Содержание

Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец

Хотите разработать должностную инструкцию для офис-менеджера? Не уверены, какие права и обязанности туда включить? Узнайте, как правильно оформить этот документ.

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция — это главный организационный документ, который дает возможность работодателю разграничить права и обязанности между сотрудниками, а также наладить взаимосвязи отдельных должностей. Она определяет функции, права, обязанности и круг ответственности для работника, занимающего определенную должность.

Данный локальный нормативный акт позволяет:

  • увеличить скорость и повысить надежность выполнения задач;
  • распределить функциональные обязанности подчиненных;
  • устранить конфликты в коллективе;
  • определить функциональные связи сотрудника;
  • конкретизировать его права;
  • повысить ответственность персонала;
  • организовать равномерную загрузку;
  • сделать моральное и материальное стимулирование более эффективным;

Должностная инструкция офис-менеджера: где взять типовой образец

При разработке должностной инструкции офис менеджера поиск образца данного документа может вызвать ряд затруднений. Дело в том, что законодательство не содержит единых требований к  ее структуре и содержанию. Более того, работодатель не обязан составлять такие акты для всех категорий сотрудников.

Для составления должностной инструкции офис-менеджера можно воспользоваться квалификационным справочником должностей. Но и в этом случае работодатель имеет право уточнить требования с учетом специфики компании, особенностей труда и управления. Допускается также уточнение и частичное изменение перечня работ, свойственных определенной должности в конкретных условиях. Работодатель сам определяет структуру и содержание нормативного акта, учитывая при этом требования трудового законодательства.

Справка

Таким образом, исходными данными для разработки документа можно считать:

  1. организационную структуру предприятия;
  2. классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
  3. положения о структурных подразделениях;
  4. классификатор функций управления;
  5. нормативы управленческого труда;
  6. результаты экспертных опросов служащих;

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В процессе ее оформления необходимо учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Получается, что образец должностной инструкции офис-менеджера — это общепринятая в делопроизводстве форма, содержание которой может варьироваться в зависимости от потребностей компании.

Читайте также:

Должностная инструкция офис менеджера: общие положения

Первый раздел должностной инструкции секретаря офис-менеджера называется «Общие положения» и содержит сведения об этой должности с учетом специфики компании-работодателя. В нем указывают:

№ п/п

Название положения

Содержание положения в должностной инструкции секретаря офис менеджера

1.1.

Точное название должности по штатному расписанию

секретарь офис-менеджер

1.2.

Категория персонала

специалисты компании

1.3.

Наименование структурного подразделения

служба документационного обеспечения управления

1.4.

Порядок назначения и освобождения от должности

приказом Генерального директора

1.5.

Подчиненность

подчиняется непосредственно Генеральному директору, в подчинении у офис-менеджера — заведующий хозяйством, курьеры, водители, уборщицы

1.6.

Правила замещения

начальник отдела кадров и офис-менеджер выполняют функции друг друга в период временного отсутствия одного из них

1.7.

Требования к профессиональной подготовке и квалификации

высшее, неполное высшее или среднее специальное образование, стаж не менее 1 года на аналогичной должности, знание делопроизводства, оргтехники, программ Microsoft Office, деловой этики

1.8.

Необходимые знания

организационно-штатная структура компании, ее внутренние процедуры и положения, задачи подразделений, функции сотрудников административного отдела, собственные права и обязанности, порядок действий при внештатных и аварийных ситуациях

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря: обязанности сотрудника

Второй раздел нормативного акта включает перечень должностных обязанностей сотрудника, занимающего позицию офис-менеджера. Описываются виды работы, операции, составляющие трудовую функцию, и сроки их выполнения. Поскольку данный акт в общем случае не является обязательным документом, функции и обязанности работника можно прописать и в трудовом договоре.

Обязанности офис-менеджера можно условно разделить на 5 групп:

Управленческие — планирование работы офиса, руководство персоналом, участие в построении организационной культуры;

Административные — организация делопроизводства, поддержание взаимосвязей между отделами, зонирование офиса;

Хозяйственные — закупка оргтехники и канцелярии, взаимодействие с поставщиками;

Контрольные — инвентаризации и ревизии, аттестация персонала;

Отчетные — ведение внутренней отчетности, подготовка отчетов для руководства;

В должностной инструкция офис менеджера с функциями секретаря должны быть закреплены обязанности, связанные с курированием звонков и переписки, оформлением и размножением документации, подготовкой совещаний.

В данный раздел среди прочих вносят задачи офис-менеджера в качестве члена коллектива. К ним относятся:

  • добросовестное выполнение трудовых обязанностей;
  • соблюдение трудовой дисциплины;
  • качественное и своевременное выполнение поручений;
  • поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
  • эффективное использование материальных ресурсов компании;
  • следование нормативным актам по охране труда и пожарной безопасности;
  • соблюдение коммерческой тайны;

Есть ли отличия в должностных инструкциях офис-менеджеров с разными функциями

Функции офис-менеджера могут отличаться по своему составу в зависимости от специфики компании, особенностей ее организационной структуры и текущих потребностей. Ввиду того что законом не предусмотрена унифицированная форма должностной инструкции офис-менеджера 2017 года, работодатель имеет право самостоятельно определять обязанности и функционал специалиста в данной должности в конкретной компании.

По усмотрению руководства инструкция может быть расширена и дополнена необходимыми для нормального функционирования офиса обязанностями. Так, например в должностной инструкция офис-менеджера с функциями секретаря могут быть определены  не только управленческие, но и хозяйственные функции. К обязанностям данного специалиста прежде всего относится обеспечение документооборота. Следовательно, он может заниматься работой с корреспонденцией, формированием дел, подготовкой и

согласованием проектов официальной документации. В некоторых компаниях для выполнения этих задач выделяют отдельного делопроизводителя. Однако в большинстве случаев эти задачи поручают офис-менеджеру

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика

Профессия офис-менеджера часто подразумевает совмещение разноплановых обязанностей. Специалист в этой должности должен успешно справляться с задачами секретаря, завхоза, администратора, делопроизводителя. Все дополнительные обязательства должны быть закреплены в трудовом договоре и локальных нормативных актах работодателя. Так, например, в должностной инструкции офис менеджера с функциями кадровика можно встретить следующие обязанности:

  • Ведение первичного кадрового документооборота;
  • Ознакомление новых работников с нормативными актами компании;
  • Оформление и подписание трудовых соглашений, приказов о приеме на работу, личных карточек;
  • Ведение журналов движения трудовых книжек;
  • Составление графика отпусков;
  • Ведение табеля учета рабочего времени;

Более того, по соглашению с работодателем может быть предусмотрено выполнение офис-менеджером функций специалиста по кадрам во время его отсутствия.

Должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж

Офис-менеджер отдела продаж в большинстве случаев напрямую связан с торговлей. В случае, если работодателю требуется кандидат, который сможет совмещать функции секретаря, администратора и менеджера по продажам, он может потребовать от кандидатов стажа в сфере реализации и навыков работы с клиентами.

Так в должностной инструкции офис менеджера отдела продаж можно встретить такие обязанности:

  • Прием и обработка заказов клиентов;
  • Информирование клиентов об изменениях в ценовой политике или ассортименте;
  • Поиск новых клиентов;
  • Анализ потребностей целевой аудитории;
  • Ведение отчетности по сбыту;
  • Участие в рабочих совещаниях;

Какие права офис менеджера закрепить в должностной инструкции

Последние разделы нормативного акта закрепляют права и обязанности офис-менеджера.

Раздел «Права» содержит перечень прав офис-менеджера, необходимых ему для выполнения обязанностей. В нем регламентируются права сотрудника: на принятие самостоятельных решений, на получение информации, на выполнение определенных действий и распоряжений, на утверждение и визирование различной документации.

Как правило, офис-менеджер имеет право на самостоятельные действия и визирование документов в рамках своей компетенции, не выполнять своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья или жизни, получать необходимую для работы информацию и требовать создания условий для сохранности документов и ценностей, информировать руководителя о недостатках в организации и предлагать пути совершенствования деятельности компании.

Раздел «Ответственность» регламентирует ответственность офис-менеджера за несоблюдение требований локальных нормативных актов работодателя, результаты и последствия собственной деятельности, неприятие действий, включенных в его обязанности.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Должностная инструкция офис-менеджера

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ТОО «_______________»

_________________________________

 

«__» _______________ 20__ года

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

ТОВАРИЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕНННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«______________»

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов, назначается на должность, перемещается и освобождается от нее приказом директора Товарищества с ограниченной ответственностью «___________» (далее – «Компания»).

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее ______________ образование и стаж работы по специальности _________.

1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно директору Компании.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

- действующим законодательством Республики Казахстан;

- Уставом Компании;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора Компании;

- внутренними нормативными актами Компании;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

- структуру Компании, направления ее деятельности;

- организацию делопроизводства, схемы документооборота;

- правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

- правила эксплуатации организационной, копировальной и вычислительной техники;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.6. Во время отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него функций.

2. ФУНКЦИИ

На офис-менеджера возлагаются следующие функции:

2.1. Административная поддержка деятельности Компании.

2.2. Выполнение поручений директора Компании при осуществлении последним профессиональной деятельности.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций офис-менеджер исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществлять:

- прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;

- работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

- организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

- работу с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;

- по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

- по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

3.2. Осуществлять прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

3.3. Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей Компании.

3.4. Обеспечивать жизнедеятельность офиса:

- заказ воды по мере необходимости;

- заказ канцелярии по мере необходимости;

- осуществление подписки на периодические издания.

3.5. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;

3.6. Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

3.7. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

3.8. Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

3.9. Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

3.10. Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.          

4. ПРАВА

Офис-менеджер имеет право:

4.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности;

4.2. Получать от руководителя, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

4.3. вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.4. требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией офис-менеджер несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Казахстан.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения ответственность наступает в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Казахстан.

 

С должностной инструкцией ознакомлен (а) _______________    _________________

                                                                                   (подпись)                          (Ф.И.О.)

                                                                                                 «___»  ____________ 20____ г.

 

скачать документ: должностная инструкция_офис-менеджер

Публикации

Прочитать все статьи

acpartners.kz

Должностная инструкция офис-менеджера: права и обязанности

Должностная инструкция офис-менеджера создается работодателем для упорядочения трудовых взаимоотношений. Документ содержит требования к квалификации сотрудника, порядок назначения, освобождения его от должности, функциональные обязанности, права, ответственность работника.

І. Общие положения

1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.

2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.

3. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года, знания делопроизводства, навыки обращения с пакетами прикладных программ, оргтехникой.

4. В период отсутствия офис-менеджера права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

  • правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
  • законодательством РФ;
  • данной должностной инструкцией;
  • приказами и распоряжениями руководства.

6. Офис-менеджер должен знать:

  • гражданское, трудовое право РФ;
  • порядок заключения договоров;
  • правила оформления документации;
  • нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
  • отчетные документы, принятые в учреждении;
  • нормы делового общения и этикета.

ІІ. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.

2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.

3. Реализует документооборот организации. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов.

4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.

5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.

6. Вносит информацию в базу данных.

7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.

8. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.

9. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.

10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.

11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.

12. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.

13. Принимает посетителей.

14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.

15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.

ІІІ. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.

3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

4. Выдвигать требования к руководству о создании условий для исполнения своих полномочий, сохранности материальных ценностей, документов.

5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

6. Направлять рационализаторские предложения для совершенствования деятельности учреждения и собственной работы.

7. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность за:

1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.

3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение норм делового общения и этикета.

8. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

9. Предоставление заведомо недостоверной информации.

working-papers.ru

Должностная инструкция и обязанности офис-менеджера с функциями секретаря

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной. Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис — менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции. Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу. Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Содержание статьи

Основной регулятивный функционал

Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство. Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет.  Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты. Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.

Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:

  1. Входящая документация распределяется этим специалистом.
  2. Изучение корреспонденции.
  3. Координация деятельности нижестоящего персонала.
  4. Ведение протоколов на заседаниях.
  5. Организация приема посетителей.
  6. Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
  7. Естественно, владение оргтехникой.
  8. Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
  9. Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
  10. Контролирует технические службы.

Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.

Общие положения инструкции вакансии офис-менеджер

Общие положения дают нам информацию о классификации и специфике, здесь отображается информация, кто принимает на работу этого сотрудника, кому он подчиняется, что у него за категория. Утверждение должностной инструкции производится Генеральным директором. Изучать ее нужно до того, как заключается договор о трудоустройстве, чтобы потом не было ненужных казусов.

Итак, в этом блоке информации должностной инструкции офис-менеджера указываются следующие моменты:

  1. Является специалистом компании и решает ее организационные задачи.
  2. Непосредственное подчинение Генеральному директору.
  3. Освобождает и назначает на должность офис-менеджера Генеральный директор посредством приказа.
  4. Курьер, заведующий хозяйством, уборщица находятся в непосредственном подчинении этого специалиста.
  5. Во время отсутствия начальника отдела кадров менеджеру вменены его обязанности, включая кадровое делопроизводство.
  6. Должен иметь средне специальное, неполное высшее, высшее образование, обладать навыками работы с оргтехникой, быть уверенным пользователем ПК и программ Microsoft Office.

Офис-менедже обязан знать:

  • задачи и функции компании
  • свои права и обязанности
  • штатно-организационную структуру компании

Должностные обязанности и задачи.

Цель этого специалиста заключается в максимально эффективном организационном и документационном ведении процесса. Его работа подразумевает как исполнительную, так и руководящую деятельность. В ней могут быть небольшие отличия в зависимости от размера и статуса компании, но в целом, они похожи.

Таким образом, его основные задачи и обязанности:

  1. Контроль за документооборотом
  2. Печать документов
  3. Оформление и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Контроль своевременного исполнения сотрудниками устных поручений руководителя.
  5. Обеспечение жизнедеятельности компании (закупка воды, канцелярии и т.д.)
  6. Поддержание офисного этикета и культуры корпорации.
  7. Руководство АХО (Административно-хозяйственный отдел), если компания небольшая.
  8. Встреча посетителей.
  9. Выполнение поручений руководителя.
  10. Отправка почты.
  11. Подготвка и организация командиовок руководителя.
  12. Необходимое сопровождение всех внутриофисных процессов.

В обязанности может так же входить контроль за соблюдением инструкций по противопожарной безопасности и по охране труда.

Требования к специалисту

Такая должность, как офис-менеджер, отсутствует в Квалификационном справочнике, по этой причине каждый руководитель сам формирует требования к соискателям этой работы. Но наиболее распространенные следующие:

  • Соискатели с высшим образованием будут иметь преимущества;
  • Иметь навыки составления деловых писем, ведение протоколов;
  • Хорошее знание оргтехники;
  • Знание английского языка требуется для тех, кто собирается трудиться в иностранной компании;
  • Грамотное ведение переговоров по телефону;
  • Этика делового общения.

Офис-менеджер является правой рукой руководителя. Несомненно, он должен обладать определенными качествами, которые помогут продуктивно трудиться на благо компании.

  • Пунктуальность.

Опоздания могут случаться у других работников, но только не у офис-менеджера. Он первый, кто появляется в офисе, и он же последний, кто его покидает, проверив досконально, все ли в порядке, выключено ли то, что должно быть выключено, закрыто ли то, что должно быть закрыто, выставлена ли сигнализация. Кстати, в случае несанкционированного проникновения в офис, который выставлен на сигнализацию, одним из первых, прибывших на место должен быть именно офис-менеджер.

  • Хозяйственность.

Хороший специалист бережет бюджет компании, где он трудиться.  Получается ли экономно приобрести канцтовары, забронировать гостиницу по акции заранее для руководителя, тем самым сэкономив денежные средства.

Именно офис-менеджер ведет переписку и неграмотное изложение может бросить тень на всю компанию, причиной может быть окончание сотрудничества.

  • Коммуникабельность.

Некоммуникабельный человек вряд ли сможет хорошо работать на должности офис-менеджера. Умение общаться и вовремя поддержать разговор на любые темы является важным моментом. Но лишняя разговорчивость тоже может нанести вред, если человек не может вовремя остановится и не контролирует свою речь, ведь конкуренты не дремлют.

  • Позитивность.

Этот специалист должен быть человеком, излучающим само дружелюбие. Согласитесь, придя ранним утром на работу и встретив хмурое лицо за секретарской стойкой, вряд ли вы вдохновитесь на плодотворный рабочий процесс. Ну а если с таким выражением встречать потенциальных бизнес-партнеров, вряд ли это пойдет на пользу переговорам.

Документы для скачивания (бесплатно)

Права

У офис-менеджера много обязанностей, но он наделен и определенными правами, их нужно знать. Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы. Компетентность хорошего сотрудника определяется не только знанием своих обязанностей, но и своих прав, которыми нужно умело пользоваться:

  1. Этот специалист в праве поощрять тех работников, которые находятся у него в подчинении, но только после согласования с руководителем.
  2. Проявлять инициативу в решении определенных задач, которые находятся в его ведении.
  3. Самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированными ситуациями в рамках своей компетенции.
  4. Имеет право потребовать у директора соответствующих условий для рабочего процесса.
  5. Требовать от сотрудников доработки документации, если в ней нарушены стандарты и установленные нормы.

Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.

Ответственность

При безответственном выполнении своих прямых обязанностей или невыполнении поставленных руководителем задач, при несоблюдении сохранности документов и упущений, которые привели к материальному ущербу компании, этот работник несет ответственность. Если возникнет необходимость, этот специалист будет обязан компенсировать материальные убытки, если они возникли по его вине.

Офис – менеджер привлекается к ответственности при:

  1. При нарушении сохранения информации, которая является конфиденциальной.
  2. При несоблюдении субординации в компании.
  3. При использовании информации, которая является коммерческой.
  4. При превышении прав, установленных руководителем компании.
  5. При отсутствии должной подготовки документов.

Плюсы и минусы работы

В деятельности офис-менеджера можно отыскать много как положительных моментов, так и отрицательных, в общем как в любой работе. Он появляется в офисе раньше всех, порой приходится исполнять личные просьбы руководителя, стрессоустойчивость должна быть высокой. Если это большая компания в его обязанности входит обучение и контроль над секретарями подразделений. Подготовкой корпоративов и покупкой оргтехники занимается также он. Следить за работой водителей и курьеров вменено в обязанности этого специалиста. Нередко он принимает непосредственное участие при собеседовании новых сотрудников при приеме на работу.

Начать карьеру со службы офис-менеджера, это неплохой старт, вполне возможно, что отработав 2-3 года, выполняя ответственно и творчески свою работу, проявляя инициативу у вас появятся новые возможности. Вполне вероятно, что вас заметят и предложат новую должность. Хороший специалист, визитная карточка компании. Сейчас на рынке труда это одна из востребованных профессий.

Интересное видео-отзыв о работе офис-менеджером, возможно именно после этого видео у вас появится правильное понимание этой должности.

znaybiz.ru

Образец должностной инструкции офис менеджера

В настоящее время достаточно трудно представить работу современного предприятия без офис-менеджера.

 

Что касается  должностной инструкции офис-менеджера, то она требует серьезной проработки, поскольку в должностные обязанности лица, занимающего эту должность, входят функции секретаря, администратора, завхоза.

 

Иногда офис-менеджер занимается кадровым делопроизводством, а также первичной бухгалтерией. В этой статье рассмотрим важные нюансы этой работы и рассмотрим типичные обязанности менеджера и его полномочия.

 

 

Требования к офис менеджеру

 

Офис менеджер должен знать:

 

  • деловой этикет, правила делового общения, а также правила ведения телефонных переговоров;

  • схемы документооборота и организацию делопроизводства;

  • систему  первичного  кадрового учета, включая инструкцию по делопроизводству;

  • структуру компании и направление ее деятельности, включая его партнеров и руководителей;

  • направление деятельности организации и функции деятельности всех структурных подразделений компании;

  • правила эксплуатации вычислительной, а также организационной техники;

  • порядок  прохождения служебных документов;

  • нормы и правила охраны труда, включая противопожарную защиту и технику безопасности.

 

На  данную должность назначается физическое лицо, у которого имеется высшее или среднее профессиональное образование. Отметим, что назначение и освобождение от данной должности производится распоряжением гендиректора.

 

 

Основные обязанности

 

Офис-менеджер ежедневно получает документы, проводит их регистрацию и в результате направляет их исполнителям. Он также контролирует сроки  исполнения всех поручений директора руководителями структурных подразделений.

 

Если возникают вопросы, требующие немедленного решения, то офис-менеджер должен обязательно об этом сообщить руководству.

 

В обязанности офис менеджера также входит следующее:

 

  • Обеспечение сохранности документов, их перевод на архивное хранение или уничтожение.

  • Регистрация и учет договоров.

  • Введение учета и прием отчета доверенных лиц.

  • Введение кадрового учета, оформление отпуска и больничных других работников офиса.

  • Участие в совещаниях, которые проводит генеральный директор.

  • Обеспечение рассылки, хранение и учет распоряжений и приказов.

  • Своевременное  пополнение  всех необходимых офису запасов канцелярских принадлежностей, а также расходных материалов.

 

Офис-менеджер обязан выполнять все возложенные на него функции и обязанности, а также сохранять конфиденциальность информации, обеспечивать сохранность документов и своевременно выполнять распоряжения своего руководства.

 

 

Права офис менеджера

 

В случае, когда документы подготовлены с ошибками или нарушениями, то у офис-менеджера имеется право требовать от исполнителей  их доработки. Он вправе вносить предложения, которые направленные на оптимизацию делопроизводства и документооборота. Разрешается самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированным посещением партнеров, клиентов или других посетителей офиса.

 

Должностная инструкция может меняться или дополняться приказом гендиректора.

 

Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции офис менеджера, вариант которого можно скачать бесплатно.

uristhome.ru

Должностная инструкция офис-менеджера и иных специалистов секретариата- образец

Приложение № 

к трудовому договору № от г.

заключенному между  и

Должностная инструкция

1.

Общие положения

1.1.

Наименование структурного подразделения: .

1.2.

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и полномочия  (далее по тексту - "Работник").

1.3.

"Работник" относится к категории: .

1.4.

Порядок назначения на должность и освобождения от должности "Работника" определяется в соответствии с .

1.5.

"Работник" в своей работе руководствуется следующими документами:

- действующим законодательством РФ;

- положением о структурном подразделении;

- постановлениями и распоряжениями вышестоящей организации;

- приказами руководителя организации;

- распоряжениями руководителя структурного подразделения;

- настоящей должностной инструкцией;

- трудовым договором.

1.6.

"Работник" в своей работе непосредственно подчиняется:

1.7.

"Работнику" непосредственно подчинены:

2.

Функции

2.1.

Основные задачи и направления деятельности "Работника":

- организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

- ведение делопроизводства, формирование номенклатуры дел;

- организация телефонных переговоров, совещаний, приема посетителей;

- ведение протоколов заседаний и совещаний.

3.

Должностные обязанности

3.1.

"Работник" в рамках возложенных на него функций выполняет следующие обязанности:

- планировать рабочий день руководителя; 

- осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия; 

- сопровождать руководителя на встречах, в поездках; 

- выезжать по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем; 

- принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; 

- принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

- готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

- организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

- осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

- вести контрольно-регистрационную картотеку;

- обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

- печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных;

- организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

- копировать документы на персональном ксероксе.

3.2.

"Работник" должен выполнять основные обязанности, предусмотренные документами, регламентирующими правила внутреннего трудового распорядка и действующими в организации.

4.

Права и полномочия

4.1.

"Работник" для выполнения возложенных на него обязанностей наделяется следующими полномочиями: 

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;

- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.;

- в пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

- запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

- требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

5.

Ответственность

5.1.

"Работнику" необходимо отвечать за свои действия (бездействия) в рамках зафиксированных в п.п. 3, 4 настоящей инструкции обязанностей, прав и полномочий.

5.2.

"Работник" несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

6.

Требования к квалификации

6.1.

Требования к квалификации "Работника" установлены на основании требований документа "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. № 37).

6.2.

Квалификация "Работника" должна соответствовать следующим требованиям:

Образование: высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

- Административные навыки: "Работник" должен уметь: .

- Специальные навыки: "Работник" должен уметь: .

Опыт работы:  не менее .   

Профессиональные знания: "Работник" должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; 

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства; 

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись; 

- правила пользования приемно-переговорными устройствами; 

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; 

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики; 

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

С должностной инструкцией ознакомлен(а)  
(подпись) (расшифровка подписи)
  г.

 

www.freshdoc.ru

Должностная инструкция офис-менеджера — образец должностных обязанностей офис-менеджера

Добавлено в закладки: 0

Любая организация будет работать только в том случае, если в ней есть структура (подразделение, отдел, цех). Каждый из отделов несет ответственность за выполнение определенных задач, которые входят в круг обязанностей работников подразделения. Для того чтобы трудовые обязанности не дублировались и были грамотно распределены между всеми специалистами, существует документ – форма должностной инструкции офис-менеджера.

Общие сведения

Данный бланк содержит информацию о профессиональных требованиях к соискателю, опыту работы, его правах и обязанностях. Лист должностной инструкции офис-менеджера – своеобразная защита специалиста. В документе четко прописывается круг обязанностей сотрудника, размер заработной платы, материальные поощрения, которые работодатель должен выплатить в случае сверхурочной работы. Помимо премий, акт должностной инструкции офис-менеджера также содержит данные о правах специалиста, обязательствах и дисциплинарных взысканиях, которые могут применяться к работнику в случае невыполнения профессиональных обязанностей.

Документ должностной инструкции офис-менеджера решает сразу несколько задач. Во-первых, он ускоряет процесс адаптации работника на производстве. В бланке детально прописываются обязанности сотрудника и их объем, подчиненность и уровень ответственности, поэтому у нового специалиста не должно возникать лишних вопросов и чрезмерной инициативности, что тоже бывает вредно.

Бланк должностной инструкции офис-менеджера также очень полезен и для руководства. Грамотно составленный документ содержит четкий перечень обязанностей, которые выполняет тот или иной сотрудник. Если вдруг специалист решил уволиться или директор сам решил отстранить от работы нерадивого работника, инструкция поможет в последующем грамотно поставить задачу рекрутерам, каким именно должен быть соискатель.

Поскольку должность офис-менеджера достаточно востребована сегодня, следует внимательно подходить к составлению производственного акта. Порой, сфера деятельности сотрудника включает обязанности секретаря, рекрутера, администратора, а в некоторых случаях – бухгалтера. Вот почему договор должностной инструкции офис-менеджера обязательно должен включать основные требования к соискателю (знание основ 1С, невербальной психологии и проч.), а также иметь четкую структуру обязанностей.

Как правильно составить

К сожалению, в законодательстве не существует единых правил для составления данного производственного документа. Однако существует один общепринятый шаблон – должностной инструкции офис-менеджера он тоже касается.

Официальная бумага состоит из нескольких пунктов:

  • «Общие положения».
  • «Основные функции».
  • «Права».
  • «Ответственность».

Иногда документы дополняются разделами «Условия работы» или «Право подписи».

Положения, прописанные в каждом пункте, должны иметь четкую формулировку. Не следует использовать абстрактные понятия, например, «высокая продуктивность труда». Сотрудник и руководитель могут вкладывать разные понятия в слово «высокий». Лучше, чтобы образец должностной инструкции офис-менеджера содержал вот такие пункты: «за день сделать 10 звонков» или «за неделю оформить 20 документов».

Бланк должностной инструкции офис-менеджера

Пример должностной инструкции офис-менеджера выдается сотруднику на руки только в момент подписания трудового договора. Следовательно, соискателю не всегда хватает времени на внимательное изучение пунктов документа.

Целесообразно заранее скачать бланк должностной инструкции офис-менеджера (типовой пример) и ознакомиться с ним до встречи с руководством.

Скачать образец должностной инструкции офис-менеджера (doc, 19 КБ)

Как правильно заполнить

Схема должностной инструкции офис-менеджера достаточно проста. В самом начале документа находятся данные о руководителе, далее идут основные пункты и в конце – информация о сотруднике.

Для того чтобы заполнить бланк, необходимо указать только Ф.И.О. (полностью), дату ознакомления с бумагой и поставить подпись. В некоторых случаях, информация о сотруднике указывается не в самом документе, а на отдельном бланке, где также указана дата принятия сотрудника на работу.

Образец должностной инструкции офис-менеджера

Выдается бланк в отделе кадров или руководителем производства. Заполнять его нужно от руки. Несмотря на то, что бумага не содержит трудной для понимания информации, иногда просто не получается внимательно ее прочитать. Причина – недостаток времени или волнение, которое может возникнуть на новом месте работы.

Если предварительно скачать образец должностной инструкции офис-менеджера, можно в общих чертах ознакомиться с требованиями, выдвигаемыми к сотруднику, его правах и обязанностях в спокойной домашней обстановке.

На что обратить внимание

Изучая документ, необходимо внимательно вчитываться в каждый пункт. Если есть моменты, которые непонятны или нечетко сформулированы, нужно сразу же просить разъяснения у руководства.

Лучше, конечно же, заранее скачать должностную инструкцию офис-менеджера (типовой пример) и перечитать ее до встречи с работодателем. Это поможет сформулировать некоторое представление об обязанностях и ответственности, которая ждет в случае их невыполнения.

biznes-prost.ru