Содержание

Кодекс правительства

вернуться наверх

КОДЕКС МЕСТНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Раздел 201.001. КОРОТКОЕ НАЗВАНИЕ.

Этот подзаголовок может упоминаться как Закон о местных органах власти.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл.1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 201.002. ЦЕЛЬ.

Признавая, что граждане штата имеют право ожидать, а государство обязано укреплять эффективное и рентабельное правительство, и признавая центральную важность записей местного самоуправления в жизни всех граждан, законодательный орган считает, что:

1. эффективное управление записями местных органов власти необходимо для эффективного и экономичного функционирования органов местного самоуправления и правительства штата;
2. сохранение документов местных органов власти, имеющих постоянную ценность, необходимо для обеспечения жителей штата ресурсами, касающимися их истории, и для документального подтверждения их прав гражданства и собственности;
3. удобный доступ к советам и помощи, основанным на хорошо зарекомендовавших себя и профессионально признанных методах и практиках управления документами, необходим для содействия созданию программ управления надежными документами в местных органах власти, и государство может предоставить помощь беспристрастно и единообразно; и
4. установление единых стандартов и процедур для ведения, сохранения, микрофильмирования или другого обращения с записями местных органов власти необходимо для выполнения этих важных общественных целей.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел. 201.003. ОПРЕДЕЛЕНИЯ.

В этом субтитре:

1. «Комиссия» означает Библиотечную и архивную комиссию штата Техас.
2. «Хранитель» означает назначенное или избранное государственное должностное лицо, которое в соответствии с конституцией штата, законом штата, постановлением или административной политикой отвечает за офис, который создает или получает отчеты местных органов власти.
3. «Уполномоченный» означает сотрудника комиссии, назначенного директором и библиотекарем в соответствии с разделом 441.167 Правительственного кодекса.
4. «Директор и библиотекарь» означает исполнительное и административное должностное лицо Библиотечной и архивной комиссии штата Техас.
5. «Важная документация» означает любую запись местного самоуправления, необходимую для возобновления или продолжения деятельности правительства в чрезвычайной ситуации или стихийном бедствии, для восстановления правового и финансового статуса правительства или для защиты и выполнения обязательств перед люди государства.
6. «Управляющий орган» означает суд, совет, правление, комиссию или другой орган, учрежденный или уполномоченный законом управлять деятельностью местного правительства. В тех случаях, когда власть над офисом или отделом местного правительства разделяется два или более руководящих органа или руководящий орган и государство, руководящий орган, только для целей данного подзаголовка, является руководящим органом, который обеспечивает большую часть операционного финансирования для офиса или отдела.
7. «Местное самоуправление» означает округ, включая все районные и районные отделения округа, муниципалитета, округа государственных школ, оценочного округа или любого другого специализированного округа или органа власти.
8. «Запись местного органа власти» означает любой документ, бумагу, письмо, книгу, карту, фотографию, звук или видеозапись, микрофильм, магнитную ленту, электронный носитель или другой носитель записи информации, независимо от физической формы или характеристик и независимо от того, является ли он общедоступным. доступ к нему открыт или ограничен в соответствии с законами штата, создан или получен местным правительством или любым из его должностных лиц или служащих в соответствии с законом, в том числе постановлением, или в рамках операций государственного бизнеса.Термин не включает:
   • дополнительных идентичных копий документов, созданных только для справки или исследования должностными лицами или служащими местного самоуправления;
   • заметки, журналы, дневники и аналогичные документы, созданные должностным лицом или служащим местного самоуправления для личного удобства офицера или служащего;
   • бланков; фонды публикаций;
   • библиотечных и музейных материалов, приобретенных исключительно для ознакомления или демонстрации;
   • копий документов на любых носителях, предоставленных представителям общественности, на которые они имеют право в соответствии с главой 552 Правительственного кодекса или другими законами штата; или любые записи, корреспонденция, заметки, меморандумы или документы, кроме окончательного письменного соглашения, описанного в Разделе 2009.054 (c) Правительственного кодекса, связанного с делом, проводимым в соответствии с альтернативной процедурой разрешения споров, в которой персонал государственного департамента или учреждения, местного правительства, специального района или другого политического подразделения государства участвовал как сторона, при содействии беспристрастная третья сторона или содействие в качестве администратора системы или организации по разрешению споров.
9. «Офис» означает любой офис, отдел, подразделение, программу, комиссию, бюро, правление, комитет или подобное учреждение местного правительства.
10. «Постоянная запись» или «запись постоянной ценности» означает любую запись местного органа власти, для которой период хранения в графике хранения документации, выпущенном комиссией, считается постоянным.
11. «Запись» означает запись местного органа власти.
12. «График управления записями» означает документ, подготовленный сотрудником по управлению записями или под его руководством, в котором перечислены записи, которые ведутся местным правительством или выборным окружным офисом, их сроки хранения и другая информация об удалении записей, которую программа управления записями в каждом местное правительство или выборное окружное управление могут потребовать.
13. «Управление записями» означает применение методов управления к созданию, использованию, обслуживанию, хранению, сохранению и удалению записей в целях снижения затрат и повышения эффективности ведения документации. Термин включает разработку графиков контроля записей. , управление системами хранения и поиска информации, защита важных и постоянных записей, экономичное и компактное хранение неактивных записей, контроль над созданием и распространением форм, отчетов и корреспонденции, а также управление микрографическими и электронными и другие системы хранения документации.
14. «Сотрудник по управлению записями» означает лицо, указанное в соответствии с Разделом 203.001 или назначенное в соответствии с Разделом 203.025 в качестве сотрудника по управлению записями.
15. «График хранения документации» означает документ, выпущенный Комиссией по библиотеке и архивам штата Техас в соответствии с подразделом J главы 441 Правительственного кодекса, устанавливающий обязательные сроки хранения для документации местных органов власти.
16. «Срок хранения» означает минимальное время, которое должно пройти после создания, записи или получения записи или выполнения определенных действий, связанных с записью, прежде чем она станет пригодной для уничтожения.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г .; Акты 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (90), эфф. 1 сентября 1995 г .; Закон 1997 г., 75-й лег., Гл. 31, п. 3, эфф. 1 сентября 1997 г .; Акты 1999 г., 76-й лег., Гл. 1352, п. 3, эфф. 1 сентября 1999 г.

вернуться наверх

Раздел 201.004. ЗАПИСИ.

Если закон штата, касающийся ведения документации должностным лицом или служащим местного правительства, требует, чтобы записи велись в «книге», «книге записей» или «книге с хорошим переплетом», или содержит любое подобное требование, что запись должна храниться в переплетенной бумажной форме, запись, создание которой предусмотрено положением, может храниться на микрофильме или храниться в электронном виде в соответствии с требованиями глав 204 и 205 и правилами, принятыми в этих главах, если только закон не запрещает эти методы.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 201.005. ДЕКЛАРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБЩЕСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТЬЮ; ДОСТУП.

(a) Записи местных органов власти, созданные или полученные в ходе официальных деловых операций или создание или поддержание которых оплачивались из государственных средств, объявляются государственной собственностью и подпадают под действие положений этого подзаголовка и Подглавы J, Главы 441. , Правительственный кодекс.

(b) Должностное лицо или служащий местного самоуправления не имеет в силу своего должностного или служебного положения каких-либо личных или имущественных прав на запись местного органа власти, даже если это должностное лицо или служащий составило или составило ее.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 201.006. ОТЧЕТЫ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫЕ ПРЕЕМНИКУ В ОФИС.

(a) Хранитель архивов местного самоуправления должен по истечении срока полномочий, назначения или работы хранителя передать его преемнику, если таковой имеется, все архивы местного самоуправления, находящиеся на хранении. В случае отсутствия правопреемника руководящий орган определяет, какое должностное лицо местного самоуправления будет иметь опеку.

(b) Если функции офиса одного местного самоуправления принимает на себя другое местное самоуправление, руководящие органы двух местных самоуправлений должны определять, на какое местное самоуправление будет возложено ведение документации офиса.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 201.007. ДОКУМЕНТЫ УСТАВШИХ МЕСТНЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВ.

(a) Если местное правительство упраздняется или объявляется недействительным в соответствии с законодательством штата, отчеты местного правительства должны обрабатываться в соответствии с настоящим разделом.

(b) После урегулирования непогашенной задолженности упраздненного муниципалитета и удовлетворения других применимых требований главы 62 Кодекса местного самоуправления, руководящий орган муниципалитета на момент упразднения муниципалитета или управляющий или попечители, если они назначены по решению суда передает архивы муниципалитета на хранение контролеру. Реквизиты упраздненного муниципалитета не могут быть проданы для погашения непогашенной задолженности.

(c) После урегулирования непогашенной задолженности упраздненного специализированного округа или органа, за исключением школьного округа, и удовлетворения других применимых требований закона штата, устанавливающего или разрешающего учреждение округа или органа или управления его упразднение, руководящий орган округа на момент упразднения округа должен передать записи округа в ведение контролера. Запись об упраздненном специальном округе или учреждении не может быть продана для погашения непогашенной задолженности.

(d) В качестве исключения из подпунктов (b) и (c), если некоторые или все функции упраздненного муниципалитета или специального района или органа власти, кроме школьного округа, принимает на себя другое местное правительство, отчеты упраздняемого местного самоуправления, относящиеся к принятым на себя функциям, передаются в соответствующие органы местного самоуправления, принимающие на себя эти функции.

(e) Записи о присоединенных, консолидированных или упраздненных школьных округах должны быть переданы в соответствии с настоящим подразделом.Записи присоединенного школьного округа должны быть переданы в ведение руководящего органа школьного округа, к которому был присоединен упраздненный школьный округ. Записи каждого из двух или более школьных округов, которые были объединены, передаются в ведение руководящего органа объединенного школьного округа. Записи упраздненного школьного округа, вся территория которого присоединена к другому школьному округу, должны быть переданы в ведение руководящего органа этого школьного округа.Уполномоченный по вопросам образования определяет, какому руководящему органу следует передать записи об упраздненном школьном округе в тех случаях, когда территория упраздненного школьного округа разделена между двумя или более школьными округами.

(f) Стоимость передачи записей контролеру в соответствии с настоящим разделом оплачивается из средств упраздненного местного самоуправления. При отсутствии средств самоуправления для этой цели стоимость перевода оплачивается из средств контролера.

(g) Графики хранения документации, выпущенные комиссией, должны использоваться, насколько это практически возможно, в качестве основы для хранения и распоряжения документами местного самоуправления, переданными в распоряжение контролера в соответствии с настоящим разделом.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г .; Закон 1997 г., 75-й лег., Гл. 558, п. 1, эфф. 1 сентября 1997 г. Изменен законами 2007 г., 80-е лег., Р.С., гл. 937 (H.B. 3560), разд. 1,99, эфф. 1 сентября 2007 г.

Раздел.201.008. ЗАПИСИ ЗАКРЫТЫХ УЧАСТНИКОВ ОКРУЖНЫХ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ.

(a) Записи окружного суперинтенданта школ или окружного суперинтенданта образования, упраздненные в соответствии с бывшей статьей 17.95 Кодекса об образовании до 1 сентября 1989 года, которые все еще находятся в распоряжении хранителя документов округа или окружного чиновника. быть переданы в распоряжение комиссии по приказу директора и библиотекаря.

(b) Директор и библиотекарь должны определять время и способ передачи документов от округа к округу.Стоимость перевода оплачивается за счет средств комиссии.

(c) Окружной судья округа, в котором хранитель документов графства владеет записями упраздненного офиса окружного суперинтенданта школ, может ходатайствовать перед директором и библиотекарем о разрешении округу хранить все или часть записей. а директор и библиотекарь могут удовлетворить ходатайство.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г .; Закон 1997 г., 75-й лег., гл. 165, п. 6,70, эфф. 1 сентября 1997 г.

вернуться наверх

Раздел 201.009. ДОСТУП К ЗАПИСИ.

(a) Записи местных органов власти регулируются главой 552 Правительственного кодекса.

(b) Любая запись местного органа власти, доступ к которой запрещен в соответствии с главой 552 Правительственного кодекса, включая запись о рождении, которую ведет местный регистратор, если все еще существует, открыта для публичного ознакомления через 75 лет после ее первоначального создания или получили.Однако запись о смерти, которую ведет местный регистратор, если она еще существует, открыта для всеобщего ознакомления через 55 лет после того, как она была первоначально создана или получена. Этот подраздел не ограничивает полномочия руководящего органа или выборного должностного лица округа по установлению сроков хранения записей в соответствии с разделом 203.042.

(c) Подраздел (b) не применяется к документации местного органа власти, публичное раскрытие которой запрещено постановлением суда или законом другого штата.

С изменениями, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г .; Акты 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (90), эфф. 1 сентября 1995 г. С изменениями, внесенными законами 2011 г., 82-й лег., РС, гл. 462 (S.B.1907), п. 2, эфф. 1 сентября 2011 года.

вернуться наверх

ГЛАВА 202. УНИЧТОЖЕНИЕ И ОТСУТСТВИЕ ЗАПИСЕЙ

Раздел 202.001. УНИЧТОЖЕНИЕ ЗАПИСЕЙ.

(a) Запись местного органа власти может быть уничтожена, если:

1. запись внесена в действующий график управления записями, и либо срок ее хранения истек, либо она была микрофильмирована или сохранена в электронном виде в соответствии с требованиями глав 204 и 205;
2. запись появляется в списке устаревших записей, как это предусмотрено Разделом 203.044; или
3. , запись не указана в графике хранения документации, выдаваемом комиссией, и местное правительство уведомляет комиссию не менее чем за 10 дней до уничтожения записи в соответствии с требованиями раздела 441.169 Правительственного кодекса.

(b) Следующие записи могут быть уничтожены без соблюдения условий Подраздела (a):

1. записи, уничтожение или уничтожение которых предписано постановлением об удалении, изданным судом в соответствии с законодательством штата; и
2. записей, определенных как освобожденные от требований к расписанию или регистрации согласно правилам, принятым комиссией, или перечисленные как освобожденные в расписании хранения записей, выпущенном комиссией.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С изменениями, внесенными законами 2017 г., 85-й лег., Р.С., гл. 1149 (H.B. 557), разд. 9, эфф. 1 сентября 2017 г .; Деяния 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 13, эфф. 1 сентября 2019.

Раздел 202.002. ТРЕБОВАНИЯ И ЗАПРОСЫ ОТКРЫТЫХ ЗАПИСЕЙ.

(a) Независимо от любого другого положения этого подзаголовка или правил, принятых в соответствии с ним, запись местного органа власти, предмет которой, как известно хранителю, является предметом судебного разбирательства, не может быть уничтожен до тех пор, пока судебный процесс не будет урегулирован.

(b) Независимо от любого другого положения этого подзаголовка или правил, принятых в соответствии с ним, запись местного органа власти, подлежащая запросу в соответствии с главой 552 Правительственного кодекса, не может быть уничтожена до тех пор, пока запрос не будет решен.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (90), эфф. 1 сентября 1995 г.

вернуться наверх

Раздел 202.003. СПОСОБ УНИЧТОЖЕНИЯ.

(a) Записи местных органов власти могут быть уничтожены путем сжигания, измельчения, измельчения или захоронения на свалке либо путем продажи или пожертвования для целей переработки, за исключением случаев, предусмотренных Подразделом (b).

(b) Записи, доступ к которым ограничен в соответствии с главой 552 Правительственного кодекса или другими законами штата, могут быть уничтожены только путем сжигания, измельчения или измельчения.

(c) Органы местного самоуправления, которые продают или передают записи в целях вторичной переработки, должны установить процедуры, гарантирующие, что эти записи будут преобразованы в нераспознаваемые в качестве документов местных органов власти переработчиком.

(d) Директор и библиотекарь могут одобрить другие методы уничтожения, которые делают записи неузнаваемыми как записи местных органов власти.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (90), эфф. 1 сентября 1995 г.

Раздел 202.004. ОТЧУЖДЕНИЕ ЗАПИСЕЙ.

(a) Документы местного самоуправления могут быть проданы или подарены, одолжены, переданы или иным образом переданы из-под контроля местного правительства любому государственному высшему учебному заведению, публичному музею, публичной библиотеке или другому публичному учреждению с согласия сотрудника местного самоуправления по ведению делопроизводства и по истечении срока хранения документации в соответствии с графиком контроля документации местного самоуправления.

(b) Документы местного самоуправления не могут быть проданы или переданы в дар (за исключением целей переработки), предоставлены во временное пользование, переданы или иным образом переданы из-под контроля местного правительства любому частному колледжу или университету, частному музею или библиотеке, частная организация любого типа или физическое лицо, кроме как с согласия директора и библиотекаря и после истечения срока хранения в соответствии с графиком контроля документации местного самоуправления.

(c) Сотрудник по ведению документации или хранитель может временно передать запись местного органа власти лицу для целей микрофильмирования, копирования, преобразования на электронные носители, восстановления или аналогичных процедур управления и сохранения документации.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 86, п. 28, эфф. 1 сентября 1995 г.

вернуться наверх

Раздел 202.005. ПРАВО НА ВОССТАНОВЛЕНИЕ.

(a) Руководящий орган может потребовать и получить от любого лица любые документы местного самоуправления, находящиеся в частном владении, созданные или полученные местным правительством, удаление которых не было разрешено законом.

(b) Если лицо, владеющее записями местного самоуправления, отказывается предоставить запись по требованию, руководящий орган может подать прошение в районный суд округа, в котором это лицо проживает, о возврате записи.Если суд установит, что запись является записью местного самоуправления, суд выдает постановление о возврате записи.

(c) В рамках петиции в районный суд или в любое время после ее подачи руководящий орган может ходатайствовать об изъятии записи до вынесения решения суда, если руководящий орган обнаружит, что запись находится под угрозой уничтожения. , искалеченный, измененный, секретный или удаленный от государства.

(d) Директор и библиотекарь могут потребовать и получить от любого лица любые документы местного самоуправления, имеющие постоянную ценность, в частном владении.

(e) Если лицо, владеющее записями местного самоуправления, имеющими постоянную ценность, отказывается предоставить запись по требованию, директор и библиотекарь могут попросить генерального прокурора подать прошение о восстановлении записи, как это предусмотрено в этом разделе. В рамках петиции или в любое время после ее подачи генеральный прокурор может ходатайствовать об изъятии записи до вынесения решения суда, если руководящий орган обнаружит, что запись находится под угрозой уничтожения, искажения, изменения, секретности или снят с гос.

(f) Документ местного самоуправления, восстановленный в результате ходатайства генерального прокурора, должен быть передан в распоряжение комиссии или, по усмотрению директора и библиотекаря, должен быть возвращен местному правительству, которое первоначально имело запись.

(g) Если местный орган власти отказывается передать запись в комиссию, как это предусмотрено Разделом 201.007, 201.008 или 203.050, директор и библиотекарь могут попросить генерального прокурора подать прошение о восстановлении записи.Если суд установит, что директор и библиотекарь действовали в соответствии с разделами 201.007, 201.008 или 203.050, в зависимости от обстоятельств, и в отношении раздела 203.050, суд считает, что сохранность записи находится под угрозой, суд должен приказать запись передается в распоряжение комиссии.

(h) Если руководящий орган обращается в суд с ходатайством о восстановлении записи в соответствии с Подразделом (b) и имеет преимущественную силу, или если генеральный прокурор обращается в суд с ходатайством о восстановлении записи в соответствии с Подразделом (e) или (g) и имеет преимущественную силу, то суд присуждает гонорары адвокатов и судебные издержки выигравшей стороне.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 202.006. УНИЧТОЖЕНИЕ НЕЗАПИСАННОГО МАТЕРИАЛА.

(a) Материал, который не включен в определение записи местного органа власти и описан в Разделе 201.003 (8) (A), (B) или (C), может быть удален по усмотрению хранителя или создатель документа, в зависимости от обстоятельств, в соответствии со всеми политиками, разработанными в каждом местном правительстве или выборном окружном управлении в отношении уничтожения.

(b) Дополнительные идентичные копии записей местных органов власти, доступ к которым ограничен в соответствии с главой 552 Правительственного кодекса или другими законами штата, могут быть уничтожены только путем сжигания, измельчения или измельчения.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (90), эфф. 1 сентября 1995 г.

вернуться наверх

Раздел. 202.007. ЛИЧНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Хранитель архивов местного самоуправления, сотрудник по ведению делопроизводства или другое должностное лицо или служащий местного самоуправления не может нести личную ответственность за уничтожение архива местного самоуправления, если уничтожение осуществляется в соответствии с этим подзаголовком и правилами, принятыми в соответствии с ним.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 202.008. НАКАЗАНИЕ: УНИЧТОЖЕНИЕ ИЛИ ОТНОШЕНИЕ ЗАПИСИ.

Должностное лицо или служащий местного органа власти совершает правонарушение, если должностное лицо или служащий сознательно или преднамеренно нарушает этот подзаголовок или принятые в соответствии с ним правила, уничтожая или отчуждая запись местного органа власти в нарушение этого подзаголовка или намеренно не доставив записи в преемник в должности, как это предусмотрено статьей 201.006 (а). Правонарушение по этому разделу является мисдиминором класса А.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 202.009. ШТРАФ: ЗАПИСЬ ЧАСТНЫМ ЛИЦОМ.

(a) Частный колледж или университет, частный музей или библиотека, частная организация любого другого типа или физическое лицо совершают правонарушение, если субъект сознательно или намеренно приобретает или владеет записями местных органов власти.Правонарушение, предусмотренное в этом подразделе, является мисдиминором класса А.

(b) Защита от судебного преследования в соответствии с данным разделом является то, что частный колледж, университет, музей или библиотека, по соглашению с комиссией в соответствии с подразделом J главы 441 Правительственного кодекса, предоставляет физическое жилье местным органам власти, зарегистрировавшим название которому была возложена комиссия.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

ГЛАВА 203.УПРАВЛЕНИЕ И СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ПОДРАЗДЕЛ A. ИЗБИРАТЕЛЬНЫЕ УЧАСТКИ

Раздел 203.001. ОФИЦЕР УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСИ.

Каждый избранный чиновник округа является ответственным за ведение документации в его офисе.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 203.002. ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ИЗБРАННЫХ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ В КАЧЕСТВЕ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕТАМИ.

Избранный чиновник округа:

1. разработать политику и процедуры для администрирования активной и непрерывной программы управления записями;
2. управляет программой управления записями, чтобы снизить затраты и повысить эффективность ведения документации;
3. выявлять и принимать адекватные меры для сохранения записей, имеющих постоянную ценность;
4. определить и предпринять адекватные шаги для защиты основных записей офиса;
5. гарантировать, что ведение, сохранение, микрофильмирование, уничтожение или иное удаление записей осуществляется в соответствии с политикой и процедурами программы управления записями, а также требованиями этого подзаголовка и правил, принятых в соответствии с ним; и
8. сотрудничают с комиссией в проведении обследований управления записями в масштабах штата.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С изменениями, внесенными законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 14, эфф. 1 сентября 2019.

вернуться наверх

Раздел 203.003. ОБЯЗАННОСТИ КОМИССАРОВ СУДА.

Уполномоченные суда каждого уезда:

1. продвигать и поддерживать эффективное и экономичное управление записями всех выборных должностей в округе, чтобы позволить выборным должностным лицам округа соответствовать этому подзаголовку и правилам, принятым в соответствии с ним;
2. облегчает создание и ведение записей, содержащих адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях каждой выборной должности и предназначенных для предоставления информации, необходимой для защиты юридических и финансовых прав местного самоуправления. , государство и лица, которых затрагивает деятельность местного самоуправления;
3. способствует выявлению и сохранению записей о выборных должностях, имеющих постоянную ценность;
4. способствует выявлению и защите основных записей выборных должностей;
5. учреждает окружной клерк для управления и хранения документации для оплаты сборов в соответствии с разделом 118.0216 и заранее утверждать любые расходы фонда; и
6. учреждает фонд управления и хранения документации для сборов за ведение документации и их хранение, разрешенных в соответствии с разделами 118.052, 118.0546 и 118.0645 и разделом 51.317 Правительственного кодекса, и заранее одобряет любые расходы из фонда, которые могут быть потрачены только на управление документами. в целях сохранения или автоматизации в округе.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф.1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1993 г., 73-й лег., Гл. 675, п. 4, эфф. 1 сентября 1993 г ​​.; Деяния 2019 г., 86-й лег., Гл. 1352 (S.B. 346), гл. 4.36, эфф. 1 января 2020 г.

Директор и библиотекарь должны предоставлять консультации и помощь сотрудникам отдела документации в создании программ управления документами и в выполнении других требований этого подзаголовка и правил, принятых в соответствии с ним.

Добавлен законами 1989 г., 71-й этап., гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

(a) 1 января 1991 г. или ранее каждое избранное должностное лицо округа должно принять письменный план, устанавливающий активную и непрерывную программу для эффективного и экономичного управления записями выборной должности, хранителем которой является выборное должностное лицо.

(b) План должен предусматривать политику, методы и процедуры для выполнения обязанностей и ответственности, изложенных в Разделе 203.002 относительно управления и сохранения записей. План может устанавливать дополнительные политики или процедуры для работы программы управления записями, которые соответствуют требованиям этого подзаголовка и правилам, принятым в соответствии с ним.

(c) Копия плана должна быть подана избранным должностным лицом округа директору и библиотекарю в течение 30 дней после даты его принятия.

(d) План, устанавливающий или относящийся к программе управления документами, принятой до 1 сентября 1989 г., должен быть изменен, если какое-либо положение плана противоречит этому подзаголовку или правилу, принятому в соответствии с ним.Копия измененного плана должна быть отправлена ​​директору и библиотекарю в соответствии с Подразделом (c).

(e) Копия измененного плана, касающегося создания или функционирования плана управления записями, должна быть подана директору и библиотекарю в течение 30 дней после даты его принятия.

(f) Директор и библиотекарь или лицо, назначенное директором и библиотекарем, должны в разумные сроки довести до сведения избранного должностного лица округа в письменной форме любой аспект плана, поданного в офис директора и библиотекаря или возникший иным образом. вниманию директора и библиотекаря, что не соответствует требованиям этого подзаголовка или правилам, принятым в соответствии с ним.

(g) Выборное должностное лицо округа имеет право вместо или в сочетании с представлением плана и созданием независимой программы учета для выборной должности участвовать в программе округа, установленной в соответствии с Подразделом B, или в одном или нескольких конкретных компонентах программы округа и уполномочить сотрудника по ведению документации программы округа действовать в качестве сотрудника по ведению документации для записей выборного офиса.

Добавлен законами 1989 г., 71-й этап., гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 203.021. ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ УПРАВЛЯЮЩЕГО ОРГАНА.

Руководящий орган местного самоуправления, включая комиссию суда в отношении невыборных окружных офисов, должен:

1. создать, продвигать и поддерживать активную и продолжающуюся программу для эффективного и экономичного управления всеми записями местных органов власти;
2. предписывает разработать политику и процедуры для администрирования программы под руководством сотрудника по ведению документации;
3. облегчает создание и ведение записей местного самоуправления, содержащих адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях местного самоуправления и предназначенных для предоставления информации, необходимой для защиты юридических и финансовых прав местное самоуправление, государство и лица, затронутые деятельностью местного самоуправления;
4. способствует выявлению и сохранению документов местных органов власти, имеющих постоянную ценность;
5. облегчает идентификацию и защиту важных архивов местных органов власти; и
6. сотрудничают с комиссией в проведении обследований управления записями в масштабах штата.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 203.022. ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ.

(a) Хранители документации в каждом местном самоуправлении должны:

1. сотрудничать с сотрудником по ведению документации в выполнении политики и процедур, установленных местным правительством для эффективного и экономичного управления записями, и в выполнении требований этого подзаголовка;
2. надлежащим образом документирует транзакцию государственного бизнеса, а также услуги, программы и обязанности, за которые ответственны хранитель и персонал хранителя; и
3. хранит записи на попечении хранителя и осуществляет их сохранение, микрофильмирование, уничтожение или иное удаление только в соответствии с политикой и процедурами программы управления документами местного самоуправления, а также требованиями этого подзаголовка и принятых в соответствии с ним правил.

(b) Закон штата, касающийся обязанностей, других обязанностей или требований к ведению документации хранителя документов местного самоуправления, не освобождает хранителя или находящиеся на его попечении записи от применения этого подзаголовка и правил, принятых в соответствии с ним, и может не может использоваться хранителем в качестве основания для отказа от участия в программе ведения документации местного самоуправления, создание которой требуется в соответствии с настоящей главой.

Добавлен законами 1989 г., 71-й этап., гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 203.023. ОБЯЗАННОСТИ ДИРЕКТОРА УПРАВЛЕНИЯ.

Ответственный за делопроизводство в каждом самоуправлении должен:

1. помогает в установлении и разработке политики и процедур для программы управления записями для местного самоуправления;
2. управляет программой управления записями и оказывает помощь хранителям в целях снижения затрат и повышения эффективности ведения документации;
3. в сотрудничестве с хранителями документации подготовить графики контроля документации и скорректированные графики, требуемые Разделом 203.041 и список устаревших записей согласно Разделу 203.044;
4. в сотрудничестве с хранителями выявлять и предпринимать адекватные меры для сохранения документов местного самоуправления, которые имеют постоянную ценность;
5. в сотрудничестве с хранителями выявлять и принимать адекватные меры для защиты важных архивов местных органов власти;
6. в сотрудничестве с хранителями гарантировать, что ведение, сохранение, микрофильмирование, уничтожение или иное удаление записей осуществляется в соответствии с политикой и процедурами программы управления документами местного самоуправления, а также с требованиями этого подзаголовка и правилами, принятыми в соответствии с ним. ;
7. распространять среди руководящих органов и хранителей информацию о законах штата, административных правилах и политике правительства в отношении архивов местных органов власти; и
8. в сотрудничестве с хранителями установить процедуры, обеспечивающие, чтобы обработка записей в любом контексте программы управления записями сотрудником по управлению документами или лицами, находящимися под его руководством, выполнялась с должным учетом:
   • обязанности и ответственность хранителей, которые могут быть наложены законом; и
   • конфиденциальность информации в записях, доступ к которой ограничен законом.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. Изменено: Законы 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 15, эфф. 1 сентября 2019.

Раздел 203.024. ДИРЕКТОР И БИБЛИОТЕКА.

Директор и библиотекарь должны предоставлять советы и помощь руководящим органам, хранителям и должностным лицам по управлению документами в создании программ управления документами и в выполнении других требований этого подзаголовка и правил, принятых в соответствии с ним.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 203.025. НАЗНАЧЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОГО ДИРЕКТОРА.

(a) 1 июня 1990 г. или ранее руководящий орган каждого местного самоуправления должен назначить сотрудника по ведению документации:

1. – физическое лицо; или
2. обозначает офис или должность, владельцем которой должен быть сотрудник по ведению документации.

(b) Имя, должность или должность ответственного за ведение документации должны быть внесены в протокол руководящего органа.

(c) Имя, фамилия и должность или должность ответственного за ведение документации должны быть переданы ответственным за ведение документации директору и библиотекарю в течение 30 дней после даты назначения.

(d) Назначение нового лица или новой должности или должности должно быть внесено в протокол и сообщено ответственным за ведение документации директору и библиотекарю таким же образом, как и первоначальное назначение.

(e) Если приказ о назначении сотрудника по ведению документации определяет офис или должность, а не отдельное лицо, новый владелец этой должности или должности должен сообщить имя владельца директору и библиотекарю в течение 30 дней после даты вступления в должность. или положение.

(f) Посредством соглашения или контракта в соответствии с Законом о межлокальном сотрудничестве (статья 4413 (32c) Гражданского законодательства штата Техас Вернона), лицо может выполнять обязанности сотрудника по ведению документации в нескольких местных органах власти, если это лицо работает в органы местного самоуправления, являющиеся стороной контракта или соглашения, или нанятые административным агентством, созданным в соответствии с контрактом или соглашением.

(g) Избранный чиновник округа не может быть назначен чиновником по ведению документации для невыборных офисов округа без согласия чиновника округа.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 203.026. ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЬМИ БУДЕТ СОЗДАТЬ.

(a) 1 января 1991 г. или ранее каждый руководящий орган своим распоряжением или приказом, в зависимости от обстоятельств, должен установить программу управления записями, которую будет выполнять сотрудник по управлению записями.

(b) Постановление или приказ должны предусматривать методы и процедуры, позволяющие руководящему органу, хранителям и сотруднику по управлению документами выполнять обязанности и ответственность, изложенные в Разделах 203.021, 203.022 и 203.023 в отношении управления и хранения записей. Постановление или приказ может предписывать любую политику или процедуры для работы программы управления записями, которые соответствуют требованиям этого подзаголовка и правилам, принятым в соответствии с ним.

(c) Копия постановления или приказа должна быть подана ответственным за ведение документации директору и библиотекарю в течение 30 дней после даты его принятия.

(d) Постановление или приказ, устанавливающий или относящийся к программе управления документами, принятый до 1 сентября 1989 г., должен быть изменен, если какое-либо положение постановления или приказа противоречит этому подзаголовку или принятому в соответствии с ним правилу. Копия измененного постановления или приказа должна быть подана директору и библиотекарю в соответствии с Подразделом (c).

(e) Копия измененного постановления или пересмотренного постановления, касающегося создания или функционирования программы управления записями, должна быть подана руководящим органом директору и библиотекарю в течение 30 дней после даты его принятия.

(f) Директор и библиотекарь или лицо, назначенное директором и библиотекарем, должны в разумные сроки довести до сведения руководящего органа в письменной форме любой аспект постановления или приказа, поданного в офис директора и библиотекаря, или что иным образом попадает в поле зрения директора и библиотекаря, что не соответствует требованиям этого подзаголовка или правилам, принятым в соответствии с ним.

(g) Руководящий орган программы управления записями, установленный в соответствии с настоящим разделом, может потребовать обязательного уничтожения любой записи местного самоуправления, когда срок ее хранения истек, в соответствии с графиком контроля записей, разработанным в соответствии с разделом 203.041.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 203.041. ПОДГОТОВКА И ФОРМИРОВАНИЕ УЧЕТНЫХ ГРАФИКОВ КОНТРОЛЯ.

(a) Не позднее 4 января 1999 г. сотрудник по ведению делопроизводства должен:

1. подготовить график управления записями, в котором перечислены следующие записи и установлен срок хранения для каждой, как это предусмотрено Разделом 203.042:
   • все записи, созданные или полученные местным правительством или выборным окружным управлением;
   • любые записи, которые больше не создаются или не принимаются местным правительством или выборным окружным управлением, которые все еще находятся в его распоряжении и для которых не истек срок хранения в графике хранения записей, выпущенном комиссией; и
   • любые записи, которые больше не создаются или не принимаются местным правительством или выборным окружным управлением, которые все еще находятся в его распоряжении и для которых истек срок хранения в графике хранения записей, выпущенном комиссией, но которые не будут уничтожены в соответствии с разделом 203 .044; или
2. подает директору и библиотекарю письменное свидетельство соответствия того, что местное правительство или выборное окружное управление приняли графики контроля документации, которые соответствуют минимальным требованиям, установленным для графиков хранения документации, выпущенных комиссией.

(b) По усмотрению сотрудника по ведению документации в графике управления записями также могут быть указаны и предусмотрены сроки хранения материалов, которые исключены из определения записи местного органа власти Разделом 201.003 (8) и освобожденные записи, описанные в Разделе 202.001 (b), если, по мнению должностного лица, включение материала или записей необходимо для обеспечения периодического уничтожения материала или записей в интересах эффективного управления записями.

(c) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (б) (1), эфф. 1 сентября 2019.

(d) Сотрудник по ведению документации должен проанализировать графики контроля документации местного правительства или выборного окружного управления и подготовить поправки к графикам, если это необходимо, чтобы отразить новые записи, созданные или полученные правительством или ведомством, или изменения сроков хранения, установленных в График хранения документации, выданной комиссией.Сотрудник по ведению документации должен предоставить директору и библиотекарю письменное свидетельство соответствия того, что местное правительство или выборное окружное управление изменили графики контроля документации, чтобы они соответствовали минимальным требованиям, установленным для графиков хранения документации, выпущенных комиссией.

(e) Руководящий орган должен требовать в постановлении или приказе, устанавливающем программу управления записями, рассмотрение или утверждение графика управления записями или измененного графика должностными лицами местного правительства, если он сочтет это необходимым.График управления записями или измененный график для выборного офиса округа должен быть утвержден только избранным должностным лицом, ответственным за этот офис.

(f) Графики контроля документации могут составляться отдельно для каждого офиса или отдельно для каждого подразделения.

(g) Местное правительство, которое намеревается хранить все записи на постоянной основе или уничтожает только те записи, для которых не установлены сроки хранения в графике хранения записей, установленном в соответствии с Разделом 441.158 Правительственного кодекса не требуется составлять график контроля документации в соответствии с данным разделом.

(h) Утратил силу законами 2019 г., Закон 88, гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (б) (1), эфф. 1 сентября 2019.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 86, п. 29, эфф. 1 сентября 1995 г. С изменениями, внесенными законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H. B. 1962), Sec. 17, эфф. 1 сентября 2019.

(a) Срок хранения каждой записи в графике управления записями должен определяться руководящим органом или под его руководством, или избранным должностным лицом округа, в зависимости от обстоятельств.

(b) Срок хранения не может быть менее:

1. срок хранения, установленный законом, постановлением или постановлением суда штата или федеральным законом; или
2. – срок хранения записи, установленный в графике хранения записей, выпущенном комиссией.

(c) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (б) (2), эфф. 1 сентября 2019.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

[ПРОДАЕТСЯ]

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 86, п. 30, эфф. 1 сентября 1995 г. Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (б) (3), эфф.1 сентября 2019.

(a) При подготовке графика контроля документации, требуемого Разделом 203.041, сотрудник по управлению документами может отдельно перечислить те устаревшие записи, которые больше не создаются или не принимаются местным правительством или выборным окружным управлением, сроки хранения которых указаны в графике хранения записей, выпущенном комиссией. срок действия истек, и местное правительство или выборное должностное лицо округа хотят уничтожить.

(b) Списки устаревших записей, подлежащих уничтожению, должны быть рассмотрены или утверждены таким же образом, как графики контроля записей должны быть пересмотрены или утверждены в соответствии с Разделом 203.041 (e).

(c) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (б) (4), эфф. 1 сентября 2019.

(d) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (б) (4), эфф. 1 сентября 2019.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. Сентябрь1, 1989.

вернуться наверх

[ПРОДАЕТСЯ]

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 86, п. 31, эфф. 1 сентября 1995 г. Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (б) (5), эфф. 1 сентября 2019.

По требованию руководящего органа сотрудник по управлению записями должен вести точные списки уничтоженных записей, их объем и другую информацию о деятельности по управлению записями.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Местное самоуправление, созданное после 1 сентября 1989 года, должно выполнить требования статей 203.025, 203.026 и 203.041 в течение одного года с даты его создания.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Комиссия должна принять правила, устанавливающие стандарты для надлежащего хранения и хранения документации местного самоуправления, имеющей постоянную ценность. Комиссия может потребовать, чтобы определенные документы местного самоуправления, имеющие постоянную ценность, были созданы на бумаге постоянного длительного пользования, стандарты для которых устанавливаются правилами. Правила должны быть утверждены в соответствии с требованиями раздела 441.165 Правительственного кодекса.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п.1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 203.049. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОЙ СТОИМОСТИ.

(a) Руководящий орган или выборное должностное лицо округа может предложить передать документы постоянной ценности, которые не нужны в повседневной деятельности местного правительства, на хранение:

1. комиссия; или
2. другой орган местного самоуправления, который управляет архивом, библиотекой или музеем, который соответствует стандартам по хранению и хранению постоянных записей, установленным комиссией в соответствии с разделом 203.048.

(b) Передача постоянных документов другому местному правительству требует предварительного согласия директора и библиотекаря.

(c) При передаче постоянных записей в соответствии с данным разделом право собственности и контроль над записями, а также все права, относящиеся к записям, предоставленные законом первоначальному хранителю или избранному должностному лицу округа, принадлежат комиссии или местному правительству, которое получает записи.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п.1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 203.050. ПРОВЕРКА ПОСТОЯННЫХ ЗАПИСЕЙ.

(a) Директор и библиотекарь или уполномоченный представитель директора и библиотекаря имеют право проверять в офисах любого местного органа власти или выборного должностного лица округа состояние любой постоянной записи, к которой имеет доступ директор и библиотекарь или представитель. не ограничено законом. В соответствии с главой 552 Правительственного кодекса инспекция не является выдачей записи представителю общественности.

(b) Директор и библиотекарь должны в письменной форме довести до сведения руководящего органа или выборного должностного лица округа любой аспект хранения, обработки или использования документации, который ставит под угрозу ее выживание, и указать, какие меры должны быть приняты. правильно ухаживать и сохранять запись.

(c) Если после уведомления директора и библиотекаря, как предусмотрено Подразделом (b), руководящий орган или выборное должностное лицо округа не принимает необходимых мер для сохранения записи, директор и библиотекарь могут:

1. , если запись является устаревшей записью, создание которой больше не требуется по закону, потребовать и получить передачу записи на хранение комиссии; или
2. , если запись требуется для текущего использования местным самоуправлением, сделайте копии записи для сохранения комиссией.

(d) Стоимость передачи или копирования записей в соответствии с данным разделом оплачивается из средств комиссии.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (90), эфф. 1 сентября 1995 г.

вернуться наверх

Раздел 204.001. ОПРЕДЕЛЕНИЯ.

В этом разделе:

1. «Микрофильм» означает рулонную микрофильм, микрофишу и все другие форматы, полученные с помощью любого метода микрофотографии или других средств миниатюризации на пленке.
2. «Микрофильмирование» означает методы, процедуры и процессы, используемые для производства рулонных микрофильмов, микрофиш или других микрофотографических форматов.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Любые записи местных органов власти могут храниться на микрофильмах в дополнение к бумаге или другим носителям или вместо них, при условии соблюдения требований данной главы и правил, принятых в соответствии с ней.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

(a) Все микрофильмы, снятые до 1 июня 1990 г. в соответствии с предыдущим законодательством, проходят валидацию в той степени, в которой микрофильмы были произведены способом и в соответствии со стандартами, установленными предыдущим законодательством.

(b) В правилах, принятых в соответствии с Разделом 204.004, комиссия может установить процедуры ретроспективной сертификации несертифицированных или неправильно сертифицированных микрофильмов, произведенных до 1 апреля 1990 г., которые в остальном соответствуют стандартам, установленным предыдущим законодательством.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

(a) Комиссия должна принять правила не позднее 1 апреля 1990 г., устанавливающие стандарты и процедуры для микрофильмирования записей местных органов власти. Правила должны быть утверждены в соответствии с требованиями раздела 441.165 Правительственного кодекса.

(b) Правила должны предписывать:

1. стандарты качества пленки, разрешения, плотности, четкости и химической стабильности;
2. испытаний и других методов контроля, необходимых для установления соответствия установленным стандартам;
3. процедур для проверки точности записи записей;
4. процедур по сертификации микрофильмированных записей;
5. стандартов использования редакционных и технических заданий на микрофильмах;
6. стандартов на изготовление использованных копий и хранение оригинальных негативов на микрофильмах;
7. процедур маркировки и индексации микрофильмированных записей;
8. процедур, устанавливающих порядок видеозаписи судебных материалов;
9. процедур снятия судимости на микрофильме по постановлению суда;
10. стандартов для компьютерного вывода микрофильмов; и
11. стандартов для обеспечения доступа представителей общественности к записям на микрофильмах, на которые они имеют право по закону.

(c) В правилах, принятых в соответствии с этим разделом, комиссия может устанавливать различные стандарты и процедуры для микрофильмирования:

1. любая постоянная запись;
2. любой отчет муниципального, судебного, окружного или районного суда; или
3. любая запись, доступ к которой ограничен в соответствии с главой 552 Правительственного кодекса или другими законами штата.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. Изменен Законом 1995 г., 74-й лег., гл. 76, п. 5.95 (90), эфф. 1 сентября 1995 г.

вернуться наверх

Директор и библиотекарь должны контролировать стандарты, касающиеся микрофильмирования, разработанные для использования федеральными агентствами или принятые национальными организациями, которые разрабатывают и устанавливают стандарты в области управления информацией и записями, чтобы рекомендовать комиссии любые необходимые поправки к правилам.

Добавлен законами 1989 г., 71-й этап., гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Индекс к записи микрофильма должен содержать ту же информацию, которая может требоваться законодательством штата для индекса к той же записи, если она не микрофильмирована.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

(a) Оригинал записи, которая была микрофильмирована в соответствии с настоящей главой и правилами, принятыми в соответствии с ней, может быть уничтожен до истечения срока его хранения в соответствии с графиком хранения записей, выпущенным комиссией.

(b) Список уничтоженных оригиналов микрофильмированных записей должен быть подан ответственному за ведение документации.

(c) Запись на микрофильме должна храниться до истечения срока хранения исходной записи.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. Изменено: Законы 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 18, эфф. 1 сентября 2019.

вернуться наверх

[ПРОДАЕТСЯ]

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H. B. 1962), Sec. 20 (б) (5), эфф. 1 сентября 2019.

(a) Орган местного самоуправления или выборное должностное лицо округа по запросу директора и библиотекаря должны предоставить комиссии копию микрофильма любой постоянной записи, доступ к которой не ограничен законом.

(b) Комиссия должна возместить местному правительству или выборному должностному лицу округа стоимость копии. Если копирование фильма выполняется местным правительством или избранным должностным лицом округа, его стоимость должна быть такой же, как та, которую органы штата уплачивают библиотеке штата Техас за аналогичную копию микрофильма. Если копирование пленки производится коммерческой службой микрофильмирования по контракту с местным правительством или выборным должностным лицом округа, стоимость копии не может превышать стоимости, уплаченной местным правительством или выборным должностным лицом округа за копию по контракту.

(c) Директор и библиотекарь или сотрудник комиссии не могут предоставлять заверенные копии записи на микрофильме, полученные в соответствии с данным разделом, без согласия местного хранителя записи.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

(a) Комиссия может разработать программу сертификации коммерческих хранилищ микрофильмов для хранения оригинальных негативов микрофильмов записей местных органов власти.

(b) Если комиссия устанавливает программу сертификации, применяются процедуры данного подраздела. По запросу коммерческого хранилища директор и библиотекарь или представитель директора и библиотекаря должны осмотреть помещение, чтобы определить, соответствует ли оно минимальным стандартам, установленным комиссией в соответствии с разделом 204.004 для хранения микрофильмов записей местного самоуправления. . Если коммерческое хранилище соответствует минимальным стандартам, установленным комиссией, название хранилища должно быть добавлено в список сертифицированных хранилищ, который должен быть подготовлен директором и библиотекарем и предоставлен по запросу местному правительству, выборному должностному лицу округа. , или другое заинтересованное лицо.Осмотр и сертификация складских помещений производятся на платной основе, определяемой комиссией.

(c) Комиссия должна определить период действия сертификата, выполненного в соответствии с данным разделом.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

(a) Запись на микрофильме, созданная в соответствии с настоящей главой и правилами, принятыми в соответствии с ней, включая микрофильм, утвержденный Разделом 204.003, является оригинальной записью и принимается любым судом или административным органом этого государства.

(b) Если выдается и заверяется регистратором местного самоуправления, копия на бумаге или пленке микрофильмированной записи должна приниматься судом или административным органом этого штата в качестве заверенной копии оригинальной записи.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 205.001. ОПРЕДЕЛЕНИЯ.

В этом разделе:

1. «Электронное хранилище» означает ведение записей местных органов власти в форме цифровых электронных сигналов на жестком диске компьютера, магнитной ленте, оптическом диске или аналогичном машиночитаемом носителе.
2. «Данные регистрации местного самоуправления» означает информацию, которая согласно закону, постановлению, постановлению суда, постановлению или административной процедуре в местном правительстве включает запись местного самоуправления, как это определено в Разделе 201.003.
3. «Исходный документ» означает запись местного самоуправления, из которой получены данные записи местного самоуправления для электронного хранения. Термин не включает резервные копии данных на любых носителях, созданных из электронного хранилища.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 205.002. РАЗРЕШЕНИЕ.

Любые регистрационные данные органов местного самоуправления могут храниться в электронном виде в дополнение к исходным документам на бумаге или других носителях или вместо них, при условии соблюдения требований данной главы и правил, принятых в соответствии с ней.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 205.003. ПРИНЯТИЕ СТАНДАРТОВ И ПРОЦЕДУР.

(a) Комиссия должна принять правила, устанавливающие стандарты и процедуры для электронного хранения любых архивных данных местного самоуправления, имеющих постоянную ценность, и может принять правила, устанавливающие стандарты и процедуры для электронного хранения любых архивных данных местного самоуправления, срок хранения которых составляет не менее 10 лет по графику хранения документации, выданному комиссией.Правила должны быть утверждены в соответствии с требованиями раздела 441.165 Правительственного кодекса.

(b) Что касается типов регистрационных данных местных органов власти, охватываемых Подразделом (а), правила могут требовать или предписывать:

1. стандарты и процедуры для создания резервных или сохраненных копий данных местных органов власти на бумаге, микрофильмах, электронных или других утвержденных носителях;
2. стандартов и процедур для повторного копирования или копирования магнитной ленты, оптического диска или аналогичного машиночитаемого носителя, на котором хранятся данные записей органов местного самоуправления;
3. стандартов и процедур для физического хранения и обслуживания магнитных лент, оптических дисков или аналогичных машиночитаемых носителей;
4. стандартов и процедур для обеспечения доступа представителей общественности к хранящимся в электронном виде данным местного самоуправления, на которые они имеют право по закону; и
5. других стандартов и процедур, которые комиссия считает необходимыми для обеспечения доступности, удобочитаемости или целостности данных регистрации органов местного самоуправления.

Добавлен Законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 205.004. ПРАВИЛА, КОТОРЫЕ БУДУТ ОБНОВЛЕНЫ.

Директор и библиотекарь должны контролировать стандарты и процедуры, относящиеся к электронному хранилищу, разработанные для использования федеральными агентствами или принятые национальными организациями, которые разрабатывают и устанавливают стандарты в области управления записями и информацией, чтобы рекомендовать комиссии любые необходимые поправки к правилам. .

Добавлен законами 1989 г., 71-й этап., гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 205.005. ПРАВИЛА ВЕРХОВНОГО СУДА.

Эта глава не предназначена для противоречия с подразделом I главы 51 Правительственного кодекса, касающимся электронной подачи определенных документов в районные и окружные суды. Комиссия должна включить любые правила, принятые в соответствии с данным подразделом, в свои собственные.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

вернуться наверх

Раздел 205.006. ИНДЕКС.

Указатель данных записей местных органов власти, хранящихся в электронном виде, должен содержать ту же информацию, которая может требоваться по закону штата для указателя к исходному документу, если применимо.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 205.007. ЗАПРОСЫ РАЗРЕШЕНИЯ НА ЭЛЕКТРОННОЕ ХРАНЕНИЕ.

[ПРОДАЕТСЯ]

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г. Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., гл. 533 (H. B. 1962), Sec. 20 (б) (5), эфф. 1 сентября 2019.

Раздел 205.008. УНИЧТОЖЕНИЕ ИСХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

(a) Исходный документ, если таковой имеется, для хранящихся в электронном виде данных записей местных органов власти, подпадающих под правила, принятые в соответствии с Разделом 205.003 (a), может быть уничтожен или возвращен лицу, подавшему его для записи.

(b) Магнитная лента, оптический диск или аналогичный носитель, содержащий данные записей местных органов власти, а также оборудование и программное обеспечение, необходимые для обеспечения доступа к ним, должны храниться в местных органах власти или быть доступными для местных органов власти до истечения срока действия срок хранения всех исходных документов в соответствии с правилами, принятыми в этой главе.

(c) Исходный документ, если таковой имеется, для хранящихся в электронном виде данных записей местных органов власти, не подпадающих под правила, принятые в соответствии с Разделом 205.003 (a), может быть уничтожен до истечения срока хранения исходного документа в графике хранения записей, выпущенном комиссионные, если магнитная лента, оптический диск или аналогичный носитель, а также аппаратное и программное обеспечение, необходимое для обеспечения доступа к данным местных органов власти на носителе, сохраняются в течение периода хранения, указанного в расписании.И наоборот, магнитная лента, оптический диск или аналогичный носитель может быть стерта, перезаписана или уничтожена до истечения срока хранения исходного документа для данных записей местного самоуправления, не подпадающих под правила, принятые в соответствии с разделом 205.003 (а), если исходный документ, если таковой имеется, сохраняется до истечения срока его хранения или, если исходный документ уже уничтожен, с магнитной ленты, оптического диска или аналогичного носителя создаются бумажные или микропленочные копии перед уничтожением или стиранием и сохраняются до истечения срока хранения исходного документа.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

С изменениями, внесенными законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 19, эфф. 1 сентября 2019.

вернуться наверх

Раздел 205.009. ОТКАЗ В ДОСТУПЕ ЗАПРЕЩЕН.

Лицо по контракту или соглашению с местным правительством или избранным должностным лицом округа о создании, хранении или хранении данных записей органов местного самоуправления в электронном виде или для предоставления услуг, оборудования или средств для создания, регистрации или хранения не может, в соответствии с при любых обстоятельствах, отказывать в своевременном предоставлении данных регистрации местного самоуправления местному правительству в формате, доступном и пригодном для использования местным самоуправлением.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 1, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 205.010. УВЕДОМЛЕНИЕ О НАРУШЕНИИ БЕЗОПАСНОСТИ МЕСТНЫМ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ.

(a) В этом разделе:

1. «Нарушение безопасности системы» имеет значение, определенное в Разделе 521.053 Кодекса ведения бизнеса и торговли.
2. «Конфиденциальная личная информация» имеет значение, определенное Разделом 521.002 Кодекса ведения бизнеса и торговли.

(b) Органы местного самоуправления, которые владеют, лицензируют или хранят компьютеризированные данные, которые включают конфиденциальную личную информацию, должны соблюдать, в случае нарушения безопасности системы, требования об уведомлении Раздела 521.053, Кодекс коммерции и бизнеса, в той же степени, что и лицо, которое ведет бизнес в этом штате.

Добавлен законами 2009 г., 81-й лег., Р.С., гл. 419 (H.B. 2004), п. 6, эфф. 1 сентября 2009 г.

вернуться наверх

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОД
Раздел 4. Исполнительная власть
Подзаголовок D. История, культура и образование

Раздел 441.091. ОПРЕДЕЛЕНИЕ.

В данном подразделе «запись округа» означает любой документ, бумагу, письмо, книгу, карту, фотографию, звук или видеозапись, микрофильм, магнитную ленту, электронный носитель или другой носитель записи информации, независимо от физической формы или характеристик и независимо от о том, является ли общественный доступ к нему открытым или ограниченным в соответствии с законами штата, созданным или полученным округом или участком, или любым округом или участковыми должностными лицами или служащими, включая районного клерка, в соответствии с законом, в том числе постановлением или приказом комиссары суда графства, или в сделке государственного бизнеса.В термин не входят:

1. дополнительных идентичных копий документов, созданных только для удобства справок или исследований должностными лицами или сотрудниками округа или участкового;
2. заметок, журналов, дневников и аналогичных документов, созданных сотрудником округа или участкового или сотрудником для личного удобства сотрудника или сотрудника;
3. бланков;
4. фондовых изданий;
5. библиотечных и музейных материалов, приобретенных исключительно для ознакомления или демонстрации;
6. копий документов на любых носителях, предоставленных представителям общественности, на которые они имеют право в соответствии с главой 552 или другим законодательством штата; или
7. любые записи, переписка, заметки, меморандумы или документы, кроме окончательного письменного соглашения, описанного в Разделе 2009.054 (c), связанный с делом, проводимым в соответствии с альтернативной процедурой разрешения споров, в которой сотрудники государственного департамента или учреждения, местного правительства, специального района или другого политического подразделения государства участвовали в качестве стороны при содействии в качестве беспристрастной третьей стороны , или в качестве администратора системы или организации по разрешению споров.

Закон 1987 г., 70-й лег., Гл. 147, п. 1, эфф. 1 сентября 1987 г. С поправками, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 123, п.1, эфф. 1 сентября 1989 г .; Акты 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (96), эфф. 1 сентября 1995 г .; Закон 1997 г., 75-й лег., Гл. 31, п. 2, эфф. 1 сентября 1997 г .; Акты 1999 г., 76-й лег., Гл. 1352, п. 2, эфф. 1 сентября 1999 г.

вернуться наверх

Раздел 441.094. ЗАПИСЫВАЕТ ГРАФИК И ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ.

(a) Отменена законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 85 (3), эфф. 1 сентября 1989 г.

(b) График записи должен:

1. содержат список по названию записи записей округа, которые должны быть запланированы; и
2. предписывает минимальный срок хранения для каждой записи, который должен быть не меньше срока, установленного законом или руководством округа, или указывает, что срок хранения для записи будет назначен позже.

(c) График записи может:

1. содержат список всех записей округа, хранящихся у хранителя, или список только тех записей, которые должны быть запланированы; и
2. содержат список материалов, которые исключены из определения записи округа Разделом 441.091 и хранятся у хранителя, а сроки хранения назначаются хранителем.

(d) Хранитель может вносить поправки в график учета или план выполнения.

(e) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (а) (1), эфф. 1 сентября 2019.

законы 1987 г., 70-й лег., Гл. 147, п. 1, эфф. 1 сентября 1987 г. С поправками, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 123, п. 2, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 441.0945. УДАЛЕНИЕ ЗАПИСАННЫХ ОТЧЕТОВ.

(a) Учетная запись округа может быть уничтожена, если она указана в действующем графике учета и плане реализации и либо истек срок ее хранения, либо она была микрофильмирована или сохранена в электронном виде в соответствии с применимым законодательством.

(b) Срок хранения записи, указанный в графике записи и плане реализации, должен быть не меньше срока хранения записи, установленного в графике хранения записей, изданном комиссией.

(c) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (а) (2), эфф. 1 сентября 2019.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 123, п. 3, эфф. 1 сентября 1989 г. С изменениями, внесенными законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п.6, эфф. 1 сентября 2019.

вернуться наверх

Раздел 441.095. УТИЛИЗАЦИЯ НЕСПЛАТНЫХ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ.

(a) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (а) (3), эфф. 1 сентября 2019.

(b) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (а) (3), эфф. 1 сентября 2019.

(c) Утратил силу законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 20 (а) (3), эфф. 1 сентября 2019.

(d) Хранитель может избавиться от записи округа, которая не указана в графике хранения документации, выпущенном комиссией, если не позднее, чем за 10 дней до даты уничтожения записи, хранитель хранит и записывает уведомление с графства клерка.В уведомлении должна быть указана запись, подлежащая уничтожению, способ ее уничтожения и дата ее уничтожения. В день подачи уведомления окружной клерк отправляет его копию таким же образом, как и уведомление о собрании в соответствии с главой 551.

(e) Хранитель может уничтожить запись в любое время после того, как уведомление, требуемое Подразделом (d), было отправлено в течение 10 дней клерком округа.

(f) Учетная запись округа может быть уничтожена только путем продажи или пожертвования для целей переработки, измельчения, сжигания, захоронения на свалке или варки целлюлозы.

(g) Лицо не несет гражданской ответственности за уничтожение записи в соответствии с данным подразделом.

законы 1987 г., 70-й лег., Гл. 147, п. 1, эфф. 1 сентября 1987 г. С поправками, внесенными законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 123, п. 4, эфф. 1 сентября 1989 г .; Акты 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (79), эфф. 1 сентября 1995 г. С изменениями, внесенными законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 7, эфф. 1 сентября 2019.

вернуться наверх

Раздел 441.158. МЕСТНОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО ЗАПИСЫВАЕТ ГРАФИК УДЕРЖАНИЯ.

(a) Директор и библиотекарь под руководством комиссии должны подготовить и бесплатно распространить среди сотрудников органов управления записями затронутых местных органов власти графики хранения документации для каждого типа местного самоуправления, включая график для записей, общих для всех. типы местного самоуправления. Графики утверждаются комиссией по правилам.

(b) Каждый график хранения записей должен:

1. перечислить различные типы записей соответствующего местного самоуправления;
2. указывает срок хранения, установленный федеральным законом или законом штата, постановлением суда или постановлением для записей, для которых установлен срок; и
3. предписывают периоды хранения для всех других записей, которые имеют такой же эффект, как если бы это было предписано законом, после того, как график хранения записей утвержден в качестве правила комиссии.

(c) При подготовке графиков хранения документации директор и библиотекарь должны проконсультироваться с хранителями и другими должностными лицами местных органов власти, на записи которых влияют графики, и с соответствующими государственными органами.

(d) Утратил силу законами 2009 г., 81-й лег., R.S., Ch. 983, п. 26 (7), эфф. 1 сентября 2009 г.

(e) После утверждения графика хранения документации срок хранения записи, предписанный новым или измененным федеральным законом или законом штата, правилом суда или постановлением, который отличается от графика хранения записей, имеет преимущественную силу над периодом, установленным в расписание.

(f) Срок действия истек.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 2, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 86, п. 22, эфф. 1 сентября 1995 г. С изменениями, внесенными законами 2009 г., 81-й лег., РС, гл. 983 (H.B. 3756), гл. 26 (7), эфф. 1 сентября 2009 г.

вернуться наверх

Раздел 441.159. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ СРОКИ ХРАНЕНИЯ В РУКОВОДСТВЕ ПО УЧЕТАМ ОКРУГА.

Сроки хранения документов округа, содержащиеся в руководстве по учетным записям округа, или любые поправки к руководству, утвержденные до 1 сентября 1989 г., как это предусмотрено в соответствии с предыдущим законодательством, являются действительными и имеют такое же действие, как периоды хранения в графике хранения документации, принятом в соответствии с разделом 441.158. Любые изменения сроков хранения в руководстве после 1 сентября 1989 г. должны соответствовать разделу 441.160.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 2, эфф. 1 сентября 1989 г.

Раздел 441.160. ИЗМЕНЕНИЯ К ГРАФИКУ УДЕРЖАНИЯ ЗАПИСЕЙ.

Графики хранения записей могут быть пересмотрены, и изменения вступят в силу в соответствии с их условиями, если они утверждены и приняты таким же образом, как это предусмотрено Разделом 441.158.

Добавлен законами 1989 г., 71-й этап., гл. 1248, п. 2, эфф. 1 сентября 1989 г.

С изменениями, внесенными законами 2009 г., 81-й лег., Р.С., гл. 983 (H.B. 3756), гл. 15, эфф. 1 сентября 2009 г.

Раздел 441.166. ПРАВИЛА ГОСУДАРСТВЕННОГО АГЕНТСТВА.

Агентство штата, кроме комиссии, Верховного суда Техаса или Апелляционного суда по уголовным делам, не может требовать от местного правительства хранить запись в течение какого-либо определенного периода времени, если только требования не установлены федеральным законом или постановлением, законом штата. , или правила, принятые агентством в соответствии с главой 2001.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 2, эфф. 1 сентября 1989 г. С поправками, внесенными законами 1995 г., 74-й лег., Гл. 76, п. 5.95 (50), эфф. 1 сентября 1995 г.

вернуться наверх

Раздел 441.167. ПОМОЩЬ И ИНФОРМАЦИЯ.

Директор и библиотекарь могут назначать сотрудников комиссии для оказания помощи и информации местным органам власти по вопросам управления документами в соответствии с Подзаголовком C раздела 6 Кодекса местного самоуправления или правилами, принятыми в соответствии с ним.

Добавлен законами 1989 г., 71-й лег., Гл. 1248, п. 2, эфф. 1 сентября 1989 г. С изменениями, внесенными законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 9, эфф. 1 сентября 1999 г.

Раздел 441.168. МИКРОСЪЕМКА И ХРАНЕНИЕ ЗАПИСЕЙ МЕСТНОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА.

(a) По запросу местного самоуправления директор и библиотекарь могут обеспечить микрофильм или хранение записей местного самоуправления этого местного самоуправления. С этой целью записи местных органов власти открыты для директора и библиотекаря.

(b) Комиссия должна установить плату за микрофильмирование и хранение документов местного самоуправления в суммах, достаточных для покрытия расходов на администрирование и расширение услуг по микрофильмированию и хранению в отделе управления документами в государственной библиотеке с целью реализации подраздела ( а). Сборы, полученные в соответствии с данным разделом, должны быть депонированы в государственную казну на счет, который будет использоваться только для покрытия расходов на администрирование и расширение услуг микрофильмирования и хранения.

(c) Директор и библиотекарь могут разрешить государственному архивному центру обеспечить экономичное и эффективное хранение, доступность, защиту и окончательное уничтожение неактивных и жизненно важных архивов местных органов власти в соответствии с данным разделом.

Добавлен Законами 1991 г., 72-й лег., Гл. 738, п. 1, эфф. 26 августа 1991 г. С изменениями, внесенными законами 2011 г., 82-й лег., Р.С., гл. 1145 (H.B.1844), гл. 1, эфф. 17 июня 2011г.

вернуться наверх

Раздел 441.169 ОБЯЗАННОСТИ МЕСТНЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВ.

Каждое самоуправление должно:

1. предоставить директору и библиотекарю имя сотрудника местного самоуправления по ведению документации, указанного в соответствии с разделом 203.001 Кодекса местного самоуправления или назначенного в соответствии с разделом 203.025 Кодекса местного самоуправления, а также имя нового сотрудника в случае изменения;
2. представляет план, распоряжение или приказ об учреждении программы управления документами и любые поправки к плану, распоряжению или распоряжению директору и библиотекарю в соответствии с требованиями Разделов 203.005 и 203.026, Кодекс местного самоуправления;
3. уведомить комиссию по крайней мере за 10 дней до уничтожения записи местного органа власти, которая не фигурирует в графике хранения документации, выпущенном комиссией; и
4. подает директору и библиотекарю письменное свидетельство, как это предусмотрено Разделом 203.041 Кодекса местного самоуправления, о том, что местное правительство подготовило график контроля документации, который:
   • устанавливает срок хранения для каждой записи местного самоуправления в соответствии с требованиями Подглавы C главы 203 Кодекса местного самоуправления; и
   • соответствует графику хранения документации местных органов власти, распространенному директором и библиотекарем в соответствии с разделом 441.158 и любые другие государственные и федеральные требования.

Добавлен законами 2019 г., 86-й лег., Гл. 533 (H.B. 1962), п. 10, эфф. 1 сентября 2019.

Как обеспечить сохранение официальных документов Трампа

Вице-президент Джо Байден является предполагаемым победителем президентских выборов. Несомненно, в списке дел Байдена много дел, но совсем не невероятно, что администрация Байдена – и контролируемая демократами Палата представителей – будут исследовать крайности администрации Трампа.Что им для этого потребуется? Доступ к президентским архивам, хранящимся в Белом доме, и федеральным архивным документам, хранящимся в соответствующих агентствах.

Но есть одна проблема: официальные лица Трампа могут стремиться уничтожить конфиденциальные документы в период неудач. Перспектива того, что чиновники администрации Трампа уничтожат документы во время переходного периода, уже поднималась надзорными группами и средствами массовой информации. И эти опасения могут быть вполне обоснованными. Администрация Трампа проявила всеобщее пренебрежение верховенством закона и вряд ли будет сотрудничать в переходный период.Более того, администрация до сих пор упорно сопротивлялась усилиям по надзору, и даже до перехода было несколько сообщений о несоблюдении Белым домом Трампа требований к сохранности Закона о президентских записях.

Уничтожение документов во время смены президента может считаться федеральным преступлением, но в текущем правовом режиме есть недостатки, которые могут затруднить привлечение к ответственности должностных лиц, причастных к этим действиям.К счастью, Конгресс и даже обычные граждане могут предпринять немедленные шаги для предотвращения таких чисток документов и для обеспечения того, чтобы злоумышленники, которые так или иначе действовали, подверглись санкциям или судебному преследованию.

Недостаточная правовая защита

Уничтожение президентских или ведомственных документов может привести к нарушению нескольких законодательных актов, хотя у каждого из них есть заметные ограничения. Закон о федеральных записях и Закон о президентских записях требует, чтобы определенные документы, находящиеся в ведении федеральных агентств и Белого дома, соответственно, сохранялись.Но эти гражданские положения не могут отпугнуть плохих игроков, особенно тех, кого не беспокоит будущая карьера в правительстве. Закон о президентских записях был назван беззубым из-за отсутствия в нем какого-либо реального механизма правоприменения, и после того, как официальные лица покинули федеральное правительство, они больше не подвергаются неблагоприятным кадровым действиям за нарушения Закона о федеральных записях. Таким образом, угроза уголовных санкций может быть более эффективным сдерживающим фактором.

Два основных положения уголовного законодательства, касающихся уничтожения государственных архивов, содержатся в 18 U.S.C. § 1361 и 18 U.S.C. § 2071. Они применяются к «умышленному» уничтожению государственной собственности США и государственных документов США соответственно. Однако, по признанию Министерства юстиции, эти положения содержат некоторые заметные недостатки. Это конкретные преступления с умыслом, а это означает, что правительство должно доказать, что обвиняемый действовал, зная, что они нарушали закон. Прокуратурам может быть очень трудно доказать это требование о «умышленности», и оно может отговорить их от предъявления обвинений.

Более того, для того, чтобы привести к осуждению за уголовное преступление в соответствии с 18 U.S.C. § 1361, правительство должно доказать, что ущерб от разрушения превышает 1000 долларов. Это может быть сложно доказать, имея дело с федеральными записями, которые не имеют внутренней ценности. И хотя 18 U.S.C. § 2017 не содержит порогового значения в долларах, его максимальное наказание составляет всего три года, что может легко привести к испытательному сроку для впервые нарушителя и, следовательно, не может быть эффективным сдерживающим фактором.

Кроме того, вполне возможно, что министерство юстиции Байдена не будет заинтересовано в проведении уголовных расследований против бывших чиновников администрации Трампа.Возможно, возникнет желание перевернуть страницу о годах правления Трампа, и судебное преследование этих должностных лиц может отвлечь внимание, которого администрация Байдена может попытаться избежать в этой резко разделенной политической атмосфере. Даже если это не так, юридические препятствия, упомянутые выше, упростят для упорных прокуроров отказываться от дел, которые они устали возбуждать по неправовым причинам.

Позвольте повесткам в Конгресс лететь

К счастью, есть и другие механизмы предотвращения массового уничтожения документов.Во-первых, соответствующие комитеты в Палате представителей направят ряд повесток в Белый дом Трампа и федеральные агентства. У этой стратегии есть два важных преимущества.

Во-первых, повестки в Конгресс могут достигать президентских рекордов – в отличие от запросов Закона о свободе информации (FOIA), которые описаны в следующем разделе этой статьи. Существует более высокий риск того, что должностные лица администрации Трампа уничтожат президентские записи, контролируемые Белым домом, поэтому выдача повесток в конгресс имеет решающее значение (усилия по уничтожению могут столкнуться с большим сопротивлением со стороны профессиональных чиновников в федеральных агентствах, а также более бесполезны, поскольку записи агентства могли распространяться в более широком смысле).

Во-вторых, уничтожение документов в связи с повесткой в ​​Конгресс влечет за собой возможность предъявления нескольких дополнительных уголовных обвинений, связанных с воспрепятствованием отправлению правосудия. Эти законы предусматривают гораздо более суровые приговоры, чем положения, изложенные выше, и прокурору будет легче выполнить требования о намерениях, если документы будут уничтожены перед лицом широко разрекламированной повестки в суд – не будет никаких сомнений в том, что должностное лицо знало об этом. разрушение было незаконным. Кроме того, прокуроры всегда хотят рассказать историю, и дело, когда обвиняемый уничтожил документы, которые были связаны с ожидающей повесткой в ​​суд, является гораздо более привлекательным.Законы, которые могут применяться к такому уничтожению, включают 18 USC §1512 (c) – ключевое положение, добавленное пост-энронными реформами в Законе Сарбейнса-Оксли, который предусматривает наказание до 20 лет, а также 18 U.S.C. § 1519 и 18 U.S.C. Статья 1505.

Для реализации этой стратегии председателям соответствующих комитетов в Палате представителей необходимо будет действовать быстро, чтобы получить повестки в суд. Кроме того, поскольку все повестки, выданные сейчас, истекают, когда нынешний Конгресс завершится 2 января 2021 года, новому Конгрессу потребуется быстро выпустить новые повестки, чтобы они оставались в силе до конца срока полномочий Трампа.У вновь созванной Палаты может уйти несколько дней на то, чтобы организовать структуру комитета, но откладывать это не следует.

Эта стратегия может помочь предотвратить возможное уничтожение документов во время перехода, давая время для завершения юридических процессов. Что касается повесток в суд, которые направляются федеральным агентствам, новая администрация Байдена, скорее всего, добровольно выполнит разумные требования после вступления в должность (при условии возможного использования некоторых привилегий исполнительной власти).Палате представителей придется инициировать судебный процесс, чтобы получить президентские записи из уходящего в отставку Белого дома Трампа, что поднимет новые вопросы о способности Конгресса получить доступ к документам бывшего президента, хранящимся в Национальном архиве. Хотя публичный доступ к таким записям обычно не разрешен в течение как минимум пяти лет (который может быть продлен до 12 лет), Закон о президентских записях разрешает более ранний доступ по запросам Конгресса, «если такие записи содержат информацию, которая необходима для ведения бизнеса. и это недоступно иным образом.”

Уже есть вызовы в Конгресс в связи со скандалом на Украине, который привел к импичменту президента Трампа, а также повестки в суд, касающиеся финансовых отчетов Трампа и задержек в работе Почтовой службы США, которые могли повлиять на рассылку бюллетеней по почте, но они должны быть возобновлены соответствующие комитеты Палаты представителей при созыве нового Конгресса в январе. И есть бесчисленное множество других тем, которые в настоящее время не являются предметом активных повесток, которые могут быть рассмотрены, включая записи, касающиеся незаконного использования государственных ресурсов в поддержку кампании по переизбранию Трампа, злоупотребления Трампом своими полномочиями по помилованию, политического вмешательства в Министерство юстиции, и разлучение с семьей.

Безусловно, у этой стратегии есть некоторые ограничения: она требует, чтобы председатели комитетов Палаты представителей действовали быстро и агрессивно, чего они не всегда делали до сих пор. И им придется обратиться в суд, чтобы принудить к судебной повестке в президентские архивы, что может затянуться на годы. Но как средство предотвращения уничтожения документов в переходный период эта стратегия могла бы быть весьма эффективной из-за сдерживания, обеспечиваемого потенциальными блокирующими зарядами.

Приказы о сохранении в случаях FOIA

Второй вариант предотвращения уничтожения документов – судебный процесс по закону FOIA.У этой стратегии есть явное преимущество: она не зависит от действий Демократического Конгресса или Министерства юстиции Байдена. Обычные граждане или группы защиты интересов могут инициировать запросы, и после подачи иска в федеральный суд судьи могут взять на себя право исполнения. Если должностное лицо Трампа умышленно нарушит постановление суда, последствия могут быть серьезными – даже без действий Министерства юстиции.

Судьи обладают очень широкими полномочиями в отношении неуважения к суду.Если бы должностное лицо уничтожило документы, подпадающие под действие приказа о сохранении, процедура о неуважении к суду могла бы открыть ответчикам-агентствам возможность раскрыть обстоятельства, связанные с уничтожением, что фактически позволило бы адвокату запрашивающего FOIA выступить в качестве следователя, и в конечном итоге могло бы привести к уголовному или гражданские санкции против агентств и отдельных должностных лиц.

Я могу поговорить с некоторым опытом по этому вопросу. Работая адвокатом в ЦРУ, я защищал агентство в судебном разбирательстве о неуважении к суду, которое было возбуждено после уничтожения видеозаписей допросов (само уничтожение произошло до того, как я присоединился к агентству).Я также защищал ЦРУ в последующем судебном разбирательстве по закону FOIA, в котором это разрушение было названо основанием для недоверия агентству. Хотя ЦРУ в конечном итоге избежало пули и не проявило презрения к уничтожению пленок, судебное разбирательство по делу о неуважении к делу было довольно болезненным и вызвало серьезные страдания внутри агентства. В деле с записями было также несколько смягчающих факторов, которые могут не помочь должностным лицам Трампа, уничтожающим записи, в том числе тот факт, что крайне засекреченные записи ЦРУ были маловероятны, если бы они не были уничтожены.

Уже ведется множество незавершенных дел по закону о свободе информации, требующих широкого спектра отчетов агентств о скандалах с администрацией Трампа. И даже если в настоящее время дело не возбуждено, новое судебное разбирательство может быть инициировано в течение 20 рабочих дней с момента подачи запроса по закону о свободе информации, при условии, что соответствующее агентство не ответит по существу в течение этого периода времени.

В каждом из этих случаев лица, запрашивающие FOIA, могли просить суд издать ордер на охрану агентств-ответчиков и их должностных лиц. Приказы о сохранении редки в судебных процессах по закону о свободе информации, но есть недавние примеры их выдачи судами, и в некоторых случаях здесь, безусловно, можно привести убедительный аргумент.Несмотря на то, что применимое прецедентное право недостаточно развито, суды, оценивая необходимость в постановлении о сохранении, обычно взвешивают степень озабоченности по поводу продолжения сохранности доказательств, непоправимый ущерб, который может возникнуть в результате уничтожения, и любые трудности, вызванные выдачей ордера на сохранение. Таким образом, эту тактику следует использовать выборочно, если соответствующие записи хранятся политическими назначенцами (не карьерными чиновниками) и где риск уничтожения очевиден.

Хотя федеральные чиновники, которые уничтожают записи, отвечающие на незавершенные запросы FOIA, могут столкнуться с юридическим риском, несмотря на это, выдача распоряжения суда о хранении имеет несколько преимуществ.Во-первых, уничтожение будет прямым нарушением явного постановления суда, что повысит вероятность признания неуважения к суду; судьям не нравится, когда их приказы нарушаются.

Во-вторых, когда выдается приказ о сохранении, Министерство юстиции будет нести ответственность за информирование соответствующих должностных лиц агентства о существовании приказа. Если должностные лица администрации Трампа уничтожат записи после того, как их проинформируют о постановлении о сохранении, они не только рискуют быть уличенными в неуважении, но и упростят для прокурора установление требования о умысле в соответствии с различными уголовными законами.По этой причине стороны в судебном процессе могут настаивать на том, чтобы приказы о сохранении были специально доставлены всем политическим должностным лицам, которые будут уходить из правительства, особенно если эти должностные лица могут иметь личные записи (например, электронные письма на личных счетах), которые потенциально могут реагировать на ожидающие запросы FOIA. . Если эти официальные лица уничтожат соответствующие записи после того, как им будет вручен приказ о сохранении, не будет никаких сомнений в том, что уничтожение было преднамеренным.

Одним из ограничений этой стратегии является то, что президентские записи не подпадают под действие закона о свободе информации.Однако запросы FOIA потенциально могут попадать в записи Белого дома, которые были распространены среди агентств, или записи агентств, которые отражают сообщения Белого дома, и тем, кто запрашивает FOIA, следует подумать о том, чтобы адресовать такие записи своим запросам. Тот факт, что запись была отправлена ​​Белым домом, не означает автоматически, что она является президентской записью, освобожденной от FOIA. Будут ли эти записи в конечном итоге подпадать под действие Закона о свободе информации, потребуется оценка с учетом фактов, основанная на обстоятельствах, связанных с созданием, владением, контролем и использованием каждого документа.Соответственно, ни одно агентство не может безопасно удалить эти записи, пока находится на рассмотрении дело FOIA о поиске этих записей.

Целью такого подхода было бы в первую очередь успешно отговорить чиновников администрации Трампа от уничтожения записей. Если они все равно будут действовать, то могут столкнуться с серьезными санкциями со стороны судьи, ведущего дело. Хотя я полностью уверен, что преданные своему делу должностные лица в федеральных агентствах будут сопротивляться любым попыткам уничтожить записи, я не могу сказать то же самое о политических назначенных администрацией Трампа – и поэтому эту стратегию стоит придерживаться.