Как организовать делопроизводство

Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Шаг 1.

Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

Шаг 2.

Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.

Шаг 3.

В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.

Шаг 4.

Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.

Шаг 5.

Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Шаг 6.

Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.

Как организовать кадровое делопроизводство

Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство, пошаговые инструкции 2019 помогут в этом.

Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной  организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.

Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.

Полезный материал от экспертов журнала «Справочник секретаря»:

Оформляем организационные документы по новым ГОСТу и Примерной инструкции

Три ошибки в номенклатуре дел, которые допускают 80% секретарей

www.sekretariat.ru

➤ Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Расскажем, какие изменения в кадровом делопроизводстве вступили в силу с 2019 года. Скачайте образцы новых документов, которые вам потребуются.

Скачайте полезные документы:

1. Электронный кадровый документооборот: изменения в 2019 году

На официальном сайте, где публикуют проекты новых законодательных инициатив, 13 февраля 2019 года размещен законопроект Минтруда России. Он касается внедрения электронного кадрового документооборота.

Минтруд РФ с 2018 года начал экспериментировать с переводом трудовых документов и сведений о работниках в электронную форму. При обязательном наличии бумажных версий электронный кадровый документооборот затронул такие процессы, как:

• оформление графика отпусков, формирование уведомлений о начале отпуска;
• ознакомление работника при приеме на работу с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности;
• оформление командировок. 

Новое в кадровом делопроизводстве 2019 касается подготовки к расширению эксперимента по переводу кадровых документов, в том числе, трудовых книжек, в электронный вид. Планируется отработать механизм ведения кадрового документооборота, исключающий использование документов на бумажных носителях.

Если законопроект получит статус закона, в эксперименте, который начнется с 2020 года и будет продолжаться три года, на добровольной основе примут участие крупнейшие российские компании.

В задачу участников эксперимента также войдет подготовка рекомендаций по внесению корректировок в трудовое законодательство и государственные стандарты, регламентирующие кадровый документооборот.

Предприятия, которые будут отобраны для участия в эксперименте, смогут самостоятельно определить, какие именно кадровые документы будут переводить в электронные форматы и какой вид электронной подписи будут использовать при оформлении цифровых документов.

Законопроект предусматривает, что усиленную квалифицированную электронную подпись в обязательном порядке будут использовать при оформлении наиболее важных кадровых документов.

К их числу отнесены:

• трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
• договоры о материальной ответственности;
• ученические договоры.

Эксперт «Системы Кадру» подскажет, можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для ведения кадрового документооборота в электронном виде и формирования цифровых документов, защищенных электронной подписью, будут использовать отечественное программное обеспечение. Весь обмен информацией и документами с различными контрольно-надзорными органами будет осуществляться в цифровых форматах.

Ожидается, что в ходе эксперимента будет решен вопрос о выборе отечественных разработчиков технических средств и ПО, позволяющих обеспечить надежное хранение информации в электронном виде. Программные продукты должны гарантировать аутентичность данных, их целостность и достоверность в течение установленных сроков хранения. Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет, как с помощью инструкции по делопроизводству внедрить новый ГОСТ за пять шагов, вам расскажут

2. Диспансеризация: изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 году

На основании изменений, внесенных в ТК РФ законом от 03.10.2018 № 353-ФЗ, работающие россияне с 1 января 2019 года смогут раз в три года получать оплачиваемый день для прохождения диспансеризации. Работникам предпенсионного возраста работодатель обязан ежегодно предоставлять для этих целей два дня. Закон гарантирует сохранение рабочего места и среднего заработка за сотрудником, проходящим медицинское диспансеризационное обследование.

Статьей 185.1 ТК РФ, регламентирующей прохождение работниками диспансеризации, порядок предоставления четко не прописан. В законе сказано, что оплачиваемые дни предоставляются работнику на основании его заявления. 

Заявление сотрудника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации

Скачать образец

Роструд рекомендует учесть изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 и предоставлять работнику возможность проверить состояние своего здоровья на основании приказа. Это поможет избежать трудовых споров с работниками и замечаний при проверках контрольно-надзорных органов. 

Образец приказа об освобождении работника от работы для прохождения диспансеризации

Скачать документ полностью вы можете по ссылке в начале статьи >>

О том, как правильно вести кадровое делопроизводство, каких ошибки ваших коллег учесть, расскажет Валентина Андреева, эксперт «Системы кадры», профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП

3. Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году: сведения об уклонистах нужно направлять в военкомат

Федеральный закон от 06.02.2019 № 8-ФЗ, вступившим в силу с 17 февраля 2019 года, обязывает работодателей подавать в военкоматы информацию о сотрудниках призывного возраста, уклоняющихся от постановки на воинский учет. Корректировки об это внесли в Закон о воинской обязанности и военной службе от 28.03.1998 № 53-ФЗ.

Согласно изменениям в кадровом делопроизводстве в 2019 году, сотрудники, на которых приказом руководителя возложены обязанности по военно-учетной работе обязаны:

• в течение двух недель оповещать военкоматы о всех случаях выявления работников призывного возраста, не служивших в армии и не числящихся на воинском учете, но обязанных состоять на нем;
• оформлять направления для постановки на учет в военкомат и вручать их работникам, уклоняющимся от воинской обязанности. 

До вступления в силу этих изменений сведения об уклонистах требовалось предоставлять только на основании запросов из военных комиссариатов. Для оформления направления для постановки на воинский учет нужно использовать форму, утвержденную приказом Минобороны России, МВД России и ФМС России от 10 сентября 2007 г. № 366/789/197. Работодатель при этом может оставить незаполненными поля, которые содержат сведения:

• о коде подразделения;
• адресе, по которому гражданин регистрируется по месту жительства или встает на учет по месту пребывания,
• наименовании территориального органа ФМС России. 

Направление работника в военкомат

Скачать документ полностью

4. Новый отчет в службу занятости о работниках предпенсионного возраста

С января 2019 года Роструд ввел новую ежеквартальную форму отчетности. Работодателей обязали сдавать в территориальные Центры занятости сведения о сотрудниках предпенсионного возраста. Срок сдачи нового отчета — 15 число месяца, следующего за завершающим отчетный период. Первый отчет работодатели должны были направить 15 января, следующий срок сдачи этого отчета — 15 апреля.

В письме Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР приведена форма, по которой следует заполнять новый отчет. К сотрудникам, сведения о которых необходимо представить, относятся:

• мужчины 1959 года рождения;
• женщины 1964 года рождения. 

Образец заполнения отчета о сотрудниках предпенсионного возраста

Скачать документ полностью в начале статьи >>

Территориальные Центры занятости разослали работодателям оповещения с требованием о сдаче отчета, но такие оповещения получили не все организации. Поэтому если в вашей компании в отчетном квартале работали сотрудники предпенсионного возраста, заполните и сдайте отчетную форму, не дожидаясь напоминаний. Эксперты «Системы кадры» подробно расскажут, как заполнить и сдать в службу занятости отчет о численности сотрудников предпенсионного возраста  

5. Новое в делопроизводстве в 2019 году: что учесть при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков теперь нужно учитывать пожелания сотрудников — родителей троих и более детей в возрасте до 12 лет. Этой категории работающих россиян с 2019 года очередной трудовой отпуск предоставляется в удобное для них время (статья 257.1ТК РФ).

Но, как следует из разъяснений Роструда, отпуск в период, выбранный работником, может быть предоставлен только целиком. Если сотрудник хочет использовать его частями, по своему желанию он сможет выбрать удобное время только для какой-то одной части отпуска.

Учитывать пожелания многодетного работника нужно до того момента, пока одному из младших троих детей не исполнилось 13 лет. То есть, если ребенку 12 лет исполняется в этом году, за родителем сохраняется право первоочередного выбора времени отпуска. Когда ребенку исполняется 12 лет — в начале или конце года, значения не имеет. 

Пример заполнения графика отпусков

Скачать заполненный образец

www.sekretariat.ru

➤ Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Используйте удобную пошаговую инструкцию, чтобы быстро и без ошибок вести кадровое делопроизводство в компании. В статье — все необходимые образцы документов.

Содержание:

• Какие виды документов учитывают в кадровом документообороте
• Как организовать на предприятии кадровый учет с нуля: пошаговый алгоритм

Скачайте полезные документы:

Кадровый документооборот

Кадровое делопроизводство с нуля можно организовать и составить только после того, как получите представление о составе документов, которые участвуют в документообороте кадровой службы. Их можно отнести к одному из трех видов:

• организационные
• распорядительные
• информационно-справочные 

Организационные кадровые документы

К организационным кадровым документам относят локальные нормативные акты работодателя, которыми регулируются трудовые взаимоотношения с работниками предприятия. Основным законом, действующим в области трудовых взаимоотношений. является Трудовой кодекс РФ. Локальными актами учитывают специфику конкретного предприятия. Основное требование, предъявляемое к локальным нормативным актам — устанавливаемые ими нормы не должны ухудшать положения работников по сравнению с теми, что установлены ТК РФ. 

Документы, которые относят к организационным:

• коллективный договор
• правила, которыми устанавливаются внутренний трудовой распорядок и внутренние коммуникации
• штатное расписание
• график отпусков
• положения, которыми регулируются вопросы оплаты труда, премирования, обработки персональных данных, кадрового делопроизводства, допуска к коммерческой тайне
• инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и т.д.

Эксперты журнала «Справочник секретаря» подробно расскажут, как оформить организационные документы по новому ГОСТу 

★ Организации, которые относятся к микропредприятиям, могут не оформлять локальные нормативные акты, поскольку их основные положения оговариваются текстом типового трудового договора. 

Распорядительные кадровые документы

Это те документы, которые издает работодатель для передачи определенных распоряжений персоналу организации.

Документы, которые относят к распорядительным:

• приказы и распоряжения, касающиеся работы с кадрами — о приеме на работу и увольнении, переводе, дисциплинарных взысканиях и награждениях и пр.;
• документы по кадровому учету — личные дела и карточки работников. 

Государственные и муниципальные организации и учреждения ведут кадровый документооборот с использованием унифицированных форм, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н и актами иных органов федеральной исполнительной власти. Для оформления распорядительных документов коммерческая организация также может пользоваться унифицированными формами, но, при необходимости, организация сама может разработать собственные формы. 

Валентина Андреева, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП подробно расскажет об основах кадрового делопроизводства.

Смотрите учебные видеокурс «Кадровое делопроизводство» 

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы используют как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных, эти документы могут не требовать исполнения. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. Информационно-справочные документы подразделяют на три группы. 

Документы, которые относят к информационно-справочным:

• входящая документация
• исходящая документация
• внутренняя документация 

Входящая информационно-справочная документация это:

• распоряжения и указания, направляемые вышестоящими организациями;
• отчетность, письма и иная служебная корреспонденция от подчиненных организаций, подразделений и филиалов;
• корреспонденция, поступающая от иных организаций и предприятий;
• письма, заявки, жалобы, обращения и предложения, поступающие от физических лиц.

Исходящая информационно-справочная документация это:

• подготовленные в организации ответы на письма, запросы и обращения;
• инициативные и информационные письма, предложения, заявки, договоры, акты, обзоры, справки и пр.

Внутренняя информационно-справочная документация это:

• служебные, объяснительные и докладные записки, пояснения, инициативные предложения, акты и пр.
• иная внутренняя документация — отчеты, протоколы, планы и пр.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно регистрировать документы, поступившие в кадровую службу 

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать образец

Кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство ведется с того момента, когда на предприятии появляется первый наемный работник. Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 потребуются только после того, как приказом руководителя будет назначено лицо, ответственное за эту часть деятельности организации. Обычно, это кадровик или секретарь. 

Если во вновь созданной компании приказом вас назначили ответственным за кадровое делопроизводство, используйте наш пошаговый алгоритм. 

Шаг 1. Изучите нормативные и информационные документы, касающиеся организации кадрового учета на предприятии. Основной закон, которым регламентируют кадровый документооборот — Трудовой кодекс РФ. Также ознакомьтесь со следующими нормативными актами:

1. Постановлением Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1

В нем представлены те унифицированные формы первичных документов, которые используются в кадровом учете. Их можно использовать как образец, если на предприятии будут использоваться самостоятельно разработанные бланки кадровых учетных документов.

2. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которым устанавливают правила ведения трудовых книжек.
3. Методическими рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом ВС России 11.07.2017, документом устанавливают правила ведения воинского учета работников на предприятиях;
4. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, ГОСТом Р 7.0.97-2016, приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477  — в этих документах вы найдете правила делопроизводства, стандарты, действующие в архивном деле.

Существенно облегчить и упростить работу по кадровому делопроизводству помогут специализированные программы, которые позволят автоматизировать разработку и учет кадровых документов. Но внедрение таких программ в организации не исключает необходимость написания инструкции по кадровому делопроизводству. Эксперты журнала «Справочник секретаря», расскажут, какие факторы учитывать при автоматизации делопроизводства в крупной компании

★ Чтобы поддерживать законодательную базу в актуальном состоянии, приобретите доступ к специализированным базам данных. В этом случае обо всех обновлениях вы сможете узнавать в режиме реального времени. 

Шаг 2. Изучите уставные документы организации в части порядка оформления на работу ее руководителя. В отношении этой должности действует отдельный регламент, который описывается в уставных документах. Трудовые отношения со всеми другими наемными работниками регламентируются Трудовым кодексом. 

Шаг 3. Оформите прием на работу руководителя. Он несет единоличную ответственность за текущую деятельность предприятия, на него возложена функция оперативного управления. Поэтому все последующие кадровые решения оформляют за его подписью или подписью лица, уполномоченного на это руководителем. Приказ о приеме на работу руководителя — первый распорядительный документ, регистрируемый в кадровом учете. Все последующие приказы имеют последовательную нумерацию и регистрируются в хронологическом порядке.

Шаг 4. Определитесь, какие организационные документы потребуется разработать в первую очередь. Если документирование управленческой деятельности поручено секретарю, сначала нужно будет разработать:

1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Положение об оплате труда;
3. Положение о персональных данных;
4. Инструкция по делопроизводству;
5. Штатное расписание.

Шаг 5. Разработайте шаблоны и бланки:

• трудовых договоров
• личных карточек сотрудников
• приказов и распоряжений
• исходящих писем и пр. 

Все шаблоны и бланки, которые будут использоваться в кадровом документообороте организации, оформите как приложение к инструкции по делопроизводству или положению по кадровому документообороту и утвердите руководителем. В этом регламенте пропишите порядок документирования всех кадровых процедур, а также порядок прохождения кадровых документов внутри организации. 

Инструкция по делопроизводству

Скачать документ

Шаг 6. Оформите книги учета и журналы:

• движения трудовых книжек;
• бланков трудовых книжек;
• регистрации приказов;
• проверок контролирующими органами;
• проведения инструктажей по охране труда и технике безопасности. 

Шаг 7. Издайте приказ о назначении лица, ответственного за оформление, ведение и хранение трудовых книжек. Подготовьте специально оборудованное место, где будут храниться бланки и вкладыши, а также сами трудовые книжки.

Отдельное место, доступ к которому будет ограничен, выделите для хранения личных дел работников, содержащих персональные данные. 

Шаг 8. Оформите прием на работу сотрудников. При подписании трудовых договоров с ними, знакомьте их с локальными актами, касающихся их трудовой деятельности. Приказы о приеме на работу составляйте на основании подписанных обеими сторонами трудовых договоров. Основанием для внесения записи о приеме в трудовую книжку является соответствующий приказ. 

Шаг 9. Проверьте, какие отчеты по кадровому составу и в какие сроки нужно будет представлять в Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и органы Госстатистики. Подробно об этом читайте в «Системе Кадры». 

www.sekretariat.ru