Содержание

Смерть работника как основание увольнения

Одним из оснований прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, изложенным в п. 6 ст. 44 Трудового кодекса Республики Беларусь, является смерть работника.

Какие документы в подобном случае оформляет наниматель, кому выдать трудовую книжку умершего работника и как произвести окончательный расчет, рассмотрим в данной статье.

Документальное подтверждение факта смерти

Документ: Положение о порядке регистрации актов гражданского состояния и выдачи документов и (или) справок органами, регистрирующими акты гражданского состояния, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.12.2005 № 1454 (далее – Положение).

Документом, подтверждающим факт смерти, является врачебное свидетельство о смерти (мертворождении) либо копия вступившего в законную силу решения суда об установлении факта смерти или объявлении гражданина умершим (п. 62 Положения).

ЭТО ВАЖНО! Гражданин может быть объявлен судом умершим, если по месту его жительства нет сведений о месте его пребывания в течение 3 лет, а если он пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, – в течение 6 месяцев (п. 1 ст. 41 ГК).

ЭТО ВАЖНО! Днем смерти гражданина, объявленного умершим, считается день вступления в законную силу решения суда об объявлении его умершим. В случае объявления умершим гражданина, пропавшего без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, суд может признать днем смерти этого гражданина день его предполагаемой гибели (п. 3 ст. 41 ГК).

В большинстве случаев нанимателям приходится сталкиваться с ситуацией, когда факт смерти работника становится известным от членов его семьи или близких родственников и подтверждается свидетельством о смерти.

Если свидетельство о смерти работника не предъявлено нанимателю членами семьи умершего либо его близкими родственниками, наниматель вправе самостоятельно обратиться в органы записи актов гражданского состояния с запросом об истребовании справки, содержащей сведения из записи акта о смерти.

Справки, содержащие сведения из записей актов о смерти, выдаются родственникам, иным членам семьи умершего (часть первая п. 104 Положения).

В исключительных случаях указанные справки могут выдаваться другим лицам по согласованию с главными управлениями юстиции облисполкомов, Минского городского исполнительного комитета (часть третья п. 104 Положения).

Издание приказа о прекращении трудовых отношений с умершим работником

В приказе (распоряжении) о прекращении трудового договора отражаются сведения именно о прекращении договора, а не об увольнении работника, так как причиной указанного является обстоятельство, не зависящее от воли сторон, – смерть работника.

Приказ (распоряжение) издается датой получения нанимателем свидетельства о смерти, а прекращение трудового договора осуществляется днем смерти работника.

Внесение записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника в его трудовую книжку

Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее  – Инструкция).

В случае смерти работника или объявления его умершим в гр. 3 трудовой книжки после указания порядкового номера и даты смерти работника (даты объявления умершим) вносится запись о прекращении трудового договора (контракта) в связи со смертью работника либо в связи с объявлением работника умершим со ссылкой на п. 6  ст. 44 ТК. В гр. 4 трудовой книжки указываются дата и номер приказа (распоряжения) (часть вторая п. 41 Инструкции).

Выдача трудовой книжки умершего работника

В случае смерти работника, признания его судом умершим наниматель выдает по письменному заявлению совершеннолетнего члена его семьи либо близкого родственника трудовую книжку, оформленную в порядке, установленном частью второй п. 41 Инструкции, либо направляет ее по почте по указанному в заявлении адресу (п. 75 Инструкции).

Справочно: с учетом положений п. 26 ст. 1 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь (далее – ГПК) членами семьи умершего работника следует считать близких родственников, указанных в п. 1 ст. 1 ГПК (родителей, детей, усыновителей, усыновленных, родных братьев и сестер, деда, бабку, внуков), а также других родственников, супругу (супруга), нетрудоспособных иждивенцев и иных лиц, которые проживали совместно с ним и вели с ним общее хозяйство.

Если требование о выдаче трудовой книжки от родственников умершего работника не поступило, она остается в течение 2 лет на хранении у нанимателя и должна храниться отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих (часть вторая п. 80 Инструкции). По истечении указанного срока трудовая книжка хранится в архиве нанимателя в течение 50 лет, после чего уничтожается.

Выплата денежных сумм, причитающихся умершему работнику

Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицам, находившимся на иждивении умершего на день его смерти, не позднее 7 календарных дней со дня подачи нанимателю соответствующих документов (часть третья  ст.

77 ТК).

Помимо заработной платы наниматель обязан выплатить членам семьи умершего работника или лицам, находившимся на его иждивении, денежную компенсацию за неиспользованным работником трудовой отпуск.  При этом если трудовой отпуск умершему работнику был предоставлен авансом, удержания за неотработанные дни отпуска не производятся (п. 2 части второй ст. 107 ТК).

Дополнительно следует учесть, что требования о выплате заработной платы и иных сумм, причитающихся умершему работнику, могут быть предъявлены членами его семьи или нетрудоспособными иждивенцами к нанимателю в течение 6 месяцев со дня открытия наследства (п. 2 ст. 1090 ГК). Указанный срок начинает исчисляться со дня его смерти. В случае объявления работника умершим он исчисляется со дня вступления в законную силу соответствующего решения суда (п. 2 ст. 1035 ГК).

В случае отсутствия лиц, имеющих право на получение указанных сумм, либо если они не предъявили требований о выплате этих сумм в 6-месячный срок со дня открытия наследства, соответствующие суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях, установленных ГК.

 

Светлана Семенихина, юрист

Страховые взносы и НДФЛ, если сотрудник умер

Сегодня мы с вами поговорим о довольно грустном событии, которое может случиться на любом предприятии. Это смерть сотрудника. В таких случаях важно правильно оформить выплаты умершему, чтобы избежать неприятностей со стороны проверяющих органов. В своей статье я расскажу вам как это сделать.

Процедура совсем несложная, но она требует определенных знаний от работников кадровой службы и бухгалтерии, а также и самого руководителя.

При увольнении умершего сотрудника имеет огромное значение дата. Об этом мы с вами будем далее вести беседу.

Законом чётко указано, что последним рабочим днём является день, предшествующий дню смерти работника.

Выходит, что, если сотрудник умер 6 числа, то для него последним рабочим днем будет считаться 5 число, а дата увольнения приходится на день смерти.

Работодатель оформляет приказ об увольнении на основании свидетельства о смерти, которое принесли родственники умершего.

Ниже составила таблицу с порядком действий в такой ситуации. 

Осуществление выплат родственникам умершего сотрудника

Заработную плату, а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска, бухгалтер выплачивает родственникам умершего сотрудника или лицам, находившимся на его иждивении, так указано в статье 141 ТК РФ. Если таких претендентов не один, то выдать всю сумму нужно первому обратившемуся.

Обратите внимание, что выплату нужно произвести не позднее 7 дней со дня подачи членом семьи соответствующих документов (ст. 141 Трудового кодекса РФ).

Умершему сотруднику начисляются те же выплаты, что и при обычном увольнении. В это число входят: оклад, больничный лист (если он перед смертью был на б/л), компенсация неиспользованного отпуска, премии и надбавки.

Налогообложение выплат умершему сотруднику

Страховые взносы

Если начисление оплаты труда произошло после даты смерти работника. Выплата этого начисления произведена его родственникам, которые не состоят в трудовых отношениях с данной фирмой.

Обращаю ваше внимание, что данная выплата не облагается страховыми взносами, так как отсутствует застрахованное лицо по обязательному страхованию (Письмо Минфина России от 24.04.2017 № 03-15-06/24374).

Выходит, что после смерти застрахованного лица не может быть реализована цель обязательного страхования, ведь он не может получить пенсионное, медицинское обеспечение и обеспечение по социальному страхованию.

Есть и другой вариант. Заработная плата была начислена до даты смерти работника. Получена она также родственниками умершего. Но такая выплата облагается страховыми взносами, так как начисление произошло в рамках трудовых отношений, когда сотрудник являлся застрахованным лицом (ст. 141 ТК РФ, Письмо Минфина России от 22.08.2017 № 03-15-07/53912, Письмо ФНС России от 01.09.2017 N БС-4-11/17463).

НДФЛ

В налоговом кодексе есть упоминание про обязанность по уплате налога, а именно, что она прекращается со смертью физического лица (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).

В пункте 18 статьи 217 Налогового кодекса прописано, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц доходы в денежной и натуральной формах, получаемые от физических лиц в порядке наследования, за исключением вознаграждения, выплачиваемого наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства, а также вознаграждения, выплачиваемого наследникам патентообладателей изобретений, полезных моделей, промышленных образцов.

Получается, что с начислений, причитающихся умершему сотруднику и выплаченных его родственникам, НДФЛ не исчисляется и не удерживается (письма Минфина России от 22.01.2020 № 03-04-05/3420, от 17. 09.2018 № 03-04-05/66356, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374, от 06.10.2016 № 03-04-05/58142).

Обращаю ваше внимание, что эту выплату не нужно отражать ни в справке 2-НДФЛ ни в расчёте 6-НДФЛ, так как она не облагается НДФЛ.

Пособие по нетрудоспособности

Если сотрудник умер, находясь на больничном листе, работодатель обязан начислить пособие по временной нетрудоспособности, которое выплатит родственникам. С этой суммы НДФЛ также не исчисляется и не удерживается.

В Федеральном законе № 255 от 29.12.2006 есть упоминание о том, что пособия по нетрудоспособности, начисленные, но не полученные в связи со смертью застрахованного лица, выплачиваются его родственникам. В нём также регламентировано, что организация должна начислить пособие даже при смерти работника, если, конечно, представлены все необходимые документы.

В любом случае основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности будет являться лист нетрудоспособности.

Выходит, что застрахованное лицо не может реализовать свое право на получение пособия. Но при всём при этом обязанность выплатить это пособие с работодателя не снимается. Такие выводы опубликованы в письме Минтруда России от 23.06.2015 № 17-3/В-307.

Приведу вам пару примеров для наглядности ситуации

10 числа на предприятии выплачивается заработная плата за предшествующий месяц.

1. Рассмотрим случай смерти сотрудника 5 августа.

а) Заработная плата за июль начислена 31 июля и полностью включается в базу для начисления страховых взносов, так как 31 числа сотрудник был жив и являлся застрахованным лицом (не имеет значения то, что смерть работника наступила ранее срока выплаты заработной платы).

б) А вот суммы, начисленные в окончательный расчет (заработная плата за отработанные в августе дни, компенсация за неиспользованный отпуск и др.) при прекращении трудового договора не подлежат обложению страховыми взносами, так как начислены после даты смерти.

2. Во втором случае рассмотрим дату смерти сотрудника 31 июля.

31 июля производится начисление заработной платы, а также прекращение трудового договора в связи со смертью сотрудника. Поэтому заработная плата за июль, компенсация за неиспользованный отпуск и другие суммы выплат, начисленные в окончательный расчёт, не подлежат обложению страховыми взносами.

Прекращение трудового договора с сотрудником в случае его смерти – довольно простая процедура, практически ничем не отличающаяся от обычного увольнения. Единственное отличие состоит в том, что уволенное лицо не может подписать приказ и прочие документы.

Родственники, обратившиеся за расчётом, расписываются только в получении трудовой книжки, если умерший не отказался от её ведения ранее.

Дорогие читатели, берегите себя и своих близких.

Татьяна Андрияшкина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

 

Как сделать запись в Трудовой, если работник умер в праздничный день


Работник умер в выходной или праздничный день. Каким днем произвести увольнение?

Комментарии


Увольте его за прогулы!!!!!!!

Жанна Михайловна Воеводина


в случае смерти сотрудника, датой увольнения будет - дата смерти. просто датой регистрации приказа будет день, когда вы о ней узнали. в Вашем случае - первый рабочий день после праздника.
т.к. как Вы понимете, день увольнения - это последний день работы, а умерший человек не может работать:))))
а увольнение днем раньше не возможно, т.к. на тот момент для этого необходимо было соблюсти одно из правил статей 77, 78 ТК РФ.
и не забудьте к приказу об увольнении приложить копию свидетельства о сметри, кот и является основанием для увольнения.

....дата увольнения - дата смерти... приказ о прекращении трудового договора может быть издан позже (когда Вы получили свидетельство о смерти, например)....

В трудовую книжуку вносится запись об увольнении по ст. 83 п.6 ТК РФ, а последний день - дата смерти сотрудника, независимо от того какой это день недели. Ведь именно в день смерти сотрудника прекращаются трудовые отношения с работодателем.

Консультация Центра трудового права (цитирую):
Днем увольнения работника по п. 6 ст. 83 ТК РФ будет день его смерти. При этом не имеет значения, был ли это рабочий день или нет. ТК РФ вполне допускает увольнение работника не только в его последний день работы, но и в период его временной нетрудоспособности, в период его отпуска (по собственному желанию, в связи с истечением срока договора, в связи со смертью работника и пр.).

Как уволить умершего сотрудника: оформление, запись в трудовой, документы

Если сотрудник умер на рабочем месте, обязательно вызовите врача, чтобы подтвердить факт смерти. Важны обстоятельства: если это результат несчастного случая или преступления, сообщите родственникам и в полицию, привлеките трудовую инспекцию и охрану труда — перед увольнением придётся собирать комиссию и проводить расследование.

Если сотрудник скончался из-за хронического заболевания или внезапного приступа, всё немного проще — действуйте по инструкции.

Официальным подтверждением несчастья могут служить два документа:

  • свидетельство о смерти, которое выдают органы ЗАГС;
  • судебное решение об установлении факта смерти или признании сотрудника умершим.

Подойдут оригинал или заверенная копия.

Если у покойного сотрудника нет родственников, заявить о его смерти может сам работодатель (ст. 8 8-ФЗ). Если есть медицинское свидетельство о смерти, орган ЗАГС по запросу выдаст официальный документ. Если нет — придётся обращаться в суд за решением об установлении факта смерти и только потом получать свидетельство (без него похороны невозможны).

Официально прекратить трудовые отношения с умершим можно только с помощью соответствующего приказа по унифицированной форме №Т-8. Приказ издаётся в день получения свидетельства или решения суда, подписывает его только работодатель. Датой увольнения дата смерти, указанная в свидетельстве.

В трудовой книжке напишите: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника» со ссылкой на п.  6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ». В личной карточке покойного по форме № Т-2 нужна аналогичная запись.

Если за личными документами обратятся родственники сотрудника, попросите у них подтверждение родства или брачных уз: паспорт, свидетельство о рождении или браке. Передать трудовую книжку можно под расписку или письмом с описью вложения. Реквизиты почтового отправления вносятся в книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).

Если за документами умершего никто не обратился, вы обязаны хранить её в течение ближайших 75 лет.

п. 664 перечня в приказе Минкульта № 558

Получить выплаты может член семьи умершего, проживавший вместе с ним, или лицо на иждивении. Наследнику достаточно предъявить паспорт, заявление и документ, подтверждающий родство, в течение 4 месяцев после смерти сотрудника.

Что нужно выплатить в течение недели с момента обращения родственника:

  • зарплату;
  • компенсацию за неиспользованные отпускные дни;
  • прочие положенные работнику компенсации.

Если вы сняли с расчётного счёта сумму наличными, а за деньгами никто не пришёл в течение 5 рабочих дней, депонируйте их — отразите в отчётности как неполученные средства и храните отдельно. Ещё через 3 года невостребованную сумму можно учесть в доходах.

п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 г.

Дополнительно можно выплатить материальную помощь — если это предусмотрено трудовым договором и внутренними документами или по личной инициативе. А если родственники хоронили умершего за свой счёт, они имеют право на социальное пособие на погребение в течение 6 месяцев после. Схема такая: вы выплачиваете установленную сумму в день обращения, а потом уменьшаете на неё страховые взносы или обращаетесь в местный ФСС за компенсацией.

Положенные сотруднику выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поэтому удерживать налог с них не нужно (п. 18 ст. 217 НК РФ). Как и с материальной помощи, если вы оказали её членам семьи, проживавшим с умершим.

Увольнение в связи со смертью работника

Смерть работника любого предприятия не предусматривает автоматического увольнения. Столь печальное событие должно быть зафиксированным документально. Чтобы умерший сотрудник более не числился в штате, необходимо провести его увольнение по всем правилам. Процедура носит серьезный характер, а любые нарушения в процессе ее проведения могут провести к неблагоприятным для работодателя и ответственных за кадровые вопросы лиц.

Полное описание процесса увольнения умершего сотрудника можно найти тут https://sovetkadrovika.ru/.

Как оформляют увольнение

От смерти работников не застрахован ни один работодатель. Смертельный исход может наступить в результате полученной на предприятии травмы или за пределами его территории. В любом случае для проведения процедуры увольнения работодателем будет использоваться следующая инструкция:

1.        На основании полученного свидетельства о смерти издают приказ об увольнении (ознакомление с содержанием документа родственников не является обязательным требованием).

2.       Проведение расчета выплат, полагающихся сотруднику на момент смерти (заработная плата, компенсация за отпуск, материальная помощь семье, предусмотренная уставом предприятия).

3.       Внесение записи об увольнении в трудовую работника.

Трудовую книжку и материальные выплаты передают родственникам умершего сотрудника.

Если в течение четырех месяцев не последовало обращения родственников, работодатель должен обратиться к нотариусу. Это необходимо для последующего распределения денежных средств в рамках наследования по завещанию или в соответствии с нормами закона.

Как определить дату увольнения?

Этот вопрос актуален для многих сотрудников, занимающихся решением кадровых вопросов. Ведь в большинстве случаев о смерти сотрудников работодатели узнают не сразу. Но при этом умерший работник не может числиться в штате. В связи с этим датой увольнения считается дата смерти сотрудника. Но сам приказ об увольнении издается только после предъявления свидетельства о смерти.

Подробнее об определении даты смерти можно прочесть тут https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/uvolnenie-v-svyazi-so-smertyu-sotrudnika.html.

Заполнение приказа об увольнении

Приказ об увольнении составляют, используя стандартную форму. Содержание документа зависит от субъекта хозяйствования. Однако общие требования остаются стандартными для приказов, издаваемых на любом предприятии.

При необходимости примеры форм можно найти в Сети или получить у юриста.

Оформление приказа и внесение записей в трудовую работника проводится только после предоставления родственниками свидетельства о смерти.

Все изображения и фотоматериалы предоставлены сайтом: sovetkadrovika.ru

Новости на Блoкнoт-Волгодонск

"УВОЛЬНЕНИЕ" УМЕРШЕГО РАБОТНИКА | NORMA.UZ

Норма, N 20 от 15 мая 2012 года

 

Я являюсь инспектором по кадрам и должна выполнить не очень приятную миссию. Работник отдела рекламы внезапно умер. Какую дату указывать в этом случае в графе 2 трудовой книжки? Какой датой издается приказ о прекращении трудового договора с умершим работником? Кому работодатель обязан выдать трудовую книжку после ее оформления?

 

ОК, г. Андижан.

 

- Согласно пункту 5 статьи 106 Трудового кодекса (далее - ТК) смерть работника является одним из не зависящих от воли сторон обстоятельств, по которым прекращается трудовой договор. Основанием прекращения трудовых отношений служит свидетельство, удостоверяющее факт смерти работника, выданное органами ЗАГС. При отсутствии указанного документа работодатель не вправе прекратить трудовой договор с работником.

Трудовым кодексом не определено, какой датой прекращать трудовой договор в случае смерти работника. Но в данном случае нельзя применить и норму "Днем прекращения трудового договора является последний день работы" (часть вторая статьи 107 ТК).

Свидетельство о смерти представляется родственниками умершего, и на его основании работодатель в день представления свидетельства издает приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора. Днем прекращения трудового договора будет дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти. Она и указывается в приказе.

В соответствии с этим приказ рекомендуется оформить следующим образом:

 

"Трудовые отношения прекращены с ___________________________________________

                                                                                              (должность, Ф. И.О.)

с "_____"________________г. на основании пункта 5 статьи 106 ТК в связи со смертью".

 

Эта же дата указывается в графе 2 трудовой книжки умершего работника. В разделе "Сведения о работе" после указания порядкового номера и даты в графе 3 делается запись: "Трудовые отношения прекращены", далее в графе 4 указываются дата и номер приказа. Эта запись заверяется в установленном порядке.

Трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию (пункт 3.4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, зарегистрированной МЮ 29.01.1998 г. N 402).

Личность родственника и наличие родственных связей с умершим работником должны быть подтверждены документами. Например, для супругов таким документом является свидетельство о браке, для родителей и детей, братьев и сестер - паспорт или свидетельство о рождении, иные аналогичные документы либо их надлежащим образом заверенные копии.

 

Абдусалам РИСКУЛЛАЕВ,

наш эксперт-юрист.

В этой теме действует премодерация комментариев.
Вы можете оставить свой комментарий.

Запись в трудовой о смерти работника

Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника

Трудовая книжка представляет собой документ, подтверждающий трудовую деятельность и общий стаж сотрудника. Его оформление, ведение и хранение – прямая обязанность работодателя. Помимо информации об устройстве на работу, переводе на другое место и поощрениях сотрудника, в книжку также вносятся сведения о прекращении трудовых отношений.

К сожалению, расторжение трудового договора может произойти по обстоятельствам, не зависящим от воли его сторон. Речь идет об увольнении сотрудника в связи с его смертью. Как в правильно оформить увольнение сотрудника в подобной ситуации? Нужно ли вносить какие-либо сведения в его трудовую книжку? Об этом вы узнаете в данной статье.

Как внести запись?

Такое неприятное событие, как смерть одного их работников, всегда влечет для начальства оформление многочисленной документации, а также выплату денежной компенсации родственникам. Помимо этого нужно внести соответствующую информацию в трудовую книжку подчиненного. Так, при заполнении документа руководителю следует придерживаться следующих правил:

  • Запись в бланке должна быть подтверждена специальным документом – свидетельством о смерти;
  • В качестве даты увольнения нужно указать день смерти сотрудника;
  • Не допускается внесение сведений об увольнении сотрудника без составления соответствующего приказа о расторжении трудового договора;
  • Перед тем, как выдавать книжку родственникам, следует сделать ее копию для хранения в архиве предприятия.

Как правило, свидетельство о смерти работника должны предоставить члены его семьи. Однако в случае, если они так и не явились к работодателю, он, в свою очередь, может получить данный документ, обратившись в отделение ЗАГСа. Кроме самого свидетельства, основанием для прекращения трудового соглашения может послужить решение суда об установлении факта смерти.

Порядок увольнения

Перед тем, как вносить в трудовую умершего работника запись о его увольнении, нужно правильно и юридически грамотно оформить процедуру расторжения договора. Так, сразу после известия о смерти подчиненного, работодатель обязан:

  • Получить от членов семьи умершего документы, подтверждающие факт смерти;
  • Составить распоряжение о расторжении трудового договора;
  • Оформить справку-расчет;
  • Закрыть личную карточку сотрудника;
  • Сделать соответствующую запись в трудовой книжке;
  • Выдать родственникам книжку и положенные выплаты.

Все выплаты родственникам сотрудника должны производиться в течение четырех месяцев с даты его смерти. Что касается самой трудовой книжки, ее следует выдать лично под расписку членам семьи умершего или отправить по почте. В обоих случаях им необходимо документально подтвердить наличие родственной связи. При обращении к работодателю сразу нескольких родственников, он должен выдать бланк одному из них по своему усмотрению. Если у владельца документа, наоборот, отсутствуют близкие, бланк остается на хранение в архиве предприятия.

Образец заполнения

После составления приказа об увольнении работника сотрудник отдела кадров должен внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Но в этом случае правила заполнения бланка будут несколько отличаться от стандартной процедуры расторжения трудового договора. Рассмотрим этот процесс поподробнее. Итак, чтобы оформить увольнение сотрудника в связи со смертью, нужно руководствоваться следующей инструкцией:

  • Поставьте на нужную станицу трудовой печать организации;
  • В первую графу впишите порядковый номер записи;
  • Во вторую графу поставьте дату увольнения сотрудника;
  • В третьей графе укажите причину увольнения;
  • В последней графе заполните данные о приказе или распоряжении, на основании которого было расторгнуто соглашение.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Выдача трудовой книжки умершего сотрудника: пошаговая инструкция

В жизни случаются разные обстоятельства, и хорошие и весьма грустные. Часто люди уходят из жизни по объяснимым и не объяснимым причинам.

На плечи несчастных родственников помимо горя ложатся многочисленные обязанности, связанные со смертью близкого человека. Тоже самое касается работодателя.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Если работник скончался во временной промежуток, в соответствии с которым он считался работником, то работодателю предстоит выполнить ряд важных действий, которые заключаются в том, чтобы грамотно оформить факт смерти и выдать все оставшиеся вещи, документы и расчет работника нужным людям.

Так или иначе, но необходимо при совершении таких действий руководствоваться некоторыми правилами и, рассмотренные сегодня в нашей статье, являются основополагающими.

Мы изучим, как именно должно происходить оформление трудовой книжки умершего работника, как, кому, а главное нужно ли вообще ее выдавать.

Несмотря на всю трагичность данной ситуации, никогда не стоит забывать о том, что действуют определенные правила, которые следует выполнять.

Кто может получить ТК умершего?

Трудовая книжка всегда хранится у работодателя, если работник официально осуществляет свою трудовую деятельность. Трудовая книжка хранится в личном деле работника с некоторыми другими документами.

Трудовая книжка может выдаваться работнику или же его представителям только по факту смерти. Но что делать, если работник умер. Возможно, нужно просто на просто избавиться от трудовой книжки?

На самом деле это не так и право на получение трудовой книжки имеют несколько людей, давайте рассмотрим подробнее, кем они приходятся работнику.

Как быть, если за книжкой обращается несколько человек?

Часто бывает так, что у работника есть много родственников. Родители, супруги, дети, сестры, братья.

Все эти люди возможно после смерти хотят сохранить себе память об умерших людях и начнут производить действия связанные со сбором вещей умершего. В том числе они могут явиться за трудовой книжкой.

Конечно, отдать трудовую работодатель может только родственникам умершего.

Производится это действие по очередности родства, сначала право на забор документом имеют супруги и дети, затем родители и так далее.

Процедура выдача ТК

Выдача трудовой книжки происходит в соответствии с рядом правил. Так, либо работник, либо сотрудник отдела кадров должны соблюдать по этапность действий для того, чтобы не совершить ошибок и не отдать трудовую книжку совершенно посторонним людям.

Поговорим о выдаче трудовой более подробно.

Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника

В случае смерти в трудовую книжку обязательно должна вноситься соответствующая запись о прекращении трудового договора.

Грубое нарушение, ссылаясь на смерть покойного, не производить запись в трудовой.

Запись в трудовой книжке со смертью работника вносится по следующим этапам. По последовательности цифрой ставится дата внесения записи.

В строке информации о работе пишется о том, что трудовой договор прекращен в связи со смертью конкретного работника.

Образец записи об увольнении в связи со смертью работника:

При этом причина смерти не указывается. Также по организации издается приказ, который сообщает о том, что работник умер, вследствие чего трудовой договор с ним прекращен по обстоятельствам, которые не зависят от воли сторон.

Запись в трудовой книжке также может звучать по-другому.

Например, в случае если работник погиб на производстве в его трудовой указывается, что трудовой договор прекращен в связи с гибелью работника на производстве.

Выдача трудовой книжки умершего работника родственникам

Трудовая книжка в связи со смертью работника отдается его родственникам, и никто не вправе им в отказать в праве получения её.

Законодатель предусмотрел последовательность выдачи трудовой и выделил ряд нюансов и особенностей, с которыми мы с вами и ознакомимся.

Способы выдачи

Как выдать трудовую книжку родственникам умершего работника? Трудовая книжка может быть отдана родственникам разными способами.

Трудовое законодательство не ограничивает граждан в одном единственном способе, поэтому целесообразно рассмотреть все.

На руки
Трудовая книжка может выдаваться на руки родственникам.

Для этого достаточно предъявить документ, доказывающий состояние с умершим в родственной связи.

По почте

Если же у родственников нет возможности приехать за трудовой книжкой, работодатель связывается с ними по телефону и обговаривает детали пересылки трудовой книжки почтовым отправлением с уведомлением.

Только после этого он едет на почту и отправляет трудовую. По нужному адресу.

Заявление на выдачу ТК

В случае, когда родственники являются непосредственно за трудовой книжкой, работодатель должен обезопасить себя перед законом и попросить составить заявление от родственников умершего работника о выдаче трудовой книжки, в соответствии с которым будет указано, кому и на каком основании отдана трудовая книжка.

Как правильно составить?

Заявление на выдачу трудовой книжки в связи со смертью работника составляется на листе А4. Если в организации есть установленная форма по заполнению заявлений, то ей можно воспользоваться, если же нет, то родственник может заполнить его по собственному усмотрению.

В правой верхней части указывается кому предназначается заявление. В нашем случае – это работодатель конкретной организации.

Далее пишется от кого составлено данное заявление. Теперь в заявлении необходимо указать степень родства и основания, на которых трудовая изымается.

Только после этого родственник подписывает заявление, а работодатель, если согласен с ним, ставит печать и выдает трудовую.

Доверенность на получение трудовой книжки в связи со смертью

Если родственники не могут приехать за трудовой книжкой, они могут заполнить доверенность на своего доверителя и отправить его за трудовой.

В таком случае работодатель должен тщательно ознакомиться с доверенностью, оформленной у нотариуса и только по результатом изучения принять решение, отдать трудовую книжку или же нет.

Расписка в получении ТК

В момент передачи трудовой на руки родственникам необходимо заполнить расписку о получении трудовой книжки умершего и что к работодателю больше нет претензий.

Заполняется данная расписка со слов работодателя на отдельном листе. Данный документ прикладывается к личному делу умершего работника и отправляется в архив.

Это своеобразная страховка работодателя от подачи в суд.

Образец расписки о получении трудовой книжки:

Зачем она нужна?

Расписка становится единственным доказательством правильных действий руководителя если родственники умершего захотят поживиться непредусмотрительностью работодателя.

С кого ее нужно брать?

Расписку берут с непосредственного родственника, который явился за трудовой или же с доверителя, который приехал с доверенностью и представляет интересы родственников умершего работника.

Таким образом, наличие расписки – это своеобразная страховка работодателя, помните об этом.

Заключение

В заключение хочется сказать о том, что даже смерть работника не должна стать основанием для того, чтобы забывать о своем профессионализме и спускать на тормозах такое важное действие как надлежащие оформление факта смерти.

Несмотря на горе попытайтесь держать себя в руках и тогда вы никогда не окажетесь непрофессиональным работником или чего хуже, обманутым родственниками умершего.

Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника: все правила

Как принято считать, записи об увольнении в трудовой книжке могут способствовать две причины: принятие такого решения по собственному желанию или с подачи работодателя, также бывает запись в трудовой книжке при увольнении в порядке перевода. Но, к сожалению, в практике трудовых взаимоотношений встречается случай, который способствует расторжению трудового соглашения вне зависимости от желания работодателя и работника.

Речь ведется о смерти работника. К сожалению, подобная грустная статистика также имеет место быть в трудовой практике и очень важно знать, как правильно оформить разрыв трудовых отношений с умершим, невзирая на горечь и боль утраты.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

В этой статье мы подробно рассмотрим порядок действий в подобной ситуации, а также дадим ссылки на важнейшие нормативно-правовые акты, которые регулируют данный аспект для вашего ознакомления с ними.

Нормативно-правовые документы

Отношения между работником и работодателем вот уже ни один десяток лет регулирует трудовой кодекс. Именно этот нормативно правовой акт освещает все аспекты взаимоотношений сторон, от начала их заключения и до разрыва. Не обошел стороной кодекс и вопрос безвременной кончины работника.

Статья 83 ТК РФ предусматривает расторжение договора между сторонами трудовых отношений в случае смерти работника. Вопрос о передаче трудовой книжки при невозможности выдаче ее работнику лично в руки освещает статья 84.1 ТК РФ, также содержащаяся в трудовом кодексе.

О том, какую запись необходимо ставить в трудовой книжке в случае смерти работника, написано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

На основании этих законодательных актов сотрудники отдела кадров и бухгалтерии разрывают трудовые отношения с умершим работником.

Денежные средства, которые недополучил покойный за свою трудовую деятельность не остаются на счету работодателя. Они распределяются между наследниками умершего, в соответствии с Гражданским кодексом.

В случае, если смерть произошла на производстве, то есть в самом месте работы и не имеет случайный подтекст, то имеет место обращение к Уголовному кодексу нашей страны.

Трудовой кодекс РФ, Глава 13, Статья 83. Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон

Трудовой договор подлежит прекращению по следующим обстоятельствам, не зависящим от воли сторон:

  1. призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
  2. восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
  3. неизбрание на должность;
  4. осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу;
  5. признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  6. смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим;
  7. наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;
  8. дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;
  9. истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;
  10. прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска;
  11. отмена решения суда или отмена (признание незаконным) решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе;
  12. утратил силу;
  13. возникновение установленных настоящим Кодексом, иным федеральным законом и исключающих возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору ограничений на занятие определенными видами трудовой деятельности.

Прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пунктами 2, 8, 9, 10 или 13 части первой настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Часть третья утратила силу.

Основные правила

Казалось бы, что смерть не требует никаких дополнительных утверждений на уровне трудовых взаимоотношений. Но законодатель распорядился иначе. Факт смерти должен быть четко зафиксирован и в делопроизводстве работодателя и в документах бывшего работника. Внесение в трудовую книжку записи о смерти – тому подтверждение.

Несмотря на то, что факт смерти приравнивают к увольнению (разрыв трудового соглашения), процедура оформления этого факта отличается от стандартной. Так, работодателю необходимо издать по организации приказ установленной формы т-8, вместо обычного приказа об увольнении.

После этого действия поднимается личное дело работника. Документы перепроверяются и готовятся к выдаче родственникам, в трудовую книжку заносится соответствующая запись о том, что договор расторгнут по причине смерти работника.

Если говорить о дате, то день смерти является фактической датой расторжения трудового договора. То есть, в левой колонке бланка трудовой ставится число, указанное как дата смерти. Если работодателю по какой — либо причине неизвестна дата трагического происшествия, то он имеет право поставить дату последнего дня осуществления работником его трудовых обязанностей.

Далее, необходимо сослаться на статью 83 Трудового кодекса Российской Федерации и на номер приказа, составленного по организации.

После того, как оставлена важная запись в трудовой книжке со смертью работника запись в трудовой, делается начисление оплаты за труд работника, которую он не успел получить и передается ближайшим родственникам.

Пошаговая инструкция

Но важно знать не только все нюансы расторжения трудового договора, которые повлекла смерть работника, но и последовательность действий. К сожалению, очень часто работодатели, поддаваясь эмоциям от утраты ценного сотрудника, не могут взять себя в руки и грамотно заполнить документы.

В результате этих действий потеря забывается, как и бумаги, которые остаются лежать в архиве. Первостепенная задача, как кадровика, так и работодателя – передать все принадлежащие документы и выплаты покойного его родственникам, а для этого необходимо:

  1. найти личное дело умершего;
  2. достать из него все документы, принадлежащие покойному, в том числе и трудовую книжку;
  3. издать приказ по организации установленной формы;
  4. дать приказ сотрудникам на ознакомление;
  5. сделать запись в рассматриваемом документе умершего о расторжении трудового договора в связи со смертью;
  6. постановка печати и подписи руководителя;
  7. сделать расчет отработанных работником часов;
  8. выплатить денежные средства родственникам по первой линии (жена, дети, родители) или передать нотариусу;
  9. внести соответствующую запись в личное дело и отправить в архив;
  10. передать трудовую книжку родственникам вместе с остальными документами.
Но иногда работодателя сбивает с толку не поэтапность действий. а сам процесс постановки записи о расторжении договора в книжке. Для этого необходимо:
  1. найти трудовую книжку покойного работника;
  2. на развороте, где изложена информация о приеме на работу в вашу организацию отступить одну строчку. Как вы видите, бланк трудовой разделен на три большие колонки. В самой левой колонке, где заглавием стоит слово «дата» напишите дату смерти работника или дату последнего дня осуществления им его трудовых обязанностей;
  3. во второй колонке, именуемой как «сведения» напишите причину расторжения трудовых отношений. Например: «Трудовые отношения прекращены по причине наступившей смерти такого-то работника (ФИО) в соответствии с п.6 статьи 83 ТК;
  4. далее заполняющий оставляет свои инициалы, роспись и должность. Это может быть как работодатель, так и сотрудник отдела кадров. Например: » главный инспектор отдела кадров ООО «Василек» Иванова И.Д.»;
  5. в крайней правой колонке ставится номер и дата вынесения приказа по форме т-8 о разрыве отношений в сфере труда. Например: «Приказ от 18.03.2013 г. № 36-в».

Образец записи в трудовой книжке в связи со смертью работника:

Если при внесении записей была допущена неточность даты, её исправление в трудовой книжке производят по алгоритму, написанному здесь.

Заявление о выдаче трудовой книжки родственникам умершего

После смерти не выплаченная заработная плата должна попасть в руки ближайших родственников. Это граждане, которые являются детьми, родителями или супругами умершего. Для того, чтобы получить денежные средства необходимо не только явиться к работодателю или отправить ему письмо, но и доказать факт родства.

Так, в случае с детьми, которые не достигли возраста 18 лет должно быть предоставлено свидетельство о рождении, где умерший прописан как один из родителей. Деньгами детям распоряжаться нельзя, поэтому они передаются опекуну. Но с условием, что истрачены будут на нужды детей.

Если ближайшим родственником погибшего является супруг, то необходимо предоставить свидетельство о браке.

Но на предоставлении документов процедура не заканчивается. Для того, чтобы в личном деле работника сохранилась информация о том, кто получил денежные средства, составляется специальное заявление о выдаче трудовой книжки.

Если в организации существует специальный бланк – то заявление стоит составить основываясь на нем.

Данный документ составляется в произвольной форме. Важно описать степень родства, сослаться на документ и приложить ксерокопию. В заявлении указывается полное ФИО родственника, забирающего трудовую, а также ставится дата и подпись.

Работодатель выдает на руки документ только после того, как примет заявление и сохранить его в личном деле работника.

Какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.

Заключение

Несмотря на то, что смерть является трагическим событием – она не является основанием для того, чтобы забыть о человеке и просто не брать его в расчет. Отдавая дань памяти умершему, задача каждого работодателя – надлежащим образом заполнить необходимые бумаги и выдать их на руки родственника работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

Что делать в случае смерти сотрудника

Смерть на рабочем месте может ощущаться как смерть в семье. Внезапная или ожидаемая смерть сотрудника может нанести серьезный ущерб персоналу и руководству. Следующие советы могут помочь вам ориентироваться в потребностях вашей компании и ваших сотрудников в трудное время.

Источник: Марк Брюссель / iStock / Getty Images Plus

Немедленное реагирование

Обычно лучше связаться с семьей сотрудника как можно скорее, чтобы узнать, какой информацией они могут поделиться.Семья может пожелать, чтобы некоторые детали оставались в секрете, например, причина смерти, и важно уважать их пожелания.

Далее как можно скорее оповестите сотрудников о смерти. Прежде чем делать общее объявление, сначала сообщите о ее смерти сотрудникам отдела кадров и сотрудникам, которые тесно сотрудничали с умершим работником, в частном порядке. Делайте вещи простыми, рассказывая о тех деталях, которые семье комфортно сообщать другим.

Может оказаться полезным предоставить информацию о похоронных услугах и любых памятных датах, которые может быть организован вашим офисом.Сообщите сотрудникам обо всех ресурсах по оказанию помощи сотрудникам, которые предлагает ваша компания, и подумайте о том, чтобы на месте можно было получить консультацию по горю.

Если у сотрудника были деловые отношения с клиентами, покупателями или поставщиками за пределами вашей организации, вы должны проинформировать их простым и уважительным образом. Вы также должны указать, кто будет обрабатывать телефонные звонки и электронные письма, адресованные сотруднику.

Имущество компании

В случае смерти сотрудника вы должны соблюдать обычные процедуры увольнения и обеспечения безопасности.Доступ к компьютеру и зданию сотрудника должен быть прекращен, а с некоторых электронных устройств может потребоваться удаленная очистка. Договоритесь с контактным лицом семьи о возврате всего оборудования компании и любых личных вещей, которые она хранила на рабочем месте.

Оборудование компании может включать ноутбук, сотовый телефон или другие электронные устройства; инструменты или оборудование; ключи; кредитные карты компании или карты покупок; или униформа. Другим вариантом может быть доверенное лицо, если семья предпочитает не участвовать в обмене компанией и личным имуществом.

Переход на работу

Обсудите любые важные нерешенные вопросы и задачи с руководителями умершего сотрудника, ближайшими коллегами, поставщиками и другими лицами. Затем встретитесь с персоналом и выясните, как распределить работу сотрудника.

Из уважения следует избегать немедленной рекламы замены. Агентства по временному трудоустройству могут предложить краткосрочные решения, вплоть до исполнительного уровня. А когда придет время нанимать постоянную замену, будьте внимательны к другим сотрудникам, которые хотят помнить своего коллегу.

Зарплата

Почти во всех случаях умерший служащий получал некоторую зарплату, заработную плату или оплачиваемый отпуск перед ее смертью. Как поступить с последней зарплатой сотрудника, будет зависеть от ситуации. Многие компании используют прямой депозит, и может быть невозможно сразу остановить автоматический депозит. Если вы можете приостановить внесение депозита, вам следует выписать бумажный чек на имя сотрудника и хранить его до тех пор, пока вы не получите уведомление о том, как будут обрабатываться ее последние дела.

Как правило, не выплачивайте последнюю зарплату работнику пережившей супруге или другим получателям.Это может заставить вас нести ответственность перед кредиторами умершего сотрудника за сумму, которую вы заплатили не тому человеку. Если будет открыто имение, зарплата должна быть выплачена на счет имущества работника. Компания может физически выдать чек личному представителю недвижимости (либо «исполнителю», либо «администратору») после того, как вы получите письма о назначении в суд.

По разным причинам создание формального сословия может не потребоваться. В этом случае человек может потребовать окончательную зарплату сотрудника, предоставив вашей компании письменное показание под присягой.Если общая стоимость имущества сотрудника, подлежащего завещанию, составляет менее 50 000 долларов (для лица, умирающего после 1 июля 2018 г.), и преемник сотрудника представляет письменное показание, соответствующее разделу 633.356 Кодекса штата Айова, вы можете выписать окончательную зарплату этому лицу без обязанность.

Если в отношении имущества сотрудника не назначен личный представитель и вы не получили письменные показания, вам следует подождать один год, а затем выплатить заработную плату в казначейство штата Айова как невостребованное имущество.Прежде чем распределять какие-либо средства, очень важно проконсультироваться с юристом, чтобы определить требования к удержанию.

Льготы

Как только ваша компания узнает о смерти сотрудника, вы должны начать обработку любых выплат и уведомить сторонних администраторов, которые могут контролировать ваши планы выплат. Найдите формы назначения получателей всех льгот, включая страхование жизни, гибкие счета расходов, страхование от несчастных случаев и расчленения, пенсионные планы и компенсационные выплаты работникам в случае смерти.Свяжитесь с бенефициарами и сообщите им, как они могут подать заявку на получение пособия. Сообщите им, что им, вероятно, потребуется предоставить свидетельство о смерти для каждой политики или плана.

Вы также должны дать указание своей страховой компании прекратить медицинское страхование работницы с даты ее смерти. Важно помнить, что смерть супруга (а) работника и детей-иждивенцев, застрахованного сотрудником, считается квалификационным событием COBRA. Если ваша организация должна соблюдать COBRA, вы должны уведомить администратора вашего плана медицинского страхования о смерти сотрудника.

Итог

Смерть сотрудника может стать тяжелым моментом на рабочем месте. Помимо обработки окончательной зарплаты и выплаты пособий, работодатель должен рассмотреть вопрос о возврате собственности компании и продолжать соблюдать стандартные процедуры обеспечения безопасности.

Брианна Л. Янг - поверенный по вопросам планирования недвижимости в юридической фирме Davis Brown и участвует в написании письма о трудовом законодательстве штата Айова. С ней можно связаться по адресу или breannayoung @ davisbrownlaw.com.

Яна Л. Вейлер работает юристом в юридической фирме Дэвиса Брауна и участвует в написании письма о трудовом законодательстве штата Айова. С ней можно связаться по адресу [email protected]

Работа со смертью сотрудника вашего малого бизнеса

Смерть сотрудника может быть внезапной и неожиданной. Но вы не можете быть застигнутыми врасплох обязанностями вашего работодателя в случае смерти сотрудника.

Хотя тема сложная, вам нужно знать, что делать в случае смерти сотрудника.От уведомления своих сотрудников до выплаты заработной платы умершим сотрудникам - вы не можете пренебрегать своими обязанностями. Не говоря уже о том, что то, как вы справляетесь со смертью сотрудника, многое говорит о вас и вашем бизнесе.

5 вещей, которые нужно сделать после смерти сотрудника

К сожалению, ваш бизнес не может остановиться, когда сотрудник уходит. Фактически, ваши обязанности (и ваши сотрудники) возрастают.

Если вы не сделаете следующее своевременно, вы можете усугубить ситуацию. Выполняйте свои моральные и юридические обязанности, включив в свою политику в отношении смерти сотрудника следующее.

Связаться с семьей сотрудника

Когда сотрудник умирает, обратитесь к его семье. Вы можете выразить соболезнования и запросить информацию о похоронах. Подумайте о том, чтобы отправить цветы или открытки. Если вы спросите, что случилось, проявите чуткость и помните о горе семьи.

После похорон назначьте время для встречи с бенефициаром или бенефициарами сотрудника. Объясните, что вам нужно поговорить об окончательном переводе зарплаты и льгот сотрудника.Вы можете оставить свое имя и номер, чтобы член семьи мог позвонить вам, когда они будут готовы.

Уведомить сотрудников и клиентов

Как руководитель своей рабочей силы, вы должны сообщить о смерти сотрудника другим своим сотрудникам.

Вы можете назначить встречу, чтобы одновременно сообщить об этом сотрудникам. И сотрудники могут обсудить ситуацию на открытом пространстве. Сообщите сотрудникам, что ваша дверь открыта, если им нужно поговорить.

Внимательно относитесь к организации похорон и поощряйте сотрудников присутствовать на них.Сообщите сотрудникам дату, время и место оказания услуг, а также то, куда они могут отправить цветы или пожертвования. Если возможно, предложите оплачиваемый отпуск в связи с тяжелой утратой сотрудникам, присутствующим на похоронах.

Скорее всего, вам понадобятся другие сотрудники, чтобы покрыть рабочую нагрузку умершего сотрудника. Разделите обязанности между своими сотрудниками.

Если вы планируете заменить умершего сотрудника в будущем, тактично сообщите об этом своим сотрудникам. Сообщите сотрудникам, когда вы планируете начать процесс найма.

После того, как ваши сотрудники узнают о смерти сотрудника, обратитесь к клиентам, которые работали с ним напрямую, если применимо. Сообщите клиентам, что сотрудник скончался, и объясните, с кем они могут работать в дальнейшем.

Выдать окончательную зарплату получателю работника

В случае смерти сотрудника удерживайте налоги из его заработной платы (если применимо), сообщайте окончательный размер заработной платы их бенефициару или имуществу и сообщайте о выплате в IRS.

Налоги

Если вы выплачиваете заработную плату в том календарном году, когда работник умер, не вычитайте федеральный подоходный налог.Однако удерживайте налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь из заработной платы в обычном порядке.

Если вы выплачиваете заработную плату в следующем календарном году, не удерживайте федеральный подоходный налог, налоги на социальное обеспечение или медицинскую помощь.

Зарплата

Если сотрудник не обналичил зарплату до своей смерти, вам необходимо ее отменить. Отмена неоплаченного чека предотвращает его превращение в собственность. Повторно выпишите новый чек получателю сотрудника.

Если вы задолжали сотруднику зарплату после его смерти, встретитесь с бенефициаром сотрудника.Попросите получателя заполнить форму W-9. Затем выплатите получателю последнюю заработную плату.

Вы также можете включить накопленный отпуск в окончательную зарплату сотрудника.

Отчетность

Укажите заработную плату в форме W-2 умершего сотрудника, если вы выдаете ее в том же году, когда умер сотрудник. Указывайте только заработную плату, которую вы выплачиваете после смерти сотрудника, в качестве заработной платы социального обеспечения и медицинской помощи (а не заработной платы по федеральному подоходному налогу).

Если вы выплачиваете зарплату сотруднику через год после его смерти, не указывайте это в форме W-2.

Сообщите о заработной плате, которую вы выплачиваете бенефициару сотрудника, в форме 1099-MISC, если вы все еще задолжали сотруднику зарплату после его смерти. Не указывайте заработную плату в форме 1099-MISC, если вы повторно выписываете неотмеченный чек.

Позаботьтесь о льготах умершего

Предлагаете ли вы такие льготы, как медицинское страхование, страхование жизни и пенсионные планы? Если да, сообщите об этом поставщикам льгот после смерти сотрудника. И поговорите с бенефициаром сотрудника о том, как он может получить пособие.

Возможно, вам потребуется показать копию свидетельства о смерти сотрудника поставщикам пособий. Попросите копию у бенефициара сотрудника.

Если супруг или иждивенцы вашего сотрудника были участниками плана медицинского страхования умершего сотрудника, сообщите им, что их страховое покрытие прекращается. Возможно, вам потребуется предоставить страховое покрытие COBRA супругу (-е) и иждивенцу. COBRA временно предоставляет медицинское страхование пострадавшим.

Обновите свой бизнес, чтобы отразить смерть сотрудника

После рассмотрения вышеуказанного удалите умершего из платежной ведомости, веб-сайта, телефона и электронной почты вашего предприятия.Если сотрудник использовал значок безопасности или пароль для доступа к вашей компании, отключите его.

Пересылайте электронные и голосовые сообщения и телефонные звонки себе или другому сотруднику. Если вы используете программу для расчета заработной платы, удалите умершего из системы.

Ведите учет заработной платы не менее трех лет. Храните налоговую отчетность по найму не менее четырех лет. Повесьте другие документы, например копию COBRA или другие документы о льготах.

Упростите процесс расчета заработной платы, доступа к записям и внесения личных изменений с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы в Интернете Patriot.А если у вас есть вопросы, вы можете связаться с нашей экспертной поддержкой по телефону, электронной почте или в чате. Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Окончательная выплата заработной платы умершего сотрудника

НАЧАЛЬНАЯ ДАТА ПОЛИТИКИ: 25 ноября 1953 г.

ДЕЙСТВУЮЩАЯ ВЕРСИЯ ДАННОЙ ВЕРСИИ: 17 марта 1997 г.

Содержание

НАЗНАЧЕНИЕ:

Обрисовать в общих чертах политику, которой следует придерживаться при определении размера последней заработной платы умершего сотрудника.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОКОНЧАТЕЛЬНОЙ ДАТЫ ПЛАТЕЖА ДЛЯ УМЕРШЕННОГО ОБЫЧНОГО СОТРУДНИКА:

Окончательная выплата заработной платы будет рассчитываться на ежедневной основе пропорционально дате смерти, включая дату смерти, если умерший был активно трудоустроен, использовал отпуск, отпуск по болезни, другой оплачиваемый отпуск или находился в оплачиваемом отпуске. Если умерший сотрудник был включен в план отпусков, который предусматривает выплату неиспользованного отпуска на момент увольнения, плата за неиспользованный отпуск, рабочие дни или отгулы, если таковые имеются, также будут включены в окончательный зарплата чек.

Однако дополнительная выплата не должна приводить к превышению заработной платы преподавателей или сотрудника над общей заработной платой, указанной в условиях срочного назначения; также не может быть произведена дополнительная оплата сотруднику при постоянном увольнении или при увольнении, когда отзыв ожидался более чем через 30 дней с даты смерти, даже если такой сотрудник может получать оплату за накопленный отпуск. Оплата будет производиться на специальный чек, выданный надлежащему получателю в соответствии с законами Содружества Пенсильвании.Никакие вычеты из специального чека производиться не будут.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОКОНЧАТЕЛЬНОЙ ОПЛАТЫ НЕРЕГУЛЯРНОГО СОТРУДНИКА:

В случае смерти нестандартного сотрудника заработная плата будет выплачиваться до последнего дня работы умершего сотрудника включительно. Если умерший сотрудник был включен в программу заработанного рабочего времени, как это предусмотрено в HR05 «Регулярные и нестандартные сотрудники университета», оплата за неиспользованное заработанное время и рабочие дни, если таковые имеются, также будет включена в окончательный чек на заработную плату.

ВЫЧИСЛЕНИЕ ИЗ ОКОНЧАТЕЛЬНОЙ ОПЛАТЫ:

Вычет из заработной платы будет применяться к окончательному платежу в соответствии со следующим графиком:
Вид удержания Сумма удержания
Федеральный подоходный налог Не вычтено
Местный налог на заработную плату Не вычтено
Государственный подоходный налог Не вычтено
Пенсионные взносы Удержания из заработной платы или заработной платы, за исключением отпуска или единовременной выплаты в случае смерти.
Здравоохранение Сделано отчислений
Страхование жизни Сделано отчислений
Добровольное страхование AD&D Сделано отчислений
Длительная нетрудоспособность Сделано отчислений
Гибкие льготы Сделано отчислений
Социальное обеспечение Удержания из заработной платы или заработной платы, если общая годовая прибыль не превышает налогооблагаемую базу (только в случае выплаты в том же календарном году)
Профсоюзные сборы и справедливая акция Вычеты, произведенные, если окончательная проверка является регулярной проверкой вычета взносов
Специальные профсоюзы Не удержано
U.С. Сберегательные облигации Не удержано
Кредитный союз Не удержано
Плата за парковку Не удержано
Взносы в Penn State Не удержано
Аннуитет с отсроченным налогом Вычет будет производиться при достаточном количестве средств

Вопросы, касающиеся конкретных удержаний из итогового чека заработной платы, следует направлять в Департамент заработной платы (865-7621).

ВЫДАЧА ОКОНЧАТЕЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ЗАРПЛАТЫ:

Последний чек о заработной плате умершего сотрудника будет выдан соответствующему получателю в соответствии с законами Содружества Пенсильвании следующим образом:

  1. Если чистая сумма последнего чека заработной платы после вычетов из заработной платы составляет 5000 долларов или меньше, она может быть выплачена пережившему супругу, любому ребенку, отцу или матери, сестре или брату в указанном порядке.

  2. Если чистая сумма последнего чека заработной платы после вычетов из заработной платы превышает 5000 долларов, 5000 долларов от общей суммы могут быть выплачены пережившему супругу, любому ребенку, отцу или матери, или любой сестре или брату в указанном порядке. , а сумма, превышающая 5000 долларов, подлежит выплате в наследство умершего работника.

Соблюдение требований после смерти сотрудника

Когда сотрудник умирает, вам нужно время, чтобы осмыслить свои эмоции. Но как специалисту по персоналу, вы также должны предпринять своевременные действия, чтобы помочь своим сотрудникам пережить горе, и несколько вещей, которые вам нужно решить, чтобы соответствовать требованиям. Несмотря на то, что смерть сотрудника никогда не бывает легкой, важно обеспечить, чтобы любые вопросы, связанные с соблюдением требований, решались в соответствии с вашими текущими политиками, но с дополнительной изяществом.

Никто не хочет думать о смерти сотрудника.Но наличие плана и установление некоторых руководящих принципов до того, как наступит смерть, значительно упростит жизнь вашим сотрудникам и менеджерам.

Читать далее

Начальные шаги

Хотя ваш сотрудник на самом деле не был уволен, рекомендуется следовать существующему контрольному списку увольнения. Контрольный список поможет вам определить, какой безопасный доступ был у умершего, чтобы вы могли его отключить или перенаправить.Это также поможет запомнить, какие ключи и технологии (например, ноутбук или мобильный телефон) могли быть у сотрудника. Относитесь с уважением к семье сотрудника и просите об этом как можно более деликатно. Вы можете сотрудничать со своим внутренним ИТ-отделом для удаленной защиты устройств, что может защитить ваши конфиденциальные данные, пока вы работаете над подключением к нужному члену семьи.

В некоторых случаях вам также потребуется получить свидетельство о смерти от семьи. Это может показаться неудобным запросом, но вам понадобится сертификат, прежде чем вы сможете продолжить многие из следующих шагов, которые необходимо предпринять для сотрудника.

Зарплата

Проверьте законы своего штата, чтобы убедиться, что вы соблюдаете правильную процедуру выплаты последней заработной платы. Например, в некоторых штатах требуется оплатить неиспользованный отпуск. Если в вашем штате нет закона, следуйте политике своей компании.

Вам также нужно будет выяснить, кто является бенефициаром умершего, чтобы вы знали, кто должен получать его или ее последнюю заработную плату. Это должно быть задокументировано либо в вашей системе HRIS, либо в форме в личном деле сотрудника или в файле льгот.Если чек уже был выписан, но не обналичен, вам следует повторно выписать чек бенефициару или наследнику умершего.

КОБРА и страхование жизни

Если работник застрахован планом вознаграждения, его смерть квалифицируется как событие COBRA. Если вы спонсируете групповые планы медицинского страхования, вы должны предложить продление группового медицинского страхования на срок до 36 месяцев пережившим супругам и иждивенцам умершего. Семья должна быть уведомлена о страховом покрытии в течение 30 дней после смерти умершего.

Подготовьте любую соответствующую информацию для претензий по страхованию жизни, если у сотрудника был действующий полис. Они будут иметь дело с таким количеством решений, что сбор этой информации для них до того, как они ее попросят, может помочь тем, кто скорбит, на одну проблему меньше беспокоиться. Работодатели также могут включить информацию о программе EAP или другие ресурсы, спонсируемые компанией, для соответствующих членов семьи.

Закон о пенсионном обеспечении сотрудников (ERISA)

Закон о пенсионном обеспечении сотрудников 1974 года требует, чтобы пенсионные, пенсионные и другие планы обеспечивали пособие по случаю потери кормильца пережившему супругу сотрудника, который работал после достижения самой ранней возможной даты выхода на пенсию в соответствии с планом, но скончался до выхода на пенсию.Поскольку этот закон распространяется только на сотрудников, которые могли выйти на пенсию, но еще не вышли на пенсию, вам нужно будет ознакомиться с политикой вашей компании, чтобы обеспечить соблюдение, если умерший был пенсионного возраста. Администраторам льгот следует связаться со своими поставщиками планов, чтобы подтвердить, требуются ли какие-либо дополнительные действия от имени умершего сотрудника.

отношений с сотрудниками: как справиться с увольнением | Человеческие ресурсы

Как произвести разделение

  1. При обработке прерывания в HRMS причина действия должна быть указана в E-Doc с объяснением причины разделения, добавленной в раздел «Примечания» E-Doc.Для получения помощи в определении причины действия см. Документ «Причины прекращения / прекращения службы».
  2. Для временных сотрудников:
    1. Если временный сотрудник не проработал ни одного часа в течение 6 последовательных двухнедельных периодов оплаты, этот отдел должен уволить сотрудника с его временной работы.
    2. Если известно или ожидается, что временный сотрудник, который прекратил работу в отделе, не вернется к работе в этом отделе в течение шести месяцев, отдел должен немедленно уволить временного сотрудника с их временной работы.
  3. Датой увольнения считается день после последнего рабочего дня, за исключением следующих обстоятельств. В следующих случаях датой прекращения службы является день после окончания этих событий:
    1. неоплачиваемый отпуск по любой причине
    2. Отпуск по семейным обстоятельствам и медицинский отпуск (FMLA) с сохранением или без содержания
    3. отсутствие на работе по причине производственной травмы
    4. использование времени защиты доходов
    5. отстранены от работы в ожидании решения о выделении
    6. Требуется использование отпускного времени или ВОМ в период уведомления
    7. Разрешенное использование накопленного отпуска при добровольном увольнении
  4. В случае смерти сотрудника датой увольнения считается день после смерти, независимо от того, работал ли сотрудник, использовал оплачиваемое отпускное время, находился в отпуске или отсутствовал без сохранения содержания в день смерти.
  5. Обработать ваучер на корректировку заработной платы для выплаты сотруднику всей конечной заработной платы (включая накопленный отпуск, отработанное в последний период оплаты труда и т. Д.). Свяжитесь с офисом заработной платы кампуса для получения помощи.
  6. Включите постоянный адрес пересылки сотрудника
  7. Все платежи по неиспользованным начислениям должны обрабатываться с последним регулярным циклом расчета заработной платы. См. Следующее исключение
    1. По запросу сотрудники, вынужденно уволенные с работы, могут получить невыплаченную заработную плату в течение трех рабочих дней с момента обращения к руководителю.Департаменты должны связаться с офисом заработной платы университетского городка, чтобы организовать оплату. Специальный ваучер должен быть отправлен в Payroll в течение одного рабочего дня с момента запроса сотрудника, и Payroll должен произвести оплату сотруднику в течение двух рабочих дней с момента получения ваучера. Попросите сотрудника связаться с отделом кадров университетского городка по поводу статуса и продолжения выполнения планов вознаграждений сотрудникам.
  8. Для сотрудников PAE в электронном документе о прекращении службы проверьте и включите примечание о том, что календарь ePTO сотрудника был обновлен до даты увольнения.
  9. Руководитель должен гарантировать, что сотрудник вернет все имущество университета (ключи, униформу, инструменты, записи, книги и т. Д.).

злоупотребление отпуском по случаю похорон компании | Малый бизнес

Большинство компаний предлагают сотруднику отпуск по случаю потери близкого человека в той или иной форме в случае смерти близкого члена семьи. Согласно исследованию 2008 года, проведенному Обществом управления человеческими ресурсами, 100 процентов опрошенных компаний предоставили оплачиваемый отпуск на похороны сотруднику, чей супруг или ребенок умер, а 99 процентов предоставили оплачиваемый отпуск в случае смерти брата или сестры.Работодатели предоставляют отпуск на похороны отдельно от любого другого оплачиваемого отпуска, заработанного работником, и в дополнение к нему. Руководство может свести к минимуму злоупотребление сотрудниками отпуском на похороны в компании, установив четкие правила и процедуры.

Политика об отпуске по случаю похорон

Четкая письменная политика устраняет путаницу. В политике отпусков на похороны указывается размер отпусков, основанный на родстве умершего с работником. Некоторые правила предоставляют отпуск с момента смерти до окончания похоронной церемонии или даже дольше, когда умерли супруга или ребенок сотрудника.Политика должна быть достаточно гибкой, чтобы разрешать больше свободного времени, когда сотрудник отвечает за организацию похорон или когда сотруднику нужно ехать, чтобы посетить мемориал. Политика гласит, что сотрудники, нарушающие политику, могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения.

Требование доказательств

Специалисты по персоналу рекомендуют не требовать от сотрудников предоставления копии свидетельства о смерти. Если попросить сотрудника указать имя умершего, дату смерти, город смерти и родство умершего с сотрудником, компания получит достаточно информации, чтобы подтвердить факт смерти.В конце концов, сотрудник, который хочет злоупотребить политикой отпуска по случаю утраты, может так же легко назвать больным, как солгать о смерти близкого родственника.

Реализация политики

Обязанностью сотрудника является уведомить своего работодателя о необходимости использования отпуска по случаю утраты близкого человека. Часто близкий друг или родственник делает первый звонок, если умерший был супругом или ребенком сотрудника. Большинство компаний предлагают три выходных дня для похорон, однако многие компании предлагают пять и более выходных дней.Некоторые компании позволяют сотрудникам переносить дни из других банков оплачиваемого отпуска в оплачиваемый отпуск по случаю утраты ребенка, чтобы они могли на продолжительное время не работать.

Управление злоупотреблениями

При наличии четкой политики сотрудники, нарушающие программу похоронного отпуска, подлежат дисциплинарному взысканию. Менеджер сотрудника консультирует сотрудника и предупреждает его, что последующие нарушения политики могут привести к увольнению с работы. Устное предупреждение, письменное предупреждение и процедуры прекращения действия похоронного отпуска должны соответствовать тем же процедурам, что и в случае нарушения других политик компании.

Ссылки

Автор биографии

Мэрилин Линдблад занимается юридической практикой на западном побережье США. Она работает писателем-фрилансером с 2007 года. Ее работы появлялись на различных веб-сайтах. Линдблад получила степень доктора юридических наук в юридической школе Льюиса и Кларка.

Смерть сотрудника | Люди и культура

В случае смерти сотрудника оставшиеся в живых члены семьи или названные бенефициары могут иметь право на получение определенных льгот. Немедленно сообщите о смерти, чтобы можно было сделать уведомления и начать оформление документов.Также важно поддерживать контакт с семьей и предлагать помощь.

Уведомление осуществляется с использованием Руководства кампуса по реагированию на смерть.

Вы можете позвонить в Службу помощи сотрудникам, чтобы проконсультироваться с вашим отделом, если смерть вызывает эмоциональные трудности у сотрудников.

Сообщение о смерти

Узнав о смерти сотрудника, вы должны не только заполнить уведомление в кампусе, но и немедленно связаться с персоналом по пособиям в связи с потерей кормильца в Central Human Resources.Им потребуется следующая информация:

  • Имя и идентификационный номер сотрудника
  • Имя, адрес и телефон ближайшего родственника
  • Дата смерти, причина (в случае несчастного случая могут потребоваться дополнительные пособия) и город, в котором наступила смерть
  • Последний рабочий день сотрудника

Если смерть наступила в университетском городке или во время поездки по делам университета, подготовьте форму «Отчет работодателя о травме» после того, как позвоните в центральный отдел кадров, чтобы сообщить им о смерти.Форму отчета о травме необходимо немедленно отправить по факсу в отдел компенсации работникам или отнести в их офис в Tang Center, 2222 Bancroft Way. Любые документы, которые вы могли получить, например отчеты полиции, следует отправлять по почте отдельно.

Смерть иждивенца

Вам следует связаться с персоналом по пособиям в связи с потерей кормильца в Центральном отделе кадров, когда вы получите уведомление о смерти имеющего на это право иждивенца (если сотрудник имеет иждивенческое страхование жизни). Если вы не знаете, есть ли у сотрудника страховое покрытие, позвоните в отдел пособий по случаю потери кормильца, и они определят, причитаются ли выплаты.

Смерть пенсионера

Как только вы получите уведомление о смерти пенсионера, завершите процесс уведомления в кампусе и обратитесь в службу поддержки клиентов UCOP по телефону 1-800-888-8267 или [email protected]

Пенсионное пособие может быть связано с семьей, и если работник вышел на пенсию по инвалидности, может потребоваться дополнительная страховка. С бенефициарами свяжутся соответствующие офисы.

Руководство по реагированию на смерть также представляет собой полезное руководство, подготовленное по просьбе бывшего канцлера Бердала рабочей группой университетского городка, состоящей из сотрудников, студентов и представителей факультетов.