Содержание

что это такое, независимая, приказ 49, при увольнении материально-ответственного лица

Суть инвентаризации сводится к определенной последовательности действий. С их помощью подтверждается фактическое наличие имущественных ценностей. Но в любой процедуре имеются свои особенности, и инвентаризация не исключение…

Ежегодно каждая организация сталкивается с необходимостью инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Проверке подлежат и основные средства, и все иные активы предприятия.

При этом инвентаризовать требуется и имущество, не принадлежащее субъекту, но числящееся на его учете. Многообразие видов проверяемых объектов обуславливает особенности инвентаризации. В чем они заключаются?

Частота инвентаризаций в году, порядок их проведения, объекты проверки определяются руководителем организации. Положение об инвентаризации закрепляется в учетной политике посредством издания надлежащего приказа.

Кроме того ФЗ №402 предусматривает случаи, когда инвентаризационная проверка обязательна:

  • подготовка к составлению бухгалтерской отчетности за год;
  • реализация имущества либо передача объектов в аренду;
  • смена ответственных за сохранность имущества лиц;
  • обнаружение фактов кражи, порчи или ненадлежащего использования;
  • структурные изменения организации;
  • чрезвычайные ситуации непреодолимой силы.

Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время, по инициативе руководства.

Основанием может становиться факт обмана клиентов, изготовление неучтенной продукции, неучтенные продажи или просто желание проверить компетентность ответственного работника и прочее.

Ответственной за проведение инвентаризации является специальная комиссия из не менее чем трех человек. Назначается она приказом руководителя и является постоянно действующей.

При необходимости в комиссионный состав могут включаться специалисты узкой направленности. Присутствие всех членов комиссии при проведении проверки непреложно, иначе итоги не могут признаваться действительными.

Еще одно неукоснительное требование – это присутствие при инвентаризации ответственного материально лица.

Что это такое

Инвентаризация это процедура проверки фактического наличия имущественных ценностей и состояния имеющихся финансовых обязательств на предопределенную дату.

При этом фактические показатели сравниваются с данными бухучета, что позволяет обнаружить расхождения. С помощью инвентаризации обеспечивается контроль над сохранностью имущества организации.

Инвентаризация бывает разных видов, что зависит от разных факторов. Так по периодичности осуществления различают инвентаризацию:

Плановую Проверка выполняется согласно заранее утвержденному графику. Таковой является и обязательная инвентаризация перед подготовкой годового отчета
Внеплановую (внезапную) Проводиться таковая может как по утвержденному секретному графику руководителя, так и в любой момент времени при наличии весомой причины. Главное условие ее это внезапность для материально ответственного лица. Таким способом чаще всего проверяется добросовестность и компетентность работника. Также внеплановая проверка может выполняться при возникновении случаев, когда инвентаризация становится обязательной в силу обстоятельств.
Инициатива такой проверки может исходить и от сотрудников

Отличается инвентаризационная проверка и по объему охвата имущества. Например, инвентаризация может быть:

Полной Пересчету и сличению подлежит абсолютно все имущество. Без исключений
Частичной Инвентаризуются только отдельные группы объектов
Выборочной Из инвентаризуемой группы имущества на выбор проверяются отдельные позиции. Важно, что при выявлении расхождений требуется проведение полной проверки. Выборочная инвентаризация по обыкновению проводится в перерывах между основными процедурами сверки. Так контролируются условия сохранности ценностей и правильности ведения учета

Упомянуть стоит и инвентаризационную комиссию. В основном приказом руководств назначается постоянная комиссия, которая проводит абсолютно все виды инвентаризаций, включая и контрольные проверки в межинвентаризационные периоды.

Иногда при большом объеме инвентаризации дополнительно могут назначаться рабочие комиссии, что позволяет одновременно повести проверку при большом объеме имущества или территориальной его разобщенности.

Например, сплошная проверка всех структурных подразделений. В отдельных случаях назначается разовая комиссия, чья деятельность продолжается лишь в течение определенной поверки.

С какой целью проводится

Главные цели любой инвентаризации это:

  • сверка фактического количества имущества с учетными показателями;
  • выявление неучтенных объектов;
  • установление реального количества использованных в производстве материалов;
  • обнаружение недостач и излишков;
  • проверка правил эксплуатации имущества и ведения первичного учета.

Осуществляется инвентаризация такими методами как:

  • пересчет;
  • измерение;
  • взвешивание.

Объекты проверки инвентаризуются по месту своего непосредственного местонахождения.

Дополнительной целью инвентаризации становится выявление испорченных товаров, продукции с истекшим сроком годности, не пригодных к эксплуатации объектов.

Основными требованиями к инвентаризационной проверке являются:

  • внезапность для ответственных материально лиц;
  • проведение проверки утвержденной комиссией;
  • непрерывность;
  • обязательное присутствие ответственных лиц.

Действующая нормативная база

Инвентаризационный порядок регламентируются базой документов, состоящей из:

  • постановлений и приказов, утвержденных Минфином РФ;
  • бухгалтерских положений;
  • локальных внутренних актов субъекта.

Так порядок проверки регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации …» (Приказ Минфина №49 от 13.06.1995).

Необходимость инвентаризации определяет ФЗ №402 «О бухучете» (в прежней редакции ФЗ №129). Вопросы, не урегулированные законодательно, могут уточняться в локальных актах в составе учетной политики организации.

Руководитель разрабатывает регламент инвентаризации, образец которого являют собой Методические указания, но создается образец с учетом направленности деятельности и важных аспектов.

Документальное оформление итогов инвентаризации осуществляется посредством унифицированных форм. Таковые утверждены Постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998.

Суть инвентаризационной проверки заключается в полном пересчитывании проверяемых объектов и сверке их с учетными показателями. Ценности пересчитываются в порядке их расположения.

Недопустимо проводить подсчет по последовательности описи, это препятствует выявлению излишков имущества, какое в учете числится по нулевым остаткам.

Учтенные по массе материалы перевешиваются, по длине и объему – измеряются. Отдельные виды имущества могут инвентаризоваться посредством нормативов относительно перевода объема в весовые единицы, например, сельхозпродукция.

Ценности, хранящиеся в неповрежденной упаковке, могут проверяться выборочно, но если надпись на упаковке и содержимое не соответствуют, то вскрываются все упаковки для полного пересчета.

Денежная наличность и ценные бумаги считаются полистно. Целесообразным считается включение в договор о материальной ответственности условия, о запрете хранения личных вещей на рабочем месте.

В процессе проверки данные заносятся в инвентаризационные описи. Таковые могут создаваться бухгалтером заранее с указанием учетных остатков. Категорически не допустимо внесение фактических показателей без пересчета, к примеру, со слов работника.

На период инвентаризационной проверки прекращаются любые расходные и приходные операции.

В помещение проверки закрывается доступ посторонних лиц. На время перерывов помещение с ценностями опечатывается, а инвентаризационная документация сохраняется в сейфе.

Общая инструкция

Общая схема инвентаризации, какую определяет Приказ 49, об инвентаризации имущества, выглядит следующим образом:

Руководителем предприятия издается приказ о проведении инвентаризации В документе указываются сроки процедуры, ее порядок, виды имущества, состав комиссии
Перед проверкой ценности Сортируются по отличительным признакам, если в этом есть необходимость
Инвентаризуемое имущество пересчитывается И данные заносятся в опись
Осуществляется сверка Фактических и учетных значений
Определяются итоги проверки Что подтверждается составлением инвентаризационной ведомости
Ведомость утверждается руководителем И осуществляются мероприятия по выправлению бухучета и привлечению к ответственности виновных лиц, при наличии таковых
Отчетная документация по инвентаризации Передается на архивное хранение

Что значит независимая

Проведение инвентаризации способствует подтверждению учетных данных. Но иногда проверка осуществляется заинтересованными лицами.

Особенно это актуально для небольших организаций, когда большинство сотрудников поддерживает приятельские отношения.

В такой ситуации данные проверки могут быть подкорректированы, при подсчете указываются превышения показателей с целью сокрытия расхождений.

В целях обеспечения абсолютной объективности инвентаризации целесообразной является независимая проверка. Проводится таковая привлеченными экспертами.

Можно воспользоваться услугами специализированных компаний. Выгода такого привлечение очевидна, обеспечивается:

  • отсутствие личной заинтересованности проверяющих;
  • исключение некомпетентности комиссии;
  • обнаружение фиктивной документации;
  • проведение проверки в кратчайшие сроки на высоком профессиональном уровне.

Допускается проводить независимую инвентаризацию любого вида. Дополнительным бонусом становится оптимизация временных и материальных затрат.

Нет необходимости отрывать от обычной деятельности сотрудников и оплачивать их дополнительное рабочее время.

Производственная деятельность может осуществляться по обычному графику, если это не препятствует пересчету. Все результаты независимой проверки остаются строго конфиденциальными и доступны только ответственным представителям организации.

Незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства объектами проверки становятся:

  • продукция неполной готовности;
  • не комплектная продукция;
  • остатки от вспомогательного производства.

В процессе проверки определяется фактическое наличие незаконченных изделий посредством подсчета, перемеривания, перевешивания. Также устанавливается действительная комплектность и определяется остаток незавершенного производства.

Целью проверки становится определение суммы, какую подлежит отобразить в «Расходах будущих периодов». При этом выявляются средства, которые следует причислить к издержкам обращения.

Точное установление остатка незавершенного производства обеспечивает достоверность расчетов себестоимости производимой продукции. Инвентаризация незавершенного производства проводится ежегодно, перед составлением годового отчета.

Но, исходя от условий и специфики деятельности, такая проверка может выполняться чаще, ежеквартально или ежемесячно. В некоторых случаях проверку проводят ежесменно или по завершении всякой рабочей недели.

При увольнении материально ответственного лица

При заключении с сотрудником договора о материальной ответственности непременно прописывается необходимость инвентаризации при увольнении.

Одновременно с инвентаризацией осуществляется передача материальных ценностей новому работнику. Сроки такой инвентаризации законом точно не определяются.

Основное требование – проведение проверки в течение двух недель с момента уведомления об увольнении. Почему целесообразно совместить проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица и передачу ценностей?

В противном случае придется отдельно осуществлять передачу имущества, что удваивает временные затраты. Относительно передачи ценностей особого порядка не предусмотрено.

Видео: как провести инвентаризацию основных средств

Потому следовать нужно методическим рекомендациям, то есть акт должен содержать подписи главбуха, руководителя организации, непосредственного начальника работник, уполномоченных лиц и принимающего ценности лица.

После завершения инвентаризации и составления акта передачи материальных ценностей ответственное лицо считается уволенным и никаких претензий к нему предъявляться не может.

Некоторые возникающие по поводу инвентаризации вопросы связаны с ее особенностями относительно специфики деятельности. Также разногласия возникают относительно имущества, не принятого к учету, но фактически используемого организацией.

Нередко инвентаризацию путают с обычной ревизией. Каковы нюансы инвентаризационной проверки?

Предусмотрена ли для забалансовых счетов

Инвентаризоваться с той или иной периодичностью должно все имущество организации. В том числе и то, которое не является собственностью субьекта, но используется им. К примеру, объекты могут быть арендованы или переданы на ответственное хранение.

Это обуславливает необходимость инвентаризации имущества, учтенного на забалансовых счетах. Проверяются такие объекты в обычном порядке с составлением отдельной ведомости.

Учет ведется по стоимости, предусмотренной договорами, передаточными актами и прочей сопутствующей документацией. Один экземпляр описи передается непосредственному владельцу имущества, чтобы тот мог сопоставить данные со своим учетом.

Проведение в аптеке

При инвентаризации в аптечном учреждении обязательно присутствие всех работников аптеки, несущих материальную ответственность. В день проверки отпуск лекарств не осуществляется.

Проводиться инвентаризация может как ручным способом при помощи описных листов, так и при помощи сканирования этикеток. Различается два способа инвентаризации аптеки.

В первом – лекарственные средства считаются по алфавиту. При этом часто выявляется недостача, поскольку часть препаратов может сохраняться отдельно или отдельные позиции просто пропускаются.

Более эффективен второй вариант, когда лекарства считаются по полкам. Это позволяет подсчитать все имеющиеся препараты и не допустить «потери» товара.

Чем отличается от ревизии

Ревизия, как и инвентаризация, осуществляется в целях отслеживания движения объектов имущества в организации. И зачастую данные понятия путаются. Отличие заключается, прежде всего, в целях проведения.

Инвентаризация осуществляется с целью выявления расхождений меж фактическими и учетными данными. Ее задача исправить бухгалтерский учет в соответствии с действительным положением.

Ревизия проводится для обнаружения операций, осуществляемых незаконно и безосновательно. То есть исследуется правомерность операций и их соответствие действующим нормативам.

Другое отличие заключено в том, что ревизия всегда проводится внезапно и осуществляют ее внешние контролирующие органы.

Проведение инвентаризации это мероприятие плановое (даже внезапная проверка спланирована руководителем), а проводят его внутренние службы предприятия.

По завершении ревизии составляется акт, где указываются все ошибки, недостатки и злоупотребления со стороны проверяемого субъекта.

Суть инвентаризации понять не сложно, но провести ее правильно можно только при соблюдении всех правил и учете отдельных нюансов.

Малейшее нарушение порядка проведение инвентаризационной проверки может способствовать признанию итогов процедуры недействительными.

Инвентаризация 2018

Особенностью проведения годовой инвентаризации в этом году является необходимость соблюдения требований федеральных стандартов учета, введенных с 1 января 2018 года. При этом работы инвентаризационным комиссиям учреждений госсектора заметно прибавится, но опыта инвентаризации введенных стандартами новых объектов учета еще ни у кого нет.

Нормативная база

Еще в прошлом году Методические указания, утвержденные Минфином России от 13.06.1995 № 49, были основным нормативным документом, в котором раскрывались общие правила проведения инвентаризации, особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств, а также порядок составления сличительных ведомостей и оформления результатов инвентаризации. Но уже с этого года при проведении инвентаризации учреждениям госсектора, кроме Методических указаний № 49, нужно опираться на требования Федерального стандарта учета «Концептуальные основы», утвержденного приказом Минфина России от 31. 12.2017 № 256н. Согласно пункту 2 этого стандарта именно он теперь определяет основные требования к инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждений госсектора. А раздел VIII стандарта (пункты 79-82) содержат как раз эти основные требования к инвентаризации активов и обязательств.
Отметим, что содержание раздела VIII стандарта «Концептуальные основы» повторяет основные положения инструкций по бухгалтерской и бюджетной отчетности, Инструкции № 157н. Тем не менее при формировании учетной политики, а также локальных актов о проведении инвентаризации в 2018 году целесообразно ссылаться именно на стандарт «Концептуальные основы». Но этот стандарт вовсе не отменяет использование Методических указаний № 49 в учреждениях госсектора, положения которых по-прежнему можно применять при проведении инвентаризации.

Описи и ведомости

Инвентаризационные описи различных объектов учета, ведомость по расхождениям результатов инвентаризации и другие унифицированные формы первичных документов, используемых при проведении инвентаризации, утверждены приказом Минфина России от 30. 03.2015 № 52н. Вместе с этими формами данным приказом утверждены и Методические указания по их применению. Однако в настоящее время эти формы не отражают изменений, связанных с применением федеральных стандартов учета.
Напомним, что Минфин России согласно своего приказу от 28.02.2018 № 36н  планировал в июле этого года внести изменения в Приказ № 52н, но этого не произошло. Можно предположить, что Минфин собирался внести изменения и в инвентаризационные формы с целью приведения их в соответствие с требованиями вступивших в 2018 году стандартов учета.
Годовая инвентаризация в учреждениях проводится, как правило, в сентябре-ноябре. Очевидно, что Минфин уже не успеет внести изменения в инвентаризационные формы до наступления осени. Следовательно, в этом году учреждениям придется применять формы «старого образца». А, если Минфин и издаст соответствующий приказ, то все изменения вступят в силу уже с 2019 года.
Отметим, что в ноябре прошлого года Минфин издал приказ от 17. 11.2017 № 194н, котором утвердил Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (форма 0504087) и Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). Однако согласно пункту 2 данного приказа применение этих форм ограничено, и применять их позднее 1 января 2018 года нет оснований.
Тем не менее, вполне вероятно, что Минфин России в течение осени даст разъяснения или рекомендации по применению унифицированных форм при проведении инвентаризации в этом году.

Новые объекты

Связи с внесением весной в Инструкцию № 157н и другие инструкции по учету изменений, в этом году государственным и муниципальным учреждениям при проведении инвентаризации необходимо будет устанавливать наличие или отсутствие новых объектов учета. Но, пожалуй, самым важным при этом станет выявление фактов обесценения активов.
Напомним, что согласно пункту 6 Федерального стандарта учета «Обесценение активов» (утв. приказом Минфина от 21. 12.2016 № 259н) выявление признаков обесценения актива осуществляется субъектом учета в рамках инвентаризации активов и обязательств, проводимой им в целях обеспечения достоверности данных годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. Следовательно, перед началом инвентаризации потребуется:

  • разработать рекомендации инвентаризационным комиссиям по выявлению активов с признаками обесценения;
  • подготовить соответствующие формы учетных документов, в которых будет фиксироваться решения инвентаризационных комиссий по обесценению активов;
  • внести соответствующие уточнения в учетную политику по порядку отражения обесценения активов с учетом особенностей деятельности учреждения.


И это далеко не весь перечень мероприятий, которые потребуется осуществить до начала инвентаризации. Все это потребует времени и сил. Кроме того, очевидно, что наделение инвентаризационных комиссий новыми полномочиями, скорей всего, несколько замедлит их работу. Следовательно, потребуется удлинение сроков проведения инвентаризации. И если в прошлые годы инвентаризация, как правило, начиналась с октября, то в этом году целесообразно начать ее уже в сентябре.
Кроме того, инвентаризация новых объектов учета, установление результатов обесценение скажется не только на сроках подведения итогов инвентаризации, но и потребует дополнительного времени для отражения результатов инвентаризации в учете. Ведь бухгалтерам так же потребуется время на анализ полученных результатов инвентаризации и освоение новых учетных записей, а также последующее отражение их в отчетности.

Обратите внимание! В соответствии с пунктом 10 Стандарта «Обесценение активов» в случае выявления любого из признаков обесценения актива, которые ранее не являлись основанием для признания его обесценения, принимается решение о необходимости определения справедливой стоимости актива. Очевидно, что такое решение должно приниматься комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Одновременно с решением об определении справедливой стоимости данная комиссия оценивает необходимость корректировки оставшегося срока полезного использования актива.
Другими словами, если раньше результатом инвентаризации было в основном выявление излишков и недостач, то теперь такие результаты будут основанием для принятия пока непривычных и непростых решений.

Признание убытка

Согласно пункту 15 Стандарта «Обесценение активов» убыток от обесценения актива признается в бухгалтерском учете, когда его остаточная стоимость на годовую отчетную дату превышает его справедливую стоимость за вычетом затрат на выбытие такого актива. После того, как убыток от обесценения актива признан на годовую отчетную дату, то он единовременно отражается в составе расходов отчетного периода.
То есть убыток от обесценения и его признание теперь будет одним из итогов инвентаризации! 
Однако применение указанных положений Стандарта «Обесценение активов» порождает непростую ситуацию:
с одной стороны - убыток от обесценения актива единовременно признается в составе расходов отчетного периода. То есть в конце года одним махом расходы за отчетный период будут увеличены на сумму убытков от обесценения. Другими словами, расходы учреждения по итогам года увеличатся как бы «из воздуха»;
с другой - возникает вопрос с покрытием таких убытков. Как будут покрываться эти расходы, что будет источником финансирования?
Например, в прошлом году постановлением правительства от 13.09.2017 № 1101 в порядок формирования госзадания были внесены изменения. Теперь в госзадании должна быть учтена годовая сумма плановой (расчетной) амортизации по особо ценному движимому имуществу (ОЦДИ), используемому в процессе оказания госуслуг. То есть амортизация основных средств финансируется, а убыток от обесценения пока нет. Хотя сам убыток согласно Стандарту «Обесценение активов» Минфин России уже предлагает отражать в учете.
Разрешение этой ситуации, вероятно, должно найти в нормативных актах Правительства России и Минфина. Можно предположить, что в порядок формирования госзадания Правительством будут внесены изменения, которые должны учитывать положения федеральных стандартов учета. Возможно, что и убыток от обесценения каким-то образом будет учтен в субсидии на госзадание.

Заключение

Участие в инвентаризационных мероприятиях всегда требовало от бухгалтера терпения, собранности и четкого понимании конечных результатов. Однако в этом году бухгалтеру все это потребуется в десять раз больше, так как от полученных итогов инвентаризации, скорей всего, будет зависеть финансовое состояние учреждения.

Будьте бдительны!

Инвентаризация основных средств: правила, сроки и автоматизация

Каждое юридическое лицо владеет основными средствами — материальными ценностями, недвижимостью и финансовыми активами, которые помогают компании оказывать услуги или изготавливать продукцию. По закону Российской Федерации они подлежат учету и облагаются налогами.

В процессе жизнедеятельности компании основные средства могут быть проданы, приобретены, сданы в аренду. Некоторое оборудование выходит из строя, а другое, наоборот, возвращается в работу после ремонта или модернизации. Кроме того, для расчета стоимости всех инструментов, техники, зданий и сооружений применяется амортизация. Это означает, что балансовая стоимость имущества компании — величина непостоянная.

Чтобы отчеты налоговым органам были составлены правильно, вся информация в них должна соответствовать фактическому положению вещей. По этой причине в каждой компании должна своевременно производиться плановая инвентаризация основных средств.

Ускорим проведение инвентаризации основных средств в десятки раз. Бесплатная консультация!

Цели проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация ОС может решать сразу несколько одинаково важных для компании задач. К одной из основных целей инвентаризации относят обеспечение сохранности ТМЦ (товарно материальных ценностей) и других активов компании. Проверка выявляет факты утраты (повреждения, кражи) имущества, позволяет предотвратить подобные неприятные случаи. Ревизия дисциплинирует персонал, повышает ответственность сотрудников за сохранность вверенных им ценностей.

Еще одна цель инвентаризации — грамотное управление активами. Проверка показывает, в каком состоянии находятся основные средства, сколько их, могут ли они продолжать выполнять свои функции или требуется замена. Активы, которые находятся на балансе, но не используются компанией, могут сдаваться в аренду или быть проданы, чтобы не переплачивать в казну. По итогам инвентаризации руководство организации может принять взвешенное решение о переоборудовании и дооснащении производства, о капитальном ремонте зданий, о реструктуризации задолженностей.

Важно соблюдать правила и предписания регулирующих органов. Следование нормативным актам, регламентирующим ведение бухгалтерского учета, исключает путаницу и беспорядок в документации компании, а значит гарантирует отсутствие претензий со стороны налоговой инспекции.

Когда и как часто проводится инвентаризация основных средств

Чтобы знать, как часто компаниям предписано проводить инвентаризацию основных средств, нужно изучить ряд нормативно-правовых документов, регулирующих этот вопрос. Мы ценим ваше время, поэтому заранее подготовили для вас список этих документов, он приведен в конце статьи.

Закон гласит, что обязательная инвентаризация основных средств должна проводиться не реже одного раза в три года. Первое лицо организации вправе издать распоряжение о ежегодных проверках, если это необходимо.

Периодичность проведения инвентаризации основных средств в зависимости от типа инвентаризации

Различают несколько типов инвентаризации, каждый из которых проводится в определенное время, преследует конкретные цели, имеет свои особенности.

По графику проведения инвентаризация ОС бывает:

  • плановая. Это обязательная проверка, она проводится каждые три года, а в случае с библиотечными фондами — каждые пять лет;
  • внеплановая. Такая инвентаризация основных средств обязательно проводится в случае экстремальных ситуаций, например, пожаров и наводнений. Также внеплановая проверка инициируется налоговыми органами, если у них возникают сомнения в точности предоставляемых отчетов;
  • инициативная. Проводится по указанию руководства компании без привязки к основному графику плановой проверки. Ревизия основных средств может быть инициирована сотрудниками организации, если в документах юридического лица закреплена коллективная материальная ответственность.

Если инвентаризация проходит одновременно во всех отделах организации и захватывает все группы ОС, она называется сплошной или полной. Когда для проверки выбирается какой-то один класс основных средств или конкретный отдел в компании — инвентаризацию называют выборочной или частичной.

От способа проведения зависит другая типология инвентаризации основных средств. Она может быть:

  • натуральной. Заключается в механическом пересчете активов и ТМЦ, включаемых в баланс предприятия. Проводится без отрыва от документальной инвентаризации;
  • документальной. Состоит в выверке документов, подтверждающих наличие всех видов ОС компании и финансовых обязательств. Осуществляется параллельно натуральной инвентаризации;
  • ручной. Для проверки используются бумажные инвентаризационные ведомости. Инвентарные номера и другие данные вводятся вручную. Такая проверка отнимает много времени. Существует риск ошибок;
  • автоматизированной. Проводится с помощью оборудования для маркировки и специализированного приложения (например, DM.Invent) быстро, без ошибок, малым количеством персонала.

Для оценки качества инвентаризации ОС руководство может назначить контрольную инвентаризацию, чтобы выявить возможные манипуляции с результатами и недостоверную информацию. Когда к плановой проверке предъявляются претензии, обнаруживаются грубые нарушения, фальсификации — проводят повторную инвентаризацию основных средств.

Что рекомендуется проверить до начала инвентаризации основных средств

К инвентаризации нужно предварительно подготовиться. Это сократит время ее проведения, убережет от ошибок и повторных проверок. Перед ревизией рекомендуем сделать следующее:

  1. Проверьте состав инвентарной комиссии и списки рабочих групп. Не входят ли туда люди, несущие материальную ответственность, чьи отделы проверяются?
  2. Подтвердите присутствие всех членов, входящих в инвентарную комиссию. Отсутствие хотя бы одного человека — основание для того, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.
  3. Уточните, получены ли последние приходники и расходники, отчеты о движении ТМЦ. Их визируют на дату, предшествующую проверке. Убедитесь, что все полученные ценности зарегистрированы, а выбывшие — списаны, чтобы бухгалтерия определила полный реестр имущества до того, как комиссия приступит к инвентаризации.
  4. Обеспечьте инвентарную комиссию рабочей силой, контрольно-измерительной техникой, оборудованием для автоматического учета ОС.
  5. Проверьте, в порядке ли документация: инвентарные карты (форма ОС-6), книги учета, описания, техпаспорта, акты приемки-передачи имущества. Исправления и корректировки вносятся в документацию до начала инвентаризации.

Особенность проведения автоматизированной инвентаризации основных средств заключается в том, что вам не требуется заранее корректировать маркировку имущества. Вы можете создавать, распечатывать, наносить и регистрировать штрихкоды или RFID-метки на основные средства непосредственно в процессе переучета. Тогда же нечитаемые штрихкоды заменяются новыми, что очень удобно.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Основным нормативным актом, устанавливающим сроки, периодичность и порядок инвентаризации основных средств, является Приказ Минфина РФ от 13. 06.1995 N 49 *. Согласно ему, руководство компании дает поручение о проведении инвентаризации, определяет сроки, утверждает состав членов комиссии и рабочих групп (они формируются, когда предстоит много работы).

Этапы проведения инвентаризации основных средств

Этап подготовки. Происходит подготовка документации, создают комиссию, издают распоряжения и приказы, подытоживают бухгалтерские данные. Руководитель определяет, сколько может длиться инвентаризация основных средств, какими силами будет реализовываться.

Этап инвентаризации. Задача комиссии — найти и изучить объекты, находящиеся на балансе организации. Нужно не только внести их полное название в инвентарную опись. Туда же записывают инвентарные номера, местоположение, назначение, технические данные и общее состояние основного средства. Документы, подтверждающие владение земельными участками, зданиями, водоемами, сооружениями и другим имуществом тщательно проверяются. Если проверка длится несколько дней, то в нерабочее время помещения опечатываются, а инвентаризационные списки помещаются в сейф. Так же поступают, когда комиссия уходит на обеденный перерыв.

Этап сверки результатов. В процессе инвентаризации члены комиссии сравнивают фактическую информацию из описи ИНВ-1 со сведениями из бухгалтерских реестров. Когда сверка выявляет расхождения, эти позиции заносятся в сличительную ведомость ИНВ-18. Неоприходованные объекты ставят на баланс. Если благодаря модернизации или из-за износа имущество изменило свои свойства и балансовую стоимость, то в ведомость вносятся соответствующие правки. Результатом инвентаризации будет верная и полная информация о состоянии ОС компании.

Инвентаризация основных средств заключается не только в механическом пересчете объектов, но и в регистрации случаев повреждения имущества, кражи, утраты. Руководитель предприятия имеет право обратиться в полицию для возбуждения уголовного или административного дела, чтобы найти виновных и возместить убытки.

Проведение инвентаризации основных средств с помощью ПО DM.

Invent

До недавнего времени ручной учет имущества был единственным способом проведения инвентаризации. Но теперь все изменилось. Инвентаризация основных средств по новым стандартам выполняется при помощи специального оборудования и соответствующего ПО.

DM.Invent — программный продукт, разработанный для автоматизированной инвентаризации ОС. Софт позволяет не только вести учет имущества компании, но и помогает в кратчайшие сроки проводить сверку ТМЦ. Хотелось бы в двух словах рассказать, каковы особенности инвентаризации основных средств с применением ПО DM.Invent.

Наше программное решение отличается интуитивно понятным интерфейсом и удобными функциями. Процесс работы с программой выглядит так:

  1. Войдите в систему под своими учетными данными.
  2. Отсканируйте штрихкод ОС.
  3. На экране отобразится наименование основного средства, МОЛ (материально ответственное лицо), закрепленное за ним место хранения, и дата проведения инвентаризации.
  4. Если имущество требуется списать с баланса, сделайте отметку в соответствующем поле формы. Сюда же добавьте фото и комментарий, поясняющие причину списания.
  5. Перейдите к сканированию штрихкода на следующем объекте.
  6. По завершении автоматизированной инвентаризации выгрузите результат с терминала сбора данных в 1С или другую систему, которая используется в вашей компании.

Если требуется внести дополнительную информацию по уже отсканированному основному средству, вернитесь к нему путем повторного считывания штрихкода. После корректировки сведений продолжайте инвентаризацию.

Важно уточнить, проводится ли автоматизированная инвентаризация основных средств впервые. Если до этого организация не вела учет при помощи кодировки, то сначала нужно создать и распечатать для каждого основного средства собственный штрихкод. Это займет чуть больше времени, зато последующие ревизии будут производиться в разы быстрее.

Преимущества ПО DM.Invent

Кто хотя бы раз вручную проводил годовую инвентаризацию основных средств, знает, как это долго, нудно, сложно. Но если внедрить в этот процесс DM.Invent, проверка пройдет в десятки раз быстрее и легче.

ПО DM. Invent обладает рядом преимуществ:

  • в ПО DM.Invent предусмотрена возможность назначать на определенный объект материально ответственное лицо, привязывать имущество к помещению, добавлять к каждому ОС фотографию;
  • программа фиксирует несовпадения между документальным и действительным наличием ОС, позволяет в реальном времени просматривать план-факт инвентаризации, где расхождения обозначены цветом. В приложении установлены фильтры, которые делают выборки по МОЛ, помещению, подразделению, отсканированным и не отсканированным объектам;
  • с DM.Invent легко осуществлять списание прямо в процессе проверки. Достаточно поставить галочку в форме и привязать фотографию имущества с комментарием, указывающим причину списания;
  • наше программное обеспечение работает как со штрихкодами, так и с RFID-метками. При использовании лицензии RFID предусмотрен визуальный поиск определенного ОС. С ним удобно создавать и распечатывать маркировочные этикетки на мобильном принтере прямо по ходу ревизии;
  • ПО DM.Invent совместимо с самыми используемыми конфигурациями 1С: Бухгалтерия; Бухгалтерия Государственного учреждения; Управление предприятием; Управление Холдингом и другими платформами товароучета.

Программное решение DM. Invent значительно ускоряет процесс инвентаризации ОС за счет экономии времени на поиске объектов и введении в опись необходимой информации. В результате инвентаризация не требует участия большого количества сотрудников и проводится без ошибок.

Оборудование, необходимое для инвентаризации основных средств

В качестве устройств, работающих с программным обеспечением DM.Invent можно использовать терминалы сбора данных, смартфоны или планшетные компьютеры на Android версии 5.0 и выше. Если обязательная инвентаризация основных средств проводится с помощью мобильного телефона, для чтения кодировки вы можете подключить внешний сканер штрихкода через USB разъем или с помощью Bluetooth. Передача данных между учетной системой и DM.Invent происходит пакетами и может осуществляться как через Wi-Fi сеть, так и через USB соединение.

Вместо штрихкода, для автоматизированного учета и инвентаризации основных средств могут использоваться RFID-метки. Для работы с ними необходимо приобрести RFID-терминал (считыватель) и принтер с модулем RFID, который кодирует и верифицирует радиочастотные метки.

Подберем RFID-считыватель для вашего бизнеса за 5 минут. Доставка по всей РФ!

Особенности инвентаризации основных средств с помощью системы RFID

Если компания работает с радиочастотной системой идентификации RFID, инвентаризация основных средств может инициироваться так часто, как этого требуют обстоятельства. Она не отнимет много времени и сил у сотрудников.

Особенность радиочастотных меток заключается в том, что они читаются на большом расстоянии. Членам комиссии не нужно сканировать каждый объект в отдельности. Проверка в небольшой комнате может занять несколько секунд. Одно нажатие на курок RFID-считывателя, и метки определяются сразу со всех объектов, находящихся в помещении.

Чтобы работать с RFID-метками, выбирайте версию DM.Invent RFID. С ней вы без труда найдете определенное ОС среди другого имущества, самостоятельно запишете RFID-метки и привяжете их к карточке товара.

Оформление инвентаризации. Какие документы составляются в процессе инвентаризации основных средств?

Грамотное документальное сопровождение инвентаризации — залог того, что у налоговых органов не возникнет лишних вопросов к компании, а в случае судебных разбирательств, сумма ущерба будет определена правильно.

Независимо от того, в каких случаях и как часто проводится инвентаризация основных средств, необходимо соблюдать все требования законодательства к правилам и порядку осуществления проверок, а также к документальному сопровождению аудита:

  • какие бы ни были причины инвентаризации основных средств — ревизия проводится по прямому распоряжению руководства, которое фиксируется на бланке № ИНВ-22. Этим приказом регулируются: время и порядок проведения проверки, объекты инвентаризации, разъясняется ее причина, утверждается поименный состав комиссии;
  • базовым документом является инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1;
  • несоответствия между реальностью и сведениями, взятыми из бухгалтерского учета, вносятся в сличительную ведомость № ИНВ-18. Эта бумага составляется в двух экземплярах. Первая копия остается у МОЛ, а вторая хранится в бухгалтерии;
  • результаты инвентаризации отражаются в итоговой ведомости № ИНВ-26.

Если вы используете в работе ПО DM.Invent, то программа автоматически создаст инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Кроме этого, приложение самостоятельно формирует перемещения и списания ОС. После выгрузки сводных данных в товароучетную систему, останется лишь грамотно оформить в двух экземплярах ведомость учета результатов (ИНВ-26). Один экземпляр предназначен отделу, где была проверка, а второй остается в бухгалтерии.

Время — это ресурс, который невозможно восполнить. Поэтому руководители стремятся оптимизировать рутинные бизнес-процессы, например, такие как инвентаризация. Они знают, чтобы сберечь время и силы сотрудников компании, инвентаризация основных средств должна проводиться в автоматическом режиме. Для этого требуется оборудование и специализированное программное решение. DM.Invent позволяет инвентаризировать основные средства быстро, без ошибок, силами нескольких человек, не отвлекая коллектив от прямых обязанностей, избегая повторных ревизий и претензий со стороны налоговых органов.

Подберем оборудование для инвентаризации ОС под ваш бюджет.


Список нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки проведения инвентаризации ОС:

Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в 2021 году

Когда инвентаризация обязательна

В организациях порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ регулируются приказом Минфина №49 от 13. 06.1995 в актуальной редакции от 08.11.2010. Согласно нормативному акту в ряде случаев процедура обязательна:

  1. Перед подготовкой бухгалтерских отчетов по итогам года.
  2. В случае ликвидации или реорганизации юридического лица.
  3. При продаже или сдаче в аренду имущества ЮЛ.
  4. Если в организации происходит смена материально ответственных лиц.
  5. При выявлении случаев хищения, гибели имущества.
  6. В случае форс-мажорных ситуаций.

Ревизии подлежит все имущество юридического лица. Обязательная инвентаризация имущества и материалов организации необходима в отношении следующих ценностей:

  • состояние взаиморасчетов с дебиторами, кредиторами, контролирующими органами;
  • нематериальные активы организации;
  • основные средства;
  • ТМЦ;
  • финансовые вложения;
  • предстоящие расходы;
  • показатели незавершенного производства;
  • остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе организации.

Многие руководители превращают обязательную инвентаризацию на предприятии в формальность. Однако своевременно и корректно проведенная ревизия имущества является инструментом мониторинга и контроля. Она позволяет устранить ошибки учета, снизить налоговые риски, выявить нарушения со стороны работников.

На складах и в торговых точках переучет — это неотъемлемая часть работы, обычно его проводят один раз в месяц. В неторговых организациях плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится 1 раз в год перед составлением итогового баланса.

Порядок проведения ревизии

Порядок проведения переучета необходимо закрепить в учетной политике организации. Процесс инициируется приказом руководителя. В положении о бухгалтерском учете существует строгий регламент, как провести инвентаризацию на предприятии и документально ее оформить.

Процесс ревизии состоит из четырех этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

  1. Подготовка к аудиту и созыв инвентаризационной комиссии. Оформляется приказом руководителя (бланк ИНВ-22).
  2. Проведение переучета и документальное закрепление результатов. Используется опись по форме ИНВ-3.
  3. Сверка полученных данных с учетными показателями. На этом этапе формируются документы по формам ИНВ-19 (сличительная ведомость), ИНВ-6 (акт), ИНВ-5 (опись), ТОРГ-16 (акт о списании ТМЦ).
  4. Отражение результатов ревизии в бухучете (ведомость учета результатов ИНВ-26).

Этап 1. Проверка ценностей начинается с издания приказа руководителя по форме ИНВ-22. В документе указывается, кто должен проводить инвентаризацию в организации, и устанавливаются сроки переучета. В комиссию входит материально ответственное лицо и бухгалтер, если они числятся в штате организации. При их отсутствии комиссию возглавляет руководитель ЮЛ.

Этап 2. После оформления документов на проведение инвентаризации материальных ценностей составляется опись проверяемых ТМЦ. В случае автоматизированного ведения учета в бухгалтерской программе распечатывают отчет с остатками товаров и отмечают их фактическое наличие и качественные характеристики. Результатом работы является заполнение граф 10 и 11 в форме ИНВ-3. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых используется для дальнейшей работы бухгалтера, другой остается у материально ответственного лица.

Этап 3. На третьем шаге при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19. Ее составляет бухгалтер организации на основании описи, заполненной на прошлом этапе. В документе отражаются обнаруженные в результате проверки излишки товаров, недостача, пересортица.

Этап 4. На последнем шаге приказом руководства утверждаются полученные в ходе аудита результаты. Вносятся корректировки в учет организации, учитываются выявленные излишки и недостача. Товары, которые не будут реализованы по причине истекшего срока годности, порчи, ненадлежащего хранения, списываются актом по форме ТОРГ-16.

Принято, что материально ответственные лица до проведения инвентаризации не знают о времени начала переучета и состав комиссии.

Учет излишков ТМЦ

В ходе ревизии нередко обнаруживаются излишки товаров. В бухгалтерском учете они являются приходом и отражаются по кредиту счета 91-1 «Прочие доходы». Обнаруженные ценности учитываются по средней рыночной цене без НДС.

В проводке по дебету используются следующие счета в зависимости от вида имущества:

  • 01 — основные средства;
  • 10 — материалы;
  • 41 — товары;
  • 43 — готовая продукция.

В налоговом учете обнаруженные излишки включаются в состав внереализационных доходов.

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательство не предусматривает ответственности за непроведение плановой ревизии имущества. Однако в случае обнаружения контролирующими органами ошибок в бухгалтерском и налоговом учете организацию ожидают штрафы.

Инвентаризация. Некоторые вопросы о сроках и порядке ее проведения

Обязанности РИК:

  • непосредственное проведение инвентаризационных мероприятий в отношении имущества и обязательств организации в местах хранения и производства, обеспечение соблюдения организационных мероприятий по подготовке к инвентаризации, инвентаризационных и контрольных процедур во время ее проведения, оформления документов по результатам инвентаризации, в частности:

- присутствие всех членов РИК при проведении инвентаризации,

- присутствие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации,

- полнота и точность внесения в документы данных о фактических остатках имущества и обязательств, правильность и своевременность оформления документов по результатам инвентаризации;

  • проверка соответствия фактических данных о наличии и оценке имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета;
  • получение письменных объяснений лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, нарушение правил их хранения и эксплуатации;
  • оформление результатов инвентаризации и вынесение их на рассмотрение ЦИК;
  • разработка предложений по зачету недостач и излишков, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, выносимых на рассмотрение ЦИК;
  • вынесение на ЦИК предложений по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.

Таким образом, в состав основных задач ЦИК входит принятие решений по урегулированию инвентаризационных разниц и представление руководителю организации проекта приказа об утверждении результатов инвентаризации. Иными словами, ЦИК формирует первичные учетные документы по результатам проведенной инвентаризации для отражения их в бухгалтерском учете организации.

В соответствии с п. 2.3 Указаний по инвентаризации имущества персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Форма приказа о создании комиссии также предполагает персональное поименование членов комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Если член инвентаризационной комиссии по каким-либо причинам (болезнь, отпуск, командировка и т. п.) не может участвовать в проведении инвентаризации, должна быть обеспечена его замена, которая оформляется соответствующим приказом руководителя организации в отношении каждого отсутствующего члена комиссии.

Если такой приказ в организации не оформляется, а в приказе организации о создании постоянно действующей комиссии обязанности отсутствующего члена комиссии исполняет лицо, его заменяющее, то можно говорить об отсутствии персонального указания на заменяющего сотрудника, что противоречит требованиям п. 2.3 Указаний по инвентаризации.

Таким образом, на наш взгляд, отсутствие приказа о назначении конкретного сотрудника взамен отсутствующего может привести к риску признания результатов инвентаризации недействительными.

образец, порядок, сроки проведения, документы

Средства труда со сроком полезного использования, превышающим один календарный год, относят к основным средствам. Как предписывает Минфин России (приказ № 49), у организаций должна проводиться сверка активов, что числятся на балансе, с их наличием – это инвентаризация основных средств. Процедура проводится, как минимум, раз в три года предприятием с любой системой налогообложения. Его форма собственности не имеет значения.

Порядок проведения определен правилами проведения инвентаризации (ч. 1 ст. 3 Приказа № 49).

Но инвентаризация может оказаться необходимым мероприятием по некоторым причинам:

  • Замена материально-ответственного лица.
  • Накануне составления ГБО.
  • Выявленные факты порчи имущества, хищения, иных злоупотреблений.
  • Ликвидация или реорганизация.
  • Стихийное бедствие, чрезвычайная ситуация, вызванная экстремальными условиями.

Как подготовится к инвентаризации

Первым делом издается приказ по организации о начале работ по оценке наличия и состояния основных средств, в котором определены:

  • Сроки проведения контрольного мероприятия.
  • Состав комиссии и ее численность (три или более профессиональных специалистов).
  • Цель инвентаризации.
  • Порядок представления отчета о результатах исполнения приказа.

Желательно, чтобы к работе комиссии привлекались сотрудники не только финансовых отделов, но и служб техобслуживания (пример: инженер-технолог или механик). Оценка такого специалиста может служить основанием, чтобы оборудование было переоценено либо списано.

Когда состав комиссии точно определен, следует убедиться в наличии всех инвентарных карточек (№ ОС-6), проверить технические паспорта и другие документы. Информация в них должна быть достоверной и отражена полностью, чтобы получить максимально объективные результаты и полный отчет.

Законодательство обязывает организации фиксировать начало, завершение и весь процесс инвентаризации. В случае выявления расхождений следует немедленно вносить коррективы, а причины отклонений должны оцениваться профессиональными юристами.

Комиссия проверяет все имущество, относимое к основным средствам, а также недвижимость, транспорт, оборудование и ресурсы. Каждая из таких ценностей должна иметь соответствующее документальное подтверждение: договор, акт о приватизации или свидетельство о регистрации.

Если в ходе инвентаризации выявляются средства, не отраженные в документах организации, комиссия принимает соответствующие меры:

  • Установление принадлежности имущества.
  • Оформление прав организации.
  • Определение стоимости.

Учет результатов инвентаризации осуществляется путем занесения данных в инвентаризационную опись основных средств (форма № ИНВ-1, образец можете найти здесь). После того как все описи составлены, данные переносятся в сличительную ведомость (форма № ИНВ-19).

Если выявляются основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, для них составляется отдельная опись с указанием причин, повлекших выбытие ОС.

Порядок проведения инвентаризации — основание, организация и правила


Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств в организации – это важный вопрос, который должна решить любая компания. Своевременная находка расхищения имущества, обманов и прочих злоупотреблений позволяет сохранить материальные ценности и деньги в сохранности. Поэтому крайне важно знать про её главные нюансы, юридические аспекты и стандарты.

Основные понятия

Инвентаризация – это проверка количества имущества компании и состояние финансовых обязательств на конкретный период. Она осуществляется посредством сопоставления фактических сведений с теми, что предоставляет бухгалтерия. Многие предприятия сталкиваются с несоответствием имеющихся данных с информацией бухгалтерского учета, что может привести к значительному финансовому убытку. Эта процедура дает возможность проконтролировать соблюдение установленных норм и предотвратить подобные негативные явления в дальнейшем. На основании имущественного охвата она может быть полной или частичной, плановой или внезапной (внеплановая).

Имущество состоит из:

  • нематериальных и ценных активов;

  • финансовых вложений;

  • организационных ресурсов;

  • товаров и продуктов.

Финансовые обязательства состоят из:

При их наличии необходимо предъявить официально оформленные контракты между заемщиком и компанией, предоставляющей займ (банк, МФО).

Порядок проведения инвентаризации имущества: что это


Срок и правила проверки регулируются Федеральным законом №129-ФЗ. Эти условия определяются непосредственным руководителем предприятия (кроме ситуаций, при которых она является обязательной).

Сверка фактического присутствия и данных по ОС осуществляется исключительно один раз в 3 года. За компанией остается право вызова добровольной проверочной инспекции, но условия и сроки ее реализации должны устанавливаться в соответствии с учетной политикой.

Она преследует следующие цели:

  1. Установление фактического имущественного присутствия для его сохранения и выявление объектов, которые не были учтены.

  2. Определение количества материально-производственных ресурсов, привлекающихся к рабочему процессу.

  3. Сопоставление выявленных данных с информацией, которую предоставляет аналитический или синтетический учет.

  4. Поддержание полноты и верности отображения сведений.

  5. Проверка выполнения всех нюансов содержания и применения главных денежных ресурсов и нематериальных активов.

Основным документом, отвечающим за порядок проведения и оформления инвентаризации на предприятии, расположенном в России, служит указание министра финансов РФ от 13.06.95 №49.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Когда проводится

Согласно Федеральному закону 129-Ф3, фирма обязуется выполнять ревизию при:

  • Поступление имущественного объекта в аренду, его выкупе или продаже.

  • Реорганизации или устранении фирмы.

  • Трансформации гос. или унитарной организации.

  • Предоставлении ежегодного бух. отчета (помимо того, что проверялось позже 01.07 текущего года).

  • Изменении МОЛ.

  • Подтверждении расхищения или убытков.

  • Последствиях природных катаклизмов или ЧП.

  • Остальных ситуациях, которые предусматривает закон РФ.

При коллективной или прочей материальной ответственности она назначается когда:

  • Сменяется непосредственный начальник.

  • Более половины рабочего персонала выбыли.

  • Один из работников потребовал её назначение.

Инвентаризация: правила проведения

Учитывая методические установки, она проводится для:

  • Подтверждения присутствия имущества.

  • Сопоставление текущих сведений с информацией, предоставляемой бух. учетом.

Имущественная опись всегда реализуется в четкой и определенной последовательности начиная с предварительной подготовки и заканчивая оформлением составленной заблаговременно документации. Получение каждого документа должно строго соответствовать всем нормам и стандартам законодательства РФ. Все ведомости заполняются исключительно по имеющимся формам с обязательным содержанием официальных печатей и личных подписей.

Общая схема 

Реализация и сопоставление имеющейся информации состоит из двух главных частей:

  1. Инвентаризационная опись. Комиссия подсчитывает имущество и оценивает его текущее состояние.

  2. Счислительная ведомость. Сверка сведений, предоставленных в описи с информацией, расположенной в бух. учете. 

Основание для проведения инвентаризации

Законными причинами для ее назначения являются перечисленные ниже пункты:

  • Взятие или передача имущества в аренду, выкуп или продажа.

  • Трансформация унитарной организации.

  • Необходимость предоставить ежегодную бухгалтерскую отчетность.

  • Смена материально-ответственного лица.

  • Наличие расхищения, убытков или порчи.

  • ЧП, приведшее к уничтожению или повреждению части имущества.

  • Реорганизация или устранение фирмы.

Что инвентаризуется

Ревизия нацелена на изучение и официальное подтверждение имущественного присутствия и обязательств с последующим оцениванием их состояния. Оценивается всё имущество и любые разновидности требований, записанных на предприятие. Однако они должны принадлежать фирме на правах собственности, быть в арендном договоре, выступать для переработки или иметь неустановленное происхождение. Подобная процедура носит название сплошной ревизии.

Существует еще одна ее разновидность – выборочная, которая может назначаться при условии принятия такого решения начальником. Тогда проверочные манипуляции полностью не затрагивают объекты, а задевают только его часть.

Инвентаризационная комиссия


Постоянная функционирующая комиссионная экспертная команда – это одна из главных проверочных составляющих. Она требуется для профилактики нарушений ценностей, заслушивания на собственных заседаниях начальников различных отделов, секций по делам сохранения ТМЦ. В её обязанности также входит составление документальных фактов (при установке расхождений), поиск причины имущественного убытка (при наличии) и вариантов отходного применения. Помимо этого, она обучает остальных участников проверочной бригады, осуществляет контроль правильности полученных результатов и обоснований. Если потребуется, она проводит повторные сплошные проверки и вносит дополнительные поправки, чтобы урегулировать найденные недостачи или убытки от порчи ТМЦ.

Утверждение комиссионного состава происходит официальным начальником, регистрирующим приказ. Пополнить ряды проверяющих людей имеет право только человек, имеющий соответствующую квалификацию для анализирования верности оценивания имущества и финансовых обязательств фирмы. За предоставление заведомо ложных данных или покрытие расхищения он будет привлекаться к законодательной ответственности.

Последовательность проведения инвентаризации

Проверочная ревизия реализуется в несколько последовательных стадий:

  1. Подготовительный – нужен для составления приказа о легитимности проверки. На начальном этапе выдаются расписки от МОЛ, формируется независимая и незаинтересованная комиссия, назначается дата и вид проверяемого имущества.

  2. Второй – подразумевает под собой взвешивание, обмеривание, подсчет и определение фактического имущественного присутствия, а также подготовку описи.

  3. Третий – сопоставление полученных данные с тем, что предоставляет бухгалтерия. После этого могут выявляться расхождения с дальнейшим установлением их причины.

  4. Финальный – подразумевает подготовку и оформление полученных результатов. На завершающей стадии определяются виновные, которые в дальнейшем привлекаются к административной ответственности.

Подготовительные мероприятия

Перед самой проверочной процедурой руководитель обязан назначить председателя и полный состав лиц, который будет включен в комиссию. Ее составляют: 

  • Представители административной организации.

  • Работники бухгалтерии.

  • Лица прочих специальностей (юристы, экономисты).

Для этого необходимо подготовить специальный приказ. Он оформляется по унифицированной форме ИНВ-22. Помимо этого, подготовка состоит из таких пунктов как:

  • Подтверждение МОЛом факта передачи всей расходной и приходной документации на имущество комиссии.

  • Регистрация этих бумаг с пометкой «до инвентаризации на установленный срок» (осуществляется комиссионным председателем).

  • Создание нужных условий для полноты и точности проверки фактического имущественного присутствия в установленную дату.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Опись имущества

Составление всех необходимых бумаг осуществляется на второй проверочной стадии. В них вносятся данные про имущественное наличие и реальность учтенных обязательств. Их оформление реализуется в 2 экземплярах, а если имущество арендное или используется для переработки, то потребуется составление дополнительной описи. Эти бумаги выполняют роль первичной документации, поэтому крайне важно обеспечить полноту и точность их заполнения (допускается внесение записей как от руки, так и на компьютере, но главное условие – отсутствие даже малейших ошибок или исправлений). Современные технологии позволяют максимально быстро справиться с этой задачей, но важно не ошибиться с выбором компании, которая за это отвечает. «Клеверенс» на протяжении многих лет успешно реализует высококачественное оборудование и программное обеспечение, пользующееся популярность во всём мире.

Если при проведении инвентаризации МОЛ выявил ошибку, потребуется срочно поставить в известность начальника комиссии. Затем назначается дополнительная проверка, и при подтверждении этого факта осуществляется корректировка. Ошибочные бумаги исправляются в каждом из экземпляров после предварительного получения одобрения и сбора всех личных подписей. Если составление акта необходимо расписать на несколько страниц, то на них следует поставить нумерацию и скрепить листы между собой для предотвращения замены.

Заключительная страница обязана содержать отметки про:

Также на ней обязательно должны стоять личные подписи каждого участника комиссии и МОЛ. Помимо этого, потребуется расписка, которая является подтверждением завершения проверки при их личном присутствии и отсутствия претензий к проверяющей стороне. Крайне важно правильно подготовить требующуюся документацию, потому что это дает возможность отгородить себя от разного рода проблем в будущем.

Сравнение сведений инвентаризационных описей с бухгалтерским учетом


Составленный и оформленный документ отправляется в бух. отдел, который занимается сопоставлением фактических имущественных остатков и учетной информацией, предоставленного организацией. Перед тем как приступить к сравнению, проводится углубленное и максимальное внимательное изучение правильности каждого выявленного подсчета. Для ценностей, которые не принадлежат, но числятся в бух. учете, готовятся дополнительные счислительные бумаги. Владельцы ТМЦ получают документы, содержавшие проверочным результаты, и ксерокопию описи. Специалист подготавливает два экземпляра ведомости: первый остается в бухгалтерии, а второй отдается МОЛ.

Выявленные в любом периоде недочеты или недостатки отмечаются в сведениях, учитывая их оценку. Составляя счислительные документы, важно учесть пересортицу ТМЦ, когда один товарный сорт неверно учитывается в составе иного и суммовые различия. Помимо этого, необходимо списывать убытки в пределах нормальной естественной убыли. Одномоментно с проводимой ревизией работники бухгалтерии обязаны осуществлять контроль соответствия записей по каждому из счетов.

Технология проведения

Инвентаризационная проверка протекает в три основных периода:

  1. Подготовка. Необходима чтобы руководитель компании издал приказ о ревизии на установленную дату. Помимо этого, во время подготовительной стадии утверждаются акты, которые подтверждают готовность предприятия.

  2. Основной период. Происходит опись, подсчет ТМЦ, финансов и остальных активов. Осуществляется контроль правильности оценивания и обоснования результатов. 

  3. Аналитика. На завершающей стадии происходит анализирование полученной информации, заполнение актов, принятие решений о взыскании ущерба (при наличии несоответствия) и утверждение начальником комиссии итогов.

Недостача

Дт 94; Кт 10,41,01,50

Излишки

Дт 10,41,01,50; Кт 91

Вина ответственного сотрудника 

Дт 73; Кт 94

Взыскание из средств заработной платы

Дт 70; Кт 73

Списание, если виновные не нашлись

Дт 91; Кт 94

Порядок проведения и результаты инвентаризации требуют ответственного и внимательного подхода как с проверяющей, так и с проверочной стороны. Это связано с наличием большого количества тонкостей, особенностей, нюансов и правил, нарушение которых может навлечь неприятности и проблемы на законодательном уровне. Поэтому настоятельно рекомендуется ознакомиться со всеми аспектами данного вопроса, так как это станет эффективной профилактикой появления неурядиц и поможет с легкостью преодолевать подобные ситуации.


Количество показов: 4043

Как провести инвентаризацию за 12 шагов

Управление запасами - основа успешного розничного бизнеса. Правильно укомплектованное подсобное помещение гарантирует, что клиенты найдут то, что им нужно с первого раза, а у ваших сотрудников есть все необходимое для выполнения своей работы.

В лучшем случае ваши ежедневные операции поддерживаются организованным складом, чтобы персонал мог сосредоточиться на клиентах. В худшем случае вы останетесь с логистическим кошмаром пропавших товаров и упущенных продаж.

Для обеспечения бесперебойной работы инвентаря вашей команде необходимо регулярно тщательно подсчитывать, отслеживать и обрабатывать товары.По мере того, как приближается сезон инвентаризации, мотивированы ли они для выполнения задачи или они предпочли бы скрываться? Если вы управляете розничным бизнесом, избегайте стресса с помощью следующих 12 шагов по подсчету материальных запасов.

1. Сохраните дату

Независимо от того, нужно ли вам физически подсчитывать запасы ежемесячно, ежеквартально или в конце отчетного периода, это может быть важным событием. Инвентаризация - это сложный процесс, который может происходить в нерабочее время.

Убедитесь, что вы правильно распределили персонал, чтобы никто не брал начальную смену, и заранее предупредите вашу команду, чтобы они могли соответствующим образом спланировать свои обязанности.Если вам нужно закрыть магазин в рабочее время, сообщите об этом клиентам, разместив объявление в своем магазине или в социальных сетях. Подготовка - это ключ к успеху.

2. Назначьте свои счетчики

Подсчет инвентаря требует опыта. Прежде чем назначать счетчиков, превратите роль в возможность обучения как для новых, так и для опытных сотрудников, позволив сотрудникам обучать друг друга и обеспечивать сдерживание и противовес на протяжении всего процесса.

Создайте документированную процедуру и включите подробные сведения о том, как вы достигнете четкой точки отсечения для движущихся запасов для точного подсчета.Команды подсчета обычно состоят из двух человек: один человек подсчитывает, а другой записывает.

Предоставьте своей группе расписания с максимально возможными уведомлениями, чтобы все были доступны в назначенную дату и время.

3. Проинформируйте все места хранения

Независимо от того, хранит ли ваша компания запасы на внешнем складе или на консигнации, обязательно уведомите соответствующие третьи стороны о том, что они также должны провести физический подсчет запасов в указанную дату.

Не забудьте разделить все недавно полученные предметы, чтобы они не учитывались при подсчете. По возможности отложите поставки на склад, чтобы при подсчете не было колебаний. Прежде чем приступить к подсчету, вам нужно будет все ясно.

4. Проверьте свои запасы

Оцените свои запасы за несколько дней, чтобы убедиться, что все в порядке. Проверьте, нет ли неполных или отсутствующих номеров деталей и элементов, которые находятся в состоянии, которое может затруднить процесс.Внесите необходимые поправки, чтобы подготовить инвентарь для физического подсчета.

5. Разметьте площадку

Предоставьте карту вашего этажа, подсобного помещения и хранилища, чтобы сотрудники знали, куда им нужно идти. Если вам нужно сделать снимки или нарисовать план, карта облегчит вам назначение сотрудников на их станции.

Выделите отдельный номер для каждой витрины, стойки и полки и создайте контрольную таблицу для каждой секции. Визуализация пространства инвентаря поможет избежать путаницы и поможет вашим сотрудникам подключиться к делу.

6. Создайте свои категории

Категории помогут вам подсчитать и объединить похожие элементы вместе. Для розничной торговли категории могут включать обувь, топы, низ, верхнюю одежду и аксессуары. Эти категории также можно разделить по полу или цвету, в зависимости от вашего бизнеса. Создание структурированной системы сделает процесс подсчета более плавным.

Планируя физический учет, вы обнаружите, что некоторые товары не имеют выделенного места в вашем магазине.Вам нужно решить, как поступать с предметами, у которых нет определенного дома. Это могут быть возвраты или переводы из других мест. Отложите их пока.

7. Начните предварительный подсчет

Перед началом подсчета убедитесь, что все помечено и промаркировано соответствующим образом. Неспособность разобраться с незакрепленными предметами может стать источником головной боли и разочарования после того, как все предметы будут пересчитаны. Начните с того, что посчитайте некоторые предметы заранее.

После завершения предварительного подсчета храните подсчитанные предметы в запечатанных коробках.Если в день фактического физического подсчета вы обнаружите сломанные печати на коробках, которые уже были подсчитаны, предметы необходимо будет пересчитать.

Подготовьте почву для динамичного, стремительного дня инвентаризации. Предоставьте своей команде обед, прохладительные напитки и запоминающийся плейлист, чтобы время пролетело незаметно.

8. Несколько напоминаний

Когда наступит знаменательный день, дайте своим сотрудникам напомнить о том, что они узнали во время обучения. Поблагодарите их за участие в важном, а иногда и утомительном процессе, который поддерживает ваш бизнес.

Если вы переместили какие-то товары или станции, проведите своих сотрудников по магазину, чтобы избежать путаницы. Раздайте инструкции, описывающие процесс подсчета в простые шаги. Хотя не должно быть предметов без цен или бирок, подчеркните важность сбора таких предметов в специально отведенном месте, чтобы с ними можно было разбираться в последнюю очередь.

9. Продемонстрируйте процесс

Возьмите на себя инициативу и покажите своим сотрудникам, как правильно проводить физический учет запасов. Дайте им пример заполненного листа и просмотрите их первую попытку проверить правильность заполнения листа.

Используйте карту, чтобы распределить различные секции магазина по подсчетным командам. Отметьте области, которые были подсчитаны на карте, чтобы избежать двойного подсчета.

10. Готовься, готовься, считай

Ваши команды готовы разделиться и посчитать. После того, как первый подсчитает, второй заполняет метку подсчета следующей информацией об образце:

  • Местоположение

  • Описание предмета

  • Номер детали

  • Количество

  • Единица измерения

Когда счетная метка завершена, команда прикрепляет оригинал к инвентарному элементу и сохраняет копию и передает метки ответственному лицу, которое подтверждает, что все метки были заполнены полностью и ни одна из них не отсутствует.

11. Проверьте свои позиции еще раз

Проведите выборочную проверку секций, чтобы выяснить, правильно ли были подсчитаны предметы. Если этот аудит выдает ошибку, воспользуйтесь возможностью дважды проверить каждый раздел. Пересчет того, что уже было подсчитано, стоит затраченных усилий. Группа ввода данных также должна состоять из двух человек, чтобы обеспечить точность ввода.

12. Завершение составления отчетов

Запишите свои подсчеты в электронную таблицу, чтобы можно было подвести итоги своих расчетов.Ваши отчеты об инвентаризации помогут вам определить любые расхождения между физическим и бухгалтерским счетами, чтобы вы могли составить план действий по уменьшению любых расхождений.

Составьте отчеты инвентаризации физического подсчета за определенный период для выявления возможных тенденций. Например, есть ли в вашем магазине место, где особенно мало? Есть ли процессы, которые можно усилить, чтобы обезопасить товар от потери? Ваши отчеты и результаты должны влиять на каждую область вашего бизнеса - от визуального мерчандайзинга до финансирования.

Подводя итоги для хорошего будущего

При тщательном планировании сезон инвентаризации может стать тем, чего ваша команда с нетерпением ждет. Вы сможете предпринять корректирующие и профилактические меры, чтобы защитить один из ваших самых ценных активов - ваши акции.

Чтобы узнать больше о том, как добиться успеха в этом году, загрузите Отчет о состоянии сменной работы на 2021 год, чтобы узнать о тенденциях сменной работы, которые менеджеры игнорируют, но не должны этого делать.

Какие 5 ошибок следует избегать при инвентаризации запасов

С приближением весны некоторые дистрибьюторы могут рассматривать это как возможность провести инвентаризацию запасов, особенно если у них не было возможности сделать это в конце прошлого года.Конечно, инвентаризация может быть чрезвычайно длительным и сложным аспектом для бизнеса. Тем не менее, процесс является необходимым аспектом операций с различным количеством различных компонентов - от программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия, записывающего информацию, до сотрудников на первом этаже, которые подсчитывают все вручную вручную или автоматически с помощью сканеров штрих-кода. много места для ошибки. Однако, если предприятия избегают этих распространенных ошибок, в долгосрочной перспективе будет меньше проблем с запасами и производительностью.

Недостаточная инвентаризация
Из-за характера процедуры инвентаризационная инвентаризация для многих предприятий эквивалентна посещению стоматолога. Как следствие, они избегают этого как могут. Однако в долгосрочной перспективе это может вызвать значительные проблемы с бухгалтерским учетом, поскольку товары время от времени перемещаются, а некоторые убыточные элементы, такие как зомби-активы и испорченные или устаревшие запасы, могут быстро накапливаться. По словам Предпринимателя, хотя это может быть проблемой, для производителей и дистрибьюторов важно регулярно отслеживать товарные запасы.

Недостаточная подготовка всех заинтересованных сторон
Когда компании не проводят инвентаризацию на регулярной основе, они начинают ржаветь с прилагаемыми к ней протоколами. Более того, есть вероятность, что у них не будет таких же сотрудников, как при последнем подсчете. Как отмечает LP Innovations, при таком большом количестве новых переменных первостепенное значение приобретает то, что компании предпринимают все возможные шаги, чтобы подготовить своих сотрудников к процедуре. В противном случае возникнет очень высокий риск, если не гарантия ошибок при подсчете.

Потеря экологического контроля
Многие предприятия, как правило, проводят инвентаризацию в нерабочее время, ночью или в выходные дни, чтобы избежать неправильного учета из-за движения товаров. Однако бывают случаи, когда это практически невозможно, и даже когда это возможно, склад не закрывается и не охраняется для надлежащего подсчета. Это может вызвать значительные ошибки в бухгалтерском учете, даже привести к фиктивным активам - инвентарю, который отсутствует, но все еще находится в учете.Для бизнеса важно, по крайней мере, внедрить систему контроля, чтобы во время разбирательства все было на своих местах.

Нет разрешения ошибок
Во время любого инвентаризационного подсчета расхождения становятся неизбежными из-за странных нарушений и датированного характера используемых книг. Поэтому важно решить эти проблемы до завершения процедуры в программном обеспечении ERP. Конечно, это означает создание механизма для устранения возможных несоответствий по мере их появления и сообщения о них надлежащими методами.Даже небольшое несоответствие между отчетным и фактическим подсчетом может стоить бизнесу больших денег. Платформы ERP, такие как Microsoft Dynamics NAV, могут выполнять эту функцию, показывая предыдущие запасы для сравнения.

Отсутствие автоматизации
Наиболее распространенной формой инвентаризации является ручной подсчет, выполняемый сотрудниками на первом этаже. Это также наиболее подверженный ошибкам метод - поскольку он больше всего зависит от бумажного ввода и подсчета рук - и, безусловно, самый медленный.Если компания хочет избежать утомления и ошибок, которые случаются при ручном подсчете, имеет смысл только включить некоторую автоматизацию в процесс путем сбора данных. Сканирование штрих-кода - один из самых дешевых способов сделать это. Вместо того, чтобы подсчитывать, проверять и снова подсчитывать, сотрудникам нужно отсканировать предметы только один раз. Программное обеспечение, подключенное к сканеру, позаботится обо всем остальном.

Компании, которые хотят улучшить свои инвентаризационные подсчеты, должны сегодня же ознакомиться с таблицей данных модуля Physical Inventory Count Dynamics NAV.

Как провести инвентаризацию

Большинство розничных торговцев обязаны в соответствии с налоговыми или бухгалтерскими правилами предоставлять точную фактическую стоимость товаров в своих магазинах путем физического подсчета всего инвентаря. Хотя розничный магазин может использовать систему постоянного учета запасов или другое программное обеспечение для отслеживания всех предметов, все же может потребоваться физический подсчет всего инвентаря.

Вот как провести инвентаризацию с минимальными нарушениями и максимальной точностью.Эти советы сделают процесс более простым и точным для предпринимателей и их сотрудников.

Как подсчитать инвентарь

Пополните полки товарами со склада. Постарайтесь очистить как можно больше инвентаря из задней комнаты. Убедитесь, что в офисе или в другом месте нет товаров под кассами. Вы не хотите сюрпризов и неучтенных товаров, которые появляются позже.

Чтобы провести инвентаризацию как можно быстрее, запланируйте время, когда продажи замедляются, а уровни запасов падают.В связи с этим, завершите полное зонирование (восстановление) или выравнивание магазина перед инвентаризацией, чтобы все продукты были аккуратными и упорядоченными для удобного подсчета. Учет товаров, когда товарные запасы малы, а в магазине порядок, - ваш лучший шанс провести беспрепятственный подсчет запасов.

Если для проведения инвентаризации была нанята служба инвентаризации, следуйте инструкциям, которые они предоставляют, и подготовьте магазин в соответствии с их инструкциями. С другой стороны, если физическая инвентаризация проводится сотрудниками магазина, встретитесь с персоналом, чтобы объяснить процесс инвентаризации.

Менеджер магазина должен выборочно проверить несколько учетных листов, чтобы убедиться в точности подсчета сотрудников. Назначьте каждому сотруднику место и предоставьте предварительно пронумерованные ведомости инвентаризации с подробным описанием инвентаря с названием позиции, ценой и уровнем запасов. Убедитесь, что в состав группы инвентаризации входит несколько человек и у них есть карандаши с ластиками, чтобы легко исправлять ошибки.

Если у вас есть какие-либо основания сомневаться в способности ваших сотрудников успешно провести инвентаризацию, вы можете следовать своему чутью и вместо этого воспользоваться услугой инвентаризации.Когда дело доходит до такого утомительного процесса, лучше перестраховаться, чем сожалеть.

Когда возникают расхождения

Лица, проводящие инвентаризацию, должны подсчитать каждый предмет на своем листе и записать только точное количество. Когда инвентаризационный подсчет завершен, сравните физический подсчет с постоянной инвентаризационной записью.

Расхождения требуют дальнейшего расследования и устранения. Пересчет может потребоваться другой счетной бригадой при любом значительном несоответствии.Если вы решили использовать свой собственный персонал, а не службу инвентаризации, несоответствие в подсчете может быть признаком того, что кто-то уронил мяч. Пересчет, который не приводит к расхождениям, - это один из вариантов, который вы должны сделать, чтобы ошибка была исправлена.

Когда процесс инвентаризации завершится

В конце процесса инвентаризации скорректируйте постоянную инвентаризационную запись для каждой позиции, чтобы отразить количество и стоимость инвентаризации. Теги, показывающие завершенные зоны, должны помочь в этом.

Почему важно проводить инвентаризацию на конец года

Инвентаризация - это стержень любого розничного бизнеса. Поскольку мы заканчиваем год и готовимся перейти к следующему, самое время проанализировать вашу инвентаризацию и принять соответствующие меры, чтобы подготовиться к предстоящему году. Учет товарно-материальных запасов также является необходимым компонентом для точного баланса, поэтому соблюдение бухгалтерских книг может окупиться.

Что такое инвентаризация? Давайте посмотрим на основы:

Проведение инвентаризации

Даже если вы используете программное обеспечение для управления запасами или другие системы для отслеживания запасов в течение года, только фактический подсчет может выявить, что у вас есть под рукой, и убедиться, что оно соответствует тому, что есть в вашей системе.Например, важно обнаружить «усадку», то есть сокращение запасов из-за повреждения, неправильного учета или кражи предметов, чтобы вы могли решить эту проблему.

Будьте готовы провести инвентаризацию в день, когда вы обычно закрываете или закрываете исключительно для этой цели. Обучите своих сотрудников их обязанностям, чтобы каждый предмет был засчитан.

Если конец года - медленное время для вашего бизнеса, то как можно ближе к концу года - отличное время для проведения инвентаризации бизнеса.Если праздничный сезон приходится на пиковый период, выполните оценку запасов (с учетом усадки) и дождитесь завершения продаж после праздников, чтобы провести фактическую инвентаризацию.

Действия по улучшению запасов

Цель любого розничного бизнеса - иметь достаточно запасов для удовлетворения потребностей клиентов, но не слишком много, чтобы товары истекали, теряли популярность, становились устаревшими или излишне занимали дорогие складские площади.

Классифицируйте свой инвентарь

Используйте свою азбуку для классификации предметов:

  • A предназначен для продуктов с высоким спросом, которые вы ожидаете быстро продвигать.
  • B предназначен для товаров, которые несколько важны с точки зрения цены и частоты заказов.
  • Код
  • C предназначен для товаров, которые менее важны для вас, поскольку они низкоприбыльные и заказы на них нечасто.

Потребность в инвентаризации проекта на следующий год

Проверив текущее физическое количество и ABC, составьте бюджет для потребностей в запасах на следующий год. Конечно, ваш бюджет инвентаря может меняться в зависимости от потребительского спроса, экономии, появления новых предметов и других факторов, но это может помочь вам начать работу.

Избавиться от ненужного инвентаря

Вы не хотите связывать склад и место на полках предметами, которые, скорее всего, не принесут вам прибыли. Пришло время сдерживать распродажи и делать уценки, чтобы убрать товары с полок. Другие способы избавиться от предметов, которые вы не можете или не собираетесь продавать, включают:

  • Продажа ликвидатору. Хотя вы, вероятно, поймете небольшую сумму, вы откроете свои полки, а также заработаете деньги, чтобы помочь купить новый инвентарь.
  • Пожертвовать предметы.Вы можете получить налоговый вычет.
  • Использование предметов в качестве рекламных акций. Если вы не можете продавать предметы, подумайте об их использовании для продвижения продажи других предметов.

Привяжите инвентарь к налоговому учету

Инвентаризация вашей налоговой декларации необходима для определения вашего дохода или убытка за год. В частности, вам необходимо рассчитать себестоимость проданных товаров (COGS). Это стоимость предметов или материалов для их изготовления (т. Е. Стоимость покупки или производства инвентаря).Во время налогообложения COGS определяется ежегодно, начиная с ваших начальных запасов и обычно заканчивая запасами за предыдущий год.

COGS - важный фактор в учете запасов. Простая формула для определения стоимости ваших товаров на конец отчетного периода выглядит следующим образом:

Конечный инвентарь

Поскольку затраты, связанные с товарами, приобретенными для перепродажи, или материалами, приобретенными для создания продуктов, не становятся частью COGS до тех пор, пока товары не будут проданы, очень важна точная оценка начальных и конечных запасов.При наличии ошибок в оценке запасов COGS также будет неточным.

Использовать метод инвентаризации:

  • FIFO (первым пришел - первым ушел) предполагает, что первые поставленные или произведенные товары являются первыми проданными товарами. Товары на складе на конец налогового года сопоставляются со стоимостью аналогичных товаров, которые вы недавно купили или изготовили.
  • LIFO (последний пришел, первый ушел) предполагает обратное; последние купленные или произведенные товары - это первые проданные товары.Предметы, включенные в конечную инвентаризацию, считаются относящимися к начальным запасам в порядке приобретения и предметами, приобретенными в течение года. Для малого бизнеса существует упрощенный метод LIFO с долларовой стоимостью.
  • Конкретный метод идентификации использует фактическую стоимость каждой проданной единицы. Обычно это используется для предприятий, которые продают большие или уникальные предметы (например, автомобили, антиквариат), где предмет может быть сопоставлен с фактической стоимостью.

Используйте метод оценки:

  • Стоимость (сумма, уплаченная за товар, плюс стоимость доставки).Этот метод необходимо использовать, если вы выбрали LIFO.
  • Меньшая из себестоимости или рыночного метода (меньшая из фактических или текущих розничных цен). Этот метод необходимо использовать, если вы используете FIFO.
  • Розничная торговля. Общая розничная отпускная цена товаров, имеющихся в наличии на конец налогового года в каждом отделе или каждом классе товаров, уменьшается до приблизительной стоимости с использованием средней наценки, выраженной в процентах от общей розничной продажной цены.

Подробную информацию об идентификации запасов и методах оценки можно найти в публикации IRS 538.

Примечание : Если ваша среднегодовая валовая выручка за три предыдущих года не превышает 25 миллионов долларов, вы можете выбрать освобождение от инвентаризационной отчетности для налоговых целей. Вместо того, чтобы подсчитывать себестоимость и оценивать запасы, вы относитесь к товарам как к не случайным материалам и расходным материалам. Это означает отслеживание предметов и инвентаризацию, но вычитание их при их покупке или продаже, в зависимости от того, что произойдет позже.

Учет запасов не должен быть сложным.Отслеживая складские запасы и управляя материалами, вы можете получить представление о решениях вашего бизнеса о покупке. Что еще более важно, это дает вам инструменты, которые помогут вам добиться успеха.

Хотя обслуживание инвентаря не гарантирует успеха, это, безусловно, ключевая задача для многих предприятий. Вы также можете воспользоваться другой доступной помощью, чтобы получить представление о финансовом состоянии вашей компании.

Управление запасами: как управлять запасами малого бизнеса

Важно регулярно оценивать свой бизнес, чтобы убедиться, что вы на пути к успеху.Одна из самых неотъемлемых частей вашего бизнеса - это управление запасами.

Как обстоят дела с управлением запасами вашего малого бизнеса? Были ли у вас в наличии нужные продукты, когда они вам были нужны? Вы потеряли бизнес, когда товаров не было в наличии? Или вы потеряли деньги из-за избытка запасов?

В этой статье мы обсуждаем основные методы управления запасами, объясняем, что нужно искать в хорошем программном обеспечении для управления запасами, и рассмотрим некоторые передовые методы управления запасами.

Упростите свой бизнес с помощью интуитивно понятного управления запасами

С Square for Retail вы можете вернуть свои запасы в нужное русло.

Что такое управление запасами?

Управление запасами - это часть управления цепочкой поставок, цель которой - всегда иметь нужные продукты в нужном количестве для продажи в нужное время. Когда все сделано эффективно, предприятия сокращают затраты на хранение избыточных запасов при максимальном увеличении продаж. Хорошее управление запасами может помочь вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени, чтобы оптимизировать этот процесс.

Эффективно управляя своими запасами, вы можете иметь под рукой нужные продукты в нужном количестве и избегать того, чтобы продуктов не было на складе, а фонды были связаны излишками. Вы также можете обеспечить своевременную продажу своих продуктов, чтобы избежать порчи или устаревания, или тратить слишком много денег на запасы, которые занимают место на складе или складе.

Хорошее программное обеспечение для управления запасами должно:

  • Сократите расходы, увеличьте денежный поток и увеличьте прибыль вашего бизнеса
  • Следите за своим инвентарем в реальном времени
  • Помогите вам спрогнозировать спрос
  • Предотвратить дефицит продукции и продукции
  • Предотвратить избыток запасов и слишком много сырья
  • Позволяет легко анализировать инвентарь на любом устройстве
  • Будьте доступны прямо из вашей торговой точки
  • Оптимизация организации склада и драгоценного времени сотрудников
  • Быстрое и безболезненное сканирование штрих-кода для ускорения приема
  • Возможность управления несколькими местами, отслеживание запасов в нескольких местах или на складах

Методы и передовые методы управления запасами для малого бизнеса

Вот некоторые из методов, которые многие малые предприятия используют для управления запасами:

  1. Уточняйте свой прогноз. Точное прогнозирование жизненно необходимо. Ваши прогнозируемые расчеты продаж должны основываться на таких факторах, как исторические показатели продаж (если вы продаете с Square, эту информацию можно найти в своей онлайн-панели), рыночные тенденции, прогнозируемый рост и экономика, рекламные акции, маркетинговые усилия и т. Д.
  2. Используйте подход FIFO (первым пришел - первым ушел). Товары должны продаваться в том же хронологическом порядке, в котором они были приобретены или созданы. Это особенно важно для скоропортящихся продуктов, таких как еда, цветы и косметика.Например, владелец бара должен быть осведомлен о материалах, лежащих в основе бара, и применять методы FIFO для улучшения инвентаря в баре. Это также хорошая идея для нескоропортящихся товаров, так как предметы, лежащие слишком долго, могут быть повреждены или по иным причинам устарели и не подлежат продаже. Лучший способ применить FIFO на складе или складе - добавить новые элементы сзади, чтобы старые продукты были впереди.
  3. Определите низкооборотный инвентарь. Если у вас есть запасы, которые вообще не продавались за последние 6–12 месяцев, вероятно, пора прекратить складировать этот товар.Вы также можете рассмотреть различные стратегии избавления от этого запаса - например, специальную скидку или рекламную акцию - поскольку избыток запасов тратит впустую ваше пространство и капитал.
  4. Проверьте свои запасы. Даже с хорошим программным обеспечением для управления запасами периодически вам все равно нужно фактически подсчитывать свои запасы, чтобы убедиться, что то, что у вас есть на складе, соответствует тому, что, по вашему мнению, у вас есть. Компании используют разные методы, включая ежегодную инвентаризацию на конец года, в которой учитывается каждый предмет, и постоянные выборочные проверки, которые могут быть наиболее полезны для продуктов, которые быстро перемещаются или имеют проблемы с запасами.
  5. Используйте облачное программное обеспечение для управления запасами. Ищите программное обеспечение с аналитикой продаж в реальном времени. Программное обеспечение Square подключается непосредственно к вашей торговой точке, поэтому уровень ваших запасов автоматически корректируется каждый раз, когда вы совершаете продажу. Получайте ежедневные электронные письма с предупреждением о наличии товаров, чтобы всегда знать, каких товаров мало или нет, чтобы вы могли вовремя заказать больше.
  6. Постоянно отслеживайте уровень запасов. Имейте надежную систему для отслеживания уровня запасов с приоритетом самых дорогих продуктов.Эффективное программное обеспечение экономит ваше время и деньги, делая большую часть тяжелой работы за вас.
  7. Сократить время ремонта оборудования. Основные механизмы не всегда находятся в рабочем состоянии, поэтому важно управлять этими активами. Сломанный механизм может стоить дорого. Мониторинг вашего оборудования и его частей имеет решающее значение для понимания его жизненного цикла, поэтому вы можете быть готовы к тому, что возникнут проблемы.
  8. Не забывайте о контроле качества. Независимо от вашей специальности, важно убедиться, что все ваши продукты отлично выглядят и работают хорошо.Это может быть так же просто, как попросить сотрудников провести быструю проверку во время проверки запасов, которая включает контрольный список на наличие признаков повреждения и правильную маркировку продукции.
  9. Нанять биржевого контролера. Управление запасами используется для отображения количества запасов, имеющихся у вас в данный момент, и применяется ко всем позициям от сырья до готовой продукции. Если у вас много инвентаря, вам может понадобиться один человек, который за него отвечает. Контроллер запаса обрабатывает все заказы на закупку, принимает поставки и следит за тем, чтобы все поступающие соответствовали тому, что было заказано.
  10. Помните азбуку. Многие компании считают полезным иметь более жесткий контроль над более дорогими товарами, сгруппировав товарно-материальные запасы по категориям A, B и C.
  11. Рассмотрите возможность прямой доставки. Если ваш бизнес использует методы прямой доставки, вы можете продавать товары, фактически не храня инвентарь самостоятельно. Вместо этого оптовый торговец или производитель несет ответственность за инвентаризацию и доставку продуктов, когда потребитель покупает их в вашем магазине.Таким образом, вы не будете беспокоиться о хранении, хранении или заполнении запасов. Многие владельцы, открывающие интернет-магазин, применяют методы прямой доставки, но эта стратегия выполнения цепочки поставок может быть принята многими типами предприятий во всех отраслях.

Товары, отнесенные к категории A - дорогостоящие товары - составляют наименьший процент запасов и имеют наибольшую стоимость годового потребления. Товары, сгруппированные в категорию C - наименее дорогие товары - составляют наибольший процент запасов и имеют наименьшее значение годового потребления.Продукты B находятся посередине. Годовое потребление - это годовой спрос, умноженный на стоимость товара.

В таблице ниже показано (на основе рекомендаций Lokad), как компании могут это разбить:

Пример анализа запасов ABC
Классификация Процент запасов Годовое потребление
А 10-20% 70-80%
B 30% 15-25%
С 50% 5%

Площадь для розничной торговли:

Система учета запасов в точках продаж, созданная для малого бизнеса

POS-терминал

Square предлагает надежное программное обеспечение для управления запасами, которое обновляется в режиме реального времени и позволяет продавцам управлять своими запасами из любого места.Наша система отлично подходит для омниканальной розничной торговли и синхронизируется с вашей обычной торговой точкой и интернет-магазином.

Наша система управления запасами быстро настраивается и проста в использовании. Загружайте отчеты и получайте ежедневные уведомления о запасах товаров, которые заканчиваются или отсутствуют, чтобы вы всегда знали, сколько у вас есть на складе. Вы можете узнать больше о том, как его использовать, здесь.

Если вам нужно более сложное решение, POS Square прекрасно интегрируется с Stitch Labs, Shopventory и DEAR для управления запасами по нескольким каналам.Или поработайте с разработчиком, чтобы создать собственное программное решение для управления запасами с API Square Items.

Как отслеживать и управлять запасами в Square

Бесплатное облачное программное обеспечение для управления запасами

Square дает вам инструменты для включения и отслеживания запасов по элементам или партиям. Для товаров с включенным инвентарем счетчик запасов обновляется на основе продаж из приложения Square, Square Invoices и вашего интернет-магазина. Инвентаризация отслеживается и управляется для каждого местоположения (и может быть выполнено с помощью SKU).

Как отслеживать запасы по позициям

Чтобы включить отслеживание предметов в вашем инвентаре:

  1. Посетите Библиотеку предметов на панели инструментов.
  2. Выберите элемент.
  3. Отрегулируйте количество предметов и их местонахождение (инвентаризация создается, редактируется и отслеживается для каждого местоположения).

После того, как вы включите инвентарь, вы будете получать оповещения на панели управления о низком запасе или распроданных товарах, чтобы вы знали, когда переупорядочивать и пополнять запасы.Получите пошаговые инструкции по управлению элементами в нашем Центре поддержки.

Как массово загрузить инвентарь

Есть несколько элементов, которые нужно включить? Не волнуйтесь, вы можете загрузить отчет о текущих запасах и обновить их массово с помощью инструмента импорта. Это особенно полезно для добавления нового инвентаря и проверки текущего запаса.
Все, что вам нужно сделать, это:

  1. Посетите Библиотеку предметов на панели инструментов.
  2. Нажмите Изменить библиотеку элементов .
  3. Загрузите наш файл шаблона (он включает всю вашу библиотеку элементов).
  4. Откройте файл и добавьте инвентарь по элементам в столбце с надписью Новое количество [Местоположение] .
  5. Вы также можете обновить свой Stock Alert Enabled [Location] .
  6. Сохраните файл, затем перетащите его в окно Import Inventory и нажмите Upload .

Подробнее об управлении запасами с помощью CSV-файла инвентаризации можно узнать в нашем Центре поддержки.

Советы для предприятий, производящих собственные продукты

Некоторые предприятия владеют всей цепочкой поставок, например, производитель и продавец сумок ручной работы.

Вместо того, чтобы закупать готовую продукцию у других поставщиков, ваш бизнес получает сырье, которое вы затем превращаете в предметы для продажи. Инвентарь для этих видов бизнеса обычно состоит из трех категорий:

  • Сырье для производства продукции
  • Незавершенное производство
  • Готовая продукция

В 2001 году гигант сетевого оборудования Cisco на собственном опыте узнал, что происходит, когда предложение превышает спрос.Он списал сырье и компоненты оборудования на сумму 2,25 миллиарда долларов в качестве убытка. Одним из ключевых факторов потерь было то, что Cisco не использовала моделирование управления запасами и плохо спрогнозировала показатели продаж.

Советы для предприятий розничной торговли

Но даже если вы не являетесь многонациональным предприятием, хорошее управление запасами в розничной торговле может помочь вам сэкономить кучу денег. Хотя может возникнуть соблазн покупать товары в больших количествах, чтобы воспользоваться скидками поставщиков и бесплатной доставкой, наличие избыточных запасов не всегда хорошо для прибыли.

Избыточный запас проблематичен по нескольким причинам. Начнем с того, что вы не хотите, чтобы слишком большая часть средств вашего бизнеса была связана с товарами, и вы рискуете потерять деньги, если не сможете продать товары вовремя. (Это особенно верно для сезонных товаров. Спросите любого владельца бизнеса, который пытается продавать рождественские украшения после 25-го числа. Потребители, естественно, ожидают больших скидок, и вы можете продать с убытком, если вообще продадите предметы.) Кроме того, существуют расходы, связанные с хранение лишних запасов.

С другой стороны, наличие слишком малого количества товаров может привести к потере потенциальных клиентов. Представьте, что покупатели приходят в ваш обычный магазин и обнаруживают, что их любимый товар отсутствует в наличии. Если вы думаете, что они вернутся, когда товар будет в наличии, подумайте еще раз. Исследование немецких потребителей, проведенное GT Nexus, показало, что 63 процента покупателей, столкнувшихся с отсутствием товаров на складе, предпочли купить товар у конкурента или не купили его вообще.

Выверка утерянных, поврежденных или украденных вещей

Уменьшение запасов в розничном магазине часто называют сокращением.Средний процент усадки в розничной торговле составляет два процента. А в 2016 году, согласно Национальному исследованию безопасности розничной торговли, касающемуся краж розничной торговли, в 2016 году убытки ритейлеров превысили 49 миллионов долларов.

Существует четыре основных категории потери товарно-материальных ценностей из-за потери или кражи. Согласно исследованию 2014 года, кражи в магазинах составляют 38 процентов убытков розничной торговли, кражи сотрудников - 34,5 процента, ошибки в оформлении документов - 16 процентов, а мошенничество с поставщиками или продавцами - семь процентов.У некоторых экспертов также есть пятая категория, которая включает все неизвестные причины потери товарно-материальных запасов; на него приходится шесть процентов всей убыли товарно-материальных ценностей.

Когда товар поврежден, он также включается в состав усадки. Повреждение может произойти по пути в ваш магазин или в самом магазине.

Как бы то ни было, усадка является очень дорогостоящей проблемой для розничных продавцов и может привести к потере прибыли. И это двойной удар: вы не можете окупить стоимость инвентаря и не можете продать его для получения дохода.

Чтобы покрыть эти потенциальные убытки, вы можете повысить цены на свои товары, переложив их стоимость на своих покупателей. Но это может иметь неприятные последствия, если клиенты чувствительны к цене. Вам также может потребоваться усилить процессы, предотвращающие кражи и потери, например безопасность, что приведет к увеличению вашего общего бюджета.

Хотя усадка - это то, что вам нужно учитывать в своей прибыли, вам не нужно просто поглощать ее как расходы на ведение бизнеса. Желательно поговорить со своим налоговым консультантом, чтобы понять, можете ли вы вычесть убытки от несчастных случаев и краж, связанных с товарно-материальными запасами, в своей личной или корпоративной налоговой декларации.

FAQ

Разве таблицы не являются хорошим способом управления запасами?

Таблицы

не являются эффективным инструментом управления запасами, потому что их приходится обновлять вручную, что отнимает много времени и означает, что данные почти всегда устарели. Кроме того, таблицы не могут масштабироваться вместе с вашим бизнесом, не могут взаимодействовать с вашим POS-терминалом и не показывают, как продаются ваши продукты.

Дорогое программное обеспечение для управления запасами?

Не обязательно. В то время как некоторое программное обеспечение для управления запасами стоит сотни или даже тысячи долларов, облачное программное обеспечение Square предоставляется бесплатно при регистрации.Посмотрите, как Square сочетается с другими POS-системами.

Какие приложения для управления запасами предлагает Square в настоящее время?

У

Square есть два приложения, которые малый бизнес может использовать для управления своими запасами: Square Point of Sale и Square for Retail.

Если у вас есть бизнес только в одном месте, Square Point of Sale вам подойдет. Но если вы управляете несколькими розничными магазинами, мы рекомендуем Square for Retail, поскольку эта система управления запасами позволяет вам управлять запасами в нескольких местах (включая перемещение запасов между точками), создавать или получать заказы на покупку, управлять поставщиками и создавать отчеты о расходах на поставки.

Вот различия между двумя приложениями:

Приложение Квадратная приборная панель Квадрат для розницы
Стоимость Бесплатно 60 $ / мес. / За регистр
Массовая загрузка элементов Есть Есть
Управление запасами в нескольких местах Есть Есть
Установка предупреждений о низком уровне запасов Есть Есть
Получение запасов в приложении Нет Есть
Создание и печать этикеток со штрих-кодами из Dashboard Нет Есть
Согласовать усадку / пометить предметы как потерянные Нет Есть
Отслеживание утерянных, поврежденных или возвращенных запасов Нет Есть

Нужна помощь в управлении запасами? Попробуйте Square for Retail бесплатно в течение 30 дней.

Лучшее программное обеспечение для управления запасами - 2021 обзоры и сравнение

Что такое программное обеспечение для управления запасами?

Основная цель программного обеспечения для управления запасами - дать компаниям возможность вести точный учет своей продукции. От сырья, которое они используют, до готовой продукции, может быть трудно отслеживать, что есть у бизнеса, без какой-либо системы. Большинство программ позволяют предприятиям классифицировать свои товары, отслеживать их продажи и покупки, разрешать электронное сканирование товаров и организовывать автоматическое изменение порядка необходимых ресурсов.Небольшие предприятия обычно используют только самые основные функции программного обеспечения, чтобы поддерживать постоянный поток запасов. В качестве альтернативы более крупные предприятия полагаются на более полные системы управления запасами, имеющиеся в программном обеспечении ERP.

На протяжении десятилетий управление запасами представляло собой дорогостоящий и трудоемкий аспект ведения производственного бизнеса. До использования программного обеспечения управление запасами осуществлялось путем визуального подсчета каждого места на складе. При использовании систем такого типа повышалась вероятность человеческой ошибки, а также требовалось очень много времени.К счастью, внедрение системы универсального кода продукта (UPC) помогло системе управления запасами развиваться.

Коды

UPC были впервые использованы в продуктовых магазинах, но вскоре они были адаптированы для использования на производственных предприятиях. Система сканирования штрих-кода и компьютеризированного ввода данных помогла создать более продвинутый процесс управления запасами. Со временем эта система привела к новым инновациям и привела нас к более сложным системам, используемым сегодня. Теперь программные приложения позволяют владельцам и менеджерам бизнеса отслеживать продукты на каждом этапе производства и обеспечивать легкий доступ к данным инвентаризации из разных мест.Поскольку в этих типах пакетов программного обеспечения доступно так много возможных функций и возможностей, выбор подходящего для вашего бизнеса может стать разочаровывающим процессом. Это руководство помогает определить наилучшие варианты для планирования ресурсов предприятия (ERP), розничной торговли и малого бизнеса, а также управления складом и цепочкой поставок (SCM).

Оптимизация инвентаризации

Основная цель каждого пакета программного обеспечения для управления запасами - оптимизировать процесс отслеживания запасов.Это означает обеспечение того, чтобы предприятие поддерживало идеальное количество товаров на складе и делало эти товары доступными везде, где они могут быть необходимы в цепочке поставок. Хорошая система позволит бизнесу держать необходимые товары под рукой, сводя к минимуму необходимость в затоваривании товаров. Используя программное обеспечение для управления запасами, предприятия могут сократить объем своих запасов до 25% через первые 12 месяцев. Согласно недавнему исследованию IDC Manufacturing Insights, денежный поток может быть увеличен до 50% за первые два года.

Кроме того, реализация программы оптимизации запасов может дать множество преимуществ практически для любого бизнеса. Это может снизить накладные расходы на хранение, потерю продукта из-за истечения срока годности и обслуживание, а также повысить удовлетворенность клиентов за счет более эффективной доставки продуктов. Владельцы бизнеса также используют программное обеспечение для более эффективного использования складских площадей, а также для прогнозирования изменений спроса и предложения.

Программное обеспечение для оптимизации инвентаризации

можно использовать практически в любой ситуации.Хотя он обычно используется в розничной торговле, он также применяется в обрабатывающей промышленности, помогая отслеживать доступное сырье и готовую продукцию. Его даже можно применять для сервис-ориентированных предприятий, помогая им отслеживать расходные материалы, которые они используют для предоставления своих услуг.

Программное обеспечение для управления запасами обеспечивает широкий спектр преимуществ

Многие компании полагаются на Microsoft Excel, чтобы отслеживать свои запасы. Хотя это может быть полезно в качестве краткосрочного решения, оно требует ручного обновления записей по мере использования или доставки продуктов.В качестве альтернативы программное обеспечение для управления запасами предназначено для непрерывной работы в течение более длительного периода времени.

Преимущества использования непрерывной системы управления запасами включают более высокую точность, снижение потребности в физическом подсчете и улучшенный бухгалтерский контроль.

Программное обеспечение для управления запасами обеспечивает конкурентные преимущества

На мировом рынке жесткая конкуренция, и предприятиям необходимо использовать любое преимущество. Приложение для управления запасами может помочь предприятиям конкурировать несколькими способами.Во-первых, программа помогает синхронизировать уровни запасов. Мир электронной коммерции предоставляет множество способов представить продукты компании покупателям. Программное обеспечение для оптимизации складских запасов отслеживает все эти торговые точки. Это помогает предприятиям отслеживать все непроданные продукты на рынке в определенный момент времени. Также возможно эффективное обновление. По мере совершения продажи программа может соответствующим образом корректировать инвентаризацию. Наконец, становится проще отслеживать ресурсы на всех этапах ведения бизнеса.Все отслеживается от сырья до готовой продукции.

Функции, доступные в пакетах программного обеспечения для управления запасами

Существуют программные пакеты, от самых простых до очень сложных, для удовлетворения потребностей любого бизнеса. Хотя самые базовые пакеты достаточно хорошо справляются с подсчетом уровней запасов, они не обеспечивают прозрачности и возможностей управления, которые делают переход на этот тип программного обеспечения целесообразным. Чтобы получить максимальную выгоду от внедрения новой системы, лучше рассмотреть комплексную систему управления бизнесом, которая предоставляет возможности управления запасами.

Все приложения для управления запасами в той или иной степени обладают каждой из этих функций. Оптимизация уровней запасов, использование штрих-кодов или номеров RFID для отслеживания продуктов в нескольких местах и ​​пополнение запасов посредством покупок и возвратов - некоторые из наиболее распространенных функций. Кроме того, пакеты обычно включают параметры отслеживания распределения на складе, возможность сравнивать закупки с уровнями запасов и возможность более своевременного перемещения продуктов.Также возможно управление оборудованием и другими основными фондами, что помогает системе анализировать будущие потребности и создавать достоверные финансовые отчеты.

Пакет программного обеспечения, который выбирает каждое предприятие, будет зависеть от конкретных потребностей организации. В то время как некоторые пакеты могут отдавать предпочтение определенным функциям перед другими, более обобщенное приложение может предоставить более широкий выбор функций. В идеале комплексная система, включающая функции POS (точки продаж), CRM (управление отношениями с клиентами и базовое программное обеспечение для бухгалтерского учета), будет лучше всего служить большинству предприятий.Поскольку управление запасами - это лишь одна часть ведения бизнеса, пакет, который помогает с этими другими бизнес-процессами, обеспечит высочайший уровень оптимизации. Это упростит обеспечение более точной отчетности, улучшит финансовое планирование для бизнеса и поможет контролировать соблюдение нормативных требований и налоговые вопросы.

Выбранная вами программная система должна быть адаптирована к вашему бизнесу и проста в использовании. Кроме того, важно убедиться, что процесс управления запасами может меняться по мере роста вашего бизнеса.Программа, использующая облачные вычисления, может помочь гарантировать, что ваши потребности будут удовлетворены программой, даже если эти потребности меняются.

Далее мы более подробно рассмотрим три основных типа исследуемого программного обеспечения для управления запасами.

1. Розничная торговля и малый бизнес

Малые предприятия и обычные магазины в основном используют программное обеспечение для управления запасами для отслеживания продаж и выполнения заказов. Система помогает им хранить расходные материалы и товары на складе, автоматически изменяя заказ на товары, которые необходимо пополнить.Система также помогает малым предприятиям освободить место, гарантируя, что просроченные, поврежденные или иным образом нежелательные предметы будут возвращены поставщикам.

Обычно владельцы малого бизнеса выбирают систему управления розничной торговлей или RMS. Эти программы объединяют системы торговых точек с бухгалтерским учетом и управлением запасами для предоставления более широкого спектра услуг.

2. Управление складом / цепочкой поставок

Управление цепочкой поставок - это система, которая перемещает сырье через процесс, который заканчивается доставкой готовой продукции в точки розничной торговли.Это сложный процесс, поэтому склады и производственные мощности полагаются на более широкий набор функций в своем программном обеспечении для управления запасами. Отслеживание продуктов с самого начала производственного процесса до складского хранения и отгрузки помогает вести точный учет в соответствии с требованиями клиентов.

3. Планирование ресурсов предприятия (ERP)

Программное обеспечение

для планирования ресурсов предприятия - это наиболее полный тип системы, который помогает управлять несколькими аспектами бизнеса.Более крупные компании используют этот тип программного обеспечения для повышения производительности за счет более эффективного планирования продуктов, а также для оптимизации усилий по маркетингу и продажам, управления запасами, выполнения заказов и ведения бухгалтерского учета. Более обширные пакеты могут даже удовлетворить потребности в человеческих ресурсах.

Даже малые предприятия часто выбирают программу ERP из-за широкого спектра функций, которые она выполняет. Этот тип системы повышает прозрачность всей организации, облегчая наблюдение за тем, что делает каждый отдел.Это помогает более эффективно управлять активами, обеспечивая при этом необходимую аналитику для обеспечения более точной отчетности.

Каковы основные функции программного обеспечения для управления запасами?

Основная цель любой системы управления запасами - постоянное ведение точных учетных записей. Поскольку числа обновляются в режиме реального времени, в системе регистрируются новые покупки и новые продажи. Система, основанная на штрих-кодах и системе сканирования, также устраняет необходимость в ручном инвентаризации.

Наконец, инвентарные записи синхронизируются в единой системе. Это позволяет предприятиям отслеживать свои продукты от производственного процесса до процесса доставки и в нескольких торговых точках. Это означает, что учитывается каждый продукт, даже если он приобретен потребителем.

50 передовых методов управления запасами и заказами

В ресторанах всегда есть под рукой множество различных ингредиентов для приготовления блюд. Некоторые расходные материалы имеют длительный срок хранения, другие выходят из строя в считанные дни.

В ресторанах всегда под рукой много разных ингредиентов для приготовления блюд. Некоторые ингредиенты долго хранятся, другие портятся за считанные дни. По данным FoodPrint, около 10% этих ингредиентов выбрасываются.

Хотя вы никогда не сможете полностью ликвидировать избыточные запасы на своем предприятии, управление запасами поможет максимально увеличить использование ваших запасов и денежных потоков, а также точно определить причины потерь, пищевых отходов и человеческих ошибок.

Инвентарь ресторана - это любой товар, которым вы владеете в ресторане или для него.Таким образом, это включает:

  • Все продукты, пищевые ингредиенты, включая спиртные напитки (также известные как запасы сырья)
  • Соломинки, пластиковая посуда и другие предметы обслуживания, которые предоставляются покупателям при их покупках
  • Любые товары, которые вы продаете как т- рубашки
  • Кастрюли, сковороды и другая кухонная утварь
  • Посуда, стаканы и столовое серебро многоразового использования
  • Постельное белье

Из вышеперечисленных продуктов, которые продаются покупателям и / или не могут быть повторно использованы, являются товарно-материальными запасами это требует больше всего работы, так как они постоянно меняются.

Важность оптимизации инвентаризации пищевых продуктов и мониторинга уровня запасов

Исторически инвентаризация пищевых продуктов выполнялась вручную. Ресторан проводит подсчет своих запасов не реже одного раза в месяц и записывает результаты в электронную таблицу или на бумагу. Затем они заказывают новые продукты на основе этих цифр и того, что они ожидают продать в предстоящий период времени.

Как вы понимаете, этот метод довольно ошибочен. Во-первых, никто никогда не знает, сколько запасов у вас фактически есть в наличии за весь период времени между подсчетами.Товар или категория могли быть распроданы намного быстрее, чем ожидалось, незамеченными.

Таким образом, лучший метод управления материальными запасами - это использовать программную систему управления запасами, созданную для ресторанов. Хорошая программная система сможет дать вашему руководителю кухни твердое представление о:

  • Какие запасы у вас в настоящее время есть под рукой и их стоимость
  • Отслеживание запасов, которые используются каждый день
  • Какие запасы уже заказаны

В конечном итоге система сможет помочь вам точно определить потерю запасов из-за разливов, ошибок и т. Д., и даже точно прогнозировать предстоящие тенденции продаж. Кроме того, цифровое отслеживание запасов позволяет ресторанам с несколькими местоположениями легко отслеживать запасы в разных местах. Управление запасами в нескольких местах довольно сложно отслеживать вручную.

Помимо простого управления запасами в цифровом формате, рестораторы разработали множество передовых методов, позволяющих сократить количество пищевых отходов, заказать новые запасы и управлять своими запасами.

Советы по организации бара или ресторана

1.Организуйте свое хранилище.

Первое правило эффективного управления запасами для бизнеса - это организовать его. Четкая организация позволяет вашим сотрудникам быстрее выполнять свои задачи (им не нужно тратить 10 минут на поиски предмета) и действительно повышает точность инвентаризации.

Как правило, часто используемые предметы следует размещать в наиболее доступных местах холодильника и кладовой, например, в передней части полки среднего уровня. Вы можете использовать бирки на полках, чтобы сообщать сотрудникам, где все находится.(Бонус полочного ярлыка: вы также можете использовать его, чтобы отслеживать, сколько продлится срок годности ингредиента. И, конечно же, убедитесь, что новые предметы уходят на заднюю часть их полок, чтобы повара использовали старые предметы до того, как срок их годности истечет. .

2. Назначьте и обучите команду специалистов по инвентаризации.

Слишком много поваров на кухне плохо для вашего бизнеса, а слишком много менеджеров по инвентаризации плохо для управления запасами. Лучше всего запускать программное обеспечение для управления запасами с несколькими хорошими -обученный персонал вместо того, чтобы каждый вносил свой вклад.

Имея специализированную команду пользователей, вы можете быть уверены, что соблюдаются надлежащие методы управления запасами. Они также смогут узнать инвентарь с течением времени и предоставить полезную внутреннюю проверку в дополнение к аналитическим данным программного обеспечения.

3. Используйте систему инвентаризации, которая работает в автономном режиме.

Нет ничего необычного в том, чтобы не иметь доступа к Wi-Fi в каждой области, где хранится инвентарь. Например, морозильные камеры и подвалы обычно являются мертвыми зонами. По этой причине функции управления запасами в автономном режиме имеют решающее значение.

Автономная система WISK, например, работает независимо от того, подключены вы к Интернету или нет. Он может проводить точные инвентаризационные подсчеты и сканировать весь ваш инвентарь в автономном режиме. И что еще лучше, когда у вас снова будет WIFI, WISK автоматически загрузит всю работу, которую вы только что сделали. Не нужно ничего не забывать отправлять.

4. Используйте пар.

Номинальная стоимость - это слово, используемое в управлении запасами для обозначения выбранного уровня, на котором производится переупорядочение запасов. В ресторане вы часто будете заказывать некоторые основные ингредиенты, например соль.Устанавливая номинал, вы легко узнаете, когда необходимо разместить заказ.

Хорошая формула для определения того, какие уровни запасов будут работать как pars:

Par = (еженедельное использование ингредиентов + запас амортизатора) / поставки в неделю. Если вы не выполняете еженедельные поставки, вы можете выбрать другой период времени. . Ваш запас запаса - это количество акций, которое вы хотите оставить, когда достигнете номинала. Когда дело доходит до выбора количества подушек, вам необходимо принять во внимание:

  • Возможные задержки доставки.Зимой, например, во время снежных бурь, вам может понадобиться подушка большего размера.
  • Срок годности ингредиента.
  • Типичный покупательский спрос.

Некоторое программное обеспечение для отслеживания запасов, такое как WISK, может отслеживать каждую единицу товара, которая достигает своего номинала, и автоматически переупорядочивать для вас, прогнозируя спрос на основе ваших продаж. При использовании номинала в сочетании с такой системой вы можете почти исключить дефицит ваших ключевых ингредиентов.

5.Назначьте сотрудника по контролю качества.

Помимо менеджеров по запасам, вам также следует обучить одного или двух сотрудников проверять заказы по их прибытии. Они могут убедиться, что товары хорошего качества и в нужном количестве.

Эти сотрудники будут следить за тем, чтобы инвентарь, который вы проводите, находится в хорошем состоянии, чтобы вы точно знали, что любой ущерб или убытки, которые случаются с ним, произошли в вашем ресторане. Они также могут обновлять списки продуктов в вашей системе управления запасами и даже добавлять изображения продуктов, чтобы ваши специалисты по инвентаризации могли эффективно проводить инвентаризацию.

6. Часто подсчитывайте инвентаризацию.

Чтобы поддерживать вашу систему инвентаризации в актуальном состоянии, рекомендуется проводить полный подсчет инвентаря не реже одного раза в месяц. Вы также можете рассмотреть возможность подсчета циклов в течение месяца.

Подсчет циклов означает, что вы выполняете частичный подсчет с течением времени. Например, каждый понедельник вы учитываете продукты, каждый вторник вы производите физический учет галантерейных товаров, среда - спиртные напитки, консервы по четвергам и т. Д.К концу определенного периода времени вы выполнили полный подсчет и можете начать заново. Подсчет циклов поддерживает актуальность инвентаря, но отнимает меньше времени, чем такой частый подсчет всего инвентаря.

Рекомендуется проводить подсчет в одно и то же время суток в один и тот же день каждую неделю. Это упрощает наблюдение за потоком товаров, поскольку вы можете точно сравнивать использование по периодам времени.

7. Используйте метод FIFO для складских затрат.

Есть несколько способов отслеживать текущие запасы, которые являются ключевой частью определения вашей прибыли.

Для ресторанов лучшим методом считается метод FIFO. FIFO означает «первым пришел - первым ушел». В этом методе предполагается, что товары, которые вы купите первыми, также будут проданы первыми. Это означает, что если вы купите Apple 1 в понедельник и Apple 2 во вторник, вы дадите Apple 1 первому, кто заказывает яблоко. Поскольку у ресторанного инвентаря есть срок годности, FIFO интуитивно подходит для кухни.

FIFO позволяет вам легко узнать точную стоимость вашего инвентаря в настоящее время, а также стоимость инвентаря для каждого заказа.Имея эту информацию, вы можете легко отслеживать свою прибыль.

FIFO может показаться сложным, но WISK позволяет легко отслеживать стоимость запасов, даже если цены на товары меняются в течение года.

8. Проанализируйте свои продажи.

Ресторан может отказаться от перевозки продукта, если вероятность его продажи маловероятна. Например, если товар продается только пять раз в год, а плату за хранение можно исключить за счет уменьшения запасов, нерентабельность складирования этого товара может быть определена путем отслеживания количества раз, когда каждый товар продан в течение года.

9. Проверьте свои запасы.

Управление запасами может быть сложной задачей, и предприятия используют различные превентивные меры, чтобы гарантировать, что нужные товары всегда будут под рукой. Выборочная проверка - важная техника, потому что ее нужно проводить только время от времени и стоит меньше денег, но подсчет всего нужно делать не реже одного раза в год.

Лучшие советы по управлению рестораном

10. Рассмотрите различные модели управления.

У вас есть несколько вариантов управления запасами.Например, некоторые предметы не нужно хранить в погребе или баре; инвентарь, управляемый продавцом, может хорошо работать с некоторыми вещами (например, с вашим оборудованием для бочонков и вином).

Другие варианты включают наличие специального менеджера инвентаризации, если у вас его еще нет, или приобретение программного обеспечения инвентаризации, такого как функция заказа в WISK.

11. Определите, какой тип количества заказа использовать.

Когда объем продаж уменьшается, использование зависящего от затрат EOQ (например, EOQ с уменьшающимся размером заказа) может привести к неправильному предлагаемому количеству для некоторых продуктов.

Стратегия минимального / максимального инвентарного ордера должна рассматриваться, когда количество в наличии находится на минимальном или меньшем уровне. Покупка количества, максимально близкого к этому количеству, за вычетом того, что уже есть в наличии, даст вам достаточно запасов, но они не закончатся.

Кроме того, есть еще много ситуаций, в которых EOQ будет использоваться для управления продуктами. Поэтому важно, чтобы как менеджеры, так и покупатели проверяли параметры систем складирования, если условия в отрасли изменились.

12.Создавайте системы обработки и выполнения заказов.

Убедитесь, что у вас есть эффективные системы обработки и выполнения заказов, реализовав набор задач, которые необходимо выполнить. В частности, проверьте, есть ли у вас точный список всего, что необходимо инвентаризировать. Вы также можете внести изменения в любую электронную таблицу, используемую для управления запасами. В идеале вы должны использовать приложение для инвентаризации, которое автоматически корректирует все ваши данные по мере того, как вы проводите инвентаризацию.

13.Предотвращение потерь - лучшая стратегия успеха.

Потеря запасов возникает не только из-за краж сотрудников, но и из-за опечаток. Могут применяться методы предотвращения потерь, такие как использование камер видеонаблюдения, обеспечение контроля за работой сотрудников и установка тегов, чтобы товары не могли легко пропасть. Вы также можете ограничить круг лиц, имеющих доступ к инвентарю или ценному инвентарю, например к винному погребу.

Многие рестораторы могут не думать, что управление запасами - это веселое времяпрепровождение, но оно может помочь обеспечить своевременное выполнение заказов и выполнение заказов клиентов, сведя к минимуму стрессовые эпизоды, когда продукты невозможно найти или подготовить к отправке.

14. Прогнозирование спроса на товарные запасы.

Одним из наиболее важных аспектов управления запасами в ресторане является прогнозирование спроса, которое включает в себя прогнозирование требований к запасам для соответствующего распределения места. В то же время не рекомендуется покупать слишком много товаров, пользующихся большим спросом, - наоборот, рекомендуется покупать в 1,5 раза больше товаров со спросом выше среднего, чем вы используете в среднем.

15. Найдите систему управления запасами, которая будет работать в вашем ресторане.

Когда инвентаризация наиболее целесообразна? Частота проверки будет зависеть от характера и объема запасов вашего бизнеса. Чтобы помочь вам понять, какую из них использовать, вот плюсы и минусы каждой системы:

  • Системы непрерывного заказа: чтобы контролировать ротацию запасов, вы отслеживаете количество товаров на складе. Каждый раз, когда уровень товара опускается ниже установленного уровня, вы пополняете свой запас, заказывая ту же сумму, что и в прошлый раз.
  • Система периодических заказов: Система периодических проверок основывает заказы на количестве номенклатур на конец каждого периода, а не на установленном уровне повторного заказа.

16. Знайте, что на самом деле продается в вашем ресторане.

Проверенная стратегия экономии денег и максимизации доходов в вашем ресторане состоит в том, чтобы обеспечить легкий доступ к вашим крупным товарам. Например, разместив самые продаваемые вина рядом с обеденной зоной, вы сэкономите время на инвентаризацию, узнаете, когда вам нужно переупорядочить продукты, И увеличите продажи.

17. Свяжите контроль качества с управлением запасами.

Сотрудникам магазина следует предоставить контрольные списки и / или компьютерные системы, которые они могут использовать, чтобы убедиться, что они соблюдают надлежащие процедуры при проверке товаров.Им следует искать признаки повреждений, включая протечки, разрывы или сломанные уплотнения; расхождения в описаниях - размеры или марка товара должны соответствовать заказу на поставку; а также цены и условия продажи.

Важно иметь качественную продукцию, соответствующую всем стандартам. Если вы получаете товар более низкого качества, чем было согласовано, верните товар своему поставщику и не предлагайте его в своем ресторане. Эта мера сэкономит место в инвентаре и убережет сотрудников от неправильных рецептов.

Сотрудники должны помнить об уровнях освещения, влажности и температуры продуктов. Если они соответствуют вашим стандартам качества, важно учитывать эти факторы при заказе товаров: при неправильном обращении эти предметы могут быть повреждены.

18. Оцените бюджет инвентаризации.

Многие владельцы ресторанов имеют годовой бюджет инвентаризации, который они готовят заранее. Бюджеты должны включать общую стоимость владения, чтобы иметь под рукой запасы в течение отчетного периода.Сюда входят затраты на инвентаризацию, складские расходы, затраты на транспортировку и логистику.

19. Запланируйте время для организации возврата.

При заказе случаются ошибки. Хранение ошибочно заказанных предметов создает неорганизованные запасы и может привести к возможной нехватке места на кухне. Выделение времени для назначенного человека на организацию встреч поможет вам оставаться в курсе всего и поддерживать порядок в ресторане.

Инвентаризация баров и ресторанов

20.Обучите всех сотрудников передовым методам управления запасами.

Невозможно поддерживать или повышать точность инвентаризации без вовлечения всех ваших сотрудников.

Крайне важно, чтобы члены вашей команды были в курсе любых изменений в политике и практике компании, а также о новых технологиях или системах. Чем больше информирован персонал, тем больше у них шансов добиться устойчивых изменений.

21. Стратегии циклического подсчета позволяют следить за точностью инвентаря.

Для эффективного управления запасами начните с процесса циклического подсчета, который следует выполнять каждый день перед получением заказов. В результате такой практики повысится точность, эффективность и боевой дух.

22. Будьте готовы к адаптации при использовании уровней pars.

Минимальный запас или части - это наименьшее количество средств обеспечения безопасности, которые вы готовы держать под рукой, прежде чем пополнить запасы. Это количество никогда не бывает статичным и должно корректироваться при необходимости.

Например, в сезонных ресторанах, таких как тыквенные и пивные, в осенний сезон, уровни запасов корректируются в зависимости от времени года.Корректировки гарантируют, что вы никогда не столкнетесь с дефицитом в пиковые сезоны. В низкий сезон вы освободите денежный поток за счет меньшего количества вещей на складе.

Управление скоропортящимися товарами может быть трудным, когда дело доходит до заказа. Убедитесь, что ваш минимальный и максимальный уровни совпадают. Это снизит вероятность переноса мертвого материала, если он не используется вовремя. При минимальных запасах требуется более тщательный мониторинг для их контроля. Уменьшение объема может быть не лучшим решением, потому что вы в конечном итоге понесете дополнительные расходы на доставку и ведение бизнеса.

23. Автоматизируйте и рассмотрите возможность использования системы отслеживания заказов.

Правильная система заказов может сэкономить ресторану много ценных ресурсов, включая время и деньги. Установка системы отслеживания заказов может помочь оптимизировать процесс инвентаризации за счет автоматизации, одновременно повышая точность выставления счетов, экономя время в течение дня и снижая как денежные, так и физические затраты.

24. С точки зрения управления запасами рассмотрите варианты автоматизации, такие как штрих-коды.

WISK - это облачная система инвентаризации со штрих-кодами, которая значительно снижает количество ошибок в целом.Однако это работает только в том случае, если вы используете правильные коды для разных предметов в каждой точке во время процесса инвентаризации.

Программное обеспечение для автоматизированного заказа и инвентаризации:

Scan. Взвесьте. Выполнено.

Единственное приложение с базой данных 150 000 бутылок, которое автоматически создает списки заказов на основе ваших запасов.

Получите лучшее программное обеспечение для инвентаризации и заказа

25. Получите представление о всей цепочке поставок от начала до конца.

При добавлении вашей цепочки поставок с облачной сетью очень важно иметь доступ к информации в режиме реального времени.

Пытаясь быстро отреагировать на изменчивый спрос клиентов и меняющиеся рыночные условия, вы полагаетесь на телефон или электронную почту, но они не предоставляют своевременную необходимую информацию.

Когда дело доходит до запасов и заказов, важна облачная сеть цепочки поставок. Это потому, что он позволяет вам получать доступ к информации о вашем ресторане в режиме реального времени.

26. Оцените отзывы своей клиентской базы

Чем больше вы выкладываете, тем больше вам нужно полагаться на отзывы своей клиентской базы.Это может быть что угодно, от положительных (например, хороших отзывов) или отрицательных (например, плохих) из уст в уста, что пробуждает интерес к вашему бизнесу; важно внимательно прислушиваться к своим клиентам и реагировать на них.

Самое главное, что инвентарь вашего ресторана зависит от ваших посетителей. Без них не было бы никаких причин иметь продукт / услугу, которые вы предоставляете в первую очередь. Чем больше посетителей вы попадете в свое заведение и поговорите об этом с их друзьями (вашими будущими клиентами), тем лучше вам будет в долгосрочной перспективе.

27. Интегрируйте свои системы управления запасами и выполнения заказов.

36% розничных продавцов увеличили количество разговоров с клиентами, убедившись, что все каналы продаж и обслуживания интегрированы друг с другом. Определите наиболее важную систему в вашей текущей экосистеме и найдите платформы для интеграции и централизации этих процессов.

28. Регулярно обновляйте инвентарь и информацию о заказе.

Прогнозирование - один из важнейших аспектов работы успешного ресторана.Отслеживание запасов и продуктов, предварительное прогнозирование заказов на будущие события и управление производством - это лишь некоторые примеры того, как вы можете успешно управлять этой областью!

Никогда не было так сложно поддерживать товарные запасы в ресторане, как сегодня. С ростом онлайн-заказа еды и развития технологий часто информация о запасах, предоставляемая более старыми или устаревшими системами управления, такими как ручка и бумага или электронные таблицы, устаревает, потому что они не могут передавать текущие данные.

Это может вызвать проблемы с управлением запасами, и если ваши важные клиенты придут, чтобы купить что-то, чего у вас нет в наличии, они могут уйти, чтобы никогда не вернуться.

29. Прекратите использовать ручные системы инвентаризации и заказа.

Это шокирует, но факт: некоторые компании до сих пор используют бумажное управление запасами и не осознают, что этот метод устарел. Инвентарь необходимо постоянно контролировать, убедитесь, что вы всегда знаете, что у вас есть в инвентаре.

Ручные системы просто не могут предоставить руководство, необходимое для отслеживания того, откуда берутся все эти части и как они распространяются. Ручные методы не позволяют получить крупномасштабное представление о том, что происходит там, где в вашей компании это необходимо.

Таблицы подвержены человеческим ошибкам и быстро устаревают, тогда как базы данных могут быть запрограммированы на автоматическое обновление своих данных.

Наконец, системы ручной инвентаризации не облегчают общение между всеми затронутыми сторонами и не позволяют быстро вносить исправления или корректировки.

Лучшие советы по использованию программного обеспечения в ресторане и баре

30. Используйте технологии в ваших интересах.

Внедрение складской технологии обеспечит большую прозрачность данных для каждого пользователя, что позволит им отслеживать, где продукты находятся в процессе цепочки поставок.

Доступно множество вариантов - от штрих-кодов до RFID-меток. Эти новые технологии предлагают уровни повышенной производительности и повышенной точности.

31. Отслеживайте инвентарь в режиме реального времени, чтобы сократить потери денег и еды из-за неточных оценок.

Полезной стратегией управления для розничных торговцев является отслеживание запасов в реальном времени. Это помогает в принятии решений относительно запасов и заказов, чтобы вы могли опережать потребности потребителей.

Ваши сотрудники будут сканировать товары, отсутствующие на складе, но загрузят данные только позже. Это означает, что данные вашей системы управления запасами не будут синхронизироваться с вашими запасами на складе за этот период времени.

Чтобы использовать отслеживание в реальном времени, вам потребуется облачная система управления рестораном, мобильные устройства для ввода данных и подключение к Интернету.Таким образом, сотрудники, сканирующие товары, будут автоматически обновлять информацию в вашей системе управления запасами в ресторане, более точно отражая, какие товары у вас есть в наличии. Это дает вашей компании лучшую видимость уровней ваших запасов, начиная от прогнозирования спроса и заканчивая отчетными показателями.

32. Для обеспечения точного и эффективного управления запасами используйте центральную базу данных.

Важным аспектом поддержания инвентаря вашего ресторана является наличие выделенной централизованной базы данных, в которой хранятся все изменения.Это гарантирует, что все будут видеть изменения, и никакие данные не будут потеряны.

33. Используйте ERP или систему управления запасами для общения с ключевыми сотрудниками.

Не относитесь ко всем товарам в вашем инвентаре одинаково. Товары на складе будут иметь разный спрос со стороны ваших клиентов, а также разные затраты и методы оценки. Комплексная система ERP покажет вам цены на каждую артикул, уровень запасов и время выполнения заказа.

Хорошая система уведомит вас, когда уровень запасов достигнет минимума, и автоматически создаст заказы на покупку.Однако не все поставщики равны! Управляющие складом могут сказать, кому доверить более сложные в эксплуатации товары, потому что они знают, какие из них идут по графику, а какие более качественные (например, свежие продукты).

Система управления запасами ресторана также должна отслеживать такую ​​информацию, предоставляя данные для всех, а не полагаться только на знания одного или двух человек.

34. Используйте систему управления запасами, чтобы понять, что на самом деле происходит.

Чтобы помочь вам оптимизировать логистику и цепочку поставок, вам нужна система управления запасами, которая дает вам полную информацию об уровнях запасов, движении продукта и т. Д.

Рестораторам приходится сталкиваться с широким спектром проблем с запасами, от наличия слишком большого количества запасов и недостатка клиентов до недостаточного количества заказов. Может быть трудно количественно определить наилучшее количество запасов, которое можно держать в любой момент времени. Компании, которые полагаются на внешние источники для своих запасов, должны включать систему, которая позволила бы им отслеживать уровни запасов и заказы от поставщиков в режиме реального времени.

35. Устранение ошибок ввода данных путем сканирования штрих-кодов.

Возможно, вам придется скорректировать стратегии управления запасами после некоторого планирования, но вы не ошибетесь, проверив, действительно ли у вас есть необходимые материалы.Есть много возможностей для неудач при выполнении и получении заказа; в то время как производство приводит к появлению урожая или брака, которые также необходимо учитывать.

Есть много способов убедиться, что вы всегда точно знаете, что находится на полках вашего ресторана, но использование EDI и сканирования штрих-кода - один из лучших. Вы можете реализовать систему так называемого «циклического подсчета», в которой вы выбираете несколько предметов в день и сравниваете инвентарные записи с тем, что на самом деле есть в наличии.Первой контрольной точкой должны быть ваши самые популярные продукты; если чего-то нет в наличии, его следует подсчитывать и отслеживать чаще, чем другие менее популярные товары.

36. Простая и точная система сбора данных может помочь вам увидеть, что нужно вашему ресторану, прежде чем вы закончите.

Вы можете начать использовать штрих-коды, просто прикрепив их к iPhone или другому мобильному устройству. Это не требует больших вложений в инфраструктуру. Эти дополнительные устройства стоят всего несколько долларов и исключают ошибки ввода, поэтому точность инвентаризации выше.

Невозможно обеспечить обслуживание клиентов мирового класса с плохой точностью инвентаризации. Улучшите свою статистику, инвестируя средства в инструменты, которые помогут вам достичь почти идеального уровня со скоростью от 95% до 98%.

Ваш инвентарь настолько хорош, насколько хороши ваши данные. Неточная инвентаризация приведет к неточным заказам и, в конечном итоге, к потере дохода ресторана.

Какие инструменты управления запасами важны для вашего ресторана?

- Сканеры штрих-кода (добавляются к устройствам)

- Программное обеспечение инвентаризации или инвентаризационные приложения, которые интегрируются с вашим POS и другими системами точек продаж или любой другой ERP-системой, которая может быть у вас.Это может быть так же просто, как приложение инвентаризации, которое вы синхронизируете из облачной службы, такой как WISK, с системой Point of Sale прямо в магазине.

37. Создание системы фиксированного и подвижного отслеживания запасов может обеспечить все составляющие, необходимые для успеха.

Первым шагом в управлении запасами является отслеживание движимых предметов, но не забывайте о преимуществах фиксированных систем отслеживания, которые может найти компания.

Отслеживая основные средства инвентаризации, вы можете гораздо проще назначать места назначения и управлять ими, а также организовывать стратегические протоколы по мере необходимости без массовой путаницы.Лучше рассматривать отслеживание запасов в двух разных частях: фиксированной и подвижной.

Приложение инвентаризации, которое вы используете, может быть простой системой отслеживания инвентаря или иметь гораздо больше функциональных возможностей. Самое важное - установить уровни запасов в соответствии с вашим бюджетом и объемами заказов для оптимального планирования запасов.

Поначалу может потребоваться некоторое время, чтобы получить точное представление о том, какой объем товарных запасов требуется в течение года, но как только этот базовый уровень будет установлен, обслуживание заказов станет проще.Нет ничего хуже, чем некоторые продукты заканчиваются, когда они нужны покупателям!

Хорошее программное обеспечение для управления запасами должно иметь такие функции, как автоматическое обновление запасов от продавцов и поставщиков, чтобы не было ручных процессов, связанных с ошибками ввода данных инвентаризации. Это создает эффективность между всеми отделами, потому что информация беспрепятственно передается.

38. Артикул и штрих-коды имеют большое значение

Каждому элементу в вашем инвентаре нужен свой уникальный идентификатор (складская единица), который мы для краткости называем артикулом.По мере вашего роста количество продуктов, которые вы несете, неизбежно возрастает до сотен или тысяч.

По мере роста вашего бизнеса ему необходимо будет вести базу данных обо всех товарах, продаваемых в магазине. Один из способов сделать это - присвоить каждому элементу уникальный идентификационный номер, например SKU. Затем на этот номер можно ссылаться при заказе или при замене деталей для кухни, и это гарантирует, что снова будет использоваться только та же самая деталь.

Кроме того, если вы пользуетесь услугами партнера, обязательно включите штрих-код UPC в свой товар, чтобы его можно было легко отсканировать и идентифицировать.

39. Ключевым моментом является эффективное управление запасами.

Отсутствие управления запасами и заказами может повлиять на успех вашего бизнеса во многих отношениях.

Неэффективная система управления запасами приведет только к еще большему разочарованию и потере времени на рутинные задачи, которые практически не приносят результатов. Для создания эффективной складской системы хорошее программное обеспечение должно быть связано с QuickBooks (и QuickBooks Online). Штрих-коды или RFID-метки также являются очень полезными инструментами, поскольку они позволяют придерживаться передовых методов и как можно скорее использовать товары в их целевой точке использования.Делегируя ответственность за инвентаризацию или прием заказов, вы можете сэкономить время сотрудников в течение дня, когда выполнение монотонных задач, таких как повторный подсчет запасов, становится рутинной работой, а не удовлетворительной ценной служебной обязанностью.

Советы по экономии денег в ресторане

40. Использование движения запасов на основе транзакций повысит финансовую эффективность вашего ресторана.

Каждое движение в ресторане должно генерировать транзакции, чтобы можно было точно отслеживать движения, заказы и запасы.Понимание каждого рецепта, связанного с транзакцией, позволит вашим сотрудникам оставаться в курсе инвентаря и обслуживания клиентов.

Каждый шаг в вашем ресторане - это возможность ошибиться. При управлении запасами или запасами ошибки в подсчете и заказе могут иметь значительное негативное влияние на вашу рентабельность.

Ключевые выводы:

- Каждое движение в ресторане должно генерировать транзакции, чтобы можно было точно отслеживать движения, заказы и запасы.

- Понимание каждого рецепта, связанного с транзакцией, позволит вашим сотрудникам оставаться в курсе инвентаря и обслуживания клиентов.

- Каждое движение в вашем ресторане - это возможность ошибиться.

При управлении запасами или запасами ошибки при подсчете и заказе могут иметь значительное негативное влияние на вашу прибыль.

41. При прогнозировании будущего спроса на запасы или заказы можно использовать несколько различных методов.

Прогнозирование имеет большое значение для снижения затрат и обеспечения успешного управления запасами.Когда розничные торговцы смогут точно предсказать, какие товары им нужны и в правильном количестве, они будут лучше соответствовать ожиданиям своих клиентов без избытка запасов

Для успешного прогноза потребуется тщательное наблюдение за исследованиями рынка, моделями спроса, минимальным уровнем запасов и исторические методы с целью максимизации прибыли.

42. Убедитесь, что ваша команда проверяет инвентарь и заказывает материалы вовремя, чтобы сократить цикл ремонта.

Существует множество способов управления расходными материалами, необходимыми для ресторана.Одна из таких стратегий - найти местные источники запчастей и оборудования, чтобы работникам не приходилось без нужды ждать, скажем, малоизвестный предмет из другой страны. Еще один отличный способ сократить время, необходимое для ремонта, - это оптимизировать процессы упаковки. Например, один час, потраченный на упаковку, сэкономит два часа, потраченных специалистами на линии на выполнение этих запросов, что приведет к экономии до 50%.

43. Подумайте о том, чтобы пересмотреть свои pars.

Руководители бизнеса задаются вопросом: «Каков минимальный уровень запасов, ниже которого мы никогда не должны опускаться?».

Ответ нулевой.

Страховой запас полезен только в том случае, если он используется; весь их смысл - защитить от ожидаемых отклонений спроса и предложения. Если вы используете свой страховой запас, у вас потенциально может быть возможность как при высоком уровне предложения, так и при низком спросе на продукт, чтобы эффективно поддерживать стоимость в любое время, и когда есть пробелы в бизнесе или сильные колебания

Ваш продукт сможет обслуживать рынок, в большей степени ориентированный на клиента, с помощью этой улучшенной стратегии, которая приведет к увеличению доходов, что обеспечит рост в будущем.Эта философия также может успешно помочь в периоды дефицита.

В среднем вы должны быть ниже уровня страхового запаса в половине случаев, когда доступно пополнение, и выше его в другой половине. Если эта стратегия используется недостаточно, еще раз проверьте, какие продукты есть в каждом месте, чтобы получить больше от доллара вашего инвентаря.

44. Хорошая стратегия - своевременно обновлять заказы на закупку.

Компании часто сталкиваются с проблемой корректировки заказов после создания заказов на поставку.Иногда вам нужно изменить изменения даты, корректировки количества и учесть неполные поставки или ошибки получения.

Лучший способ управлять запасами в ресторане - своевременно обновлять заказы на покупку.

Проблема в том, что прогнозы запасов в значительной степени полагаются на точную информацию о заказе на поставку, что может создать проблемы, например, когда вы думаете, что у вас есть два ящика консервированной кукурузы, но обнаруживаете после того, что их три. Чтобы избежать такого рода неточностей, составьте набор правил того, как должны происходить покупки, и обеспечьте ежедневные процессы, еженедельный процесс и постоянное обновление, иначе будет сложно добиться успеха в вашем бизнесе.

45. Чтобы добиться успеха в ресторанной индустрии, подумайте о новом плане этажа.

Многие менеджеры ресторанов сначала не решаются вносить изменения в инвентарь и заказы в своем ресторане из-за временных затрат, необходимых для новой планировки.

К сожалению, часто есть место для настроек, которые могут повысить эффективность. Предпочтения и доступность продуктов постоянно меняются. Это означает, что изменения хранилища часто необходимы для обеспечения максимально бесперебойной работы.

46. Установите и соблюдайте четкие правила маркировки.

Маркировка и систематизация инвентаря в ресторане идут рука об руку. Хорошо организованный инвентарь означает, что персонал сможет быстро найти нужный раздел, а хорошо маркированный инвентарь помогает точно определить, какой материал / продукт в определенном разделе необходимо быстро найти.

Надлежащая маркировка товарных запасов компании выходит за рамки содержимого складского помещения и состоит из двух частей. В складском помещении все предметы должны быть помечены конкретными деталями, которые полностью описывают их характеристики, а также любые особые потребности (т.д., срок годности, опасные материалы, требования к упаковке).

47. Держите все маркированные.

Поручить сотрудникам лишь несколько задач проблематично. Работа одного сотрудника не только влечет за собой большую ответственность, но также повышает вероятность того, что они могут пойти по пути или обменяться обязанностями с другим сотрудником, потому что в их конкретной области так мало ярлыков.

Если вы хотите, чтобы товарно-материальные запасы были правильно маркированы и размещены, четкая и последовательная маркировка сэкономит время и нервы сотрудников в каждом отделе.

48. Этикетки и места: Пометьте весь инвентарь.

Отсутствие соответствующих вывесок и этикеток на складе ресторана может стоить вам времени, рабочей силы и многого другого.

Внедрение маркировки в соответствии с отраслевыми стандартами может оказать ощутимое влияние на ваш бизнес. Это также может улучшить моральный дух сотрудников вашего ресторана и уменьшить разочарование и потерю продуктов.

Этикетки и другие ресторанные принадлежности, такие как контейнеры, предназначены для удовлетворения самых разнообразных потребностей современных ресторанов.Но какие типы вам нужны для вашего типа ресторана? Чтобы сотрудники тратили меньше времени на сортировку продуктов и выполнение заказов, небольшие вложения в маркировку могут помочь гарантировать, что каждый работник будет обращаться с нужной этикеткой для них.

49. Создание основы для эффективности путем правильной классификации активов.

Первым шагом к эффективному управлению запасами является правильная категоризация активов вашей компании. Разделив свои активы на перемещаемые и фиксированные, вы можете сосредоточиться на действиях, которые необходимо сделать, и обеспечить выполнение всей системы.Хранение всей вашей информации в центральной базе данных активов обеспечивает точный контроль с легким поиском и анализом данных для оптимизации процессов инвентаризации.

50. Поищите опыт у старших сотрудников.

Высшее руководство должно приветствовать участие своих сотрудников нижнего уровня, чтобы предложить новые идеи по оптимизации складских процессов.

Это может быть пустой тратой времени, но все же важно, чтобы члены вашего старшего персонала прогуливались по этажу складского помещения, чтобы получить представление о том, что там происходит.

Сотрудничество может помочь улучшить взаимодействие между цепочкой поставок и персоналом ресторана. Совместная работа над способами сокращения узких мест, дублирования процессов, проблем с ресурсами и стратегий экономии времени может обеспечить долгосрочную экономию для вашего ресторана.

Практикуйте свой лучший инвентарный контроль с WISK

Лучшие методы инвентаризации нуждаются в лучших инструментах для их поддержки.