Составление графика предоставления трудовых отпусков: новые правила

Трудовых кодексом установлен порядок предоставления трудовых отпусков. Планирование отпусков на следующий календарный год отражается в графике отпусков. Рассмотрим, какие существуют правила составления графика отпусков (далее – график). Напомним, что он составляется в начале каждого года. Сделать всё правильно поможет пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Определяем срок составления графика отпусков.

Шаг 2. Определяем ответственных за составление графика отпусков.

Шаг 3. Составляем график отпусков.

Шаг 4. Согласовываем график отпусков.

Шаг 5. Утверждаем график отпусков.

Шаг 6. Знакомим работников с графиком отпусков.

Определяем срок составления графика отпусков

График составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом <*>.

Определяем ответственных за составление графика отпусков

Для своевременной подготовки графика нанимателю целесообразно издать соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение), устанавливающий порядок и сроки его разработки.

Составляем график отпусков

График может отражать периоды отпусков как всех работников организации, так и работников отдельных структурных подразделений.

Содержание графика — на усмотрение нанимателя.

По общему правилу дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем <*>. При этом законодательство не содержит требования, чтобы эта договоренность была зафиксирована именно в графике, она может быть достигнута и устно, и путем написания заявления о предоставлении отпуска. На практике график чаще всего содержит указание на дату начала отпуска, однако может быть указан только месяц, в котором отпуск будет предоставлен.

Трудовой отпуск работника может быть разделен на части <*>. Если работник по согласованию с нанимателем все части отпуска планирует использовать в текущем календарном году, то в графике на этот календарный год следует отразить все его части. Если же часть трудового отпуска будет использована в следующем календарном году, то ее необходимо будет указать в графике на следующий год.

В некоторых случаях дата начала отпуска определяется только по желанию работника без учета мнения нанимателя. Так, наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников:

— о предоставлении отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период (например, для несовершеннолетних, инвалидов и др.) <*>;

— о предоставлении трудового отпуска за первый рабочий год до истечения шестимесячного срока работы (например, женщинам перед отпуском по беременности и родам и др.) <*>.

Согласовываем график отпусков

График согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором <*>.

Утверждаем график отпусков

Далее график представляется на утверждение руководителю организации. Руководитель может утвердить графики каждого структурного подразделения по отдельности путем проставления подписи и даты в грифе утверждения на самом графике либо подписать приказ, которым графики будут утверждены.

Знакомим работников с графиком отпусков

Наниматель после утверждения графика должен довести его до сведения всех работников <*>. Законодательством не установлен способ ознакомления работников. Полагаем, что целесообразнее ознакомить работников с графиком под роспись, в таком случае можно быть уверенным в том, что с графиком ознакомлены все работники. Такое ознакомление может быть зафиксировано непосредственно в графике либо в ином документе (например, листе ознакомления с графиком).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Правила ведения и принципы составления графика отпусков по форме Т7

Каждый работающий человек обладает правом на получение ежегодного отпуска с денежной компенсацией. Для обеспечения возможности выхода в отпуск при одновременном сохранении необходимого уровня производительности предприятия практикуется создание специального графика отпусков.

Содержание статьи

С какой целью применяется график отпусков?

По своей сути график отпусков представляет собой документ, регламентирующий время выхода в отпуск сотрудников организации. Он составляется для формирования определенной очереди отдыха работников, чтоб сохранить полноценную работоспособность всей структуры компании.

Был разработан определенный регламент для составления подобного графика. Он составляется единожды в году без возможности внесения каких-либо корректировок. Единственным исключением можно считать возможность внесения изменений в сроках длительности отпусков и только на основании изданного приказа руководителем коммерческой организации. Подобный документ должен быть согласован с административным составом компании и профсоюзом работников, если, конечно, такой имеется.

Отпускной график должен быть сформирован с учетом имеющихся пожеланий сотрудников и согласно специфике функционирования самой организации. Различные нормативные акты в том числе и коллективные договора могут регламентировать максимальную численность работников одного и того же структурного подразделения организации, что могут одновременно отправляться в отпуск. Данные шаги важно соблюсти для того, чтоб ежегодный месячный отдых сотрудников негативно не отражался на рабочем процессе компании.

Зачастую рекомендуется начать составлять график еще в ноябре. Это связано с тем, что его важно сдать руководству за две недели до начала Нового года. Такие требования выдвигаются действующим Трудовым кодексом РФ.

При трудоустройстве в течение года новых работников они не должны быть внесены в этот график. Выход в отпуск таких работников осуществляется при согласовании с руководителем организации.

Существующие правила составления формы Т-7

По своей сути график представляет собой локальный документ конкретной организации, согласно которому ее сотрудники выходят в ежегодный отпуск. Он составляется по определенной форме, имеющей название Т-7. Для каждого отдельного структурного подразделения компании составляется свой собственный график. Таким образом, поступают на большинстве предприятиях. Сперва руководство каждого подразделения формирует свой собственный график с последующей его передачей в отдел кадров. Далее, сотрудники отдела кадров вносят свои коррективы в эти акты, основываясь на кадровом потенциале предприятия и специфике его работы.

После этого происходит согласование внесенных корректировок с сотрудниками, чьи отпуска были исправлены. Кроме того, важно получить согласие от непосредственного руководителя подразделения, ведь именно он знает потребности производства и понимает необходимость присутствия того или иного работника на предприятии. Кроме того, важно согласовать все возможные переносы отпусков, ведь даже изменение даты и срока отдыха одного сотрудника может передвинуть отдых нескольких работников, что чревато внутренними конфликтами в организации при отсутствии согласований.

После того как будут закончены все согласования итоговый документ передается вновь в отдел кадров для формирования окончательного сводного графика для всей организации.

Документы для скачивания (бесплатно)

Определенные нюансы составления документа

Помимо требований сотрудников компании, при составлении отпускного графика чрезвычайно важно учитывать требования действующего законодательства:

• вне зависимости от стажа отдельные категории работников могут рассчитывать на получение ежегодного отдыха с материальной выплатой. К таким работникам относятся: граждане возрастом до 18 лет, представительницы женского пола перед уходом в декрет и после него, лица, усыновившие детей возрастом до 3 лет. По этой причине при составлении такого графика требуется учесть факт присутствия в штате сотрудников беременных женщин и несовершеннолетних лиц.

Отдых предоставляется работнику до момента достижения им шестимесячного срока работы в организации лишь при согласовании с руководством предприятия и написания соответствующего заявления.

До момента наступления полугодичного срока работы сотрудника в организации при предоставлении отпуска ему нужно выплатить отпускные и предоставить отдых в полном объеме.

Это связано с тем, что действующий ТК РФ не предусматривает возможность отправки в отпуск человека пропорционально времени его пребывания на должности.

• получение двух отпусков допустимо для тех работников, кто пришел в организацию в конце предыдущего календарного года, к примеру, в начале октября. В таких ситуациях сотрудник имеет возможность взять отпуск в мае, а следующий за предыдущий год в любое другое время на протяжении всего оставшегося года. Подобна возможность должна учитываться в графике отпусков при его составлении и внесена в соответствующий акт;
• очередность работников по выходу в отпуск устанавливается с учетом наличия в штате сотрудников людей, относящихся к определенной категории граждан, которым принадлежит первоочередное право получения отдыха.

Ситуации, допускающие возможность внесения корректировок в график

В некоторых ситуациях уже после составления графика отпусков в штат сотрудников организации принимается новый работник. В таких условиях возникает проблема с формированием такого акта. Действующий ТК РФ не накладывает обязательства на работодателя, вносить какие-либо корректировки в уже сформированный график.

Иначе говоря, новые сотрудники могут отправиться в отпуск лишь после написания соответствующего заявления на имя руководителя предприятия и при наличии его согласия.

Правда, стоит отметить тот факт, что действующее законодательство не запрещает составлять дополнительный документ, где будет отображена информация об отпусках всех новых сотрудников. Подобная процедура представляет собой составление дополнительного акта, в котором будут вноситься данные о датах и сроках предоставления отдыха таким сотрудникам коммерческой структуры. Такой документ заверяется подпись непосредственного руководителя организации.

Все изменения должны быть отражены в отдельных графах 7-10 унифицированной формы отпускного графика Т-7:

• в графу 7 вносится информация о дате выхода в отпуск сотрудников организации;
• в графе 8 требуется указать название и номер документа, согласно которому будут внесены изменения в сроки и даты отправления работников на ежегодный отдых. К подобным документам относится заявление человека о переносе его отдыха, что заверено подписью руководителя предприятия. Это предусмотрено 124 статьей действующего ТК РФ;
• в 9 графе указывается предполагаемая дата отправки гражданина на отдых. Это допускается, к примеру, при написании заявления с просьбой о переносе отдыха на дату, когда его жена будет пребывать в декрете;
• в 10 графу вносятся самые разные замечания и заметки.

Кто может проверить данный бланк?

Независимо от размера штата сотрудников предприятия такой график чрезвычайно важно составлять. Согласно Трудовому кодексу данный документ является необходимым условием для соблюдения прав и обязанностей как сотрудников организации, так и ее руководства. Кроме того, этот акт регламентирует очередность выхода в отпуск работников, что дает возможность исключить вероятность возникновения различных разногласий и внутренних конфликтов внутри коллектива. В том случае если стороны трудовых отношений будут прямо нарушать своими действиями ТК РФ, то контролирующие органы имеют возможность наложить финансовые взыскания в качестве штрафных санкций.

Данный документ относится к тем, что в обязательном порядке проходит проверку трудовой инспекцией. Это связано с тем, что при отсутствии на предприятии такого графика происходит нарушение прав работников, а также не дает им возможность заранее планировать свой заслуженный отдых.

При выявлении фактов несоблюдения трудового законодательства кроме штрафа в отношении руководителя организации, контролирующие органы могут инициировать приостановление ее деятельности.

В данном видео подробная информация о том, как составлять график отпусков без ошибок. Подробная инструкция.

Составление графика отпусков (форма Т7) в 2021 году: образец заполнения, утвердить

График отпусков позволяет определить заранее отпуск каждого сотрудника организации. Это дает возможность руководителю обеспечить максимально эффективную работу предприятия, а подчиненным – планировать свой отдых.

Что такое график отпусков

График отпусков – это документ, в котором фиксируется расписание отпусков всех сотрудников организации — форма т7. Наличие подобного графика дает возможность регулировать количество уходящих в отпуск и находящихся на рабочих местах людей. Документ составляется каждый год работниками кадровой службы предприятия и утверждается на последней стадии руководителем, после чего вносить в него изменения запрещается.

Главным плюсом наличия графика отпусков для работников является гарантированное право сотрудника на получение ежегодного отпуска и возможность заблаговременного планирования отдыха.

Работодатель имеет целый ряд преимуществ, благодаря предоставлению отпусков по графику:

• Возможность своевременного оформления отпуска.
• Подготовка к выплате отпускных.
• Время на поиск замены.
• Возможность избежать накапливания отпусков у сотрудников.

Правила составления графика отпусков

График должен быть составлен и утвержден за две недели до наступления нового года. При составлении документа пожелания работников могут быть учтены, если это не противоречит интересам организации и не сказывается на эффективности рабочего процесса. Обычно в нормативных документах предприятия отображается количество сотрудников из одного отдела, которые могут одновременно находиться в отпуске.

При составлении графика отпусков можно пользоваться формой Т-7, но это не является обязательным требованием. Работодатель имеет право использовать собственную форму документа, подписанного руководителем отдела кадров и непосредственно руководителем организации.

Новые сотрудники получают право на отпуск через полгода после прихода на работу. При составлении графика важно учитывать этот момент.

Сотрудники могут быть приняты на работу по срочному договору на срок, не превышающий 6 месяцев. В этом случае решение о занесении данного сотрудника в график принимается руководителем.

Порядок составления графика отпусков

При составлении документа важно учитывать положения закона, особенности деятельности организации (опасные условия труда, планы расширения, взаимозаменяемость сотрудников и т.д.), пожелания работников.

Составляя график, работники кадровой службы берут в расчет следующие данные:

• Наличие права на отпуск. Каждый работник имеет по закону 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. После шести месяцев постоянной работы у одного работодателя работник получает право на предоставление ему данного отпуска. В этом случае отпуск планируется не от начала года, а от момента приема сотрудника на работу. Если сотрудник работает в организации не первый год, то отпуск ему предоставляется в любое время в соответствии с графиком. Есть отдельные категории работников, которые обладают правом на получение оплачиваемого отпуска до истечения шести месяцев.
• Стаж работы. При расчете стажа для назначения отпуска учитываются следующие показатели: фактически отработанное время, неотработанное время с сохранением за работником должности, время вынужденного пропуска (незаконное отстранение от работы с последующим восстановлением, отстранение из-за пропуска обязательного медицинского осмотра по объективным причинам), период нахождения в неоплачиваемом отпуске по собственному желанию. При оформлении отпуска в стаж работы не включают периоды отсутствия работника без уважительных причин и отпуск по уходу за ребенком.
• Неиспользованный отпуск. Если у работника остались неиспользованные календарные дни из прошлых отпусков, то эти дни добавляются к настоящему отпуску.
• Право на дополнительный отпуск. Некоторые категории граждан имеют право на получение дополнительных оплачиваемых отпусков.
• Обеспечение непрерывной работы организации. Как правило, работники предпочитают брать отпуска в летнее время либо в начале осени. Не все предприятия могут позволить себе отпускать всех сотрудников в отпуска в данное время. При составлении графика отпусков всегда учитывается необходимость обеспечения бесперебойной работы организации и нахождения на местах нужного количества сотрудников. Особенно важной является очередность предоставления отпусков для сотрудников одного подразделения.
• Учет пожеланий сотрудников. Работодатель может учитывать пожелания работников относительно времени отпусков, если такая возможность у него есть. Работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, его продолжительности, возможности переноса и т.д. Закон не определяет конкретную форму составления документа с пожеланиями сотрудников, поэтому данный вопрос остается в ведении отела кадров предприятия.

Использование при составлении графика отпусков общепринятой формы Т-7 является более удобным вариантом, поскольку в ней предусмотрены все необходимые графы. Все сведения об очередности отпусков и их продолжительности отражаются в графике по месяцам.

Документ должен включать в себя не только ежегодные оплачиваемые отпуска, но и:

• Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.
• Неиспользованные отпуска.
• Отпуска внешним совместителям.

График составляется кадровыми работниками и утверждается руководителем отдела кадров, после чего отдается на подпись руководителю предприятия (либо уполномоченному лицу).

Руководитель должен утвердить представленный документ не позднее 17 декабря текущего года.

Видео: как составить график отпусков

Внесение изменений в график отпусков

Вносить изменения в график отпусков можно только с разрешения работника кадров, отвечающего за составление графика, и руководителя предприятия. Внесение изменений в документ допускается при:

• Переносе отпуска.
• Досрочном отзыве сотрудника на работу.
• Занесении в график новых сотрудников, пришедших после утверждения документа.

Законом не регулируется процедура внесения изменений в документ. Каждый работодатель самостоятельно утверждает порядок внесения подобных правок. Наиболее оптимальным вариантом считается прикрепление к утвержденному документу приложений, которые содержат информацию о внесенных правках.

Возможные ошибки

Часто организации допускают ошибки при составлении графика отпусков. Наиболее распространенные из них:

• Отсутствие утвержденного графика. Подобное нарушение часто встречается в небольших компаниях с ограниченным числом сотрудников. Отпуска в них предоставляются по заявлению работника и заранее не планируются. Отсутствие графика отпусков является административным нарушением и может повлечь за собой дисквалификацию компании (до 3 лет).
• Неверное заполнение и утверждение графика. В документе могут быть заполнены не все графы, либо присутствовать ошибки. Также, могут быть не соблюдены требования по процедуре утверждения документа начальником отдела кадров и руководителем организации.

Другие типичные ошибки:

• Несоблюдение утвержденного графика.
• Игнорирование пожеланий сотрудников.
• Неверное деление отпуска на части (одна часть должна быть не меньше 14 дней).
• Внесение в график отпуска по уходу за ребенком.
• Внесение в график учебного отпуска.
• Неверный расчет оплаты за неиспользованные дни предыдущих отпусков.
• Назначение первого дня отпуска на последний рабочий день.
• Совпадение отпусков руководителя и заместителя.
• Отсутствие у работника отпуска 2 года и более.
• Отказ в переносе отпуска сотрудников, имеющих право на отпуск в удобное для них время.
• Отказ в переносе отпуска при неосведомленности сотрудника о начале отпуска.
• Нарушение сроков начисления отпускных.
• Деление отпуска на части без согласия работника.

( Пока оценок нет )

Как утвердить график отпусков?

Кто утверждает график отпусков?

График отпусков обычно утверждает руководитель организации. Но вы можете уполномочить на это и другого работника, в том числе заместителя руководителя организации.

Для этого, например, оформите доверенность на этого работника. В ней обязательно укажите, что он имеет право утверждать локальные нормативные акты – графики отпусков. Это следует из ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, Письма Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.

Внимание! Есть мнение, что график отпусков не является локальным нормативным актом. Однако законом такое мнение не подтверждается. С тем, что график отпусков является локальным нормативным актом, согласны суды и ГИТ.

Не забудьте до утверждения графика отпусков согласовать его с профсоюзом (если он у вас есть), направив туда проект составленного графика и обоснование по нему (ч. 1 ст. 123, ч. 1 ст. 372 ТК РФ). Подробнее об этом расскажем далее.

Как согласовать график отпусков с профсоюзом?

До утверждения графика отпусков направьте в профсоюз (при его наличии) проект графика и обоснование по нему. Рекомендуем также приложить копии документов, с учетом которых составили проект, например, документов, подтверждающих право отдельных категорий работников взять ежегодный отпуск в удобное для них время, производственный план организации.

Письменный ответ профсоюза ждите пять рабочих дней. Это следует из ч. 1 ст. 123, ч. 1, 2 ст. 372 ТК РФ.

Если он выразит согласие, утвердите график, отразите мотивированное мнение в графике. Так, если используете унифицированную форму N Т-7, укажите это в специальной строке “Мнение выборного профсоюзного органа… учтено”.

Если у вас своя форма графика отпусков, можете сделать отметку об учете мнения профсоюза таким же способом либо используйте установленный у вас, например, в правилах внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках (с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Учтите при этом, что дата согласования графика отпусков с профсоюзом не должна быть позднее даты утверждения, иначе нарушите предусмотренное ч. 1 ст. 123, ч. 1 ст. 372 ТК РФ требование о предварительном учете мнения профсоюза при составлении графика отпусков.

Если профсоюз направил вам свои предложения по графику отпусков, наиболее безрисково их принять.

Уточните в нем необходимые данные, затем утвердите график по вышеуказанной схеме. Если профсоюз не согласовывает график отпусков либо предлагает уточнения, которые вас не устраивают, проведите с ним консультацию в трехдневный срок.

Если не договоритесь, оформите разногласия протоколом в произвольной форме (нормативной нет). После этого можете утвердить график отпусков. Но помните, что профсоюз может обжаловать ваше решение в суд или трудовую инспекцию. Это следует из ч. 3, 4 ст. 372 ТК РФ.

В какой срок нужно утвердить график отпусков?

График отпусков утвердите не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который вы его составляете, то есть до 17 декабря. Но можете утвердить график и ранее этой даты, например, если она выпадает на выходной день (законом это не запрещено). Это следует из ч. 1 ст. 123 ТК РФ, Письма Минтруда России от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399.

Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы?

Законом этот вопрос прямо не урегулирован.

Все организации обязаны составлять и утверждать график отпусков на будущий год не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Составлять график отпусков на текущий год закон не требует. При этом составление графика отпусков в ситуации, когда организация начала свою деятельность после истечения сроков, установленных для его утверждения, законом не предусмотрено.

Если ваша организация создана, к примеру, в начале года и у нее уже сформирован штат работников, целесообразно оформить график отпусков и в текущем году (Письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 N 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Такой подход, в частности, позволит регламентировать порядок выхода в отпуск тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время на основании ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ.

Но подчеркнем: составление графика отпусков во вновь созданной организации в первый год работы до указанного в ч. 1 ст. 123 ТК РФ срока – ее право, а не обязанность. Если в таком случае в год создания организации график не будет утвержден, работники будут ходить в отпуск по заявлениям с учетом необходимого непрерывного шестимесячного срока работы (с учетом ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Как заполнить гриф утверждения в графике отпусков?

Если вы заполняете график отпусков по унифицированной форме N Т-7, следуйте содержанию формы. В частности, под строкой “УТВЕРЖДАЮ” укажите должность, Ф.И.О. лица, утверждающего график отпусков (пусть поставит здесь свою подпись), дату утверждения.

Если используете свою форму графика отпусков, можете действовать так: проставьте гриф “УТВЕРЖДАЮ” на первом листе графика отпусков в правом верхнем углу. В нем укажите должность и Ф.И.О. лица, утверждающего график отпусков, а также дату утверждения, предусмотрите место для подписи (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Это простой способ утверждения. Его применяют на практике, когда, например, не делают дополнительных поручений работникам (к примеру, в отдельном приказе; о том, нужен ли такой приказ и, если да, будет ли отличаться гриф утверждения, читайте далее).

Нужно ли утверждать график отпусков приказом?

Нет, не нужно, в законе такого требования нет. Но его часто издают на практике, в частности, чтобы дать поручения ответственным лицам, например, кадровику – уведомлять работников о времени начала их отпусков.

В этом случае, если используете свою форму графика отпусков, реквизиты такого приказа укажите под грифом “УТВЕРЖДЕН” в правом верхнем углу первого листа графика (абз. 2, 4 п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Либо, если у вас установлен свой порядок, например, в правилах внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках (с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 4 ст. 189 ТК РФ), руководствуйтесь им (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Какие риски возможны при нарушении порядка утверждения графика отпусков?

В случае нарушения процедуры утверждения графика отпусков есть, в частности, риск привлечения к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, например, если при наличии профсоюза в организации вы не запросили у него мотивированное мнение по проекту графика отпусков.

Выпуск от 30 ноября 2020 года

За две недели до начала нового года нужно успеть утвердить важный документ – график отпусков на 2021 год. Это расписание ежегодного оплачиваемого отдыха. Успеть его составить работодатели должны к 17 декабря. Расскажем подробно.

Что учесть при составлении графика отпусков?

При составлении графика отпусков обязательно берите во внимание особенности трудового процесса. В нем нужно указать фамилии сотрудников, их должности, структурные подразделения, в которых они работают, количество дней и запланированный период отпусков.

В график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска на 1 января 2021 года.

График отпусков обязательный документ не только для работодателя, но и для работника. Поэтому чтобы изменить его, требуется соглашение сторон. Помните, что не предоставлять отпуск работнику в течение двух лет подряд запрещено.

Составление графика отпусков в более поздние сроки – это нарушение трудового законодательства. Вас могут оштрафовать по части 1 статьи 5.27 КоАП. Отсутствие этого документа также расценивается как административное правонарушение.

График отпусков может быть утвержден раньше, так как Трудовой кодекс не содержит запрета на утверждение графика в более ранние сроки.

Обратите внимание: данный документ контролирует трудовая инспекция!

☆ Это Вам поможет в работе:

График отпусков

Что нужно учесть при составлении графика отпусков

Пример заполнения графика отпусков

Право на отпуск в первый год работы

Расчет продолжительности очередного отпуска

Деление отпуска на части

Как создать календарь отпусков в Excel для сотрудников

Время чтения: 5 минут

Основа любой организации – ее люди. Вот почему управление персоналом является и будет приоритетом для каждой компании, которая хочет добиться успеха и выжить на уже переполненном рынке.

Однако в последние годы кажется, что сотрудники не хотят довольствоваться приличной зарплатой и «сложным» набором обязанностей, которые позволят им повысить квалификацию, повысив их ценность на рынке труда.Сотрудники хотят большего, помимо стандартных предложений, есть такие планы медицинского страхования и пенсионного обеспечения. Они больше не хотят жертвовать своим благополучием, чтобы подняться по служебной лестнице. Сотрудники не хотят идти на компромисс – они научились понимать свою ценность .

Все это стало проблемой для многих компаний, и им пришлось активизировать свою игру. Предлагаемые льготы, такие как неограниченная политика PTO, удаленная работа и офисные закуски, за которыми следуют обычные пятницы, похоже, делают свою работу.Однако их внедрение на рабочем месте не обошлось без проблем.

Вот почему мы хотели поговорить о том, какие проблемы могут возникнуть, если компании не будут отслеживать дни отпуска и оставаться в курсе своей политики в отношении отпусков, а также о том, как создать превосходный календарь отпусков, чтобы сотрудники могли лучше управлять своим отпуском. эффективный способ.

Что может случиться, если вы не отслеживаете дни отпуска своего сотрудника?

Компания потеряет деньги. Сотрудникам, которые не отслеживают выходные дни должным образом, придется оплачивать неиспользованные дни отпуска, что может серьезно сказаться на их бюджете.Мы уверены, что многие работодатели хотели бы воспользоваться преимуществом политики «используй или потеряй», однако эта политика не действует в большинстве стран.

Однако менее очевидна одна вещь: компании тоже могут потерять своих сотрудников, что может серьезно сказаться на бюджете компании. Некоторые исследования показывают, что замена сотрудника может стоить в среднем от 6 до 9 месяцев зарплаты. Чтобы сократить расходы на удержание сотрудников, компании должны работать над созданием надежной системы отслеживания отпусков, которая позволит им избежать выгорания сотрудников и повысить их мотивацию и вовлеченность.

Вот почему мы решили помочь и поделиться некоторыми советами о том, как создать календарь отпусков в Excel для сотрудников, а также предложить вам несколько полезных инструментов.

Календарь отпусков

Excel может быть хорошим решением для малых и средних предприятий, которые не хотят (или не имеют достаточного бюджета) для более совершенного программного обеспечения для отслеживания отпусков. Несмотря на то, что вы можете создать календарь отпусков в Excel для сотрудников с нуля, вы также можете использовать готовый шаблон из Excel. Затем вы можете внести некоторые изменения и приспособить его к потребностям вашего бизнеса.

Для создания календаря отпусков в Excel необходимо:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Перейдите в меню «Файл»> «Создать» и выберите «Доступные шаблоны».
3. Найдите опцию «Расписания».
4. Выберите бизнес-расписания и выберите шаблон, который лучше всего соответствует потребностям вашего бизнеса.
5. При выборе шаблона нажмите «Загрузить»> «Открыть», чтобы открыть его в Excel и начать его редактирование.

У разных шаблонов разные функции. Некоторые из них – это 12-месячный год на одном листе, планировщик отпусков, списки дел, бюджет, ежедневный график, средства отслеживания задач и т. Д.

Как редактировать календарь отпусков в Excel?

Редактирование календаря отпусков в Excel начинается сразу после его загрузки. Все, что вам нужно, это выбрать ячейку с именем сотрудника, удалить ее и вместо нее ввести имя сотрудника. Повторяйте это, пока не вставите имена всех своих сотрудников в календарь отпусков Excel.Если у вас закончились строки, вы всегда можете добавить их, щелкнув последнюю строку сотрудника и выбрав опцию Вставить строки.

Однако календарь отпусков в Excel – не всегда лучшее решение.

Компании с большим количеством сотрудников не могут полагаться только на календарь отпусков Excel для отслеживания отпусков своих сотрудников. Для компаний с более чем 20 сотрудниками таблица Excel может стать довольно запутанным решением. Кроме того, могут возникнуть проблемы, если ваша компания разрешает выходные на полдня, имеет политику отгрузки и если у вас есть удаленные сотрудники, сотрудники, работающие неполный или полный рабочий день.

Vacation Tracker – идеальное решение для отслеживания отпусков сотрудников от малого бизнеса до предприятия.

Мы думаем, что отслеживание отпусков сотрудников в календаре Excel осталось в прошлом. Технологии развиваются, и наша работа становится более сложной. Мы не хотели больше усложнять ситуацию, и поэтому решили сделать простое в использовании программное обеспечение, совместимое с широким спектром бизнес-моделей и политик отпусков. Эта интеграция со Slack позволяет менеджерам одобрять оставить заявку за считанные минуты.Кроме того, сотрудники могут запросить отпуск, полдня и выходные дни, просто указав / отпуск в своей учетной записи Slack.

Изменить политику отпусков в соответствии с различными бизнес-моделями просто: администраторам просто нужно использовать «страницу настроек» и выбрать модель, которая им больше всего подходит. Тип отпуска по умолчанию – «Отпуск и выходные дни». Однако есть все другие виды отпусков, начиная от больничного, конференции, удаленной работы, PTO, отпуска по уходу за ребенком, работы присяжных и т. Д. Более того, помимо отпусков и выходных, существует до 9 полностью настраиваемых типов отпусков.

Управлять отпусками сотрудников в нескольких офисах с помощью Vacation Tracker очень просто! Vacation Tracker предлагает возможность различным администраторам для каждого офиса утвердить или отклонить запрос на отпуск. Кроме того, есть возможность фильтровать календарь и информационную панель по командам, предоставляя вам информацию специально для этой команды.

Чат-бот

Vacation Trackers ежедневно отправляет менеджерам сводку ожидающих запросов, а также напоминания о предстоящем отпуске. Что очень удобно – больше не нужно бояться забыть, что сотрудники, на которых вы рассчитываете, находятся в отпуске.

Некоторым людям нравится, когда все отчеты публикуются в газете. Вот почему мы решили добавить еще одну замечательную функцию в Vacation Tracker. Менеджеры могут экспортировать отчеты в файлы CSV, которые они могут распечатать позже!

Мы хотим, чтобы вы были довольны программным обеспечением, которое используете!

Вот почему мы решили предложить сделку: вам не нужно ничего платить, пока вы не увидите, как это работает. Вы можете подписаться на нашу 14-дневную пробную версию и навсегда забыть о проблемах с отслеживанием отпусков.

Подобно тому, как Vacation Tracker позволяет предотвратить выгорание среди ваших сотрудников, есть и другие замечательные инструменты для улучшения вашего рабочего места!

Усилитель культуры

Culture Amp позволяет компаниям повысить вовлеченность своих сотрудников, позволяя им понимать свою рабочую силу. Это одна из самых мощных платформ для обратной связи и аналитики на рынке.

Психолог и специалисты по обработке данных решили создать платформу по запросу, чтобы помочь компаниям создать увлекательную программу обратной связи с сотрудниками.Все это для того, чтобы помочь отделу кадров принимать более обоснованные решения и создать сильную корпоративную культуру.

Кроме того, Culture Amp позволяет компаниям сравнивать показатели вовлеченности сотрудников с показателями других компаний в этой нише и находить, где они могут улучшить. Он основан на анализе настроений, который в дальнейшем позволяет руководителям понимать и оценивать проблемы в своей организации.

Officevibe

Officevibe, как и Culture Amp, позволяет компаниям получать информацию от своей команды.Таким образом они смогут определить неудовлетворенность сотрудников и области повышения эффективности команды.

Officevibe еженедельно отправляет опросы сотрудникам, а затем отправляет отчеты руководителям. Нам особенно нравится вариант пула этого инструмента, который оказался отличным преимуществом, когда дело доходит до принятия решения о текущих проектах.

Reward Gateway

Reward Gateway позволяет чайным лидерам предоставлять индивидуальное признание, внутреннюю коммуникацию, льготы для сотрудников и опросы об удовлетворенности.

Эта платформа поставляется с системой вознаграждения сотрудников, которую можно дополнительно настроить. Это включает в себя электронные открытки, социальное признание, одноранговые номинации и награды за индивидуальные услуги. Reward Gateway также имеет платформу, аналогичную Facebook, на которой сотрудники «лайкают» сообщения и комментируют в стиле социальных сетей, а также создают профили пользователей для повышения видимости сотрудников.

Reward Gateway позволяет компаниям создавать персонализированные впечатления для лучшего взаимодействия с сотрудниками. Например, новые страницы могут быть созданы для новых сотрудников, вспомогательных офисов и полевых работ в соответствии с их индивидуальными потребностями.

Qmarkets

Каждый успешный бизнес знает один секрет: чтобы добиться успеха в любом деле, вам нужна сильная команда, которая хорошо общается. Вот почему мы никогда не должны недооценивать силу правильной обратной связи!

Вот почему мы так любим Qmarkets! Это отличный инструмент для повышения вовлеченности сотрудников путем предоставления обратной связи. Интерактивные инструменты, такие как обсуждение идей и рейтинговые системы, позволяют предприятиям вовлекать своих сотрудников в процесс принятия решений.

Отслеживание отпусков сотрудников и их вовлеченности – серьезная задача для каждой компании.Однако есть удивительные и простые в использовании решения, которые вы можете найти в Интернете, чтобы улучшить свой бизнес. Мы постарались предложить вам все самое лучшее! Мы надеемся, что вы воспользуетесь нашим опытом, чтобы сделать свое рабочее место прекрасным местом для жизни!

Энтузиаст кошек и маньяк кексов, Ана – внештатный автор контента, увлеченный темами HR, производительности и управления командой. Когда она не сидит за клавиатурой, вы можете найти Ану на кухне, которая пытается испечь вкусное печенье.

Как правильно управлять графиком отпусков сотрудников

Владельцу малого бизнеса достаточно сложно оставаться в здравом уме во время праздников.А с сотрудниками у вас есть дополнительный стресс, связанный с управлением их отпуском в ваше самое загруженное время года. Но планирование праздников и подбор персонала не обязательно должны быть постоянным источником стресса до Нового года.

Следуйте нашим советам, и в этом сезоне вы можете сосредоточиться на продажах, а не на расписании.

Установите ранний крайний срок для запросов на отпуск.

Лучший способ избежать стресса при составлении расписания – это завершить работу над календарем как можно раньше. Вместо того, чтобы составлять график в порядке очереди, установите крайний срок для всех сотрудников, чтобы они могли получить свои заявки на отгул.Таким образом, вы можете составить расписание выходных сразу, а не по частям, что в конечном итоге сэкономит ваше время.

Дайте понять сотрудникам, что они должны получить свои запросы к установленному сроку и что, как только график установлен, он уже установлен. Вам решать, хотите ли вы разрешить сотрудникам меняться сменами друг с другом, но если вы это сделаете, дайте им понять, что они обязаны следить за тем, чтобы их смены были покрыты.

(И убедитесь, что вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, которое поможет вам отслеживать оплачиваемые выходные и больничные.)

Начните работу с Square Payroll

Обработке заработной платы доверяют тысячи.

Создание закрытых дат.

Если есть определенные дни и смены, когда вам нужны все работники, сообщите об этом своим сотрудникам как можно раньше – до истечения срока подачи заявок на отпуск. Если вы с самого начала заранее заявляете о своих планах, вы сможете избежать сложных разговоров позже.

Получите программное обеспечение для планирования работы сотрудников.

Программа для составления расписания сотрудников может быть спасением в этот праздничный сезон.В Square App Marketplace есть ряд решений (например, Homebase, TSheets, When I Work, Later и Humanity), которые вы можете подключить к своей учетной записи Square. Эти инструменты позволяют вам управлять своими календарями смен, отслеживать часы и планировать работу своей команды из любого места. Если вы используете Square для своего программного обеспечения для расчета заработной платы, вы можете синхронизировать табели учета рабочего времени и автоматически импортировать их часы, чтобы вы могли легко запустить расчет заработной платы.

Разделение обязанностей.

Когда у вас будет график, определите, какое покрытие вам нужно.Если есть только один сотрудник, который знает, как выполнить определенную задачу, убедитесь, что он обучил других, как справиться с ней, задолго до выходных.

Четко проясните правила планирования, прежде чем нанимать сезонных сотрудников.

Когда вы проводите собеседование с временными работниками, чтобы они помогли им во время праздников, заранее сообщите им, чего вы ожидаете от времени. Если они недоступны, когда они вам нужны больше всего, перейдите к следующему кандидату. Весь смысл найма сезонных сотрудников заключается в том, чтобы ваш бизнес работал более гладко, поэтому не привлекайте людей, которые только усилят ваш стресс.

Разрешить сотрудникам работать из дома.

Если ваш бизнес не зависит исключительно от присутствия сотрудников, предложите вариант удаленной работы. Ваши сотрудники оценят гибкость, позволяющую выполнять такие вещи, как выполнение дел в течение дня или работа из другого города, а вы можете продолжать работать в напряженное время.

Стимулируйте персонал к работе менее желательными сменами.

Это праздники – есть определенные дни, когда каждый хочет отдохнуть. Чтобы у вас не было недостатка в кадрах, когда вам больше всего нужна помощь (скажем, если вы работаете в кондитерской и сейчас день накануне Дня благодарения), стимулируйте своих сотрудников работать в эти смены, предлагая им платить больше за эти часы.Вы также можете побаловать себя дополнительным отпуском в следующем году или другими привлекательными бонусами.

Фотография предоставлена: «Ciurila» Кристиана Бортеса, Flickr, лицензия CC на 2.0, кадрировано и отретушировано из оригинала

Составление графика посещения на праздники

Организация праздников

Вы можете составить расписание праздников, чтобы показать, где ваш ребенок проведет каникулы и особые случаи.

Это расписание имеет приоритет над расписанием для жилых домов.

Custody X Change – это программа, которая создает полные графики опеки и документы профессионального родительского плана.

Сделать расписание выходных дней

Вот несколько распространенных способов, которыми родители разделяют время отпуска:

• Альтернативные выходные дни через год: Вы можете назначить праздничные дни каждому родителю на четные годы, а затем поменять их местами на нечетные. При таком расположении вы не пропустите отпуск с ребенком больше года подряд.
• Разделите праздник пополам: Вы можете разделить день праздника, чтобы ребенок проводил часть дня с каждым из родителей. Такое расположение требует планирования и координации, потому что вы не хотите, чтобы ваш ребенок проводил каникулы в дороге весь день.
• Запланируйте праздник дважды: Вы можете запланировать время для каждого родителя, чтобы отметить праздник вместе с ребенком. Например, один родитель может отпраздновать Рождество с ребенком 20 декабря, а другой – 25 декабря.
• Назначьте фиксированные праздники: Каждый родитель может отмечать с ребенком одни и те же праздники каждый год. Если у родителей разные праздники, которые они считают важными, каждый родитель может проводить эти праздники каждый год.

Вы можете использовать любую комбинацию этих способов, чтобы разделить время отпуска, чтобы создать праздничные мероприятия, которые позволят вашему ребенку наслаждаться семейными традициями и проводить время с обоими родителями.

Праздники с особыми потребностями

Некоторые праздники требуют особого внимания, потому что оба родителя обычно хотят проводить время с ребенком во время праздника или рядом с ним.

Вот несколько идей, как делить и разделять эти дни:

• День рождения вашего ребенка: вы можете запланировать короткое посещение для родителя, у которого нет ребенка в день рождения, указать время рождения обоих родителей в расписании, или родители могут поочередно отмечать день рождения.
• Дни рождения родителей: Ваш ребенок может проводить время с родителями в день рождения родителей.
• 3-дневные выходные: эти праздники включают День Мартина Лютера Кинга-младшего, День президентов, День памяти, День труда и День Колумба.Родители могут чередовать трехдневные выходные, разделить выходные или дать выходной понедельник родителю, у которого уже есть выходные.
• День матери и День отца: Обычно каждый День матери ваш ребенок проводит с матерью, а каждый День отца с отцом.
• Выходные в День Благодарения: у одного родителя может быть День Благодарения, а у другого родителя – выходные, вы можете уделить обоим родителям время на День Благодарения и в выходные, или родители могут попеременно праздновать День Благодарения и выходные.
• Сезон рождественских праздников: у одного родителя может быть Сочельник, а у другого родителя – Рождество, у одного родителя может быть Рождество, а у другого родителя – зимние каникулы, вы можете объединить канун Нового года и Новый год в один праздник, а родители чередуют это.

Праздники, которые нужно включить в расписание

Общие праздничные дни, которые следует включить в график выходных:

Вы также можете включить:

• Религиозные праздники
• Государственные праздники
• Дни, когда ваш ребенок не посещает школу, например дни подготовки учителей
• Школьные каникулы, например, летние каникулы
• Другие особые случаи

Самый простой способ составить график посещений на праздники

При составлении расписания праздничных дней есть о чем подумать.Вы захотите, чтобы он был посвящен выходным и праздникам в середине недели, отражал особые события, уникальные для вашей семьи (например, дни рождения), и работал на долгие годы.

Приложение Custody X Change упрощает эту задачу. Просто откройте свой календарь Custody X Change и следуйте нашим инструкциям, чтобы составить график на выходные.

Чтобы быстро и по доступной цене составить график опеки, обратитесь в службу «Смена опекунства X». Вы получите письменные и визуальные версии, соответствующие потребностям вашей семьи, а также стандартам суда.

Custody X Change – это программа, которая создает полные графики опеки и документы профессионального родительского плана.

Сделать расписание выходных дней

5 шагов, чтобы сделать отпуск менее стрессовым для сотрудников

Вас пугает мысль об отпуске? Не потому, что вы хотите избежать недели у родственников. Это сотни неотвеченных писем, пропущенные сроки, застопорившиеся проекты и отчаявшиеся сотрудники, ожидающие вашего возвращения, чтобы можно было принимать решения.

Если вы или один из ваших менеджеров избегаете отпуска, потому что уезжать из него слишком сложно, самое время внести некоторые изменения, и как можно быстрее.

1. Установить тон

Свободное время важно для сотрудников, чтобы зарядиться энергией, расслабиться, наверстать упущенное и провести время с семьей и друзьями. Исследование за исследованием доказывают, что сотрудники, которые не берут отпуск, становятся значительно менее продуктивными.

Это означает, что высшее руководство вашей компании должно сообщить, что отпуск важен для здоровья организации и ее сотрудников. Задайте тон, взяв причитающийся вам отпуск, и настаивайте на том, чтобы ваши менеджеры поступали так же.

2. План для вашей команды

В наши дни организации слишком бедны, чтобы оставлять отпуск на случай непредвиденного или когда работа замедляется. Это означает, что планирование является ключевым моментом. В начале календарного или финансового года попросите своих менеджеров попросить каждого сотрудника попросить не менее двух недель, что они хотели бы отсутствовать.

Затем каждый менеджер должен будет просмотреть запросы и сбалансировать время занятости летом и время между Днем Благодарения и Новым годом.

Обязательно сообщите, что вам нужно будет согласовать запросы на отпуск с потребностями компании, и что могут последовать некоторые переговоры. После того, как каждому будут даны первые два варианта выбора, вы можете заполнить календарь запросами от постоянных сотрудников, которым предоставляется дополнительный выходной.

3. План индивидуальный

Многие сотрудники чувствуют себя виноватыми из-за того, что обременяют своих товарищей по команде дополнительной работой. Если сотрудник приходит к вам, пытаясь уйти из отпуска, или объявляет, что он будет работать во время отпуска, самое время научить его этапам планирования отпуска.Это означает, что перед отпуском сотрудник должен спланировать следующее:

В зависимости от выполняемой работы может потребоваться привлечение временных работников для выполнения задач, которые не могут быть выполнены другими сотрудниками, работающими полный рабочий день. Планирование поможет вам определить, какие должности могут потребовать подкрепления.

4. Время накопления буфера

Пожалуй, самый малоиспользуемый и самый эффективный метод снижения стресса во время отпуска – это буферное время.

Буферное время – это просто время, заблокированное до и после отпуска, чтобы подготовиться к отъезду и наверстать упущенное после отпуска.

Вы можете посоветовать своим сотрудникам запланировать буферное время перед отпуском, чтобы звонить клиентам и напоминать им, кому звонить, пока их нет. Они также могут использовать это время, чтобы встретиться с коллегами, чтобы убедиться, что они полностью обучены задачам, которые они будут выполнять за них, пока их нет. Никакие новые проекты не должны начинаться во время буфера. Последняя задача ваших сотрудников перед отъездом – настроить автоматический ответ по электронной почте и телефонные сообщения.

Когда они вернутся, они должны выделить хотя бы полдня, чтобы прочитать электронные письма, наверстать упущенное по чтению и проверить со своей командой, что произошло, пока их не было.

5. Разрешить сотрудникам отключаться – или нет

Обычно люди делятся на две категории, когда дело доходит до стресса из-за неизбежного накопления электронных писем, которое происходит, пока они отсутствуют: тех, кому легче разобраться со всеми своими электронными письмами, когда они вернутся, и тех, кто этого не делает. т.

Как руководитель, вы должны поощрять сотрудников как можно больше отключаться. Однако, если сотрудников ошеломляет мысль о сотнях электронных писем, предложите им входить в систему каждый день или два только , чтобы избавиться от нежелательной почты и несущественных сообщений.Отговаривайте их от каких-либо ответов. В противном случае ваши сотрудники никогда не расстанутся и не расслабятся. Напомните им, что, когда они вернутся, наступит буферный день.

Пожалуй, лучший способ избежать стресса в отпуске – закрыть всю компанию, например, Adobe, Ford или PwC. В конце концов, электронные письма и решения не могут быть приняты, если все ушли одновременно. Тем не менее, за исключением отпуска в масштабах компании, планирование и общение должны быть вашими инструментами для снижения стресса во время отпуска.

Последний совет: исследования показывают, что воспоминание о веселом или интересном переживании во время отпуска помогает продлить расслабляющие преимущества этого отпуска. Помогите своим сотрудникам заново пережить то, что было замечательно в отпуске, спросив об их отпуске, когда они вернутся.

Отпуск – не единственный способ подбодрить счастливых и увлеченных сотрудников. Узнайте больше в нашем бесплатном журнале The Insperity Guide to Employee Engagement, Issue 1.

Будет ли у вас больше отпуска в 2020 году?

Отличный способ начать новое десятилетие – немного больше R&R

Новый график отпусков Verizon на 2020 год для U.Управленческие сотрудники, работающие на базе S., будут иметь больше возможностей для гибкости свободного отгула для новых сотрудников, а также будут вознаграждены сотрудникам с более длительным сроком службы за их приверженность Verizon.

Давайте взглянем на новую политику:

• Новые сотрудники и сотрудники со стажем работы менее трех лет получат трехнедельный отпуск.
• Сотрудники со стажем от 3 до 7 лет получат четыре недели.
• Сотрудники от 8 до 24 лет получат пять недель.
• Сотрудники со стажем более 25 лет получат шесть недель.

Политика в отношении отпусков сотрудников, объединенных в профсоюзы, регулируется коллективными договорами. Кроме того, сотрудники Verizon Media, нанятые до 2020 года, сохранят возможность роста до 5 недель после 6 лет службы, но в остальном будут использовать новый график.

Пособия по отпуску за пределами США различаются в зависимости от страны в зависимости от законодательных и местных рыночных условий.

Этот график отпусков дополняет наши 6 личных дней и 8 праздничных дней.

Некоторые правила отпуска не изменятся. С января по октябрь 16 числа каждого месяца отпуск продолжит накапливать 10% в месяц.

Максимальный размер отпуска, который может быть начислен в любое время, составляет 150% от годового баланса. Например, сотрудник с 4-недельным отпуском не может превышать 6 недель в любое время.

Время отпуска должно быть утверждено надзорными органами. Чтобы уравновесить потребности бизнеса, многие отделы также имеют руководящие принципы и другие требования в отношении планирования отпусков.

Если у вас есть вопросы по расписанию, обратитесь к своему непосредственному руководителю. Вы также можете связаться с командой по работе с преимуществами по адресу: [email protected]

Как графики отпусков влияют на планирование выпуска продукта

«О нет! Я только что понял, что мы не обновили файл справки для выпуска на следующей неделе, а Сандра все еще на Мауи “.

Когда дело доходит до планирования разработки и выпуска продукта, вы должны учитывать графики отпусков, как и бюджеты, тренинги по продажам, маркетинговые кампании и любые другие важные факторы, способствующие успешному выпуску продукта.

Это означает, что вам нужно знать, как можно раньше в процессе планирования, когда ожидать, что члены вашей многофункциональной команды будут добиваться прогресса в работе над продуктом, а когда ожидать, что они будут на пляже в Мауи.

Вот несколько идей, которые помогут лучше управлять графиками отпусков вашей команды, чтобы вам никогда не пришлось столкнуться с моментом «О, нет-Сандра-ушла-и-не может-закончить-документацию вовремя». .

5 советов по включению командных каникул в план выпуска

1.Подготовьтесь к отпуску в рамках планирования продукта вашей команды.

Как только вы набросаете в общих чертах план нового выпуска, попросите свою команду предоставить диапазоны дат для любого отпуска, который они запланировали в течение этого окна.

Даже если они еще не уверены, потому что они официально не запрашивали отпуск, некоторые из членов вашей команды должны иметь возможность дать вам приблизительную оценку того, когда они могут уехать.

По мере того, как вы заполняете общий календарь своей команды этими ожидаемыми графиками отпусков, вы начинаете понимать, когда у вашей команды не будет (или совсем не будет) определенных ресурсов и навыков в процессе разработки продукта.Это поможет сделать ваше планирование и расстановку приоритетов намного более эффективными.

Бонусное преимущество: говорить об отпуске – это весело, и это может стать отличным моментом для сплочения команды.

2. Попросите свою команду почаще просматривать общий календарь и добавлять время отпуска.

Когда один из ваших разработчиков или продуктовых дизайнеров уходит в отпуск, этого человека недостаточно рассказать об этом одному коллеге. Временное отсутствие одного человека в команде продукта может повлиять на всех, поэтому каждый должен знать, когда и на сколько этот человек уйдет – в идеале – задолго до его ухода.

Поэтому важно вести общий командный календарь, в котором отслеживаются все важные даты и события, связанные с планом выпуска продукта, включая графики отпусков. И каждый человек в вашей команде должен добавить свои собственные даты выезда, как только их планы будут утверждены.

Одним из преимуществ ведения командного календаря и поощрения вашей команды к его регулярной проверке является то, что он помогает развивать командную культуру, основанную на обмене информацией. Отрываясь от своей работы, чтобы увидеть, как вы могли бы повлиять на своих товарищей по команде, – это привычка, которую стоит принять.

Когда Даррин замечает в календаре, что Сандра уезжает на Мауи через три недели и не вернется до выпуска продукта, он будет знать, что теперь более важным приоритетом является быстрое предоставление ей деталей, необходимых для написания справки. файл.

3. Дайте широкое определение своей «команде».

Подумайте обо всех людях, чей вклад вам понадобится для успешного выполнения вашего плана выпуска. В этот список, вероятно, входят не только ваши разработчики, но также ваша команда QA и дизайнеры продуктов, а также, возможно, ваша команда по маркетингу, торговых представителей и инженеров по продажам.

В конце концов, если вы выпускаете новый продукт, а никого нет, чтобы продавать или продавать его, действительно ли это произошло?

Когда вы составляете график отпусков своей команды в общем календаре, обязательно включите всех, чье отсутствие может повлиять на успех выпуска вашего продукта.

Ваше практическое правило должно быть таким: если их отсутствие в течение недели во время нашего планирования выпуска может повлиять на какую-либо часть разработки продукта, то нам всем нужно знать об этом отсутствии заранее.

Твитнуть:
«Когда вы составляете график отпусков своей команды в общем календаре, не забудьте включить всех, чье отсутствие может повлиять на успех выпуска вашего продукта».

4. Не планируйте крупные релизы в период сезонных праздников.

Выпуски продуктов различаются – по сложности, по времени выполнения и в зависимости от того, насколько важны новости для ваших пользователей и более широкого рынка.

Релизы, содержащие новые функции и возможности, очевидно, более сложны и требуют длительных циклов разработки и участия многих команд в организации, включая маркетинг и, возможно, продажи.Другие выпуски могут включать в себя всего четыре или пять исправлений ошибок – все еще важно, но далеко не так сложно и не достойно общекорпоративной кампании по распространению информации и пропаганде.

Как правило, если вы собираетесь выпускать какие-либо выпуски в период больших сезонных праздников – например, летом или в конце года – вы хотите, чтобы это были более легкие выпуски с исправлением ошибок.

Если вы попытаетесь запустить новую функцию где-нибудь, например, около 25 декабря, вы, очевидно, столкнетесь с множеством проблем.Вы можете не только ожидать, что многие члены вашей команды будут отсутствовать в течение нескольких недель, предшествующих дате выпуска, но вы также должны предположить, что многие из ваших клиентов будут сосредоточены и на других вещах.

(Между прочим, все это предполагает, что вы управляете продуктами B2B. Если ваша команда разрабатывает потребительские товары, из которых можно получить отличные идеи для подарков, вы можете полностью сосредоточиться на дате выпуска в праздничный сезон, и это нормально.)

5. Поощряйте свободное время для развлечения и восстановления сил.

Наконец, всегда стоит останавливаться, чтобы время от времени напоминать себе, что ваша многофункциональная продуктовая команда состоит из людей, а не машин.Им нужно время, чтобы расслабиться от стресса на работе и перезарядить свои умственные батареи.

Посмотрите на этот календарь плана выпуска еще раз и напомните себе, что к 12-й неделе непрерывной напряженности (и некоторых ночей) подряд за клавиатурой ваш разработчик Ричард, вероятно, не будет таким проницательным, восторженным или продуктивным. как он был в первый день вашего нового цикла разработки.

Так что поощряйте свою команду брать время от времени на отдых. Самое замечательное в том, чтобы включить планирование отпуска в планирование вашего продукта, заключается в том, что вы можете быть более стратегическими и активными в этом отношении; это даже может помочь вашей команде время от времени брать несколько выходных для собственного душевного и эмоционального благополучия.

Таким образом, Ричард однажды не появится в вашем офисе и не скажет вам, что, если он не доберется до Мауи как можно скорее, он сорвется!

Добавить время отпуска ресурса

Если ресурс берет отпуск, который вы хотели бы учесть в своем расписании, вы можете добавить его в календарь ресурса.

Совет: Не переусердствуйте! Учет каждого выходного дня может значительно усложнить планирование.Лучше всего учитывать время отпуска, которое существенно повлияет на график вашего проекта. Если у ресурса просто отдых на день или два, не беспокойтесь об этом!

1. Щелкните Проект > Свойства > Изменить рабочее время .

2. Выберите ресурс из списка Для календаря .

3. Выберите дни отпуска в календаре.

4. На вкладке Исключения введите Имя для выходных дней, а затем нажмите Введите .

   Даты Начало и Окончание заполняются датами, которые вы выбрали в календаре, а отпуск помечается как нерабочий.

5. Щелкните ОК .

Все задачи, которым назначен этот ресурс, теперь будут планироваться на период отпуска, как правило, за счет увеличения количества дней, необходимых для выполнения задачи.

Настроить повторяющиеся выходные дни

У некоторых ресурсов может быть отпуск, который регулярно повторяется во время проекта. Например, они могут захотеть отдохнуть каждую вторую пятницу.

1. В диалоговом окне Изменить рабочее время выберите день отпуска, который вы хотите сделать повторяющимся, а затем щелкните Подробности .

2. В разделе Шаблон повторения установите, как часто будет повторяться выходной день.

   Совет: Вы также можете установить Диапазон повторения , если отпуск повторяется неоднократно, а затем прекращается. Например, если ресурс каждую вторую пятницу уходит в отпуск летом, но осенью возобновит работу по обычному расписанию.

3. Нажмите OK , чтобы вернуться в диалоговое окно Изменить рабочее время , а затем снова нажмите OK .

Что еще я могу делать с календарями?

Project позволяет точно настроить планирование с использованием нескольких календарей. Если вы понимаете, как все они работают вместе, легче спланировать, как это повлияет на сроки реализации вашего проекта. Вот еще несколько статей, которые могут оказаться полезными для построения более точной картины рабочих и нерабочих дней в вашей организации.

ПРОЕКТОВ
Установите общие рабочие дни и время для проекта
Создать новый базовый календарь
Добавить праздник в календарь проекта

ЗАДАЧ
Создать календарь для задачи

РЕСУРСЫ
Установить уникальное расписание для определенного ресурса
Изменение доступности ресурсов без использования календаря

Если вам больше не нужен календарь, удалите его!

.