Содержание

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее – Компания).

1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель отвечает за:

  • эффективное исполнение поручаемой ему работы;
  • соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины.
  • сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.6. Делопроизводитель должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

1.7. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.8. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности делопроизводителя.

3. 2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.

3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы делопроизводителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем – регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы делопроизводителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ “____” _______ 20__ г.

(подпись)

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию

Должностная инструкция делопроизводителяzip

Вы можете скачать должностную инструкцию делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию бесплатно. Должностные обязанности делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию

 

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно – правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

           

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВХОДЯЩУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ

 

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

 

    

1. Общие положения

      1. 1.Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность и делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию _____________________ (далее – «предприятие»).                                                                                            Название учреждения

     1.2.На  должность  делопроизводителя,  ответственного  за  входящую корреспонденцию, принимается лицо с  начальным профессиональным образованием (требований к  стажу  работы нет),  или  средним (полным)  общим  образованием  и  специальной  подготовкой по установленной программе (требований к стажу работы нет).

     1.3.Назначение  на  должность  и  освобождение  от нее производится по приказу руководителя предприятия по представлению ______________________________________

                                                                                 (заведующего канцелярией,

__________________________________________________________________________________ начальника отдела документационного обеспечения)

     1. 4.Делопроизводитель,  ответственный  за входящую корреспонденцию, находится в подчинении у  ____________________________________________________________________.

                        (заведующего канцелярией,  начальника  отдела документационного обеспечения)

     1.5.В период   отсутствия  делопроизводителя,  ответственного  за входящую корреспонденцию,  (отпуск,  болезнь  и  пр.)   его   обязанности возлагаются на лицо,   назначенное   руководством   предприятия, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность  за  должное выполнение возложенных на него обязанностей.

     1.6. Делопроизводитель,  ответственный за входящую  корреспонденцию, должен знать:

     -стандарты унифицированной системы  организационно-распорядительной документации;

     -правила внутреннего трудового распорядка;

     -порядок   контроля     прохождения   служебных   документов  и материалов;

     -основы организации труда;

     -нормативные   правовые   акты,   положения,   инструкции,   другие руководящие материалы  и  документы  по   ведению   делопроизводства   на предприятии;

     -основные     положения     Единой     государственной      системы делопроизводства;

     -структуру предприятия и его подразделений;

     -правила эксплуатации вычислительной техники;

     -правила и нормы охраны труда.

     1.5.Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

     -положением о ________________________________________________________________.

                       (канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении)

     -инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

     -настоящей должностной инструкцией.

 

2. Должностные обязанности

     Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию обязан:

     2.1.Обеспечивать  контроль    передачи   указанных   документов руководству и исполнителям.

     2.2.Передавать   заведующему    канцелярией    (начальнику    отдела документационного обеспечения)         корреспонденцию,         требующую предварительного просмотра.

     2.3.Выполнять работы  по  учету  и  регистрации  корреспонденции, поступающей на предприятие из  органов  государственной  власти,  органов местного самоуправления, банков и других организаций.

     2.4.Направлять  документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформлять регистрационные карточки или создает банк данных.

     2.5.Формировать документы и дела по закрепленному участку работы и  в соответствии с утвержденной номенклатурой.

     2.6.Осуществлять подготовку документов к  последующему  хранению  и использованию (экспертиза ценности,  оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

     2.7.Вести картотеку прохождения документов,  осуществлять контроль их  исполнения,  выдает  необходимые  справки  по  зарегистрированным документальным материалам.

     2.8.Осуществлять контроль (с проставлением необходимых  отметок  на карточках) за  прохождением  и  своевременным  возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату  в  канцелярию  (отдел  документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

     2.9.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

     2.10.Принимать участие  в  проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

     2.11.Выполнять    отдельные   поручения   заведующего   канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

 

3. Права

     Делопроизводитель, ответственный за входящую  корреспонденцию, вправе:

     3.1.Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и  заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению  деятельности  подразделения,  форм  и  методов   работы   с документами.

     3.2.Запрашивать  от  исполнителей  информацию   о   прохождении   и окончательном исполнении документов.

     3.3.В пределах своей компетенции сообщать _________________________

                                                                                    (заведующему канцелярией,

_________________________________________________________________________

            начальнику отдела документационного обеспечения)

обо всех   недостатках    в    деятельности    предприятия    (структурного подразделения, отдельных  работников),  выявленных  в процессе исполнения

своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

     3.4.Подписывать   и   визировать   документы   в   пределах   своей компетенции.

     3.5.Требовать от  руководства  предприятия  оказания  содействия  в исполнении обязанностей,    предусмотренных     настоящей     должностной инструкцией.

 

4. Ответственность

     Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, ответственен за:

     4.1.Правонарушения,  совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных  уголовным, административным и гражданским законодательством Российской Федерации рамках.

     4.2.Причинение материального ущерба – в  пределах,  определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

     4.3. Недолжное  выполнение или невыполнение  своих должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей   должностной   инструкцией  в определенных трудовым законодательством Российской Федерации рамках.

     4.4.Делопроизводитель,  ответственный за входящую  корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

     -формирование документов  в  дела  в  соответствии  с  утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

     -состояние   учета  и   регистрации   документов,  указанных в п.

1  раздела 2  настоящей должностной инструкции.

 

 

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

 

                                                                                                00.00.201_г.

 

 

 

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                               

                                                                                                     00.00.20__г.

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021 году

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

  1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
  2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
  3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
  4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
  5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
    • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
    • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
    • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
    • принципов составления аналитических документов по документообороту;
    • должностной структуры компании;
    • действующих системы электронного оборота документов в компании;
    • ведения базы данных документов компании;
    • типовых сроков и принципов обращения с документами;
    • требований к сохранности и хранению документации;
    • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
    • норм архивирования документов;
    • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
    • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
  6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
    • действующими законами;
    • положениями данной инструкции;
    • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
  7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
  8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

  1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
  2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
  3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
  4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
  5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
  6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
  7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
  8. Дает справки по документам компании.
  9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
  10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
  11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
  12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
  13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

  1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
  2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
  3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
  4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
  5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

  • категорию, к которой относится делопроизводитель;
  • требования по квалификации;
  • кому он подчиняется;
  • кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Должностная инструкция делопроизводителя – всеинструкции.рф

I. Общие положения

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

4.34. _____________________________________________________________________

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности делопроизводителя входит:

1. Организация работы с документами:

— Прием и первичная обработка входящих документов

— Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые

— Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

— Регистрация входящих документов

— Организация доставки документов исполнителям

— Ведение базы данных документов организации

— Ведение информационно-справочной работы

— Обработка и отправка исходящих документов

— Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

— Контроль исполнения документов в организации

2. Организация текущего хранения документов:

— Разработка номенклатуры дел организации

— Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

— Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

— Формирование дел

— Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

3. Организация обработки дел для последующего хранения:

— Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

— Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

— Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Передача дел в архив организации

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя | Охрана труда

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию

I. Общие положения

1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

(заведующего канцелярией; (начальника документационного обеспечения организации))

4. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.6.

4.7. Основы организации труда.
4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.9. Законодательство о труде.
4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда.

4.12.

5. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о

(канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.

5.4.

6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, подчиняется непосредственно

(заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения))

7. На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

8.

II. Должностные обязанности

1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию выполняет работы по следующим направлениям:
1.1. Приемка исходящих документов и проверка правильности их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.
1.2. Регистрация исходящих документов (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек.
1.3. Формирование исполненных документов в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.
1.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей).
1.5. Передача законченных производством дел в архив организации.
1.6. Справочная работа по документам.
1.7. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.

1.8.

2. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонд7енцию, обязан выполнять отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

3.

III. Права

Ответственный за исходящую корреспонденцию имеет право:
1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2. Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.

3. В пределах своей компетенции сообщать

(заведующему канцелярией;

начальнику отдела документационного обеспечения)

о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

6.

IV. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя

Скачать должностную инструкцию
делопроизводителя (.doc, 95КБ)

I. Общие положения

  1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
  2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится
  4. Делопроизводитель должен знать:
    1. 4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
    2. 4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
    3. 4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
    4. 4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    5. 4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
    6. 4.7. Основы организации труда.
    7. 4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
    8. 4.9. Законодательство о труде.
    9. 4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
    10. 4.11. Правила и нормы охраны труда.
  5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
    1. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
    2. 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
  6. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:

  1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
  2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
  3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
  4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
  5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
  6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
  7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
  8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
  9. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
  4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностные обязанности делопроизводителя, должностная инструкция

Работа делопроизводителя имеет свою специфику, которую следует учитывать при документальном оформлении трудовых правоотношений.
 

Проведем исследование трудовых обязанностей делопроизводителя и предложим для использования типовую форму необходимой документации.
 

Оставшиеся проблемы можно решить на бесплатной консультации экспертов по оформлению делопроизводства.
 

Оставьте заполненную форму заявки и специалист окажет бесплатную консультацию.

 

 

Особые требования устанавливаемые в инструкции

 

Такие правоотношения сторон подлежат обязательному документальному оформлению. Связано это с тем, что в других документах, в том числе например в срочном трудовом договоре, указываются только основные – общие обязательства сторон.
 

В должностной же инструкции указываются односторонние обязательства и права работника.
 

Итак, обозначим требования к делопроизводителю, определяемые типовой должностной инструкцией:

1. Документом определяются правила приема человека на работу и его соответствие требованиям работодателя. В том числе может быть установлена дополнительная процедура согласования кандидатуры делопроизводителя, а также прохождение дополнительного тестирования и собеседования.

2. Инструкцией могут устанавливаться минимальные требования к кандидатам на замещение вакантной должности, в том числе:

  • наличие требуемого образования (высшего или средне-специального),
  • прохождения специальных курсов по делопроизводству, а также курсов повышения квалификации,
  • наличие дополнительных навыков, например возможностей быстрой или слепой печати и т.п.
  • наличие минимального стажа работы на подобной должности и т.д.

3. Подобным документом также может определяться порядок перемещения по службе, увольнения, а также структурное и должностное подчинение делопроизводителя.

 

 

Трудовые права и обязанности

 

К общим трудовым обязанностям делопроизводителя следует отнести:

  • Знание законодательных актов по профессии и занимаемой должности.
  • Знание, правильное и грамотное применение основ делопроизводства, архивного дела и номенклатурного учета.
  • Знание структуры предприятия, штатную численность, руководство отдельных подразделений, номенклатуры изготовляемой продукции или предоставляемых услуг.
  • Знание стандартов и внутренних распорядительных документов фирмы, определяющих порядок осуществления делопроизводства.
  • Знание правил документооборота, применяемых организацией-работодателем.
  • Знание трудового законодательства и подзаконных трудовых актов.
  • Умение составлять основные внутренние распорядительные документы по обществу. В том числе соблюдать условия ознакомления со служебной документацией работников предприятия-работодателя.

 

С дополнительными трудовыми обязанностями делопроизводителя можно познакомиться в прилагаемой  типовой должностной инструкции.

 

Шаблон описания должности клерка

Обязанности офисного клерка:

  • Поддержание файлов и записей, чтобы они оставались обновленными и легкодоступными
  • Сортировка и распределение входящей почты и подготовка исходящей почты
  • Ответ на звонок для приема сообщений или переадресация звонков соответствующим коллегам

Краткое описание вакансии

Нам нужен компетентный офисный служащий для выполнения различных административных и канцелярских задач в поддержку наших офисов.В офисе вы будете выполнять самые разные действия – от регистрации и ответа на телефонные звонки до базовой бухгалтерии.

Эффективный офисный клерк может усердно работать, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса. Вы должны быть надежными и трудолюбивыми, обладая хорошими коммуникативными навыками. Идеальный кандидат также должен быть знаком с офисным оборудованием и процедурами.

Обязанности

  • Поддерживать файлы и записи, чтобы они оставались обновленными и легко доступными
  • Сортировка и распределение входящей почты и подготовка исходящей почты (конверты, пакеты и т. Д.))
  • Ответьте на звонок, чтобы принимать сообщения или перенаправлять звонки соответствующим коллегам
  • Используйте офисную технику, такую ​​как копировальный аппарат, принтеры и т. Д., И компьютеры для обработки текстов, создания электронных таблиц и т. Д.
  • Выполнять основные бухгалтерские задачи и выставлять счета, чеки и т. Д.
  • Делайте протоколы встреч и диктовки
  • Помощь в управлении делами и организационных процедурах
  • Контролировать запасы канцелярских товаров (канцелярские скрепки, канцелярские товары и т. Д.).) и сообщать при нехватке
  • Помощь в организации поездок и резервировании мест для конференций и мероприятий
  • Выполнять прочие служебные обязанности по назначению

Требования

  • Подтвержденный опыт работы в качестве офисного делопроизводителя или другой канцелярской должности
  • Знакомство с офисными процедурами и основными принципами бухгалтерского учета
  • Практическое знание офисных устройств и процессов
  • Быстрая машинистка со знанием стенографии и диктовки
  • Очень хорошее знание MS Office
  • Отличные коммуникативные навыки
  • Очень хорошие организаторские и многозадачные способности
  • Диплом средней школы

Информация о карьере клерка | Описание работы, заработная плата и рост

Информационные служащие выполняют рутинные канцелярские задачи, такие как ведение записей, сбор данных и предоставление информации клиентам.

Обязанности

Информационные служащие обычно делают следующее:

  • Подготовка стандартных отчетов, претензий, счетов или заказов
  • Сбор и запись данных от клиентов, сотрудников и общественности
  • Ответить на вопросы клиентов и общественности о продуктах или услугах
  • Хранить и вести бумажные или электронные записи

Информационные служащие выполняют рутинные канцелярские задачи в организации, бизнесе или правительстве. Они используют телефоны, компьютеры и другое офисное оборудование, такое как сканеры и измельчители.

Ниже приведены примеры типов информационных служащих:

Служащие по переписке отвечают на запросы населения или клиентов. Они готовят стандартные ответы на запросы о товарах, претензии о возмещении ущерба, просроченные счета, неправильные счета или жалобы на неудовлетворительное обслуживание. Они также могут проверять записи организации и печатать ответные письма для подписания их руководителями.

Судебные секретари организуют и ведут записи для судов общей юрисдикции.Они составляют календарь дел, также известный как досье, и информируют адвокатов и свидетелей о предстоящих явках в суд. Клерки также получают, хранят и отправляют судебные документы.

Собеседники задают вопросы как лично, так и по телефону, чтобы определить, имеют ли заявители право на государственную помощь и льготы. Они предоставляют информацию о программах и могут направлять заявителей в другие агентства за помощью.

Делопроизводители ведут электронные или бумажные записи.Они вводят и извлекают данные, организуют записи и хранят документы. В организациях с электронными системами хранения документов файловые клерки сканируют и загружают документы.

Служащие стойки регистрации отелей, мотелей и курортов , также называемые служащими стойки регистрации , обслуживают гостей на стойке регистрации. Они регистрируют гостей, распределяют номера и обрабатывают платежи. Они также ведут учет занятости; принимать, подтверждать или изменять бронирование номеров; и предоставить информацию о правилах и услугах отеля.Кроме того, сотрудники стойки регистрации отвечают на телефонные звонки, принимают и доставляют сообщения для гостей, а также обрабатывают запросы и жалобы гостей.

Помощники по персоналу предоставляют административную поддержку менеджерам по персоналу. Они ведут кадровый учет сотрудников, включая их адреса, стаж работы и оценки эффективности. Они могут публиковать информацию о вакансиях и составлять резюме кандидатов для проверки.

Интервьюеры задают вопросы по телефону, лично, по почте или через Интернет.Они используют эту информацию для заполнения форм, заявлений или анкет для исследований рынка, форм переписи и историй болезни. Интервьюеры обычно следуют установленным процедурам и анкетам для получения конкретной информации.

Специалисты по лицензированию обрабатывают заявки на получение лицензий и разрешений, включая администрирование тестов и сбор сборов. Они определяют, имеют ли кандидаты право на получение конкретной лицензии или должны предоставить дополнительную документацию.Они также ведут учет полученных заявок и выданных лицензий.

Муниципальные служащие оказывают административную поддержку городским или городским властям, ведя правительственную документацию. Они записывают, хранят и распространяют протоколы заседаний городского или городского совета среди местных властей и сотрудников и помогают подготовиться к выборам. Они также могут отвечать на информационные запросы местных, государственных и федеральных должностных лиц и общественности.

Специалисты по оформлению заказов получают запросы от клиентов и обрабатывают их платежи, что может включать в себя ввод адреса клиента и метода оплаты в систему ввода заказов.Они также отвечают на вопросы о ценах и доставке.

Агенты по бронированию и перевозке билетов и туристические служащие принимают и подтверждают бронирование мест в гостиницах и транспорте. Они также продают и выдают билеты и отвечают на вопросы о маршрутах, ценах и турах. Билетные агенты, работающие в аэропортах и ​​на железных дорогах, также проверяют сумки и выдают пассажирам посадочные талоны.

Должностные обязанности офисного клерка, обязанности и работа

Описание основной должности:

Выполнять обязанности, слишком разнообразные и разноплановые, чтобы их можно было отнести к какой-либо конкретной канцелярской работе, требующей ограниченного знания систем и процедур офисного управления.Канцелярские обязанности могут быть назначены в соответствии с офисными процедурами отдельных заведений и могут включать в себя сочетание автоответчика, бухгалтерского учета, набора текста или обработки текста, стенографии, работы с офисной машиной и хранения документов.

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
Деятельность Часть 3
Навыки и умения Часть 4
Способности Часть 5
Знание

Должностные обязанности и задачи для: «Делопроизводитель»

1) Сбор, подсчет и выдача денег, ведение базового учета и выполнение банковских операций.

2) Общайтесь с клиентами, сотрудниками и другими лицами, чтобы отвечать на вопросы, распространять или объяснять информацию, принимать заказы и рассматривать жалобы.

3) Отвечайте на телефонные звонки, звоните и принимайте сообщения.

4) Собирайте, копируйте, сортируйте и храните записи офисной деятельности, деловых операций и других видов деятельности.

5) Заполните и отправьте по почте счета, контракты, политики, счета-фактуры или чеки.

6) Управляйте офисной техникой, такой как копировальные аппараты и сканеры, факсимильные аппараты, системы голосовой почты и персональные компьютеры.

7) Вычисление, запись и проверка данных и другой информации, такой как записи или отчеты.

8) Ведение и обновление систем хранения, инвентаризации, рассылки и баз данных вручную или с помощью компьютера.

9) Открытие, сортировка и маршрутизация входящей почты, ответ на корреспонденцию и подготовка исходящей почты.

10) Просмотрите файлы, записи и другие документы, чтобы получить информацию для ответа на запросы.

11) Доставлять сообщения и выполнять поручения.

Быть офисным клерком

– ваш лучший выбор в карьере?

Наш тест на интерес к карьере покажет вам, какая карьера соответствует вашим интересам.

Наш бесплатный тест личности покажет вам, какая профессия соответствует вашей личности и почему.

12) Инвентаризация и заказ материалов, принадлежностей и услуг.

13) Полное расписание работы, управление календарями и назначение встреч.

14) Обработка и подготовка документов, таких как деловые или правительственные формы и отчеты о расходах.

15) Контролировать и направлять работу клерков нижнего уровня.

16) Печатайте, форматируйте, корректируйте и редактируйте корреспонденцию и другие документы, используя записи или диктофоны, используя компьютеры или пишущие машинки.

17) Подсчитайте, взвесьте, измерьте и / или систематизируйте материалы.

18) Обучите других сотрудников выполнять работу, например, пользоваться компьютерными приложениями.

19) Подготавливать повестки дня собраний, посещать собрания, записывать и расшифровывать протоколы.

20) Устранение неполадок офисного оборудования, такого как компьютерное оборудование и программное обеспечение.

21) Организация командировок офисного персонала.

Описание вакансии “Офисный клерк” продолжается здесь…

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
Деятельность Часть 3
Навыки и умения Часть 4
Способности Часть 5
Знание


“Офисный клерк” Голландия / Карьерный код RIASEC: C-R-E SOC: 43-9061,00

Нажмите здесь, чтобы увидеть вакансию “Офисный клерк”

См. Перспективы на будущее и требования к образованию для “офисного клерка”


Шаблон описания должности клерка

Этот шаблон описания должности
офисного клерка включает в себя список наиболее важных обязанностей и ответственности офисного клерка .Он настраивается и готов к публикации на досках вакансий. Используйте его, чтобы сэкономить время, привлечь квалифицированных кандидатов и нанять лучших сотрудников.

Профиль должности офисного клерка

Офисный клерк – это профессиональный административный работник, отвечающий за выполнение различных административных и канцелярских задач с целью обеспечения эффективного и бесперебойного выполнения повседневных офисных операций.

Чтобы привлечь офисного клерка, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям, очень важно написать ясное и точное описание должности офисного клерка.

Описание работы офисного клерка

Вы трудолюбивый офисный клерк и ищете возможность для карьерного роста?

Если у вас есть позитивный настрой даже во время стресса и кризиса, и вы можете преуспеть в быстро меняющейся среде, у нас есть для вас идеальная работа!

Нам нужен надежный офисный клерк, который готов помочь компании работать изо дня в день, чтобы сотрудники могли работать с максимальной отдачей. Если вы хотите присоединиться к компании и оказать непосредственное влияние на общее здоровье и счастье ее сотрудников, мы будем рады услышать от вас!

Обязанности и ответственность офисного клерка

  • Поддерживать файлы и записи, чтобы они оставались обновленными и легкодоступными
  • Сортировка и распределение входящей почты и подготовка исходящей почты (конверты, пакеты и т. Д.))
  • Отвечайте на телефоны и помогайте звонящим с запросами
  • Используйте офисную технику, такую ​​как копировальный аппарат, принтеры и т. Д., И компьютеры для обработки текста, создания электронных таблиц и т. Д.
  • Ведение календаря встреч и планирование встреч соответственно
  • Выполнять основные бухгалтерские задачи и выставлять счета , чеки и т. д.
  • Делайте протоколы встреч и диктовки
  • Полные точные ежедневные отчеты
  • Ведение таблиц для различных отчетов
  • Помощь в управлении офисом и организационных процедурах
  • Отслеживайте запасы канцелярских товаров (скрепки, канцелярские принадлежности и т.) и сообщать о нехватке
  • Содействовать в организации поездок и бронировании мест для конференций и мероприятий
  • Выполнять другие служебные обязанности в соответствии с назначенными

Требования и квалификация офисного клерка

  • Предыдущий опыт работы в качестве офисного клерка для (x ) год (лет)
  • Глубокие знания офисных процедур и основных принципов бухгалтерского учета
  • Применимые знания офисных устройств и процессов
  • Практический опыт стенографии и диктовки
  • Отличные коммуникативные и межличностные навыки
  • Отличные организационные навыки и время управление
  • Многозадачность
Вы используете современное программное обеспечение для подбора персонала? Если нет, вы упускаете.Посмотрите, как ваша жизнь может быть проще. Начните бесплатную 14-дневную пробную версию TalentLyft.
Начать бесплатную пробную версию

Профессиональный клерк по записи информации Шаблон описания работы

Клерки по записи информации выполняют канцелярские обязанности, которые включают хранение и систематизацию записей и сбор информации. Клерки могут поддерживать компьютерные системы и / или системы хранения документов. Иногда они также выступают в качестве общественных посредников, отвечая на вопросы и предоставляя информацию по запросу общественности или сотрудникам компании.

Должностная инструкция клерка по записи информации должна объяснять важность организационных и коммуникативных навыков на этой должности. Вы также должны отметить, что клерки часто имеют доступ к конфиденциальной информации, поэтому они должны быть надежными и честными.

Клеркам обычно не требуется ученая степень, но они проходят обучение без отрыва от производства. Возможно продвижение на другие административные должности. Чтобы узнать больше о том, что включить в описание должности клерка по записи информации, просмотрите следующий пример.

Хотите использовать это описание вакансии? Используйте шаблон

Сводка по работе клерка записи информации

Мы хотим добавить представительного, надежного и заслуживающего доверия клерка записи информации к нашему занятому офисному персоналу. Если у вас есть исключительные организаторские способности, желание работать в быстро меняющейся среде и навыки компьютерного управления записями, то вы можете идеально подойти. У вас должен быть опыт работы в офисе и хорошие навыки обслуживания клиентов. Вы также должны быть открыты для изучения нашей системы хранения и учета в рамках двухнедельной программы обучения в офисе.Мы предлагаем возможность продвинуться на более высокие административные должности в офисе, а также обеспечить дружелюбную и яркую рабочую среду.

Должностные обязанности

  • Обработка, хранение и систематизация записей и файлов в соответствии с политиками и процедурами компании как в компьютерных, так и в бумажных системах хранения
  • Обеспечение обслуживания клиентов для лиц, запрашивающих информацию, при соблюдении руководящих принципов компании и любых юридических ограничений на обмен информацией
  • Управление телефонными системами для ответа и маршрутизации входящих и внутренних вызовов, а также приема и доставки сообщений, планирования встреч и управления маршрутизацией вызовов на основе запросов и политик компании
  • Исследование записей по запросу и ведение журналов запросов путем отслеживания перемещения файлов и информацию через расписания и календари, чтобы гарантировать, что записи не будут потеряны или потеряны, и что они будут возвращены при заимствовании
  • Подготовка новых файлов и их установка как в компьютерной, так и в бумажной системе в соответствии с процедурами компании, чтобы обеспечить полноту информации и файлы включены во все системы
  • Помощь в управлении и текущей оценке запасов и материалов
  • Составление корреспонденции внешним и внутренним сторонам по запросу
  • Начисление, учет и обработка платежей или сборов наличными, кредитной картой или чеком для информационных запросов

Рабочие навыки и квалификация

Требуется:
  • Диплом средней школы или GED
  • Чистое криминальное прошлое
  • Отличные навыки набора текста и работы с компьютером
  • Опыт или навыки использования общего офисного оборудования, включая телефонные системы, копировальные аппараты и факсы
  • Опыт работы на канцелярской должности или в обслуживании клиентов
  • Физически в состоянии поднять до 25 фунтов
Предпочтительно:
  • Высшее образование в смежной области
Обязанности клерка по информационному учету

Когда соискатели смотрят на вашего информационного клерка описание работы п, скорее всего, их больше всего заинтересует раздел об обязанностях.Именно здесь они ожидают узнать о повседневных задачах и ожиданиях. Поскольку этот раздел очень важен, стоит потратить время на то, чтобы тщательно и тщательно продумать подробное описание. В конечном итоге это поможет привлечь квалифицированных соискателей и отпугнет тех, кто либо чрезмерно, либо недостаточно квалифицирован, а также тех, кто мало заинтересован в выполнении своих обязанностей.

Пункты списка – идеальный способ организовать раздел об обязанностях в описании должности клерка по записи информации.Включите наиболее важные обязанности, но не беспокойтесь о перечислении каждой мелочи. Выберите 6-8 пунктов, чтобы соискатели сразу почувствовали свою позицию, не увязая в мелочах. Используйте сильные глаголы действия, а не более слабые варианты, такие как «делает» или «есть».

Вот несколько примеров должностных обязанностей клерка записи информации, которые помогут вам:

  • Выполнять канцелярские обязанности по запросу, включая регистрацию, документирование, создание электронных таблиц и ввод данных
  • Храните подробные и актуальные цифровые записи для облегчения поиска
  • Обработка форм и приложений в соответствии с соответствующими правовыми кодексами и положениями
  • Помощь широкой публике в заполнении форм, поиске информации и запросах приложений
  • Ведение баз данных записей с использованием электронных носителей и собственных систем управления контентом
Спецификации работы клерка по записи информации

Чтобы составить подробное описание должности клерка по записи информации, вам понадобится надежный список квалификаций и навыков.Это очень важно для отсева неквалифицированных кандидатов. Когда соискатели читают список и понимают, что им не хватает навыков, они с меньшей вероятностью подадут заявку на вакансию. Это сэкономит вам драгоценное время, которое вы можете потратить на собеседование соискателями, имеющими соответствующие навыки и опыт.

Включают не только межличностные навыки, но также твердые навыки и образование. Если важно иметь сотрудника с определенным уровнем образования, скажите об этом. Вот где полезно подумать о том, что должно быть, а не о том, что приятно иметь.«Обязателен ли опыт работы клерком в течение нескольких лет, даже если у человека нет ученой степени? Тогда обязательно сообщите об этом прямо.

Вы можете получить дополнительную информацию, связавшись с менеджером по найму или лицом, которое будет выполнять функции руководителя данной должности. Получение информации о конкретной квалификации, которой должен обладать сотрудник, значительно улучшит описание вашей должности клерка по записи информации.

Если вам нужно вдохновение, эти образцы спецификаций должности клерка по записи информации могут послужить хорошей отправной точкой:

  • Специалист по канцелярским обязанностям, включая текстовый редактор, ведение документации, управление файлами, транскрипцию и ввод данных
  • Знание законодательства кодексы и правила
  • Превосходные навыки ведения документации и организации
  • Комфортное общение с общественностью о явках в суд, оформлении документов и требованиях к подаче документов
  • Настоятельно рекомендуется степень младшего специалиста с 2-летним опытом работы в зале суда; считается аттестат средней школы с опытом работы 4 года и более

Файловый клерк Описание работы: зарплата, навыки и другое

Файловые клерки используют систему, обычно числовую или алфавитную, для ведения бумажных или электронных записей, включая корреспонденцию, квитанции, контракты и счета-фактуры, чтобы гарантировать, что информацию легко найти, когда это необходимо.Они организуют и хранят документы, извлекают данные и загружают электронные файлы.

Согласно обновленным данным Бюро статистики труда США за 2018 год, в США работало около 110 020 файловых клерков. Они работают в сфере здравоохранения, социальных служб, научных кругов и различных профессиональных офисов, таких как юридические фирмы. Любая организация, которая создает большой объем бумажной работы или электронных документов, нанимает файловых клерков.

Обязанности и ответственность делопроизводителя

Компании, большие и малые, имеют выделенные серверы, шкафы, ящики, комнаты и склады, где хранятся досье, документы и другие типы информации.Файловые клерки несут ответственность за содержание этих пространств. Эта работа обычно требует умения выполнять следующую работу:

  • Разработка организованных систем хранения документов.
  • Создание, обработка и ведение файловых записей.
  • Архивировать и получать документы для другого персонала.
  • Подготовить записи для внешнего хранения.
  • Ведение журналов файловой комнаты для отслеживания местоположения файлов.
  • Утилизируйте файлы в соответствии с установленными графиками хранения документов.

Помимо управления записями организации, файловые клерки могут быть вызваны для помощи в ряде других областей, включая приветствие посетителей; отвечать на телефонные звонки и направлять звонки; набирать заметки, электронные письма и другие типы документов; расшифровка записей; проектирование форм; операционная оргтехника; и обращение с конфиденциальными материалами.

Заработная плата делопроизводителя

Заработная плата файлового клерка зависит от опыта, местоположения и способности выполнять несколько задач одновременно в других ролях:

  • Средняя годовая зарплата : 31 700 долларов (15.Круглосуточно)
  • Верхняя 10% годовая зарплата : Более 50 230 долларов США (24,15 доллара США в час)
  • Нижняя 10% годовая зарплата : Менее 21390 долларов (10,28 долларов в час)

Источник: Бюро статистики труда США, 2018 г.

Образование, обучение и сертификация

Образовательные стандарты являются базовыми для этой профессии, и большая часть обучения проходит на рабочем месте.

  • Образование : Обычно требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент, хотя некоторые люди, работающие файловыми клерками, имеют степень бакалавра и ученую степень.Около 11% имеют аттестаты о высшем образовании.
  • Обучение : Полезен некоторый опыт работы в аналогичной области. Обучение на рабочем месте часто подразумевает работу под руководством более опытного клерка от нескольких недель до нескольких месяцев.

Навыки и компетенции файлового клерка

Работа файловым клерком требует сильных организационных и коммуникативных навыков, а также пристального внимания к деталям. Файловые клерки также могут время от времени выполнять тяжелую работу с файловыми ящиками и тому подобным.Другие жизненно важные навыки и способности включают:

  • Владение компьютером и программным обеспечением : Вы должны чувствовать себя комфортно, используя Интернет и приложения для обработки текстов, электронных таблиц и электронной почты. Вам также может потребоваться ознакомиться с программным обеспечением для управления документами, таким как eFileCabinet, или с файловым хранилищем в облаке.
  • Умение понимать прочитанное : Основная часть этой позиции включает определение характера документа из его содержания и размещение его в логическом месте, где другие ожидают его найти.
  • Умение слушать : Умение слушать важно для понимания потребностей коллег и выполнения их запросов и предложений.
  • Критическое мышление : Логические навыки и навыки принятия решений являются ключевыми для быстрой сортировки различных документов и определения того, что с ними делать.

Работа Outlook

Ожидается, что занятость файловых клерков сократится примерно на 10% в период с 2016 по 2026 год, поскольку организации совмещают административные функции, такие как прием и хранение, а возможности и простота использования технологических хранилищ данных продолжают расти.

Условия труда

Файловые клерки работают в офисе, где они проводят большую часть своего времени, извлекая и доставляя файлы другим сотрудникам или сидя перед компьютером. Файловые клерки, работающие в большом офисе, имеют возможность встречаться и взаимодействовать с персоналом компании на многих уровнях.

График работы

Файловые клерки, как правило, работают в обычное рабочее время. Когда офис открыт для клиентов и на работе работают другие сотрудники, ожидается, что там будет и файловый клерк.Поскольку объем создаваемых документов может быть значительным, в зависимости от размера и характера организации, файловому клерку, возможно, придется работать полный рабочий день, чтобы не отставать от потока. Но это не означает, что возможности разделения работы или неполный рабочий день недоступны. Сверхурочная работа обычно не требуется.

Как устроиться на работу

ОБНОВИТЬ РЕЗЮМЕ

Прежде чем отправлять резюме потенциальным работодателям, просмотрите и обновите его, чтобы убедиться, что оно актуально и не содержит опечаток и неточностей.Если у вас нет резюме или какого-либо опыта работы, чтобы перечислить, используйте советы экспертов и убедительный пример, чтобы создать первое успешное резюме.

ПОДГОТОВЬТЕСЬ К ИНТЕРВЬЮ

Перед собеседованием изучите компанию и попросите друга помочь вам попрактиковаться в ответах на некоторые из наиболее распространенных вопросов на собеседовании. Чем больше вы практикуетесь, тем комфортнее вы будете чувствовать себя, сидя напротив менеджера по найму.

Сравнение похожих вакансий

Люди, заинтересованные в работе в офисе, также рассматривают другие типы офисной работы.Некоторые из этих рабочих мест могут потребовать дополнительного образования и обучения. Вот список похожих должностей с указанием их средней годовой зарплаты:

Источник: Справочник по профессиональным прогнозам Бюро статистики труда США, 2018 г.

Бухгалтерский служащий – Описание работы, навыки и требования к работе

Что такое бухгалтерский служащий?

Бухгалтерский служащий является членом отдела бухгалтерского учета компании. Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет – это термин, который описывает процесс консолидации финансовой информации, чтобы сделать ее ясной и понятной для всех отделов, ответственных за оказание помощи как в делопроизводстве, так и в административных задачах.Как правило, бухгалтер берет на себя основные офисные задачи, которые включают отчетность, ведение бухгалтерского учета. Что такое бухгалтерский учет? Бухгалтерский учет включает в себя регулярный учет финансовых операций компании. При надлежащем ведении бухгалтерского учета компании могут исследовать, а также устранять несоответствия, связанные с любой из задач, которые он или она выполняет.

Требования к работе клерка по бухгалтерскому учету

Есть множество задач, за которые бухгалтерский клерк отвечает на ежедневной основе, а также совокупные задачи, которые полностью решаются на более долгосрочной основе.Среди множества задач, которые может выполнять бухгалтерский служащий, некоторые из наиболее распространенных включают:

  • Сбор и сортировка счетов-фактур и чеков Как написать чек Несмотря на то, что цифровые платежи постоянно завоевывают все большую долю рынка, все же важно знать, как написать проверять. В этом руководстве показаны пошаговые инструкции.
  • Проверка почты для других предприятий и сотрудников
  • Вести тщательный учет бизнес-операций и вводить данные из ежедневных журналов работы в систему главной книги компании
  • Поддержка надзорного и исполнительного персонала путем выполнения любых назначенных бухгалтерские и канцелярские задачи
  • Тщательно фиксируйте все расходы компании, а также все произведенные возмещения
  • Отслеживайте любые потребительские проблемы, требующие возмещения, и следите за тем, чтобы возмещения производились своевременно
  • Помогите старшему бухгалтерскому персоналу с любыми задачами, выполняемыми в бухгалтерском отделе, или с любыми задачами, которые требуют участия бухгалтерского персонала.
  • Введите или напечатайте любые документы Исходные документы Бумажный след финансовых операций компании упоминается в бухгалтерском учете как исходные документы.Выполняются ли чеки или предметы, за которые отвечает отдел бухгалтерии, включая чеки и счета-фактуры, а также ваучеры, бухгалтерские отчеты и другие отчеты и записи
  • Сопоставление заказов на работу со счетами-фактурами
  • Обработка счетов-фактур / счетов-фактур таким образом, чтобы они можно заплатить
  • Связаться с потребителями, чтобы уведомить их о просроченных счетах и ​​принять любые платежи, произведенные во время контакта
  • Организовать денежные магазиныPetty CashPetty Cash означает, что каждому бизнесу нужны наличные на регулярной основе для оплаты таких вещей, как канцелярские товары, почтовые услуги в рамках предприятия, которые будут доставляться в банк ежедневно или еженедельно, или с любыми приращениями, которые предприятие хочет переводить на сбережения

Требования к должности бухгалтера

Каждое предприятие уникален; разным компаниям могут потребоваться разные навыки для человека, чтобы занять у них должность клерка по бухгалтерскому учету.Хотя это правда, существует ряд общих требований, которых ожидает или требует большинство компаний. Эти требования включают:

  • Диплом средней школы; тем не менее, большинству компаний требуется дополнительное образование и опыт работы в этой области.
  • Полное или всестороннее понимание практики и процедур бухгалтерского учета Теория финансового учета Теория финансового учета объясняет, почему стоит учет – причины, по которым операции сообщаются определенным образом.Это руководство будет
  • Способность действовать ответственно и этично при работе с конфиденциальной финансовой информацией, будь то информация для компании или для частных лиц
  • Хорошие коммуникативные навыки, со знанием речи и письма
  • Компьютерная грамотность, поскольку бухгалтера несут ответственность для ввода информации в различные компьютеры и программное обеспечение
  • Сильные человеческие навыки – вежливое и профессиональное поведение при работе с другими компаниями, а также с потребителями и коллегами
  • Готовность и способность соблюдать местные, государственные и федеральные финансовые правила,

Бухгалтерские служащие играют важную и необходимую роль в любой компании.Они должны быть внимательны к деталям, скрупулезны, обладать твердой трудовой этикой и быть профессиональными и вежливыми при работе с другими.

Чтобы подготовиться к работе, запустите наши онлайн-курсы по финансовому учету!

Дополнительная литература

Мы надеемся, что вам понравилось читать объяснение CFI о должностных обязанностях и требованиях клерка по бухгалтерскому учету. CFI является официальным поставщиком услуг глобального аналитика финансового моделирования и оценки. Станьте сертифицированным специалистом по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ®, чтобы помочь любому стать финансовым аналитиком мирового уровня.Следующие ресурсы будут полезны в продвижении вашего финансового образования:

  • Форумы по бухгалтерскому учету Бухгалтерские форумы В Интернете есть несколько форумов по бухгалтерскому учету, которые предлагают как студентам, так и профессионалам из разных мест возможность получить
  • Кредитный аналитик Описание работы Кредитный аналитик Описание работыЭто Описание работы кредитного аналитика описывает ключевые навыки, опыт и образование для должности.