Хранение документов после ликвидации ООО

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО.

Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Ответственность за хранение документов при ликвидации

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс.
   Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.  

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях  учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.

Прекращение деятельности юридического лица имеет важное значение не только для его участников, но и сторонних лиц (например, кредиторов). Подробности в статье — сведения о ликвидации юридических лиц.

Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются  три вида документов, связанных с деятельностью организации:

1. Документы постоянного хранения.
2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде.

К ним относят:

• Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
• Структура ООО, расписание работы.
• Документы, посвященные ценообразованию.
• Акты уничтожения документов.
• Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
• Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
• Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

• Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
• Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
• Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
• Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
• Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
• Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

• Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
• Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
• Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
• Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
• Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
• Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
• Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
• ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

• Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
• Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
• Акты приема выполненных работ.
• Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства.  По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Альтернативная ликвидация ООО имеет свои нюансы. Читайте, какие моменты являются важными при реорганизации, и как проходит альтернативное закрытие ООО.

Следует учитывать, что распределение имущества ООО при ликвидации представляет собой процесс, во много раз превосходящий по сложности процедуру перехода имущества к ООО в момент организации. Читать далее.

Что такое ликвидация через оффшор?  Иногда возможность осуществления ликвидации по данной схеме имеет некоторые минусы, риски и затруднения. Узнайте об этом по ссылке.

Срок хранения документов после ликвидации организации

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения документов после ликвидации организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Срок хранения документов после ликвидации организации Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.06.2020 N 18АП-1149/2020, 18АП-2233/2018, 18АП-2234/2018, 18АП-2235/2018, 18АП-2027/2018, 18АП-2028/2018 по делу N А47-12394/2019
Требование: О назначении процедуры распределения ликвидированного юридического лица, исключенного из Единого государственного реестра юридических лиц.
Решение: Требование удовлетворено.Доводы о неизвещении о рассматриваемом исковом заявлении не подтверждаются материалами дела, так как содержится возвратный конверт с отметкой об истечении срока хранения, направленный судом по адресу Оренбургская область, Бузулукский район, п. Колтубановский, ул. Буровая, д. 6 (л.д. 65), данный адрес указывается Ефимовым О.А. и в документах, подаваемых в арбитражный апелляционный суд (в ходатайстве об исключении из материалов дела письменных доказательств). Кроме того, доводы Ефимова О.А. о том, что он является лицом, к которому предъявлены исковые требования, основан на неверном толковании норм гражданского права, так как в данном случае основанием для обращения с требованием послужила возможная выплата доли исключенного участника (погашение обязательств перед ним) за счет имущества, оставшегося после ликвидации юридического лица.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения документов после ликвидации организации

Нормативные акты: Срок хранения документов после ликвидации организации Постановление Правительства РФ от 09.06.2010 N 419
(ред. от 27.06.2017)
“О представлении сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом”
(вместе с “Правилами представления отчетов о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ”, “Правилами ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ”)15. В случае ликвидации юридического лица журналы и документы, подтверждающие осуществление операций, передаются на хранение в государственный или муниципальный архив по месту нахождения юридического лица в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации до истечения срока их временного хранения, установленного пунктом 13 настоящих Правил, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке.

Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО

Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.

Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Подготовка документации к передаче в архив

За сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия, создаваемая при ликвидации ООО. Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично. В этом случае предприятие может воспользоваться услугами специализированных компаний, которые подготовят документацию компании к подаче в архив.

Подготовка документации состоит из следующих этапов:

• Структуризация дел по времени хранения и году создания.
• Подшивка.
• Нумерация.
• Внутренняя опись.
• Оформление обложек.

Получатель документации

Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п. 9.7 «Основных правил работы архивов организаций»). Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию. Это положение прописано в ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.

Сроки хранения документации

Срок хранения документов устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Все документы ООО можно разделить по сроку хранения на 3 группы:

1. Документы постоянного хранения.
2. Документы продолжительного хранения.
3. Документы временного хранения.

К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.

Использовать документы с истекшим сроком хранения для хозяйственных нужд – запрещено. Их нужно утилизировать.

Если истек срок хранения документа, то нужно подготовить его к утилизации – для этого собирается комиссия, состав комиссии указывается в акте «О создании экспертной комиссии». Далее она составляет акт с описью документов, подлежащих уничтожению.

Отобранные к уничтожению документы направляются на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего составляется акт об утилизации, к нему нужно подшить квитанцию о сдаче документов на переработку. Документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации.

Хранение документов после ликвидации ООО позволит решить все спорные вопросы, которые с большой вероятностью могут возникнуть уже после ликвидации компании. Также эти документы могут помочь вашим сотрудникам избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому организация должна подходить к вопросу ликвидации с полной ответственностью, учитывая не только свои интересы, но и интересы бывших работников.

Вопрос о хранение документов после ликвидации

Когда компания прекращает своё существование, особое место занимает следующая задача – как в дальнейшем выполнять хранение документов после ликвидации. Прекращение деятельности любого предприятия или фирмы является довольно сложным, дорогостоящим процессом, который требует от начальства существенных затрат времени и финансов. Основная проблема, с которой сталкивается руководство любой закрывающейся организации (даже если эта организация банкрот) это – хранение документов после ликвидации компании. Ее необходимо решать в первую очередь.

Где хранить документы после ликвидации?

Необходимая процедура – хранение документов после ликвидации компании выполняется государственным архивом, для того предоставляются соответственные сроки хранения, а также появляется возможность получить нужную информацию о документах компании, пусть даже после того, как она прекратила свою деятельность. В Федеральном законе №125 от 22 октября 2004 года в статье 23 говорится: «При реорганизации негосударственных организаций порядок хранения документов определяется уполномоченными органами или учредителями, а при ликвидации негосударственных организаций передают свои архивные документы в государственный архив или муниципальный архив».  

Вопрос о хранение документов после ликвидации

Вопрос о хранение документов после ликвидации коммерческих компаний решается ликвидационной комиссией. 

При ликвидации коммерческой структуры на общем собрании назначается и утверждается ликвидационная комиссия, а также создается проект порядка ликвидации и его сроки. К ликвидационной комиссии переходят все права по управлению делами юридического лица. Ей передаются все документы организации, оформляется передаточный акт, в котором необходимо указать информацию о документах постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения.

Решение о дальнейших операциях с документами

Решение о дальнейших операциях с документами, которые осуществляет ликвидационная комиссия, и финансировании этих работ по ликвидации принимает сама организация, точнее её собственники.

Договор на обработку

Если ликвидируемая организация не может самостоятельно подготовить свои документы для дальнейшего хранения, необходимо составить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом или с коммерческой фирмой, которая предоставляет подобные услуги. Документы постоянного срока хранения и кадровые дела передаются в государственный архив по договору. Что касается документов временного срока хранения, срок которых ещё не истёк, тут возможны несколько вариантов решения вопроса о дальнейшей передаче этих дел – внеофисное хранение или государственный архив, а после окончания срока доверить их и уничтожить.

Хранение документов после ликвидации компании в негосударственном архиве

Хранение документов после ликвидации компании в негосударственном архиве удобно, поскольку такой архив предлагает дополнительно ко всему услуги по подготовке документации к архивному хранению, и услуги по уничтожению документов , срок действия которых закончен. Хранение документов после ликвидации – важная составная часть процесса закрытия каждой компании.

Мы гарантируем передачу документов на хранение при ликвидации. 

“Архивный Сервис” оказывает услуги  по передаче документов  ликвидирующихся организации на государственное хранение. В соответствии с Федеральным законом “О несостоятельности (банкротстве)” № 127- ФЗ от 26. 10.2002 г., Федеральным законом № 40 -ФЗ “О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций” и Федеральным законом “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125- ФЗ от 22.10.2004 г. при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, архивные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Передача документов на хранение при ликвидации организации должна производится в упорядоченном виде согласно всем установленным  архивным стандартам и правилам. ООО “Архивный Сервис” проводит архивные работы по научно-технической обработке документов, с последующий передачей в архив. Практика показывает, что вовремя проведенные архивные работы, позволяют значительно  сэкономить деньги в организации.

Виды архивных работ проводимых Компания “Архивный Сервис” при передаче документов при ликвидации организации

• Комплексное обследование архивного фонда клиента нашими специалиста.
• Систематизация документов до экспертизы ценности документов.
• Проведение экспертизы научной и практической ценности документов с полистным просмотром документов.
• Научно-техническая (архивная) обработка документов постоянного долговременного хранения и дел по личному составу – это систематизация и нумерация листов в деле, оформление дел, простановка архивных штампов и шифров, составления листа-заверителя.
• Обработка документов и при необходимости хранение документов, которые не подлежат обязательной передачи
• Переплёт документов со стандартными и не стандартными листами.
• Составление научно – справочного аппарата (опись дел).
• Согласование с принимающим архивом.
• Передача документов ликвидирующихся организации на государственное хранение

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или [email protected]

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВНЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ ПРИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВНЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ ПРИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Сидская Т. С.
Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Дубовский педагогический колледж»
[email protected] 

Архивы созданы давно, и их работа обусловлена целесообразностью сохранения информации на материальных носителях. Архивы – государственные учреждения, они владеют, пользуются и распоряжаются частью документов Архивного фонда Российской Федерации, постоянно хранят их, обеспечивают целостность исторически сложившихся документальных комплексов, условия для их использования, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворяют информационные потребности и конституционные права граждан. Архивы руководствуются большим количеством законов, положений и других нормативно-правовых актов.

Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода, или быть объединенным, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторические и/или логически обусловленные связи.

В настоящее время, в связи с изменениями в экономической сфере страны появляются новые организации, возникают новые формы собственности. Параллельно многие организации и фирмы прекращают свое существование. Однако в соответствии с архивным законодательством документы таких организаций нельзя уничтожать, они подлежат архивному хранению. Поэтому изучение процедуры передачи документов и дел ликвидируемых организаций на хранение представляется актуальным. 

Организация – группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и иных условий. Организации подразделяются на простые и сложные, формальные и неформальные, государственные и негосударственные.

Каждая организация имеет свой жизненный цикл – совокупность стадий развития, которые она проходит за период своего существования. Согласно концепции жизненного цикла организации ее деятельность проходит пять основных стадий:

I. Создание организации,

II. Этап коллегиальности (быстрого развития),

III. Зрелость,

IV. Старение организации,

V. Возрождение либо исчезновение (ликвидация).

Организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, обладает правоспособностью, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, является юридическим лицом. Правоспособность юридического лица подразумевает наличие гражданских прав, соответствующих предусмотренным в его учредительных документах целям деятельности и связанных с этой деятельностью обязанностей. Юридическое лицо может быть ограничено в правах только в случаях и в порядке, прямо предусмотренных законом. Правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается в момент завершения ликвидации. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.

Ликвидация юридического лица – прекращение деятельности организации в связи с истечением срока, на который она была создана, по решению общего собрания, вышестоящего органа (для государственных учреждений) или по решению суда.

Юридическое лицо может быть ликвидировано как в добровольном, так и в принудительном порядке.

Ликвидация организации – это процедура, в результате которой прекращаются все ее права и обязанности. Они не переходят в порядке правопреемства к другим лицам. После ликвидации компании ни один из кредиторов не сможет потребовать исполнения обязательств. Все расчеты, в том числе и с увольняемыми работниками, должны быть закончены в течение процедуры ликвидации.

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу.

Ликвидационная комиссия – это комиссия, создаваемая учредителями организации по согласованию с регистрирующим органом, при добровольной принятии решения о ликвидации, либо назначаемая арбитражным судом, в случае принудительной ликвидации.

В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

Функции ликвидационной комиссии: осуществить публикацию в СМИ; выявить кредиторов; взыскать дебиторскую задолженность; составить промежуточный ликвидационный баланс; реализовать имущество; осуществить расчеты с кредиторами; составить ликвидационный баланс.

Порядок хранения документов, ликвидируемой организации, предусмотрен законодательством РФ. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий либо работник архивной организации обрабатывает, упорядочивает и выявляет документы ликвидируемой организации, подлежащие обязательному хранению или уничтожению, в случае составления договора. Передача документов на постоянное хранение при ликвидации организации выполняется в виде традиционных бумажных подшивок, путем оцифрования информации на электронных носителях.

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника, передаются на хранение правопреемнику или, при его отсутствии, – вышестоящей организации.

В целом передача документов ликвидируемой организации в архив состоит из ряда процедур:

1. Создается ликвидационная комиссия,

2. Проводится экспертиза ценности документов,

3. Документы, подлежащие архивному хранению, оформляются в дела,

4. Составляется опись дел,

5. Документы, подлежащие уничтожению, также описываются, и составляется акт об уничтожении,

6. Оформленные надлежащим образом дела и документы передаются в архив: наличие документов и дел сверяется по описи, их техническое состояние проверяется путем визуального осмотра, составляется акт приема-передачи в двух экземплярах.

При проведении экспертизы ценности документов сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.

По окончанию всех действий, предусмотренных процессом ликвидации, в реестр юридических лиц заносится соответствующая запись, и ликвидационная комиссия может быть распущена.

Что делать с документами при ликвидации организации

Автор советует определенный порядок действий для коммерческой организации, собственники которой приняли решение о ее ликвидации. Что делать с документами постоянного срока хранения, кадровой документацией и, главное, с «времянкой», которая вызывает наибольшее число вопросов? Куда все это передавать? Кого следует этим озадачить и какие документы оформить?

Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя. Думаем, что ответ на него будет интересен многим.

Вопрос в тему

Ликвидируется акционерное общество. Документацию по личному составу и организационные (уставные, регистрационные и т.п.) документы мы сдадим в государственный архив. А что делать с бухгалтерскими документами, которые сформированы, переплетены и хранятся в архиве компании? Срок хранения у них – 5 лет, за 2003–2007 годы объемы приличные.

Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

Фрагмент документа

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс)

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей ­стоимостью чистых активов.

Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ».

В октябре 2004 года с принятием закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в нашем законодательстве был закреплен порядок хранения архивных документов при реорганизациях и ликвидациях. Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию ­государственных и муниципальных архивов архивными документами»

9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих ­организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование. В законе об архив­ном деле предусматривается передача таких документов на хранение ­в государственные архивы на платной основе.

Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.

Порядок действий

Итак, при ликвидации коммерческой структуры рекомендуем поступить следующим образом:

1. В акционерных обществах решение о ликвидации юридического лица принимается общим собранием акционеров большинством голосов (пункт 4 статьи 49 Закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ). В обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается всеми участниками общества (пункт 8 статьи 37 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ).

На общем собрании назначаются и утверждаются:

• состав ликвидационной комиссии;
• проект порядка ликвидации;
• сроки ликвидации.

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами юридического лица (это зафиксировано в пункте 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому сначала нужно:

• оформить передачу документов организации ликвидационной комиссии передаточным актом, в котором обязательно должна быть информация о документах прежде всего постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения;
• с точки зрения автора, сама организация, принимая решение о ликвидации, должна предусмотреть, что ликвидационная комиссия должна будет сделать с документами, и принять решение о финансировании этих работ. Идея заключается в том, чтобы сами собственники организации приняли решение о дальнейшей судьбе документов.

2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ­ликвидируемой организации следующим образом:

• можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;
• теперь следующий вопрос – куда передавать все эти дела? Тут ­возможны варианты:
  • документы постоянного срока хранения и кадровые дела ­нужно будет сдать в государственный архив по договору;
  • а вот документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на внеофисное хранение в коммерческую организацию. В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут – внимание! Важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

Хранение документов после ликвидации компании

Просмотр:

При ликвидации компании особое место занимает вопрос о том, как в дальнейшем осуществлять хранение документов после ликвидации. В связи с тем, что уничтожение документов не может быть произведено по срокам давности, архивные документы передаются в Государственный или частный архив. Таким образом, даже после исчезновения юридического лица как такого, есть возможность обратиться к различным документам, созданным в процессе его работы.

Работа ликвидационной комиссии

Хранение документов после ликвидации коммерческих компаний определяется ликвидационной комиссией. Она создается сразу же после объявления о ликвидации организации и обладает всеми полномочиями, связанными с решением вопросов по данному юридическому лицу.

Оформление «передаточного акта»

Для соблюдения всех правовых норм обязательно оформление так называемого «передаточного акта», в котором содержится вся информация о документах постоянного хранения и документах временного срока хранения с не истекшим сроком.

Решение вопроса хранения документов после ликвидации фирмы

Решение вопроса о том, как осуществлять хранение документов после ликвидации фирмы, лежит полностью на комиссии. Именно она подбирает необходимый архив и заключает с ним договор на хранение.

Обработка, упорядочивание и подготовка к сдаче документов.

В зависимости от выбранного архива, ликвидационной комиссии иногда приходится заниматься обработкой, упорядочиванием и подготовкой к сдаче документов. Она отвечает и за проведение экспертизы ценности документов и решение об уничтожение тех или иных бумаг. В большинстве случаев оптимальным способом решения данной проблемы является сдача дел постоянного хранения в муниципальный или Государственный архивы, а остальных – в коммерческий.

Хранение документов в коммерческом архиве

Хранение документов после ликвидации компании в коммерческом архиве удобно тем, что подобный архив предоставляет так же и услуги по подготовке документации к архивному хранению, и услуги по уничтожению документов с закончившимся сроком хранения.

Хранение документов после ликвидации государственных организаций

Хранение документов после ликвидации государственных организаций сложнее и регулируется специальными нормативными постановлениями.

Посмотреть все статьи

Политики хранения документов для некоммерческих организаций

Думайте о политике хранения документов как о политике управления документами. Это громоздко и нереально, а также необязательно думать, что некоммерческая организация будет хранить каждый созданный ею документ. Обычно можно привести в порядок свой стол, выбрасывая бумаги тут и там, но когда один из сотрудников нажимает удалить ключевой документ, и этот документ понадобится позже – или если предмет документа находится в стадии судебного расследования и похоже, что некоммерческая организация удалила его как прикрытие – могут последовать неприятности.Принятие политики хранения письменных документов гарантирует, что сотрудники и волонтеры будут следовать последовательным инструкциям по уничтожению документов и что методы уничтожения / удаления документов станут обычной деловой практикой некоммерческой организации.

Поначалу разработка политики хранения документов может показаться непосильной, но воспринимайте ее как простую запись того, какие типы документов некоммерческая организация должна хранить и как долго. В политике должно быть указано, что некоммерческая организация также будет придерживаться обычной деловой практики уничтожения документов в соответствии с графиком, указанным в политике или принимаемым некоммерческой организацией время от времени.

Политики хранения документов – одна из нескольких политик надлежащего управления, которые IRS выделяет в форме IRS 990, спрашивая, приняла ли регистрирующая некоммерческая организация политику хранения письменных записей.

Политика хранения и уничтожения документов определяет обязанности сотрудников, волонтеров, членов совета директоров и посторонних лиц по хранению и документированию хранения и уничтожения документов и записей организации.

Источник: Инструкции к форме 990 стр. 23

Что оставить?

К сожалению, нет никаких правил или руководящих указаний по хранению документов, которые охватывают все некоммерческие организации, и мы не решаемся предоставить шаблон, потому что каждая некоммерческая организация должна исследовать и узнать, что требует ее собственный закон штата, а также сохранять только те документы, которые имеют отношение к деятельности эта конкретная некоммерческая организация.Не только законы штатов различаются в отношении того, что необходимо сохранить, но и некоммерческие организации различаются по типам документов, которые они создают. Однако можно определить несколько документов, которые каждая благотворительная некоммерческая организация должна хранить постоянно, а также другие документы, которые большинство некоммерческих организаций должны хранить в течение определенного периода времени.

• В некоторых случаях продолжительность хранения документа должна регулироваться периодом времени, в течение которого потенциальный заявитель должен подать иск в этом штате (срок давности различается от штата к штату).
• Если вы используете шаблонную политику хранения документов, подготовленную другой некоммерческой организацией, мы рекомендуем вам внимательно изучить шаблон и настроить его, прежде чем применять в своей некоммерческой организации.

Хранить эти записи постоянно

• Учредительный договор
• Аудиторские отчеты по результатам независимых аудитов
• Корпоративные решения
• Проверки
• Письмо-постановление от IRS и относящаяся к нему корреспонденция
• Финансовая отчетность (на конец года)
• Страховые полисы
• Протоколы заседаний правления и годовых собраний членов
• Акты о недвижимости, ипотека, векселя
• Налоговые декларации

Эти категории могут служить отправной точкой для проверки правил , специфичных для штата, , касающихся правил хранения или уничтожения документов.

→ Корпоративное управление, операции с кредитными картами, записи доноров, вопросы занятости, деятельность по сбору средств, лицензии (например, лотереи), страхование, инвестиции и банковское дело, обслуживание / лечение пациентов, программы и мероприятия, продажа недвижимости, аренда и другие контракты с поставщиками – сертификаты об освобождении от уплаты налогов, выданные государством.

Образец политик

Ваша местная государственная ассоциация некоммерческих организаций может предлагать образец политики хранения документов для конкретного штата в качестве ресурса только для членов.

Указатели практики

• Политики хранения документов одинаково применимы к документам, сохраненным в облаке, на сервере или в картотеке. Если ваша некоммерческая организация использует цифровое хранилище, убедитесь, что у вас есть резервный план!
• Хотя наличие политики хранения документов дает персоналу зеленый свет на то, чтобы отбрасывать определенные документы (желательно по расписанию), поскольку вы создаете политику специально для своей некоммерческой организации, подумайте о том, существуют ли определенные типы документов или определенные документы, которые предназначены для ради истории или институциональной памяти следует поддерживать постоянно.
• Законы штата, касающиеся занятости (например, регулирующие вопросы занятости / заработной платы), различаются от штата к штату и часто имеют последствия для политики хранения документов.
• Некоммерческим организациям, обслуживающим несовершеннолетних детей, может потребоваться хранить записи, относящиеся к несовершеннолетним детям, по крайней мере, до тех пор, пока ребенок не достигнет совершеннолетия, плюс время, разрешенное государственным сроком давности для ребенка, ставшего взрослым, для подачи иска против некоммерческой организации.
• Обратитесь к профессиональному консультанту / бухгалтерской фирме, которая готовит годовые отчеты вашей некоммерческой организации в IRS, и спросите, какие документы могут потребоваться в случае аудита IRS и как долго их хранить.
• Ваша некоммерческая организация может пожелать включить в свою политику преамбулу, подчеркивая связь между политикой хранения документов и фидуциарной обязанностью совета директоров. Этот язык взят из Совета некоммерческих организаций Миннесоты, принципов и практик для некоммерческих организаций.

.. Принятие политики хранения документов устанавливает руководящие принципы и облегчает выполнение директорами своих обязанностей, обеспечивает прозрачность и обеспечивает соблюдение требований.

• Хотя это может быть неочевидно, записи электронной почты являются «документами», которые также должны быть рассмотрены в политике хранения документов некоммерческой организации.

Ресурсы

Какие записи мне нужно вести, если я ухожу из бизнеса? | Small Business

По данным Налоговой службы, время, необходимое для сохранения деловых документов, зависит от того, что это за элемент и когда истекает срок ограничения по этому элементу. Минимальное требование к хранению любого документа – два года, но есть такие, которые должны храниться постоянно. Если вы когда-либо подавали поддельную налоговую декларацию, вы должны хранить все записи бессрочно.

Бухгалтерские записи

Финансовые записи, такие как бухгалтерская книга кредиторской задолженности, балансы, чековый регистр и главная бухгалтерская книга, должны храниться постоянно. Другие записи, такие как денежные поступления, чеки на дивиденды, записи учета затрат, счета-фактуры и бухгалтерские книги дебиторской задолженности, должны храниться от пяти до семи лет. Кроме того, такие записи, как банковские выписки, счета к оплате, чеки по заработной плате, аннулированные чеки, реестр доходов, отчеты о расходах и записи о затратах на рабочую силу, должны храниться от двух до трех лет.

Налоговая отчетность

Что касается налогов, продолжительность учета также варьируется. Например, планы аннуитета и отсроченных платежей, графики амортизации, регистры дивидендов, отчеты о запасах, налоговые счета и отчеты, налоговые декларации, налоговые декларации и пенсионные декларации должны храниться постоянно. Налоговые декларации о заработной плате необходимо хранить не менее семи лет. Кроме того, отчеты об удержании сотрудников, свидетельства об освобождении от акцизных сборов, отчеты по производственным акцизам и отчеты по розничным акцизам должны храниться не менее четырех лет.

Кадровая документация

Рекомендуемая продолжительность хранения кадровой документации также варьируется. Такие записи, как графики частоты травм и бюллетени по охране труда и технике безопасности, должны храниться постоянно. Отчеты о несчастных случаях, заявления о возмещении ущерба и урегулирования должны храниться в течение 30 лет. Страхование сотрудников должно храниться в течение 11 лет. Записи о посещаемости следует хранить в течение семи лет. Срок действия трудовых договоров составляет шесть лет. Приправы, аппликации и окончания следует хранить в течение пяти лет.Облигации верности должны храниться в течение трех лет. Кроме того, должностные инструкции, рейтинговые карточки и табели учета рабочего времени должны храниться в течение двух лет.

Корпоративная отчетность

За исключением гарантийных обязательств, которые необходимо хранить в течение трех лет, и административных записей, которые необходимо хранить в течение 10 лет, все другие корпоративные записи должны храниться постоянно. Категория административных записей обычно включает аудиторские отчеты и секретные документы. Общие примеры корпоративных записей включают годовые отчеты, полномочия по выпуску ценных бумаг, реестр акционерного капитала, уставы, уставы, подзаконные акты, контракты, отчеты о корпоративных выборах, регистрационные записи, переводы акций, страховые полисы, патенты, товарные знаки и авторские права.

Управление хранимыми записями | Хранение записей

Общие принципы управления записями применяются к записям в любом формате. Однако методы, используемые для защиты, организации, индексации, поиска и удаления записей, будут различаться в зависимости от формата или носителя (физического или электронного), на котором существует запись.

Защита и поиск

Записи хранятся, потому что в какой-то момент может потребоваться их получение. Следовательно, хранимые записи должны быть защищены от физического повреждения или потери, организованы и проиндексированы, чтобы они были доступны для поиска.

Распоряжение

«Удаление» сохраненной записи относится к тому, что делается с записью в конце ее «жизненного цикла» (см. Определения). Удаление в соответствии с Графиком хранения записей может включать сохранение записи в ее текущем местоположении. , переместив его в другое место или уничтожив запись.

Разрушение

Уничтожаемые записи никогда не следует просто выбрасывать, как любой другой мусор. Университет штата Айова заключает контракт со службой уничтожения конфиденциальных документов, чтобы обеспечить надлежащее обращение с бумагой и цифровыми носителями.

Уничтожаемые документы университета должны быть разрешены к уничтожению в соответствии с законом, уставом, постановлением и рабочими процедурами; и утилизировать с осторожностью, чтобы избежать непреднамеренного раскрытия информации неуполномоченным лицам. Уничтожение университетских документов, процесс уничтожения и свидетельство об окончательном уничтожении должны быть хорошо задокументированы и соответствовать Графику хранения университетских документов и сопутствующим инструкциям.

Физические записи

Хранение физических записей

Бумажные записи (т.е., неэлектронные записи) должны храниться таким образом, чтобы они были достаточно доступны и защищены от ущерба окружающей среде. Например, действующий договор может храниться на обычной бумаге в картотеке в офисе. Однако для постоянного хранения этот контракт может потребовать специального контроля окружающей среды за температурой и влажностью. Жизненно важные записи, необходимые для аварийного восстановления, возможно, потребуется хранить в сейфе или хранилище с защитой от стихийных бедствий для защиты от пожара, наводнения, землетрясений, торнадо и т. Д.

Обращение физических записей

Обращение относится к циклу извлечения физической записи, ее отслеживания при извлечении из хранилища и последующего возврата записи, называемого рассылкой. В простейшем случае распространение осуществляется вручную, например, с указанием того, у кого есть конкретная запись и когда они должны ее вернуть. Однако компьютеризированная система управления записями может обеспечить лучшую эффективность и точность отслеживания циркулирующих записей.

Электронные записи

В отличие от физических записей, для управления электронными (т. Е. Цифровыми) записями требуется компьютер, сервер или другое цифровое запоминающее оборудование. Особые опасения вызывает сохранение цифровых данных – возможность сохранять и по-прежнему иметь доступ и читать электронные записи с течением времени по мере изменения технологий. В случае электронных записей необходимы технические знания, чтобы гарантировать сохранение и защиту содержимого, контекста и структуры записей.

Обратитесь в офис директора по информационным технологиям (CIO) для получения рекомендаций и услуг по хранению электронных записей.

Электронная почта

Электронная почта – это просто способ передачи информации в электронной форме. Удовлетворяет ли конкретное электронное письмо тесту на то, что он является «университетским рекордом», зависит от его содержания. Электронная почта, не имеющая отношения к университетскому бизнесу, хранению не подлежит. Большая часть деловой электронной почты имеет ограниченную или временную ценность и, как предусмотрено Политикой хранения записей, может быть удалена, когда она больше не имеет для вас ценности. Если университетская электронная почта используется для документирования окончательных действий университета, и никакой другой электронный или бумажный документ не сохраняется, то он должен быть сохранен, если он имеет длительную деловую или историческую ценность.

Независимо от того, хранится ли он на серверах университетского городка или у поставщика услуг электронной почты за пределами университетского городка, университетская запись должна храниться в соответствии с требованиями Политики хранения записей.

Ответственность сотрудников за архивирование

Сотрудники должны организовать хранение электронной почты, содержащей документы об университете, имеющие длительную деловую или историческую ценность. Некоторые системы электронной почты сделают это за сотрудника; другие могут потребовать от сотрудника действий. Если используемая система электронной почты не хранит такие записи, следует организовать офисные протоколы для их хранения.

Сводка по электронной почте

1. Определите, имеет ли электронное письмо долговременную деловую или историческую ценность.
2. Электронная почта, не имеющая долгосрочной деловой или исторической ценности, может быть удалена в любое время.
3. Электронная почта, которую необходимо сохранить, должна храниться в формате с возможностью поиска в постоянном хранилище в течение времени, указанного в Графике хранения записей.

§ 1026.25 Хранение записей. | Бюро финансовой защиты прав потребителей

1. Объем записей о компенсации кредитору. Раздел 1026.25 (c) (2) (i) требует, чтобы кредитор вел записи, достаточные для подтверждения всей компенсации, которую он выплачивает кредитору, а также соглашений о компенсации, которые регулируют эти платежи, в течение трех лет после даты платежей. . Раздел 1026.25 (c) (2) (ii) требует, чтобы организация, предоставляющая ссуду, вела записи, достаточные для подтверждения всей компенсации, которую она получает от кредитора, потребителя или другого лица, и всей компенсации, которую она выплачивает любым индивидуальным кредиторам, а также соглашения о компенсации, которые регулируют эти выплаты или поступления, в течение трех лет с даты получения или выплаты.

и. Записи, достаточные для подтверждения выплаты и получения компенсации. Записи достаточны для подтверждения выплаты и получения компенсации, если они демонстрируют следующие факты: характер и размер компенсации; что компенсация была выплачена и кем; что компенсация была получена и кем; и когда произошла выплата и получение компенсации. Сами соглашения о компенсации должны сохраняться при любых обстоятельствах в соответствии с § 1026.25 (c) (2) (i). Необходимые дополнительные записи обязательно будут варьироваться в зависимости от конкретного случая в зависимости от фактов и обстоятельств, особенно в отношении характера компенсации. Например, если компенсация представляет собой заработную плату, записи, которые необходимо сохранить, могут включать копии необходимых документов в соответствии с Налоговым кодексом США, которые демонстрируют размер заработной платы. Если компенсация предоставляется в виде взноса или льготы в соответствии с назначенным планом с налоговыми льготами, записи, которые необходимо вести, могут включать копии необходимых документов в соответствии с Налоговым кодексом или другим применимым федеральным законом, относящимся к плану, копии план и поправки к нему, в которых участвуют отдельные кредиторы, и имена всех кредиторов, охваченных планом, или письма-решения от Налоговой службы относительно плана.Если компенсация носит характер комиссии или бонуса, записи, которые должны быть сохранены, могут включать рабочий лист расчетного агента «поток средств» или другую письменную запись или письмо с заключительными инструкциями кредитора, предписывающими выплату вознаграждения при завершении. Если кредитор является ипотечным брокером, раскрытие информации о компенсации или брокерском соглашении, требуемое применимым законодательством штата, в котором указывается общая сумма компенсации брокера за транзакцию, является записью суммы, фактически выплаченной кредитору в связи с транзакцией, если только это не произошло. размер компенсации отклоняется от суммы, указанной в раскрытии или соглашении.Если компенсация была уменьшена для покрытия расходов, полностью или частично, непредвиденного увеличения фактических затрат на расчет по сравнению с расчетными затратами на расчет, раскрытыми потребителю в соответствии с разделом 5 (c) RESPA (или опущенными в этом раскрытии), Записи, которые необходимо вести, – это те, которые документируют уменьшение размера компенсации и его причины.

ii. Соглашение о компенсации. Для целей § 1026.25 (c) (2) соглашение о компенсации включает любое соглашение, будь то устное, письменное или основанное на образе поведения, которое устанавливает соглашение о компенсации между сторонами (e.g., брокерское соглашение между кредитором и ипотечным брокером или положения трудового договора между кредитором и отдельным сотрудником, предоставляющим ссуду, касающиеся выплаты компенсации). Если соглашение о компенсации является устным или основано на образе поведения и не может быть сохранено само по себе, необходимо вести записи, если таковые имеются, подтверждающие наличие или условия устного соглашения о компенсации или соглашения о порядке поведения. Кредиторы и кредиторы могут по своему усмотрению указывать, какие операции регулируются конкретным соглашением о компенсации.Например, в соответствии с условиями соглашения они могут предусматривать, что соглашение регулирует компенсацию, подлежащую выплате по транзакциям, совершенным в какой-либо будущий день вступления в силу или после нее (в этом случае предыдущее соглашение регулирует транзакции, совершенные в это время). Для целей применения требования о хранении записей к комиссиям, связанным с транзакциями, соответствующее соглашение о компенсации для данной транзакции – это соглашение, в соответствии с которым определяется компенсация по этой транзакции.

iii. Трехлетний срок хранения. Требования в § 1026.25 (c) (2) (i) и (ii) о том, что записи должны храниться в течение трех лет после даты получения или оплаты, в зависимости от обстоятельств, означают, что записи хранятся в течение трех лет после каждого получения или платеж, если применимо, даже если несколько компенсационных выплат относятся к одной транзакции. Например, если организация-кредитор платит отдельному кредитору комиссию, состоящую из двух отдельных платежей по 1000 долларов каждый 5 июня и 7 июля 2014 г., то организация-кредитор должна хранить записи, достаточные для подтверждения двух платежей в течение июня. 4 января 2017 г. и 6 июля 2017 г. соответственно.

2. Пример. Пример применения § 1026.25 (c) (2) к организации-кредитору выглядит следующим образом: Предположим, что организация-кредитор инициирует только транзакции, которые не подпадают под действие § 1026.36 (d) (2), таким образом, все ее Компенсация за происхождение выплачивается исключительно кредиторами, которые финансируют ее создание. Далее предположим, что организация-кредитор выплачивает своим сотрудникам-кредитору комиссионные и годовые премии. Организация-кредитор должна сохранить копию соглашения с любым кредитором, который выплачивает организации-кредитору компенсацию за инициирование транзакций по потребительскому кредиту в соответствии с § 1026.36 и документацию, подтверждающую конкретный платеж, который он получает от кредитора по каждой инициированной транзакции. Кроме того, организация-кредитор должна сохранять копии договоров с отдельными сотрудниками-кредиторами, регулирующих их комиссионные и их годовые бонусы, а также записи любых конкретных выплаченных комиссий и бонусов.

См. Толкование пункта 25 (c) (2) «Записи, относящиеся к требованиям в отношении компенсации инициатору займа» в Приложении I

.

Как автоматизировать основные документы с помощью системы управления документами

Компании работают с документами.

Документы – это сердце всех бизнес-процессов.

Документы и предприятия тесно связаны друг с другом.

Если вам нужно успешно вести свой бизнес, вам нужны бизнес-документы, которые хорошо проработаны и составлены.

Знаете ли вы, какие документы наиболее важны для вашего бизнеса? Вы знаете, как упорядоченно создавать эти документы и управлять ими?

В этом блоге перечислены некоторые важные бизнес-документы, необходимые для повышения эффективности работы.Он также подчеркивает функционирование и преимущества системы управления документами, которая поможет вам просмотреть все ваши документы.

Почему бизнес-документы актуальны?

У каждого бизнеса свой индивидуальный способ функционирования, но ни одна организация не может работать без бизнес-документов.

Вот причины, по которым вы должны вкладывать время и силы в создание идеальных документов для их бизнеса –

• Улучшает функционирование бизнеса – Четкое общение важно для бизнеса, чтобы обеспечить прозрачность и доверие между сотрудниками, инвесторами и клиентами.Деловые документы действуют как средство связи, четко перечисляя условия и ожидания всех вовлеченных сторон. Это помогает избежать недоразумений и увеличивает производительность.
• Он дает ссылку – Компании не работают по устным соглашениям, транзакциям без доказательств и обещаниям, сделанным по телефонным звонкам. У вас должны быть надлежащие письменные документы для проверки вещей в формальной среде. В отличие от устных разговоров, вы можете обратиться к бизнес-документам в случае путаницы, чтобы при необходимости извлечь соответствующие детали.
• Предотвращает юридические последствия – Достаточно ли устного соглашения или рукопожатия для юридически обеспеченной коммерческой сделки? Хорошо спросите кого-нибудь, кто понес последствия, и вы никогда не купитесь на эту концепцию. Всегда рекомендуется иметь письменные деловые соглашения, чтобы они имели юридическую силу. Письменный документ может быть задержан в суде и может разрешить споры.

Какие 20 основных бизнес-документов?

Вот юридические документы для бизнеса, которые позволяют лучше управлять информацией в любой организации –

Соглашение учредителя	Прежде чем предприятие начнет свою деятельность, должно быть заключено Соглашение учредителя.Споры между учредителями и соучредителями являются обычным явлением, и они становятся сложными и запутанными, если нет четкого понимания первоначального разделения капитала, кто привнес в партнерство какую собственность / навыки, кому принадлежит первоначальная IP и т. Д.
Бизнес Лицензии	При планировании открытия бизнеса вам может потребоваться разрешение от вашего законодательного органа, которое поможет в деятельности указанных предприятий. Это также защитит ваш бизнес в долгосрочной перспективе.
Соглашения о партнерстве	Начать бизнес часто легче, когда вы делаете это с партнером, с которым вы можете разделить обязанности и разделить первоначальные затраты. Заключение партнерского соглашения поможет вам определить такие условия, как продолжительность партнерства, вклад, разделение труда и полномочий, способы добавления новых партнеров, передача партнерства в случае смерти или несчастного случая.
Соглашение о передаче технологий	Это соглашение защищает патентованную технологию.Эта форма передает бизнесу права интеллектуальной собственности на любую технологию, разработанную для бизнеса.
Соглашение о переуступке интеллектуальной собственности (ИС)	Интеллектуальная собственность часто является наиболее важной частью неотъемлемой ценности. Вот почему важно с самого начала определить эту ценность среди учредителей / соучредителей / инвесторов. Прочтите здесь, чтобы узнать больше об интеллектуальной собственности. Существует два типа соглашений о передаче прав – соглашение о передаче технологий, которое присваивает стартапу любую интеллектуальную собственность, которую вы разработали до создания компании.Разработчики могут сохранять индивидуальные права интеллектуальной собственности при определенных обстоятельствах или даже продавать права на акции или денежные средства (учредителям). Второе соглашение – это соглашение о передаче прав на изобретение, которое передает компании право собственности на любую соответствующую разработанную интеллектуальную собственность. сотрудниками после запуска компании. Это соглашение заключается между учредителями и сотрудниками и обычно включает соглашение о конфиденциальности и соглашение о передаче прав на изобретение.

Соглашения о неразглашении информации	Эти документы определяют конфиденциальную информацию и устанавливают условия раскрытия информации. Соглашения о неразглашении или NDA особенно важны, когда вам необходимо защитить конфиденциальную информацию, которая не может быть раскрыта широкой публике, например финансовые планы или данные. Любой, кому требуется доступ к такой информации, должен подписать эти соглашения о конфиденциальности. Соглашения о неразглашении информации помогают защитить бизнес, а также не позволяют вашим нынешним сотрудникам, подрядчикам, консультантам и даже поставщикам связываться с вашими конкурентами и уносить с собой конфиденциальную / конфиденциальную информацию.
Соглашения с сотрудниками и письма с предложениями	Эти документы являются стандартными, когда организация достигает определенной силы или когда возникает спор между сотрудниками. Контракты с сотрудниками определяют роли и обязанности, а также помогают защитить права сотрудников. Эти документы также гарантируют защиту интересов вашего бизнеса в случае разногласий. Письмо с предложением предоставляется компанией потенциальному сотруднику и содержит ключевые условия трудоустройства потенциального сотрудника. В трудовом соглашении указываются условия найма сотрудника в организации. Его можно использовать для различных типов занятости – неполный рабочий день, внештатный сотрудник, фиксированный срок, полный рабочий день и т. Д. (Обратите внимание, что этот документ лучше не использовать для подрядчиков. Для подрядчиков вместо этого можно составить и отправить соглашение о предоставлении услуг. .)
Документы бизнес-плана	Хотя они могут не подпадать под критерии юридических документов, необходимо держать документы бизнес-плана под рукой.Эти документы также служат дорожной картой для самого бизнеса, соответственно руководствуясь бизнес-решениями. Это также помогает при поиске финансовой помощи или при планировании продажи бизнеса. Эти документы могут быть одностраничными или даже состоять из 100 страниц, если они обеспечивают абсолютную ясность в отношении масштаба, дорожной карты и возможностей организации.
Финансовые документы, такие как отчеты о прибылях и убытках, балансы и даже ведомости заработной платы	Знание того, стабильны ли вы в финансовом отношении или приближаетесь к банкротству, имеет решающее значение для определения вашего успеха.Чтобы отслеживать и измерять это, важно вести финансовую отчетность. Для малого и среднего бизнеса эти документы обычно включают в себя: 1. Отчеты о прибылях и убытках 2. Балансы 3. Выписки с банковского счета 4. Отчеты о заработной плате (об этом мы поговорим позже) 5. Квитанционные записи Эти финансовые записи помогут вам лучше понять своих сотрудников. Обычно эти документы готовятся ежегодно.
Документы по страхованию бизнеса	В случае бедствия (включая эту пандемию) страховое покрытие вступает в силу.Однако, в то время как некоторые страховки покрывают землетрясения и пандемии, другие покрывают только такие вещи, как пожар, кража, вандализм и т. Д. Всегда держите при себе детали и номер вашего полиса. Вы также можете включить сюда страхование компенсации работникам, чтобы обезопасить своих сотрудников. Дополнительные виды страхования, такие как страхование от ошибок и упущений, помогут вам снизить потенциальные обязательства, особенно если вы несете ответственность за ущерб в миллионы долларов.

Соглашение о правах инвестора (IRA)	Эти документы содержат такую ​​информацию, как права на проверку, право первого предложения и т. Д.Инвесторы хотели бы иметь документ, определяющий их понимание «прав», которые принесут их инвестиции, даже если бизнес и заинтересованные стороны – это малые и средние предприятия. Когда бизнес и заинтересованные стороны еще невелики, инвесторы хотели бы иметь какие-то документы, определяющие их «права», которые принесут им их инвестиции.
Соглашение с акционерами	Независимо от того, является ли ваш бизнес малым и средним бизнесом или предприятием, Соглашение акционеров остается одним из самых важных документов, которые вы когда-либо могли иметь.В этом документе будут изложены отношения между акционерами, а также установлены их права и обязанности по отношению к бизнесу. В нем также будут указаны акции, прибыль и т. Д. Если этот контракт отсутствует и в случае возникновения спора, компании должны будут полагаться на такие документы, как Меморандум об ассоциации и Устав, которые составлены в узком составе. В определенных обстоятельствах, если требуется, акционерное соглашение также будет служить для защиты инвестиций, сделанных ими в бизнес.
Соглашение о возмещении убытков	Когда малые и средние предприятия имеют структуру B2B, им требуется соглашение о возмещении убытков, в первую очередь, если их продукты обрабатываются или продаются третьими сторонами. Это переносит ответственность за продукт на человека или тело, работающее с продуктом. Лучше всего проконсультироваться с юристом или вашей командой юристов перед составлением этого соглашения.
Формы освобождения от ответственности	Существует несколько версий этого документа.Тем не менее, по-прежнему важно составить форму освобождения от ответственности, особенно если какая-либо третья сторона (например, подрядчики или ваши поставщики) использует ваш продукт B2B.
Cookie и Политика конфиденциальности	Как владельцу веб-сайта или приложения вам, вероятно, может потребоваться использовать файлы cookie, чтобы обеспечить индивидуальный подход к вашим конечным пользователям. Файл cookie – это небольшой текстовый файл, который хранится на компьютере пользователя и собирает информацию. Политика предназначена для информирования пользователей об использовании файлов cookie и о том, какие типы файлов cookie используются для сбора данных, их цели и, наконец, о том, как их можно удалить. Несколько законов о конфиденциальности, таких как Общий регламент по защите данных (GDPR), Закон Калифорнии о конфиденциальности потребителей (CCPA), Общий закон Бразилии о защите данных (BGDP) или Закон о конфиденциальности Новой Зеландии, наложили штрафы на предприятия, которые не разместили Политику конфиденциальности на своих веб-сайтах. Политика была необходима для объяснения того, как компании собирают, используют и раскрывают личные данные клиентов. Файлы cookie и политика конфиденциальности должны быть на переднем плане вашего веб-сайта, чтобы предотвратить перерывы в общении.

Условия использования / использования	Это сопровождается Политикой конфиденциальности, в которой компания устанавливает четкий набор условий обслуживания / использования. Это также определит, как компания будет использовать указанную информацию, полученную от клиентов (даже потенциальных клиентов), когда они посещают наш веб-сайт. Условия использования / использования – это документ, который следует упомянуть на веб-сайте и разместить на видном месте, чтобы предотвратить негативную реакцию.
Протоколы заседаний	Некоторые законодательные органы требуют, чтобы компании документировали происходящее на любом крупном собрании. Им необходимо вести официальный отчет о том, что произошло, включая принятые решения и предпринятые действия. Это помогает в разрешении споров о случившемся. Протокол собрания должен быть достаточно подробным, чтобы служить институциональной памятью компании.
Соглашение о ликвидации	Этот документ заключен между партнерами по любому бизнесу.Соглашение о ликвидации прекращает партнерство или устанавливает условия продолжения работы при закрытии бизнеса.
Соглашение о разработке программного обеспечения (Примечание: это может быть условным, в зависимости от типа вашего бизнеса)	Если ваша компания занимается разработкой программного обеспечения, в этом соглашении будут изложены отношения компании с разработчиком. Это соглашение также определяет дорожную карту. Разработчик также соглашается передать вам IP (интеллектуальную собственность) после того, как программное обеспечение будет завершено. Утверждается, что Соглашение о разработке программного обеспечения устанавливает объем проекта, платежи, а также касается условий конфиденциальности. Однако вам может потребоваться заключать новые соглашения для каждого нового программного обеспечения.
Политика возврата и возврата (Примечание: это может быть условным, в зависимости от типа вашего бизнеса)	Политика возврата и возврата определяет условия любого возврата или возврата продукта, который предлагается на электронная коммерция или веб-сайт.Важно указать конкретные условия, например, когда товар может быть возвращен и какой тип возмещения будет предоставлен.

Как создать оптимальные деловые документы?

Деловые документы имеют широкий ассортимент. Будь то котировки для отправки потенциальному клиенту, трудовой договор для нового сотрудника или финансовые документы, такие как отчеты о доходах, балансы и т. Д .; все это относится к деловой документации.

Каждый из этих документов содержит обширную информацию и требует опыта в различных областях.Вы не можете просто нанять человека, который будет следить за всеми вашими деловыми документами, поскольку это невозможно. Более того, ручная система управления документами может вызвать большой дискомфорт, поскольку имеет множество ограничений.

Прочтите этот блог о подборке проблем ручного управления документами, которые могут вас напугать.

Хотите найти достойное решение?

Система электронного документооборота – правильный выбор для эффективного управления всеми типами деловых документов.

Вот краткий ответ на вопрос, который, возможно, начал волновать вас: «Что такое система управления документами?»

Система управления документами или DMS – это цифровая платформа, которая помогает предприятиям создавать безбумажную офисную среду.Обычно он поставляется с различными предварительно разработанными настраиваемыми шаблонами документов для обеспечения единообразия бренда. Совместное использование, хранение и систематизация цифровых данных упрощаются с помощью системы управления документами. Он также упрощает интеграцию с другими бизнес-приложениями, предлагает собственные API-интерфейсы, позволяет подписывать документы электронной подписью и т. Д., Обеспечивая скорость, необходимую для успешного ведения бизнеса.

Какова цель системы управления документами?

Существует множество систем управления документами, конкурирующих за власть на рынке.Это программное обеспечение предоставляет решения для управления документами с помощью различных функций. Хотите узнать, что заставляет компании вкладывать средства в такой инструмент?

Вот основные причины, по которым компании выбирают систему управления документами –

• Система управления документами позволяет быстрее создавать документы
• Она обеспечивает правильный поток информации в системе
• Системы управления документами могут хранить тысячи документов, поскольку они основаны на облаке. Он решает проблемы с хранением и упрощает управление информацией
• Отслеживание и просмотр документа в реальном времени становится проще с помощью системы управления документами
• Хорошая система управления документами поставляется с различными интеграциями бизнес-приложений для ускорения бизнес-процессов
• Автоматизация документооборота – еще одна важная задача. цель внедрения системы управления документами

Каковы три преимущества системы управления документами?

Список функций системы управления документами можно продолжать бесконечно, но вот три его ключевых функции, которые делают бизнес-процессы более продуктивными.Эти функции любого решения для управления документами обеспечивают мгновенное создание документов, беспрепятственную совместную работу и более быструю подписку.

• Интеграция – переключение между несколькими бизнес-приложениями и программным обеспечением приводит к путанице, несогласованности и ошибкам в бизнес-документах. Все это происходит из-за отсутствия интеграции между приложениями. Интегрированная система управления документами способствует быстрой обработке огромных объемов информации, снижает риски и сокращает расходы на управление, позволяя выполнять упорядоченные бизнес-операции.
• Рабочий процесс – Рабочий процесс системы управления документами снижает неэффективность бизнес-процесса. С четко установленными рабочими процессами и инструментами рабочего процесса шаги процесса определяются и достигаются лучшие результаты.
• eSignature – В эпоху, когда виртуальные рабочие места заняли первое место. Личные встречи не требуются для подписания юридических договорных документов, поскольку электронная подпись для юридических документов действительна и подлежит исполнению. Системы управления документами поставляются с функцией электронной подписи, чтобы дать предприятиям скорость, необходимую для достижения успеха.Прочтите блог, чтобы узнать, как подписать документ электронной подписью.

Система управления документами имеет множество других функций, таких как управление ролями пользователей, управление информацией, контроль доступа, контроль версий, API, простой в использовании редактор, библиотека шаблонов, облачное хранилище и т. Д. Эти утилитарные функции позволяют автоматизировать бизнес-документацию, облегчая жизнь профессионалам.

Рынок наводнен различными разновидностями программного обеспечения для управления документами, вам нужно искать то, которое соответствует вашим потребностям.Вот список лучших систем управления документами, чтобы сократить ваши бумажные следы.

6 причин перейти на систему документооборота сегодня

1. Синхронизация – Системы управления документами обеспечивают более широкий и легкий доступ ко всем документам. Это увеличивает прозрачность среди сотрудников и позволяет компаниям работать более согласованно.
2. Соответствие – Система управления документами обеспечивает лучшую видимость и контроль документов.Это помогает профессионалам добиваться лучших результатов.
3. Возможности хранения – Ручная обработка и хранение документов на бумажных носителях является дорогостоящим и неэффективным. Системы управления документами предоставляют облачное хранилище для безопасного хранения огромных объемов данных.
4. Безопасность – Все предприятия используют конфиденциальные документы, такие как контракты, трудовые соглашения и т. Д. Постоянный ручной обмен данными может нарушить конфиденциальность данных. Системы управления документами обеспечивают безопасность данных, поскольку они передаются соответствующим членам организации.
5. Экологичная альтернатива – Производство тонны бумажных отходов наносит вред окружающей среде. Отказ от бумаги – отличный способ для организаций беречь природу и ценить ее.
6. Больше экономии – Системы управления документами помогают организациям избежать затрат на печать, курьеров, юридических консультантов и т. Д. Это экономит ресурсы, которые можно использовать в других подразделениях компании.

Попробуйте Revv – лучший выбор

Revv – это полная система управления документами с простым в использовании интерфейсом.Все его функции направлены на то, чтобы сделать его идеальным решением для управления всеми типами электронных документов.
Благодаря легкодоступному подключению к Интернету и совместимой программной системе переключение на такие системы управления документами, как Revv, стало легким.

Вот некоторые особенности Revv, которые открывают двери для лучшего управления документами –

• Шаблоны – Revv предлагает библиотеку из более чем 1000 официально проверенных и готовых к использованию шаблонов. Эти уже существующие данные дают преимущество процессу создания документа.Revv также предлагает шаблоны на основе форм. Пользователям просто нужно заполнить поля формы, чтобы создать документ за считанные секунды.
• Интеграция приложений – Это программное обеспечение для управления документами предлагает интеграцию с такими приложениями, как Zoho CRM, Google Drive, Slack, Zapier и т. Д., Что делает передачу информации намного проще и эффективнее.
• Рабочий процесс – вы можете автоматизировать рабочие процессы в Revv для безошибочного и последовательного процесса создания документов.
• Сотрудничество – Вы можете общаться со своей командой и даже с клиентами о самом документе.Revv позволяет добавлять примечания, комментарии, вложения и даже отмечать людей для передачи сообщения (обратная связь, повторение и т. Д.).
• Metalens – Metalens отличает Revv от других решений для управления документами. Он быстро анализирует документы и выделяет важную информацию (называемую метаданными) для быстрого просмотра или справки. Узнайте больше о функции Metalens.
• Отслеживание активности – Эта функция Revv позволяет отслеживать активность всех пользователей документа в реальном времени.Вы можете получить доступ к подробному журналу того, кто открыл, подписал, принял или отклонил документ с помощью этого инструмента управления документами.
• Электронная подпись и программная подпись – Revv дает своим пользователям полную свободу электронной подписи документа так, как они хотят. Подписывающее лицо может написать свое полное имя, нарисовать подпись или выбрать только инициалы. Электронная подписка Revv обеспечивает безопасность банковского уровня. Вы даже можете просто отправить свой документ для получения согласия с помощью кнопки «Принять / отклонить», также известной как мягкий знак.
• Легкая доступность – В мире, где мобильные устройства и подключение к Интернету распространены повсеместно, документы должны быть удобными для мобильных устройств. Revv позволяет пользователям просматривать и даже подписывать документы с помощью своих мобильных устройств. Вы можете напрямую поделиться ссылкой Magic или Snap на документ.
• Управление пользователями – Revv дает владельцу шаблона полную свободу выбора пользователей для своего шаблона. С Revv вы можете управлять тем, кто может использовать, просматривать или получать доступ к определенному шаблону.Такое ограничение для пользователей снижает риск раскрытия важных данных или информации.
• Облачное хранилище – центральное облачное хранилище Revv может сохранять огромные объемы данных.

Revv означает более разумное сотрудничество и более быстрое закрытие.

Revv предлагает конкурентоспособные цены, которые подходят для бюджета различных организаций. Он предлагает варианты между ежемесячным и годовым выставлением счетов. Узнайте подробнее о тарифных планах Revv.

Автоматизация документооборота с Revv

просто

Процесс оцифровки и упрощения всего жизненного цикла документа называется автоматизацией документооборота.Но этот процесс обычно трудоемкий, дорогостоящий и сложный.

Сталкиваетесь ли вы с подобными проблемами, пытаясь автоматизировать свои процессы?

Оставьте все свои заботы позади с Revv на вашей стороне. Вот как Revv помогает автоматизировать бизнес-документы –

• Он упрощает создание множества документов
• Позволяет предварительно заполнить шаблоны документов с помощью листов Google
• Отправляет несколько документов для электронной подписи
• Обеспечивает неограниченное и надежное хранилище
• Позволяет анализировать документы
• Легко подключается к CRM и другим программное обеспечение

Являетесь ли вы крупной корпорацией, малым и средним бизнесом или даже фрилансером, наличие нужных документов в нужном месте может быть огромным преимуществом, особенно во время споров.Эти документы предназначены для защиты вашего бизнеса еще до того, как вы закрепитесь на рынке.

Зарегистрированные юристы могут помочь вам составить документы и убедиться, что они соответствуют законодательству Revv, но простая облачная система управления документами предоставляет единую платформу для совместной работы обеих сторон.

Он также поставляется с заранее разработанными шаблонами, которые помогут вам начать работу. Пользователи могут даже редактировать документы с помощью интерфейса перетаскивания.Подпишитесь на бесплатный план Revv, чтобы испытать беспрепятственный процесс управления документами.

Часто задаваемые вопросы

Что означает «деловой документ»?

Для бизнес-процессов требуются такие документы, как котировки, предложения, письма, соглашения, контракты и т. Д., Которые называются бизнес-документами. Каждый деловой документ является конфиденциальным, поскольку он регулирует функционирование организации в будущем. Вы можете использовать программное обеспечение для управления документами для полного контроля над документами.Такое программное обеспечение помогает повысить общую эффективность бизнеса.

Какие внутренние документы нужны бизнесу?

Будь то крупные организации или небольшие стартапы, всем типам предприятий требуются внутренние бизнес-документы для бесперебойной работы. Трудовые договоры, бизнес-планы, письма с предложениями и заказы на продажу – вот некоторые из внутренних документов, которые должен иметь бизнес. Это связано с тем, что правильное управление документами является предпочтительной деловой практикой, так как приносит в организацию профессионализм.
Организации должны использовать веб-документы и программное обеспечение для управления документами для лучшего управления записями.

Какая система управления документами самая лучшая?

Лучшая система управления документами – это та, которая проста в использовании и предлагает контроль документов. Программное обеспечение, которое позволяет пользователям интегрироваться с другими приложениями, хранить документы, получать доступ к шаблонам документов и электронной подписи, а также иметь мобильный доступ к документу, является лучшим.

Где хранить ваши записи, как долго и как запрашивать разрешение на их уничтожение в начале

На этой странице вы найдете информацию о следующем:

Где хранить записи

Вы должны хранить записи по месту работы или проживания в Канаде, если Канадское налоговое управление (CRA) не даст вам письменного разрешения на их хранение в другом месте.

CRA не дает разрешения на ведение документации за пределами Канады по адресу:

• зарегистрированные благотворительные организации
• зарегистрированных канадских любительских спортивных ассоциаций
• Канадские муниципалитеты
• государственные органы, выполняющие функции правительства
• жилищные корпорации-резиденты Канады, освобожденные от налога в соответствии с частью 1 Закона о подоходном налоге

Чтобы получить разрешение на хранение записей в другом месте, напишите в налоговую службу.После рассмотрения вашей ситуации CRA предоставит вам письменное разрешение. В письменном разрешении CRA будут указаны все условия.

Если CRA дает вам разрешение хранить ваши записи за пределами Канады, вы должны сделать их доступными по запросу в Канаде для проверки CRA .

CRA может дать вам разрешение на хранение ваших электронных записей за пределами Канады. В таком случае CRA может принимать копии, если:

• CRA удовлетворен тем, что копии записей являются истинными копиями
• они предоставляются должностным лицам CRA в Канаде в электронном формате, доступном для чтения программой CRA
• они показывают достаточно деталей, чтобы подтвердить возврат, поданный с CRA

Если вы храните свои записи на серверах, расположенных за пределами Канады, вы должны получить доступ к серверам или организовать для своего персонала доступ к серверам и предоставить электронные системные записи, требуемые должностными лицами CRA .

Для получения дополнительной информации об электронном ведении документации см. Информационный циркуляр IC05-1R1, Электронное ведение документации и Меморандум GST / HST 15.2, Компьютеризированные записи.

Как долго хранить записи

Как правило, вы должны хранить все необходимые записи и подтверждающие документы в течение шести лет с конца последнего налогового года, к которому они относятся.

Налоговый год:

• – финансовый период для корпораций
• – календарный год для физических лиц
• различается для трастов в зависимости от типа (для получения дополнительной информации о трастах, включая налоговый год для каждого типа, перейдите в раздел «Подоходный налог траста»).

Правила для срока хранения записей аналогичны следующим законам:

• Закон о подоходном налоге
• Закон об акцизном налоге (включая GST / HST)
• Закон о страховании занятости
• Пенсионный план Канады
• Закон об акцизах 2001 г.
• Закон о взимании платы за безопасность авиапассажиров

В некоторых ситуациях вы должны хранить свои записи в течение другого периода времени.Ниже приведен список этих ситуаций, а также периоды хранения, которые применяются к каждой из них:

• Если ваши записи и подтверждающие документы касаются долгосрочного приобретения и отчуждения собственности, реестра акций или другой исторической информации, которая может повлиять на продажу, ликвидацию или ликвидацию бизнеса, вы должны хранить их на неопределенный срок. .
• Если CRA хочет, чтобы вы вели учет в течение периода, превышающего шесть лет, должностное лицо CRA сообщит вам, как долго их хранить, лично или по почте заказным письмом.
• Если вы подали налоговую декларацию с опозданием, вы должны хранить свои записи в течение шести лет с даты подачи этой декларации.
• Если вы не подавали декларацию GST / HST за отчетный период, закончившийся более шести лет назад, вы все равно должны подать декларацию и сохранить записи, подтверждающие суммы, указанные в декларации. Шестилетний период для хранения записей GST / HST обычно начинается после последнего года, когда запись может потребоваться для целей отчетности GST / HST.
• Если вы выписываете налоговую корректировку для GST / HST пенсионной организации, вы должны хранить соответствующие записи в течение шести лет со дня выдачи налоговой корректировки.
• Если вы подали возражение или апелляцию, вы должны хранить все необходимые записи до последней из следующих дат:
  • дата разрешения возражения или апелляции
  • истек срок подачи апелляции
    
  • истек шестилетний срок хранения
• Когда прекращается деятельность незарегистрированного бизнеса или другой организации, они должны хранить свои записи в течение шести лет с конца налогового года, в котором закончились бизнес или организация.
• Когда корпорация распускается, она должна хранить следующие записи в течение двух лет после даты ее роспуска:
  • все записи и подтверждающие документы для проверки ее налоговых обязательств и прав
    
  • все прочие записи, которые должны вести корпорации
• Когда корпорации объединяются для создания новой корпорации, новая корпорация обычно должна хранить деловые записи каждой объединенной или объединенной корпорации в течение шести лет с конца налогового года, к которому они относятся.
• Если вы являетесь законным представителем умершего налогоплательщика или траста, вы можете уничтожить записи после получения справки (сертификатов) о допуске к распределению собственности, находящейся под вашим контролем.

Как запросить разрешение на уничтожение ваших записей до истечения срока их хранения

Если вы хотите уничтожить свои бухгалтерские книги и записи раньше срока хранения, указанного в разделе Как долго хранить ваши записи, вы сначала должны получить письменное разрешение от CRA .

Чтобы получить это разрешение, вы или ваши уполномоченные представители можете сделать одно из следующих действий:

Если вы уничтожите бумажные или электронные записи без разрешения CRA , вы можете быть привлечены к ответственности.

Разрешение CRA распространяется только на записи, которые вы должны вести в соответствии с законодательством, которым он управляет. CRA не уполномочен утверждать уничтожение записей, которые вы должны вести в соответствии с другими федеральными, провинциальными, территориальными или муниципальными законами.

9 советов по организации поддонов для ликвидации

Если вы ведете бизнес по перепродаже ликвидационных товаров, организация играет ключевую роль. Покупатели, которые закупают товарные запасы через ликвидационные торговые площадки, имеют дело с поставками разного размера. От посылок до поддонов и полных грузовиков – вы хотите создать систему и придерживаться ее.

Вы хотите, чтобы товарные запасы можно было легко найти и подготовить к отправке клиентам. Это означает, что потребуются регулярное обслуживание, очистка и организационные инструменты высшего уровня.Прочтите все советы, необходимые для организации поддонов для ликвидации!

Каков размер лота ликвидации поддонов?

В зависимости от аукциона, на котором вы сделали ставку и выиграли, вам обязательно нужно оценить размер ликвидационной продукции. Многие аукционы по ликвидации предназначены для поддона или нескольких поддонов с товарами. Стандартный размер поддона в США составляет 48 ″ x40 ″. Он занимает около 13 ⅓ квадратных футов площади. Но это еще не все.

Вам нужно будет распаковать коробки, организовать предметы, правильно отсортировать и распределить инвентарь по категориям и хранить до тех пор, пока не придет время передать его покупателям!

Советы по организации поддонов для ликвидации

Мы поговорили с некоторыми из наших покупателей B-Stock и расскажем, как они организуют свои поддоны для ликвидации, а также несколько других отраслевых советов.

1. Разбейте свои поддоны

Как торговый посредник, вы, вероятно, не будете хранить свои продукты на поддонах. Вам нужно будет распаковать каждую посылку, как только она будет доставлена. Кроме того, помните, что объем необходимого места полностью зависит от типа товаров, которые вы храните. Мебель займет больше места, чем упаковка сотовых телефонов.

Также учитывайте предметы, которые могут расшириться, если их больше не сжимать упаковкой, например, чемоданы с подушками или одеялами.

2.Разложите и каталогизируйте все

Вы хотите убедиться, что все доставлено так, как должно. Откройте предоставленный манифест партии и проверьте количество предметов и в каком состоянии они прибывают. Коды условий у разных розничных продавцов различаются, поэтому помните об этом при получении и распаковке инвентаря. Но помните, что это товары для ликвидации, а это означает, что обычно это товары, возвращаемые покупателями, или избыточный запас.

То, что нельзя переоценить, – это всегда маркировать все! Будь то необычный этикетировщик, скотч или любой другой метод.Один быстрый взгляд, и вы сможете увидеть, что и куда идет. Например, обувь можно хранить в чистых ящиках, на каждой из которых написано название бренда, например «Nike» или «Adidas», спереди. Если вы отложите это, вы рискуете не соответствовать инвентарю и отправить неправильный заказ. Что тогда привело бы к недовольству клиентов.

3. Разделите запасы по категориям

Если вы покупаете смешанные партии, ваши поддоны с товарами будут разбиты на разные категории. В заголовке аукциона вы сможете увидеть, что содержит смешанный лот, например, электроника, товары для дома, и есть ли в нем запасы, возвращенные покупателем, или избыточный запас.

После того, как вы разбили свои поддоны, вам нужно разделить запасы по категориям, состоянию и артикулам (при необходимости).

4. Создайте свою собственную систему

Это может быть специальное создание с использованием загружаемого листа Excel с манифестом партии. Здесь вы можете найти такую ​​информацию, как UPC, описание, количество, рекомендованная производителем розничная цена, поставщик и т. Д.

Для организации и хранения вы можете назначить свою собственную систему отслеживания для инвентаря в электронных таблицах. Например, после каждого элемента что-то вроде «Rack 10 – Box 5: WO19» может многое сказать.В разбивке, WO = Wayfair и O19 = 19 октября . Номер позиции X можно найти в стойке 10 в коробке 5 , заказанной у Wayfair 19 октября . Этот тип кодированного перекоса может помочь вам понять, откуда брать предметы на складе или даже в вашем собственном гараже, если они правильно маркированы.

Вы можете придумать собственные сокращения для популярных торговых площадок, на которых вы делаете ставки и покупаете. Например, HMD для Home Depot или AZN для Amazon. Создание собственной системы, особенно если у вас большой объем запасов, может помочь вам быстро найти и упаковать заказы.

5. Установите стеллажи и стеллажи

Стандартный грузовой автомобиль вмещает 24-26 поддонов с товарами, хотя в некоторых случаях может быть и больше. Партии LTL (меньше грузовиков) составляют от одного до 10-12 отдельных поддонов. Важно максимально увеличить объем хранилища.

Независимо от того, работаете ли вы на складе или работаете дома, установка стеллажей и стеллажей будет разумным вложением средств. Вы можете использовать чистые ящики для хранения с этикетками, чтобы вещи оставались организованными.Не ставьте мусорные ведра или коробки слишком высоко, всегда кладите более тяжелые предметы на пол, а более легкие – сверху.

6. Отдельный инвентарь, который нельзя перепродать

Если он вам не нужен, не позволяйте ему занимать место. Было бы хлопотно просеивать ваш действующий инвентарь и нефункционирующий инвентарь. То есть, если вы не планируете перепродавать нефункционирующий / утилизировать инвентарь! Есть покупатели, которые покупают такой инвентарь просто на запчасти!

7.Инвестируйте в складские помещения

Размеры складских единиц варьируются от 5 × 5 (что примерно соответствует размеру небольшого туалета) до 10 × 30 (примерно размер гаража на полторы машины). В зависимости от того, с каким количеством инвентаря вы имеете дело, вы можете арендовать единицу соответственно. Оцените, сколько здесь может вместить единица хранения.

Возможно рассмотреть возможность аренды складских помещений. Здесь у вас есть возможность не только хранить, но и получать заказы, упаковывать и отправлять. Однако чем больше места, тем больше ответственности. Вам нужно будет выбрать место, которое подходит вам и вашим сотрудникам (если применимо), а также рассмотреть возможность доступа к основным дорогам и автомагистралям.Имеет значение, насколько близко вы находитесь от дома? Будет ли он служить витриной? Это климат-контроль? Разрешено ли там работать вашему бизнесу? Будет ли док-станция для погрузки? Вам понадобится страховка? На что похож договор аренды? Есть все вопросы, которые следует задать себе при рассмотрении вопроса о хранении поддонов для ликвидации на складе.

8. Потратьте некоторое время на план этажа

Если вы инвестируете в складские помещения, не размещайте бездумно куда-либо поддоны для ликвидации. Вам следует тщательно продумать план этажа, чтобы ваша работа была максимально эффективной.Планировка склада идет рука об руку с управлением запасами, поэтому обратите особое внимание на недвижимость, с которой вам нужно работать, и настройте наиболее важные рабочие зоны. Создайте место для следующего:

• Офисное помещение – где вы заботитесь о поставках, заказе, составлении списков, вопросах обслуживания клиентов и административных задачах.
• Получение – Подъемная дверь необходима, если это доставка на жилой дом, или если вы находитесь на складе, должен быть доступ к погрузочной платформе или вилочному погрузчику.Здесь вам понадобится много места, чтобы разбить, распаковать и упорядочить поддоны для ликвидации.
• Склад – Где будет храниться ваш инвентарь. Убедитесь, что наиболее часто используемые или популярные предметы хранятся ближе к передней части для облегчения доступа.
• Упаковка – На вашем участке упаковки должно быть все необходимое для выполнения заказов. Упаковочные материалы, коробки, скотч, пузырчатая пленка / упаковочный арахис, принтеры этикеток – все должно быть здесь.
• Доставка – Где вы можете организовать доставку или отправить вещи в почтовое отделение.

9. Регулярно проверяйте свой инвентарь

Конечно, вы должны пересматривать свой инвентарь и проводить регулярные проверки, чтобы убедиться, что все в порядке. После резкого увеличения количества заказов все легко может дезорганизоваться. Зарегистрируйтесь, чтобы убедиться, что все по-прежнему работает бесперебойно и эффективно. Возможно, пора привести дом в порядок и пополнить запасы определенных материалов! Выявление медленно оборачиваемых запасов поможет вам определиться с тем, что вам нужно для будущих заказов. Как правило, вы не хотите слишком долго сидеть на предметах.Поступая так, вы рискуете потерять стоимость предмета (и прибыль)!

Организация поддонов ликвидации с помощью инструментов отслеживания запасов

Инструменты отслеживания запасов доступны для бизнеса торгового посредника на разных этапах. Если вы занимаетесь перепродажей на условиях неполного рабочего дня и не имеете дела с огромным количеством товаров, все равно есть инструменты, которые могут облегчить вам жизнь. А для торговых посредников, выполняющих более крупные операции, управление вашими запасами может стать намного более гладким. Вот несколько инструментов, которые вы можете использовать:

Airtable

Airtable – это инструмент базы данных, который позволяет вам управлять запасами, создавать каталоги продуктов и отслеживать аукционы по ликвидации, которые вы наблюдаете.На самом деле это может быть одна из лучших особенностей инструмента – для многих небольших реселлеров Airtable полностью бесплатен! Бесплатная версия позволяет использовать неограниченное количество баз данных до 1200 записей на базу. Вы получаете 2 ГБ места для вложений на каждую базу и можете вести историю за две недели в прошлом. Конечно, есть обновленные планы, к которым вы, возможно, захотите получить доступ по мере вашего роста.

QuickBooks

QuickBooks – это больше, чем просто бухгалтерская программа. Он поставляется с различными уровнями, которые помогут вам независимо от того, на каком этапе вы находитесь! QuickBooks Online Plus и Advanced позволяют управлять, отслеживать и получать уведомления, когда вам может потребоваться пополнить запасы.

Shopify

Shopify упрощает управление запасами. Добавлять продукты, настраивать уровни запасов и видеть, когда что-то вот-вот начнется, очень просто. Кроме того, вы можете создавать и распечатывать этикетки со штрих-кодами для использования в организации инвентаризации в Shopify. Вы даже можете получить надстройку, которая будет уведомлять вас, когда уровень запасов упадет ниже определенного порога. Как и многие платформы SaaS, Shopify предлагает несколько уровней обслуживания, каждый по разным ценам.

Facebook Commerce Manager

Если вы хотите сделать Facebook одним из основных каналов перепродажи вашего бизнеса, вы можете сделать еще один шаг с помощью Facebook Commerce Manager.С помощью учетной записи Commerce вы настраиваете магазин Facebook, который похож на цифровую витрину, и создаете каталоги для своих продуктов. Commerce Manager также обеспечивает безопасную проверку на месте, управление запасами и отслеживание выплат. Если вам нужен простой способ отслеживания заказов, возвратов, налогов и других финансовых отчетов, стоит обратить внимание на Commerce Manager. Он оптимизирует все ваши усилия по перепродаже в Facebook, Instagram (принадлежит Facebook) и даже может быть синхронизирован с Shopify. Эти инструменты для бизнеса и инвентаризации идут с комиссией за продажу в размере 5% за транзакцию.

Начать поиск поддонов для ликвидации с использованием B-Stock

Хорошая новость в том, что есть отправная точка для всех. B-Stock предлагает аукционы от отдельных поддонов инвентаря до грузовиков с товарами. Это дает вам возможность начать с малого, учиться и расти оттуда. Начните поиск подходящих поддонов для ликвидации для вашего бизнеса по перепродаже, используя B-Stock!

Если вы новичок в ликвидационных аукционах, вам, вероятно, понадобится несколько за плечами, прежде чем у вас появится врожденное понимание количества необходимого места и того, как вы будете организовывать запасы на нем.А пока постарайтесь выделить больше места, чем нужно, настройте рабочее место и составьте план того, как вы будете хранить инвентарь.

.