Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа*	Примечания
1	2	3	4
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
648	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Пост.
649	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК
650	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л.
651	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г.
652	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭПК
653	Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год	Пост.
654	Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
655	Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:		(1) После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г. (1)
656	Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):		(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
	а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания	Пост. **
	б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих	75 л. ЭПК
657	Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
658	Личные карточки работников, в т.ч., временных работников	75 л. ЭПК
659	Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом	75 л.
660	Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
661	Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел	5 л. ЭПК
662	Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников	75 л. ЭПК
663	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу	3 г.
664	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (1)	(1) Невостребованные –75 л.
665	Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 л.
666	Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных	75 л. ЭПК
667	Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу	75 л.
668	Командировочные удостоверения	5 л. (1)	(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.
669	Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников	5 л. ЭПК (1)	(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
670	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним	Пост.
671	Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 л. ЭПК
672	Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей	3 г. (1)	(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей
673	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г.
674	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 л. ЭПК
675	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 л. ЭПК
676	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок	5 л. (1)	(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК
677	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок	5 л.
678	Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов	Пост.
679	Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов	5 л. (1) ЭПК	(1) После урегулирования конфликта
680	Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов	Пост.
681	Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими	5 л. ЭПК
682	Документы (заявления, служебные записки, заключения и др. ) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих	Пост.
683	Журналы регистрации:
	а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 л.
	б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими	5 л.
	в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих	Пост.
	г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов	5 л.
684	Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих	Пост. (1)	(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
685	Списки:		(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
	а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Пост. **
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Пост. **
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Пост. **
	г) работников	75 л.
	д) прошедших аттестацию	5 л.
	е) подлежащих воинскому учету	3 г.
	ж) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми
	з) получающих персональные ставки, оклады	10 л. (1)
	и) обучающихся без отрыва от производства	5 л.
	к) работников, ушедших на пенсию	5 л.
	л) лиц, выезжающих за границу	5 л.
686	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.
687	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1)	(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
688	Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации	5 л.
689	Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз	5 л.
690	Переписка по воинскому учету работников	3 г.
691	Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 л.
692	Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 л.
693	Графики предоставления отпусков	1 г.
694	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г.
695	Книги, журналы, карточки учета:		(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л.
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 л.
	б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений	75 л.
	в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л.
	г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 л.
	д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 л.
	е) лиц, подлежащих воинскому учету	3 г. (1)
	ж) отпусков	3 г.
	з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л.(2)
	и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 л.
	к) выдачи командировочных удостоверений	5 л.
	л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов	5 л.
8. 2. Установление квалификации работников
696	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	15 л. (1) ЭПК	(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
697	Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
698	Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
699	Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 л. ЭПК
700	Квалификационные требования:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
701	Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
702	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л.
703	Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий	5 л.
704	Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала	75 л. ЭПК
705	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 л.
706	Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории	5 л.
707	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г.
8.3. Повышение квалификации работников
708	Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации	5 л. ЭПК
709	Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации	5 л.
710	Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
711	Учебные планы, программы, задания:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
712	Учебно-методические пособия:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
713	Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 л. ЭПК
714	Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов	1 г. (1)	(1) После замены новыми
715	Стенограммы лекций преподавателей	10 л. ЭПК
716	Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
717	Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	3 г.
718	Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами	3 г.
719	Планы повышения квалификации работников:
	а) по месту составления и утверждения	5 л.
	б) в других организациях	До минования надобности
720	Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников	5 л.
721	Договоры о повышении квалификации работников	5 л. (1)	(1) После истечения срока действия договора
722	Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	3 г.
723	Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
724	Книги учета контрольных работ	3 г.
725	Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
726	Ведомости учета часов работы преподавателей	5 л. (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
727	Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов	3 г. (1)	(1) После замены новыми
728	Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов	1 г.
729	Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам	5 л.
730	Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей	5 л. ЭПК
731	Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий	1 г.
732	Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л. (1)	(1) После окончания обучения
733	Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л.
734	Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л.
8. 4. Награждение
735	Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:
	а) в награждающих организациях	Пост.
	б) в представляющих организациях	75 л. ЭПК
736	Журналы учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград	Пост.
737	Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными	До востребования (1)	(1) Невостребованные – 75 л.
738	Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями	Пост.
739	Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций	75 л. ЭПК
740	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:
	а) в награждающих организациях	Пост.
	б) в других организациях	75 л. ЭПК
741	Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	Пост.
742	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК
743	Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград	Пост.
744	Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
745	Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград	Пост.
746	Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
747	Книга Почета организации	Пост. **

Систематизация и хранение документов в работе кадровика

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Систематизация и хранение документов в работе кадровика». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Систематизация и хранение документов

Формирование номенклатуры дел проводится в течение всего делопроизводственного года, в ходе чего она наполняется заголовками дел, созданных за отчетный период. В дела заносятся организационно-распорядительные документы, плановые и отчетные, а также прочие документы, связанные с условиями организации и оплаты труда на предприятии.

Окончательное заполнение номенклатуры дел происходит в конце года. На данном этапе составляется общая сводная номенклатура дел организации, частью которой являются дела кадровой службы. Общая номенклатура скрепляется итоговой записью с подписью ответственных лиц.

В рамках спецкурса освещаются проблемные аспекты отнесения тех или иных данных к персональным, а также проблемные аспекты передачи персональных данных третьим лицам.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работник кадровой службы в адрес увольняемого работника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте.

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии — создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабовпредприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

Кадровый документооборот в организации

Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Те приказы, которые не включены в альбом унифицированных форм, например об учебных и дополнительных отпусках, о дежурствах и отгулах и др., составляются по общим правилам оформления организационно-распорядительных документов.

Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции Компании организацию работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого структурного подразделения.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста.

Выбор системы регистрации и хранения этих приказов определяется их количеством в течение года. Чем больше количество документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет. Это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных.

Поскольку последствия принимаемых кадровых решений различны для организации и для ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются. Многие кадровые приказы унифицированы и включены в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, например: об отпусках, о командировках, о премировании.

Оформление дела – это целый комплекс работы по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено (открыто).

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

В разделе содержатся все ответы государственных органов, которые размещены на портале «Открытый диалог» Электронного правительства Республики Казахстан.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Поэтому оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.

Все шпаргалки упакованы в удобное java приложение, а также представлены в форматах txt, fb2, ePub, html. Это позволяет воспользоваться шпаргалками на любом современном телефоне или смартфоне.

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия.

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа.
Уведомление работника о начале отпуска. Расчет периода, за который предоставляется ежегодный отпуск с учетом прогулов, отпусков без сохранения заработной платы и др. Выплата отпускных: сроки, типичные нарушения.

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности.

Приказ о приеме на государственную службу (работу) объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Экспертиза ценности документов и дел

Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, то есть их формирование может осуществляться несколько лет (принято не более 5 лет), так как при небольшом количестве листов в деле нецелесообразно каждый год заводить новое. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования.

Систематизация и хранение документов в работе кадровика

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел по ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»28.

Поскольку все трудовые отношения должны быть задокументированы, при разработке локальных нормативных актов и иных кадровых документов следует помнить, что их положения не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того,насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов.

Номенклатура в процессе систематизации кадровых документов помогает оптимизировать работу с документами уволенных сотрудников, вести учет принятых в течение года работников, а также отслеживать выплаты ушедшим на пенсию или в декретный отпуск. Пользователями этой информации являются не только сотрудники отдела кадров, но также и бухгалтерия, и высшее руководство.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

После того, как вы изучите нормативные документы в области трудового права и кадрового делопроизводства, вы получите представление о необходимом минимуме, который должен оформляться и вестись в любой организации.

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи руководителю Службы или территориального органа при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Довольно часто встречается ситуация, когда фирма только что открылась, имеет небольшой штат сотрудников, но кроме трудовых договоров ничего нет. Нередко такое случается и в компании, которая уже несколько лет на рынке, но тем не менее не уделяет должного внимания документированию трудовых отношений.

Составляем отдельные документы

Итак, прежде всего нужно составить штатное расписание. Данный документ применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

В связи со вступлением в силу в 2013 году Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бланки документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения и работодатели могут самостоятельно разработать необходимые формы.

Они содержат данные о численности персонала, сведения о должностях и заработной плате, а также фиксируют все движение персонала.

Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф.
Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Похожие записи:

как хранить документы, подписанные ЭЦП? — Удостоверяющий центр СКБ Контур

В каком формате и на каких носителях хранить документы

В чем проблема?

Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.

Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.

Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.

Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.

Как решить?

Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.

Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.

Как подтвердить юридическую значимость документов

В чем проблема?

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Как решить?

Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.

Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис  подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.

Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).

Получить электронную подпись

Тема 8. Систематизация и хранение документов кадровой службы : Кадровый офис

Особенности хранения документации кадровой службы

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые

документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе

в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шка-

фах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закреп-

ленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сей-

фе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы,

бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

Работникам не разрешается при любом по продолжительности

выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные

записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня

сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в метал-

лический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от

шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под рос-

пись в соответствующем журнале.

Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабо-

чее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить урну

для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут

представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции до-

кументов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце

рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине.

Уничтожение производится двумя работниками службы. Компьютеры в

конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Размещение и организация работы кадровой службы

Кадровая служба организации должна иметь минимально три

смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руково-

дителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы

для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть

только один.

Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить

дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.

Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется

эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения,

шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечива-

ются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна

быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кад-

ровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы

должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние)

запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой служ-

бы отключается на центральном щите в помещении охраны организа-

ции. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале

сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск

печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы

печать невозможно было снять и восстановить.

Одновременно включается и проверяется надежность средств

охранной сигнализации. Сдача под охрану и вскрытие помещений кад-

ровой службы разрешаются только ее руководителю, а в исключитель-

ных случаях – заместителю первого руководителя, отвечающему за ра-

боту с персоналом. Перед вскрытием проверяются сохранность и номера

печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити). При обна-

ружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не

вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об

этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руко-

водителю службы охраны. Дальнейшие действия санкционируются пер-

вым руководителем.

Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечаю-

щего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем

кадровой службы в присутствии двух работников этой службы. О

вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт под-

писывается указанными лицами. После выполнения необходимых дей-

ствий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой

службы. При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за храня-

щуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия до-

кументов, дел и других материалов. Уборка помещения службы осуще-

ствляется под наблюдением руководителя кадровой службы.

При пожарах, авариях водопроводной и тепловой сети доку-

ментация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное ме-

сто и обеспечена ее охрана. В условиях возникновения сложных экс-

тремальных ситуаций (стихийных бедствий, военных действий, терро-

ристических актов и других подобных событий) и отсутствия возможно-

сти эвакуировать чистые бланки трудовых книжек и вкладышей они

уничтожаются по акту путем сожжения.

В этих ye условиях трудовые книжки работников могут быть вы-

даны им под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкла-

дышей к ним. Вся остальная кадровая документация должна быть эва-

куирована в первую очередь или уничтожена (кроме дел с под-

линниками приказов по личному составу и книги учета движения трудо-

вых книжек и вкладышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой

службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (не-

промокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой за-

ранее должна быть закреплена грузовая автомашина.

Регламентирующие документы кадровой службы

Организационные и технологические аспекты защиты персональ-

ных данных в кадровой службе могут найти отражение в двух регламен-

тирующих документах организации.

Во-первых, должно быть разработано положение о персональ-

ных данных работников организации, в котором целесообразно четко

определить конкретные обязанности руководителей и сотрудников в

части использования этих данных в служебных целях. Функциональные

обязанности этих лиц следует связать с составом передаваемых им пер-

сональных данных. Пользование другими данными им не разрешается.

Положение должно содержать схему распределения доступа к персо-

нальным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на оз-

накомление с ними и несущих за это ответственность.

Положением должна быть определена форма обязательства ука-

занных лиц за сохранность персональных данных и их конфиденциаль-

ность. Одновременно регламентируете» порядок ознакомления работни-

ков организации со своими персональными данными, документами и

учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаи-

моотношений __________кадровой службы и работника по поводу сбора, докумен-

тирования, использования, актуализации, уничтожения и хранения его

персональных данных.

Во-вторых, должна быть составлена инструкция, отражающая

этапы, процедуры и методы применяемой традиционной или авто-

матизированной технологии обработки и хранения персональных

данных, методы и средства документирования этих данных и фор-

мирования баз данных, содержащих эти сведения.

В частности, в инструкции следует закрепить технологическую

цепочку составления и, оформления приказов и иных кадровых доку-

ментов, технологические процедуры и операции их хранения, регламен-

тировать порядок формирования, ведения и хранения личных дел работ-

ников, ведения и хранения трудовых книжек работников. Следует тща-

тельно определить условия включения документов в личные дела, пра-

вила ведения описи документов личного дела, изъятия документов из

личного дела, выдачи документов на рабочие места руководителей, про-

верки сохранности личных дел и документов личного дела.

Особое внимание в инструкции следует обратить на организа-

цию и документирование процедур тестирования и анкетирования

кандидатов на должность и работников, проведения собеседований

и аттестации, порядка ознакомления этих лиц с материалами пси-

хологического отбора.

В инструкции должна быть определена технология формирования

и ведения традиционных или автоматизированных справочно-

информационных систем (картотек, журналов, баз данных), обеспечи-

вающих поисковые, учетные и отчетные функции при работе сотрудников кадровой службы с персональными данными работников. Установ-

лено, в какие документы и учетные формы следует ввести необходимые

зоны и графы для отражения факта ознакомления работников со своими

персональными данными..

В соответствии с разработанным положением и инструкцией

должна быть построена практическая работа руководителей организа-

ции, сотрудников кадровой и иных служб, использующих в работе пер-

сональные данные работников.

Работа с посетителями в кадровой службе

Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, не-

обходимо учитывать, что помимо операций с документами работники

отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетите-

лей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так

как посетители могут представлять определенную угрозу информацион-

ной безопасности кадровой службы и физической безопасности ее ра-

ботников. Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те

часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в

помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в

том числе работники организации.

Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работни-

ков организации и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разгра-

ничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц мо-

жет быть злоумышленник, который будет слышать переговоры работни-

ков организации, сможет познакомиться с работниками, получить ин-

формацию о их привычках, чертах характера, что в последующем может

стать основой для формирования канала несанкционированного доступа

к ценной информации.

Прием посетителей должен быть организован таким образом,

чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не

должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие

приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают перего-

воры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может

эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной

видеокамеры.

В часы приема посетителей работники службы не должны выпол-

нять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные пе-

реговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно

быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посети-

теля.

Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого

они касаются. При выдаче справки с места работы необходимо удосто-

вериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не раз-

решается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточ-

ки № Т-2, а не пропуска, так как работник при увольнении мог не сдать

пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается

руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работ-

ник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ста-

вит на справке печать. За получение справки работник организации рас-

писывается в журнале учета выдачи справок.

Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей

персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на пра-

вомерные письменные запросы других учреждений и организаций дают-

ся с разрешения первого руководителя организации и только в письмен-

ной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний

объем персональных сведений. По возможности персональные данные

обезличиваются.

В помещении кадровой службы в часы приема посторонних

лиц может находиться работник службы безопасности организации.

Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников

этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся

ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяже-

лых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т.п.

В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу поме-

щения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости

от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками ор-

ганизации, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих.

Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотруд-

ником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту

или служебному удостоверению, при необходимости посетителя прово-

жают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании организа-

ции не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и

помещения может быть блокирован охраной организации.

Особенности хранения документации кадровой службы

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые

документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе

в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шка-

фах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закреп-

ленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сей-

фе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы,

бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

Работникам не разрешается при любом по продолжительности

выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные

записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня

сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в метал-

лический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от

шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под рос-

пись в соответствующем журнале.

Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабо-

чее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить урну

для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут

представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции до-

кументов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце

рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине.

Уничтожение производится двумя работниками службы. Компьютеры в

конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Размещение и организация работы кадровой службы

Кадровая служба организации должна иметь минимально три

смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руково-

дителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы

для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть

только один.

Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить

дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.

Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется

эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения,

шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечива-

ются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна

быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кад-

ровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы

должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние)

запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой служ-

бы отключается на центральном щите в помещении охраны организа-

ции. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале

сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск

печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы

печать невозможно было снять и восстановить.

Одновременно включается и проверяется надежность средств

охранной сигнализации. Сдача под охрану и вскрытие помещений кад-

ровой службы разрешаются только ее руководителю, а в исключитель-

ных случаях – заместителю первого руководителя, отвечающему за ра-

боту с персоналом. Перед вскрытием проверяются сохранность и номера

печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити). При обна-

ружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не

вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об

этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руко-

водителю службы охраны. Дальнейшие действия санкционируются пер-

вым руководителем.

Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечаю-

щего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем

кадровой службы в присутствии двух работников этой службы. О

вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт под-

писывается указанными лицами. После выполнения необходимых дей-

ствий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой

службы. При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за храня-

щуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия до-

кументов, дел и других материалов. Уборка помещения службы осуще-

ствляется под наблюдением руководителя кадровой службы.

При пожарах, авариях водопроводной и тепловой сети доку-

ментация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное ме-

сто и обеспечена ее охрана. В условиях возникновения сложных экс-

тремальных ситуаций (стихийных бедствий, военных действий, терро-

ристических актов и других подобных событий) и отсутствия возможно-

сти эвакуировать чистые бланки трудовых книжек и вкладышей они

уничтожаются по акту путем сожжения.

В этих ye условиях трудовые книжки работников могут быть вы-

даны им под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкла-

дышей к ним. Вся остальная кадровая документация должна быть эва-

куирована в первую очередь или уничтожена (кроме дел с под-

линниками приказов по личному составу и книги учета движения трудо-

вых книжек и вкладышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой

службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (не-

промокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой за-

ранее должна быть закреплена грузовая автомашина.

Регламентирующие документы кадровой службы

Организационные и технологические аспекты защиты персональ-

ных данных в кадровой службе могут найти отражение в двух регламен-

тирующих документах организации.

Во-первых, должно быть разработано положение о персональ-

ных данных работников организации, в котором целесообразно четко

определить конкретные обязанности руководителей и сотрудников в

части использования этих данных в служебных целях. Функциональные

обязанности этих лиц следует связать с составом передаваемых им пер-

сональных данных. Пользование другими данными им не разрешается.

Положение должно содержать схему распределения доступа к персо-

нальным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на оз-

накомление с ними и несущих за это ответственность.

Положением должна быть определена форма обязательства ука-

занных лиц за сохранность персональных данных и их конфиденциаль-

ность. Одновременно регламентируете» порядок ознакомления работни-

ков организации со своими персональными данными, документами и

учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаи-

моотношений __________кадровой службы и работника по поводу сбора, докумен-

тирования, использования, актуализации, уничтожения и хранения его

персональных данных.

Во-вторых, должна быть составлена инструкция, отражающая

этапы, процедуры и методы применяемой традиционной или авто-

матизированной технологии обработки и хранения персональных

данных, методы и средства документирования этих данных и фор-

мирования баз данных, содержащих эти сведения.

В частности, в инструкции следует закрепить технологическую

цепочку составления и, оформления приказов и иных кадровых доку-

ментов, технологические процедуры и операции их хранения, регламен-

тировать порядок формирования, ведения и хранения личных дел работ-

ников, ведения и хранения трудовых книжек работников. Следует тща-

тельно определить условия включения документов в личные дела, пра-

вила ведения описи документов личного дела, изъятия документов из

личного дела, выдачи документов на рабочие места руководителей, про-

верки сохранности личных дел и документов личного дела.

Особое внимание в инструкции следует обратить на организа-

цию и документирование процедур тестирования и анкетирования

кандидатов на должность и работников, проведения собеседований

и аттестации, порядка ознакомления этих лиц с материалами пси-

хологического отбора.

В инструкции должна быть определена технология формирования

и ведения традиционных или автоматизированных справочно-

информационных систем (картотек, журналов, баз данных), обеспечи-

вающих поисковые, учетные и отчетные функции при работе сотрудников кадровой службы с персональными данными работников. Установ-

лено, в какие документы и учетные формы следует ввести необходимые

зоны и графы для отражения факта ознакомления работников со своими

персональными данными..

В соответствии с разработанным положением и инструкцией

должна быть построена практическая работа руководителей организа-

ции, сотрудников кадровой и иных служб, использующих в работе пер-

сональные данные работников.

Работа с посетителями в кадровой службе

Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, не-

обходимо учитывать, что помимо операций с документами работники

отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетите-

лей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так

как посетители могут представлять определенную угрозу информацион-

ной безопасности кадровой службы и физической безопасности ее ра-

ботников. Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те

часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в

помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в

том числе работники организации.

Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работни-

ков организации и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разгра-

ничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц мо-

жет быть злоумышленник, который будет слышать переговоры работни-

ков организации, сможет познакомиться с работниками, получить ин-

формацию о их привычках, чертах характера, что в последующем может

стать основой для формирования канала несанкционированного доступа

к ценной информации.

Прием посетителей должен быть организован таким образом,

чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не

должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие

приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают перего-

воры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может

эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной

видеокамеры.

В часы приема посетителей работники службы не должны выпол-

нять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные пе-

реговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно

быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посети-

теля.

Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого

они касаются. При выдаче справки с места работы необходимо удосто-

вериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не раз-

решается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточ-

ки № Т-2, а не пропуска, так как работник при увольнении мог не сдать

пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается

руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работ-

ник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ста-

вит на справке печать. За получение справки работник организации рас-

писывается в журнале учета выдачи справок.

Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей

персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на пра-

вомерные письменные запросы других учреждений и организаций дают-

ся с разрешения первого руководителя организации и только в письмен-

ной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний

объем персональных сведений. По возможности персональные данные

обезличиваются.

В помещении кадровой службы в часы приема посторонних

лиц может находиться работник службы безопасности организации.

Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников

этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся

ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяже-

лых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т.п.

В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу поме-

щения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости

от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками ор-

ганизации, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих.

Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотруд-

ником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту

или служебному удостоверению, при необходимости посетителя прово-

жают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании организа-

ции не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и

помещения может быть блокирован охраной организации.

Кадровый учет с нуля: Практическое пособие

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Обычно существует две крайности: либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа “ни одного документа в мусорную корзину”, либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалению, какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации, пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Правильное хранение документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., далее по тексту Перечень). Указанный Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела:

– раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом: государственные, муниципальные организации – 10 лет; негосударственные организации – не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы, которые не поступают в государственные, муниципальные архивы, – до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению:

– личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;

– список (штатно-списочный состав) работников;

– списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.

Отметка “до минования надобности” означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем “постоянно”, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

Необходимо также отметить, что хранению подлежат подлинники документов организации. В случае утраты или повреждения подлинника документа организации хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа организации должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа организации и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения организации.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации.

 

Таблица 1

Как должны быть организованы файлы сотрудников?

Любой опытный владелец бизнеса или менеджер по персоналу знает, как важно хранить файлы сотрудников в порядке. Но знание того, *что* они должны быть организованы, ничего не говорит о том, *как* они должны быть организованы. Вот несколько рекомендаций по упорядочению файлов ваших сотрудников в соответствии с рекомендациями сертифицированных специалистов по кадрам.

Во-первых, важно поддерживать несколько отдельных файлов, содержащих различные типы информации о сотрудниках. Ниже описана организационная система, которую многие HR-специалисты рекомендуют в качестве краткого справочника «что и куда». Каждый описанный ниже раздел должен вестись отдельно по каждому отдельному сотруднику.

Файл I-9

Храните все формы I-9 в отдельном основном файле или папке с тремя кольцами.

Медицинская карта

Этот файл должен содержать все, что связано с историей болезни сотрудника, включая регистрационные формы медицинского страхования. Важно отделить этот файл, потому что вы не можете юридически основывать кадровые решения, например, кто получает повышение, а кто нет, на истории болезни человека.Кроме того, различные законы о конфиденциальности и Закон об американцах-инвалидах (ADA) требуют, чтобы вы хранили конфиденциальные медицинские записи сотрудников отдельно от основных личных дел. Срок хранения будет зависеть от типа записи.

Личное дело

Этот файл должен содержать элементы, которые были фактором при найме и трудоустройстве сотрудника, в дополнение к элементам, которые окажут какое-либо влияние на их трудоустройство в будущем. Это включает обзоры производительности и отчеты о корректирующих действиях.

Файл учета заработной платы

Этот файл должен содержать форму W-4 сотрудника и любые другие документы, связанные с начислением заработной платы, содержащие SSN сотрудника или другую защищенную информацию, включая штрафы.

Файл о травмах

Храните файл для любого работника, получившего травму на работе. Этот файл должен содержать записи о требованиях компенсации работникам и отчеты о травмах, а также любые дополнительные медицинские записи, относящиеся к травме. Этот файл можно запускать только в том случае, если сотрудник получил травму на работе.

Эти файлы должны храниться в безопасном месте, доступном только для сотрудников отдела кадров или имеющих законную потребность в просмотре информации, например, в запертых шкафах в запертом офисе отдела кадров. Эта информация может храниться в электронном виде, если это более целесообразно для вашего бизнеса. Просто убедитесь, что на нем есть резервная копия, чтобы предотвратить потерю данных, и он хорошо защищен.

Существуют особые требования к хранению I-9 в электронном виде, которые, вероятно, являются хорошими стандартами для любого вида электронного хранения данных.Если вам нужна дополнительная информация об этом, узнайте больше о нашей программной платформе управления персоналом, разработанной для малого бизнеса.

Типы записей | Государственный университет Южного Коннектикута

I. Административные документы

Записи, относящиеся к происхождению, развитию, деятельности и достижениям агентства. Обычно они делятся на две категории: записей политики и операционных записей .

Записи политик:

Записи, относящиеся к организации, такие как планы, методы, приемы или правила, принятые агентством для выполнения своих обязанностей и функций.К ним относятся три основные категории.

1. Организационные документы: бюджетов и записей бюджетного планирования, финансовых записей, организационных и функциональных схем.
2. Руководящие документы: руководств, директив, приказов и разъяснений, изданных на высших уровнях власти, корреспонденции высокопоставленных должностных лиц, постановлений, циркуляров, инструкций, меморандумов или регулярных выпусков, устанавливающих курс действий, а также исследований персонала или специальных отчеты, касающиеся методов работы и производительности.
3. Отчетные документы: годовых отчетов, периодические отчеты о проделанной работе или краткие отчеты, специальные отчеты или отчеты о достижениях, стенограммы слушаний, протоколы собраний и конференций и истории агентства.

Оперативный учет:

Записи, необходимые для реализации административных политик, процедур и операций. Эксплуатационная ценность — это полезность записи в ведении бизнеса организации. Примеры включают мандаты, процедурные записи или записи, которые дают указания.

II. Юридические отчеты

Записи, имеющие юридическую ценность, включают документы, подтверждающие юридически закрепленные права или обязанности государства. К ним могут относиться:

1. Записи, касающиеся прав собственности: земля, завещание, контракты, соглашения, аренда, лицензии.
2. Записи, касающиеся прав на гражданство: статистика естественного движения населения, такая как рождение, смерть, брак, некоторые судебные разбирательства и уголовные дела.
3. Записи, касающиеся трудоустройства: записи ветеранов, связанные с законными правами, связанными с работой, основные записи о государственном персонале и, в некоторых случаях, записи о заработной плате.
4. Записи, содержащие информацию, необходимую для защиты штата от претензий или для обеспечения соблюдения законов: исполнительные распоряжения, правила, постановления и записи для установления или подтверждения судебных мнений и интерпретаций.

III. Финансовые отчеты

Записи, имеющие фискальную ценность, относятся к финансовым операциям агентства. это могут быть бюджеты, платежные ведомости, ваучеры и бухгалтерские записи. После того, как записи выполнили свою основную административную задачу, может возникнуть необходимость в их сохранении для документирования расходования государственных средств и учета их для целей и требований аудита.

IV. Исторические записи

Записи, достойные постоянного сохранения для справочных и исследовательских целей, отобраны для хранения в государственном архиве в Библиотеке штата Коннектикут. Эти записи сохраняются для многих целей. Государственные чиновники используют архивные записи для защиты правительства, обеспечения последовательности и преемственности своих действий, предотвращения дублирования усилий и поиска успешных способов решения повторяющихся проблем. Записи также ведутся для защиты законных прав граждан и для исследований во многих областях с целью расширения общих знаний и понимания.

V. Отчеты об исследованиях

Записи, используемые в научных исследованиях и расследованиях. Исследователи хотят расширить человеческие знания, используя основные исторические свидетельства. Эти записи могут включать важную информацию о физических лицах, юридических лицах, включая их проблемы и условия, а также важные исторические события. Исследователи могут включать материалы дел и переписку нормативного и квазисудебного характера, статистические и другие данные об экономическом развитии, изменениях численности населения и/или основных движениях в нашем обществе. Многие из этих записей имеют информационную, административную и архивную ценность.

VI. Электронные записи

Закон Коннектикута об унифицированных электронных транзакциях (CUETA) определяет электронную запись как «запись, созданную, сгенерированную, отправленную, переданную, полученную или сохраненную с помощью электронных средств, включая, помимо прочего, факсимиле, электронную почту, телексы и обмен сообщениями через Интернет». (CGS, Раздел 1-267). Электронные сообщения, отправленные или полученные в ходе ведения государственных дел, являются общедоступными записями.

Персональный файл сотрудника | Monster.com

А где еще сохраняется определенная информация о сотрудниках?

На самом деле работодатели не обязаны создавать и вести личное дело для каждого сотрудника. Однако документы, касающиеся ваших сотрудников, должны где-то храниться. Разнообразие создаваемых документов может вызвать вопросы о том, следует ли размещать тот или иной документ в личном деле сотрудника.

Вы, вероятно, знаете, что медицинская информация должна храниться отдельно в конфиденциальном файле, а ваши личные дела, вероятно, включают такие документы, как заявления о приеме на работу, служебные аттестации и дисциплинарные записи. Связанные записи, в отношении которых вы можете быть не уверены, могут включать записи, сделанные во время собеседования при приеме на работу, или документацию по расследованию в поддержку дисциплинарного взыскания.

Заметки об интервью

Во время собеседований вы (или менеджер по найму), вероятно, будете делать заметки о кандидате.Эти записи могут быть сделаны во время интервью или могут быть записаны сразу после интервью, чтобы расширить любые записанные мысли. Эти записи не обязательно должны быть в личном деле сотрудника, и должны храниться отдельно.

Заметки, сделанные во время собеседования, могут включать как положительные, так и отрицательные утверждения, и вы можете предпочесть, чтобы сотрудник не имел доступа к этим заявлениям, если сотрудник запрашивает копию своего личного дела. Поскольку эти записи относятся к вашему решению о приеме на работу, они должны храниться не менее одного года в соответствии с правилами Комиссии по равным возможностям трудоустройства.Однако их не обязательно хранить в личном деле.

Если вы собираетесь хранить эти заметки отдельно, соблюдайте осторожность, делая заметки во время интервью. Например, избегайте делать заметки непосредственно в резюме соискателя, так как этот документ станет частью личного дела. Даже если заявление кажется безобидным, несколько слов, вырванных из контекста, могут быть неправильно поняты сотрудником, особенно если сотрудник запросил копию своего файла, обдумывая судебный процесс против вашей компании.

Другая информация о процессе найма, которая должна быть отделена от личного дела, включает результаты любых проверок биографических данных или рекомендаций, результаты любых тестов навыков или способностей, а также форму I-9 сотрудника.

Дисциплинарные записки

Некоторые записи о дисциплинарных взысканиях, такие как предупреждения, вынесенные сотрудникам, должны быть включены в личные дела. Однако связанная или вспомогательная документация может храниться отдельно. Как правило, если документ был передан сотруднику, он должен находиться в личном деле.В противном случае его следует хранить отдельно. Примером документа, который следует исключить, может быть обвинение или показания свидетеля, взятые в рамках расследования неправомерного поведения.

Например, Кэрол обвиняет Уолтера в сексуальных домогательствах и предоставляет письменное заявление о том, что Уолтер неоднократно отпускал безвкусные шутки. Вы берете показания свидетелей и в конце концов даете Уолтеру письменное предупреждение. Копия этого предупреждения должна быть помещена в личное дело Уолтера, но вы не должны включать копию обвинения Кэрол, а также копии свидетельских показаний в личное дело Уолтера.

В зависимости от того, у кого есть доступ к файлам, вам может даже не понадобиться копия обвинения Кэрол в ее личном деле. Если позже Кэрол подаст заявку на повышение, и менеджер по найму увидит, что она подала жалобу, менеджер может неправильно учесть этот документ при принятии решения о найме. Даже если такого нарушения не происходит, но Кэрол не выбрана для продвижения по службе, менеджеру по найму, возможно, придется доказать, что он или она не учитывал защищенную деятельность Кэрол при принятии решения о повышении.Хранение таких записей отдельно и конфиденциально может избежать таких проблем.

Что должны видеть сотрудники?

Сотрудники могут запросить доступ (или даже копии) к своим личным файлам. На самом деле, довольно много штатов приняли законы, требующие от работодателей выполнять такие просьбы. Даже если в вашем штате нет такого закона, сотрудник, которому грозит дисциплинарное взыскание или рассматривается судебный иск, скорее всего, запросит доступ к своему личному делу. Вы можете иметь это в виду, когда решаете, помещать ли тот или иной документ в личное дело сотрудника.

Не могли бы вы получить больше помощи в развитии ваших управленческих навыков? Присоединяйтесь к Monster бесплатно сегодня. Как участник, вы будете получать информацию о лидерах, советы по карьере и советы по поиску работы, отправленные прямо на ваш почтовый ящик. Давайте снимем часть груза с ваших плеч.

Эдвин Дж. Залевски — помощник редактора J.J. Keller & Associates , организация, специализирующаяся на юридических вопросах человеческих ресурсов и рабочих мест.

Правовая оговорка: Никакая из представленной здесь информации не является юридической консультацией от имени Monster.

Персональная документация для лабораторий — MediaLab, Inc.

Решение по кадровой документации от MediaLab использует автоматизацию и организацию для упрощения управления файлами сотрудников. Он прост в использовании и основан на облаке, что упрощает назначение, хранение и извлечение информации о сотрудниках и документации. Найдите то, что вам нужно, в тот момент, когда вам это нужно, в нашем централизованном хранилище. Ролевые и определяемые пользователем администраторы программ будут иметь полный доступ к электронным личным делам ваших сотрудников.

Соответствие требованиям CAP, Joint Commission и CMS

Персональная документация от MediaLab помогает вашей лаборатории соответствовать требованиям CAP, Joint Commission и CMSA с помощью простой в использовании и понятной системы, которая точно показывает, какие пользователи должны предоставлять документацию, какие пользователи ‘ еще не загрузили необходимые файлы, и сколько времени прошло с тех пор, как эта документация была проверена или обновлена.

CAP, Совместная комиссия и CMS требуют от лабораторий вести кадровую документацию для технических сотрудников.В частности, пункт контрольного списка CAP GEN.54400 — Персональные записи гласит:

Персональные дела ведутся на весь текущий технический персонал, а кадровые записи включают все следующее:

• Копия академического диплома или транскрипт
• Лицензия лабораторного персонала, если требуется штатом, провинцией или страной
• Краткий обзор обучения и опыта
• Сертификация, если требуется штатом или работодателем
• Описание текущих обязанностей и ответственности, как указано директором лаборатории
• Записи о непрерывном образовании
• Записи о радиации экспозиция, где применимо

“Модуль документации персонала MediaLab очень прост в использовании, с настраиваемыми типами документов и отчетами, которые фиксируют всю документацию, отсканированную в систему.Это очень помогло и сэкономило нам время при подготовке и проведении наших внутренних аудитов ISO 15189. Модуль кадровой документации также упростил подготовку к нашим предстоящим выездным проверкам CAP и ISO 15189. Простая в использовании система хранит всю нашу документацию по персоналу в одном месте».

Дорин Крайнер, MT (ASCP), специалист по клиническому внедрению, Больница общего профиля Ланкастера

Быстрый поиск информации о сотрудниках

Документация по персоналу упрощает найти то, что вы ищете, в любое время и в любом месте.Мы поможем вам сэкономить время и нервы, связанные с копанием в упакованных картотеках и бумажных папках. Наша функция отчетности позволяет быстро искать документацию по файлам сотрудников и составлять отчеты. Мгновенно просматривайте собранную и утвержденную документацию, а также то, что еще находится на рассмотрении. Вы получите выгоду от автоматического отслеживания всех необходимых и обновляемых документов в личном деле каждого сотрудника.

“Это программное обеспечение не только помогает нашей лаборатории соответствовать требованиям, но и делает это очень простым. Новые пользователи могут понять, как ориентироваться в нем с очень небольшими инструкциями, что заставляет их с большим желанием возвращаться к нему снова и снова.Как администратор, я могу быстро получить важную информацию, чтобы быть в курсе дел, прежде чем они провалятся! Нашей управленческой команде нравятся напоминания по электронной почте, что освобождает нас от микроуправления нашими сотрудниками. Персонал всех уровней ценит ее полезность!»

Лиза Д., менеджер по качеству, больница и здравоохранение, 51–200 сотрудников

Безопасное и надежное хранение личных дел

Вместо того, чтобы хранить бумажную документацию с информацией о файлах сотрудников в лаборатории, в области здоровья сотрудников и в отделе кадров, централизуйте свое хранилище и избавьтесь от беспорядка и хаоса!Создавайте требования к документации, назначайте свои требования в зависимости от своих должностных обязанностей и позволяйте администраторам и сотрудникам загружать нужную документацию в Интернете. Храните всю необходимую документацию, организованную по сотрудникам, группам сотрудников и/или типам документов, на одной защищенной платформе.

Персональная документация использовала современное шифрование, соответствующее стандартам HIPAA и NIST, для защиты вашей информации.

Административная проверка и готовность к аудиту

Привлеките руководителей своих отделов, менеджеров и начальников смен к процессу проверки документации. Предоставьте им возможность собирать и просматривать документацию для своих сотрудников и обеспечивать ее правильность и актуальность.Руководство лаборатории имеет доступ к исчерпывающим отчетам, контрольным журналам и исторической информации. Вы повысите эффективность совместной работы, предоставив определенные роли пользователей для администраторов лаборатории, а также более ограниченный доступ к конфиденциальным документам для отделов, не связанных с лабораторией, таких как отдел кадров и здоровье сотрудников.

Убедитесь, что ваши сотрудники соответствуют требованиям CLIA

CLIA подробно описывает образование, подготовку и опыт, которые необходимы вашим сотрудникам для квалификации в качестве тестировщиков, технических консультантов, технических руководителей и других ролей. Кадровая документация помогает разобраться в этих сложных квалификациях, отслеживая, какие требования ваши сотрудники уже задокументировали и какие дополнительные материалы необходимо добавить.

Экспортные списки

Создавайте и экспортируйте списки сотрудников вашей лаборатории в любое время с самыми последними квалификациями. Документация по персоналу генерирует файлы реестра для CMS/CLIA, CAP и Департамента здравоохранения штата Нью-Йорк — Wadsworth Center.

Экспортированные реестры CMS / CLIA точно соответствуют формату, требуемому этими агентствами — просто попросите директора лаборатории подписать первую страницу!

Экспортируемые списки CAP могут включать как лабораторный персонал, так и внелабораторный персонал для проведения POCT-тестирования, который проводит тестирование без отказа.Загрузите эти экспортированные списки непосредственно на веб-сайт CAP.

Экспортированные реестры Wadsworth включают все элементы, требуемые штатом Нью-Йорк, и готовы к проверке и аудиту в любое время.

 

Управление записями и архивами | Глоссарий

А | Б | С | Д | Е | Ф | г | Н | я | Дж | К | л | М | Н | О | П | Вопрос | Р | С | Т | У | В | Вт | Х | Y | Z

А

Активная запись: Запись, на которую часто ссылаются при ведении текущих дел отдела.

Административные записи: Записи, документирующие повседневную работу и управление офисом (например, юридические, финансовые, бюджетные, кадровые и другие общие операции.)

Архивная запись: Постоянная запись, которая неактивна и больше не нуждается в хранении в офисе, в котором она возникла. Эти записи имеют непреходящую ценность и документируют историю и развитие организации.

Архив: Область, используемая для постоянного хранения ценных записей и документов на благо ученых и будущих поколений.

Б

Преобразование обратного файла: Процесс сканирования, индексации и сохранения большого количества незавершенных документов в системе обработки изображений.

С

Дело: Группы записей, относящиеся к конкретному действию, событию, человеку, месту, вещи, организации, местоположению, программе или проекту. Включить файлы персонала, проектов и транзакций

Хронологические файлы: Файлы расположены в порядке дат

Хронологическая регистрация: Регистрация в последовательности дат.

Классификация: Процесс присвоения серии файлов (или класса) документу.

Закрытый файл: Папка с файлами, в которую не следует добавлять документы.

Создатель: Лицо, административная единица или организация, которая создает, получает или собирает записи в ходе обычной деятельности.

Область текущих файлов: Область, в которой хранятся часто используемые записи.

Cut-Off: Время, когда весь новый (активный) материал помещается в новый набор папок, а предыдущие папки (неактивные) удаляются из области текущих файлов и передаются в область хранения, центр записей или архивы. .Крайняя дата зависит от типа записи и ведомственных процедур. (например: __ 1 июля, конец четверти, конец семестра и т. д.).

Д

Дата уничтожения: Дата, знаменующая окончание установленного законом срока хранения непостоянных записей и время, когда записи должны быть уничтожены, если только они не связаны с аудитом, судебным разбирательством или продолжающимися административными действиями или не имеют к ним отношения.

Уничтожение: Окончательное удаление для уничтожения или передачи в другой центр хранения документов или архивы документов, срок хранения которых истек.

Распоряжение: Действия, предпринятые в отношении записей, которые больше не нужны для поддержки текущей административной деятельности в соответствии с Графиком хранения и утилизации документации университета. Указания могут включать уничтожение, передачу в университетский архивный центр, передачу в университетский архив, передачу в неактивное место для хранения документации или постоянное сохранение в подразделении.

Дубликат файла: Фотокопия официального документа, созданного для удобства и не находящегося в Офисе записи.

Е

Электронные записи, электронные данные, информация и/или запись: Любая форма цифрового материала, созданного, переданного, полученного и/или сохраненного, который определяется как запись владельцем данных или законом на основе содержания и/или предмета. Это включает, но не ограничивается электронным цифровым обменом, электронной почтой, цифровыми/текстовыми голосовыми сообщениями, мгновенными сообщениями и текстовыми сообщениями.

Для чтения глазами: Запись, которую можно прочитать невооруженным глазом без помощи аппаратного или программного обеспечения.(например: __ бумага или микрофильм/фиша считаются удобочитаемыми, хотя для чтения их необходимо увеличить.)

Ф

Серия файлов: Набор документов, имеющих одинаковую тему. Например, счета-фактуры, заказы на покупку, резюме, должностные инструкции и протоколы совещаний — это разные серии (классы) документов. (может также называться классом)

FERPA: Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни от 1974 г., обычно называемый Поправкой Бакли, защищает права учащихся, контролируя создание, ведение и доступ к образовательным записям.Это гарантирует студентам доступ к их академическим записям, запрещая несанкционированный доступ других лиц.

Формат: Физическая форма, в которой появляется материал — книги, слайды, фотографии, фильмы, записи и т. д.

Г

Закон Джорджии об открытых записях (O.C.G.A. 50-18-70) Это закон штата, требующий, чтобы публичные записи были открытыми и доступными для проверки любым представителем общественности. Любой представитель общественности может запросить проверку любого публичного документа.Запрашивающему лицу не обязательно проявлять особую потребность или интерес к вопросам, охватываемым записью, чтобы получить доступ. В большинстве учреждений правительства США есть назначенное лицо/офис, которому направляется запрос. Учреждение правительства США должно предоставить доступ к существующим публичным записям, находящимся в его ведении или под его контролем, в течение трех рабочих дней, в том числе к тем, которые оно создало, и к тем, которые оно получило в ходе своей деятельности. Учреждения не обязаны создавать запись, которой не существует на момент запроса, а также не обязаны собирать запрашиваемую информацию в единый документ.[Исключения для открытых записей включают:

• медицинские и ветеринарные записи и другие материалы, затрагивающие вопросы личной жизни;
• записи, касающиеся незавершенных расследований;
• записи, требуемые федеральным правительством для сохранения конфиденциальности, например, студенческие учебные записи;
• коммерческая тайна и некоторые сведения служебного характера;
• определенные исследовательские данные, записи или информация, которые не были опубликованы, запатентованы или иным образом не распространялись публично;
• личная и финансовая информация доноров
• конфиденциальных оценок, представленных государственному органу в связи с наймом государственного служащего. ]

GLBA, Закон Грэмма-Лича-Блайли: Закон Грэмма-Лича-Блайли (GLBA), вступивший в силу 23 мая 2003 г., касается защиты и конфиденциальности информации о клиентах, находящейся в распоряжении финансовых учреждений, таких как банки и инвестиционные компании. GLBA не содержит исключений для колледжей или университетов. В результате образовательные учреждения, которые занимаются финансовой деятельностью, такой как оформление студенческих кредитов, должны соблюдать требования. GLBA и другие новые законодательные акты могут привести к появлению стандартов обеспечения информационной безопасности во всех областях практики управления данными, как электронными, так и физическими (сотрудники, студенты, родители, клиенты, выпускники, доноры и т. д.).). В рамках этого закона личная информация означает любую непубличную финансовую информацию о физическом лице, которая обрабатывается или поддерживается университетом или его филиалами или от их имени. Определение личной информации очень широкое и может включать в себя: номера социального страхования, номера кредитных карт, номера банковских счетов, кредитную историю или рейтинг, информацию о налоговой декларации, оценки учащихся (FERPA), медицинские записи (HIPPA).

GPIPA (Закон штата Джорджия о защите неприкосновенности личности от 2007 г. (O.C.G.A. с 10-1-910 по 10-1-912): Закон об уведомлении о нарушениях безопасности; В 2007 году в закон Грузии об уведомлении о нарушениях были внесены поправки, в соответствии с которыми в него были включены государственные университеты и другие государственные и местные учреждения. Личная информация, защищенная GPIPA, включает комбинацию полного имени или инициалов и фамилий человека с одним из следующих, если они не зашифрованы или отредактированы: номер социального страхования; Номер водительского удостоверения или номер государственного удостоверения личности; Номер счета, кредитной карты или дебетовой карты; Пароли учетных записей, личные идентификационные номера или другие коды доступа.

Х

HIPAA: Закон о рентабельности и подотчетности медицинского страхования от 1996 г.; Частью этого закона, имеющей особое значение для менеджеров документации, являются стандарты, касающиеся конфиденциальности медицинской информации, которые помогают предотвратить ненадлежащее использование медицинской карты. Защищенной информацией о здоровье считаются любые данные, позволяющие идентифицировать пациента, включая, помимо прочего: номер социального страхования, имя, демографические данные (адрес, номер телефона, номер факса, пол, дату рождения и т. д.).), диагноз, адрес электронной почты, номер медицинской карты, номер счета.

я

Неактивные записи: Записи, которые больше не требуются их создающему подразделению или другим подразделениям для ведения текущей деятельности, и, следовательно, готовы к окончательному распоряжению в соответствии с Графиком хранения и уничтожения документации Университета.

Ввод: В электронных записях данные, которые необходимо ввести в компьютер для обработки.

Входные записи: Неэлектронные документы используются для создания, обновления или изменения записей на электронном носителе; или электронные записи, содержащие данные, используемые для обновления отдельного компьютерного файла. Иногда их называют исходными записями или первичными документами.

Дж

Журнал: В бухгалтерском учете – (книга) регистр ежедневных транзакций, которые учитываются в главной книге (например: __ платежная ведомость, продажи)

л

Жизненный цикл записей: Три этапа управления записями записи: __ создание, обслуживание и использование, а также распоряжение.

М

Машиночитаемый: Записи, которые должны быть прочитаны с помощью аппаратного и/или программного обеспечения.

Носитель (носитель): Физический состав записанной информации. (например: __ бумага, пленка, диски и т. д.)

Микроформа: Расположение изображений уменьшенного размера, как на микрофильме или микрофише.

Н

Нетекущая запись: Запись, которая больше не требуется для повседневного ведения активного бизнеса.

Незапись: Материалы, исключенные из юридического определения (публичной) записи. (например: __ копии документов хранятся только для удобства ссылок, дополнительные копии печатных отчетов или публикаций и материалов, предназначенных исключительно для справки или демонстрации.

О

Внешнее хранилище: Объект, отличный от обычного места деятельности, где записи хранятся для защиты.

Ведомство записи: Ведомство, в котором хранится «официальная учетная» копия документа в поддержку государственного бизнеса, а не дубликат.

Официальная копия: Документ, имеющий статус общедоступной записи, созданный или полученный государственным служащим или государственным служащим при ведении государственных дел и служении правительству штата в официальном качестве.Это копия, которая должна храниться в течение всего срока хранения.

Out Card: Карта вставлена ​​вместо файла, который был удален из места хранения/картотеки для доступа. На выходной карточке должны быть указаны записи, дата их проведения и лицо, которое их забрало.

Вывод: Информация, передаваемая с внутренних на внешние блоки компьютера или на внешний носитель.

Выходные записи: Информация, созданная компьютером и размещенная на внешнем носителе, таком как бумага, микроформа или электронный носитель информации.

Р

PCI DSS: Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт; Хотя это и не является законом, соблюдение стандарта PCI Data Security Standard требуется для принятия основных кредитных карт для деловых операций в кампусе правительства США. PCI DSS определяет защищенную финансовую информацию клиентов и устанавливает передовые методы безопасности для защиты этой информации. Дорогие штрафы могут быть вызваны неправильным обращением с финансовыми данными, а также потенциальным отзывом услуг по обработке кредитных карт.

В ожидании файла: Переписка, справочные и аналогичные материалы, хранящиеся в хронологическом порядке и обычно используемые для справки и удобства.

Постоянная запись: Запись, которая имеет постоянную или длительную административную, юридическую, финансовую, исследовательскую или историческую ценность и поэтому должна храниться и храниться в течение неопределенного времени.

Личные документы (Личные файлы или личные записи): Материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности или используются исключительно для удобства этого лица.Должен быть четко обозначен как таковой и храниться отдельно от записей агентства.

Публичные записи: В соответствии с Законом об открытых записях (OCGA 50-18-70), (общедоступными) записями являются «все документы, бумаги, письма, карты, книги, ленты, фотографии, компьютерная или сгенерированная информация или аналогичная материал, подготовленный и сохраненный или полученный в ходе операции или государственного учреждения или агентства»

Р

Записная копия: Единственная официальная копия документа, хранящегося в архиве административной единицы Университета. Копию записи иногда называют копией файла. Записная копия обычно, но не всегда, является оригиналом. Учетная копия может храниться в создающем ведомстве или другом регистрационном ведомстве.

Записи: «записанная информация в любой форме, включая данные в компьютерных системах, созданная или полученная и поддерживаемая организацией или лицом в процессе ведения бизнеса и хранимая в качестве доказательства такой деятельности». Закон Джорджии определяет записи как «все документы, бумаги, письма, карты, книги (за исключением книг в официально организованных библиотеках), микрофильмы, магнитные ленты или другие материалы, независимо от физической формы или характеристик, сделанные или полученные в соответствии с законом или постановлением или при выполнении функций каким-либо органом» (Саннотированный Официальный кодекс Грузии, § 50-18-91[5]).

Центр записей: Складское помещение или объект для высокоплотного и недорогого хранения и обслуживания полуактивных или неактивных записей до их запланированного окончательного удаления.

Инвентаризация записей: Обзор записей для определения размера, охвата и сложности записей отдела/агентства. Он должен включать серию записей, включая даты, типы записей, количество, расположение и описание.

Управление записями: Область управления, отвечающая за систематический контроль за созданием, обслуживанием, использованием, воспроизведением и распоряжением записями.

Менеджер по документации: Лицо, на которое возложена основная ответственность за программу управления документами.

Серия записей: Группа идентичных или связанных записей, которые используются, хранятся и удаляются аналогичным образом. (Кадровые и студенческие записи являются примерами серии записей, в то время как студенческие дела факультета колледжа и записи ветеранов являются типами записей, которые подпадают под серию студенческих записей. Для каждого типа записей будет отдельный график хранения.)

График хранения записей: Инструкции о том, что делать с общедоступными записями (исходя из административных и юридических требований) от их создания, активного и неактивного использования до их уничтожения или изъятия из обращения. В расписании указывается минимальный период времени, в течение которого должен сохраняться определенный тип записи.

Период хранения: Период времени, в течение которого документы должны храниться до их уничтожения или помещения в архив (т.д., записи по состоянию на 30 июня 2007 г. со сроком хранения в три года должны храниться до 30 июня 2010 г.).

Выбытие: Удаление записей из активного местоположения в хранилище или центр записей. Или из архивного центра в архив.

Поиск: Деятельность по поиску и предоставлению записей или информации о записях.

С

Конфиденциальные данные: Любая информация, которая может причинить вред физическому лицу или учреждению и включает академические (FERPA), медицинские (HIPAA) и идентификационные номера.

Сканер : Устройство, которое оптически сканирует удобочитаемое изображение и преобразует изображение в машиночитаемый код с помощью соответствующего программного обеспечения.

Запланированные записи: Записи, для которых существует официальный график хранения записей.

Тематические файлы: Записи, организованные и зарегистрированные в соответствии с их общим информационным или предметным содержанием. В основном письма и меморандумы, а также формы, отчеты и другие материалы, относящиеся к программным и административным функциям, а не к конкретным случаям.(также известные как файлы общей корреспонденции)

Т

Перенос: Процесс перемещения записей из одного места в другое. Например: __ Из офисного помещения в хранилище, Центр документации или Архив.

Временные записи : Обычная корреспонденция с краткосрочной ценностью записей, подлежащая уничтожению после завершения действия, охватываемого этой корреспонденцией.

Передаточный лист: Используется агентствами при передаче записей в Центр записей или в архивы, в которых перечисляется содержимое коробок вместе с другими статистическими данными.

У

До устаревания: Срок хранения, назначаемый записям, которые становятся бесполезными на нерегулярной основе.

До замены: Срок хранения, назначаемый для записей, которые регулярно обновляются или пересматриваются и предыдущая версия которых не имеет постоянной ценности.

В

Жизненно важные записи: Записи, содержащие важную информацию, необходимую для возобновления деятельности после стихийного бедствия, восстановления правового и финансового статуса организации, а также для выполнения обязательств перед организацией, ее студентами и сотрудниками, а также внешним сторонам.

Вт

Рабочие копии/файлы (только справочные копии): Документы с краткосрочным или временным использованием и используемые только для справки. Может включать черновые заметки, расчеты или черновики, используемые для подготовки или анализа других документов. Рабочие копии – это документы, не имеющие административного, оперативного, финансового, юридического или исторического значения.

↑ Топ

Личное дело: Хранение и передовой опыт

Каждое государственное учреждение и местное самоуправление создает и ведет учет сотрудников.Часто ведется в отдельных делах на каждого сотрудника, добавляется личное дело регулярно на протяжении всей его активной жизни, и с ним часто можно консультироваться во время его долгая неактивная жизнь. Мы создаем и использовать кадровые записи для найма, повторного найма, обучения, оценки, компенсации, рассмотрения жалоб, и обеспечить проверки для всех сотрудников.

Итак, вот часто задаваемый вопрос: как долго вы вести личные дела?   Это отличный пример (один из многих!) простого вопроса управления записями, который не прийти с простым ответом.

Фактор, усложняющий записи о сотрудниках, заключается в том, что и в Таблице GR местного самоуправления, и в Графике хранения документации штата перечислено несколько серий записей, которые можно классифицировать как записи о персонале (расположенные в Части 3 каждой таблицы). Большинство отделов кадров ведут единые личные дела для отдельных сотрудников, и эти файлы могут потенциально содержать десятки различных записей, все с конфликтующими сроками хранения. Единой серии записей для всеобъемлющего «личного дела» нет.

В зависимости от того, как ваш отдел кадров организует свои записи, сотрудник записи могут храниться все вместе, в нескольких местах/отделах или в разные форматы. Следовательно, есть нет единственно правильного способа ведения личных дел, но есть много доступных вариантов вам, когда дело доходит до назначения периода хранения (или более одного), который соответствует законодательству штата Техас и обеспечивает доступ к вашим записям. Мы рассмотрим некоторые из этих вариантов ниже.

Сначала разложим на общих графиках все серии записей, которые возможно включить в кадровое дело сотрудника.(Записи о заработной плате не включены — для краткости — но некоторая информация о заработной плате может оказаться в отдельных папках сотрудников, в зависимости от вашего агентства).

Серия записей, обычно встречающаяся в личных делах

График хранения государственной документации

Code 4 1 Trigger 2 Event Event 1 Удержание 9 5 лет 0

Title
Заявки на работу – наняли	3.1.001	Трехождение	5 лет	5 лет
	:		3					3 года
Сотрудники	3.1.011		Немедленный
Трудовые договоры	3.1.013				7 лет
Отбор работ на работу	3. 1.014	X	2 лет
Жалобы Запись	3.1.018	Событие Срок	2 лет
Производительность Аттестация	3.1.019	X	2 года
Кадровый кадровый документация	3.1.020			5 лет
Кадровые дисциплинарные документации	3.1.021	Терминал	5 лет 5 лет
Информация о персонале или действиях	3.1.022	2 года
Должность / Описания работы	3.1.023	США	4 года
Медицинские осмотры/медицинские заключения	3.1.024	Трехождение	2 года
			3. 1.026	AV	Немедленный
Обучение )	3.1.027	3.1.027	Терминация	5 лет	5 лет
		Преимущества	3.1.031	3.1.031	30584	2 года
Выполнение облигаций	3.1,035	Событие Срок	7 лет
ученичества Записи	3.1.036	X	5 лет
Сотрудник Признание записей	3.1.037	Терминация
Доступ к публичному доступу Форма	3.1.038	Трансформация	75 лет	75 лет
Омбудсмен Records	3.1.039	Срок события	непосредственный
Бывший сотрудник проверки		3. 3.011	терминал	75 лет	75 лет
графики работ / задания	3.3.020	x	AV	AV
Возможность возмещена деятельности, запросы и разрешения на участие в	3.3.023	x	3.028	x	2 года
Опасные материалы
	5.4.007	x	5 лет
календари, назначение и маршруты	1.1.013	1 год
Приемность занятости, документация или проверка	3.1.029	x Илинация	3 года	3 года 1 год

x = Нет даты запуска, отличных от создания записи
Примечание. При наличии нескольких вариантов хранения для данной серии был выбран максимально длительный срок хранения.

График удержания местных органов власти GR

GR1050-02c GR1050-03 GR1050-04 терминации GR1050-06a0 9580 9050-14A GR1050-18 GR1050-19 Расторжение Компенсация безработицы претендует записания GR1050-32b GR1050-33 Расторжение GR1050-36 AV Немедленное GR1050-42 терминации0

Титул

Код

Триггерное событие

Удержание

Склонность и навыки испытаний отчеты

X

2 лет

Награды и благодарности

терминации

5 лет

Сертификаты и лицензии

5 Years

Консультирование программы Записи

Срок действия События

3 года

Дисциплинарные и неблагоприятные Действия Записи

GR1050-07

Срок действия события

2 года

Сотрудник P Engion Records

GR1050-08B (2) (A)

Трехождение

75 лет

75 лет

7580

GR1050-10A

GR1050-10A

2 года

2 года

Запись безопасности сотрудников

GR1050- 10b

US / Termination

Немедленный

Деловые записи

GR1050-11

Служба службы сотрудников

GR1050-12

Терминал

Приложения занятости

GR1050-14A

GR1050-14A

x

2 года

Приложения занятости (транскрипты)

GR1050-14C ​​

Терминал

5 лет

Занятовое заключение / Коллективные переговоры

GR1050-15A 9058-15A

Срок события

4 года

равных возможностей для занятости Записи и отчеты

GR1050-16C

Срок события

3 года

Fidelity облигации

Событие срок

5 лет

отпечатков пальцев карты

5 лет

Записи жалобы

GR1050-20

2 года

Оценка работы

GR1050-21

Дорожка

2 года

Медицинские и воздействия отчеты

GR1050-22B

терминал

30584

30600

кадровые действия или информационные уведомления

GR1050-24

2 года

2 года

2 года

2 года

Описание позиций

GR1050-26A

US

4 года

Обучение и образования Достижения

GR1050-28A

Терминал

5 лет

GR1050-29

5 лет

График работы

GR1050-31

1 год

Рабочие компенсации Претензия отчеты

Событие Срок

50 лет

Финансовая отчетность Раскрытие информации

2 года

Общественный доступ Вариант формы

GR1050-34

Терминал

75 лет

75 лет

GR1050-35

TRAINATION

2 года

Проверка криминальной истории

Сотрудник Квитирование Формы

GR1050-37 Расторжение

2 лет

9014 5 приложений для постоянной сертификации занятости (эта форма 9089)

GR1050-40

5 лет

внешних / вторичных разрешений на занятость

GR1050-41

терминации

2 лет

лицензий и вождения Запись Проверки

Немедленное

автомобиля или оборудования Назначение записей

GR1075-21 GR1075-21

Срок события

2 года

2 года

Опасность обучения опасных материалов

GR5750-04

x

5 лет

календари, назначение и маршрут

Записи

GR1000-45

GR1000-45

1 год

1 год

GR1050-30

x Илинация

3 года 1 год

Курсив = Необязательная запись
X = Нет даты срабатывания, кроме создания записи
Примечание. Если для данной серии существует несколько вариантов хранения, был выбран максимально длительный период хранения.

Мы видим, что некоторые записи будут применяться ко всем сотрудникам, и некоторые не будут. Некоторые записи (для например, записи о жалобах или записи о признании заслуг сотрудников) может быть включены во все файлы сотрудников, но могут и не включаться в зависимости от личные результаты или достижения сотрудника. Сроки хранения универсальны, триггерное событие (увольнение сотрудника, конец календарного года и т. д.) для каждая серия сильно варьируется.

Так как же RMO согласовывает все эти различные удержания периоды и триггерные события таким образом, чтобы сделать решение простым и эффективный? Давайте посмотрим на некоторые из наши варианты….

---

Несколько Периоды хранения

Финал: Все кадровые записи классифицируются по отдельные серии записей и утилизируются, как только истекает срок их хранения. встретились.

Если ваше агентство поддерживает многие из этих серий записей в несколько местоположений и/или не использует объединенное личное дело, то точное соблюдение минимального периода хранения для каждой серии может быть лучший вариант для вас. Кроме того, если вы используете информационную систему управления персоналом (HRIS) или другую Система управления контентом для ведения всех этих записей в электронном виде, все ваши записи могут быть легко автоматически классифицированы в правильную серию.

RMO должны работать с отделами кадров, чтобы гарантировать, что каждый элемент файла сотрудника сохраняется и удаляется последовательно. Это может быть выполнено используя предопределенную файловую структуру, которая может принимать форму файла дерево. Дерево файлов должно указывать каждый серия кадровых записей, которую ведет агентство, а также связанные срок хранения и место записи.

Если мы возьмем в качестве примера таблицу общего кадрового учета органов местного самоуправления и удалим некоторые необязательные записи, дерево файлов может выглядеть примерно так:

Структура файла также может указывать, какие записи которые необходимо поддерживать, а какие являются необязательными. Это может отличаться для руководителей, подчиненные или специализированные рабочие места.

Когда придет время ежегодного уничтожения, персоналу понадобится просмотреть каждую серию записей для каждого сотрудника, чтобы определить, сохраняется ли период для любого из рекордов был соблюден. При использовании этого метода личные дела необходимо пересматривать каждый год. при активном использовании, а также не реже одного раза в год после увольнения сотрудника за первые 5 лет. Преимущество размещение этих записей часто заключается в том, что это создает больше свободного места для хранения.

Плюсы: Максимально эффективное использование дискового пространства; Нет риска чрезмерное удержание

Минусы: Наиболее частая работа по диспозиции; Предварительная работа по классификации

---

Ковширование – Меньше периодов хранения

Endgame: файлы персонала объединены в управляемый количество вложенных папок с разными сроками хранения.

Если кажется, что слишком много работы, чтобы отслеживать все различные периоды хранения для каждой отдельной серии записей, а затем «группирование» может работать на вас.Организационный актив кадровый учет по отдельным сериям записей может оказаться невозможным в вашей офисе из-за нехватки сотрудников или ресурсов для подачи документов. Разделение включает в себя группировку записей серии с аналогичными функциями и периодами хранения, а затем размещение их как одну гигантскую серию пластинок. Как до тех пор, пока соблюдаются минимальные требования к хранению , чем больше ковши — отличный способ закрепить бесчисленное количество рекордов в кадровом файл. Более глубокий взгляд на преимущества и недостатки больших ковшей можно найти в этом предыдущем Сообщение блога.

Используя то же дерево файлов из приведенного выше примера, мы видим, что группировка похожих серий записей делает структуру личного дела намного проще и упорядоченнее. В этом примере минимальная информация, необходимая для трудовой книжки сотрудника, расширена за счет включения нескольких дополнительных серий записей, срок хранения которых составляет 75 лет или менее.

Это только один из возможных способов поимки персонала файлы. В зависимости от того, как и где вы личные записи хранятся, вы можете группировать файлы на основе их триггерные события (т.г. все серии записей, срок хранения которых начинается с увольнение сотрудника будет сохраняться в течение самого длительного периода удержания 75 лет) или сопоставимые периоды хранения или любой другой метод логической сортировки. Использование больших ведер позволяет персоналу тратить меньше времени на выделение записей, готовых к утилизации. Однако, поскольку все серии записей в ведра уничтожаются одновременно, записи с более короткими сроками хранения могут сохраняться дольше, чем это необходимо.

Также рекомендуется убедиться, что ваши краткосрочные записи не помещаются в корзины с сроком хранения более 10 лет. Расширенные требования к электронным записям в Бюллетене B вступают в силу с 10-летней отметки для местных органов власти; как для местных, так и для государственных учреждений затраты на хранение и потенциальная потеря информации значительно возрастают с каждым годом, когда записи хранятся слишком долго.

Плюсы : Экономия на пространство для хранения; Меньший риск чрезмерного удержания

Минусы : Умеренные требуется работа по диспозиции; Умеренная классификационная работа заранее

---

Одноместный Срок хранения

Финал: Все записи личного состава хранятся в едином файл за 75+ лет.

Наконец, метод, который требует наименьшего количества усилий по классификации и ликвидации, включает в себя назначение единого периода хранения для всего личного дела — самого большого ведра, если хотите.

Имейте в виду, что если две или более записей, перечисленных в расписания ведутся вместе и не являются раздельными, комбинированная запись должны быть сохранены в течение периода времени компонента с самым длинным срок хранения. Самый длинный срок хранения любой серии записей о персонале как в государственном, так и в местном Государственные графики: Дата увольнения сотрудника + 75 лет.

Хранение всего кадрового учета в течение 75 лет после сотрудника прекращение — это вариант, который удовлетворяет всем минимальным срокам хранения с минимальными усилиями, но решение должно быть тщательно взвешено с вашим склонность агентства к риску; чрезмерное хранение записей может увеличить затраты на хранение, увеличить время поиска запросов и повысить ответственность в случае любое юридическое открытие. Кроме того, внимательно рассмотрите, какие типы записей сотрудников содержат конфиденциальные или личные идентифицируемая информация (PII).Минимален усилия по размещению стоят риска хранения и защиты конфиденциальных информация длиннее, чем это абсолютно необходимо?

Но подождите! Есть один хитрый трюк…

Серия государственных записей «Проверочные записи бывших сотрудников [3.3.011]» и серия записей местных органов власти «Документы о трудовой деятельности сотрудников [GR1050-12]» содержат определения основной информации, которая должна храниться в сводной ведомости для каждой должности сотрудника. -терминал:

• Имя работника
• Пол работника
• Дата рождения
• Номер социального страхования
• Занимаемые должности с датами найма, продвижения по службе, перевода или понижения в должности
• Даты отпусков или увольнений, которые влияют на расчет стажа работы
• Заработная плата или ставка оклада для каждой занимаемой должности, включая повышение по ступеням или заслугам в пределах классов
• Самая последняя форма общедоступного варианта
• Дата увольнения

Если вы можете создать сводную таблицу, содержащую всю вышеуказанную информацию, необходимую для храниться в течение 75 лет, ваше агентство может просто вести эту единственную запись вместо нескольких записей, которые могут содержать эту информацию.

Плюсы : Требуется меньше работы по размещению; Меньше усилие классификации

Минусы : Наибольший риск чрезмерного удержания; Занимает большую часть места для хранения (если вместо этого не ведется сводная таблица)

---

В зависимости от потребностей вашего офиса и имеющихся ресурсов, RMO может смешивать и сочетать элементы каждого метода для создания гибридного решения. За Например, наиболее целесообразным может быть сочетание метода единого периода хранения с возможность многократного хранения; хранить все серии записей, сохранение которых периоды вызываются увольнением сотрудника на 75 лет, но все еще следуют относительно более короткие периоды хранения для всех связанных с событиями или календарных лет удержания.

Последовательная и логичная система документации является ключом к тому, как личные дела организованы и как осуществляется управление. Разработка кадрового делопроизводства и распоряжения план — это отличная возможность для RMO оставаться вовлеченными в ведение документации агентства. на всех этапах жизненного цикла документов, а не только при их размещении. Работайте со всеми отделами, чтобы взвесить плюсы и минусы каждого метода и разработать централизованный план документации для персонала файлы, которые лучше всего подходят для вашего агентства.

1

Какова ответственность отдела кадров за конфиденциальные личные дела? | Малый бизнес

Будь то бумажные файлы или электронные личные записи, ваш отдел кадров обязан защищать личную и служебную информацию сотрудников.Конфиденциальность имеет решающее значение для честности вашего отдела кадров и репутации вашей организации. Сотрудникам отдела кадров доверена личная, конфиденциальная информация об организации и ее сотрудниках. Нарушение конфиденциальности приводит к тому, что сотрудники теряют доверие к отделу и ставят под сомнение компетентность отдела кадров.

Содержание

Персональные файлы содержат конфиденциальную информацию о сотрудниках, связанную с компенсацией, производительностью труда, личными контактами, трудовой историей и документацией о праве на трудоустройство, которая часто включает копию карты социального обеспечения сотрудника, водительские права, U.S. паспорт или разрешение на работу. В зависимости от типа информации, содержащейся в этих файлах, необходимо, чтобы отдел кадров установил контроль доступа и соблюдал строгую конфиденциальность данных сотрудников.

Медицинская информация

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования требует конфиденциальности информации, связанной с медицинским страхованием, предоставляемым работодателем. Закон об американцах-инвалидах и Закон о недискриминации генетической информации запрещают раскрытие информации о здоровье сотрудников и медицинской информации.Передовая практика управления персоналом рекомендует работодателям создавать отдельный файл для конфиденциальной информации о сотрудниках, такой как выбор медицинской страховки, сведения о компенсации работника при травмах, приспособления для работников с ограниченными возможностями и документы, связанные с отпусками в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни. Кроме того, отдел кадров должен назначить сотрудника по вопросам конфиденциальности, который имеет исключительный доступ к этим файлам. Файлы должны храниться в надежном месте, отличном от обычных файлов о занятости, и быть доступными для других по запросу, поданному сотруднику отдела по работе с персоналом.

Обязанности персонала

Обязанность отдела кадров соблюдать строгую конфиденциальность также распространяется на обсуждения отдельных сотрудников, действий по трудоустройству и вопросов отдела кадров. Сотрудники отдела кадров должны обсуждать вопросы, связанные с трудоустройством, по мере необходимости. Даже внутриведомственные обсуждения информации о сотрудниках должны регулироваться; Сотрудники отдела кадров должны воздерживаться от разговоров о сотрудниках, не связанных с работой, на основе информации из личных дел. Кроме того, сотрудники отдела кадров должны проявлять осторожность в отношении раскрытия конфиденциальной информации сотрудникам за пределами отдела кадров, с которыми они дружат.

Файлы расследований

Когда сотрудник отдела кадров проводит расследование на рабочем месте, обычный порядок действий заключается в создании файла для свидетельских показаний, копий юридических исследований, заметок о достоверности свидетельских показаний и действиях по трудоустройству, рекомендованных руководством отдела кадров или юрисконсультом. Хотя в расследовании на рабочем месте могут участвовать один или несколько сотрудников, никогда не храните следственные материалы в личных делах сотрудников, участвующих в расследовании. Важно иметь отдельную папку для следственных материалов.Материалы, содержащиеся в деле сотрудника, могут быть обнаружены, если проблема перерастет из неофициальной жалобы в официальную жалобу или судебный процесс, поданный в государственный правоохранительный орган или в суд. Возможность обнаружения означает, что агентство или суд могут потребовать ознакомления с материалами, что может серьезно повлиять на юридическую защиту работодателя.

Ведомственные дела

Многие работодатели имеют два комплекта личных дел для сотрудников: дело о занятости и дело отдела, также называемое делом начальника.Супервайзеры и менеджеры ведут файлы отделов для своих сотрудников, которые содержат конкретную информацию о производительности, посещаемости, а также заметки и отзывы супервайзеров. Эти файлы не должны содержать информацию о состоянии здоровья или медицинской информации и должны храниться в конфиденциальном порядке, например, в запертом ящике, доступ к которому есть только у руководителя.