Содержание

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :: BusinessMan.ru

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

  • ведение деловых переписок управляющего звена;
  • формирование структурированной документационной базы;
  • контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, - это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

  1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
  2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
  3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
  4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
  5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы "на потом", потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

businessman.ru

Секретарь-референт или Делопроизводитель?


Сейчас я Секретарь-референт, но мне предложили подумать о переводе на должность Делопроизводителя... это к лучшему? Какая запись в трудовой книжке мне больше пригодиться для того, чтобы в будущем устроиться Помощником/ассистентом Гена?
В чем собственно разница будет? Что меня ждет, если я соглашусь? Подскажите, кто знает)))

Комментарии

HR-nick


не надо делопроизводителя писать
если согласитесь ждет вас долгая и скучная жинь в архиве)))

Отказывайтесь от делопроизводителя, с такой записью вы не устроитесь помощником Гена.

Самая Нежная Н


Гена не возьмёт, так, может, Петя не откажет? или Коля?
Вариантов много
)

Самая Нежная Н


смотря что понимать под помощью
помощь, она разная бывает

насколько хорошо вы знаете делопроизводство? Это неплохая возможность изучить его, научиться правильно оформлять документы, приказы там разные и т.п. Потом пригодится, но скорее, как секретарю, потому что помощники, как правило не занимаются этой бумажной волокитой. В любом случае, это возможность как-то переменить деятельность, опять же таки не придется больше "сидеть на телефоне", подавать чай-кофе, будите себе спокойно с документами работать

Я думала, что Секретарь-референт, это вроде как на ступеньку выше, чем просто секретарь.. ведь делопроизводитель, собственно, и есть секретарь, только не на ресепшене.
Я три местя работы поменяла, прежде чем меня референтом взяли. До этого ресепшионисткой была..

Василий В


Секретарь-референт, Делопроизводитель и Помощник ГД - это три совершенно разные позиции.... И делопроизводитель - это не секретарь ниразу и функционал у них совершенно разный.
Вы в конечном итоге кем хотите стать?

Василий В


Приятно встретить понимающего человека)

В ближайшие 5 лет, личным помощником, сопровождающим ГД.

kateee84


На мой взгляд, секретарь-референт для этих целей должность куда более подходящая, нежели делопроизводитель. Делопроизводитель, как я понимаю - это бумажки, бумажки, бумажки...:))

Счастливая миллионерша


Да какая разница?... Я бы выбрала делопроизводитель.

ОРМ


Делопроизводство - это бумаги без людей...
Знание ДП на приличном уровне Помощнику не только не помешает, но и пригодится, однако, с точки зрения, будущей карьеры, такая должность в резюме будет восприниматься, скорее, как движение если не вниз, то в сторону... особенно в рамках одной компании...
Мой совет: продолжать "секретарить", расширяя сферы ответственности, переходить референтом к руководителям более высокого уровня и в более крупные компании, а знания ДП совершенствовать самостоятельно

что-то мне кажется, что должность секретаря -референта предполагает знание делопроизводства.
Если больше нет вариантов, а кушать хочется, устройтесь без офиц.оформления и продолжайте искать далее должность своей мечты.
И непременно озвучьте причину своего нежелания марать трудовую книжку записью "секретарь-делорпоизводитель". А вдруг преждложат сразу должность мечты?;)

Я бы не сказала, что запись в трудовой книжке и резюме о должности делопроизводителя будет помехой в поиске должности референта. Скорее наоборот. У меня большой опыт работы референтом и помощником, поверьте, это в гораздо большей степени именно работа с документами, чем что-либо другое. Если учесть, что опыт работы секретарем уже есть, то должность делопроизводителя скорее поможет. Хотя, спраедливости ради, надо сказать, что работа скучная и монотонная, но кому-то нравится. Если Вы готовы с утра до вечера заниматься бумагами, то я бы рекомендовала согласиться и продолжать поиск. Уйти с работы если подвернется что-то лучше - не проблема.

мне кажется, только вы знаете, повышение это или понижение в вашей компании. К ГЕНу кто ближе? Откуда стартовать удобнее? Кого нагружают больше? Если речь идёт именно о переводе, а не просто перемене записи в трудовой, взвесьте всё!

Lady Dee


Определитесь, кем вы видите себя в будущем.
Лучше референтом, у него обязанности интереснее.

Возьмут помощником. Я ищу работу делопроизводителем. Достали приглашениями секретарем да помощником. Еще и уговаривают. А вот после помощника трудно будет устроиться делопроизводителем.

В зависимости от того, к чему вы испытываете склонность. Если мечтаете о работе помощника, тогда в делопроизводители точно не надо. А если вам предложили перейти на эту должность, т.к. вы им не подходите.... То делайте выводы. Но делопроизводителем работать-рутины все же много....

я считаю, что делопроизводитель это только плюс, опыт секретарем-референтом у тебя есть, а опыт делопроизводителя будет подразумевать хорошее знание делопроизводства...я сама недавно перевелась с должности секретарь руководителя на делопроизводителя, правда от этого мои функции практически не поменялись.взяли еще секретаря которая занимается разносом бумажек и прочем секретарской работой...в общем мне помощник...отталкивайся от того как у вас в организации с этом обстоит..но я советую перевестись, потом в дальнейшем, при составлении резюме, у тебя будет хорошее подтверждение знания документооборота, стандартов и прочей ерунды (что непосредственно относится к делопроизводству). А это также нужно помощнику руководителя в его работе)))


www.superjob.ru

Секретарь становится начальником ДОУ

Когда секретарь уже не справляется с объемом документов в организации, возникает необходимость принять на работу одного или нескольких делопроизводителей, которые будут заниматься только документами, не отвлекаясь на прием посетителей и поручения руководителя. В результате формируется отдел документационного обеспечения управления (ДОУ), начальником которого традиционно становится помощник первого лица компании. В статье расскажем, что учесть при организации этого отдела.

ШАГ 1: АНАЛИЗИРУЕМ СИСТЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

При формировании нового отдела важно проанализировать процессы делопроизводства в компании и выяснить, какие документы помогают их регулировать. Это можно сделать, ответив на следующие вопросы:

  • Как регламентировано ДОУ? Секретарь должен точно знать, действуют ли в компании инструкция по делопроизводству или ЛНА, ее заменяющие: приказы по основной деятельности, которые издавались ранее, стандарты и правила.
  • Какие виды документов используют в компании? В первую очередь этот вопрос касается системы организационно-распорядительной документации.

Ошибочно полагать, что секретарь генерального директора знает все документы. Как раз в силу своего положения он может не владеть информацией о делах, которые сотрудники ведут в подразделениях. Главный документ, который содержит подобные сведения, – это номенклатура дел.

  • Существуют ли в компании унифицированные формы и бланки документов? Нужно выяснить, какими шаблонами пользуются сотрудники, составляя тот или иной документ.

Конечная цель этого исследования – собрать и проанализировать всю информацию о ДОУ, а главная задача – выявить основные проблемы, чтобы будущий отдел с первых дней своего существования нацелился на их решение.

ШАГ 2: ОПРЕДЕЛЯЕМ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА ДОУ

Понятно, что будущий отдел делопроизводства займется документационным обеспечением управления. Но ДОУ – это название деятельности, а конкретные функции, которые возьмет на себя отдел под руководством помощника руководителя, предстоит определить в процессе его формирования.

Специфика делопроизводства в том, что им в разной степени занимаются все работники компании. Если, к примеру, кадровое делопроизводство не выходит за пределы отдела кадров, а бухгалтерские документы составляют в основном в бухгалтерии, то общее делопроизводство касается всех подразделений.

Все отделы состоят в переписке друг с другом и с внешними адресатами, получают приказы и распоряжения, все создают документы. Будущий отдел делопроизводства не сможет, к примеру, составлять письма и служебные записки за коллег, но будет осуществлять методическое руководство подобными процессами и делать их более эффективными.

Однако это потребует времени, а в первые месяцы работы нового отдела его функции будут мало чем отличаться от обязанностей, которые раньше выполнял секретарь.

Чтобы составить перечень этих функций, необходимо разделить процессы ДОУ по потокам документов (входящие, исходящие, внутренние) и обозначить роль секретаря в каждом из них. В некоторых из этих процессов в качестве исполнителей выступают руководитель компании или ответственные работники конкретных отделов (Таблица 1).

В Таблице 1 представлен один из вариантов организации делопроизводства в компании. В данном случае у секретаря максимум обязанностей по работе с документами. Но так бывает не всегда. Например, представлять документы на согласование или отправлять их адресатам могут и сами исполнители. Но с появлением отдела делопроизводства эти обязанности перейдут к его работникам.

Из Таблицы 1 можно выделить общие обязанности делопроизводителей без разделения по потокам документов. В совокупности с организационной деятельностью они составляют основные функции отдела ДОУ:

• экспедиционная обработка документов;

• прием, первичное рассмотрение и учет документов;

• представление документов на подпись, рассмотрение, утверждение руководителю;

• представление документов на согласование должностным лицам;

• контроль правильности оформления реквизитов документов, представляемых на подпись руководству;

• контроль наличия виз согласования проектов документов, представляемых на подпись руководству;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения заданий по документам;

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• учет объема документооборота;

• разработка, ведение и обновление документов, которые помогают регулировать процессы делопроизводства.

Таким образом секретарь и будущий руководитель отдела делопроизводства получает понимание того, чем ему лично и его отделу придется заниматься.

ШАГ 3: РАСПРЕДЕЛЯЕМ ОБЯЗАННОСТИ

Большинство отделов ДОУ формируются по мере роста объема документооборота и при необходимости пополняются профильными специалистами.

Состав отдела ДОУ в каждой компании определяют по-своему. Но вряд ли секретарь сможет корректировать штатную структуру организации и решать, кого брать в отдел. Скорее всего, будущему начальнику по факту сообщат, какие должности планируют ввести.

Обычно отдел делопроизводства включает:

  • Руководителя отдела – помощника первого лица компании, который будет заниматься в основном разработкой, ведением и обновлением документов, регулирующих процессы делопроизводства.
  • Секретарей топ-менеджеров. Они будут взаимодействовать как с исполнителями документов, так и с руководством. Например, представлять документы на подпись, контролировать их исполнение. Кроме того, у секретарей остаются обязанности по выполнению поручений руководителей. Поэтому срочную обработку документов целесообразно поручить делопроизводителям, которые весь день находятся на своих рабочих местах.
  • Делопроизводителей. Их главная задача – оперативная работа с документами. Например, принять и обработать срочное письмо или проверить, правильно составлен документ или нет.

Только при учете специфики работы секретарей и делопроизводителей распределение обязанностей между ними будет наиболее эффективным (Таблица 2).

  • Архивариуса. Он работает только с завершенными делопроизводством документами. Его ключевые функции:

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• методическое руководство подготовкой номенклатур дел в подразделениях;

• составление сводной номенклатуры дел.

  • Курьера. Он займется экспедиционной обработкой документов.

Следует избегать ситуаций, когда один сотрудник не справляется со своим объемом работы, а другой – не знает, чем себя занять. В идеале в таких случаях должен действовать принцип взаимовыручки: закончил свою работу – помоги коллеге.

ШАГ 4: РАССЧИТЫВАЕМ КОЛИЧЕСТВО РАБОТНИКОВ

Получив примерное представление о том, кто и что будет делать, можно заняться расчетом количества персонала – настолько, насколько секретарь (будущий начальник отдела ДОУ) имеет право высказывать свои пожелания по этому вопросу.

Ранее делопроизводители пользовались для расчета численности персонала отдела ДОУ специальными формулами Минтруда[1]. Однако с появлением и широким распространением СЭД эти методы стали крайне неточными. Делопроизводство в различных организациях автоматизировано в разной степени, поэтому в расчетах может возникнуть серьезная погрешность.

На сегодняшний день лучший способ определить количество необходимого персонала в отделе ДОУ – эмпирический, то есть основанный:

• на объеме документооборота;

• затратах времени на выполнение делопроизводственных операций в конкретной компании с определенным уровнем автоматизации.

Пример расчета количества персонала отдела ДОУ

Исходные данные: известно, что в отдел ДОУ войдут 3 секретаря и помощник генерального директора в качестве руководителя. Остальной персонал можно добрать, но с условием максимальной экономии. Необходимо выяснить, целесообразно ли нанимать делопроизводителя(-ей), архивариуса и курьера.

  • Делопроизводитель. Рассчитаем, сколько времени он будет тратить на свои обязанности по обработке документов (Таблицы 3, 4).

На выполнение своих обязательных функций делопроизводитель потратит: 121,8 + 85 = 206,8 минуты в день. Это около 3,5 часов из 8. В оставшееся время он может взять на себя обязанности архивариуса или курьера. Для этого у него есть 4,5 свободных рабочих часа.

  • Курьер. Рассчитаем, сколько времени понадобится данному работнику на выполнение своих обязанностей (Таблица 5).

Вместо ежедневных поездок на почту целесообразно заключить договор на корпоративное обслуживание, тогда и прием, и отправка писем будут осуществляться прямо в офисе. Компании это обойдется в разы дешевле, чем содержание штатной единицы курьера.

При расчете временных затрат для данного сотрудника важно также учесть, сколько писем доставляется нарочно каждый день. Для этого необходимо подсчитать количество таких писем за каждый день в течение недели и вывести среднее значение. Если их немного, например 2–3, то принимать на работу человека ради двух-трех поездок в день не стоит, это большое расточительство. Две поездки может совершить и водитель, и исполнители документов. В крайнем случае – один из трех секретарей, которого на время отсутствия подменят оставшиеся два сотрудника.

Следовательно, курьера принимать на работу не нужно. Подготовкой писем к отправке может заняться делопроизводитель. У него свободны 4,5 рабочих часа. Кроме того, у данного сотрудника останется время и на архивное дело: 4,5 – 1,2 = 3,3 часа. Таким образом, принять на работу нужно только одного делопроизводителя.

Отдел ДОУ будет состоять из:

• начальника отдела – помощника генерального директора – 1 человек;

• секретарей топ-менеджеров компании – 3 человека;

• делопроизводителя – 1 человек.

ШАГ 5: СОСТАВЛЯЕМ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ДОУ

Организационно-правовое обеспечение отдела ДОУ ничем не отличается от такового для любого другого структурного подразделения. Основной документ в этом отношении – положение об отделе (Пример). С утвержденным положением нужно ознакомить под роспись всех работников отдела.

Не менее важно разработать (или инициировать разработку) должностных инструкций для работников отдела ДОУ. Но перед этим лучше подождать хотя бы месяц, чтобы убедиться, что обязанности между ними были распределены корректно.

Мало кому удается с первого раза верно распределить обязанности между подчиненными и не упустить из виду какие-то функции. Скорее всего, ошибки станут заметны уже с первых дней. При этом главное – не ждать, когда всё наладится само собой, а вносить коррективы при первой необходимости.

Руководителю отдела ДОУ нужно следить за тем, как работают с документами не только его подчиненные, но и остальные сотрудники. Ведь, как было отмечено выше, делопроизводством в компании занимаются практически все работники административного блока.

Через несколько месяцев, когда сотрудники компании привыкнут к тому, что за ДОУ отвечает обособленный отдел, а коллектив этого отдела – к своим обязанностям, можно будет начинать оптимизацию делопроизводства. Но в первую очередь нужно добиться слаженного выполнения его основных процессов.

 

[1]См. постановление Минтруда России от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.profiz.ru

Полномочия секретаря делопроизводителя это | Юридическая Энциклопедия

Профессия секретаря известна каждому из нас. Такая должность существует в штатном расписании практически каждого предприятия. Но тем не менее почему-то его функции часто недооцениваются. Бытует мнение об этой должности как о живой кофе-машины. Данное мнение навязано современным кинематографом. Это не так.

 

Данная должность предполагает массу профессиональных качеств. Даже полное название должности раскрывает ее сущность. Звучит оно так: секретарь-делопроизводитель. А вот приятная внешность и обходительность в общении секретаря делопроизводителя – это только сопутствующие характеристики этой должности.

 

Именно о том, какую работу производят люди, работающие по этому профилю, и будет рассказано в данной публикации.

 

 

Роль секретаря делопроизводителя в компании

 

Первое, что выполняет секретарь делопроизводитель - это является связующим звеном во взаимоотношении руководителя компании с обращающимися к ней контрагентами, партнерами, служащими администраций (должностными лицами) и так далее.

 

Кроме этого именно через секретаря производится общение руководителя предприятия с сотрудниками меньшего ранга. Поэтому человек, занимающий эту должность, должен обладать приятным голосом, внешностью, иметь поставленную правильную речь.

 

Можно назвать данную должность как организатор жизнедеятельности и работоспособности всего офиса.

 

 

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

 

Данный сотрудник обязан знать работу предприятия, уметь оперировать производственными терминами. Для организации взаимодействия сотрудников необходимо знать их должностные инструкции, особенно в вопросе субординации.

 

Остальные функции определяют вторую половину названия должности секретаря-делопроизводителя. Он обязан разбираться в документации, которая входит в делопроизводство предприятия. Именно он производит регистрацию как исходящей, так и входящей корреспонденции.

 

Особое место в ряду требований к делопроизводителю можно отметить доскональное владение офисными компьютерными программами. Именно эта должность предполагает ведение официальной переписки с партнерами, клиентами и так далее.

 

Как следствие из этого вытекает необходимое умение вести деловую переписку. Телефонограммы принимает тоже секретарь. После получения различного рода писем и сообщений, он должен будет произвести их регистрацию.

 

После этого корреспонденция пересылается тем сотрудникам, которые уполномочены заниматься вопросами, содержащимися в переписке.

 

Готовит документы на подпись директору также входит в обязанность лица, занимающего эту должность. Это требует от него знания внутреннего документооборота компании.

 

Все эти обязанности должны найти свое отражение в должностной инструкции. Перечисленные функции являются обязательными для исполнения и расцениваются как обязанности. Ведь каждый руководитель желает видеть в штате профессионалов, способных эффективно работать.

uristhome.ru

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :: BusinessMan.ru

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

businessman.ru

➤ Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец

Расскажем, зачем нужна должностная инструкция секретарю, совмещающему обязанности делопроизводителя. Подскажем, что должен содержать документ.

Скачайте полезные документы:

4 причины разработать должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Секретарь и делопроизводитель — это разные профессии. Каждая из них предполагает выполнение специфических задач и обязанностей. На крупных предприятиях, секретарь и делопроизводитель включены в штатное расписание как отдельные единицы. В небольшой компании совмещать эти обязанности может один человек, должность которого в штатном расписании будет называться «секретарь-делопроизводитель».

В этом случае весь объем работы выполняет один человек на постоянной основе. Это означает, что перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя должен быть оговорен в одном документе, например, в трудовом договоре.

Но и для самого сотрудника, и для работодателя будет гораздо удобнее, когда функционал, права и обязанности такого универсального специалиста будут утверждены должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя. 

Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции

Скачать таблицу полностью

Должностная инструкция не входит в число тех документов, наличие которых Трудовым кодексом установлено как обязательное.

4 причины разработать инструкцию секретаря-делопроизводителя

  1. Это позволит осветить все вопросы, касающиеся работы секретаря-делопроизводителя, в одном документе.
  2. Должностную инструкцию можно оперативно изменить и дополнить, не испрашивая на это согласия самого специалиста и не оформляя эти корректировки дополнительным соглашением.
  3. Подпись специалиста в листе ознакомления с должностной инструкцией – законное основание требовать от него выполнения всех положений этого документа.
  4. И работник, и работодатель всегда могут доказать свою правоту, ссылаясь на положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, в случае возникновения конфликта или трудового спора. 

Кто составляет должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

В общем случае разработкой таких локальных регламентов как должностные инструкции занимаются начальники соответствующих структурных подразделений. И, если на предприятии создан отдел секретариата, инструкцию должен разрабатывать руководитель этого отдела.

В небольшой компании, где секретарь-делопроизводитель находится в прямом подчинении директора, эту работу, как правило, поручают сотруднику или руководителю кадровой службы. При этом должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, образец или проект документа должна быть согласована с руководителем кадровой и юридической службы, отдела труда и зарплаты. 

Кто утверждает инструкцию

Чтобы должностная инструкция секретаря-делопроизводителя стала юридически значимым документом и ее требования были обязательными для исполнения, документ нужно утвердить.

Утверждение инструкции происходит одним из двух способов:

  1. В реквизитах документа прописывают «Утверждаю», а также указывают должность сотрудника, имеющего соответствующие полномочия. Руководитель ставит там свою подпись.
  2. Издают приказ об утверждении и введении в действие должностной инструкции секретаря-делопроизводителя. 

Приказ об утверждении должностной инструкции

Скачать образец

Что включить в должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Универсального формуляра для должностных инструкций в законодательстве нет. В практике применения таких документов уже сложились определенные требования к структуре и содержанию этого регламента. Они универсальны, но работодатель вправе добавить или объединить какие-то разделы, адаптировать положения к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя к организационной специфике предприятия.

Например, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может регламентировать только какое-то одно из направлений деятельности. Так, секретарь может отвечать исключительно за обработку исходящих или входящих документов. 

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Скачать образец

Существенно облегчит составление должностной инструкции использование нормативных документов, таких, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», профтандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и «Специалист по управлению документацией организации». Скачать эти документы вы можете в начале статьи>>

Структура должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Рассмотрим структуру этого документа по тем разделам, которые рекомендуется включить в него:

  1. Общие положения

В этом разделе следует указать полное наименование должности в соответствии с наименованием в штатном расписании. Кроме этого, перечислить задачи и цели, для выполнения которых создана должность. Как правило, в раздел включают перечень нормативных актов и документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

  1. Квалификационные требования к должности секретаря-делопроизводителя

Эти требования можно изложить в отдельном разделе или включить их отельным пунктом в предыдущий раздел. Требования к опыту, образованию и квалификации с учетом сложности выполняемой работы приведены и в Квалификационном справочнике, и в профстандартах.

  1. Должностные обязанности

Подробно эти обязанности изложены в профстандартах. Эксперты рекомендуют разбить выполняемые функции по основным направлениям деятельности, например:

  • ведение документооборота;
  • первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции;
  • диспетчеризация телефонных звонков;
  • контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов;
  • организация текущего и архивного хранения документов компании.
  1. Права и ответственность

В этом разделе необходимо ограничить зоны ответственности работника, подробно прописать его полномочия, чтобы они были достаточными и обеспечивали возможность требовать с сотрудников выполнения исполнения дисциплины.

  1.  Взаимодействие по должности

В разделе установите источники получения и передачи разных типов документации, укажите информационные источники, которыми вправе пользоваться секретарь-делопроизводитель.

  1. Порядок и сроки пересмотра должностной инструкции

Обычно, содержание такого рода регламентов пересматривают каждые пять лет. При необходимости, если на предприятии внедрены новые технологии работы с документами, инструкцию можно пересмотреть и скорректировать во внеплановом порядке. 

Как внести изменения в должностные инструкции

Опирайтесь на следующие варианты разработки должностных инструкций:

  • должностная инструкция — приложение к трудовому договору;
  • должностная инструкция — самостоятельный документ и один из локальных нормативных актов организации. 

Иногда изменения в должностную инструкцию связаны с изменением условий трудового договора. Тогда надо заблаговременно письменно уведомить об этом работника. И только после его согласия внести изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, внесите одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию. Для этого оформите дополнительное соглашение. 

Что учесть при составлении должностной инструкции

Чтобы должностной регламент не стал формальным документом, а наоборот, активно использовался в работе секретарем-делопроизводителем, к его разработке должны быть привлечены профессионалы. К ним относятся сотрудники, имеющие опыт работы как делопроизводственный, так и административный.

По своей сути, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна стать подробным технологическим описанием и содержать ответы на любой вопрос, касающийся правильного выполнения трудовой функции сотрудника, занимающего эту должность.

В регламенте необходимо подробно отразить ту часть организационной структуры предприятия, на которую распространяется деятельность секретаря-делопроизводителя. Это позволит ему четко понимать, с кого и что он имеет право требовать, кому он должен подчиняться.

Чем подробнее будут описаны функции по данной должности, тем легче секретарю будет понять, что конкретно от него требуется. Это особенно важно, если встанет вопрос о том, насколько добросовестно сотрудник относится к своим обязанностям. 

Итог

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — полезный и нужный документ, к составлению которого нельзя подходить формально. Грамотно составленное описание функционала сотрудника поможет ему защитить свои трудовые права и облегчит выполнение рабочих обязанностей.

www.sekretariat.ru

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: что должен делать работник?

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, – должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.

Если вкратце, должностная инструкция – документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя.

Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством. И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ. Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого.

Необходимые пункты

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец представлен по ссылке.

Обязательными для внесения будут:

Содержание работы секретаря-делопроизводителя: здесь нужно чётко разделить пункт на основные и второстепенные задачи. Для примера: ответы на телефонные звонки, отправка факсов, разработка документации, приём корреспонденции – явно важнее, нежели подать чай и кофе в приёмную.

Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определённых навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было чёткое представление, в каких пределах простираются требования к нему. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты.

Например:

Элементарные знания (грамотность устная и письменная).

Работа с оргтехникой: обязательно укажите, с какой именно техникой будет работать секретарь-делопроизводитель.

Отдельно выделите пакет программ ПК, с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы. Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Главное, расписать подробно.

Работа с документами. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще – знания в этой области должны быть весьма обширны. Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении. В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании (если предусмотрена).

Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др.

Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников». Обзвон клиентов, связи со СМИ.

Продолжительность рабочего дня. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня. То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра.

Иерархия. Здесь нужно максимально чётко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель (только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям). Чьи поручения будут являться приоритетными.

Ответственность (в т.ч. материальная) секретаря-делопроизводителя. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации (коммерческой тайны). И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника.

Право подписи документации. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях.

Необязательные пункты  и права сотрудника

Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр.

Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель – должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приёмной) смело можно назвать его лицом фирмы.

И нелишним будет прописать требования к вежливости, опрятности. А возможно и дресс-код. Также, если в компании есть свои нормы этики, нужно зафиксировать их в должностной инструкции.

Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч. социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

  1. На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей.
  2. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.
  3. На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте.
  4. На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению.

Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению.

О чем следует помнить?

Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нет. Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать (как платно, так и свободно). Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции.

В заключение некоторые простые правила составления должностной инструкции:

  1. Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата (особенно!).
  2. Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ.
  3. Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наёмных специалистов. Это обойдётся в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно.
  4. Помните, что внутренняя документация компании (к коей относится и должностная инструкция) не идёт вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи.

Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса!

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

101million.com