МДС 12-37.2007 «Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации»

Методическая документация в строительстве

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВЕДЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Рекомендации содержат основные положения по оформлению документов и организации документооборота в строительной организации.

На основе настоящего МДС в строительной организации рекомендуется устанавливать единые унифицированные формы и правила компьютерного оформления документов.

Настоящий документ может быть рекомендован сотрудникам и руководителям всех строительных организаций.

Использование МДС способствует более рациональной организации работы с документами.

Настоящий документ составлен сотрудниками ЦНИИОМТП (кандидаты техн. наук В.П. Володин и Ю.А. Корытов) на основе изучения и обобщения практики документооборота в строительных организациях Москвы и Московской области и с учетом положений ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р 6.30-2003 и ОК 011-93 (ОКУД).

В строительной организации ведется работа не только с проектно-сметной и организационно-технологической документацией (проекты организации строительства, проекты производства работ, технологические карты), но и с организационно-распорядительными документами. Слаженность и четкость выполнения строительно-монтажных работ во многом зависят от того, как поставлена работа с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительные документы сопровождают управленческие функции внутри организации и являются одним из каналов связи с внешним миром. Объем работ с бумажными документами продолжает оставаться значительным.

Организационно-распорядительные документы обслуживают коллектив организации в процессе ее строительной деятельности.

Отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами является существенным недостатком в подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителей. Чтобы правильно и быстро подготовить документы, необходимо знать предъявляемые к ним требования. Невыполнение этих требований

files.stroyinf.ru

17. Организация делопроизводства

402. Что такое документ? Документ – это носитель информации, рассчитанный на многократное использование. Документ содержит зафиксированную информацию, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Законодательством предусмотрены случаи, когда документы являются обязательными (приказы об оформлении на работу, протоколы о прохождении различных инструктажей и т.п.). Документы служат основой для контроля деятельности предприятия, правильности расходования материальных, денежных, энергетических и других видов ресурсов. Современное управление производством без документов просто невозможно.

403. Что такое служебные документы? Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

404. Что такое документация? Документация – совокупность документов, оформленных по единым правилам. Документация может быть представлена в различных видах: графическая, конструкторская, рабочая, исполнительная, нормативно-справочная, отчётная, проектно-сметная, разрешительная, организационно-технологичес-кая.

405. Что такое графическая документация? Графическая документация – это документация (чаще управленческая), выполненная в виде графиков, диаграмм, циклограмм, в которых в тексто-графической форме описываются сведения и расчётные технологические зависимости отдельных строительных операций в результате моделирования производственного процесса или состояния производственной деятельности строительных и монтажных организаций и их подразделений.

406. Что такое конструкторская документация? Конструкторская документация – совокупность расчётных документов, разрабатываемых и используемых в процессе проектирования отдельных узлов, деталей или конструктивных элементов зданий и сооружений.

407. Что такое рабочая документация? Рабочая документация – это часть проектно-сметной документации, разрабатываемой проектной организацией на стадии «рабочий проект» и применяемой исполнителями проекта непосредственно на строительной площадке при возведении зданий и сооружений.

408. Что такое проектно-сметная документация? Проектно-сметная документация – совокупность графических, расчётных и пояснительных материалов, обосновывающих объёмно-планировочные, конструктивные, организационно-технологические решения и документы, обосновывающие стоимость и экономическую целесообразность строительства конкретного здания, сооружения или их комплекса.

409. Что такое организационно-технологическая документация? Организационно-технологическая документация – часть проектно-сметной документации, обосновывающая решения по технологии работ и организации строительства зданий и сооружений. К организационно-технологической документации относятся проекты организации строительства – ПОС (разрабатываются проектной организацией), проекты производства работ – ППР (как правило, разрабатываются строительными организациям) и проекты организации работ – ПОР (разрабатываются строительными организациями при одновременном возведении для разных заказчиков нескольких зданий или сооружений).

410. Что такое нормативная документация? Нормативная документация – совокупность официальных документов, регламентирующих на государственном и региональном уровне обязательность применения нормативов, стандартов, правил и условий для проектирования, строительства и эксплуатации объектов.

411. Что такое нормативно-справочная документация? Нормативно-справочная документация – совокупность официальных документов, содержащих установленные государственные или региональные правила, стандарты, нормали, нормативы и условия, связанные с проектированием, строительством и эксплуатацией возводимых зданий и сооружений. К нормативно-справочной документации относятся также различные инструкции, указания, руководства, рекомендации, отражающие специфику отдельных видов строительных и монтажных работ на различных этапах инвестиционного периода (изыскания, проектирование, строительство, эксплуатация, реконструкция, капитальный ремонт).

412. Что такое разрешительная документация? Разрешительная документация – комплект документов, выдаваемых органами исполнительной власти на выполнение проектно-изыскательских работ с согласованием архитектурно-планировочных решений, выдача разрешений на землепользование и производство строительно-монтажных работ.

413. Что такое отчётная документация? Отчётная документация – совокупность документов, отражающих отчётные показатели работы строительной организации или её подразделения по выполнению отдельных заданий проекта или отчётные показатели за какой-либо период производственной деятельности. Это могут быть финансовые отчёты, материальные отчёты или отчёты за выполнение отдельных поручений.

414. Что такое делопроизводство? Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления строительного подразделения, заключающаяся в работе с документами. К делопроизводству относится составление, приём, регистрация, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и периодическое уничтожение документов. От рациональной организации делопроизводства в значительной степени зависит производительность труда управленческого аппарата.

415. Что такое приказ? Приказ – это акт управления, издаваемый руководителем организации и обязательный для исполнения. В виде приказов оформляются решения руководителей, действующих на основе единоначалия, с целью регламентации деятельности предприятия и движения личного состава подчинённого ему строительного подразделения. Право издавать приказ имеет руководитель, занимающий должность юридического лица или исполняющий его обязанности. С помощью приказа руководитель ставит перед работниками возглавляемой им организации основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов, утверждает положения, инструкции, правила и тому подобные документы.

416. Как правильно оформить приказ? Текст приказа по общим вопросам управления производством состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к его изданию, и цели, которые предполагается достигнуть. В распорядительной части приказа излагается суть предписываемых действий, указывается, кому поручено их исполнять, сроки их выполнения и кому поручается контроль за исполнением настоящего приказа. Распорядительная часть приказа начинается со слова «приказываю». Поощрения и наказания за выполнение или невыполнение поручений и указаний объявляются самостоятельными приказами.

417. Что такое распоряжение? Распоряжение – это решение, принимаемое устно или письменно вышестоящим органом, руководителем, его заместителями в пределах их полномочий, руководителями функциональных служб строительного подразделения для решения оперативных вопросов, связанных со служебной и производственной деятельностью.

418. Что такое указание? Указание – это организационно-распорядительная форма передачи управленческого решения и разъяснение действий для достижения целей, обращённая к конкретным исполнителям по конкретному делу. Указание может содержаться в приказах, в распоряжениях, в резолюциях на документе, в отдельном письме или устном высказывании. Указание, как правило, начинается со слова «предлагаю».

419. Что такое инструкция? Инструкция – нормативно-методический документ, определяющий содержание и порядок исполнения работником профессиональных обязанностей, а также способы выполнения решений. Инструкция может быть устной или письменной. Устная инструкция выдаётся работнику его руководителем перед выполнением задания. Письменная инструкция, утверждённая руководителем, становится организационно-распорядительным документом. Инструкция устанавливает правила, регулирующие производственную деятельность организации или специальные стороны этой деятельности и функции должностных лиц.

420. Что такое протокол? Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на различных заседаниях коллегиальных органов, комиссиях, на собраниях трудовых коллективов, различных совещаниях.

В тексте протокола обсуждение каждого пункта повестки дня записывается по рубрикам «слушали», «выступили», «решили», «постановили». Тексты протоколов могут быть краткими, подробными или дословными (стенограмма). Протокол подписывает председатель или секретарь собрания, либо лицо, ведущее собрание. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. В случае, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитофонную ленту, протокол может составляться после расшифровки этих записей.

421. Что такое акт? Акт – официальный документ, фиксирующий события или факты, установленные лично подписавшими этот акт лицами. Акт не является указанием к какому-либо действию. Он служит лишь информацией для принятия какого-либо решения. Во вводной части акта указывается основание для его составления и список лиц, участвовавших в его подписании. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, уполномоченными для его подписания.

422. Что такое служебное письмо? Служебные письма являются средством обмена различной информацией учреждения с подчинёнными, вышестоящими или смежными организациями. Письма оформляются на фирменных бланках организации. В письме указываются обстоятельства, побудившие организацию к его написанию. Заканчиваются служебные письма просьбами, предложениями или решениями по вопросам, затронутым в них. Если письмо является ответом на какое-то предыдущее письмо, то название затронутого вопроса указывается перед текстом письма.

423. Что такое докладная записка? Докладная записка – письменное сообщение по какому-либо вопросу руководству организации или вышестоящему органу управления, информирующее о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о результатах выполненного поручения или работы. Докладная записка должна содержать выводы и предложения по затронутым в ней вопросам. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства.

424. Что такое справка? Справка – документ, описывающий и подтверждающий те или иные факты или события. Справка обычно представляет собой результат каких-то обследований, результатов поездки в командировку и т.п.

studfiles.net

Делопроизводство в строительной организации

Страница 2 из 5

В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Четкое, хорошо структурированное делопроизводство является критически важным элементом успешной работы современной компании. Прозрачный документооборот, контроль правовых, административных документов, политик в области безопасности, обеспечения качества, контроль своевременного исполнения принятых решений, своевременный пересмотр технических процедур и другие аспекты документооборота служат надежным инструментом эффективного управления компанией.

Делопроизводство делится по виду хранения на бумажное и электронное.

В наше время электронное хранение документов становится все более популярным, однако есть перечень документов, которые нельзя хранить в электронном виде: трудовая книжка, трудовые договора, бухгалтерские документы. Согласно П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

На практике, цифра 70% – это пока теоретически достижимый верхний предел электронного документооборота. Увеличение этой доли зависит уже от изменений в законодательстве и степени готовности всех участников процесса, в т.ч. органов власти (ОИВ, судов, прокуратуры и т.д.), бизнеса и граждан.

Особенностью ведения документооборота строительной компании является также требование контроля за выполнением большого количества, часто противоречивых, требований проверяющих инстанций, контроль лицензионных и разрешительных документов.

Грамотное ведение делопроизводства в строительной организации является исключительно важным, так как оно позволит избежать административных штрафов, дисквалификации должностных лиц, отстранения от дел ответственных работников, а в отдельных случаях приостановления деятельности компании в результате проверок.

scienceproblems.ru

Делопроизводство в строительной организации

Страница 5 из 5

Не стоит забывать, что у каждой организации свои правила подписания и согласования тех или иных документов, поэтому привязка документов между собой будет очень хорошо показывать их связи либо преемственность.

Например, при заключении договора нужно провести полную процедуру:

  1.      Проведение тендера (либо служебная записка с визой первого руководителя о необходимости заключения договора).
  2.      Создание договора (либо контрагентом, либо специальным отделом организации).
  3.      Процесс согласования.
  4.      Подпись.
  5.      Отправка договора на подпись контрагенту.
  6.      Получение оригинала договора.

     И все эти стадии сотрудник ДОУ контролирует, отслеживает, вносит в программу и связывает. Служебная записка о проведении тендера должна быть связана с договором, (отслеживается причина заключения договора именно с этой компанией), подписанный с двух сторон договор должен быть отсканирован, необходимо ознакомить сотрудников с ним. Все дополнительные соглашения, продление, соглашение о расторжении и т.д., программно связаны, что позволяет, при необходимости, одним кликом просмотреть всю историю договора даже через 10 лет.

Процесс подготовки и проведения тендера также имеет множество стадий: написание служебной записки, резолюция генерального директора, подготовка приказа, согласование приказа, подписание, назначение дня тендера, подготовка протокола тендера, его согласование, подписание и все это так же отслеживает и контролирует отдел.

Стоит учесть, что административно-договорной отдел не имеет полномочий создавать договора (этим занимаются юристы, начальники отделов, специалисты), они могут приводить их в должный вид, таким образом, экономить время других работников.

Преимущества административно-договорного отдела в строительной организации:

  1. Возрастает качество предварительной подготовки и обработки документов, как следствие, становится удобнее работать с информацией, за счет четкого структурирования.
  2. Менеджеры проекта освобождаются от необходимости ведения документооборота, что позволяет им больше времени заниматься непосредственно управлением проектами, не тратя время на контроль согласования, подписания и т.д., т.о. повышая качество и оперативность управления строительным объектом.
  3. Налаженная работа специализированного отдела помогает сократить время обработки информации.

Литература

  1.      [Электронный ресурс]. Корпоративный документооборот // http://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/novosti_i_pressrelizi/stati_o_dokumentooborote/dokumentooborot_dlya_stroitelnih_kompanii.html (дата обращения 13.12.2014г.).
  2.      Янковая В.Ф. [Электронный ресурс]. Делопроизводство с нуля// http://www.profiz.ru/sr/7_2010/deloproizvodstvo_s_nulia/ (дата обращения 13.12.2014г.).

scienceproblems.ru

Делопроизводство в строительной организации – Информационно-новостной строительный портал Тульской области

В последнее время одним из важных вопросов деятельности большинства строительных организаций является процесс грамотного ведения кадрового делопроизводства в соответствии с Трудовым Законодательством РФ.

А ведь делопроизводство в строительной организации является исключительно важным, так как неправильное ведение определенных документов может стать причиной возникновения административных штрафов, дисквалификации должностных лиц, в отдельных случаях может быть даже приостановлена деятельность компании, а в результате проверок, проведенных Трудовой инспекцией, нередко случаются отстранения от дел ответственных работников.

Ведение делопроизводства в строительных организациях должно осуществляться в определенном порядке, утвержденном соответствующими законами и правилами Российской Федерации. Если документация ведется некорректно, это влечет нарушения и недостоверность бухгалтерской отчетности, могут также возникнуть риски по налогу на прибыль, на доходы, получаемые физическими лицами и на взносы, которые выплачиваются внебюджетным фондам.

Должны вестись корректные записи и оформляться правильные документы при приеме работника на работу, а также должно вестись обязательное документирование увольнения работника. Согласно законодательству, при увольнении должны быть оформлены такие документы, как заявление, приказ, запись в трудовой книжке, обходной лист, справка о заработной плате за последние 2 года. Дело уволенного работника должно архивироваться и храниться 75 лет.

Все делопроизводство в строительной организации должно вестись со строгим соблюдением порядка организации и ведения кадрового учета. Работники, ответственные за делопроизводство, должны знать, что в компании всегда должны находиться такие документы, как правила, регламентирующие внутренний трудовой распорядок; штатное расписание и приказ, который утверждает данный документ; журнал, в котором ведется учет трудовых книжек и журнал, где регистрируются трудовые договора; графики отпусков и сменности; положение по охране труда и технике безопасности и много других.

Все делопроизводство в строительной организации должно вестись в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Кодексом РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), Уголовным кодексом РФ.

trgaz.com

Делопроизводство в строительной организации

Страница 1 из 5

Грабовенко Алена Анатольевна / GrabovenkoAlenaAnatolievna – магистр,

АНО ВПО Московский гуманитарный университет, делопроизводитель,

ООО «Мангзея Девелопмент»

 

Аннотация: в статье дается краткий обзор делопроизводства, видов делопроизводства, описывается один из способов внедрения электронного делопроизводства в строительной компании, создание административно-договорного отдела.

Abstract: The article presents brief overview of documentation management, types of documentation management, describes one of approached to introduce electronic documentation management in construction Company, establishment of an administrative – contractual department.

Ключевые слова: делопроизводство, строительство, административно-договорной отдел, договора.

Keywords: Documentation management, construction, administrative and contractual department, contracts.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Очень сложно имея множество документов контролировать их, отслеживать на какой стадии они находятся, у кого согласовываются и где хранятся, кто ответственный за оригинал. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

  1. Руководство теряет целостную картину происходящего.
  2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
  3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
  4. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
  5. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
  6. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.

scienceproblems.ru

Делопроизводство в строительной организации

Страница 4 из 5

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации сталкиваются с проблемой выбора методов автоматизации.

При выборе формул организации делопроизводства и метода автоматизации следует учитывать несколько факторов:

Средние строительные организации (предприятия) с численностью работающих от 101 до 500 человек чаще имеют линейно-функциональную организационную структуру и здесь целесообразно использовать централизованную форму организации делопроизводства.

При централизованной форме все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении. В данном случае появляется возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. В зависимости от численности организации, вида деятельности, кол-ва работы (заключенных договоров) мы решаем – нужен ли нам административно-договорной отдел (либо специалист по административно-договорной работе) или нет.

На мой взгляд, создание такого отдела или службы из 2-3 человек и приобретение специализированной программы (например 1С Документооборот) является одним из эффективных способов использования автоматизированной системы делопроизводства в такой строительной организации.

Персонал отдела, имея определенную программу и навыки работы с ней, будет работать с такими документами как:

  1. Входящие и исходящие документы (регистрировать, знакомить с этим документом исполнителя по резолюции ответственного лица и контролировать исполнение входящих документов, согласовывать, утверждать, регистрировать и отправлять исходящие документы).
  2. Договора (создание файла, контроль внутреннего согласования, контроль подписания, отслеживание продления или расторжения договора, наличие дополнительных соглашений и связь между ними).
  3. Приказы (создание, регистрация, согласование, контроль подписания).
  4. Служебные записки (создание, регистрация, контроль подписания).

scienceproblems.ru