Содержание

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Архивирование личных дел уволенных

Архивный Центр помогает компаниям правильно отправлять в архив личные дела уволенных сотрудников. Законодательство требует хранить эти документы в течение 75 лет. И когда на предприятии накапливаются личные дела уже уволенных сотрудников, необходимо в течение трех лет отправлять их в архив. Процедура архивирования имеет установленный законом порядок и требует профессионального подхода.

Услуга по архивированию личных дел

Наши специалисты проводят все необходимые работы, которых требует правильное архивирование личных дел, вплоть до момента принятия их архивной службой. Услуга включает в себя:

  • проверку дел на предмет правильного оформления и полноты информации;
  • исправление выявленных недостатков, составление справок об отсутствии дел;
  • составление описи дел с соответствующей нумерацией и датированием;
  • сканирование всех составляющих каждого дела для оформления электронной базы;
  • архивирование личных дел уволенных завершается передачей их в архив с гарантией их приема.

Преимущества архивирования личных дел

В результате кадровый отдел предприятия освобождается от бумаг, вышедших из делопроизводства, и руководство получает уверенность в том, что все дела хранятся в соответствии с законодательными нормами, претензий от контролирующих органов не будет. Причем база дел обретает удобную электронную форму – в любой момент можно быстро найти дело давно уволенного сотрудника для выдачи различных справок и т. д.

Архивирование личных дел уволенных от “А-CENTR”

Если на вашем предприятии нет квалифицированных сотрудников для этой процедуры или рабочее время основного сотрудника стоит слишком дорого, для того чтобы нагружать его второстепенными задачами, выгодным решением станет вызов наших специалистов.

Комфортные условия архивирования

Архивный Центр сделает все с гарантией результата и на комфортных для вас условиях:

  • доступная стоимость – наши услуги имеют фиксированные тарифы, средние по рынку;
  • работа выполняется опытными специалистами узкой специализации, что позволяет избегать ошибок и ускоряет срок архивирования личных дел;
  • обслуживание осуществляется в удобное для руководства и других сотрудников время и не повлияет на рабочий процесс на предприятии;
  • договор о сотрудничестве предусматривает гарантию сохранения конфиденциальности вашей информации.

Чтобы дополнительно проконсультироваться или оставить заявку на архивирование личных дел, обращайтесь по указанным на сайте контактам.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на [email protected]

Особенности архивирования личных дел уволенных

Архивирование личных дел уволенных — процесс, с которым сталкивается каждая организация. В определенный момент требуется передача дел сотрудников, уволенных за установленный период. Для обеспечения полной сохранности этих документов рекомендуется перевести их в электронный вид.

Что это дает

Это позволяет уберечь их от различных рисков, обеспечить удобный и быстрый доступ к каждому документу, отказаться от бумажных архивов, занимающих много пространства и требующих определенных условий хранения.

Электронное архивирование личных дел: особенности процесса

Архивирование личных дел сотрудников, уволенных из организации, выполняется в соответствии с существующими нормами действующего законодательства. Причем, не только физическое хранение бумаг предполагает определенный порядок в сортировке и прошивке: электронные документы тоже должны быть обработаны соответствующим образом.

Архивирование личных дел уволенных имеет свои особенности

Это, к примеру, необходимость хранения документов в хронологическом порядке. Они сортируются в соответствии с датами их заполнения и появления в процессе деятельности сотрудника. При сканировании этих документов важен правильный порядок их распределения.

Правильное установление срока хранения документов очень важно!

В данном случае дела уволенных сотрудников должны храниться 75 лет. При этом личные дела руководителей должны храниться постоянно. Для того, чтобы выполнить архивирование личных дел в электронном виде, необходимо оцифровать все документы, составляющие эти дела. Для этого выполняется сканирование. Причем, предварительно проводится обработка, назначается ряд настроек для того, чтобы документы, подлежащие архивированию, направлялись непосредственно в папки хранения. Это поможет значительно сократить время работы. Важно также правильно указать настройки: формат хранения, а также прочие.

Профессиональное архивирование личных дел уволенных

Такой процесс, как архивирование личных дел, необходимо доверять исключительно профессионалам. Обращаясь в нашу компанию, вы можете быть уверены — все документы пройдут грамотную обработку, будут помещены в правильные папки, а все ошибки будут полностью исключены.

Почему мы?

Наши сотрудники хорошо знают положения действующего законодательства по данному вопросу. Поэтому мы всегда придерживаемся существующих норм, дабы избежать любых недочетов и создать по-настоящему грамотный архив. При архивировании личных дел уволенных сотрудников мы оказываем и другие сопутствующие услуги по организации электронного архива.

Передача в архив личных дел

Отдельные вопросы, встречающиеся при подготовке к передаче в архив личных дел

Правовое регулирование

В данной статье мы поговорим о том, как преодолеть ошибки, возникающие при формировании личных дел сотрудников. На всякий случай скажем несколько слов о том, что же представляет собой личное дело.

Личное дело — подборка документов о сотруднике

Начинают личное дело документы, которые составляются при поступлении на работу (личный листок по учету кадров, автобиография, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу), продолжают и заканчивают копии приказов о переводах, совместительстве, награждениях, увольнении сотрудника и пр.

Не стоит забывать

Следует отметить, что личные дела, в основном, ведутся в делопроизводстве тех кадровых служб, которые являются государственными органами и сотрудники которых, в соответствии с действующим законодательством, относятся к государственным служащим. В иных организациях личные дела ведутся по усмотрению кадровых служб. В связи с тем, что действующее законодательство требует вести только личные дела госслужащих, от ведения личных дел в настоящее время многие коммерческие организации просто отказываются, оставляя для кадрового делопроизводства только личные карточки.

Типовой перечень документов

Согласно Типовому перечню личные дела, созданные и закрытые до 2002 года года включительно, хранятся 75 лет, а закрытые с 2003 года – 50 лет. Причем не стоит забывать, что личное дело работающего человека и уволенного – это разные вещи. Сдавать в архив на государственное хранение можно документы только уволенных сотрудников.

Полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

В правилах описаны и иные требования к формированию личных дел

Кроме того, Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 из общего объема личных дел, формируемых кадровыми службами организаций, в отдельную группу выделены личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы (Указ не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации).

Помимо этого существуют нормативные акты соответствующих ведомств, которыми должны руководствоваться подведомственные организации, например, Требования по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах, утвержденные Приказом Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде России от 31.08.2001 N 115.

Проблемы и решения

Тем не менее при формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути решения которых действующим законодательством не предусмотрены. Работая с архивами по личному составу, автор данной статьи не один раз сталкивался с такими сложными вопросами. В этой статье я попытался привести возможные ответы на два наиболее интересных из них.

Вопрос 1: При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат. В основном это происходит по вине самих сотрудников кадровых служб, забывающих указывать даты документов, либо принимающих документы без дат от сотрудников. Как сформировать документы, не имеющие дат?

Ответ: Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые нами документы в описи документов личного дела. Напомним, что во внутреннюю опись документов личного дела вносятся данные о документах, его составляющих, в виде таблицы с указанием в ее графах порядкового номера документа, названия документа, даты документа и других необходимых сведений. Такая опись обычно составляется сотрудниками кадровой службы, в которой ведется конкретное личное дело.

Недатированные документы, следует сформировать после датированных

Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами — Типовым или ведомственным перечнями, Указом N 640 и т.п. Если Вы сможете установить, что документы, попавшие во вторую группу, храниться в личном деле не должны, необходимо такие документы изъять и дальнейшую работу с ними осуществлять согласно установленным требованиям (сформировать в отдельные дела или с другими делами, передать по сдаточной описи в архив либо отложить для уничтожения по акту и т.п.).

Вопрос 2: В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле?

Ответ: Документы личного дела обычно располагаются в хронологической последовательности. Однако по логике событий, отраженных в указанных документах, работник сначала должен был написать заявление о приеме на работу, а уже потом должен был быть издан приказ. В данном случае для систематизации документов следует соблюсти логическую последовательность. Исходя из смысла Основных правил формирования дел, такие нестандартные ситуации следует отразить в соответствующем предисловии к описи.

Предисловия могли бы выглядеть следующим образом

Пример 1. Отдельные документы личных дел, не имеющие дат, но ранее внесенные в опись документов, имеющуюся в личном деле, сформированы в конце каждого дела перед описью, не зафиксированные — после описи. В ряде личных дел оставлены обходные листы сотрудников, ранее внесенные в опись документов, имеющихся в личном деле.

Пример 2. В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее заявления. Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела. Документы представлены в логической последовательности, то есть в том порядке, который должен быть соблюден при оформлении приема на работу. 

Из рассмотренных ситуаций видно, насколько осложняет процесс подготовки личных дел к архивному хранению их несоответствие действующим нормативным документам.

Архивирование личных дел уволенных сотрудников

Архивирование личных дел уволенных сотрудников — обязательная процедура, которая строго регламентируется законодательством. Содержащиеся в них документы служат основанием для выплат пенсий и различных социальных пособий, а потому их утеря, порча или ненадлежащее хранение недопустимы и влекут за собой административную ответственность.

Стоит отметить, что само по себе формирование личных дел как способ хранения информации не является единственно возможным — законодательство обязывает заводить их только для работников государственных и бюджетных структур, коммерческие организации могут обходиться личными карточками, предполагающими меньший объем документации.

В архивировании личных дел уволенных сотрудников необходимо учитывать следующее:

  • для каждой категории документов установлены разные сроки хранения;
  • 75 лет хранятся документы сотрудников, уволенных после 2003 г., 50 лет — до 2003 г.;
  • личные дела руководителей организации уничтожению не подлежат;
  • условия хранения должны соответствовать законам о персональных данных и об архивном деле.

Порядок архивирования

Процедура передачи документов в архив подразумевает несколько действий:

  • проверка имеющейся документации на предмет полноты и правильности составления;
  • формирование описи, оформление дела;
  • непосредственно передача с подписанием соответствующего акта.

При наличии электронного архива организации бумаги оцифровываются и заносятся в базу, что не исключает необходимости сохранять бумажную версию. Бумажный архив организации должен соответствовать требованиям безопасности и обеспечивать сохранность бумаг на протяжении десятилетий.

Архивные услуги компании «ОРБ»

Упростить работу с документами уволенных сотрудников вам помогут опытные архивисты. Обращаясь в компанию «ОРБ», вы получите:

  • экономию времени вашего персонала — им не придется выполнять непрофильные задачи;
  • гарантию соблюдения законодательства — квалифицированные архивисты учтут все нюансы и не допустят ошибок;
  • свободное место в офисе — при передаче архива вы освободите пространство, которое можно эффективно использовать в других целях.

Услуги компании «ОРБ» — архивную обработку, экспертизу ценности, внеофисное хранение, утилизацию и т.д. – вы можете заказать как комплексно или воспользоваться одним конкретным предложением. Для получения подробной консультации по всем возникшим вопросам свяжитесь с нашим специалистом по телефону или оставьте заявку на сайте.

Личные дела уволенных сотрудников


Никак не могу найти ответ на вопрос-Личные дела уволенных сотрудников должны включать копии документов, удостоверяющих личность и др. копии, связанные с работником? Или же только приказы и документы, касающиеся его работы на предприятии. Что должно быть в деле при сдаче его в архив?

Комментарии


А в ахив сдются приказы, Т-2 на картонке и трудовые договоры.

Должны.
В архив сдаем приказы по личному составу прием-увольение, Т-2 на картоне и трудовые договоры.

Значит, в архив копии личных документов не сдаются. А где же мне их хранить?

там же. сдавать всё – и хранить!!)))

Пока не сдаете в архив в личном деле, когда будете передавать в архив будет проведена экспертиза ценности и по акту копии личных документов уничтожите.

ну на сколько мне известно то весь пакет документов. А это 1-заявление о приеме на работу от сотрудника с личной подписью ответственного лица за прием на работу. все копии документов сотрудника. приказы о принятии на работу и об увольнении заявление от сотрудника об увольнении(если по собственному). или приказ о расторжении договора по причине например, профнепригодности сотрудника……….. личное дело сотрудника, должностная инструкция. вроде все. ах да когда он забирает свою трудовую надо, что бы он расписался за то, что вы ему ее выдали в журнале…………………

В архив сдаются все документы уволенного сотрудника. Олюся, а Вы помоему немного перепутали с увольнением это я о росписи и т.п.

Олюся, вы же не занимались делопроизводством. Зачем же даете советы? Заявление о приеме сейчас не нужно. Приказы храняться отдельно, а в ЛД вкладывается копия с единственной целью, в случае чего не искать инфу о сотруднике по всем журналам и папкам, а взять одно ЛД и там все по нему будет.

Возможно я не права. Но мне кажется что в каждой компании есть какие то свои нюансы видение дел. У нас всегда приказ печатался в двух экземплярах и один уходил на хранение, а другой лежал ЛД. А насчет Приказа я не знала что, он не обязательный у нас это был первый документ с которого и начинался весь процесс по приему на работу сотрудника. Так сказать на основании чего он принят на работу. И только после подписания директора печатался приказ о приеме на работу. А когда работник увольняется то все документы касающиеся его дела переходят на архив. Если я в чем то, не права поправ те, я в этом новичок меня учили так.

Так было раньше. Сейчас основанием для приема на работу является трудовой договор.

А зачем копии приказов в дело вкладывать? В деле есть т.договор, есть доп. соглашения. Если очень будет нужен приказ его всегда можно найти в архиве.

Только для того, что бы не искать в архиве.)) Больше не зачем. Просто когда они все месте удобнее тот же отпуск расчитывать или сразу видно, если в Т2 забыл что-то вписать. Просто мне так удобнее.

Вы можете сдавать в архив все, что посчитаете нужным. Делаете локальный акт, в котором перечисляете документы личного дела, обязательные для хранения. Если сдаете в госархив, они сами лишнее выкинут. Вся информация есть в Т-2, зачем еще что-то?
Все, что у Вас хранилось в личном деле, пока сотрудник работал, убирайте в отдельный шкаф и пусть лежит, года через 3-4 оставите документы длительного хранения (75 лет), а остальное экспертная комиссия актом отправит “в печь”.
Где-то у Андреевой есть хорошии коментарии по этому вопросу, но мне все некогда найти.

Вся информация есть в Т-2, зачем еще что-то?
_________________________________________
Потому, что приказы по ЛС (кроме отпусков. командировок и взысканий) и Трудовых должны храниться 75 лет и нужно обеспечить их хранение.

Так они и хранятся столько, только отдельно. Не вижу смысла раздувать дела, вкладывая туда копии приказов.

Не видите – не делайте. Делопроизводство должно быть удобным. Мне удобно, когда все документы по одному вопросу (сотруднику) можно найти в одном месте.

Согласна! Делаю так же. Иначе замучаешься потом искать по журналам и папкам нужный документ. А если есть “вредность” и оформляют льготную пенсию по 1 и 2 Списку, то вообще лучше ВСЁ копировать и даже заявления о предоставлении отпусков хранить до дня увольнения. А после увольнения, когда готовлю все документы к архивному хранению, провожу “полистную инвентаризацию”, убираю двойные экземпляры документов, дкументы с истекшими сроками хранения, составляю опись и передаю в архив.

И не делаю;) У некоторых людей проработавших около 10 лет и так дела не тоненькие, а уж вкладываю туда копии приказов, это выйдет не один том. И места и так уже мало от этих картотек. Делопроизводство должно быть не только удобным, но и разумным.

Здравствуйте, vd9.
Подскажите, пожалуйста, а как быть с личными делами сотрудников организации, которая прекратила свое существование?

Здравствуйте.
Сдать в гос.архив

Ох, Галочка новичок,
Положено сдавать в госархив.
Но сама лично в мангале жгла и в шредере резала. И все мои усилия по архивации в…..

Какая разница какой толщины дело? Ни где не сказано, что оно обязательно должно быть тоненьким. Дело это до 250 листов, потом делится на тома. Мое мнение – разумно копии всех документов по сотрднику хранить в одном месте, а не рыться по папкам.

Извините Julia, а какая у Вас численность?

Теперь все понятно:) при численности хотя бы в 500 человек, Вы бы врят ли все подряд пихали в личное дело.

Напротив, я, тем более тогда бы вряд ли стала информацию по одному вопросу прятать по разным папкам.

Я работала в архиве, так что вряд ли мои взгляды по фондированию документов определены моей наивностью.

Федеральный закон “Об архивном деле в РФ”
ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙС
Принят
Государственной Думой
1 октября 2004 года
Одобрен
Советом Федерации
13 октября 2004 года

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.


Оригиналы любых приказов (в том числе по личному составу) сдаются в архив отдельно, в ЛД может быть копия, а вообще, сдавайте все документы, какие есть по персоне, в архиве разберутся.

файлов сотрудников: что хранить и как долго

Мы можем получать компенсацию от партнеров и рекламодателей, чьи продукты представлены здесь. Компенсация может повлиять на то, где продукты размещены на нашем сайте, но редакционные мнения, оценки и обзоры не зависят от какого-либо рекламодателя или партнера и не зависят от них.

Сотрудники при приеме на работу набирают много документов, и поток документов продолжается на протяжении всего срока их пребывания в вашей компании.В этом потоке есть частные документы, юридические документы, подписанные и неподписанные документы, а также некоторые документы, которые могут вам даже не понадобиться.

Личное дело сотрудника является официальным документом компании. В некоторых штатах нынешние и бывшие сотрудники имеют право просматривать свои личные дела.

Федеральные агентства, такие как Налоговая служба или Служба гражданства и иммиграции США (USCIS), также могут запрашивать документы из ваших личных дел. Ваши записи также могут потребоваться для ответа на судебный процесс.

Когда это произойдет, вам не захочется искать и гадать, что оставить, а что оставить.

Поскольку многие формы сотрудников переносятся на системы электронных документов, как никогда важно иметь план для регистрации, хранения и хранения документов сотрудников.

Политика хранения документов отдела кадров (HR) может гарантировать, что у вас всегда будут актуальные, точные и актуальные документы именно там, где вы можете их найти. Это также позволяет вам воспользоваться разведывательными данными, скрытыми во всей этой документации.

Обзор: Какие файлы вы должны иметь на каждого сотрудника?

Важно задокументировать историю занятости сотрудника, начиная с самого процесса приема на работу и приема на работу. Многие работодатели с удивлением узнают, что они должны вести учет кандидатов на работу, а также нанимаемых в случае жалобы о дискриминации. Программное обеспечение

HR может собирать эту информацию и даже вычислять числа и создавать отчеты для вас. Затем вы можете проактивно работать в качестве своего собственного сторожевого пса, проверяя непреднамеренную предвзятость и корректируя свои методы найма и найма.

Важность ведения кадрового учета сохраняется, поскольку ваш сотрудник остается на работе из года в год. Например, предположим, что у вас есть сотрудник, у которого серьезные проблемы с производительностью. Вы составляете план повышения производительности, но проблемы не исчезают. В конце концов, вы увольняете сотрудника.

Этот след аттестации и прогрессивной дисциплины готовит сотрудника и поддерживает ваше решение в случае, если уволенный сотрудник пожалуется. Опять же, тщательная работа с документами может укрепить передовые методы управления персоналом.

Надлежащее управление кадровой документацией также важно для защиты конфиденциальной информации ваших сотрудников. Личная идентификационная информация, финансовые документы и медицинские записи должны храниться в надежном месте. Неправильное использование этой информации может нанести вред вашим сотрудникам и вызвать юридические проблемы для вашей компании.

Как долго вы должны хранить файлы и записи сотрудников?

Когда сотрудник увольняется из вашей компании, начинается отсчет времени для хранения записей. Знание того, как долго хранить записи и какие записи вы можете заархивировать или уничтожить, важно для поддержания управляемого, эффективного и совместимого репозитория документов сотрудников.

На этой диаграмме показаны документы сотрудников, которые следует вести для соискателей и сотрудников, а также минимальные требования к удержанию после увольнения или отказа от работы. Многие юридические и финансовые консультанты рекомендуют хранить документы дольше.

Можно установить более длительные горизонты для утилизации документов. Важно последовательно решать их во всех HR-процессах.

Схема дел и записей сотрудников:

Тип записи Минимальный срок хранения
Объявления о вакансиях, описания должностей, резюме, формы заявок и немедицинские отборочные тесты для всех соискателей 3 года по программе ADEA
Проверки биографических данных, кредитные отчеты и финансовые отчеты 1 год при надежном хранении и утилизации
I-9 и копии документов, удостоверяющих личность (ID) 3 года после приема на работу или 1 год после увольнения в защищенном отдельном файле со всеми I-9 сотрудников
Предложения и контракты на работу, справочники для сотрудников и другие подписанные документы 1 год
Медицинские карты, формы регистрации в медицинском страховании, записи об инвалидности, запросы на размещение, медицинские осмотры, записи врачей и результаты тестов на наркотики 1 год при отдельном безопасном хранении и утилизации
Аттестации, дисциплинарные отчеты, награды и отчеты о посещаемости 2 года
Записи о заработной плате, W-4 и табели учета рабочего времени От 4 до 7 лет
Записи о разлучении, включая собеседования при увольнении, причины увольнения, увольнения или заявления об увольнении, соглашения о разводе и другие соглашения о разлучении 1 год
Планы, предложения и записи немедицинских льгот 1 год
Запросы на отпуск FMLA и документация 3 года
Записи о несчастных случаях и травмах 5 лет
Записи об опасном воздействии 30 лет
Документы по жалобе и расследованию Пока претензия не будет разрешена

1.Рекрутинговые материалы

Вам необходимо сохранять документы о соискателях и приемах на работу, чтобы убедиться, что вы не дискриминируете квалифицированных кандидатов. Раздел VII Закона о гражданских правах (Раздел VII) требует, чтобы вы вели учет в течение одного года, но Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу (ADEA) требует трех, поэтому вам необходимо соблюдать более высокий стандарт.

Дискриминация может быть умышленной или вызванной политиками, оказывающими «разрозненное воздействие» на защищаемых сотрудников. Например, вам может потребоваться пройти тест на грамотность английского языка для сотрудников, которым не нужны продвинутые знания английского языка, – практика, которая непропорционально исключает кандидатов по национальному происхождению.

2. Проверка биографических данных

Если вы проводите проверку на наличие судимости или кредитоспособности, действуйте осторожно. Раздел VII, Закон о справедливой кредитной отчетности (FCRA) и другие федеральные законы ограничивают ваше право на использование этой информации и требуют, чтобы вы надежно хранили и уничтожали ее.

3. I-9s

Храните I-9 для всех сотрудников в защищенном отдельном файле на случай проверки USCIS. Вам нужно оставить только страницы с подписями.

Вы несете ответственность за идентификаторы, но вам не нужно их копировать.Если вы копируете идентификаторы, вы должны делать это последовательно для всех сотрудников, надежно хранить их и уничтожать по истечении срока хранения.

4. Контракты сотрудников

Все подписанные контракты должны храниться в личных делах ваших сотрудников для документирования ваших политик и соглашений. Это важно для защиты вашей компании от жалоб и судебных исков. Если новые контракты заменяют старые, сохраните текущую копию в файле и уничтожьте старую версию.

5. Медицинская информация

Медицинская и генетическая информация о ваших сотрудниках и членах их семей должна надежно храниться в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), Законом о недискриминации генетической информации (GINA) и стандартами здравоохранения, контролируемыми Службой безопасности труда и Управление здравоохранения (OSHA).

Сюда входят записи врачей, запросы о размещении по медицинским показаниям и другая медицинская информация, предоставленная сотрудниками.

6. Аттестация

Храните все аттестации и дисциплинарные записи в файле не менее двух лет. Эта документация может защитить вас в случае жалоб относительно рекламных акций и компенсаций. Он также поддерживает передовые методы последовательного, справедливого и законного управления сотрудниками.

7. Учетные записи о заработной плате

Таблицы учета рабочего времени и другие платежные ведомости должны храниться в течение двух-трех лет в соответствии с антидискриминационными законами и законами о заработной плате и часах, такими как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости (ADEA) .

IRS, однако, требует, чтобы налоговые отчеты о заработной плате хранились в течение четырех лет, а налоговое законодательство штата может предписывать еще более длительный срок хранения. На всякий случай лучше всего хранить все эти записи в течение семи лет.

Записи о сотрудниках защищены сетью государственных и федеральных законов, таких как FLSA. Источник: dol.gov.

8. Записи о прекращении службы

Согласно законам о борьбе с дискриминацией и о заработной плате и часах, все документы, касающиеся увольнения или увольнения сотрудника, должны храниться в течение одного года после увольнения с работы.

9. Записи о льготах

Записи о немедицинских льготах, включая регистрационные формы и планы, могут быть удалены по истечении одного года. Вы должны принять меры для защиты финансовых или личных данных сотрудников, поэтому некоторые из этих записей могут потребовать безопасного хранения.

10. Отпуск по FMLA

FMLA требует, чтобы работодатели сохраняли заявления на отпуск не менее трех лет, включая документацию о причинах отпуска. Любые записи с медицинской информацией должны храниться в надежном месте.

11. Записи о несчастных случаях и воздействиях

OSHA требует от работодателей надежно хранить записи о несчастных случаях в течение пяти лет. Воздействие опасных веществ на рабочем месте должно сохраняться в течение 30 лет из-за возможных долгосрочных последствий для здоровья.

12. Жалобы

Каждый раз, когда сотрудник подает жалобу или подает иск, вы должны хранить соответствующие записи до разрешения претензии. Ваша система управления документами должна автоматически блокировать личное дело сотрудника после подачи жалобы, чтобы избежать случайного уничтожения любых соответствующих документов.

Правовые последствия ведения учета в малом бизнесе

Неспособность хранить и защищать записи о сотрудниках может дорого обходиться. Возможные последствия включают:

Цитаты и штрафы: OSHA, Министерство труда США, IRS и другие федеральные агентства, а также власти штата обеспечивают соблюдение требований к ведению документации с цитатами и штрафами. Например, ошибки при ведении записей – второе по частоте нарушение, на которое ссылается OSHA. Максимальный штраф за нарушение на 2020 год увеличен до 13 494 долларов.Несохранение таких документов, как ведомость заработной платы, может даже привести к уголовному преследованию.

Юридическая ответственность: Если сотрудник подает в суд и вы не можете предоставить документы, требуемые судом, вы можете проиграть судебный процесс и столкнуться с дополнительными обвинениями в хищении доказательств. Примером может служить дело в штате Иллинойс Mohr v. Weather Tech, в котором компания отказалась от календаря сотрудника после ее увольнения из-за чрезмерного отсутствия. Сотрудник подал в суд за дискриминацию, и во время обнаружения потребовали календарь.Когда компания не смогла его произвести, сотрудник подал иск о грабеже по неосторожности. В данном случае победил работодатель, но это было потрачено много времени, денег и горя из-за пропавшего календаря.

Управляйте записями сотрудников

Комплексный план управления кадровыми записями позволяет вам направлять поток информации о сотрудниках через вашу компанию для достижения ваших целей.

В дополнение к обеспечению соблюдения правовых норм, тщательное управление записями может обеспечить понимание для управления кадровой политикой, защиты конфиденциальной информации ваших сотрудников и закрепления передовых методов работы с кадрами.

Следует ли архивировать данные об уходящих сотрудниках?

Опубликовано 29 августа 2017 г.
Уходящий сотрудник оставляет после себя огромное количество ESI. Следует ли компаниям проявлять особую заботу о сохранении этих данных?

Многие из сегодняшних сотрудников являются информационными работниками – сотрудниками, которые используют или создают информацию, чтобы помочь в принятии решений или повлиять на образ действий организации.

Информационные работники не только ежедневно создают и получают огромные объемы электронных данных, но и стремятся сохранить большую часть этих данных для справок и повторного использования.Таким образом, за относительно короткий период времени информационный работник может накопить десятки или сотни гигабайт информации, хранящейся в электронном виде (ESI). Но что делать организации с уходящими данными о сотрудниках?

Хотя большая часть этих данных – содержащие дубликаты, исправления, просроченный или устаревший контент – имеют небольшую потенциальную ценность для организации, часть из них может содержать интеллектуальную собственность, корпоративную историю и ноу-хау, документы, подлежащие нормативному или правовому хранению, или контент. с прямой деловой ценностью.

Организации склонны обрабатывать уходящие данные сотрудников одним из двух способов: игнорировать или удалять. Стандартной практикой для многих компаний, когда сотрудник увольняется, является закрытие всех своих учетных записей и изменение назначения или повторного образа компьютерного оборудования, эффективно уничтожая данные уходящего сотрудника. Например, компания может закрыть учетную запись Office 365 сотрудника и передать эту лицензию новому сотруднику. Проблема с этой практикой заключается в том, что облачная учетная запись сотрудника OneDrive будет автоматически очищена, при этом будут удалены все файлы, сохраненные в облаке.Облачная учетная запись электронной почты уходящего сотрудника также будет закрыта, в результате чего будет удалена вся текущая и заархивированная электронная почта, хранящаяся в Office 365.

С другой стороны, многие ИТ-специалисты жалуются, что общие файловые ресурсы и почтовые серверы перегружены файлами бывших сотрудников и учетными записями электронной почты, потому что в их компании нет политики для обработки данных уходящих сотрудников.

Некоторые компании на собственном опыте выяснили, что слепое удаление данных бывших сотрудников может отрицательно сказаться на бизнесе. В одном из личных случаев мне позвонил напуганный бывший работодатель и спросил, есть ли у меня копия сложной модели рентабельности инвестиций в Excel, которую я создал за полгода до ухода из компании.(Я не сделал этого и сказал им об этом.) Оказывается, они повторно создали образ моего ноутбука без резервного копирования и потеряли модель окупаемости инвестиций. Теперь у них была большая сделка, которая зависела от возможности использовать эту модель, а у них ее не было.

Корпоративные юридические отделы лидируют во внедрении политик для сбора и архивирования данных об уходящих сотрудниках в течение периода хранения, основанного на сроке давности для судебных исков о неправомерном увольнении, на случай, если уволенный сотрудник позже подаст в суд. Политики гарантируют, что учетные записи электронной почты, архивы, облачные учетные записи и компьютерное оборудование будут добываться для потенциально оперативных данных до их потери.Профессионалы в области интеллектуального управления информацией воспримут это как сигнал о том, что пора начать проактивно рассматривать и управлять данными уходящих сотрудников.

Могу ли я запросить свое кадровое дело у работодателя в Неваде?

По разным причинам вы можете запросить копию своего личного дела у вашего нынешнего или бывшего работодателя. Например, вы можете захотеть узнать, какие корректирующие действия ваш работодатель предпринял против вас, или какую информацию ваш работодатель использовал при принятии решения о том, принимать ли вас на работу.Доступ к этой информации может быть особенно важным, если вы собираетесь подать иск против своего работодателя.

Должен ли ваш работодатель предоставлять вам доступ к вашим записям в соответствии с законодательством штата Невада?

Да. В стандарте NRS 613.075 говорится, что если работник просит показать его или ее личное дело, то работодатель должен:

  1. Предоставить работнику разумную возможность в обычные рабочие часы проверить любые записи, используемые для определения квалификации этого сотрудника, и любые дисциплинарные меры, принятые в отношении работника, включая увольнение с работы;
  2. Предоставьте сотруднику копию записей.

Обратите внимание, что вашему работодателю не обязательно включать следующие записи:

  • Конфиденциальные отчеты предыдущих работодателей или следственных агентств;
  • Прочие конфиденциальные следственные файлы в отношении сотрудника;
  • Информация, касающаяся расследования, ареста или осуждения сотрудника за нарушение любого закона.

Работодатель имеет право взимать с вас фактическую стоимость доступа к файлу и его копиям. Кроме того, ваш работодатель не обязан предоставлять вам доступ к вашему файлу, если вы не работали более 60 дней.

Согласно NRS 608.115, ваш работодатель также должен вести учет вашей заработной платы в течение 2 лет и должен предоставить вам копию этих записей в течение 10 дней с момента запроса.

Есть ли крайний срок для запроса моего файла?

Если вы в настоящее время являетесь сотрудником, вы можете попросить показать свое дело в любое время, но если вы были уволены, у вас есть только 60 дней с даты вашего увольнения, чтобы попросить показать свое личное дело или получить копию. Если вам нужны записи о заработной плате, вам может потребоваться запросить их специально, потому что их регулирует отдельный закон.Нет крайнего срока для запроса отчетов о заработной плате, но работодатели обязаны хранить их только в течение 2 лет.

Что, если я хочу ответить на что-то в моем файле или поспорить?

Закон Невады требует, чтобы ваш работодатель разрешил вам предоставить «разумное письменное объяснение в прямом ответе» на все, что написано в вашем личном деле. Если вы можете показать, что что-то в файле неточно или неполно, ваш работодатель должен соответствующим образом изменить запись.

Как лучше всего запросить мое кадровое дело?

Лучше всего подать письменный запрос лицу или отделу, ведающему кадровыми делами.Вы также можете скопировать кого-нибудь, кто, по вашему мнению, должен знать о вашем запросе.

Если вам нужна помощь в запросе вашего файла, я могу предоставить вам форму для использования за небольшую плату, или вы можете нанять меня, чтобы я написал и отправил запрос за вас. Если у вас возникли проблемы с получением файла, вы также можете заполнить форму по этой ссылке, чтобы попросить Уполномоченного по вопросам труда штата Невада запросить ее для вас.

6,70 Кадровые дела – Школьный округ округа Окичоби

6.70 Досье персонала

Глава 6.00: Персонал

6,70

КАДРОВЫЕ ФАЙЛЫ

ПОЛИТИКА

Термин «личное дело», используемый в этом правиле, означает все записи, информацию, данные или материалы.

, поддерживаемый Округом в любой форме или в любой системе поиска, в отношении любого сотрудника, которая однозначно применима к этому сотруднику.

I. Суперинтендант должен вести личный учет каждого сотрудника.Запись должна включать.

A. Заявление о приеме на работу

B. Список литературы

C. Ежегодные оценки

D. Благодарственные письма, выговоры и др.

E. Данные, обосновывающие размещение в графике заработной платы (образование, табели, стаж и т. Д.)

F. Свидетельство об обучении, если применимо

г. Прочие относящиеся к делу данные

II. За исключением материалов, касающихся выполнения работы или других вопросов, которые могут быть поводом для дисциплинарного взыскания, приостановления или увольнения в соответствии с законодательством этого штата, никакие уничижительные материалы, касающиеся поведения, службы, характера или личности сотрудника, не должны помещаться в личное дело.В личное дело не допускается размещение анонимных писем или анонимных материалов.

III. Материалы, касающиеся выполнения работы, дисциплины, отстранения или увольнения, должны быть сведены в письменной форме и подписаны лицом, компетентным знать факты или выносить суждения.

A. Такие материалы не могут быть помещены в личное дело, если они не были сведены в письменной форме в течение сорока пяти (45) дней, не считая периода летних каникул, с того момента, как администрация узнала о факте, отраженном в материалах

Б.Дополнительная информация, относящаяся к таким письменным материалам, которые должны быть помещены в файл, может быть добавлена ​​к таким материалам для уточнения или уточнения по мере необходимости. Копия таких материалов для приобщения к личному делу сотрудника должна быть предоставлена ​​сотруднику заказным письмом или личной доставкой.

C. Подпись сотрудника на копии материалов, подлежащих хранению в личном деле сотрудника, означает получение и не обязательно означает согласие с его содержанием. Сотруднику будут предоставлены все права, изложенные в Уставе Флориды.

IV. Досье сотрудников, независимо от их местонахождения в школьной системе, открыты для проверки в соответствии с Уставом Флориды, за исключением следующего:

A. Любая жалоба и любые материалы, относящиеся к расследованию жалобы на сотрудника, должны оставаться конфиденциальными до завершения предварительного расследования или до тех пор, пока предварительное расследование не прекратит свое действие, как это определено в Уставе Флориды.

B. Оценки сотрудников, подготовленные в соответствии с Уставом Флориды, правилами, принятыми Советом по образованию штата или местным школьным советом в соответствии с указанными разделами, должны оставаться конфиденциальными до конца учебного года, непосредственно следующего за учебным годом, в течение которого каждая оценка сделан.Никакие оценки, подготовленные до 1 июля 1983 г., не подлежат обнародованию.

C. Никакие материальные оскорбления сотрудника не должны быть открыты для проверки в течение десяти (10) дней после того, как сотрудник был уведомлен в соответствии с III.B. этого правила.

D. Записи о удержаниях из заработной платы работника должны быть конфиденциальными.

E. Медицинские карты сотрудников, включая медицинские заявления, психиатрические и психологические записи, должны быть конфиденциальными; при условии, однако, что на любом слушании, касающемся компетентности или производительности сотрудника, должностное лицо или комиссия, проводящие слушания, должны иметь доступ к таким записям.

F. Любая информация в отчете о травме или заболевании, поданном в соответствии со Статутом Флориды, позволяющая идентифицировать больного или травмированного сотрудника.

G. Персональная информация агентства, исключенная в соответствии с положениями 119.071, F.S.

V. Невзирая на другие положения этого правила, все аспекты личного дела каждого сотрудника должны быть открыты для проверки в любое время членами школьного совета, суперинтендантом и директором школы или их соответствующими уполномоченными при исполнении своих соответствующих обязанностей.

VI. Несмотря на другие положения этого правила, все аспекты личного дела каждого сотрудника должны быть

предоставлен сотрудникам правоохранительных органов для проведения законного уголовного расследования.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЙ ОРГАН: 1001.41, 1012.22, 1012.23, F.S.

ПРИМЕНЯЕМЫЕ ЗАКОНЫ: 112.08 (7), 119.07, 119.071, 441.85 (10), 1001.43, 1008.24,

1012.31, F.S

34 CFR 99 (FERPA), 45 CFR 164 (HIPAA)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УПРАВЛЕНИЕ ПО ОБРАЗОВАНИЮ:

ИСТОРИЯ: Принят: 14.07.1998

Дата (даты) редакции: 10.12.2013

Ранее: C-41, E-31

© EMCS

Когда сотрудник увольняется, что происходит с его электронной почтой?

Люди уходят с работы, это факт жизни.Их офисный стол очищен и переназначен. Но что делать с их корпоративной учетной записью электронной почты и какое отношение это имеет к соблюдению требований электронной почты?

У некоторых компаний будет политика хранения электронной почты, другие будут заниматься ситуацией, когда она возникает, но одно можно сказать наверняка – по крайней мере, часть этой информации потребуется получить в будущем . Это может произойти с деловой информацией, непредвиденными требованиями к данным, по причинам соответствия или как часть ответа на запрос о раскрытии информации или расследования отдела кадров.

Итак, реальный вопрос – как вы обрабатываете электронные письма, когда сотрудник увольняется?

Что вы делаете со старыми электронными письмами сотрудников?

Вы можете просто удалить учетную запись и связанные с ней данные. В краткосрочной перспективе это прекрасное решение, так как вам больше не нужно беспокоиться о новых электронных письмах или серверах для хранения данных, но это может стать катализатором множества новых проблем.

В настоящее время действуют законы о хранении данных, согласно которым требует, чтобы вы хранили свою электронную почту в течение нескольких лет (в зависимости от вашей отрасли и геолокации) .

В дополнение к этому, старые сообщения служащего могут подлежать обнаружению в случае судебного разбирательства. Если необходимые данные были удалены, ваша организация может быть подвергнута штрафам или другим серьезным санкциям.

Вот что нужно делать, когда сотрудник увольняется или увольняется:

1. Ограничить доступ к своему почтовому ящику

Сотруднику должно быть дано время до окончательной даты отъезда пройти через свой почтовый ящик и скопировать все необходимые документы на личную флешку.Это, конечно, зависит от обстоятельств, при которых они уехали, и собственной политики вашей организации в отношении ИС и конфиденциальности записей.

После увольнения сотрудника необходимо, чтобы сбросил его пароль электронной почты и ограничил доступ к своей учетной записи электронной почты. Несоблюдение этой процедуры отключения может привести к потере данных или утечке данных с серьезными последствиями.

2. Переслать письмо соответствующему сотруднику / менеджеру

Вы можете оставить статус почтового ящика активным, но не забудьте переслать его электронное письмо менеджеру или ИТ-отделу.Вы также можете добавить сообщение автоответчика, в котором объясняется, что сотрудник больше не работает в компании и кто будет лучшим контактным лицом в дальнейшем.

Помните, что для с активным почтовым ящиком ежемесячная стоимость почтового ящика составляет , что может быть довольно дорого в зависимости от вашего почтового клиента и плана (например, подписка на Office365 E5 составляет 35 долларов в месяц).

Теоретически, если вы не работаете в регулируемой отрасли, вы можете удалить почтовый ящик через один-три месяца, но обычно мы не советуем полностью стирать данные, чтобы сохранить деловую информацию и быть готовыми к проверкам соответствия и судебным разбирательствам.Это во многом зависит от должности и обязанностей сотрудника в компании, но хорошо иметь установленную политику по этому поводу, чтобы избежать ошибок.

Помните, что в зависимости от того, какие законы применяются к вам и где вы работаете, может возникнуть проблем с конфиденциальностью данных , если вы решите оставить почтовые ящики бывших сотрудников активными.

Электронная переписка

содержит огромное количество ценной информации, но законы о хранении данных также противоречат законам о защите данных , поэтому важно тщательно взвесить, как долго вы собираетесь хранить записи, чтобы они всегда были под рукой, но избегайте нарушения любых законов о конфиденциальности данных, таких как GDPR.

Это недавно произошло в Бельгии, где местный орган по защите данных оштрафовал МСП на евро, 15000 евро за хранение данных сотрудников более 2 лет и несоблюдение основополагающих принципов GDPR (минимизация данных и законность).

3. Архивировать и удалить почтовый ящик

Кроме того, вы можете заархивировать почтовый ящик сотрудника и создать резервную копию на локальном сервере, после чего исходное электронное письмо можно безопасно удалить.

По истечении заданного периода времени вы можете попросить ИТ-отдел создать резервную копию существующих электронных писем и хранить ее на серверах компании столько, сколько вам нужно.Предыдущий сотрудник может (а может и не иметь) пока иметь доступ к своему рабочему адресу электронной почты, и вы можете стереть его, как только он будет скопирован. Вы можете иметь постоянный, неопределенный или установленный срок хранения почты, делая ее доступной при необходимости.

4. Используйте стороннее архивирование электронной почты, чтобы упростить работу и обеспечить соответствие требованиям

Если вы работаете в жестко регулируемой отрасли, такой как образование или финансовые услуги, вам необходимо сохранить электронные записи , включая записи бывших сотрудников, не только для обеспечения непрерывности бизнеса, но также для соответствия требованиям .

Стороннее программное обеспечение для архивирования электронной почты полагается на ведение журнала электронной почты и создает копии всей электронной почты практически в режиме реального времени. Электронная почта мгновенно индексируется и сохраняется, что позволяет удалить все из почтового ящика и сохранить архив (локально или в облаке).

Такие архивы полностью доступны для поиска, что делает их самым простым способом получить доступ к старым сообщениям, избежать оплаты полной стоимости аккаунта и соответствовать всем применимым законам о хранении электронной почты.

Большинство сторонних решений для архивирования электронной почты позволяют вам устанавливать политики хранения, поэтому (в зависимости от роли сотрудника и соответствующих правил) вы можете хранить все унаследованные данные на неопределенный срок или запланировать правила хранения для автоматического удаления записей после указанного или истекает обязательный срок хранения (например, компаниям FINRA необходимо будет хранить всю электронную почту не менее 6 лет).

Текучесть кадров, управление объемом электронной почты и соблюдение нормативных требований / юридические запросы – все это повседневные дела.Важно убедиться, что ваша организация подготовлена ​​ко всем трем.

Сохранение электронных писем бывших сотрудников – лишь одно из многих преимуществ архива электронной почты. Чтобы узнать больше о том, как архив электронной почты может облегчить вашу жизнь, вы можете прочитать эту статью о преимуществах архивирования электронной почты: 20 причин для архивации электронной почты.

Jatheon – технологическая компания, специализирующаяся на безопасном архивировании бизнес-коммуникаций, таких как электронная почта, социальные сети и приложения для чата, для обеспечения соответствия, обеспечения непрерывности бизнеса и юридических открытий. Узнайте, как наше программное обеспечение для облачного архивирования на базе AWS может помочь вам снизить стоимость и сложность управления электронной почтой бывшего сотрудника .

Права сотрудников в отношении личных дел

Флорида не известна своим всеобъемлющим и выгодным трудовым законодательством. Фактически, законы Флориды не дают многим сотрудникам определенных прав, которые даются во многих других штатах. В частности, многие сотрудники во Флориде даже не имеют права просматривать свое личное дело.

Кадровые файлы

могут содержать широкий спектр документов и информации, которые могут быть чрезвычайно полезны, если вы считаете, что вы были уволены незаконно или стали жертвой незаконной дискриминации или репрессалий. Этот файл может содержать документы, касающиеся вашего приема на работу (резюме, рекомендации, трудовые договоры), эффективности работы (ежегодные обзоры, дисциплинарные меры) и многое другое. Хотя эти файлы могут быть личными и важными, особенно в судебном порядке, не каждый во Флориде имеет право на доступ к этим файлам.

Сотрудники частного сектора – Закон не дает вам права просматривать свое личное дело. Вы все еще можете сделать это, если у вашего работодателя есть политика, однако ваш работодатель имеет право отказать. Никогда не повредит спросить, хотя вы должны сначала подумать, кто, скорее всего, одобрит доступ к вашему файлу. В некоторых случаях это может быть ваш менеджер или менеджер по персоналу.

Профсоюзные служащие – Ваш профсоюзный договор может предоставлять вам право доступа к вашему личному делу.Если в контракте этот вопрос не рассматривается, вы не имеете автоматического права на просмотр своего дела и находитесь в таком же положении, что и другие сотрудники частного сектора.

Государственные служащие – К счастью для государственных служащих, Закон о государственных архивах Флориды дает вам право просматривать свой файл и делать копии любого его содержимого. Если ваш руководитель или отдел отказывается предоставить вам доступ к вашему файлу, вы имеете право подать против них судебный иск.

Если у вас нет права на доступ к своему досье, и ваш работодатель отказывается предоставить его вам, опытный адвокат по трудоустройству может помочь вам получить доступ, особенно если судебный иск находится на рассмотрении.

Чего не должно быть в вашем личном деле

Помимо доступа к вашему файлу, вас может беспокоить характер содержимого вашего файла. Многие люди обычно имеют доступ к этим файлам, и включение определенных документов может быть нарушением ваших прав на конфиденциальность. Следующие вещи не следует включать:

  • Медицинская карта;
  • I-9 и другие иммиграционные формы;
  • Документы, не связанные с вашей работой или служебной деятельностью, включая заметки с указанием ваших религиозных убеждений, расы, политической идеологии, семейного или семейного положения или другую личную информацию.

Обсудите свою ситуацию с юристом по трудоустройству Флориды сегодня

Ваши права во Флориде в отношении доступа к личным файлам и вашей конфиденциальности, когда дело касается личных дел, могут различаться в зависимости от вашего работодателя. Если у вас есть вопросы или опасения относительно вашего личного дела, вы должны без колебаний проконсультироваться с опытным юристом по трудоустройству Флориды относительно ваших законных прав и возможностей. Позвоните в адвокатское бюро Роберта С. Норелла сегодня по телефону 800-796-0849 для получения дополнительной информации.

Как безопасно спланировать уход сотрудников с помощью G Suite

Опрос, проведенный Intermedia, показал, что 89% бывших сотрудников сохранили доступ к корпоративным приложениям, содержащим конфиденциальную информацию, включая G Suite, после того, как они уволились из компании. Что еще более тревожно, 49% из них признались, что входили в корпоративный аккаунт после истечения срока их трудового договора.

Последствия таких нарушений безопасности данных могут быть (и обычно бывают) катастрофическими: утечки данных, нарушения, удаления.Более того, иногда компании не подозревают об этом в течение длительного времени, что в лучшем случае приводит к потере кучи денег, а в худшем – может оставить вашу компанию с судебными исками и испорченной репутацией.

Как администратор, вы должны быть в курсе угроз, связанных с увольнением сотрудников, чтобы вы могли их предотвратить. Но не только это: вы должны позаботиться о том, куда будут переданы данные увольняющегося сотрудника, чтобы новый сотрудник мог получить информацию, необходимую ему для работы, не теряя времени компании.

Эта статья пошагово проведет вас к безопасному выходу сотрудников и предоставит вам несколько подсказок на этом пути!

Google Workspace Backup and User Security Solution

Подробнее

Шаг 1. Отключите доступ к учетной записи пользователя G Suite

Если сотрудник внезапно увольняется, первое, что вам следует предпринять, – это отключить доступ к его или ее G Suite. учетная запись. Это предотвратит доступ пользователя к файлам за пределами компании или отправку электронных писем из корпоративного домена G Suite, но сохранит данные для архивации или переноса в другую учетную запись позже.

Вы можете заблокировать пользователя в приложениях Google как администратор, но было бы лучше войти в систему как пользователь с его учетными данными, чтобы иметь полный доступ к данным пользователя во всех приложениях. Это особенно важно, если у сотрудника есть доступ к приложениям компании, таким как Google Analytics и Adwords, или учетным записям в социальных сетях, таких как Facebook и Twitter.

Когда вы вошли в систему, выполните следующие действия:

  • Войдите в систему как администратор или используйте учетные данные сотрудника.
  • Измените пароль и сбросьте файлы cookie, чтобы они больше не могли получить доступ к учетной записи. И не забудьте сбросить файлы cookie для входа, чтобы зарегистрированный пользователь не мог автоматически войти в аккаунт. Для этого перейдите в раздел «Безопасность» и нажмите «Сбросить файлы cookie для входа».

  • Удалите пароли всех приложений, созданные пользователем, и отключите доступ к учетной записи Google для авторизованных служб (если он их предоставил).

Зайдите в настройки, прокрутите вниз, нажмите Показать еще и перейдите в раздел Безопасность.Здесь все это можно сделать, так что давайте по порядку. Сначала нажмите Отключить двухэтапную аутентификацию.

Затем перейдите к разделу «Пароли для приложений», где вы увидите список приложений, для которых вы можете сбросить пароли. Просто нажимайте Reset рядом с каждым из них. Чуть ниже вы увидите «Авторизованный доступ», нажмите «Отозвать».

  • Удалите доступ к учетной записи и приложениям компании со всех подключенных устройств, включая мобильные телефоны. Для этого перейдите в конец страницы и рядом с разделом «Управление мобильными устройствами» вы увидите все устройства, подключенные к этому аккаунту.Щелкните Очистить устройство или Очистить учетную запись.
  • Удалите все резервные телефоны или адреса электронной почты, связанные с учетной записью. Выберите свою личную информацию на главном экране, затем удалите все личные внешние адреса электронной почты и номера телефонов, связанные с учетной записью.

Шаг 2. Резервное копирование данных сотрудников

Есть два способа резервного копирования важных данных компании:

Данные вашей компании не могут быть защищены, если вы просто сохраняете их время от времени.Автоматическое и регулярное резервное копирование всех данных компании в надежных облачных хранилищах – единственный вариант, если вы хотите, чтобы ваши файлы были в безопасности. Более того, вам необходимо позаботиться о том, чтобы эти данные легко восстанавливались и были защищены от киберпреступников.

Spinbackup выполняет резервное копирование не только важных данных G Suite. Он также защищает вашу учетную запись от утечки данных.

Чтобы сохранить данные G Suite / Google Apps с помощью Spinbackup, следуйте этому простому руководству.

  • Вручную с помощью Google Takeout

Резервное копирование вручную – не лучший выбор для компаний из-за большого объема данных, с которыми приходится иметь дело.Если вам нужно настроить архивирование электронной почты для G Suite или узнать о других ручных методах резервного копирования данных G Suite, посетите эту статью. Но если вам нужно сделать только разовую копию данных вашей учетной записи Google, используйте Google Takeout.

  1. Войдите в учетную запись Google бывшего сотрудника и нажмите Загрузить свои данные. Там вы увидите все приложения, которые содержат ваши данные. Все они выбраны по умолчанию, поэтому, чтобы выбрать только определенные файлы, нажмите Отменить все, а затем установите галочку рядом с нужным полем.

  1. Чтобы загрузить некоторые части ваших данных, просто оставьте все данные выделенными и снимите флажок рядом с файлами, которые вы не хотите сохранять. Затем нажмите «Следующий шаг».
  2. Настройте свой архив, выбрав способ доставки, тип экспорта, тип и размер файла.

Это может занять некоторое время, в зависимости от количества файлов.

Шаг 3. Перенести данные G Suite в другую учетную запись

Есть два способа переноса данных между учетными записями G Suite:

  1. Простой, если вы используете Spinbackup.

Во-первых, это проще, потому что вам не нужно дополнительно сохранять данные до или после их передачи – они автоматически копируются. Во-вторых, требуется меньше шагов.

По умолчанию только администратор маршрута G Suite может переносить данные между аккаунтами. Однако вы можете назначить дополнительного администратора и дать ему / ей разрешение на перенос данных. При необходимости вы можете отозвать это разрешение в будущем.

Для этого следуйте инструкциям по переносу данных между учетными записями с помощью Spinbackup здесь!

2.Сложно, если вы используете службу миграции G Suite.

Если вы можете перенести все данные, используя только сервис G Suite, мы рекомендуем выполнить следующие действия, чтобы выполнить перенос данных G Suite в другую учетную запись Google.

После успешного резервного копирования и переноса всех важных данных вы можете удалить исходную учетную запись пользователя, не опасаясь потери важной информации.

Шаг 4. Пересылка электронных писем

Скорее всего, у уходящего сотрудника была какая-то важная незаконченная корреспонденция, или его электронная почта – единственный способ для некоторых клиентов / компаний связаться с вашей компанией.В этом случае вам может потребоваться пересылка приостановленных писем. Все, что вам нужно сделать, это:

  • Создайте тот же адрес электронной почты (если вы уже удалили Gmail сотрудника) и поручите ответственному лицу пройти через него.
  • Настройте автоответчик, чтобы сообщить отправителю, что сотрудник больше не работает в компании, и предложить новое контактное лицо.

P.S .: если вам нужно настроить G Suite для архивирования электронной почты, вы можете использовать Google Vault или создать резервную копию Gmail с помощью Spinbackup.

Шаг 5. Соберите устройства компании и протрите их.

Конечно, перед уходом сотрудник должен вернуть все ноутбуки или мобильные устройства, которые они использовали для работы. В большинстве случаев эти устройства перерабатываются для новых сотрудников. Чтобы предотвратить непреднамеренное предоставление новому сотруднику доступа к конфиденциальной информации, не забудьте выполнить резервное копирование, перенос и очистку всех данных на устройствах.

Шаг 6. Добавьте учетную запись в качестве псевдонима

Если бывший сотрудник использовал свой адрес электронной почты для входа на некоторые сайты или услуги, которые могут вам понадобиться в будущем, это правильный шаг.

Чтобы добавить их адрес электронной почты в качестве псевдонима, вам необходимо:

  • Войдите в панель администратора G Suite.
  • Нажмите «Пользователи» и выберите пользователя.
  • Нажмите Учетные записи, а затем нажмите Добавить псевдоним в разделе Псевдоним.
  • Вставьте адрес электронной почты бывшего сотрудника.

Шаг 7. Обзор рискованных сторонних приложений, установленных пользователем

Еще одна важная мера, которую следует предпринять, – это контролировать рискованные сторонние приложения, к которым сотрудник предоставил доступ из своей корпоративной учетной записи Google.Почему? Потому что эти приложения могли использоваться для копирования файлов компании и могут сохранять доступ к корпоративным данным.

В настоящее время нет простого способа отслеживать сторонние приложения в G Suite. Но пакет Spinbackup Cybersecurity позволяет вам, администратору, видеть все приложения, установленные пользователями, все предоставленные разрешения и степень риска этих приложений.

В административной консоли Spinbackup вы можете легко заблокировать опасные приложения в качестве меры безопасности после того, как сотрудник уволится из компании.Кроме того, вы можете отмечать и блокировать такие действия, как несанкционированное скачивание файлов. Эта функция может обеспечить усиленное наблюдение за действиями пользователя, если сотрудник отправил уведомление о своем увольнении, но все еще должен работать в компании.

Шаг 8. Проведите собеседование при выходе

Проведение собеседования при выходе – обычная часть процедуры управления персоналом, когда сотрудник увольняется из компании, но безопасность данных не всегда включается в этот разговор.

Тщательное собеседование на выходе должно включать опрос сотрудника об их методах работы с данными во время работы, например, если они загружали корпоративные файлы в персональное облачное хранилище.Ранее упомянутый опрос показал, что 68% бывших сотрудников загрузили рабочие файлы в свое личное облачное хранилище.

Также важно напомнить бывшему сотруднику, что информация компании является конфиденциальной и не может быть передана кому-либо за пределами организации.

Выходное собеседование – это также последний шанс попросить пользователя предоставить учетные данные для входа в облачные приложения. Это необходимо для получения доступа к данным, хранящимся в приложениях – даже суперадминистратор G Suite не имеет полного доступа ко всем данным и приложениям в другой учетной записи пользователя.

Наконец, важно обеспечить актуальность контактной информации сотрудника, чтобы с ним можно было связаться в случае, если в будущем потребуется доступ к любым забытым корпоративным учетным записям.

Ваши следующие шаги в качестве администратора после прочтения этой статьи:

1. Если у вас нет правила, согласно которому HR уведомляет вас каждый раз, когда сотрудник собирается уволиться, настройте это правило. С этого момента, когда кто-то собирается уволиться с работы, вы должны быть немедленно уведомлены об этом.