Инструкция по кадровому делопроизводству по новым требованиям ГОСТа и Росархива

В 2018 году Росархив утвердил новую примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях. Применяйте ее без изменений, если работаете в кадровой службе госорганизации. Если трудитесь в коммерческой компании, используйте адаптированный вариант, который составили эксперты журнала “Справочник кадровика”. Обе версии найдете в статье.

Как составить: общие положения

Начинаем составлять должностную инструкцию делопроизводителя, опираясь на профстандарт 07.002, разработанный для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Глава, содержащая общие положения – наиболее простая для составления.

Здесь определяется, что делопроизводитель относится к категории техисполнителей и прописываются требования к кандидату на должность: начальное профобразование или среднее образование с дополнительной спецподготовкой (курсы). К стажу требований не предъявляется, но предполагается, что служащий знаком с ЛНА компании, необходимыми документами по организации документооборота на предприятии, нормами ОТ. Здесь же определяется порядок назначения на должность, снятия с нее и замещения на время отсутствия.

Должностные обязанности

В 2019 за образец функциональной карты вида деятельности в должностной инструкции делопроизводителя можно взять раздел II профстандарта 07.002. В нем довольно полно прописаны должностные обязанности.

Следует, конечно, фильтровать данный список, применяя на конкретном предприятии только те функции, которые служащий в состоянии будет выполнить, исходя из технических и организационных возможностей компании. Возможно, если учреждение крупное и занимается разнообразной деятельностью, в ее штате предусмотрено несколько делопроизводителей со своими узкоспециальными функциями – отдельно на деловую переписку, отдельно на архив и т.д.

► Как работать с документами в 2019-м: популярные советы, которым НЕЛЬЗЯ верить

Бывает и наоборот, в мелких фирмах делопроизводственную работу выполняет секретарь, будучи, к тому же, еще и помощником руководителя. Тогда его список обязанностей будет довольно широк, но это при том, что по каждому направлению работы, в общем, не много. Из приведенного в профстандарте перечня можно выбрать для включения в должностную инструкцию делопроизводителя только те виды деятельности, которые подходят служащему на конкретном предприятии, а можно расширить список, но в пределах квалификационной компетенции. В общих случаях основные функции делопроизводителя заключаются в следующем:

• работа с деловой корреспонденцией – прием, распределение, регистрация и т.п.;
• отслеживание выполнения указаний, содержащихся в документах;
• доведение до сведения персонала распоряжений директора;
• создание и ведение систематизированного бумажного и электронного реестра всей документации компании;
• организация архивного хранения;
• выдача справок.

Трудовые функции

Должностная инструкция делопроизводителя, составленная в 2019 в соответствии с профстандартом, содержит и этот раздел, самый краткий, в котором перечисляются общие направления деятельности, задачи, которые он выполняет. Обычно это:

• прием и обработка документации;
• организация хранения и учета бумаг.

► Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Права

Еще одно подтверждение того, что делопроизводитель – не низкоквалифицированный служащий, а ответственный работник, это то, что он зачастую имеет особые права, которыми директор наделяет его, чтобы он мог полноценно выполнять свою работу, например:

• контролировать выполнение приказов директора;
• иметь доступ к необходимой информации и запрашивать нужные сведения.

Разумеется, в должностной инструкции делопроизводителя в 2019 означены и общие со всеми прочими сотрудниками права: быть в курсе всех решений руководства, касающихся его работы, предлагать директору свои идеи по поводу совершенствования организации документооборота в компании.

► Электронный документ: особенности хранения

Ответственность

Как и прочий персонал, делопроизводитель несет ответственность за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, за правонарушения, совершенные во время работы и за причинение ущерба компании. Кроме того, имея особые права, нужно быть готовым и к повышенной ответственности.

Поскольку делопроизводитель в силу специфики своей деятельности знаком практически со всей документацией фирмы и действительно много знает о ее внутренних процессах, с ним обязательно заключается соглашение о неразглашении коммерческой тайны, что накладывает на него дополнительную ответственность.

Читайте также

www.pro-personal.ru

Профстандарт документоведа: каких специалистов затронут перемены?

Введение профстандарта документоведа может значительно повлиять на работников этой профессии в 2017 году. Узнайте, стоит ли корректировать требования к кандидатам и вносить изменения в должностную инструкцию.

Из статьи вы узнаете:

Повлияло ли введение профстандарта на работу документоведа в 2017 году?

Федеральный закон, устанавливающий порядок разработки профстандартов, действует на территории Российской Федерации с 1 июля 2016 года. К концу 2017 года Министерство труда успело утвердить более 2000 обязательных профстандартов. В действующем Трудовом кодексе существует статья, регулирующая порядок их применения (ст. 195.2 ТК РФ). В настоящее время работодатель обязан ориентироваться на стандарты для ряда должностей, перечень которых утвержден законодательно. Для остальных отраслей до начала 2020 года установлен переходный период, в течение которого все необходимые стандарты должны быть приняты. Таким образом, на данный момент для большинства работников их применение носит рекомендательных характер.

Профессиональный стандарт представляет собой документ, содержащий ряд норм, касающихся того или иного направления деятельности. Он не охватывает конкретную профессию и может распространяться на несколько должностей. Так, например, профстандарт №447, регулирующий сферу документоведения и документационного обеспечения управления, распространяется на библиотекарей, библиографов, документоведов, служащих, занятых приемом и информированием посетителей.

Он содержит ряд норм для этих профессий, а именно:

• перечень трудовых функций сотрудника в соответствие с занимаемой должностью и квалификацией;
• требования к уровню профессиональных знаний и практическому опыту;

Несмотря на то, что данный документ не является обязательным, многие работодатели используют его в качестве точки опоры для организации многих рабочих процессов:

• обучения и аттестации персонала;
• формирования кадровой политики;
• управленческих процессов;
• расчета внутренних тарифов на определенные работы;
• классификации тарифных разрядов;
• разработки систем оплаты труда с учетом специфики предприятия;

Так, например, профстандарт документоведа может облегчить составление должностной инструкции, позволяет корректно определить название должности, разграничить трудовые функции, выставить целесообразные требования к образованию, квалификации и опыту работника.             

Читайте также:

Многие сотрудники опасаются, что введение стандартов может  негативно повлиять на их трудовые отношения с работодателем. Однако поводов для волнения нет. Принятие профстандарта не изменяет трудовые функции и не может служить основанием для

Как оформить должностную инструкцию документоведа по профстандарту?

Законодательство обязывает работодателя использовать профессиональные стандарты для сотрудников, в отношении квалификации которых законом или нормативными актами установлены специальные требования. Кроме того, статья 57 ТК РФ предусматривает обязательное применение стандарта для работников, получающих дополнительные льготы, компенсации и премии в соответствие с занимаемой должностью.

Документовед не относится к категории должностей, для которых профессиональный стандарт обязателен к применению. Эта должность чаще всего подразумевает работу, связанную с официальной документацией. В ведении данного специалиста находятся базы данных, электронный документооборот, работа с корреспонденцией, проверка соответствия официальных документов стандартам компании. Таким образом, при составлении должностной инструкции работодатель может использовать нормы документов, регулирующих деятельность сотрудников сферы делопроизводства:

• Профессиональный стандарт №447 “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”;
• Профессиональный стандарт №1044 “Специалист по управлению документацией организации”;

При составлении должностной инструкции для документоведа из профстандарта переносят профессиональные требования к сотруднику, занимающему данную позицию:

• уровень образования;
• профессиональный стаж;
• опыт работы;
• уровень квалификации;

Если должностная инструкция была разработана до введения соответствующего профстандарта, работодатель может внести в нее ряд изменений с учетом следующих нюансов:

Если поправки носят технический характер и не касаются функциональных обязанностей, согласие сотрудника не потребуется.

При изменении должностной инструкции необходимо издать соответствующее распоряжение и оформить «Изменения к должностной инструкции» или разработать новую редакцию акта.

Какие требования к документоведу содержит профстандарт?

Профстандарт документоведа определяет требования к сотруднику в данной должности согласно его трудовым функциям. Так стандарт 1044 регламентирует необходимый уровень образования и наличие дополнительных навыков для работников сферы документационного обеспечения управления предприятием.

Согласно стандарту документовед или специалист подразделения документационного обеспечения управления должен обладать высшим образованием уровня бакалавриата или иметь дополнительное профессиональное образование по профилю деятельности.

Узнайте, как разработать эффективную стратегию самообучения на год вперед

Кроме того, стандарт содержит перечни необходимых умений для различных трудовых функций документоведа:

Таким образом, профстандарт документоведа достаточно подробно описывает все необходимые специалисту знания и умения для успешной работы в данной должности.

Как  профстандарт определяет должностные обязанности документоведа?

Должностные обязанности документоведа определяются трудовым соглашением и должностной инструкцией. Работодатель вправе использовать соответствующий профстандарт для точного формулирования обязанностей и их разграничения в зависимости от трудовых функций данного сотрудника. Как правило, обязанности документоведа включают:

• Разработку и внедрение технологических процессов работы с документацией;
• Участие в организации деятельности службы документационного обеспечения управления;
• Разработку и внедрение унифицированных систем документации;
• Систематизацию документов и информационных показателей;
• Постановку задач в сфере проектирования автоматизированных информационных систем;
• Изучение и внедрение передового опыта в области документационного обеспечения управления;
• Разработку нормативно-методической документации;
• Участие в подборе кадров службы ДОУ;

Профстандарты разграничивают трудовые функции документоведа в соответствии с уровнем квалификации сотрудника. Так в обязанности ведущего документоведа по профстандарту входит руководство деятельностью по документационному обеспечению управления и управление официальной документацией. Этот специалист отвечает за информационные потоки организации и отслеживает работу подразделений. Для этого необходимы не только глубокие знания в сфере делопроизводства, но и понимание механизмов деятельности и развития компании в целом.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Должностная инструкция в соответствии с профессиональным стандартом

Информация Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по вопросам применения профессиональных стандартов

1. Зачем разрабатываются и принимаются профессиональные стандарты?

Профессиональные стандарты носят комплексный характер и раскрывают необходимые для выполнения работником трудовых функций знания и умения. Поддержание в актуализированном состоянии информации о востребованных и перспективных профессиях, современных требованиях к работникам и учет этих требований в системе подготовки кадров должно обеспечиваться государством. Повышение профессионального уровня работников оказывает существенное влияние на производительность труда, снижение издержек работодателей на адаптацию работников при трудоустройстве, а также на конкурентоспособность работников на рынке труда.

По вопросам, возникающим на практике в связи с внедрением профессиональных стандартов, следует отметить, что ответственность и полномочия по принятию кадровых решений являются полномочиями работодателей, а профессиональный стандарт задает планку современных требований и ориентиров для выстраивания кадровой политики.

2. Как часто профессиональные стандарты будут обновляться/добавляться?

Разработка профессиональных стандартов в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. № 23 «О Правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов» (далее — постановление Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. № 23) осуществляется с учетом приоритетных направлений развития экономики и предложений Национального совета при Президенте Российской Федерации по профессиональным квалификациям.

Необходимость разработки профессиональных стандартов определяется также с учетом информации в Справочнике востребованных на рынке труда, новых и перспективных профессий (в редакции приказа Минтруда России от 10 февраля 2016 г. № 46).

Проекты профессиональных стандартов могут быть инициированы и внесены на рассмотрение в Минтруд России в установленном порядке различными организациями.

Изменения в профессиональные стандарты вносятся, как и в другие нормативные акты, при наличии обоснованных предложений либо соответствующих изменений в законодательстве Российской Федерации. Внесение изменений осуществляется в том же порядке, как разработка и утверждение в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г.

Как ввести профстандарт? Обсуждаем на примере профстандарта «Специалист по управлению персоналом»

№ 23.

3. Где можно ознакомиться с содержанием профессиональных стандартов? Как узнавать о планах разработки (актуализации) профессиональных стандартов, о внесении изменений в профессиональные стандарты или принятии новых профессиональных стандартов?

Минтруд России ведет Реестр профессиональных стандартов (перечень видов профессиональной деятельности), который размещается на сайтах Минтруда России (http://profstandart.rosmintrud.ru) и Научно- методического центра системы профессиональных квалификаций ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» Минтруда России (http://vet-bc.ru). На этих же сайтах размещается вся информация о профессиональных стандартах, в том числе о разрабатываемых и планируемых к разработке.

Кроме того, профессиональные стандарты, утвержденные приказами Минтруда России, размещаются в справочных системах правовой информации.

4. Будут ли отменены ЕТКС и ЕКС?

В перспективе планируется замена ЕТКС и ЕКС профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, утверждаемыми законодательными и иными нормативными правовыми актами, которые имеются уже и в настоящее время (например, в сфере транспорта и др.). Но такая замена, по мнению Минтруда России, будет происходит в течение достаточно длительного периода.

5.

Если квалификационный справочник и профессиональный стандарт по аналогичным профессиям (должностям) содержат различные требования к квалификации, то какими документами должен пользоваться работодатель?

Работодатель самостоятельно определяет, какой нормативный правовой акт он использует, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

6. В каких случаях применение профессиональных стандартов является обязательным? Обязаны ли работодатели применять требования к квалификации работников, содержащиеся в профессиональных стандартах, в том числе при приеме на работу? Согласно статье 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) профессиональные стандарты применяются «в качестве основы для определения требований к квалификации работников».

Каким образом должно определяться, что именно из требований должно быть положено в основу? Есть ли необходимый минимум? В каких случаях допустимо повышение, а в каких — снижение требований? В чем заключаются изменения с 1 июля 2016 года, если те требования к квалификации, в части которых будет обязателен профессиональный стандарт, ранее установлены законами и иными нормативными правовыми актами?

ТК РФ устанавливает обязательность применения требований, содержащихся в профессиональных стандартах, в том числе при приеме работников на работу, в следующих случаях:

• -согласно части второй статьи 57 ТК РФ наименование должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах, если в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений;

• -согласно статье 195.3 ТК РФ требования к квалификации работников, содержащиеся в профессиональных стандартах, обязательны для работодателя в случаях, если они установлены ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В других случаях эти требования носят рекомендательный характер.

7. Распространяется обязательность применения требований профессиональных стандартов на всех работодателей или только на государственные и муниципальные организации?

Обязательность применения требований профессиональных стандартов установлена для случаев, предусмотренных статьями 57 и 195.3 ТК РФ, и не зависит от формы собственности организации или статуса работодателя.

Что касается государственных и муниципальных организаций, то учитывая важность внедрения профессиональных стандартов для повышения производительности труда, обеспечения качества выполняемых работ (услуг), данным организациям следует провести анализ профессиональных компетенций работников на соответствие профессиональным стандартам, при необходимости составить план подготовки работников и дополнительного профессионального образования работников в рамках бюджета на соответствующий год.

8. Утвержденные Минтрудом России профессиональные стандарты являются нормативными правовыми актами. Согласно части первой статьи 195.3 ТК РФ, если ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями. Означает ли данная норма, что содержащиеся в профессиональных стандартах требования являются обязательными для применения?

Согласно статье 195.3 ТК РФ профессиональные стандарты обязательны для применения работодателями в части содержащихся в них требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Таким образом, только в части требований, установленных в ТК РФ, других федеральных законах, иных нормативных правовых актах Российской Федерации, требования профессионального стандарта являются обязательными.

При применении вышеуказанного положения статьи 195.3 ТК РФ под иными нормативными правовыми актами имеются ввиду постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы федеральных органов исполнительной власти, которые устанавливают специальные требования к работникам, выполняющим те или иные трудовые обязанности, носящие нормативный правовой характер (например, приказы Минтранса России и др). В этом случае, в части требований применяются данные нормативные правовые акты.

9. Требования профессионального стандарта должны быть прописаны в трудовом договоре/должностной инструкции работника в полном объеме или могут быть какие-либо допущения?

Работодатель определяет содержание трудового договора с учетом статьи 57 ТК РФ, должностные обязанности работников, при этом профессиональный стандарт может быть применен как рекомендательный методический документ, кроме содержащихся в нем требований, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель применяет профессиональные стандарты для определения потребности в работниках с определенным уровнем квалификации, правильного подбора и расстановки кадров, рационального разделения и организации труда, разграничения функций, полномочий и ответственности между категориями работников, определения трудовых обязанностей работников с учетом особенностей применяемых технологий, организации подготовки (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования работников, организации труда, установления систем оплаты труда.

По вопросам, возникающим на практике в связи с внедрением профессиональных стандартов, следует отметить, что ответственность и полномочия по принятию кадровых решений являются полномочиями работодателей.

10. Могут ли обязанности работников, требования к образованию и стажу, измениться автоматически в связи с принятием профессионального стандарта? Может ли быть расторгнут трудовой договор с работником, если его уровень образования или стаж работы не соответствует указанным в профессиональном стандарте? Уволить его (если он отказывается проходить обучение)?

В ТК РФ нет такого основания. Обязанности работников изменяться автоматически в связи с принятием профессионального стандарта не могут.

Объективной основой изменения обязанностей, связанных с выполнением какой-либо работы (услуги), является изменение организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), и даже в этих случаях согласно статье 74 ТК РФ изменение трудовой функции работника по инициативе работодателя не допускается. Оно может осуществляться в соответствии со статьями 72, 72.1 ТК РФ на основе соглашения между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

По вопросам соответствия работников требованиям к образованию и стажу, содержащимся в профессиональных стандартах, обращаем внимание, что данные требования являются обязательными в случаях, когда с выполнением соответствующей работы связано наличие льгот, гарантий и ограничений, либо если соответствующие требования уже установлены ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Вступление в силу профессиональных стандартов не является основанием для увольнения работников. Допуск работника к выполнению трудовой функции является полномочием работодателя.

Работодатель также вправе проводить аттестацию работников. Так, при применении квалификационных справочников и профессиональных стандартов лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Требования к квалификации», но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии назначаются на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

11. Должны ли работники привести свою квалификацию с требованиями профессиональных стандартов? Обязанность по направлению на обучение и расходы несет работодатель?

Согласно статье 196 ТК РФ необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель.

Подготовка работников и дополнительное профессиональное образование работников осуществляются работодателем на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

12. Если выполняемые работником обязанности шире, чем содержащиеся в профессиональном стандарте трудовые функции и трудовые действия, имеет ли он право требовать доплату за совмещение профессий?

Вопрос не связан с применением профессиональных стандартов.

При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, оплата труда работника производится с учетом положений статьи 151 ТК РФ.

13. Какие санкции будут применяться за неприменение или неправильное применение профессиональных стандартов?

ТК РФ устанавливает обязательность применения требований, содержащихся в профессиональных стандартах, в том числе при приеме работников на работу, в следующих случаях:

— согласно части второй статьи 57 ТК РФ наименование должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах, если в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений;

— согласно статье 195.3 ТК РФ требования к квалификации работников, содержащиеся в профессиональных стандартах, обязательны для работодателя в случаях, если они установлены ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В других случаях эти требования носят рекомендательный характер.

Таким образом, если не соблюдены указанные обязательные требования законодательства, то работодателю может быть выдано предписание об устранении выявленных нарушений трудового законодательства, а также он может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

В остальных случаях требования проверяющих органов в части применения профессиональных стандартов неправомерны.

Официальный источник: информация Минтруда России о применении ПС

u-bags.ru