Надежное хранение документов в офисе

Если вы работаете в офисе – ваша деятельность непременно связана с различными бумагами и документами. Наверняка вы часто используете бумагу и поэтому приходится упорядочивать большое количество используемого материала. Однако правильное хранение документов это не только вопрос порядка, но и закона! Да-да, архивация документов – процедура, закрепленная на законодательном уровне. В статье расскажем, как правильно и эффективно хранить документы. Чтобы было удобно вам и в рамках нормативных актов.

Сначала о законе

Согласно нормативным актам РФ, ведение архивации является обязательным для любой организации, независимо от формы ее собственности, размеров и численности сотрудников. Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Хранение и учет документов производятся в бумажной и/или электронной форме.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело, ГОСТ 7.

48-2002 Консервация документов. При установлении времени содержания первичных документов организаций всех форм собственности следует руководствоваться следующими нормативными положениями:

• статьей 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• статьей 23 Налогового кодекса РФ;
• частью 2 статьи 28 ФЗ от 24.07.09 № 212;
• перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Для того, чтобы вы смогли избежать проблем с обработкой документов и с легкостью реализовали процедуру по архивации важных бумаг, представляем вам готовые решения по архивации документов.

Оперативное хранение

Это хранение документов до их передачи в архив организации или уничтожения. На оперативном хранении находятся:

• исполненные документы до помещения их в архив;
• документы в процессе исполнения.

Такие документы хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках. А вот оригиналы документов находятся уже в службе делопроизводства (канцелярии). Эффективные аксессуары для оперативного хранения позволят обеспечить быстрый доступ к документам, а также украсят ваш офис. Сами папки, разделители листов, книги учетов и многое другое есть в интернет-магазине «Комус» в соответствующем разделе.

Краткосрочное хранение

К краткосрочному хранению относятся документы, срок хранения которых – до 5 лет включительно. Такому хранению подлежат следующие документы: переписка, первичные бухгалтерские и банковские документы, табели учета рабочего времени, доверенности и налоговые декларации, ежемесячные, квартальные и полугодовые бухгалтерские отчеты, документы по административно-хозяйственной деятельности, регистры бухгалтерского учета, договоры со сторонними организациями, не касающиеся основной деятельности.

Для хранения таких документов присмотритесь к большим архивным коробам из гофрокартона или микрогофрокартона. Это экологичные и пригодные для переработки материалы. Возможно вертикальное и горизонтальное размещение коробов, на стеллажах или в архивных коробах. На корешке и боковой стороне обычно имеются поля для надписей – обязательность воспользуйтесь этой возможностью, чтобы было проще в них ориентироваться.

Среднесрочное хранение

К среднесрочному хранению относятся документы, срок хранения которых – до 25 лет включительно. Подлежат следующие документы: проектная документация, сметы, планы, чертежи, договоры, коммерческие предложения, технические заключения, разрешения на производство работ, акты, методики, экспертные заключения, авторские листы.

Здесь выбирайте наиболее вместительные папки. Обратите внимание на большие короба – в них практично хранить большой объем документов. Удобство канцелярских аксессуаров повышают фиксирующие элементы. Имеются модели архивных папок с завязками, вырубными замками, удерживающими резинками, кнопками. Упрощение систематизации возможно при помощи разноцветных обложек. В интернет-магазине «Комус» есть возможность приобрести модели с предусмотренными клапанами для реестра уложенных внутрь бумаг или других сведений, которые должны быть максимально доступны.

Долгосрочное хранение

К долгосрочному хранению относятся документы, срок хранения которых – свыше 75 лет. Ему подлежат следующие документы: учредительные документы, лицензии, личные карточки и дела, протоколы совещаний совета директоров, годовые бухгалтерские отчеты, годовые отчеты об исполнении смет, приказы по основной деятельности, личные дела руководителей, отчеты о прибылях и убытках, нормативные документы, определяющие работу организации, годовые планы организации по основной деятельности, годовые расчетные ведомости по взносам в ФСС и другие.

В решении этого вопроса вам помогут товары для хранения, организации и транспортировки различных бумаг и документов. Папки и короба – отличное решение для хранения всего, что требуется в данном случае. Выбирайте самые объемные варианты. Модели архивных коробов в интернет-гипермаркете «Комус» позволяют вместить 1500 листов стандартной плотности и больше. Обычно изготавливаются из картона, что при длительном хранении важно для Вашего здоровья. Однако позаботьтесь также и о специальных стеллажах, куда можно удобно убрать все короба с такими документами.

Для хранения деловой документации идеально подойдут архивные короба и папки Attache! Торговая марка Attache известна широким разнообразным ассортиментом и практичными товарами для офисов по доступным ценам!

Позаботьтесь о том, чтобы архив вашей организации оборудован по всем правилам, и, конечно, был удобен человеку, который за него отвечает. А интернет-гипермаркет «Комус» поможет сделать работу с документами, размещенными в архиве, более эффективной.

кто и как может получить бесплатную квалифицированную электронную подпись (КЭП)

C 1 января 2022 года на ФНС России возлагаются функции по выпуску квалифицированной электронной подписи для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), индивидуальных предпринимателей и нотариусов.

Сделать это смогут все юридические лица и индивидуальные предприниматели с учетом следующих ограничений:

1. Удостоверяющий центр ФНС России бесплатно выдает квалифицированные сертификаты только для юридических лиц (как правило, генеральному директору, который действует от лица компании без доверенности), индивидуальных предпринимателей и нотариусов;
2. Квалифицированный сертификат физического лица, а также лица, планирующего действовать от имени юридического лица по доверенности, можно получить в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах;
3. Квалифицированные сертификаты для заявителей, указанных в п.1, выпускаются территориальными налоговыми органами по предварительной записи. Заявитель должен лично предоставить заявление на выпуск КЭП, паспорт и СНИЛС в налоговый орган и пройти процедуру идентификации.
4. Квалифицированный сертификат записывается на предоставляемый заявителем носитель ключевой информации, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.
   УЦ ФНС России поддерживает ключевые носители формата USB Тип-А, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ и другие, соответствующие установленным требованиям.

Приобрести такие носители можно у дистрибьюторов производителей и в специализированных интернет-магазинах. Кроме того, можно использовать уже имеющиеся носители при условии их соответствия требованиям. Один ключевой носитель может использоваться для хранения нескольких (до 32 экз.) КЭП и сертификатов к ним, выданных как коммерческими, так и государственными УЦ.

Для подготовки заявления на выдачу квалифицированного сертификата, а также приобретения ключевых носителей можно обратиться к оператору электронного документооборота. Полученные в рамках «пилотного» выпуска квалифицированные сертификаты являются легитимными, имеют срок действия 15 месяцев и могут использоваться для сдачи отчетности и ведения хозяйственной деятельности в рамках Федерального закона от 06.

04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Пользователи, получившие КЭП в УЦ ФНС России, могут обращаться в Службу технической поддержки или по телефону Единого контакт-центра ФНС России: 8-800-222-2222.

Лица, имеющие право действовать без доверенности от имени организации, и индивидуальные предприниматели могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица».

ФНС напоминает, что с 1 января 2022 года вступают в силу следующие ограничения:

1. Квалифицированную электронную подпись кредитных организаций, операторов платежных систем, некредитных финансовых организаций и индивидуальных предпринимателей можно  получить в Удостоверяющем центре Центрального банка Российской Федерации;
2. Квалифицированную электронную подпись должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организации можно получить в Удостоверяющем центре Федерального Казначейства;
3. Квалифицированную электронную подпись физических лиц, а также лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно получить в коммерческих удостоверяющих центрах после их переаккредитации.

Каков максимальный срок действия доверенности по ГК РФ

Сколько действует доверенность

Указание срока доверенности в соответствии с действующим законодательством не является обязательным условием для ее написания. Таким образом, вы можете указать срок, на который вы делегируете свои полномочия, а можете и не указывать его.

Тут важно отметить, что если сроки действия доверенности можно не указывать, то дату составления доверенности нужно указать обязательно. Если есть условие, что срок действия доверенности не может превышать определенный период, нужно понимать, от какого момента этот срок должен отсчитываться. В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 186 ГК, доверенность, в которой не указана дата составления, является ничтожной. Это означает, что доверенность не создает никаких прав или обязанностей ни для доверителя, ни для доверенного лица.

Максимальный срок действия доверенности законодательно не установлен. Также, впрочем, как и срок минимальный. Таким образом, вы можете выдать доверенность, которая будет действовать 1 день, а можете делегировать доверенному лицу полномочия на следующие 20 лет — это исключительно ваше право, и законодатель его никоим образом не ограничивает.

О максимальном сроке доверенности можно говорить не только как об установленном временном отрезке, но и как о периоде, в течение которого происходят (или будут происходить) определенные события. Например, если студент поручает получать от своего имени стипендию другому лицу, максимальный срок действия доверенности может составить период, в течение которого он будет обучаться в данном учебном заведении и получать стипендию. После изменения статуса доверителя (в данном случае — после окончания обучения) стипендия выплачиваться не будет и, следовательно, срок действия доверительного документа истечет.

ГК РФ срок доверенности не определяет, но в самой доверенности оговаривается, что документ будет действовать до его отмены доверителем. Таким образом, пока доверенность не будет отозвана, представитель не утратит своих полномочий.

Если говорить о доверенности, выданной в порядке передоверия, то срок доверенности такого типа не может превышать срока основной доверенности. Так, если последняя выдана сроком на 1 год и представитель реализует свое право на передоверие через 3 месяца после выдачи основной доверенности, то срок доверенности в порядке передоверия не может превышать оставшихся 9 месяцев действия основной доверенности.

На какой срок выдается доверенность для использования ее за пределами Российской Федерации

Если говорить о доверенности, составленной в обычной форме (заверенной только подписью доверителя или руководителя предприятия и печатью организации), то к ней применяются обычные правила о сроке действия:

• либо в течение того времени, которое указано в доверенности,
• либо, если конкретный срок не указан, в течение 1 года с момента ее выдачи.

Иные правила установлены для нотариальных доверенностей, которые будут использоваться за границей. Если в документе прямо не определены сроки действия доверенности, то, в соответствии с пунктом 2 статьи 186 Гражданского кодекса РФ, она будет действовать до момента ее отмены доверителем.

Важно отметить, что отмена доверенности — это не просто принятие доверителем соответствующего решения. Он обязан уведомить о принятом решении доверенное лицо, а также всех известных ему третьих лиц, которые вступили в правоотношения с ним через представителя. В случае если третье лицо, которое не было надлежащим образом уведомлено о прекращении действия доверенности и не должно было знать о таком прекращении, вступило в правоотношения с представителем по доверенности, права и обязанности наступают для доверителя. Таким образом, установление срока действия доверенности до ее отмены доверителем является достаточно спорным способом прекращения действия доверенности и довольно трудным.

В случае если для представителя предусмотрен широкий круг полномочий с неограниченным кругом лиц, уведомить всех контрагентов практически невозможно, отсюда невозможным делается и прекращение доверенности. Примерно таким же образом обстоят дела и с так называемыми генеральными доверенностями, отмена которых также составляет определенные трудности, поскольку определить всех действующих контрагентов, в том числе потенциальных, не представляется возможным.

Несмотря на то что сроки действия доверенностей законодательно не установлены, сложившаяся практика показывает, что доверенность обычно выдается на год, 3 года или 5 лет.

***

Больше полезной информации — в рубрике “Доверенность”.

7 решений, которые необходимо принять для получения долгосрочной доверенности

Гарри С. Марголис

Я всегда говорил, что прочная доверенность является самым важным документом при планировании вашего имущества. Он назначает вашего агента или агентов (называемых вашим «поверенным»), которые будут вмешиваться и действовать от вашего имени по финансовым и юридическим вопросам в случае, если вы когда-либо станете недееспособным. Это может позволить им оплачивать ваши счета, принимать инвестиционные решения, предпринимать шаги по планированию и заботиться о вашей семье, когда вы не можете сделать это самостоятельно.

Теоретически долговременная доверенность является относительно простым документом. Все, что он должен сказать, это следующее:

Я, Джо Блоу, настоящим назначаю Джанет Плэнет заменять меня в случае моей неспособности решать мои финансовые и юридические вопросы.

Но на самом деле самые долговечные доверенности занимают несколько страниц и предполагают ряд важных решений. Теперь два всемирно известных планировщика недвижимости, Джонатан Блаттмахр и Мартин Шенкман, написали целую электронную книгу только о доверенностях: Доверенности: основное руководство по защите вашего семейного богатства .

Вот некоторые решения, которые вам нужно будет принять в отношении вашей долгосрочной доверенности:

1. Кого назначать. Конечно, вам нужно назначить кого-то, кому вы доверяете, чтобы он соблюдал ваши интересы. Этот человек также должен быть организованным и ответственным, а также иметь время (или быть в состоянии выделить его) для выполнения функций по оплате счетов, управлению инвестициями и решению любых юридических вопросов, которые могут возникнуть. Как правило, люди назначают на эту роль членов семьи, но иногда никто из их родственников не подходит, и в этом случае они могут назначить друга или даже бухгалтера, адвоката или священнослужителя.Если некого назначить, несмотря на преимущества доверенности, клиенту, возможно, придется прибегнуть к назначенному судом консерватору в случае недееспособности.
2. Сколько агентов назначить. Вы можете назначить одного или нескольких агентов по своей доверенности. Наличие нескольких агентов позволяет более чем одному человеку разделить ответственность и разделить задачи. Если вы назначаете более одного, убедитесь, что документ позволяет каждому действовать самостоятельно. Требование, чтобы они действовали вместе, обеспечивает систему сдержек и противовесов, но это может стать очень обременительным, если все ваши агенты должны подписывать каждый чек или другой документ. Кроме того, если вы назначаете более одного агента, убедитесь, что они ладят и общаются. В противном случае могут возникнуть трудные недоразумения. Вот почему мы обычно не советуем называть более двух агентов, хотя родители с тремя детьми нередко не хотят пропустить одного, поэтому они называют трех. Мы видели, как некоторые поверенные готовят две отдельные доверенности с указанием разных агентов вместо того, чтобы указывать двух агентов в одном и том же документе. Это вызывает у нас дискомфорт, поскольку любой, кто имеет дело с одним из агентов, может не знать о существовании другого документа, и это может препятствовать общению между агентами.
3. Альтернативы. В дополнение или вместо назначения нескольких фактических поверенных вы можете назначить одного или нескольких заместителей на случай, если первое лицо или люди, которых вы назначите, не смогут служить. Например, вы можете указать своего супруга в качестве своего агента, а своих детей в качестве заместителей. Если вы назначаете заместителей, убедитесь, что в документе очень четко указано, когда заместитель вступает в должность и какие доказательства он или она должны будут представить при использовании доверенности. В противном случае банки или другие финансовые учреждения могут отказать в доступе к счетам, если они не уверены, что заместитель действительно вступил во владение.По этой причине мы часто советуем клиентам назначать нескольких агентов, а не одного, а затем другого, если они чувствуют себя комфортно. Это позволяет избежать вопроса о доказательствах, когда вмешивается второй агент.
4. “Пружинный” или ток. Идея доверенностей заключается в том, что они будут использоваться только тогда, когда лицо, их создавшее («доверитель» в юридическом языке), становится недееспособным. Интересно, что традиционно доверенности истекали, когда доверитель становился недееспособным, теория заключалась в том, что фактический поверенный стоит на его месте и может делать только то, что он может сделать — если он некомпетентен, то и его агент. В каждом штате приняты законы, предусматривающие «долгосрочные» доверенности, которые остаются в силе после недееспособности доверителя. Но когда они должны вступить в силу? Можно было бы подумать только о недееспособности — так называемая «пружинная» доверенность. На самом деле, мы советуем не использовать доверенности, потому что они создают препятствие для того, чтобы агент мог использовать документ. При предъявлении доверенности финансовому учреждению потребуется доказательство того, что недееспособность наступила, часто в виде письма от врача.Получение этого письма будет еще одной задачей, которую должен будет выполнить поверенный, часто когда он уже перегружен работой с болезнью родителей, но все еще пытается остаться на работе и заботиться о детях. Это также может означать задержку доступа к средствам, необходимым для оплаты ухода или содержания дома. В большинстве случаев, если клиент доверяет кому-то достаточно, чтобы назвать ее своим агентом, он также доверяет ей не использовать документ до надлежащего времени. И если это доверие неуместно, то он всегда может отозвать назначение.Последний довод в пользу оформления текущей, а не срочной доверенности заключается в том, что она может понадобиться, когда доверитель дееспособен, но недоступен. Например, финансовый или юридический вопрос может возникнуть, пока директор находится в отпуске в Европе. Может быть важно, чтобы поверенный мог вмешаться и действовать, пока доверитель находится за пределами страны.
5. Подарки. Хотя теоретически доверенности могут быть очень короткими, как было предложено выше, на самом деле они занимают несколько страниц, перечисляя различные полномочия, которые может выполнять поверенный.Это связано с тем, что финансовые учреждения и налоговые органы часто ищут и требуют специального разрешения для задач, которые агент стремится выполнить. Часто доверенности разрешают агенту делать подарки от имени доверителя, даже если, строго говоря, это может быть не в ее интересах. Но это вполне может быть то, что она хотела бы делать, если бы была способна действовать самостоятельно — поддерживать детей и внуков, или предпринимать шаги по снижению налогов, или претендовать на получение общественных пособий. Часто формы доверенности ограничивают эти подарки ежегодным освобождением от налога на дарение — в настоящее время 15 000 долларов на человека в год — что, с недавним упразднением федеральных налогов на дарение и наследство, бессмысленно для всех, кроме нескольких из 1 процентов, поскольку Вы должны отдать 11 долларов.58 миллионов (в 2020 году) облагаются налогами на дарение. Так что, на наш взгляд, это ограничение должно быть снято с доверенностей и, кроме того, должно быть предоставлено право доверенным лицам делать подарки самим себе. (Некоторые утверждают, что право делать подарки самому себе может иметь неблагоприятные налоговые последствия, если поверенный скончается. Не вдаваясь в подробности, мы оба не согласны и считаем, что даже если бы мы были неправы, это коснулось бы немногих людей. в соответствии с действующим налоговым режимом.)
6. Полномочия доверия. Подобно праву делать подарки, может быть важно разрешить доверенному лицу создавать, изменять и финансировать трасты от имени доверителя. Формы доверенности часто разрешают финансирование ранее существовавших трастов, но не их модификацию или создание новых трастов. Эти полномочия могут быть чрезвычайно важны в контексте планирования долгосрочного ухода, защиты активов или планирования особых потребностей супругов, детей и внуков.
7. Копии и хранение. После определения агентов и формулировки доверенности, сколько оригиналов должно быть оформлено и как их хранить? Большинство доверенностей содержат формулировку о том, что с копией следует обращаться как с оригиналом, но это не всегда соблюдается третьими лицами.Кроме того, оригинал может быть недоступен. Например, в сделках с недвижимостью к акту должен быть приложен оригинал. Его вернут, но, возможно, не на несколько месяцев. Наша практика готовит три оригинала для наших клиентов. Но тогда что нам с ними делать? Опять же, наша практика заключается в том, чтобы хранить один оригинал в нашем сейфе и отдать два клиенту. Я не могу сказать вам, сколько раз за эти годы клиенты потеряли оригиналы документов. Клиенты могут оставить свои оригиналы себе или передать их своим агентам.Обычная практика заключается в том, что клиенты сами оставляют себе оригиналы и сообщают своим агентам, где они находятся, в случае необходимости. Мы также создаем бумажные и цифровые копии доверенностей (и других документов по планированию имущества), которые клиент может хранить или предоставлять агентам и другим членам семьи.

Еще одно важное соображение заключается в том, чтобы узнать, есть ли у какого-либо финансового учреждения, в котором у вас есть счета, собственная форма доверенности. Если это так, убедитесь, что вы оформляете их формы, а также общую долгосрочную доверенность, потому что известно, что банки и инвестиционные дома отклоняют доверенности, которые не являются их собственными, по ложным причинам.

Мы могли бы продолжить и обсудить множество других вопросов, связанных с доверенностями, поэтому они занимают несколько страниц и почему этой теме можно посвятить целую книгу, но большинство этих дополнительных соображений представляют интерес только для практиков. в поле.

 

Похожие сообщения:

База данных государственных служащих ORS — ресурсы по доверенностям и предварительным распоряжениям

ресурсы по доверенностям и предварительным распоряжениям

 

Поддержание комфортного и безопасного выхода на пенсию обычно рассматривается с финансовой точки зрения: составьте бюджет и следуйте ему, чтобы максимизировать свои сбережения, чтобы ваши деньги хватило на всю жизнь.Даже ваше собственное здравоохранение можно рассматривать через финансовую призму. В таком планировании нет ничего плохого, и мы поощряем такое планирование.

Однако мы хотели бы поощрять более глубокое планирование на пенсии, такое планирование, которое не только принесет вам финансовую пользу, но и укрепит ваше душевное спокойствие.

Может быть эмоционально тяжело думать о проблеме со здоровьем, которая может помешать вам вести необходимые дела. Еще труднее думать о том, чтобы передать контроль адвокату пациентов, если вы госпитализированы и не можете принимать решения самостоятельно.

Вот почему мы рекомендуем планировать цикл как можно раньше, до того, как в этом возникнет необходимость.

В этом разделе описываются две вещи, которые вы, возможно, захотите рассмотреть при планировании выхода на пенсию: 

• Финансовая доверенность от адвоката , которая необходима вашему представителю для ведения бизнеса с Управлением пенсионного обеспечения штата Мичиган (ORS), если вы станете недееспособным, и 

• Предварительное распоряжение , которое технически не требуется для ведения бизнеса с ORS, но может дать членам вашей семьи указания относительно того, какое медицинское обслуживание вы получите в конце своей жизни.

Пожалуйста, помните, что вы сохраняете контроль над этими решениями прямо сейчас, пока вы здоровы. Начните разговор со своими близкими об этих проблемах. Мы предоставили информацию и ресурсы, которые помогут вам в этом планировании.

Финансовая доверенность на ваш пенсионный бизнес с ORS

Финансовая доверенность — это юридический документ, уполномочивающий кого-либо действовать от вашего имени для ведения финансового бизнеса.Копии этого документа можно подать в любую организацию, с которой вы ведете финансовый бизнес, включая ORS.

Вашему представителю не разрешено по законным причинам менять бенефициаров по любой причине для любого типа учетной записи.

Подача формы доверенности в ORS инициирует определенные действия. При подаче формы убедитесь, что вы действительно хотите, чтобы произошло следующее:

• ORS сможет обсудить вашу учетную запись с указанным представителем так же, как если бы это были вы по телефону. Без этой формы, независимо от ваших семейных отношений, мы не можем раскрыть какую-либо финансовую или медицинскую информацию.Если вы подадите финансовую доверенность , мы можем поговорить либо с вами, либо с вашим представителем. Однако, если также поданы документы на опекунство или опекунство, мы можем поговорить только с вашим представителем.
• Адрес вашего имени представителя, указанный в финансовой доверенности , становится адресом записи для всех почтовых рассылок. При подаче файла убедитесь, что вы намерены выполнить это действие. Представитель должен будет держать нас в курсе, если его адрес изменится.

• ORS сообщит имя и адрес вашего представителя вашим страховым компаниям, чтобы они также могли использовать этот адрес в качестве регистрационного адреса для всех почтовых отправлений.

• Вы можете отозвать свою финансовую доверенность , но вы должны сделать это в письменной форме, предоставив копию всем сторонам, включая ORS и вашего представителя.

ORS не имеет стандартной формы доверенности. На самом деле формы доверенности различаются в зависимости от штата. Нажмите на ссылку ниже, чтобы ознакомиться с набором подходящих форм для использования в Мичигане. Форма доверенности с длительным сроком действия в верхней части списка будет продолжать действовать, даже если вы стали недееспособным. Однако форма общей доверенности не будет продолжаться, если вы станете недееспособным. Обратите внимание: если вы заполняете финансовую доверенность , вы именуетесь доверителем. Лицо (лица), которого вы называете своим представителем, называется агентом или фактическим адвокатом . Формы доверенности в Мичигане

Подумайте о предварительном распоряжении

Пока вы рассматриваете финансовую доверенность f , вы можете рассмотреть более комплексный подход к финансам и медицинскому обслуживанию после выхода на пенсию.

Нет лучшего времени, чем сегодня, чтобы обеспечить не только имя вашего финансового представителя, но и то, что ваши будущие предпочтения в отношении здоровья известны, уважаются и уважаются.

Людям трудно принимать решения, когда у них диагностировано заболевание или они столкнулись с концом жизни. Гораздо проще начать разговор со своими близкими о том, что делать в будущем, пока вы здоровы. Нужно принять так много решений, например:

• Какой вид ухода вы хотите получить?
• Где вы будете получать медицинскую помощь?
• Кто может принимать за вас медицинские решения, если вы не в состоянии принимать эти решения?

Хотя поначалу это может показаться неудобным, ранние разговоры с близкими гарантируют уважение и понимание ваших ценностей.Заблаговременное решение этих трудных вопросов уменьшает нагрузку на членов семьи во времена сильного стресса.

Разговор — отличное начало, но более формальный документ, известный как предварительная директива , четко изложит ваши пожелания относительно курса лечения, если с вами что-то случится.

Обычно предварительное распоряжение состоит из двух частей:

• В завещании на проживание указывается ваше желание относительно поддерживающих жизнь медицинских процедур. Хотя завещание не имеет юридической силы в Мичигане, оно закладывает основу для принимаемых вами решений и дает вашим близким указания относительно ваших желаний. А еще… 

• В доверенности на медицинское обслуживание с длительным сроком действия будет назначено лицо, которое будет принимать медицинские решения за вас, если вы не в состоянии принимать эти решения самостоятельно. Этот человек известен как защитник пациентов .

Вам не нужно подавать предварительное распоряжение в ORS.Нам нужна только финансовая доверенность от поверенного для ведения пенсионного бизнеса. Мы рекомендуем предварительную директиву как то, что вы, возможно, захотите рассмотреть в своем будущем.

Недавние исследования показали, что около 75 % – возможно, даже до 90 % людей не имеют предварительных указаний . Недостаток осведомленности упоминается как наиболее распространенная причина, по которой люди не завершили его.

Однако преимущества очевидны: вы можете получить необходимую медицинскую помощь и избежать ненужных страданий.Вы также снизите нагрузку на лиц, осуществляющих уход, в принятии решений за вас, и уменьшите путаницу или разногласия по поводу вашего выбора.

Хотя предварительные распоряжения не являются абсолютно необходимыми, мы настоятельно рекомендуем вам рассмотреть возможность заполнения предварительных распоряжений . Это даст вам и вашим близким уверенность в том, что вы смотрите в свое будущее с уверенностью и достоинством.

Вот что вам нужно знать, прежде чем хранить свое завещание в Интернете 

На рождество в прошлом году компания Divergent Wealth Advisors из Мидвейла, штат Юта, решила сделать клиентам подарок, который будет продолжать дарить – фирма запустила организационный онлайн-инструмент под названием Everplans. , сказал Ричард Коллинз, управляющий партнер.

Everplans — это технологический стартап, который помогает людям хранить все свои самые важные цифровые активы в одном месте. По словам Бруно Грациано, старшего аналитика Wolters Kluwer, по мере того, как потребители все больше привыкают к тому, что даже самые важные аспекты их жизни, такие как банковские счета, находятся в сети, вполне естественным следующим шагом будет перевод планирования недвижимости в онлайн. Налоговый учет.

По словам Коллинза, хранение важной информации в Интернете имеет ряд очевидных преимуществ, таких как портативность и простота доступа в любом месте, где есть подключение к сети Wi-Fi. Но прежде чем вы броситесь размещать все свои документы по планированию недвижимости в Интернете, необходимо рассмотреть несколько вещей.

Хорошо иметь все в одном месте

Одним из наиболее важных аспектов планирования имущества является обеспечение того, чтобы душеприказчики, бенефициары и другие люди, которые будут затронуты в случае вашей кончины, были заранее осведомлены о договоренностях , — сказал Ник Холеман, старший специалист по финансовому планированию Betterment, онлайн-финансового консультанта.

Для тех, кто разбирается в технологиях, онлайн-система может стать отличным инструментом для пожизненного плана обслуживания недвижимости, сказал Луи Пьеро, основатель и руководитель Pierro, Connor & Strauss, юридической фирмы, которая занимается планированием недвижимости.Его фирма использует собственную онлайн-систему хранения для хранения электронных версий важных документов.

«В конце концов, когда придет время для их преемников, все будет прямо перед вами», — сказал Пьеро.

Онлайн-инструмент также может помочь начать разговор с клиентами на тему, затрагивать которую не очень весело, сказал Коллинз из Divergent Wealth Advisors. По его словам, использование такого устройства в фирме Коллинза не только помогло клиентам принять участие в собственном планировании (многие компоненты можно выполнить в одиночку), но также помогло консультантам поговорить с семьями клиентов о планах на будущее.

Включение всех ваших цифровых активов

Использование онлайн-инструмента для планирования вашего имущества также может помочь с новой и иногда упускаемой группой активов: вашими онлайн-аккаунтами, которые должны быть тщательно включены.

«Ваши родители, бабушки и дедушки делали фотографии, засовывали их в обувные коробки и убирали в шкаф», — сказал Рик Эдельман, основатель и исполнительный председатель Edelman Financial Services в Фэрфаксе, штат Вирджиния. «Это не то, чем мы занимаемся».

У каждой онлайн-учетной записи есть свои правила доступа в пользовательском соглашении, — сказала Марси Кеклер, вице-президент по стратегии финансового консультирования в Ameriprise Financial.

«Некоторые включают в себя возможность назвать кого-то, кто имеет ограниченный доступ после вашей смерти, другие немного менее понятны», — сказала она.

Все эти счета должны быть включены в планирование наследства, чтобы к ним можно было получить доступ после смерти. В противном случае вы рискуете их уничтожить. Пересмотренный Единый закон о фидуциарном доступе к цифровым активам позволяет лицам, назначенным фидуциариями, получать доступ к некоторым цифровым активам в 45 штатах и ​​округе Колумбия, где он был принят. единые законы для разных юрисдикций.

Однако пересмотренный закон 2015 года не предоставляет полный доступ к вашим учетным записям вашему адвокату или исполнителям, если вы не указали доступ в юридическом документе. Это означает, что доступ к банковским счетам может быть получен, но без специального согласия текстовые сообщения, электронные письма и учетные записи в социальных сетях не могут быть получены. Кроме того, не во всех штатах принято законодательство о цифровых активах, поэтому важно учитывать это при планировании недвижимости.

«Если у вас есть исполнитель, который будет отвечать за все, вы хотите, чтобы он имел доступ ко всем вашим счетам», — сказал Ник Холеман, старший специалист по финансовому планированию в Betterment, онлайн-финансовом консультанте.

Это включает передачу исполнителю или другому доверенному лицу вашего пароля, регистрационной информации и даже ответов на контрольные вопросы. Холеман сказал, что использование менеджера паролей поможет держать все в актуальном состоянии и в одном месте. Есть много продуктов, доступных в Интернете по разным ценам, которые организуют пароли, сохранят их в безопасности и позволят вам назначить исполнителя ваших учетных записей в случае, если с вами что-то случится.

Интернет не для всех

Не всем удобно размещать в сети столько конфиденциальной информации, сказал Грациано из Wolters Kluwer.

«Всегда будет возникать вопрос, насколько это безопасно», — сказал он.

Если вы рассматриваете онлайн-инструмент, обязательно ознакомьтесь с его требованиями к безопасности. Everplans, например, шифрует всю информацию и придерживается протокола соответствия данных, такого как HIPAA для медицинских документов.

Если у вас есть исполнитель, который будет отвечать за все, вы хотите, чтобы он имел доступ ко всем вашим учетным записям.

Ник Хоулман

старший специалист по финансовому планированию в Betterment

Если вам неудобно размещать что-то в Интернете, вам не нужно этого делать, сказал Коллинз из Divergent Wealth Advisors.По его словам, некоторые клиенты хранят в Интернете только часть своего плана или используют онлайн-аккаунт для сохранения местоположения важных учетных записей и документов.

Даже «предоставление вашей семье панировочных сухарей очень полезно», — сказала Эбби Шнайдерман, соучредитель и со-генеральный директор Everplans.

Планирование недвижимости по-прежнему требует экспертного руководства

Также важно отметить, что, хотя онлайн-хранилище удобно, оно не должно заменять обращение за советом к эксперту по планированию недвижимости. Это также не должно заменять сохранение физических документов в безопасном месте.

«Юридически обязывающие бумажные подписанные версии» являются наиболее важными, сказал Кеклер из Ameriprise Financial.

В некоторых случаях вам потребуется подписанный документ. Например, не все больницы будут принимать электронные копии юридических документов, таких как доверенности или директивы о здоровье, сказал Эдельман.

Кроме того, в разных штатах действуют разные правила в отношении бумажных документов. По словам Пьеро из компании Pierro, Connor & Strauss, в штате Нью-Йорк по-прежнему требуются оригиналы большинства юридических документов.

Еще от Personal Finance:

Эксперты рекомендуют хранить оригиналы и копии у вашего адвоката, а также в безопасном или другом надежном месте в вашем доме вместе с другими важными документами, такими как свидетельства о рождении и лицензии на брак.

Эксперты не рекомендуют хранить документы по планированию недвижимости в банковской ячейке.

Такие ящики обычно замораживают на случай вашей смерти, — сказал Холеман из Betterment. По словам Пьеро из Pierro, Connor & Strauss, для их открытия требуется сложный процесс, и если вы не указали другого человека на коробке, вашей семье придется пройти через суд по наследственным делам, чтобы получить доступ к ее содержимому.

Коммуникация и организация имеют ключевое значение

Независимо от того, где и как вы в конечном итоге решите хранить свои документы по планированию недвижимости, систематизация этих документов и информирование вашей семьи о ваших пожеланиях чрезвычайно важны.

«Люди дезорганизованы, их жизнь разбросана повсюду», — сказал Шнайдерман из Everplans. «Все действительно сложно, и в этом нет необходимости».

Если вы будете ждать, вы можете добавить ненужного стресса и вопросов к и без того напряженному времени.

Марси Кеклер

вице-президент по стратегии финансового консультирования в Ameriprise Financial

Также рекомендуется начинать планирование недвижимости как можно раньше, вместо того, чтобы ждать события, которое изменит жизнь.

«Если вы будете ждать, вы можете добавить ненужный стресс и вопросы к и без того напряженному времени», — сказал Кеклер из Ameriprise.

Arizona Revised Statutes

Сессия: 2022 г. – Пятьдесят пятая сессия Законодательного собрания – Вторая очередная сессия2021 – Пятьдесят пятая сессия Законодательного собрания – Первая специальная сессия2021 – Пятьдесят пятая сессия Законодательного собрания – Первая очередная сессия Законодательный орган – Первая очередная сессия2018 г. – Пятьдесят третья Законодательная власть – Первая специальная сессия 2018 г. – Пятьдесят третья Законодательная власть – Вторая очередная сессия 2017 г. – Пятьдесят третья Законодательная власть – Первая очередная сессия 2016 г. – Пятьдесят вторая Законодательная власть – Вторая очередная сессия 2015 г. – Пятьдесят вторая Законодательная власть – Первая специальная сессия 2015 г. – Пятьдесят вторая сессия Законодательного собрания – Первая очередная сессия 2014 г. – Пятьдесят первая сессия Законодательного собрания – Вторая очередная сессия 2014 г. – Пятьдесят первая сессия Законодательного собрания – Вторая очередная сессия 2013 г. Очередная сессия 2011 г. – Законодательный орган пятидесятой сессии – Четвертая специальная сессия 2011 г. – Пятидесятая сессия Законодательный орган – Третья специальная сессия2011 г. – Законодательный орган пятидесятого созыва – Вторая специальная сессия 2011 г. – Законодательный орган пятидесятого созыва – Первая специальная сессия 2011 г. – Законодательный орган пятидесятого созыва – Первая очередная сессия 2010 г. – Законодательный орган 49-го созыва – Специальная 9-я сессия2010 г. Седьмая специальная сессия 2010 г. – Сорок девятая законодательная сессия – Шестая специальная сессия 2010 г. – Сорок девятая законодательная сессия – Вторая очередная сессия 2009 г. – Сорок девятая законодательная сессия – Пятая специальная сессия 2009 г. – Сорок девятая законодательная сессия – Четвертая специальная сессия 2009 г. – Сорок девятая законодательная сессия – Третья специальная сессия 2009 г. – Сорока Законодательный орган девятого созыва – Вторая специальная сессия 2009 г. – Законодательный орган 49-го созыва – Первая специальная сессия 2009 г. – Законодательный орган 49-го созыва – Первая очередная сессия 2008 г. – Законодательный орган 48-го созыва – Вторая очередная сессия 2007 г. – Законодательный орган 48-го созыва – Первая очередная сессия 2006 г. Специальная сессия 2006 г. – Сорок седьмая сессия Законодательного собрания – Второй R очередная сессия 2005 г. – Сорок седьмая сессия Законодательного собрания – Первая очередная сессия 2004 г. – Сорок шестая сессия Законодательного собрания – Вторая очередная сессия 2003 г. – Сорок шестая сессия Законодательного собрания – Вторая специальная сессия 2003 г. – Сорок шестая сессия Законодательного собрания – Первая специальная сессия 2003 г. – Сорок шестая сессия Законодательного собрания – Первая очередная сессия 2002 г. – Сорок- Законодательный орган пятого созыва – Шестая специальная сессия 2002 г. – Законодательный орган 45-го созыва – Пятая специальная сессия 2002 г. – Законодательный орган 45-го созыва – Четвертая специальная сессия 2002 г. – Законодательный орган 45-го созыва – Третья специальная сессия 2002 г. – Законодательный орган 45-го созыва – Вторая очередная сессия 2001 г. – Законодательный орган 45-го созыва – Вторая специальная сессия Сессия 2001 г. – Сорок пятая сессия Законодательного собрания – Первая специальная сессия 2001 г. – Сорок пятая сессия Законодательного собрания – Первая очередная сессия 2000 г. – Сорок четвертая сессия Законодательного собрания – Седьмая специальная сессия 2000 г. – Сорок четвертая сессия Законодательного собрания – Шестая специальная сессия 2000 г. – Сорок четвертая сессия Законодательного собрания – Пятая специальная сессия 2000 г. – Сорок четвертая сессия Законодательный орган – Четвертая специальная сессия 2000 г. – Сорок четвертый Законодательный орган – Второй очередной Сесси 1999 г. – Законодательный орган сорок четвертого созыва – Третья специальная сессия1999 г. – Законодательный орган сорок четвертого созыва – Вторая специальная сессия1999 г. – Законодательный орган сорок четвертого созыва – Первая специальная сессия Законодательный орган – Пятая специальная сессия 1998 г. – Сорок третья законодательная власть – Четвертая специальная сессия 1998 г. – Сорок третья законодательная власть – Третья специальная сессия 1998 г. – Сорок третья законодательная власть – Вторая очередная сессия 1997 г. – Сорок третья законодательная власть – Вторая специальная сессия 1997 г. – Сорок третья сессия Законодательного собрания – Первая очередная сессия 1996 г. – Сорок вторая сессия Законодательного собрания – Седьмая специальная сессия 1996 г. – Сорок вторая сессия Законодательного собрания – Шестая специальная сессия 1996 г. – Сорок вторая сессия Законодательного собрания – Пятая специальная сессия 1996 г. – Четвертая специальная сессия 1995 года – Сорок вторая сессия Законодательного собрания – Третья специальная сессия 1995 года – F Сорок вторая сессия Законодательного собрания – Вторая специальная сессия 1995 года – Сорок вторая сессия Законодательного собрания – Первая специальная сессия 1995 года – Сорок вторая сессия Законодательного собрания – Первая очередная сессия 1994 года – Сорок первая сессия Законодательного собрания – Девятая специальная сессия 1994 года – Сорок первая сессия Законодательного собрания – Восьмая специальная сессия 1994 года – Сорок первая сессия – Вторая очередная сессия 1993 г. – Сорок первая законодательная сессия – Седьмая специальная сессия 1993 г. – Сорок первая законодательная сессия – Шестая специальная сессия 1993 г. – Сорок первая законодательная сессия – Пятая специальная сессия 1993 г. – Сорок первая законодательная сессия – Четвертая специальная сессия 1993 г. – Сорок первая законодательная сессия – Третья специальная сессия 1993 г. – Сорок первая – первая законодательная власть – вторая специальная сессия 1993 года – сорок первая законодательная власть – первая специальная сессия 1993 года – сорок первая законодательная власть – первая очередная сессия 1992 года – сороковая законодательная власть – девятая специальная сессия 1992 года – сороковая законодательная власть – восьмая специальная сессия 1992 года – сороковая законодательная власть – седьмая специальная сессия 1992 года – сороковая законодательная власть – Пятая специальная сессия 1992 г. – Сороковая сессия Законодательного собрания – Шестая сессия Специальная сессия 1992 г. – Законодательный орган сорокового созыва – Вторая очередная сессия 1991 г. – Законодательный орган сорокового созыва – Четвертая специальная сессия 1991 г. – Законодательный орган сорокового созыва – Третья специальная сессия 1991 г. – Законодательный орган сорокового созыва – Вторая специальная сессия 1991 г. – Законодательный орган сорокового созыва – Первая специальная сессия 1991 г. – Законодательный орган сорокового созыва – Первая очередная сессия 1990 г. – Законодательный орган сорокового созыва – Пятая специальная сессия 1990 г. – Законодательный орган тридцать девятого созыва – Четвертая специальная сессия 1990 г. – Законодательный орган тридцать девятого созыва – Третья специальная сессия 1990 г. – Законодательный орган тридцать девятого созыва – Вторая очередная сессия 1989 г. – Законодательный орган тридцать девятого созыва – Вторая специальная сессия 1989 г. – Законодательный орган тридцать девятого созыва – Первая специальная сессия 1989 г. – Тридцать -девятый Законодательный орган – Первая очередная сессия

Доверенность: как ваш налоговый специалист взаимодействует с IRS для вас

Вы слышите «доверенность» и можете быть сбиты с толку, можете смутно понимать юридическое значение или можете начать дремать.

Мы поняли — это юридический термин. Итак, мы избавимся от этой части: доверенность (POA) — это разрешение кому-либо действовать от вашего имени.

Что это на самом деле означает для вас и ваших налогов: Вы можете уполномочить своего налогового специалиста вести дела с IRS вместо вас.

Три основных преимущества: предотвращение проблем, проверка вашего статуса IRS и решение налоговых проблем

Специалисты по налогообложению понимают «язык IRS» лучше, чем большинство других, поэтому они могут эффективно ориентироваться в IRS и звонить по специальной горячей линии для практикующих специалистов.Вот почему многие люди предпочитают подавать доверенности, отдавая на аутсорсинг мониторинг и решение любых налоговых вопросов, которые могут возникнуть.

Доверенность IRS позволяет налоговым специалистам:

• Изучите свою учетную запись IRS , чтобы разобраться в уведомлении, проверить свою репутацию в IRS или выявить любые проблемы с соблюдением требований, которые вам необходимо решить.
• Получайте копии любых уведомлений, которые вам отправляет IRS — , что позволяет вашему налоговому специалисту связаться с вами, если вам нужно что-то сделать с уведомлением.
• Ответить на уведомление или запрос IRS от вашего имени.
• Заключите для себя соглашения с IRS , например планы ежемесячных платежей по налогам, которые вы должны уплатить, или соглашения по результатам аудита.
• Представлять и защищать вас в IRS. Типичными примерами являются случаи, когда налогоплательщикам необходимо оспорить законность вычета в ходе аудита, оспорить вопрос о взыскании долга или запросить освобождение от штрафа.
• Сделка со службой защиты налогоплательщиков IRS.
• Обжалуйте спор с IRS.

Кто может представлять меня в доверенности?

Не каждый может представлять вас. Вы можете уполномочить определенных членов семьи действовать от вашего имени. Но наиболее вероятным использованием доверенности является разрешение лицензированному налоговому специалисту вести дела с IRS от вашего имени.

Лицензированными налоговыми специалистами обычно являются дипломированные бухгалтеры, зарегистрированные агенты и адвокаты.

Нелицензированные налоговые специалисты также могут в ограниченной степени помочь с проверками и уведомлениями, если они также подготовили соответствующую декларацию.

Как подать доверенность

В большинстве случаев люди подают форму 2848, доверенность и декларацию представителя в IRS.

Вот что вам нужно знать:

• Вы и уполномоченное лицо (называемое представителем) должны согласовать представительство в доверенности и подписать форму 2848.
• После подачи в IRS представитель может действовать от вашего имени в глазах IRS.
• Доверенность остается в силе до тех пор, пока вы или ваш представитель не отзовете разрешение.
• Через семь лет, если вы еще не завершили авторизацию, IRS автоматически аннулирует ее.

Распространенное заблуждение: доверенность не является флажком в вашей налоговой декларации

Люди часто сбиваются с толку, когда подают налоговую декларацию и «отмечают поле», чтобы дать кому-то право поговорить с IRS по поводу своей налоговой декларации.

Это разрешение называется назначенным третьим лицом. Это человек, которого вы укажете в разделе «Доверенное лицо третьего лица» в своем заявлении.Это разрешение не является доверенностью. Вместо этого он просто помогает IRS, если возникают какие-либо проблемы с обработкой декларации, и действует только до 15 апреля следующего года.

Так же есть ограниченная авторизация

Если вы хотите, чтобы кто-то получил информацию, связанную с налоговой декларацией (например, уведомления IRS, отчеты IRS и т. д.), но не хотите, чтобы они могли выступать от вашего имени, вы можете использовать форму 8821, «Налоговая информация». Авторизация .

Эта форма не ограничивается лицензированными специалистами по налогообложению. Вы можете разрешить кому-либо получать информацию через Форму 8821.

Как исследовать собственную учетную запись

Для людей, которые хотят передать работу с IRS на аутсорсинг, лучше всего получить доверенность. Или, если вы хотите начать с изучения собственной учетной записи IRS, вот как это сделать.

Узнайте больше об услугах H&R Block по налоговому аудиту и уведомлению. Или запишитесь на бесплатную консультацию к местному специалисту по налогам, позвонив по телефону 855-536-6504 или найдя местного специалиста по налогам.

Что такое доверенность (POA)?

Доверенность (POA) — это юридически обязывающий документ, который позволяет вам назначить кого-то для управления вашим имуществом, медицинскими или финансовыми делами. Хотя может быть неудобно думать о том, что он вам нужен, но доверенность является важной частью вашего плана владения недвижимостью.

Доверенность обычно используется в случае, если вы не можете заниматься своими делами. Каждый тип дает вашему доверенному лицу — человеку, который будет принимать решения за вас — разный уровень контроля.Некоторые доверенности вступают в силу сразу после подписания, а другие вступают в силу только после того, как вы станете недееспособным.

В этой статье мы рассмотрим роль доверенного лица и полномочия, предоставляемые доверенностью. Мы также рассмотрим различные типы POA и выделим четыре совета по их созданию.

Что делает доверенность?

Доверенность дает фактическому поверенному (также известному как агент) право принимать решения по вашим делам. Тип создаваемой вами доверенности определяет, над какими делами вы даете власть.

Полномочия доверенного лица на принятие решений вступают в силу в разное время в зависимости от того, какую доверенность вы выберете. Независимо от типа, любая доверенность становится недействительной, когда лицо, которое она представляет, умирает. Последняя воля и завещание или живой траст используются для перечисления инструкций по управлению активами и делами после смерти.

За что отвечает представитель по доверенности ?

Агент или поверенный является доверенным лицом.Это означает, что они несут ответственность за управление некоторыми или всеми делами другого человека. Доверенное лицо должно действовать ответственно, практично и справедливо по отношению к лицу, делами которого он управляет. Любой, кто нарушает эти обязанности, может быть привлечен к уголовной ответственности или привлечен к гражданской ответственности.

Каковы пределы доверенности?

Никакая доверенность не имеет юридической силы, пока она не подписана и не оформлена в соответствии с законодательством вашего штата.Это означает, что ни один агент не может принимать решения от вашего имени до того, как документ о доверенности вступит в силу. Вы также должны быть в здравом уме, когда назначаете агента. Подробнее о создании доверенности вы можете узнать из инфографики ниже.

Любые термины, которые, по вашему мнению, нуждаются в пояснении, могут быть конкретно изложены в вашем документе о доверенности. Вот почему помощь адвоката может упростить процесс назначения агента на получение доверенности.

Как мне сделать свой выбор доверенности юридически обязательной?

Чтобы придать вашей доверенности юридическую силу, подпишите и подпишите документ в соответствии с законодательством вашего штата.Обычно это включает в себя подписание в присутствии свидетелей или нотариальное заверение. Подумайте о том, чтобы дать копию своему агенту или сообщить агенту, где он может найти копию, если это необходимо.

Фактический поверенный и доверенность: в чем разница?

Доверенное лицо — это лицо, которому вы поручили управлять вашими делами на основании доверенности. Это лицо является агентом, действующим от вашего имени, также называемым доверенным лицом .

Фактический поверенный не обязательно должен быть кем-то, кто может заниматься юридической практикой. Тем не менее, получение помощи юриста, который поможет вам составить доверенность и сориентироваться в планировании имущества, может сделать этот процесс менее напряженным для вас и ваших близких. Хотя нет необходимости привлекать юриста, вы должны выбрать агента, который:

• Не моложе 18 лет
• В здравом уме

При назначении своего доверенного лица важно найти человека, которого вы знаете и которому доверяете. Этот человек будет действовать от вашего имени, чтобы принимать важные решения о вашем благополучии, ваших финансах, ваших активах или других делах.Вашим доверенным лицом может быть любой, кого вы выберете, поэтому выбор того, кто будет действовать в ваших интересах, может принести вам дополнительное спокойствие.

Виды доверенностей и их основные отличия

Существует несколько типов POA, каждый из которых служит своей цели. Для вас может быть важно, чтобы один и тот же человек отвечал за все ваши дела, или вы можете захотеть, чтобы человек, управляющий вашими финансами, отличался от человека, принимающего решения о вашем медицинском обслуживании. Различия также распространяются на то, когда вы хотите, чтобы POA вступал в силу. Вот некоторые из опций (подробнее о них в следующем разделе):

• Прочный/недолговечный АОН
• Пружина POA
• Общий POA
• Ограниченный POA
• Конкретные POA:
  • Медицинский
  • Финансовый
  • Военный

Каждый тип доверенности имеет свои преимущества, поэтому перед принятием решения важно изучить все возможные варианты.

Что такое долговременная доверенность?

Если вы стали недееспособным из-за болезни или внезапного несчастного случая, доверенность на длительный срок позволяет вашему доверенному лицу продолжать действовать в ваших интересах. Это просто доверенность, в которой есть положение о долговечности, позволяющее сохранить текущую доверенность в силе.

Вы можете указать в своей доверенности, хотите ли вы, чтобы ваш агент имел полномочия после подписания документа или после того, как врач объявит вас недееспособным. Вы также можете указать, какой врач должен иметь такие полномочия, чтобы убедиться, что это медицинский работник, мнению которого вы доверяете.

• Ключевая информация:  Надежная доверенность остается в силе после того, как вы выведены из строя, независимо от того, вступила ли она в силу до этого события.

Доверенность на короткий срок

Краткосрочная доверенность перестает действовать в тот момент, когда вы объявляетесь недееспособным.

Что такое доверенность?

Прыгающий POA активируется, как только вы объявляетесь умственно недееспособным или физически недееспособным.

Пружинная доверенность отличается от немедленно вступающей в силу доверенности, которая, как следует из названия, вступает в силу, как только вы ее подписываете.

Одним из основных недостатков прыгающей доверенности является ясность вокруг заявления о физической или психической непригодности. Например, если у вас диагностировано слабоумие и ваша способность принимать обоснованные решения ставится под сомнение, может быть трудно получить доказательства того, что вы некомпетентны с медицинской точки зрения.

• Ключевой вывод:  Если вы признаны недееспособным или недееспособным, вступает в силу этот доверенное лицо.До этого времени он неактивен.

Что такое генеральная доверенность?

Генеральная доверенность наделяет вашего доверенного лица широкими полномочиями. Эти силы могут включать:

• Осуществление финансовых и деловых операций
• Покупка страхования жизни
• Урегулирование претензий
• Действующие деловые интересы
• Изготовление подарков
• Использование профессиональной помощи

General POA является эффективным инструментом, если вы находитесь за пределами страны и нуждаетесь в ком-то для решения определенных вопросов, или когда вы физически или умственно неспособны управлять своими делами. Общий доверенность часто включается в план недвижимости, чтобы убедиться, что кто-то может справиться с финансовыми вопросами.

• Ключевой вывод: Генеральная доверенность — это всеобъемлющий доверенный договор, который дает доверенному лицу полномочия в отношении принятия финансовых решений.

Что такое ограниченная доверенность?

Также известна как специальная доверенность , . Этот документ доверенности ограничивает агента определенным количеством условий. Вы можете точно указать, какими полномочиями может пользоваться агент, подписав специальную доверенность.Вы можете использовать эту доверенность, если не можете справиться с определенными делами из-за других обязательств или по состоянию здоровья.

Продажа имущества (движимого и недвижимого), управление недвижимостью, взыскание долгов и ведение деловых операций — вот некоторые из общих вопросов, указанных в специальном документе о доверенности.

• Ключевой вывод:  Эта доверенность распространяется только на конкретные полномочия, перечисленные в документе, и имеет более ограниченный характер, чем общая доверенность.

Прочие виды доверенностей

Существуют и другие, более конкретные типы доверенностей, которые могут расширять или ограничивать полномочия агента по принятию решений.

Тип доверенности, который вам нужен, — это ваше личное решение, которое вы, возможно, захотите упомянуть, когда будете обсуждать планирование наследства со своей семьей. Заблаговременное планирование решений в конце жизни позволяет вам уделять больше времени людям и занятиям, которые вам нравятся.

Что такое медицинская доверенность?

Медицинская доверенность, также называемая долговременной доверенностью на здравоохранение, дает вашему агенту право принимать медицинские решения за вас. Ваш агент будет иметь эту власть, если вы без сознания, психически некомпетентны или иным образом неспособны принимать решения самостоятельно.

Хотя это и не то же самое, что завещание о жизни, во многих штатах вы можете указать свои предпочтения в отношении поддержания жизни в медицинской доверенности. В некоторых штатах вам разрешено объединять части доверенности на медицинское обслуживание и завещания о проживании в расширенную директиву о медицинском обслуживании.

• Key Takeaway:  Этот прочный доверенность позволяет действующему поверенному принимать за вас медицинские решения и иногда сочетается с завещанием о жизни.

Что такое финансовая доверенность?

Эта доверенность дает доверенному лицу возможность заниматься вашими финансовыми делами, когда вас нет рядом.Это может быть краткосрочная доверенность, которая охватывает ситуации, когда вы не можете присутствовать, например, длительное время, проведенное за границей. Это также может быть долгосрочная финансовая доверенность , которая охватывает случаи, когда вы недееспособны или психически недееспособны и, следовательно, не можете самостоятельно принимать разумные финансовые решения.

• Key Takeaway:  Этот доверенность наделяет доверенного лица полномочиями принимать финансовые решения от вашего имени, когда вы недееспособны или неспособны это делать по иным причинам.

Что такое военная доверенность?

Так же, как и доверенности, которые применяются к гражданским лицам, военные доверенности различаются по своему охвату, и какие полномочия вы предоставляете, полностью зависит от вас.Из-за поездок, которые часто связаны с военными обязанностями, наличие доверенности на супруга-военнослужащего может быть полезным во многих повседневных ситуациях, таких как доступ к вашему банковскому счету, регистрация автомобиля или подача налоговой декларации.

Непредсказуемость жизни во время развертывания может означать внезапные изменения в ваших планах и вашей способности принимать решения от своего имени, будь то из-за недоступности, травмы или недееспособности. Наличие доверенности — хорошая идея для всех военнослужащих, но для тех, кто находится в командировке, это может иметь решающее значение.

• Key Takeaway:  Этот доверенность распространяется на военнослужащих, находящихся на действительной военной службе, и их семьи, и в нем особое внимание уделяется военному образу жизни.

3 совета по оформлению доверенности

После того, как вы определитесь, какая доверенность вам понадобится, вам нужно решить, кто будет вашим агентом. Важно помнить, что любой поверенный отвечает за ваши интересы и должен, насколько это возможно, защищать вас от вашего имени.Есть несколько шагов, которые могут упростить процесс делегирования доверенности.

1. Решите, сколько агентов вам понадобится

Вы можете назначить нескольких поверенных для представления ваших интересов, и вы должны решить, должны ли эти агенты действовать совместно или по отдельности при принятии решений. Несколько агентов могут быть полезны, если ваши медицинские или финансовые дела сложны. Но наличие нескольких агентов может привести к конфликтам в расписании процесса и может задержать принятие важных решений.

Аналогично, наличие только одного агента имеет ограничения. Вам следует назначить резервного агента, который сможет заменить его, если первоначальный агент вдруг не сможет выполнять свои обязанности.

2. Найдите человека, которому вы доверяете в своих интересах

Доверие является ключевым фактором при выборе агента по доверенности. Независимо от того, является ли агент другом, родственником, организацией или адвокатом, вам нужен кто-то, кто будет заботиться о ваших интересах, уважать ваши желания и не будет злоупотреблять предоставленными ему полномочиями.

Выдавайте доверенность только тому, кому вы доверяете, чтобы он серьезно относился к ответственности.

Если вы, ваш друг или родственник подозреваете нарушение со стороны вашего агента, сообщите о предполагаемом злоупотреблении в правоохранительные органы и проконсультируйтесь с адвокатом.

 

3. Убедитесь, что вы (или третья сторона) получаете обновления

Для агента крайне важно вести точные записи обо всех транзакциях, совершенных от вашего имени, и предоставлять вам периодические обновления, чтобы держать вас в курсе. Если вы не можете просмотреть эти обновления самостоятельно, попросите своего агента предоставить учетную запись третьей стороне, которую вы одобряете.

Часто задаваемые вопросы о дополнительной доверенности:

Могу ли я назначить несколько доверенностей?

Вы можете назначить несколько агентов. Вы должны решить, должны ли эти агенты действовать совместно или по отдельности при принятии решений. Несколько агентов могут обеспечить более обоснованные решения, действуя как сдержки и противовесы друг другу. Недостатком является то, что несколько агентов могут не соглашаться друг с другом, а расписание одного человека может привести к задержке важных транзакций или подписания юридических документов.

Если вы назначите только одного агента, сделайте резервную копию. Агенты могут заболеть, получить травму или каким-то образом не успеть служить, когда придет время. Агент-преемник берет на себя обязанности по доверенности от первоначального агента, если это необходимо.

Может ли кто-нибудь оспорить мою доверенность?

Да, ваша доверенность может быть оспорена. Распространенные причины заключаются в том, что вы были некомпетентны, когда подписывали его, находились под неправомерным влиянием кого-то другого или не соответствовали требованиям для подписания в соответствии с законодательством штата.

Если в вашем доверенности не указаны требования для определения умственной компетентности, вашему агенту все равно потребуется письменное подтверждение вашей некомпетентности от врача, чтобы вести дела от вашего имени. В некоторых случаях суд может даже потребоваться для решения вопроса о компетенции.

Могу ли я отозвать доверенность?

Вы можете отозвать свою доверенность в любое время, если вы психически дееспособны и соблюдаете законы своего штата об отзыве.

Если вы зарегистрировали свою доверенность в отделе записи актов гражданского состояния вашего округа, вы должны сделать запись об отзыве в том же месте.

Сколько стоит доверенность? Стоимость доверенности

зависит от того, откуда вы получили документ и кто помогает вам его заполнить. Юристы часто взимают почасовую оплату за составление доверенности. Онлайн-сервисы обычно берут меньше, чем адвокаты, и предлагают уровни цен в зависимости от того, какой объем юридической помощи вам нужен.Базовая доверенность – достаточно простой документ, не требующий юридической помощи. Нотариус также обычно взимает небольшую плату за нотариальное заверение документа, что является обязательным в некоторых штатах, чтобы он вступил в силу.

Управление файлами – Юрист | Юридическое общество Онтарио

Руководство не предназначено для замены профессионального суждения юриста или установления универсального подхода к юридической практике. В соответствии с положениями  Руководство  , которые включают юридические, подзаконные акты или Правил профессионального поведения   (далее –  Правил  ), решение не следовать  Руководство само по себе не означает, что член не смог оказать качественную услугу. И наоборот, использование Руководства может не гарантировать, что юрист предоставил качественные услуги. Предоставил ли адвокат качественную услугу, будет зависеть от обстоятельств каждого дела.

Содержание

3.1 Введение
3.2 Терминология
3.3 Основные требования
3.4 Дополнительные требования
3.5 Системы для хранения и извлечения ключевой информации о клиенте
3.6 Открытие и ведение активных файлов клиентов
3.7 Сохранение собственности клиента
3.8 Системы проверки конфликтов 
3.9 Управление документами 
3.10 Управление обязательствами 
3.11 Управление экспертами или другими специалистами 
3.12 Закрытие, хранение и уничтожение клиентских файлов

3.1 Введение

Эффективное управление файлами обеспечивает основу или инфраструктуру для своевременного и эффективного обслуживания клиентов и надлежащего управления делами клиентов. В Руководстве по управлению файлами (далее «Руководство по управлению файлами ») изложены основные функции систем для управления делами клиентов, чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований, касающихся таких вопросов, как сохранение конфиденциальности клиентов и предотвращение конфликтов.

В нем содержатся практические рекомендации по эффективным процедурам открытия и закрытия файлов, проверки конфликтов и систем хранения, а также рекомендации по хранению и удалению закрытых клиентских файлов.

 3.2 Терминология

В Руководстве фраза «управление файлами» используется в широком смысле для обозначения общего управления делом клиента.

Компонентом управления делами клиентов является обработка или управление «файлами». Исторически термин «файл» относился к бумажным папкам, в которых хранятся физические документы, относящиеся к делу клиента.

Компьютерные технологии позволяют хранить часть или всю информацию о клиенте в электронной форме.

В электронной или компьютерной среде эквивалент физической папки на бумаге, «файл», называется «папкой» или «каталогом», а следствие отдельного бумажного документа называется «файлом». » или «документ».

Принципы настоящего Руководства предназначены для адаптации и достаточной гибкости, чтобы поддерживать большинство юридических практик, независимо от уровня компьютеризации.

Соответственно, если не указано иное, ссылки на

• «файлы» или «подфайлы» включают как физические, так и электронные хранилища информации о клиенте

• «Документы» включают документы в бумажной и электронной форме

• «системы» включает электронные и ручные системы.

3.3 Основные требования

Важно, чтобы юристы имели и использовали системы для

• хранить и легко получать ключевую информацию обо всех клиентах фирмы и противоборствующих сторонах
• поддерживать и защищать конфиденциальную информацию клиента
• открывать и поддерживать активные файлы клиента
• проверка на конфликты
• проверка сроков исковой давности
• закрыть, сохранить и удалить закрытые файлы
• анализировать и, при необходимости, вносить изменения в системы управления, чтобы убедиться, что они соответствуют меняющимся стандартам, методам или практикам
• идентифицировать имущество клиентов и поставить его на ответственное хранение
• соответствуют требованиям Юридического общества Онтарио к документации и бухгалтерскому учету.

3.3.1 Защита информации о клиенте 

Юристы обязаны гарантировать, что они сохраняют конфиденциальность клиентов в своих процедурах управления файлами. Это важно во всех практических условиях. Юристы должны знать о повышенном риске раскрытия информации в определенных бизнес-структурах (например, многопрофильных практиках, членствах или организациях гражданского общества (ОГО)) и практиках (например, работа на дому или в совместном офисе) и применять меры безопасности для уменьшить этот риск.

 3.4 Дополнительные требования

Юристы могут также рассмотреть возможность использования систем для

• Управление документами
• обеспечить выполнение обязательств
• управлять экспертами или другими сторонними поставщиками услуг.

3.5 Системы для хранения и извлечения ключевой информации о клиентах

Юристы должны рассмотреть возможность сохранения

• базы данных ключевой информации о потенциальных, текущих и бывших клиентах, включая
  • имена клиентов, псевдонимы, прежние имена
  • дата открытия и закрытия файла
  • предмет файла
• информация о конфликтующих или противоборствующих сторонах, включая
  • имена лиц, связанных или связанных с потенциальным, текущим или бывшим клиентом, или имена лиц, имеющих отношение к делу потенциального, настоящего или бывшего клиента
  • перекрестные ссылки на предполагаемое, текущее или прежнее имя файла клиента, номер файла и ссылку на дело
• информация по бухгалтерскому учету и выставлению счетов
• информация о ключевых датах, тиклер или система тайм-менеджмента.

​3.6 Открытие и поддержка файлов активного клиента

Для открытия и ведения активных клиентских файлов требуется, чтобы юрист

• следуйте соответствующим процедурам открытия файла
• упорядочить содержимое файла
• правильно хранить файлы.

3.6.1 Процедуры открытия файлов

а) Определение момента открытия файла

Юристы должны открывать файл, когда он сохранен, чтобы предоставить юридические услуги по любому новому вопросу для

При первоначальном контакте, независимо от того, принято дело или нет, юристы должны рассмотреть возможность немедленного указания срока исковой давности, составления его дневника и информирования клиента, если он неизбежен.Юристы должны рассмотреть возможность открытия файла и подготовки меморандума, когда человек первоначально связывается с фирмой (обычно по телефону) для получения юридических услуг.

b) Именование и кодирование файлов активного клиента

Юристам следует рассмотреть возможность получения информации о клиенте и противоположной стороне (сторонах), как правило, на первоначальном собеседовании или при установлении авансового платежа. Рекомендуется контрольный список открытия файлов.

Юристы должны присвоить каждому файлу отдельное имя и номер.Имя файла должно включать:

• имя клиента(ов)
• уникальный номер ссылки или дела.

3.6.2 Организация содержимого файла

Чтобы обеспечить эффективный поиск файловых документов или информации, юристы должны систематизировать содержимое файлов.

Организация клиентских файлов может включать размещение содержимого в подфайлах в соответствии с классом или типом документов. Каждый клиентский файл может содержать подфайлы для

• связь, в том числе: корреспонденция; меморандумы в файл или записи разговоров; встречи; или телефонные звонки в хронологическом порядке
• существенные меморандумы и расследования
• оригиналы документов
• соглашение об обслуживании или письмо-обязательство
• выписки со счета и платежная информация
• юридические исследования
• предприятий
• других, соответствующих файлу.

3.6.3 Хранение файлов активного клиента

Юристы должны рассмотреть возможность хранения активных клиентских файлов (включая электронные файлы или информацию о клиенте, хранящуюся на дискетах), когда они не используются

• в месте, отдельном от места хранения закрытых файлов

• в защищенной системе управления файлами или в запертом шкафу или в другом месте, в упорядоченном виде для легкого поиска

Юристы должны хранить всю документацию по делу клиента в личном деле.

Юридические фирмы могут пожелать рассмотреть возможность проведения обучения для всех специалистов и офисного персонала, уделяя особое внимание важности конфиденциальности клиента и неотъемлемым рискам, связанным с оставлением файлов или электронных устройств хранения, содержащих информацию о клиенте, на столе или в офисе без присмотра.

Электронные файлы должны быть организованы с перекрестными ссылками на бумажные документы или файлы и наоборот.

3.7 Сохранение имущества клиента

Правило 3.5 Правил  требует, чтобы юрист заботился об имуществе клиента так же, как заботливый и предусмотрительный владелец при обращении с подобным имуществом.

Адвокат должен четко обозначить и идентифицировать имущество клиента и поместить его на хранение, отличающееся от собственного имущества адвоката.

Юристы должны хранить в безопасном или запираемом пожаробезопасном шкафу или месте

3.8 Система проверки конфликтов

Правило 3.4 Правил требует, чтобы юристы управляли потенциальными и фактическими конфликтами интересов. Юристы должны внедрить систему, позволяющую юристу проверять конфликты

• при первом контакте, когда потенциальный клиент впервые обращается в фирму

• после первого собеседования с клиентом или при наличии дополнительной информации

• каждый раз, когда к делу добавляется новая сторона или лицо

• , когда фирма рассматривает возможность найма юриста.

Прежде чем приступать к поиску конфликтов, адвокат должен определить, кто является клиентом (клиентами) в ситуациях, в том числе в случаях, когда

Юрист также должен определить

Юрист должен подготовить список потенциальных деловых конфликтов, которые, хотя и не являются фактическими конфликтами, должны быть рассмотрены до принятия авансового платежа. Примеры конфликтов такого типа могут включать личную финансовую заинтересованность в бизнесе или должность директора в совете директоров корпорации.

Когда потенциальный клиент связывается с фирмой, юрист (или персонал фирмы) должен сверить имя потенциального клиента, а также любое другое имя конфликтующей или враждебной стороны, предоставленное потенциальным клиентом, по именам в банках данных фирмы (банках данных, которые содержат имена клиентов; бывшие клиенты; противные стороны, связанные и связанные лица).

В случае совпадения юрист должен просмотреть информацию и определить, существует ли или может ли возникнуть конфликт интересов.

Если юрист определяет наличие или вероятность возникновения конфликта интересов, он должен соблюдать Правило 3.4 Правил .   

Если адвокат не может действовать от имени клиента из-за конфликта, адвокат должен в соответствии с  Правил .

• немедленно уведомить клиента о неспособности адвоката взять на себя или продолжить выплату аванса, и

• письменно подтвердить отказ от помолвки.

3.9 Управление документами

Юристы должны рассмотреть возможность внедрения и использования систем до

• документировать каждую встречу, разговор или телефонное общение, включая оставленные и полученные телефонные сообщения, в виде примечания к файлу с датой или примечания к файлу

• систематизировать, идентифицировать и отслеживать информацию, документы, доказательства и имущество, относящиеся к каждому делу или делу клиента.

В делах, связанных со значительным количеством документов или вещественных доказательств, юрист может рассмотреть возможность использования электронной системы управления документами.

Юристы, возможно, пожелают рассмотреть вопрос о внедрении жесткой политики, требующей, чтобы все файлы, которые не используются в данный момент, возвращались в безопасное место.

3.10 Управление обязательствами и трастовыми условиями

Юристы должны внедрить системы, гарантирующие, что все обязательства и условия траста

• ясно и однозначно

• подтверждено письменно

• записано в системе тайм-менеджмента юриста

• устраивает по своим условиям, а

• в соответствии с Правилами 5.1-6 и 7.2-11 Правил .

Юристы должны рассмотреть вопрос о регистрации обязательств и условий доверия в подфайлах, чтобы обеспечить надлежащее выполнение обязательств и условий доверия.

3.11 Управление экспертами или другими специалистами

Если это применимо к адвокатской практике, юрист должен рассмотреть возможность внедрения системы для управления использованием консультантов, экспертов или других сторонних поставщиков услуг по делам клиентов.

Информация в системе может включать требование о том, что юрист

3.12 Закрытие, хранение и уничтожение клиентских файлов

3.12.1 Политика хранения файлов

Юристы должны иметь политику хранения файлов, которая

• обеспечивает просмотр файла перед закрытием

• предусматривает хранение закрытых клиентских файлов отдельно от активных клиентских файлов

• гарантирует, что содержимое клиентских файлов распространяется, сохраняется и утилизируется должным образом

• присваивает файлу

  новый уникальный закрытый код файла клиента.

• предусматривает просмотр и/или уничтожение закрытого файла клиента в надлежащее время.

3.12.2 Когда закрывать файлы

Прежде чем закрыть дело по завершенному делу, юрист должен убедиться, что

• вся работа, для завершения которой был нанят адвокат, завершена, или адвокат был уволен или отстранен от представления клиента
• адвокат сообщил клиенту, желательно в письменной форме
• клиент оплатил окончательный счет или фирма списала остаток задолженности по конечному счету
• все обязательства и условия доверия выполнены
• адвокат имел дело с любыми остатками по кредиту клиента на трастовом счете адвоката
• адвокат предоставил клиенту отчет о всех гонорарах, выплатах и ​​расходах.

3.12.3 Распространение содержимого файла

Адвокат несет этическое обязательство заботиться об имуществе клиента так, как заботливый и предусмотрительный владелец обращался бы с подобным имуществом, и должен соблюдать все соответствующие правила и закон о сохранении имущества клиента, вверенного адвокату.

Документы, которые должны или должны быть предоставлены клиенту при прекращении контракта, определяются законом. Юристы могут обратиться к Руководству по хранению и уничтожению закрытых файлов клиентов для юристов по вопросу владения документами.

Если клиент не был ранее предоставлен или иным образом не оговорен с клиентом, до закрытия дела юристы должны вернуть клиенту все имущество, которое клиент предоставил юридической фирме в ходе рассмотрения дела, вместе со всеми документами или другим имуществом которое было получено в связи с этим вопросом. Адвокат должен рассмотреть вопрос о том, чтобы клиент подписал подтверждение о получении документов.

Дополнительные соображения применяются, когда адвокат передает дело после увольнения клиента или отказа от представительства.Например, с учетом права адвоката на залог, адвокат должен передать клиенту или по его распоряжению все документы и имущество, на которые клиент имеет право, и должен предоставить клиенту всю информацию, которая может потребоваться в связи с дело или дело. Кроме того, адвокат должен сотрудничать с адвокатом-преемником или помощником юриста, чтобы минимизировать расходы и избежать ущерба для клиента. Юристы должны ознакомиться с Правилами 3.7-8 и 3.7-9 Правил , чтобы определить свои профессиональные обязанности после прекращения отношений между адвокатом и клиентом либо путем увольнения, либо отказа от участия.

3.12.4 Сохранение клиентских файлов

Прежде чем вернуть документы клиенту, юрист должен решить, сохранять ли копии документов закрытого дела. При принятии такого решения юрист может учитывать такие факторы, как

• любые юридические требования по сохранению документа

• вероятность того, что адвокат потребует документ в будущем

• положения соглашения об обслуживании или письма-обязательства

• , есть ли у клиента собственная политика хранения записей, и если да, то продолжительность хранения документа в соответствии с политикой

• пожелания клиента.

Файлы клиента, которые должны быть сохранены, и продолжительность хранения будет определяться конкретными обстоятельствами с учетом

• доступны ли другие источники для получения информации, содержащейся в файле, например, информация, хранящаяся в органах ЗАГС или судебных протоколах

• потенциальная ответственность юриста за ошибки и упущения

• любые применимые сроки исковой давности.

Адвокат должен хранить закрытые файлы клиентов

• удерживающие документы

• корреспонденция, в том числе электронная почта, заметки или заметки, относящиеся к сообщениям

• документы, подготовленные адвокатом для клиента

• проекты документов, подготовленные адвокатом для клиента, если документ подтверждает инструкции клиента и если адвокат обоснованно полагает, что это может стать проблемой в будущем

• список прецедентного права

• временные записи/ведомости

• Бухгалтерские записи юридической фирмы по делу клиента

• записи об имуществе клиента в соответствии с требованиями Положения 9.

Юрист должен просмотреть политику хранения файлов фирмы, чтобы определить, следует ли хранить копию следующего в закрытом деле клиента:

• клиентские документы, существовавшие до авансового платежа

• судебные документы

• документы противной стороны

• протоколы открытия и испытаний

• заключения экспертов

• корпоративные книги протоколов и печать.

Адвокат также должен рассмотреть возможность сохранения документов в качестве прецедентов.

3.12.5 Хранение

Юристы должны присвоить закрытому делу клиента код закрытого файла клиента и хранить закрытые файлы в безопасных шкафах или местах

• отдельно или отдельно от активных файлов

• для защиты файлов от уничтожения или повреждения, а в случае файлов, хранящихся в электронном виде, от взлома

• для сохранения конфиденциальности клиента

• подан в упорядоченном виде для облегчения поиска.

Если адвокат хранит закрытые файлы клиента в удаленном хранилище, адвокат должен обеспечить защиту и сохранение конфиденциальности клиента.

3.12.6 Извлечение закрытых файлов

В случае передачи дела клиенту или другому адвокату, адвокат должен обсудить с клиентом

• будет ли с клиента взиматься плата за
  • время и усилия при подготовке файла к передаче
  • дополнительные ксерокопии документов дела
• , если он закрыт и находится на хранении, поиск файла и любые расходы, связанные с таким поиском
• ограничения на передачу файлов, если аккаунты остаются неоплаченными на момент передачи.

3.12.7 Поиск электронных файлов

Юрист должен обеспечить, чтобы закрытые электронные файлы хранились или сохранялись в форме или формате, которые можно будет найти в будущем.

3.12.8 Уничтожение клиентских файлов

Юристы должны решить, следует ли хранить закрытый файл клиента на неопределенный срок или он будет в конечном итоге уничтожен.
Если дело клиента должно быть уничтожено, адвокат должен определить

• дата уничтожения файла с учетом
  • любые юридические или нормативные требования для сохранения определенного содержимого файла
  • сроков исковой давности, связанных с потенциальной ответственностью адвоката за злоупотребление служебным положением или неправомерное поведение 
• способ уничтожения файлов для сохранения конфиденциальности
• , если есть какие-либо обязательства отметить, какие документы в файле были уничтожены.

Юристы должны сохранять конфиденциальность клиентов, когда файлы клиентов уничтожаются.

3.12.9 Обзор систем управления файлами

Юристы могут рассмотреть вопрос о составлении и ведении текущего офисного руководства с изложением систем и процедур адвокатской практики.
Юристы также могут рассмотреть возможность пересмотра и, при необходимости, обновления по мере необходимости

• все системы управления практикой
• Контрольные списки фирм, основные и процедурные
• все прецеденты.