Правила архивирования кадровых документов

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более). Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно.

Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

• оформлению дел;
• описи документов.

Правила формирования дел

1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным.

3. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело.

На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

4. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру.

5. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия). Как правило, это касается переписки.

6. Проекты, дублетные экземпляры и документы, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.

7. Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы.

8. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий.

9. Дело не должно превышать 250 листов. В противном случае необходимо формировать части (тома).

10. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения).

11. Приложения должны быть присоединены к соответствующим документам.

Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.

Архивирование кадровых документов

Просмотр:

Любая организация, коммерческая или государственная, неизбежно имеет дело с кадровой документацией. Ведь все, что связано с профессиональной деятельностью гражданина, является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека.

Нормы работы с архивными документами

Существуют нормативные правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами и их использование. Предусмотрена ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов по личному составу. За время работы организации накапливается большое количество документов по личному составу. Что необходимо делать с этой документацией? Согласно закону, следует подготовить дела к архивному хранению. Проводится экспертиза ценности документов, документы по личному составу отбираются на длительное хранение.

Процедуры архивирования кадровых документов

Архивирование кадровых документов включает в себя следующие процедуры: оформление дел и составление описей на дела по личному составу. При формировании дел в архив важно помнить, что в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы. Кроме того, для дел, не подлежащих хранению, составляются акты о выделении к уничтожению.

Порядок уничтожения кадровой документации тоже регламентирован. Заключительным этапом при архивировании кадровых документов является передача кадровых документов в архив организации на хранение. Как мы видим, процесс архивирования кадровых документов весьма сложен и трудоемок.

Обеспечение сохранности кадровых документов

При этом следует учитывать организационные основы деятельности архива, требования к обеспечению сохранности кадровых документов. Очень важны правила хранения архивных документов и доступа к ним. Архивирование кадровых документов должно производиться так, чтобы как можно проще происходило использование документов архива кадровой службы, а именно: выдача архивных справок, копий, выписок; выдача дел во временное пользование. Простота использования может быть обеспечена благодаря созданию электронного архива.

Учет использования архивной документации

При правильной организации архивирования кадровых документов вести учет использования документации будет несложно. Наконец, существует определенный порядок передачи кадровых дел из архива организации на хранение в государственный или муниципальный архив. При этом заключается договор с архивным учреждением.

Посмотреть все статьи

Кадровые документы – хранение, уничтожение, архив

Кадровая документация, за исключением бумаг о трудовых отношениях с работниками, входит в число ценных бумаг компании, и подразумевает под собой оценку их ценности и сдачу в архивное хранилище. В архивных компаниях достаточно часто хранят кадровые документы, и этому есть ряд причин.

Ключевой нормативный акт в этой области – Федеральный закон от 22.10.2004 года №125-ФЗ. В нем прописаны все необходимые сроки хранения и уничтожения кадровых документов.

После того, как Архивный Фонд РФ признает значимость кадровых документов, принадлежащих коммерческой организации, их утилизация запрещена до истечения срока. Документы, не включенные в Архивный Фонд РФ, и те, чей срок хранения истек, могут продолжать храниться в архиве или могут быть уничтожены после экспертизы.

Хранение кадровых документов

Как гласит приказ, кадровые документы должны храниться 1 (минимум), 3, 5, 10 лет. Для каждого случая срок подбирается индивидуально.

Прежде чем поместить личные дела (ЛД) сотрудников в архив, нужно знать:

• ЛД а в бумажном виде желательно хранить в пронумерованных и прошитых папках;
• обложки ЛД нумеруются порядковым номером;
• в отделе кадров компании должны храниться только ЛР работников;
• ЛД уволенных работников отправляются в архив и хранятся в алфавитном порядке.

Если вы отдаете кадровую документацию на хранение в нашу архивную компанию, вы гарантированно получаете:

• защищенность от их несанкционированного изъятия, пожара и влажности;
• конфиденциальность;
• анализ и систематизирование всех документов;
• скан или отправку необходимого документа по запросу.

Наши хранилища надежно защищены от пожара и несанкционированного проникновения. Доступ к кадровым документам имеют только назначенные вами люди. Вам не придется снимать отдельное помещение для архива и нанимать для этого обученных людей. Все заботы лягут на нас. Мы проследим за сроком действия всех документов и сообщим, когда их можно будет утилизировать.

Хранение документов во «Вневедомственном архиве» избавит вас от лишних хлопот.

Своевременное уничтожение кадровой документации

Если вы решили утилизировать кадровые бумаги по истечению их срока действия, наша архивная компания поможет сделать это безопасно и правильно. Неправильное избавление от документации может привлечь ряд проблем в будущем, особенно если они попадут в руки третьим лицам.

Весь процесс уничтожения кадровых бумаг строго задокументирован. Создается специальный акт с перечнем всей ликвидируемой документации. Для коммерческих компаний форма акта не утверждена, поэтому составить вы ее можете самостоятельно.

В процессе уничтожения бумаг участвует собранная комиссия экспертов. В эту комиссию могут входить: начальник, директора, руководители отделов кадров и другие представители организации. Она проверяет ценность всех документов и следит, чтобы вся содержащаяся в бумагах информация оставалась тайной.

После завершения уничтожения недействующих кадровых документов, все присутствующие расписываются в акте. Все ненужные кадровые документы сжигаются и измельчаются. Советуем не уничтожать любые документы, связанные с судебными разбирательствами, даже если их срок истек.

В Сургуте уничтожение документов вы можете доверить компании «Вневедомственный архив».

Помимо архивации кадровых документов в Сургуте, наша компания предоставляет услуги хранения и уничтожения бухгалтерских документов. Мы знаем, как обращаться с ценными бумагами, поэтому нам вы можете доверять! Если по каким-то обстоятельствам кадровые документы, которые вы нам доверили, будут утеряны, мы возместим полную стоимость причиненного ущерба.

К списку статей

Обработка кадровых документов в Москве – компания «Архив и Экспертиза»

Что и сколько нужно хранить?

Архивная обработка кадровых документов является одной из наиболее важных процедур для любого юридического лица. Сроки хранения кадровых документов  обозначены в утвержденном приказом Минкультуры РФ перечне и подразделяются на временные и долговременные сроки.

Приказы, распоряжения по личному составу (о приеме на работу, начислений премий, увольнение, перевод и т.д.), личные карточки по форме Т-2 и личные дела уволенных работников; контракты и трудовые договоры, документы по начислению заработной платы;договоры гражданско-правового характера и акты к ним; журналы регистрации приказов и т.д.) – имеют долговременный срок хранения.  Документы, сформированные до 2002 г. – хранятся 75 лет, с 2003 г. включительно – 50 лет. Важно обеспечить сохранность данных документов, т.к. они используются бывшими сотрудниками компания при подготовке справок в целях дальнейшего начисления и получения социальных льгот и выплат.

Распоряжения, приказы о предоставлении очередных отпусков, график дежурств, материальные взыскания, различные заявления работников, копии личных документов и т.д. – имеют временных срок хранения, который составляет 5 лет.

Когда документы должны быть переданы на государственное хранение?

В случае ликвидации, юридическое лицо обязано передать  материалы по личному составу с долговременными сроками хранения в госархив,  по месту своей регистрации. Переда передачей, кадровые документы должны пройти комплексную архивную обработку, которая состоит из следующих этапов:

1. Экспертиза ценности с полистным просмотром. На этом этапе проводится отбор всех носителей информации, подлежащие долговременному хранению. При полистном просмотре, изымаются все копийные и лишние материалы.
2. Научно-техническая обработка и оформление дел. Осуществляется  систематизация, формирование из россыпи или переформирование в тома, выполняется составной переплет дел на четыре прокола с тканевой оклейкой корешка, нумерация листов, простановка штампов и оформление  обложки переплетенного тома. На данном этапе также подготавливается сводная  опись на переплетенные  тома.  В дела  подшивается форзацный лист и  заполненный  лист-заверитель. Дело по листажу не может превышать  250 листов или 4 сантиметров в толщине корешка.

Как правильно хранить  дела с кадровыми документами?

До момента передачи переплетенных томов в государственный архив, компания должна обеспечить их надежное хранение. Для этих целей необходимо выделить отдельное помещение с повышенными к нему требованиями, например, с соблюдением особого влажностно-температурного режима. Также предприятие должно оборудовать данное помещение  стеллажами или запираемыми на ключ шкафами. В хранилище необходимо ограничить доступ со стороны не уполномоченных посетителей.  Поддержка такого архива требует постоянного сотрудника в должности архивариуса (для подборки дел, а также подготовки социально- правовых справок).

Электронный архив документов организации (СЭД архив) – хранение электронных документов

Общий центр обслуживания (ОЦО)

Централизованно обрабатывает документы, поступающие из филиалов и фронт-офисов. Извлекает данные и определяет их на хранение согласно построенным сценариям. Стандартизация всех этапов бизнес-процесса. Контроль и быстрый доступ к информации, необходимой для принятия операционных и стратегических решений.

Архив бухгалтерских документов

Хранит «первичку» и иные документы финансового блока, созданные в учётной системе предприятия или поступившие от контрагентов в электронном/бумажном виде. Быстрый поиск и выгрузка документов по запросам ФНС. Снижает риски «опережающей» уплаты НДС. Многократно снижает затраты на хранение документов.

Архив кадровых документов

Хранит все документы по личному составу и кадровому резерву в защищённой базе данных. Автоматизирует кадровые процессы (подбор, приём на работу, увольнение) и консолидирует информацию о сотрудниках в личных делах. Учёт и хранение социально значимых документов в безопасной системе, защищённой согласно требованиями ФЗ-152.

Архив конструкторской документации

Хранит документацию, поступающую от проектировщиков на серийное предприятие. Исключает потери информации, учитывает извещения, управляет уровнями доступа. Снижает затраты на обновление, копирование и распространение документации.

Архив технической документации

Хранит и поддерживает актуальность документов по управлению инфраструктурой (здания, коммуникации, оборудование и т.д.) Контролирует сроки техобслуживания, испы-таний и сертификации. Передаёт данные на мобильные устройства специалистов. Снижает затраты на экстренный ремонт и простой.

Архив документов компании (ECM)

Хранит любой контент предприятия, превращая весь накопленный опыт в «цифровые активы», с которыми удобно работать всем сотрудникам. Обеспечивает долгосрочную сохранность контента, исключает хищения и утечки данных. Быстрый поиск и управление доступом.

Зачем архивировать ,сдавать документы, по личному составу

Трудовой стаж является одним из важнейших условий, определяющих право на пенсию, а также величину этой пенсии. В соответствии с пенсионным законодательством РФ стаж гражданина до его регистрации Пенсионным фондом должен подтверждаться документами, которые выдаются либо государственными органами, либо работодателями, чаще — государственными архивными органами.

Вопросы о том, как и когда нужно архивировать документы, являются важными и актуальными всегда

Нередко случаются ситуации, когда речь идет о нескольких местах работы гражданина, выходящего на пенсию, при этом некоторые компании/фирмы могли быть ликвидированы, соответственно, обратиться в эти организации не представляется возможным. Впрочем, ситуация не критична, так как в соответствии с федеральным законодательством конкурсные и арбитражные управляющие обязаны передавать всю документацию ликвидируемых предприятий на государственное хранение — при этом сроки хранения таких документов составляют 75 лет.

Архивировать документы, подтверждающие трудовой стаж, обязаны все

В соответствии с действующим законодательством личные дела, а также иные документы необходимо своевременно подготавливать для архивного хранения, в противном случае на организацию могут быть наложены штрафные санкции. Поэтому не стоит откладывать необходимость архивировать документы на последний момент — своевременное выполнение задачи избавит вас от многих проблем в будущем.

Обращайтесь к профессионалам

Итак, определившись с тем, что архивировать кадровые документы необходимо, осталось ответить на вопрос, кому доверить процесс архивирования документации. Нужно понимать, что для того, чтобы архивировать бухгалтерские документы, кадровые документы, необходимо тщательно подготовить документацию — сначала необходимо провести экспертизу по установлению ценности документации, отобрать документы для длительного архивного хранения. Если возникает необходимость архивировать кадровые документы, приходится осуществлять оформление дел, а также составлять опись документов в архив.

Передача подготовленных документов в архив на хранение

Учитывая все вышесказанное, становится понятно, что архивировать бухгалтерские документы, архивировать кадровые документы должны только специалисты.

• Во-первых, работа профессионалов исключает какие-то ошибки в процессе подготовки документации, в процессе сдачи документов на хранение.
• Во-вторых, доверяя работы по архивированию документов профессионалам, вы избегаете необходимости занимать время своих сотрудников, направляя их выполнять работу, с которой они просто не способны справиться на высоком уровне в силу отсутствия опыта, квалификации.

Итак, к кому обращаться, если вам нужно архивировать документы

Если вы ищете оптимальное сочетание высокого качества услуг, оперативности и доступной стоимости, можете смело обращаться к нам. Мы оказываем полный комплекс архивных услуг, в том числе, работы по архивированию кадровых, бухгалтерских документов. Мы гарантируем: нашими услугами вы останетесь довольны, обращайтесь!

Архивирование бухгалтерских документов | Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и Ко»

Каждый день в любой организации или на предприятии оформляется значительное количество документации для нужд бухгалтерии. Учитывая особую важность и ценность бухгалтерских документов, всегда возникает вопрос: где и как хранить огромное количество бухгалтерской документации. У данной проблемы есть современное решение – своевременное архивирование бухгалтерских документов. Для этого все документы, предназначенные для временного или постоянного хранения помещаются в специальный архив, где обеспечиваются оптимальные условия для сохранности документации в течение длительного времени (до 75 лет). Самостоятельное ведение архивного дела предполагает организацию архивных работ: наличие положения об архиве и специального помещения, подбор квалифицированных сотрудников для работы в архиве, подготовка бухгалтерских и прочих документов для архивного хранения, учет и экспертиза документации, утилизация бухгалтерских документов с истёкшим сроком архивного хранения.

Однако создание собственного архива занимает много времени и требует немалых ресурсов, что делает самостоятельное архивирование бухгалтерских документов делом весьма затратным и очень трудоёмким. Для многих небольших предприятий и организаций наиболее оптимальный способ архивации бухгалтерской документации – воспользоваться услугами компаний, специализирующихся на архивировании документов.

Процесс архивирования бухгалтерских документов включает следующие операции:

• Экспертиза ценности бухгалтерских документов и установление предельных сроков хранения для каждого документа.
• Формирование дел для временного и постоянного архивного хранения.
• Составление номенклатуры дел по бухгалтерским документам.
• Выполнение переплётных и восстановительных работ.
• Хранение и учёт бухгалтерских документов в архивном помещении.
• Выделение из состава архива дел, с завершившимися сроками хранения.
• Утилизация документации с истёкшим сроком хранения.

Профессиональное архивирование бухгалтерских документов обладает важнейшими преимуществами:

• Снижение материальных и временных издержек по документообороту бухгалтерской документации.
• Гарантия конфиденциальности бухгалтерской информации.
• Полный порядок в бухгалтерских документах и быстрый поиск нужного документа.
• Надёжное хранение всей документации в специальном архиве.
• Своевременная утилизации документов, у которых завершился срок архивного хранения.
• Готовность организации к аудиторской или налоговой проверке.

Документооборот бухгалтерских документов является составной частью общего делопроизводства. Эти документы часто требуются для составления и проверки бухгалтерской отчётности, поэтому регулярное архивирование бухгалтерских документов является надёжным способом для хранения и систематизации значительного объёма бухгалтерской документации, а также для гарантированного уничтожения всех документов, у которых завершились предельные сроки архивного хранения.

Профессиональное архивирование бухгалтерских документов обеспечивает надёжное хранение и правильный учёт важнейших документов, связанных с ведением бухгалтерского дела.

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает качественные услуги по архивированию бухгалтерской документации. Специалисты нашей компании выполнят экспертизу и архивирование бухгалтерских документов, обеспечат подходящие условия для длительного и безопасного хранения важнейшей бухгалтерской документации.

официальных папок персонала (OPF), архивные фонды и доступ

Архивные фонды:

Архивные фонды гражданских официальных кадровых папок (OPF) включают записи, созданные различными федеральными агентствами для федеральных служащих, которые служили в течение периода 1850-1951 . Чтобы просмотреть список большинства агентств, имеющих ОБТК в наших архивных фондах, см. Официальные папки персонала (ОБТК), Архивные запасы.

Как получить доступ к архивным OPF?

Обратите внимание: Стремясь еще больше сохранить наши записи, Национальный архив переходит к предоставлению оцифрованных репродукций большинства записей и безопасных цифровых счетов-фактур. Просьба указывать текущий адрес электронной почты при каждом запросе .

Физические лица могут получить доступ к этим записям по:

• Отправка запроса по электронной почте на адрес [email protected] с использованием следующих требований
• Отправка письменного запроса на копии записей по почте с использованием следующих требований и адреса
• При запросе записи о сотруднике CCC или WPA используйте наши Стандартные формы, расположенные справа.Они могут быть отправлены по электронной или обычной почте. Обратите внимание: счет будет отправлен по электронной почте.
• Посещение комнаты архивных исследований в Сент-Луисе, штат Миссури, только по предварительной записи (назначить встречу)
• Привлечение независимого исследователя для изучения записей от их имени

Как мне подать письменный запрос на копии записей?

В ваших запросах: Укажите необходимую запись и объясните цель вашего запроса. Включите форму запроса, если применимо. Некоторая основная информация, необходимая для поиска документов гражданского персонала, включает:

• полное имя, используемое при трудоустройстве на федеральном уровне (имя, отчество, фамилия, дева (если применимо)),
• дата рождения,
• наименование и место нахождения работодателя Федеральное агентство,
• даты начала и окончания Федеральной службы,
• Номер социального страхования (если применимо)

Электронная почта [ предпочтительно ]: [email protected]

Письменные запросы можно отправить по почте:
Национальное управление архивов и документации
ATTN: Archival Programs
P.O. Box 38757
St. Louis, MO 63138

Стоимость копирования:

Архивные ОБТК подпадают под действие графика сборов NARA, который уполномочивает Агентство взимать плату с населения за копии архивных записей (44 USC 2116c и 44 USC 2307). Запрос требует покупки ПОЛНОЙ копии OPF.Мы не можем проводить опосредованные исследования.

Примечание. Не отправляйте платеж, пока мы не сообщим вам, что запись была обнаружена.

OPF на 5 страниц или меньше: фиксированная плата в размере 25 долларов США

OPF 6 или более страниц: фиксированная ставка 70 долларов

Карта служебных данных (SRC): фиксированная плата в размере 20 долларов

В служебных картах содержится краткая информация о занятости, включая назначения, продвижение по службе, переводы и увольнение со службы.

Некоторые записи могут иметь нулевую отметку.Плата в размере 80 долларов США за страницу с минимальной суммой в 20 долларов США, если запись относится к нескольким лицам, I.E. если запись относится к нескольким лицам, например, бриф почтмейстера.

Обратите внимание: вышеуказанная информация относительно доступа относится только к записям бывших федеральных государственных служащих, чья работа закончилась до 1952 . Чтобы получить доступ к записям государственных служащих, чья работа закончилась после 1951 года, СВЯЖИТЕСЬ С НАЦИОНАЛЬНЫМ ЦЕНТРОМ КАДРОВЫХ КАДРОВ – ГРАЖДАНСКИЕ КАДРОВЫЕ ЗАПИСИ щелкните Официальные папки персонала (OPF), Федеральные (неархивные) холдинги и доступ.

переходят на безбумажный формат? Правовые нормы и советы для безбумажного отдела кадров

Переходить на безбумажный? Правовые нормы и советы для безбумажного отдела кадров

В сегодняшней высокотехнологичной деловой среде работодатели часто оцифровывают кадровые документы. Хранение этих документов в электронной форме имеет очевидные преимущества, включая простоту доступа и эффективность хранения. Хотя электронное хранение кадровой документации разрешено федеральным законодательством о занятости, работодатели должны помнить о законодательных нормах, касающихся сроков хранения документов и электронных систем хранения, чтобы избежать юридических ловушек.Если ваша компания рассматривает возможность внедрения безбумажного отдела кадров, ознакомьтесь с юридическими рекомендациями и советами, чтобы обеспечить плавный переход.

Кадровая документация и заявочные материалы

Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы записи о персонале и занятости сохранялись в течение следующих периодов:

• Частные работодатели должны хранить записи в течение одного года с даты внесения записи или соответствующих кадровых действий, в зависимости от того, что произойдет позже, но в случае недобровольного увольнения сотрудника они должны сохранить кадровую или трудовую книжку уволенного сотрудника для одного год со дня расторжения.Примеры документов включают: оценки эффективности; записи посещаемости; дисциплинарные записи; справочные квитанции; запросы на подтверждение трудоустройства; сертификаты об образовании; Приложения; и резюме.
• Учебные заведения, государственные и местные органы власти должны хранить такие записи в течение двух лет с даты создания записи или соответствующих действий персонала, в зависимости от того, что произойдет позже, но в случае недобровольного увольнения сотрудника они должны сохранить уволенный кадровая или трудовая книжка сотрудника в течение двух лет с даты увольнения.

Обратите внимание, что в некоторых штатах действуют законы, регулирующие сроки хранения файлов персонала, которые отличаются от правил EEOC. Кроме того, периоды хранения записей могут быть дольше, если у работодателя есть обязательства в отношении позитивных действий или если регулирующие органы требуют от регулирующих органов вести записи в течение более длительного периода времени.

Медицинская карта

Медицинская информация (включая документы, относящиеся к запросу на предоставление жилья по инвалидности или к запросу Закона о семейном медицинском отпуске (FMLA)) должна храниться конфиденциально и отдельно от основного личного дела сотрудника.Одним из способов решения этой проблемы является размещение электронных медицинских данных в отдельной базе данных с собственным отдельным протоколом доступа.

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы покрытые работодатели хранили все файлы, связанные с ADA, в течение как минимум одного года с даты создания файла. FMLA требует, чтобы покрытые работодатели хранили файлы, связанные с FMLA, по крайней мере, в течение трех лет. Рекомендуется хранить медицинские записи уволенных сотрудников не менее четырех лет с даты увольнения.Обратите внимание, что медицинские записи, относящиеся к искам о компенсации работникам, имеют другой срок хранения.

Формы EEO-1

EEOC рекомендует хранить формы идентификации расовой и этнической принадлежности отдельно от основного личного дела сотрудника. Опять же, может быть целесообразно хранить электронные данные о расе / этнической принадлежности в отдельной базе данных с собственным отдельным протоколом доступа.

Заработная плата

Поскольку Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не требует определенного порядка или формы записей, записи о заработной плате могут вестись в электронном виде.Если записи хранятся в электронном виде, записи должны быть доступны для копирования и транскрипции по запросу представителей Министерства труда (DOL), а репродукции должны быть четкими и идентифицируемыми. FLSA требует, чтобы работодатели вели учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны вести все записи (включая ставки заработной платы, оценки должностей, системы трудового стажа и заслуг и коллективные договоры), объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам противоположного пола в одном и том же учреждении в течение как минимум двух лет.Обратите внимание, что законы штата о заработной плате (, т.е. , Аризона) могут требовать более длительных периодов удержания.

Записи OSHA

Записи, требуемые Управлением по охране труда и здоровья (OSHA), могут храниться в электронном виде при условии, что компьютер, на котором они хранятся, может создавать формы, эквивалентные формам OSHA, когда они необходимы, и система соответствует определенным нормативным требованиям. Доступ к записям о травмах и заболеваниях должен быть ограничен. Когда уполномоченный представитель правительства запрашивает определенные записи ( i. е. , журнал OSHA 300, в котором перечислены все травмы и заболевания на рабочих местах) копии записей должны быть предоставлены в течение четырех (4) рабочих часов. Наконец, рентгеновские снимки должны быть сохранены в их первоначальном состоянии (, т.е. , если рентгеновские снимки были получены в виде твердых копий, то они должны быть сохранены в виде бумажных копий).

Формы I-9

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) требует, чтобы электронные системы, используемые для хранения документов I-9, имели:

• разумные меры контроля для обеспечения целостности, точности и надежности электронной системы хранения;
• разумные меры контроля, предназначенные для предотвращения и обнаружения несанкционированного или случайного создания, добавления, изменения, удаления или порчи электронной формы I-9, включая электронную подпись, если она используется;
• программа проверки и обеспечения качества, которая регулярно оценивает электронную систему генерации или хранения и включает периодические проверки хранящихся в электронном виде I-9, включая электронную подпись, если она используется;
• – поисковая система, которая включает в себя систему индексации, которая разрешает поиск по любому элементу данных; и
• возможность воспроизведения разборчивых бумажных копий.

Бумажные копии форм I-9 не подлежат хранению, если хранятся в электронном виде, при условии, что система хранения соответствует последним стандартам. Работодатели должны хранить формы I-9 в течение трех лет после даты начала работы или одного года после даты увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже. Если вы являетесь сельскохозяйственной ассоциацией, сельскохозяйственным работодателем или подрядчиком по трудоустройству на ферме, вы должны сохранять форму I-9 в течение трех лет после даты начала работы для лиц, которых вы нанимаете или направляете за плату.

Остерегайтесь : Копии форм I-9 должны быть доступны за три дня до их проверки Службой иммиграционной и таможенной службы США (ICE).

Документы о выплате сотрудникам

Закон о гарантиях пенсионного дохода сотрудников (ERISA) содержит два положения о хранении записей, которые применяются ко всем планам вознаграждения сотрудников ERISA (пенсионные планы, планы медицинского страхования и социального обеспечения):

• ERISA 107: требует от всех, кто хранит или удостоверяет определенную информацию (например, форму 5500), вести достаточные записи ( i. е. , электронные таблицы, электронная переписка, плановые документы, поправки, рабочие записи) для объяснения, подтверждения, обоснования и уточнения того, что содержится в заявке или сертификате. Согласно ERISA 107, работодатель должен хранить эти записи в течение шести лет после даты подачи (или с даты любой продленной даты подачи).
• ERISA 209: требует от работодателя хранить всю такую ​​информацию «до тех пор, пока существует вероятность того, что они [записи] могут иметь отношение к определению прав участника или бенефициара.«По сути, это неопределенный срок. ERISA 209 применяется к таким документам, как уведомления о планах и служебные записи, используемые для определения права на участие.

Общие требования к электронным запоминающим устройствам

Требования федерального законодательства о занятости к ведению документации обычно выполняются при использовании электронных носителей, если:

• Существуют разумные меры контроля для обеспечения целостности, точности, подлинности и надежности записей, хранящихся в электронной форме.
• Электронные записи хранятся в разумном порядке, в безопасном и доступном месте и таким образом, чтобы их можно было легко проверить или изучить.
• Электронные записи легко конвертируются в разборчивые и читаемые бумажные копии, которые могут потребоваться для выполнения требований к отчетности и раскрытию информации.
• Система электронного учета не подлежит, полностью или частично, каким-либо соглашениям или ограничениям, которые прямо или косвенно скомпрометировали бы или ограничили способность человека соблюдать любые требования к отчетности и раскрытию информации.
• Установлены и внедрены надлежащие методы управления записями (, т. Е. , обеспечение безопасной среды хранения; создание резервных электронных копий и выбор места хранения за пределами предприятия; соблюдение программы обеспечения качества, подтвержденное регулярными оценками электронной системы ведения документации, включая периодические проверки документов, которые ведутся или хранятся в электронном виде, и сохранение бумажных копий записей, которые нельзя четко, точно или полностью передать в систему электронного учета).

Полезные советы по электронной памяти

• Если против вашей компании подан иск, у вас будет юридическая обязанность сохранить соответствующие документы в их первоначальной форме и приостановить их уничтожение или изменение, как только вы узнаете, что судебный процесс неизбежен, и до тех пор, пока иск не будет разрешен. Хотя в настоящее время документы могут быть отсканированы в электронную форму, бумажные копии не следует уничтожать во время рассмотрения иска.
• Учитывайте простоту поиска и поиска при разработке и внедрении протоколов создания и хранения электронных документов.Выделите время и силы заранее, чтобы разработать подробные метаданные, чтобы улучшить возможности поиска.
• Установите протоколы безопасности, чтобы только уполномоченные лица могли получить доступ к каждому электронному файлу. Это включает в себя создание безопасной и надежной среды электронного хранения, включая резервное копирование за пределами предприятия, а также протоколы полного и безопасного уничтожения в соответствии с политикой хранения бумажных копий.
• Если технология не предусматривает самоаудита или мониторинга соответствия, рассмотрите возможность программы обеспечения качества, которая включает регулярные оценки и проверки электронной системы учета.
• Сохранять бумажные копии любых записей, которые не могут быть четко, точно или полностью перенесены в электронную систему учета (, т.е. , исполнительные документы, содержащие пометки карандашом или светлыми чернилами).

* Адаптировано из Going Paperless? Правовые принципы электронного хранения документов и доказательств , совместно представленные Тиффани Л. МакДонаф и Майклом Фаганом для отделения «Колокол свободы» ARMA International (апрель 2014 г.) и Archive Systems (май 2014 г.).

Требования к ведению документации | Комиссия США по равным возможностям трудоустройства

Правила EEOC требуют, чтобы работодатели вели весь личный или трудовой учет в течение одного года. В случае принудительного увольнения сотрудника его / ее кадровые записи должны храниться в течение одного года с даты увольнения.

В соответствии с требованиями ADEA работодатели также должны хранить все ведомости заработной платы в течение трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить в досье любой план вознаграждения сотрудников (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после прекращения действия.

Согласно требованиям Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) к ведению документации, применимым к EPA, работодатели должны вести записи о заработной плате не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны в течение как минимум двух лет хранить все записи (включая ставки заработной платы, оценки должностей, системы трудового стажа и заслуг и коллективные договоры), объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам противоположного пола в одном и том же учреждении.

Эти требования применяются ко всем работодателям, подпадающим под действие федеральных антидискриминационных законов, независимо от того, было ли предъявлено обвинение против работодателя.

Когда подано обвинение

В форме уведомления EEOC о платеже, которую вы получаете, должны быть разъяснены требования агентства к ведению документации. Если против вашей компании было предъявлено обвинение EEOC, вы должны хранить записи о персонале или трудовые книжки, относящиеся к вопросам, расследуемым в результате предъявления обвинения, в том числе касающимся обвиняющей стороны или других лиц, предположительно пострадавших, и всех других сотрудников. занятие или поиск должностей, аналогичных занимаемым или желаемым пострадавшим (-ми) лицом (-ами).

После предъявления обвинения эти записи должны храниться до окончательного рассмотрения обвинения или любого судебного процесса, основанного на обвинении. Когда обвинение не разрешено после расследования и обвиняющая сторона получила уведомление о праве на подачу иска, «окончательное решение» означает дату истечения установленного законом 90-дневного периода, в течение которого потерпевшее лицо может подать иск или, если иск предъявляется обвиняющей стороной или EEOC, дата прекращения судебного разбирательства, включая любые апелляции.

Сводка избранных обязательств по ведению документации в 29 CFR Part 1602

Зачем нужно архивировать историческую документацию сотрудников?

Подведение итогов 2018: как и зачем вам архивировать историческую документацию и данные

Специалисты по персоналу в организациях знают, что они должны соблюдать строгие требования к ведению документации сотрудников, которые продиктованы государством. Мало того, что некоторые федеральные агентства требуют наличия хранилища записей и данных для ваших сотрудников, существуют также различные законодательные акты штата и местные законы, которые необходимо учитывать.Существуют также различные положения для штатных сотрудников и консультантов, подрядчиков или субподрядчиков. Следовательно, реализация целостной программы управления записями является неотъемлемой частью ведения бизнеса и соблюдения строгих правил, а конец календарного года – оптимальное время для напоминания.

Требуется удержание

HR выполняет возвышенную работу по созданию и хранению конфиденциальных данных о сотрудниках, от информации о найме до данных о производительности и даже документации о потенциальном увольнении. Помимо данных о персонале, существует также требуемый мандат на ведение медицинских записей, кредитной информации, полученной в процессе найма, иммиграционных форм, а также любых поданных жалоб или проведенных кадровых расследований сотрудника. Чем дольше сотрудник находится в вашей компании, тем больше становится его личное дело.

Однако хранение информации необходимо для обеспечения соответствия нормативным требованиям и сведения к минимуму потенциальных гражданских денежных штрафов или даже уголовной ответственности.Невыполнение этого требования также может создать ситуацию, в которой ваша компания подвергнется риску судебного разбирательства. Фактически, вы должны изучить срок хранения в соответствии с федеральными законами и / или законами штата. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний период для внутреннего хранения документации и был принят рядом штатов. Даже если ваш штат не принял этот закон, это хорошее практическое правило.

Очевидно, что следует проявлять особую осторожность при хранении данных и документации сотрудников, будь то в бумажном или электронном формате, поскольку большая часть этих данных является конфиденциальной и должна быть доступна только для сотрудников отдела кадров.Вам следует обратиться к Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), чтобы подтвердить, какие лица в вашей организации могут получить доступ к записям. Однако помните, что доступ всегда должен быть предоставлен сотрудникам в любое требуемое время, чтобы они могли просматривать или даже копировать информацию в своих личных файлах.

Наконец, после того, как назначенный срок хранения будет соблюден, документы сотрудников должны быть уничтожены должным образом, независимо от того, измельчены ли они, сожжены или стерты, чтобы оставаться в соответствии с любыми применимыми законами.Однако, если вы нервничаете по поводу того, что или что не уничтожать, лучшим вариантом может быть найм сертифицированного подрядчика по документам. Наконец, следует проводить периодический аудит, чтобы убедиться, что политики и законы соблюдаются постоянно, особенно если кадровый персонал недавно столкнулся с текучестью кадров.

Прибыль от безбумажного обращения

Все это хранение записей может привести к огромному количеству бумажной работы, с которой HR придется справляться. Однако есть предложения по управлению кадрами, которые преобразуют громоздкие документы в электронные файлы и легко архивируют файлы и хранят их в облаке.Использование платформы электронного учета позволяет не только снизить затраты на хранение, но и уменьшить количество коробок с файлами в офисе, создавая более чистое и менее загроможденное пространство.

Инновационная технология

LaborSoft – одно из многих неотъемлемых решений, которые поддерживают ваш бизнес в бизнесе. Наша аналитика взаимоотношений с сотрудниками, рабочие процессы управления делами и наш центральный репозиторий документации упрощают управление делами, снижая риск возникновения операционных проблем, дорогостоящих судебных исков и юридических разветвлений, связанных с проблемами и жалобами с персоналом. Эти конфиденциальные данные требуют наличия протоколов максимальной безопасности и постоянной защиты вашей информации.

————————————————- ————————————————– ——— Свяжитесь с нами для индивидуальной демонстрации и узнайте, как LaborSoft может помочь вам улучшить коммуникацию, создать более безопасное и поддерживающее рабочее место для совместной работы, снизив при этом вероятность дорогостоящих судебных разбирательств.

Управление кадровым делом | Государственный архив Нового Южного Уэльса

Введение

Кадровые записи документируют управление сотрудниками и являются важными записями во всех государственных учреждениях.

Эти записи, возможно, потребуется хранить дольше после того, как сотрудник уволился из организации, чтобы защитить текущие права и интересы сотрудника и организации.

Кадровые записи содержат личную информацию и информацию о здоровье людей. Они должны быть защищены и обрабатываться как конфиденциальная информация (см. Руководство по классификации, обработке и маркировке правительственной информации штата Новый Южный Уэльс).

Виды кадрового учета

Существует ряд различных типов кадрового учета, в том числе:

• Кадровая запись или файл для каждого сотрудника, который охватывает занятость и историю службы и включает информацию об увольнении с государственной службы – часто называемые кадрами или файлами сотрудников
• Персональные файлы, не относящиеся к сотрудникам (организованные по видам деятельности или темам) e.грамм. Досье процедур или политики, записи о найме и отборе
• Записи и данные в различных системах управления персоналом, включая системы управления талантами, системы найма и адаптации, системы управления эффективностью, системы расчета заработной платы и т. Д.
• Записи о посещаемости и отпусках, а также расчет заработной платы часто управляются в бизнес-приложениях, таких как SAP.

Примечание: При изменении аппарата правительства (МГ), когда организации объединяются или разъединяются, важно обеспечить, чтобы записи об услугах для сотрудников и записи о правах, таких как остатки отпусков и загрузка отпусков, передавались как часть управление изменениями в Минске.

Нормативные и организационные аспекты

Важно понимать нормативно-правовую базу кадрового учета, поскольку эти требования должны быть включены в структуру системы учета кадрового учета, а также политику и процедуры управления записями.

При ведении кадрового учета следует учитывать следующее:

Проектирование систем управления кадровым делом

Важно разрабатывать системы для управления записями персонала.Вот несколько советов по дизайну:

• обеспечивает создание и хранение адекватной сводной записи истории обслуживания каждого сотрудника. Краткий отчет должен включать имя сотрудника, дату рождения, даты работы / службы, занимаемые должности и заработную плату, а также место работы. Эти краткие отчеты необходимы как государственные архивы.
• управляет кадровыми записями с короткими периодами хранения отдельно от кадровых записей с длительными сроками хранения или необходимыми в качестве государственных архивов, поскольку это позволяет государственному учреждению управлять хранением и удалением записей.Примеры включают:
• включает в себя элементы управления доступом и разрешениями в дизайн системы, чтобы гарантировать безопасность кадрового учета и доступ только авторизованным пользователям.

Впервые опубликовано в 2003 г. / пересмотрено в 2012 г. / пересмотрено в 2013 г. / пересмотрено в 2020 г.

Что такое архивирование и почему это важно?

Архивирование данных – это разновидность жаргона, с которым сталкиваются многие сотрудники на рабочем месте. Они кивают и бормочут в знак согласия, когда обсуждают – но кто действительно понимает это и какие большие последствия он может иметь для бизнеса?

Архивирование – это жизненно важный процесс управления записями, с которым компании и их сотрудники должны быть знакомы. Последствия непонимания процессов архивирования вашего бизнеса могут создать серьезные проблемы в будущем. Итак, давайте установим рекорд…

Что такое архивирование?

Архивирование – это процесс, с помощью которого неактивная информация в любом формате надежно хранится в течение длительных периодов времени. Такая информация может – или не может – использоваться снова в будущем, но, тем не менее, должна храниться до конца графика хранения.

Следует подчеркнуть, что заархивированные неактивные данные можно снова сделать активными, так как из-за невозможности снова получить доступ к информации компании иногда отказываются от архивирования своих записей.Информация должна быть легко доступна, если потребуется, в короткие сроки.

Архивные данные могут храниться в различных форматах на различных устройствах.

Когда компании архивируют данные, они обычно архивируют целые коллекции файлов. Само по себе слово «архив» предполагает сохранение нескольких записей. Данные, которые хранятся в архиве, могут быть необходимы в связи с судебными постановлениями или потому, что это жизненно важная информация, которая, вероятно, будет использоваться снова в будущем.

Важность эффективного архивирования

Архивирование жизненно важно для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами.

По мере роста бизнеса он будет создавать больше данных – данных, которыми необходимо тщательно управлять и отслеживать, чтобы их можно было использовать должным образом. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для предприятий, которые никогда не внедряют систему архивирования.

Данные, которые не заархивированы, труднее найти, защитить и надлежащим образом распространить, если они хранятся в локальной среде – например, на ноутбуке сотрудников – и, следовательно, будут недоступны для других пользователей. В конечном итоге это отрицательно скажется на бизнес-функциях и производительности сотрудников.

Чтобы узнать больше о том, как аутсорсинг управления записями может сэкономить ваше время и деньги, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге: Внешнее хранение и хранение документов

Три основных преимущества архивирования для растущего бизнеса

1. Предотвращение потери данных

Информация, которая не была заархивирована в центральном безопасном хранилище, может быть потеряна навсегда. Вероятность того, что сотрудник случайно удалит или поместит файл не туда, мала, но это случается. В некоторых случаях специалисты по восстановлению данных могут получить эту информацию, но это, вероятно, займет некоторое время, будет стоить много и редко будет точным на 100%.

Архивированные данные позволяют сотрудникам самостоятельно извлекать резервную копию информации, не прибегая к услугам третьих сторон.

Как увеличить рентабельность инвестиций в архивное хранилище (инфографика) от Imation

2. Юридические требования

Архивирование важно и по юридическим причинам. Многие предприятия случайно выбрасывают документы, которые должны храниться по закону.

Эффективная система архивирования обеспечит соблюдение графиков хранения для конкретной компании, независимо от того, знает ли каждый сотрудник об этих графиках.Органы по защите данных налагают более суровые наказания на предприятия, поэтому сотрудники должны знать, что игнорирование этих правил может привести к крупным штрафам или даже тюремному заключению в некоторых случаях.

3. Повышение безопасности

Архивирование также важно по соображениям безопасности, особенно в то время, когда кибератаки и утечки данных становятся все более частыми.

Надежно архивируя документы, предприятия могут отслеживать информацию и повышать защиту от неавторизованных третьих лиц.Даже самые осторожные компании сейчас становятся мишенью для очень опытных хакеров.

Бумажные записи, находящиеся в открытом обращении, легко могут быть взяты из переполненных офисов или украдены озлобленными сотрудниками. Надежная система удаленного архивирования снизит этот риск, предупреждая старших сотрудников об отсутствии файлов.

Архивирование жизненно важно для непрерывности бизнеса и обеспечения высочайшего уровня производительности на конкурентном рынке.

Управление документами для человеческих ресурсов (HR)

Как и любая организация, вы вынуждены эффективно управлять своими кадровыми ресурсами (HR).Ожидается, что вы будете соблюдать различные нормативные требования и сроки, вести все записи о своих сотрудниках и связанные с ними документы в порядке и обеспечивать безопасность и целостность конфиденциальной информации о сотрудниках.

Хотя в вашей организации может уже быть система управления персоналом, которая позволяет автоматизировать различные процессы управления персоналом, у вас, вероятно, будет накопление бумажных и электронных документов, к которым невозможно получить доступ простым нажатием кнопки. Подумайте обо всех формах налогов, отпусков по болезни, медицинском страховании и пенсионных взносах, трудовых договорах, резюме / резюме, электронной почте и других связанных административных документах, которые вы регулярно архивируете.

Наше решение

Решение iGuana iDM Human Resource Document Management предназначено для того, чтобы помочь организациям собрать все свои кадровые документы (бумажные и электронные), надежно заархивировать их в центральном репозитории и упростить их поиск уполномоченными сотрудниками. Это означает, что вы можете получить единое представление о своих сотрудниках и создать для каждого из них полный электронный файл.

Архивирование документов

iGuana iDM позволяет организациям сканировать бумажные документы, индексировать и классифицировать их в рамках логической файловой структуры в программном обеспечении.Для больших объемов документов отставание можно сканировать с помощью технологии распознавания штрих-кода. Это позволяет iGuana iDM автоматически назначать каждому отсканированному файлу, а также его содержимому соответствующую классификацию в программном обеспечении и создавать логическую древовидную структуру для каждого файла.

Уже существующие и новые электронные документы, такие как электронные письма, документы PDF и MS Office, изображения и другие цифровые документы, также автоматически сохраняются в этой логической древовидной структуре.

Обработка форм

Если вам нужно собрать данные из нескольких бумажных форм, например, запросы сотрудников на отпуск, решение iGuana iDM может обработать эти формы за вас, собирая все необходимые данные с помощью технологий OCR и OMR.Собранные данные могут быть использованы вашими сотрудниками или импортированы в вашу систему управления персоналом.

Маршрутизация и утверждение документов

Вашей организации может потребоваться решение для направления и утверждения определенных документов, таких как заказы сотрудников или запросы на увольнение. iGuana iDM может автоматизировать процесс утверждения документа двумя способами: маршрутизация утверждения или рабочий процесс утверждения. Полный контрольный журнал доступен для отслеживания всех задач, выполняемых пользователями над конкретным документом.

Интеграция HRM

iGuana iDM может интегрироваться с вашей системой HRM / HCM, такой как Oracle PeopleSoft, SAP и т. Д.Одним из основных преимуществ интеграции является то, что ваши сотрудники могут беспрепятственно получать доступ к документам, заархивированным в iGuana iDM, через знакомый интерфейс HRM.