального все равно можно отследить.

Вопрос из практики

Можно ли установить, чтобы один сотрудник подчинялся нескольким руководителям?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры».

Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.

Да, можно.

Закон не

tinyton.ru

А вы используете функциональное подчинение в управлении предприятием? / Статьи

Раз за разом сталкиваюсь с непониманием руководителей смысла функционального подчинения. С административным еще как-то понятно. Но как только необходимо применить функциональное подчинение, натыкаюсь на глухую стену непонимания: «Функциональное? А как это?»

Эта статья будет полезна для руководителей компаний с разветвленной структурой, в которой есть несколько филиалов или несколько магазинов в розничной сети – там, где функциональное подчинение гарантированно встречается.

Также статья полезна и руководителям компаний с простой структурой, чтобы повысить компетентность сотрудников за счет применения функциональных руководителей там, где они обычно не применяются по незнанию о такой возможности.

Начнем с определений

Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.

Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.

Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Например, главный бухгалтер – административный руководитель для бухгалтера-кассира, а также в качестве функционального руководителя компетентен в организации его труда; руководитель отдела продаж – административный руководитель для менеджера по продажам, а также должен уметь организовать его работу с клиентами.

Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно он компетентен грамотно организовать работу с кассой и с документацией.

Теперь последовательно рассмотрим проблемы всех трех категорий предприятий:

1. компании с филиалами;
2. компании с сетью розничных магазинов;
3. компании, сотрудники которой находятся в одном месте.

Проблема компаний с филиалами

В крупных компаниях любят использовать модные термины. Для нашего случая, структура компании с филиалами будет называться – дивизионной структурой или матричной. Кому как больше нравится. К сожалению, наличие модного названия не упрощает управление филиалами. А, скорее наоборот, создает дополнительные проблемы с определением зон ответственности сотрудников и конфликты между руководителями «Центра» и «Филиалов».

Структура «Центр» – «Филиалы» выглядит следующим образом:

В «Центре» два ключевых руководителя – Генеральный директор компании и Директор по продажам компании. Директор по продажам подчиняется Генеральному директору, здесь все понятно. В «Филиале» также два руководителя – Управляющий филиалом и Руководитель отдела продаж (РОП) филиала. РОП филиала подчиняется Управляющему, здесь также все просто.

Практическое задание. Прежде, чем читать далее, ответьте на вопрос: «Кому подчиняется Управляющий филиалом?»

Сложности начинаются, когда встает вопрос про отношения «Директор по продажам – РОП филиала» (красная стрелка на схеме 2).  Связь, как говорится, «через голову Управляющего филиала». Происходит нарушение субординации, конфликт обеспечен.

Субординация – положение сотрудника предприятия в системе отношений «начальник – подчиненный», сложившихся в обществе. Соблюдение субординации – следование всех членов трудового коллектива установленным правилам взаимоотношений между лицами разных иерархических ступеней вертикали власти предприятия.

Либо отношения «Директор по продажам – Управляющий филиалом» (синяя стрелка на схеме 2). Происходит вклинивание в административную связь «Генеральный директор  – Управляющий филиалом».

Конфликт отношений между руководителями «Центр» – «Филиалы» можно представить графически:

Для чего Директору по продажам нужно вклиниваться в административные связи (черные стрелки на схеме), нарушая принятые нормы субординации? Очевидно, его обязанность организовать продажи во всех филиалах. Он нужен Генеральному директору как компетентный организатор продаж компании. Предположу, именно поэтому и ввели должность Директора по продажам, которая не всем пришлась по вкусу в приведенной схеме.

Директор по продажам – это классический функциональный руководитель с удаленными ресурсами, разбросанными по филиалам.

Зачем нужен функциональный руководитель

Разберемся с зонами ответственности каждого из участников отношений и с требованиями к их компетентности.

Генеральный директор отвечает за организацию работы всего предприятия, за правильное и бесконфликтное взаимодействие всех со всеми как по вертикали, так и по горизонтали – между участниками бизнес-процессов. Получение плановой прибыли предприятием – результат управленческой деятельности Генерального директора.

Директор по продажам отвечает за организацию работы всей коммерческой службы, которая физически представлена Отделами продаж в филиалах. Плановая выручка и плановая маржа всех отделов продаж – результат управленческой деятельности Директора по продажам.

Управляющий филиалом отвечает за организацию работы филиала, в большей степени хозяйственную: взаимоотношения с внешней средой, наличие нужных помещений, оборудования и других ресурсов, а также качественный состав команды филиала. Обычно такому руководителю некогда думать о продажах, да и вряд ли он компетентен в их организации. Порядок в работе филиала, своевременное и качественное исполнение заказов клиентов на территории филиала – вот результат управленческой деятельности Управляющего филиалом.

Руководитель отдела продаж филиала отвечает за организацию работы сотрудников отдела и за выполнение ими планов продаж. Он обязан обеспечить выполнение текущих показателей сотрудниками отдела: ежедневно, еженедельно и ежемесячно. РОП должен быть компетентен как «сержант» со своими бойцами: обучать как наставник, показывать личный пример в переговорах, понимать мотивацию каждого подчиненного.

Итак, как было сказано выше, для Генерального директора Директор по продажам – в первую очередь, компетентный специалист по организации продаж. Должен снять большую головную боль по работе с продавцами на местах.

Для Управляющего филиалом Директор по продажам – внутренний консультант по организации исполнения заказов клиентов на местах, проводник идей клиентоориентированности и потенциально «свой человек» в стане высшего руководства компании.

Для Руководителя отдела продаж Директор по продажам – поставщик технологии продаж, наставник и требовательный контролер результатов. Результаты РОПа и его сотрудников нужны Директору по продажам не меньше самого РОПа и менеджеров. Отвечают за одно и то же, но в разных масштабах.

Возможные решения проблемы

Всегда хочется простых решений. Выполнил несколько понятных действий и проблема решена. К сожалению, без устранения причины возникновения проблема не может быть решена.

Проблема в нашей ситуации с филиалами – отсутствие легитимности у функционального руководителя. Директор по продажам есть, обязанности у него есть, прав недостаточно.

1-й вариант решения. Перекроить структуру административной подчиненности. Смотрим схему 3:

Все гениальное просто! Директор по продажам был «сбоку», как бы сам по себе. Теперь он встроен в вертикаль власти между Генеральным директором и Управляющими филиалов. Гендир командует Директором по продажам, а тот в свою очередь филиалами.

Практическое задание: в данной схеме Директор по продажам должен отвечать за хозяйственные вопросы в филиалах, так как теперь Управляющий его непосредственный подчиненный? По логике да. А вы как считаете? Обоснуйте свое мнение.

Но есть еще одна нестыковка. Проблема с правами функциональных руководителей все-равно не решена. Мы забыли про других ТОП-менеджеров. Например, про Финансового директора и его отношения с Главными бухгалтерами филиалов (красная стрелка на схеме 4). Он же тоже функциональный руководитель для главбухов на местах? Как быть с ним?

А как быть с Директором по логистике и сотрудниками на местах? С руководителями технической и сервисной служб и прочими начальниками в «Центре», у которых на местах есть функциональные подчиненные. И как быть со стремлением Генерального директора порешать административные вопросы напрямую с Управляющими филиалов? (синяя стрелка на схеме 4) 

2-й вариант решения. Узаконить статус функционального руководителя в вашей системе управления. Сохранить вариант схемы 2, когда административные руководители управляют всеми сотрудниками на местах, а функциональные руководители организуют работу сотрудников по своим функциям.

Как узаконить? В знакомом для вас документе «Должностной функционал», мы указываем принадлежность должности сотрудника к определенному подразделению и его категорию в подразделении, его административного руководителя и при наличии – функционального руководителя. Функциональному руководителю в должностном функционале записываем право и обязанность обеспечить сотрудников технологией работы по одноименной функции, а также добиться нужного уровня квалификации сотрудников.

Методика разработки функционала была описана в моей статье «Как создать должностной функционал». Чтобы получить образцы функционалов рассматриваемых руководителей, отправьте письмо с запросом на адрес: [email protected], в письме кратко опишите структуру своей компании. Также в письме укажите, если вам необходима консультация по оптимизации оргструктуры вашего предприятия. Образцы функционалов созданы в нашем сервисе «Бизнес-архитектор». Доступна регистрация с 3-месячным бесплатным учебным доступом и учебная конфигурация с примерами: Административной структуры предприятия, функционалов для 4 должностей, основного и вспомогательного бизнес-процессов, описанных по нашей методологии.

Примеры формулировок в Должностном функционале

Как это все выглядит в документе? Смотрим на примерах.

В функционале Руководителя отдела продаж указываем ключевые договоренности по его зоне ответственности, категории должности и руководителях, которым он подчиняется административно и функционально.

В назначении должности Директора по продажам фиксируем аналогичную ответственность, но большего масштаба.

В круге задач Директора по продажам запишем задачу по обеспечению продавцов актуальными технологиями продаж и работы с клиентами.

В круге задач Руководителя отдела продаж запишем задачу по обеспечению точного выполнения продавцами технологии продаж, создаваемой под руководством Директора по продажам.

После того, как прописали в функционалах нужные формулировки, добейтесь, чтобы они работали. Хотя внедрение — это уже другая история. Обращайтесь за профессиональной поддержкой при внедрении!

В продолжении статьи рассмотрим еще два случая применения функционального подчинения:

1. для компании с сетью розничных магазинов;
2. и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте.

—————————————————–

Практически освоить данный материал поможет прохождение курса «Школа бизнес-архитектора». Ближайший курс пройдет с 25 по 27 октября 2017 года. Записывайтесь.

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).

Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!

С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода

Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: [email protected]
Skype: victor.luchkov

victorluchkov.ru

AlexeyChepok: Виды подчинения

Линейное подчинение – это подчинение сотрудника своему непосредственному руководителю, который имеет основные полномочия заставить сотрудника выполнять работу в рамках оговоренных функциональных обязанностей. При этом линейный руководитель имеет основные права по приему на работу, вознаграждении, наказании и увольнении сотрудника.



Для повышения качества и скорости определенных бизнес-процессов в компаниях вводят функциональное подчинение, в рамках которого сотрудник по определенным оговоренным заранее функциям одновременно подчиняется и другому руководителю или сотруднику из другого подразделения.

Функциональное подчинение – это деятельность по регламенту, данному кем-то из вне. Как правило, полномочия руководителя у которого находятся в функциональном подчинении сотрудники других подразделений невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника сроков и качества исполнения определенных работ.

Примером функционального подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов. В рамках функционального подчинения Главный бухгалтер имеет полномочия напрямую, в обход его линейного руководителя, требовать от продавца правильности оформления и своевременного предоставления договоров, актов, счетов, счетов-фактур и других установленных документов.

Административное подчинение – подчинение руководителю подразделения, в котором трудоустроен сотрудник.
Администрирование – это табель, учет рабочего времени, контроль текущих задач в рамках того самого админитративного руководителя.
Административная деятельность включает в себя установление и смену регламентов.

Административное и функциональное руководство могут быть в одном подразделении, а могут и не быть. В последнем случае – это может называться проектным управлением.

Пример одновременного административного и функционального руководства: руководитель отдела продаж управляет торговым представителем административно и функционально (учёт времени, постановка задач, начисление выплат зарплаты, и т.д.)

  Пример проектного управления. Главный технолог управляет технологом в части выполнения технологических операций – ставит задачи, контролирует, платит деньги и т.д. Однако, если этот технолог участвует в проекте запуска нового продукта (разрабатывает рецептуру, документы, сам продукт), то в рамках данной функции он подчинен менеджеру проекта, которым может быть директор по маркетингу или другой руководитель. Именно этот руководитель ставит задачу, контролирует, а в случае успеха – учитывает в бюджете положенный технологу бонус. Но вот выплачивает бонус опять же главный технолог, который применительно к данной работе является лишь административным руководителем.

alexeychepok.blogspot.com

Виды отношений распоряжения – подчинения

Линейным называют подчинение, в рамках которого вышестоящий орган (должностное лицо) обладает полномочиями по формированию – расформированию данной структуры (созданию – упразднению должности), назначению на должность и отстранению от нее, может осуществлять меры дисциплинарного воздействия. При линейном подчинении вышестоящее должностное лицо (орган) обладает правом общего руководства деятельностью нижестоящих, а иногда осуществляет и оперативное руководство или контроль. Непосредственный линейный руководитель (руководящий орган) всегда один: именно линейная иерархия обеспечивает единство и целостность любой иерархической системы.

Однако линейное подчинение не может обеспечить эффективное управление в условиях развитой специализации деятельности. Параллельно с ним всегда существует подчинение функциональное; в результате большая часть органов государственного управления и основные элементы всей системы опираются на линейно-функциональную структуру управления. Функциональным называют подчинение, при котором вышестоящий орган (должностное лицо) обладает полномочиями по методическому или процедурному руководству нижестоящими в рамках строго определенного вида деятельности. Если линейное руководство общее, то функциональное – специализировано. При функциональном подчинении речь может идти об обязательном следовании стандартам, установленным вышестоящим органом, о предоставлении какой-либо информации, о подчинении прямым указаниям в какой-то сфере и т.д. Система соподчинения нескольких органов (должностных лиц) по функциональному принципу формирует функциональную иерархию. Как правило, один и тот же орган (должностное лицо) оказывается в функциональном подчинении по отношению к нескольким вышестоящим органам управления (должностным лицам).

Особым видом вертикальных связей можно считать постоянное или временное оперативное подчинение. Оперативное руководство – это право давать непосредственные конкретные указания, в рамках должностных полномочий подчиненного в целом либо по отношению к какой-то определенной деятельности. Как правило, правом оперативного руководства обладает непосредственный начальник (орган управления), однако отдельные лица или подразделения могут передаваться в оперативное подчинение другим должностным лицам (органам управления). В целом же полномочия оперативного руководителя мало чем отличаются от полномочий функционального: мы можем рассматривать оперативное руководство и как особую форму функционального.

Рассмотрим взаимодействие линейных и функциональных связей на примере отношений между должностными лицами в рамках одной организации и отношений между разными управленческими структурами. В любой организации ее руководитель является линейным начальником для всех должностных лиц. Одновременно существует несколько разных систем функционального подчинения: функциональным руководителем является для работников отдела – начальник отдела (сфера деятельности – оперативное руководство по профилю отдела), для всех работников – начальник отдела кадров (сфера деятельности – оформление и регулирование вопросов “послужного списка”), главный бухгалтер (сфера деятельности – финансовые вопросы и связанные с ними документы) и т.д. Внутри организации могут формироваться и функциональные иерархии, – например, если за работу группы отделов отвечает один из заместителей руководителя. В этом случае система функционального подчинения в рамках регулирования деятельности работников отдела насчитывает уже два звена: работник – заведующий отделом и зав. отделом – заместитель руководителя.

В качестве примера отношений субординации между разными органами управления мы можем рассмотреть взаимодействие федерального министерства и подчиненного ему регионального (област­ного, краевого, окружного или республиканского) управления (главно­го управления). Территориальное управление находится в линейном подчинении у министерства, начальник управления – у министра. Один из вариантов линейной иерархии, таким образом – городское управление / региональное управление / министерство. Вместе с тем, региональное управление (прежде всего в лице своего начальника) подчинено в некоторых отношениях и региональным органам государственной власти, обычно – президенту республики или губернатору, либо представителю Президента в федеральном округе. Это подчинение, как правило, называется территориальным, поскольку территориальная принадлежность является решающим критерием. Однако, исходя из полномочий министра в отношении начальника регионального управления (назначение на должность, общее руководство) и из аксиомы о невозможности сосуществования двух непосредственных линейных руководителей, мы можем рассматривать территориальное подчинение как частный случай функционального. Сферой деятельности, на которую распространяется здесь функциональное подчинение, является оперативное руководство в рамках данной территории и в рамках компетенции субъекта федерации. Наряду с этим, специализированные подразделения регионального управления находятся в функциональном подчинении у соответствующих центральных департаментов (управлений) своего министерства.

В административном сленге и в отдельных административных актах существуют специальные термины для обозначения некоторых видов отношений распоряжения-подчинения, в том числе иерархических. Прямым называют подчинение в рамках одной, строго определенной иерархической цепочки. Как правило, под прямым подчинением понимается линейное подчинение, независимо от количества уровней, разделяющих распоряжающегося и подчиняющегося. Иногда в систему прямого подчинения включают разные виды связей – и линейные, и оперативные – на основании условной “общей” иерархии. В этом случае прямая иерархия может включать в себя начальника / его заместителя / подконтрольного заместителю заведующего отделом / рядового исполнителя. Разные виды подчинения при этом не выделяются, т.е. иерархические отношения предстают в упрощенном виде. Непосредственное подчинение означает отсутствие промежуточных звеньев (уровней) между распоряжающимся и подчиняющимся; воинские уставы определяют непосредственного начальника как ближайшего к подчиненному прямого начальника. Непосредственными называют и линейные (чаще), и функциональные отношения распоряжения-подчинения; основным критерием здесь является скорее объем регулируемой деятельности и частота непосредственных контактов. Различается также общее и оперативное подчинение, в зависимости от характера распоряжений: это, соответственно, регулирование условий деятельности, определение общих норм и, для оперативного подчинения, право давать указания по поводу совершения-несовершения конкретных действий. Во многих случаях общее подчинение лишь нормативно и не связано с организационными полномочиями (см. ниже).

studfiles.net