как будет правильно оформить, требования по ГОСТу, правила внесения изменений

В любой компании обязательно составляются должностные инструкции, содержащие сведения о том, какими должностными обязанностями наделяются те или иные работники предприятия. Этот документ состоит из нескольких разделов, а также предназначается для конкретной должности в фирме. Руководители компаний должны разбираться в том, как правильно оформить должностную инструкцию, так как она представлена значимым документом для организации.

Понятие документа

Для эффективной, оперативной и слаженной работы любого предприятия необходимо, чтобы каждый сотрудник компании хорошо разбирался в особенностях своей должности и своих обязанностях. Для этого непременно в компании разрабатывается специальный организационный документ, называемый должностной инструкцией. К особенностям составления данного документа относится:

• для каждой должности, имеющейся в компании, составляется отдельная инструкция;
• в документе перечисляются все полномочиями, которыми наделяются соответствующие работники фирмы;
• приводятся обязанности и ответственность специалистов;
• указывается, какими навыками и способностями должны обладать граждане, чтобы работать на конкретной должности;
• каждый человек, принимаемый на работу на основании трудового договора, предварительно должен ознакомиться с инструкцией, созданной специально для занимаемой им должности;
• при оценке соискателей на конкретное вакантное место изучаются возможности и навыки граждан при учете информации из инструкции;
• составляется документация в трех экземплярах, так как один передается в службу кадров, другой хранится у руководителя компании, а третий передается непосредственному работнику.

Должностная инструкция уборщика производственных помещений будет значительно отличаться от документа, составленного для заместителя директора, менеджера или слесаря. Поэтому для каждого такого документа применяются свои уникальные параметры.

Какие учитываются нюансы?

Перед тем, как правильно оформить должностную инструкцию, непременно учитываются некоторые особенности работы компании. К ним относится:

• сфера деятельности, в которой работает фирма;
• особенности организационной структуры;
• количество должностей в компании;
• квалификация, которой должны обладать наемные работники, чтобы они могли без сложностей справляться со своими обязанностями.

Целесообразно пользоваться при этом специальными справочниками или другими официальными документами. В этом случае учитываются все требования к оформлению должностной инструкции по ГОСТу, но дополнительно надо принимать во внимание специфику работы конкретного предприятия.

Кто составляет?

Обычно в компании приказом руководства назначается конкретный специалист, занимающийся составлением должностной инструкции слесаря, сантехника, уборщика, маркетолога и любого другого специалиста. При выборе ответственного лица учитываются нюансы:

• количество сотрудников, работающих в компании;
• число имеющихся должностей;
• сложность технологических процессов, осуществляющихся в компании.

Наиболее часто процедурой занимается определенный работник кадровой службы предприятия. Для этого издается соответствующий приказ руководителем.

В некоторых компаниях данная обязанность имеется у руководителей разных подразделений. Это обусловлено тем, что каждый руководитель разбирается в особенностях работы именно имеющихся у него подчиненных, но при этом не знает, каковы нюансы работы других отделов. Правильно составленный документ утверждается руководителем компании. Пример должностной инструкции бухгалтера-кассира можно изучить ниже.

Особенности составления

При формировании данного документа рекомендуется пользоваться специальными типовыми положениями. Дополнительно применяются образцы дополнения к должностной инструкции, что дает возможность получить действительно грамотную документацию.

Практически в любой инструкции имеются одинаковые разделы, но их содержание значительно отличается, так как учитывается, какими полномочиями и обязанностями наделяется конкретный специалист в компании. Поэтому должностная инструкция уборщика производственных помещений будет иметь совершенно другие сведения по сравнению с документом, составленном для сантехника.

Структура документа

Содержание должностной инструкции может быть разным, но структура практически всегда является одинаковой. Нередко в компании вовсе имеется специальное положение, на основании которого формируется данная документация. Все документы в фирме являются взаимосвязанными, так как обязанности менеджеров по продажам зависят от содержания должностной инструкции руководителя отдела продаж.

В документ включаются следующие разделы:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• взаимосвязь с другими работниками в фирме.

Каждый раздел обладает своими нюансами, поэтому при заполнении документа учитываются особенности работы каждого специалиста в компании.

Общие положения

Данный раздел является самым первым. В него включаются следующие сведения:

• наименование компании, для которой разрабатывается документация;
• название конкретной должности, для чего учитываются сведения, имеющиеся в штатном расписании фирмы;
• категории работников, так как они могут быть представлены руководителями, специалистами или исполнителями;
• прописывается подчиненность сотрудника;
• перечисляются правила назначения человека на должность;
• приводятся основания для расторжения трудовых отношений;
• указываются условия для замещения специалиста на должности, если он по разным основаниям временно отсутствует на работе;
• перечисляются требования, которые предъявляются к профессиональной подготовке специалиста, поэтому учитывается имеющееся образование, стаж работы, опыт и квалификация.

Нередко сразу в первом разделе перечисляются документы, на которые должен ориентироваться специалист в процессе работы, причем они могут быть представлены разными законодательными актами, постановлениями, правилами, приказами или положениями. Пример должностной инструкции сборщика мебели можно изучить ниже.

Должностные обязанности

Этот раздел считается важным, так как он включает в себя задачи и функции конкретного работника фирмы. Обычно он является наиболее объемным из всех разделов документа. Как составить должностную инструкцию правильно? Для этого в раздел, предназначенный для должностных обязанностей, вносятся многочисленные данные. К ним относится:

• формулируются задачи, которые должны решаться работником в процессе ведения трудовой деятельности;
• обозначается, где именно работает гражданин;
• перечисляются все выполняемые работы, входящие в обязанности специалиста;
• при внесении обязанностей надо много внимания уделять особенностям работы компании, так как в будущем потребовать от сотрудника решения задач, не входящих в должностную инструкцию, будет просто невозможно;
• указывается периодичность, с которой выполняются функции работника, например, если составляется должностная инструкция слесаря, то указывается, что ремонт выполняется по мере возникновения необходимости, а не постоянно.

К заполнению именно этого раздела надо подходить ответственно назначенному ответственному лицу.

Права работников

В этом разделе перечисляются многочисленные права, которыми наделяются сотрудники компании. Они необходимы, чтобы специалисты смогли без разных сложностей и проблем выполнять поставленные задачи в рамках своей должности.

Наиболее часто в раздел о правах включаются следующие сведения:

• дается возможность работнику принимать разные решения, имеющие отношение к его обязанностям, квалификации и умениям;
• он может получать сведения о нюансах своей работы;
• работник имеет право осуществлять контроль над разными участками работы или действиями других работников компании;
• все составляемые документы могут согласовываться и визироваться.

Обычно в каждой компании у всех работников имеется возможность вносить разные предложения по работе фирмы, основным назначением которых выступает улучшение эффективности деятельности.

Ответственность работников

В этот раздел вносится информация о том, за какие свои действия работник несет ответственность. Приводится, каких результатов необходимо достичь на основании имеющихся прав и обязанностей.

Например, может указываться, что должен выполняться план за ограниченный период времени. Приводятся сроки, в течение которых составляются отчеты или передается документация руководству компании. Указывается, какие действия выполняются при наличии жалоб со стороны клиентов или претензий от директора.

Ответственность наступает при условии, если работник не справляется со своими обязанностями или выполняет работу с многочисленными нарушениями законодательства. Ему придется отвечать свой зарплатой, если он нанес материальный ущерб компании или допустил правонарушение.

Нередко стандартный бланк не вмещает всю необходимую информацию. В этом случае составляется дополнение к должностной инструкции. Образец основного документа можно изучить ниже.

Кто занимается утверждением

Должностные инструкции формируются исключительно после получения ответственным лицом соответствующего распоряжения от руководителя. Для этого издается приказ о разработке должностных инструкций. В этот документ вносятся следующие сведения:

• наименование организации;
• название документа, представленного приказом;
• причина издания приказа, заключающаяся в необходимости разработки должностной инструкции;
• назначается ответственное лицо, занимающееся данным процессом;
• приводятся сроки, в течение которых должен подготавливаться документ;
• ставится дата издания приказа и печать компании.

Кто утверждает должностную инструкцию? Как только данный документ будет подготовлен, он изучается руководителем компании. При необходимости вносятся определенные изменения, после чего именно директор фирмы утверждает официальный документ.

Образец приказа можно изучить ниже.

Как правильно внести изменения в должностную инструкцию

Нередко уже после оформления на работу разных специалистов на конкретную должность возникает необходимость внести разные корректировки в инструкцию. В законодательстве отсутствуют точные требования к этому процессу, поэтому каждая компания самостоятельно выбирает оптимальный метод. Но при этом учитываются следующие нюансы:

• каким способом оформлена инструкция;
• какие именно изменения вносятся, так как если они затрагивают основные пункты трудового договора, то изменять придется и данное соглашение.

Нередко должностные инструкции выступают приложением к трудовому договору, поэтому являются его неотъемлемой частью. В этом случае любые корректировки сопровождаются внесением изменений в трудовой договор.

Если же должностная инструкция является отдельным документом, то изменения не затрагивают трудовой контракт. Но при этом не допускается, чтобы изменялись основные трудовые функции сотрудника фирмы.

Процесс внесения корректировок

Если должностная инструкция выступает отдельным документом, то в нее без сложностей можно внести корректировки. Для этого не требуется даже заранее получать согласие от работников, если правки не приводят к изменению основных трудовых обязанностей специалистов.

Процедура внесения изменений делится на этапы:

• подготавливается новая редакция должностной инструкции;
• утверждается данный документ приказом руководителя компании;
• передается новая инструкция работнику для ознакомления.

Если по этому документу у сотрудника появляются обязанности, которые должны выполняться другими работниками с определенной квалификацией и опытом, то гражданин может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру. На основании данного заявления проводится проверка компании. Если действительно выясняется, что при таких изменениях требуется вносить поправки в трудовой договор, то компания привлекается к ответственности, а также не допускается к использованию такая должностная инструкция.

Распространенные ошибки

Обязанность по составлению инструкции должна иметься у работника компании, который хорошо разбирается в том, как правильно оформить должностную инструкцию. В этом случае можно избежать наличия многочисленных и значимых ошибок в этой документации. К наиболее распространенным ошибкам относится:

• Должностная инструкция руководителя отдела продаж или другого работника выступает частью трудового договора, поэтому если требуется внести в нее даже небольшие корректировки, то на это надо получать разрешение работника, а также изменять непосредственное трудовое соглашение.
• Лицо, назначающееся ответственным, не разбирается в особенностях работы компании, поэтому в права и обязанности разных работников вносятся сведения, не имеющие отношение к их трудовой деятельности.
• Изменения в документ вносятся без издания руководителем соответствующего приказа, а также непосредственный работник не оповещается о таких правках.

Нередко такие ошибки приводят к тому, что наемный специалист принимает решение воспользоваться помощью государственных органов. Поэтому он составляет жалобы в трудовую инспекцию или прокуратуру. Это приводит к проведению внеплановой проверки. Если выявляются разные нарушения, то фирма уплачивает значительные штрафы, которые вовсе могут заменяться приостановкой работы.

Какие соблюдаются правила

Каждый специалист, занимающийся разработкой данной документации, должен знать, как правильно оформить должностную инструкцию. Для этого учитываются рекомендации:

• каждая компания самостоятельно решает, как оформляется и заполняется документация, что обычно указывается во внутренних нормативных актах;
• документ обязательно нумеруется и прошивается;
• используется сквозная нумерация;
• все приложения обязательно нумеруются;
• для создания документа используются листы в формате А4.

Если грамотно подходить к созданию этой инструкции, то будет получен документ, обладающий юридической силой, а также у работников не будет возникать дополнительных вопросов или проблем.

Заключение

Должностные инструкции считаются значимыми документами в любой компании. Они составляются для каждой должности, имеющейся в организации. В процессе формирования этого документа учитываются многочисленные требования и правила. При необходимости внесения изменений в инструкцию важно убедиться, что не изменяются основные права и обязанности работника.

Заполнением данного документа может заниматься отдельное ответственное лицо в компании или допускается передавать соответствующие полномочия всем руководителям отделов.

Как написать должностную инструкцию образец. Шаблон должностной инструкции

Оформление должностных инструкций должно производиться в строгом соответствии с общим порядком оформления нормативно-распорядительных документов. Соблюдение порядка оформления должностных инструкций позволит обеспечить юридическую значимость этого внутреннего регламента.

Из статьи вы узнаете:

Правила и порядок оформления должностных инструкций в 2017 году

В законодательстве отсутствует такое понятие, как «должностная инструкция », этот вид нормативного документа разрабатывается на локальном уровне – инструкции действуют только в пределах одного конкретного предприятия. Но в ОКУД – общероссийском классификаторе управленческой документации они упоминаются среди документов, относящихся к классу организационно-распорядительных. Этот класс предназначен для организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Таким образом, должностная инструкция является одним из важнейших нормативных документов, регулирующих и регламентирующих трудовую функцию, определяемую конкретной должностью.

Оформление должностной инструкции, хоть и не является обязательным требованием, установленным на уровне закона, как показывает практика, необходимо как работодателю, так и работнику. На должностную инструкцию, как на нормативный документ и тот, и другой могут сослаться в случае возникновения конфликтных ситуаций и трудовых споров.

Она может служить основанием оправдания расходов на заработную плату, если налоговая инспекция потребует обосновать те значения, которые указаны в штатном расписании.

Разработка и оформление должностных инструкций в 2017 году на предприятии может регулироваться в соответствии с теми требованиями, которые работодатель вправе установить самостоятельно. Такой регламент может быть утвержден в виде инструкции или методических рекомендаций.

Правила оформления должностных инструкций в 2017 году

Как правило, в должной инструкции содержатся следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права по должности;
4. Ответственность.

При оформлении должностной инструкции следует учесть, что текст ее не должен быть слишком большим. Если документ расположен на нескольких страницах, каждая из них должна быть обязательно пронумерована. Для нумерации используются арабские цифры, их проставляют в нижнем колонтитуле, по центру страницы. Нумерация сквозная по всему документу . Для нумерации разделов и подразделов используются римские цифры. Пункты и подпункты инструкции названий не имеют и нумеруются внутри разделов арабскими цифрами.

Текст инструкции печатается только на одной стороне листа. При этом установлены следующие границы текста: верхняя и нижняя равны 2 см , правая – 1,5 см , левая – 3 см .

Как правило для текста используется шрифт Times New Roman Cyr или Arial размером 14 или 12 пт соответственно.

Оформление должностной инструкции, как и всякого юридически значимого документа, должно соответствовать требованиям государственных стандаров. В то же время, поскольку должностная инструкция является внутренним нормативно-распорядительным документом, допускается, например визы согласования проставлять в нижней части обратной стороны на последнем листе. Визироваться инструкция также может полистно.

Единственное условие – все допустимые варианты оформления этого документа установить внутренним регламентом – методическими указаниями или инструкцией по составлению.

Порядок оформления должностных инструкций

Как правило, разработку и оформление должностных инструкций в 2017 году инициирует руководитель предприятия, издав соответствующий приказ, которым назначаются ответственные за это должностные лица.

Проект документа необходимо согласовать с отделом нормоконтроля и юридической службой.

Нормоконтроль проверит, правильно ли оформлен документ, соответствует ли он требованиям стандартов, а юристы оценят его содержание на соответствие положениям действующего трудового законодательства. Если это необходимо, документ может быть согласован с профсоюзным комитетом работников предприятия или иным представительным органом сотрудников.

В некоторых случаях порядок оформления должностных инструкций в организации может предусматривать согласование с руководством других структурных подразделений, в штатном расписании которых есть такая должность, или руководством головной организации, курирующей деятельность предприятия.

После согласования должностная инструкция утверждается руководителем предприятия или назначенным по его приказу иным должностным лицом. Затем документ должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия. Хранятся оригиналы должностных инструкций, как правило, в кадровой службе. Их хранение регламентируется внутренним нормативным актом, устанавливающим порядок ведения делопроизводства в организации.

Для ознакомления работнику, с которым заключается трудовой договор, выдают заверенную копию документа. Такие же копии хранятся у руководителей подразделений, которые выдают их работникам, если тем потребуется уточнить выполняемую трудовую функцию.

В действие должностные инструкции вступают с момента утверждения, если иное не оговаривается в их тексте. Юридическую силу документ не теряет до того момента, пока в действие не будет введена новая должностная инструкция. После того, как работник поставил подпись, удостоверяющую факт его ознакомления с инструкцией, ее требования для него становятся обязательными для выполнения.

Рекомендации ГОСТ по оформлению должностных инструкций

Поскольку на государственном уровне оформление должностных инструкций не регламентируется никакими нормативами, при их разработке следует руководствоваться теми общими требованиями, которые устанавливают следующие ГОСТы:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст).
• ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», содержащий требования к порядку разработки и смысловому содержанию, в том числе, документов, имеющих нормативно-распорядительное назначение;
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в нем приведен перечень обязательных реквизитов.

Обратите внимание: ГОСТ Р 6.30-2003 будет действовать до 30 июня 2018 года, вместо него в действие будет введен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Можно упомянуть еще один документ, который, хоть и не является стандартом, но поможет сформулировать требования и смысловое наполнение той или иной должностной инструкции. Это Единый квалификационный справочник, в котором приведен перечень должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.07.1998 г. №37.

Читайте также:

• Определяем, что составлять – инструкцию или регламент?

Как сделать выписку из должностной инструкции

Выписка из должностной инструкции может потребоваться, например, в случае, когда нужно будет предоставить информацию по запросу судебного органа, рассматривающего трудовой спор работника с предприятием.

Выписки , в том числе и из должностных инструкций в 2017 году оформляются в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779. Они должны быть напечатаны на бланке предприятия, на котором уже указаны такие реквизиты, как его наименование и справочные сведения об организации. Выписку необходимо заверить подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

В текстовой части выписки нужно указать наименование документа, например: «Выписка из должностной инструкции» с указанием названия конкретной должности. Кроме того, необходимо указать дату выдачи выписки и упомянуть о том, что оригинал испрашиваемого документа хранится на предприятии.

Как правило, оформление выписок из должностных инструкций регламентируется локальным нормативным актом работодателя – методическими указаниями или инструкцией по делопроизводству.

Образцы оформления должностных инструкций

Ниже представлен образец оформления должностной инструкции и показано расположение реквизитов этого документа для общего случая.

Текстовое содержание полей образца представлено в таблице.

Номер поля реквизита	Текстовое содержание поля реквизита
	Предназначено для указания полного наименования предприятия – разработчика инструкции
	Место расположения грифа утверждения. При его заполнении слово УТВЕРЖДАЮ пишется без кавычек прописными буквами. Обязанность по утверждению такого рода документов руководитель организации, как правило, оставляет за собой или же назначает приказу ответственное лицо, которому такое право передает. В этом же поле должна быть указана должность лица, утвердившего документ, а также – его подпись, расшифровка и дата утверждения
	Размещается текстовое содержание инструкции.
	Размещается подпись руководителя структурного подразделения, для которого разработана должностная инструкция. В этом поле также должно быть указано полное наименование его должности, стоять его подпись с расшифровкой и датой подписания документа.
	Содержит гриф согласования, в его верхней строчке пишется слово СОГЛАСОВАНО без кавычек и прописными буквами. Ниже указываются должности лиц, с которыми согласовывается документ, и оставлено место для размещения их подписей, расшифровок и дат подписания.
	Размещается надпись «С инструкцией ознакомлен». В этом поле также должны быть указаны фамилия, инициалы работника, занимающего данную должность, стоять его подпись и дата ознакомления

Наличие всех указанных в таблице реквизитов и их правильное расположение позволит придать должностной инструкции юридическую силу после того, как она будет введена в действие приказом руководителя предприятия.

Шаблон должностной инструкции приведен ниже.

Не все компании-работодатели считают, что им нужны должностные инструкции. Это связано с особенностями законодательного регулирования. К сожалению, применять такие регламентирующие трудовые функции сотрудников акты организация начинает только тогда, когда возникли проблемы с персоналом или проверяющими органами.

Сразу определим, что обязательное наличие в организации должностных инструкций в 2018 году трудовым законодательством не устанавливается. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно принимать решение о их разработке и утверждении. При этом компании следует учитывать, что в отношении описания трудовой функции, наличие которого является обязательным условием трудового договора, содержание должностных инструкций работников дублируют его.

В то же время следует отметить, что назначение должностных инструкций в 2018 году гораздо шире. Ими регламентируется организационно-правовое положение в организации для каждой должности, которая предусмотрена актуальным штатным расписанием предприятия, а также квалификационные требования к ней. Кроме того, документом устанавливаются трудовые обязанности работника, его права и ответственность на этом рабочем месте. Универсальность и охват многих вопросов делают эти регламенты важным компонентом трудовой деятельности. Но как внедрить их в практику без ошибок, знают не все.

Разработка должностных инструкций позволяет четко разграничить обязанности и права между сотрудниками как в рамках одного структурного подразделения, так и в рамках всей коммерческой организации. Их использование обеспечивает эффективное взаимодействие внутри трудовых коллективов, а также между подразделениями.

Тема номера

Также читайте о том, как безопасно оплатить работу в праздник и выходной, как себя вести во время проверки ГИТ и какие условия нужно срочно убрать из трудовых договоров ваших работников.

Пошаговая инструкция по разработке должностных инструкций в 2018 году

Шаг 1 Проанализируйте нормативные документы, которые устанавливают требования к квалификации работника.

Определите категорию должности, воспользовавшись Общероссийским классификатором, отраслевыми квалификационными справочниками или профессиональным стандартом, если он утвержден для специалистов данной профессии, а также профстандартами, если они приняты для данной должности.

Шаг 2 Извлеките из документов необходимую информацию.

Перечень квалификационных требований к должности возьмите из разделов «Требования к квалификации», «Тарифно-квалификационные характеристики», профстандарта.

Шаг 3 Подготовьте распорядительную документацию и проверьте порядок ее применения.

Порядок, в котором происходит назначение сотрудника на должность и снятие с нее определите в соответствии с тем порядком замещения должностей, который установлен распорядительными документами или ЛНА (локальными нормативными актами) вашего предприятия. К документам, на основании которых регламентируется деятельность по должности, как правило, относят устав предприятия, ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка организации), трудовой договор с каждым сотрудником, должностные инструкции работников , положение о подразделении, иные ЛНА организации.

Шаг 4 Изучите иерархию должностей в организации.

Подчиненность по должности определите в соответствии с иерархией, установленной штатным расписанием и структурой подразделения.

Шаг 5 Определите порядок замещения.

Порядок замещения работника в случае его отсутствия определите в соответствии с порядком назначения и освобождения от должности.

Шаг 6 Определите перечень обязанностей.

Перечень должностных обязанностей при разработке должностной инструкции необходимо составить с учетом соответствующих разделов квалификационных справочников, а также того функционала, который установлен профстандартом для специалиста этой квалификации. Обязанности необходимо скорректировать с учетом особенностей конкретного рабочего места и условий производства.

Шаг 7 Узнайте полномочия сотрудников.

В разделе «Права» оговорите те полномочия, которые будут закреплены за данной должностью и которые необходимы для эффективного выполнения возлагаемых трудовых обязанностей.

Шаг 8 Установите зону ответственности.

Ответственность, закрепляемая типовой должностной инструкцией, устанавливается в соответствии с федеральными законами и локальными нормативными актами предприятия. Для должности, которая предполагает подписание договора о материальной ответственности, укажите конкретно, какая именно материальная ответственность будет предусмотрена за нарушение положений этого договора. В этом разделе должностной инструкции в 2018 году можно установить и критерии оценки, по которым будет определяться степень выполнения работником своих обязанностей и использования своих прав.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Оформление должностных инструкций в 2018 году

Если требования к содержанию этих документов работодатель вправе устанавливать самостоятельно, то правила оформления должностной инструкции довольно строги. Они установлены на государственном уровне.

Образец оформления должностной инструкции должен соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, регламентирующим общие правила оформления для всех деловых документов.

Форма и образец должностной инструкции в 2018 году

Приказ об утверждении должностных инструкций

Все разрабатываемые на предприятии должностные инструкции в 2018 году должны быть утверждены руководителем или лицом, исполняющим его обязанности. Он заполняет реквизит «Гриф утверждения», являющийся обязательным для этого вида документов и придающий им юридическую силу. При заполнении этого реквизита не только ставится подпись руководителя, но и дается с ее расшифровка с указанием даты подписания.

После этого на предприятии издается приказ об утверждении должностных инструкций. Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому может использоваться та форма приказа об утверждении должностных инструкций образец которой утвержден локальным нормативным актом организации.

Прочитайте полезные статьи

Оформление должностной инструкции – процедура необязательная, в ТК нет четких указаний на этот счет. Тем не менее, этот документ может понадобиться в случае возникновения трудовых споров, для четкой регламентации функционала сотрудников и при подборе кандидатов на свободную вакансию. Подробнее о том, для чего нужна должностная инструкция, и как ее составить, читайте в этом материале.

Предназначение должностной инструкции:

• Определять задачи, квалификационный минимум, права и обязанности сотрудника.
• Разрабатывается для всех должностей штатного расписания, в том числе вакантных. При подборе персонала является отправной точкой для составления описания вакансии.
• Служит для оценки соответствия сотрудника занимаемой должности.
• Для нового сотрудника – источник информации об ожиданиях руководства и критериях оценки результатов труда.
• Для руководителя – инструмент управления и проверки качества выполняемой работы.
• При проведении ежегодной аттестации помогает провести общую оценку деятельности работника.
• Может быть доказательной базой в суде или контролирующих органах.
• Пригодится, если два сотрудника занимают одинаковую должность и имеют разные оклады.

Что нужно знать о должностных инструкциях:

• Документ оформляется в трех экземплярах. Один остается у сотрудника отдела кадров (прикладывается к штатному расписанию), второй – передается руководителю структурного подразделения, третий – непосредственно сотруднику.
• Зачастую обязанность по составлению должностной инструкции возлагается не на сотрудника отдела кадров, а на руководителя структурного подразделения, поскольку ему лучше известна специфика работы.
• Оформляется как приложение к трудовому договору или отдельным документом.
• Если в компании есть профсоюз, необходимо согласовать с ним проект должностной инструкции.
• Документ утверждается руководителем предприятия, подписывается начальником отдела кадров и руководителем соответствующего подразделения.

Основные пункты должностной инструкции:

1. Общие положения: назначение документа, категория должности, порядок приема на работу, кому подчинятся сотрудник, требования к образованию и профессиональным навыкам.
2. Описание должностных обязанностей: ежедневных, еженедельных, ежемесячных.
3. Права сотрудника. В отличие от трудового договора, тут указываются права, вытекающие из функций структурного подразделения и организации. Например, участие в проектах и разработках, принятие решений в соответствии с полномочиями, обучение и повышение квалификации.
4. Список документов, которыми должен руководствоваться сотрудник: приказы, инструкции, нормативные акты.
5. Порядок взаимодействия с другими сотрудниками. Указывается основной круг лиц, порядок подчиненности или руководства, сроки и регламент предоставления информации и ответов на запросы.
6. Ответственность сотрудника. При указании мер ответственности обязательна ссылка на соответствующий нормативный акт (ГК, ТК или УК).
7. Порядок оценки работы. Указываются критерии оценки качеств сотрудника (компетентность, инициативность, профессиональная грамотность) и работы (результаты, качество и своевременность выполнения). Также прописывается мотивационная составляющая (подарки, премии, поощрения) и наказание за невыполнение (штрафы, выговоры).
8. Заключительная часть: дата вступления в силу, подписи.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Должностная инструкция № 1
генерального директора

г. Москва 14.03.2016

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность
генерального директора.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается решением
общего собрания акционеров .

1.3. На должность генерального директора назначается лицо, имеющее высшее образование и
опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет .

1.4. Генеральный директор в своей деятельности руководствуется:

– законодательными и нормативно-правовыми актами, регламентирующими производственно-
общества ;
– уставом общества , локальными нормативными актами общества ;
– настоящей должностной инструкцией.

1.5. Генеральный директор должен знать:
– законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие производственно-
хозяйственную и финансово-экономическую деятельность общества , постановления
федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления,
определяющие приоритетные направления развития экономики;
– методические и нормативные материалы других органов, касающиеся деятельности общества ;
– профиль, специализацию и особенности структуры общества ;
– перспективы технического, экономического и социального развития общества и сферы
деятельности;
– производственные мощности и кадровые ресурсы общества ;
– технологию производства продукции (услуг) общества ;
– порядок составления и согласования бизнес-планов производственно-хозяйственной и
финансово-экономической деятельности общества ;
– рыночные методы хозяйствования и управления общества ;
– систему экономических индикаторов, позволяющих обществу определять свое положение на
рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта;
– порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;
– научно-технические достижения и передовой опыт в соответствующей сфере деятельности
общества ;
– трудовое законодательство;
– управление экономикой и финансами общества , организацию производства и труда;
– порядок разработки и заключения коллективных договоров и регулирования социально-
трудовых отношений;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Генеральный директор подотчетен общему собранию акционеров .

1.7. На время отсутствия генерального директора (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности
исполняет заместитель (при отсутствии такового – лицо, назначенное в установленном порядке),
который приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение
возложенных на него обязанностей.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Осуществляет текущее руководство всеми видами деятельности общества в соответствии с
действующим законодательством.

2.2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и
направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных
и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы общества , рост объемов продаж
(услуг) и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции
(услуг) , ее соответствие стандартам в целях завоевания рынка и удовлетворения потребностей
населения в соответствующих видах продукции (услуг) .

2.3. Обеспечивает выполнение обществом всех обязательств перед федеральным, региональным
и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами,
поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и
трудовых договоров и бизнес-планов.

2.4. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования
новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно
обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры
рынка и передового опыта в целях всемерного повышения технического уровня и качества
продукции (услуг) , экономической эффективности ее производства, рационального использования
производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

2.5. Принимает меры по обеспечению общества квалифицированными кадрами, рациональному
использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и
благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об
охране окружающей среды.

2.6. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов
руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и
моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа
материальной заинтересованности и ответственности каждого сотрудника за порученное ему дело
и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

2.7. Совместно с трудовым коллективом (и профсоюзной организацией) обеспечивает на основе
принципов социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного
договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации,
инициативы и активности сотрудников общества .

2.8. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-
хозяйственной деятельности общества , в пределах предоставленных ему законодательством прав,
поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам –
заместителю директора, руководителям структурных подразделений.

2.9. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности общества и осуществлении ее
хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового
управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой
дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной
привлекательности общества в целях поддержания и расширения масштабов
предпринимательской деятельности.

2.10. Защищает имущественные интересы общества в суде, арбитраже, органах государственной
власти и управления.

2.11. Соблюдает служебную тайну в отношении полученной информации, обеспечивает
соблюдение мер и создание условий, препятствующих утечкам конфиденциальной информации,
незамедлительно уведомляет совет директоров обо всех случаях шантажа, угроз и попыток их
применения вне зависимости от характера требований, а также попыток получения кем
-либо сведений, касающихся деятельности общества .

Генеральный директор вправе:

3.1. Без доверенности действовать от имени общества .

3.2. Представлять интересы общества во взаимоотношениях с гражданами, юридическими
лицами, органами государственной власти и управления.

3.3. Распоряжаться имуществом и средствами общества с соблюдением требований,
определенных законодательством, уставом общества , иными нормативно-правовыми актами.

3.4. Открывать в банковских учреждениях расчетный и другие счета.

3.5. Заключать трудовые договоры.

3.6. Принимать решения о приеме сотрудников в общество , об их переводе и увольнении, о мерах
поощрения и дисциплинарных взысканиях.

3.7. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство .

3.8. В пределах, установленных законодательством, определять состав и объем сведений,
составляющих коммерческую тайну, порядок ее защиты.

3.9. Требовать от нижестоящих руководителей, специалистов и других сотрудников общества
выполнения служебных обязанностей.

3.10. Доводить до сведения нижестоящих руководителей информацию о всех выявленных в
процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить
предложения по совершенствованию работы общества .

3.11. Запрашивать у нижестоящих руководителей и специалистов общества информацию и
документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.12. Привлекать к решению возложенных на него задач нижестоящих руководителей и
специалистов, давать поручения.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Генеральный директор несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим
трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и
гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий,
установленных действующим законодательством, уставом общества , иными нормативно-
правовыми актами. Генеральный директор общества не освобождается от ответственности, если
действия, влекущие ответственность, были предприняты лицами, которым он делегировал свои
права.

4.5. За недобросовестное использование имущества и средств общества в собственных интересах
или в интересах, противоположных интересам учредителей, в пределах, определенных
гражданским, уголовным, административным законодательством.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере
необходимости, но не реже одного раза в пять лет .

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все
работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 15
февраля 2016 г. № 67 .

СОГЛАСОВАНО

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
14.03.2016

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. наименование должности относится к категории руководителя, специалиста, технического исполнителя и т.д. .
1.2. На должность наименование должности принимается лицо, имеющее:

• – образование ___________________________________________________________________ и
• – стаж вид, характеристика работы не менее _________ лет.

1.3. наименование должности принимается на должность и освобождается от должности директором организации по представлению наименование должности лица, по представлению которого принимается работник .
1.4. наименование должности должен знать:

• а) специальные (профессиональные) знания по должности –
• б) общие знания работника организации –
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты,

1.5. В своей деятельности наименование должности руководствуется:

• – законодательством РФ,
• – уставом организации,
• – приказами и распоряжениями директора организации,
• – настоящей должностной инструкцией,
• – правилами внутреннего трудового распорядка организации,

1.6. наименование должности подчиняется непосредственно директору организации.
1.7. На время отсутствия наименование должности (командировка, отпуск, болезнь, пр. ) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. .

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
наименование должности :

• а) специальные (профессиональные) должностные обязанности –
• б) общие должностные обязанности работника организации –
  • соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации,
  • внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты,
  • обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,
  • выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он починен согласно настоящей инструкции,

3. ПРАВА
наименование должности :
3.1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• – по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• – о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• – о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

3.2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
3.6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
наименование должности несет ответственность в следующих случаях:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. .

С инструкцией ознакомлен.

“____” _________________ ______г.

Рекомендуем также

“Должностные инструкции”

“Должностные инструкции”

Нужны ли современным организациям должностные инструкции? Что такое должностные инструкции — пережиток прошлого или полезный механизм для работодателя?

Ведущий семинара

Дмитрищук Светлана Анатольевна

Эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, сертифицированный бизнес-тренер, автор публикаций в специализированных изданиях. Опыт руководства кадровыми службами крупнейших государственных и коммерческих предприятий Высшее образование по управлению персоналом. Автор серии семинаров “Новое в трудовом законодательстве”, “Трудовой договор”, “Трудовые книжки: сложные вопросы”, получивших наивысшую оценку членов Кадрового клуба “Кадры в порядке”

Видео семинара

План семинара

1. Должностные инструкции

   • Должностная инструкция как локальный нормативный акт работодателя. Его роль.

   • Возможны ли разные инструкции по одинаковой должности.

   • Должностная инструкция как инструмент устранения трудовых конфликтов

   • Ответственность при неисполнении требований должностных инструкций: как применять меры дисциплинарного реагирования правильно

   • Правовые риски при отсутствии должностных инструкций.

2. Разработка должностной инструкции

   • Название должности в инструкции

   • Оптимальная структура.

   • Наполнение разделов.

   • Как правильно формулировать требования к квалификации, должностные обязанности, права и ответственность.

   • Нужно ли включать критерии оценки выполнения должностных обязанностей

3. Использование профстандартов в должностных инструкциях

   • Использование профстандарта для описания квалификации (образования, обучения и опыта работы), знаний, умений работников.

   • Использование профстандарта при описании должностных обязанностей

4. Трудовые споры при изменении должностных инструкций. Судебная практика

ИНФОРМАЦИЯ О СЕРТИФИКАТАХ

Теперь у вас есть возможность не только прослушать семинар, но и бесплатно получить сертификат участника, который подтвердит ваш профессиональный рост и пригодится вам для общения с нынешним и будущими работодателями.

Если вы находитесь в Москве, вы можете получить сертификаты непосредственно в нашем офисе (бесплатно).

Для отправки сертификатов в другие регионы вам необходимо будет оплатить стоимость почтовых расходов.

Также мы можем выслать вам скан вашего сертификата по электронной почте (бесплатно).

Для получения сертификатов любым из указанных способов, вам необходимо выслать на электронный адрес [email protected] письмо с темой “Сертификат”, в котором указать:

• Ваше ФИО полностью
• Название семинара(-ов), который вы прослушали  
• Способ получения сертификата: самовывоз из офиса, отправка почтой, в электронном виде
• Для отправки почтой – почтовый адрес с индексом 

 

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Дмитрищук Светлана Анатольевна

22. 11.2017

Бизнес-центр «Ямское поле»

Регистрация обязательна. Количество мест ограничено.

Бесплатно

Регистрация на семинар

Безопасность | Стеклянная дверь

Пожалуйста, подождите, пока мы проверим, что вы реальный человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, отправьте электронное письмо чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Veuillez терпеливейший кулон Que Nous vérifions Que Vous êtes une personne réelle. Votre contenu s’affichera bientôt. Si vous continuez à voir ce сообщение, связаться с нами по адресу Pour nous faire part du problème.

Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind.Ихр Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, Информировать Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

Эвен Гедульд А.У.Б. terwijl мы verifiëren u een человек согнуты. Uw содержание wordt бинненкорт вергегевен. Als u dit bericht blijft zien, stuur dan een электронная почта naar om ons te informeren по поводу ваших проблем.

Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido se sostrará кратко. Si continúas recibiendo este mensaje, информация о проблемах enviando электронная коррекция .

Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en краткий Si continúas viendo este mensaje, envía un correo electronico a пункт informarnos Que Tienes Problemas.

Aguarde enquanto confirmamos que você é uma pessoa de verdade. Сеу контеудо será exibido em breve. Caso continue recebendo esta mensagem, envie um e-mail para Para Nos Informar Sobre O Problema.

Attendi mentre verificiamo che sei una persona reale.Il tuo contenuto verra кратко визуализировать. Se continui a visualizzare questo message, invia удалить все сообщения по электронной почте indirizzo для информирования о проблеме.

Включите Cookies и перезагрузите страницу.

Этот процесс автоматический. Вскоре ваш браузер перенаправит вас на запрошенный вами контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Код: CF-102/6d2fe4408ca45018

Как написать эффективное описание работы

Чтобы действительно понять объем работы, полезно определить ее в письменной форме.В процессе найма у вас больше шансов привлечь лучшие таланты, если есть хорошо документированный отчет о роли. Разве вы не были бы более склонны пройти собеседование с организацией, которая потратила время на то, чтобы определить, кого они хотят нанять?

Должностные обязанности особенно полезны при наборе новых сотрудников, но они имеют постоянную цель на протяжении всего жизненного цикла найма, поэтому стоит потратить некоторое время на то, чтобы правильно составить ее с самого начала.

Три основные цели должностной инструкции

Привлечение кандидатов

Для описания роли и необходимого послужного списка с целью получения отклика от внутреннего или внешнего претендента на должность.

Определение роли

Чтобы лицо, выполняющее эту роль, имело точку отсчета для своих обязанностей и требуемого уровня производительности, особенно во время оценки или когда рассматривается продвижение по службе.

Справочник руководства 

В частности, для нового менеджера, чтобы понять объем и уровень ответственности, ожидаемой от роли.

Что это такое

Подробное описание работы включает следующие области.

• Название работы.
• Где роль находится в команде, отделе и более широком бизнесе.
• Перед кем отчитывается роль, и другие ключевые взаимодействия.
• Основные сферы ответственности и ожидаемые результаты.
• Краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные цели.
• Возможности для продвижения и продвижения.
• Необходимое образование и обучение.
• Мягкие навыки и личностные качества, необходимые для достижения успеха.
• Требования к местоположению и поездке.
• Диапазон вознаграждения и доступные льготы.
• Передать культуру и идентичность организации.

Пять ошибок, которых следует избегать при создании эффективной должностной инструкции

Использование внутренней терминологии 

Ваша база данных CRM может быть известна в масштабах всей компании как «Банк знаний», но требование владения навыками внедрения банка знаний в должностной инструкции исключает большинство внешних кандидатов.Придерживайтесь общепризнанных требований, чтобы привлечь как можно более широкую аудиторию.

Не вовлечение всех заинтересованных сторон

Наиболее точные спецификации получаются при участии нескольких различных направлений бизнеса. При определении или уточнении того, что влечет за собой роль, делайте это с участием HR, линейного руководства и сотрудников аналогичной функции.

Быть нереалистичным

Должностная инструкция должна быть точным представлением послужного списка, необходимого для выполнения роли, а не невозможным списком пожеланий каждого навыка, который может быть полезен.

Использование дискриминационных выражений 

Хотя использование определенных слов и фраз в описании должности часто происходит непреднамеренно, оно может быть истолковано как дискриминационное и ограничивает разнообразную группу кандидатов, к которой стремятся организации. Обязательно ознакомьтесь с юридическими требованиями на веб-сайте Business Link.

Нерегулярный пересмотр

Организации постоянно развиваются, поэтому для того, чтобы должностные инструкции отражали меняющиеся требования, их следует пересматривать, в идеале ежегодно, и вносить соответствующие поправки.

Время, потраченное на составление точного описания работы, может иметь неоценимое значение для постоянного привлечения, найма и удержания сотрудников.

Рекомендации по написанию хорошего описания работы — Управление персоналом

Передовой практикой в ​​отделе кадров является наличие должностных инструкций для всех штатных должностей. Должностные инструкции служат основой для ряда функций, включая набор, отбор, обучение, планирование карьеры, оценку эффективности, продвижение по службе, переводы, оценку работы и юридические цели.Должностные инструкции также содержат стандартизированный формат должностных обязанностей и квалификаций для каждой должности. Кроме того, описания должностей помогают тем, кто интересуется другими должностями, узнать, какая квалификация и опыт необходимы для продвижения на эту должность.

Описание работы позволяет тому, кто мало или совсем ничего не знает о работе, прочитать описание и быстро понять характер, объем и требования работы, а также то, как работа влияет на GVSU. Когда вы пишете описание, описывайте работу в общих чертах и ​​описывайте работу в том виде, в каком она существует сейчас, а не в том, как она может измениться в будущем.Опишите только постоянные обязанности, а не случайные или временные обязанности. Избегайте сокращений и аббревиатур. Напишите описание так, чтобы кто-то, незнакомый с отделом, мог его понять. Эта должностная инструкция указывает в целом характер и уровни работы, знания, навыки, способности и другие ожидаемые основные функции. Он не предназначен для того, чтобы содержать исчерпывающий список обязанностей или инициировать запрос на изменение должности и/или оклада. При составлении описания сотрудник должен воздерживаться от завышения или раздувания обязанностей.

Важные функции Рабочие функции необходимы, когда выполнение функции является ПРИЧИНОЙ существования работы. Перечислите функции в порядке важности. Функции могут включать в себя группу задач, составляющих один основной отдельный набор действий. Существенные функции – это те, которые должностное лицо должно быть в состоянии выполнять. Вы можете сказать, являются ли обязанности важными, если они соответствуют следующим критериям:

• Работа существует в первую очередь для выполнения обязанностей
• Если обязанности не будут выполнены, результаты для университета будут серьезными
• Время, затрачиваемое на выполнение обязанностей, является значительным (более 10%).

Используйте короткие и лаконичные предложения или фразы. Читатели должны быть в состоянии понять каждую обязанность без дополнительных пояснений. Начинайте каждое предложение с глагола действия в настоящем времени, такого как «Разработка», «Контроль», «Ведение переговоров», «Контролирует», «Управляет», «Ведет», «Ответственный за

»

«Неосновные функции» Неосновные функции не являются обязательными для существования работы.

Требуемое образование Минимальное формальное образование, сертификаты и лицензии, необходимые для выполнения рабочих функций.

Предпочтительное образование – Образование сверх необходимого образования, которое было бы желательным, но не обязательным для выполнения рабочих функций.

Требуемый опыт Минимальный опыт работы, необходимый для выполнения работы.

Предпочтительный опыт Опыт работы выше необходимого опыта, который был бы желателен, но не обязателен для выполнения должностных функций.

Интернет-ресурсы
Существует множество онлайн-ресурсов с примерами должностных инструкций.Вот два из них, которые могут вам пригодиться:

O*Net

Monster

Как составить хорошее описание работы (2022)

Важно первое впечатление.

Должностная инструкция, скорее всего, будет первым впечатлением, которое вы произведете на потенциальных кандидатов, поэтому крайне важно убедиться, что вы все сделали правильно.

Для этого вам следует сначала обдумать несколько простых тем:

• Что такое должностная инструкция?
• Что включить в описание работы?
• Какой длины должно быть описание работы?
• Как обратиться к своим основным кандидатам?
• Как выделиться среди конкурентов?

Хорошая новость заключается в том, что мы собираемся ответить на все эти и другие вопросы в этой статье.

К концу у вас должна быть вся необходимая информация, чтобы понять, как написать хорошее описание работы и что нужно, чтобы понравиться кандидатам, которых вы хотите.

Итак, начнем с самого начала.

Что такое должностная инструкция?

Это не просто описание должности, которую вам нужно заполнить, а понимание роли.

Это то, как может выглядеть трудовая жизнь вашего сотрудника, какими качествами он обладает, чтобы работать на нужном вам уровне, и все, что у вас есть, чтобы заманить его в свою компанию.

Что включить в описание работы?

Должность

Если должность имеет традиционное название, не пытайтесь оживить ее чем-то хипстерским. Вы продаете работу, а не чашку кофе по завышенной цене (если, конечно, вы не рекламируете нового бариста).

Простая и понятная роль с самого начала привлечет внимание ваших кандидатов. Он также может объяснить уровень позиции, еще не обрисовывая в общих чертах какие-либо подробности.

Местонахождение

Некоторые кандидаты будут готовы или даже захотят переехать в новый город для работы.

Другие захотят найти что-то в городе, который они уже называют домом.

В любом случае местонахождение должности должно быть ясным, и если есть релокационный пакет, убедитесь, что ваши кандидаты знают об этом.

Цели и обязанности

Мы считаем хорошей идеей создать краткое изложение роли в пунктах списка, чтобы привлечь внимание к основному описанию.

Дайте своим кандидатам представление о том, почему вы нанимаете их, чего вы ожидаете, чего они могут достичь и как они могут переработать, чтобы стать незаменимыми.

Опыт

Вам, несомненно, понадобится человек с соответствующим опытом, но не спешите хвататься за звезды.

Установка слишком высокого ограничения на отраслевой опыт может означать, что вы закрываете дверь для молодых, энергичных, восходящих суперзвезд и отраслевых вундеркиндов.

История компании

Удовлетворение балансом между работой, жизнью и культурой стало основным требованием представителей поколения Z и миллениалов к работе.

Описание вашей компании должно идти дальше, чтобы сопоставить личности сотрудников с лучшими возможностями трудоустройства для них. «Опыт» почти так же актуален, как и сама роль.

Дополнительное чтение: Как составить заявление работодателя о равных возможностях

Заработная плата и льготы

Проницательный работодатель, не ставящий суперзвезд, предлагает диапазон зарплат, чтобы соблазнить самых крупных процесс.

Если должность не находится на уровне, при котором предполагается, что заработная плата будет частью процесса переговоров, уклончивость, не раскрывая ничего о том, сколько предлагается, часто бывает весьма вредной. Может показаться, что вы стыдитесь того, что предлагаете.

Тем не менее, вы всегда должны платить своим сотрудникам столько, сколько они стоят. Они будут уважать вас за это, и вы получите от них лучшее взамен.

Перечислить преимущества вашей компании — еще один способ выглядеть более привлекательно. Эти пункты работают рука об руку с балансом работы и образа жизни и часто могут компенсировать стандартный уровень заработной платы.

Часы работы, требования и ожидания

Требования в вашем описании могут остановить кандидата как вкопанный.

Для кандидатов со строгими семейными обязанностями соблюдение разнообразного и напряженного графика может оказаться невозможным. То же самое касается обилия путешествий.

Однако тот же ненормированный график, гибкий график и возможность путешествовать будут рассматриваться как огромные плюсы для других заявителей.

Вы можете отфильтровать наиболее подходящих кандидатов, прежде чем вы приблизитесь к собеседованию с хорошо сформулированным описанием работы.

Основные советы по составлению описаний вакансий

Говорите с кандидатами на их языке

Если вы придерживаетесь традиционных описаний, которые писались годами, скорее всего, вы создадите пресное объявление.

Вы хотите привлечь активных и энергичных членов вашей команды, так что говорите как один.

Это не значит, что нужно слишком стараться. Вы можете легко залезть в яму из-за того, что кандидаты не могут четко понять рабочие роли, или сбивающей с толку хипстерской речи, из-за которой вы звучите как рабочий эквивалент некрутого папы.

Эти описания вакансий, составленные One Step GPS , являются прекрасным примером того, как компания может изобразить доступный бренд работодателя и привнести позитивный тон в каждую вакансию. Потенциальные сотрудники могут четко понимать требования к работе, но потенциальный работодатель также разговаривает с ними дружелюбно и приглашающе.

Будьте лаконичны, убедительны, открыты и человечны. Таким образом, вы создадите отражение своей компании, не прописывая каждую деталь.

Используйте голос своего бренда, но сохраняйте отраслевую точность

В зависимости от того, где находится ваш бренд, вы должны использовать именно этот голос.

Если вы представляете профессиональную службу, будьте профессиональны, но дружелюбны и доступны. Если вы работаете в индустрии развлечений или в определенной культуре, ведите себя так, как будто вы это делаете.

Вы должны знать, как использовать соответствующую отраслевую терминологию и когда вы переборщите — сбиваете с толку или утомляете своих кандидатов.

Если вы не совсем уверены, правильно ли вы ответили, будьте проще, придерживайтесь фактов и привлекайте внимание кандидатов.

Продавайте шипение, а не колбасу — покажите им, как может выглядеть их новая трудовая жизнь

Описание типичного рабочего дня может дать гораздо лучшую картину того, что предлагается, чем обычно мягкое описание работы.

• Каковы преимущества и привилегии?
• Доступны ли им новейшие технологии?
• Есть ли возможность путешествовать, связанная с ролью?
• Чего могут достичь кандидаты, если они установят высокие стандарты и приложат усилия?
• Насколько нынешним сотрудникам нравится приходить на работу?
• Что поддерживает их мотивацию?
• Насколько это может быть весело?
• Вы проводите общественные мероприятия и финансируете внеклассные мероприятия?
• Как вам рабочая семья, а не учреждение?

Будьте позитивны

Сохраняйте во всем, что вы говорите, энтузиазм и воодушевление.

Повышение уровня корпоративной культуры и безопасности, которую она обеспечивает. Покажите, как эта роль поможет улучшить баланс между работой и личной жизнью сотрудников. Опишите пользу для здоровья.

Если вы добавите в свое описание негативные термины, вы откроете дверь для того, чтобы вас воспринимали как негативную компанию. Это может только осесть в подсознании ваших соискателей, но все же может нанести большой ущерб.

Сохраняйте гендерную нейтральность

Потеряйте он/она и его/ее термины и сконцентрируйтесь на их , вашем и любых других нейтральных местоимениях.

Вы ни в коем случае не должны показаться, что вам не хватает равных возможностей, открытой и дальновидной компании.

Какой длины должно быть описание работы?

Это может быть сложно. Вы не хотите болтать так много, чтобы усыпить своих соискателей, но вы не хотите упустить какую-либо важную и актуальную информацию.

Мы считаем, что лучше быть немного длиннее, чем слишком коротко.

Если вы считаете, что ваш первый черновик слишком длинный, отредактируйте лишнее и сократите его до фактов.Он не только будет лучше читаться, но и будет наполнен плюсами в каждом предложении.

Подведение итогов

Грамотно написанное и хорошо составленное описание работы может привлечь больше кандидатов и отсеять ненужных.

Вы можете заинтересовать своих идеальных кандидатов нужными деталями и, возможно, даже заключить сделку с правильным голосом и содержанием.

Хорошее описание работы расширит вашу сеть, значительно облегчит выбор тех, с кем вы хотите провести собеседование, и сэкономит ваше время и деньги за счет повышения эффективности при приеме на работу.

Как составить хорошее описание работы

Хорошее описание работы — важный документ для каждой должности в вашей организации. Его можно использовать как инструмент для привлечения лучших соискателей, когда вакансия вакантна. Он также может быть использован в качестве основы для нового трудового договора. После того, как сотрудник проработает в вашей компании какое-то время, описание работы можно использовать для оценки эффективности. Требуется умение составить описание работы, которое будет ясным, убедительным и эффективным. Вот несколько принципов, которые помогут вам написать хорошее описание работы.

Определитесь с названием должности

Должность должна отражать должность как можно меньшим количеством слов. Некоторые должности просты, например, водитель автобуса или парикмахер. Другие требуют больше размышлений.

При необходимости название должности должно отражать ее положение в иерархии компании. Используйте такие термины, как менеджер, руководитель и начальный уровень, где это уместно. Должности также не должны зависеть от пола или возраста, поскольку большинство ролей могут выполнять люди любого пола и возраста.

Убедитесь, что вы учитываете возможность поиска должности. Что бы вы ввели в поисковую систему, если бы хотели такую ​​работу? Выбор названия должности с возможностью поиска гарантирует, что люди смогут найти ваше описание работы, когда оно будет опубликовано в Интернете.

Знайте, какие задачи включает в себя работа

Описание вашей работы должно определять типичные задачи или действия, которые ваш сотрудник будет регулярно выполнять. Если вы не имеете прямого отношения к людям, выполняющим эту роль, вы могли бы получить более полное представление о выполняемых задачах, поговорив с руководителем отдела или членами команды.Люди, которых вы встречаете в общих рабочих пространствах, таких как офисы WeWork, также могут поделиться ценными отзывами о важных задачах.

Некоторые специалисты предлагают выражать каждую задачу в процентах. Хотя это требует дополнительных исследований, это может помочь кандидатам узнать, чего ожидать от новой должности.

Каждое задание должно быть выражено не более чем в двух-трех предложениях. Если для описания ваших задач требуется больше времени, подумайте, действительно ли вы описываете несколько задач одновременно.

Убедитесь, что описание каждой задачи основано на результатах, а также на действии, объекте и цели.Пишите не только, что это за задача, но и почему она возникает.

В общем, старайтесь, чтобы список задач не превышал 15. Это легко усваивается пользователями.

Определите навыки и способности, необходимые для достижения успеха

Определенные навыки и способности помогут людям добиться успеха на вашей вакантной должности. Например, хорошие коммуникативные навыки необходимы для руководящих должностей. Сильные организаторские способности и способность к многозадачности важны для административных специалистов.Посмотрите на свой список задач и рассмотрите навыки и способности, необходимые для каждого пункта в нем. Перечислите эти навыки и способности и добавьте их в примечания к описанию работы.

Не забывайте о личных качествах, или «гибких навыках», как их часто называют. Это те черты, которые вы ожидаете от своих кандидатов, такие как лидерство, гибкость и инициативность. Существует современная тенденция к описанию должностей, основанных на мягких навыках, а не на жестких навыках, поскольку менеджеры по найму теперь считают, что люди с правильными характеристиками могут быть обучены.Напротив, люди, не обладающие необходимыми врожденными качествами для выполнения работы, вряд ли добьются успеха, независимо от их сложного набора навыков. Подумайте об этом и придайте дополнительный вес характеристикам, которыми должны обладать ваши кандидаты, когда вы пишете описание работы.

Знайте, за что отвечает успешный кандидат

Большинство профессионалов берут на себя ответственность на любой новой должности. Определение этих обязанностей необходимо для написания хорошего описания работы.Например, ваш успешный кандидат может отвечать за элементы вашей бизнес-операции, такие как разработка его бюджета или управление его страницами в социальных сетях. Возможно, ваш успешный кандидат будет отвечать за новых сотрудников или за целый отдел.

Перечислите любую необходимую квалификацию или опыт

В большинстве случаев новые сотрудники должны иметь определенный опыт и квалификацию. Подумайте, какой опыт и квалификацию вы хотите видеть в своих кандидатах.Требуемый опыт может быть в аналогичной должности, в той же отрасли или в смежной области. Когда требуется квалификация, это, как правило, степень бакалавра или выше по определенной специальности или связанной с ней.

Поймите, какой тип работы вам нужен

Важно решить, какую работу вы предлагаете. От этого будет зависеть, как будет работать ваш сотрудник и сколько вы будете ему платить.

Работа, на выполнение которой требуется много времени, обычно предлагается на полный рабочий день.Работа с менее интенсивными требованиями может быть частичной или случайной. Сотрудники, занятые неполный рабочий день, работают меньше часов, чем сотрудники, работающие полный рабочий день, в обоюдно согласованное время. Если вы ищете работника на неполный рабочий день, вы должны определить, сколько часов вы хотите, чтобы ваш сотрудник работал, и график, который вам больше всего подходит.

Случайная работа более гибкая. Количество часов и отработанное время могут колебаться от недели к неделе или от сезона к сезону, в зависимости от спроса. Роли с фиксированным сроком могут удовлетворить краткосрочные потребности, например, прикрыть существующего сотрудника, который находится вне офиса в командировке или в декретном отпуске.

На этом этапе вы также можете решить, сможет ли ваш новый сотрудник работать удаленно частично или все время.

Учитывайте заработную плату

Заработная плата не всегда включается в должностную инструкцию. Тем не менее, эти данные могут быть хорошим способом поощрить кандидатов и показать им, предлагает ли ваша организация компенсацию, сравнимую с другими на рынке.

Вместо того, чтобы назначать конкретную заработную плату для должности, укажите диапазон окладов. Это позволяет вам варьировать компенсацию в зависимости от опыта и квалификации успешного кандидата.

Не забывайте время от времени обновлять информацию о своей зарплате в соответствии с инфляцией и изменениями на рынке труда.

Образец должностной инструкции

Хотя знание принципов составления должностной инструкции важно, многим людям легче научиться, увидев образец должностной инструкции. Используйте этот шаблон описания работы в качестве плацдарма для ваших собственных замечательных описаний работы.

Должность

Это название роли, т.е. продавец-консультант или офис-менеджер.

Тип работы

Это тип трудового договора, напр. полный рабочий день, неполный рабочий день, случайный или фиксированный срок.

Местонахождение

Это физический адрес, с которого сотрудник будет работать, например. Беверли-Хиллз, офис в Калифорнии.

Примечание. Если должность предполагает много поездок, укажите здесь основное местонахождение.

Начальник

Это лицо, перед которым сотрудник будет отчитываться, например. Менеджер по работе с клиентами, Начальник смены.

Основные задачи и обязанности

Это основные задачи и обязанности, ожидаемые от работника. Вот некоторые распространенные примеры:

• Выполняет обязанности по обслуживанию клиентов, включая ответы на телефонные и электронные запросы и приветствие клиентов и клиентов для улучшения отношений с клиентами
• Поддерживает рабочее место в чистоте, чтобы обеспечить безопасную и профессиональную среду для других сотрудников и гостей
• Соблюдает все бизнес-руководства, включая процедуры по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, для бесперебойной и безопасной работы
• Другие задачи, как указано и требуется

Предпочтительная квалификация

Это квалификации, лицензии или требования к образованию, которыми должен обладать ваш идеальный сотрудник. Вот некоторые распространенные примеры:

• Степень бакалавра бухгалтерского учета
• Степень магистра делового администрирования
• Аттестат о среднем образовании или его эквивалент
• Водительские права
• Свидетельство об оказании первой медицинской помощи

Лучше писать требуемую квалификацию. Было бы позором сбрасывать со счетов кандидата, который в остальном идеален, потому что у него или у нее нет той квалификации, которая вам нужна. Проявите здесь некоторую гибкость, чтобы найти лучшего человека для этой работы.

Опыт

Это тип и продолжительность опыта, который вы предпочитаете в своих кандидатах, например. Опыт работы в аналогичной должности или отрасли от трех лет.

Навыки

Это навыки, которыми должен обладать ваш сотрудник, чтобы добиться успеха на этой должности. Включите сюда как технические, так и межличностные навыки. Некоторые общие навыки включают в себя:

• Навыки работы с программами Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel и Outlook) от среднего до продвинутого уровня
• Сильные письменные и устные коммуникативные навыки
• Хорошие организаторские способности
• Отличное внимание к деталям
• Умение работать самостоятельно или в составе команды

Цели производительности

Это уровень производительности, который вы ожидаете от своего сотрудника. Некоторые общие цели производительности включают:

• Выполнение назначенных задач до крайнего срока.
• Профессионально общаться со всеми сотрудниками, клиентами и поставщиками.
• Убедитесь, что ваше рабочее место всегда содержится в чистоте и презентабельном виде.

Уделите время написанию описания работы, чтобы убедиться, что ваша копия привлечет лучших кандидатов и может быть использована для контрактов и управления производительностью в будущем.

Заинтересованы в рабочей области? Связаться. Примечание: для этого контента требуется JavaScript.

Напишите описание работы, которое привлечет подходящего кандидата

Если вы считаете, что работа, на которую вы нанимаете, не изменилась за последние пять лет или даже за последний год, то, вероятно, это единственная вещь в вашей организации, которая не изменилась. Объявления о вакансиях следует пересматривать и переписывать каждый раз, когда вам нужно нанять. Автор предлагает четыре предложения по составлению и позиционированию описания работы: 1) Знайте, что вам нужно сейчас, но также представляйте будущее. 2) Понимать контекст найма.3) Избегайте языковых ограничений. 4) Думайте о смысле.

Слишком многие организации упускают блестящие возможности для привлечения лучших специалистов для решения текущих и будущих задач. Когда приходит время набирать, нанимать и интегрировать, наиболее распространенными подходами являются рутинные и механические действия, склонные к неверным суждениям и ошибкам. Процесс затратный и, в конце концов, безрезультатный.

Этот сбой начинается с самого первого шага: написания описания работы. Как сетует Дороти Далтон, международный эксперт по управлению талантами, «в большинстве организаций рекрутинг — обычное дело… Даже если в последний раз эта вакансия заполнялась пять лет назад, вероятность того, что кто-то думает, что ее нужно создавать по-другому, невелика.В общем, единственные изменения, которые я вижу, — это завышение квалификации».

Если вы считаете, что работа, на которую вы нанимаете, не изменилась за последние пять лет — или даже за последний год, — то, вероятно, это единственная должность в вашей организации, которая не изменилась. А практика чрезмерного завышения квалификации часто отпугивает желаемых кандидатов от подачи заявок — кандидатов с потенциалом, которым не будет скучно на этой должности. Поэтому вместо того, чтобы полагаться на эти подходы, научитесь точно определять, что вам действительно нужно от нового сотрудника, чтобы правильно составить и расположить описание работы.Вот четыре предложения:

Знайте, что вам нужно сейчас, но также представляйте будущее.

Думайте о работе как о s-образной кривой, с большим количеством возможностей для роста в нижней части «s» и высоким уровнем профессионализма, но небольшим потенциалом в верхней части. В большинстве случаев я выступаю за то, чтобы нанять кого-то, кто будет работать на низком уровне и наслаждаться энтузиазмом и длительным опытом роста, с соразмерным уровнем вовлеченности в работу, удовлетворенности и производительности по мере того, как они поднимаются по кривой, чтобы достичь высокого профессионализма.

Информационный центр

Однако иногда для решения насущной проблемы требуется опытный снайпер. Вы не можете ждать, пока они вырастут. Компромисс заключается в том, что они быстро перейдут либо в другую организацию, либо к новой задаче в вашей (если она доступна для них), и вам придется нанимать снова, надеюсь, на более длительный срок.

Прежде чем составить описание работы, подумайте, что лучше всего будет служить организации как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.В некоторых случаях может быть более целесообразным нанять рабочего для решения проблемы и нанять сотрудника для долгосрочного роста.

Понимание контекста найма.

Оцените роль в контексте команды в крупной организации или во всей организации, если ваше рабочее место меньше. Заполнение работы — это возможность роста для бизнеса, а не только для человека; наилучшее соответствие достигается, когда оно фиксирует рост для обоих. Вы можете лучше согласовать свои вакансии и описания с потребностями вашего бизнеса, лучше понимая свои текущие роли.

Например, мы консультировались с компанией, у которой были мотивированные менеджеры среднего звена, которые, тем не менее, не были уверены в возможностях продвижения. Особенно это касалось людей, проработавших в организации более 10 лет. По мере того, как компания создавала новые рабочие места для заполнения, мы рекомендовали им опросить целевую группу лиц, связанных с ролью, на которую они нанимались. В опросе они просили людей описать, чем они на самом деле занимались, в сравнении с описанием их работы.Вопросы включали: Почему существуют эти различия? Что мотивировало или требовало от них делать что-то не так, как предполагалось в их должностных инструкциях? Какие задачи связаны со стандартной фразой «и другие работы, как указано?» С какими проблемами они столкнулись и преодолели, чтобы добиться успеха? Как оценивается успех — какие показатели используются? И, наконец, как давно они в этой роли?

Результаты этого типа опроса могут выявить роли, которые необходимо сократить или полностью исключить.Это может способствовать правильному распределению ценных человеческих ресурсов и помогает выявить возможности для внутреннего перемещения и продвижения проверенных талантов. Вы даже можете обнаружить, что вам вообще не нужен внешний наем или что вам нужно нанять на что-то другое, чем на вакантную должность. В конечном счете, вы будете должным образом проинформированы при написании должностной инструкции, если будете знать, чем занимаются нынешние сотрудники и что они хотят  делать. Пробелы сами себя обнаружат.

Не ограничивайте язык.

Как я уже отмечал ранее, цель должностной инструкции — пригласить соискателей. Чтобы сделать это успешно, избегайте языковых ограничений. Например, известно, что язык с гендерной предвзятостью отпугивает возможных кандидатов. Возможно, это особенно верно в отношении женщин, когда речь чрезмерно мужская (примеры включают такие слова, как «откровенный», «конкурентный» и «ниндзя»). Но это не ограничивается ими. Мужчин также обескураживает женский язык («заботливый», «сотрудничающий» или «лояльный»), особенно в сообщениях о традиционно женских профессиях, таких как уход за больными.

Точно так же неосторожный язык может отпугнуть соискателей из числа меньшинств или нетрадиционных кандидатов, таких как начинающие (как звучит такой термин, как «карьерно-ориентированный»?), гиг-работники, ищущие традиционную работу (то же самое), или даже работники начального уровня (очень обескураженные). словом «опытный»). Если работа действительно не требует двухлетнего опыта работы, не говорите, что требует. Если вы пытаетесь диверсифицировать свою рабочую силу (и я надеюсь, что вы это делаете), то включите язык, специально привлекающий разные интересы.Например, «Мы стремимся к разнообразию в нашей рабочей силе». Кристен Пресснер, руководитель глобального отдела кадров компании «Рош Диагностикс», выступает за то, чтобы мы «перевернули его, чтобы проверить» наш язык: если вы мужчина, как ваш язык может звучать для женщины? Если вы белый, как описание работы может читаться для цветного человека? Если вы стремитесь к карьере, привлечет ли то, что вы придумали, кандидата, которому нужно работать из дома? Также проверьте язык, который вы используете, с разнообразной группой людей, прежде чем публиковать. Они могут помочь осветить ваши слепые зоны.

Подумайте о смысле.

Люди хотят внести свой вклад, чувствовать себя энергичными и увлеченными тем, что они делают. Они хотят вдохновляться идеями, которые могут помочь решить проблемы и удовлетворить потребности. Это не обязательно означает изменение мира или решение космически важных проблем. Но это означает верить в то, что мы делаем наш уголок мира счастливее, ярче и безопаснее каким-то маленьким, но важным способом.

Крайне важно, чтобы организации гарантировали, что роли, на которые они нанимают, предоставляют качественные возможности для значимой работы, личного роста и влияния.Это должно быть передано через описание работы и даже в процессе собеседования. Например, Chatbooks — это компания, которая помогает людям создавать печатные альбомы для вырезок из своих фотографий в Instagram. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на конкретных навыках, они используют такие слова, как «высокоэффективное творчество», «взрослый» и «оптимистичный», чтобы описать свои ценности и тех кандидатов, которых они стремятся нанять. Когда вы нанимаете человека, чьи ценности совпадают с целями вашей организации, это беспроигрышный вариант.Создайте описание работы, чтобы пригласить этих людей подать заявку.

Когда вы правильно описываете должностные обязанности, вы даете своему следующему сотруднику возможность взять на себя рыночный риск — играть там, где другие в вашей организации не играют, используя свои сильные стороны. Шансы на успех намного выше, чем если бы они столкнулись с конкурентным риском, сражаясь за территорию с укоренившимися игроками в вашей организации. Правильная подгонка означает, что новому сотруднику есть куда расти; когда ваши сотрудники растут, растет и ваша организация.

Как составить хорошее описание работы

Если вы владелец малого бизнеса или менеджер по персоналу, ваша основная цель при проведении раунда найма — привлечь кандидатов, которые подходят для ваших вакансий.

Помимо личных контактов и сетей, объявления о вакансиях представляют собой ваш основной способ привлечения кандидатов. Это означает , что вам нужно сосредоточиться на написании описаний вакансий, которые продают !

При найме на открытую вакансию необходимо достичь нескольких целей:

1. Привлечь большое количество кандидатов, подходящих на эту должность.
2. Сравните кандидатов, чтобы решить, с кем провести собеседование.
3. Проведите собеседование с несколькими претендентами, чтобы попытаться принять окончательное решение.
4. Пригласите нужного человека на борт в нужное время.

Перед тем, как сделать что-либо из вышеперечисленного, вы должны сначала написать описание работы, которое содержит необходимые детали и привлекает подходящие таланты.

Подробное описание вакансии поможет вам заинтересовать наиболее квалифицированных кандидатов. И наоборот, если вы срезаете углы, вы только вредите своей компании.

Почему описание работы имеет наибольшее значение

Осознаете ли вы это или нет, описания вакансий, которые вы публикуете для вакансий в вашей фирме, являются одним из наиболее важных факторов для привлечения нужных талантов . Вот три причины, по которым тщательно составленные должностные инструкции так важны:

Повышает точность. — Хорошее описание работы гарантирует, что на работу подадут заявки нужные люди. У вас гораздо меньше шансов получить множество недостаточно квалифицированных или запутанных кандидатов.По большей части люди, которые подают заявки, будут кандидатами, которые четко понимают позицию и, по крайней мере, минимально квалифицированы для нее, если вы опубликовали подробное описание должности.

Сокращение числа незаинтересованных кандидатов – Хорошее описание работы привлекает потенциальных кандидатов. Это гарантирует, что у квалифицированных и заинтересованных людей не сложится неправильное впечатление о должности и они не решат, что это то, что им неинтересно. Точное и хорошо составленное описание точно расскажет им, в чем заключается работа, и побудит их подать заявку.

Уменьшает количество вопросов – Наконец, хорошее описание работы устраняет двусмысленность и устраняет повторяющиеся вопросы. Это может значительно сократить количество ненужных коммуникаций и позволяет вам сосредоточиться на просмотре многообещающих заявлений и резюме, не отвечая на основные вопросы о работе.

Девять основных советов по составлению отличных должностных инструкций

С этими целями — повышение точности, предотвращение отсутствия интереса и сокращение количества вопросов — давайте рассмотрим девять способов, которыми вы можете написать более качественные описания вакансий.

Сосредоточьтесь на описательном заголовке

Заголовок — это первое, что увидит соискатель, поэтому вам следует потратить некоторое время на разработку описательного, но точного заголовка. Избегайте использования расплывчатых или слишком ярких названий должностей; вместо этого ориентируется на точные дескрипторы.

Например, вместо того, чтобы говорить «Управляющий магазином», используйте что-то вроде «Управляющий магазином на неполный рабочий день для местоположения XYZ».

Четкое определение обязанностей

Здесь вы можете либо попасть в самую точку, либо полностью пропустить. Ключевые обязанности и обязанности должны быть исчерпывающими и краткими.

Начинайте каждое задание с глагола действия (настоящего времени) и укажите, как часто оно будет выполняться (ежечасно, ежедневно, еженедельно, ежеквартально и т. д.). Хорошим примером может быть: «Исследуйте новые тенденции маркетинга B2B и разработайте еженедельный отчет».

Вообще говоря, эта часть должностной инструкции должна содержать от пяти до десяти ключевых обязанностей.

Объясните цепочку подчинения

Одна вещь, которую обычно упускают из виду, но кандидаты обычно хотят знать, — это цепочка подчинения, которая дает им представление о линиях подчинения и рабочих отношениях. Кому они будут подчиняться и кто будет работать под ними?

Это особенно информативно для должностей более высокого уровня, потому что некоторые опытные профессионалы достигают точки, когда они предпочитают не иметь над собой сложной субординации. Если вы кратко укажете место должности в общей организационной структуре , вы поможете потенциальным кандидатам понять, какое место они могут занять.

Список всех образовательных и карьерных требований

Если у вас есть жесткие требования к должности с точки зрения образования или навыков, убедитесь, что они четко указаны .Вы можете исключить множество неквалифицированных приложений, заранее четко заявив об этом.

Кроме того, будьте откровенны в отношении компетенций и черт, которых вы ожидаете от кандидата, когда он или она займет конкретную работу. Они могут включать такие функции, как командная работа, лидерство или готовность адаптироваться.

Использовать очень специфический язык

Танцевать вокруг проблем или маскировать роль причудливыми дескрипторами никому не на пользу. Вы должны использовать очень конкретный и простой язык , чтобы убедиться, что все находятся на одной странице.

Предложения должны быть построены с использованием как можно меньшего количества слов, не упуская важных фактов. Терминология должна быть отраслевой, но не ограничивающей.

Вы должны также избегать использования расплывчатых прилагательных или наречий, которые широко открыты для интерпретации . Некоторые примеры могут быть «сложными», «некоторыми», «несколько» и «случайными».

Включить маркированные списки

Должностные инструкции должны быть легко усваиваемыми и легко просматриваемыми .Включив маркеры, вы можете разбить большие куски текста и помочь читателю лучше ориентироваться в материале. Это простой трюк, но он может значительно улучшить вашу видимость.

Укажите диапазон заработной платы

Многие компании не решаются обсуждать зарплату в своих должностных инструкциях (или даже во время собеседования). Это становится очевидным для всех слоном в комнате.

Но зачем не говорить о деньгах? Ведь кандидатов претендуют на получение зарплаты .Откладывая это до получения предложения о работе, вы настраиваете себя на ненужные проблемы и препятствия.

Не бойтесь указывать диапазон окладов (ключевое слово — «диапазон», не нужно вдаваться в подробности). Это устраняет двусмысленность и препятствует подаче заявок слишком квалифицированными людьми.

Предпочтительная форма контакта

Чтобы сократить количество ненужных сообщений с кандидатами , четко укажите предпочтительную форму связи, способ подачи заявок и время, когда кандидаты могут ожидать ответа.

Последнее особенно важно. Если вы не предоставите временную шкалу, вы можете получить десятки звонков и электронных писем до, во время и после процесса.

Проявите индивидуальность

Наконец, не бойтесь немного указать характер вашей компании в описании вашей работы . Не все должно быть вырезано и высушено.

Сообщите немного изюминки и дайте кандидатам точно знать, кто вы. В конце концов, ваша цель — привлечь нужных людей, так что не приукрашивайте проблемы и не избегайте важных вопросов.

Вы можете сделать это разными способами:

1. Подойдите творчески к описанию своей работы.
2. Обсудите, на что похожа культура (закуски, игры и т. д.)
3. Объясните, почему другим нравится работать в компании.
4. Повеселитесь немного (но не слишком).

Заявки ценны только в том случае, если кандидаты, стоящие за ними, хорошо подходят для вашего бизнеса.

Включив эти девять пунктов в описание вашей работы, вы повысите шансы привлечь лучших кандидатов и своевременно принять решение о приеме на работу.

Эксперты объясняют, как написать идеальное описание работы

Если вы хотите добиться успеха в мире бизнеса, важно брать пример с других . Это особенно верно, если вы можете собирать информацию от экспертов в данной области. Всегда есть кто-то, кто знает больше. Всегда есть кто-то, кто может вам помочь.

Ниже приведены 10 советов от экспертов по созданию лучших описаний вакансий . Если вы узнаете всего по одному пункту от каждого эксперта/веб-сайта, у вас будет все необходимое для написания описаний вакансий, которыми вы сможете гордиться.

Форбс

Лиз Райан является экспертом в этой области, и ее статья под названием «Привлекает ли ваша реклама вакансий таланты или отталкивает их?» является одним из лучших, которые вы найдете.

Если убрать только один пункт, то пусть будет так: ваше объявление о работе не должно быть скучным . Вместо этого он должен рассказывать соискателям, почему эта позиция будет «веселой и интересной». Вот что Райан говорит об этом:

«Лучшие объявления о работе рассказывают, почему работа будет веселой и интересной .Паршивые объявления о работе полностью пропускают эту часть. Они без конца бубнят об основных качествах, которые соискатель должен принести на вечеринку, чтобы высокопоставленная компания наклонилась и заметила его или ее».

Это может показаться небольшим изменением, но оно может иметь большое значение для изменения вашего подхода к составлению должностных инструкций. Не будь скучным. Не придерживайтесь фактов и всего остального. Вместо этого поделитесь информацией о том, что делает позицию интересной.

Университет Питтсбурга

Лучшие описания должностей — подробные .Они не упускают никаких подробностей. Они предоставляют потенциальным заявителям все, что им нужно, чтобы решить, будет ли подача заявки в их интересах.

Университет Питтсбурга делится четырьмя основными сведениями о каждой должности :

1. Сведения о позиции
2. Должностные обязанности
3. Стандарты производительности
4. Коэффициенты занятости

Если вы не коснетесь каждой из этих деталей, само собой разумеется, что ваша должностная инструкция будет неполной.А неполное описание отпугнет соискателей.

Примечание : этот ресурс содержит примеры того, как выглядит хорошее описание работы. Если вам нужно какое-либо руководство, вы всегда можете использовать один из этих примеров, чтобы указать вам правильное направление.

Управление малого бизнеса США

Как владелец малого бизнеса вы знаете одно: Администрация по делам малого бизнеса США не уступает ни одной организации в отношении информации, советов и рекомендаций, предоставляемых профессионалам малого бизнеса.

Это определенно верно, когда дело доходит до написания эффективного описания работы.

Администрация по делам малого бизнеса США использует деловой подход к этому процессу . Это объясняет, что хорошее описание работы не только привлекает соискателей. Он также предназначен для следующих действий:

1. Опишите наиболее важные части работы.
2. Служить на первом этаже для ожиданий производительности, профессионального обучения, оценки и продвижения по службе.
3. Ориентир , сколько платить новому сотруднику .
4. Ориентир для недобросовестной практики найма .

Легко смотреть на процесс написания описаний вакансий и думать ни о чем, кроме как о привлечении кандидатов, но все идет гораздо глубже.

В дополнение к совету о том, как составить осмысленное описание, Администрация по делам малого бизнеса США упоминает, чего следует избегать:

” Не будьте негибкими в своих должностных обязанностях. Работа может быть изменена для личного роста, организационного развития и/или развития новых технологий. Гибкое описание работы побуждает сотрудников расти в рамках своей должности и со временем вносить свой вклад в ваш бизнес в целом».

Гибкость является ключевым моментом при создании должностной инструкции. Не загоняй себя в угол , это может аукнуться.

Университет Райса

Другой источник из известного университета затрагивает множество моментов.Хотя вам наверняка будет полезно прочитать всю доступную вам информацию, есть один раздел, который привлечет ваше внимание: Почему должностная инструкция важна?

В этом разделе объясняется, что описание работы следует рассматривать как инструмент, который может выполнять следующие действия. :

• Сообщите ожидания потенциальных сотрудников.
• Объединить все усилия по вербовке под одной крышей.
• Чтобы лучше управлять производительностью сотрудников в будущем.
• Чтобы установить цели как компании, так и сотрудников.
• Для лучшего управления рабочей нагрузкой.
• Для планирования преемственности.
• Для процесса оценки работы.
• Для создания учебных документов и других планов, связанных с обучением.
• Установить справедливую ставку оплаты труда в компании.
• Развитие карьеры, обеспечивающей возможность роста.
• Для соблюдения всех государственных и федеральных норм.

Эти пункты должны помочь вам понять, что описание работы — это больше, чем несколько абзацев, объясняющих обязанности и оплату.Это гораздо глубже. Насколько глубоко зависит от вас.

Иллинойсский университет в Чикаго

Вот рассуждения школы по зачем нужны должностные инструкции :

«Мы понимаем, что это не одна из самых интересных ваших обязанностей, но давайте посмотрим правде в глаза. Должностные инструкции важны, и если они сделаны правильно, они определяют основу для всего, что делается в организации.

Поскольку отдел кадров продолжает разрабатывать новые технологии и внедрять новые программы человеческого капитала, в первую очередь должно быть четкое понимание выполняемой работы/должностей .Надлежащее определение и документирование рабочих мест помогает достичь этой цели».

Если у вас всегда сложилось впечатление, что должностные инструкции не нужны, этот ресурс покажет вам, как изменить свое мышление и добиться большего успеха в будущем.

Инк

Вы хотите включить информацию, которая привлечет как можно больше приложений. Кроме того, нужно думать о будущем.

Помните, должностная инструкция — это первое, что видит человек.Это их первое впечатление о компании . После того, как вы наняли человека, вы должны выполнить обещания в описании работы.

Вот выдержка из статьи Inc., которая объясняет эту концепцию более подробно:

Совет Кларка: думай наперед . Новый сотрудник должен быть частью долгосрочной корпоративной стратегии, и если вы можете представить себе, где вы хотите быть через пять лет или даже к следующему кварталу, будет естественно увидеть, как новый сотрудник вписывается в эту матрицу.

Если подумать наперед, проще составить описание вакансии с той точки зрения, что соискатель будет работать в компании в течение длительного периода времени. Не давайте обещаний, которые не сможете выполнить. Не говорите ничего, что не соответствует корпоративной культуре. Всегда будьте честны, и все стороны будут довольны настоящим и будущим.

ИТ-директор

Иногда достаточно упрощенного подхода. Вы не хотите слишком много думать .Вы не хотите класть на свою тарелку так много, чтобы упускать из виду самые важные детали.

CIO ясно показывает это в презентации из восьми слайдов. Вот название каждого слайда:

• Как написать эффективное описание работы
• Правильно определите название должности
• Сосредоточьте роли и обязанности на росте, развитии, изменении
• Привлечь нынешних сотрудников и рабочих к написанию должностной инструкции
• Создать некоторую срочность для позиции
• Культура, культура, культура
• Дьявол кроется в деталях
• Сделайте процесс как можно более интерактивным и инновационным

Каждый пункт чрезвычайно важен, и каждый из них затрагивает множество деталей.Например, очень важно создать ощущение срочности для должности. Это не только привлекает соискателей, поскольку показывает им, что вы заинтересованы в быстром продвижении, но и гарантирует, что вы сможете без промедления перейти к следующему этапу процесса.

Как отметил ИТ-директор, даже если вы не торопитесь заполнить вакансию, вы хотите, чтобы кандидаты чувствовали, что это срочно. Это часто подталкивает их к применению на месте.

FindLaw

FindLaw разделяет точку зрения, которая выделяется из общей массы: каждое утверждение, каким бы оно ни было, должно быть как можно более четким и ясным .

Бывают моменты, когда вам нужно углубиться в детали. Бывают также случаи, когда это ошибка. Написание описания работы является одним из таких случаев.

FindLaw предлагает вам « структурировать свои предложения с помощью классических глаголов/объектов и пояснительных фраз ».

Последнее, что вам нужно, — это сбивать с толку соискателей длинным описанием, которое на самом деле мало что говорит. Когда вы дойдете до сути, когда избавитесь от беспорядка, у вас будет больше шансов привлечь кандидатов, которые готовы двигаться дальше в процессе подачи заявки.

Совет : как только вы напишете описание работы, оставьте его на день или два. По прошествии соответствующего времени просмотрите описание еще раз, чтобы исключить ненужную информацию. Вы можете быть удивлены, обнаружив, что некоторые отрывки можно исключить, что сделает общее описание работы более сильным.

Офисвайб

Вот что нужно учитывать: соискатели не хотят читать описания вакансий, которые выглядят так, как будто они написаны роботом .

Когда вы убираете всю индивидуальность из описания работы, соискателю легко становится скучно, и он задается вопросом, на что на самом деле похожа жизнь в компании. Другими словами, это не лучший способ привлечения талантов.

Вот твит, опубликованный в сообщении Officevibe:

«70% кандидатов на работу имеют ужасный опыт кандидата. Это ужасная цифра! Подумайте о репутации вашего бренда».

Возможно, вы не думаете, что ваша компания входит в эти 70 процентов, но не упускайте из виду тот факт, что вы можете упустить главное в процессе найма и собеседования.

Неудачный опыт кандидата оставит вас в тупике . Если вы постоянно отталкиваете соискателей, вскоре вы останетесь на дне бочки. Это может сильно затруднить поиск и найм подходящего человека на эту работу.

Исключите робота из уравнения, показывая, что у вашей компании есть индивидуальность .

Существует стигма, согласно которой должностные инструкции должны быть «постоянно деловыми». Это неправда. Пока вы объясняете позицию, включая обязанности, также есть место, чтобы показать, что ваша компания не робот.

Машируемый

Если вы хотите, чтобы ваша компания выделялась из толпы, вам нужно написать выдающиеся должностные инструкции. И Mashable проделывает большую работу, предоставляя советы по тому, что нужно для написания должностной инструкции, которая выделит вашу компанию среди других .

Помимо советов по написанию описания, Mashable затрагивает ряд важных моментов, касающихся форматирования. Да, это может оказать большое влияние на ваш успех.

Что касается форматирования, эти советы пригодятся :

1. По возможности используйте маркеры.
2. Используйте прямой язык.
3. Будьте конкретны.
4. Воплотите индивидуальность компании.

Вы можете потратить сколько угодно времени на написание хорошего описания работы, но форматирование ничуть не менее важно . Вы знаете, как представить информацию в лучшем свете? Знаете ли вы, что нужно, чтобы отформатировать описание таким образом, чтобы его было легко читать и усваивать?

Совет: поэкспериментируйте с различными форматами, пока не найдете тот, который обеспечивает наилучшую скорость отклика.

Собери все вместе

Вся эта информация по-своему чрезвычайно важна. Может быть, вам нужна помощь с одной частью написания идеального описания работы. Или, может быть, вам нужна помощь во всем, от начала до конца, от того, что сказать до форматирования и многого другого.

Самое главное, что вы собрали все воедино. Это лучший способ создать «убойную» вакансию с целью привлечения большого количества качественных кандидатов.

Чтобы убедиться, что вы находитесь на правильном пути, имеет смысл подумать о том, что вы сделали в прошлом . Ответьте на эти пять вопросов:

1. Сколько должностных инструкций вы создали?
2. Насколько вы добились успеха в привлечении высококвалифицированных специалистов?
3. Считаете ли вы, что ваш текущий подход имеет высокий уровень успеха?
4. Какие ошибки вы совершали в прошлом, которых можно избежать в будущем?
5. Вы уделяли слишком много времени деталям работы и недостаточно времени тому, что может предложить сама компания?

Теперь, когда вы ответили на эти вопросы, у вас есть четкое представление о процессе, которым вы следовали до сих пор, и о том, что вы можете сделать в будущем, чтобы изменить ситуацию к лучшему.

Последние мысли

Независимо от размера компании, отрасли или количества нанятых сотрудников в год, процесс найма всегда начинается с хорошо составленного описания работы . Если вы промахнулись в прошлом, вам не нужно идти по тому же пути в будущем.

Внедрив новую стратегию создания должностных инструкций, вы быстро обнаружите, что ваша компания добилась большего успеха.

Если вам нужна помощь в этой области, вы можете сделать три вещи:

• Просмотрите свой предыдущий и текущий подход.
• Учитесь у других, включая десять описанных выше ресурсов.
• Потратьте время на обдумывание изменений, которые окажут наибольшее влияние на вашу компанию.

Когда вы серьезно относитесь к написанию хороших описаний вакансий, вскоре вы достигнете всех своих целей и получите вознаграждение в результате.

Нужна бесплатная программа для рекрутинга? Попробуйте рекрутировать!

Вы заинтересованы в сокращении времени, необходимого для форматирования всех отправленных резюме для ваших вакансий? Тогда вам стоит попробовать Recruiteze уже сегодня!

Recruiteze — это наше бесплатное программное обеспечение для подбора персонала, которое поможет вам сократить количество хлопот и времязатратных процессов, с которыми приходится иметь дело кадровым агентствам и менеджерам по найму.