Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________.

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

• на основании проездных документов;
• на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению. 

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Рис. 1

Рис. 2

buh.ru

Отправляете сотрудника в командировку — узнайте, как сделать это правильно

От чего зависит успех командировки и какие качества при выборе кандидата стоит учитывать руководителю — об этом «Про бизнес» рассказали в научно-технической компании «Изовак», чьи сотрудники часто бывают в командировках. А на вопрос о том, какие нюансы стоит учесть при оформлении служебных командировок в Беларуси и почему это так важно, ответили представители международной юридической фирмы COBALT.

— Определяя целесообразность и перспективность командировки (особенно если она дальняя и дорогостоящая), мы отталкиваемся от целей и ожидаемого результата, поскольку в некотором смысле командировку можно рассматривать как инвестиционный проект.

Как и с любым инвестпроектом, надо быть готовым к тому, что затраченные деньги могут «не вернуться». Поэтому прежде чем взяться за организацию командировки, мы оцениваем, может ли компания безвозвратно потерять потраченные на нее деньги.

Успех командировки, на мой взгляд, в первую очередь зависит от того, насколько четко были описаны ее цели и задачи, одинаково ли правильным было их понимание у руководства компании и исполнителя..

Поэтому для повышения эффективности поездок нужно: 

• Обязательно иметь четкое задание на командировку: зачем едем, каких результатов хотим достигнуть (минимум и максимум)
• Заранее определить, за какой срок выполнить эти задачи реально — от этого зависит продолжительность командировки (в нашей компании она бывает очень разной: от одного дня до нескольких месяцев)
• Предупредить сотрудника об обязанности предоставить письменный отчет о результатах командировки.

Обдумывая, кого лучше отправить в командировку, стоит принять во внимание не только профессиональные, но и личные качества сотрудников. Еще до оформления командировки важно понимать их мотивацию — отправлять надо тех, кому интересно «посмотреть мир». Даже если командировка назначается в глубинку, сам факт поездки должен являться мотивирующим для сотрудника.

При прочих равных не стоит отправлять в командировку:

• Тех, кто привязан к семье
• Домоседов
• Любителей выпить.

А вот какие важные качества могут быть преимуществом при отборе кандидатов для командировок:

• Готовность терпеть дискомфорт (в дороге, длительных перелетах и пересадках может случиться всякое)
• Желание добиваться результата и доводить дело до конца.

Отправляя сотрудника в командировку, компания оплачивает минимальный набор: жилье (если снимается квартира или номер в отеле), бытовые нужды, представительские расходы, проезд, суточные. Особые условия перелета и проживания в компаниях предусмотрены, как правило, для топ-менеджмента. Однако многие бизнесмены и директора выбирают перелет эконом-классом, когда вариант бизнес-класс неоправданно дорог.

Как правильно оформить командировку

Прежде чем говорить о том, как правильно оформить командировку в Беларуси с юридической точки зрения, стоит сказать, что именно следует понимать под служебной командировкой.

— Согласно Трудовому кодексу служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не являются служебными командировками служебные поездки в пределах населенного пункта, где располагается наниматель, а так же если постоянная работа сотрудников протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер.

При этом стоит сказать, что есть категории работников, которых нельзя направлять в служебную командировку даже с их согласия: это беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, работающие отцы, воспитывающие детей без матери, и опекуны детей в возрасте до 3 лет. Также есть категории сотрудников, которые должны дать обязательное письменное согласие для направления в служебную командировку. Форма такого согласия законом не предусмотрена, поэтому на практике нанимателю достаточно составить документ о направлении в служебную командировку, где предусматривается место для отметки о согласии или несогласии.

Законодательство не устанавливает предельную продолжительность служебной командировки, она может быть указана, например, трудовым договором или локальными актами организации.

Порядок направления в служебные командировки самих руководителей организаций осуществляется на общих основаниях.

Вот основные моменты, на которые стоит обратить внимание руководителю при оформлении служебной командировки:

1. Задание на служебную командировку. Для направления работника в служебную командировку в пределах Беларуси оформлять задание не обязательно. Но если сотрудник едет за границу — наниматель обязан его выдать. Его форму руководители негосударственных организаций могут разработать самостоятельно либо взять за основу форму, установленную для государственных организаций, в которой будет указано:

• Место и цель служебной командировки
• План встреч (переговоров)
• Перечень вопросов, подлежащих решению или изучению
• В случае предполагаемого заключения договора — предмет договора
• Иные сведения, необходимые для реализации целей и задач служебной командировки

2. Приказ о командировании. Направление работников в служебную командировку оформляется приказом нанимателя с обязательным указанием:

• Даты и места принятия приказа, его номера
• ФИО и должности командируемого работника
• Места командировки
• Сроков, цели поездки
• Основания издания приказа

Приказ относится к категории документов по личному составу. 

3. Командировочное удостоверение. По общему правилу выдача командировочного удостоверения не обязательна, но может иметь место по решению нанимателя. В таком случае оно оформляется согласно приложению 1 к Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках.

Стоит обратить внимание, что в командировочном удостоверении проставляются отметки о выбытии в место служебной командировки, прибытии к месту служебной командировки, выбытии из него и прибытии к месту постоянной работы, что иногда вызывает сложности при командировании за границу, где нет практики проставления такого рода отметок в документах о командировке.

4. Журнал регистрации служебных командировок. В организациях, работники которых направляются в служебные командировки, должны вестись журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки. Форма такого журнала законодательством не утверждена, поэтому имеет смысл использовать ту же форму, что и для журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки в пределах страны. Необходимо также вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если они выдаются. Его форма законодательством не установлена и может быть разработана нанимателем самостоятельно.

5. Отчет о командировке. Отчеты о результатах командировок за границу предоставляются всеми работниками. Форма отчета о результатах командировки и порядок его представления также определяются нанимателем самостоятельно. Отчеты о результатах командировок в пределах Беларуси предоставляются по решению нанимателя.

Зачем соблюдать правила

Некоторые наниматели игнорируют требования законодательства, связанные с направлением работников в служебные командировки. У таких действий могут быть негативные последствия:

1. Согласно части четвертой ст. 9.19 Кодекса об административных правонарушениях может быть наложен штраф в размере от двух до двадцати базовых величин.

2. Сотрудники могут обратиться с жалобами в Департамент государственной инспекции труда, в результате чего могут быть применены меры административной ответственности. Нарушение законодательства может послужить основанием для прекращения трудовых отношений по инициативе сотрудника.

3. Сотрудники, понимая, что наниматель совершает нарушения законодательства, могут использовать это в своих интересах в переговорах с нанимателем.

В то же время отказ сотрудника без уважительных причин от поездки является дисциплинарным проступком, за который он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Подводя итог, хотим отметить, что, отправляя работников в служебные командировки, нанимателю необходимо учитывать множество нюансов и обращаться к большому количеству актов законодательства. Во избежание нарушений мы рекомендуем создать свою «систему» направления работников в командировки: определить ответственных, проработать и утвердить формы необходимых документов, определить сроки для подготовки документов ответственными лицами. Такой предварительный анализ позволит минимизировать риски, связанные со служебными командировками.

Читайте также

probusiness.io

Как правильно отправить сотрудника в командировку?

Что оформить командировку сотрудника предприятия существует отлаженный алгоритм действий, позволяющий не допустить рядовых ошибок

Командировки являются неотъемлемой частью рабочего процесса многих специалистов. Задача компании — командировку правильно оформить. Существует вполне отлаженный алгоритм направления работника в командировку и, тем не менее, многие руководители и бухгалтеры по-прежнему допускают ряд очевидных ошибок. Каких именно — подробнее рассмотрим в этом материале.

С помощью нашей удобной и функциональной программы “Бухсофт: Зарплата и кадры” вы сможете быстро и корректно оформлять командировки сотрудников вашего предприятия.

Шаг первый. Кто поедет в командировку?

Выбор сотрудника, который поедет представлять интересы компании в другой город, регион или страну, должен быть согласован с действующими правилами и ограничениями.

В служебные командировки не могут быть направлены:

• беременные женщины;
• несовершеннолетние сотрудники, если они не являются творческими работниками средств массовой информации, а также кинематографическим, театральных, танцевальных коллективов или съемочных групп.

Если работа в компании регламентирована ученическим договором, то работники не могут направляться в служебные командировки, если они не связаны с процессом обучения. Существует ряд ограничений и по направлению в командировку инвалидов.

Теперь стоит перечислить те группы работников, которых можно направлять в служебные поездки только с их письменного согласия:

• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
• мамы детей до трех лет, не имеющие медицинских противопоказаний для разъездной деятельности.

Кроме того, письменное согласие на командировку требуется в том случае, если вы планируете направить туда:

• отца, который воспитывает детей без матери;
• опекуна несовершеннолетних;
• родителей — одиночек, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет;
• работников, воспитывающих ребенка-инвалида;
• сотрудников, ухаживающих за больным членом семьи.

Шаг второй. Получение согласия

Работодателю необходимо не только получить письменное согласие сотрудника на поездку по служебным делам, но и обязательно уведомить сотрудника о возможности отказа. Уведомление вручается также в письменном виде в двух экземплярах.

Шаг третий. Приказ

В приказе о направлении в командировку необходимо подробно описать служебное поручение, а именно: цель поездки и сроки его выполнения.

В качестве основания для издания приказа целесообразно указать реквизиты тех документов, которые являются обоснованием для направления работника в командировку.

Приказ должен быть подписан руководителем компании или лицом уполномоченным визировать такие документы. Сотрудника с Приказом знакомят также исключительно под роспись.

Шаг четвертый. Выдача аванса

При направлении работника в служебную поездку, ему на первичные расходы выдается денежная сумма, которую принято называть суточными.

Выдача денег командируемому под отчет на первичные нужды оформляется расходным кассовым ордером формы 0310002. Для этого нужно письменное заявление подотчетного лица, которое содержит сумму выданных наличных денег и данные о сроках, на которые эта сумма выдается.

Количество выдаваемых денег определяется с учетом продолжительности командировки, стоимости проезда, расходов на оплату жилья, размера суточных.

Шаг пятый. Сотрудник уехал

Когда все документы оформлены, а командированный сотрудник уже покинул постоянное рабочее место, необходимо зафиксировать факт выбытия работника в командировку из командирующей организации и прибытия в организацию принимающую. Делается это в специальном журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки.

www.buhsoft.ru

Особенности направления работников в командировку по ТК РФ, приказ в 2019 году

Командировка – это поездка сотрудника в организацию, находящуюся в другой стране, регионе, городе или в той же местности, в которой расположена компания по месту трудоустройства командированного работника. Целью поездки является выполнение служебного задания вне места постоянной работы. Чтобы начать оформление служебной командировки, составляется направление сотрудника в командировку.

Кто выдает направление сотрудника в командировку

Трудовое законодательство говорит о том, что направить работника в командировочную поездку имеет право его непосредственный начальник – о необходимости командировки докладывают владельцу компании, и он принимает окончательное решение. Процедура согласования решения о направлении подчиненного в командировку должна быть изложена во внутренних нормативных актах фирмы.

Прежде чем начать обсуждение необходимости оформления командировки, представители руководства должны удостовериться, что направляемый в поездку сотрудник не относится к категории работников, которых запрещено отправлять в поездку. Например, в командировку нельзя направить студентов ССУЗа и ВУЗа, беременную женщину, одинокого родителя. Если поездка обусловлена крайней производственной необходимостью, можно заручиться письменным согласием работника на поездку.

Читайте также статью ⇒ “Оплачиваются ли дни командировки”.

Какие документы понадобятся, когда имеется направление сотрудника в командировку

Предприятие не обязано более оформлять командировочное удостоверение – данный документ был признан дубликатом служебного задания и приказа. Но если работодатель захочет составить только один документ, целесообразно будет оформить именно удостоверение.

Закон предписывает нанимателям составлять приказ об организации служебной командировки на бланке унифицированной формы Т-9. Если в поездку направлено несколько работников одновременно, используется форма Т-9а. В приказе должна быть отражена следующая информация:

• название компании;
• структурное подразделение, в котором работает подчиненный, персональные данные сотрудника, должность;
• цель направления сотрудника в поездку;
• основание для оформления приказа о командировании работника (это может быть служебное задание, договор с другой компанией на выполнение отдельных видов работ, распоряжение о необходимости проведения проверки обособленного подразделения или филиала).

Далее, наниматель на свое усмотрение может оформить служебное удостоверение работника, основной информацией в котором станет длительность поездки. Работодатель также оформляет служебное задание, в котором четко прописывает все задачи, обязательные к исполнению в ходе командировочной поездки.

Читайте также статью ⇒ “Форма приказа о направлении в командировку”.

Порядок действий при отправлении сотрудника в командировку

В данный момент действует следующий порядок, которому должны следовать работодатели, желающие направить работника в служебную командировку:

1. Нужно издать приказ о том, что отдельный работник направляется в командировочную поездку. Руководителю потребуется документ подписать и заверить печатью.
2. Работник должен подписать приказ. Затем документ регистрируется, ему присваивается индивидуальный номер, указывается день составления.
3. Бухгалтер должен составить смету затрат, в соответствии с которой сотруднику будет выплачен аванс. На смете должны стоять подписи главного бухгалтера и начальника.
4. Далее необходимо выплатить сотруднику аванс на покупку билета на самолет или поезд, на оплату гостиничного номера или съемного жилья, а также на иные потребности, оговоренные заранее.
5. Наконец, нужно внести запись в журнал учета, в котором регистрируются служебные поездки сотрудников.
6. Выдаются служебное задание и командировочное удостоверение (если выдача данных документов предусмотрена внутренними актами фирмы).

Читайте также статью ⇒ “Командировка за счет принимающей стороны”.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: В командировку был направлен студент ВУЗа, одновременно трудящийся на предприятии.

Комментарий: Направлять в командировку учащихся высших и средний учебных заведений запрещено, если только сотрудник не дал свое письменное согласие.

Ошибка: В командировку был направлен несовершеннолетний сотрудник.

Комментарий: Работников младше 18 лет запрещено направлять в командировку даже при наличии их письменного на то согласия.

Ответы на распространенные вопросы про направление сотрудника в командировку

Вопрос №1: Работодатель требует от сотрудника отправиться в командировку в выходной день, законно ли это?

Ответ: Если наниматель вынужден просить об этом ввиду производственной необходимости, работодатель имеет право просить о работе в выходной день, но не требовать этого. Если работник соглашается на то, чтобы отправиться в поездку в свой выходной, он дает письменное согласие. Сотрудник получает право на компенсацию в размере двойной оплаты трудового дня или на обычную оплату с условием предоставления дополнительного выходного в рабочий день по возвращении из поездки.

Вопрос №2: Будут ли оплачены выходные дни, которые работник провел в командировке?

Ответ: Да, причем выходные дни оплачиваются в двойном размере.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

rabotniky.com