Как оформляется трудовая книжка впервые – Как получить трудовую книжку впервые

Содержание

Правила и особенности оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.

Оформление первой трудовой книжки

Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.

Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:

в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника}
специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)}
дату заполнения книжки}
подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.

Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.

Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).

Как оформляется трудовая книжка

Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.

Далее нужно:

указать номер записи по порядку}
проставить дату записи}
сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}

указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.

Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.

Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.

Исправления и изменения в трудовой книжке

При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.

Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.

Подшивка вкладыша

Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш. Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки. После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.

Оформление дубликата

Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.

В дубликате указываются:

сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.

Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.

На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.

Оформление сведений о работе по совместительству

Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.

Оформление перевода на другое постоянное место работы

Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.

На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.

Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.

Выдача трудовых книжек

Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.

С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.

Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.

Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.

Правильное применение печатей

Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.

Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.

Особенности оформления трудовых книжек у ИП

В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.

При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.

При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.

Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.

Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).

Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».

hr-portal.ru

Трудовая книжка: как получить впервые

Трудовая книжка — это своеобразный «паспорт сотрудника», который должен быть у всех, кто работает на основании трудового договора. Где их берут те, кто трудоустраивается впервые? Какие документы для этого нужны? Что обязан предпринять работодатель, а что — работник? В этой статье рассмотрим наиболее важные вопросы.

Конечно, с развитием электронных коммуникаций и баз данных, значимость бумажных носителей постепенно снижается. Разговоры о возможном упразднении книжек ведутся с 2014 года, но пока они по-прежнему остаются важным элементом делопроизводства. Значит, нелишне знать все нюансы оформления. Особенно, если речь идет о том, как завести трудовую книжку впервые.

В приеме на работу появились новые правила. О том, что в вашей компании появился новый сотрудник, вы должны уведомить его бывшего работодателя, военкомат, МВД. Более того, кое-о чем придется уведомить даже самого новичка. Из статьи журнала “Справочник кадровика” узнаете, как обойти эти угрозы, чтобы от новоприбывшего была только польза и никакого вреда.

ТК входит в обязательный список документов, которые соискатель должен предоставить работодателю при трудоустройстве. У тех, для кого это не первое место работы, вопросов не возникает. Но что делать тем, кто устраивается работать первый раз?

Ответ дает все то же постановление №225. В пункте 8 сказано, что при первом трудоустройстве все заботы по приобретению и оформлению этого документа лежат на работодателе. Именно он должен предоставить человеку трудовую, а не наоборот. Сделать это можно в течение 1 календарной недели с момента трудоустройства, причем в присутствии работника.

То есть, ответ на вопрос, как работнику получить трудовую книжку впервые, предельно прост — надо лишь устроиться на свою первую работу. А вот с тем, как ее завести и оформить, все немного сложнее, и это — полностью ответственность работодателя. Просить, а тем более требовать, чтобы человек пошел и сам купил себе бланк — незаконно.

Документа об образовании. Вопреки распространенному мнению, это не обязательно диплом или другое свидетельство об оконченном образовании. Трудоустраиваться могут и те, кто еще не закончил учебу — на основании зачетки или справки из вуза.

Больше ничего от работника требовать нельзя. Исключение — редкие случаи, когда нужны документы, подтверждающие стаж или данные об учебе и военной службе. Основанием для заведения служит изданный приказ о приеме на работу.

Частый вопрос — надо ли требовать от соискателя, чтобы он написал заявление на получение трудовой. Ответ — нет, не надо. Оформление такого документа при первом трудоустройстве — это требование закона, так что дополнительных «личных просьб» не нужно. А вот если речь идет о выдаче дубликата, заявление может потребоваться.

Закон говорит, что заключать договора могут все совершеннолетние граждане. Это значит, что и впервые получить трудовую можно, начиная с 18 лет. Но не стоит забывать о том, что законодательство предусматривает возможность получения работы и несовершеннолетними старше 14 лет. Если работодатель решает взять на работу подростка, он должен соблюсти требование Кодекса (в частности, получить согласие органов опеки или родителей, по статье 63 ТК). И, конечно, по всем правилам оформить своего нового работника.

Трудовые книжки — это не просто документы строгой отчетности. Бланки и вкладыши к ним имеют специальную защиту на уровне полиграфии. Печатать такие бланки могут только типографии при Гознаке. А продавать — только те распространители, которые заключили с Гознаком соответствующий договор.

Все это означает, что работнику и, тем более, работодателю следует серьезно отнестись к покупке бланков и вкладышей. Делать это можно только у официальных распространителей. Кстати, это лишний довод в пользу того, чтобы не доверять покупку бланков самим работникам — есть риск столкнуться с подделками.

При этом запрета на покупку ТК соискателем нет. То есть, если человек пришел оформляться на работу и принес чистый бланк, вы можете его заполнить. Нарушения не будет. Но если сотрудник пойдет в ГИТ и пожалуется, что его вынудили купить бланк, разбирательств не избежать. Поэтому самый надежный вариант — заводить книжки из своих запасов.

Еще один важный вопрос — кто платит за бланк? В постановлении №225 сказано, что работодатель закупает его на собственные средства. Означает ли это, что работник не должен платить за свой первый «паспорт трудящегося»? Нет, это значит лишь то, что запас бланков работодатель обеспечивает за свой счет.

Чаще всего выбирают третий вариант, но здесь важно помнить, что для удержания стоимости бланка из зарплаты необходимо заявление-согласие работника. Без заявления вычет будет незаконным и даст сотруднику повод идти в ГИТ.

Как определяется стоимость? Закон ограничивает сумму удержания фактическими затратами работодателя. Это значит, что расчет стоимости надо делать на основании бухгалтерских документов (брать цену из договора на покупку бланков).

Если обнаружится ошибка, можно ее исправить. Если же бланк окажется испорченным по вине работодателя, документ надо оформить заново. Стоимость нового бланка — это расходы компании, работник возместит только цену одного документа.

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности, который подлежит еще и обязательной регистрации в установленной законодательством форме. Для этого на предприятии должен быть журнал учета, оформленный в соответствии с требованиями постановления №69.

Порядок оформления — общий для всех трудовых, выдаваемых российским трудящимся. Он прописан в законодательстве очень подробно и в большинстве случаев не вызывает сложностей у кадровиков. Правда, есть нюансы, которые лучше изучить заранее.

Как оформляется книжка для ИП? И надо ли вообще это делать? Такие вопросы — не редкость у индивидуальных предпринимателей. С одной стороны, законодательство говорит, что трудовую заводят все работодатели, кроме физлиц, не являющихся ИП, причем делает это специальный ответственный сотрудник. С другой, индивидуальный предприниматель — сам себе работодатель, и штата с кадровым работником у него нет. Как быть?

Совместители — это тот случай, когда требование об обязательном заполнении можно не соблюдать. Если человек устраивается в компанию совместителем, и при этом у него есть основное место работы, делать запись в трудовую не обязательно.

О том, как оформить трудовую книжку, владельцу знать необязательно. С другой стороны эти сведения помогут проконтролировать правильность заполнения, так как ошибки в документе могут привести к серьезным проблемам. Ведь именно трудовая книжка подтверждает стаж работника при оформлении пенсии.

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий сведения о каждом месте работы и стаже гражданина. Оформление трудовой книжки впервые происходит при оформлении на работу, а точнее, при заключении трудового договора. Ее заполняет сотрудник кадрового отдела, после чего она хранится у работодателя вплоть до увольнения работника.

Для внешних совместителей документ не оформляется. Если на работу устраивается человек, имеющий соответствующий стаж и трудовую книжку, работник отдела кадров обязан ее проверить. Подлинность документа очень важна. А перед тем, как оформить трудовую книжку впервые, ему потребуются личные документы нового сотрудника.

Перед тем, как оформить новую трудовую книжку, уполномоченному лицу необходим специальный бланк. При отсутствии чистых бланков документы может предоставить работник. После этого можно его оформлять. Закон дает на это не более недели.

Если работник осуществляет трудовую деятельность по совместительству, то эта информация указывается как дополнительная. Она не является обязательной для заполнения, но если владелец хочет внести запись, отдел кадров не может ему отказать. Но документ хранится у основного работодателя и на руки не выдается. Потому для внесения данных о совместительстве работник должен предоставить информацию самостоятельно.

Изменение данных необходимо и в том случае, если организация была переименована. Речь идет не о реорганизации, когда происходит процедура увольнения и прием на работу всего штата. Справка: если название изменилось по другим причинам, то в каждую трудовую книжку должно быть вписано новое название, а также реквизиты соответствующего приказа.

После того, как трудовые книжки оформляются, они хранятся у работодателя. При этом обязательно должны быть соблюдены правильные условия хранения документов. Они должны находиться в специальном шкафу или в сейфе. Наниматель должен гарантировать сохранность трудовых книжек, в противном случае обязан понести наказание.

При заполнении документа следует удостовериться, что он не закончился. Очень часто бывает, что в трудовой книжке просто нет свободного места для внесения новых записей. Но заводить новый документ нельзя, поэтому кадровому работнику нужно вшить в трудовую специальный вкладыш. Правила оформления документа не содержат объяснения по поводу того, куда именно должен быть вклеен вкладыш. Поэтому, как правило, его помещают в конце документа.

Этот дополнительный документ обязательно имеет номер и серию, которые при вшивании должны быть указаны на титульном листе. Помимо этого, ставится штамп «Вкладыш выдан». Кадровому работнику нужно регистрировать выдаваемые вкладыши. Он должен заполняться точно так же, как и основная часть документа. То есть, оформляется титульный лист и т. д. Изымать вкладыш запрещено, так он является продолжением трудовой книжки.

Трудовая книжка – важный документ, содержащий сведения о труде и стаже владельца, поэтому ее обязательно нужно восстановить. Для начала необходимо выяснить, кто ответственен за пропажу. Если документ исчез или был поврежден, когда находился у нанимателя, то именно он обязан его восстановить. Процедура осуществляется по заявлению работника.

Если произошла потеря трудовой книжки, выданной работнику на руки после увольнения, то его восстанавливает владелец. Для этого ему придется обращаться ко всем своим работодателям и просить о внесении записей в дубликат.

Бывают ситуации, когда организация ликвидируется, поэтому восстановить записи о работе в ней можно другим способом. Владельцу документа следует обратиться в Пенсионный фонд, суд или Государственный архив. При обращении в ПФ следует учитывать, что данные, которые предоставят заявителю, могут быть неполными.

Лучше обращаться в Госархив по месту нахождения нанимателя, подав письменный запрос. Эта процедура может занять время, но сведения будут предоставлены в полном объеме. Иногда для восстановления документа приходиться обращаться в суд. На основании искового заявления судья направляет запросы в соответствующие инстанции. Кроме того, можно определить факт осуществления трудовой деятельности с помощью свидетельских показаний.

Перед тем, как завести трудовую книжку, следует позаботиться о наличии чистого бланка. Чаще всего это является обязанностью работника, который предоставляет соответствующий бланк вместе с остальными документами. А вот соблюдение правил оформления – это уже обязанность сотрудника кадрового отдела.

Первые трудовые книжки стали оформлять работникам еще далеко в прошлом – в 1938 году. В них указывали сведения о работе человека и причины увольнения. Тогда такой документ и послужил первой трудовой книжкой работника, которую он обязан был сберегать на протяжении всей жизни. Оформление трудовой книжки впервые подразумевало, что ее больше не будут менять, а абсолютно все сведения о работе будут записаны именно в этот единственный документ о трудовой деятельности.

Сегодня все трудовые книжки соответствуют установленным образцам, которые утверждаются правительством Российской Федерации. Все записи, которые вносятся в них, должны быть оформлены соответственно установленным образцам и трудовому законодательству. Организации и предприятия любой формы собственности обязаны вести трудовые книжки своих работников.

Чтобы организовать необходимую информацию по делопроизводству и собрать ее в одном месте, были изданы и утверждены правила и инструкции по ведению, заполнению, хранению, выдаче трудовых книжек. Здесь же указано, как оформить трудовую книжку впервые для человека, который только начал свою трудовую деятельность.

Оформляют трудовую книжку и заполняют ее в присутствии владельца. Обязательно проверяют правильность написания всех данных сотрудника, ведь этот документ является единственным, который сможет в будущем подтвердить стаж работы человека. При оформлении пенсии или каких-либо льгот очень тщательно проверяются данные трудовой книжки и соответствие записей в ней. Если в ней будут неточности или ошибки, то этот факт может привести к различным проблемам для ее обладателя.

Не пренебрегайте возможностью лишний раз проверить те данные, которые вы указываете. Заполнение трудовой книжки первый раз обязывает вписать фамилию и имя сотрудника, его дату рождения, то есть полностью заполнить титульный лист. Эти данные списываются только с паспорта и никогда не на слух.
Если данный сотрудник не является полностью занятым на предприятии – это его работа по совместительству – трудовая книжка должна быть заведена на его основном месте работы. Записи о работе по совместительству могут вноситься или не вноситься в трудовую книжку – это будет полностью зависеть от пожеланий работника. Работодатель будет обязан по просьбе сотрудника внести запись о работе по совместительству. Отказать в этом он не в праве.
Сведения, которые обязательны к указанию в трудовой книжке:
о личных данных человека,
о том, какой вид работы будет выполняться им,
о переводе или переквалификации,
о причинах увольнения,
о различных видах поощрений и награждениях.
Если до того, как поступить на работу, человек служил на военной службе или во внутренних органах, получал образование или посещал курсы повышения квалификации, тогда в трудовую книжку перед первой записью о приеме на работу можно указать и эти данные.
Приобретаем трудовую книжку

Изготавливать и реализовывать специальные бланки трудовых книжек имеет право только государственное объединение предприятий, которые заняты производством государственных знаков.
Все бланки имеют определенную степень защиты и являются подотчетным документом. То есть в ситуации, если менеджер по персоналу испортил бланк трудовой книжки, он обязан составить акт его уничтожения, и только после выписывать новую трудовую книжку. Причем возмещать ее стоимость кадровик будет самостоятельно, так как по его вине произошла порча бланка. Перекладывать покупку бланков трудовой книжки на работника он не имеет права.
В случае утери или порчи трудовой книжки работником – стоимость возмещает сам работник. Также работодатель, оформляя работнику его трудовую книжку, взимает с него плату за бланк.
Учет трудовых книжек
На предприятии ведется строгий учет выдачи, движения и хранения трудовых книжек буквально всех его сотрудников. Для этого существуют специальные книги прихода и расхода этих документов. Данные книги нумеруются, прошиваются и заверяются подписью руководителя и печатью организации. Здесь отображаются все движения новых бланков трудовых книжек и регистрация трудовой книжки каждого нового сотрудника.
Когда человека приняли на работу и оформили официально на должность, его трудовая книжка хранится на данном предприятии, но не у работника. Ответственность за ее сохранность несет именно предприятие.
При увольнении сотрудника трудовая книжка выдается ему на руки. О том, что трудовая книжка была выдана человеку, делается соответствующая запись в книге учета этого документа. Сотрудник обязательно расписывается в ее получении, чем подтверждает передачу ответственности за этот документ с предприятия на себя.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, сопровождается необходимостью приобретения защищенного бланка трудовой книжки.
Предприятие снабжает своих сотрудников бланками трудовых книжек самостоятельно и вам не придется бегать за ними по магазинам при оформлении на работу. Для этого управление организацией приобретает необходимое количество трудовых книжек у производителя или распространителя их на основании договора.
Потому будет правильным обратиться за предоставлением бланков трудовой книжке к работодателю, так как у него уже должен быть заключен определенный договор на возможность приобретать трудовые книжки. Приобретать ее самостоятельно может оказаться рискованно, ведь вы можете купить вовсе не соответствующую установленным стандартам трудовую книжку.
Вносим записи в трудовую книжку
Заполнение трудовой книжки впервые должно быть подкреплено документом, на основании которого и вносятся записи. Это паспорт работника (для заполнения титульного листа) и приказ о его принятии на работу на определенную должность.
При внесении записей недопустимы сокращения, исправления, замазывания и зачеркивания. Все исправления делаются в самом необходимом и крайнем случае и обязательно подкрепляются соответствующими документами.
Как делаются исправления или дополнения в трудовой книжке
Например, если женщина вступила в брак и изменила свою фамилию на фамилию мужа, в трудовую книжку вносится это изменение следующим образом:
Аккуратно, одной чертой перечеркивают надпись, так чтобы зачеркнутая надпись читалась.
Выше записывают новые сведения.
Рядом на обложке трудовой книжки вписывают номер, дату и название документа, на основании которого произвели изменения. В данном случае этим документом является свидетельство о браке.
Запись заверяется подписью менеджера по кадрам и печатью предприятия.
Документы, на основании которых можно внести изменения в трудовую книжку:
свидетельства о рождении,
паспорта,
свидетельства о вступлении в брак или о его расторжении.
Категорически не допускается вносить исправления и зачеркивать записи в разделах, где указаны данные о работе или о награждении сотрудника.
Сроки внесения данных в трудовую книжку
Записи, содержащие данные о принятии человека на работу, о переводе на другую должность, о повышении квалификации и награждении вносят не позднее одной недели с момента издания соответствующего приказа. При увольнении работника запись делается обязательно в этот же день. В этот же день работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки.
Утеря трудовой книжки по вине работодателя
Восстановлением и выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственно работодатель. Все заявления и документы в необходимые службы подает предприятие. Также и оплата за услуги по восстановлению данных ложатся на предприятие – виновника утери.
Случаются и чрезвычайные ситуации, при которых может произойти даже массовая утрата трудовых книжек сотрудников предприятия. В таком случае восстанавливать стаж будет специальная комиссия. Создается она органами исполнительной власти и подчинена государству. После выдачи акта о восстановлении всей информации по стажу сотрудника работодатель может выдавать дубликат трудовой книжки.
Утеря трудовой книжки сотрудником
Если человек потерял свою трудовую книжку сам, восстанавливать ее он также обязан самостоятельно. Для этого следует предупредить письменно последнего работодателя и подать ему заявление об этом. В течение 15 дней работодатель выдаст дубликат его трудовой книжки. В этом документе обязательно стоит надпись о том, что данный документ является дубликатом. Но если мы впервые заполняем трудовую книжку, то и никаких посторонних записей, например о том, что трудового стажа до настоящего момента человек не имел, не делается.
Если работнику необходима трудовая книжка во время его работы на предприятии
Бывает, что некоторые инстанции хотят видеть трудовую книжку работника и требуют ее предоставить. Так как выдавать работающему человеку трудовую книжку на руки нельзя – можно сделать выписку или же попросить сделать копию трудовой книжки. Эти документы заверяются и подписями и печатью, а потому и заменяют оригинал и удовлетворяют большинство инстанций. Для того, чтобы получить эти документы от работодателя, сотруднику необходимо подать письменное заявление.

opersonale.ru
Оформление трудовой книжки | Статьи
Трудовая книжка – один из важнейший документов, с которыми работает кадровик. А знаете ли вы какой ручкой вносить в нее записи? В каком формате должны указываться даты? Как правильно оформить дубликат и копию трудовой? Об этих и других нюансах оформления трудовой книжки мы пишем в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях производится оформление новой трудовой книжки;

Какие установлены общие правила оформления трудовой книжки;

Как оформляются записи в трудовой книжке;

Как производится оформление копии, дубликата и вкладыша в трудовую книжку.

Читайте по теме в электронном журнале
Общие правила оформления трудовой книжки
Порядок оформления трудовых книжек, их копий и дубликатов, вкладышей в этот документ, а также внесения исправлений в него подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 (п.1.2). Оформление трудовой книжки также регламентируют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изм. от 06.02.2004 г.) (п.п. 26-30).
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек “под ключ” от Системы Кадры.
Узнать все ответы

Записи в трудовой книжке вы можете делать тремя видами ручек: перьевыми, гелиевыми или шариковым. Цвет чернил – снова на ваш выбор, но в пределах трех: черный, синий или фиолетовый. Записи не должны содержать грамматических ошибок и должны быть сделаны аккуратным разборчивым почерком. Не допускаются сокращения и исправления, сделанные поверх некорректной записи.
При оформлении трудовых книжек используются только арабские цифры, поэтому стоит избавиться от привычки записывать месяцы римскими цифрами, если вы так делаете. Дни и месяцы указывают в двухзначном формате, годы – в четырехзначном, например, 07.05.2016.
В случае, когда требуется внести изменения на титульном листе, где содержатся личные сведения о владельце трудовой книжки (например, в случае смены фамилии, имени или отчества), старая запись перечеркивается одной горизонтальной чертой и над ней вносятся новые сведения. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается заверяющая запись, в которой дается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений. Эта запись также должна быть заверена печатью работодателя, внесшего ее. В остальных при оформлении трудовой книжки и внесении записей зачеркивание неверных сведений не допускается. Некорректная запись просто признается недействительной, и вносятся верные сведения.
Об ошибках в трудовых книжках читайте подробнее здесь.
Оформление записей в трудовой книжке
Все записи в трудовую книжку вносятся только на основании соответствующих документов. Вносимые сведения и формулировки должны в точности совпадать с указанными в первоисточнике. Записи в трудовой книжке содержат следующую информацию:
на титульном листе:
личные данные владельца, заверенные его подписью;

подпись ответственного лица, оформившего трудовую книжку;

в остальных разделах:
о работодателе;

о приеме на работу с указанием должности и подразделения;

о внутренних и внешних переводах;

об увольнении с указанием причин;

о полученных наградах и поощрениях.

Когда производится оформление трудовой книжки при приеме на работу, следует учитывать, что соответствующая запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней. А вот при увольнении не спешите: поскольку у работника, написавшего заявление на увольнение, есть право «передумать», оформление трудовой книжки в таком случае происходит в последний день работы сотрудника. Все остальные записи в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» должны быть внесены в течение 7 рабочих дней со дня события.
Каждая запись имеет свой порядковый номер, в том числе и та, в которой признается недействительной какая-либо ранее сделанная запись. Порядковый номер не проставляется в случае указания или смены наименования работодателя.
Также во избежание ошибок сисправлением некорректных записей в трудовой книжки прочитайте эту статью
Владелец трудовой книжки должен быть ознакомлен со всеми записями, которые вносятся в этот документ работодателем. Подтверждающая виза ставится в личной карточке работника, в которой должны дублироваться сведения, вносимые в трудовую книжку.
Узнайте о личной карточке: образец
Оформление новой трудовой книжки
Оформление трудовой книжки впервые производится, если данное место работы для нового сотрудника является первым. Когда это так, после заключения трудового договора он должен написать на имя работодателя или начальника отделов кадра предприятия заявление с просьбой оформить трудовую книжку. Оформление трудовых книжек является обязанностью работодателя (ч.4 ст.65 ТК РФ), но только если работник проработал у него свыше 5 дней и данное рабочее место является для работника основным (ч. 3 ст.66 ТК РФ).
Работодатель приобретает заранее и хранит в установленном порядке бланки трудовых книжек и вкладышей в них. После оформления трудовой книжки работник должен возместить расходы на ее приобретение.
За сохранность трудовых книжек своих сотрудников несет ответственность работодатель, но бывает так, что документ потерян или испорчен по вине владельца, получившего его на руки при увольнении. В этом случае следующий работодатель имеет право оформить новую трудовую книжку на основании соответствующего заявления от сотрудника, с которым был заключен трудовой договор. В заявлении должна быть указана причина, по которой требуется оформить новую трудовую книжку. В этом случае сведения о суммарном стаже и т.п. в новый документ не вносятся, он оформляется в том же порядке, как и сотруднику, который впервые поступил на работу.
Оформление дубликата и копии трудовой книжки
В случае утери или порчи трудовой книжки, работник имеет право обратиться за оформлением ее дубликата к бывшему работодателю. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки пишется на имя руководителя предприятия. На основании письменного заявления оформляется дубликат.
В правом верхнем углу титульного листа этого документа делается надпись «Дубликат», если прежняя трудовая книжка только испорчена, а не утеряна, на ее титульном листе нужно написать: «Взамен выдан дубликат», и указать реквизиты дублирующего документа.
В таких случаях при оформлении трудовых книжек сведения о прежней работе и трудовом стаже вносятся на основании соответствующих документов. Общий трудовой стаж записывается в виде суммы отработанных лет, месяцев и дней без указания наименования работодателей и должностей. Порядковый номер записи об общем трудовом стаже не присваивается. Остальные записи действующим работодателем производятся в общем порядке.
Оформление копии трудовой книжки может потребоваться для получения кредита или визы. Скопировать при этом необходимо все страницы документа, на которых имеются записи. Копия каждой страницы должна быть заверена. Для этого делается надпись «Копия верна», указывается фамилия и инициалы, должность заверяющего, дата заверения. Заверяющий должен проставить подпись под этими сведениями.
На копии последнего листа трудовой книжки, после последней записи, под ней, делается новая запись со следующим порядковым номером. Запись содержит текст «Работает по настоящее время», дату, фамилию, инициалы и должность заверяющего, его подпись. Эта последняя запись должна быть заверена печатью организации, оформившей копию трудовой книжки.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Если пустых строк в одном из разделов уже не осталось, потребуется оформить вкладыш в трудовую книжку. Правила его заполнения и ведения те же, что действуют при оформлении трудовых книжек. Но следует учитывать, что вкладыш является приложением к трудовой книжке и без нее считается недействительным. При оформлении вкладыша, в трудовой книжке ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
Нумерация записей во вкладыше – сквозная по каждому разделу, продолжающая нумерацию записей в трудовой книжке. На титульном листе вкладыша должна стоять печать организации, которая его оформила.
www.kdelo.ru
Как заполнить трудовую книжку в первый раз — Оперсонале
Содержание статьи
Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает стаж и трудовую деятельность человека. В соответствии с существующими нормами законодательства, работодатель должен заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, который работал в организации более пяти дней, если для этого сотрудника работа в компании является основной. Работник при трудоустройстве должен предъявить такую книжку работодателю, а ответственное лицо должно точно знать, как заполнить трудовую книжку первый раз.
В том случае, если работник собирается сотрудничать на условиях совместительства либо устраивается в первый раз, работодатель должен оформить для него трудовую книжку. Это положение закреплено в 65 статье Трудового кодекса Российской Федерации. Форма и правила ведения трудовой книжки закреплены Постановлением Правительства РФ номер 225 «О трудовых книжках», а правила заполнения были описаны в постановлении Министерства труда России под номером 69. Эти законодательные акты являются основанием для получения и ведения трудовых книжек гражданами Российской Федерации. Несоответствие всем требованиям, изложенным в законодательстве, может послужить причиной ликвидации стажа или некоторых других неприятностей.
Особенностью трудовой книжки является не только то, что она выступает в качестве удостоверения места работы человека и его рабочего стажа. Трудовая книжка может понадобиться и в некоторых других случаях, таких как получение кредита в банке. Такая ситуация не требует от человека наличия оригинала трудовой книжки, но сделанная копия должна соответствовать всем требованиям действующего законодательства. Каждый банк имеет свои особенности и требования, а получение образца будет гарантировать соответствие им всем и сэкономит не только время, но и силы.
Что поменялось в порядке заполнения
Постановлением «Об утверждении Инструкций по заполнению трудовой книжки», утвержденным Министерством социального развития и труда Российской Федерации, были изменены правила заполнения трудовых книжек, появился новый Трудовой кодекс. В связи с этим возникла необходимость заменить не только инструкции по заполнению трудовой книжки работника, но и форму книги по учету вкладышей в трудовые книжки и специальных бланков.
Минтруда утверждает, что кадровиков значительные изменения не коснулись, поскольку в основе нового постановления находились положения, утвержденные правительством в предыдущих инструкциях. Документ, подтверждающий трудовую деятельность граждан, то есть трудовая книжка, состоит из прежних основных разделов и заполняется на основании официальных документов, принятых государством. Правда, эти изменения относятся не только к работникам кадровых отделов, но и ко всем людям, которые уходят на пенсию, меняют место работы либо же начинают свою трудовую деятельность. В таких случаях стоит внимательно вчитываться в некоторые положения, чтобы не попасть впросак.
Как заполнить трудовую книжку впервые

Согласно новым требованиям, во время добавления информации в трудовую книжку запрещено использовать любые сокращения. Ведение записей должно происходить подробно. Причем следить за этими записями обязан не только работник кадрового отдела организации-работодателя, но и непосредственно владелец трудовой книжки. Запрещено сокращать такие слова, как «приказ», «распоряжение», «переведен» и им подобные.
Правильное заполнение трудовой в первую очередь в интересах владельца этого документа. Поэтому, чтобы не иметь неприятностей в дальнейшем, стоит следить за всеми вносимыми в книжку записями. Правила оформления титульной страницы, а также внесения изменений в этот раздел регламентируются второй частью инструкции по заполнению данного документа. Как правило, здесь вопросы у сотрудников кадровой службы возникают крайне редко. При первом заполнении нужно внести такие сведения:
фамилию, имя и отчество владельца книжки,
дату рождения,
образование,
профессию и специальность.
После внесения всех этих данных на титульном листе нужно поставить печать организации и подпись работника кадрового отдела, который оформлял данную трудовую книжку. Кроме всего прочего, здесь нужно будет поставить подпись самому ее владельцу. Как видно, это не очень сложно, но все же иногда у новых сотрудников возникают проблемы с заполнением.

Чтобы без проблем заполнить трудовую книжку первый раз, нужно знать, что вписать в графу «Профессия и специальность».
Многие кадровики и бухгалтеры требуют вводить как профессию, так и специальность человека. Но ведь в дипломе, полученном в высших учебных заведениях, в основном указывается только специальность либо профессия. Кроме всего прочего, в дипломе указывается квалификация будущего работника, которую нет необходимости вносить в трудовую книжку.
В этой графе также не нужно указывать должность, на которую устраивается человек. О том, какую информацию вносить в графу «Профессия и специальность», лучше посоветоваться с кадровыми работниками или бухгалтерами из компании, куда человек устраивается на работу.
Внесение изменений в титульный лист
За то время, пока человек будет работать в организации, у него могут поменяться активные данные, которые отображены в трудовой книжке. Он может получить другое образование, изменить фамилию или перейти на новую профессию. Отражение изменений в трудовой книжке также требует выполнения определенной последовательности действий. Чтобы изменить дату рождения, фамилию, имя или отчество, нужно выполнить простой алгоритм. Старые данные зачеркиваются одинарной чертой, а новые вписываются рядом. Этого требует пункт 2.3 Инструкции, в которой описана процедура заполнения трудовой книжки.
Естественно, стоит помнить, что изменения в трудовую книжку могут вноситься только на основании определенных документов, к которым относятся:
свидетельство о рождении;
свидетельство о расторжении брака;
паспорт;
свидетельство о браке;
свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и т.д.
Для подтверждения достоверности внесенных данных необходимо на внутренней стороне обложки указать ссылку на дату и номер документа, который послужил основанием для изменений. Такая ссылка заверяется подписью сотрудника кадрового отдела или специального уполномоченного лица. Также здесь должна стоять печать кадровой службы предприятия или общая организации. Как и в любом другом документе, она служит гарантией достоверности информации.
Информация о получении нового образования или профессии вносится посредством дополнения существующей информации или же заполнения соответствующих пустых строк без зачеркивания устаревшей информации. Стоит заметить, что в инструкции не имеется никаких заметок относительно указания ссылки на документ, подтверждающий получение нового образования.
Заполнение «Сведений о работе»
Внесение информации в раздел «Сведения о работе» может вызвать серьезные проблемы. Для того чтобы исключить возникновение любых неприятностей, нужно делать все в соответствии с инструкциями. Для этого в графе под номером три этого раздела в виде заголовка нужно указать наименование работодателя. В том случае, если это частный предприниматель, указывать нужно его фамилию, имя и отчество. Если же есть учредительный документ, тогда нужно указать полное и сокращенное название организации. Допускается использование штампа организации с полным и сокращенным его наименованием при заполнении данной графы.
В статье 20 Трудового кодекса РФ сказано, что работодателем – юридическим лицом – не может быть структурное подразделение организации, то есть представительство или филиал. Если же человек устраивается на работу в филиал, тогда сведения о месте его работы должны включаться в трудовой договор. Именно поэтому в трудовой книжке нужно указывать информацию о наименовании организации, а представительство или филиал вносят в запись о приеме на работу.
В первой графе на следующей строке ставят порядковый номер записи, а в следующей – дату трудоустройства. Третья графа содержит в себе информацию о принятии человека на работу или назначении его в какое-то структурное подразделение организации. Здесь указывается конкретное наименование должности, на которую принимают человека, его профессия, специальность и наименование подразделения. В графу 4 нужно занести номер и дату соответствующего распоряжения или приказа, которые подтверждают принятие сотрудника на работу.
Корректировка «Сведений о работе»
Все бухгалтеры и кадровики знают, что неправильная запись в трудовой книжке может быть без труда исправлена. Но нужно знать, как это делать, в противном случае трудовую книжку можно испортить, а значит, и стаж будет аннулирован. Практика показывает, что ошибки у людей, осуществляющих заполнение трудовой книжки первый раз, чаще всего встречаются именно в разделе «Сведения о работе».
Правила, описанные в инструкции, гласят о том, что неправильные записи нельзя зачеркивать ни в коем случае. Для исправления неверной информации должна производиться новая запись, которой присваивается следующий порядковый номер. Во второй графе указывается дата правильной записи. В третью графу необходимо внести замечание о признании записи недействительной, с указанием ее номера, тогда как в 4 графе дублируется дата и номер приказа или прочих решений работодателя.
Кто вносит исправления?
В 27 пункте Правил заполнения трудовой говорится: исправления в трудовую книжку должны вноситься тем работодателем, которым была допущена ошибка. Но новый работодатель имеет полное право внести исправления в трудовую на основании документов предыдущей организации. Среди таких документов стоит выделить копии приказов об увольнении и приеме человека на работу.
Неприятности могут возникнуть у человека, если организация, допустившая ошибку, была либо ликвидирована, либо реорганизована. Решение данной проблемы содержится в 28 пункте Правил. В случае, если речь идет об организации, исправления вносятся правопреемником, а если организация была ликвидирована, – то новым работодателем на основании соответствующих документов.
Последним, достаточно важным моментом при заполнении раздела «Сведения о работе» является особенность записей об увольнении. Когда человек увольняется с места работы, все записи, которые были внесены в трудовую книжку за период его работы, должны быть заверены подписью работодателя, его печатью и подписью владельца трудовой книжки. В некоторых случаях подпись со стороны работодателя может ставить специально уполномоченное лицо. Подпись работника может находиться возле подписи работодателя или же переноситься на следующую строку.
Дубликат трудовой книжки
Согласно установленным инструкциям и правилам, дубликат трудовой книжки может делаться в трех случаях.
Утрата документа
Первый предполагает утрату трудовой книжки работником. Такой вариант развития событий может иметь достаточно плачевные последствия, особенно если речь идет о сотруднике, который впервые устроился на работу. Это может стать причиной неприятностей даже у многих опытных работников.
Согласно 31 пункту Правил, если работник потерял свою трудовую книжку, он немедленно сообщает об этом работодателю. Делается это по месту работы в форме письменного заявления. Что касается работодателя, то в его обязанности входит выдача дубликата не позднее 15 рабочих дней после получения соответствующей заявки. Оформление дубликата производится в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. То есть в него вносят все сведения, подтвержденные документами, а также информацию о непрерывном стаже работы до того, как человек поступил в организацию. Кроме этого, работодатель обязан внести записи относительно работы и наград на последнем месте.
Для начала записывают суммарный стаж работы. Сюда входит сумма лет, месяцев и дней работы человека без уточнения должностей, названия организации и периодов работы. После этого стаж работы должен быть расшифрован по отдельным периодам. Соответственно, в графу 2 вносят дату приема на работу, в третью графу – наименование организации, в которой сотрудник работал, его профессию и специальность, а в графе 4 – номер, дату и название документа, на основании которого человек был принят на работу. Если документы, которые послужили основанием внесения записей в трудовую книжку, не располагают полными сведениями о прошлой работе, то в дубликате трудовой вносятся лишь подтвержденные данные.
Недействительная запись
Вторая ситуация, когда работник имеет право получить дубликат своей трудовой книжки, предполагает наличие в документе записи о переводе на другую работу, которая была признана недействительной. В таком случае работник должен подать соответствующее письменное заявление работодателю. Затем он получает дубликат трудовой книжки, в которой последовательно перечисляются все записи, за исключением недействительной.
Неудовлетворительное состояние трудовой
Последний случай – когда трудовая книжка просто пришла в негодность – обгорела, порвалась и т.д. Порядок выдачи трудовой книжки в таком случае мало чем отличается от ситуации, когда она была признана недействительной. То есть сотрудник пишет соответствующее заявление, после чего получает от работодателя дубликат своей трудовой книжки со всеми действительными записями.

opersonale.ru
Оформление трудовой книжки: правила, порядок и сроки
Каждый человек, работающий официально, должен иметь трудовую книжку. Она содержит записи обо всех местах, где ранее трудился гражданин. Осуществляется оформление трудовой книжки на первом месте работы, причем обычно именно сам соискатель должен принести в кадровый отдел компании данный документ, куда ставятся соответствующие отметки.
Предназначение документа
Необходимость в трудовой книжке прописана в ст. 66 ТК. Здесь указывается, что требуется оформление трудовой книжки при приеме на работу в первый раз, после чего этот документ следует предоставлять при следующем трудоустройстве. На основании записей из него можно определить трудовой стаж и другие параметры работы гражданина.
Предназначается он для разных целей:
содержатся данные о стаже гражданина с того момента, когда он в первый раз официально устроился на определенную работу;
помогает определить, по какой причине ушел человек с прошлого места трудоустройства;
включается информация о разных награждениях, которые были предоставлены специалисту за добросовестное и качественное выполнение своих должностных обязанностей.
Записи вносятся исключительно работниками отдела кадров разных предприятий. Титульный лист заполняется при первоначальном трудоустройстве человека, причем процесс этот должен выполняться в присутствии работника, чтобы он убедился в правильности внесения разных сведений. На этой же странице им ставится подпись, которая подтверждает, что все имеющиеся данные соответствуют действительности.

Нюансы использования документа
Трудовая книжка предназначается для подтверждения того, что гражданин работал на том или ином предприятии. С ее помощью можно оценить его квалификацию, опыт работы и направление профессиональной деятельности.
С помощью правильного оформления трудовой книжки можно узнать, где именно работал гражданин, какую должность он занимал, как долго был трудоустроен в компании, а также по какой причине уволился. Формируется она только по специальной унифицированной форме, закрепленной в ТК. Именно в этом кодексе указываются основные требования к оформлению, выдаче, учету, хранению и возврату документа.

Способы оформления документа
Первоначальное его создание может выполняться тремя разными способами. Оформление трудовой книжки впервые реализуется методами:
Работодатель самостоятельно представляет этот документ работнику. Этот вариант считается самым распространенным. Обычно заполняется документ сразу после подписания трудового договора. Если же работодатель не обладает сведениями о том, как правильно формировать и заполнять книжку, то это может стать причиной появления проблем в будущем у специалиста с использованием этого документа при устройстве на другую работу.
Передача трудовой книжки выпускникам образовательных учреждений. Встречается такой метод редко, так как в ТК отсутствует информация о том, что данные заведения должны выдавать всем выпускникам книжки. Обычно такое решение принимается добровольно организациями. Если у соискателя уже имеется трудовая книжка, то он должен оповестить об этом работодателя, чтобы на него не заводился новый документ.
Самостоятельная покупка документа. Сам гражданин, планирующий впервые устроиться на какую-либо должность в компанию, может заранее позаботиться о покупке трудовой книжки. Наиболее часто этот способ используется людьми, уже не в первый раз устраивающимися на работу, но при этом в их книжке имеются записи, которые они не желают обнародовать.
Каждый работодатель должен убедиться, что трудовая книжка, полученная от соискателя, правильно оформлена. Дело в том, что нередко граждане самостоятельно вносят разные сведения в этот документ, чтобы улучшить свою репутацию наемного работника. Но это является серьезным правонарушением, за которое назначается административная ответственность.

Когда можно начать работу?
По ст. 63 ТК каждый человек может трудоустроиться официально после достижения совершеннолетия. На определенных должностях и при специфических условиях допускается работать с 14 лет, но в любом случае у соискателя должен иметься паспорт. Подростки могут работать исключительно при наличии разрешения от родителей и органов опеки.
Независимо от возраста работника для него создается отдельная трудовая книжка. Для этого надо соискателю написать специальное заявление. В нем указывается, что требуется оформление трудовой книжки, куда будут вноситься сведения о трудоустройстве гражданина.
Как получить бланк?
Самым оптимальным решением считается получение этого документа на первом месте трудоустройства гражданина. Каждая компания должна формировать трудовую книжку по строго установленной форме.
Оформление и ведение трудовых книжек производится отделом кадров каждого предприятия. Вносится первая запись в документ в течение 14 дней после того, как будет выпущен приказ о приеме конкретного гражданина на работу. Заполнение титульного листа производится непосредственно при самом работнике, поэтому он может проконтролировать этот процесс.

Чем регулируется процедура?
Заполнение и ведение документа регулируется разными нормативными актами. Порядок оформления трудовой книжки содержится в актах:
ст. 66 ТК;
ПП РФ №225 “О трудовых книжках”, в котором имеются данные о правилах формирования трудовых книжек;
Постановление Минтруда №69, включающее инструкцию по правильному заполнению данного документа.
Поэтому все записи должны вноситься только на основании требований вышеуказанных официальных документов.
Какие потребуются документы?
Документы для оформления трудовой книжки представлены следующими бумагами:
паспортом гражданина, который может заменяться свидетельством о рождении;
документацией, подтверждающей наличие образования или определенных специфических навыков, например, сертификат о прохождении разных курсов или другие аналогичные бумаги.
Могут попросить работодатели дополнительно предъявить СНИЛС или ИНН. Но именно сведения из паспорта и документа об образовании требуются для заполнения первого листа книжки.

Какие данные вносятся в документ?
При его первичном заполнении требуется вписать разные значимые сведения. Оформление титульного листа трудовой книжки считается простым процессом. В него вносятся данные:
Ф.И.О нового работника организации;
его дата рождения;
имеющееся образование;
выбранная профессия;
специальность нового работника.
Личные сведения о работнике должны вноситься только на основании паспорта, поэтому не допускается наличие ошибок. Данные об образовании должны вписываться только при наличии соответствующих документов.
Как только будет внесена вся информация, правила оформления трудовой книжки требуют заверения этого документа личной подписью гражданина. Первая страница дополнительно подписывается лицом, выдавшим данный документ. Здесь же ставится печать компании.

Правила внесения записей
В трудовую книжку требуется вносить разные данные. Они касаются устройства на работу или увольнения с постоянного места трудоустройства. Любая запись в трудовой книжке должна делаться исключительно на русском языке. При постановке дат используются стандартные арабские цифры.
Все данные вписываются аккуратно с использованием обычной ручки черного или синего цвета. Можно ли сокращать слова в трудовой книжке? В законодательстве четко указывается, что все сведения должны вноситься без сокращений.
Каждой записи присваивается определенный порядковый номер. Информация вписывается при разных действиях:
трудоустройство;
перевод на новое место работы;
увольнение;
награждение работника.
Для внесения любой записи в трудовую книжку предварительно должен выпускаться приказ руководителем компании. При этом дается только две недели после издания распоряжения, чтобы нужные данные были внесены в трудовую книжку. Не делаются записи о разных взысканиях, но исключением является взыскание, результатом которого становится увольнение гражданина.

Порядок внесения данных
Правильное оформление трудовой книжки предполагает, что все сведения должны вноситься в правильном порядке. Поэтому учитываются основные требования и нюансы:
первая графа предназначается для указания номера записи;
во второй графе ставится дата, когда делается конкретная запись;
далее прописываются данные о принятии гражданина на определенную должность, о награждении человека, его переводе или увольнении;
4 графа содержит основания внесения разных сведений, причем обычно для этого используются разные приказы или распоряжения руководства.
Этот документ представлен бланком строгой отчетности, поэтому непременно процесс внесения записи должен регистрироваться в специальном журнале движения трудовых книжек. В этот журнал вносятся сведения о номере и серии документа, а также информация о самом работнике. Хранить этот бланк надо до того момента, пока человек не уволится с работы.
Как исправляются ошибки?
Работники кадровой службы при заполнении документа могут допускать разные ошибки. Важно разобраться, как исправить ошибку в трудовой книжке. Неправильно указанные даты в документе могут стать причиной сложностей с оформлением пенсии в будущем, поэтому сами работники должны следить за тем, чтобы не были нарушены правила формирования этого документа.
Если имеются ошибки в датах приема на работу или увольнения, то работником выполняются действия:
составляется письменное заявление на имя директора компании, где была поставлена запись, причем в этом заявлении надо указать на необходимость исправить ошибку;
издается руководством фирмы соответствующий приказ, на основании которого корректируются сведения;
специалист отдела кадров письменно указывает в документе, что ранее внесенная запись является недействительной;
вносятся верные сведения, после чего прописывается номер приказа, на основании которого исправляется информация;
указывается должность специалиста и его Ф.И.О, а также ставится печать и подпись работника кадровой службы.
Нередко вовсе выявляется даже на титульном листе ошибка в трудовой книжке. Как исправить некорректные сведения при таких условиях? Для этого не допускается пользоваться разными корректорами, поэтому надо только сделать пометку о том, что имеющиеся данные являются недействительными. После этого вписываются новые актуальные сведения. В исключительных ситуациях допускается зачеркивать некоторые слова. Исправления непременно заверяются руководителем компании, а также ставится печать предприятия.

Когда выдается дубликат?
Дубликат может выдаваться только в исключительных ситуациях. К ним относятся следующие:
в документ были изначально внесены ошибочные данные;
была утеряна трудовая книжка.
При наличии ошибок целесообразно исправить их. Если же имеется слишком много недостоверных сведений, то может выдаваться дубликат. Для этого сам работник должен написать заявление на имя директора компании с просьбой заменить документацию. Выдача документа не требует уплаты каких-либо средств со стороны гражданина, если причиной замены выступают ошибки, допущенные работниками отдела кадров. Если же сам гражданин теряет книжку, то придется оплачивать ее стоимость.
В новый бланк вносятся осторожно все достоверные и актуальные сведения, для чего учитываются данные из прошлой трудовой книжки. Выдается документация в течение 15 дней после передачи заявления работодателю. В дубликат не должны вноситься новые сведения, а также не допускается наличие исправлений.

Нюансы выдачи документа при увольнении
Руководители компании обязаны при увольнении сотрудника передавать ему трудовую книжку с уже имеющейся записью о прекращении работы на конкретном предприятии.
Сведения об увольнении непременно заверяются подписью руководителя компании и работника отдела кадров, ответственного за ведение таких книжек. Дополнительно ставится печать компании. В конце должна иметься подпись самого гражданина.
Если по вине работодателя задерживается выдача документа, то начисляется неустойка, оплачиваемая руководителем компании. При таких условиях днем увольнения будет считаться день, когда гражданин получит на руки документ.
Заключение
Таким образом, трудовые книжки считаются значимыми документами для любого человека. Они содержат необходимые сведения, с помощью которых определяется стаж гражданина, а также занимаемые на разных предприятиях должности. На основании этих данных можно определить квалификацию и опыт специалиста.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу производится работниками кадровой службы. При совершении ошибок во время оформления документа следует знать, как их правильно исправить.
fb.ru