Как правильно направить сотрудника в командировку – : — Audit-it.ru
правила, кого можно и кого нельзя + пошаговая инструкция
В этой статье будет дана пошаговая инструкция отправки сотрудника в командировку, а также приведены разъяснения относительно того, какие нюансы командировок существуют, и кого из работников нельзя отправлять.
Пошаговая инструкция
Для начала следует отметить, что вопрос командирования работников предприятий и организаций регламентируется Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ за №749 от 13 октября 2008 года, и рядом других российских законодательных актов.
Для того, чтобы отправить работающего по найму человека в командировку, необходимо выполнить следующие действия:
- Для начала руководитель принимает решение о том, кого необходимо командировать. В данной ситуации следует принимать во внимание определенные Трудовым кодексом РФ и другими нормативно – правовыми актами категории работников, которые запрещено отправлять в деловые поездки.
- После того, как соответствующее решение было принято и выбор пал на работника, который относится к одной из категорий, определенных трудовым законодательством, следует получить согласие такого работника, письменно ознакомив его о предполагаемой поездке. В обозначенную категорию входят: отец – одиночка; лицо, являющееся опекуном несовершеннолетних детей; мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 5 лет без супруга; лицо, воспитывающее ребенка – инвалида; служащий компании, который осуществляет уход за больным членом семьи при наличии соответствующего медицинского заключения.
- Когда решение принято, и получено требуемое согласие, оформляется приказ руководителя на служебную командировку. Подготовить такой приказ можно, как по форме Т–9, так и по форме, разработанной самим предприятием. Существует перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ за №558 от 25 августа 2010 года, для которых установлены определенные сроки хранения. Так в случае издания приказа о продолжительной зарубежной командировке либо командировке внутри страны срок хранения такого документа составляет 75 лет. Что касается краткосрочных деловых поездок, то для приказов по ним установлен 5-летний срок хранения.
- Согласно пункту 10 обозначенного выше Положения, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс, который позволяет оплатить расходы на проезд и наем жилого помещения, и другие дополнительные затраты, связанные с проживанием. В последнем случае речь идет о так называемых суточных. Если подчиненный командирован туда, откуда есть возможность ежедневно возвращаться на место постоянного жительства, то в этой ситуации суточные не выплачиваются. Сумма, которую должен получить работник, определяется с учетом продолжительности деловой поездки, стоимости проезда, расходов на оплату жилья, а также размера суточных, установленных для командировок, как внутри страны, так и за ее пределами. В случае командирования за пределы российского государства оплата перечисленных расходов осуществляется в иностранной валюте в соответствии с требованиями Федерального закона за №173 – ФЗ от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле».
- Учет выбытия командируемых сотрудников должен осуществляться в соответствующем журнале выбытия, а его возвращение – в журнале прибытия. Ответственность за ведение этих журналов возлагается приказом руководителя на одного из сотрудников организации.
- Нельзя забывать и о табеле учета рабочего времени, где должна быть сделана запись о фактически отработанном времени и времени пребывания в командировке.
- В течение 3 рабочих дней после того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, он обязан представить авансовый отчет об израсходованной в поездке сумме и окончательно рассчитаться по выданной авансом сумме. К подготовленному отчету должны прилагаться документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.
Нюансы командировок и кого нельзя отправлять
Довольно часто при направлении работников в служебную поездку возникают нюансы, разобраться в которых бывает непросто.
Так, например, встает вопрос о том, каким образом оплачивается командировка работника. Согласно действующим правилам, в случае направления сотрудника в деловую поездку за ним сохраняется среднедневной заработок.
Помимо того, бывают случаи, когда в служебную поездку направляют сотрудника, работающего по совместительству. В этом случае порядок командирования и оплаты расходов осуществляется на тех же основаниях, что и у остальных работников организации. Если в командировку сотрудника направляют с обоих рабочих мест, то средняя заработная плата сохраняется по всем занимаемым позициям. Если решение о командировке было принято только одним работодателем, то на втором месте работы придется взять бесплатный либо оплачиваемый отпуск.
Бывают случаи, когда в поездку направляют сотрудника, являющегося иностранным гражданином. Такие сотрудники могут работать только на территории субъекта РФ, где им был оформлен патент.
Отправлять в командировку иностранных сотрудников в другие субъекты РФ можно максимум сроком до 40 дней в течение каждого года.
Что касается служебных поездок за рубеж, то в этом случае подобные ограничения отсутствуют.
Также возможна ситуация, когда командированного сотрудника увольняют по причине того, что он, например, своевременно не приступил к выполнению задания либо прервал служебную поездку. Чтобы уволить сотрудника, который был направлен в деловую поездку на длительный срок, для начала следует его отозвать. Вместе с тем, работодатель должен получить разъяснения относительно сложившейся ситуации, а также вернуть оставшиеся авансовые средства.
Никто не застрахован от смертельного случая, который может произойти в ходе деловой поездки. Согласно статье 184 Трудового кодекса все затраты, связанные с выяснением причины смерти работника могут быть учтены как расходы, благодаря которым возможно снижение налогооблагаемой базы.
Что же касается вопроса о том, кого запрещено отправлять в служебную поездку, то в соответствии с действующим трудовым законодательством это могут быть исключительно штатные сотрудники, с которыми заключен контракт.
Однако в этом правиле существуют некоторые ограничения. Так, в деловую поездку запрещено отправлять:
- женщин, вынашивающих ребенка;
- несовершеннолетних сотрудников;
- сотрудников, с которыми подписан ученический контракт.
Заключение
Таким образом, существует масса особенностей, которые необходимо учитывать в таком, казалось бы, несложном вопросе, как служебная командировка. Однако в случае несоблюдения предъявляемых законодательством требований, последствия могут быть самыми плачевными, как для сотрудника, так и для работодателя.
zapusti.biz
Как отправить сотрудника в командировку в 2018 году
В ходе ведения экономической деятельности в определенных случаях для решения организационных вопросов сотрудники могут быть направлены в командировку, для этого необходимо знать какие документы нужно оформлять до поездки и после. В 2015 году произошли серьезные изменения в списке необходимых документов и в порядке учета командировок. Рассмотрим, как в настоящее время производится направление сотрудников в деловую поездку и укажем алгоритм действий.
Оглавление статьи
Какие изменения произошли с 2015 года
Изменения, а именно с 8 января 2015 года несколько упростили документооборот при отправлении сотрудника в командировку, так в соответствии с новыми правилами были отменены 3 ранее применяемые бумаги, однако для внутренних задач организации их также можно использовать – для этого необходимо внести такую норму в нормативные акты, так для этих целей может употребляться «Положение о командировках».
Перечень отмененных документов с 08.01.2015 года:
- Отменили необходимость применять командировочное удостоверение. Ранее данный документ был необходим для подтверждения сроков поездки, в настоящее время для этих целей служат проездные бумаги и свидетельства, указывающие проживание сотрудника в гостинице или другом арендуемом жилье.
- Более нет надобности составлять служебное задание.
- Отчет о командировке более не нужен, но может применяться для внутренних нужно, по желанию, как оценка эффективности работы сотрудника.
С 8 августа 2015 года внесли еще одну коррективу в список бумаг, так исключили еще один документ:
- Журнал учета командируемых сотрудников, как уехавших, так и приехавших вести не требуется.
В итоге, главным документом, на основании которого работник отправляется по делам фирмы является «приказ о направлении сотрудника в командировку». В нем обязательно должна прописываться цель поездки, город и сроки отсутствия сотрудника. Ранее эти данные отмененные бумаги, поэтому проверяйте наличие этих сведений в документе.
Алгоритм отправки работника в командировку в 2018 году
Для того, чтобы отправить сотрудника в деловую поездку необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:
- Первым делом издается приказ на командировку, с указанием сроков поездки, место направления, цель.
- Командируемый получает аванс на командировку по расходному кассовому ордеру. Сюда входят суточные расходы, на проживание и другие цели.
- В табеле учета рабочего времени отражается период отсутствия сотрудника специальным цифровым кодом «06» или же буквенным обозначением «К». Отработанное количество часов в форме Т-12 или 13 в соответствующей графе не указывается.
- По истечение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться в бухгалтерии по потраченным денежным средствам, для этого предоставляется авансовый отчет (форма АО-1), а также все необходимые бумаги для подтверждения указанных в данном документе сведений. Например, проездные документы (сюда будут также входить и расходы на постельное белье и оформление проездных), чеки за проживание в гостинице или другом съемном жилье.
- Если сотрудник ездил на личном автомобиле, то дополнительно прикладывается служебная записка, подтверждающая длительность поездки. К ней могут быть приложены чеки заправок, придорожных кафе и т.д., а также отметки принимающей стороны, на основании чего можно подтвердить сроки приезда и выезда работника.
- Далее бухгалтерия сверяет документы и подсчитывает сумму понесенных сотрудником расходов, если она превышает выданный ранее аванс, то разница компенсируется сотруднику по расходному кассовому чеку, а если остались не потраченные деньги, то их принимают по приходному кассовому ордеру.
Если в локальных нормативных актах руководство закрепило применение дополнительных документов, хоть и не требуемых на законодательном уровне, то их следует применять в работе. Ранее отмененные документы могут упорядочить кадровый и организационный учет, так можно продолжить применять в работе командировочное удостоверение, составлять пред отъездом служебное задания для определения круга решаемых вопросов, а также журнал регистрации командируемых, для фиксации отсутствия сотрудников для ведения кадрового учета.
Нюансы
Если поездка назначена на определенные сроки, но по некоторым обстоятельствам, например, при необходимости увеличить время пребывания в результате подписания нового контракта, нужно составить приказ руководителя о переносе даты выбытия работника. В силу некоторых обстоятельств поездка может и вовсе не состояться, тогда следует издать приказ об отмене командировки.
infportal.ru
Как отправить сотрудника в командировку без командировочного удостоверения?
Порядок оформления командировок изменился. Причем произошло это в два этапа. Сначала Правительство выпустило Постановление от 29.12.2014 № 1595, которым отменило командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты по командировкам. Отметим, что это было сделано во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Следующее Постановление Правительства – от 29.07.2015 № 771 отменило журналы регистрации командированных сотрудников и уточнило список документов, подтверждающих сроки командировки. Как с учетом поправок оформлять служебную поездку? Можно ли продолжать использовать привычные формы документов? И как учитывать командировочные расходы в свете новых правил? Ответы на эти вопросы в нашем материале.
Содержание
Правила оформления командировок менялись поэтапно. Первый документ, который принес кардинальные изменения – Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее – Постановление № 1595). Им были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы.
Постановление № 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество, которое позволяет сэкономить миллионы человеко-часов по стране – отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года.
Следующий документ вступил в силу с 8 августа 2015 г. Это Постановление Правительства РФ от от 29.07.2015 № 771
(далее – Постановление № 771), которым определен перечень документов, подтверждающих срок нахождения работника в командировке. Кроме того, с этой же даты отменена обязанность ведения журналов учета работников, которые убывают в командировки и пребывают из них.
Какие документы нужны для правильного оформления командировок?
С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.
Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.
Как оформить приказ (решение, распоряжение)?
Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________.
Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.
Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)
Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.
Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?
В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.
Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.
Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.
Как подтвердить фактический срок командировки?
Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:
- на основании проездных документов;
- на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.
Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.
Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.
Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.
Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.
Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.
Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.
|
Как заполнить авансовый отчет?
Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.
В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).
Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.
Рис. 1
Рис. 2
buh.ru
Как отправить сотрудника в командировку без командировочного удостоверения?
Порядок оформления командировок изменился. Причем произошло это в два этапа. Сначала Правительство выпустило Постановление от 29.12.2014 № 1595, которым отменило командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты по командировкам. Отметим, что это было сделано во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Следующее Постановление Правительства – от 29.07.2015 № 771 отменило журналы регистрации командированных сотрудников и уточнило список документов, подтверждающих сроки командировки. Как с учетом поправок оформлять служебную поездку? Можно ли продолжать использовать привычные формы документов? И как учитывать командировочные расходы в свете новых правил? Ответы на эти вопросы в нашем материале.
Содержание
Правила оформления командировок менялись поэтапно. Первый документ, который принес кардинальные изменения – Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее – Постановление № 1595). Им были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы.
Постановление № 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество, которое позволяет сэкономить миллионы человеко-часов по стране – отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года.
Следующий документ вступил в силу с 8 августа 2015 г. Это Постановление Правительства РФ от от 29.07.2015 № 771
(далее – Постановление № 771), которым определен перечень документов, подтверждающих срок нахождения работника в командировке. Кроме того, с этой же даты отменена обязанность ведения журналов учета работников, которые убывают в командировки и пребывают из них.
Какие документы нужны для правильного оформления командировок?
С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.
Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.
Как оформить приказ (решение, распоряжение)?
Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________.
Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.
Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)
Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.
Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?
В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.
Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.
Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.
Как подтвердить фактический срок командировки?
Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:
- на основании проездных документов;
- на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.
Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.
Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.
Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.
Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.
Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.
Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.
|
Как заполнить авансовый отчет?
Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.
В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).
Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.
Рис. 1
Рис. 2
buh.ru
Отправляете сотрудника в командировку — узнайте, как сделать это правильно
Фото с сайта spmag.ruОт чего зависит успех командировки и какие качества при выборе кандидата стоит учитывать руководителю — об этом «Про бизнес» рассказали в научно-технической компании «Изовак», чьи сотрудники часто бывают в командировках. А на вопрос о том, какие нюансы стоит учесть при оформлении служебных командировок в Беларуси и почему это так важно, ответили представители международной юридической фирмы COBALT.
— Определяя целесообразность и перспективность командировки (особенно если она дальняя и дорогостоящая), мы отталкиваемся от целей и ожидаемого результата, поскольку в некотором смысле командировку можно рассматривать как инвестиционный проект.
Янина Высочанская
Заместитель директора по персоналу компании «Изовак»
Как и с любым инвестпроектом, надо быть готовым к тому, что затраченные деньги могут «не вернуться». Поэтому прежде чем взяться за организацию командировки, мы оцениваем, может ли компания безвозвратно потерять потраченные на нее деньги.
Успех командировки, на мой взгляд, в первую очередь зависит от того, насколько четко были описаны ее цели и задачи, одинаково ли правильным было их понимание у руководства компании и исполнителя..
Поэтому для повышения эффективности поездок нужно:
- Обязательно иметь четкое задание на командировку: зачем едем, каких результатов хотим достигнуть (минимум и максимум)
- Заранее определить, за какой срок выполнить эти задачи реально — от этого зависит продолжительность командировки (в нашей компании она бывает очень разной: от одного дня до нескольких месяцев)
- Предупредить сотрудника об обязанности предоставить письменный отчет о результатах командировки.
Обдумывая, кого лучше отправить в командировку, стоит принять во внимание не только профессиональные, но и личные качества сотрудников. Еще до оформления командировки важно понимать их мотивацию — отправлять надо тех, кому интересно «посмотреть мир». Даже если командировка назначается в глубинку, сам факт поездки должен являться мотивирующим для сотрудника.
Фото с сайта gazeta.ruПри прочих равных не стоит отправлять в командировку:
- Тех, кто привязан к семье
- Домоседов
- Любителей выпить.
А вот какие важные качества могут быть преимуществом при отборе кандидатов для командировок:
- Готовность терпеть дискомфорт (в дороге, длительных перелетах и пересадках может случиться всякое)
- Желание добиваться результата и доводить дело до конца.
Отправляя сотрудника в командировку, компания оплачивает минимальный набор: жилье (если снимается квартира или номер в отеле), бытовые нужды, представительские расходы, проезд, суточные. Особые условия перелета и проживания в компаниях предусмотрены, как правило, для топ-менеджмента. Однако многие бизнесмены и директора выбирают перелет эконом-классом, когда вариант бизнес-класс неоправданно дорог.
Как правильно оформить командировку
Прежде чем говорить о том, как правильно оформить командировку в Беларуси с юридической точки зрения, стоит сказать, что именно следует понимать под служебной командировкой.
— Согласно Трудовому кодексу служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не являются служебными командировками служебные поездки в пределах населенного пункта, где располагается наниматель, а так же если постоянная работа сотрудников протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер.
|
Анастасия Быковская управляющий юрист международной юридической фирмы COBALT, глава практики корпоративного и трудового права |
Анна Грицкевич Младший юрист международной юридической фирмы COBALT |
При этом стоит сказать, что есть категории работников, которых нельзя направлять в служебную командировку даже с их согласия: это беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, работающие отцы, воспитывающие детей без матери, и опекуны детей в возрасте до 3 лет. Также есть категории сотрудников, которые должны дать обязательное письменное согласие для направления в служебную командировку. Форма такого согласия законом не предусмотрена, поэтому на практике нанимателю достаточно составить документ о направлении в служебную командировку, где предусматривается место для отметки о согласии или несогласии.
Законодательство не устанавливает предельную продолжительность служебной командировки, она может быть указана, например, трудовым договором или локальными актами организации.
Порядок направления в служебные командировки самих руководителей организаций осуществляется на общих основаниях.
Фото с сайта worldwidehousesitters.comВот основные моменты, на которые стоит обратить внимание руководителю при оформлении служебной командировки:
1. Задание на служебную командировку. Для направления работника в служебную командировку в пределах Беларуси оформлять задание не обязательно. Но если сотрудник едет за границу — наниматель обязан его выдать. Его форму руководители негосударственных организаций могут разработать самостоятельно либо взять за основу форму, установленную для государственных организаций, в которой будет указано:
- Место и цель служебной командировки
- План встреч (переговоров)
- Перечень вопросов, подлежащих решению или изучению
- В случае предполагаемого заключения договора — предмет договора
- Иные сведения, необходимые для реализации целей и задач служебной командировки
2. Приказ о командировании. Направление работников в служебную командировку оформляется приказом нанимателя с обязательным указанием:
- Даты и места принятия приказа, его номера
- ФИО и должности командируемого работника
- Места командировки
- Сроков, цели поездки
- Основания издания приказа
Приказ относится к категории документов по личному составу.
3. Командировочное удостоверение. По общему правилу выдача командировочного удостоверения не обязательна, но может иметь место по решению нанимателя. В таком случае оно оформляется согласно приложению 1 к Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках.
Стоит обратить внимание, что в командировочном удостоверении проставляются отметки о выбытии в место служебной командировки, прибытии к месту служебной командировки, выбытии из него и прибытии к месту постоянной работы, что иногда вызывает сложности при командировании за границу, где нет практики проставления такого рода отметок в документах о командировке.
4. Журнал регистрации служебных командировок. В организациях, работники которых направляются в служебные командировки, должны вестись журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки. Форма такого журнала законодательством не утверждена, поэтому имеет смысл использовать ту же форму, что и для журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки в пределах страны. Необходимо также вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если они выдаются. Его форма законодательством не установлена и может быть разработана нанимателем самостоятельно.
Фото с сайта aviafaq.ru5. Отчет о командировке. Отчеты о результатах командировок за границу предоставляются всеми работниками. Форма отчета о результатах командировки и порядок его представления также определяются нанимателем самостоятельно. Отчеты о результатах командировок в пределах Беларуси предоставляются по решению нанимателя.
Зачем соблюдать правила
Некоторые наниматели игнорируют требования законодательства, связанные с направлением работников в служебные командировки. У таких действий могут быть негативные последствия:
1. Согласно части четвертой ст. 9.19 Кодекса об административных правонарушениях может быть наложен штраф в размере от двух до двадцати базовых величин.
2. Сотрудники могут обратиться с жалобами в Департамент государственной инспекции труда, в результате чего могут быть применены меры административной ответственности. Нарушение законодательства может послужить основанием для прекращения трудовых отношений по инициативе сотрудника.
3. Сотрудники, понимая, что наниматель совершает нарушения законодательства, могут использовать это в своих интересах в переговорах с нанимателем.
В то же время отказ сотрудника без уважительных причин от поездки является дисциплинарным проступком, за который он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Подводя итог, хотим отметить, что, отправляя работников в служебные командировки, нанимателю необходимо учитывать множество нюансов и обращаться к большому количеству актов законодательства. Во избежание нарушений мы рекомендуем создать свою «систему» направления работников в командировки: определить ответственных, проработать и утвердить формы необходимых документов, определить сроки для подготовки документов ответственными лицами. Такой предварительный анализ позволит минимизировать риски, связанные со служебными командировками.
Читайте также
probusiness.io
Как правильно отправить сотрудника в командировку?
Что оформить командировку сотрудника предприятия существует отлаженный алгоритм действий, позволяющий не допустить рядовых ошибок
Командировки являются неотъемлемой частью рабочего процесса многих специалистов. Задача компании — командировку правильно оформить. Существует вполне отлаженный алгоритм направления работника в командировку и, тем не менее, многие руководители и бухгалтеры по-прежнему допускают ряд очевидных ошибок. Каких именно — подробнее рассмотрим в этом материале.
С помощью нашей удобной и функциональной программы “Бухсофт: Зарплата и кадры” вы сможете быстро и корректно оформлять командировки сотрудников вашего предприятия.
Шаг первый. Кто поедет в командировку?
Выбор сотрудника, который поедет представлять интересы компании в другой город, регион или страну, должен быть согласован с действующими правилами и ограничениями.
В служебные командировки не могут быть направлены:
- беременные женщины;
- несовершеннолетние сотрудники, если они не являются творческими работниками средств массовой информации, а также кинематографическим, театральных, танцевальных коллективов или съемочных групп.
Если работа в компании регламентирована ученическим договором, то работники не могут направляться в служебные командировки, если они не связаны с процессом обучения. Существует ряд ограничений и по направлению в командировку инвалидов.
Теперь стоит перечислить те группы работников, которых можно направлять в служебные поездки только с их письменного согласия:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
- мамы детей до трех лет, не имеющие медицинских противопоказаний для разъездной деятельности.
Кроме того, письменное согласие на командировку требуется в том случае, если вы планируете направить туда:
- отца, который воспитывает детей без матери;
- опекуна несовершеннолетних;
- родителей — одиночек, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет;
- работников, воспитывающих ребенка-инвалида;
- сотрудников, ухаживающих за больным членом семьи.
Шаг второй. Получение согласия
Работодателю необходимо не только получить письменное согласие сотрудника на поездку по служебным делам, но и обязательно уведомить сотрудника о возможности отказа. Уведомление вручается также в письменном виде в двух экземплярах.
Шаг третий. Приказ
В приказе о направлении в командировку необходимо подробно описать служебное поручение, а именно: цель поездки и сроки его выполнения.
В качестве основания для издания приказа целесообразно указать реквизиты тех документов, которые являются обоснованием для направления работника в командировку.
Приказ должен быть подписан руководителем компании или лицом уполномоченным визировать такие документы. Сотрудника с Приказом знакомят также исключительно под роспись.
Шаг четвертый. Выдача аванса
При направлении работника в служебную поездку, ему на первичные расходы выдается денежная сумма, которую принято называть суточными.
Выдача денег командируемому под отчет на первичные нужды оформляется расходным кассовым ордером формы 0310002. Для этого нужно письменное заявление подотчетного лица, которое содержит сумму выданных наличных денег и данные о сроках, на которые эта сумма выдается.
Количество выдаваемых денег определяется с учетом продолжительности командировки, стоимости проезда, расходов на оплату жилья, размера суточных.
Шаг пятый. Сотрудник уехал
Когда все документы оформлены, а командированный сотрудник уже покинул постоянное рабочее место, необходимо зафиксировать факт выбытия работника в командировку из командирующей организации и прибытия в организацию принимающую. Делается это в специальном журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки.
www.buhsoft.ru
Особенности направления работников в командировку по ТК РФ, приказ в 2019 году
Командировка – это поездка сотрудника в организацию, находящуюся в другой стране, регионе, городе или в той же местности, в которой расположена компания по месту трудоустройства командированного работника. Целью поездки является выполнение служебного задания вне места постоянной работы. Чтобы начать оформление служебной командировки, составляется направление сотрудника в командировку.
Кто выдает направление сотрудника в командировку
Трудовое законодательство говорит о том, что направить работника в командировочную поездку имеет право его непосредственный начальник – о необходимости командировки докладывают владельцу компании, и он принимает окончательное решение. Процедура согласования решения о направлении подчиненного в командировку должна быть изложена во внутренних нормативных актах фирмы.
Прежде чем начать обсуждение необходимости оформления командировки, представители руководства должны удостовериться, что направляемый в поездку сотрудник не относится к категории работников, которых запрещено отправлять в поездку. Например, в командировку нельзя направить студентов ССУЗа и ВУЗа, беременную женщину, одинокого родителя. Если поездка обусловлена крайней производственной необходимостью, можно заручиться письменным согласием работника на поездку.
Читайте также статью ⇒ “Оплачиваются ли дни командировки”.
Какие документы понадобятся, когда имеется направление сотрудника в командировку
Предприятие не обязано более оформлять командировочное удостоверение – данный документ был признан дубликатом служебного задания и приказа. Но если работодатель захочет составить только один документ, целесообразно будет оформить именно удостоверение.
Закон предписывает нанимателям составлять приказ об организации служебной командировки на бланке унифицированной формы Т-9. Если в поездку направлено несколько работников одновременно, используется форма Т-9а. В приказе должна быть отражена следующая информация:
- название компании;
- структурное подразделение, в котором работает подчиненный, персональные данные сотрудника, должность;
- цель направления сотрудника в поездку;
- основание для оформления приказа о командировании работника (это может быть служебное задание, договор с другой компанией на выполнение отдельных видов работ, распоряжение о необходимости проведения проверки обособленного подразделения или филиала).
Далее, наниматель на свое усмотрение может оформить служебное удостоверение работника, основной информацией в котором станет длительность поездки. Работодатель также оформляет служебное задание, в котором четко прописывает все задачи, обязательные к исполнению в ходе командировочной поездки.
Читайте также статью ⇒ “Форма приказа о направлении в командировку”.
Порядок действий при отправлении сотрудника в командировку
В данный момент действует следующий порядок, которому должны следовать работодатели, желающие направить работника в служебную командировку:
- Нужно издать приказ о том, что отдельный работник направляется в командировочную поездку. Руководителю потребуется документ подписать и заверить печатью.
- Работник должен подписать приказ. Затем документ регистрируется, ему присваивается индивидуальный номер, указывается день составления.
- Бухгалтер должен составить смету затрат, в соответствии с которой сотруднику будет выплачен аванс. На смете должны стоять подписи главного бухгалтера и начальника.
- Далее необходимо выплатить сотруднику аванс на покупку билета на самолет или поезд, на оплату гостиничного номера или съемного жилья, а также на иные потребности, оговоренные заранее.
- Наконец, нужно внести запись в журнал учета, в котором регистрируются служебные поездки сотрудников.
- Выдаются служебное задание и командировочное удостоверение (если выдача данных документов предусмотрена внутренними актами фирмы).
Читайте также статью ⇒ “Командировка за счет принимающей стороны”.
Законодательные акты по теме
Типичные ошибки
Ошибка: В командировку был направлен студент ВУЗа, одновременно трудящийся на предприятии.
Комментарий: Направлять в командировку учащихся высших и средний учебных заведений запрещено, если только сотрудник не дал свое письменное согласие.
Ошибка: В командировку был направлен несовершеннолетний сотрудник.
Комментарий: Работников младше 18 лет запрещено направлять в командировку даже при наличии их письменного на то согласия.
Ответы на распространенные вопросы про направление сотрудника в командировку
Вопрос №1: Работодатель требует от сотрудника отправиться в командировку в выходной день, законно ли это?
Ответ: Если наниматель вынужден просить об этом ввиду производственной необходимости, работодатель имеет право просить о работе в выходной день, но не требовать этого. Если работник соглашается на то, чтобы отправиться в поездку в свой выходной, он дает письменное согласие. Сотрудник получает право на компенсацию в размере двойной оплаты трудового дня или на обычную оплату с условием предоставления дополнительного выходного в рабочий день по возвращении из поездки.
Вопрос №2: Будут ли оплачены выходные дни, которые работник провел в командировке?
Ответ: Да, причем выходные дни оплачиваются в двойном размере.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
rabotniky.com