Должностная инструкция администратора офиса

Скачать должностную инструкцию
администратора офиса (.doc, 82КБ)

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. Администратор офиса должен знать:
   1. 2.1. Расположение офисных помещений.
   2. 2.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
   3. 2.3. Правила и методы организации работы офиса.
   4. 2.4. Сферу деятельности работников офиса.
   5. 2.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
   6. 2.6. Стандарты делопроизводства.
   7. 2.7. Принципы организации снабжения офиса.
   8. 2.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
   9. 2.9. Техническое оснащение офиса.
   10. 2.10. Правила пользования оргтехникой.
   11. 2.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
   12. 2.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
   13. 2.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
   14. 2.14. Основы трудового законодательства.
   15. 2.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
4. Администратор офиса подчиняется непосредственно _________.
5. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция администратора офиса

1. Общие положения.

1.1.Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора.
1.2.Администратор относится к категории профессионалов.
1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от должности в порядке, установленном действующим трудовым законодательством, приказом директора предприятия.

1.4.Должностное подчинение администратора:

1.4.1.	Прямое подчинение	Директору
1.4.2.	Дополнительное подчинение	Коммерческому директору
1.4.3.	Распоряжается	Водителем коммерческого отдела
1.4.4.	Работника замещает
1.4.5.	Работник замещает

1.5. Документы, регламентирующие деятельность администратора:

1.5.1.Внешние документы: законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
1.5.2.Внутренние документы: Устав предприятия, приказы и распоряжения руководства, должностная инструкция администратора, правила внутреннего трудового распорядка.

2. Квалификационные требования.

2.1. Среднее профессиональное.

2.2. Стаж работы на соответствующей должности – не менее 1-го года.

3. Задания и обязанности.

Администратор офиса выполняет следующие задачи и обязанности:

3.1. Прием телефонных звонков, фиксирование и передача информации сотрудникам предприятия, переадресация звонков по отделам, в зависимости от запросов.
3.2. Первичная консультация клиентов по поступающим звонкам.
3.3. Регистрация и ведение учета входящей-исходящей документации, договоров, писем и т. д.
3.4. Набор текста, коммерческих предложений и другой документации.
3.5. Выполнение работы по размещению объявлений в СМИ и кадровые агентства о приеме на работу, по заявкам руководителей структурных подразделений. Проведение первичного собеседования с претендентами на вакантную должность.
3.6. Работа по ведению сайта (ввода обновленной информации).
3.7. Ведение табеля.
3.8. Планирование маршрута транспортного средства, закрепленного средства за офисом.

3.9.Формирование заявки на закупку канцтоваров и расходных материалов для оргтехники предприятия.

4. Права.

Администратор имеет право:

4.1.Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с другими компаниями, в рамках своих служебных обязанностей.
4.2.Взаимодействовать с другими работниками предприятия, в рамках своей компетенции.
4.3.Вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.

5. Ответственность.

Администратор несет ответственность:

5.1.За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
5.2.За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовно и гражданским законодательством.

5.3.За материальный ущерб, который причинен предприятию — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

6. Должен знать.

Администратор должен знать:

6.1. Основы организации предприятия.
6.2. Положения и тенденции, существующие на рынке сбыта рекламных услуг.
6.3. Номенклатуру рекламных услуг, предоставляемых предприятием.
6.4. Порядок ценообразования.
6.5. Средства установления деловых контактов с контрагентами.
6.6. Этику делового общения и ведения переговоров.
6.7. Действующий прейскурант на услуги.
6.8. Основы технологии и организации производства полиграфической продукции и изделий наружной рекламы.
6.9. Основы законодательства о труде.
6.10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
6.11. Перспективы инновационной и инвестиционной деятельности предприятия.

6.12. Работу с вычислительной техникой, средствами телекоммуникаций и связи.

7. Другие положения.

7.1. Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй — у работника.
7.2.Разделы «Задачи и обязанности», «Права» и «Ответственность» могут быть уточнены, в связи с изменениями структуры управления, задач и функций структурного подразделения.
7.3.Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию должны быть внесены приказом генерального директора.

С инструкцией ознакомлен: «___»___________ 2013 г.

5 / 5 ( 20 голосов )

Должностная инструкция администратора офиса: обязанности, функции и права

В большинстве общественных заведений первые, кого вы встречаете, едва успев переступить порог, – это администратор. Данных специалистов нанимают гостиницы, салоны красоты, рестораны и, конечно, офисные учреждения. На них возлагают немало обязанностей, начиная с общения с гостями и партнерами и заканчивая обработкой документации.

Особенности

Стоит сказать, что администратор – весьма универсальная профессия, которая может включать в себя разносторонние обязанности. Преимущество для начинающих специалистов состоит в том, что она не требует каких-либо глубоких знаний в определенной сфере.

Большее внимание потенциальные работодатели уделяют личным качествам. Потенциальный кандидат на должность администратор офиса должен быть в меру общительным, уметь устанавливать контакты с разными людьми, грамотно излагать собственные мысли. Также преимуществом станет наличие интереса к выбранной сфере деятельности и умение проявлять стрессоустойчивость. Последнее качество непременно пригодится будущему администратору. Ему придется общаться с огромным количеством посетителей, среди которых непременно будут попадаться конфликтные. Однако даже в подобных ситуациях администратор должен уметь оставаться вежливым.

Стоит отметить, что в зависимости от политики компании в вопросе набора кадров, могут предъявляться требования к наличию высшего образования, умению работать с офисной техникой и т.д.

Рабочий график на этой должности обычно определяется режимом работы заведения, так как именно администратор открывает его по утрам и закрывает вечером. Однако при круглосуточной работе для сотрудников составляется сменный график. Как правило, офисы в подобном режиме не работают.

Стоит также обратить внимание на тот факт, что администратор и офис-менеджер – это разные профессии. Офис-менеджер фактически руководит другими сотрудниками. Администратор, в отличие от него, данную функцию не выполняет. Он всего лишь выполняет собственные функции, при необходимости взаимодействуя с другими сотрудниками офиса.

Основные обязанности

Администратор офиса, находясь на рабочем месте, должен выполнять немалое количество задач, которые на него возлагает руководство. Давайте кратко их перечислим.

• Прием и последующее распределение телефонных звонков. Во время переговоров администратор должен зафиксировать информацию и передать ее сотрудникам. При необходимости звонок следует переадресовать в другой отдел.
• Обязанности администратора офиса включают пункт, в соответствии с которым сотрудник должен оказывать первичные консультации потенциальным клиентам.
• Необходимость обработки входящей, а также исходящей документации.
• Размещение объявлений о свободных вакансиях на специализированных порталах и в кадровых агентствах. Также обязанности администратора офиса предполагают проведение первичных собеседований с потенциальными кандидатами.
• Закупка канцелярских товаров, а также расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы оргтехники.

Помимо перечисленных выше обязанностей администратор офиса фактически постоянно взаимодействует с людьми. Это и потенциальные клиенты, и действующие сотрудники компании. Именно на этого специалиста ложатся обязанности, связанные с составлением графиков для сотрудников.

Права

Количество прав, в отличие от обязанностей, значительно меньше. Итак, что позволяет администратору офиса инструкция?

• Действовать от имени компании, представляя ее интересы во взаимодействии с другими предприятиями.
• Осуществлять взаимодействие с другими сотрудниками в рамках возложенных полномочий.
• Вносить на рассмотрение предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Функции администратора офиса

Находясь на рабочем месте, данный специалист должен выполнять немалое количество возлагаемых на него задач:

• Подготовка офиса.
• Поддержание порядка.
• Обслуживание посетителей.
• Телефонное обслуживание.

Фактически количество функций может быть больше. Это зависит от списка должностных обязанностей администратора офиса в конкретном учреждении.

Подготовка офиса

Выполнение возложенных функций, как правило, начинается с подготовки к новому рабочему дню. Прибывая на свое рабочее место, администратор проверяет работу оргтехники, наличие расходных и канцелярских материалов. Далее специалист должен ознакомиться со списком посетителей и создать условия для их встречи.

Поддержание порядка

Администратор не должен напрямую заниматься уборкой и другими мероприятиями для поддержания порядка в офисе. Однако в числе его обязанностей – необходимость координировать работу обслуживающего персонала. Он должен составить график уборки, а также указать ее продолжительность.

Обслуживание посетителей

Обязанности администратора состоят также в том, чтобы договариваться с посетителями о времени визита, согласовывать их с руководителем. График визитов должен быть составлен таким образом, чтобы не возникало накладок и никому не приходилось тратить время на ожидание. Помимо этого администратор должен встречать посетителей. Именно он создает первое впечатление.

Телефонное обслуживание

Эта функция возлагается на администратора, чтобы освободить руководителя от переговоров и не отвлекать его от рабочего процесса. Некоторые вопросы сотрудник может решить самостоятельно или записать посетителя на прием в соответствии с расписанием руководителя. При выполнении данных функций сотрудник непременно должен соблюдать конфиденциальность, не разглашая посторонним доступную ему информацию.

Образец

Должностная инструкция администратора офиса может включать в себя разные пункты в зависимости от требований конкретной организации. Однако, как правило, в ней будут прописаны стандартные условия, которые принимают за образец.

• Общие положения.
• Требования к квалификации. Как правило, для потенциального администратора достаточно среднего специального образования. Наличие опыта, несомненно, станет преимуществом.
• Обязанности. Ни одна должностная инструкция не обходится без этого пункта.
• Права. Администратор, например, вправе вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.
• Дополнительные положения, которые могут включать пункты, не вошедшие в другие разделы.

Должностную инструкцию принято предоставлять новому сотруднику на ознакомление, факт которого он должен подтвердить собственной подписью.

Рабочее место

Инструкция по охране труда для администратора офиса предъявляет некоторые требования к условиям труда. Например, рабочее место должно быть расположено таким образом, чтобы сотруднику было удобно выполнять собственные обязанности. Как правило, оно находится рядом с кабинетом руководителя и позволяет наблюдать за другими сотрудниками.

Нужно понимать, что при выполнении обязанностей администратору, а также другим сотрудникам нередко приходится пользоваться офисной техникой. Вот почему размещать ее нужно таким образом, чтобы она была доступна для непродолжительной эксплуатации.

Одна из важных задач, которая четко не прописана в должностной инструкции администратора, – выполнять роли связующего звена между непосредственным руководителем и подчиненными. Поэтому сотрудник должен постараться создать благоприятную обстановку и наладить контакты с другими специалистами. Важно не только корректно передавать указания руководителя, но и уметь контролировать точность их выполнения.

По этой причине важным фактором в достижении успеха на этой должности становится умение устанавливать контакты с окружающими. Это касается и руководителей, и подчиненных. Что касается личных качеств, довольно важными из них считаются организованность и стрессоустойчивость, которые позволяют руководить другими сотрудниками и оставаться спокойным даже при общении с конфликтными посетителями.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА (РЕСЕПШИОНИСТА)

← Вернуться на страницу Должностные инструкции 

I. Общие положения

1. Администратор офиса (Ресепшионист) относится к категории технических исполнителей.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее 1 года.
3. Администратор офиса должен знать:

• Структуру управления предприятием.
• Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.
• Основы делового этикета и протокола.
• Техническое оснащение офиса.
• Маршрутизацию, принятую на предприятии.
• Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.
• Иностранный язык.
• Стандарты делопроизводства.
• Использовать современные технические средства (ПЭВМ) для создания, сохранения и передачи данных.
• Основные правила пользования оргтехникой.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________.
6. На время отсутствия администратора офиса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

 II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).
2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.
3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия.
4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (координаты лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).
5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.
6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.
7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.
8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.
9. Выполняет смежные функции.

 III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности согласно занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

 IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины. 

Должностная инструкция администратора, должностные обязанности администратора, образец должностной инструкции администратора. Подбор обслуживающего персонала для сауны: администратор

Скачать должностную инструкцию
администратора офиса (. doc, 82КБ)

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. Администратор офиса должен знать:
   1. 2.1. Расположение офисных помещений.
   2. 2.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
   3. 2.3. Правила и методы организации работы офиса.
   4. 2.4. Сферу деятельности работников офиса.
   5. 2.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
   6. 2.6. Стандарты делопроизводства.
   7. 2.7. Принципы организации снабжения офиса.
   8. 2.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
   9. 2.9. Техническое оснащение офиса.
   10. 2.10. Правила пользования оргтехникой.
   11. 2.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
   12. 2.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
   13. 2.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
   14. 2.14. Основы трудового законодательства.
   15. 2.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
4. Администратор офиса подчиняется непосредственно _________.
5. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр. ).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Администратор должен осуществлять надзор за выполнением другими работниками основных функций, а при необходимости – решение спорных ситуаций. В задачи администратора входит обеспечение слаженной работы всей команды и постоянный контроль за качеством получающихся изделий или услуг. Чтобы быть назначенным на должность администратора, достаточно иметь полное среднее или высшее образование. Многие компании требуют стаж работы по профильной специальности, составляющий не менее 2 лет.

Что должен знать администратор

1. Руководства, указы, постановления и другие распоряжения вышестоящих органов или законодательных актов, которые касаются устава жизни определенной общественной группы, что обязывает делать должностная инструкция системного администратора.
2. Структуру и особенности деятельности управления, умение осуществлять контроль функций других работников. Права и назначенные обязанности каждого работника, а также режим работы совместно с возможными переработками или короткими днями, что обязывает делать должностная инструкция администратора салона.
3. Основные правила обслуживания посетителей, а также методы усовершенствования сервиса.
4. Полный перечень и точные разновидности услуг, которые оказывает предприятие.
5. Основные вопросы экономики, в большинстве случаев касающиеся особенностей организации труда рабочих и вопросов управления каждым сотрудником по справедливости и согласно уставу предприятия, законодательным нормам, что предусматривает должностная инструкция администратора магазина.

Основные навыки администратора

1. Главные позиции маркетинга, а также основы организации рекламы, ее планирования и удачного позиционирования продукции или услуг, умение осуществления надзора за выполняемыми операциями, рассчитанными на популяризацию продукции или услуг в обществе.
2. Планировка всех производственных и показательных помещений, особенности расположения стратегически важных объектов, оформление каждого помещения, при необходимости проведение осмотра или экскурсии по определенным отсекам или комнатам. Это касается тех, руководством в работе которых является должностная инструкция администратора гостиницы.
3. Эстетические понятия о красоте и социальную психологию, по которой можно ориентироваться, принимая наиболее важные решения.
4. Полный спектр законодательных актов, касающихся защиты трудящихся и их охраны от негативных происшествий во время осуществления трудовой деятельности.

Чем руководствуется администратор

1. Общественным уставом, особенно его распространенными положениями.
2. Приказами и распоряжениями, которые издает начальство.
3. Правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в законодательных актах и предписаниях каждой организации.
4. Должностной инструкцией, которая объединяет права и обязанности администратора.

Функции

Каждый администратор обязан осуществлять следующие функции:

1. Контроль и самостоятельное принятие участия в хозяйственной деятельности определенной рабочей группы.
2. Осуществление наблюдения за рациональным применением финансовых средств, исключая необоснованные траты.
3. Постоянное ведение отчетной деятельности в рамках своей компетенции и квалификации, отдавая их вышестоящему начальству. Это предусматривает должностная инструкция администратора гостиницы.

Основные обязанности

1. Поддержание контролирующей функции за целостностью и сохранностью всех объектов, представляющих материальную ценность и являющихся частью конкретной организации.
2. Принятие мер, если возникают срочные или конфликтные ситуации, требующие незамедлительного решения. Реагировать следует быстро, поэтому работа администратора связана с большой моральной, а иногда и физической нагрузкой, что предписывает должностная инструкция администратора салона красоты.
3. Рассматривать и частично принимать решения по поводу жалоб, поступивших от клиентов, которые недовольны сервисом или работой сотрудников. Во втором случае администратор часто может применить штрафные санкции или другие меры пресечения неудовлетворительной работы сотрудников. Также он должен разбираться в ситуации, а не просто выполнять работу, поэтому многие утверждают, что такая деятельность является сложной в моральном плане, что регламентирует должностная инструкция администратора кафе.

Главные предписания

1. Следить за тем, чтобы все помещения были оформлены надлежащим образом. Также осуществлять контроль надлежащего внешнего вида, размещения и своевременности перемены рекламных объектов как внутри, так и снаружи помещения. Это в первую очередь касается работников, которыми должна выполняться должностная инструкция администратора салона красоты.
2. Контролировать обеспечение и постоянное поддержание порядка внутри и снаружи помещения, что является неотъемлемой частью имиджа здания или конкретной фирмы, что показывает образец должностной инструкции администратора.
3. Осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности и других предохранительных мер, что предусматривают должностные инструкции администратора.
4. Доносит полученную или увиденную информацию до непосредственного начальника, касающуюся всех ошибок в работе сотрудников, а также приводит возможные меры, которые направлены на ликвидацию всех неполадок и ошибочных действий, что обязывает делать должностная инструкция администратора кафе.
5. С помощью команд поддерживает чистоту и порядок в рабочем помещении, курируя труд работников или нанимая специальные команды. Также в обязанности администратора входит проверка исправности и надлежащего состояния средств технического назначения и необходимого для работы оборудования, покупка мебели для офиса или другого помещения, оборудования и товаров различного назначения, которые пригодятся как для технических, так и хозяйственных целей.

Функциональные обязанности

1. Производит организацию, формирует распорядок и назначает время труда уборщицы, а также проверяет результат работы.
2. Организовывает поздравительные мероприятия или покупку подарков, бонусов в честь праздничных событий для сотрудников компании, а также прошлых и настоящих партнеров, постоянных клиентов или всех тех, кто пользовался услугами или продукцией конкретного предприятия.
3. Полностью решает все вопросы с арендодателем, касающиеся коммунального обслуживания помещений, которые арендует фирма, что предусматривают должностные инструкции администратора.
4. Проводит организационные мероприятия по поводу исправной работы всего оборудования, при необходимости назначает ремонтные работы, определяет их время, скорость, согласовывает стоимость, выбирает мастеров или фирмы, которые предоставляют оптимальные услуги за назначенную плату.
5. Постоянно ведет учет канцелярских и других технических принадлежностей, оборудования, инвентаря и всех элементов по хозяйственной части, своевременно предоставляет положенное количество и спектр данных устройств работникам.
6. Составляет, проверяет и сдает документацию, в которой содержатся отчеты из различных сфер за каждый прошедший период, что определяют должностные инструкции администратора.
7. Проводит организацию и контролирует надлежащее и дозированное питание работников, происходящее во время обеденного перерыва, распределяет порции, если это предусмотрено уставом компании.

Права

Администратор располагает такими правами:

1. Делать запросы по поводу состояния и качества поставляемого оборудования, наличия и количества, интенсивности расхода материалов для производства.
2. Составлять и вносить предложения по поводу улучшения работы фирмы или модернизации действий руководителей.
3. Выставлять требования руководителям по обеспечению хороших условий для осуществления обязанностей служебного характера.
4. Осуществлять принятие быстрых и рациональных решений, которые находятся в рамках компетенции администратора, что уточняется в уставе фирмы. Это утверждают должностные инструкции администратора.

Ответственность

На администратора возлагается ответственность по своевременному обеспечению необходимыми материалами и ресурсами для работы, поддержанию чистоты и безопасности на конкретном объекте, нахождению документации в исправном состоянии. Также от администратора зависит правильность составления и своевременность предоставления отчетов.

Он не имеет права разглашать коммерческую тайну, а также все сведения, о которых он узнал случайно, при выполнении своих непосредственных обязанностей. Чтобы данный сотрудник мог работать без проблем, он должен своевременно выполнять свои обязанности. Он отвечает за сохранность вверенного имущества, а также за выполнение требований должностной инструкции.

Представленный образец должностной инструкции администратора подойдет для регулирования работы администратора салона красоты. Также его можно использовать при написании должностной инструкции администратора гостиницы или клуба. Добавьте в текст документа специфические должностные обязанности администратора, характерные для вашей организации.

Должностная инструкция администратора

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению управляющего салоном / гостиницей / клубом.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно управляющему салоном / гостиницей / клубом.
1.4. На время отсутствия администратора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность администратора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее полугода.
1.6. Администратор должен знать:
– законы, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты государственных органов по вопросам оказания услуг;
– структуру организации, должностные обязанности и полномочия работников организации, режим их работы;
– правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;
– виды оказываемых услуг.
1.7. Администратор руководствуется в своей деятельности:
– законодательными актами РФ;
– Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
– приказами и распоряжениями руководства;
– настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности администратора

Администратор выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.
2.3. Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.
2.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.
2.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях, контролирует работу уборщиц.
2.6. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
2.7. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
2.8. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права администратора

Администратор имеет право:
3.1. Знакомиться с решениями руководства организации, касающимися его деятельности.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.

Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.

Кто такой администратор?

Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.

То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.

Кто может стать администратором?

В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.

Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.

Как правильно составить должностную инструкцию?

Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.

Зачастую такой документ имеет четыре пункта:

1. Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
2. Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
3. Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
4. Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.

Образец должностной инструкции

Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.

I. Общие положения

1. Администратор – это специалист, который относится к категории офисных сотрудников.
2. На данную должность могут претендовать лица старше 18 лет, имеющие оконченное среднее образование.
3. Данный специалист подчиняется непосредственно руководителю гостиницы/ресторана/клуба.
4. Администратор должен уметь:

• правильно распределить обязанности между сотрудниками организации;
• устранять все конфликтные ситуации как внутри коллектива, так и за его пределами;
• грамотно донести всю нужную информацию об услугах и тарифах до клиентов этой организации.

II. Обязанности

Администратор обязан:

1. Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
2. Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
3. Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
4. Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
5. Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
6. Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
7. Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.

III. Права

Данный специалист имеет право:

1. Интересоваться всеми решения руководства, связанными как с внутренней, так и с внешней политикой организации.
2. Вносить свои предложения по улучшению работоспособности персонала.
3. Требовать соблюдения всех норм и правил, установленных данным документом, а также трудовым кодексом Российской Федерации.
4. Принимать решения, руководствуясь собственными соображениями, если они не противоречат данному соглашению.

IV. Ответственность

К администратору могут быть применены следующие взыскания:

1. За невыполнение распоряжений руководства сотрудник может быть привлечен к административной ответственности.
2. За злостные нарушения дисциплины и халатность администратор может быть понижен в должности, вплоть до увольнения.

Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.

Должностные обязанности администратора магазина

Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:

• улучшение работы продавцов;
• разработку маркетинговых приемов;
• контроль над качеством товара.

Должностные обязанности администратора ресторана

Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.

Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:

• организация слаженной работы персонала;
• общение с клиентами;
• создание благоприятной атмосферы в помещении;
• предоставление информации касательно меню и работы шеф-повара.

Отельный бизнес

Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.

Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:

• обеспечивать комфорт постояльцев;
• предоставлять информацию касательно проживания в отеле, местной кухни, достопримечательностей и так далее;
• следить за чистотой в холле, номерах, коридорах;
• вести учет бронирования мест;
• наблюдать за эффективностью работы персонала и при необходимости вносить нужные корректировки.

Особая категория администраторов

Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.

Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.

В этом разделе указывается порядок назначения на должность и увольнения с нее, режим работы, условия замещения сотрудника на время отпуска, болезни.

• Должностные обязанности. В этом разделе указывается работа, которую должен выполнять работник, а также ее периодичность и качество, которое считается удовлетворительным.
• Права. В этом разделе определяются аспекты, которые сотрудник вправе выполнять на свое усмотрение.
• Ответственность. В этом разделе отмечаются моменты, за которые сотрудник несет ответственность.
• Квалификационные требования. Этот раздел содержит необходимые знания сотрудника для выполнения обязанностей, наличие опыта.
Составив один раз данный документ для сотрудника, вы сможете лишь слегка редактировать его пункты при каких-либо изменениях в сауне или бане.

Должностная инструкцияадминистратора

Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. 4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

6.

Внимание

9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации. 10.

Должностная инструкция администратора

Указать иные права работника]. 4. Ответственность Администратор несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. Администратор несет ответственность за: 4.1. За ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ. 4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.5. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия. 4.6.

Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации. 12. Соблюдает внутренние правила и нормы сбыта, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 13. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте, 14.

Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции. 3. Права администратора Администратор имеет право: 1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения: – по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями, – о поощрении подчиненных ему отличившихся работников, – о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину. 2.

Должностная инструкция администратора образец

Администратор в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;

1.5. Администратор подчиняется непосредственно (наименование должности руководителя). 1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
1.7. .

Важно

Функции 2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей. 2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей. Должностные обязанности Администратор исполняет следующие обязанности: 3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

3.2.
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»ООО «Бета» УТВЕРЖДАЮГенеральный директорООО «Бета» А.И. Петров 04.09.2013 Должностная инструкция администратора сауны 04.09.2013 № 330-ДИ г. Москва 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Администратора сауны ООО «Бета».
1.2. Администратор сауны назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению офис-менеджера. 1.3. Администратор сауны подчиняется непосредственно офис-менеджеру. 1.4. На должность Администратора сауны назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет. 1.5.

Какими должны быть должностные инструкции для сотрудников сауны/бани?

Инфо

Особо важными качествами для администратора являются коммуникабельность и грамотность речи. Предпочтение отдается людям с образованием и опытом работы, но и новички имеют шансы на эту должность. Если вы хотите стать администратором сауны, необходимо найти в интернете предлагаемые вакансии и откликнуться на них, либо дать объявление самому.

Сразу на должность администратора вас, возможно, не возьмут, но существует ряд других вакансий с дальнейшей перспективой. Стремиться есть к чему, ведь эта работа довольно высокооплачиваемая. Прежде чем вы начнете постоянно работать, необходимо пройти специальное обучение, ознакомиться с привычками, вкусами и пристрастиями постоянных клиентов, а также заключить контракт с хозяином предприятия.

Помните, что вакансия администратора сауны — это довольно тяжелый труд.

Должностная инструкция администратора сауны

В своей деятельности Администратор сауны руководствуется:– постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися работы сауны;– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;– настоящей должностной инструкцией. 1.7. В период временного отсутствия Администратора сауны его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета». 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Администратор сауны выполняет следующие должностные обязанности:2.1.

Организует работу по обслуживанию посетителей сауны, созданию для них комфортных условий.2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.2.3. Консультирует посетителей сауны по вопросам, касающимся оказываемых услуг.2.4.

Контролировать соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены. 2.9. Информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации. 2.10. Обеспечивать исполнение работниками указаний руководства предприятия.

2.11. Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции администратора исходя из конкретных обстоятельств. 3. ПРАВА. Администратор имеет право: 3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.2.

Администратор городской бани должностная инструкция. Должностная инструкция администратора образец

Скачать должностную
инструкцию администратора (.doc, 88КБ)

I. Общие положения

1. Администратор относится к категории специалистов.
2. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Назначение на должность администратора и освобождение от нее производится приказом директора
4. Администратор должен знать:
   1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы предприятия.
   2. 4.2. Структуру управления предприятием, права и обязанности работников организации и режим их работы.
   3. 4.3. Правила и методы организации процесса обслуживания посетителей.
   4. 4.4. Виды оказываемых услуг.
   5. 4.5. Основы маркетинга и организации рекламы.
   6. 4.6. Принципы планировки и оформления помещений, витрин.
   7. 4.7. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
   8. 4.9. Основы экономики, организации труда и управления.
   9. 4.11. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
   10. 4.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
   11. 4.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. На время отсутствия администратора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор:

1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2. Осуществляет контроль над сохранностью материальных ценностей.
3. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.
4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
6. Осуществляет контроль над рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании.
7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.
8. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
10. Осуществляет контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.
11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Администратор имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятии, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя предприятия).
6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция и должностные обязанности администратора.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности , права и ответственность администратора.

1.2. Администратор относится к категории специалистов.

1.3. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению _____________.

1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
– структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
– правила и методы организации обслуживания посетителей;
– виды оказываемых услуг;
– основы экономики, организации труда и управления;
– основы маркетинга и организации рекламы;
– планировку и порядок оформления помещений и витрин;
– основы эстетики и социальной психологии;
– законодательство о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.

Администратор подчиняется непосредственно ___________________________.
В период временного отсутствия администратора, его должностные обязанности возлагаются на ___________________. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Администратор обязан:

Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.3. Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.4. Принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно- технические мероприятия.

2.6. Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.7. Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.8. Контролировать соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9. Информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.10. Обеспечивать исполнение работниками указаний руководства предприятия.

2.11. Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции администратора исходя из конкретных обстоятельств.

3. ПРАВА.

Администратор имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному начальству о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению

3.3. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его должностным обязанностям и предусмотренным настоящей должностной инструкцией .

3.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей

3.6. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя предприятия).

3.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Администратор несет ответственность за:

4.1. За ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей , предусмотренных настоящей должностной инструкцией .

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.5. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.

4.6. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

СОГЛАСОВАНО:

Наш каталог образцов документов, формы контрактов и должностных инструкций собран в этом разделе

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО БАНЕЙ __________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование организации, предприятия, учреждения) ___________________________ (директор, иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___________________________ (подпись) (расшифровка _________ N __________ подписи) Место издания ___________________________ (дата) ЗАВЕДУЮЩЕГО БАНЕЙ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Заведующий баней относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с работы приказом директора предприятия. 1.2. На должность заведующего баней назначается лицо, имеющее среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование и специальную подготовку. 1.3. Заведующий баней подчиняется _____________________________ ____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________. 1.4. В своей деятельности заведующий баней руководствуется: – нормативными документами по вопросам выполняемой работы; – методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; – уставом предприятия; – правилами трудового распорядка; – приказами и указаниями своего непосредственного руководителя; – настоящей должностной инструкцией. 1.5. Заведующий баней должен знать: – нормативные правовые акты, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих органов, касающиеся производственно-хозяйственной деятельности бани; – устройство и правила эксплуатации оборудования бани; – санитарные нормы содержания инвентаря; – правила эксплуатации помещений; – основы экономики, организацию производства, труда и управления; – основы трудового законодательства; – правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности. 1.6. Во время отсутствия заведующего баней его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение. II. ФУНКЦИИ На заведующего баней возлагаются следующие функции: 2.1. Руководство производственно-хозяйственной деятельностью бани. 2.2. Руководство работниками бани. 2.3. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных актов по охране труда. III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Для выполнения возложенных на него функций заведующий баней обязан: 3.1. Осуществлять руководство хозяйственной деятельностью бани. 3.2. Обеспечивать бесперебойную работу водопровода, отопительных, электрических сетей и другого оборудования. 3.3. Осуществлять контроль за надлежащим санитарно-гигиеническим состоянием помещений отделений бани и инвентаря, а также сохранностью личных вещей посетителей. 3.4. Осуществлять контроль за правильным применением действующих цен и тарифов, правильным оформлением и своевременной сдачей выручки. 3.5. Внедрять прогрессивные формы обслуживания и организации труда. 3.6. Принимать меры по укомплектованию бани квалифицированными кадрами, использованию знаний и опыта работников, созданию здоровых и безопасных условий труда. 3.7. Контролировать соблюдение работниками бани производственной дисциплины и установленного режима рабочего времени, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности. 3.8. Рассматривать претензии посетителей и принимать меры по их устранению. 3.9. Обеспечивать выполнение правил и норм производственной санитарии, санитарного состояния и благоустройства бани и закрепленной территории, требований санитарных, природоохранных и других органов. IV. ПРАВА Заведующий баней имеет право: 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности бани. 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы бани. 4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей. 4.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий. 4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Заведующий баней несет ответственность: 5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством. 5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством. 5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством. Руководитель структурного _________ _______________________ подразделения (подпись) (расшифровка подписи) Визы С Инструкцией ознакомлен: _________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора.

1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия (учреждения, организации).

1.3. Администратор подчиняется непосредственно _________________.

1.4. На должность Администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;

Структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

Правила и методы организации обслуживания посетителей;

Виды оказываемых услуг;

Основы экономики, организации труда и управления;

Планировку и порядок оформления помещений и витрин;

Основы эстетики и социальной психологии;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Администратор:

2.2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

2.2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

3. ПРАВА

3.1. Администратор имеет право:

3.1.1. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.1.2. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Администратор несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

Другие инструкции в разделе:

Должностная инструкция офис-менеджера и иных специалистов секретариата- образец

Приложение № 

к трудовому договору № от

заключенному между  и

Должностная инструкция

1.

Общие положения

1.1.

Наименование структурного подразделения: .

1.2.

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и полномочия  (далее по тексту – “Работник”).

1.3.

“Работник” относится к категории: .

1.4.

Порядок назначения на должность и освобождения от должности “Работника” определяется в соответствии с .

1.5.

“Работник” в своей работе руководствуется следующими документами:

– действующим законодательством РФ;

– положением о структурном подразделении;

– постановлениями и распоряжениями вышестоящей организации;

– приказами руководителя организации;

– распоряжениями руководителя структурного подразделения;

– настоящей должностной инструкцией;

– трудовым договором.

1.6.

“Работник” в своей работе непосредственно подчиняется:

1.7.

“Работнику” непосредственно подчинены:

2.1.

Основные задачи и направления деятельности “Работника”:

– организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

– ведение делопроизводства, формирование номенклатуры дел;

– организация телефонных переговоров, совещаний, приема посетителей;

– ведение протоколов заседаний и совещаний.

3.

Должностные обязанности

3.1.

“Работник” в рамках возложенных на него функций выполняет следующие обязанности:

– планировать рабочий день руководителя;

– осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

– сопровождать руководителя на встречах, в поездках;

– выезжать по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем;

– принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

– вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

– принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

– готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

– следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

– организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

– по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

– выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

– осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

– вести контрольно-регистрационную картотеку;

– обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

– печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных;

– организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

– формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

– копировать документы на персональном ксероксе.

3.2.

“Работник” должен выполнять основные обязанности, предусмотренные документами, регламентирующими правила внутреннего трудового распорядка и действующими в организации.

4.

Права и полномочия

4.1.

“Работник” для выполнения возложенных на него обязанностей наделяется следующими полномочиями: 

– подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

– знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;

– вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.;

– в пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

– запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

– требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

5.

Ответственность

5.1.

“Работнику” необходимо отвечать за свои действия (бездействия) в рамках зафиксированных в п.п. 3, 4 настоящей инструкции обязанностей, прав и полномочий.

5.2.

“Работник” несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

6.

Требования к квалификации

6.1.

Квалификация “Работника” должна соответствовать следующим требованиям:

Образование: высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

– Административные навыки: “Работник” должен уметь: .

– Специальные навыки: “Работник” должен уметь: .

Опыт работы: не менее .

Профессиональные знания: “Работник” должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

– организацию делопроизводства;

– методы оформления и обработки документов;

– архивное дело;

– машинопись;

– правила пользования приемно-переговорными устройствами;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

– основы этики и эстетики;

– правила делового общения;

– основы организации труда и управления;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– основы административного права и законодательства о труде;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

С должностной инструкцией ознакомлен(а)
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Дата:

Описание работы администратора Office [Обновлено для 2022]

Чем занимается администратор Office?

Администраторы офиса

обычно работают на стойке регистрации в офисе, приветствуя посетителей и направляя их в соответствующие комнаты для совещаний. Они часто выполняют основные канцелярские задачи, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса, включая ответы на электронные письма, подготовку различных документов, создание презентаций для сотрудников и ответы на телефонные звонки.

Они также несут ответственность за планирование различных встреч между сотрудниками и клиентами и часто также управляют расписанием конференц-зала.Администраторы офиса обычно выполняют основные бухгалтерские задачи, такие как отслеживание счетов, учет дебиторской задолженности и отслеживание общего бюджета офиса. Они также сделают покупки для офиса, такие как расходные материалы, мебель и другое необходимое оборудование.

Описание работы администратора Office вводный параграф

При написании описания должности администратора офиса начните с представления вакансии и компании потенциальным администраторам офиса. Кратко опишите рабочую среду, что отличает вашу компанию и почему эта роль важна для вашей компании.

Например:

«Компания ABC ищет организованного и целеустремленного офисного администратора, который обеспечит бесперебойную работу нашего бизнеса. Помимо приветствия посетителей офиса и ответов на телефонные звонки и электронные письма, у вас также будет возможность помочь изменить то, как мы управляем нашим офисом.

Мы в компании ABC гордимся тем, что наши сотрудники имеют рейтинг 4,5 звезды на страницах компаний Indeed и оценку удовлетворенности работой выше среднего.Мы ценим гибкость, автономию и прозрачность. Если это похоже на рабочую среду и роль для вас, подайте заявку сегодня!»

Навыки и квалификация офисного администратора

Успешный кандидат на должность администратора офиса должен обладать различными навыками и квалификацией для выполнения необходимых обязанностей, в том числе:

• Отличные лидерские качества, тайм-менеджмент и организаторские способности
• Подтвержденное мастерство в качестве офисного помощника, офисного администратора или на другой соответствующей должности
• Выдающиеся способности к личному, письменному и телефонному общению
• Знакомство с общими процедурами и основными принципами учета, используемыми в офисе
• Знание Microsoft Office и других инструментов и приложений для управления офисом

 

Ожидания по зарплате администратора офиса

Средняя зарплата администратора офиса составляет 15 долларов. 66 в час. Уровень оплаты может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

 

Требования к образованию и подготовке офисных администраторов

Администраторы Office обычно имеют аттестат о среднем образовании или выше, а степень или квалификация в области секретарского образования является преимуществом. Высшее образование не требуется для выполнения стандартных должностных обязанностей, но большинство работодателей предпочитают степень бакалавра в любой соответствующей области, хотя приветствуются дисциплины в области бизнеса, управления, управления персоналом или других смежных областях.

 

Требования к опыту администратора Office

Офисный администратор, как правило, не является должностью начального уровня, поскольку большинство работодателей хотят, чтобы кандидаты уже имели опыт работы со стандартными офисными процедурами и программным обеспечением. Те, кто ранее не занимал должность администратора офиса, возможно, получили опыт работы секретарем или на аналогичной должности.

 

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если должность администратора офиса вам не совсем подходит, попробуйте просмотреть эти другие образцы должностных инструкций для аналогичных должностей:

 

10 лучших шаблонов описания работы офисного администратора с образцами PDF

Сводка вакансий администратора Office 1

Мы ищем опытного администратора офиса для управления и надзора за повседневной деятельностью офиса.Это возможность оказать значительное влияние на организацию для энергичного профессионала, стремящегося предоставлять первоклассные услуги, а также создавать и поддерживать разнообразную среду, в которой могут процветать сотрудники и юристы. Позиция представляет собой сочетание человеческих ресурсов (прямой надзор за персоналом), операций, администрации, помещений, мероприятий и гостеприимства и требует способности адаптироваться к меняющимся приоритетам и требованиям практически без уведомления. Кандидаты, подающие заявку, должны продемонстрировать исключительную энергию, стремление к совершенству обслуживания и лидерство в развитии команды разносторонних специалистов службы поддержки.

Обязанности и ответственность администратора офиса 1

специальное предложение

Скачать PDF со всеми 10 должностными инструкциями администратора Office

Скачать pdf сейчас

Бесплатное руководство:

Полное руководство
по набору персонала

Скачать бесплатно

Требования и навыки администратора Office 1

Сводка вакансий администратора Office 2

Администратор офиса обеспечит превосходное обслуживание клиентской базы высокого уровня с высочайшей степенью честности, профессионализма и осмотрительности.Он / она будет иметь проверенную способность самостоятельно управлять несколькими задачами с конкурирующими приоритетами и сроками. Идеальный кандидат получит удовольствие от новых возможностей для роста. Эта динамичная роль будет состоять из множества движущихся частей и требует приспособляемости. Людям, которым нравится работать в динамичной среде, где они владеют работой, понравится работать в нашей Компании.

Обязанности и ответственность администратора офиса 2

• Обеспечивает надзор и управление персоналом, включая составление графиков, табель учета рабочего времени и проверку персонала.
• Настройка новых сотрудников (связь с ИТ) с телефоном, электронной почтой, голосовой почтой, логинами, визитными карточками и т. д.
• Координация с корпоративными отделами для организации обучения по мере необходимости
• Поддерживает офисные услуги, организуя офисные операции и процедуры; контроль корреспонденции, разработка систем хранения документов, рассмотрение и утверждение заявок на поставку; назначение и контроль канцелярских функций
• Выполняет сложные канцелярские задачи, включая набор корреспонденции и отчетов, обработку форм, ответы на запросы, направление и организацию встреч
• Выполняет широкий спектр административных, канцелярских, учетных, бухгалтерских, обзорных и вспомогательных обязанностей
• Отвечает на запросы общественности о программах, услугах, политике и процедурах филиала; время от времени несет ответственность за рекомендацию плана действий руководству в определенных областях
• Разрабатывает и поддерживает систему отраслевого учета и бухгалтерского учета; включая обязанности по выставлению счетов, оплате и сверке счетов

Требования и навыки офисного администратора 2

Сводка вакансий администратора Office 3

Наш идеальный кандидат – это ориентированный на детали и хорошо организованный опыт, который будет отвечать за различные проекты, а также время от времени управлять персоналом. Идеальный офисный администратор должен быть высокоорганизованным, внимательным и точным, энергичным и целеустремленным.

Обязанности и ответственность администратора офиса 3

• Приветствуйте клиентов, проводите собеседования с кандидатами и внутренними/внешними посетителями, отвечайте на входящие звонки и направляйте запросы в соответствующую группу.
• Управляйте внешним видом офиса и кухни, поддерживая их в чистоте и порядке. Обеспечение уборки кухни каждый день после 15:00, а также пополнение запасов кухонных принадлежностей и их повторный заказ для обеспечения адекватных запасов.
• Поддерживает безопасность, следуя процедурам, обновляя схемы рассадки и контроль доступа.
• Консультант по обслуживанию, рассылке, доставке, припасам, оборудованию и поручениям.
• Координация планирования и организации ежедневных офисных обедов, счастливых часов и специальных мероприятий.
• Отвечает за подготовку помещения для встреч с клиентами, поддержку обучения и обработку новых нанятых и увольнений с дополнительными действиями по мере необходимости.

Требования и навыки офисного администратора 3

Сводка вакансий администратора Office 4

Мы ищем опытного администратора офиса.Этот офис-администратор будет поддерживать офис генерального директора и президента в различных оперативных и административных обязанностях. Администратор офиса будет контролировать все ежедневные операционные обязанности офиса, а также управление календарем, организацию поездок и отчетность о расходах. Администратор офиса должен обладать отличными коммуникативными навыками и владеть Microsoft Office.

Обязанности и ответственность администратора офиса 4

Требования и навыки администратора Office 4

Сводка вакансий администратора Office 5

Мы ищем дружелюбного, энергичного администратора офиса для управления офисом.Вы будете поддерживать административные и повседневные офисные задачи и выступать в качестве контактного лица для любых административных и технических потребностей офиса.

Обязанности и ответственность администратора офиса 5

Требования и навыки администратора Office 5

Сводка вакансий администратора Office 6

Основной обязанностью должности администратора офиса является обеспечение исключительного обслуживания клиентов, обслуживания стойки регистрации и административной поддержки офиса.Он будет выполнять широкий спектр административных и общих служебных обязанностей и помогать в специальных проектах.

Обязанности и ответственность администратора офиса 6

Требования и навыки администратора Office 6

Сводка вакансий администратора Office 7

Мы ищем администратора офиса, который будет руководить всем сердцем, чтобы следить за ежедневным содержанием офиса. Мы ищем идеального хозяина, который стремится сделать так, чтобы все чувствовали себя желанными и хорошо поддерживаемыми.Если вы хотите создать удобную, чистую, безопасную и веселую рабочую среду, мы будем рады поговорить!

Обязанности и ответственность администратора офиса 7

Требования и навыки администратора Office 7

Сводка вакансий администратора Office 8

Администратор офиса выполняет несколько административных услуг для поддержки офиса. Он / она помогает поддерживать весь персонал отдела в поддержании эффективности офисных операций.

Обязанности и ответственность администратора офиса 8

Требования и навыки администратора Office 8

Сводка вакансий администратора Office 9

Администратор офиса будет помогать в развитии, отношениях с клиентами и маркетинге/коммуникациях в офисе.

Обязанности и ответственность администратора офиса 9

Требования и навыки администратора Office 9

Сводка вакансий администратора Office 10

Эта должность отвечает за административную поддержку офиса. Администратор офиса ответит на все основные входящие телефонные линии и встретит посетителей. Этот человек будет поддерживать менеджеров в выполнении различных задач, связанных с организацией, путем планирования встреч, составления корреспонденции, ведения электронных таблиц и презентаций, а также составления регулярных запланированных отчетов.

Обязанности и ответственность администратора офиса 10

• Секретарь вежливо отвечает на все входящие звонки, определяет характер служебного звонка и позитивно и ответственно направляет звонящих по назначению.
• Выполняет повседневные административные функции, включая мониторинг и определение приоритетов по телефону/электронной почте, заказ товаров; регистрация/организация и т. д.
• Ведет календари конференц-зала и может организовывать многосторонние встречи и телефонные/видеоконференции.
• Может отфильтровывать вызовы для группы высшего руководства и других лиц по мере необходимости.
• Встречает посетителей, выясняет характер бизнеса и связывается с подходящим лицом для посетителя.
• Регулярно собирает и распределяет почту и сообщения.
• Обновляет список добавочных телефонов сотрудников и создает новый список телефонов по мере необходимости.
• Следит за чистотой в передней приемной и сообщает о проблемах соответствующему лицу, например, о возможности пропылесосить или помыть окна и т. д.Запрашивает канцтовары, необходимые для приемной.
• Административная поддержка различных отделов, включая составление корреспонденции, подготовку писем, меморандумов, отчетов и электронных таблиц

Требования и навыки офисного администратора 10

Шаблон должностной инструкции администратора Office

Этот шаблон

должностной инструкции администратора офиса включает список наиболее важных обязанностей и ответственности администратора офиса . Этот шаблон описания вакансии офисного администратора настраивается и готов к публикации на досках объявлений. Используйте этот шаблон должностной инструкции офисного администратора, чтобы сэкономить время, привлечь квалифицированных кандидатов и нанять лучших сотрудников.

➡️ Прежде чем мы углубимся в описание работы администратора офиса, не забудьте загрузить наше новое руководство по преобразованию вашего процесса найма с реактивного на проактивный.

➡️ Ознакомьтесь с нашим полным списком (500+) шаблонов должностных инструкций!

Шаблон описания вакансии администратора офиса

Этот шаблон описания работы администратора офиса поможет вам сэкономить время, оптимизировать объявления о вакансиях для SEO и привлечь квалифицированных кандидатов.

Чтобы привлечь администратора офиса, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям, очень важно написать четкое и точное описание работы администратора офиса.

Профиль должности администратора офиса

Чтобы составить эффективное описание работы администратора офиса, необходимо понимать, чем именно занимается администратор офиса.

Администратор офиса — это административный специалист, отвечающий за организацию и эффективность повседневной работы офиса.

Описание работы администратора офиса: Введение

Описание работы администратора офиса должно начинаться с интересного, привлекательного введения.

Вот как может выглядеть это введение в должностную инструкцию администратора офиса:

Вы трудолюбивый администратор офиса и ищете возможность продвинуться по карьерной лестнице? Если у вас позитивный настрой даже во время стресса и кризиса и вы сможете преуспеть в быстро меняющейся среде, у нас есть идеальная работа для вас! Мы ищем амбициозного офисного администратора, который готов помогать компании работать изо дня в день, чтобы сотрудники могли работать с максимальной отдачей.Если вы хотите присоединиться к компании и оказать непосредственное влияние на общее здоровье и счастье ее сотрудников, мы будем рады услышать от вас!

Должностная инструкция администратора офиса: Обязанности и ответственность

Должностная инструкция администратора офиса должна содержать следующие обязанности и ответственность:

• Координация и надзор за всей деятельностью офиса
• Обеспечение соблюдения соответствующих процедур и политик компании
• Надзор за членами административная команда и координировать их деятельность
• Организовывать поездки для старших менеджеров
• Обрабатывать телефонные звонки и всю связанную с ними корреспонденцию
• Оказывать помощь в различных бюджетных и бухгалтерских мероприятиях
• Проверять базы данных и регулярно обновлять их
• Контроль канцелярских принадлежностей привести в соответствие с потребностями офиса
• Надзор за бригадой по уборке и чистотой офисных помещений
• Составление и представление отчетов для старших менеджеров
• Координация и участие в планировании офисных помещений, техническом обслуживании и d ремонт при необходимости

Должностная инструкция администратора офиса: Требования и квалификация

Должностная инструкция администратора офиса должна содержать следующие требования и квалификации:

• Предыдущий опыт работы администратором офиса в течение (x) лет
• Бакалавр наук /бакалавр делового администрирования или аналогичной соответствующей области 
• Выдающиеся коммуникативные навыки и навыки межличностного общения
• Отличные организационные навыки и навыки управления временем
• Глубокие знания процессов офисного управления и бухгалтерского учета 
• Практический опыт работы с компьютерными программами для офисного управления (такими как ERP)
• Внимание к деталям

Как использовать этот шаблон должностной инструкции администратора офиса?

Используйте это описание работы администратора Office и разместите его на нескольких досках объявлений!

Ищете дополнительные описания вакансий помимо должностных инструкций администратора Office?

Ознакомьтесь с нашей библиотекой описаний вакансий !

Используете ли вы современное программное обеспечение для подбора персонала? Если нет, вы упускаете возможность.

Посмотрите, как ваша жизнь может быть проще. Начните бесплатную 14-дневную пробную версию TalentLyft. Начать бесплатную пробную версию

Professional Office Administrator Образец должностной инструкции

Являясь административными специалистами более высокого уровня, офисные администраторы выполняют широкий спектр задач в своей повседневной работе. Обычно это включает в себя стандартные канцелярские обязанности, такие как ответы на входящие запросы, управление календарями встреч и ведение документации.Кроме того, администратору офиса может потребоваться закупка расходных материалов, обработка входящей и исходящей корреспонденции, составление и отправка корреспонденции, контроль за обслуживанием и эксплуатацией оргтехники, проведение сделок купли-продажи и работа с охраной помещений для обеспечения безопасности сотрудников и клиентов.

В разделе навыков вашего офисного администратора не забудьте упомянуть качества, жизненно важные для успеха идеального кандидата. Опытные администраторы преуспевают в межличностном общении, а также владеют компьютерами и офисным оборудованием.

Специалисты Office также должны уметь успешно работать в режиме многозадачности, демонстрируя при этом терпение, а также сильные навыки организации и управления временем. Чтобы вы могли начать работу, мы предоставили шаблон должностной инструкции администратора офиса с дополнительными инструкциями по содержанию и форматированию.

Хотите использовать это описание работы?
Используйте шаблон

Краткое описание работы администратора офиса

Вы начинающий человек, которому нравится работать с людьми, управлять повседневными операциями, сотрудничать с командой профессионалов и завоевывать доверие своих коллег? Если это похоже на вас, то вы можете быть отличным кандидатом на должность администратора нашего офиса! Если вас выберут, вы будете управлять загруженным офисом по аренде жилья в загородном жилом комплексе с населением более 3000 человек.Работая вместе с нашей командой по управлению арендой, вы будете дружелюбным лицом в стойке регистрации, когда будете общаться с нашими жителями и станете ценной частью нашего арендного сообщества. Наслаждайтесь конкурентоспособной заработной платой и пакетом льгот в рамках этой должности в дополнение к возможностям продвижения в крупной управляющей компании, управляющей более чем 20 объектами недвижимости в местном мегаполисе.

Должностные обязанности

• Отвечать на запросы по телефону, электронной почте, через форму обратной связи и через веб-сайты от существующих членов сообщества, потенциальных жильцов, руководства, поставщиков и других участников таких как аренда стиральных и сушильных машин, аренда гаражей и дополнительные соглашения для домашних животных
• Обработка мелких финансовых операций для офиса, таких как сбор арендных платежей и депозитов, выдача квитанций и закупка необходимых расходных материалов
• Ведение резидентских и других офисных файлов во время практики в масштабах всей компании политики хранения файлов
• Сотрудничество с группой технического обслуживания на месте и внешними подрядчиками для обеспечения того, чтобы имущество и отдельные устройства ремонтировались и обслуживались в соответствии со стандартами компании и местными законами
• Сбор, обработка и распределение входящей почты, а также составление и отправка корреспонденции для другого офисного персонала
• Han Рассмотрение жалоб жильцов, запросов на техническое обслуживание и других проблем в соответствии с процедурами, характерными для объекта и компанией
• Помощь руководству и другому персоналу в обеспечении соблюдения применимых федеральных, государственных и местных законов

Профессиональные навыки и квалификация

Требуется:

• Высокая диплом об окончании школы, GED или его эквивалент
• Два года предыдущего опыта работы в офисе по аренде или в сфере управления недвижимостью
• Умение пользоваться настольным компьютером и пакетами офисных программ
• Сильные навыки тайм-менеджмента и организаторские навыки
• Готовность работать по выходным

Предпочтительно:

• Владеет двумя языками на английском и испанском языках

Должностные обязанности администратора офиса

Когда придет время нанимать нового администратора офиса, вы получите лучшие результаты благодаря хорошо написанному разделу обязанностей. Чтобы привлечь наиболее квалифицированных и конкурентоспособных кандидатов, следуйте рекомендациям по написанию раздела о должностных обязанностях офисного администратора. Это выходит за рамки простого использования пуль и ограничения количества очков до 6-8. Найдите способы воплотить работу в жизнь на бумаге, чтобы соискатели могли представить себя в этой роли. Используйте сильные глаголы действия и детализируйте ожидаемые основные результаты. Включите интересные проекты на горизонте, чтобы вызвать интерес.

Когда должностная инструкция вашего офисного администратора завершена, раздел «Обязанности» должен быть самым длинным.Включая правильные обязанности и информацию, вы привлекаете самых сильных кандидатов. Вместо того, чтобы фильтровать множество неподходящих кандидатов, вы тратите свое время на выбор лучшего кандидата из кучи потенциальных сотрудников.

Чтобы помочь вам составить описание должностных обязанностей администратора офиса, ниже приведены некоторые примеры обязанностей:

• Ведение точной финансовой документации и составление отчетов до ежемесячных бюджетных собраний и по запросу
• Отвечать на входящие электронные письма и телефонные звонки и направлять сообщения соответствующему сотруднику
• Координация совещаний и ведение расписания конференц-залов во избежание повторного бронирования
• Управление администраторами и административными помощниками и обеспечение своевременного выполнения работы определенными сотрудниками

Должностные инструкции офисного администратора

Лучший способ обеспечить то, что большинство кандидатов имеют соответствующую квалификацию для работы, заключается в том, чтобы создать раздел с сильными квалификациями и навыками в должностной инструкции вашего офисного администратора. Несмотря на то, что вы неизбежно получаете несколько претендентов с избыточной и недостаточной квалификацией, вы значительно сокращаете это число с четким и кратким разделом, в котором подробно описаны наиболее важные характеристики работы офисного администратора.

Список квалификаций и навыков, как правило, включает в себя образование, обучение, профессиональные и социальные навыки. Соберите сотрудников, лучше всего знающих должность, и проведите мозговой штурм по основным критериям. Затем сузьте его до самого важного. Разделите это на два раздела: предпочтительный и необходимый.

Включив подробное описание идеального кандидата, вы избавите себя от разочарования. Вместо того, чтобы читать резюме за резюме от неподходящих кандидатов, у вас снова будет пул сильных кандидатов с самого начала. Поскольку у вас больше кандидатов, у вас больше шансов найти идеального кандидата на эту должность.

Ниже приведены некоторые примерные критерии, которые следует включить в должностную инструкцию вашего офисного администратора:

• Желательно наличие степени бакалавра
• 5-7 лет опыта работы офисным администратором
• Знание Microsoft Office, включая Access
• Знакомство с VoIP телефоном систем
• Отличные устные и письменные коммуникативные навыки

Должностная инструкция лучшего офисного администратора на 2021 год

Должностная инструкция администратора бесплатного офиса. Офисный администратор — это административный специалист, который тесно сотрудничает с офисными системами и руководит персоналом, чтобы контролировать повседневную деятельность офиса. Они контролируют потребности в поставках, требования к оборудованию, запросы персонала и помогают отвечать на телефонные звонки и поддерживать общие офисные операции.

Шаблон должностной инструкции администратора офиса и образец

Образец должностной инструкции администратора офиса.

Краткое описание работы администратора офиса и краткое описание работы

Наш офис ищет профессионального и увлеченного своим делом администратора, который может контролировать повседневную работу офиса.Наш идеальный кандидат — это тот, кто обладает хорошими навыками письменного и устного общения и может контролировать управление офисом. Это включает в себя обращение с канцелярскими товарами, управление отношениями с поставщиками, помощь персоналу в удовлетворении потребностей в канцелярских принадлежностях и управление офисным оборудованием для обеспечения его эффективности.

Администратора офиса иногда называют офис-менеджером. Как администратор офиса, вы будете играть ключевую роль в обеспечении ежедневной готовности офиса к работе.Мы хотим создать открытую и гостеприимную атмосферу как для сотрудников, так и для гостей. Администратор встретит гостей по прибытии, зарегистрирует их в гостевой консоли и направит к соответствующему сотруднику.

Обязанности и ответственность администратора офиса

Примеры должностных обязанностей и должностных обязанностей администратора офиса включают:

• Управление ресурсами офиса и надзор за отношениями с поставщиками.
• Работайте в тесном контакте с менеджерами, чтобы поддерживать работу офиса.
• Отвечайте на входящие телефонные звонки и направляйте звонки соответствующему персоналу.
• Помощь компании в решении общих офисных и канцелярских задач.
• Надзор за отношениями с поставщиками всех канцелярских товаров, закусок, продуктов питания и других потребностей компании.
• Помощь в организации поездки.
• Назначайте встречи команды и встречи с клиентами.
• Делайте заметки во время совещаний и переводите эти заметки в цифровые форматы.
• Следуйте и развивайте офисные процедуры для сотрудников, администраторов и другого персонала.
• Помощь менеджерам по найму в размещении открытых вакансий на досках объявлений.
• Поддержите наш офисный персонал, развивая позицию и спрашивая, где и как могут расти административные потребности офиса.
• Извлекайте общие записи финансовой отчетности, создавайте отчеты и помогайте расшифровывать данные для презентаций и предстоящих мероприятий.
• Оказывать общую помощь в проведении офисных мероприятий и подготовке к общим встречам с персоналом.
• Работайте в тесном контакте с офис-менеджерами и другими офисными администраторами для координации потребностей предприятия.Помощь в выполнении специальных административных обязанностей, включая организацию офисных операций, согласование графиков с офисным помощником, надзор за офисными услугами и общими офисными функциями.
• Помогать другим офисным помощникам отвечать на входящие звонки, наводить порядок в расписании конференц-зала, организовывать офисное пространство и управлять общей офисной деятельностью.

Требования к офисному администратору

Квалифицированные кандидаты должны иметь следующую квалификацию:

• Диплом средней школы или GED настоятельно приветствуется.
• Степень бакалавра делового администрирования, маркетинга или коммуникаций является большим преимуществом.
• Предыдущий опыт работы в офисе является большим плюсом.
• Очень сильные навыки тайм-менеджмента, коммуникативные навыки и способность к самоуправлению.
• Опыт работы с Microsoft Office (Excel, Word и другие программы).
• Способность помогать в управлении офисными поставщиками.
• Возможность управлять прибылями и убытками и создавать отчеты о расходах для нужд офиса.
• Хорошее знание всех продуктов Google приветствуется (Google Slides, Gmail и др. ).
• Профессионал, ориентированный на детали, который может выполнять административную поддержку, канцелярские функции и поддерживать моральный дух других сотрудников.

Связанные должностные инструкции

Загрузите бесплатный шаблон описания работы офисного администратора в формате PDF. И используйте образец должностной инструкции офисного администратора, предоставленный для эффективного размещения объявлений о вакансиях для вашей компании.Для получения дополнительной информации посетите Бюро статистики труда США.

Шаблон должностной инструкции администратора Office

Получите наш шаблон должностной инструкции в формате Word или PDF. Мгновенно бесплатно. Электронная почта не требуется.

Получить шаблон

Все должностные инструкции

Об авторе

Патрик Алгрим является сертифицированным профессиональным составителем резюме (CPRW), сертифицированным консультантом по карьере NCDA (CCC) и экспертом по общей карьере. Патрик прошел Сертификационную программу коучинга NACE (CCP). И был опубликован как эксперт по карьере в Forbes, Glassdoor, Entrepreneur (Profile), Dice.com, WorkWise, American Express, Reader’s Digest, LiveCareer, Zety, Yahoo, Recruiter.com, SparkHire, SHRM.org, Process.st, FairyGodBoss, HRCI.org, Университет Св. Эдвардса, Университет штата Северная Каролина, IBTimes.com, Thrive Global, TMCnet.com, Work It Daily, Workology, Career Guide, MyPerfectResume, College Career Life, The HR Digest, WorkWise, Career Cast, Elite Staffing, Women in HR, All About Careers, Upstart HR, The Street, Monster, The Ladders, Introvert Whisperer и многие другие.Найдите его в LinkedIn.

Пошаговое руководство и пути развития карьеры

Менеджеры и аналитики в офисе проводят свои дни, занимаясь продажами, создавая бизнес-стратегии и выполняя всевозможную важную работу. Но кто следит за тем, чтобы все в офисе получали зарплату, ходили на запланированные встречи и даже имели доступ к кофе? Это работа старшего администратора офиса.

Старший администратор офиса отвечает за бесперебойную работу офиса.Они берут на себя административные задачи, такие как управление платежной ведомостью, координация календарей для руководителей и обработка требований о компенсации, когда это необходимо. Старший администратор офиса также помогает вести переписку, общается с людьми за пределами офиса и практически делает все возможное, чтобы офис работал бесперебойно.

Конечно, старший администратор офиса не может сделать все это в одиночку. Обычно у них есть команда помощников по административным вопросам и офисных администраторов, которые берут на себя всю необходимую канцелярскую работу.На самом деле, многие старшие офисные администраторы сами начинали как помощники по административным вопросам, а затем продвигались по карьерной лестнице.

Когда дело доходит до старшего администратора офиса, это больше, чем кажется на первый взгляд. Например, знаете ли вы, что они зарабатывают в среднем 18,36 доллара в час? Это 38 185 долларов в год!

Ожидается, что в период с 2018 по 2028 год карьера вырастет на -7% и создаст -276 700 вакансий в США.

Многие старшие офисные администраторы обладают определенными навыками для выполнения своих обязанностей.Просматривая резюме, мы смогли сузить наиболее распространенные навыки для человека на этой должности. Мы обнаружили, что во многих резюме перечислены навыки обслуживания клиентов, ориентированность на детали и организационные навыки.

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать старшим администратором офиса, в первую очередь вам нужно подумать о том, какое образование вам необходимо. Мы определили, что 45,3% старших офисных администраторов имеют степень бакалавра. Что касается уровня высшего образования, мы обнаружили, что 7.2% старших офисных администраторов имеют степень магистра. Несмотря на то, что большинство старших офисных администраторов имеют высшее образование, им можно стать только со степенью средней школы или GED.

Выбор правильной специальности всегда является важным шагом при изучении того, как стать старшим офисным администратором. Когда мы исследовали наиболее распространенные специальности для старшего офисного администратора, мы обнаружили, что они чаще всего получают степень бакалавра или степень младшего специалиста. Другие степени, которые мы часто видим в резюме старшего офисного администратора, включают диплом средней школы или степень магистра.

Возможно, опыт работы на других должностях поможет вам стать старшим офисным администратором. Фактически, для многих должностей старшего офисного администратора требуется опыт работы в такой роли, как помощник по административным вопросам. Между тем, многие старшие офисные администраторы также имеют предыдущий опыт работы в таких ролях, как офисный администратор или офис-менеджер.

Администратор офиса Описание работы

Дом собраний унитаристов-универсалистов в Провинстауне ищет администратора офиса, работающего круглый год.32 часа в неделю. График работы гибкий, в том числе доступность в воскресенье утром. Заработная плата от 28 000 до 32 000 долларов в зависимости от опыта. Медицинские пособия, пенсия и оплачиваемый отпуск. Общие административные задачи в офисе, ввод данных, навыки работы с компьютером (предпочтительно Mac), ведение церковных записей, хорошие навыки общения и работы с людьми. Уровень комфорта с прогрессивными ценностями и либеральной религиозной общиной идеален.
Контакт [email protected]

Администратор офиса UU Должностная инструкция 

Должность: Администратор офиса

Подотчетен старшему министру

Краткое описание должности: Администратор офиса наблюдает и выполняет повседневную работу деятельность Дома собраний и церковного офиса и оказывает оперативную поддержку членам и церковному персоналу, включая служителя.Администратор также помогает поддерживать благоприятную атмосферу для всех членов церкви… членов, посетителей, арендаторов и общественности. Администратор наблюдает за Пономарём Дома собраний. Администратор участвует в заседаниях Совета директоров в качестве члена без права голоса.

Основные обязанности и ответственность:

Основная административная/управленческая работа – 

• Согласовывать со служителем уместность/приоритет запросов от церковных лидеров на использование времени.

• Встречайтесь с министром не реже одного раза в неделю для обсуждения приоритетов и связанных с ними дел.

• Доброжелательно отвечайте на телефонные звонки и четко принимайте телефонные сообщения.

• Отвечать на вопросы о церковных программах и при необходимости направлять звонящих и посетителей.

• Вести дела дружелюбно и профессионально.

• Эффективно справляться с рутинными административными задачами.

• Заказ офисных, кухонных и хозяйственных принадлежностей по мере необходимости.

• При необходимости помогать министру и другим сотрудникам в выполнении офисных задач.

• По мере необходимости работайте со служителем, приглашенными спикерами, персоналом и членами церкви над информацией, касающейся еженедельных церковных служб, программ и объявлений, а также церковных информационных бюллетеней.

• Создание именных бейджей членов

• Подготовка еженедельных воскресных бюллетеней и вкладышей по согласованию с министром.

• Ведение и обновление онлайн-календаря, офисного календаря и создание ежемесячного календаря для Новостей Дома собраний.

• При необходимости работайте с церковными комитетами по мероприятиям и сбору средств.

• Свяжитесь со свадебными парами, чтобы запланировать и зарезервировать место в Доме собраний. Если старший министр не может исполнять обязанности, предоставьте парам список свадебных капелланов UUMH. Организуйте представителей Дома собраний для больших свадеб.

Финансы – 

• Помощь в начислении заработной платы

• Подготовка и внесение депозитов на Операционный счет.

• Вносить церковные сборы, залоговые платежи и другие пожертвования в финансовую базу данных Церкви.

• Создание отчетов о пожертвованиях и благодарственных писем.

• Работайте с казначеем для выдачи чеков.

Помещения – 

• Координировать действия с правлением и персоналом по вопросам церковной безопасности.

• Управление и отслеживание распространения ключей.

• Работать с комитетом по организации мероприятий для составления графика и заключения договоров аренды зданий, включая: 

• разъяснение церковных правил аренды, демонстрация здания потенциальным арендаторам, планирование мероприятий и сбор арендной платы.

•Координация с командой по строительству и территории и/или церковным дьячком, если требуется, относительно предстоящих церковных мероприятий.

 Корреспонденция

• Получайте, открывайте, распространяйте и отвечайте на церковную почту.

• Ежедневная подготовка исходящей почты.

• Завершить переписку министров и членов Попечительского совета.

• Рассылайте уведомления членам правления, церковным лидерам и членам посредством рассылок и еженедельных массовых рассылок по электронной почте.

• Ежедневно проверяйте и отвечайте на электронную почту Дом собраний или пересылайте ее соответствующему лицу.

 
Управление базой данных и записями – 

• Координировать с персоналом и группами данные, которые необходимо вводить и поддерживать в церковной базе данных. Поддерживайте церковные базы данных и обновляйте, по крайней мере, еженедельно, изменения в членстве в церкви.

• Готовить регулярные отформатированные отчеты на основе запросов к церковным базам данных по запросу Совета и служителя.

• Вести список действующих членов Правления и комитетов в офисе с контактной информацией
.

• Поддерживать церковные списки адресов электронной почты.

• Сохраняйте копии протоколов ключевых совещаний.

• Вести список арендаторов зданий и контактную информацию.

• Обращайтесь с данными и записями таким образом, чтобы защитить конфиденциальность церковной информации и информации о ее сотрудниках, церковных лидерах и членах.

• Еженедельно подсчитывайте и записывайте посещаемость по воскресеньям
 

Контрольные обязанности

• Устанавливайте задачи и приоритеты для Meeting House Sexton и обеспечивайте удовлетворительное выполнение задач.

• Оказывать любую необходимую поддержку Sexton и проводить ежегодную проверку занятости.

• Контролируйте работу волонтеров в кладовой, чтобы убедиться, что кладовая бесплатных продуктов хорошо укомплектована.

• Сообщите прихожанам о пожертвованиях, необходимых для продовольственной кладовой.

Разное

• Разработать и внедрить четкие инструкции по управлению офисом. Инструкции должны быть четкими и достаточно подробными, чтобы волонтер мог эффективно работать в отсутствие администратора.

• Работайте с волонтерами, чтобы делегировать обязанности и вовлекать их в усилия по созданию церковного сообщества.

• Присутствовать или обеспечить присутствие замены в установленные часы работы церкви и/или по согласованию со старшим священником. Примите меры к тому, чтобы основные задачи выполнялись в запланированное свободное время.

• Соблюдать конфиденциальность.

Часы работы: Администратор офиса обычно работает с понедельника по четверг с 9:00 до 16:00 и в воскресенье с 9:00 до 13:00 (а также ежемесячные заседания совета директоров по расписанию). Существует возможность некоторой гибкости планирования.  

Заработная плата: 28 000–32 000 долларов США в год в зависимости от опыта, выплачиваемая в регулярные периоды.

 

Пособия:

Медицинское страхование доступно администратору офиса через UUA. Согласно плану UUA, Совет директоров выплатит 80% страховой премии по завершении 90-дневной успешной работы. Остальные 20% будут вычитаться из заработной платы работника.Если работник решит не оформлять медицинскую страховку, никакая заработная плата не будет предоставлена ​​для компенсации этого пособия.

Дом собраний UU внесет вклад в пенсионный план администратора офиса UUA. UUMH будет ежегодно вносить сумму, равную 10% от заработной платы администратора, ежемесячно перечисляя ее на пенсионный счет UUA.

 

Выходные: 

Отпуск — работник имеет право на ежегодный отпуск продолжительностью 64 часа после шести месяцев работы и 96 часов после двух лет работы. Время отпуска должно быть заранее утверждено старшим министром.

Больничный — Сотруднику предоставляется до 12 оплачиваемых больничных дней в год. Их можно накапливать и использовать для покрытия болезни работника или его ближайшего родственника или для лечения. Время болезни может быть перенесено на срок до 6 дней. Больничный не компенсируется при увольнении.

Если администратор офиса должен отсутствовать на работе, он или она должны уведомить об этом старшего министра (или, в его/ее отсутствие, председателя правления), указав причину отсутствия.Если возникла чрезвычайная ситуация, при которой сотрудник не может позвонить заранее, он или она должны позвонить как можно скорее после этого.

Травма утраты — разрешено четыре оплачиваемых дня утраты в год. Отпуск в связи со смертью члена семьи или других важных личных отношений может быть предоставлен по усмотрению министра.

Отпуска — штатные сотрудники получают десять оплачиваемых отпусков (9 запланированных, 1 плавающий) в течение календарного года.