Создайте бесплатную учетную запись, чтобы разблокировать свой собственный опыт чтения.

Как организовать свой рабочий день двумя способами

Вы часто торопитесь, пытаясь успеть куда-нибудь или уложиться в срок? Если вы чувствуете, что постоянно опаздываете или не можете выполнять свои обязательства, вам следует подумать о том, чтобы тщательно изучить способ планирования своей работы и повысить уровень своих организационных навыков.

Без надлежащей организации вы не сможете наслаждаться полноценным и сбалансированным днем ​​(и, возможно, даже образом жизни). Вы также можете страдать от отсутствия мотивации и смены настроения.И это звучит совсем не очень привлекательно.

Но вопрос в том, как улучшить ежедневное планирование? В Интернете так много советов и уловок, что сложно решить, какие из них будут эффективными. И, несмотря на весь стресс в течение дня, вам может быть трудно выбрать хорошее время для начала.

Не волнуйтесь, мы вас позаботимся. Эта статья содержит два отличных метода планирования своего времени, а также советы по его организации и советы о том, как организовать свой день, чтобы быть более продуктивным.Это поможет вам начать работу и поможет вам на каждом этапе пути!

Как организовать свой день: самые эффективные методы

Существуют разные подходы к организации дня. Мы использовали два известных подхода, один из которых тоже очень популярен. Используя и то, и другое, вы можете управлять своим рабочим временем, принимая во внимание весь свой день.

Метод № 1: Доведение дела до конца (GTD)

У вас:

• Вы перегружены количеством задач, которые вам нужно выполнить?
• Боитесь забыть мелкие детали?
• Носите много шляп на работе и в жизни?
• Начинаете много проектов, но не можете их завершить?

Тогда вам нужно взять несколько советов от Дэвида Аллена, создателя GTD, и узнать, как правильно организовать свои рабочие задачи (и все другие задачи)!

Система управления задачами GTD основана на простой истине: чем больше задач в вашем списке, тем сложнее вам решить, что требует внимания.Это также бросает шумиху вокруг списков дел прямо из окна, поскольку они могут заставить вас тратить больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. В результате вы можете оказаться в состоянии стресса и подавленности.

Аллен заметил, что человеческий мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее, и он вложил эту важную деталь в методологию GTD, с помощью которой она должна помочь вам избавиться от всего умственного беспорядка и выполнять задачи вовремя. Он включает в себя настройку рабочего процесса, и как только вы это сделаете, вы сможете определить задачи, над которыми нужно работать в любой момент, не беспокоясь о том, что что-то забудете.

Метод GTD состоит из пяти простых практик, которые помогут вам систематизировать беспорядок в вашем мозгу и организовать свой день:

• Захватить все. В духе «Мне нужно сделать это» или «Это должно произойти в то время, что бы вам ни пришло в голову, что является действием или требованием, зафиксируйте это. Если он ускользнет из вашего ноутбука, он ускользнет от вашего внимания.

• Уточнить. Проработайте все, что вы снимаете (только пока не пытайтесь завершить это!), И спланируйте следующие шаги.Решите, к какой категории этот элемент подходит лучше всего: ссылка, проект или следующее действие?

• Организовать. Положите все на свое место. Добавляйте важные даты в свой календарь, назначайте задачи другим людям и разбирайте свои собственные.

• Обзор. Следите за своими списками и не забывайте пересматривать и обновлять их.

• Вступить. Начни работать над самыми важными задачами!

GTD требует предварительного обучения планированию и организации.Но в конечном итоге это обязательно окупится. С помощью этого метода вам никогда не придется беспокоиться о том, что вы пропустите встречу или забудете о сроках. Вместо этого вы разберетесь со всеми задачами и сможете правильно расставить приоритеты для своего времени.

А теперь давайте подробно рассмотрим каждую практику!

Шаг 1. Захват

Первый и самый важный шаг к GTD – перестать хранить всю информацию и ваши повседневные задачи в вашем мозгу. Вместо этого собирайте и храните все свои дела, идеи и задачи в «почтовом ящике» – физической записной книжке или цифровом приложении, таком как планировщик, календарь или приложение для управления задачами.

Улавливая свои мысли, вы, наконец, сможете уменьшить умственный беспорядок. Пока не беспокойтесь об организации этих задач и предметов! Мы придем к этому на одном из следующих шагов.

Совет: Когда вы только начинаете работу с GTD, рекомендуется записать все, о чем вам, возможно, придется позаботиться в будущем, и сохранить это в своем почтовом ящике.

Шаг 2: Уточнение

Теперь мы подошли к той части, где вы научитесь организовывать свой рабочий день и разбираться со всем в своем почтовом ящике.Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и примените к нему один из следующих методов:

• Если задача занимает менее 2 минут, немедленно выполните ее.
• Если задачу можно делегировать, поручите ее кому-нибудь другому.
• Запишите дату выполнения, если элемент необходимо выполнить в определенный день или время.
• Если задача сложная, укажите следующие действия и шаги, которые необходимо предпринять, чтобы продвинуться вперед.

Всегда добавляйте к задачам как можно больше информации и делайте задачи действенными.

Шаг 3. Организуйте

После того, как вы записали все свои задачи и добавили как можно больше информации, пора разобраться в них. Существует множество способов организовать ваши задачи с помощью метода GTD, но наиболее распространенным является использование комбинации проектов и меток, как в Todoist или Asana.

Вам нужно разделить элементы на разовые задачи и проекты. Согласно философии GTD, проект – это любая задача, для выполнения которой требуется больше шагов. Обязательно запишите свои следующие шаги для каждой задачи и добавьте срок выполнения (если он есть).Например, в Asana этот шаг будет отражен в создании карточки задачи и подзадач внутри нее.

Шаг 4: Просмотр

Этот шаг не требует пояснений. Выделяйте время каждую неделю, чтобы просмотреть все свои задачи, вычеркнуть все, что вы выполнили, добавить и организовать новые задачи и определить следующие действия. Аллен называет этот шаг «решающим фактором успеха». Постоянный анализ и обновление ваших задач гарантирует, что вы не просто выполняете свои задачи. Вы делаете то, что нужно.

Шаг 5: Привлечь

Это та часть, когда все время, которое вы выделяете на планирование своей работы, окупается. К этому шагу вы должны были разработать систему, полную практических задач, организованных в логические категории.

Итак, когда вы приступите к работе, вы не будете задаваться вопросом: «Что мне делать дальше?». Вы избавились от этого мышления, записав все свои задачи на бумажном или цифровом носителе, и выстроили их в виде плана действий. В довершение всего, вы избавились от всего психического беспорядка, который вызывал у вас стресс.

GTD Инструменты

Вот еще несколько советов, которые необходимо организовать, и инструменты GTD, которые помогут вам быстрее освоить этот метод.

Списки GTD

Чтобы начать работу с GTD, вам необходимо четко и эффективно организовать свои задачи. Лучший способ сделать это – составить списки на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления задачами на телефоне или ноутбуке. Вы можете составить несколько типов списков:

• «Входящий» список. Это первый, основной, беспорядочный список, который вы составляете.Используйте его, чтобы фиксировать мысли и задачи по мере их возникновения. Не стесняйтесь записывать все в блокноте или на своем смартфоне. У вас даже может быть несколько списков «входящего»; например один в планировщике и один на телефоне. После того, как вы записали все свои задачи, начните их упорядочивать по приоритетам.
• Список «следующих действий». Список «следующих действий» должен содержать элементы, которые вы должны выполнить как можно скорее. Вы можете упорядочить элементы в этом списке в зависимости от их приоритета, срока выполнения или, возможно, того, как скоро вы сможете их выполнить.Помните, вы всегда должны выполнять короткие задания (те, которые занимают менее двух минут) немедленно.
• Список «ожидающих». Этот список следует использовать для всех задач, которые вы делегировали другим, или задач, которые еще не могут быть выполнены, потому что кому-то сначала нужно сделать что-то еще. Вот один полезный совет для этого списка. Всегда записывайте текущую дату, когда записываете задание. Таким образом, вы можете написать своим коллегам по электронной почте и сказать что-то вроде: «Я все еще жду отчета, который, по вашему мнению, скоро закончится.Это было 18 дней назад! »
• Список «когда-нибудь / может быть». Это список всех проектов, которые вы хотите когда-нибудь реализовать, но они не имеют большого значения. Вы можете записать в этот список такие вещи, как «заменить уродливую картину в гостиной» или «начать свой блог». Несмотря на то, что задачи в этом списке не имеют особого значения, вам все равно следует просматривать этот список еженедельно, не забывать об этих задачах и начинать работать над ними, когда у вас будет время!

Календарь

Календарь отлично подходит для всех тех задач, которые чувствительны ко времени и дате.Таким образом вы сможете лучше расставить приоритеты для своих задач. Задачи, которые не нужно выполнять в ближайшее время, останутся в вашем списке «следующих действий», так что вы сможете справиться с ними позже. Если вам не нравится держать календарь на стене или столе, попробуйте использовать Календарь Google, чтобы оставаться организованным.

Папка чтения / просмотра

Вполне вероятно, что в одном из ваших списков будет несколько задач «прочитать [что-нибудь]». В таких случаях пригодится папка для чтения / просмотра. Это может быть физическая или цифровая папка, которая будет содержать все документы, бумаги или книги, которые вам нужно прочитать.Идея этой папки заключается в том, чтобы всегда иметь этот материал под рукой, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить, ожидая еды или в кабинете врача.

GTD – это методика повышения продуктивности, которая может превратить вашу жизнь из хаоса в сбалансированный и полноценный образ жизни. GTD поможет вам организовать ваши рабочие задачи, а также остаток дня, поскольку это также влияет на то, насколько хорошо вы выполняете свою работу.

Метод № 2: Расписание да Винчи

Расписание да Винчи – второй метод, который поможет вам научиться планировать и организовывать более эффективно.Этот метод, разработанный Адрианом Илиопулусом, позволит вам создавать графики, которые сделают вашу жизнь более целеустремленной, веселой и творческой.

Основная идея «Графика Да Винчи» – научиться:

• Будьте изобретательны и каждый день входите в поток.
• Не позволяйте прерываниям нарушить ваш поток.
• Прекратите откладывать дела на потом и сделайте дело.
• Убедитесь, что вы не перегорели.
• Правильно сбалансируйте работу и отдых.

Знаете ли вы? После прерывания требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться в нужное русло.

Расписание да Винчи может помочь вам не перегружать вас работой, так как оно регулирует вашу повседневную деятельность таким образом, чтобы у вас было особое время для более сложных и легких задач, а также достаточно времени для расслабляющих занятий каждый день.

Как организовать свой день с расписанием да Винчи

Многие предлагают начинать планировать свою неделю с понедельника, но лучше ли это? Создатель расписания да Винчи рекомендует начинать планирование в воскресенье вечером.Как он указал, понедельник эквивалентен раннему утру, но в течение недели. Утром мы всегда отдохнули и можем повысить продуктивность. «Ранние часы» недели – понедельник, вторник и среда. Итак, чтобы воспользоваться этими днями, вы должны планировать свои задачи на воскресенье.

Как отмечает Адриан, самая сложная часть планирования – это расстановка приоритетов. Он рекомендует быть честным с самим собой и тщательно классифицировать задачи в соответствии с их важностью и объемом работы, который вам необходимо выполнить для их выполнения.

Вот как выглядит распорядок дня и недели Адриана.

Предоставлено: Да Винчи Адриана Илиопуласа График

Как видите, каждый день состоит из одних и тех же элементов:

• Утренний распорядок
• Хардкор Глубокая работа
• Мягкая глубокая работа
• Работа администратора
• Тренировка
• Социальные сети
• Играть

Теперь давайте разберем каждую из них более подробно.

Утренний распорядок

Важно начинать каждый день правильно.Вместо того, чтобы спать и спешить на работу, придумайте распорядок дня, который поможет вам проснуться и сделать все, что вам нравится – позавтракать, выпить кофе или даже отправиться на пробежку. Именно мелочи могут существенно повлиять на ваш день. Вы также можете придумать ночной распорядок, который поможет вам расслабиться перед сном. У всех успешных людей есть ночной распорядок, и у вас тоже!

Глубокая работа

Глубокая работа делится на две категории – тяжелая работа и мягкая работа.Тяжелая работа относится ко всем задачам, которые вам кажутся сложными, тогда как мягкая работа – это все те задачи, которые легче выполнить. Обязательно выполняйте глубокую тяжелую работу с понедельника по среду и легкую работу в четверг и пятницу.

Работа администратора

включает такие задачи, как ответы на электронные письма, планирование и посещение встреч, организация документов, заказ расходных материалов и т. Д. Важно рассчитать, сколько времени уходит на выполнение этих задач, чтобы вы могли выделить для них время каждый день.

Физические упражнения, общение и игры

Чтобы предотвратить выгорание, вам нужно выделять время каждый день, чтобы вы могли расслабиться, провести время с друзьями и семьей и поиграть. Игра означает выполнение всех видов деятельности, которые вам нравятся, от буквально игры до просмотра фильмов или чтения книги.

График Да Винчи немного отличается от метода GTD, поскольку он охватывает весь день и позволяет создавать распорядок дня. Однако этот метод не позволяет детально организовать задачи в течение рабочего дня, в отличие от GTD.Таким образом, объединив эти два метода, вы сможете создать систему более сбалансированной организации всего дня, в которой вы будете делать дела в то время, которое отведено для работы, и расслабляетесь в утренней рутине и играх, чтобы убедиться, что вы ничего не делаете. т выгореть.

5 простых советов по организации рабочего дня

Если вам не нравятся два метода, вот несколько советов о том, как организовать рабочие задачи.

Найдите 5-10 минут в конце рабочего дня, чтобы написать в дневнике и оценить день.В наших головах происходит столько всего, что практически невозможно обрабатывать и собирать мысли без какой-либо формы выхода. В конце рабочего дня большинство людей хотят бежать в горы – и тем самым приносить домой свою работу и связанные с ней стрессы. Исследование, проведенное психологами Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, показало, что вербализация своих чувств – независимо от того, говорите ли вы с кем-то или записываете их – поможет снизить интенсивность любых связанных с ними негативных эмоций. Поэтому вместо того, чтобы приносить с собой гнев или стресс, оставьте их в своем блокноте.

Вдобавок к этому, записывая конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, ваше подсознание будет работать над придумыванием корректирующих решений, пока вы спите ночью, чтобы вы могли проснуться свежим и мотивированным, чтобы заняться днем.

Теперь, когда вы освободились от гнева и разочарования, вы можете спланировать день вперед, чтобы повысить вероятность того, что он пройдет гладко. Возьмите еще один блокнот и запишите свои задачи на завтра в порядке важности и покиньте офис, зная, что ваше подсознание позаботится обо всем остальном и обеспечит, чтобы вы опередили себя, когда завтра вы придете на работу.

Если вы полагаетесь на свой компьютер, чтобы оставаться организованным, вы можете начать этап планирования с помощью шаблона ежедневного бесплатного планировщика. Просто настройте его в соответствии со своими потребностями и сэкономьте несколько часов, чтобы потратить их на другие задачи.

Проблемы и отвлекающие факторы будут возникать всегда, поэтому реалистично подходите к своим целям, а если вы их не достигли, не ругайте себя. Просто не забудьте поставить его на первое место в завтрашнем списке.

Загроможденное рабочее место = загроможденный разум.Если на вашем столе беспорядок, как вы можете рассчитывать на то, что рабочий день будет протекать без нежелательных отвлекающих факторов? Организуйте свой рабочий стол так, как вы хотели бы организовать свой разум: без беспорядка и отвлекающих факторов.

То же самое и для вашего рабочего стола. Не перегружайте свой рабочий стол, чтобы вам было проще выполнять свои задачи, включая электронную почту.

Согласно исследованию Калифорнийского университета в Ирвине, для того, чтобы вернуться к задаче, требуется в среднем 23 минуты 15 секунд, если вы отвлеклись от нее.Итак, когда вы приступаете к выполнению задания, убедитесь, что вы не отвлекаетесь. Это означает отсутствие социальных сетей, электронной почты, Интернета и т. Д., Пока задача не будет завершена или пока не пройдет отведенное для нее время. Используйте таймер и начните с одного часа непрерывной работы. Если окружающий шум слишком сильный, включите музыку, чтобы отвлечься и сосредоточиться. Расскажите своим коллегам, что вы делаете, и попросите их не беспокоить вас, если это не подождет.

Большая часть того, что мы делаем, не так уж и важно, но поскольку это проще и может дать нам мгновенный выброс дофамина, мы склонны тратить слишком много времени на простые задачи, откладывая выполнение более сложных и важных.Это создает ненужную борьбу. Если сначала заняться более важными делами, то когда дело доходит до выполнения других, менее значимых задач, вы сможете делать это с большим чувством выполненного долга и удовлетворенности.

Электронная почта – грязный бизнес, и, как и многие другие задачи, редко бывает срочным. Найдите время, чтобы организовать свое, чтобы, когда вы действительно туда войдете, все работало эффективно и организовано с точки зрения важности. Клиенты электронной почты для настольных компьютеров, такие как Mailbird (Windows) или Airmail (Mac), являются отличными инструментами для этого и пригодятся, особенно для людей, которым приходится управлять несколькими учетными записями электронной почты.

Заключение

Применяя эти простые советы, чтобы лучше организовать свой рабочий день, вы получите ряд преимуществ, которые помогут вам оставить работу на работе, выйти вовремя и спать по ночам. Если задачи не имеют первостепенной важности, не берите с собой работу домой. Время расслабиться, повеселиться и заняться любимым делом так же важно, как и время, необходимое для оплаты счетов. Скорее всего, вы столкнетесь с сопротивлением с самого начала, но если вы будете придерживаться этого правила, со временем вы увидите, что ваша продуктивность и качество работы вырастут, а также качество вашей жизни.Беспроигрышный вариант для всех.

Вам понравился этот пост? Ознакомьтесь со второй частью «7 советов, как уменьшить стресс» и, пожалуйста, поделитесь ею со своими (находящимися в стрессовом состоянии) друзьями.

Об авторе:

Ники Каллен – писатель и тренер по тревоге. Страдая от беспокойства, панических атак и депрессии в течение десяти лет: он использует свой опыт, чтобы научить своих клиентов решениям, которым он хотел бы, чтобы кто-то научил его 15 лет назад. Вы можете узнать больше, нажав здесь.

Лучший способ организовать свой день – это записать все свои задачи, составить план действий для каждой задачи и постоянно обновлять свой планировщик.Обязательно отсортируйте задачи по приоритету и укажите сроки выполнения, чтобы не пропустить крайний срок или важную встречу.

Лучший способ организовать свой день дома – это заранее спланировать работу, составить список дел и отсортировать задачи по приоритету. Составьте план действий по каждому пункту вашего списка. Кроме того, не забудьте включить в свой ежедневный план время для отдыха, чтобы предотвратить выгорание.

Чтобы ваш распорядок дня был организован, вам необходимо сделать следующее:

1.Планируйте свои дни и повседневные задачи заранее.
2. Распределите задачи по приоритету и сложности.
3. Немедленно выполняйте задачи, которые требуют менее 2 минут.
4. Используйте планировщик или приложение, чтобы быть в курсе своего расписания.
5. С умом используйте свое время и с утра первым делом беритесь за большие дела.
6. Немедленно записывайте планы и встречи.
7. Попробуйте GTD и расписание да Винчи, чтобы повысить свои организаторские способности.

Вот как эффективно распланировать свой день и извлечь из него максимальную пользу:

– Начните свой день с утреннего ритуала вместо того, чтобы спать.
– Планируйте свой день и задачи на будущее.
– Запишите все свои задачи и отсортируйте их по приоритету.
– Используйте планировщик или приложение, чтобы быть в курсе своего расписания.
– Попробуйте применить правило 52-17, чтобы повысить свою продуктивность.
– Используйте свое время с умом и с утра решайте большие задачи.
– Выделите время для отдыха в конце дня.

Как стать профессионалом в организации рабочего графика

Опубликовано: 06.05.2020 14:53:00

Фото: pixabay.com

Многие менеджеры часто думают, что информации о количестве отделов, сотрудников и рабочих часов достаточно, чтобы правильно составить расписание сотрудников. Такой подход может быть приемлемым для менеджеров, которые не любят тратить слишком много времени и / или принимают во внимание человеческий фактор.

Мы считаем, что настоящий эксперт должен быть щепетильным, когда дело касается создания оптимальных условий работы. В нашей последней статье рассказывается не о том, как составить график работы, а о том, как заставить его работать максимально эффективно.

Составление графика работы начинается с установки оптимального времени работы

Самая распространенная ошибка менеджеров – установление рабочего времени без учета предпочтений работников. Прежде чем создавать расписание сотрудников, определите, какое рабочее время они предпочитают. Может быть, одни из них более продуктивны утром, а другие предпочитают вечера.

Не пытайтесь бегать за каждым рабочим. Вместо этого попросите их всех предоставить диаграмму доступности.В идеале эта таблица должна содержать не только предпочтительные рабочие часы и дни. Он также может включать информацию о том, когда сотрудник может быть доступен для некоторой дополнительной работы, например, если есть коллега, который позвонил по болезни.

Наличие диаграммы доступности для всех сотрудников облегчит поиск замены для любого сотрудника. Это особенно важно, когда расписание нужно изменить как можно скорее. Менеджеры должны уважать настройки доступности работников, если они хотят поддерживать хорошие отношения с сотрудниками и минимизировать текучесть кадров.Мы советуем вам использовать единую базу данных, в которой будет храниться информация о предпочтениях в отношении доступности персонала.

Не забывайте, что иногда сотрудники не могут заставить себя работать. Из-за этого они должны иметь возможность подавать заявки на отгул. Чтобы избежать непредвиденного хаоса, эти запросы должны подаваться упорядоченно. Менеджеры должны четко указать, у кого есть право на отпуск, а у кого нет. Например, работник недавно взял отпуск или попросил несколько перерывов в течение рабочего дня.Его запрос будет отклонен, но он будет проинформирован, когда запрос можно будет сделать снова. Крайний срок этих запросов и частота их подачи должны быть предельно ясны.

Подготовка к неожиданным изменениям в организации рабочего графика

У хорошего менеджера должна быть резервная стратегия на случай, если все остальные не справятся. Даже если есть список сотрудников, которые могут прийти на работу в короткие сроки, менеджеры должны подготовиться к ситуации, когда ни один из сотрудников недоступен.

Чтобы избежать этого сценария, должен быть список частично занятых работников, с которыми можно связаться, когда нет обычных заменителей. Эту стратегию могут легко использовать менеджеры call-центра и техподдержки.

Самый разумный поступок – попросить помощи у бывших сотрудников. Они могут больше не быть частью команды, но находятся в хороших отношениях с руководством. Мы рекомендуем обращать внимание на бывших коллег, которые в настоящее время работают неполный рабочий день или являются безработными.Они определенно не будут возражать против работы со своими бывшими коллегами, и им будет меньше объяснений о том, какая работа должна быть выполнена.

Создание расписания сотрудников – это командная работа

Менеджеры часто забывают, что планирование сотрудников не должно быть скучной одиночной задачей. Вовлечение других сотрудников значительно снимает с них рабочую нагрузку и помогает улучшить командные отношения.

Использование специализированных программ расписания – один из самых быстрых способов заложить основу для расписания сотрудников.Например, сервис Shifton позволяет создавать график работы для всех сотрудников на основе готовых сменных шаблонов.

Менеджеры могут передать эти графики смен наиболее квалифицированным рабочим. Так они выберут для себя наиболее продуктивные смены. После этого остальные возможности можно передать другим коллегам.

Менеджеры должны будут организовать график работы и внести необходимые изменения. Расписание можно опубликовать только после того, как оно будет отшлифовано.Мы предлагаем вам попробовать этот метод в течение нескольких месяцев, прежде чем решить, подходит ли он для вашей компании.

Организация рабочего времени пойдет быстрее, если рабочие найдут себе замену

Менеджерам будет намного проще составлять расписания сотрудников, если они попросят сотрудников искать себе замену. Если сотрудник заболеет или не сможет заставить его работать по какой-либо другой причине, на его месте найдется как минимум пара человек. Такой подход сохранит рабочий процесс и обеспечит работникам дополнительный доход.

Компания должна иметь средства, чтобы не брать слишком много выходных и перерывов. Сотрудники должны понимать, что все смены и замены производятся через руководство и не вступят в силу, если не будет дан зеленый свет. Система обмена должна позволять сотрудникам с одинаковым опытом и знаниями обмениваться друг с другом сменами.

Если вы поручаете сотрудникам самим найти замену, вы дадите им понять, что обычные сотрудники играют такую ​​же роль в организации рабочего процесса, как и менеджеры.Кроме того, сотрудники будут более серьезно относиться к своему графику работы.

сотрудников: передовой опыт на 2021 год

В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Составление расписания сотрудников сложно. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены. На этом все не заканчивается: планирование сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.

Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми сотрудниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников. В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.

Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.

Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на их удовлетворенность, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров. Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени. Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем.”

87 процентов

заявили, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

55 процентов

заявили, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты деятельности, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству.Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских автопроизводителей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписаний сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1,5 миллиона долларов на ненужных сверхурочных в течение первого года внедрения.

Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.

Bersin от Deloitte

Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.

Шаг 1: Определение потребностей в рабочей силе

Во-первых, четко определите, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей. Поскольку все основано на главном расписании, которое соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения.Вы хотите:

Карта потребностей в зависимости от ролей и местоположения

Важно точно определить ресурсы, необходимые для каждой должности, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Существует бесчисленное множество способов определить местоположение (например, отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы четко и последовательно классифицируете местоположения. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

Определите исторические тенденции

Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Быстрый анализ вашего производства или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса. Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.

Определите требуемые квалификации

Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной. Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.

Объедините время и посещаемость

Использование технологий для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.

Шаг 2: оценка пула рабочих

Как только вы точно поймете, сколько труда вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.Помимо почасовой оплаты, на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

План впереди

Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой резерв. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.

Анализируйте и распределяйте ресурсы

Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Включить все ресурсы в расписание

Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в рабочем графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Программное обеспечение для планирования персонала

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в рабочей силе и колеблющийся спрос.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.

Шаг 3: Определите правила планирования

Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты – общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны.Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.

Соблюдение законов о безопасности, занятости и труде

Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем это разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.

Стаж

Присваивается ли сотрудникам статус стажа на определенные смены? Эти руководящие принципы также необходимо будет отразить при составлении расписания.

Обучение и сертификация

Требуется ли для определенных смен персонал, прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.

Шаг 4: Назначьте смены сотрудников

Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены.Места и время уже должны быть определены на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.

На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые удовлетворяют потребности в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся недельных расписаниях.

Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в отношении своих графиков работы.

Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:

Квалификация

Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные в смену, соответствуют требованиям для нее. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.

Правила планирования

Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.

Эффективность сотрудников

Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.

Наличие

Проблемы с доступностью сотрудников – от заявок на отпуск до отпусков различного рода – являются главной движущей силой изменения расписания. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени – например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard – может иметь решающее значение для того, чтобы сотрудники были довольны, при этом создавая эффективный график.

Настройки

Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, снижая количество прогулов и текучести кадров.

Конфигурация расширенного профиля

Вероятно, у вас есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программу для планирования работы сотрудников, убедитесь, что она поддерживает данные вашего профиля.

Автоматизация назначения смен

Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, и сложно уточнить все детали. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может помочь.Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.

Плохое расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.

Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте – и они будут уведомлены о любых изменениях.

Шаг 5: Управление изменениями расписания

Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это означает, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно изменится с той минуты, когда оно опубликовано, до тех пор, пока оно не перестанет быть активным.

Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:

Колебания спроса

В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных работников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, падение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного расписания с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.

Изменения в доступности сотрудников

Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может привести к неоднозначным результатам в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым могут потребоваться изменения расписания, связанные со здоровьем.

Неявка сотрудников

Реагировать на ситуацию в последнюю минуту – это стресс. Списки вызовов и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут возможности сверхурочной работы.

Средства связи

Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий – фантастический способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.

Интеграции

Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала можно интегрировать с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.

Сотрудники, способные управлять своим расписанием в режиме реального времени, в 6 раз более довольны, чем те, у кого нет.

Абердин Групп

Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка

Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.

В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:

Точность прогнозов

Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической – ключевой момент. Как планировщик, у вас уникальная перспектива. Используйте его, чтобы анализировать отклонения и сотрудничать в своей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.

Оценка ресурсов

Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, если вы заметите всплеск количества совпадающих запросов на отпуск, это поможет вам заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда заполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.

Процессы планирования рабочей силы

Проверяйте ключевые процессы с другими составителями графиков, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению.В посменной рабочей среде график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.

Аналитика и отчетность

Правильное программное обеспечение для планирования будет собирать данные, необходимые для оценки и раскрытия информации. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.

Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий

для составления расписания идеально подходит для повышения эффективности управления процессом составления расписания сотрудников – особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями.Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и положений, влияющих на рабочие места, работающие посменно.

Настраиваемое программное обеспечение для планирования работы сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс планирования:

• При определении потребности в рабочей силе и дефицита рабочей силы особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.