Содержание

Аудит кадровой документации

Кадровый аудит это комплекс мер, позволяющий провести независимую проверку конкретного участка или всего кадрового делопроизводства на предприятии. По итогам процедуры руководитель сможет оценить реальное состояние документации, проанализировать компетентность работников кадровой службы, устранить выявленные несоответствия. Все это поможет защитить компанию от штрафов и предупреждений за несоблюдение норм трудового законодательства.

Для чего нужен аудит

Суть проверки заключается в анализе и оценке состояния локальных актов, приказов по личному составу, трудовых договоров и дополнительных соглашений, листков нетрудоспособности, трудовых книжек и другой кадровой документации.

Основные цели аудита:

  • полный или частичный анализ кадрового учета и делопроизводства на соответствие установленным нормам;
  • проверка наличия всей обязательной кадровой документации;
  • создание, восстановление недостающих или утерянных бумаг;
  • выявление недочетов в ведении, оформлении, системе хранения документов;
  • поиск несоответствий требованиям действующему трудовому законодательству;
  • составление алгоритма, направленного на предупреждение возникновения аналогичных ошибок в дальнейшем;
  • уменьшения вероятности появления трудовых споров;
  • оптимизация и усовершенствование кадровой политики организации;
  • снижение рисков, связанных со штрафными санкциями за несоблюдение трудового законодательства.

Наведение порядка в системе документооборота позволит защитить интересы организации в случае внеплановых проверок контролирующих органов или конфликтных ситуаций с персоналом.

Когда проводить

Независимую проверку можно инициировать по мере необходимости, на свое усмотрение. Если предприятие крупного или среднего звена, то целесообразней проводить плановый аудит систематически по составленному регламенту. Периодичность процедуры зависит от численности штата, коэффициента текучести кадров, объемов документации, трудоемкости процесса, бюджета, выделяемого на это мероприятие.

Выполнение аудита обязательно если:

  • изменилось законодательство, устанавливающее нормы ведения документооборота;
  • сменился кадровый работник, который занимался ведением дел;
  • произошел трудовой спор, конфликтное увольнение;
  • от работника поступают угрозы или шантаж судом;
  • массовое сокращение или набор персонала;
  • планируются реорганизации всех видов;
  • предстоит визит контролирующих инспекций;
  • уволился директор, а на смену ему пришел новый.

Инициатива об организации процесса может исходить от начальника кадровой службы или от руководителя предприятия, в случае возникновения у него сомнений в правильности ведения делопроизводства.

Внешний и внутренний

Внутренний аудит предполагает организацию проверки документации группой лиц, работающих в фирме. Чаще всего комиссия состоит из сотрудников юридической или кадровой службы, которые назначаются по приказу руководителя. Такой вид проверки подходит для маленьких фирм с небольшим штатом. Недостатком такого способа может быть возможная необъективность итогового результата, поскольку выбранный человек, по сути, проверяет собственную работу и деятельность коллег.

Внешний аудит это привлечение независимых профильных специалистов, которые берут весь объем задач на себя. Такой подход актуален для крупных организаций с большим документооборотом.

Преимущества внешней услуги кадрового аудита:

  • незаинтересованность в итогах проверки;
  • объективная оценка ситуации;
  • структурированность действий;
  • следование прописанному регламенту;
  • высокий уровень подготовки, практический опыт, понимание специфики процесса;
  • наработки по решению обнаруженных проблем;
  • консультирование, четкие рекомендации в отчете;
  • конкретные сроки исполнения, оговоренные в договоре.

Внешние аудиторы самостоятельно разрабатывают инструкции, предназначенные для разных запросов. В зависимости от целей проверки, глубины и объема работы рассчитывается стоимость кадрового аудита. Пакет услуг может включать экспресс, комплексный или выборочный вариант оценки документов.

Полный или выборочный

При полном аудите детально анализируется полностью весь комплект кадровой документации, которая есть на фирме. По окончанию процедуры составляется подробный отчет о выявленных пробелах и способах их устранения.

При выборочном аудите исследуются документы из повышенной зоны риска, в которых чаще всего допускаются нарушения. К этому сегменту могут относиться: договоры о материальной ответственности, привлечении к сверхурочным работам и в праздничные дни, трудовые соглашения с беременными женщинами, инвалидами, подростками, иностранцами.

Какому виду аудита отдать предпочтение каждый решает индивидуально. Главное это систематически проводить тщательную компетентную проверку кадрового делопроизводства во избежание юридических последствий в будущем.

Услуги кадрового аудита, проверка документации

Какую документацию мы проверяем в рамках аудита

Анализ локальных актов компании

Цель: проверка наличия обязательных локальных актов, соответствие нормам ТК РФ базовых пунктов внутренних документов.
Объект проверки: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных (согласия на обработку в пользу 3 стороны), положение о командировках.

Приказы по личному составу (выборочно)

Цель: проверить ведение первичных кадровых документов в соответствии с установленными правилами.

Объект: приказы на прием, перевод, увольнение, личная карточка Т-2, отпуск, поощрение. Приказы на привлечение к сверхурочной работе, заявления по всем видам.

Трудовые книжки/книга учета движения трудовых книжек

Цель: проверить наличие, правильность ведения и хранения.
Объект: трудовые книжки текущих сотрудников по выборке, проверка наличия подписей уволившихся работников.

Трудовые договоры, дополнительные соглашения

Цель: наличие, ведение, хранение.
Объект: наличие обязательных реквизитов, сверка гарантий с локальными нормативными актами, приказами (прием, перевод).

Журналы регистрации приказов, трудовых договоров

Цель: наличие, ведение, хранение.
Объект: прием, увольнение, перевод, командировка, отпуск, поощрение.

График отпусков

Цель: наличие, ведение, хранение, заполнение в соответствии с фактическими отпусками.

Объект: график в соответствии со штатным расписанием, сверка баланса неиспользованных отпусков работников (выборочно).

Штатное расписание

Цель: наличие, ведение, хранение.
Объект: сверка данных с табелем, внесение изменений по выборке работников.

Табель учёта рабочего времени

Цель: наличие, ведение, хранение.
Объект: сверка данных со штатным расписание, графиками (если есть), приказами, внесение изменений по выборке работников.

Листки нетрудоспособности

Цель: проверка наличия и сверка с табелем.
Объект: проверка на заполнение в части страхового стажа.

Договоры и акты ГПХ

Цель: наличие и содержание.
Объект: проверка на периодичность, регулярность, непрерывность заключения договоров ГПХ, на соответствие договоров нормам Гражданского кодекса во избежание рисков признания договоров трудовыми.

Состав личных дел сотрудников

Цель: наличие.
Объект: если есть положение о ведении личных дел, сверка с положением.

Другая документация при необходимости

В зависимости от задач компаний и ситуации, мы можем проверить всю необходимую кадровую документацию.

Повышение квалификации “Аудит кадрового делопроизводства”

Рассчитать стоимость обучения

Выдаваемый документ:

Аудит кадрового делопроизводства — это глубокое исследование документации, связанной в персоналом, на предмет нарушений правил ведения кадрового документооборота, несоответствия законодательству и внутренним нормам организации.

Потребность в кадровом аудите появляется при увольнении сотрудников отдела кадров, передаче файлов в архив, изменениях в руководящем составе компании, ее продаже или реорганизации, перед визитом инспекторов. Плановые проверки проводятся с периодичностью около раза в 3 года.


Кадровый аудит помогает избежать наложения санкций со стороны инспектирующих государственных органов за нарушения законодательства, потери необходимых данных и ошибок в кадровом учете. Аудит кадрового делопроизводства может проводиться силами самой компании или сторонними организациями.

Специалисты по кадровому аудиту должны владеть информацией об актуальном трудовом законодательстве, знать правила ведения кадрового учета и документооборота. Аудит оценивает, насколько эффективно работает кадровая служба в целом и каждый из ее сотрудников. Он снижает риски компании, позволяет найти и исправить ошибки в учете. Советы аудитора помогут корректно организовать работу отдела персонала, вести архив, привести состояние документооборота в соответствие с требуемыми стандартами.

Для работы кадровым аудитором требуются углубленные знания об организации кадровой службы предприятия, методах проведения проверок, норм и правил ведения документации, трудового законодательства.

При этом следует учитывать, что часто выходят новые постановления и редакции законов, выходят программные продукты для ведения электронного документооборота, совершенствуются стандарты работы. Поэтому аудиторам приходится восполнять пробелы в знаниях.

Получить и актуализировать подобные знания можно на курсе повышения квалификации по теме «Аудит кадрового делопроизводства». Целевая аудитория курса — это специалисты со средним специальным или высшим образованием: кадровые работники, руководители служб персонала, аудиторы, консультанты, юрисконсульты и инспекторы.


Содержание учебной программы по кадровому аудиту

В программу курса входят следующие дисциплины:

  • Трудовое законодательства, требования к ведению архива.

  • Электронный и бумажный документооборот, базы данных и отчетность.

  • Методика проведения аудита, организация работы аудитора кадрового делопроизводства.

  • Проверка учета движения персонала, выявление ошибок оформления документов, начислении компенсаций, безопасности хранения персональных данных сотрудников.

  • Анализ эффективности работы персонала.

  • Документооборот и отчетность аудитора. Работа с органами государственного надзора.

   

    Особенности дистанционного обучения

    • Дистанционный формат обучения одинаково хорошо подходит для слушателей из Москвы и других городов страны. Обучение легко совмещать с текущей работой

    • Курс предназначен для специалистов со средним специальным или высшим образованием.

    • Свободный учебный график. Начать обучение можно сразу, не дожидаясь набора группы. Подать документы на поступление и получить диплом можно по почте.

    • Сервис курса включает доступ к базе актуальных учебных и методических материалов. За каждым учащимся закреплен персональный помощник, есть возможность личных консультаций с преподавателями.

    • Продолжительность курса — 72 учебных часа.

    • Усвоение программы курса подтверждается на итоговой аттестации. При желании ее можно пересдать, но не более одного раза.

    • Документ об образовании: удостоверение о повышении квалификации установленного образца.

ВАЖНО

Узнать подробную информацию и записаться на курсы вы можете по телефону 8-499-271-57-64 или через форму заявки.


Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы

Наша компания активно участвует в конкурсах и аукционах, размещаемых на основных электронных торговых площадках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Информация для заказчиков

Похожие программы обучения:

Лицензии и сертификаты

Проведение кадрового аудита | Налоговая стратегия

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.

Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:

  • изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
  • проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
  • провести анализ системы хранения кадровой документации.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

  1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.
  2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1.
  3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.

Проверка происходит следующим образом:

  1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально – ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
  2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

Проведение кадрового аудита включает в себя:

  • Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
  • Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.).
  • Проверку оформления,  регистрации и хранения кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.).
  • Проверку порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2)
  • Проверку ведения и хранения личных дел сотрудников
  • Проверку порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников.
  • Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по охране труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по ведению воинского учета
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по материальной ответственности работника
  • Проверку соблюдения требований о командировании
  • Проверку соблюдения требований архивного законодательства
  • Проверку соблюдения требований для отдельных категорий работников:

             – руководитель организации (Генеральный директор)
             – иностранные граждане – высококвалифицированные специалисты
             – лица, выполняющие работу по совместительству

  • Проверку процедур:

            – приема на работу
            – перевода
            – изменения условий трудового договора
            – предоставления ежегодного отпуска
            – предоставления отпуска по беременности и родам
            – предоставления отпуска по уходу за ребенком
            – направления в командировку
            – применения дисциплинарного взыскания
            – прекращения трудового договора

Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:

  • Проверка наличия у Компании-Заказчика обязательных к наличию в соответствии с требованиями Законодательства РФ кадровых документов.
  • Предоставление Компанией-Заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей Компании.
  • Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации.

В заключение включается:

  • список проверенных документов
  • список выявленных нарушений
  • ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
  • комментарии и рекомендации по устранению выявленных нарушений

Примечание:

  • Для изучения документов по кадровому учету наши специалисты выезжают в офис  Заказчика.
  • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита входит оказание консультационной поддержки специалистов Компании-Заказчика по возникшим вопросам в ходе проведения проверки.
  • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита не входит устранение выявленных недостатков.

 

Кадровый аудит (виды и тарифы), стоимость кадрового аудита

В зависимости от целей и задач проверки, мы предлагаем нашим клиентам 3 вида кадрового аудита.

1. Локальный аудит

Производится локальная выборка кадровых документов для выявления системных ошибок кадрового учета. Выборочно на предмет соответствия требованиям ТК РФ анализируются все обязательные документы, фактически существующие у работодателя.

Данный аудит позволяет дать оценку общей ситуации с ведением кадрового делопроизводства (КДП) в компании. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда ходят быть уверенными, что общий подход к ведению кадрового делопроизводства в их компании верный, а пакет необходимых документов полный и составлен корректно.При этом выявление локальных ошибок исполнителя, отвечающего за ведение КДП, не является значимым для клиента.

 

2. Полный аудит 

Производится анализ каждого документа для выявления всех возможных ошибок, допущенных при ведении КДП (кадрового делопроизводства). Все существующие в компании кадровые документы анализируются в полном объеме. Все кадровые документы по каждому работнику сверяются на соответствие друг с другом. Разрабатываются индивидуальные рекомендации по исправлению допущенных ошибок.

Данный аудит позволяет дать полную оценку качеству ведения КДП в компании и устранить все существующие ошибки. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда хотят быть уверенными, что они полностью готовы к любому аудиту проверяющих органов и при запросе любого документа при проверке не будет никаких проблем и сложностей. 

 

3. Системный аудит

Производится проверка всей кадровой документации (“полный аудит”) + анализ системы движения кадрового документооборота, выявление проблемных зон системы.

Данный аудит позволяет системно взглянуть на кадровое делопроизводство в Компании. Отчет о результатх аудита содержит не только рекомендации по устранению всех обнаруженных нарушений, но рекомендации по оптимальному изменению системы работы в сфере КДП (кадрового делопроизводства).

Наши клиенты, которые выбирают этот вид аудита, хотят не только быть уверенными в корректностии правильности ведения КДП, но и в оптимальности и эффективности логистики кадрового делопроизводства в компании.

Стоимость кадрового аудита (все цены указаны без НДС)
ВИД АУДИТА количество штатных единиц
до 10
количество штатных единиц
от 11 до 25
количество штатных единиц
от 26 до 50
количество штатных единиц
от 51 до 90
количество штатных единиц
от 90 до 200
количество штатных единиц
от 201 до 400
количество штатных единиц
более 400
ВИД АУДИТА количество штатных единиц
до 10 от 11 до 25 от 26 до 50 от 51 до 90 от 90 до 200 от 201 до 400 более 400
Локальный аудит 900 р. /ед, но не менее 7000 р. 1100 р./ед 1050 р/ед 1000 р./ед 950 р./ед 900 р./ед обсуждается индивидуально с клиентом

Полный аудит

(за каждый проверяемый год)

1300 р./ед, но не менее 9000 р. 1250р./ед 1200 р./ед 1150 р/ед 1100 р./ед 1150 р./ед
Системный аудит 2100 р./ед, но не менее 15000 р. 2000 р./ед 1900 р./ед 1850 р./ед 1800 р/ед. 1750 р/ед.

На основании нашего отчета по итогам аудита ваша Компания получит полное представление  о том, какие изменения необходимо внести, чтобы максимально соответствовать требованиям Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) и не бояться увеличения штрафов за нарушения ТК РФ, увеличенных с начала 2015 года.

Производить изменения и корректировки согласно нашим рекомендациям вы можете как самостоятельно, так и при помощи специалистов нашей Компании.

Оставьте заявку  он-лайн или перезвоните нам по телефону (812) 648-43-80

Напоминаем, что у нас по-прежнему сохраняется скидка 10% на первую услугу при заказе через интернет.

Кадровый аудит

Департамент кадрового учета оказывает профессиональные услуги по проведению аудита кадровой документации на предмет ее соответствия требованиям трудового законодательства, а также соблюдения норм внутренних нормативных актов по труду в Вашей организации или ИП. Проведение процедур по кадровому аудиту позволит выявить все нарушения и ошибки в области ведения кадрового делопроизводства для дальнейшего проведения мероприятий по их устранению и недопущению в будущем.

Как и зачем проводится кадровый аудит?

 

Кадровый аудит – это удобный способ удостовериться в том, все ли у Вас в порядке в кадровом делопроизводстве, и оценить все возможные риски, связанные с выявленными недостатками, чтобы предпринять соответствующие управленческие решения.

Кадровый аудит позволит оценить состояние дел на всех участках кадрового учета – содержание и оформление трудовых договоров, внутренних нормативных актов по труду, соответствие форм первичной кадровой документации Вашей отраслевой специфике и требованиям трудового законодательства, правильность ведения и хранения кадровых документов работников, иные участки.

Регулярное проведение кадрового аудита дает возможность своевременно обнаруживать и исправлять все ошибки кадрового учета, а также иметь независимую оценку его состояния в целях управления. При достаточно высокой административной и материальной ответственности за нарушения в области трудового законодательства своевременные рекомендации наших профессиональных специалистов позволят Вам предотвратить претензии со стороны органов государственного контроля.

Общая процедура проведения кадрового аудита включает:

  • знакомство с постановкой кадрового делопроизводства в Вашей организации;
  • проверка первичной кадровой документации по оформлению и движению работников на правильность ее составления, наличия и соответствия требованиям законодательства;
  • проверка наличия обязательных внутренних нормативных актов по труду, их соответствие нормам и требованиям трудового законодательства и фактической организации труда в Вашей организации или ИП;
  • выявление наиболее уязвимых участков в ведении кадрового делопроизводства и анализ отдельных категорий кадровых документов, участков кадрового делопроизводства по специальным критериям;
  • обработка и анализ полученных в результате проверки данных;
  • подготовка отчета по результатам проведенного аудита.

Что является результатом кадрового аудита?

По результатам проведения кадрового аудита мы предоставим Вам отчет, который будет включать:

  • список выявленных в процессе проверки ошибок, обнаруженных в кадровом делопроизводстве, и допущенных нарушений трудового законодательства;
  • список отсутствующих обязательных кадровых документов и внутренних нормативных актов по труду, которые обязательно должны быть в наличии;
  • рекомендации по проведению необходимых мер по устранению выявленных ошибок и нарушений при ведении кадрового делопроизводства;
  • конкретные ссылки на статьи трудового законодательства, по которым обнаружены нарушения в ведении кадрового делопроизводства;
  • рекомендации по проведению процедур оптимизации работы с кадровой документацией;
  • заключение по оценке рисков выявленных нарушений кадрового учета на возможность возникновения трудовых споров или последствий инспекционных проверок;
  • краткая оценка общей ситуации по ведению кадрового делопроизводства.

На основании отчета, предоставленного по результатам проведенного аудита, и рекомендаций Департамента кадрового учета кадровая служба Вашей организации сможет оперативно провести все мероприятия по устранению всех выявленных ошибок и упущений в кадровом делопроизводстве или обратиться к нам для проведения данных работ.

Выполнение всех наших рекомендаций по устранению недостатков, обнаруженных в результате проведенного кадрового аудита, позволят Вам привести все кадровые документы Вашей организации в полное соответствие с требованиям трудового законодательства.

Мы предлагаем

Услуги нашего Департамента — это квалифицированная, оперативная, высокопрофессиональная практическая и информационно-консультационная помощь. Мы предлагаем кадровый аудит, который позволит Вам получить комплексную и профессиональную оценку состояния всех участков кадрового делопроизводства в Вашей организации на предмет их соответствия нормам и требованиям действующего трудового законодательства.

Кадровый аудит | Современный предприниматель

Кадровый аудит подразумевает под собой проведение проверки не только всей документации отдела кадров, но и общих условий, которые созданы в компании для работников.

Цели и задачи кадрового аудита

Основная цель кадрового аудита – это проверка организации на предмет соблюдения трудового законодательства. Сюда относится:

  • проверка наличия всех документов, установленных законодательством;
  • проверка правильности оформления трудовых отношений с работниками;
  • проверка условий труда, создаваемых для сотрудников предприятия;
  • кадровый аудит персонала – проверка социально-психологического климата в рабочем коллективе.

Проведение аудита может ставить перед собой как все вышеуказанные цели, так и выполняться только в одном направлении. Например, аудиторы будут проверять только документацию отдела кадров.

Кадровый аудит выполняет следующие задачи:

  • приведение документации кадрового блока в соответствие с требованиями законодательства;
  • выявление и исправления типичных ошибок при ведении кадрового делопроизводства;
  • повышение уровня удовлетворенности персонала предприятия и улучшение условия труда.

Его проводят в следующих случаях:

  • плановая проверка на предприятии;
  • смена работника, ответственного за ведение документов отдела кадров;
  • предстоящая проверка компании со стороны вышестоящих организаций или проверяющих органов.
  • при кардинальных изменениях в законодательстве.

Можно провести кадровый аудит своими силами или пригласить стороннюю организацию.

Методы кадрового аудита

Все методы можно разделить на три группы, в зависимости от направления кадрового аудита:

  • Организационно-аналитическая. Подразумевает под собой проведение проверки всей документации, которая должна быть на предприятии. Проверяющие выявляют недостающие документы и ошибки в тех, которые ведутся.
  • Экономическая. Проводится проверка на предмет соответствия предприятия экономическим и социальным показателям. Например, сравнивается средний уровень заработной платы, начисляемой работникам организации, со средним показателем по региону. Для сравнения могут браться и отдельные отрасли деятельности предприятия. Также здесь могут учитываться такие показатели как травматизм, текучесть кадров, условия труда и т.д.
  • Социально-психологическая. Проводится путем опроса и анкетирования работников предприятия. Методы, относящиеся к этой группе, призваны выявить уровень мотивации сотрудников, эффективность системы премий и прочих поощрений, но при этом следует помнить, что на достоверность результатов может влиять человеческий фактор.

Деление всех методов, используемых при проведении аудита, на группы, весьма условное.

Этапы проведения кадрового аудита

Весь процесс проведения аудита можно разделить на три этапа:

  1. Решение организационных вопросов. На этом этапе принимается решение о том, кто будет проводить проверку: специально нанятые профессионалы, либо организация проведет кадровый аудит своими силами. Также определяются цели и задачи, которые будут решены в ходе проверки.
  2. Непосредственное проведение аудита. Проводится проверка по всем выбранным направлениям. Это основной этап, от тщательности его проведения зависит конечный результат и последующее ведение кадрового блока в организации.
  3. Составления акта по результатам проверки. Комиссия делает выводы по полученным результатам: какие ошибки выявлены, каких документов недостает, какие положения законодательства нарушены. Также в конце акта даются рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Приведение в порядок документации и всех кадровых вопросов может быть также поручено комиссии.

Аудит кадровых процессов подразумевает под собой проверку работы предприятия на соответствие трудовому законодательству и социально-экономическим показателям. Проведение аудита проводится по решению руководства предприятия, на законодательном уровне это не предусмотрено.

HR-аудит: все, что нужно знать для начала работы

Проводит ли ваша команда регулярные кадровые проверки? Неэффективные HR-процессы, системы и политики могут навредить вашему бизнесу. Если эти факторы не будут постоянно отслеживаться, бизнес может оказаться не на той стороне трудового законодательства. Например, столкнуться с жесткими штрафами за отсутствие программы безопасности сотрудников. Проведение кадрового аудита помогает убедиться, что вы настраиваете своих сотрудников и свой бизнес на долгосрочный успех и соблюдение нормативных требований.

Может быть, вы так давно не участвовали в кадровом аудите, что забыли, насколько это может быть полезно для вашей организации.Тем более, что мы за углом в мире после пандемии, многое может быстро измениться в бизнесе с его людьми. Для этого нужно сделать быстрый шаг назад и оценить, куда движется организация с точки зрения управления человеческим капиталом.

Что такое кадровый аудит?

HR-аудит рассматривает процессы и политику в области управления персоналом, чтобы определить области, которые могут нуждаться в улучшении, и какие области работают хорошо. Организации могут использовать кадровый аудит для обеспечения соответствия и согласования кадровых программ с бизнес-целями. Они следят за тем, чтобы эти процессы действительно способствовали повышению эффективности организации.

Аудит человеческих ресурсов сродни аудиту внутреннего процесса. Проще говоря, это все равно, что дать вашему отделу кадров табель успеваемости, показывающий, насколько он эффективен. Проведение аудита вашего отдела кадров также выявляет области несоответствия, чтобы снизить риски для бизнеса.

По сути, кадровый аудит – это возможность ужесточить процессы, чтобы такие аспекты, как набор, удержание, адаптация, обучение, заработная плата и компенсация, начисление заработной платы и управление производительностью, получили необходимое внимание.

Может показаться, что это много работы. В конце концов, разве у вас уже много дел, пытаясь нанять и удержать сотрудников, а затем убедиться, что они работают? Тем не менее, постоянное совершенствование процессов управления персоналом поможет вам не только обеспечить их соответствие законам и постановлениям, но также и тем, что они помогут вашим сотрудникам и вашей организации стать более успешными.

Впереди родственный (бесплатный) ресурс! Продолжить чтение ниже ↓

Библиотека ресурсов People Analytics

Загрузите наш список ключевых ресурсов HR Analytics (более 90), которые помогут вам улучшить свой опыт и инициативы.Ваш универсальный магазин для People Analytics!

На основе изображения из Голландской современной академии.

Зачем проводить кадровый аудит?

Цели кадрового аудита разнообразны. Хотя это и не является обязательным, каждая область HR, которая подвергается анализу, выигрывает от этих усилий. По словам Марка С. Флойда, партнера кливлендской юридической фирмы Walter and Haverfield, «Аудит исследует эффективность текущих политик, процедур и систем отдела кадров, поскольку они связаны с последними изменениями и разработками в трудовом и трудовом законодательстве. Более того, добавляет он, «высшее руководство в значительной степени полагается на [HR] отдел, чтобы обеспечить соответствие общей бизнес-стратегии компании множеству сложных законов и нормативных актов, регулирующих рабочую среду».

Еще не убедили? Вот несколько причин, по которым кадровый аудит должен быть приоритетом в вашей организации:

  • Улучшает процессы и политики, влияющие на сотрудников. Кадровый аудит – это шанс улучшить те области ваших процессов и политик, которые оказывают наибольшее влияние на сотрудников.Это расширяет возможности сотрудников, помогает удерживать их и в конечном итоге делает компанию более сильной.
  • Обеспечивает корпоративное соответствие. Никогда не принимайте как должное, что ваша политика соответствует всем законам. Постоянно появляются новые законы о занятости и изменения в них. Чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований и избежать нежелательных судебных исков, вы должны быть впереди всех, проводя аудиты соблюдения норм управления персоналом, которые выявляют любые области потенциального риска.
  • Делает данные HR значимыми и стратегическими. Используйте все эти HR-данные, соединив их с реальностью ваших кадровых политик и процедур.
  • Помогает предотвратить неблагоприятное воздействие на практику занятости. Вы можете смягчить проблемы с разрозненным влиянием на кандидатов при найме, на кандидатов в заработной плате и компенсации, планировании преемственности и в целом на протяжении всего жизненного цикла сотрудника, выполнив аудит.
  • Создает справедливую и справедливую компенсацию. Во время финансового аудита и анализа вознаграждения также может быть хорошей практикой проверить, насколько справедливыми и конкурентоспособными являются ваши зарплаты и компенсационные пакеты.Это может поддержать усилия по набору и удержанию персонала, а также избежать жалоб.
  • Определяет неэффективность систем и практик. По крайней мере, кадровый аудит может помочь выявить неэффективные методы или системы. Избыточные задачи или слишком длительные процессы могут привести к ошибкам.

Когда проводить кадровый аудит?

Не ждите появления проблем, прежде чем проводить кадровый аудит. Проактивный подход всегда лучше, чем реактивный.Лорен Браун, aPHR, участник блога Bernard Health, делится: : «Лучшее время года для проведения аудита будет зависеть от потребностей и графика организации. Более медленное время года может быть более продуктивным, чем сезон высокой нагрузки в организации. Точно так же конец или начало года может помочь организации оценивать улучшения из года в год ».

Выберите время года, наиболее удобное для вашей организации и загруженности.

Виды кадрового аудита

Существует несколько типов кадрового аудита, каждый из которых фокусируется на определенной области человеческого капитала организации.Вы можете провести аудит, создав комитет из внутренних специалистов по персоналу (проверяя область, которой они обычно не занимаются), или вы можете решить использовать стороннюю службу HR-аудита.

Станьте специалистом по кадровой отчетности HR Metrics & Reporting Программа сертификации
Научитесь превращать HR-данные в визуально интуитивно понятные информационные панели
, которые влияют на принятие ключевых решений в вашей организации.

Загрузить программу

Вот различные типы кадрового аудита, которые вы захотите провести:

Аудит документации
И-9 аудит Аудит, направленный на обеспечение постоянного соблюдения положений о санкциях в отношении работодателей Закона об иммиграции и гражданстве (INA).
Досье сотрудников Хранятся ли файлы ваших сотрудников в запертом и безопасном месте, а цифровые файлы сотрудников зашифрованы и защищены?
Заработная плата Ведете ли вы подробные ведомости заработной платы и кто имеет к ним доступ?
Хранение записей Как долго вы храните записи о сотрудниках и соблюдаете ли вы правила хранения записей?

Аудит кадровой службы
Набор и найм Ведете ли вы учет усилий по найму, от рекламы до собеседований и практики найма? Отвечаете ли вы требованиям программы позитивных действий?
Практика приема на работу Имеет значение, как принимаются новые сотрудники. Какая структура у вашей программы адаптации? Получаете ли вы отзывы от новых сотрудников?
Компенсации и заработная плата Убедитесь, что ваша оплата труда и заработная плата конкурентоспособны, а также убедитесь, что разным группам сотрудников выплачивается одинаковая заработная плата за эквивалентную работу. Также определите, правильно ли вы классифицируете сотрудников как наемных / почасовых, штатных сотрудников, неполный рабочий день или независимых подрядчиков.
Производительность и обучение Как вы проводите аттестацию и какое обучение предлагается?

Аудит нормативно-правового соответствия
EEOC Соблюдаете ли вы директивы EEOC? Есть ли потенциальные нарушения?
Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) Соблюдаете ли вы закон о минимальной заработной плате (FLSA)?
Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) Каков ваш процесс рассмотрения, утверждения и мониторинга отпусков, запрошенных FMLA?
Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) Предлагаете ли вы возможности работникам с ограниченными возможностями в соответствии с ADA?
Преимущества Предлагаете ли вы доступ к доступным пакетам медицинских услуг, если это необходимо? Как вы управляете КОБРой?

Аудит политик
Прогрессивная дисциплина Является ли ваша дисциплинарная процедура ясной, последовательной и изложенной в письменной форме?
Политика прекращения действия Соответствует ли ваша политика увольнения законам штата о трудоустройстве по собственному желанию?
Политика отбора мощности Предоставляете ли вы оплачиваемый отпуск всем имеющим на это право работникам?

Аудит безопасности
Опасности OSHA Ведете ли вы журнал OSHA? Принимаете ли вы меры для обеспечения безопасности на рабочем месте, включая обучение?
Паспорт безопасности материала Оборудовано ли ваше рабочее место книжкой MSDS и знают ли сотрудники, где ее найти?
СИЗ Предоставляете ли вы адекватные средства индивидуальной защиты, в том числе, при необходимости, форму?

7 шагов для эффективного процесса кадрового аудита

Хотите знать, как провести кадровый аудит? Вот удобный контрольный список кадрового аудита, с которого можно начать:

HR 2025


Оценка компетентности

Обладаете ли вы компетенциями, необходимыми для сохранения актуальности? Пройдите 5-минутную оценку, чтобы узнать!

Начать бесплатную оценку

Шаг 1.

Определите, что вы хотите проверить.

Как мы уже упоминали выше, существует множество различных типов кадрового аудита, на которых вы можете сосредоточиться. Однако для этой цели вам нужно четко указать цели аудита для вашей организации. Не пытайтесь делать все сразу. Установите график завершения.

Шаг 2. Получите поддержку от руководства.

Единственный способ внести устойчивые изменения, которые положительно повлияют на вашу организацию, – это привлечь к работе свою команду высшего руководства. Вам понадобится их поддержка, особенно если вы попросите нанять третье лицо для проведения аудита.

Шаг 3. Определите, кто будет проводить аудит.

Будете ли вы пытаться провести аудит самостоятельно или нанимаете сотрудников вне организации? Решите, кто за какие задачи отвечает, если это совместные усилия. С самого начала устанавливайте ожидания в отношении своей оценки.

Шаг 4: Соберите данные.

Первоначально вам нужно будет собрать все соответствующие данные, которые имеют отношение к тому, что вы проверяете. Например, вы можете использовать данные из вашего ATS, если вы проводите аудит процессов найма.Убедитесь, что у вас есть разрешение на использование данных.

Шаг 5. Просмотрите свои выводы.

Найдите время, чтобы систематизировать и проанализировать информацию, которую вы обнаружили. Постарайтесь определить любые потенциальные проблемы и возможности для улучшения. Например, вы можете предотвратить будущие травмы, увеличив частоту заказов СИЗ для рабочих.

Шаг 6: Спланируйте и внедрите свои улучшения.

Во-первых, определите приоритетность наиболее проблемных областей, например, тех, которые могут вызвать у вашей организации больше всего юридических проблем.Затем пройдите вниз по списку приоритетов, чтобы улучшить слабые и нуждающиеся в улучшении процессы и политики.

Шаг 7. Будьте прозрачны в отношении изменений.

Сотрудникам будет интересно узнать об изменениях и улучшениях, которые вы вносите в процессы управления персоналом. Найдите способы сообщить им об этих изменениях и попросите руководителей сообщить сотрудникам.

Подводя итоги

Конечно, любой кадровый аудит может быть сложным процессом, который также может потребовать много времени и ресурсов.Однако преимущества намного перевешивают усилия. Вы можете изменить процессы и системы своей компании, чтобы они соответствовали бизнес-целям и задачам.

Лучшие практики и аудиты по управлению персоналом: виды аудитов: White and Williams LLP

Информация о труде и занятости | 1 сентября 2016 г.

Авторы: Дебби Сэндлер и Джордж Моррисон

Существует множество различных типов аудита людских ресурсов (HR). Аудит может быть таким же простым, как проверка файлов занятости, чтобы убедиться, что они в порядке, или он может включать в себя проверку эффективности корпоративной кадровой политики, которая может включать интервьюирование руководителей, менеджеров и сотрудников.Аудит может быть широким, включая то, как работает бизнес, и анализ эффективности. Они могут включать обзор формальных и неформальных систем и процедур компании, чтобы определить, удовлетворяют ли они текущие и прогнозируемые будущие потребности. Аудит может сообщить компании, где находится соблюдение правовых норм и что необходимо сделать для управления рисками, связанными с человеческими ресурсами. Аудиты могут и должны быть адаптированы к потребностям и ресурсам организации. Хотя комплексные аудиты обеспечивают максимальную защиту, целенаправленные и специализированные аудиты также могут быть полезными, поскольку они могут выявить потенциальные проблемы и привести к принятию своевременных корректирующих мер.

В первом выпуске этой серии, состоящей из двух частей, «Лучшие практики управления персоналом и аудит: законы и нормативные акты, которые следует учитывать», рассматривались некоторые важные законы и нормативные акты, соблюдение которых должна обеспечивать компания. Ниже обсуждаются различные типы аудитов и причины, по которым каждый из них может быть полезен для компании.

Недостаточно соблюдать различные законы о занятости. Работодатели должны продемонстрировать соблюдение требований путем составления аккуратно поддерживаемых и хранимых записей. Аудит документации привлекает внимание к потенциальным нарушениям, которые часто можно оперативно устранить. Отсутствие подписи в форме подтверждения, снятие флажка на I-9 или включение медицинской документации в личное дело могут показаться незначительными проблемами, но каждая из них может повлечь за собой наложение штрафов и пени или увеличить потенциальный ущерб в судебном процессе или поселок. Ниже приведены темы и вопросы для рассмотрения.

КАДРОВЫЕ ФАЙЛЫ

  • Для каждого сотрудника, нанятого после 11.06.1986, существует ли текущая форма I-9, подтверждающая право на работу в США.С.? Каждая ли форма точна и полна? Они подписаны и датированы?
  • Правильно ли ведется ваше личное дело? Поддерживаются ли и хранятся ли медицинские файлы и файлы DoT (где применимо) отдельно и должным образом?
  • Содержат ли личные дела файлы W-2, прямое разрешение на внесение депозита и контактную информацию на случай чрезвычайных ситуаций? Содержат ли они все необходимые записи компании (, т. Е. заявления о приеме на работу, должностные инструкции, подписанные соглашения / контракты о конфиденциальности, оценки эффективности, справочники и формы подтверждения)?

Залог

  • Подтверждают ли ваша HRIS или ведомость заработной платы соответствие минимальной заработной плате на федеральном уровне, уровне штата и / или местном уровне?
  • Собираются ли и хранятся ли все необходимые данные?

СПРАВОЧНИК СОТРУДНИКА

  • Включает ли Справочник сотрудника все необходимые политики?
  • Нужно ли пересматривать какую-либо из этих политик с учетом изменений в законе?
  • Соответствует ли справочник государственным и местным законам? Например, если вы находитесь в Филадельфии, соответствует ли политика оплачиваемого отпуска требованиям городских оплачиваемых отпусков по болезни?

СООТВЕТСТВИЕ

  • Все ли требуемые объявления актуальны и видны ли сотрудники и соискатели? Помните, что должности в штатах и ​​на местах требуют изменений чаще, чем федеральные (подумайте о минимальной заработной плате!).
  • Поддерживают ли руководители свои собственные «теневые» файлы? Что в этих файлах?

ХРАНЕНИЕ ЗАПИСЕЙ

  • Есть ли у вас актуальная политика хранения записей? Соблюдают ли его сотрудники?
  • Охватывает ли эта политика электронные данные, такие как электронная почта? Был ли он рассмотрен судебным адвокатом?

Аудит HR-функций изучает различные функции HR-отдела, то, как эти функции выполняются, и являются ли они эффективными и результативными.Эти аудиты часто сосредотачиваются на конкретных аспектах функций HR, например, на приеме на работу / наем, льготах, компенсациях / заработной плате, оценке эффективности или увольнении / после трудоустройства.

ПРОВЕРКА НАБОРА / НАЙМА

Должностные обязанности

  • Есть ли у вас должностные инструкции, точны ли они, актуальны и соответствуют ли они требованиям ADA?
  • Включают ли они все «основные функции» должности?

Заявления о приеме на работу

  • Существует ли официальный процесс размещения вакансий?
  • Где это применимо, соответствуют ли ваши приложения правилам «запретить коробку»? Соответствуют ли ваши практики требованиям EEO и AA?
  • Есть ли в ваших приложениях отказ от ответственности “по желанию”?

Предварительные проверки перед приемом на работу

  • Соответствует ли ваш процесс проверки перед приемом на работу? Были ли какие-либо оценки, которые вы используете, валидированы и используются ли оценки по назначению?
  • Проведены ли все необходимые проверки ( i.е. DOT тест на наркотики, проверка водительского удостоверения)? Предоставляется ли заявителям требуемая информация и требуется ли получение согласия?
  • Все ли проверки проводятся последовательно и в соответствии с последними правилами? Знают ли ваши менеджеры по найму и рекрутеры об обязанности предоставить разумные приспособления для тестирования на наркотики перед приемом на работу для отвечающих требованиям лиц или документации для кандидатов, не отобранных по результатам проверки биографических данных?

Процесс приема на работу

  • Кто участвует в процессе приема на работу и кто принимает окончательное решение? Все ли участники прошли обучение, касающееся допустимых вопросов на собеседовании и оснований для принятия решений о приеме на работу?
  • Проверяются ли рекомендации перед каждым наймом? Все ли требуемые документы сохранены?
  • Сколько времени проходит от объявления о вакансии до приема на работу и как эти временные рамки соотносятся с другими в отрасли?
  • Существует ли процедура уведомления отклоненных кандидатов?
  • Соответствуют ли ваши планы и практики государственным постановлениям? Является ли компания конкурентоспособной в отношении предлагаемых преимуществ?
  • Как соискатели видят процесс приема на работу? Есть ли публикации на Glassdoor или других сайтах?

Преимущества

  • Соответствует ли практика компании ACA? Если у компании есть оздоровительная программа, соответствует ли она законам и правилам ACA, ADA и другим законам? Принимаются ли меры для обеспечения конфиденциальности частной информации?
  • Предоставляются ли льготы всем штатным сотрудникам? Получили ли все новые сотрудники письменное уведомление о наличии государственных бирж медицинского страхования?
  • Указывается ли стоимость спонсируемых работодателем медицинских пособий в W-2 сотрудников?
  • Если льготы предлагаются иждивенцам, проверяется ли право на получение льгот в рамках программы?

КОМПЕНСАЦИЯ / ЗАПЛАТА

Классификация сотрудников

  • Правильно ли классифицированы сотрудники как освобожденные или не освобожденные от налогов в соответствии с FLSA; полный или неполный рабочий день в соответствии с ACA?
  • Отнесение работников к категории независимых подрядчиков подтверждено письменным соглашением с независимым подрядчиком, специально разработанным для этих отношений?

Заработная плата

  • Всем ли работникам выплачивается как минимум минимальная заработная плата? Выплачивает ли компания конкурентоспособную заработную плату для отрасли? Если сотруднику оплачивается сверхурочная работа, правильно ли рассчитывается «обычная ставка»? Включает ли он недискреционную или бонусную оплату?
  • Классифицируются ли сотрудники как освобожденные от уплаты налога на заработной плате? Какие меры принимаются для предотвращения неправильных удержаний из их заработной платы? Есть ли у компании политика «тихой гавани»? Если да, то как он распространяется среди сотрудников? Оплачиваются ли работники, не освобожденные от уплаты налогов, за все отработанное время?
  • Какие критерии использует организация для определения увеличения заработной платы? Контролируется ли эта практика для обеспечения равной оплаты труда женщин или представителей меньшинств?
  • Достаточно ли ведется хронометраж?

Оценка эффективности / Прекращение действия

Оценка производительности

  • Есть ли система оценки работы сотрудников? Последовательно ли это соблюдается?
  • Предоставляются ли сотрудникам письменные служебные ожидания? Проверяются ли оценки производительности на согласованность? Предоставляется ли сотрудникам возможность комментировать оценки эффективности?

Решение о прекращении действия

  • Кто участвует в принятии решений о расторжении контракта?
  • Какие факторы / документы учитываются? Рассматривается ли решение отделом кадров или юридическим отделом?

Процесс прекращения

  • Кто сообщает сотруднику о расторжении? Кто еще присутствует?
  • Есть ли у компании выходное пособие? Правильно ли рассчитывается и своевременно ли выплачивается окончательная зарплата сотрудника? Предоставляются ли сотруднику все требуемые законом уведомления ( i.е. КОБРА)?
  • Какие шаги предпринимаются для защиты собственности / паролей компании и т. Д.? Напоминаются ли всем уволенным сотрудникам об обязательствах по окончании трудовой деятельности (, т. Е. , конфиденциальность, отказ от конкуренции, отказ от вымогательства)?
  • Последовательно ли проводятся собеседования на выходе и делятся ли результаты этих собеседований?

Аудит соответствия законодательству определяет, насколько хорошо организация соблюдает федеральное, штатное и местное законодательство о занятости и труде, и включает в себя тщательный анализ кадровой политики и процедур для обеспечения того, чтобы юридически обязательные требования были включены и выполнялись.Аудит соблюдения правовых норм будет включать в себя аудит документации, описанный выше, но также включает в себя проверку письменных и неписаных политик компании и рассмотрение вопроса о том, увеличивают ли эти политики или снижают ли они риски, связанные с персоналом. Часто бывает полезно подойти к обзору, помня о конкретных законах.

Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA)

Федеральный закон FMLA дает застрахованным работникам право на неоплачиваемый отпуск продолжительностью до двенадцати рабочих недель в течение 12-месячного периода по соответствующим семейным и медицинским причинам.Работодатели также обязаны поддерживать ранее существовавшее страховое покрытие группового медицинского страхования для работника, реализующего свое право на указанный отпуск. FMLA предоставляет повод для иска для сотрудников, которые считают, что их права FMLA были нарушены, в дополнение к обычным основаниям для иска, предусмотренным в большинстве законов о занятости. В связи с этим особенно важно проведение FMLA.

Обзор политики и процедур

  • Есть ли у компании письменная политика FMLA? Включает ли политика все требования для применения FMLA?
  • Есть ли в полисе правильное определение супруга в свете Windsor ? Прочтите наше оповещение по этой теме здесь.
  • Отображаются ли обязательные сообщения на видном месте?
  • Точно ли описываются должностные обязанности в письменной форме?
  • Соответствует ли политика посещаемости компании закону FMLA? Соответствует ли это законам о государственных отпусках?
  • Проходилось ли обучение по требованиям FMLA и способам обработки запросов FMLA? Знают ли надзорные органы в целом, что требует FMLA?
  • Как учитываются отсутствия на рабочем месте по закону FMLA (включая прерывистый отпуск) для расчета заработной платы и правил посещаемости?
  • Существует ли процедура, что происходит, если сотрудник подает заявку на увольнение? Когда документы отправляются сотруднику и кто их координирует? Кто определяет, имеет ли работник право на отпуск по ЗОСПСО? Если отпуск прерывистый, соответствует ли он закону и политике компании?
  • Принимаются ли меры для защиты медицинской информации сотрудника?

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)

Закон FLSA регулирует требования к минимальной заработной плате, сверхурочной работе и ведению документации.Работодатели обязаны платить максимальную из федеральных, государственных или местных минимальных ставок заработной платы всем сотрудникам, не освобожденным от уплаты налогов, за все отработанные часы. Правоприменительные меры в случае нарушений включают выплату невыплаченной минимальной заработной платы и / или невыплаченные сверхурочные, невыплаченную заработную плату, заранее оцененные убытки и гражданские штрафы. Кроме того, во многих штатах действуют собственные законы о заработной плате и часах, в которых есть дополнительные требования.

Обзор политики и процедур

  • Имеются ли точные письменные описания должностных обязанностей?
  • Размещены ли на видном месте плакаты с указанием федеральных требований и законов штата или местных законов?
  • Включает ли справочник для сотрудников политику «Safe Harbor» и процедуру рассмотрения жалоб для рассмотрения возможных неправомерных удержаний для освобождения от оплаты труда сотрудников и защиты основы заработной платы?
  • Существует ли политика, запрещающая сверхурочную работу без предварительного разрешения? Знают ли руководители, что работникам нужно платить за все отработанное время (утверждено или нет)? Существует ли политика, требующая от сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, вести учет всего рабочего времени? Применяется ли эта политика?
  • Предоставляются ли сотрудникам все необходимые по закону перерывы? Если трудоустроены несовершеннолетние, соблюдаются ли все законы штата и федеральные законы, касающиеся найма несовершеннолетних, рабочего времени и перерывов?
  • Проходят ли руководители регулярное обучение? Знают ли они о требованиях FLSA?
  • Принимают ли руководители меры для того, чтобы табели учета рабочего времени для почасовых сотрудников точно отражали все время, потраченное на работу? Собирают ли системы расчета заработной платы и HRIS всю необходимую информацию? Точно ли регистрируются отработанные часы и правильно ли хранятся записи?
  • Правильно ли классифицируются сотрудники как освобожденные или не освобожденные? Для всех освобожденных сотрудников, подтверждают ли фактические обязанности сотрудника их отнесение к освобожденным? Все ли освобожденные от налогообложения сотрудники получают заработную плату? Допустимы ли вычеты из их заработной платы?
  • Всем ли сотрудникам, не освобожденным от уплаты налогов, выплачивается как минимум минимальная заработная плата? Выплачивается ли им сверхурочная работа в размере, в полтора раза превышающем обычную ставку оплаты за все отработанные часы? Включена ли вся необходимая компенсация при расчете «обычной ставки» заработной платы?
  • Оплачивается ли сверхурочная работа в соответствии с FLSA, требованиями штата и политикой компании или коллективным договором (который может потребовать более прибыльной политики, такой как оплата сверхурочной работы за часы, превышающие восемь в один день)?
  • Предоставляется ли сотрудникам вся необходимая информация о заработной плате (включая расчетные дни, удержания и т. Д.)..)?

ЗАЩИТА ОТ ДИСКРИМИНАЦИИ / ЗАЩИТЫ ОТ НАСКОЛЬНИКОВ И ЗАЩИТЫ ОТ РЕТАЛИАЦИИ

Обзор политики и процедур

  • Имеется ли в компании адекватная политика противодействия преследованию и дискриминации? Включает ли он все защищенные классы? Основано ли это на законах штата и местных законах?
  • Включает ли он процедуру, с помощью которой могут подать жалобу те, кто считает, что они подвергаются дискриминации или преследованию? Что, если иск предъявлен руководителю или старшему менеджеру?
  • В политике сказано, что произойдет, если будет получена жалоба? Обсуждаются ли в политике ответные меры (и прямо указывается, что компания не будет принимать ответных мер)?
  • Как политика распространяется среди сотрудников?

Обучение и внедрение

  • Все ли предусмотренные законом тренинги проходят и ведутся ли записи об этих тренингах?
  • Обучены ли руководители политике преследования? Обучены ли сотрудники? Подписывают ли сотрудники подтверждение получения политики преследования?

Закон об американских инвалидах (ADA)

ADA запрещает дискриминацию квалифицированных лиц с ограниченными возможностями.Он также может потребовать от работодателей предоставить квалифицированным сотрудникам разумные приспособления, если эти приспособления не будут чрезмерно обременительными.

Обзор политики и процедур

  • Включает ли антидискриминационная политика компании инвалидность? Соответствуют ли другие политики компании, включая тестирование на наркотики, дисциплину, отпуск и увольнение, требованиям ADA?
  • Есть ли у компании процедура определения того, когда вступает в силу ADA, и как обращаться с запросами на размещение? Кто участвует в обсуждении запросов на размещение с сотрудником? Правильно ли они обучены требованиям ADA?
  • Принимаются ли меры для защиты медицинской информации сотрудника от ненадлежащего разглашения?
  • Соответствует ли политика посещаемости компании ADA? Включены ли в письменные должностные инструкции все основные функции для работы?

Обучение и внедрение

  • Знают ли руководители и менеджеры в целом о требованиях ADA и о том, когда вовлекать HR? Имеют ли люди, которые будут отвечать на запросы ADA о размещении, соответствующую подготовку?
  • Есть ли процедура обсуждения запросов ADA? Все ли представители компании осведомлены о требованиях к «интерактивному диалогу»?
  • Существуют ли инструкции о том, когда проводить оценку функциональной способности?
  • Знает ли HR, какую медицинскую информацию они могут запросить, у кого и с кем ее можно обсудить?
  • Есть ли понимание, когда юрисконсульта следует привлекать к этим обсуждениям?

Закон об иммиграционной реформе и контроле (IRCA) 1986 года

Наряду с Законом об иммиграции 1990 года и Законом о реформе нелегальной иммиграции и ответственности иммигрантов (IIRIRA) 1990 года IRCA объявляет наем работников без документов незаконным и требует от всех работодателей проверять статус приемлемости для новых сотрудников.Он запрещает дальнейшую занятость сотрудников, разрешение на работу которых позже будет признано мошенническим или истекшим. Он также требует, чтобы формы I-9 были заполнены как работодателем, так и работником и хранились в файле в течение трех лет с даты найма или одного года после увольнения – в зависимости от того, что наступит позже. Последние изменения в форму были внесены в марте 2013 года. Щелкните здесь, чтобы получить доступ к текущей версии.

Очки для аудита включают

  • Используется ли правильная форма? Это точно и полно?
  • Была ли форма заполнена своевременно? Документы о разрешении на работу еще действительны?
  • Сохраняются ли I-9 в течение соответствующего периода времени?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для небольшой компании время (и деньги), необходимое для выполнения всех или некоторых аудиторских функций, описанных выше, вероятно, позволит сэкономить неисчислимые расходы и страдания при судебных разбирательствах или действиях регулирующих органов.Если компания сможет «поставить галочку» во всех полях, ей будет намного легче во время показаний и даже судебного разбирательства, если это произойдет.

По вопросам о передовых методах работы с персоналом и аудитах обращайтесь к Дебби Сэндлер ([email protected]; 215.864.6203), Джорджу Моррисону ([email protected]; 610.782.4911) или другому члену нашей группы по труду и занятости.

Эта переписка не должна рассматриваться как юридическая консультация или юридическая мнение по каким-либо конкретным фактам или обстоятельствам.Содержание предназначено только для общих информационных целей, и вам настоятельно рекомендуется проконсультироваться с юристом по поводу вашей собственной ситуации и юридических вопросов.

Контрольный список кадрового аудита 2022 [Бесплатный шаблон]

В этой статье мы обсудим, как провести успешный кадровый аудит, чтобы убедиться, что ваша организация соблюдает нормативные требования и находится на правильном пути. Нет времени читать? Послушайте запись ниже.

Организации должны быть постоянно развивающимися . К сожалению, устаревшие политики и процедуры могут оставаться слишком долго.

Чтобы избежать юридических проблем и обеспечить соблюдение вашей компанией трудового законодательства, важно проводить регулярный кадровый аудит . Хотя это может показаться сложной задачей, помните, что аудит – ценный инструмент, который поможет облегчить развитие вашего бизнеса.

В этом посте мы покажем вам, как эффективно использует контрольный список кадрового аудита . Но сначала давайте лучше поймем, что влечет за собой эта оценка и как проводить аудит кадровых ресурсов.

Что такое кадровый аудит?

Определение кадрового аудита – это тщательный анализ политик, процедур, документов и систем отдела кадров. Специалисты по персоналу, проводящие аудит, систематически проверяют каждый аспект своей работы и вклада в компанию.

Это возможность определить, какие методы работают, а какие нет. Это жизненно важный шаг для улучшения работы и производительности.Обычно аудит проводят специалисты по персоналу. Однако компании также могут нанять стороннюю компанию для проведения оценки человеческих ресурсов.

Учитывая время и усилия, которые вам нужно вложить в полномасштабную оценку, рекомендуется проводить аудит один раз в год.

Заполнения одного контрольного списка кадрового аудита в год должно быть достаточно для вашей компании, чтобы получить все необходимые данные, связанные с кадрами. Когда вы проводите оценку, вы можете сосредоточиться на следующих областях:

Виды кадрового аудита

Существует четырех основных типов аудитов человеческих ресурсов , которые проводятся наиболее часто.Все следующие типы аудита включают систематическую проверку кадровых функций в компании.

  • Сравнительный подход Аудит (внутренний): Этот подход сравнивает работу двух различных отделов управления персоналом. Если ваш отдел новичок, то для начала часто можно начать с кадрового аудита, отражающего успешный план действий другой компании.
  • Экспертный аудит (внешний): В этом случае аудит проводится физическим или юридическим лицом вне организации.Этот подход может быть полезен, если вашему отделу не хватает времени или ресурсов для проведения собственного аудита. Консультанты, специализирующиеся на проведении аудитов кадровых ресурсов, могут дать ценную информацию о ваших процессах управления. К сожалению, такие услуги часто бывают довольно дорогими.
  • Статистический подход Аудит: В рамках этого аудита HR отделы кадров используют данные внутри компании для оценки общей производительности. Может быть полезно посмотреть информацию об отсутствии на работе или текучести кадров.
  • Управление по целям Аудит: Этот тип аудита позволяет оценить, смог ли ваш отдел кадров достичь поставленных ранее целей. Если вы хотите внедрить этот вид аудита, обязательно ознакомьтесь с инструкциями по настройке и достижению OKR.

Какие преимущества дает проведение кадрового аудита?

Проведение кадрового аудита дает множество преимуществ. Без сомнения, наиболее ценным является то, что он дает вам широкое представление о внутренней работе вашей компании.Аудит часто показывает, как отдел кадров выполняет свои повседневные функции.

Аудит – это комплексный инструмент, используемый для анализа множества аспектов деятельности компании. Проведение аудита важно для роста и развития компании.

Знание внутренней работы вашей организации позволяет вашей компании выявлять потенциальные сложности и / или области для улучшения. Также в результате проведения аудита вы можете увидеть, где команда HR уже отлично справляется.Выделение этих побед может быть очень полезным для морального духа.

Все еще на заборе? Вот основные преимущества проведения кадрового аудита.

  • Предоставляет подробное видение отдела кадров

Понимание того, как работает каждая область отдела и как они интегрируются в компанию, необходимо для продвижения вперед к целям компании.

В интересах компании обеспечить соблюдение постоянно меняющихся правил, существующих в отрасли.Например, аудит кадровых ресурсов помогает, в частности, способствовать соблюдению закона о трудовых стандартах.

Развитие имеет решающее значение и определение слабых сторон / возможных болевых точек компании позволяет им лучше сформировать план действий и реализовать его для улучшения.

Если вы регулярно читаете блог, то знаете, что мы любим говорить о сборе достоверных данных. Почему? Эти данные позволяют компании количественно оценить аспекты своего отдела кадров, которые ранее могли игнорироваться.С помощью аудита вы можете получить ценные данные, которые после надлежащего анализа помогут вам в дальнейшем принять правильные решения.

Как работает кадровый аудит?

Если вы думаете о проведении аудита вашей компании, вы можете испытывать небольшой стресс. Вам интересно, с чего начать, какие шаги предпринять и кто будет проводить аудит?

Несмотря на то, что компании могут использовать кадровый аудит по-разному, большинство оценок имеют одинаковую структуру. Кадровый аудит состоит из трех частей.

Предварительный аудит

Первый шаг – предварительный аудит. На этом этапе вам нужно будет определить, какие данные было бы наиболее полезно собирать. Начните с , определив, какие кадровые функции или процессы вы хотели бы оценить в рамках аудита.

Например, вы можете проверить свою HRIS, политику отдела кадров или оценки производительности. Если в вашей компании есть область, которая требует улучшения, вам также следует подумать о том, чтобы добавить ее в аудит.

Мы советуем позволить метрикам HR определять эти решения. Если вы отслеживаете ключевые показатели эффективности, такие как время приема на работу и коэффициент удержания, вы, вероятно, будете иметь довольно хорошее представление о том, чего не хватает вашему HR-отделу.

Как только вы определили области для улучшения, вы можете переходить к следующим этапам процесса кадрового аудита:

  1. Решите, будет ли аудит проводиться внутри компании или за ее пределами .
  2. Определите вид аудита , который вы хотите провести.
  3. Установите четкие и определенные цели , которые станут результатом аудита.
  4. Создайте план действий для достижения ваших целей.

Анализ данных

Следующим шагом является анализ данных. На этом шаге вы оцените процессы, процедуры, политики, документы и данные, которые вы решили проверить на предыдущем шаге. Собирайте информацию организованно, чтобы вы могли делать выводы.

Подготовьте отчет с результатами вашего аудита

Последний шаг – составить проект отчета, который содержит ваши выводы и рекомендации, которые помогут и помогут команде кадровых ресурсов добиться успеха.

Что такое контрольный список кадрового аудита?

Контрольный список кадрового аудита представляет собой дорожную карту вашего аудита. Показывает, какие важные функции вам обязательно нужно проверить. Иногда это не так интуитивно понятно, как можно было бы ожидать. Возможно, мы настолько привыкли к нашим старым, утомленным процессам, что нам не приходит в голову, что есть способ сделать что-то лучше.

Аудит – ключевой момент для отдела и компании в целом, так что они могут учиться и продолжать двигаться вперед как профессионал в области управления персоналом. Использование контрольного списка для процессов кадрового аудита гарантирует, что вы ничего не пропустите.

Зачем нужен контрольный список кадрового аудита?

Независимо от того, сосредоточено ли внимание на политике или производительности, ежегодный анализ вашего HR выявляет проблемы и проблемы, существующие в отделе. Оценка этих проблем позволит вашей компании улучшить и предотвратить халатность или самоуспокоенность.

Кроме того, использование контрольного списка кадрового аудита помогает гарантировать, что ваша компания соблюдает действующее кадровое и трудовое законодательство. Он дает менеджерам четкое представление о том, что происходит в компании, позволяя им определять передовой опыт, а открывать возможности для роста и развития.

Эффективный кадровый аудит также положительно скажется на сотрудниках. Это увеличивает прозрачность, которая, как было показано, повышает моральный дух сотрудников, а показывает, что компания стремится к постоянному совершенствованию .Эти положительные изменения приводят к повышению производительности и удовлетворенности сотрудников.

Загрузите наш контрольный список кадрового аудита, чтобы быть в курсе всего, что происходит в вашей компании.

Эффективно проведите процесс кадрового аудита в 2022 году: Скачать бесплатный шаблон кадрового аудита

Перед тем, как начать оценку, важно иметь контрольный список для внутреннего аудита HR, чтобы оставаться организованным и эффективным на протяжении всего процесса аудита персонала . Этот список содержит подробные вопросы, относящиеся к различным областям управления персоналом, и обычно занимает пару страниц.

Нужна небольшая дополнительная помощь в проведении аудита в этом году? Не волнуйтесь, мы вас прикрыли. Вот наш исчерпывающий контрольный список для HR-аудита, который поможет вам получить максимальную отдачу от работы своего отдела кадров.

Хотите убедиться, что записи вашей организации всегда актуальны, соответствуют требованиям и эффективны? Попробуйте универсальное HR-решение Factorial с 14-дневной бесплатной пробной версией.

6 шагов к успешному кадровому аудиту – G&A Partners

Подобно финансовой или налоговой проверке, аудит HR дает предприятиям возможность выявить любые потенциальные проблемы с соблюдением требований кадровых ресурсов и установить передовые методы работы с кадрами.

HR-аудит рассматривает основные кадровые функции организации, чтобы определить соответствие организации государственным и федеральным законам.

Соответствуют ли ваши процессы кадрового аудита всем требованиям нашего шестиступенчатого контрольного списка кадрового аудита?

  1. Определите объем: Первым шагом проведения кадрового аудита является определение объема аудита. Если кадровый аудит никогда не проводился, рекомендуется всесторонний анализ всех политик и процедур.В будущем компании могут выбрать проведение аудитов, направленных на конкретные функции управления персоналом, такие как расчет заработной платы или ведение учета.
  2. Разработайте план: Следующим шагом является разработка плана проведения аудита. Определите цели аудита, соберите команду аудиторов и создайте график завершения аудита.
  3. Соберите и проанализируйте данные: После начала аудита группа аудита должна собрать все соответствующие документы и формы в рамках аудита.Аудиторская группа также должна анализировать текущие и потенциальные судебные иски.
  4. Создание отчета: После того, как вся необходимая информация была проанализирована, следующим шагом будет создание отчета с результатами аудита. В этом отчете должны быть указаны все сильные и слабые стороны, обнаруженные в ходе аудита, а также даны рекомендации по исправлению любых случаев несоблюдения.
  5. Составьте план действий: После завершения аудита руководители компании должны встретиться с аудиторской группой, чтобы обсудить результаты и сформулировать план решения каждой проблемы или проблемной области, указанной в отчете.Пункты действий могут включать изменения в политике, процедурах и / или практике обучения. При установлении графика исправления проблем несоответствия организациям также следует учитывать имеющиеся у них ресурсы и обеспечивать реалистичность и достижимость любых корректирующих действий. Кроме того, организациям следует принять меры для обеспечения конфиденциальности информации аудита и защиты от непреднамеренного раскрытия.
  6. Оцените прогресс: После внедрения корректирующих мер организации должны постоянно отслеживать и периодически анализировать новые процессы или процедуры, чтобы гарантировать соответствие организации требованиям.

Аудит человеческих ресурсов (HR) – значение, этапы и преимущества

Кадровый аудит – это комплексный метод объективной и систематической проверки текущих практик, документации, политик и процедур, преобладающих в системе управления персоналом организации . Эффективный кадровый аудит помогает выявить потребность в улучшении и расширении кадровой функции. Он также помогает организации соблюдать постоянно меняющиеся правила и нормы.Кадровый аудит, таким образом, помогает проанализировать разрыв между тем, «какова текущая кадровая функция», и «тем, что должно быть / могло бы быть наилучшей из возможных кадровых функций» в организации.

Хотя кадровый аудит не является обязательным, как финансовый аудит, в наши дни организации выбирают регулярные кадровые аудиты для проверки существующей кадровой системы в соответствии с политиками, стратегиями и целями организации, а также требованиями законодательства. HR-аудитор может быть внутренним или внешним по отношению к организации. Как правило, кадровые консалтинговые компании предоставляют услуги внешних кадровых аудиторов.

Высшему руководству необходимо четко установить условия и объем аудита перед внешней фирмой, чтобы аудит был успешным. Это включает определение точной цели аудита, а именно. изучение соблюдения требований законодательства и политик организации, выявление проблемных областей, позволяющих избежать кризисных ситуаций с помощью соответствующего планирования, анализ способов лучшего удовлетворения потребностей сотрудников, партнеров или общества соответствующих сторон, измерение рабочих процессов, поиск возможностей, связанных с кадрами, доступных в рамках организация, занимающаяся ситуацией слияний и поглощений и т. д.

Основные компоненты системы управления персоналом, которые обычно подвергаются аудиту, включают документацию, должностные инструкции, кадровую политику, правовую политику, набор и отбор, обучение и развитие, систему вознаграждений и вознаграждений сотрудникам, управление карьерой, отношения с сотрудниками, процесс измерения и оценки производительности, увольнение , ключевые показатели эффективности и информационные системы управления персоналом (HRIS).

Весь процесс кадрового аудита в целом разделен на следующие этапы: информация до аудита, проверка на месте, проверка записей и аудиторский отчет .

Первые три этапа включают обширный сбор как количественной, так и качественной информации. Метод сбора информации зависит от размера целевой аудитории, наличия времени и типа собираемых данных. Этап предварительной информации включает в себя обзор политик организации, руководств по персоналу, справочников сотрудников, отчетов и т. Д., Которые составляют основу работы в организации. Следующий этап проверки на месте включает в себя анкетирование, интервью, наблюдение, неформальные обсуждения, опросы или комбинацию таких методов для получения необходимой информации от членов организации.Этап проверки документации требует подробного сканирования текущих кадровых записей, файлов сотрудников, статистики отсутствия сотрудников на работе и текучести кадров, уведомлений, требований о компенсации, оценок производительности и т. Д.

Используя собранные таким образом данные, составляется контрольный список кадров, который является широко используемым методом проведения кадрового аудита. В методе контрольного списка – список всех параметров системы, подлежащих аудиту, а именно. политики, процедуры или практики создаются последовательно. По каждому конкретному пункту упоминается реальная практика, которой придерживается организация.Затем определенная практика и фактическая практика сравниваются для определения соответствия между ними, а также для анализа отклонений от соблюдения. На основе этого анализа заключительный аудиторский отчет сопровождается соответствующими выводами и рекомендациями, подчеркивающими сильные и слабые стороны функции управления персоналом, а также необходимые улучшения по мере необходимости.

HR-аудит, таким образом, способствует наилучшему использованию внутренних ресурсов и максимальной эффективности человеческого капитала в организации.В то же время это полезно для оптимизации процессов и практик управления персоналом с использованием лучших отраслевых практик и стандартов.




Авторство / ссылки – Об авторе (ах)
Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 .Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.


Окончательное руководство по кадровому аудиту

Согласно Обществу управления человеческими ресурсами (SHRM), “кадровый аудит включает в себя выделение времени и ресурсов для очень объективного взгляда на кадровую политику, практики, процедуры и стратегии организации по защите организации, установить передовой опыт и определить возможности для улучшения.”

Кадровый аудит может помочь вам понять, приносит ли ваша кадровая практика пользу или мешает вашей организации. Он предоставляет обратную связь об инициативах в области управления персоналом и их влиянии на бизнес-цели. Он может предоставить дорожную карту для необходимых изменений кадровой политики, процедур и показателей для повышения эффективности человеческого капитала в организации. Как правило, эти кадровые аудиты сосредоточены на соблюдении требований, передовых методах и стратегии.

Когда проводить кадровый аудит

К началу

Мы предлагаем поэтапный трехлетний подход к вашему кадровому аудиту.Это позволяет организации сосредоточиться на каждом нижеприведенном компоненте. Другие варианты включают мини-аудиты каждые шесть месяцев, плановые ежегодные проверки или проведение аудита после любого крупного события (нового владельца, нового руководства, нового направления кадрового обеспечения и т. Д.). Хотя мы не поощряем непосильный аудит, мы написали о 4 красных флажках, которые сигнализируют о том, что вам нужен кадровый аудит.

Чтобы получить максимальную отдачу от кадрового аудита и при этом свести к минимуму перерывы в работе, необходимо обязательно спланировать первоначальный кадровый аудит или последующие проверки.Календарь планирования кадрового аудита может стать неоценимым инструментом для своевременного выполнения проекта. В календаре планирования должно быть установлено:

  • График сбора данных (особенно, если данные будут собираться из нескольких команд / отделов)
  • Дата (даты) отчета о результатах перед ключевыми заинтересованными сторонами
  • Сроки представления отчета о ходе реализации изменений ключевым заинтересованным сторонам

Кто должен проводить кадровый аудит?

К началу Нажмите здесь, чтобы загрузить и / или
распечатайте этот контрольный список.

Тщательный кадровый аудит проанализирует соответствие человеческим ресурсам, заработную плату и льготы, а также кадровую стратегию. В идеале у физического или юридического лица, проводящего кадровый аудит, должно быть:

  • Знания и опыт в различных функциях управления персоналом, а также в заработной плате и льготах сотрудникам;
  • Время и способность собирать и анализировать данные, синтезировать результаты анализа в отчетные данные и разрабатывать план будущих улучшений; и
  • Способность работать с ключевыми заинтересованными сторонами для реализации и выполнения плана будущих улучшений.
Сделай сам или внешний кадровый аудит?

Если вы думаете о проведении внутреннего или самостоятельного аудита персонала, контрольный список проекта аудита кадров может помочь вам определить необходимый опыт, время, необходимое для сбора и анализа данных, и оценить, получите ли вы участие ключевых заинтересованных сторон. Контрольный список также может помочь определить, сможет ли внешний кадровый аудитор завершить проект своевременно и удовлетворительно.

Внешний аудитор может подойти к кадровым функциям с объективной точки зрения, что может снизить напряжение между отделом кадров и другими отделами или ключевыми заинтересованными сторонами. Нейтральное наблюдение может выявить другие потенциальные проблемы или узкие места, поскольку внешний аудитор не осведомлен о текущих процедурах внутри организации. Кроме того, опыт работы внешнего аудитора с другими компаниями может помочь организации узнать о новых идеях, которые могут лучше помочь функции управления персоналом.

Примите во внимание время и стоимость маршрута своими руками

Окончательное решение может зависеть от времени и затрат. Сначала начните с внутренней стоимости. Подумайте, кто будет участвовать в сборе данных, их анализе, разработке результатов и предложении улучшений. Помните о альтернативных издержках других проектов, которые будут бездействовать, пока проводится аудит. Кроме того, если внутренние кадровые аудиторы не привыкли проводить собеседования с сотрудниками, подумайте о дополнительных затратах на время собеседования сотрудников по сравнению с опытным аудитором, который может проводить собеседования более эффективно.Наконец, рассмотрим данные. Если данные, которые необходимо собрать и проанализировать, будут легко доступны и интегрированы в текущие операции, необходимое время будет сокращено.

Помимо затрат на наем внешнего аудитора, рассмотрите возможность того, что внешний аудитор обнаружит что-либо, что может привести к судебному разбирательству. Если у вас есть опасения, что определенные методы работы с персоналом могут создать угрозу судебного разбирательства, подумайте о привлечении внешнего юрисконсульта для помощи в проведении аудита.

В целом, рассмотрите объем аудита, требуемое рабочее время и собранные данные, чтобы определить подходящую команду для проведения аудита кадровых ресурсов.

Проведение аудита

Наверх

Кадровый аудит должен быть сосредоточен на трех различных областях: соблюдение требований к персоналу, расчет заработной платы и льгот и стратегия управления персоналом. Мы предлагаем провести трехлетний кадровый аудит, состоящий из трех частей, где каждая область является единственной целью кадрового аудита в течение этого года.Это дает организации достаточно времени, чтобы собрать соответствующие данные, проанализировать их и приступить к внедрению предлагаемых изменений. Мы обнаружили, что попытку провести один всеобъемлющий кадровый аудит сложно спланировать, внедрить и завершить.

Соответствие персонала
Политика и руководство для сотрудников

Первая область, которую мы предлагаем рассмотреть на предмет соответствия требованиям персонала, – это политика ваших сотрудников. Не только законы о занятости могут измениться в любое время, но и толкование этих законов судами может повлиять на работодателей.Важно регулярно просматривать справочник сотрудников, чтобы убедиться, что политики соответствуют требованиям законодательства и соответствуют практике организации. Устаревшее руководство, которому не следуют, может быть более проблематичным, чем полное отсутствие справочника для сотрудников. В этой области мы проверяем, какие политики у вас есть, с учетом федеральных законов и законов штата о занятости, и даем рекомендации по изменениям на основе требуемых и рекомендуемых политик.

Примеры включают:

  • Политика EEO
  • Политика противодействия преследованию
  • Политика FMLA, если требуется
  • Работа по желанию, если применимо в вашем штате
  • Размещение ADA
  • Политика в отношении наркотиков и алкоголя

Хотите узнать больше о том, почему у вас должен быть справочник для сотрудников? Вот семь причин, по которым вам нужен справочник для сотрудников.

Законы о равных возможностях трудоустройства (EEO)

Следующая область – это практика, связанная с процессами найма, отбора, найма и продвижения по службе. Организации необходимо обеспечить соответствие этих различных процессов законам об EEO. Эти законы о EEO запрещают определенные виды дискриминации при работе на определенных рабочих местах. Эти типы дискриминации включают:

  • Возраст
  • Инвалидность
  • Равная заработная плата / компенсация
  • Генетическая информация
  • Преследование
  • Национальное происхождение
  • Беременность
  • Race / цвет
  • Религия
  • Возмездие
  • Секс
  • Сексуальные домогательства

Некоторые конкретные запрещенные политики / методы найма, связанные с наймом, отбором, наймом и продвижением по службе, включают:

  • Объявления о работе, показывающие предпочтение или противодействие определенным кандидатам на основе защищенных категорий выше.Примером может служить объявление о вакансии для недавних выпускников колледжа.
  • Работодатели не могут основывать решения о приеме на работу или продвижении по службе на стереотипах и предположениях о человеке и его защищаемой категории выше. Примером может служить работодатель, не нанимающий сотрудника среднего возраста, потому что работодатель предположил, что заявитель не знал, как использовать социальные сети.
  • Работодатели не могут учитывать защищаемую категорию человека при принятии решения о наложении дисциплинарных мер или увольнении сотрудника.Примером может служить работодатель, увольняющий самых старых работников из-за их возраста.

Ваша организация платит женщинам меньше, чем мужчинам? Вот статья о действиях, которые могут способствовать равной оплате труда.

Программа позитивных действий (AAP)

Помимо законов об EEO, некоторые организации также должны соблюдать AAP. В DOL говорится, что «[для] федеральных подрядчиков и субподрядчиков покрытые работодатели должны принимать позитивные меры для найма и продвижения по службе квалифицированных представителей меньшинств, женщин, лиц с ограниченными возможностями и ветеранов, охваченных страховкой.”Позитивные действия могут включать обучение, разъяснительную работу и другие мероприятия. Эти мероприятия должны быть включены в кадровую политику организации, реализованы, хранятся в файлах и обновляются не реже одного раза в год.

Закон об американцах-инвалидах

Наконец, Закон об американцах с ограниченными возможностями также применяется к найму, отбору, найму и продвижению по службе. Это касается организаций с численностью сотрудников более 14 человек. По данным Комиссии по равным возможностям трудоустройства, инвалидом считается лицо, которое:

  • Имеет физическое или умственное нарушение, которое существенно ограничивает один или несколько основных видов жизнедеятельности,
  • Имеет запись о таком обесценении, или
  • Считается имеющим такое обесценение.

Квалифицированный работник или соискатель с ограниченными возможностями – это лицо, которое может выполнять основные функции на данной должности с разумными приспособлениями или без них. Работодатель должен принять разумные меры к известной инвалидности квалифицированного заявителя / сотрудника, если это не создаст «неоправданных трудностей» для организации. Некоторые примеры размещения включают:

  • Переводчик с языка жестов во время собеседования для глухого соискателя.
  • Регулярные перерывы для работника, страдающего диабетом, для правильного питания и контроля уровня сахара / инсулина в крови.
  • Кто-то, кто читает информацию, размещенную на доске объявлений для слепого сотрудника.

Некоторые организации могут даже получать федеральные налоговые льготы за прием на работу людей с ограниченными возможностями и содействие доступности общественных мест.

Кадровый аудит помогает убедиться, что отмечены все поля соответствия.
Кадровые дела и необходимая документация

Следующей областью, в которой необходимо сосредоточить внимание на соблюдении требований в отношении персонала, является проверка файлов персонала и необходимой документации, включая формы I-9.

Федеральные законы и законы штата требуют хранения некоторых записей в течение определенных периодов времени. Кроме того, есть рекомендуемые способы организации файлов, и доступ должен быть ограничен. Мы проводим проверку вашего процесса I-9, чтобы оценить, заполнены ли формы в требуемые сроки, прошли ли люди, заполняющие форму I-9 от имени компании, надлежащую подготовку, и изучаем образцы форм на предмет ошибок.Часто это технические ошибки, которые легко исправить. Мы также изучаем завершенные оценки производительности и дисциплинарную документацию, чтобы вносить предложения по улучшению документации.

У нас есть полезная статья, в которой рассматриваются штрафы, ошибки и информация E-Verify, связанная с формами I-9. Кроме того, узнайте, почему обновленные файлы персонала так важны для вашего бизнеса.

Необходимые публикации, уведомления и хранение записей

Следующая область посвящена необходимым процедурам размещения сообщений, уведомлений и хранения записей.Мы называем это проверкой уведомления и удержания. Существует несколько законов о занятости, которые требуют от работодателей вывешивать уведомления своим сотрудникам, и это можно сделать с помощью комбинации политик и плакатов. Примеры требуемых плакатов включают равные возможности трудоустройства, требования к минимальной заработной плате и сверхурочной работе, а также процессы компенсации работникам. Мы проверяем представленные вами плакаты и ваш процесс их проверки и обновления.

Классификация FLSA

Наконец, мы завершаем эту область аудита тщательным обзором классификаций FLSA.Федеральные законы и законы штата требуют, чтобы большинство сотрудников оплачивало сверхурочные работникам, не освобожденным от уплаты налогов, которые работают более 40 часов в семидневную рабочую неделю.

Мы проверяем должностные инструкции для должностей, освобожденных от сверхурочной работы, чтобы оценить, правильно ли классифицированы должности. Работодатели, которые неправильно классифицируют должности сотрудников как освобожденные от сверхурочных, подлежат оплате сверхурочных и штрафам, если работник подает жалобу или DOL проведет аудит работодателя.DOL предоставляет руководство по определению того, квалифицируется ли должность как освобождение от сверхурочной работы, в зависимости от типа организации, отрасли, роли и обязанностей. Определенные исключения для «белых воротничков» может быть сложно оценить, и их интерпретация может со временем измениться, поэтому рекомендуется периодически пересматривать их в соответствии с действующими руководящими указаниями по обеспечению соблюдения.

Проверка включает оценку того, соответствуют ли должности требованиям, предъявляемым к основному окладу, и проверке служебных обязанностей для получения статуса освобожденного.Как обычно, из правил есть исключения. У нас есть четыре вопроса, которые помогут вам лучше понять требования к оплате сверхурочных.

Соблюдение требований к заработной плате и льготам

При проверке соответствия заработной платы и льгот вам следует сосредоточиться на налогообложении доходов и льгот, требованиях к отчетности по заработной плате и бухгалтерской книге, уведомлению о льготах и ​​ведению учета, а также компенсации и страхованию работников.

Мы все знаем, что дядя Сэм хочет снизить зарплату.Но знаете ли вы, что он тоже хочет получить часть этих льгот? Или, по крайней мере, время от времени? Может возникнуть путаница, что является освобожденным, а что нет, ограничения на эти льготы и т. Д. IRS ожидает, что вы будете управлять налогами на заработную плату своих сотрудников и оплачивать их, и это ваша ответственность. Вот 8 советов, как избежать проблем с налогом на заработную плату. Также убедитесь, что вы не совершаете ни одной из этих ошибок. Наконец, не предполагайте, что вы знакомы с тонкостями постоянно меняющейся правовой среды. Вот 6 важных советов по расчету заработной платы IRS.Трудно платить налоги, если вы не ведете точную отчетность по заработной плате или в своей главной бухгалтерской книге.

Работодатели также должны соблюдать ряд требований к уведомлениям и ведению документации. Изучая эти области, мы смотрим на уведомления, которые вы предоставляете своим сотрудникам, в зависимости от предоставляемых вами преимуществ и размера организации. Мы проверяем ваш процесс FMLA и используемые формы, чтобы убедиться, что вы отправляете уведомление в требуемые сроки. Мы проверяем, когда вы предоставляете раскрытие и краткое описание планов, форм и уведомлений, связанных с ACA и ERISA.Каков ваш процесс распространения форм КОБРЫ? Если вы являетесь меньшим работодателем и не подпадаете под действие COBRA, требует ли закон вашего штата действий для продолжения выплаты пособий?

Вот список основных вопросов и ответов, связанных с правилами электронного раскрытия информации для пенсионных планов.

Наконец, каждой организации необходимо решить вопрос о компенсации работникам и страхованию от безработицы. Компенсационное страхование работников помогает защитить организации и их сотрудников от финансовых потерь, когда работник получает травму на работе или заболевает по причине, связанной с работой.Большинство штатов требует, чтобы работодатели имели страховку компенсации работникам. Согласно Хартфорду, «сотрудники не несут ответственности за выплату компенсационных выплат работникам».

Страховое покрытие

зависит от приобретенного страхового полиса, но обычно оно покрывает:

  • Медицинские расходы
  • Потеря заработной платы
  • Текущие расходы на уход
  • Ритуальные расходы

Некоторые ситуации могут не подпадать под компенсацию работникам (зависит от законов штата).Вот несколько типичных примеров:

  • Сотрудник начинает драку и получает травмы.
  • Сотрудник находится в состоянии алкогольного опьянения на работе и получает травмы.
  • Сотрудник умышленно нанес себе травму.

Страхование по безработице – это совместная федерально-государственная система, которая помогает многим людям, потерявшим работу, временно возмещает часть своей заработной платы, пока они активно ищут работу.Работодатели платят налоги от имени своих сотрудников, чтобы обеспечить им поддержку дохода в случае потери ими работы. В зависимости от действующих законов ставки варьируются в зависимости от штата, а окончательная ставка, которую платит работодатель, зависит от нескольких факторов (государственный кредит по безработице и т. Д.)

Определите возможности интеграции в вашу кадровую стратегию с помощью кадрового аудита.
Кадровая стратегия

HR-соответствие – это минимум, который HR-отдел может сделать для организации.В то время как соблюдение требований включает в себя большой объем работы, отдел кадров также может сидеть за столом руководства и обеспечивать стратегическую ценность. Кадровый аудит может помочь организации определить стратегические кадровые возможности.

Первое, с чего нужно начать, – это обзор или определение ключевых показателей HR, которые определяют успех организации. Эти метрики могут включать текучесть кадров, стоимость привлечения сотрудников, стоимость удержания сотрудников, оценки вовлеченности сотрудников и многие другие. Как только HR-отдел узнает, какие рычаги управления персоналом способствуют успеху организации, HR может приступить к реализации действий и тактик для повышения этих показателей.Эти показатели, как правило, попадают в одну из следующих категорий:

  • Набор, найм и адаптация
  • Описание должностей, управление эффективностью и стратегии вознаграждения
  • Планирование преемственности и планирование персонала
  • Вовлеченность сотрудников
  • Связь с сотрудниками, жалобы и управление рисками
  • Разнообразие, равенство и инклюзивность
Набор, найм и адаптация

Процесс приема на работу сотрудников имеет решающее значение.Благодаря тщательному анализу практик в этом процессе организация может гарантировать, что она набирает сотрудников с хорошей культурой, нанимает лучших из числа кандидатов и максимально упрощает для нового сотрудника возможность приступить к работе.

Мы видим, что организации используют разные методы приема на работу, поэтому мы можем дать представление о том, что работает хорошо, и предложить способы повышения эффективности, а также процессов найма и адаптации. Мы проводим собеседование с вашими менеджерами по найму, чтобы увидеть, где этот процесс работает хорошо, а где нет, чтобы помочь вам определить потенциальные области для улучшения.Кроме того, мы можем предложить стратегии поиска кандидатов в вашу организацию. Мы также проверяем ваш процесс адаптации, чтобы предложить способы сделать его более эффективным и привлекательным для ваших новых сотрудников.

Только начинаете со стратегической точки зрения на набор персонала? Начните использовать цель вашей организации как инструмент найма.

Описание должностей, стратегии управления эффективностью и компенсации

Что происходит, когда этот сотрудник присоединяется к вашей команде? Достаточно ли в описании должности отражено, чем они будут заниматься? Учитываются ли сильные стороны сотрудника для этой должности? Как менеджеры могут добиться от сотрудника максимальной производительности? Обеспечит ли организация справедливую компенсацию?

Это всего лишь несколько вопросов, которые HR и организация должны проанализировать для каждой должности.Мы проверяем описания должностей, чтобы оценить, хорошо ли они описывают работу и включают ли аспекты, связанные с соблюдением требований (физические требования, рабочая среда, другие требования), чтобы убедиться, что у вас есть хорошее описание, чтобы при необходимости можно было оценить приспособления для инвалидов.

Мы анализируем системы управления производительностью и соответствующее обучение, чтобы оценить, получают ли сотрудники обратную связь и наставничество, необходимые для качественного выполнения своей работы, которые могут быть связаны с компенсацией. Вы платите сотрудникам за их работу, и знают ли они, что они могут сделать, чтобы заработать больше? Мы анализируем ваши стратегии вознаграждения, чтобы дать рекомендации по созданию справедливой и равноправной культуры, основанной на производительности.

Хотя оплата труда должна быть конкурентоспособной, вы можете выделиться среди конкурентов, зная, почему ваша организация.

Планирование преемственности и кадров

К счастью, а может быть, к сожалению, мир не статичен. Он всегда меняется, как и ваша рабочая сила. Кадровые аудиты решают эту проблему, рассматривая и анализируя преемственность и деятельность по планированию персонала.

Несмотря на сходство, каждый тип планирования ориентирован на разные потребности организации.Планирование преемственности – это систематический подход к профессиональному развитию, обеспечивающий подготовку потенциальных лидеров и их готовность занять высшие руководящие должности в будущем. Обычно он фокусируется на микроуровне, помогая конкретным людям или командам и эффективно переводя их на руководящие должности.

Планирование кадровых ресурсов имеет более широкий взгляд и обычно фокусируется на должностях на уровне персонала и обычно определяется бюджетом. Он также учитывает бизнес-тенденции, конкурентов и другие внешние факторы, чтобы определить, как будет выглядеть рынок труда и как он повлияет на способность организации нанимать и удерживать сотрудников.Не терпится начать планирование преемственности? Начните определять будущих лидеров вашей организации с помощью этого рабочего листа.

Повысьте вовлеченность и удержание сотрудников с помощью кадрового аудита.
Вовлеченность и удержание сотрудников

Вовлеченность сотрудников может дать представление об удержании сотрудников. Более заинтересованные сотрудники, как правило, остаются в организации.Кадровый аудит оценит текущие внутренние методы работы с людьми, чтобы помочь организации понять, чего не хватает, когда дело доходит до вовлеченности сотрудников. Знаете ли вы, что участие – это больше, чем просто парковочное место или ежемесячная награда? Узнайте больше о том, что действительно важно в привлечении сотрудников. Знаете ли вы, что участие, обучение на рабочем месте и работа с общественностью могут способствовать привлечению квалифицированной рабочей силы?

Связь с сотрудниками, жалобы и управление рисками

Помимо соблюдения нормативных требований, HR может повысить ценность за счет деятельности по управлению кадровыми рисками.Мы склонны думать не только о соблюдении нормативных требований, но и о связях с сотрудниками, обработке жалоб и других рисках, связанных с кадрами. Кадровый аудит должен проверять и анализировать программы общения сотрудников, а также то, как менеджеры и HR рассматривают жалобы сотрудников. Вы когда-нибудь задумывались, что делать, если сотрудник уволен или увольняется? Вот шесть советов, когда нужно уволить сотрудника. Это семь шагов, которые необходимо предпринять, прежде чем сотрудник покинет организацию (даже если по-хорошему).

Разнообразие, инклюзивность и равенство

Разнообразие американского населения продолжает расти.Организации должны убедиться, что их практики открыты для этого разнообразия. Будь то набор персонала, управление или другие виды деятельности, способность использовать разнообразный опыт и идеи может оказаться стратегическим отличием в будущем.

HR-аудит анализирует и анализирует практики и политики, связанные с наймом, обучением и развитием, продвижением по службе, компенсацией, планированием преемственности и общими коммуникациями, чтобы гарантировать, что организация не препятствует своей способности использовать потенциал разнообразия и инклюзивности.Кроме того, кадровый аудит также проводит анализ вознаграждения, чтобы убедиться, что равенство в оплате труда преобладает на аналогичных должностях и у сотрудников с аналогичным опытом и обучением. Вот шесть ключевых компонентов обзора компенсации.

Сбор и анализ данных

К началу

Мы затронули широкий круг вопросов, которые проверяет кадровый аудит. Вам нужно будет собрать данные, относящиеся к каждой из этих областей, и просмотреть данные на предмет проблем с соблюдением требований, ошибок или других неоптимальных действий.Хотя ваша первая склонность может заключаться в сборе всех данных для анализа, мы рекомендуем более детальный подход.

Сбор данных

Во-первых, определите объем аудита. Опять же, мы предлагаем трехэтапный подход в течение трех лет (соблюдение кадровых требований в первый год, заработная плата и льготы во второй год и кадровая стратегия в третий год). Такой подход позволяет более своевременно и актуально собирать, анализировать, сообщать информацию и предлагать изменения.

После того, как объем определен, начните определять сегменты данных, которые вам понадобятся (наем, управление, регулирующие органы и т. Д.) Для анализа. После того, как эти сегменты определены, определите конкретные наборы данных и места их хранения и извлеките эти данные. Мы предлагаем использовать контрольный список данных для каждой области, чтобы убедиться, что вы собрали все необходимые данные.

Анализ данных

После сбора данных проанализируйте данные, как описано выше, с использованием соответствующих нормативных актов, законов и других авторитетных или соответствующих источников.Проводите анализ по принципу «ведра», чтобы ваш анализ был тщательным и полным, прежде чем переходить к следующей области. Мы считаем, что этот структурированный подход дает больше информации и ясности, чем анализ следующего в стопке данных. Также может быть полезно привлечь сторонних экспертов (юристов по персоналу и т. Д.), Чтобы представить другой взгляд на анализ, особенно если опыт HR-аудитора ограничен конкретными под-специальностями в сфере управления персоналом или не имеет значительного опыта работы с кадрами.

Мы предлагаем завершить этап анализа для каждого сегмента, создав список всех красных флажков, которые требуют немедленного внимания по юридическим причинам, и матрицу два на два для организации других улучшений.

Простота внедрения Сложно реализовать
Высокая ценность для организации
Низкая ценность для организации

Представление результатов, рекомендации изменений и


внедрение постоянных улучшений К началу

После того, как вы проанализировали данные, пора применить этот анализ!

Аудитория

Перед тем, как выступить с презентацией, обязательно соберите правильную аудиторию.Мы предлагаем следующую аудиторию для ваших выводов и анализа:

  • Обязательно
    • Совет директоров (если есть)
    • Высшее руководство (генеральный директор / президент и т. Д.)
    • Юрисконсульт (если есть)
  • Дополнительно
    • Ключевые менеджеры и другие заинтересованные стороны
Представление результатов и рекомендации по изменениям

Имея аудиторию, определите лучший метод распространения результатов, предложенные изменения и способы внедрения постоянных улучшений.Мы предлагаем письменный отчет, охватывающий каждую группу данных, любые красные флажки и матрицу, а также просьбу о личной встрече для обсуждения результатов и предложений. Это дает аудитории возможность прочитать отчет и подготовить любые мысли или вопросы перед личной встречей.

Выводы кадрового аудита могут помочь внести необходимые изменения.
Внедрение постоянных улучшений

Было бы напрасной тратой ресурсов просто сообщить о своих выводах и предлагаемых изменениях.Необходимо принять меры.

Любой красный флаг, связанный с потенциальным судебным иском, должен иметь приоритет над всеми другими рекомендуемыми изменениями. Но как узнать, когда и где выделить время для реализации других рекомендуемых изменений?

Мы предлагаем следующий процесс, основанный на матрицах улучшений из вашего анализа:

  1. Сгруппируйте все действия в каждом квадрате матриц (т. Е. Высокие значения, легко реализовать) в список.У вас будет четыре списка, по одному на каждый квадрат матрицы.
  2. После того, как эти четыре списка составлены, отсортируйте каждый список по значению, при этом деятельность с наивысшей ценностью указывается первой, а деятельность с наименьшей стоимостью – последней. После сортировки пронумеруйте каждую задачу с наибольшим значением активности, равным единице, следующим по величине двум и т. Д.
  3. После сортировки значений назначьте количество часов, которое потребуется для выполнения каждого действия в каждом списке.Пример записи может выглядеть так: [3. Обновление всех плакатов FLSA – 2,5 часа].
  4. Для каждой задачи умножьте значение на необходимое количество часов. Чем меньше число, тем выше приоритет задачи. В нашем предыдущем примере обновление всех плакатов FLSA будет иметь значение 7,5.

Закрытие

В начало Кадровые аудиты

– это тщательный анализ соблюдения требований, стратегии и деятельности организации в области управления персоналом.Хотя они требуют значительных затрат времени, энергии и, возможно, денег, ценность, которую они предоставляют, может принести серьезную отдачу от этих инвестиций. Если у вас есть вопросы о процессе кадрового аудита, о том, как его проводить или на что обращать внимание на кадрового аудитора, наша команда с радостью ответит на любой ваш вопрос, и с вами можно связаться, используя информацию ниже.

Как провести эффективный кадровый аудит | Малый бизнес

Эффективный аудит человеческих ресурсов (HR) изучает каждую дисциплину отдела кадров.Кадровые дисциплины включают набор и отбор, безопасность на рабочем месте и управление рисками, обучение и развитие, отношения с сотрудниками, а также компенсацию и льготы. Цель кадрового аудита – определить, актуальны ли политики вашей организации и соответствуют ли они федеральным законам и законам штата, регулирующим работу.

Отслеживайте процессы ведения документации сотрудников на предмет соответствия федеральным постановлениям и постановлениям штата в отношении того, что составляет личное дело сотрудников. Изучите государственные нормы, регулирующие доступ сотрудников к файлам персонала, и убедитесь, что ваша политика на рабочем месте соответствует законодательству штата.Не существует федеральных законов, которые обязывают сотрудников иметь доступ к личным файлам; однако Комиссия США по вопросам равноправия в сфере занятости и Министерство труда США обнародуют правила хранения записей для файлов сотрудников.

Изучите процессы найма и отбора в вашей организации, чтобы убедиться, что они недискриминационные и соответствуют политике равных возможностей трудоустройства. Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года запрещает работодателям применять дискриминационную практику, связанную с приемом на работу, наймом и всеми другими действиями по найму.Убедитесь, что ваши объявления о приеме на работу, структурированные вопросы на собеседовании и тесты перед приемом на работу являются прямыми и непредвзятыми.

Изучить меры безопасности на рабочем месте и методы управления рисками. Администрация США по охране труда обеспечивает соблюдение законов о безопасности для большинства работодателей. Агентство также предоставляет техническое руководство для компаний, сотрудники которых работают со сложными машинами и оборудованием, а также с опасными химическими веществами и веществами. Убедитесь, что ваши журналы безопасности на рабочем месте и процессы отчетности соответствуют как федеральным, так и государственным нормам.

Оцените возможности обучения и развития сотрудников, чтобы выявить любые различия в методах обучения или доступности для сотрудников. Как минимум, от сотрудников следует требовать прохождения инструктажа по новому найму и обязательного обучения политике на рабочем месте, касающейся справедливой практики найма, сексуальных домогательств и подачи жалоб сотрудников.

Изучите процессы взаимоотношений с сотрудниками, чтобы определить, проводятся ли расследования на вашем рабочем месте таким образом, чтобы гарантировать, что их проблемы будут решены сотрудником отдела кадров, специально обученным для решения деликатных вопросов.Вопросы взаимоотношений с сотрудниками иногда могут привести к дорогостоящим судебным разбирательствам. Поэтому управление процессами расследования и урегулирования в вашей организации важно для минимизации вашей ответственности по искам, связанным с несправедливой практикой найма.

Соберите информацию о компенсациях и льготах. Убедитесь, что сотрудник вашей организации по вопросам конфиденциальности имеет квалификацию для обработки конфиденциальных записей, содержащих медицинскую информацию сотрудников, и что он понимает, как применять стандарты в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) и Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA).Проверьте свою практику заработной платы на предмет соответствия применимым законам о минимальной заработной плате и классификации сотрудников по статусу необлагаемых и освобожденных от уплаты налогов.

Ссылки

Ресурсы

Автор биографии

Рут Мэйхью пишет с середины 1980-х годов, а с 1995 года является экспертом в области управления персоналом.