описание, виды, требования и особенности :: BusinessMan.ru

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

1. Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
2. Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
3. Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

1. Указания, приказы, инструкции. Их могут издавать административные работники предприятий.
2. Решения. Эти акты принимаются в кооперативных компаниях.
3. Распоряжения и постановления. Эти документы издаются в общественных организациях.

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

1. Исполнить изданные нормативные, законодательные или иные акты вышестоящих структур либо решения самого предприятия, утвержденные ранее.
2. Осуществить собственную управленческую функцию, обусловленную задачами и целями компании.

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

1. Изучение вопроса и разработка проекта.
2. Согласование.
3. Подписание.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: “Постановляет”. В распоряжении – “Предлагаю”, а в приказе, соответственно, – “Приказываю”. Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе.

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Заключение

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний.

Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

businessman.ru

2. Распорядительные документы

Любая организация наделяется правом издания распо­рядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управ­ления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется дея­тельность организации, зависят результаты ее работы.

Процедура издания распорядительных документов в ус­ловиях единоличного принятия решений — приказов, ука­заний, распоряжений — включает следующие стадии:

1. Инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по рассматриваемому вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование и оформление проекта документа в соот­ветствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рас­смотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до ис­полнителей.

Постановление — правовой акт, принимае­мый органами Федеральной исполнительной власти, дей­ствующими на основе коллегиальности, а также исполни­тельными органами субъектов Российской Федерации и ме­стного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данны­ми органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальны­ми и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопро­сов их деятельности (Приложение 4). Решениями называ­ются также совместные распорядительные документы, при­нимаемые двумя и более коллегиальными органами или организациями, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих пе­ред данным предприятием.

В деятельности организаций различают приказы по ос­новной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют поря­док финансирования деятельности организации, ее мате­риально-технического обеспечения, научно-техническую по­литику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок вы­полнения, характер и содержание специфических видов де­ятельности.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры и штатов, введения в действие орга­низационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инст­рукций, правил, регламентов и др.), при создании времен­ных или постоянных коллегиальных и совещательных орга­нов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и т. д.

Приказы оформляются или на специальном бланке — бланке приказа, или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Приказы по основной деятельности могут издаваться в качестве инициативных и во исполнение решений выше­стоящих организаций. Текст приказа должен содержать пе­речисление предписываемых действий с указанием испол­нителя каждого действия, мероприятий, которые необхо­димы для его исполнения. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают цели и задачи пред­писываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тек­сту распорядительного документа, а также передают содер­жание того раздела документа, который относится к орга­низации, издающей приказ.

Текст распорядительной части должен иметь повели­тельную форму изложения и начинаться словом ПРИКА­ЗЫВАЮ. Распорядительная часть может делиться на пун­кты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт нумеру­ется арабскими цифрами. Пункт начинается с указания ис­полнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указывать сро­ки (дату) исполнения действий. В последнем пункте распорядительной части указывают должностных лиц, на кото­рых возлагают контроль за исполнением приказа, его на­чинают словами «Контроль за исполнением приказа возла­гается на…» (полное наименование должности и фамилии приводят в винительном падеже).

Подготовка приказа включает следующие основные стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование про­екта; подписание руководителем. Проекты приказов го­товятся специалистами предприятия по поручению руко­водителя.

Приказы по основной деятельности регистрируются от­дельно от приказов по личному составу. Нумерация при­казов производится с января по декабрь в пределах года.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издания приказа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», расписывается и ставит дату ознакомления.

Выписка из приказа — копия официального докумен­та, воспроизводящая его часть и заверенная в установлен­ном порядке.

Выписка из приказа содержит фактически те же рек­визиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью. Кроме того, выписка из при­каза отмечается проставлением отметки о заверении вы­писки.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации или его заместителями преиму­щественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (Приложение 5).

В целом указания составляются и оформляются анало­гично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависи­мости от содержания указания.

К другим управленческим документам относится так­же Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оператив­ных вопросов.

Распоряжения также издают заместители первого руко­водителя организации, руководители структурных подраз­делений.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевыми словами, раз­деляющими вводную и распорядительные части, являются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

studfiles.net

6.2. Основные виды распорядительных документов:

• постановление;

• решение;

• приказ;

• распоряжение;

• указание.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок. В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от двух и более организаций. К основным видам распорядительных документов относятся: постановление, решение, приказ и т.д.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности; правительственными коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации и другими организациями в целях разрешении наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ…

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например: «Коллегия РЕШИЛА…». В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ)^

Приказ — распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном ланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «о чем?», например: об увеличении уставного капитала общества.

В первой части распорядительного документа указываются основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, его текст содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого яйца и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе…

Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Бухгалтерии университета открыть расчетный счет…

Указание срока исполнения дается отдельной строкой, например: Срок представления 25.06.2003. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕД­ЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др. документы этого типа имеют правовую силу, а, следовательно, к их форме, содержанию, языку и стилю предъявляются особые требования.

studfiles.net

Организационно – распорядительные документы

Устав– свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. В оформлении устава должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия, указать кем зарегистрировано). В реквизите текст необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно– хозяйственная деятельность, имущество, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. После текста ставится подпись руководителя.

Положение– нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (общие положения о министерствах РФ), одного органа (положение об общем отделе администрации области) либо структурного подразделения (комиссии, группы).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть, основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

Инструкция– это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организации (технологические, финансовые, организационные). Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты, подпункты. Обычно начинается с раздела «Общие положения», где указываются цели издания, область распространения, порядок применения. Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительные значения, типа «должен», «следует», «не допускается». Текст инструкции излагается от третьего лица (например «Руководители должны систематически анализировать…») или в безличной форме («Повторным предложениям, заявлениям присваивается очередной регистрационный №»). Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции должна быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) в нем устанавливается срок введения инструкции, указываются необходимые организационные мероприятия, ответственные исполнители. Если срок не указан, то таковым считается день подписания и регистрации документа.

Распорядительные документы

В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

Решение, как распорядительный документ, является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, имеющий обязательную силу для граждан, организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся отдельного случая, конкретного действия.

Указание – распорядительный документ преимущественно по вопросам информационно – методического характера, по вопросам применения приказов, других инструкций. Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю», «Обязываю». Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ– правовой акт, издаваемый руководителями. Приказ издается для решения оперативных вопросов.

Выделяют следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса и подготовка проекта документа, стадия обсуждения, согласование и подписание.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая частьявляется введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для объяснения, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т.е. приводятся его поисковые данные. Констатирующая часть не обязательна, может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа может начинаться словами: «постановляю», «решает». Эти слова печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, таким образом, они зрительно отделяют одну часть от другой. В постановлениях или решениях коллегиального характера перед этими словами указывают название органа. Например:Коллегия РЕШАЕТ.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляют особенно жесткие требования. Они должны быть четкими, конкретными, не противоречить смыслу ранее изданных документов.

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят Герб РФ, наименование ведомства, учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, текст, подписи, отметки о согласовании.

Протокол– организационно – распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения. Оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, организации, вид документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. Проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления протокола. Если заседание продолжается несколько дней, то указываются дата начала, через тире дата окончания. Например: 12-14.03.10. Номер протокола – порядковый номер в течение года.

Заголовок протокола содержит указание на вид деятельности (заседание, собрание) и названия коллегиального органа в родительном падеже.

Текст подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие, повестка дня иосновную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например: Председатель – Харченко В.И.

Секретарь – Филимонов С.Б.

Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.

1. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие члены указываются в алфавитном порядке.

2. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.

3. На расширенных заседаниях и собраниях с большим количеством присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается запись в самом протоколе. Например: Присутствовали 43 чел. (список прилагается).

4. Если принятие решения требует определенного кворума, то в разделе «присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117.

5. Далее следует повестка дня. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» или «об».

6. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим разделам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (тезисы) докладов и выступлений они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?»

Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».

7. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами. Например:

1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Старостин Е.В. – краткая запись выступления

Кузнецов Т.Г. – краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное… до 15.05.2010 г.

1.2 Илизарову В.К. Организовать на кафедре выставку… к 11.05.2010 г.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель Подпись В.А.Сидоров

Секретарь Подпись Е.М.Крылова

При выборе должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

studfiles.net

Документы и системы документации

Новая страница 1

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

 

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства и др.

 

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
	План социально-экономического развития коллектива организации
	План работы совета директоров
	Бизнес-план
	План работы отдела
	Индивидуальный план работы и др.

 

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении обязанностей между руководством
	Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
	Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
	Приказ о финансировании работ…
	Приказ о приеме на работу
	Приказ о командировании и др.

 

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа	Разновидности документа
Отчет	Отчет о научно-исследовательской работе
	Отчет о командировке
	Отчет о работе структурного подразделения
	Отчет о проведении рекламной кампании и др.

 

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

                   

Вид документа	Разновидности документа
Акт	Акт ревизии
	Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
	Акт приема-передачи дел
	Акт экспертизы и др.
Письмо	Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора
	Письмо (претензия) о нарушении условий договора
	Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
	Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

 

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.                                                            

                                                                  

Вид документа	Разновидности документа
Договор	Договор купли-продажи
	Договор поставки
	Договор аренды (договор субаренды)
	Договор подряда (договор субподряда)
	Договор комиссии
	Договор перевозки и др.

 

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

В.Ф. Янковая

www.profiz.ru

Электронный учебный курс: ДОУ

Тема 5. Системы документации.

Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления   организационных, распорядительных и информационно-справочных документов

Вопросы для изучения:

1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.

Система организационной документации.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий – это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов: 

Устав предприятия – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав – это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дата документа;
• Место составления или издания документа;
• Гриф утверждения документа;
• Текст устава;
• Подпись лица, утверждающего документ.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование структурного подразделения;
• Наименование вида документа;
• Дата;
• Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:

• общие положения.
• основные задачи.
• функции.
• права.
• организация работы.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция – документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• гриф утверждения;
• текст;
• визы;
• подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

• организация работы предприятия;
• взаимные обязанности работников и администрации;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Система распорядительной документации.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. 
Схема подготовки распорядительных документов:

• всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
• согласование текста и его подписание;
• обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.
ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

• герб РФ или субъекта;
• наименование организации, издавший документ;
• наименование вида документа;
• место составления;
• дата документа, регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• визы согласования.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ (по основной деятельности) –  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Приказами оформляются:

• порядок деятельности предприятия;
• решения и поручения по организации работы;
• организационные мероприятия;
• итоги работы;
• результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного  характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;
Б. Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

• констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
• распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.

          Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ  на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель – срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.  

Система информационно-справочной документации.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт – информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол –  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная – слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С  красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:

• изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
• Выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

• вступление
• основная часть
• выводы
• рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма – официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы;
Адресат;
Текст;
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы – под чертой – указываются:

Адрес и наименование организации – отправителя телеграммы;
Наименование должности;
Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
Печать;
Дата

Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

• передавать только краткую, срочную информацию;
• проверять правильность записи обратной связью;
• текст – не более 50 слов;
• не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

 

 

Просмотреть или сохранить презентацию по теме лекции в формате MS PowerPoint

eokd.tolgas.ru

Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оглавление

Виды
Функции
Составление
Правила оформления
По пожарной безопасности
Для защиты персональных данных

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

Разное

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).[1]

Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.

Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.

delo-up.ru