Содержание

Хранения документов по личному составу

Просмотр:

Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом. Также и Конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус. А с Конституцией спорить опасно.

Нарушение в ведении кадрового документооборота

Малейшее нарушение в ведении кадрового документооборота грозит не просто штрафами, как в случае с бухгалтерской документацией, а крупными спорами и судебными разбирательствами.

Важность документов по личному составу

Дело в том, что документы по личному составу, в первую очередь, подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Если же по вине работодателя будет допущена ошибка, из-за которой будет занижен размер пенсионных выплат, работник имеет полное право подать судебный иск на довольно крупную сумму.

И такие дела чаще всего решаются в пользу пострадавшей стороны.

Источник исторических сведений

А еще хранение документов по личному составу- это важнейший источник исторических сведений для социальных и научных исследований. Именно поэтому для кадровых документов установлены самые длительные сроки хранения.

Хранение документов

Говорить о том, что их терять не стоит, излишне. И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов, как текущее, так и архивное.

Основные требования к хранению документов по личному составу:

  • отдельное помещение для текущего хранения;
  • шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;
  • ограничение доступа посторонних лиц;
  • отдельное помещение для архива и последующий контроль доступа к нему.

Посмотреть все статьи

Сроки хранения приказов в организации


Они создаются руководителем и касаются определенных аспектов. Хранение приказов осуществляется согласно нормам действующего законодательства. Здесь предусмотрены определенные сроки, которые необходимо соблюдать.

Обычно все приказы можно разделить на три вида:

  • административно-хозяйственные;
  • по личному составу;
  • приказы основной деятельности.

Для каждой из перечисленных групп документов существуют определенные сроки хранения.

Виды приказов

Сроки хранения приказов, касающихся административно-хозяйственной деятельности организации, являются минимальными. Такие документы хранятся 5 лет. К этой группе относятся приказы о правилах внутреннего распорядка, транспортных вопросах, внутренней сети и безопасности организации.

Приказы по личному составу подразделяется на 2 группы:

  1. Длительные.
  2. Кратковременные.

К длительным относятся приказы о приеме на работу, о переводе или увольнении, о длительной или зарубежной командировке, об установлении заработной платы. Эти документы хранятся 75 лет. К кратковременным относятся приказ о предоставлении отпуска, о применении дисциплинарного взыскания, о направлении на обучении, о кратковременной командировке. Срок хранения документов этой группы – 5 лет. Остальные приказы имеют отношение к основной деятельности организации.  Они хранятся на протяжении всего времени ее существования.

Сроки хранения приказов должны соблюдаться

Нарушения данного положения влечет за собой серьезные проблемы. Ваша организация может подвергнуться санкциям со стороны контролирующих органов. Когда у предприятия возникают проблемы с документами, это оборачивается большими штрафами. В некоторых случаях такую организацию могут даже закрыть. Это происходит по решению суда.

Помощь специалистов

Законодательные нормы, затрагивающие вопросы о сроках хранения приказов, содержат определенные тонкости и нюансы, разобраться в которых могут лишь специалисты. К тому же у руководителей организаций возникает немало вопросов по поводу отнесения того или иного приказа к конкретной группе. Иногда трудно разграничить административно-хозяйственную деятельность от основной. Поскольку хранение приказов имеет особую важность, необходимо знать конкретные требования по срокам.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания предлагает вам свою помощь в решении данного вопроса. Мы готовы упорядочить и систематизировать вашу документацию. Сотрудники компании смогут отнести конкретный документ к нужной группе. Мы знаем все тонкости и нюансы этого процесса и предлагаем вам свои услуги. Сроки хранение приказов в организации – сфера, где нельзя допускать нарушений. Обращайтесь к нам за помощью.

В архивном отделе администрации Барнаула хранятся документы работников более 830 ликвидированных организаций БАРНАУЛ :: Официальный сайт города

В архивном отделе администрации города Барнаула рассказали о работе с ликвидируемыми организациями.

При ликвидации муниципальных и негосударственных организаций в архив в основном передают документы по личному составу.  Ежегодно в архивный отдел на хранение поступают документы в среднем от 50 ликвидированных организаций. Всего за период существования отдела на хранение переданы документы по личному составу более 830 ликвидированных организаций, а также шести ликвидированных органов местного самоуправления

.
 
На 1 января 2021 года в архивном отделе сформировано 188 фондов, содержащих документы по личному составу. Их объем составляет более 222 тыс. единиц хранения или 83% от общего количества находящихся на хранении дел. 

Как отмечают в архиве, именно документы по личному составу играют важную роль для обеспечения конституционных прав и социальных гарантий граждан Российской Федерации. По этим документам специалисты отдела готовят архивные справки о стаже работы, заработной плате, периодах декретных отпусков, обучении и др., используемые для назначения пенсий, пособий, подтверждения льгот.

Руководителям напоминают, что при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, конкурсному управляющему, представителю ликвидационной комиссии (ликвидатору) необходимо обратиться в архивный отдел с заявлением о приеме документов, образовавшихся в результате деятельности организации. В соответствии с требованиями законодательства об архивном деле ликвидатор обязан организовать упорядочение архивных документов организации и передать их на хранение в архив

На странице архивного отдела официального сайта города Барнаула размещена информация для руководителей организаций, индивидуальных предпринимателей города по организации работы в случае ликвидации. 

Для определения состава документов, подлежащих передаче в архив, специалисты архивного отдела проводят обследования документов ликвидируемых организаций, оказывается методическая помощь по вопросам проведения обработки документов и их описания. 

После завершения работы по обработке и описанию документов, согласованию описей дел документы поступают в архивный отдел на безвозмездной основе на основании договора между ликвидатором и архивным отделом по акту приема-передачи документов и хранятся в течение установленных сроков (50/75 лет).

Жителям города для получения сведений о стаже работы или заработной плате за период работы в организации, которая в настоящее время уже ликвидирована, необходимо обратиться в государственный или муниципальный архив:

-краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Алтайского края», 656049, г.

Барнаул, ул.Анатолия, 72, телефон для справок 
8 (3852) 56-63-51, е-mail: [email protected], сайт: http://www.archiv.ab.ru;

-архивный отдел администрации города Барнаула, 656004, г.Барнаул, ул.Воровского, 115а, телефон для справок 8 (3852) 61-44-02, е-mail: [email protected] 

С перечнем ликвидированных организаций, индивидуальных предпринимателей, передавших документы на хранение в архивный отдел администрации города, можно познакомиться на странице архивного отдела официального сайта города Барнаула в разделе «Полезные документы».

В случае выявления документов ликвидированных организаций, не переданных своевременно на хранение в архивный орган, или при необходимости оказания методической и практической помощи по обработке документов необходимо обращаться в архивный отдел администрации города по адресу: г. Барнаул, ул. Воровского 115 а, телефоны для справок: 8 (3852) 61-44-04, 8 (3852) 61-42-32.


Изменился срок хранения документов по личному составу

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т. д.

Поправки, принятые Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ и вступившие в силу с 13.03.2016, изменили срок хранения указанных документов.

Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1), созданные до 2003 года, хранятся:

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Если указанные документы созданы начиная с 2003 года, то срок их хранения в перечисленных организациях будет составлять 50 лет, а не 75.

Отметим, что ранее положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. «б» п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Источник its.1c.ru

6 апреля в 10.00 Единый семинар в 100 городах проводят партнеры фирмы «1С»

Участие в семинаре бесплатное. Регистрация на семинар>>

  • 1С-Отчетность за I квартал 2016 года - на что обратить внимание
  • Новая форма 6-НДФЛ в программах 1С
  • Сложные вопросы оформления и учета счетов-фактур при посреднических операциях на практических примерах в «1С:Бухгалтерии 8»
  • Новые форматы электронных накладных и актов, практика организации обмена электронными документами в «1С:Предприятии»
  • Проверка контрагентов, оперативная сверка счетов-фактур, автозаполнение реквизитов и другие полезные сервисы 1С:ИТС
  • Новые возможности решений 1С для розничной торговли – онлайн-передача данных о продажах в ФНС, интеграция с ЕГАИС
Подробнее>>

Официальный сайт Володарского муниципального района Нижегородской области

21. 05.2021

Администрация Володарского муниципального района Нижегородской области в соответствии со ст. 39.18 Земельного кодекса РФ информирует о возможности предоставления земельных участков в аренду гражданам и крестьянским (фермерским) хозяйствам для осуществления крестьянским (фермерским) хозяйством его деятельности

20.05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», в ближайшие 1-3 час 20 мая 2021 г. в большинстве районов Нижегородской области и г. Нижнему Новгороду ожидаются грозы, местами ливни, град, отдельные усиления юго-восточного ветра порывами 13-18 м/с с со-хранением до конца дня и в первую половину ночи 21 мая

20.05.2021

В современном мире все чаще твердят о том, что гуманное обращение к животным является отражением высокого уровня развития общества

20. 05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», В период с 21 по 25 мая 2021 года в большинстве районов Нижегородской области, в лесопарковой зоне и в пригородах г. Нижнего Новгорода сохранится высокая пожароопасность лесов и торфяников (4 класс)

19.05.2021

Любой гражданин Российской Федерации не застрахован от потери своих личных вещей, чаще всего теряют мобильные телефоны. Не каждый знает, что за такую находку можно понести уголовную ответственность, если не предпринять все возможные действия для того чтобы вернуть телефон его владельцу

19.05.2021

Предлагаем Вам выбрать лучшее муниципальное образование городских и сельских поселений Володарского района, которое на Ваш взгляд лучше всего справилось с проведением весенних мероприятий по благоустройству и санитарной очистке!

18. 05.2021

С 17 по 23 мая 2021 года по инициативе Организации Объединенных Наций во всем мире проводится Шестая глобальная неделя безопасности дорожного движения

18.05.2021

Мошенники не дремлют: они придумывают новые и новые схемы, чтобы украсть ваши деньги. Главный принцип – любыми способами узнать личные данные человека. Помните: если вам звонят «из банка» с тревожными новостями, просто положите трубку и наберите номер своего банка вручную – телефон указан на обратной стороне банковской карты.

18.05.2021

Сведения о незастроенных земельных участках и территориях, которые можно быстро вовлечь в оборот граждане и предприниматели могут получить посредством электронного сервиса «Земля для стройки»

17. 05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», в ближайшие 1-2 часа с сохранением вечером 17 мая 2021 года местами по Нижегородской области ожидаются грозы

17.05.2021

По состоянию на 17.05.2021 года отмечены следующие тенденции на рынке труда Володарского района:

17.05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», 17-19 мая 2021 г. местами по Нижегородской области и г. Нижнему Новгороду ожидается жара 30-32°С

17.05.2021

с 19:00 по 22:00 15.05.2021 г. проводится на территории Володарского муниципального района специализированное профилактическое мероприятие «Мототранспорт»

16. 05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», в ближайшие 1-3 часа 16 мая 2021 г. местами по Нижегородской области и г. Нижнему Новгороду ожидаются грозы, местами ливни, град, отдельные порывы южного ветра 13-18 м/с, с сохранением явлений до конца дня и ночью 17 мая.

16.05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», В период с 16 по 20 мая 2021 года мес-тами по Нижегородской области, 19-20 мая в лесопарковой зоне и в пригородах г. Нижнего Новгорода ожидается высокая (4 класс) пожароопасность лесов и торфяников

15.05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», в ближайшие 1-3 часа 15 мая 2021г. местами по Нижегородской области и г. Нижнему Новгороду ожидаются грозы, местами ливни, град, отдельные порывы южного ветра 13-18 м/с, с сохранением явлений до конца дня и ночью 16 мая.

15.05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», в ближайшие 1-3 часа 15 мая 2021 г. местами по Нижегородской области и г. Нижнему Новгороду ожидается жара 30-32С с со-хранением до конца дня.

13.05.2021

Примите самые теплые поздравления со светлым праздником Ураза Байрам!

12.05.2021

26 мая 2021г. с 14:00 до 16:00 в приемной граждан Губернатора и Правительства Нижегородской области с соблюдением требований Федерального закона от 30 марта 1999 г. No 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и санитарно-эпидемиологических правил СП 3.1.3597-20 «Профилактика новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» будет организован личный прием граждан заместителем Губернатора Нижегородской области Морозовым Сергеем Эдуардовичем

12. 05.2021

Согласно статье 22.1 Федерального закона от 03.07.2016 N 237-ФЗ "О государственной кадастровой оценке" кадастровая стоимость здания, помещения, сооружения, объекта незавершенного строительства, машино-места, земельного участка может быть установлена ГБУ НО «Кадастровая оценка»...

12.05.2021

В настоящее время на территории Нижегородской области проведена государственная кадастровая оценка в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 N 237-ФЗ "О государственной кадастровой оценке". Уполномоченным органом по определению кадастровой стоимости объектов недвижимости на территории Нижегородской области является ГБУ НО «Кадастровая оценка»

11 мая 2021 года в 10.00 в здании администрации Володарского муниципального района, находящемся по адресу: г. Володарск, ул. Клубная д. 4, 2 этаж, каб.205, в зале заседаний прошли публичные слушания по «Отчету об исполнении районного бюджета за 2020 год».

11.05.2021

По данным ФГБУ «Верхне-Волжское УГМС», в период с 13 по 17 мая 2021г. в боль-шинстве районов г. Нижнего Новгорода и Нижегородской области ожидается аномально жаркая погода со среднесуточной температурой воздуха на 7-9°С выше климатической нормы (норма +10…+13°С).

11.05.2021

О проведении на территории Володарского муниципального района специализированного профилактического мероприятия «Бахус» 09:00 02.05.2021 г. по 21:00 10.05.2021г.

«Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)»

В молодости никто не задумывается над вопросом для чего необходимы документы по личному составу и что это за документы. Приходит время оформления пенсии, и граждане лихорадочно начинают искать информацию, подтверждающую стаж работы, размер заработной платы, а также возможность получения различных льгот. До 1990 г. процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, ликвидации государственных предприятий, а также бурного роста коммерческих структур процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утраченными.

Несовершенство законодательной базы привело к тому, что вопрос обеспечения сохранности документов по личному составу долго не решался как в стране, так и в Республике Карелия. Законодательно обязательное сохранение и передача документов по личному составу правопреемникам или при их отсутствии вышестоящему по подчиненности органу была закреплена в распоряжении Правительства Российской Федерации в 1992 году, но многие руководители не осознавали важности сохранения указанных документов. Пока не установился механизм передачи документов в муниципальные, государственные архивы, часть из них была утрачена, часть до сих пор хранится у бывших руководителей, бухгалтеров предприятий. Когда встает вопрос о назначении пенсии, они обращаются в архив с просьбой принять документы давно ликвидированных предприятий. В Республике Карелия имеются небольшие утраты документов по личному составу. В связи с многочисленными обращениями граждан, работа архива по розыску документов зачастую не дает положительных результатов. Как правило, утраченными являются документы коммерческих организаций: строительных кооперативов, небольших торговых предприятий и т.д. Однако информация о месте хранения документов по личному составу востребована гражданами, что послужило причиной создания в Архивном управлении РК электронной базы данных "Документы государственных и ведомственных архивов". Сегодня эту базу данных ведут два государственных архива: Карельский государственный архив новейшей истории и Национальный архив РК.

Невозможность получения необходимой информации для назначения пенсии из-за отсутствия документов по личному составу, большой общественный резонанс стали причиной того, что архивы были вынуждены принимать документы по личному составу ликвидированных предприятий и организаций. В Республике Карелия таким архивом стал Национальный архив РК. Отсутствие площадей для приема документов и штатных единиц для работы с ними поставило вопрос о создании специализированного архива. В 1995 году при Национальном архиве РК распоряжением Правительства РК был создан Филиал НА РК по документации личного состава, основной целью создания которого и являлся прием документов по личному составу ликвидированных организаций. За 5 лет существования Филиала НА РК по документации личного состава было принято огромное количество документов. В архив переданы в полном объеме документы существовавших в Республике Карелия (КФССР, КАССР) ведомственных архивов ликвидированных систем: Министерства торговли, лесной промышленности, строительства, Министерства сельского хозяйства. За короткий промежуток времени в архив поступило более 200 000 ед.хр. Штатная численность архива составляла 4 человека. Отсутствовал опыт работы с документами по личному составу, в т.ч. навыки исполнения запросов социально-правового характера. Все это явилось причиной того, что документы принимались на хранение в ненадлежащем виде: минимальная научно-техническая обработка, отсутствие исторических справок, предисловий к описям и др., что в дальнейшем создало и создает определенные трудности при использовании данной категории документов.

В 2001 году на базе на базе Государственного архива общественно-политических движений и формирований Карелии и Филиала Национального архива РК по документации личного состава было создано государственное учреждение "Карельский государственный архив новейшей истории", в задачи которого входит в том числе и прием документов по личному составу ликвидированных (в отсутствие правопреемника и вышестоящего органа) учреждений, организаций, предприятий. На 1.05. 2005 г. в архиве хранится 785 фондов, 261934 ед.хр. документов по личному составу.

На протяжении 5 лет делались первые шаги по отработке механизма приема документов в архив на договорной основе и работе с конкурсными управляющими. На начальном этапе существования Филиала по документации личного состава приходилось преодолевать безответственное отношение руководителей и конкурсных управляющих к документам ликвидирующихся организаций; при составлении ликвидационного баланса не предусматривались средства на упорядочение документов и передачу их в архив. Это приводило к тому, что некоторые руководители просто не передавали документы на хранение, не заботясь о социальной защищенности бывших работников.

Некоторые, не утруждая себя упорядочением документов, привозили их без предупреждения к порогу архива и выгружали, надеясь на совесть архивистов, которые не оставят документы. Чтобы предотвратить такие случаи было достигнуто соглашение с налоговой инспекцией, которая не снимала предприятие из реестра юридических лиц, пока руководитель не предъявит акт о передаче документов по личному составу в архив или справку об отсутствии деятельности, а, соответственно, об отсутствии документов по личному составу.

Однако брошенные документы поступают в архив до сих пор.
Опыт работы архива был проанализирован, сделаны выводы из сложившейся ситуации и с 1998 года ответственность руководителей за сохранность документов в Республике Карелия была закреплена законодательно. В октябре 1998 г. принято постановление Председателя Правительства Республики Карелия N 683 "О мерах по предотвращению утрат документов по личному составу юридических лиц, подлежащих ликвидации и реорганизации".

В 2000 году в закон Республики Карелия "Об административных правонарушениях" была внесена статья, в которой оговаривалась ответственность руководителей: за непринятие мер по передаче документов постоянного срока хранения и по личному составу правопреемнику или в соответствующие архивные учреждения; за нарушение установленных правил хранения документов; за их утрату, непринятие должных мер к розыску отсутствующих документов. Размер штрафа предусматривался от 5 до 30 минимальных размеров оплаты труда.

В этом же году была создана комиссия Архивного управления Республики Карелия по контролю за действующим законодательством в области архивного дела, на заседаниях которой рассматривались вопросы сохранности документов по личному составу в действующих организациях. В состав комиссии входили сотрудники отдела комплектования архива новейшей истории.

На сегодняшний день механизм приема документов по личному составу на хранение в архив отлажен. КГАНИ осуществляет прием документов от ликвидированных организаций, действовавших как на территории города Петрозаводска, так и Республики Карелия. Зав. отделом комплектования работает в тесном сотрудничестве с конкурсными управляющими, руководителями ликвидируемых предприятий. Повсеместно оказывается консультативная помощь в вопросах делопроизводства. В Северном филиале Российской правовой академии Министерства Юстиции РФ ежегодно проходят семинары для конкурсных управляющих. В лекционный курс входит выступление зав. отделом комплектования архива новейшей истории по вопросам ведения делопроизводства и архива в организациях, а также тем требованиям, которые предъявляются к документам по личному составу при их передаче в архив.

Вся работа по приему - передаче документов в архив строится на договорной основе. Конкурсные управляющие самостоятельно прорабатывают вопрос о передаче документов в районные архивы. В случае отказа (по разным причинам) обращаются в КГАНИ с просьбой принять документы на хранение. Зачастую архив новейшей истории оказывается последней инстанцией куда могут обратиться руководители по вопросу передачи документов и причина этому - дефицит площадей в муниципальных архивах. На сегодняшний день этот вопрос остро стоит и перед архивом новейшей истории.

Совместное письмо Руководителя Федерального агентства от 08.10.2004 г. и Председателя Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 05. 10.2004 г. с рекомендациями по хранению и использованию документов по личному составу может быть и могли бы решить данные проблемы, если бы имели юридическую силу и организации-неправопреемники были заинтересованы в хранении и использовании документов (материальные затраты - изменения в Устав платные, дополнительный работник для подготовки справок). В связи с дефицитом площадей и большим перспективным списком ликвидированных организаций архив новейшей истории ведет работу по разъяснению этих рекомендаций, но на практике желающих последовать им нет. А те организации-неправопреемники, которые хранят документы ликвидированной организации без внесения положения в уставные документы, вступают в конфликт с отделениями Пенсионного фонда, не принимающими в производство справки, исполненные и заверенные организациями-неправопреемниками.

После приема документов на хранение в архив на первый план выступают проблемы физической сохранности документов. При поступлении в архив документы по личному составу часто уже находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Документы по личному составу давно ликвидированных предприятий и организаций до того как попадают в архив, хранятся в неприспособленных для хранения помещениях: сырых подвалах, гаражах, контейнерах. Документы рвутся, покрываются плесенью, бумага размокает, записи расплываются, смываются. Поврежденные документы в организациях, в нарушение всех правил, реставрируются, в том числе, и с помощью скотча, что портит их и затрудняет прочтение необходимой информации. Иногда в архив поступают документы, которые хранились непосредственно в производственных помещениях - в цехах предприятий, и бумага впитала специфические запахи (в КГАНИ это документы "Рыбокомбината"), что требует дополнительной обработки. Как известно, покрытые плесенью и спорами грибков документы нельзя размещать в архивохранилищах. Однако для просушки и обработки документов в КГАНИ нет сушильных камер и вытяжных шкафов. Работа проводится на улице, в марлевых повязках, ватными тампонами. В дальнейшем, раз в три месяца, документы проверяются на наличие плесени и грибков. Используя летнее время и солнечную, сухую погоду, приходится сушить влажные документы, что значительно усложняет и увеличивает процесс приема документов на хранение. Также при высыхании коробятся листы, появляется волнообразность.

Большая часть поступающих в архив документов требует упорядочения. Часто специалистам отдела комплектования приходится выполнять все виды работ, начиная от подшивки, заканчивая составлением описи, исторической справки. Упорядочение документов также сопряжено с определенными трудностями - отсутствуют специальные помещения, препараты для специальной обработки документов (в случае необходимости), не хватает сотрудников.

В связи с поступлением большого количества запросов социально-правового характера документы по личному составу используются интенсивно, что приводит их в неудовлетворительное состояние в короткие сроки. Требуется срочная реставрация документов. Однако отсутствие лаборатории реставрации и даже должности реставратора не может не сказываться на сроках и качестве проведения реставрационных работ и сохранности документов по личному составу.

Нестандартные размеры (больших габаритов) документов при размещении их на полках в архивохранилище создают дополнительные трудности при работе сотрудников архива, исполняющих справки.

При интенсивном использовании документов по личному составу приходит в негодность оберточный материал (бумага, папки, коробки), рвутся ярлыки, веревки. Необходимы большие трудозатраты для восстановления порядка в архивохранилищах. Для этого в архиве ежемесячно проводятся санитарные дни с привлечением всех сотрудников архива.

Несколько пренебрежительное отношение к документам по личному составу, не входящих в Архивный фонд Республики Карелия, являющихся документами долговременного срока хранения, приводит к тому, что документы по личному составу размещаются в помещениях, приспособленных под архивохранилища (в КГАНИ это подвальное помещение в здании "Кареллеспрома"), где отсутствует охранная и пожарная сигнализация, вентиляция, температурно-влажностный режим не соответствует требованиям. В связи с этим зимой воздух слишком сухой и документы пересыхают и наоборот, летом при отключении отопления - высокая влажность. Указанные помещения не только не приспособлены для хранения документов, но и не соответствуют санитарно-гигиеническим требованиям, предъявляемым к помещениям, в которых в течение рабочего дня постоянно находятся сотрудники.

Основная задача сохранения документов по личному составу - соблюдение конституционных прав граждан, дающее возможность подтвердить ту или иную информацию, связанную с трудовой деятельностью граждан. Как показывает практика, востребованность сведений социально-правового характера постоянно возрастает. В КГАНИ ежегодно поступает более 5 тыс. запросов. Заявители запрашивают в архиве информацию по самым разным вопросам: подтверждение трудового стажа, льгот, размера заработной платы, сведения о награждениях, о реорганизациях предприятий и т. д.

Вопросами исполнения запросов социально-правового характера в архиве новейшей истории занимаются сотрудники сектора справок отдела использования документов. Непосредственно подготовкой архивных справок - 10 человек. Так как архив хранит документы районных предприятий, большое количество запросов поступает по почте. Также ведется прием заявителей в г. Петрозаводске. Вопросами приема заявителей, регистрации почты, отправки готовых справок жителям районов занимается один человек, поэтому прием заявителей в городе ограничен и ведется три дня в неделю. Запросы регистрируются дважды: при поступлении у секретаря в отдельных журналах и в секторе справок в электронной базе данных "Учет исполнения запросов". Инициатором и заказчиком создания программы стал архив новейшей истории. Это было продиктовано необходимостью контроля за процессом исполнения запросов социально-правового характера, начиная от его поступления до подготовки архивной справки. Также база данных позволяет выявлять повторные запросы, анализировать количество подготовленных справок каждым исполнителем.

Проблем при использовании документов по личному составу возникает очень много. В основном, эти проблемы связаны с ведением делопроизводства на предприятиях, в организациях, учреждениях; начиная с приказов, заканчивая бухгалтерскими документами по начислению заработной платы. В документах часто допускаются неточности, ошибки: в наименовании фамилии, имени, отчества; не расшифрованы инициалы; ошибки в указании должности, профессии (неправильное или сокращенное), не указываются даты издания приказов и т.д. В лицевых счетах, расчетных ведомостях инициалы указаны сокращенно. Справки, в которых инициалы не расшифрованы, отделениями Пенсионных фондов в производство не принимаются. Принадлежность сумм начислений данному заявителю определяется только через суд. Только с одним районным отделением Пенсионного фонда у архива имеется договоренность о том, что, если архив указывает в справке, что в данной организации другие работники с указанной фамилией и инициалами не значатся, такая справка у заявителя принимается. Использование в лицевых счетах, расчетных ведомостях шифров начислений и удержаний, и отсутствие в архиве их расшифровок, приводит к невозможности указать заявителю требуемую информацию по видам начислений и удержаний (выявление компенсаций, отчисления в Пенсионный фонд, удержания страховых взносов и т. д.). Стандартные формы лицевых счетов, расчетных ведомостей заполняются бухгалтерами небрежно, часто итоговые суммы начислений вписаны в другие графы, сумма к выдаче включается в сумму начислений следующего месяца, нередки карандашные приписки сумм премий, единовременных вознаграждений и т.д. Все это затрудняет исполнение запросов и порой приводит к ошибкам архивистов. В случае, когда архивистам сложно определить суммы начислений и удержаний, делаются ксерокопии документов. Однако в отделениях Пенсионного фонда их чаще всего не принимают, стараясь переложить ответственность на архивистов. С особыми трудностями архивисты сталкиваются при исполнении трудоемких и трудозатратных запросов о подтверждении льготного стажа работы.

Пенсионный фонд требует подтверждение льготного стажа по документам временного срока хранения (табели учета использования рабочего времени, приказы на отпуска) и документам постоянного срока хранения (штатные расписания, должностные инструкции), а такие документы в предыдущие годы на хранение в архив не поступали. В последнее время архив ведет прием документов с разными сроками хранения, подтверждающих льготный стаж работы.

Также возникают проблемы и с шифрами по видам работ в лицевых счетах. Расшифровки по некоторым предприятиям на хранение в архив не поступают. Связано это с тем, что конкурсные управляющие обращаются в архив по вопросам передачи документов, когда бухгалтера предприятий уже уволены, и информации по расшифровке кодов нет.

При сдаче документов в архив некоторые организации не предоставляют свои уставные документы и исторические справки, в связи с чем сложно выявить этапы реорганизации предприятия, затрагивающие изменения в наименовании, ведомственную принадлежность, а также местонахождение предприятия для подтверждения стажа работы граждан в местностях, приравненных к районам Крайнего севера.

Информация, подготовленная по имеющимся документам, часто не устраивает как самого заявителя, так и сотрудников Пенсионного фонда. Крайними в таких ситуациях оказываются архивисты, вынужденные выслушивать несправедливые обвинения, хотя, согласно правилам работы государственных архивов, необходимые сведения включается в справку так, как они указаны в документах. Объяснить эту ситуацию людям пенсионного возраста очень тяжело.

Однако, несмотря на вышеуказанные трудности, архив стремится к решению вышеперечисленных проблем путем тесного сотрудничества с конкурсными управляющими на начальном этапе передачи в архив документов по личному составу ликвидированных организаций, а также с отделениями Пенсионного фонда на этапе подготовки информации для начисления и перерасчета пенсии. С конкурсными управляющими оговариваются все проблемы, которые могут возникнуть при использовании документов. Сотрудники отдела комплектования и использования консультируют бухгалтеров, работников кадровых служб при упорядочении документов организаций, в том числе и во время проведения в архиве семинаров по делопроизводству и архиву предприятий.

Проблема сохранности документов по личному составу актуальна и сегодня. И решать ее необходимо, так как от этого напрямую зависит социальная защищенность граждан.

Зав. отделом использования документов
Власова Н.Н.
2005 г.
Источник: http://archives.karelia.ru/kgani/articles/nms.php?print=1

 


Что хранить в файлах персонала

Файлы персонала - одни из самых важных файлов в любой организации. Крайне важно убедиться, что у вас есть все необходимое, чтобы доказать, что сотрудникам разрешено работать по закону, и убедиться, что вы принимаете надлежащие меры, когда речь идет о таких вещах, как налоги и требования к страхованию. Если вы решите уволить сотрудника, также может оказаться важным показать документацию, подтверждающую поведенческие проблемы или проблемы с производительностью.

Однако с другой стороны уравнения также важно ограничить объем данных, хранящихся в файлах сотрудников.Чем больше данных вы храните в файлах сотрудников, тем больше конфиденциальной информации может быть скомпрометировано. Может быть полезно иметь руководство относительно того, что следует и не следует хранить в личном деле сотрудников.

Что хранить в файлах сотрудников

Папки с файлами сотрудников можно разделить на несколько разделов: файл персонала, конфиденциальный, льготы и платежные ведомости. В зависимости от сотрудника могут потребоваться другие категории.Разделение документов в картотеке сотрудника по разным папкам может помочь избежать случайного раскрытия конфиденциальной информации. Важно различать личное дело и документы, которые не должны храниться в личном деле.

Кадровое дело сотрудника

Кадровое дело сотрудника может включать такие документы, как:

  • Документы по набору / проверке:
    • Заявление
    • Резюме / CV
    • Стенограммы
  • Описание должности
  • Любые записи, связанные с :
    • Предложения о работе
    • Повышение или понижение в должности
    • Переводы
    • Увольнения
  • Справочник сотрудника / признательность за политику
  • Записи об обучении и обучении
  • Информация о вознаграждении и оплате
  • Награды и благодарственные письма
  • Оценка результатов работы
  • Неконкурентоспособность / конфиденциальность / другие соглашения
  • Предупреждения / дисциплинарные уведомления
  • Уведомление о прекращении трудовых отношений
  • Документация об увольнении с собеседования

Конфиденциальный файл

Конфиденциальный файл сотрудника должен включать документы, содержащие отправленные Ситуационная или конфиденциальная информация. Хранение такой документации в отдельном файле или папке поможет вам избежать случайного раскрытия содержащейся в ней информации. Эти документы могут включать:

  • Ссылки
  • Результаты проверки биографических данных
  • Формы EEO и позитивных действий
  • Результаты тестов на наркотики
  • Судебные / юридические документы
  • Алименты на ребенка или выплаты заработной платы
  • Протоколы обследований на рабочем месте
  • Трудоустройство / заработная плата запросы на подтверждение

Файл преимуществ

Информация о преимуществах и формы должны храниться в отдельной папке с файлами.Регистрация в программе Benefits проводится ежегодно, поэтому рекомендуется хранить всю необходимую информацию в отдельной папке. Эти формы пособий могут включать:

  • Формы регистрации на пособия
  • Формы назначенного получателя

Файл расчета заработной платы

Файл расчета заработной платы должен включать все записи, связанные с расчетом заработной платы, в том числе:

  • Разрешение на выплату зарплаты
  • Формы W-4
  • Расписания и записи посещаемости
  • Формы W-2
  • Повышение заработной платы
  • Вычеты из заработной платы
  • Возмещения
  • Предварительные запросы на оплату
  • Награды и премии

Дополнительные файлы

Формы, такие как I-9, сообщения об опасности У третьих лиц может потребоваться доступ к журналам обучения, медицинским записям, заявлениям о компенсации работникам, отчетам о расследованиях и отчетам об изъятиях. Привязка этих документов к личным файлам сотрудников может позволить получить доступ к конфиденциальной информации. Их отдельное хранение обеспечивает безопасность этой информации, позволяя соответствующим сторонам получать доступ к определенным данным.

Медицинская карта

Отдельная медицинская папка может использоваться для хранения любых файлов, относящихся к медицинским картам сотрудников. ADA фактически запрещает работодателям хранить медицинские файлы в общих папках сотрудников. Эти медицинские формы могут включать:

  • Медицинские анкеты
  • Заявления о выплате пособий
  • Записи об отпуске по болезни
  • Запросы FMLA
  • Записки врача
  • Заявления о компенсации работникам
  • Запросы о размещении
  • Контакты для экстренных случаев

Формы I-9

Иммиграционные формы I-9 не должны храниться в общей папке с личными делами сотрудников.Если эта форма хранится у работодателя, ее необходимо хранить отдельно от других записей сотрудника.

Чего не хранить

Информация о личной жизни сотрудников не должна храниться в их файлах. Некоторая не относящаяся к делу информация, которая была обнаружена в файлах сотрудников, включает хобби, политическую принадлежность, религию и количество детей. С добавлением анализа социальных сетей к некоторым стратегиям найма, адреса социальных сетей сотрудников - это еще одна вещь, которую следует удалить из файлов сотрудников, если они были сохранены.

Несмотря на то, что записи о производительности должны храниться в файлах, работодатели должны придерживаться фактов. Сотрудники могут попросить показать свои файлы, и файлы могут быть рассмотрены юрисконсультом или присяжными, если подан иск. Написание заметок, которые можно было бы считать дискриминационными или неуместными, в таких ситуациях могло нанести вред работодателю.

Как долго следует хранить файлы сотрудников?

По закону компании обязаны вести учет сотрудников в течение определенного периода времени, даже если они больше не работают в вашей компании. Точный срок зависит от того, где находится ваша компания. Период времени может варьироваться в зависимости от штата, поэтому важно изучить все законодательные акты, касающиеся ведения документации. Может быть хорошей идеей постоянно хранить файлы сотрудников на случай, если они понадобятся, например, для подтверждения занятости.

Следует ли хранить файлы в цифровом виде?

Бумажные файлы ушли в прошлое. Современное программное обеспечение HR позволяет хранить все документы в цифровом виде. Даже если вы решите хранить бумажные резервные копии, все файлы также следует хранить в цифровом виде.Это упрощает поиск и сортировку записей о сотрудниках. Специалистам по персоналу намного проще управлять картотекой сотрудников и получать к ней доступ, когда это делается в цифровом виде.

Очистка файлов сотрудников и обеспечение хранения только самой актуальной и актуальной информации может повысить безопасность и защитить работодателей. Использование HRIS может упростить правильное и безопасное хранение информации о сотрудниках. Если вам нужна помощь в поиске HRIS, подходящего для вашей компании, посетите нашу страницу сопоставления поставщиков, чтобы начать работу.

Где хранить записи о сотрудниках?

Как специалист по персоналу, вы знаете, насколько важно вести точный кадровый учет. Вы, вероятно, также знаете, какие из них вы собираетесь хранить - как минимум, вы должны хранить как минимум самое необходимое, как указано в этом списке, предоставленном acas.org.uk:

Личные данные , такие как имя, адрес и дата рождения
История занятости , такая как дата начала, повышение по службе и должность
Положения и условия , такие как оплата, часы работы и право на отпуск
Сведения об отсутствии например как опоздание, болезнь, беременность
Журнал несчастных случаев , охватывающий все происшествия или травмы, связанные с работой
Информация об обучении как внутренние, так и внешние
Дисциплинарные меры , включая увольнение

Но знаете ли вы, где хранить записи о сотрудниках? Есть несколько способов сделать это, некоторые из них лучше других:

1. Бумажные записи о сотрудниках

Пожалуй, самый примитивный способ хранения записей о сотрудниках, обычно это использование физических файлов, организованных в картотеке. В этом нет ничего плохого - по крайней мере, с точки зрения трудового законодательства, - но это ужасно неэффективно. Если вы так храните записи о сотрудниках, вам следует ознакомиться с нашими тремя причинами, чтобы продать свой картотечный шкаф на eBay.

2. Ручная электронная документация сотрудников

Если вы так храните информацию о сотрудниках, то, скорее всего, ваш рабочий стол завален таблицами для отслеживания отсутствия сотрудников, текстовыми файлами, содержащими контракты сотрудников, и архивами, заполненными формами запросов на отпуск и другими административными документами.Это определенно шаг вперед по сравнению с картотечными шкафами, но, безусловно, не лучший метод. Если вы настаиваете на отслеживании информации о сотрудниках вручную с помощью компьютера, по крайней мере, попробуйте создать несколько хороших шаблонов, которые упростят задачу. Вот как создать базовый график смены с помощью Microsoft Excel.

3. Облачное хранилище электронных записей сотрудников

Подобно использованию текстовых документов и таблиц, сохраненных на вашем компьютере, использование облачного хранилища для обеспечения безопасности записей сотрудников - крошечный шаг вперед с точки зрения эффективности.Использование таких инструментов, как Google Docs или Dropbox, означает, что, хотя вам все еще нужно вручную обновлять и редактировать записи о своих сотрудниках, у вас есть то преимущество, что вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время и с любого устройства. Если вы храните файлы персонала в Google Docs, то вот полезный совет для клиентов People ® : вы можете связать свои Google Docs со своей учетной записью People ® , что означает, что всякий раз, когда вы обновляете документ с помощью Google Docs, он автоматически обновляется в ваша кадровая система тоже!

4. Локальная система управления персоналом

Вы можете хранить записи о сотрудниках, используя локальную систему управления персоналом, разработанную специально для этой цели. Хотя это может занять некоторое время, чтобы установить и внедрить, вознаграждение может быть огромным - поскольку системы, как правило, специально созданы для управления персоналом, повторяющиеся ручные задачи становятся намного проще, а отслеживание становится более точным и значимым. Конечно, локальные решения все же имеют свои недостатки - как правило, их дорого покупать и дорого использовать.Узнайте о скрытых затратах на локальные системы управления персоналом здесь.

5. Облачное программное обеспечение для управления персоналом

Выбор облачной системы управления персоналом, безусловно, является наиболее эффективным местом для хранения записей о сотрудниках. Вы можете ожидать, что мы скажем это, конечно, учитывая то, что мы являемся облачной компанией по разработке программного обеспечения для персонала! Но почти во всех отношениях этот метод управления вашими данными превосходит остальные четыре руки. Например, если вы решите использовать People® для управления своими кадровыми данными, вы получите следующие преимущества:

- В вашем офисе не требуется хранилище на жестком диске или серверная

- Нет необходимости во внутренней технической команде для поддержания вашей системы в рабочем состоянии

- Неограниченное хранилище для записей ваших сотрудников

- Бесплатные шаблоны, контракты и письма

- Отслеживание, отчетность и многое другое

Конечно, есть только один способ узнать, действительно ли People ® - лучшее место для хранения ваших личных дел, - это воспользоваться бесплатной пробной версией прямо сейчас!

Какие документы содержатся в папке "Человеческие ресурсы"? | Small Business

Существует ряд форм и элементов, которые помещаются в папку отдела кадров сотрудника.Некоторые из этих форм используются для юридических целей. Остальные поданы из-за политики и протокола компании. Менеджеры по персоналу также ведут личный учет сотрудников на протяжении всей их карьеры. Небольшие компании могут сканировать все или часть документов сотрудников для создания электронных файлов. Таким образом, файлы не будут подвержены повреждениям в результате пожара, воды или кражи.

Юридические документы

Владельцы малого бизнеса должны вести определенные юридические документы для сотрудников. Одним из примеров является форма I-9, которая подтверждает, что сотрудник может легально работать в Соединенных Штатах.Компания также может хранить фотографию водительского удостоверения и карточки социального страхования сотрудника в качестве дополнительной документации для подтверждения ее правового статуса. Более того, сотрудников обычно просят заполнить формы W-4 в день их начала работы, которые включены в их папки с персоналом. Эти формы показывают количество освобождений от подоходного налога с физических лиц, требуемых сотрудником.

Рабочие документы

Отделы кадров также хранят резюме и заявки сотрудников в папках. Эти элементы обычно отправляются, когда сотрудник подает заявление о приеме на работу. Компания ведет эти записи на случай, если им понадобится проверить биографию человека. Еще один связанный с должностью документ, хранящийся в папке отдела кадров, - это должностная инструкция сотрудника. Это краткое изложение должностных обязанностей сотрудника, которые обычно делятся на различные функции, такие как управление сотрудниками, работа с коллегами, общение и технические ноу-хау.

Документы, связанные с производительностью

Проверки производительности - это другие важные документы, хранящиеся в папках отдела кадров.Ведение записей об аттестациях или обзорах сотрудников может помочь защитить бизнес от судебных исков. Например, малый бизнес может столкнуться с судебным иском о незаконном увольнении со стороны бывшего сотрудника. Владелец бизнеса может лучше доказать, что увольнение произошло из-за служебной деятельности, если у нее сохранились копии служебных аттестаций сотрудника. Точно так же в папках могут храниться записи о дисциплинарных взысканиях или рецензиях.

Прочие документы

Работодатели также хранят записи о посещаемости, наградах и истории болезни сотрудников в папках отдела кадров.Записи о посещаемости позволяют менеджерам определять, превышены ли у сотрудника дни отпуска по болезни или отпуска. Часто компании предлагают сотрудникам периодические награды, которые также могут храниться в файлах. Эти награды могут включать в себя рекламные акции «Сотрудник месяца» или особое признание. Медицинские записи обычно хранятся для обеспечения соблюдения определенных законов ADA, которые относятся к Закону об инвалидах США. Отдел кадров может создать отдельную папку для медицинских записей в целях конфиденциальности.

Советы по организации файлов сотрудников | Малый бизнес

Как владелец малого бизнеса, важно вести точный учет сотрудников с точки зрения человеческих ресурсов, а также обеспечивать соблюдение федеральных законов и законов штата. Из-за своей важности записи о сотрудниках должны быть хорошо организованы, чтобы помочь вам найти информацию, когда она вам может понадобиться. Несколько советов помогут вам разработать эффективную систему учета сотрудников и управлять ею.

Выберите подходящий метод

Выберите метод хранения файлов, который соответствует вашему личному стилю и размеру вашего бизнеса.Если ваш бизнес очень маленький - например, у вас всего два или три сотрудника - вы можете вести бумажные записи в папках, которые хранятся в запертом картотеке. Для более крупного предприятия хранение записей на компьютере может быть намного удобнее. Обязательно сделайте резервную копию любых компьютерных файлов с помощью бумажных копий или сохраните их на диске.

Создание стандартизованных форм

Для обеспечения согласованности и точности разработайте стандартизированные формы для действий, затрагивающих всех сотрудников. Типичные формы могут включать те, которые используются для оценки работы, дисциплинарных мер и корректировок заработной платы.Стандартные формы помогут вам справедливо относиться к каждому сотруднику и предоставить документацию в случае обвинений, таких как дискриминация.

Упорядочить файлы в хронологическом порядке

Чтобы упростить поиск элементов, особенно при использовании бумажной системы хранения, храните документы в хронологическом порядке. Начинайте каждый файл с документов о новом найме, которые включают такие элементы, как заявление о приеме на работу, резюме, налоговые и правительственные формы, такие как W-4 и I-9, письменное описание должности и контактную информацию для экстренных случаев.Добавляйте каждый новый элемент по мере его появления, например, ежегодную оценку производительности. Вы можете создать подпапки - например, информацию о новых сотрудниках и служебные аттестации - для каждого сотрудника и расположить документы в каждой из них в хронологическом порядке.

Включите подписанные соглашения

Если в вашей компании есть такие политики, как соглашения о недопущении конкуренции, соглашения о несоблюдении, кодекс этики или правила о сексуальных домогательствах, обязательно получите подписанное подтверждение того, что сотрудник прочитал и понял каждое из них, и сохраните их в файле . Это защитит вас в случае, если вам придется уволить сотрудника из-за нарушения одного из этих соглашений.

Конфиденциальная информация

Помните, что ваши сотрудники имеют законное право просматривать файлы своих сотрудников. Это означает, что вы должны быть осторожны с информацией, которую вы выбираете для ввода. Например, если вы делаете подстрекательские письменные комментарии относительно этнической принадлежности или сексуальной ориентации сотрудника, вы можете открыть для себя потенциальный иск.

Ссылки

Биография писателя

Крис Джозеф пишет для веб-сайтов и онлайн-публикаций, освещая бизнес и технологии.Он имеет степень бакалавра наук по маркетингу Йоркского колледжа Пенсильвании.

Руководство для начинающих по управлению кадровой документацией

Эффективное управление людьми - важная функция любого отдела кадров. Но управление горами бумажной работы, которая сопровождает это, не менее важно для успеха вашего бизнеса.

Успешная стратегия управления кадровыми документами защищает конфиденциальные данные, повышает административную эффективность и защищает ваш бизнес от рисков. Это также дает вашим руководителям данные для принятия более эффективных решений.

С помощью следующих шагов ваш бизнес может сократить гору кадровых документов до размеров и заставить ваши кадровые документы работать на ваши команды.


Обзор: Что такое управление кадровыми документами?

Управление кадровыми документами включает в себя управление всем жизненным циклом документов сотрудников для обеспечения надлежащего хранения необходимых записей, контролируемого доступа к документам и информации и своевременного удаления устаревших файлов.


Преимущества создания системы управления кадровыми документами

Хотя создание стратегий управления файлами для вашего малого бизнеса требует времени, ваши вложения окупятся следующими преимуществами.

1. Соблюдение нормативных требований

Наиболее веской причиной наличия формальной и эффективной стратегии документооборота для HR является закон. Многочисленные федеральные законы требуют от работодателей хранить определенные записи о сотрудниках.

Некоторые должны храниться в безопасном месте. У многих есть определенные сроки хранения.Ваша система хранения документов помогает обеспечить соблюдение всех соответствующих требований.

2. Правовая защита

В дополнение к федеральным требованиям вам необходимо иметь свободный доступ к документам сотрудников, чтобы отвечать на контрольные проверки и запросы, жалобы сотрудников и судебные иски.

Например, если сотрудник подает жалобу на дискриминацию, вам может потребоваться доступ к служебной аттестации, данным о компенсациях, учетным записям рабочего времени и посещаемости, документам о приеме на работу и т. Д.

Если жалоба перерастет в расследование Комиссией по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), вам может потребоваться предоставить аналогичные документы, охватывающие весь класс сотрудников. Часто эти запросы зависят от времени.

Политика управления документами гарантирует, что вы сможете оперативно создавать все необходимые кадровые записи.

3. Безопасность и конфиденциальность

По закону работодатели также обязаны защищать конфиденциальные данные сотрудников, включая медицинскую информацию, информацию об инвалидности, номера социального страхования и другую личную информацию.

Система управления документами предписывает протоколы безопасности для удовлетворения этих требований. Примеры включают блокировку физических файлов, защиту компьютеров и другого оборудования информационных технологий (ИТ), когда оно не используется, а также защиту электронных данных с помощью паролей и шифрования.

4. Административная эффективность

Единственное, что хуже, чем работа с горами административных документов, - это снова и снова лазить на эту гору, искать документы и восстанавливать потерянные данные.План управления документами имеет решающее значение для эффективного, организованного управления персоналом.

5. Поток данных

Эффективная политика управления документами упрощает доступ к документам и их совместное использование для эффективных рабочих процессов. Если у вас есть четкое расположение и путь для каждого документа, вы можете быть уверены, что нужные документы будут доступны нужным людям по запросу.

Управление электронным документооборотом HR еще больше расширяет поток данных и доступ к ним.

Программное обеспечение, такое как DocSend, упрощает управление документами.


Как настроить систему управления кадровыми документами

Независимо от размера вашего бизнеса, вы можете создать стратегию рабочего документа, которая сэкономит ваше время и избавит вас от головной боли, выполнив следующие шаги:

Шаг 1. Сопоставьте свои документы

Начните с определения всех кадровых документов, которые собирает ваша компания. Вот типичные документы, необходимые для управления кадровыми функциями:

  • Документы по набору персонала: Объявления о вакансиях, описания должностей, заявления, резюме, заметки о собеседовании и результаты тестов
  • Записи о найме: Документы о приеме на работу, I-9, подтверждающие документы, трудовые договоры и данные о сотрудниках
  • Контракты с сотрудниками: Подписанные справочники сотрудников, соглашения о конфиденциальности и неконкурентности, письменные кадровые политики и изменения политики
  • Записи об инвалидности: Информация об инвалидности, просьбы о предоставлении жилья и запросы на отпуск
  • Медицинские и медицинские документы: Медицинские записи и генетическая информация
  • Льготные документы: Планы, предложения и документы о зачислении
  • Кадровые записи : обзоры результатов работы, отчеты о компенсациях, документы о продвижении по службе, дисциплинарные записи, документы о прекращении службы, рекомендации, и безработица записи
  • Заработная плата: Записи посещаемости, табели учета рабочего времени, квитанции о заработной плате и налоговые формы
  • Записи об отпусках: Запросы на отпуск и подтверждающие документы
  • Записи о безопасности и несчастных случаях: Отчеты об инцидентах, медицинские записи, компенсации работникам, учебные материалы по технике безопасности и записи комитета по безопасности
  • Учебные материалы: Учебные материалы и ресурсы

Шаг 2: Определите потребности в доступе

Спросите себя о каждом кадровом документе, который вы собираете или создаете:

  • Кому нужен доступ к нему документ? Все работники? Наблюдатели? Персонал отдела кадров?
  • Когда и как часто он может им понадобиться?
  • Как они могут получить к нему доступ?

Шаг 3.

Определение требований и целей хранения

Затем вам необходимо назначить даты истечения срока действия и триггеры для ваших документов.Триггеры - это события, которые запускают отсчет времени истечения документа. Например, многие документы должны храниться в течение года после увольнения сотрудника, поэтому увольнение будет спусковым механизмом для этих документов.

При настройке параметров хранения следует учесть следующие вопросы:

  • Какие документы вы должны хранить в соответствии с какими законами?
  • Как долго вы должны их хранить?
  • Какие события инициируют архивирование или удаление документа?
  • Есть ли такие причины, как юридическая ответственность, чтобы хранить их дольше? Какой уровень риска вас устраивает? Чем ниже ваш допуск, тем дольше вы должны хранить документы.

Шаг 4: Определите уровень безопасности

Еще один аспект, который должен учитывать ваш план управления документами, - это безопасность. Вот некоторые области для оценки:

  • Какой уровень безопасности требуется для защиты этого документа?
  • Защищена ли содержащаяся в нем информация законом? Например, медицинская информация и информация об инвалидности должна храниться отдельно от папок сотрудников.
  • Необходимо надежно утилизировать документ? Некоторые предметы необходимо измельчить, а другие, например, устаревшие учебные пособия, можно просто выбросить.

Шаг 5: Создание плана хранения и архивирования

Теперь, когда вы собрали всю эту информацию для каждого типа документа, вы можете начать группировать ее для создания планов хранения, доступа, рабочего процесса и архивирования. Следующие шаги помогут вам преобразовать ваши данные в рабочий план:

  • Бумажное или цифровое: Определите, какие файлы вы будете хранить в бумажных копиях, а какие - в цифровом. Можете ли вы полностью отказаться от бумаги?
  • Группировка по точкам доступа: Сгруппируйте документы по точкам доступа, чтобы понять общую картину доступа и потоков в вашей компании. Например, все сотрудники могут иметь доступ к библиотеке ресурсов. Менеджеры могут иметь доступ к определенному подмножеству записей сотрудников. У HR будет другой след документов.
  • Учитывайте требования безопасности: Отметьте группы документов, для которых требуются функции безопасности, такие как защита паролем. Если вы храните бумажные файлы, включите меры безопасности, такие как блокировка файлов и круглосуточная защита ИТ-оборудования. Вам также может потребоваться включить политику безопасности документов и обучение, чтобы создать эффективный план.

M-Files - еще одно высоко оцененное программное обеспечение для управления документами.

Шаг 6: Используйте программное обеспечение для реализации вашего плана

Многие из ваших документов и записей уже могут управляться с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы или управления персоналом. Вы также можете рассмотреть возможность использования специального программного обеспечения для управления кадровыми документами для автоматизации создания документов, доступа к ним и рабочих процессов.

Многие системы управления документами предоставляют автоматические уведомления о триггерных событиях и другие функции, чтобы упростить управление вашей кадровой документацией.

Управление цифровыми документами также упрощает обеспечение безопасности данных с помощью шифрования, защиты паролем и периодических аудитов.


Сделайте так, чтобы кадровая документация работала на вас

Комплексная, организованная система управления данными делает больше, чем просто экономит ваше административное время и избавляет от головной боли; это дает вам контроль.

Когда возникают жалобы или правовые споры, у вас всегда под рукой есть доказательства, чтобы быстро отреагировать и защитить свой бизнес. Когда ваша HR-команда планирует и вырабатывает стратегию, у вас есть свободный доступ к данным, чтобы выявить возможности и обосновать решения.

Если у вас есть вопросы о том, как у вас дела, у вас будут инструменты, чтобы быстро получить ответы. Это результат, на который стоит планировать.

Каковы наилучшие методы хранения данных о кадрах?

То, как и где вы храните данные HR, важнее, чем вы думаете. Это влияет на эффективность вашей функции управления персоналом и эффективность управления вашими сотрудниками.

Файлы

Paper и Excel тратят время и ограничивают ваши возможности отчетности, но когда вы храните данные HR для легкого доступа и анализа, вы получаете большую прозрачность своих сотрудников и инструменты для более эффективного принятия решений.

Важность правильного хранения кадровых данных

Одно дело - иметь отличные данные, а другое - иметь данные HR, которые можно использовать. Если у вас нет эффективного метода хранения кадровых данных, вы можете упустить ценные возможности использовать свои кадровые данные для мощного анализа и анализа. Опрос руководителей отдела кадров CEB (ныне Gartner) показал, что только 5% заявили, что их организация эффективно отслеживает и использует аналитику талантов.

Когда у вас есть инструменты и технологии для эффективного хранения кадровых данных, вы тратите меньше времени на поиск информации и больше времени на поддержку своих сотрудников.Использование эффективного метода хранения данных также дает следующие преимущества:

  • Помогает удовлетворить требования законодательства: Организованное хранение кадровых данных помогает соблюдать правила хранения документов о трудоустройстве Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) и Министерства труда. Это также поможет вам выполнить требования по хранению данных о сотрудниках.
  • Защищает конфиденциальность и безопасность сотрудников: Безопасное хранилище данных обеспечивает конфиденциальность сотрудников и защищает конфиденциальные данные сотрудников, такие как оплата, даты рождения и номера социального страхования.
  • Улучшает возможности отчетности: Вы можете максимально использовать данные HR, если у вас есть инструменты отчетности, которые помогут вам анализировать тенденции и принимать более эффективные решения по управлению персоналом.

Какие кадровые данные следует хранить?

Упорядочить и хранить данные HR станет проще, если у вас будет полное представление обо всей информации и документах, которые необходимо отслеживать. Обязательно выберите решение, которое может хранить данные о кадрах в следующих категориях:

Наем и размещение

  • Документы о приеме на работу I-9
  • Резюме кандидатов и данные отслеживания кандидатов
  • Письма-предложения и трудовые договоры
  • Отчеты о проверке биографических данных
  • Посадочные документы

Заработная плата

  • Сотрудник W-4s
  • Заработная плата и сотрудники W-2
  • Отчисления из заработной платы
  • Заработная плата сотрудников и сверхурочные
  • Даты вступления в силу бонусов и других выплат

Расписания и отпуска

  • Рабочее время сотрудника
  • Отчеты о сверхурочной работе
  • Записи посещаемости
  • Оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска

Льготы

  • Выборы и отчисления сотрудников
  • Сводка плана льгот

Здоровье и безопасность

  • Отчеты OSHA
  • Результаты тестирования на наркотики
  • Претензии о компенсации рабочим

Управление эффективностью

  • Эксплуатационные обзоры
  • Отчеты о производительности
  • Планы повышения производительности

Учетные записи обучения

  • Записи и даты сертификации
  • Посещаемость обучения

Разделение

  • Заявление об увольнении
  • Выходные соглашения
  • Документация COBRA
  • Примечания к выходному интервью

5 лучших методов хранения кадровых данных

На каждом этапе жизненного цикла сотрудника генерируется значительный объем данных.Вам нужно решение для хранения данных, которое сможет справиться со всем этим, а также удовлетворить ваши потребности в отчетности и доступе сотрудников. Вот пять различных методов хранения данных HR:

1. Бумажные записи

Бумага осязаема и проста в использовании, но ее легко потерять, и для нее требуется много места для хранения. Кроме того, создание отчета или анализ тенденций данных практически невозможно, когда вы пытаетесь сделать это из стопки бумаги.

Если вам необходимо сохранить некоторые данные о кадрах в бумажной форме, обязательно примите следующие меры предосторожности:

  • Храните информацию о сотрудниках в надежном месте.
  • Имейте резервные копии важной информации на случай пожара или другого повреждения.
  • Приобретите файловую систему, которая упрощает быстрый поиск информации.

2. Электронные файлы с ручным управлением

Некоторое время использование документов Word и таблиц Excel было одним из единственных способов упорядочить данные о сотрудниках в электронном виде. Электронные файлы относительно легко создавать и использовать, но у них есть некоторые недостатки, в том числе:

  • Несколько файлов могут перегрузить ваш рабочий стол.
  • Файлы большего размера труднее передать членам команды.
  • Отслеживание нескольких версий файлов обременительно.

Ручные электронные файлы могут быть уместны при работе с небольшими наборами данных, и доступ требуется лишь нескольким людям. Выполните следующие действия, чтобы максимально эффективно использовать электронные файлы, создаваемые вручную:

  • Используйте шаблоны для упрощения создания документов.
  • Добавьте защиту паролем к документам, содержащим конфиденциальную информацию о сотрудниках.
  • Установите процесс отслеживания обновлений файлов.

3. Файлы общего доступа

С появлением таких инструментов, как Dropbox и Google Docs, стало проще обмениваться данными о кадрах и обновлять их. Однако использование этих инструментов требует, чтобы вы вносили обновления и изменения вручную, а это означает, что вы по-прежнему можете испытывать несогласованность между файлами и отчетами.

Совместно используемые файлы данных способствуют сотрудничеству больше, чем бумажные или электронные файлы, созданные вручную. Чтобы безопасно использовать файлы с общим доступом для хранения данных, вам необходимо ограничить доступ для авторизованных пользователей.Вам также понадобится протокол для контроля версий, чтобы вы могли отслеживать, кто обновляет данные.

Ознакомьтесь с нашим полным руководством по управлению сотрудниками и узнайте, как оптимизация функций управления персоналом обеспечивает конкурентное преимущество. >>

4. Внутренняя система компании

Запатентованная платформа HR-данных адаптирована к вашим индивидуальным потребностям, но если ваша ИТ-команда не может поддерживать ее в рабочем состоянии и обновлять, вы можете получить систему, которая не будет развиваться вместе с вашим персоналом или потребностями вашей команды. .

Если вы используете внутреннюю систему компании, примите во внимание текущие потребности в обслуживании и обновлениях. А поскольку внутренние системы могут быть дорогостоящими, определите, есть ли альтернативные инструменты управления данными кадров, которые могут обеспечить более высокую рентабельность инвестиций.

5. Облачное решение для управления человеческим капиталом (HCM)

Облачная система HCM обеспечивает безопасность кадровых данных и возможность постоянного обновления данных во всех областях управления сотрудниками. Вместо того, чтобы управлять заработной платой, льготами и другими кадровыми услугами с помощью отдельных систем, вы можете делать все это с помощью одной интегрированной платформы.

Универсальное решение HCM позволяет вам получить общее представление о вашей рабочей силе, а также углубиться в конкретные области, чтобы вы могли создавать отчеты в таких областях, как набор персонала, управление производительностью и обучение. Хранение ваших кадровых данных в облаке также предоставляет доступ членам вашей HR-команды, а также другим назначенным вами лицам. Например, самообслуживание сотрудников предоставляет сотрудникам доступ к информации о заработной плате, а также к важным документам и формам.

Выберите комплексное решение для управления кадровыми данными

Существует множество методов хранения кадровых данных, но не все могут предоставить вам точную и актуальную информацию, необходимую для эффективного управления персоналом.Используя облачную универсальную систему управления персоналом, вы не только сохраняете точность и безопасность своих кадровых данных, но и можете отслеживать важные показатели и повышать удобство работы сотрудников с помощью самообслуживания. Дополнительные идеи, которые помогут вам выбрать наиболее полное решение для управления кадровыми данными, можно найти в нашей электронной книге Скрытые затраты на управление сотрудниками в отключенных системах .

Файлы сотрудников - О, как весело!

Оформление документов. Для некоторых мысль о чистой организации и обо всем на своем месте - блаженство.Для других это идет параллельно с удовольствием подстригать ногти на ногах или чистить желоба карниза. Администрирование - необходимая часть большинства функций управления персоналом для ведения записей, соблюдения правовых норм и эффективного управления персоналом. Оцифровка этого ведется во многих организациях. Если вы не один из них, не оставляйте сомнений в том, что нужно сохранить, а что не является приоритетом при регистрации.

Что находится в файлах сотрудников?

Моя личная привычка - иметь отдельные файлы сотрудников (с цветовой кодировкой, если вы чувствуете себя слишком необычно), чтобы отделить юридические и нормативные документы от других документов.Это не только облегчает поиск случайных предметов, но также позволяет легко узнать юридическое досье сотрудника, которое он имеет право запросить для просмотра или получить копию.

Я собираюсь разбить различные типы файлов, которые вы должны иметь для каждого сотрудника по мере необходимости. Я выделяю четыре из них, но каждая организация будет иметь разные предпочтения и требования к документации в зависимости от отрасли, что может потребовать дополнительных файлов.


Что входит в юридический файл сотрудника:

Закон Онтарио о стандартах занятости (ESA) описывает информацию, которую организации должны надежно хранить в рамках ведения учета своих сотрудников:

1. Юридическое дело

Имя, дата рождения и адрес сотрудника. Важно хранить эту информацию в безопасности и под рукой в ​​течение как минимум 3 лет после того, как сотрудник перестал работать на работодателя.

Отпуск. Вся документация и сертификаты должны храниться в файле.Любые документы, связанные с беременностью сотрудника, отцовством, критическим заболеванием или донором органов, резервистом, смертью или исчезновением ребенка в связи с преступлением, неотложной личной ситуацией, семейным опекуном или семейным медицинским отпуском, должны храниться в учете в течение 3 лет после дня истечения отпуска. .

* Я часто рекомендую, чтобы если какая-либо медицинская документация была предоставлена ​​относительно отпуска, она хранилась в отдельной медицинской карте. Все, что предоставлено сотрудником и предоставляет медицинскую информацию, должно храниться в тайне с особой тщательностью и быть доступным только тем людям, которым это абсолютно необходимо.

Информация о прекращении действия. Сюда может входить запись о дате увольнения, а также о прекращении или выходном пособии, которые должны быть включены, документы, предоставленные с окончательной зарплатой, заявление об увольнении и записи об увольнении, форма собеседования при выходе и форма комментариев интервьюера при выходе.

Трудовая книжка. Это включает в себя их заявление, резюме, стенограммы, водительские права (ТОЛЬКО, если применимо для работы), подписанное письмо с предложением о трудоустройстве, описание должности, арбитражное соглашение, записи о перемещении (если применимо) и договорные соглашения.

Справка о приеме на работу и проверка, такая как статус допуска и выписка из водителя, если требуется сохранить в файле, также будут включены в юридический файл.

Расчет заработной платы. Любая информация должна быть задокументирована и храниться в их юридическом досье в отношении ставок заработной платы и других форм компенсации, повышения или понижения заработной платы и / или оклада, записей истории компенсаций, налоговых форм, формы авторизации заработной платы, разрешения на действия по удержанию из заработной платы, записей посещаемости , оплачиваемый отпуск, форма запроса на предоплату, соглашения о погашении кредита и прямое разрешение на внесение депозита.

Аттестация результатов / отношения с сотрудниками Любой элемент, который сотрудник видел, подписывал или отправлял, должен быть занесен в юридический файл. Эти элементы будут включать аттестацию / формы оценки, обсуждаемые и просматриваемые сотрудником, и записи программы повышения производительности, проверенные вместе с сотрудником. Другие элементы, которые могут быть включены в этот заголовок: Письма о признании, благодарности и награды, отчеты о бонусах, заполненные формы предложений сотрудников, жалобы от клиентов / коллег, письменные предупреждения, итоги расследования в отношении сотрудника, а также понижения / повышения в должности и оформление документов. предоставляется им в тех случаях.

Любые предметы, которые сотрудник не просматривал и не рецензировал, безусловно, следует хранить, но в другом месте. Сюда могут входить жалобы от коллег, формы расследования с конфиденциальной информацией в отношении других сотрудников или служебная документация, которая была отмечена, но не обсуждалась с сотрудником.

Прочая информация

Контактная информация для экстренных случаев, разрешение на разглашение личной информации и запрос на проверку кадрового дела, запросы на содержание детей, а также запросы на подтверждение занятости.

2. Учебные файлы

Отдельный учебный файл важен не только для простоты просмотра информации и того, что может быть или не быть актуальным, но и в том случае, если руководящий орган хочет просмотреть записи. Записи об обучении часто не содержат такой строго конфиденциальной информации, и поэтому наличие отдельного файла снижает риск того, что личная информация человека будет увидена людьми, которые не должны иметь к ней доступа.

Этот файл может включать заявки и запросы на программы обучения, записи истории обучения, записи о возмещении расходов на обучение и анкету по инвентаризации навыков, которые могут быть включены в файл обучения.Кроме того, в учебном файле должны быть документы о приеме на работу или адаптации, подтверждающие, что сотрудник понимает и соглашается выполнять безопасную работу.

3. Медицинское дело

Любая информация, касающаяся медицинских записей, отчетов лабораторных и диагностических тестов, тестов на наркотики и алкоголь, любых медицинских записей с личной информацией или просьбой о медицинском отпуске, просьбой о немедицинском отпуске, краткосрочной или долгосрочной нетрудоспособностью Документация, отчеты о личных несчастных случаях, документы о семейном отпуске по болезни и любые другие формы или документы, содержащие медицинскую информацию, должны храниться отдельно.Опять же, для обеспечения того, чтобы только необходимые люди имели доступ к этой сугубо частной информации.

В этом файле также может храниться информация о льготах. Подтверждения в заявлении о выплате пособия, бланк заявления на медицинское страхование, бланк заявления на страхование жизни, бланки назначения получателя для страхования жизни и счета 401 (K), медицинские, стоматологические услуги, отказ от страхового покрытия, заявление о возмещении платы за обучение или платежные документы и уведомления и / или отчеты об опасных веществах.

4. Файл

WSIB

Наконец, наличие отдельного файла для каждого сотрудника после несчастного случая также полезно для того, чтобы конфиденциальная информация оставалась доступной только тем людям, которым она необходима. Файл WSIB может включать отчет о несчастном случае, любую информацию, представленную в WSIB, переписку с WSIB, Компанией и работником, а также любые примечания относительно контакта с рабочим.