Как отправить трудовую книжку по почте: Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Содержание

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: инструкция

Автор TrudDogovor.ru На чтение 5 мин. Опубликовано 13.02.2018

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

Когда можно отправить через почтовое отделение?

Пересылка ТК по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Как написать заявление

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения ТК в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

Ф. И. О. работника;
название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу ТК;
название документа – уведомление;
сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
дата составления;
собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение ТК по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить ТК по почте следующими способами:

вписанием фразы «Согласен на отправление ТК по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

составляется уведомление и подписывается работником;
передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда ТК должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке ТК Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. ТК изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Как осуществляется отправка по почте и форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

Как забрать трудовую книжку по почте при увольнении?

Трудовая книжка – собственность человека, на чье имя она оформлена. В период трудоустройства она находится на хранении у работодателя. При расторжении трудовых отношений руководитель компании несет ответственность за своевременный возврат документа его владельцу. При этом может потребоваться отправка трудовой книжки по почте при увольнении, если работник не пришел за документами в назначенное время.

Отправка трудовой через почту: действия работодателя

Порядок оформления и возврата трудовых книжек регламентирован постановлением от 16.04.2003 г. под № 225 и постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. Общие стандарты ведения формуляров и отражения в них значимых рабочих событий прописаны Трудовым кодексом России.

Регламент выдачи трудовых книжек приведен в ст. 84.1 ТК РФ:

работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.

Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.

При нарушении работодателем срока возврата трудовой книжки вопрос о применении мер ответственности к организации рассматривается с учетом наличия или отсутствия в произошедшем вины администрации фирмы. Если формуляр не был выдан его собственнику по причине халатности работодателя, то за каждый день просрочки уволенному сотруднику положена выплата зарплаты.

Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».

Право отправить трудовую книжку по почте возникает у работодателя, если не представляется возможным передать человеку документ иными способами.

Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами. Если гражданин не может или не хочет лично появляться на территории работодателя, ему предоставлена возможность оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте.

Необходимость наличия заявления на получение трудовой книжки по почте в том, что для применения метода почтовой пересылки кадровых бланков работодателю надо заручиться письменным согласием на эту процедуру уволенного работника.

Если уволенный сотрудник не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается на хранении у работодателя.

При задержке возврата документов по вине работника предприятие должно дождаться письменного ходатайства от бывшего сотрудника о выдаче ему трудовой книжки. После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.

Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:

1	При неявке уволенного человека в день увольнения текущей датой подготовить и направить через почту уведомление о необходимости забрать документы
2	Обозначить в уведомлении вариант с почтовой пересылкой формуляра при условии письменного согласия работника
3	Составить акта об отказе работника получить документы в назначенный срок
4	Переслать документы
5	Зарегистрировать их выдачу в учетных журналах

Действия работника при получении трудовой по почте

Законодательством не предусмотрен унифицированный образец заявления выслать трудовую книжку по почте. Прошение оформляют в произвольном виде.

В составляемом ходатайстве необходимо указать адресата (работодателя), суть заявления и сведения, идентифицирующие заявителя. В заявлении надо прописать:

что забрать документацию в последний рабочий день не представляется возможным;
рекомендуем указать причину неявки;
обязательно образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой должен содержать пожелание работника на это.

Заявительный бланк можно подать предварительно, если заранее известно, что на день увольнения появиться в кадровом отделе не выйдет.

Работник может использовать своё право на получение формуляра через почтовое отправление в любое время:

заявление может быть отправлено работодателю до или после даты увольнения;
его разрешено приносить лично или направлять заказным письмом.

Более простой вариант, как забрать трудовую книжку по почте – вместо заявления уволенный специалист может дать письменное согласие на пересылку. Формат такого согласия схож с распиской.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Как отсылать трудовую через почту

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Отправка трудовой книжки по почте при увольнении возможна, если по каким-либо причинам нет возможности вручить её владельцу лично. Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска. Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: #ХАЛЯВА: как ОТПРАВИТЬ ПИСЬМО по почте БЕСПЛАТНО

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Заявление на отправку трудовой книжки по почте

Если письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте руководством не получено, то следует руководствоваться нормами пункта 6. После этого срока невостребованные трудовые книжки их дубликаты хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке. Как уволить работника в связи с выходом на пенсию?

Выбытие бланков строгого учета. Оформляем трудовую книжку молодому специалисту. Лучшие материалы. До 20 февраля аграрии должны подтвердить свой статус.

Смена системы налогообложения: рассчитываем доход, правильно оформляем переходящие операции, НДС В Главном управлении ГФС в Житомирской области обращают внимание, что сельскохозяйственные товаропроизводители для перехода на упрощенную систему налогообложения или ежегодного подтверждения статуса плат Как правильно оформить и получить больничные в году.

Марафон — БУС для бухгалтера Работник — член избиркома заболел: как начислять больничные Больничные и декретные не индексируют — Минсоцполитики Пособие по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам в году Утрата трудоспособности в первый день работ Появилась новая форма отчета по квотам по трудоустройству. Минсоцполитики приказом от Этим же приказом внесены изменения в Порядок ее заполнения и пр Подписаться Быстрый поиск надежных решений и практической информации Поиск Вход.

Главное Все материалы Организационные документы Планирование деятельности Бухучет и налогообложение Оплата труда и кадровый учет Юридическая поддержка. Подписаться на Uteka Техподдержка. Мой кабинет. О конкурсе Личный кабинет Рейтинг. Все разделы Книги Проф. Календарь бухгалтера Данные для расчетов Калькуляторы Формы отчетности. Мир позитива. Моя профессия Моя жизнь Хочу стать бухгалтером Uteka Открытки.

Все курсы Рейтинг Партнерство Техподдержка. Uteka Я ищу Где искать: Публикации. Правовая база. Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров. Новости Ежедневный бухгалтерский обзор Разъяснен порядок пересылки трудовой книжки по почте. Ежедневный бухгалтерский обзор. Разъяснен порядок пересылки трудовой книжки по почте ред.

Статьи по теме Как уволить работника в связи с выходом на пенсию? Быстрая регистрация E-mail. Благодарим за регистрацию на сайте Uteka. Для подтверждения вашего e-mail адреса вам на почту было отправлено письмо.

Пожалуйста, перейдите по ссылке указанной в письме Отправить повторно е-мейл с подтверждением. Комментарии к материалу. Лучшие материалы Ежедневный бухгалтерский обзор До 20 февраля аграрии должны подтвердить свой статус Смена системы налогообложения: рассчитываем доход, правильно оформляем переходящие операции, НДС В Главном управлении ГФС в Житомирской области обращают внимание, что сельскохозяйственные товаропроизводители для перехода на упрощенную систему налогообложения или ежегодного подтверждения статуса плат Ежедневный бухгалтерский обзор Как правильно оформить и получить больничные в году Марафон — БУС для бухгалтера Работник — член избиркома заболел: как начислять больничные Больничные и декретные не индексируют — Минсоцполитики Пособие по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам в году Утрата трудоспособности в первый день работ Новости законодательства Появилась новая форма отчета по квотам по трудоустройству Минсоцполитики приказом от Подписаться на Uteka: Коммерция – грн.

Бюджет – грн. Агро – грн. Медицинские КНП – грн. Cпецпроекты – грн.

В какой срок надо по почте отправить сотруднику трудовую книжку

Постановлением Правительства от Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т. Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей консультации. Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически.

Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т.

Акция месяца 8 88 Работник дал письменное согласие на отправление его трудовой книжки, вот только адрес указал организации в отдел кадров. Можем ли мы удовлетворить данную просьбу? Так же заявление направлено по электронной почте.

Как отправить сотруднику трудовую книжку по почте?

В некоторых случаях, когда сотрудник не может явиться по каким-то причинам лично за трудовой книжкой или просто не хочет ехать за ней, у работодателя имеется право переслать документ о подтверждении трудовой деятельности по почте. После получения ответа от работника в письменной форме трудовая книжка отправляется по почте ценным письмом. Статьей 84 ТК РФ предусмотрено право работодателя по согласию с владельцем трудовой книжки переслать документ о трудовой деятельности сотрудника по почте. Напишите в нем просьбу явиться за трудовой книжкой лично в компанию, где хранится документ. Запечатайте уведомление в конверт, на последнем напишите адрес прописки сотрудника или адрес его проживания, который указан в кадровых документах. Укажите на письме, что почтальону нужно уведомить вас о вручении документов адресату. Затем подшейте трудовую книжку к личной карте работника.

Разъяснен порядок пересылки трудовой книжки по почте

В соответствии со статьей 80 ТК РФ , работник, который решил уволиться, обязан письменно предупредить о своем намерении работодателя не менее чем за две недели. Существует несколько способов сделать это:. О том, что работник вправе уволиться дистанционно, свидетельствует не только отсутствие прямого запрета в трудовом законодательстве, но и содержание письма Роструда от В случае дистанционного уведомления работодателя об уходе имеет значение дата получения письма организацией, а не число его отправки, поэтому отвечая работнику на вопрос, как отправить заявление об увольнении по почте, обратите его внимание на это обстоятельство. Если письмо было отправлено 1 декабря, а пришло в компанию лишь го, то отсчет двухнедельного срока начнется с 16 декабря, а датой увольнения станет 29 декабря.

Журнал учета трудовых книжек. Благодарность с занесением в трудовую книжку.

Свердловский областной суд в апелляционном определении от В частности, отправка ее по почте без согласия работника является нарушением его прав. Гражданин, работавший кассиром в магазине одной федеральной торговой сети, заболел и оформил больничный лист.

Законно ли отправлять трудовую книжку по почте?

Трудовая книжка — собственность человека, на чье имя она оформлена. В период трудоустройства она находится на хранении у работодателя. При расторжении трудовых отношений руководитель компании несет ответственность за своевременный возврат документа его владельцу.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как отправить письмо по электронной почте

Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то работодатель в этот день направляет работнику почтовое сообщение с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника. Если письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте руководством не получено, то следует руководствоваться нормами пункта 6. После этого срока невостребованные трудовые книжки их дубликаты хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

Как отправить заявление об увольнении по почте

Отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте необходимо с соблюдением некоторых правил, описанных несколькими законами, иначе увольнение можно признать недействительным. Что входит в перечень этих правил?. Отправка трудовой книжки по почте — одна из обязанностей работодателя. Как ее правильно исполнить и когда она возникает, расскажем в нашей статье. Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте. Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях — его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя.

yuvelirsimfoni.ru › publication › newsezhednevnyj-buxgalterskij-obzor-.

Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?

Заявление на возврат трудовой книжки по почте

Как отправить трудовую книжку работника почтой?

Как отправить трудовую книжку по почте?

Как отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику

Ст. 84.1 ТК РФ допускает высылку трудовой книжки почтой только с письменного согласия ее владельца. Обычно вопрос о пересылке данного документа встает в двух ситуациях:

Работник сам попросил выслать ему трудовую книжку, написав нанимателю заявление.
Кадровый отдел не отдал ее работнику в последний день увольнения по причине отсутствия последнего.

Сообразно нормам ТК РФ в первом случае наниматель просто обязан по требованию выслать документ. А во втором он сможет организовать отправку только после получения письменного согласия работника. Воспрещается сдавать трудовую вкупе с личным делом уволенного сразу на хранение.

Процесс отправки документа почтой производится установленным законом порядком. За не соблюдение предписанных требований нанимателя привлекают к административной ответственности. Наказание определяют:

КоАП, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 234 ТК РФ (за не выдачу документа в установленный срок).
КоАП РФ, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 84.1 ТК РФ (за отправку персонального документа почтой без письменного согласия уволенного).

К сведению, с устного разрешения работника наниматель не вправе производить отправку трудовой книжки по почте.

Читайте также статью ⇒ Как сделать запись в трудовой об увольнении.

Последовательность действий ответственного лица при отправке уволенному работнику трудовой по почте

За процесс своевременной передачи трудовой книжки отвечает целиком и полностью отдел кадров. Если работник не получил ее в день увольнения по причине отсутствия на работе либо отказался забрать, встает вопрос о пересылке ее почтой.

Порядок действий кадрового работника	Пояснения
Оформление акта об отказе забрать трудовую (если данный факт имел место)	Составляется при свидетелях. Копию документа по возможности передают уволенному под подпись
Подготовка письменного уведомления для отправки уволенному работнику	Текст документа компилируется произвольно, но при этом в него следует включить следующие предписания: лично явиться уволенному в отдел кадров за трудовой; согласиться на пересылку документа, если он прийти не сможет
Пересылка уведомления посредством почтового отделения	Стандартно документ пересылается заказным письмом с описью. Рекомендуется попутно оформлять извещение о вручении
Высылка трудовой книжки после получения согласия от ее владельца	Документ переправляется ценным письмом также с описью, извещением о вручении; копия отправленного документа сохраняется у нанимателя на случай утери оригинала при доставке; кадровый сотрудник должен зафиксировать отправку документа в книге учета (записывается датировка отправки, реквизиты извещения о вручении отправленного документа)

Трудовая книжка остается на сохранении у нанимателя в следующих ситуациях:

Уволенный не забрал ее самостоятельно и не дал согласия на пересылку.
Документ после уведомления не отправлен либо возвращен.

У нанимателя она может храниться вкупе с остальными документами работника до востребования на протяжении 2 лет. Далее ее передают архиву.

Ошибочные действия нанимателя при пересылке трудовой книжки уволенному

Описание ошибки

Правильное решение

В день увольнения работник отсутствовал

Наниматель в этот же день переправил ему трудовую почтой

Нарушен порядок передачи персонального документа уволенному работнику.

Наниматель вначале должен отправить уволенному уведомление с предписанием явиться в отдел кадров и забрать книжку самому либо дать письменное согласие на ее пересылку по домашнему адресу.

Только после получения письменного разрешения от работника наниматель вправе организовать отправку трудовой почтой.

Причем сделать это он обязан в первые 3 дня после получения согласия сообразно предписаниям ТК РФ

Пояснения по вопросу отправления трудовой книжки по почте за рубеж

Роструд по части пересылки документов за пределы РФ сообщает следующее. Запрещается вывозить, пересылать почтой за рубеж не только трудовые книжки, но и военный билет, а также удостоверение личности. Причем ссылка делается на нормы Закона СССР № 2261-1 от 24.06.1991. На сегодня в РФ данный правовой документ применяется в части, не вступающей в противоречие с наличествующей нормативно-правовой базой российского законодательства.

Примечательно, указанная норма закреплена и в п. 3 Приказа Таможенного комитета СССР № 117 от 30.09.1991. На это обращает внимание ГТК РФ (письмо № 01-06/50275 от 18.12.2002).

Следуя предписаниям закона СССР, россиянин при выезде на постоянное место жительство в иную страну должен сдать перечисленные документы соответствующим организациям. Владельцу документов с учетом имеющихся в них данных выдаются справки определенного образца. Так, на основании трудовой книжки оформляется выписка с необходимыми сведениями о стаже.

Как считает Роструд, данная норма не противоречит действующему законодательству, посему может применяться в РФ. Из этого следует, что наниматель не обязан пересылать трудовую работника по его просьбе за пределы России. Фактически сделать это будет невозможно, т. к. в почтовом отделении вправе отказать в пересылке, ссылаясь на запрет.

Учитывая вышесказанное, рекомендовано в подобных ситуациях оставлять трудовую на хранении у нанимателя. Допускается с разрешения работника отсылать трудовую книжку родственнику из РФ на указанный им адрес.

Таким образом, фактически у нанимателя остается по-прежнему один выход. Следует отправить уволенному работнику уведомление с предписанием явиться за трудовой либо дать согласие на ее отсылку по российскому почтовому адресу.

К сведению, истребование документов об образовании, стаже и иных обозначенных законом документов осуществляется по письменному обращению россиян (иностранцев, лиц без гражданства) сообразно ФЗ № 154-ФЗ от 05.07.2010 “Консульский устав РФ” (ред. от 29.12.2017).

Читайте также статью ⇒ Какие документы выдать при увольнении.

Пример 1. Отправление трудовой книжки почтой по просьбе уволенного работника.

Маленко Р. Т., программист ООО «Техника», ушел в очередной отпуск с последующим увольнением. Во время отпускного периода работник нашел новую работу в другом городе и сразу туда переехал.

Чтобы получить трудовую книжку и остальные персональные документы, он написал заявление бывшему нанимателю с просьбой выслать ему все документы по почте. В обращении Маленко Р. Т.:

предупредил о том, что не сможет присутствовать в день увольнения со ссылкой на причину;
попросил переслать личные документы по новому адресу.

При получении данного заявления наниматель переслал заявителю требуемые документы по указанному адресу. Отправка осуществлялась заказным письмом с описью вложения и извещением о вручении. Наниматель оставил копию трудовой у себя на случай утери оригинала, отправленного почтой.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Наниматель потерял трудовую книжку уволенного работника и поэтому не смог выдать ее в день увольнения. Что ему необходимо предпринять?

Утерянный документ следует восстановить. Восстановление производится тем порядком, который действует при восстановлении трудовых, утерянных по вине работника. От работника потребуется заявление, на основании которого будет выдан дубликат.

Наниматель в данной ситуации привлекается к административной ответственности, поскольку нарушил правила хранения трудовых. Ему могут оштрафовать сообразно ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Вопрос №2: Что делать нанимателю, если работник не забрал дубликат?

Так же, как и в случае с оригиналом трудовой книжки. Выслать на домашний адрес уведомление с предписанием забрать дубликат лично либо согласиться на его пересылку. Получив письменное разрешение, дубликат можно будет переслать почтой.

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой (сопроводительное письмо)

Российское законодательство требует от работодателя выдать трудовую книжку сотруднику лично в руки в последний день работы, вместе с остальными документами и расчетом. Это сказано в статье 84.1 Трудового Кодекса РФ. Но бывают такие ситуации, когда отдать трудовую книжку сотруднику в последний день работы не представляется возможным. Чтобы выйти из ситуации и при этом не нарушить закон, можно трудовую книжку отправить почтой. Тем не менее, отправлять трудовую книжку по почте можно только в следующих случаях:

ели сотрудник работает в филиале, который находится в другом регионе;
если увольнение сотрудника произошло, когда тот был в командировке в другом регионе, стране и т.д.;
если сотрудник отправился в отпуск с последующим увольнением и находится в другом городе, регионе, стране и т.д.;
сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте по неизвестным причинам и не выходит на связь;
сотрудник отказывается забирать трудовую книжку, например, не согласен с увольнением;
сотрудник болен и не может прийти за трудовой книжкой;
сотрудник дал свое согласие на пересылку трудовой книжки письмом;
в других случаях, когда лично вручить сотруднику трудовую книжку не представляется возможным

Нужно ли письменное согласие сотрудника на пересылку трудовой книжки почтой

Как мы выяснили, трудовую книжку нужно выдать сотруднику вместе с расчетом в последний день его работы. Однако, как уже было сказано, возможны ситуации, когда сотрудник отказывается забрать трудовую книжку, либо отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. В этом случае, согласно законодательству, работодатель обязан в этот же день отправить сотруднику уведомление о том, что ему необходимо прийти в организацию и получить свою трудовую книжку или дать свое согласие в письменном виде на получение ее по почте. Это сказано в пункте 36 главы 4 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 “О трудовых книжках” (ред. от 25.03.2013). Что указывать в подобном уведомлении, отражено в следующей таблице. Уведомление заполняется на фирменном бланке организации с указанием ее названия, реквизитов и т.д.

Необходимые реквизиты	Примечание
Указываются данные сотрудника, которому высылается уведомление	Фамилия, инициалы сотрудника, его должность, адрес его регистрации (проживания)
Номер, дата, название уведомление	Название уведомления может быть, например, «о необходимости получить трудовую книжку»
Непосредственно текст уведомления	В тексте необходимо указать, что в соответствии с законодательством, трудовую книжку ему необходимо выдать в последний рабочий день и что ему необходимо либо прийти в организацию и забрать ее, либо дать свое согласие на отправку ее почтой
Ссылка на приказ об увольнении	Указывается на основании какого приказа был уволен сотрудник
Указание на адрес, где можно забрать трудовую книжку	Чем подробнее будет составлено уведомление, тем лучше, поэтому необходимо указать полный адрес для получения трудовой книжки
Подпись директора, его фамилия, инициалы, дата	Также необходимо поставить печать организации

При отправке уведомления ценным письмом, рекомендуется прямо в описи указать, что в конверт вложено «уведомление сотруднику о том, чтобы он явился на работу для получения трудовой книжки или письменного согласия на получение ее почтой». Опись будет доказательством того, что такое уведомление сотруднику было отправлено.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

Если письменное согласие от сотрудника получено, необходимо отправить трудовую книжку ему по почте.

Порядок действий	Примечание
Необходимо составить акт	Если сотрудник отказался забирать трудовую книжку, или не явился на работу за ней, то необходимо составить акт. Акт составляется обязательно в присутствии свидетелей. Вышеуказанный акт нужен для того, чтобы подтвердить невиновность организации и ее сотрудников в задержке выдачи трудовой книжки. Если есть такая возможность, то копию акта нужно выдать бывшему сотруднику под расписку. Если в день увольнения сотрудника не было на месте, но при этом получилась ситуация, при которой акт оказался не засвидетельствованным, то в этом случае нужно действовать следующим образом: · выслать уведомление сотруднику с предложением либо забрать трудовую книжку в организации, либо дать свое согласие на ее отправку почтой; · если сотрудник никак не отреагирует на это уведомление, трудовая книжка останется на хранении в организации
Необходимо издать приказ	На основании акта издается приказ, в котором нужно отметить, что в организации не было возможности ознакомить сотрудника с приказом об увольнении и вручить ему трудовую книжку лично
Отправить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением	Трудовую книжку нужно отправить ценным письмом. Ценным письмом нужно отправлять, потому что оно делается с описью. Уведомление же, позволит наверняка определить, получил ли сотрудник письмо или нет
Обязательно составить опись	В описи указывается, что именно пересылается в письме, поэтому сотрудник в дальнейшем не сможет обвинить организацию в том, что в письме не было трудовой книжки
Второй экземпляр описи с датой, печатью почты и подписью сотрудника почты остается в организации	По закону сотрудник почты обязан проверить содержимое письма с описью перед отправкой, он также заверяет опись, поэтому она может являться доказательством в суде
Рекомендуется снять ксерокопии всех листов трудовой книжки перед тем, как отправить ее по почте	Если трудовая книжка будет утеряна при пересылке, ксерокопии пригодятся

Рекомендуется разослать письма по всем известным адресам, где может бывать сотрудник. Также нельзя передавать трудовую книжку сотрудника другим людям без нотариально-заверенной доверенности от него.

Форма заявления о согласии отправки трудовой книжки по почте

Если сотрудник согласен на отправку трудовой книжки по почте, то он составляет соответствующее заявление. Хотя работодатель обязан уведомить сотрудника, тем не менее, сотрудник вправе оправить заявление самостоятельно, не дожидаясь уведомления от работодателя. Как написать заявление о согласии отправки трудовой книжки по почте, законодательством не установлено, поэтому составить его нужно в произвольной форме. Несмотря на то, что в законодательстве нет никаких требований к содержанию подобного заявления, необходимо соблюдать определенные правила при его составлении.

Необходимые реквизиты	Примечание
Наименование организации, в которую подается заявление	В заявлении необходимо указать все эти сведения, потому что того требуют общие правила заполнения заявлений
Фамилия, инициалы руководителя, кому адресуется заявление, его должность
Фамилия, инициалы сотрудника, который пишет заявление, его должность, телефон
Пишется слово «Заявление»
Далее излагается суть проблемы	Написать суть можно, например, следующим образом «В соответствии со статьей 84.1 Трудового Кодекса РФ прошу направить мою трудовую книжку по почте по адресу… (пишется адрес) в связи с тем, что…. (пишется, по какой причине организация должна это сделать)
Дата	Имеется в виду дата составления заявления. От нее будут отсчитываться положенные три рабочих дня для отправки трудовой книжки почтой, если заявление сотрудник принес в организацию, а не отправил его по почте
Подпись сотрудника, его фамилия и инициалы	Сотрудник должен подписать заявление собственноручно

Это самый простой вариант заявления. В заявлении также нужно указать следующие сведения:

дату увольнения сотрудника;
причина увольнения сотрудника, например «по собственному желанию»;
причину, по которой сотрудник не может самостоятельно получить трудовую книжку;
просьба сотрудника или его согласие на получение трудовой книжки по почте;
полный адрес (индекс, регион, населенный пункт, улица номер дома, номер квартиры), на который следует выслать трудовую книжку

Помимо заявления сотрудник также может направить заявление об окончательном расчете в письменном виде. Получая трудовую книжку на руки, сотрудник должен:

расписаться в трудовой книжке о том, что получил ее;
расписаться в личной карточке;
расписаться в книге учета движения документов о трудовой деятельности

Если трудовая книжка не была получена сотрудником лично в руки, а была отправлена по почте, то сотрудник понятное дело не может расписаться во всех вышеуказанных документах, поэтому сотрудник бухгалтерии ли кадрового отдела, ответственный за ведение личных дел сотрудников, вместо росписи должен указать дату отправления письма сотруднику и дату его получения адресатом. Почтовая квитанция, уведомление о получении трудовой книжки сотрудником необходимо приложить к личной карточке сотрудника.

В ситуации, когда ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники сотрудника в случае его смерти не обратились к работодателю с просьбой выдать им его трудовую книжку, ее необходимо подшить к личной карточке сотрудника и сдать в архив. Она должна храниться в архиве не менее 50 лет, если, конечно, раньше не обратились за ее выдачей.

Трудовую книжку за сотрудника могут забрать его личные представители. Это разрешается законодательством. Однако для этого необходимо, чтобы сотрудник оформил доверенность на своего личного представителя. Эту доверенность должна быть заверена у нотариуса. В доверенности должно содержаться разрешение на получение трудовой книжки личным представителем, а также разрешение на необходимые действия при получении трудовой книжки, например, на возможность расписаться за сотрудника. Храниться доверенность будет также в организации, для подтверждения законной выдачи трудовой книжки его личному представителю.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

Для получения трудовой книжки по почте сотрудник должен сделать ряд действий.

Действия сотрудника	Примечания
Получение уведомления	Сотрудник должен сначала получить уведомление от работодателя и расписаться в нем
Получить письмо	Заполнить оборотную сторону уведомления и получить письмо на почте. Для этого сотруднику понадобится паспорт
Составить ответное письмо	Получив трудовую книжку на руки желательно написать ответное письмо, что трудовая книжка получена, и сотрудник не имеет претензий к организации. Письмо нужно будет отправить обратно в организацию на ее фактический адрес

Что может предпринять уволенный сотрудник, если не получит свою трудовую книжку

Если уволенный сотрудник не получит свою трудовую книжку вовремя по вине работодателя, то он имеет право обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда. Моральный вред в данном случае может выражаться в том, что у сотрудника возникли проблемы с трудоустройством из-за отсутствия трудовой книжки или он не может оформить пенсию и т.д. Если суд признает вину работодателя, сотруднику будет выплачена денежная компенсация. Также дата увольнения может перенестись на день выдачи трудовой книжки, в связи с этим сотрудник может рассчитывать на выплату среднего заработка за вынужденный прогул. Если получилась такая ситуация, то в организации помимо прочего нужно будет издать соответствующий приказ и занести новую запись в трудовую книжку.

Распространенные вопросы при отправке трудовой книжки по почте

Вопрос 1. Сотрудник выслал работодателю заявление о том, что он разрешает отправить свою трудовую книжку по почте. Работодатель получил это заявление 08.04.2020 года. В течение какого срока работодатель обязан выслать трудовую книжку по почте?

Ответ. Важно! Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ получив заявление, работодатель должен не позднее три рабочих дней выдать сотруднику трудовую книжку. Так как заявление было отправлено почтой, то соответственно три дня отсчитываются с момента получения этого заявления работодателем. Значит, отправить трудовую книжку необходимо до 11.04.2020 года.

Распространенные ошибки при отправке трудовой книжки почтой

Ошибка. Основной ошибкой является то, что работодатель отправляет трудовую книжку по почте сотруднику в тот же день, когда сотрудник был уволен. Это является нарушением нашего законодательства.

Как правильно. В статье 84 Трудового Кодекса РФ сказано, что прежде чем отправлять трудовую книжку по почте, необходимо отправить уведомление сотруднику о том, чтобы он пришел за трудовой книжкой, либо дал согласие на то, чтобы работодатель отправил ее по почте. Начиная со дня отправки такого уведомления, работодатель освобождается от ответственности, потому что ему уже нельзя предъявить задержку трудовой книжки. Высылать трудовую книжку почтой работодатель имеет право, только после того, как получит согласие работника в письменном виде. Если же никакого ответа от сотрудника не последует, работодатель должен оставить его трудовую книжку у себя и хранить ее установленное время.

Может ли отдел кадров выслать трудовую книжку заказным письмом

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

Для жителей Москвы и МО – +7 (499) 110-86-37
Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Что делать? Кто будет за это отвечать? Наталья Гущина Автор Добрый день. Обратитесь к работодателю с просьбой выслать трудовую книжку повторно. Также напишите жалобу на имя администрации почтового отделения.

Журнал учета трудовых книжек.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте

Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т. Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей.

Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно. Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки.

Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации. Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью ч.

Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться ст. Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя.

С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки ч. Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте.

Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием. В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.

В сегодняшней статье речь пойдет о том, что делать в ситуации, когда возникают проблемы с трудовыми книжками? Одной из таких проблем является невозможность передать трудовую ее законному обладателю, то есть работнику. Но иногда случается так, что после увольнения работник спешит улаживать свои дела, получить расчет и совершенно забывает о том, что им оставлена трудовая книжка в архиве работодателя. Казалось бы, нет ничего проще, чем выбросить ненужный документ, но законодатель запрещает подобное действие.

Более того, в законодательстве в трудовой сфере предусмотрен целый ряд правил, которые рассказывают о том, как поступить в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку. Нашей сегодняшней задачей является внимательное рассмотрение такой проблемы как возвращение работнику его трудовой книжки, по каким — то причинам оставленной у работодателя. Разберемся, каким образом происходит такое действие, а также по каким правилом оно выполняется.

Как вы знаете — трудовая книжка является невероятно важным документом , что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию. Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Для того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий. Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику , который за ней не является.

Не стоит, если книжка пролежала у вас всего несколько дней, тут же кидаться в почтовое отделение. Выполните ряд последовательных действий. Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой. Для этого вам необходимо позвонить работнику и попросить его явиться за документом.

Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников. Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником — не отчаивайтесь. Первое и самое верное, что вы можете сделать — это явиться на почту и отправить трудовую.

Почему нельзя держать документ у себя длительное время? Дело в том, что вы из благих побуждений можете оставить книжку у себя, надеясь, что в ближайшие дни бывший работник опомнится и вернется. Также сам работник может просить вас придержать документ.

Но на самом деле это может оказаться подставным действием недобросовестных работников, которые стремятся навариться на вашем доверии. Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.

Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее. Ваша задача — дождаться, когда работник вспомнит о своем документе. Главной причиной пересылки трудовой по почте является невозможность получения работником трудовой лично, а также возможно, факт того, что работник забыл про свой документ.

Также работник может обратиться к работодателю с личной просьбой , в которой попросит об одолжении переслать трудовую. Остальные случаи не предусматривают почтовую пересылку трудовой. Если бы работник покинул город и только потом опомнился о том, что его трудовая книжка осталась у работодателя, не стоит отчаиваться. В этой ситуации есть целых два выхода, одним из которых вы можете воспользоваться.

Первый вариант — это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности. Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь. Если работник сам попросил работодателя переслать трудовую книжку почтой, то заранее должно быть написано соответствующее заявление , которое подается работником в отдел кадров.

Заявление составляется в произвольной форме. В своем тексте оно должно содержать название организации, а также контактную информацию об организации и о работодателе. Также стоит помнить о том, что в заявлении указывается информация о работнике. Это делается для того, чтобы в случае возникновения проблем с отправкой можно было бы незамедлительно связаться с работником. В заявлении работник формулирует просьбу, согласно которой в определенную дату работодатель должен оправить ему на указанный адрес трудовую книжку письмом.

Заявление должно быть четко сформулировано и написано, либо от руки аккуратным и понятным почерком, либо на компьютере стандартным шрифтом. Заявление должно быть написано в произвольной форме , но в случае, если в организации локально-нормативными актами предусмотрена возможность составления такого заявления по соответствующему образцу — необходимо обратиться в отдел кадров организации и выполнить все в соответствии с их требованиями.

Данное заявление принимается отделом кадров и в случае согласия с заявления снимается копия, а также ставится печать и подпись работодателя.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте образец. Согласие на отправление трудовой книжки по почте — это другая разновидность документа, который отвечает за передачу трудовой в руки работника. Так или иначе, но если нет необходимости составлять заявление, то можно воспользоваться простым согласием на такую отправку.

Согласие пишется в форме расписки , то есть ставятся паспортные данные работника и пишется фраза о том, что он согласен на пересылку трудовой. Также расписка заверяется печатью организации и подписью работодателя. Отправка письма с уведомлением трудовой книжки работника по почте — достаточно мудрый шаг ведь, так вы всегда будете знать, где находится отправленное вами сообщение, и в случае получения его работником будете первые оповещены об этом.

Вам необходимо выбрать отправку в виде письма с уведомлением, а также оценить ценность письма, чтобы его особо аккуратно отправляли на почте. Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление. Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Образец уведомления заявления на возврат трудовой книжки по почте при увольнении. Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников. Ведь на самом деле, работодателю совсем не хочется бегать по почтовым отделением с просьбой отправки трудовой. Именно поэтому необходимо думать заранее о том, чтобы возвратить свой документ, ведь своей забывчивостью вы причиняете дискомфорт не только себе, но и работодателю, с которым вам бы хотелось расстаться в хороших взаимоотношениях.

Цените свое время и документы и тогда вам никогда не понадобиться думать о том, как отправить трудовую книжку если вы когда то забыли ее забрать. Трудовая книжка – главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней.

Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам. Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.

Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы дата денонсирования трудового договора его обязаны отдать лично владельцу.

Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась ст. За несвоевременную выдачу наниматель если это его вина обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки.

Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:.

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной бухгалтера М. На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:. Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение.

Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т.

Может ли отдел кадров выслать трудовую книжку заказным письмом

В скором будущем на смену всем привычной трудовой книжке могут прийти электронные сведения о трудовой деятельности работников. Соответствующий законопроект подготовил Минтруд России. Но пока трудовые книжки являются неотъемлемой частью кадрового документооборота компаний. Поэтому вопросы по их ведению актуальны до сих пор. На сегодняшний день основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка.

Заявление на возврат трудовой книжки по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении осуществляется, если сотрудник не может посетить организацию лично. Какие действия необходимо предпринимать, чтобы отправить документы правильно и в чём заключаются ошибки работодателей при выдаче документа?. Когда необходимо выдать трудовую книжку сотруднику? Обязательно ли это при расторжении трудового договора? Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте.

Трудовая книжка: от приема на работу до увольнения

Если работник после увольнения прислал письменное заявление с просьбой отправить его трудовую книжку по почте, в течение какого срока мы должны это сделать? Согласно ч. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. Так как работник прислал свое заявление с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте, то, полагаем, днем обращения работника с данной просьбой будет являться день получения работодателем этого заявления. День получения работодателем письма и в данном случае день обращения работника с просьбой можно определить следующим образом:. От даты получения работодателем заявления работника с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте и следует исчислять срок, установленный в ч.

Трудовая книжка по почте. Направляем трудовую книжку уволенному сотруднику по почте

В день прекращения трудового договора, т. Постановлением Правительства от Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т. Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей.

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту: Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

Екатеринбург, ул. Он задал вопрос, почему мной не отправляется письмо по почте с указанием адреса, на который они могут отправить мне трудовую книжку. О том, что мной отправлено заказное письмо в отдел персонала, я оповестила по Skype руководителя отдела персонала.

Работодатель и трудовая книжка в другом городе

Уведомление о направлении трудовой книжки по почте образец

Как отправить трудовую по почте

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как делать записи о работе в трудовой книжке?

ФПК — Отправка трудовой книжки работнику экспресс-почтой

Отправка трудовой книжки работнику экспресс-почтой

Работник в день увольнения отсутствовал на работе и просит выслать ему трудовую книжку конкретной экспресс-почтой (Pony Express). Может ли работодатель отказаться отправлять документ таким образом и отправить его Почтой России? Кто будет нести ответственность в случае утраты трудовой книжки?

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя и произвести с ним расчет (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

В случае если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Трудовое законодательство, предоставляя работодателю возможность с согласия работника направить его трудовую книжку по почте, не предусматривают право работника требовать осуществить данное действие через конкретное юридическое лицо или индивидуального предпринимателя.

Так как трудовое законодательство не раскрывает понятия “почта”, работодатель при наличии согласия работника вправе направить его трудовую книжку через любого оператора почтовой связи, под которым понимается юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, имеющие право на оказание услуг почтовой связи на основании лицензии в соответствии с Федеральным законом от 07.07.2003 N 126-ФЗ “О связи” (ст. ст. 2, 17 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ “О почтовой связи”). Ответственность в случае утраты почтового отправления лежит на операторе почтовой связи, за исключением случаев, когда будет доказано, что это произошло вследствие обстоятельств непреодолимой силы или свойства вложения почтового отправления (ст. 34 Закона N 176-ФЗ). При утрате трудовой книжки работнику необходимо немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, который выдаст ему дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил N 225). Также отметим, что пересылать трудовые книжки за границу неправомерно (ст. 3 Закона СССР от 24.06.1991 N 2261-1 “О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу”, Письмо Минтруда России от 17.09.2019 N 19-1/ООГ-210). Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Если работник откажется от ведения трудовой книжки в бумажном виде, то при увольнении ему будут предоставлены указанные сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ). Задержка предоставления сведений о трудовой деятельности также повлечет обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб (абз. 4 ст. 234 ТК РФ).

Как отправить один лист Excel в виде приложения к электронной почте

Мы часто создаем и работаем с несколькими листами Excel. Это могут быть отдельные листы в одной книге (например, разные листы для разных лет, продуктов, отделов и т. Д.).

Иногда вам может потребоваться отправить часть рабочего листа или один рабочий лист Excel из книги вашему коллеге или начальнику. Хотя могут быть и другие способы сделать это, в этом руководстве я покажу вам самый быстрый и простой способ отправить по электронной почте один лист Excel или его часть.

Но есть некоторые предварительные работы.

Вам нужно добавить значок на панель быстрого доступа Excel. Это позволит функции отправки одного листа Excel или его части в качестве вложения электронной почты.

Вот как это сделать:

Это добавит значок «Отправить получателю почты» на панель быстрого доступа.

Вот что вы можете сделать с помощью этой опции:

Отправить часть рабочего листа в теле сообщения электронной почты.
Отправьте один лист Excel как вложение электронной почты.
Отправить всю книгу как вложение электронной почты.

Примечание: Я тестировал это только в Outlook. Я считаю, что он также должен работать с вашим почтовым клиентом по умолчанию.

Отправить часть рабочего листа как тело сообщения электронной почты

Вы можете отправить часть рабочего листа (диапазон ячеек) как тело сообщения электронной почты, используя опцию «Отправить получателю почты», которую мы добавили на панель быстрого доступа.

Вот как это сделать:

Активируйте рабочий лист, из которого вы хотите отправить по электронной почте диапазон ячеек.
Щелкните значок «Отправка получателя почты» на панели быстрого доступа.
В открывшемся запросе электронной почты выберите «Отправить текущий лист в качестве тела сообщения» и нажмите «ОК».
- Это сделает текущий рабочий лист телом исходящего электронного письма. Он автоматически откроет почтовый клиент по умолчанию в вашей системе, и рабочий лист будет частью тела сообщения электронной почты.
Если вы выберете диапазон ячеек, он отправит выбор только как часть тела сообщения электронной почты. В противном случае он отправит весь рабочий лист.
Нажмите «Отправить».

Обратите внимание, что при использовании вышеуказанного метода для отправки части рабочего листа в теле сообщения электронной почты он не сохраняет никаких функциональных возможностей рабочего листа Excel. Это может быть полезно, если вы хотите быстро отправить часть большого набора данных вместо отправки всего рабочего листа.

Отправить один лист Excel как вложение по электронной почте

Вы можете отправить один лист Excel (из многих листов в книге) в качестве вложения электронной почты.Для этого вам нужно создать новую книгу с этим единственным листом, а затем отправить ее с помощью функции «Отправить получателю электронной почты».

Вот шаги:

Отправить всю книгу как вложение электронной почты

Вы можете легко отправить всю книгу, вложив ее как часть электронного письма.

Вот шаги, чтобы сделать это:

Нажмите «Отправить получателю почты» на панели быстрого доступа.
В диалоговом окне «Электронная почта» выберите вариант «Отправить всю книгу как вложение».
Нажмите ОК. Откроется исходящее электронное письмо с прикрепленной к нему книгой.
Нажмите «Отправить».

Хотя вы можете делать все вышеупомянутые вещи, не используя опцию «Отправить на почту» получателя, это действительно ускоряет процесс и делает его более эффективным.

Вам также могут понравиться следующие руководства по Excel:

Отправка отдельных листов по электронной почте (Microsoft Excel)

Обратите внимание: Эта статья написана для пользователей следующих версий Microsoft Excel: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365.Если вы используете более раннюю версию (Excel 2003 или более раннюю), , этот совет может не сработать для вас . Чтобы ознакомиться с версией этого совета, написанного специально для более ранних версий Excel, щелкните здесь: Отправка отдельных листов по электронной почте.

German спросил, есть ли способ отправить один лист в книге в виде вложения в электронное письмо без отправки всей книги.Короткий ответ заключается в том, что вы не можете – рабочий лист сам по себе не может существовать как «объект», который вы можете прикрепить к электронному письму. Вы можете отправлять файлы только в виде вложений в сообщения электронной почты, что означает, что у вас должен быть файл книги для отправки.

Конечно, из одного рабочего листа легко создать рабочую тетрадь. Если вам нужно делать это только время от времени, то самый простой способ – выполнить следующие действия:

Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа, который хотите отправить по электронной почте.
В появившемся контекстном меню выберите «Переместить» или «Копировать».Excel отображает диалоговое окно «Перемещение или копирование». (См. Рисунок 1.)

Рисунок 1. Диалоговое окно «Перемещение или копирование».

В раскрывающемся списке «В книгу» выберите «Новая книга».
Убедитесь, что установлен флажок «Создать копию».
Нажмите ОК.

На этом этапе вы должны увидеть новую книгу с единственным листом в ней – копию листа, который вы хотите отправить. Сохраните эту книгу и отправьте ее по электронной почте, и вы сделали то, что хотели.После того, как он будет отправлен по электронной почте, вы можете удалить книгу из своей системы, поскольку ваш рабочий лист также все еще находится в исходной книге.

Если вам нужно регулярно отправлять текущий лист кому-то по электронной почте, вы можете создать макрос, который выполнит эту задачу за вас. Создаваемый вами макрос будет отличаться в зависимости от используемой программы электронной почты. По этой причине в этом совете невозможно дать исчерпывающий ответ на основе макросов. Однако может быть поучительно предоставить пример макроса, который может отправлять электронную почту листу, используя Outlook в качестве почтовой программы.

Sub EmailWithOutlook ()
    Dim oApp как объект
    Dim oMail как объект
    Dim WB As Workbook
    Уменьшить имя файла как строку
    Dim wSht As Worksheet
    Dim shtName As String

    Application.ScreenUpdating = False

    'Сделайте копию активного рабочего листа
    'и сохраните его во временный файл
    ActiveSheet.Copy
    Установите WB = ActiveWorkbook

    FileName = WB.Worksheets (1) .Name
    При ошибке Возобновить Далее
    Убейте "C: \" & FileName
    При ошибке GoTo 0
    ВБ.SaveAs FileName: = "C: \" & FileName

    'Создание и отображение почтового элемента Outlook
    Установите oApp = CreateObject ("Outlook.Application")
    Установите oMail = oApp.CreateItem (0)
    С oMail
        'Раскомментируйте строку ниже, чтобы жестко запрограммировать получателя
        '.To = "[email protected]"
        'Раскомментируйте строку ниже, чтобы жестко закодировать тему
        '.Subject = "Тема"
        'Раскомментируйте строки ниже, чтобы жестко закодировать тело
        '.body = "Дорогой Джон" & vbCrLf & vbCrLf & _
          '"Вот файл, который вы просили"
        .Attachments.Add WB.FullName
        .Отображать
    Конец с

    'Удалить временный файл
    WB.ChangeFileAccess Mode: = xlReadOnly
    Убить WB.FullName
    WB.Close SaveChanges: = False

    'Восстановить обновление экрана и выпустить Outlook
    Application.ScreenUpdating = True
    Установите oMail = Nothing
    Установите oApp = Nothing
Конец подписки

Обратите внимание, что макрос эффективно выполняет то, что было сделано на предыдущих этапах: он копирует рабочий лист в новую книгу, а затем отправляет эту книгу по электронной почте.Затем он удаляет книгу и возвращает вас к обычному использованию Excel.

Макрос сохраняет временную книгу (отправляемую по электронной почте) на диск C :. Если вы предпочитаете сохранять книгу в другом месте (или если ограничения вашей системы не позволяют вам сохранять файлы в корневой каталог вашей системы), просто измените местоположение в двух строках кода, которые ссылаются на диск C :.

Есть один потенциальный недостаток использования подхода, описанного в этом совете: когда вы создаете копию рабочего листа в новую книгу, Excel может делать некоторые забавные вещи с некоторыми ссылками, которые могут быть на скопированном рабочем листе.Например, предположим, что вы хотите скопировать и отправить по электронной почте Sheet1 из исходной книги. Однако Sheet1 включает в себя некоторые ссылки в формулах на ячейки в Sheet2 и Sheet3. Когда вы делаете копию Sheet1 в новую книгу, Excel сохраняет эти ссылки обратно на листы в исходной книге. Хотя скопированный Sheet1 можно отправить по электронной почте кому-то другому, когда этот человек попытается открыть его, ссылки больше не будут работать должным образом, потому что у него или нее нет ссылки на исходную книгу.

Есть три возможных решения этой проблемы. Во-первых, очевидно, что вы не отправляете по электронной почте ни один лист в новой книге, а все листы, которые могут понадобиться получателю. Второе решение – использовать методы копирования и вставки для вставки значений в новую книгу. Наконец, вы можете скопировать исходный рабочий лист, а затем в копии найти все внешние ссылки и удалить их.

Если вы ищете более подробное обсуждение того, как отправить рабочий лист по электронной почте с помощью различных программ, вам обязательно нужно посетить следующую веб-страницу:

http: // www.rondebruin.nl/win/section1.htm

ExcelTips – ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel. Этот совет (8508) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Excel здесь: Отправка отдельных листов по электронной почте .

Автор Биография

Аллен Вятт

Аллен Вятт – всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей.Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen …

Изменение порядка отображения серии данных

Создав диаграмму, вы не ограничены сохранением рядов данных в том порядке, в котором они изначально появлялись. Вы можете …

Открой для себя больше

Извлечение имен файлов по пути

Если у вас есть полный путь к файлу на жестком диске, вам может понадобиться способ извлечения файла в Excel…

Открой для себя больше

ExcelTips: макросы

Макросы

позволяют расширить возможности Excel. Ключ к макросам – понимание того, как работает VBA. …

Открой для себя больше

Отправка книги на проверку

MS-Excel / Excel 2003

Excel позволяет легко рассылать аннотированные книги для просмотра всем людям, которые должны комментировать и вносить изменения.До отправив книгу на проверку, необходимо включить совместный доступ к файлам.

Затем выполните следующие действия:

Выберите Файл → Отправить → Получатель почты (для просмотра).
Excel затем открывает вашу программу электронной почты (например, Outlook или Outlook Express), запускает новое сообщение электронной почты и прикрепляет текущую книгу как вложение электронной почты. Программа также автоматически заполняет строку «Тема» сообщения, предлагая получателю просмотреть прикрепленный файл, и вставляет следующий текст в тело сообщения:
Просмотрите прикрепленный документ.
Введите адрес электронной почты получателя в текстовое поле «Кому» вместе с адресами всех людей, которых вы хотите скопировать, в текстовое поле «Копия».
Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить его получателям.

Ответ с изменениями

Когда получатели получают сообщение электронной почты и открывают вложенный файл книги в Excel, программа автоматически открывает панель инструментов «Рецензирование». (если он еще не отображается в окне Excel) при открытии файла.

Рецензенты могут затем использовать кнопки «Следующий комментарий» и «Предыдущий комментарий» на этой панели инструментов для перехода от комментария к комментарию в книге. Они затем могут отвечать на ваши комментарии, внося изменения в помеченные ячейки или добавляя собственные комментарии.

Когда они готовы отправить вам свои изменения и ответы, они нажимают кнопку «Ответить с изменениями» на панели инструментов «Просмотр». Excel затем открывает свои программы электронной почты с новым сообщением, к которому автоматически прикрепляется ваша измененная версия книги.Это новое сообщение также заполнено поле «Тема» и короткое сообщение в теле письма о том, что они просмотрели прикрепленную книгу. Все, что им нужно сделать, это заполнить свой адрес электронной почты (в качестве исходного отправителя) в поле «Кому», а затем нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить измененную книгу обратно вам.

Отправка в Excel по электронной почте: полное руководство | Профессор Excel

Тема, которая касается, вероятно, всех пользователей Excel: обмен книгами и отдельными рабочими листами по электронной почте.Наверное, у каждого свои шаги, но часто есть более быстрые и удобные способы. В этой статье мы исследуем лучшие способы прикрепления ваших книг или отдельных листов в виде файлов PDF и Excel к новому электронному письму.

После завершения работы над книгой часто хочется поделиться ею со своими коллегами. Электронная почта по-прежнему остается наиболее распространенным средством общения. Итак, давайте посмотрим, как отправить книгу Excel в виде файлов PDF или XLSX по электронной почте наиболее удобным и быстрым способом.

Определение типов совместного использования

Прежде чем мы начнем, мы должны определить возможные методы. Мы различаем автоматический, полуавтоматический, ручной и дополнительный.

Автоматически : Когда мы говорим об автоматическом совместном использовании файла, мы на самом деле имеем в виду «решения в один клик». Например, нажав одну кнопку, ваша книга уже прикреплена к новому электронному письму.
Полуавтоматический : Полуавтоматический означает, что вам все равно нужно сделать 1-2 шага.Например, сохранение файла и прикрепление его к новому электронному письму. Процесс сохранения должен быть выполнен одним щелчком мыши.
Руководство : С точки зрения совместного использования, вручную означает, что вам нужно выполнить много шагов, чтобы отправить файл по электронной почте. Например, вам нужно скопировать рабочие листы, сохранить их на жесткий диск, создать новое электронное письмо, найти файл на жестком диске и прикрепить его к электронному письму.
Надстройка : для всех методов совместного использования есть надстройка, которая предлагает «опцию одним щелчком» (так что на самом деле это также можно считать автоматическим).В нашем случае мы имеем в виду нашу собственную надстройку Excel под названием «Professor Excel Tools». Поэтому, если все остальные методы не работают, вы все равно можете попробовать соответствующую кнопку этой надстройки.

Подготовка

Кнопки общего доступа в Excel: Добавить кнопки AC на панель быстрого доступа

Для удобного обмена файлами мы рекомендуем добавить следующие кнопки на панель быстрого доступа:

A: электронная почта
B: E-Mail as PDF Attachment
C: Publish as PDF or XPS

Для добавления этих кнопок выполните следующие действия (номера соответствуют рисунку справа):

Щелкните правой кнопкой мыши любой Лента или пуговица.
Выберите «Настроить панель быстрого доступа».
В открывшемся окне установите «Выбрать команды из» на «Все команды».
Найдите в алфавитном списке «Отправить получателю».
Щелкните «Добавить».
При необходимости измените порядок с помощью стрелок вверх и вниз с правой стороны.
Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.

Как лучше всего сообщить тип файла по электронной почте

Мы рассмотрим четыре различных ситуации: Мы хотим прикрепить файл PDF или Excel к новому электронному письму.В обоих случаях мы хотим предоставить общий доступ либо всей книге, либо только выбранным листам. Таким образом, получается ситуация 2 x 2. Для каждой из этих ситуаций есть разные наиболее удобные способы.

Тип файла: PDF – Объем: отдельные / выбранные листы

Совместное использование отдельных листов или нескольких выбранных листов в Excel обычно не так просто. В случае формата PDF доступен как минимум полуавтоматический способ.

Автоматический : Нет прямого / автоматического способа.
Полуавтоматический : Вы можете сохранить отдельные рабочие листы или несколько выбранных рабочих листов одним щелчком мыши. Поэтому добавьте кнопку «Опубликовать как PDF или XPS» (буква C на рисунке выше) на панель быстрого доступа. После использования этой кнопки для сохранения выбранных листов в виде файла PDF вам необходимо вручную прикрепить этот файл к новому электронному письму.
Надстройка : «Professor Excel Tools» предоставляет кнопку для обмена файлами PDF одним щелчком мыши.

Тип файла: PDF – Область: Полная книга

Совместное использование полных книг в формате PDF происходит быстрее, чем отдельные листы, поскольку в Excel есть автоматический метод.

Автоматически : нажмите кнопку «Отправить по электронной почте как вложение PDF» (буква B на рисунке выше).
Надстройка : «Professor Excel Tools» предоставляет кнопку для обмена файлами PDF одним щелчком мыши.

Тип файла: XLSX – Объем: Отдельные / выбранные листы

Прикрепление отдельных листов или нескольких листов в формате Excel к новому электронному письму является довольно сложной задачей. Нет автоматических или полуавтоматических методов.

Автоматический : Нет прямого / автоматического способа.
Полуавтомат : Полуавтоматического способа нет.
Руководство :
- Скопируйте выбранные рабочие листы в новую книгу Excel.
- Обрежьте каналы передачи данных. Пожалуйста, обратитесь к этой статье для получения дополнительной информации о том, как разорвать все ссылки.
- Сохраните книгу под новым именем.
- Вставьте сохраненный файл в новое электронное письмо.
Надстройка : «Professor Excel Tools» предоставляет кнопку для обмена файлами PDF одним щелчком мыши.

Тип файла: XLSX – Область: Полная книга

Автоматически : Нажмите кнопку «Электронная почта» (буква A на картинке выше)
Надстройка : «Инструменты профессора Excel» предоставляет кнопка для обмена файлами PDF одним щелчком мыши.

Бесплатная загрузка: обобщите все эти советы в одной распечатке

Мы подготовили удобную распечатку: вся важная информация, представленная в этой статье, собрана в одном всеобъемлющем файле PDF.Вы можете скачать его по этой ссылке (размер файла: 1,4 МБ). Скачивание начнется немедленно.

Это руководство содержит шаги по добавлению необходимых кнопок на панель быстрого доступа. Кроме того, он сообщает вам, какой метод обмена следует использовать, и в каком случае с четко структурированной матрицей.

Делаем еще один шаг вперед: прикрепляем файлы PDF и Excel одновременно к новому электронному письму

Кнопки общего доступа в программе Professor Excel Tools: кнопки одним щелчком для каждого типа совместного использования

Итак, теперь мы знаем как прикрепить книги Excel в виде файлов PDF или XLS к новому электронному письму.Но мы не говорили о том, как делать и то, и другое одновременно.

Руководство : Нет встроенной автоматической или полуавтоматической функции для одновременного совместного использования файлов PDF и Excel. Поэтому вам необходимо сохранить оба файла на жесткий диск (см. Описанные выше методы), создать новое электронное письмо и прикрепить два файла.
Надстройка : «Professor Excel Tools» предлагает кнопки с одним щелчком для одновременного совместного использования файлов Excel и PDF в новом электронном письме.

«Professor Excel Tools» имеет 6 кнопок для совместного использования.В левом столбце у вас есть кнопки для совместного использования одного или нескольких листов. С помощью кнопок столбца с правой стороны вы публикуете всю книгу.

Строки также следуют систематическому порядку: кнопка в верхнем ряду предназначена для создания файлов PDF, средняя строка для формата Excel и нижняя строка для PDF и XLSX одновременно.

Вы можете попробовать надстройку бесплатно в течение 31 дня. Регистрация или установка не требуются (активируйте только в Excel).

Эта функция включена в нашу надстройку Excel «Professor Excel Tools»

Как отправлять электронные письма из электронной таблицы Excel с использованием сценариев VBA

Для отправки электронных писем из Microsoft Excel требуется всего несколько простых сценариев. Добавьте эту функциональность в свои электронные таблицы, и вы действительно сможете улучшить свои возможности в Excel.

Мы рассмотрели множество отличных макросов Excel, которые могут выполнять те же функции, что и сценарии VBA, но без необходимости знания программирования.Но есть много продвинутых вещей, которые вы можете делать только с VBA, например, создание отчета в виде электронной таблицы со всей информацией вашего ПК.

Предпочитаете посмотреть это руководство в виде видео? Мы вас прикрыли!

Зачем отправлять электронную почту из Excel?

Существует множество причин, по которым вы можете захотеть отправить электронное письмо из Microsoft Excel.

Возможно, у вас есть сотрудники, которые еженедельно обновляют документы или таблицы, и вы хотите получать уведомление по электронной почте о том, когда эти обновления будут выполнены.Или у вас может быть электронная таблица контактов, и вы хотите отправить одно электронное письмо всем им сразу.

Вы, вероятно, думаете, что создание сценария рассылки электронной почты из Excel будет сложной задачей.Это совсем не так.

Методика, описанная в этой статье, будет использовать функцию, которая уже давно доступна в Excel VBA, Collaboration Data Objects (CDO).

CDO – это компонент обмена сообщениями, используемый в Windows с самых ранних поколений ОС.Раньше он назывался CDONTS, а затем, с появлением Windows 2000 и XP, был заменен на «CDO for Windows 2000». Этот компонент уже включен в вашу установку VBA в Microsoft Word или Excel и готов к использованию.

Использование компонента делает отправку электронных писем из продуктов Windows с помощью VBA чрезвычайно простой.В этом примере вы будете использовать компонент CDO в Excel для отправки электронного письма, которое доставит результаты из определенной ячейки Excel.

Шаг 1. Создайте макрос VBA

Первый шаг – перейти на вкладку Excel Developer.

На вкладке «Разработчик» щелкните , Вставьте в поле «Элементы управления», а затем выберите командную кнопку.

Нарисуйте его на листе, а затем создайте для него новый макрос, щелкнув Macros на ленте разработчика.

Когда вы нажимаете кнопку Create , откроется редактор VBA.

Добавьте ссылку в библиотеку CDO, перейдя к Tools > References в редакторе.

Прокрутите список вниз, пока не найдете Microsoft CDO для Windows 2000 Library .Установите флажок и нажмите ОК .

Когда вы нажимаете OK , запишите имя функции, в которую вы вставляете скрипт.Вам это понадобится позже.

Шаг 2. Настройте поля «От» и «Кому» CDO

Для этого вам сначала нужно создать почтовые объекты и настроить все поля, необходимые для отправки электронного письма.

Имейте в виду, что, хотя многие поля являются необязательными, поля From и To обязательны.

  Dim CDO_Mail As Object 
 Dim CDO_Config As Object 
 Dim SMTP_Config As Variant 
 Dim strSubject As String 
 Dim strFrom As String 
 Dim strTo As String 
 Dim strCc As String 
 As String 
 Dim strCc As String 
 Dim strBccim String = 
 Dim strBccim String Результаты из таблицы Excel "
 strFrom =" rdube02 @ gmail.com "
 strTo =" [email protected] "
 strCc =" "
 strBcc =" "
 strBody =" Общие результаты за этот квартал: "& Str (Sheet1.Cells (2, 1))

Самое замечательное в этом то, что вы можете создать любую строку, которую хотите настроить для полного сообщения электронной почты, и назначить ее переменной strBody .

Соберите вместе компоненты сообщения, используя строку и , чтобы вставить данные из любого из листов Microsoft Excel прямо в сообщение электронной почты, как показано выше.

Шаг 3. Настройте CDO для использования внешнего SMTP

В следующем разделе кода вы настроите CDO для использования любого внешнего SMTP-сервера для отправки электронной почты.

В этом примере показана настройка без использования SSL через Gmail.CDO поддерживает SSL, но это выходит за рамки данной статьи. Если вам нужно использовать SSL, этот расширенный код в Github может помочь.

  Установить CDO_Mail = CreateObject ("CDO.Сообщение ") 
 При ошибке Перейти к Error_Handling 
 Установить CDO_Config = CreateObject (" CDO.Configuration ") 
 CDO_Config.Load -1 
 Установить SMTP_Config = CDO_Config.Fields 
 с SMTP_Config 
 .Item (" http://schemas.com / cdo / configuration / sendusing ") = 2 
 .Item (" http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserver ") =" smtp.gmail.com "
 .Item (" http: // schemas .microsoft.com / cdo / configuration / smtpauthenticate ") = 1 
 .Item (" http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername ") =" email @ website.com "
 .Item (" http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendpassword ") =" пароль "
 .Item (" http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserverport ") = 25 
 .Item ("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl") = True 
 .Update 
 End with 
 With CDO_Mail 
 Set .Configuration = CDO_Config 
 End with

Шаг 4: Завершите установку CDO

Теперь, когда вы настроили соединение с SMTP-сервером для отправки электронной почты, все, что вам нужно сделать, это заполнить соответствующие поля для объекта CDO_Mail и выполнить команду Send .

Вот как это сделать:

  CDO_Mail.Subject = strSubject 
 CDO_Mail.From = strFrom 
 CDO_Mail.To = strTo 
 CDO_Mail.TextBody = strBody 
 CDO_Mail.CC = strCc 
 CDO_Mail.BCC = strBcc 
 CDO_Mail Error_Send 
. MsgBox Err. Описание

Не будет никаких всплывающих окон или сообщений с предупреждениями безопасности, которые могут произойти, когда вы прибегаете к использованию почтового объекта Outlook.

CDO просто собирает электронное письмо и использует данные вашего подключения к SMTP-серверу, чтобы отправить сообщение.Это самый простой способ включить электронную почту в сценарии Microsoft Word или Excel VBA.

Чтобы подключить свою командную кнопку к этому сценарию, войдите в редактор кода и щелкните Sheet1 , чтобы просмотреть код VBA для этого рабочего листа.

Введите имя функции, в которую вы вставили скрипт выше.

Вот как выглядело сообщение, которое я получил в своем почтовом ящике:

Примечание : Если вы получаете сообщение об ошибке Транспортному транспорту не удалось подключиться к серверу , убедитесь, что вы ввели правильное имя пользователя, пароль, SMTP-сервер и номер порта в строках кода, перечисленных под с помощью SMTP_Config .

Двигайтесь дальше и автоматизируйте весь процесс

Это хорошо – иметь возможность отправлять электронную почту из Excel одним нажатием кнопки.Однако вы можете использовать эту функцию на регулярной основе, и в этом случае имеет смысл автоматизировать процесс.

Для этого вам нужно внести изменения в макрос.Перейдите в редактор Visual Basic, скопируйте и вставьте весь собранный код.

Затем выберите ThisWorkbook из иерархии Project .

В двух раскрывающихся полях в верхней части окна кода выберите Workbook и выберите Open из раскрывающегося списка “Методы”.

Вставьте приведенный выше сценарий электронной почты в Private Sub Workbook_Open () .

Это будет запускать макрос всякий раз, когда вы открываете файл Excel.

Затем откройте Task Scheduler .

Вы собираетесь использовать этот инструмент, чтобы попросить Windows автоматически открывать электронную таблицу через определенные промежутки времени, после чего ваш макрос будет запущен, отправив электронное письмо.

Выберите Create Basic Task… из меню Action и продолжайте работать с мастером, пока не дойдете до экрана Action .

Выберите Запустите программу и нажмите Далее .

Используйте кнопку Browse , чтобы найти местоположение Microsoft Excel на вашем компьютере, или скопируйте и вставьте путь в поле Program / script .

Затем введите путь к вашему документу Microsoft Excel в поле Добавить аргументы .

Завершите работу мастера, и ваше расписание будет на месте.

Стоит провести тест, запланировав действие на пару минут в будущем, а затем изменив задачу, как только вы убедитесь, что она работает.

Примечание : Возможно, вам придется изменить настройки центра управления безопасностью, чтобы обеспечить правильную работу макроса.

Для этого откройте электронную таблицу и перейдите к Файл > Параметры > Центр управления безопасностью .

Отсюда нажмите Trust Center Settings , а на следующем экране установите переключатель на Никогда не показывать информацию о заблокированном контенте .

Заставьте Microsoft Excel работать на вас

Microsoft Excel – невероятно мощный инструмент, но научиться извлекать из него максимум пользы может быть немного пугающе.Если вы хотите по-настоящему освоить программное обеспечение, вам нужно хорошо разбираться в VBA, а это нелегкая задача.

Однако результаты говорят сами за себя.Имея за плечами небольшой опыт работы с VBA, вы скоро сможете заставить Microsoft Excel автоматически выполнять основные задачи, что даст вам больше времени, чтобы сосредоточиться на более насущных вопросах.

Чтобы накопить опыт работы с VBA, нужно время, но вы скоро увидите плоды своих трудов, если сможете их придерживаться.

Отличное место для начала – это наш авторитетный учебник по использованию VBA в Excel.Когда вы закончите с этим, этот простой скрипт для отправки электронных писем из Excel станет детской игрой.

Отчет : Microsoft отложила Windows 10X, возможно, навсегда

Windows 10X якобы находится на заднем плане в настоящее время и, возможно, никогда не появится.

Об авторе Райан Дьюб (Опубликовано 950 статей)

Райан имеет степень бакалавра наук в области электротехники. Он проработал 13 лет в области автоматизации, 5 лет в ИТ, а теперь работает инженером по приложениям.Бывший управляющий редактор MakeUseOf, он выступал на национальных конференциях по визуализации данных и выступал на национальном телевидении и радио.

Более От Райана Дьюба

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

Отправить документ по электронной почте из Microsoft Office

Прикрепить

Excel, PowerPoint и Word

Щелкните Файл > Поделиться , а затем выберите один из следующих вариантов:
Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой программы Office.
- Загрузить в OneDrive Отправляет файл в вашу учетную запись OneDrive, откуда вы затем можете отправить его по прямой ссылке или по электронной почте.
- Вместо этого прикрепите копию Выберите прикрепление файла к электронному письму или прикрепление файла в формате PDF.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

OneNote, Visio, Publisher и Project

Щелкните Файл > Поделиться , а затем выберите один из следующих вариантов:
Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой программы Office.
- Предоставить доступ людям (OneNote и Visio) Позволяет ввести имя или адрес электронной почты того, кому вы хотите отправить сообщение, указать, хотите ли вы их редактировать, потребовать, чтобы пользователь входил в систему перед редактированием, а также дополнительное сообщение.
  Этот вариант требует, чтобы ваш файл был загружен в OneDrive.
- Отправить ссылку (Visio) Позволяет всем работать с одной и той же копией файла, видеть последние изменения и сохранять небольшой размер электронной почты.
  Чтобы отправить ссылку, файл должен быть сохранен на веб-сервере или в общей папке.
- Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.
- Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате.PDF формат прилагается.
- Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .xps.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как текст сообщения электронной почты

Если вы используете Excel, Publisher или Word, вы можете отправить файл как фактическое содержимое сообщения электронной почты, а не как вложение. Для этого сначала нужно добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа. См. Раздел Настройка панели быстрого доступа, чтобы узнать, как добавлять команды.

Откройте файл, который хотите отправить.
На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты , чтобы открыть сообщение электронной почты. Ваш файл появится в теле сообщения.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Прикрепить

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word

Щелкните Файл > Поделиться > Электронная почта , а затем выберите один из следующих вариантов:
- Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.
- Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в формате .pdf.
- Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате.xps прилагается.
- Отправить как Интернет-факс Открывает веб-страницу, на которой вы можете выбрать из списка поставщиков услуг, которые позволяют отправлять факсы через Интернет.
  Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой программы Office.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

OneNote

Щелкните Файл > Отправить , а затем выберите один из следующих вариантов:
- Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с копией файла в исходном формате и копией файла в виде прикрепленной веб-страницы.
- Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в формате .pdf.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как текст сообщения электронной почты

Откройте файл, который хотите отправить.
На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты , чтобы открыть сообщение электронной почты. Ваш файл появится в теле сообщения.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Прикрепить

Следующие инструкции применимы к Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word.

Щелкните Файл .
Нажмите Сохранить и отправить .
Выберите Отправить по электронной почте , а затем выберите один из следующих вариантов:
- Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.
- Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в формате .pdf.
- Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .xps.
  Примечание: Параметры PDF и XPS недоступны в Project 2010.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Следующие инструкции применимы к OneNote 2010:

Щелкните Файл .
Щелкните Отправить и выберите один из следующих вариантов:
- Страница электронной почты как вложение Открывает сообщение электронной почты с копией файла в исходном формате и копией файла в виде прикрепленной веб-страницы.
- Электронная страница в формате PDF Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате. pdf Формат прилагается.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как текст сообщения электронной почты

Если вы используете Excel, Publisher или Word, вы можете отправить файл как фактическое содержимое сообщения электронной почты, а не как вложение.Для этого сначала нужно добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа. См. Раздел Настройка панели быстрого доступа, чтобы узнать, как добавлять команды.

Чтобы отправить файл как тело сообщения электронной почты, выполните следующие действия:

Откройте файл, который хотите отправить.
На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты , чтобы открыть сообщение электронной почты.Ваш файл появится в теле сообщения.
Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Как отправить слияние с Excel [Наглядное руководство]

Хотите отправить слияние в Excel?

В этой статье я покажу вам, как выполнить слияние писем с помощью электронной таблицы Excel для быстрой рассылки массовых писем и писем.

Что такое слияние?

Почтовые слияния – это простой способ быстро настроить электронную почту, письма или любую другую персонализированную корреспонденцию.

Допустим, вам нужно отправить одно и то же электронное письмо или письмо нескольким людям, но с уникальным именем, адресом или другими личными данными для каждого получателя. Слияние позволяет автоматически вставлять эти персонализированные данные в каждое электронное письмо без необходимости вводить каждую из них вручную.

Вот что мы рассмотрим в этой статье:

(Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти к определенному разделу)

Как работает слияние писем?

Слияние автоматически извлекает данные из электронной таблицы (или других источников данных) и вставляет их в шаблон документа.Эти данные могут быть именами и адресами ваших контактов, их идентификаторами электронной почты или любой другой информацией.

Для отправки слияния вам понадобятся два файла:

Файл данных – Обычно это файл Google Таблиц или Microsoft Excel, содержащий информацию о ваших контактах.
Файл шаблона – основной документ, содержащий заполнители для вставки данных, полученных из файла данных.

Например, вы можете выполнить слияние для электронной почты.

Здесь ваша электронная почта – это файл шаблона – вы можете установить заполнители для имен и адресов ваших получателей в электронном письме.

Ваш файл данных будет электронной таблицей, содержащей все их данные.

Функция слияния писем затем объединит шаблон электронной почты с вашим файлом данных , чтобы создать отдельные электронные письма для каждого получателя.

Как вам помогает слияние писем?

Процесс объединения почты автоматически создает отдельные персонализированные документы для каждого получателя.Таким образом вы сэкономите массу времени, поскольку не тратите время на создание нового индивидуального документа для каждого человека вручную.

Представьте, что вы вручную составляете 100 разных писем для 100 разных получателей!

Вы можете использовать слияние для быстрого ввода данных получателя для отправки различных документов, например:

Массовые рассылки
Форма письма
Почтовые этикетки
Конверты
Наклейки с обратным адресом
Персонализированные брошюры
И более

Как выполнить слияние из Excel

Позвольте мне показать вам, как создать слияние из Excel для массовой рассылки электронных писем и писем.

Как использовать слияние Excel для массовой рассылки электронных писем

Объединение писем – наиболее часто используемый метод для массовой рассылки электронных писем.

Здесь файл данных будет списком рассылки, который обычно хранится в электронной таблице, например Google Sheets или Excel . Ваш шаблон слияния будет тем электронным письмом, которое вы отправляете своему списку получателей.

Как отправить слияние из Excel с помощью GMass

Вот как вы можете использовать мощные инструменты слияния писем, такие как GMass, для быстрой отправки слияния писем с помощью Excel:

Что такое GMass?

GMass – это мощный инструмент для слияния писем, который невероятно упрощает создание и отправку массовых писем из почтового ящика Gmail.Расширенные функции слияния писем сделали его популярным инструментом слияния писем, которым пользуются сотрудники Google, LinkedIn, Twitter и Uber.

Однако GMass также может использоваться отдельными лицами и группами, такими как школы, учреждения, церкви и клубы, для быстрой отправки электронных писем своим членам.

Дополнительно –

Кто угодно может начать работу с GMass мгновенно – просто скачайте надстройку Chrome и зарегистрируйтесь, указав свой адрес электронной почты. Это так просто!

Если у вас есть ваши контактные данные, сохраненные в файле Excel, GMass может легко использовать их для создания слияния данных, которое персонализирует ваши электронные письма для множества получателей.

Вот подробное пошаговое руководство по отправке слияния в Excel с помощью GMass.
Я воспользуюсь таблицей Excel, показанной на изображении ниже, чтобы помочь вам в этом процессе.

A. Импорт таблицы Excel в Google Таблицы

Первый шаг – импортировать лист Excel в Google Таблицы. Это займет всего несколько секунд.

Почему мне нужно импортировать документ Excel в Google Таблицы?

Потому что, когда дело доходит до слияния почты, Google Таблицы намного мощнее.Благодаря функции автоматической синхронизации с облаком ваша работа автоматически сохраняется при каждом редактировании, которое вы вносите.

Google Таблицы бесплатны и доступны всем. Все, что вам нужно, это учетная запись Google!

Хотя Excel также поддерживает совместное использование и резервное копирование файлов, вы не получите такого же уровня совместной работы и синхронизации, как Таблицы. Кроме того, когда вы отправляете электронные письма, разумнее иметь доступ к файлу данных в Интернете, верно?

Примечание – Если ваши контактные данные находятся в файле CSV, вы также можете импортировать их в Google Таблицы.Вот учебное пособие LinkedIn о том, как импортировать файл CSV в Google Таблицы.

Вот пошаговое руководство по импорту таблицы Excel в Google Таблицы:

Шаг 1
Откройте Google Таблицы.

Шаг 2
Щелкните значок папки в правом нижнем углу, чтобы открыть средство выбора файлов.

Step 3
Появится новое окно, показывающее Средство выбора файлов Google Таблиц .
Щелкните вкладку Загрузить , чтобы загрузить файл Excel.

Step 4
Теперь вы можете выбрать файл, который хотите выгрузить на свой компьютер.
Чтобы выбрать файл, нажмите кнопку Выбрать файл на устройстве .

Шаг 5
Выберите электронную таблицу Excel, которую вы хотите загрузить со своего компьютера, и нажмите кнопку Открыть .

Step 6
Ваш файл будет автоматически загружен и преобразован в новую электронную таблицу Google.

Вуаля!

Б. Форматирование новой таблицы Google

Обратите внимание, что в моей таблице Google в первой строке есть текст – Ted’s Tadpole Tanks – Список клиентов на 2019 год ?

Такой текст и пустые строки должны быть удалены из вашей электронной таблицы, прежде чем вы сможете использовать ее с GMass. Вы можете быстро удалить их, удерживая кнопку Ctrl и щелкая по номерам строк, которые нужно удалить.

Здесь я удаляю строки 1 и 2 из своего листа:

После того, как вы выбрали строки для удаления, щелкните меню Правка и выберите Удалить выбранные строки .

После удаления лист выглядит так:

Ваша электронная таблица также должна быть в формате обычного текста с правильным форматированием строк и столбцов . Вот что вам нужно сделать, чтобы убедиться, что:

Первая строка вашей таблицы Google должна содержать имена столбцов, такие как имя, фамилия, адрес электронной почты и т. Д. Однако имена столбцов не должны содержать пробелов, специальных символов или кодов. Вместо этого используйте буквенно-цифровые символы для каждого имени.GMass будет автоматически использовать эти имена полей в качестве меток слияния, которые будут помещены в ваши заполнители электронной почты.
Фактические данные должны начинаться во второй строке.
По крайней мере, один столбец должен содержать идентификаторы электронной почты ваших получателей. GMass автоматически определит этот столбец во время слияния данных.

C. Подключение GMass к вашей таблице Google

Вот пошаговое руководство по подключению GMass к вашей таблице Google:

Шаг 1
Войдите в свою учетную запись Gmail.

Step 2
Нажмите кнопку электронной таблицы GMass рядом с панелью поиска Gmail.

Шаг 3
Появится всплывающее окно:

Step 4
Теперь вы можете выбрать электронную таблицу, которую хотите использовать для слияния, из раскрывающегося списка Google Таблиц.

Примечание – Если в вашей таблице Google есть только , один лист ( Sheet1 ), он выбран по умолчанию.Однако, если в вашей электронной таблице нескольких листов , вы можете выбрать требуемый лист в раскрывающемся меню рабочего листа.

Выбрав электронную таблицу, нажмите кнопку ПОДКЛЮЧИТЬСЯ К ТАБЛИЦЕ .

Step 5
После нажатия кнопки подключения GMass автоматически прочитает адрес каждого получателя и другие данные из вашей электронной таблицы. Он также вставит их идентификаторы электронной почты в поле с по нового письма.

Step 6
Теперь вы можете написать письмо, используя расширенные функции персонализации GMass. Чтобы получить доступ к этим настройкам персонализации, щелкните стрелку настроек на кнопке GMass.

Щелкните раскрывающийся список Personalize , и появятся все имена столбцов, которые вы добавили в файл Google Sheets.

Чтобы персонализировать сообщение электронной почты, выберите имена столбцов в электронной таблице в раскрывающемся меню.Вы можете вставить эти заполнители в любое место в теме и теле письма.

Вот как выглядит мое персональное письмо:

Обратите внимание на ярлык {FirstName}?
Это тег персонализации, соответствующий столбцу FirstName в моей таблице Google.

Step 7
Когда вы закончите составлять письмо, нажмите кнопку GMass, чтобы отправить письмо.

Примечание. GMass будет автоматически персонализировать электронную почту для каждого получателя на основе меток слияния, которые вы использовали в своих сообщениях электронной почты.

Например, второй получатель электронного письма Теда Головастика – Брэндон Уолш – получит электронное письмо, которое начинается с «Уважаемый Брэндон», поскольку в сообщении электронной почты использовалась метка {FirstName}.

Как использовать слияние Excel для отправки писем

Вы можете использовать слияние почты в Microsoft Office, чтобы создать форму письма с уникальными элементами персонализации, такими как приветствия или приветствия для каждого получателя.

Вот пошаговое руководство по созданию слияния в Word и Excel для создания персонализированных массовых писем:

А.Форматирование книги Excel

Перед тем, как начать слияние писем в Word и Excel, вам необходимо убедиться, что ваш файл Excel правильно отформатирован.

Однако, в отличие от метода GMass, он может немного запутать.

Вот шесть вещей, которые следует учитывать при форматировании книги Excel для слияния данных с документом Word:

- Заголовок столбца таблицы Excel должен содержать имена полей, которые вы хотите использовать в шаблоне слияния.Например, если имя столбца Excel для имен ваших контактов – « Имя, », функция слияния почты Word будет использовать его в качестве соответствующего заполнителя в вашем шаблоне.
- Организуйте данные Excel так, чтобы в каждой строке было по одной записи.
- Ваши данные должны начинаться с ячейки A1 на листе Excel.
- Все изменения в документе Excel должны быть выполнены до начала слияния с основным документом.
- Ваша книга Excel должна храниться на вашем компьютере.
- Записи данных с числовыми значениями, такими как валюты, почтовые индексы, проценты, даты и т. Д., Должны быть в правильном числовом формате. Для этого вам необходимо:
  - Выберите столбец, содержащий числовое значение.
  - Щелкните Home и перейдите в раздел Number .
  - Щелкните поле Number Format и выберите требуемый формат в раскрывающемся меню.

Примечание – Если ваши контактные данные представляют собой файл TXT или CSV, вы можете импортировать их в Excel, щелкнув Из текста / CSV в разделе Data в строке меню.

B. Подготовка шаблона документа для слияния Word

Следующим шагом является подготовка шаблона слияния для вашего письма в Microsoft Word. Вот пошаговое руководство, как это сделать:

Шаг 1
Откройте новый документ в MS Word.

Шаг 2
Выберите вкладку Mailings и щелкните группу Start Mail Merge . Раскрывающийся раскрывающийся список, показывающий каждый разный тип документа.

Вы можете выбирать между электронным письмом, конвертом, письмом, каталогом или шаблоном этикетки.Например, для создания почтовых этикеток вам необходимо выбрать шаблон Label в качестве типа документа.

Поскольку мы отправляем письмо, выберите Letters в качестве основного документа из раскрывающегося списка.

Примечание – Вы также можете использовать пошаговый мастер слияния для оптимизации слияния почты в процессе Word. Например, мастер позволяет вам мгновенно выбрать начальный документ для слияния почты, как показано здесь:

Шаг 3
Введите письмо, которое хотите отправить получателям слияния.

C. Выбор списка получателей

После составления письма вам необходимо выбрать для него список получателей слияния. Вот пошаговое руководство по выбору получателей в MS Word:

Шаг 1
Нажмите кнопку Выбрать получателей .

Шаг 2
В появившемся раскрывающемся меню щелкните Использовать существующий список .

Step 3
Появится диалоговое окно.Выберите файл Excel, который вы хотите использовать в качестве списка контактов для своего письма, и нажмите Открыть .

Шаг 4
Выберите рабочий лист Excel, который вы хотите объединить с документом Word, и нажмите ОК . Если в документе Excel только один лист, вы увидите только Лист1 .

Шаг 5
Если вы хотите отредактировать список рассылки, выберите Редактировать список получателей .

Появится всплывающее окно Получатели слияния .Во всплывающем окне снимите флажок рядом с именем человека, которого вы не хотите указывать в качестве получателя.

D. Добавление персонализированного содержания к письму

Теперь вы можете добавлять в письмо персонализированное содержимое, например имена и адреса получателей.

MS Word позволяет добавить в текущий документ три переменные персонализации:

Вставить блок адреса – вы можете вставить адрес человека в свой документ.
Insert Greetings / Salutations – добавьте индивидуальное приветствие к вашему письму.
Вставить поля слияния – добавьте другие метки слияния из рабочего листа Excel.

Шаг 1 – Вставьте адресный блок

Перейдите на вкладку Mailings и щелкните Address Block .

В появившемся диалоговом окне выберите формат блока адреса получателя и нажмите ОК .

Адресная метка будет автоматически добавлена в ваш документ Word, как показано на рисунке ниже:

Шаг 2 – Вставка строки приветствия
Щелкните Строка приветствия в строке меню, выберите формат, который вы хотите использовать, и щелкните ОК .

Приветственный ярлык («GreetingLine») будет автоматически вставлен в ваше письмо.

Шаг 3. Вставить поле слияния
Вы также можете вставить другие метки слияния в Word, такие как имя получателя, контактный номер, название компании и т. Д., Щелкнув Вставить поле слияния в строке меню.

Эти поля представляют собой подписи столбцов на листе Excel.

Quick Tip – Вы также можете использовать диалоговое окно Match Fields , чтобы вручную сопоставить имена столбцов Excel с именами полей шаблона.Хотя это требует больше времени, вы получаете больший контроль над процессом персонализации.

E. Предварительный просмотр и завершение функции слияния почты

Когда вы закончите создание письма, вы можете предварительно просмотреть, как оно будет выглядеть с данными, добавленными из вашего листа Excel.

Вот пошаговое руководство по предварительному просмотру писем с помощью функции слияния писем Word:

Шаг 1
Перейдите в Рассылки> Предварительный просмотр результатов , чтобы просмотреть свое письмо для каждого получателя.

Шаг 2
Вы можете ввести номер получателя ( – номер соответствующей строки в вашем файле Excel ) в текстовое поле или щелкнуть кнопки Next и Previous для прокрутки получателей.

Шаг 3
После проверки данных выберите Завершить и объединить , чтобы завершить процесс слияния почты между Word и Excel.

Появится раскрывающееся меню.Вы можете выбрать:

Редактировать отдельные документы – дальнейшее редактирование отдельных писем.
Печать документов – печать этикеток, писем или любого другого объединенного типа документа.
Отправить как сообщения электронной почты – отправить объединенный документ по электронной почте.

Примечание – Для отправки писем в виде сообщений электронной почты необходимо вручную настроить Outlook или Gmail с Word . Использование метода GMass для слияния электронной почты – гораздо более простой процесс.

F. Сохранение письма

Когда вы закончите работу с объединенным документом, вы можете сохранить его, выбрав Файл> Сохранить или нажав клавиши Ctrl + S .

Чтобы повторно использовать документ слияния почты, откройте его и щелкните Да , когда Word предложит вам сохранить соединение между Excel и Word.