Содержание

Что такое электронный документ и какова его юридическая сила? — СКБ Контур

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

В то же время при работе с электронными документами необходимо  учитывать и другие условия:

Нормативный акт Нет запрета на выставление, передачу и хранение в электронном виде
Содержимое, форма Состав информации, порядок составления. Форма электронная
Формат Структура файла
Порядок передачи
Порядок выставления и получения документа
Подписи Электронные подписи: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная (63-ФЗ «Об электронной подписи»)
Соглашение сторон О признании электронного документа с электронной подписью равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Правила работы с электронным документом

Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.

1. Нормативный акт

Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, для первичных документов – ст. 9 №402-ФЗ, договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.

Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

2. Содержимое и форма

Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ст. 9 закона №402-ФЗ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.

3. Формат

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.  

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

4. Порядок передачи

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок  был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

5. Подписи

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) – это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю.

Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются.

КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

6. Соглашение сторон

Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентом – дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе Диадок свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.

Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться  документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».

В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Хранение электронных документов — Контур.Диадок — СКБ Контур

Значительной разницы в принципах хранения электронных и бумажных документов на уровне законодательства нет. Организуя систему хранения электронных документов, представители компаний опираются на следующие правовые акты:

  • статья 21.1 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ,
  • статья 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ,
  • статья 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ,
  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526,
  • приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

В перечисленных приказах и федеральных законах указана информация о том, как хранить документы. Нормы относятся в том числе и к электронным документам.  Подробнее разберем в следующем блоке.  

Оптимизируйте документооборот, храните электронные документы в Диадоке

Попробовать

Организация хранения электронных документов

В 2015 году вышел приказ № 526 Минкультуры РФ, где указаны общие принципы хранения электронных документов. На него опираются юрлица, когда создают систему хранения документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП). Однако приказ не учитывает применение современных систем документооборота и то, что многие юрлица перешли на ЭДО. Поэтому принципы хранения электронных документов, описанные в приказе, расценивают как требования, которые организации адаптируют под свои условия. 

Согласно приказу, хранение электронных документов в организации реализуют в следующем порядке: 

  • Архив электронных документов сохраняют на физических накопителях в двух экземплярах. Например, два флеш-накопителя или CD-диска с одинаковым содержанием.  
  • Не реже чем раз в пять лет проверяют носители и содержимое. В случае повреждения переписывают файлы в идентичном виде на новый носитель. Рекомендуемый тип сохранения: PDF/A — стандарт ISO 19005-1:2005, базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.  
  • Систему хранения электронных документов организуют таким образом, чтобы исключить возможность повреждения, кражи или утраты данных. 
  • По запросу выдается копия в цифровом или физическом формате. При необходимости копию заверяют с помощью КЭП или в условленном для бумажного документа виде. 
  • Когда у электронного документа истек срок хранения, допускается уничтожение физического носителя. После формируется акт с пометкой о совершенном действии. 

Следовательно, ответить на вопрос «Как хранить электронные документы?» можно так: «Обеспечить надежное хранилище, создавать не менее двух идентичных экземпляров, регулярно проводить проверку сохранности». Принципы хранения заложены в соответствии с приказом Минкультуры России от 31. 03.2015 № 526.

Создайте электронный архив с неограниченным сроком хранения в Диадоке

Подключиться

Принципы хранения электронных документов

Важно понимать разницу между электронным документом, который юридически равен бумажному, и его электронной копией. 

В первом случае документ подписывают КЭП, тогда он юридически равен бумажной версии. Сканированные документы представляют собой копию, соответственно, архив со сканами не будет юридически значимым хранилищем. При проверке компании налоговой, судом или другими ведомствами понадобится предоставить оригинал документа (не копию). Если оригинала не будет, организацию могут оштрафовать.

Отвечают за корректное хранение электронных документов в архиве:

  • за физический архив — ответственный сотрудник или глава компании; 
  • за электронный — глава IT-службы.

Храните оригиналы документов в электронном виде в Диадоке

Подключиться

Сроки хранения электронных документов

Регламент хранения документов в электронном виде определяет периоды хранения документов. Расчет начинается с 1 января года, который следует за годом, когда по конкретным документам закончилось делопроизводство (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125-ФЗ).

Юридические лица и ИП обязаны обеспечивать сохранность электронных документов в аналогичном порядке и в те же сроки, что и для бумажных аналогов:

  • счета-фактуры — пять лет,
  • первичные документы — пять лет,
  • регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.) — пять лет,
  • годовая финансовая отчетность — 10 лет,
  • квартальная финансовая отчетность — пять лет,
  • учетная политика — пять лет,
  • реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет,
  • передаточные акты, пояснительные записки — постоянно.

Документы, связанные с сертификатом ключа электронной подписи, хранятся в течение пяти лет. К ним относятся сертификаты проверки, договор с УЦ (удостоверяющим центром), сведения о ключе.

Создайте бессрочный облачный архив электронных документов в Диадоке

Подключиться

Долгосрочное хранение электронных документов в Диадоке

Важно сделать электронный архив доступным, так как для избежания штрафных санкций необходимо представлять архивные документы в государственные службы по запросу.

В системе ЭДО Диадок это сделать легко, так как там предусмотрено:

  • бессрочное хранение;
  • защита от порчи и потери с помощью троекратного копирования;
  • хранение копий на нескольких серверах;
  • ограниченный доступ к серверам.

Пользователь получит доступ к нужному документу, используя фильтр для поиска в сервисе. С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете создать локальный архив электронных документов и настроить в нем нужную структуру папок. В таком случае система будет автоматически выгружать файлы в локальный архив.

Храните юридически значимые документы в электронном архиве в Диадоке

Подключиться

Вопрос-ответ

Какие еще требования к электронным документам?

Документ, хранящийся в электронном виде, должен быть читаемым, свободно конвертироваться в другие форматы.  

Как обеспечить защиту во время хранения электронных документов?

Создать хранилище в облаке на защищенных серверах, допускать к ним ограниченное число сотрудников, регулярно делать резервные копии. 

Какие способы хранения электронных документов выбрать?

Компания выбирает способ по усмотрению: флеш-накопители, съемные диски, CD-диски, серверы, которые предоставляет сервис ЭДО. Для надежности допустимо использовать несколько вариантов хранения.

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью / КонсультантПлюс

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее – нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее – соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

(часть 3.1 введена Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

(часть 4 в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

Открыть полный текст документа

Обеспечение юридической значимости электронных документов в архиве при долгосрочном хранении

Алексей Микрюков, бизнес-аналитик DIRECTUM

Тема создания электронных архивов набирает все большую популярность. При этом эксперты в своих статьях обозначают различные проблемы, препятствующие внедрению таких систем. Одна из них — обеспечение юридической силы при долговременном хранении электронных документов.

По данной теме уже много всего написано, и, казалась бы, она раскрыта с разных сторон. Но в то же время организациям, которые задумались об архиве электронных документов долгосрочного хранения, достаточно сложно сформировать полную картину: связать общие требования стандартов и способы их реализации со своими реальными задачами.

В контексте данной статьи под электронными документами будем понимать документы, которые существуют только в электронном виде, заверенные электронной подписью.

Корни проблемы

Не важно в каком виде оформлен документ (существует ли он на бумаге или только в электронном виде), рано или поздно может возникнуть вопрос доверия. Контрагент или сотрудник может отказаться исполнять обязательства мотивируя это тем, что документ, в котором они зафиксированы, не действителен.

 

Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

То есть электронный документ обладает юридической силой если:

  • нет ограничений со стороны законодательства, что документ данного вида может существовать только в электронном виде;
  • документ оформлен в соответствии с требованиями законодательства или локальными нормативно-правовыми актами (например, наличие обязательных реквизитов и т. д.), в том числе подписан требуемым по законодательству видом ЭП;
  • документ подписан лицом, обладающим правом на его подписание.

Признание ЭП является одним из вопросов, который может быть поставлен под сомнение. Условия признания зафиксированы в ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Одним из условий является возможность проверки действительности сертификата электронной подписи на момент подписания или на момент проверки.

Срок действия сертификата, как правило, 1 год. Поэтому, если мы рассматриваем длительное хранение документов, то на момент проверки срок действия сертификата, скорее всего уже истечет.

И здесь возникает вопрос: как подтвердить действительность сертификата на момент подписания?

А есть ли проблема?

Однозначного признания проблемы обеспечения юридической значимости при длительном хранении не существует, как и нет единого способа ее решения. В первую очередь, это связано с отсутствием четкой нормативной базы, нехваткой практики организации хранения электронных документов и, соответственно, судебной практики. Часто наличие проблемы обосновывается необходимостью предпринять все возможные меры (возможно где-то даже «перестраховаться») для снижения рисков, которые могут возникнуть при необходимости подтверждения юридической силы.

Существуют и альтернативные взгляды, в которых высказываются сомнения в необходимости проведения каких-либо специальных технических мероприятий, направленных на «поддержание» юридической значимости документа. Или решения этой проблемы исключительно на методическом уровне.

Чья проблема?

Является ли обеспечение юридической значимости документа задачей электронного архива, или она должна обеспечиваться другими средствами?

В явном виде в правилах и рекомендациях по работе архивов нет требований поддержания юридической силы документов, переданных на хранение в архив.

При этом в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) говорится, что одной из основных задач архива является обеспечение «использования хранящихся в архиве документов». В это понятие включается в том числе предоставление документов по запросам граждан, организаций, контролирующих и судебных органов. Это подразумевает, что документы, предоставляемые архивом, должны быть юридически значимыми.

Электронные документы могут передаваться в архив организации на каких-либо носителях или через коммуникационные сети организации из информационных систем, в которых они были созданы (ИС-источники). После чего они размещаются в специализированной информационной системе (долгосрочный электронный архив).

Стоит заметить, что внутренний архив организации не может выступать третей стороной в спорах. Поэтому нужно обеспечивать юридическую значимость в процессе хранения. Если бы мы передавали документы в какой-либо внешний независимый архив (например, государственный архив или в компанию с услугами внеофисного хранения, или оператору ЭДО), то можно было бы говорить о том, что достаточно обеспечить юридическую силу только при передаче.

 

Чтобы документ был юридически значимым при получении (запросе) из архива, должно соблюдаться два момента:

  1. Документ должен быть юридически значимым при передаче в архив — это задача информационной системы-источника.
  2. Юридическая значимость должна быть сохранена в процессе хранения — это работа архивной системы.

Решение проблемы

Рассмотрим наиболее распространенные варианты решения задачи «поддержания» юридической значимости документа.

Использование усовершенствованной электронной подписи (УЭП)

Формат усовершенствованной электронной подписи предусматривает обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи (штамп времени) и действительности сертификата в момент создания подписи. Таким образом, усовершенствованная ЭП позволяет избежать необходимости собирать доказательства действительности сертификата на момент подписания.

Если подписи созданы с помощью сертификатов доверенных (аккредитованных) удостоверяющих центров (УЦ), то для обеспечения доказательств действительности сертификата важно зафиксировать время подписания документа (штамп времени). При этом УЦ может выступать в спорах в качестве «третьей стороны» и при необходимости предоставить информацию о действительности сертификата на момент подписания.

Усовершенствованная электронная подпись

Формат усовершенствованной ЭП включает в себя:

  • Подписываемый документ (может храниться отдельно от всех остальных полей).
  • Подписываемые атрибуты.
  • Электронную цифровую подпись.
  • Штамп времени, полученный на значение ЭЦП.
  • Хэш-коды доказательств подлинности.
  • Внешний штамп времени, полученный на все вышеперечисленное.
  • Доказательства подлинности (значения сертификатов и информация об отзыве).

 

Перештамповка/переподписание документов

Это, пожалуй, наиболее часто встречающееся решение. Штамп времени и усовершенствованная ЭП обеспечивают юридическую силу, пока действует сертификат доверенного центра, которыми они были подписаны. Соответственно, после истечения срока действия сертификата надо иметь доказательства того, что сам штамп времени был сформирован в момент, когда сертификат был действителен.

Такие рекомендации приведены также в «Концепции хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка» (492 КБ, PDF). Концепция разработана Центробанком, рассмотрена на Подкомиссии по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг 31 марта 2017:

«Применительно к системам долговременного хранения, механизмы обеспечения юридической силы электронных документов (ЭД) могут базироваться на подходе, включающем следующие процедуры:

  • формирование системой-источником и передача в специализированную информационную систему архивной единицы хранения, включающей ЭД, УКЭП, метаданные;
  • проверка действительности ЭП на момент подписания ЭД при принятии на хранение с фиксацией результата проверки в метаданных;
  • формирование метаданных ЭД, включающих в том числе: сведения об УКЭП и сертификате ключа проверки подписи, а также иные сведения, описывающие действия, совершенные с документом в ходе его подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные;
  • обеспечение аутентичности архивной единицы хранения, включающей ЭД, УКЭП, метаданные;
  • обеспечение надежного соответствия и принадлежности документа его метаданным с возможностью проверки этого соответствия и принадлежности на всем периоде хранения документа путем его подписания и метаданных технологической ЭП. В том числе перед прекращением срока действия сертификата технологической ЭП должны быть сформированы метаданные о результате проверки текущей технологической ЭП. После проведения указанных процедур документ должен быть подписан новой технологической ЭП. Образованная таким способом цепочка метаданных, подписанных технологической ЭП, обеспечивает аутентичность данных о проверке достоверности исходной ЭП документа на момент его передачи на хранение».

Таким образом, до истечения срока действия сертификата службы штампов времени (Time Stamping Authority — TSA) документы нужно «перештамповать» с использованием нового сертификатом TSA. В результате образуется цепочка электронных подписей, в «конце» которой всегда есть электронная подпись (штамп времени) сформированная с помощью действующего сертификата.

Рис. Цепочка электронных подписей (штампов времени)

Хранение сертификатов вместе с подписанным документом

Еще один вариант обеспечения юридической значимости в долговременном архиве — хранить вместе с документом, подписанным усовершенствованной ЭП, сертификат ключа электронной подписи.

Такая рекомендация дается для хранения счетов-фактур в п. 1.13 Приказа Министерства финансов РФ от 10 ноября 2015 г. N 174н:

«1.13. Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрено настоящим Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур».

Заключение

Как мы уже говорили, нет однозначного признания необходимости специальных действий для обеспечения юридической значимости электронных документов в архиве, и, соответственно, нет единого способа решения проблемы. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы. Например, использование усовершенствованных квалифицированных электронных подписей может быть достаточно дорогим. А при перештамповке требуется выполнение в архиве регулярных процедур, связанных с обработкой больших объемов документов.

Поэтому к выбору нужно походить индивидуально, учитывая виды и объемы документов, их критичность, возможности системы и другие факторы.

Источник: ECM-Journal

как определяются, когда не предусмотрены, сколько составляют и как хранить данные по правилам в информационной системе, в какой должны быть форме – все об информация, хранящейся в цифровом виде

Сроки хранения документов в электронном виде — актуальная тема для предприятий. Сегодняшняя реальность не оставляет выбора: компании постепенно отказываются от бумажного делопроизводства, отдавая предпочтение цифровому. Виртуальная документация в несколько раз ускоряет рабочие процессы — их легче создавать, оформлять и отправлять. Однако данный переход предполагает создание хранилища, требующее тщательного оформления и защиты, иначе есть риск потерять всю важную информацию. Тем более цифровой формат также предусматривает определенный свод правил, обязательный к исполнению.

Организация архивного хранения электронных документов

Внедрение ЭДО доказало на практике свою целесообразность. Его формирование экономит время сотрудников, позволяет сохранить документацию в надлежащем состоянии и быстро получить их из хранилища. Бумажные архивы, состоящие из бесчисленных папок уходят в прошлый век. ЭДО постепенно растет, а нормативная база при этом устаревает. Владельцам компаний приходится руководствоваться Правилами, установленными Приказом Минкультуры РФ в 2015 году.

Основные принципы сохранности информации

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде в организации — один из процессов делопроизводства. Он строится на тех же основополагающих принципах, что и бумажный оборот дел. Задача компании заключается в обеспечении сохранности данных, за которую отвечает IT-специалист. В случае проверки контролирующими органами, предприятие должно подтвердить подлинность и юридическую значимость представленной информации.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Способы сохранить документацию

На сегодняшний день существует много возможностей сохранить документальные сведения в цифровом виде. Руководитель часто стоит перед выбором, какой вариант внедрить. Рассмотрим четыре из них:

  • Локальный архив. На персональном компьютере создается папка, к которой имеют доступ определенные сотрудники организации. У них есть полномочия вложить новые файлы, однако не могут удалить имеющиеся. Право удаления принадлежит модератору, который осуществляет контроль за соблюдением определенных правил. Каждого работника следует обучить, как правильно осуществляется цифровой документооборот, хранение документов в электронной форме. Иначе не будет должного порядка. Обучение правилам требует времени и усилий. Безопасность архивной папки находится под сомнением. Компьютер может выйти из строя, а нерадивые работники скопировать, изменить либо уничтожить важный файл.
  • Сохранение данных на внешних устройствах. Для этого используют флешки либо диски. Однако есть явный риск потерять или повредить носитель, с которым исчезнет вся сохраненная документация. К тому же взломать флешку сегодня не составляет особого труда умельцам. При этом нельзя записывать всю информацию на одну флешку. Условно, один том бумажного дела — одно устройство. Законодательством установлено, что 1 раз в 5 лет следует проверять их состояние, воспроизводимость.
  • Облако. Третий вариант в обязательном порядке предусматривает стабильное интернет-соединение. Зато не потребуется вкладывать деньги в покупку специального программного обеспечения. Документ, хранящийся в электронном виде в архиве, должен быть в закрытом доступе — этот способ хранения подразумевает контроль оператора ЭДО. Чтобы войти в хранилище, нужно знать пароль. Облако обеспечит необходимый уровень защиты и позволит настроить статус для каждого сотрудника с определенными опциями при работе с архивной информацией.
  • Отдельное ПО или система ЭДО — оптимальный вариант. Она позволяет структурировать файлы, быстро их найти, должным образом обеспечит их защищенность. Они находятся на внутренних серверах и доступ к ним может быть как ограничен, так и нет. При неограниченном использовании работнику разрешена только функция «чтение». Запись осуществляется непосредственно программой.

Очевидно, автоматизация необходима любой компании. Компания «Клеверенс» предлагает продукты, которые помогают автоматизировать рабочие процессы во всех направлениях. Внедрение современных инструментов позволит забыть предприятиям о ручных операциях и ускорит работу по всем фронтам, что приводит к увеличению прибыли.

Время сохранности документации в цифровом формате

Вопрос архивирования весьма важен для организации, ведь сроки хранения электронных документов в информационных системах не предусмотрены на законодательном уровне и составляют:

  • 10 лет — годовая финансовая отчетность, 5 лет — квартальная;
  • 4 года — счета-фактуры, 5 лет — значения учетной политики;
  • 75 лет — реестры доходов физ лиц; постоянно — передаточные акты, пояснительные записки.

Требования к архивированию

Чтобы нормализовать процесс архивации, стоит иметь представление, как хранить информацию.

Особенности сохранности в цифровом варианте

Основные правила, которые обязательны к применению:

  1. Независимо от срока содержание должно быть читабельным и информативным. Чтобы сэкономить память устройства, на котором будет размещен архив, файлы подвергаются конвертации и сжиманию. Это может привести к снижению читабельности, чего нельзя допустить;
  2. Основной договор должен быть в связке со своими приложениями. Например, есть соглашение и к нему идут дополнительные контракты. Поэтому при поиске один файл должен отсылать к другому либо прикрепляться к нему;
  3. Технологии не стоят на месте, а вместе с ними меняются форматы хранения электронных документов, а вместе с ними и требования. Поэтому все сохраненные данные должны соответствовать нынешнему образцу, чтобы иметь к ним доступ. Для этого необходимо перезаписывать реестр либо переформатировать.
  4. Документация накапливаются с годами, что затрудняет поиск нужных сведений в последующем. При архивации необходимо предусмотреть идентификацию по определенной маркировке либо обозначениям, которые позволят оперативно найти нужный файл. Также они должны быть распределены по группам для оперативного поиска.
  5. При помещении информации в реестр, их необходимо перевести в неизменяемое состояние. Посторонний не должен иметь возможность изменить ее содержание и форму.
  6. В хранилище отправляются файлы в двух экземплярах, которые хранятся на разных носителях.
  7. При получении цифровой копии из реестра его подлинность заверяется подписью должностного лица.

Другими словами, исходя из перечисленного, правила хранения электронных документов не сильно отличаются от порядка, предусмотренного для архивации бумажных дел.

Опись архива

Такого рода сохранность подразумевает составление внутренних списков, в которых содержатся вся документация. Это своего рода акт приема-передачи или учет архивных сведений. По истечении периода архивации в ходе ежегодной экспертизы документ уничтожается. Опись обновляется, в ней содержатся только актуальная информация. Заполняется список по аналогии со структурированием бумажных дел. Единственное отличие — указывается не количество страниц, а объем памяти.

Сроки хранения данных в организации

Предприятие берет на себя обязательство хранить документальные сведения должным образом в течение установленного периода. Также должен быть отработан алгоритм выдачи материалов из хранилища, их уничтожение.

Выдача документации из цифрового архива

Документооборот в реестре в обязательном порядке фиксируется. Если работник запросил файл по локальной сети, то информация заносится в журнал. Если сведения выдаются путем копирования, запрос отражается в бумажном журнале. Достоверность файла подтверждается программой. В журналах указывается сводка о сотруднике, запросившего материалы, его структурное подразделение в компании, учетный номер акта и дата выдачи.

Уничтожение архивных данных

Регламент хранения электронных документов включает и их уничтожение. Как оговаривалось ранее, документацию с истекшими сроками уничтожают. Осуществляется соответствующая проверка, в ходе которой и принимается решение. Расчет временного периода начинается с 1 января того года, когда закончилось делопроизводство. Просто так уничтожить материалы непозволительно, тем более система будет содержать информацию о всех действиях, совершаемых с ними.

Долгосрочная сохранность в Диадоке

Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:

  • позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
  • переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
  • есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
  • сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
  • предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
  • обеспечивает бессрочную сохранность документов.

Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.

Архивирование в цифре: плюсы и минусы

На практике такая система структурирования уже много раз была введена в действие. Руководители и сотрудники компании на практике проверили все ее преимущества. Перечислим положительные стороны нововведения:

  1. Обеспечивает быстрый доступ к нужному файлу и его приложениям.
  2. Позволяет повысить контроль за делами.
  3. Упрощает обмен информацией с контролирующими органами.
  4. С внедрением экономит рабочее время и уменьшает затраты.

Может показаться, что цифровое хранение документов на предприятии потребует за использование электронных носителей и программного обеспечения дополнительных вложений. Этот аргумент считается главным минусом при выборе способа архивирования. Также необходимо позаботиться о надежной защите, чтобы уберечь информацию от утечек и системных сбоев. Но и традиционный способ сохранности требует финансирования: оплата помещения и заработной платы архивариусов, закупка оборудования и канцелярских принадлежностей.

Выбор облачного архива

Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:

  1. Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
  2. Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
  3. Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
  4. Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Вопрос-ответ

Каков срок хранения электронных документов, как определяется?

– Период рассчитывается исходя из содержания и важности документации. Например, информация о личном состоянии хранится дольше остальных данных, целых 75 лет. К ней относится сведения о доходах, стаже, счетах и всех выплатах сотруднику. В этом случае длительность обусловлена начислением пенсии в последующем, когда соответствующие органы будут запрашивать необходимые материалы.

Как обеспечить юридическую значимость ЭДО?

– Бланки подписывается ЭЦП, сертификат к которой выдается ежегодно. Чтобы подтвердить законность сведений, придется обращаться в удостоверяющий центр, который подтвердит действие сертификата на тот момент.

Где хранятся электронные документы?

– Руководитель организации сам определяет место, которое зависит от выбранного способа. Есть 4 варианта: на внешнем носителе, в папке на компьютере, в облачном и архиве оператора ЭДО.

Когда произойдет полный переход к ЭДО и от чего он зависит?

– По заверению властных органов этот момент настанет в 2024 году. Правда для этого предстоит заполнить пробелы в законодательстве и устранить проблемы с подтверждением значимости данных. Например, власти установят единый формат для цифровой документации, чтобы исключить проблем при ее передачи. Также предусмотрят обязательные условия, исключающие изменения архивных сведений.

Как хранить документы в электронном виде в организации?

– В соответствии с правилами ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR. Они выше перечислены более подробно.

В случае повреждения, утраты сведений, кто будет виноват?

– Всю ответственность за порчу информации берет на себя владелец предприятия. Поэтому при выборе способа сохранности, лучше изначально вложить нужную сумму, чем потом жалеть об утерянных материалах.

Переход на цифровую архивацию данных в ближайшем будущем станет непременным требованием для всех юридических лиц. И это не прихоть государственных органов, которым придется проделать огромную работу для подготовки данного преобразования. Современные реалии диктуют свои правила и игнорировать их глупо. Чтобы процесс хранение архива в электронном виде не вызывал затруднений в последующем, лучше обратится к специалистам в этой области сегодня. И когда конкуренты будут испытывать стресс из-за введенных новшеств, компания с ЭДО будет на шаг впереди.



Количество показов: 179

ЭЛКОД: Вопросы по ЭДО

Обычно перейти на использование электронного документооборота решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронными документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторон, то для начала необходимо согласовать возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами.

Затем необходимо выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

class=”solutions-offer__p”>

К сведению.
Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20. 04.2012 N ММВ-7-6/[email protected]

На этапе выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

Следующим шагом должна быть обязательная адаптация бизнес-процессов компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

class=”solutions-offer__p”>
  • разработка и утверждение порядка электронного документооборота;
  • назначение ответственных за его ведение;
  • организация электронного архива получаемых и отправляемых документов;
  • внедрение в учетную политику правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Далее, каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, необходимо обеспечить электронной подписью, так как передача подписи другим лицам не допускается.

СамГЭС // Электронный документооборот для коммерческих потребителей

Гарантирующий поставщик АО «СамГЭС» предлагает потребителям, приобретающим электроэнергию для коммерческих и профессиональных нужд, альтернативу в части обмена первичными документами. Многие клиенты уже оценили преимущества электронного документооборота, и получают документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Этот сервис позволяет быстро и просто получать первичные документы, снизить затраты на их хранение и проверку, а также упростить процедуру представления их в контролирующие органы. Документы подписываются электронной подписью и имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе.

Передача электронных документов осуществляется АО «СамГЭС» с соблюдением всех требований законодательства через аккредитованных операторов электронного документооборота:

  • Система Сфера Курьер (ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», esphere.ru).
  • Система СБИС (ООО «Компания «Тензор», sbis.ru).
  • Система Диадок. СКБ Контур (ООО «РПЦ «Партнер», diadoc.ru).

Преимущества электронного документооборота:

  • Моментальная доставка документов сразу после выставления. 
  • Возможность круглосуточно, в режиме online, осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузка, печать, сверка, отклонение, а также отслеживание их движения.
  • Подписанный с вашей стороны экземпляр дойдет до нас автоматически.
  • Электронная подпись обеспечивает надежную защиту документов от фальсификаций и искажений информации.
  • Электронные документы полностью заменяют бумажные, их примут в налоговой, суде, а на проверку их можно передать через Интернет.
  • Удобство хранения документов, исключение потери. Электронный документ – это файл, хранящийся в личном кабинете системы электронного документооборота. При необходимости Вы всегда сможете распечатать бумажную копию.

Как подключить электронный документооборот?

  1. Выбрать оператора ЭДО.
  2. Подписать соглашение об ЭДО с АО «Самарагорэнергосбыт».
  3. Передать АО «Самарагорэнергосбыт» подписанное соглашение.

Алгоритм подключения к ЭДО

Соглашение об электронном документообороте

Контактное лицо по вопросам организации электронного документооборота

← Все новости компании

Определение ESI – Что такое информация, хранящаяся в электронном виде?

Определение ESI. Что такое ESI?

ESI означает информацию, хранящуюся в электронном виде . Информация, хранящаяся в электронном виде, — это юридический термин, широко определяемый как любые данные или документы, которые создаются или хранятся на электронных носителях . Типы ESI часто используются в качестве электронных доказательств в судебных процессах. Федеральные гражданско-процессуальные правила США регулируют обязанности адвокатов по раскрытию, рассмотрению и предоставлению электронных документов, имеющих отношение к судебному разбирательству.

Поправки 2006 года к Федеральным правилам гражданского судопроизводства включили ESI в качестве нового юридически определенного термина: Сегодня юридический мир считает возможность обнаружения информации, хранящейся в электронном виде, такой как электронные письма, обычным явлением.

Все потенциально релевантные доступные источники данных должны быть раскрыты производящей стороной в рамках законного процесса электронного обнаружения для выполнения обязательств по раскрытию информации. Формы ESI могут поступать из самых разных источников, и адвокаты должны тщательно беседовать с хранителями (владельцами данных) и задавать правильные вопросы, чтобы обеспечить выполнение обязательств.

 

Конкретное значение ESI — источники данных могут включать:
  • Электронная почта (PST)
  • Любые цифровые документы — документы Word, электронные таблицы, видео, файлы изображений, звукозаписи, деловые контракты, созданные с использованием специального программного обеспечения
  • Данные с настольного компьютера хранителя
  • Данные с сервера компании или компьютерной системы
  • Данные с жесткого диска
  • Данные из облачных приложений
  • Мобильные метаданные или сообщения, исходящие с мобильного телефона
  • Данные с устройства Интернета вещей (IoT)
  • Цифровые сканы или другие электронные копии физических документов

 

Как видите, ESI покрывает много вопросов. Технология eDiscovery дает множество преимуществ. Юристы могут оптимизировать процессы сбора ESI, сократить время, затрачиваемое на поиск записей, помочь с эффективной навигацией, поддержать их юридическое дело и защитить себя от исков о неправомерных действиях.

 

ESI и Федеральные правила – 2006 г. Поправки к FRCP

Правило 34 Федеральных правил гражданского судопроизводства (FRCP)

  • Сторона может направить любой другой стороне запрос в рамках Правила 26(b): (Правило 26b позволяет сторонам определять объем расследования на основе определенных параметров)
  • Правило 34 разрешает запрашивающей стороне проверять, копировать, тестировать или пробовать следующие предметы
    • Любые указанные документы или ESI, включая письма, рисунки, графики, диаграммы, фотографии, звукозаписи, изображения, страницу в социальных сетях
    • Эти документы могут храниться на любом носителе, из которого информация может быть получена либо непосредственно, либо, при необходимости, после перевода отвечающей стороной в разумно удобную форму

В соответствии с измененным Правилом 34 а категория «информация, хранящаяся в электронном виде» также должна позволять правилам раскрытия информации идти в ногу с развитием информационных технологий на многие годы вперед.

 

Цифровые технологии и рост закона ESI

Цифровые технологии и данные растут и используются все больше с каждым днем, обнаружение электронных данных стало серьезной и развивающейся проблемой, связанной с современным законодательством. Обнаружение электронных данных лучше всего обрабатывать с помощью программных средств обнаружения электронных данных, но они также могут включать услуги по идентификации, сбору, созданию и сохранению цифровых файлов и данных, имеющих отношение к делу. Без правильных типов систем и процессов юристы могли бы тратить огромное количество времени на выполнение обязанностей по обнаружению электронных данных, даже с помощью помощника юриста.Между электронными письмами, цифровыми файлами, текстовыми сообщениями и другими новыми типами ESI у юристов будет много работы.

Каждый этап процесса обнаружения электронных данных важен, но сегодня мы хотим сосредоточиться на сборе информации, хранящейся в электронном виде, и на том, как юридические фирмы могут более эффективно решать эти задачи. Это важный шаг, поэтому убедитесь, что у вас есть железная система и политика для сбора ESI.

 

Опции для коллекции ESI

У юридических фирм есть несколько различных подходов к сбору ESI.Например, они могут обратиться за помощью, наняв судебно-медицинского эксперта. Если им удастся позаботиться о сборе ESI и технологических процессах внутри компании, это, вероятно, самый рентабельный вариант . Например, все окно Outlook или его часть можно экспортировать в файл PST. Использование решения для обнаружения электронных данных может помочь ускорить этот процесс, затрачивая меньше оплачиваемых часов на утомительную работу.

Есть несколько важных факторов, которые следует учитывать при сборе ESI.Во-первых, адвокаты, судебные клерки или другие заинтересованные стороны, назначенные для сбора ESI, должны всегда учитывать соразмерность стоящей перед ними задачи. Если запросы адвоката противной стороны о предоставлении данных являются чрезмерными и непрактичными, нет обязательства обязательно соглашаться с этими условиями. Любой запрос на электронное обнаружение должен быть разумным, чтобы его можно было удовлетворить в рамках ресурсов и времени, имеющихся в распоряжении юридической группы.

То, как вы собираете электронную информацию, также имеет решающее значение. Юридическим фирмам необходимо иметь конкретный контрольный журнал для любых усилий по хранению, сбору или сохранению данных, которые они предпринимают.В случае, если кто-либо усомнится в целостности ESI или в том, как он был собран, будет безупречный отчет обо всей деятельности по сбору ESI.

От начала до конца обнаружение электронных данных может быть сложным и трудоемким процессом . Но это неотъемлемая часть любого судебного дела, часто определяющая, как будет развиваться судебный процесс или судебное разбирательство и у какой стороны будут более убедительные аргументы. Коллекция ESI заслуживает вашего полного внимания и приверженности. С программным обеспечением eDiscovery весь процесс становится намного проще в управлении при соблюдении высоких стандартов точности и сохранности данных.

 

Если эта статья показалась вам интересной, обязательно подпишитесь на нашу ежемесячную рассылку блогов. Этот список адресов электронной почты предназначен исключительно для распространения в блогах, и мы обещаем отправлять только одно электронное письмо в месяц. Чтобы подписаться, просто прокрутите вниз и заполните форму «Подписаться» под полем для комментариев.

Основы: что такое e-Discovery?

Электронное обнаружение (иногда известное как электронное обнаружение, электронное обнаружение, обнаружение электронных данных или обнаружение электронных данных) — это электронный аспект идентификации, сбора и производства хранящейся в электронном виде информации (ESI) в ответ на запрос на производство в судебный иск или расследование. ESI включает, помимо прочего, электронные письма, документы, презентации, базы данных, голосовую почту, аудио- и видеофайлы, социальные сети и веб-сайты.

Процессы и технологии, связанные с электронным открытием, часто сложны из-за огромного объема производимых и хранимых электронных данных. Кроме того, в отличие от печатных доказательств, электронные документы более динамичны и часто содержат метаданные, такие как метки времени и даты, информацию об авторе и получателе, а также свойства файла. Сохранение исходного контента и метаданных для информации, хранящейся в электронном виде, требуется для того, чтобы исключить претензии о краже или фальсификации доказательств позже в ходе судебного разбирательства.

После того, как стороны по обеим сторонам вопроса идентифицируют данные, потенциально важные документы (включая как электронные, так и печатные материалы) помещаются на хранение по юридическим причинам, что означает, что они не могут быть изменены, удалены, стерты или иным образом уничтожены. Потенциально релевантные данные собираются, а затем извлекаются, индексируются и помещаются в базу данных. На этом этапе данные анализируются, чтобы отсеять или отделить явно нерелевантные документы и электронные письма. Затем данные размещаются в защищенной среде и становятся доступными для рецензентов, которые кодируют документы в соответствии с их отношением к юридическому вопросу (на этом этапе проверки документов часто привлекаются поверенные по контракту и помощники юристов).

Иногда для производства соответствующие документы преобразуются в статический формат, такой как TIFF или PDF, что делает возможным редактирование привилегированной и не относящейся к делу информации. Использование автоматизированной проверки (также известной как «CAR» или «Проверка с помощью технологии», «TAR»), предиктивного кодирования и другого аналитического программного обеспечения для электронного обнаружения сокращает количество документов, необходимых для проверки юристами, и позволяет группе юристов приоритизировать документы, которые он просматривает. Сокращение количества документов сокращает часы и, следовательно, расходы.Конечной целью eDiscovery является создание основного объема доказательств для судебного разбирательства в защищенной форме.

Узнайте больше здесь.

Информация, хранящаяся в электронном виде — обзор

Резюме

Поиск и идентификация потенциально релевантных ESI может быть одним из самых сложных этапов процесса электронного обнаружения из-за необходимости полностью отображать, сохранять и потенциально искать все источники ESI, которые с достаточной вероятностью могут содержать релевантные обнаруживаемые данные.В декабре 2006 года в FRCP были внесены поправки, специально направленные на решение проблем ESI. Хотя необходимость поиска во всех источниках ESI существовала в правилах до внесения поправок, поправки подчеркнули необходимость наличия у вас процесса поиска и идентификации потенциально релевантных ESI на предприятии. Поправки не изменили юридическое обязательство по сохранению, но правила подчеркивали необходимость поиска, идентификации и сохранения всех потенциально важных источников данных, включая, возможно, голосовые и видеоданные.

Чтобы выполнить свои обязательства по сохранению и продемонстрировать добросовестные усилия по поиску и выявлению потенциально важной информации, вы должны знать, где находится ваш ESI в организации. Благодаря многонациональным организациям, мобильной рабочей силе и быстрому распространению мобильных устройств хранения и мультимедийных форматов управление источниками ESI стало как никогда важным. Требования раннего внимания FRCP делают важным, чтобы вы могли быстро находить потенциально важные данные и, в лучшем случае, выполнять раннюю оценку этих данных.Хотя создание карты данных может быть сложной задачей, в конечном итоге карта данных поможет упростить поиск и идентификацию ваших данных.

Вы также должны тщательно продумать и выбрать правильные инструменты и методы для поиска и идентификации. Сюда могут входить устаревшие методы, такие как поиск по ключевым словам и логическим значениям, или расширенные методы, такие как математический концептуальный анализ. Несмотря на то, что ни один из методов поиска и идентификации не обладает максимальной точностью и полнотой, вам будет лучше всего выбрать комбинацию передовых и устаревших методов, которые обеспечат соответствие требованиям FRCP и смогут выполнять поиск во всех источниках данных и во всех данных. типов по всему предприятию.Использование правильных методов и повышение точности вашего поиска также помогут вам снизить риски и расходы, а также снизить нагрузку на хранилище за счет сохранения ваших данных, а также значительно сократить расходы, связанные с ненужным просмотром.

Наконец, вам необходимо выбрать правильное решение от правильного поставщика, чтобы убедиться, что у вас есть процедура поиска и идентификации соответствия. Имейте в виду, что некоторые методы поиска могут быть более точными, чем другие, и что некоторые из них могут обеспечивать более высокий уровень точности и полноты.Также имейте в виду, что рынок наводнен поставщиками решений для электронного обнаружения, которые заявляют, что предлагают лучшее решение для поиска и идентификации, при этом многие заявляют, что они могут полностью справиться с электронным обнаружением. Важно, чтобы вы проверили каждое решение с разных точек зрения: убедитесь, что решение работает так, как рекламируется, и работает на заявленных уровнях. Также убедитесь, что уровень точности и отзыва достаточно высок для работы в реальном мире, и выберите проверенного, хорошо зарекомендовавшего себя поставщика. Возможно, будет разумно нанять консультанта, который поможет вам проверить доступные альтернативы, учитывая характер инвестиционной важности этих видов деятельности для компании.

Где хранится ESI и как его получить

Модуль 2: Где находится ESI Хранение и способ получения

  Хранилище ESI

Ответственное лицо хранилище данных называется «хранителем» этих данных. Это может быть вечеринка кто создал документ и хранит его на локальном компьютере или это может быть ячейка телефонная компания или хост облачного хранилища.[1]

В электронном виде информация может быть сохранена и доступна многими способами и в разных местах.[2] Это означает физическое хранение данных, для которого требуется какая-либо форма электронного, обычно магнитный, «носитель». Эти носители могут включать в себя постоянные носители, такие как личные жесткие диски компьютеров, сетевые диски компании, накопители телефонов и так далее. Он также может включать временные или съемные носители, такие как флэш-накопители.

Процесс определения местоположения и составление диаграмм всех этих данных и сопутствующих корпоративных политик в отношении этих данных. называется «сопоставление данных».[3] Существует множество платформ сопоставления данных.

Носитель может быть физически расположен в любом месте и может быть доступен из любого места.Это включает в себя жесткие диски «в облаке», что означает, что данные хранятся вне офиса, часто сторонними поставщиками, доступ к которым осуществляет организация, подлежащая обнаружению.

Чтобы начать работу с этим модулем, мы обсудим, где хранится ESI и как получить к нему доступ. Один фактор в доступ к ESI является платным, и поскольку федеральные правила позволяют ограничено стоимостью, что является важным фактором в запросах на обнаружение.

Облако

«Облако» выполняет внешнее хранилище данных, что означает, что серверы, на которых хранятся данные, не находится в том же месте, что и бизнес или место жительства, что и юридическое лицо, которое владеет данные. «На месте» означает, что серверы физически расположены в одном месте. как человек, создавший информацию. Например, iPhone хранит текст сообщения (на месте), но эти тексты сохраняются в iCloud (вне места). Документы можно хранить на ПК (на месте), но резервные копии файлов сохраняются в Google облако (вне площадки).[4]

Термин «облако» сокращение для того, что на самом деле известно как «программное обеспечение как услуга» или SaaS[5]. Компании облачного хранилища выполняют функции хранения и доступа к данным, которые могут быть выполнены на месте, но которые, как правило, дешевле передать в сервис облачного хранения.Этот термин относится как к физическим серверам, на которых размещается данные и программное обеспечение, которое заставляет эти серверы выполнять функцию хранения.

«Пропорциональность»

Одно из основных изменений к правилу 26(b) Федеральных правил гражданского судопроизводства в 2006 г. (и снова в качестве с поправками, внесенными в декабре 2015 г. ) было введение идеи «пропорциональность».[6] Пропорциональность — это анализ затрат и результатов, который может применяться к запросу обнаружения для ESI.[7]

До этого времени суды редко учитывали затраты на раскрытие информации.Но это стало очевидно через время, когда затраты на углубление в миллионы документов в поисках некоторые ключевые слова или цепочка электронных писем расширялись в геометрической прогрессии. Были некоторых случаях, когда затраты на обнаружение были больше, чем сумма в вопрос по делу. Таким образом, судам было предоставлено право ограничивать производство ЭСИ. индивидуально в зависимости от стоимости.

Типы хранения данных

Один из способов классификации эти методы хранения для анализа пропорциональности разбивают их на пять типы:

Тип 1:  Активные онлайн-данные .Это данные, которые держатель ESI активно использует и состоит из всего активного хранилища на жестком диске дисков, сетевых серверов или в облаке. Это наиболее легкодоступный информации и является наименее затратным в обслуживании и доступе. Это «первый уровень» данные.

Тип 2:  Практически оперативные данные . Это информация, которая имеет хранились на съемных носителях, таких как флэш-накопители, внешние диски, SD карты и т. д. Сюда также входят данные, хранящиеся и доступные через удаленные устройства, такие как магнитная лента и оптические приводы.Он также считается первым уровнем, потому что данные могут быть доступны быстро и легко.

Тип 3:  Автономное хранилище и архивы . Это информация, которая была отправлена ​​на хранение — как правило, она больше не находится в активное использование, но при необходимости к ним можно получить доступ. Это данные, размещенные за пределами нормальный бизнес и должен быть физически доступен. Эти данные находятся на магнитной лента, оптические приводы и т. д. Он достаточно доступен, потому что он все еще частью обычных деловых операций.Он по-прежнему считается данными первого уровня, поскольку к нему можно получить доступ относительно легко.

Тип 4:  Файлы аварийного восстановления . Это вне офиса и обычно сжатые или зашифрованные. Эти данные могут физически храниться третьими лицами. партия, но может быть более сложным для восстановления. Данные такого рода подлежат анализ пропорциональности, потому что поиск может быть очень дорогостоящим. это второй данные яруса.

Тип 5: Удаленные, фрагментированные или поврежденные данные . Этот доступ к данным может быть затруднен или невозможен, но они также могут содержать доказательства подделки данных.Попытка восстановить эти данные может быть очень дорогой и может не дать результатов. Аргументы пропорциональности здесь часто будут спекулятивным — например, «мы знаем, что они стерли эти данные, но нам нужно получить доступ к жесткие диски, чтобы доказать это». Суды сильно различаются по тому, как они рассматривают обнаружение запросы на эти данные.[8]

Люди хранят свои данные лично на своих компьютерах, телефонах, планшетах и ​​других устройствах. Компании хранят данные на своих внутренних серверах. Все эти данные подлежат электронное обнаружение в соответствии с правилом 26 FRCP, правилами обнаружения штата, а также государственными и федеральными правила доказывания.Все эти частные данные также подлежат сохранению правила, изложенные в первом модуле.

Стороннее хранилище

Потому что облачные компании имеют физический контроль над данными, они также могут быть вызваны в суд за это данные. Кроме того, на адвокатов, использующих облачные хранилища, распространяются этические соображения относительно безопасности и конфиденциальности клиентов. Оба эти идеи будут расширены в следующих модулях.

Принципы доступа облачное хранилище также относится к компаниям, которые передают и хранят данные в обычном режиме. частью бизнес-моделей своих клиентов.Сюда входят такие телефонные компании, как Sprint и T-Mobile, а также социальные сети, такие как Facebook и Reddit. Там также компании, которые предлагают зашифрованное хранилище.

Если любой из этих компании хранят данные, которые были переданы или размещены клиентом, затем они являются сторонними компаниями по хранению данных в целях реагирования на обнаружение запросы или повестки. Кто является фактическим владельцем данных, может быть неясно, но все компании, которые по какой-либо причине хранят чужие данные, будь то клиент даже знает, что данные хранятся, подлежат электронному обнаружению.[9]

Как любой потенциальный доказательства, все документы ESI подлежат анализу цепочки поставок для определить их подлинность. Это делается путем просмотра метаданных документы и устройства хранения для отслеживания создания и истории документа.[10]

Формы Информация, хранящаяся в электронном виде

Вот некоторые основные формы ESI и то, как каждая из них может создавать трудности при электронном открытии.

Электронная почта

Преобладает электронная почта форма ESI, составляющая, по одной оценке, 90% всех электронных открытий.[То есть потому что не все пишут сообщения, не все используют социальные сети и не все хранит данные в облаке, но все пользуются электронной почтой.] Электронная почта архивируется, поэтому к нему можно получить доступ, но почтовые системы часто не имеют встроенного поиска способности адекватно реагировать на запросы электронного обнаружения. Итак, есть многочисленные сторонние поисковые платформы, ориентированные на электронную почту, доступные на рынке.

Базы данных

Базы данных также присутствуют проблемы сохранения и поиска в процессе открытия.Базы данных могут содержать сотни миллионов документов и даже самый изощренный поиск платформам может потребоваться значительное количество времени и денег для правильного поиска.

При определении того, запросы на обнаружение, отправляемые владельцам базы данных, подлежат принудительному исполнению, пороговое значение вопросы вращаются вокруг пропорциональности и будут включать вопросы о стандартные и расширенные возможности отчетности базы данных, экспорт возможности, структура базы данных, возможности языка запросов, взаимодействие с пользователем и интерфейс и многое другое.Все это также может быть выражено в общих чертах и в конкретных случаях. После установления соразмерности стороны должны определить между собой, какие данные доступны и как они будут доступны и доставлено. [11] Какая информация является привилегированной, должна рассматриваться как хорошо.[12]

Обработка текстов и Электронные таблицы

Здесь у нас есть данные, которые часто изменяются и передаются множеству пользователей в ходе обычного бизнес. Метаданные меняются каждый раз, когда изменяется документ или таблица. и многочисленные версии могут храниться на различных устройствах.В погоне за всеми версий этих документов и электронных таблиц на устройствах нескольких пользователей. форма детективной работы, и затраченное время может повлиять на пропорциональность.

Проблемы тоже существуют, конечно, для всех других форм ESI. Факсы — это междугородние фотокопии, но также хранятся в разных местах. Аудио- и видеофайлы, фотографии и мультимедиа часто имеют географическую привязку и собственные метаданные, но также подлежит редактированию. Другие документы подлежат аудиторскому следу, который обнаруживаемый.И, конечно же, сам Интернет является источником огромного объем информации.

Всего, пока есть много данных, которые можно обнаружить, может быть не так просто добраться до них. А также конечно, существует целая индустрия программного обеспечения для электронного обнаружения, посвященная производство продуктов, которые находят, передают и анализируют все эти данные.

Попытка сохранить Documents Private: Encryption and Passwording

Защита данных от несанкционированного доступа глаза — хакеров или других неавторизованных пользователей — требует определенных усилий со стороны хранители этих данных.Наиболее распространенные методы обеспечения конфиденциальности включают защита паролем, шифрование и физическое разделение единства хранения данных от остальной системы. Эта последняя техника называется «воздушный зазор».

Защита паролем и шифрование файлов, электронных писем, текстов и других данных является обычной практикой для пользователей для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных.[13] Столкнувшись с вызовом в суд или запрос на обнаружение, зашифрованные файлы могут вызвать проблемы, некоторые из которых могут привести к фатальным последствиям. к запросу на обнаружение.

Шифрование есть кодирование Информация; скремблирование таким образом, что только сторона с «ключом» шифрования могу перевести. Оно так же старо, как человеческое общение, и его можно проследить, по крайней мере, вплоть до времен Юлия Цезаря. Когда мы говорим о шифровании данных в В современном контексте мы имеем в виду процесс, который делает данные недоступными для считыватель, если у этого считывателя нет ключа. Базовые пароли — это тип шифрования.[14]

Зашифрованные ключи данных длинные цепочки букв, цифр и символов.Это могут быть самые разные длину, но сегодня стандартные ключи обычно имеют длину 256 символов или «бит». То 256-битное шифрование часто называют «военным уровнем».

Существует два типа ключи — одиночный ключ и открытый ключ. Один ключ находится у отправителя и получатель. Это также называется «сквозным» шифрованием и встречается в частные текстовые платформы, такие как Signal и WhatsApp. Открытые ключи используются в электронной коммерции, где одна сторона, скажем, интернет-магазин, владеет ключом, доступным для общедоступный, а затем каждый пользователь создает личный пароль для доступа к веб-сайту или купить продукт. Существует множество стандартов шифрования. Вы можете увидеть инициалы, такие как RSA, PGP, SSL, SET, DES или другие, но в юридических целях стандарт не имеет значения. Что важно, так это доступ к данным, которые прячется за ключом шифрования.

Три основных вида использования шифрования данных в правовом контексте находятся в хранилище данных, данные общение и онлайн-транзакции.

Для целей электронного обнаружения в гражданских делах суды обычно требуют, чтобы данные были незашифрованы ответчик на запрос об обнаружении или повестку в суд в соответствии с принципами открытого открытие обсуждалось в Модуле 1, поэтому большую часть времени шифрование на самом деле не большая проблема.

Основные проблемы которые могут возникнуть у гражданской стороны при попытке доступа к зашифрованным данным, те, где ключ данных недоступен — часто потому, что единственный человек, который держал ключ умер или не может быть найден.

Есть прецедент в случаях, когда ключ не может быть найден, чтобы просто объявить данные недоступными как «разумно недоступный из-за чрезмерной нагрузки или затрат». [15] Если восстановление этих данных является разумным, суд может распорядиться о таком восстановлении.

Уголовные дела Другое дело, потому что они сталкиваются с Пятой поправкой к праву оставаться молчание, что может включать право не предоставлять свои данные.Федеральные суды заняли обе стороны этого вопроса, названного «вынужденным расшифровка». Некоторые суды постановили, что Пятая поправка защищает данные[16] и некоторые постановили, что это не так.[17] Недавняя тенденция, кажется, отсутствует из Пятой поправки, защищающей данные.[18] Тем не менее, военный Суд недавно постановил, что принуждение военнослужащего к раскрытию его пароль смартфона нарушает его права Пятой поправки. С другой стороны, сотрудник правоохранительных органов Филадельфии был недавно признан виновным в неуважении к суд за заявление о том, что он не мог вспомнить свой код доступа.[20]

Стороннее хранилище услуги также подлежат вызову в суд как по гражданским, так и по уголовным делам. То правительство и Apple, например, часто находятся в ссоре из-за это — особенно с автоматическим шифрованием, которое входит в стандартную комплектацию айфон. Новые iPhone содержат возможность блокировать физический доступ к телефону правоохранительными органами, отключив порт телефона.

Повестки вслепую и Digital Forensics

Просто чтобы немного сложнее, есть независимые поставщики шифрования, которые продают службы для шифрования данных и хранения ключей специально в ответ на «слепая» повестка, то есть повестка, подаваемая в службу хранения данных. без ведома владельца данных.Например, правоохранительные может вызвать iCloud в суд для получения данных пользователя, но не уведомить пользователя.

Теперь данные отдельно зашифрованы этой «четвертой» стороной, у которой есть ключи. Четвертый сторона затем участвует в разговоре о том, какие данные становятся незашифрованными, а какие данные являются предметом привилегии или возражения.

Цифровая криминалистика

Бывают времена, когда могут потребоваться чрезвычайные меры для получения данных, которые невозможны или почти невозможно читать в его нынешнем состоянии. Это происходит, когда хранение данных устройства (например, жесткие диски или смартфоны) были повреждены, уничтожены или данные были стерты, или когда данные защищены недоступным паролем или зашифровано, а ключ недоступен.

В этих случаях компьютер на помощь приходят эксперты-криминалисты. С гражданской стороны эти рыцари Войны данных могут быть независимыми компаниями с командой технических специалистов, у которых есть инструменты для восстановить, казалось бы, потерянные данные. С криминальной стороны они могут быть агентами правоохранительных органов штата и федеральных правоохранительных органов, обученных поиску, казалось бы, невосстановимые данные.

Эти специалисты очень хороши в своем деле, но бывают случаи, когда данные просто теряются навсегда. Для Например, «стертые» данные обычно довольно легко найти, потому что полные стирание жесткого диска — это по крайней мере двухэтапный процесс, и большинство людей не включить второй шаг. В то время как разрушенный жесткий диск или смартфон могут не дать полезные данные, есть случаи, когда данные были скопированы без ведома пользователя устройства и, таким образом, могут быть найдены.

Восстановление «утерянного» данные могут быть очень дорогостоящими как с точки зрения времени, так и технологий.

На гражданской стороне затраты на восстановление этих данных будут подлежать обычной пропорциональности проверка Правила 26 FRCP, и суд может обязать любую из сторон нести расходы по поиск или заказ, что это слишком дорого сделать. Что касается криминальной стороны, то государство возьмет на себя расходы.

В нашем следующем модуле мы обратимся к получению данных через каналы обнаружения, предусмотренные в соответствии с правила гражданского судопроизводства.

 

Практические указания Верховного суда

Практические инструкции и циркуляры регистратора издаются судами в дополнение к Регламенту суда, регулирующему судебную практику и процедуры.Ожидается, что пользователи суда будут соблюдать все практические указания и циркуляры регистратора, изданные судом. До 1994 г. практические инструкции выпускались в виде отдельных документов; однако с тех пор все практические указания были объединены в публикацию, известную как «Практические указания Верховного суда».

Предисловие главного судьи

16 марта 2010 г. Верховный суд запустил электронные практические инструкции («e-PD»). С тех пор любой, кому требуется доступ к практическим указаниям Верховного суда, может сделать это с удобством через веб-сайт Верховного суда и даже с помощью своих мобильных устройств.Электронный PD стал важным шагом, так как онлайн-версия считалась официальной версией, и были внесены поправки путем обновления онлайн-версии.

Мы продолжаем использовать преимущества технологических усовершенствований в отправлении правосудия, и мы сделали следующий шаг в этом направлении, когда 1 января 2013 года Верховный суд запустил Интегрированную электронную систему судебных разбирательств («eLitgation»). Файловая система («EFS»), которая сослужила нам хорошую службу.

eLitigation использует более сложную технологию, чем EFS, и позволяет сторонам, юристам и сотрудникам юридических фирм получать доступ к файлам дел в Интернете и использовать информацию, содержащуюся в файлах дел. Например, информация о сторонах и предмете дела может быть использована для составления повесток, исполнительных листов и других судебных документов. Молитвы, включенные в повестку, могут быть воспроизведены в протоколах онлайн-заседаний Суда и, в конечном итоге, стать частью проекта постановления суда.Кроме того, из документов в материалах дела могут быть созданы электронные пакеты, такие как пакеты состязательных бумаг, пакеты аффидевитов и установленный пакет.

eLitigation существенно перестраивает существующий судебный процесс. Он был разработан, чтобы упростить и сократить шаги, необходимые для выполнения различных задач, и избавиться от документов или шагов, которые стали излишними из-за технологий. Например, сторонам больше не нужно подавать проект постановления суда на утверждение, прежде чем подавать еще одну копию на рассмотрение.Вместо этого eLitigation автоматически сгенерирует проект постановления суда и отправит его сторонам. Запросы (ранее praecipe) на исполнительные листы больше не требуются, поскольку гербовые сборы могут взиматься в электронном виде при подаче соответствующего исполнительного листа.

Учитывая значительные улучшения, внесенные eLitigation в судебный процесс, неудивительно, что в Практические указания Верховного суда потребовались обширные поправки. Поэтому настало время выпустить новую версию e-PD.

Я горячо благодарю тех, кто участвует в разработке и внедрении eLitigation, за их значительные и неустанные усилия по совершенствованию и обновлению судебной практики в Сингапуре.

Сундареш Менон Главный судья

Январь 2013 г.

Предисловие главного судьи Чан Сек Кеонга к исправленному изданию 2010 г.

Ни одна правовая система не может обойтись без процессуальных правил, которые необходимы для обеспечения справедливого и честного исхода во всех случаях.Таким образом, Практические указания Верховного суда играют важную роль в стремлении судов добиться справедливости и поддержать верховенство закона. На заре этого нового десятилетия Верховный суд выступил с инициативой по запуску электронных практических указаний («e-PD»), которые обеспечат более легкий доступ к практическим инструкциям и удобство их использования для юристов-практиков и судей. широкой публике, чем когда-либо прежде.

Ключевой особенностью e-PD является то, что он в полной мере использует преимущества новых медиа.Доступ к нему можно получить на интернет-сайте Верховного суда, и он станет авторитетным практическим руководством, на которое будут цитировать и ссылаться все юристы, заменяя традиционную печатную версию. Будущие поправки к Практическим указаниям будут вноситься в режиме онлайн в режиме реального времени по абзацам, а не с помощью предыдущего метода физической замены исправленных страниц в печатных Практических указаниях постранично, что обеспечит безбумажный , безболезненный и мгновенный процесс исправления.Учитывая, что электронный ПД будет немедленно обновляться новыми поправками, практикующий юрист может быть уверен, что он всегда будет содержать самые последние указания по практике и процедуре.

Электронный ПД содержит предметный указатель, и он послужит полезной концептуальной дорожной картой на обширной территории практических указаний. Кроме того, e-PD предоставляет возможности цифрового поиска, позволяя находить соответствующие практические указания по ключевым словам. Затем ключевые слова выделяются в окончательных результатах поиска.Также следует отметить, что e-PD можно бесплатно загрузить (и бесплатно) полностью для использования в автономном режиме и, следовательно, он может функционировать как портативная электронная книга. Я не сомневаюсь, что все это может привести только к большей эффективности и удобству для современного практика.

Я рад запустить e-PD и поздравляю Регистратора и его команду с этим новаторским проектом.

Главный судья Чан Сек Кеонг

Что такое ESI (информация, хранящаяся в электронном виде)? Основы обнаружения электронных данных для небольших юридических фирм

Вывод: Предприятия работают с информацией, хранящейся в электронном виде (ESI), такой как документы Word, JPEG и электронные письма.Их гораздо проще хранить, использовать и защищать, чем бумажные документы. Кроме того, они упрощают и ускоряют обнаружение электронных данных. Но хитрость заключается в том, чтобы найти приложение для обнаружения электронных данных, которое использует преимущества ESI. Итак, выберите тот, который (1) имеет автоматическое распознавание символов, (2) хранит ваши данные в облаке, (3) защищает метаданные и (4) может открывать все типы файлов.

Что такое «электронно хранимая информация» (ESI)?

Это данные, которые вы храните на своем компьютере. Такие вещи, как документы, изображения, видео, аудио, электронные письма и т. д.Ваш компьютер не хранит их как «текст», «изображения», «видео» и «звуки». Он хранит их как нули и единицы, т. е. «биты». И он кодирует эти биты вместе в «файл». (с определенным «форматом»), который открывается определенным программным обеспечением. Так, например, биты могут быть закодированы с расширением файла «.docx». Это говорит вашему компьютеру открыть его с помощью Microsoft Word . Если бы файл был закодирован с расширением «. pdf», ваш компьютер использовал бы Adobe Acrobat для его открытия. Вот ESI, с которым вы будете работать чаще всего:

  • Файлы Microsoft Word (‘.расширение docx)
  • PDF-файлы (расширение «.pdf»)
  • Изображения (расширения ‘.jpeg’ или ‘.gif’, ‘.bmp’ или ‘.tiff’)
  • Электронные письма (отдельные электронные письма имеют расширение файла «.eml». Архивы электронной почты обычно имеют расширение «.pst» или «.mbox»)

Почему ESI имеет значение?

Потому что его так много повсюду. Компании теперь используют ESI, как файлы Word и электронную почту, больше, чем бумажные документы. И даже когда они используют бумажные документы, они в конечном итоге сканируют их.Итак, вся эта электронная информация нуждается в электронном обнаружении (e-discovery). Вот почему теперь суды регулярно принимают решения, устанавливающие стандарты обнаружения электронных данных.

Почему ESI так популярен?

ESI имеет ряд явных преимуществ, когда речь идет об обнаружении электронных данных: 1. Практически не занимает места Десять лет назад новое дело означало, что банкиры будут полны документов, которые вам придется просмотреть. И эти коробки займут целую комнату. Теперь вся эта информация (и многое другое) хранится на крошечном жестком диске. 2. Легко просматривать и систематизировать Потребовались дни или недели, чтобы просеять эту комнату, полную документов. Вы читали каждую страницу, делали заметки и приклеивали стикеры к важным разделам — чтобы систематизировать информацию. С ESI поисковая система находит ваши файлы за считанные секунды. И вы будете использовать теги (например, «виртуальные» стикеры), чтобы классифицировать их.
3. Вы можете получить к нему доступ из любого места. Представьте, что вы перевозите 20 банковских ящиков, полных бумажных файлов! Вместо этого новейшие приложения eDiscovery хранят ваши данные в облаке.Это означает, что вы можете получить к ним доступ из любого места — даже на ходу. Все, что вам нужно, это ноутбук и подключение к Интернету.
4. Легче защитить Хранить электронные данные в облаке безопаснее, чем хранить бумажные файлы в офисе. Бумажные файлы теряются. Они легко повреждаются (при пожарах и наводнениях). И их легко украсть. Напротив, электронные данные в облаке резервируются на нескольких серверах и защищены системой безопасности банковского уровня. 5. В нем есть бонусная информация, которой нет в бумажных файлах Электронные файлы имеют «метаданные» — т.е.е., данные о самих файлах. Это включает в себя такие вещи, как время создания файла, кто его создал, когда он был в последний раз изменен и т. д. И все эти дополнительные данные могут помочь в некоторых случаях.

Как получить максимальную отдачу от ESI для обнаружения электронных данных?

Выберите правильное программное обеспечение для обнаружения электронных данных. Ваше программное обеспечение должно:

  • Автоматическое распознавание текста. Optical Character Recognition (OCR) — это программный инструмент, который преобразует отсканированные документы в текстовые файлы, в которых программа eDiscovery может выполнять поиск по ключевым словам. Узнайте больше об распознавании символов.
  • Сохраните свой ESI в облаке . Как мы видели, это упрощает доступ к нему. И это лучше защищено, чем если бы оно было на приватных серверах. Узнайте больше о том, почему облако лучше частных серверов.
  • Защитите свои метаданные, , потому что их легко повредить. Например, вы измените дату «последнего доступа» к метаданным, если откроете файл, скопируете файл на другой компьютер, запишете файл на CD или DVD или перешлете электронное письмо.Вы даже сможете изменить сотни файлов, просто загрузив компьютер, на котором есть улики. Узнайте больше о метаданных.
  • Открыть все типы файлов из одного окна браузера. В противном случае у вас было бы открыто несколько окон — по одному для документов Word, изображений, электронных писем, PDF-файлов и т. д. И вы будете постоянно переключаться между ними. Узнайте больше о том, как ваше приложение для обнаружения электронных данных может открывать все типы файлов.

Вам нужно программное обеспечение для обнаружения электронных данных, которое поможет вам получить максимальную отдачу от вашего ESI? Попробуйте Голдфинч.

Это приложение нового поколения для обнаружения электронных данных, которое отдает приоритет вещам, важным для небольших юридических фирм. Вот почему:

  • Это стоит всего 10 долларов в месяц за корпус емкостью 1 ГБ: это на 25 долларов меньше (ежемесячно) по сравнению с ближайшим сопоставимым программным обеспечением. И на сотни долларов меньше, чем многие другие. С GoldFynch вы точно знаете, за что платите — его цены просты и легко доступны на веб-сайте.
  • Уложиться в бюджет легко. GoldFynch имеет фиксированную пропорциональную ставку.При использовании устаревшего программного обеспечения ваш счет меняется в зависимости от того, сколько данных вы используете. – Требуется всего несколько минут, чтобы начать работу. Он работает в облаке, поэтому вы можете использовать его через веб-браузер (рекомендуется Google Chrome). Нет установки. Никаких звонков по продажам или электронных писем. Кроме того, вы получаете бесплатную полнофункциональную пробную версию (0,5 ГБ данных и лимит обработки 1 ГБ) без добавления кредитной карты.
  • Он справится даже с самыми большими ящиками. GoldFynch масштабируется от малого до большого, поскольку он находится в облаке.Так что выбирайте из нескольких размеров корпуса (от 1 ГБ до 100 ГБ и более) и не тратьте деньги на ненужное пространство.
  • Вы можете получить к нему доступ из любого места. И 24/7. Все ваши файлы зарезервированы и защищены в облаке. И вы можете следить за его серверами здесь.
  • Вам не придется беспокоиться о технических вещах. Он спроектирован, разработан и управляется одной и той же командой. Таким образом, его техническая поддержка не является аутсорсинговой. Это означает, что вы получаете быстрое и надежное обслуживание.

Хотите узнать больше о GoldFynch?

Для получения соответствующих сообщений об обнаружении электронных данных перейдите по следующим ссылкам.

Понимание информации, хранящейся в электронном виде

Обзор Роба Робинсона

Понимание информации, хранящейся в электронном виде – Элементы ESI (1)

Что такое информация, хранящаяся в электронном виде?

Информация, хранящаяся в электронном виде, или ESI, описывается EDRM как информация, хранящаяся в электронном виде на перечисленных типах носителей, независимо от исходного формата, в котором она была создана. (2)

Федеральных Гражданских процессуальных норм 26 и 34, вступивших в силу с 1 декабря 2006 г., используется широкий термин «информация, хранящаяся в электронном виде» для определения отдельной категории информации, которая, наряду с «документами» и «материальными вещами, ” подлежит раскрытию прав и обязанностей.(3)

Что такое информация?

С технологической точки зрения информация определяется как обобщение данных. Технически данные представляют собой необработанные факты и цифры, которые перерабатываются в информацию, такую ​​как сводки и итоги. Но поскольку информация также может быть необработанными данными для следующей работы или человека, эти два термина не могут быть точно определены, и оба они используются взаимозаменяемо.

Что такое данные?

  • Фактическая информация, особенно информация, организованная для анализа или используемая для обоснования или принятия решений.
  • Информатика. Числовая или другая информация, представленная в форме, пригодной для обработки компьютером.

Объем данных (Каков объем данных, о которых идет речь?)

  • Область действия объекта дело под рукой.
  • Область действия хранителя — лица, которые могли быть вовлечены в создание, просмотр или ответ на данные, которые могут содержать важную информацию по рассматриваемому вопросу.
  • Data Steward Scope — Лица, на которых возложена ответственность за управление информационными технологиями для юридических и физических лиц, которые, как определено, имеют отношение к рассматриваемому вопросу, или лица, которые имеют права доступа к приложениям и оборудованию, используемому этими юридическими лицами и организациями.
  • Географический охват — Географические местоположения юридических и физических лиц, которые могли быть вовлечены в создание, просмотр и/или реагирование на сообщения и/или документы, имеющие отношение к рассматриваемому вопросу, а также местонахождение оборудования используется для поддержки создания, передачи, просмотра и хранения этих сообщений и/или документов.
  • Область действия временных рамок — период времени, в течение которого могла быть создана, проверена или на которую была дана соответствующая информация по рассматриваемому вопросу.
  • Объем объема – Предполагаемый объем данных, который может содержать важную информацию по рассматриваемому вопросу.

 

Есть запрос?

Если у вас есть информация или предложения, о которых вы хотели бы нас спросить, сообщите нам об этом, и мы сделаем наш ответ вам приоритетным.

ComplexDiscovery — это онлайн-издание, в котором освещаются аналитические сведения и информация о кибербезопасности, данных и юридических открытиях, начиная от оригинальных исследований и заканчивая агрегированными новостями для использования специалистами в области кибербезопасности, управления информацией и обнаружения электронных данных.