Содержание

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

 

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

Сроки хранения кадровых документов на примере

Таблица сроков хранения

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать

Итоги

 

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале «Сокращен срок хранения ”свежих” документов по личному составу»

.

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Наименование

Информация из Перечня, утвержденного приказом № 558

Состояние документа

Статья

Срок хранения

Примечание

Табели учета рабочего времени за период с 2005 по 2016 год

586

5 лет (1)

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

Частичная утрата текстовой информации

Списки премированных работников ООО «Премьера» за 2007–2010 годы

600

5 лет

Трудночитаемые

Личные дела работников

656

75 лет

ЭПК

Имеющиеся личные дела в полном объеме не укомплектованы, по 3 сотрудникам отсутствуют

Резюме и анкеты лиц, не принятых на работу в ООО «Премьера» за 2012–2017 годы

663

3 года

Командировочные удостоверения сотрудников за 2016 год

668

5 лет

Списки работников ООО «Премьера», ушедших на пенсию в 2006–2016 годах

685

5 лет

Графики предоставления отпусков за 2006–2016 годы

693

1 год

Текст частично выгорел от воздействия солнечного света

Приказы по административно-хозяйственным вопросам за 2006–2016 годы

19

5 лет

Приказы по основной деятельности ООО «Премьера» за 2006–2016 годы

19

Весь период деятельности компании

Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 75 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 1 год, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2016 год). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2006–2015 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2007–2010 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся резюме и анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2012–2017 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2006–2016 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 75 лет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Срок хранения кадровых документовможет быть различным. К примеру, 1 год для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности. Большая часть кадровой документации хранится гораздо дольше, например, 75-летний период хранения предусмотрен для личных дел сотрудников.

Если кадровый документ, срок хранения которого еще не истек, утрачен или поврежден, он подлежит восстановлению. Самовольно сокращать законодательно установленные сроки хранения запрещено. От бумаг с истекшим сроком хранения можно избавиться, но только после специальной экспертизы и оформления акта.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

Хранение кадровых документов в организации

Ведение и хранение кадровых документов в организации является важным процессом. Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда. В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в 2017 году, разговор пойдет ниже.

Какие требования существуют

В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

  • Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
  • Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
  • При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
  • Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
  • В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
  • В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
  • Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Разновидности документов

Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:

  • Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
  • Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
  • Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
  • Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.

Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.

Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.

Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.

Как сортировать дела

Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».

Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Требования к архивам

Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

  • Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
  • Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.

При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

zhazhda.biz

Как правильно хранить кадровые документы в организации?

Хранение и ведение кадровой документации в организации является очень серьезным и важным процессом. Не только потому, что при проверке кадровые документы первыми проверяются государственными органами, но и еще потому, что в этих документах находится вся информация о взаимоотношениях между работником и организацией. Поэтому вопрос о хранении кадровых документов должен быть решен своевременно и в соответствии со всеми требованиями ФЗ.

Что относится к кадровым документам?

Чтобы ответить на вопрос о том, как хранить кадровые документы, нужно понять, что к ним относится. Согласно ФЗ, в группу кадровых документов входят: личные дела, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета, трудовые соглашения (договоры), табели учета рабочего времени.

К кадровым документам, помимо перечисленного, также относят следующее:

  • документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
  • документы по аттестации и установлению квалификации;
  • документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
  • списки работников, имеющих право на льготы;
  • документы о награждении работников;
  • документы по оформлению служебных поездок и командировок;
  • документы по воинскому учету.

Данные документы образуют группу кадровых документов по личному составу.

Ознакомиться с полным перечнем документов можно в методических рекомендациях «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», разработанных совместно Росархивом и ВНИИДАДом и согласованных ЦЭПК при Росархиве 23 декабря 2014 г. 

Срок хранения кадровых документов

Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 

  • документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет;
  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет.

Некоторые виды кадровых документов имеют разные сроки хранения, например, личные дела руководителей и документы о правилах безопасности имеют срок хранения «постоянно», существуют также документы с временным сроком хранения.

Для определения ценности кадровых документов необходимо провести экспертизу, руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, который образуется в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

По итогам проведенной в организации экспертизы выделяются документы с истекшим сроком хранения, на них составляется акт об уничтожении.

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

Поделиться в соц. сетях:

www.archiv.ru

Хранение кадровых документов

Там, где есть хотя бы один работник, появляются трудовые отношения, которые должны быть надлежащим образом оформлены, а документы сохранены для дальнейшей правомерной деятельности организации и работника.

Как правильно оформлять отношения с персоналом

Что нужно знать работодателю, чтобы на законных основаниях осуществлять создание и хранение кадровых документов в организации?

Оформление бумаг, отражающих отношения с работающим персоналом, должно базироваться на внутренних правилах, связанных с организацией труда и, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, закрепленных в следующих правовых актах:

  • нормы внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • трудовой договор;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • график учета рабочего времени;
  • приказ об отпусках;
  • должностные инструкции.

На основании выуказанного, а также согласно Перечня документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ 25.08.10 №558 (в ред.от 16.02.2016) работник кадровой службы обязан вести правильный учет и обработку документации, относящейся к деятельности каждого работника:

  • заключение трудового договора;
  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • аттестация;
  • премирование;
  • предоставление отпусков;
  • оформление командировок;
  • увольнение.

Сроки хранения, определенные законом

В Перечне типовой управленческой архивной документации указано время хранения оформленных бумаг. Действительны эти сроки для всех учреждений независимо от того, воспользуются они государственными архивами или нет.

Условно вся зафиксированная информация, отражающая процесс работы предприятия, а также по личному составу, делится на три группы:

  • постоянного хранения;
  • долговременного – более 10 лет;
  • кратковременного – менее 10 лет.

Передача бумаг постоянного и долговременного хранения в архив предприятия должна быть проведена в течение трех лет после окончания дела, связанного с документооборотом. Кадровые документы организаций, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, а уничтожаются по специальному акту непосредственно в подразделениях компании.

Сам процесс хранения имеет два этапа: текущий и последующий.

Текущий, в свою очередь, можно также разделить на два шага:

  • в процессе оформления – хранение должно осуществляться в предназначенных для этого папках с надписью: «На подпись», «К исполнению» и другими;
  • полностью оформленные – со всеми необходимыми подписями и датами должны подшиваться в папку с делом, к которому они относятся.

Текущее хранение осуществляется в подлинниках и должно иметь специальное место, как минимум, сейф или шкаф с замком. За сохранность трудовых книжек, личных документов персонала отвечает руководитель, поэтому нельзя оставлять их без соответствующего надзора.

При увольнении документы, связанные с работником, оформляются в отдельную папку, прошиваются, нумеруются и сдаются в архив — наступает последующая стадия.

Экспертная комиссия назначается для принятия решения о сдаче бумаг в архив или уничтожении, как не представляющих особой ценности. Для этого составляется опись и соответствующие акты. Руководитель несет ответственность за полную сохранность документов, переданных в архив и обязан обеспечить все необходимые условия.

Нововведения для кадровых документов

С марта 2016 года сроки хранения бумаг для личного состава, созданных в 2003 году, изменились:

  • в госорганизациях, органах местного самоуправления, а также в организациях, обязанных передавать документацию в государственные архивы – в течение 50 лет со дня создания документа;
  • кадровые документы ликвидированных госорганов, местного самоуправления, государственных, муниципальных и частных предприятий, поступающие в госархивы – по истечение 50 лет с момента создания;
  • для остальных – не менее 50 лет со дня создания.

Документы, связанные с персоналом и оформленные до 2003 года, будут храниться, как прежде, 75 лет.

Изменилась ст.19 Перечня 558: срок хранения приказов об очередных и ученических отпусках, а также внутрироссийских и зарубежных командировках должен составлять 5 лет.

Документами постоянного хранения необходимо считать все те, которые не перечислены в п. «б» ст.19 Перечня.

Электронное хранение

Удобство хранения архивной документации в электронном виде привело к разработке правил, утвержденных приказом Минкультуры России №526 от 31.03.2015г, в результате соблюдения которых исключается утрата, искажение и уничтожение информации.

Использование электронного носителя разрешается при условии:

  • наличия, как минимум, 2-х экземпляров электронной версии – рабочий и основной;
  • обеспечения необходимыми программными и техническими средствами для полноценной работы с документами;
  • организации охраны от недозволенного доступа к содержимому архива.

Один раз в пять лет предприятие обязано проводить технический контроль содержимого электронного архива и проводить перезапись устаревшей информации.

Правильное уничтожение документов

Уменьшение срока хранения по отношению к указанному в нормативных актах не допускается. По истечении установленного законом периода для некоторых бумаг необходимо провести экспертизу, которая покажет значимость документа на текущий момент.

Если документ ценен по каким-либо критериям, то срок его хранения продлевается. Для этого составляется соответствующий акт. Если в указанный срок документ не имеет значимости, то оформляется акт на его уничтожение с необходимой описью и выбором способа утилизации – на бумаго- перерабатывающей фабрике или шредированием.

 

nebopro.ru

ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ


⇐ ПредыдущаяСтр 35 из 47Следующая ⇒

 

Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, так как служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. О том, как осуществляется организация текущего хранения кадровых документов в организации, читайте в представленном материале.

 

Главной задачей хранения кадровой документации в организации является ограничение несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективный поиск необходимой информации.

Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив. Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делится на:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержатся надписи "На подпись", "Срочно" и другие, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: о приеме на работу, поощрениях, взысканиях, увольнении и так далее - дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:

- личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

- обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;

- личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и других осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также по своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках". Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Таким образом, действия коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов, являются следующими:

- проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

- хранение документов;

- для организаций - источников комплектования - по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей либо в организацию Российской академии наук;

- для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо храниться в архиве организации.

 


Рекомендуемые страницы:

lektsia.com

Организация хранения кадровых документов

Читайте в статье:

  • Как  и где организовать хранение кадровых документов
  • Как поступить с документами, которые уже не надо хранить
  • Об ответственности работодателя в случаях нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а также неисполнения обязанности по их хранению

После оформления кадровых документов для хранения в архиве следует позаботиться непосредственно об организации их хранения.

Организации могут:

  • организовать общий архив (например, в отдельном помещении), где будут находиться архивные документы всех отделов и служб;
  • либо остановиться на организации децентрализованного архива. В этом случае каждый отдел будет хранить свои документы в своем помещении. Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 15 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 02.03.2016; далее — Федеральный закон № 125-ФЗ) организация может сдавать архивные документы архивным учреждениям на основании соответствующего договора.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Шаг 1. Переместить архивные документы в место хранения

Сдача архивных кадровых дел в архив организации.

Если в организации есть специальное архивное помещение, которым заведует архивариус (иное ответственное лицо), передача документов будет проводиться согласно нормам раздела 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (абзац 1 п. 3.7.1 Основных правил).

Словарь

Архивная опись (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией (абзацы 2–4 п. 3.7.1 Основных правил).

Описи дел отдела кадров составляются по установленной Основными правилами форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве (абзац 2 п. 3.7.2 Основных правил).

Опись дел отдела кадров подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения (п. 3.7.4 Основных правил).

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (п. 3.7.25 Основных правил).

Обратите внимание

Изменены сроки хранения документов по личному составу (Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»). В коммерческих организация такие документы хранятся:

• не менее 75 лет со дня создания, если документы изданы до 2003 г.;

• не менее 50 лет со дня создания — начиная с 2003 г.

Жижерина Ю. Ю., директор по персоналу

www.profiz.ru

Срок хранения кадровых документов в организации

Что подразумевает хранение кадровых документов

Если рассматривать процесс кадрового ведения дел, то туда включается, помимо фиксирования трудовых отношений с рабочими. Использование и хранение всех деловых бумаг для конкретной деятельности какого-либо предприятия, достоверность ценности документов и их передача в архивное хранение.

Такое хранение отличается от простого хранения управленческих бумаг. На каком законе основано хранение кадровых деловых бумаг? В первую очередь – это нормативный акт ФЗ, вступившего в силу 22.102004-ого года, №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

Что регулирует закон:

  • Отношения в сфере по осуществлению хранения, пользования, учёта и комплектации важных документов Архивного фонда РФ и иных документов из архива.
  • Отношения в сфере управленческой деятельности.

Особенности в хранении кадровых документах

Сроки и виды хранения:

  • Все кадровые документы имеют социальную значимость, ведь используются как подтверждение того или иного обстоятельства. Следовательно, большинство документов сохраняют на длительный или постоянный период времени.
  • Вся кадровая документация имеет археографическую и биографическую значимость, а также служит источником в общей статистике исторических процессов.
  • Особенности в хранении кадровых деловых бумаг для предприятия обуславливаются определенными вопросами по ограничению всеобщего доступа к таким бумагам, как удостоверяющими личность человека, и функциями в уменьшении поиска информации.

Два вида в хранении кадровых деловых бумаг:

  • текущий;
  • последующий.

Первый вид используется с момента создания деловой бумаги до конкретной передачи данного дела.

В свою очередь, текущее хранение бумаг делится ещё на две особенности:

  • Хранение уже осуществившихся документов.
  • Хранение бумаг в течение периода их использования.

Помните, что деловые бумаги в период их действия находятся у исполнителя, который обязан их хранить в отдельных папках (на таких папках содержится надпись «на подпись», «срочно» или другие).

Последовательность в осуществлении для текущего хранения личных дел:

  • В папках с пронумерованными листами и с прошивкой обычно хранятся бумажные личные дела.
  • Личные дела для рабочих, которые уже уволены, сохраняются в алфавитном порядке в архиве.
  • В текущем хранении деловых бумаг находятся только личные бумаги тех рабочих, которые работают на данном предприятии. После процесса увольнения личное дело рабочего убирается и позже попадает в архив.
  • Сверху обложки в личных делах нумеруют, то есть закрепляют номер конкретного дела от суммы всех дел.
Важно!

Все трудовые книжки сотрудников в любом предприятии должны храниться в сейфе главного управленца по отделу кадров. Хранятся там ещё – печать, бланки, различные штампы, ключи от других объектов, которые хранят иные документы. Все рабочие должны обязательно расписываться, когда получают копию или выписку из документов на руки. В конце рабочего дня, испорченные бланки и черновики удаляются. Для этого используют бумагорезательную машину.

Второй вид, то есть последующее хранение документов – это процесс проверки экспертизы значимости. Еще делается следующее:

  • Оформляются разные дела.
  • Производятся описи.
  • Собираются различные акты о разбавке документов, то есть документы, что нужно уничтожить.
  • Сдаются дела в архив предприятия.

Экспертиза ценности документов

  1. Это процесс познания документов по основным характеристикам для выявления ценности и определения срока хранения.
  2. Основные вопросы, которые должна решать экспертная комиссия:
    • Осуществление самой экспертизы на ценность деловой бумаги.
    • Осуществление отбора, подготовки деловых бумаг для передачи в государственное хранение.
    • Осуществление в действие процесса экспертизы ценности документов в период подготовки для архивного хранения.
Важно!

С помощью приказа управляющего собирается экспертная комиссия из численности профессиональных работников (более 3 человек). Такая комиссия – совещательный орган, так как все решения фиксируются управляющим предприятия.

Итог деятельности экспертной комиссии

1. Распределяется на 4-е типа:

  • Подлежащие уничтожению из-за истечения срока хранения.
  • Временного хранения (от 1-ого до 10-ти лет).
  • Долговременного хранения (больше 10-ти лет).
  • Постоянного хранения.

Что составляется предприятиями, когда объявились итоги экспертизы ценности документов:

  • Список дел, которые находятся на постоянном хранении.
  • Список дел, которые находятся на временном хранении.
  • Список дел, которые находятся как по личному составу.
  • Акты, которые предусматривают уничтожение дел, не подлежащих хранению.

Помните! Перечень дел, произведенный как итог деятельности экспертной комиссии, закрепляется руководителем предприятия.

Номенклатура и формирование дел

Какая номенклатура должна вестись?

  • Должны быть составлены нормативные и правовые акты, которые контролируют процесс работы отделения кадров.
  • Положение о самом отделении кадров.
  • Должно быть расписание (штатное).
  • Должны присутствовать приказы о приёме на работу и увольнении сотрудников.
  • Должна быть переписка с иными предприятиями по вопросам о повышении квалификации, поиска новых кадров.
  • График отпусков рабочих.
  • Приказы о применении взысканий о дисциплине, поощрении.
  • Приказы о командировках.
  • Документы, которые используются для подготовки и переподготовке сотрудников.
  • Приказы по перенаправлению на другую работу или продвижению по карьере и т.д.
Важно!

Если какое-то предприятие захочет сдать документы в гос. хранение, то нужно будет согласовывать всю номенклатуру с экспертно-проверочной комиссией гос. архива. Вся номенклатура дел предприятия или организации оформляется на бланке, который сделан по стандарту.

Как происходит формирование дел:

  1. Документы помещаются в одно дело, при этом эти документы соответствуют названию дела по содержанию (только исполненные документы).
  2. Порядок расположения документов в конкретной последовательности (по хронологии или алфавиту).

Уничтожение документов

Помните! Без проведения экспертизы на ценность документов, осуществить уничтожение просто невозможно. Как говорилось выше, для этого создаётся специальная экспертная комиссия.

Кого нужно включить в состав экспертной комиссии, чтобы произошла полноценная проверка документов:

  • Главного бухгалтера предприятия.
  • Архивиста.
  • Представителя руководства предприятия.
  • Лицо, которое представляет юридическую службу в предприятии.
  • Лицо, представляющее службу сотрудников предприятия.
  • Сотрудника по службе обеспечения деловых бумаг или секретаря предприятия.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Что рассматривается при полноценном оформлении дел:

  • Нумерация листов, в самих бумагах.
  • Подшивка или переплетение деловых бумаг.
  • Составление листа, считающегося заверительным.
  • Иногда, организация внутренних списков в бумагах.
  • Добавление нужных конкретизаций в реквизиты обложки данного дела.

consultwork.ru