Содержание

Как правильно прошить журнал учета трудовых книжек

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? Вопрос 1. Нумеруются не страницы, а листы, в правом верхнем углу простым карандашом? Вопрос 2. Прошиваются только листы книги без обложек? Вопрос 3 Сколько должно быть отверстий 2 или 3, на каком расстоянии друг от друга? Вопрос 4. Нитки с узлом приклеиваются на внутреннюю сторону обложки или на последний лист книги? Вопрос 5. Узел можно завязать непосредственно между отверстиями и на хвосты ниток клеить листок или сам узел должен обязательно попасть под приклеиваемый листок? Вопрос 6. На этом листе должна только стоять только печать организации? Или же на нем также пишется “Прошито, пронумеровано 5 (Пять) листов. Генеральный директор Иванов” + дата+ печать? Вопрос 7. Где делается заверительная надпись: на листке, который клеим на нитки и узел или на последней странице книги? Вопрос 8. У меня есть пломбиратор и металлические пломбы. Куда конкретно прикрепить пломбу? На узел? До наклейки с печатью или после? А может можно и без пломбы? Вопрос 9. Журнал учета движения трудовых книжек, начатый в 2004 году разлетелся. Обложка оторвалась от листов. Нитки, которыми был прошит журнал, перетерлись и порвались. Я могу перепрошить, но будет видно, что делалась перепрошивка. Что делать?

Ответ

Ранее действовал ГОСТ 18677-73 “Пломбы. Конструкция и размеры”, утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.

Вопрос 1. Нумеруются не страницы, а листы, в правом верхнем углу простым карандашом?

Номер ставится на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то нумерацию начинайте с первого прошитого листа.

Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Нумерация проставляется в правом верхнем углу. Заполнение ручкой не является ошибкой.

Вопрос 2. Прошиваются только листы книги без обложек?

Возможны 2 варианта прошивки: прошивка только внутреннего блока с выводом концов прошивочной нити на внутреннюю сторону обложки или прошивка всей книги вместе с обложкой и наклейка пломбы-наклейки уже на внешнюю сторону последнего листа обложки.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц).

Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета пломбой-наклейкой, (если не проставляется сургучная печать) с последующим нанесением заверительной надписи.

Вопрос 3 Сколько должно быть отверстий 2 или 3, на каком расстоянии друг от друга?

Обычно делают два или три прокола на одинаковом друг от друга расстоянии. Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров.

Вопрос 4. Нитки с узлом приклеиваются на внутреннюю сторону обложки или на последний лист книги?

Может быть вывод концов прошивочной нити на внутреннюю сторону обложки или прошивка всей книги вместе с обложкой и наклейка пломбы-наклейки уже на внешнюю сторону последнего листа обложки.

Нить должна быть завязана узлом и закреплена сургучной печатью или опломбирована.

Вопрос 5. Узел можно завязать непосредственно между отверстиями и на хвосты ниток клеить листок или сам узел должен обязательно попасть под приклеиваемый листок?

При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на концы нити, с помощью которой прошита книга, после снятия защитного слоя на пломбе становится виден ее уникальный номер (например, 98765498).

Поскольку сургучные печати достаточно хрупкие и не выдерживают долговременного срока использования и хранения, а традиционная бумажная наклейка с заверительной надписью не может свидетельствовать об опломбировании, на практике для опломбирования книг учета широкое распространение получили контрольные индикаторные пломбы. Это пломбы-наклейки одноразового применения, которые обычно используются в конфиденциальном делопроизводстве и при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто», фиксирующая факт несанкционированного доступа. Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства.

Вопрос 6. На этом листе должна только стоять только печать организации? Или же на нем также пишется “Прошито, пронумеровано 5 (Пять) листов. Генеральный директор Иванов” + дата+ печать?

В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги), указываются следующие сведения:

То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.

Вопрос 7. Где делается заверительная надпись: на листке, который клеим на нитки и узел или на последней странице книги?

Может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги).

Вопрос 8. У меня есть пломбиратор и металлические пломбы. Куда КОНКРЕТНО прикрепить пломбу? На узел? До наклейки с печатью или после? А может можно и без пломбы?

Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку.

При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на концы нити, с помощью которой прошита книга

Вопрос 9. Журнал учета движения трудовых книжек, начатый в 2004 году разлетелся. Обложка оторвалась от листов. Нитки, которыми был прошит журнал, перетерлись и порвались. Я могу перепрошить, но будет видно, что делалась перепрошивка. Что делать?

Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (дополнить графы, внести необходимые сведения и т. п.). Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Старую книгу уничтожать нельзя. Затем начните учет трудовых книжек по установленной (корректной) форме. Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно. Такой вывод следует из пунктов 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Старая книга нужна для выдачи трудовых книжек, которые в ней зарегистрированы увольняющимся работникам.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати. Можно ли использовать для этого мастичную печать

Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати (п. 2.4 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной.

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки. Если организация применяет печать в своей работе, то поставьте на пломбу обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью, если организация применяет печать. Рядом поставьте подпись и дату.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Учёт трудовых книжек на предприятии

Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:

  1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
  2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать. Также эти учетные книги необходимо опломбировать или можно скрепить сургучной печатью и обязательно заверить подписью работодателя.

Скрепление сургучной печатью

Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:

  • сделать специальную печать для сургуча, лучше всего латунную>
  • купить сургуч и где-то растопить его, хотя можно, конечно, попросить помощи в этом вопросе у работников почтового отделения.

При этом книжкой, которая была скреплена сургучом, будет очень неудобно пользоваться. Листы книги будут приподняты над такой печатью и все время придется писать по неровной поверхности. Не говоря уже о том, что со временем эта печать может рассыпаться. В этом случае контролирующие органы могут усмотреть в разрушенной пломбе несанкционированное ее вскрытие, что повлечет за собой штрафные санкции.

Опломбирование учетных книг

Пломба является защитным элементом от несанкционированного вскрытия. В Правилах нет описания, какая именно должна быть пломба в учетных книгах, и из какого материала она должна быть изготовлена.

Поэтому многие работодатели на практике пользуются старым известным всем методом опломбировки книг полоской бумаги. Например, страницы учетной книги нумеруются, сшиваются плотными нитками, которые выводятся на последнюю страницу и заклеиваются полоской бумаги так, чтобы концы ниток оставались свободными. На приклеенной полоске бумаги, которая в данном случае представляет собой пломбу, работодатель обычно пишет сколько страниц в данной книге прошито и пронумеровано, ставит свою подпись, должность, фамилию и инициалы. Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги.

Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.

Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.

Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки. По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты. При попытке отклеить такую пломбу на ней проявится соответствующая надпись, которая и будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии пломбы.

Готовую к заполнению учетную книгу можно купить в специализированных магазинах или заказать через Интернет. Эта книга будет уже опломбирована специальной номерной пленочной индикаторной пломбой. И вам останется только заполнить ее титульный лист и сделать заверительную надпись с подписью руководителя.

Случается так, что у вас на рабочем месте всегда полный порядок. Но здесь приходит проверка ГИТ, которая не находит никаких нарушений, кроме отсутствия пломбы либо сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Причем сама книга прошита, пронумерована, и на ней даже стоит печать. Однако инспекция все равно накладывает штраф!

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ввели в оборот в 2003 году. Однако вопросы ее правильного оформления и сегодня продолжают оставаться весьма актуальными. А вот для инспекторов ГИТ эта проблема – настоящая находка! Ведь даже если все остальное содержится в полном порядке, то неправильного оформления книги по учету трудовых книжек достаточно для выписки штрафа. В результате некоторые инспекторы проверяют прежде всего именно эту книгу. И если в ней отсутствует пломба либо сургучная печать, то дело сделано – можно выписывать штраф и засчитывать себе выявленное нарушение.

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде. Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию.

Чтобы избежать штрафов и замечаний, необходимо выполнять требования законодательства в вопросах учета.

Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами.

Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги

Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их.

1. Прежде всего, необходимо приобрести сургуч, который будет использоваться для опломбирования книги. Обычно сургуч продается в магазинах канцтоваров. В крайнем случае, его можно попробовать достать на почте. Однако без наличия опыта у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы правильно растопить сургуч, не обжечься и не устроить при этом пожар на рабочем месте.

2. Затем вам потребуется изготовить специальную металлическую печать для опломбирования книги посредством сургуча. Такие печати обычно изготавливаются из латуни.

3. Сургучная печать довольно объемна. Ее наличие будет вам мешать заполнять книгу по учету трудовых книжек. Мало того, что это способно привести к ошибкам при заполнении книги, так и сама печать может повредиться. Сургуч – материал довольно хрупкий. Со временем он может начать разрушаться, а печать со временем просто рассыплется. Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати. Однако трудно поспорить с постановлением правительства!

К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать.

В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец. Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия. А из чего она будет изготовлена – значения не имеет. Сегодня для изготовления пломб применяются различные материалы.

Дополнительные сведения: какую пломбу лучше выбрать

Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе. Поэтому для опломбирования книги по учету трудовых книжек можно использовать любое пломбировочное устройство, отвечающее требованиям ГОСТ 31282-2004. Обозначаемый указанным индексом национальный стандарт «Устройство пломбировочные. Классификация» был введен в действие с 1 января 2006 г.

Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью. Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта.

Поскольку Правилами не устанавливаются конкретные требования к пломбе для опечатывания книги по учету трудовых книжек, можно задействовать любое устройство, отвечающее требования стандарта ГОСТ 31282-2004.

Весьма эффективными для опломбирования книг по учету являются пленочные пломбы. Они обладают относительно небольшой силовой нагрузкой. Однако для опечатывания учетных книг этого вполне достаточно. Главным фактором является индикаторная способность пленочных пломб. Они могут быть изготовлены на основе однослойного либо многослойного пленочного носителя. На одно из сторон носителя наносится клеевой слой.

Пломбы имеют соответствующие идентификационные надписи. Как правило, каждая пломба обладает неповторяющимся индивидуальным номером. На них также может наноситься дополнительная информация, включая логотип организации, графу для проставления даты и подписи ответственного лица. При попытке отклеить пломбу на ней будет проявляться надпись, сигнализирующая о ее вскрытии.

Такая пломба имеет плоскую форму. За счет этого она не будет мешать заполнению учетных книг. Пленочные пломбы более устойчивы к повреждениям и удобны в обращении в сравнении с сургучными печатями и свинцовыми пломбами.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

  1. Книга должна иметь формат А-4.
  2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
  3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
  4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

  • Журнал должен быть подписан лично руководителем.
  • Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
  • Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

  • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
  • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
  • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

  1. Идентификационный номер.
  2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
  3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

  • Сургуч и оттиск.
  • Номерная пломба пленочного типа.
  • Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

  1. Растопить сургуч.
  2. Вылить его на место постановки пломбы.
  3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
  4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Похожие темы:

Как делать НАДО Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить…

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнятьЭтот журнал –…

Начинаем проверку документовВ срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить: полноту и состав кадровых…

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

  1. Книга должна иметь формат А-4.
  2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
  3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
  4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

  • Журнал должен быть подписан лично руководителем.
  • Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
  • Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

  1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
  2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
  3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
  4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

  • Прошивают слева на полях журнала.
  • Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
  • Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
  • Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
  • Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
  • Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

  1. Крепко затянуть нити.
  2. Завернуть на край обложки.
  3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

  • Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
  • Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
  • Получить подпись руководителя на нем.
  • Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
  • Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

  • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
  • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
  • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

  1. Идентификационный номер.
  2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
  3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

  • Сургуч и оттиск.
  • Номерная пломба пленочного типа.
  • Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

  1. Растопить сургуч.
  2. Вылить его на место постановки пломбы.
  3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
  4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер. Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов. Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

  1. Данные о руководителе.
  2. Реквизиты компании.
  3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Как пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Как пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Как пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.12.2018 N 33-20550/2018 по делу N 2-266/2018
Требование: Об обязании выдать трудовую книжку, взыскании задолженности по заработной плате, компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Работник указывает, что работодатель трудовую книжку при увольнении не выдал.
Встречное требование: О взыскании денежных средств.
Решение: 1) Требование удовлетворено частично; 2) В удовлетворении встречного требования отказано.Вопреки доводам апелляционной жалобы судом первой инстанции обоснованно не приняты во внимание представленные ответчиком докладная записку от 09.09.2016 и книга учета трудовых книжек, поскольку данные документы не могут являться допустимыми доказательствами. Как верно указал суд первой инстанции, книга учета трудовых книжек не прошита и не пронумерована (номера страниц отсутствуют), составлялся в одностороннем порядке, что предусматривает возможность внесения в него любых исправлений, докладная записка содержит подпись бухгалтера Т., которая не совпадает с его подписью в платежных документах. Пояснений, почему указанные подписи не совпадают, апелляционная жалоба не содержит.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Как пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:

Статья: Неоформленные трудовые отношения – анализ способов ухода фирм от органов контроля
(Митрахович А.)
(“Трудовое право”, 2020, N 10)Однако имеется и иная судебная практика, которая, однако, не доходит до уровня Верховного Суда РФ. Так, отказывая в установлении факта трудовых отношений, Центральный районный суд г. Воронежа в решении от 26 сентября 2019 г. по делу N 2-2971/2019 установил, что представленный договор не содержит в себе условий, предусмотренных ст. 57 ТК РФ, обязательных для включения в трудовой договор. У работодателя отсутствовали документы, свидетельствующие о трудовых отношениях сторон, в табеле учета рабочего времени указаны работники, за исключением истца, в штатном расписании отсутствует должность, которую указывает истец, а аналогичная должность оплачивается существенно ниже, что не соответствует выплаченным истцу суммам согласно платежным поручениям. Из копии книги движения трудовых книжек, которая пронумерована и скреплена печатью, следует, что трудовая книжка от истца не принималась и не регистрировалась в книге. Определением государственной инспекции труда в возбуждении дела об административном правонарушении в отношении ответчика было отказано.

Нормативные акты: Как пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек

Как пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек образец

В соответствии с п. Образец книги учета трудовых книжек образец бланка. Внешний вид, порядок и особенности заполнения книги учета движения трудовых книжек. Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Действительно, постановлением Минтруда России от 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в соответствии с которой приходнорасходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией должна быть пронумерована. Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео. В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой какими нормативноправовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых. Этот вопрос пользователи часто задают на просторах интернета. Как правильно пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек. Только после того как книга прошита и опломбирована, она готова к внесению в нее записей. Новая книга считается продолжением той, которая была перед ней. Обязательность книги учета движения трудовых книжек установлена Правилами их ведения и хранения, которые Правительство РФ утвердило постановлением 225 от 16 апреля 2003 года. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего. На титульном листе должен быть нарисован герб, на свету должны быть видны на каждой страницы водные знаки, серия трудовых книжек нового образца ТК. Образец заявления на отпуск с последующим увольнением. Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек. Как правильно пронумеровать, прошить, опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, можно посмотреть в данном видео. Довольно большие кампании могут позволить держать сотрудника по кадровому производству, который и отвечает за ведение книги учта движения трудовых книжек. Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек образец на видео ниже.

” frameborder=”0″ allowfullscreen>

Как опломбировать журнал учета движения трудовых книжек

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

  1. Книга должна иметь формат А-4.
  2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
  3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
  4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

  • Журнал должен быть подписан лично руководителем.
  • Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
  • Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

  1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
  2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
  3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
  4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

  • Прошивают слева на полях журнала.
  • Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
  • Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
  • Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
  • Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
  • Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

  1. Крепко затянуть нити.
  2. Завернуть на край обложки.
  3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

  • Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
  • Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
  • Получить подпись руководителя на нем.
  • Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
  • Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

  • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
  • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
  • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

  1. Идентификационный номер.
  2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
  3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

  • Сургуч и оттиск.
  • Номерная пломба пленочного типа.
  • Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

  1. Растопить сургуч.
  2. Вылить его на место постановки пломбы.
  3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
  4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер. Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов. Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

  1. Данные о руководителе.
  2. Реквизиты компании.
  3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Некоторые документы, относящиеся к документам повышенной отчётности, требуют более пристального внимания и особо бережного хранения.

Кроме этого к ним применимы меры, определённым образом защищающие их от воздействия внешнего вмешательства с целью внесения изменений в имеющиеся записи. К таким документам относится и книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Про ведение, хранение и учет подробно мы рассказывали здесь.

Предъявляемые к её хранению требования являются не голословными. Плановые проверки документа, проводимые инспекторами ГИТ, зачастую начинаются с поиска недостатков оформления и заполнения обозначенного документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Если вы опытный кадровик большого предприятия, то, скорее всего, досконально осведомлены с предъявляемыми к журналу требованиями, а также – с последствиями их невыполнения. Если же вы начинающий индивидуальный предприниматель – вам придётся ознакомиться со всеми тонкостями работы с книгой, во избежание штрафных санкций.

Основные требования

Все предъявляемые требования опираются на законодательную нормативную основу, которая отражена в Правилах, утверждённых на самом высоком правительственном уровне.

В первую очередь к ним относятся Правила, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года, за № 225. Этот документ практически полностью регламентирует установленные формы организации работы с журналом, согласовывая требования с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 за № 132, а также — от 25.03.2013 за № 257.

Определённые положения Правил обозначены в 4 части, пункта 40, где обусловлено, что по требуемому регламенту, форма журнала должна соответствовать стандарту, установленному Министерством труда и социальной защиты РФ.

Книга имеет формат А-4, объём по количеству листов должен быть рассчитан на её ведение в течение нескольких лет. В соответствии с этим, а также с тем, что длительность её хранения в архиве составляет многолетний срок, обложка должна быть плотной.

Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов.

В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.

В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:

  1. Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
  2. Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем.
  3. Книгу необходимо прошить и опломбировать.

Несоблюдение одного из перечисленных требований приведёт к штрафу работодателя, а ведение журнала будет признано ненадлежащим.

Пошаговая инструкция: как прошить журнал?

Вначале необходимо переплести журнал, если переплёт тонкий. Дело в том, что журнал может ещё не закончиться, в нём останутся свободные страницы для ведения записей, а обложка истреплется.

Это нарушение исправить будет практически невозможно и инспектора при каждой проверке могут вам указывать на один и тот же недочёт и повторять своё замечание с вытекающими последствиями.

После того как бланк журнала приведён в порядок, заполняем титульный лист по всем правилам и нумеруем страницы. Нумерация страниц должна быть сквозная – каждая следующая страница будет иметь номер на единицу больше, чем на предыдущей странице.

После проведённой нумерации, проверьте все порядковые номера на страницах журнала. Их правильность очень важна. Ведь если на определённом этапе обнаружится недостаток страниц или иной сбой в нумерации – у работодателя будут проблемы, как минимум – в виде штрафов.

Поэтому, если вы или работодатель при проверке бланка перед подписью, обнаружили ошибку в нумерации, бланк придётся заменить. Из этих же соображений рекомендуется вначале заполнять титульную страницу и проводить нумерацию, а затем прошивать и опломбировать журнал, чтобы не выполнять сложную работу напрасно.

После подготовки журнала, готовим материалы и инструменты для процедуры прошивания журнала. К ним относятся:

  • шило;
  • нитки;
  • некоторые применяют иглу или вязальный крючок.

Качество этих предметов, в соответствии с целями применения и имеющимися вариантами, нужно рассмотреть отдельно.

Некоторые опытные кадровики вместо шила пользуются особо прочным дыроколом. Если у вас получится пробить им толщу бумаги журнала вместе с обложкой – вам повезло.

В стандартных случаях пользуются шилом. Оно представляет собой очень прочную спицу с заострённым концом, наподобие иглы с одной стороны, а с другой стороны завершается прочной ручкой. Крепко держась за ручку можно остриём пробить отверстия в бумаге даже при достаточно большой толщине слоя.

Она достаточно мягкая и прочная, а в прошивке документов на практике зарекомендовала себя в качестве самого эффективного материала.

Кроме этого многие используют шпагат или обычные хлопчатобумажные нити № 10. Это две крайности, которым следуют некомпетентные и неинформированные кадровики или лица, у которых нет возможности приобрести качественный материал для прошивки.

Шпагат хорош для прошивки толстых пачек документов, которые практически не используются. Но в журнале, которым будете пользоваться, узлы шпагата «встанут колом», что будет создавать помехи при внесении записей и, вполне возможно, приведёт к помаркам в записях и к сделанным, в связи с этим, замечаниям.

Нитки будут слишком тонкими. Они могут рваться сами, а также разрывать листы бумаги в местах скрепления их нитью. Естественно, такой журнал истреплется, не успев закончиться, что также чревато серьёзными проблемами.

При использовании ниток десятого номера вам придётся воспользоваться иглой. В некоторых случаях продёрнуть нить поможет вязальный крючок, которым скрученную нить легко можно поддеть с другой стороны журнала за её краешек, загнутый в виде петельки.

Можно использовать канцелярский клей или лак для ногтей, смазав кончики нити для большей жёсткости. Если воспользуетесь лаком, срежьте его сразу же после завершения прошивки.

После того как всё подготовлено надлежащим образом, можно прошивать журнал. Делается это слева, на полях журнала, следующим образом:

    Шилом пробиваются 3 отверстия на одинаковом друг от друга расстоянии, начиная от середины листа.

Как правильно оформить лист для закрепления ниток

Оставшиеся концы нитей:

  • аккуратно вытягиваются до отказа;
  • заворачиваются за край обложки;
  • приклеиваются изнутри.

Приклеивать конец нити нужно особым образом, с использованием небольшого листика бумаги, который должен быть подготовлен заранее следующим образом:

  1. Вырежьте из обычной бумаги квадрат со сторонами приблизительно 8 см.
  2. Напишите на нём «журнал прошит» и поставьте нужную дату, используя арабские цифры.
  3. Пусть руководитель организации распишется под этой подписью.
  4. Приклейте листочек на внутреннюю сторону задней части обложки, пропустив через него нить.
  5. Поставьте печать организации.

Наклеенный листок – первая и самая элементарная ступень защиты прошитого журнала от постороннего вмешательства. Он соединяет 3 фрагмента:

Наклеенный листок играет важную роль в дальнейшем процессе, при опломбировке.

Правила опломбировки и выбор пломбы

Наиболее надёжной защитой будет являться пломба, что указано в Правилах № 225, которые оглашают, что журнал должен быть скреплён сургучной печатью или опломбирован.

Что потребуется?

Для опломбировки потребуется сургучная печать или пломба, которые полностью перекроют возможность вмешательства в записи журнала и будут подтверждением признака целостности записей или указывать на нарушение. То есть пломба – это защита от несанкционированного вмешательства.

Пломбы делятся на два типа:

Они имеют разное назначение, утверждённое ГОСТ 31282 -2004. К силовым пломбам относятся свинцовые пломбы, для снятия которых потребуется применить большую силу. На документах, о которых идёт речь, свинцовые пломбы не используются.

Но при желании или по определённым причинам, использоваться могут. Сегодня изготавливаются красивые маленькие свинцовые, металлические и неметаллические пломбы, пригодные для книги учёта (о приходно-расходной книге см. тут).

В данном случае часто используют контрольную пломбу, которая является аналогом сургучной печати или свинцовой пломбы, но не содержит в себе силы сопротивления, напоминая её лишь по форме. Она служит лишь для того, чтобы обнаружить вмешательство в записи журнала, указывая на нарушение целостности.

ГОСТ 31282 -2004 представляет широчайший спектр возможных для применения пломб. Однако в данном случае могут использоваться те, что пригодны для применения к делопроизводству.

Силовые пломбы здесь не сыграют определённой роли, наиболее приемлемым вариантом будут контрольные номерные. Самое важное в опломбировке или опечатывании – установление идентификатора, уникального номера пломбы.

Установленные критерии законодательством

Положения ГОСТ 31282 -2004 определяют критерии пломб, установленные законодательством. К ним относятся:

  1. Наличие идентификационного номера.
  2. Одноразовый характер использования, невозможность воспроизведения.
  3. Защита от возможного доступа путём силового удержания и (или) индикации.

Критерии выбора

Диапазон изготовления пломб по ГОСТу сегодня может быть самым широким, с разнообразием форм, цветовой гаммы. Подобрать достойный вариант можно исходя из дополнительных критериев, которые опираются на предпочтение конкретной организации. Возможно, сделать пломбировочное устройство:

  1. С логотипом организации.
  2. В виде металлической печати.
  3. В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
  4. С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
  5. С элементами электронной памяти.

Классические пломбы представляют собой:

  • изделия из свинца;
  • из пластика;
  • металлический контролёр МК-1;
  • металлические клипсы МК.

Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки. Широкий выбор предполагает различные способы установки пломб. Однако все способы имеют общие функции, что позволяет осуществить установку самостоятельно.

Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?

Для опечатывания или опломбировки журнала вам понадобится по выбору:

  • оттиск и сургуч;
  • плёночная номерная пломба;
  • пломба из другого материала.

Для опечатывания необходим оттиск, который достаточно сложен в изготовлении и требует определённых затрат и сургуч. Если вы желаете воспользоваться этим способом защиты, которым пользовались издавна, то вам нужно:

  1. Растопить небольшое количество сургуча.
  2. Аккуратно вылить горячий сургуч на внутреннюю сторону обложки журнала в место, где скрепляется нить с листом, которым она была приклеена к обложке.
  3. На не остывший сургуч поставить оттиск.
  4. Дать остыть, после чего можно пользоваться.

Нужно учитывать, что опечатка может быть произведена неаккуратно из-за отсутствия опыта и сноровки. Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид.

Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы.

Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении.

Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:

  1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить. При попытке вскрытия на ней появляется надпись, которая указывает факт вмешательства.
  2. Гарантийные этикетки, которые просто, в соответствии с инструкцией наклеиваются. При несанкционированном вскрытии они практически полностью рассыпаются.
  3. Пломба-скотч, элементарно наклеивается по технологии наклеивания скотча. При попытке вскрытия, верхний слой приходит в негодность.

Если вы любите мастерить своими руками различные эксклюзивные вещи или просто можете бесплатно из подручного материала сделать пломбу — закрепите её на кончике двух, сложенных вместе нитей. Поставьте номер.

А номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать.

Заключение

Прошить и опломбировать журнал учета трудовых книжек необходимо. Однако при творческом подходе этот процесс может стать не только обязанностью, но и творческим процессом.

А инспекторы ГИТ, которые любят начинать проверку с правильности оформления журнала, получат эмоциональное удовольствие, что также немаловажно.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек — образец на видео ниже:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

Случается так, что у вас на рабочем месте всегда полный порядок. Но здесь приходит проверка ГИТ, которая не находит никаких нарушений, кроме отсутствия пломбы либо сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Причем сама книга прошита, пронумерована, и на ней даже стоит печать. Однако инспекция все равно накладывает штраф!

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ввели в оборот в 2003 году. Однако вопросы ее правильного оформления и сегодня продолжают оставаться весьма актуальными. А вот для инспекторов ГИТ эта проблема – настоящая находка! Ведь даже если все остальное содержится в полном порядке, то неправильного оформления книги по учету трудовых книжек достаточно для выписки штрафа. В результате некоторые инспекторы проверяют прежде всего именно эту книгу. И если в ней отсутствует пломба либо сургучная печать, то дело сделано – можно выписывать штраф и засчитывать себе выявленное нарушение.

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде. Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию.

Чтобы избежать штрафов и замечаний, необходимо выполнять требования законодательства в вопросах учета.

Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами.

Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги

Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их.

1. Прежде всего, необходимо приобрести сургуч, который будет использоваться для опломбирования книги. Обычно сургуч продается в магазинах канцтоваров. В крайнем случае, его можно попробовать достать на почте. Однако без наличия опыта у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы правильно растопить сургуч, не обжечься и не устроить при этом пожар на рабочем месте.

2. Затем вам потребуется изготовить специальную металлическую печать для опломбирования книги посредством сургуча. Такие печати обычно изготавливаются из латуни.

3. Сургучная печать довольно объемна. Ее наличие будет вам мешать заполнять книгу по учету трудовых книжек. Мало того, что это способно привести к ошибкам при заполнении книги, так и сама печать может повредиться. Сургуч – материал довольно хрупкий. Со временем он может начать разрушаться, а печать со временем просто рассыплется. Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати. Однако трудно поспорить с постановлением правительства!

К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать.

В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец. Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия. А из чего она будет изготовлена – значения не имеет. Сегодня для изготовления пломб применяются различные материалы.

Дополнительные сведения: какую пломбу лучше выбрать

Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе. Поэтому для опломбирования книги по учету трудовых книжек можно использовать любое пломбировочное устройство, отвечающее требованиям ГОСТ 31282-2004. Обозначаемый указанным индексом национальный стандарт «Устройство пломбировочные. Классификация» был введен в действие с 1 января 2006 г.

Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью. Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта.

Поскольку Правилами не устанавливаются конкретные требования к пломбе для опечатывания книги по учету трудовых книжек, можно задействовать любое устройство, отвечающее требования стандарта ГОСТ 31282-2004.

Весьма эффективными для опломбирования книг по учету являются пленочные пломбы. Они обладают относительно небольшой силовой нагрузкой. Однако для опечатывания учетных книг этого вполне достаточно. Главным фактором является индикаторная способность пленочных пломб. Они могут быть изготовлены на основе однослойного либо многослойного пленочного носителя. На одно из сторон носителя наносится клеевой слой.

Пломбы имеют соответствующие идентификационные надписи. Как правило, каждая пломба обладает неповторяющимся индивидуальным номером. На них также может наноситься дополнительная информация, включая логотип организации, графу для проставления даты и подписи ответственного лица. При попытке отклеить пломбу на ней будет проявляться надпись, сигнализирующая о ее вскрытии.

Такая пломба имеет плоскую форму. За счет этого она не будет мешать заполнению учетных книг. Пленочные пломбы более устойчивы к повреждениям и удобны в обращении в сравнении с сургучными печатями и свинцовыми пломбами.

Вывод

Поскольку Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе для опечатывания книги учета трудовых книжек, у работодателя есть возможность самостоятельного выбора типа пломбы. Главное, чтобы выбранная пломба соответствовала требованиям ГОСТ и обладала необходимыми для выполнения своих задач свойствами.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек?: выпуск от 6.09.2014

Ваше имя

Эл. почта

Телефон

Название организации

МоскваМосковская обл.Санкт-ПетербургЛенинградская обл.Адыгея, Респ.Алтай, Респ.Алтайский, край.Амурская, обл.Архангельская, обл.Астраханская, обл.БайконурБашкортостан, Респ.Белгородская, обл.Брянская, обл.Бурятия, Респ.Владимирская, обл.Волгоградская, обл.Вологодская, обл.Воронежская, обл.Дагестан, Респ.Еврейская, Аобл.Забайкальский, край.Ивановская, обл.Ингушетия, Респ.Иркутская, обл.Кабардино-Балкарская, Респ.Калининградская, обл.Калмыкия, Респ.Калужская, обл.Камчатский, край.Карачаево-Черкесская, Респ.Карелия, Респ.Кемеровская, обл.Кировская, обл.Коми, Респ.Костромская, обл.Краснодарский, край.Красноярский, край.Крым, Респ.Курганская, обл.Курская, обл.Липецкая, обл.Магаданская, обл.Марий Эл, Респ.Мордовия, Респ.Мурманская, обл.Ненецкий, АО.Нижегородская, обл.Новгородская, обл.Новосибирская, обл.Омская, обл.Оренбургская, обл.Орловская, обл.Пензенская, обл.Пермский, край.Приморский, край.Псковская, обл.Ростовская, обл.Рязанская, обл.Самарская, обл.Саратовская, обл.Саха /Якутия/, Респ.Сахалинская, обл.Свердловская, обл.СевастопольСеверная Осетия – Алания, Респ.Смоленская, обл.Ставропольский, край.Тамбовская, обл.Татарстан, Респ.Тверская, обл.Томская, обл.Тульская, обл.Тыва, Респ.Тюменская, обл.Удмуртская, Респ.Ульяновская, обл.Хабаровский, край.Хакасия, Респ.Ханты-Мансийский Автономный округ – Югра, АО.Челябинская, обл.Чеченская, Респ.Чувашская Республика -, Чувашия.Чукотский, АО.Ямало-Ненецкий, АО.Ярославская, обл. Регион

После регистрации Вам на почту придет письмо, содержащее ссылку для участия в событии. Пожалуйста, не удаляйте его.

Книга учета движения трудовых книжек

В законодательстве Российской Федерации есть постановление о правилах ведения, хранения и изготовления бланков трудовых книжек и книг учета движения трудовых книжек. Эта работа должна вестись строго по инструкциям заполнения трудовых книжек. Также законом РФ предусмотрены и правила хранения книг учета и движения трудовых книжек. Если старая книга учета закончилась, необходимо начать новую. Как это правильно сделать? Как пронумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Подскажите, как нам следует поступить: внести запись в нее под номером 1 или продолжить нумерацию старой? А также как пронумеровать листы книги сверху, снизу, посередине? Какую запись сделать в “старой” книге о том, что была заведена “! Для прошивания листов книги достаточно двух проколов?

Законодательство не содержит требований к порядку замены прежней Книги учета и движения трудовых книжек на новую. Порядок первый. Новая Книга заводится в установленном порядке и нумерация в ней начинается заново, то есть первая запись в нее будет внесена под номером.

Так, Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. В результате нумерации в книге определяется общее количество страниц и таким образом обеспечивается ее сохранность от изъятий и вложений. По этой причине нумерация страниц каждой Книги должна начинаться заново, то есть с первой страницы.

Порядок второй. Новая Книга заводится в установленном порядке, но нумерацию в ней нужно продолжить. К примеру, если в прежней книге последняя запись шла под номером 43, то в новой первой записи будет присвоен номер Так, нумерацию в новой книге нужно продолжить по аналогии с ведением вкладыша в трудовую книжку. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш.

Нумерация записей во вкладыше продолжают п. Если действовать по аналогии, работодателю в новой Книге также следует продолжить нумерацию, которая велась в прежней. Таким образом, при заполнении новой книги Вы вправе решить для себя самостоятельно: начать нумерацию в ней заново либо продолжить ее. Для этого внесите в нее следующую запись: “В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано триста трудовых книжек. Книга подлежит закрытию в связи с заполнением всех страниц”.

Листы Книги нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором п. Гсударственным стандартом не определены правила прошивки Книги.

На практике обычно делают два или три прокола. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. А также внесите информацию о стоимости бланков. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. Отказаться от печатей могут акционерные общества и ООО ст. Сведения о печати общество отражает в уставе.

Следует отметить некоторые особенности для организаций и предпринимателей Крыма Севастополя. Особая ситуация с теми сотрудниками в Крыму Севастополе , кто работает давно. Да и в практике ранее такого не было. С учетом этого возможно два варианта решения. По истечении какого-то времени старый журнал закроется и его можно будет сдать в архив. Открывается новый журнал, в который в хронологическом порядке переносятся незакрытые записи из старого. Отвечает Александр Сорокин,. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа.

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Темы: Кадровый документооборот Бухгалтерский учет Кадры. Если в организации заканчивается книга учета и движения трудовых книжек, как следует поступить? Как оформить замену старой книги движения трудовых книжек на новую? Какие записи сделать? Ответ в статье. Нужно ли применять ККТ при выдаче или возврате займа? Скачайте формы по теме: счетов 07, 08, 11 счетов 80, 81, 83 счетов 82, 85, 86, 87, 88, 89, 96 счетов 40, 41, 43, 45, 46, 62 счетов 02, 05, 10, 12, 13, 20, 25, 26, 28, 29, 31, 65, 69, 70, Простите, что прерываем ваше чтение.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты. У меня есть пароль. Пожалуйста, проверьте почту Ввести. Введите логин. Войти или. Ваша персональная подборка. Статьи по теме в электронном журнале. Будьте в курсе! Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Меню Темы. Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте.

Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина. Согласно пп.

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Подскажите, как нам следует поступить: внести запись в нее под номером 1 или продолжить нумерацию старой? А также как пронумеровать листы книги сверху, снизу, посередине? Какую запись сделать в “старой” книге о том, что была заведена “! Для прошивания листов книги достаточно двух проколов? Законодательство не содержит требований к порядку замены прежней Книги учета и движения трудовых книжек на новую. Порядок первый. Новая Книга заводится в установленном порядке и нумерация в ней начинается заново, то есть первая запись в нее будет внесена под номером.

Как правильно нумеровать книгу учета трудовых книжек?

Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Активировать демодоступ. Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе прописаны данные правила? Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет. Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал книга должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица. Например, в постановлении Правительства Российской Федерации от Каким образом осуществляется нумерация — страниц или листов документов — это нормативными актами не устанавливается. Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала книги , было указано, что пронумеровано — листы или страницы.

Как правильно вести и нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек

Разместить вакансию. Обратная связь. Вход и регистрация.

Уважаемые коллеги! На данный вопрос пока нет экспертного ответа.

.

С какой страницы следует начать нумерацию? Книга учета движения трудовых книжек должна содержать заверительную запись.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

.

Как нумеровать листы и страницы книги учета трудовых книжек?

.

.

.

.

.

HR аналитика — не самое популярное направление в работе HR

В законодательстве Российской Федерации есть постановление о правилах ведения, хранения и изготовления бланков трудовых книжек и книг учета движения трудовых книжек. Эта работа должна вестись строго по инструкциям заполнения трудовых книжек. Также законом РФ предусмотрены и правила хранения книг учета и движения трудовых книжек. Если старая книга учета закончилась, необходимо начать новую. Как это правильно сделать? Как пронумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек?

Новая книга считается продолжением той, которая была перед ней. Поэтому заполняться она должна в соответствии с предыдущей книгой. Аналогичным образом необходимо заполнить вкладыши в новой книге. Ведение нового журнала осуществляется таким же образом, как и старого.

Основные требования

Согласно законам, все записи в трудовых книжках в разделе должны иметь собственный порядковый номер. Следовательно, нумерация книги учета должна продолжаться при внесении в нее записей в аналогичный раздел самого вкладыша.

Если следовать вышеуказанным правилам ведения вкладыша книги учета, то необходимо указать, что он является продолжением старой книги. Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.

Следует отметить, что никаким правовым актом не предусмотрено, как необходимо осуществлять нумерацию новой книги учета в случае полного завершения предыдущей книги.

Что должен знать каждый работодатель

Работодатель должен хранить и учитывать трудовые книжки своих работников, а также вкладыши в трудовые книжки и чистые бланки. Для этого работодателю необходимо вести:

  1. приходно-расходный журнал (книгу) для учета бланков книжек и вкладышей}
  2. книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Такой учет должны вести как работодатели различных организаций, так и частные предприниматели. В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек.

Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Какие основные требования к книге движения трудовых книжек?

Она обязательно должна быть:

  • пронумерована}
  • прошита или прошнурована}
  • заверена подписью начальника данной организации}
  • скреплена печатью или опломбирована.

Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ.

Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться. В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение. Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения. Если обнаружатся нарушения, работодатель может быть привлечен к административному наказанию. Поэтому не следует ждать визита инспектора, чтобы он обязал вас вести данную книгу как положено. Лучше делать это своевременно, а именно: пронумеровать, прошить, подписать и опломбировать печатью.

Замена старых книг

Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек. При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.

Как правильно нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц. 

Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы.

Где можно приобрести данную книгу?

Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая. При покупке книги обратите на это внимание. Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации. Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги.

Листы книги необходимо пронумеровать, прошить, разграфить согласно форме и скрепить сургучной печатью. Далее книга заверяется руководством. При заверке книги обязательно указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц. В ней также должна присутствовать подпись кадрового работника. Эту подпись можно поставить на обложке книги, на ее лицевой или оборотной странице, или же на последней странице. Как правило, большинство кадровых работников предпочитают именно последний вариант.

Эта книга ведется в течение нескольких лет. Следовательно, за это время может поменяться не один кадровый работник. Каждый новый работник лично отвечает за все внесенные им поправки и записи в книгу учета.

Как заполняется книга?

Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.

Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.

В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.

Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.


Источник : hr-portal.ru

Бухгалтерская викторина 1 Карточки | Quizlet

1. Проанализируйте
a. Анализируйте каждую транзакцию –
i. каждое событие, которое оказывает денежное влияние на организацию –
1. для определения изменений, внесенных в счета, таких как расходы на аренду, денежные средства, товарно-материальные запасы и выплаченные дивиденды.
г. 2 Аккаунты всегда подвержены влиянию

2. Запись
a. Запись в журнале: «дневник» движения денежных средств и активов компании
i. В каждой колонке долга и кредита должно быть указано
ii. Пробный баланс: первый список счетов обычно ставится перед любыми корректирующими записями.

Учет по методу начисления: служит основой для расчета времени отчетности о доходах и расходах.(сложный и противоречивый) в бухгалтерском учете. Бухгалтер всегда должен определять подходящий момент времени для отчета о каждой выручке и расходе. Определяется US GAAP. 2 Отдельные компоненты:
• Принцип реализации выручки.
o Выручка признается должным образом в момент, когда:
• (1) процесс получения дохода, необходимый для получения дохода, практически завершен и
• (2) сумма, которая в конечном итоге будет получена, может быть разумно оценена.
• Принцип согласования.

o Расходы признаются в том же периоде времени, что и доход, который они помогают создать. Таким образом, если конкретная выручка должна быть признана в 2019 году, любые сопутствующие расходы следует указывать как расходы за тот же период времени.

o Расходы совпадают с доходами.
• Однако, когда затраты не могут быть напрямую связаны с идентифицируемой выручкой, сопоставление невозможно.
• В этих случаях расходы признаются в наиболее логичный период времени, систематическим образом или по мере возникновения – в зависимости от ситуации.

Суммирование:
Выручка признается, когда процесс получения прибыли практически завершен и сумма, подлежащая получению, может быть обоснованно оценена. Расходы признаются на основе принципа сопоставления, согласно которому они должны отражаться в том же периоде, что и доход, который они помогают генерировать.

г. Перенос информации журнала и бухгалтерской книги

3. Корректировка
* Перед внесением корректировок часто создается «пробный баланс». Берет остатки конечного счета, найденные в журнале, и помещает их в ведомый остаток
a.Регулирующий журнал Публикаций:
и. Корректирующие записи:
1. Перед составлением финансовой отчетности бухгалтер должен найти все такие изменения, которые были пропущены. Эти дополнительные увеличения или уменьшения также регистрируются в формате дебета и кредита.
2. Эти корректировки являются предварительным условием подготовки финансовой отчетности. Они физически идентичны записям журнала, записанным для транзакций, но происходят в другое время и по другой причине.

г.Подготовка финансовой отчетности на основе скорректированных остатков
i. После завершения всех скорректированных балансов создается скорректированный пробный баланс.
1. Затем базовая финансовая отчетность заполняется:
a. Отчет о движении денежных средств.
и. В отличие от предыдущих трех, этот оставшийся отчет не отражает остатки на счете конечной книги, а скорее раскрывает различные изменения, происходящие в течение периода в составе денежного счета
* Все денежные потоки классифицируются как возникающие в результате операционной деятельности, инвестиционной деятельности, или финансовую деятельность.
2. Затем процесс отчетности завершается подготовкой пояснительных записок, которые всегда сопровождают комплект финансовых отчетов.
3. И наконец:
а. Отдельные цифры надлежащим образом размещены в первых трех финансовых отчетах. Доходы и расходы отражаются в отчете о прибылях и убытках, активы и обязательства – в балансе и так далее.

4. Отчет
а. Заключительные записи
i. Несколько типов счетов – доходы, расходы, прибыли, убытки и выплаченные дивиденды – отражают различные изменения, происходящие в чистых активах компании, но только за текущий период.
1. Все эти конкретные Т-счета должны быть возвращены к нулевому сальдо после составления годовой финансовой отчетности.
• Окончательные итоговые суммы кредита, имеющиеся в каждом счете доходов и прибылей, закрываются путем записи равных и взаимозачетаемых дебетов.
• Аналогичным образом, конечные дебетовые сальдо для выплаченных расходов, убытков и дивидендов требуют кредитной записи той же суммы для возврата каждого из этих Т-счетов к нулевому сальдо.

ii. После того, как эти «временные» счета закрываются в конце года, полученная единая цифра эквивалентна чистой прибыли за год за вычетом выплаченных дивидендов.
1. Этот чистый эффект отражается на Т-счете нераспределенной прибыли.
iii. Процесс закрытия эффективно перемещает сальдо по каждой выплаченной выручке, расходу, прибыли, убытку и дивидендам в нераспределенную прибыль

BUS 110 МОДУЛЬ 6 Гл. 17 гл. 18 карточек

* финансовый менеджмент или финансы * – планирование финансовых потребностей фирмы, а также управление распределением и расходованием средств – это основа

самых малых компаний – владелец, отвечающий за финансовые решения фирмы

LG операционный финансовый менеджмент ответственность финансового отдела.- включает бухгалтерскую функцию, отчитывается перед вице-президентом по финансам или финансовым директором (CFO)

При принятии решений, касающихся финансов компании, необходимо учитывать
* 3 фундаментальных концепции: *

1. * Если компания тратит слишком много денег на встречу с неполным – срочных потребностей будет недостаточно для осуществления стратегических инвестиций на будущее *, т.е. строительства новых мощностей, разработки продуктов следующего поколения или возможности перейти на стратегическое приобретение
* Если тратить слишком мало в краткосрочной перспективе, ключевые сотрудники могут потерять платить конкурентам, ставить под угрозу качество продукции или обслуживание клиентов или создавать другие проблемы

2.* большинство финансовых решений связано с уравновешиванием потенциальных рисков и потенциальных выгод компромисс между риском и доходностью *
выше предполагаемый риск, выше потенциальное вознаграждение – самый безопасный выбор не всегда лучший выбор

3. финансовый выбор огромное влияние на гибкость и устойчивость компании

компаний * с высокой долей заемных средств (с большим объемом долга) * вынуждены тратить больше своих денежных средств на обслуживание долга и, следовательно, не могут тратить эти деньги на рекламу, укомплектование персоналом или продукцию девелопмент
* высокая долговая нагрузка и низкий денежный поток делают компанию особенной.уязвимы перед экономическим спадом *

** компании с большим количеством наличных денег могут пережить трудные времена / сделать стратегические шаги, которые не могут сделать их ограниченные долгом конкуренты

* хорошо финансируемые компании рассматривают рецессии как возможности для выхода на рынок поделитесь с более слабыми конкурентами или просто купите их сразу * то есть Intel

* Разработка финансового плана *

* Успешное управление финансами начинается с финансового плана * – документа, в котором указаны средства, которые потребуются фирме для определенный период времени, а также источники и предполагаемое использование этих средств.

* Финансовый план принимает входные данные из 3 источников информации *

1. * Стратегический план * определяет общее направление деятельности компании и определяет потребность в крупных инвестициях, затраченном персонале и других мероприятиях, которые потребуют финансовых средств

2 * Финансовая отчетность компании *, включая отчет о прибылях и убытках о движении денежных средств, в котором финансовому менеджеру сообщается, сколько денежных средств у компании сейчас и сколько она может генерировать в ближайшем будущем.

3.* внешняя финансовая среда * включая процентные ставки и общее состояние экономики

Анализируя информацию из этих 3 источников, менеджеры могут определить, сколько денег потребуется компании и сколько ей придется полагаться на внешние ресурсы, чтобы дополнить свои внутренние ресурсы за период времени, охватываемый финансовым планом

* Мониторинг движения денежных средств *

Общий доход – указан в отчете о прибылях и убытках важно * НО зная, сколько денежных средств поступает в компанию и из нее и когда это критично b / c денежные средства необходимы для покупки активов и снабжения, необходимых компании для работы, выплаты заработной платы, выплаты дивидендов акционерам (для тех, кто выплачивает дивиденды) *

Денежный поток обычно связан с чистой прибылью – компании с относительно высокой степенью бухгалтерского учета прибыль ген.имеют высокий денежный поток, но отношения неточные

* кризис ликвидности * компании не пристально следят за денежными потоками – не имея достаточных денежных средств для удовлетворения краткосрочных потребностей. – в худшем случае наступит кредитный кризис, нет потребности в наличных деньгах и больше нельзя брать кредиты

* недавняя рецессия компаний поймали без денег и возможности взять кредит не было выбора сократить рабочую силу * – усилить балансы и все необходимое для обеспечения положительного денежного потока при ухудшении условий

* жизненно важный шаг в поддержании положительного денежного потока мониторинг счета оборотного капитала *

* Управление дебиторской и кредиторской задолженностью *

* дебиторская задолженность деньги, причитающиеся фирме со стороны ее клиентов – один способ для эффективного управления денежными потоками *

объем дебиторской задолженности зависит от решений * финансового менеджера *:
– кто имеет право на получение кредита и не имеет ?
– сколько времени дается клиентам на оплату счетов?
– насколько агрессивно фирма собирает свои долги
Финансовый менеджер анализирует непогашенную дебиторскую задолженность фирмы, выявляет закономерности, может указывать на проблемы и устанавливает процедуры для взыскания просроченных счетов

* кредиторская задолженность * векселя компания должна своим поставщикам, кредиторам и другим сторонам – цель отсрочка оплаты счетов b / c позволяет фирме удерживать наличные как можно дольше
взвешивает преимущества своевременной оплаты
своевременная оплата существенно поддерживает хороший кредитный рейтинг снижает стоимость заимствования

* Управление запасами *
область fin.человек. точная настройка денежного потока
инвентарь на полке представляет собой капитал, связанный без процентов, расходов на хранение / обработку, страхование, налоги
инвентаризация рисков устарела до преобразования в готовую продукцию и продажи
* ЦЕЛЬ * поддерживать достаточный запас для выполнения заказов своевременная, самая низкая стоимость
фин. человек. работа с менеджерами по операциям и менеджерами по маркетингу, чтобы определить

* экономичный объем заказа (EOQ) * – количество материалов, которое при регулярном заказе приводит к самым низким расходам на заказ и хранение

Как сбалансировать книги вашего малого бизнеса

Сбалансированные книги могут и не показаться привлекательными, но они дают владельцам малого бизнеса основу, необходимую для принятия разумных прогнозных решений о расширении своего бизнеса, совершении крупных покупок или найме новых сотрудников.Хотя язык специалистов по бухгалтерскому учету может быть устрашающим, особенно если вы относитесь к тому типу людей, чей финансовый учет заключается в передаче коробки квитанций налоговому инспектору один раз в год, не отчаивайтесь.

То, что может показаться непосильной задачей, на самом деле не так уж и плохо, если разбить ее на несколько простых шагов. Здесь мы опишем эти шаги и объясним, что вам нужно знать, чтобы начать работу, чтобы вы могли заниматься бизнесом своего дела.

Основы бухгалтерского учета

Прежде чем вы начнете балансировать свои бухгалтерские книги, вам сначала нужно решить, какой тип бухгалтерской системы вы собираетесь использовать: кассовый учет или учет по методу начисления.Тип системы, которую вы выберете, определит финансовые отчеты и инструменты, необходимые для управления вашим малым бизнесом.

Система учета наличности отслеживает денежные потоки, когда они поступают и покидают ваш бизнес в режиме реального времени. При этом методе дебиторская и кредиторская задолженность не регистрируется, поскольку они представляют собой будущие транзакции. При кассовом учете финансовые специалисты будут использовать отчет о движении денежных средств для записи финансового состояния вашего бизнеса за определенный период времени – квартал или год.

Если ваша компания использует учет по методу начисления вместо отчета о движении денежных средств, вы будете использовать отчет о прибылях и убытках (P&L), также известный как отчет о прибылях и убытках, для отслеживания финансового состояния вашего малого бизнеса. Этот документ отслеживает такие вещи, как выручка компании, расходы, стоимость проданных товаров (COGS), валовая прибыль и прибыль.

В отчете о прибылях и убытках также указывается вся кредиторская и дебиторская задолженность вашего бизнеса. В результате вы получаете возможность оценить чистую прибыль вашей компании, что очень важно для принятия правильных бизнес-решений.

Независимо от того, используете ли вы кассовый учет или учет по методу начисления, каждому малому бизнесу нужен один финансовый документ: баланс. В то время как в отчете о движении денежных средств изучается движение денежных средств, поступающих и исходящих из вашего бизнеса, а в отчете о прибылях и убытках документируются продажи и расходы за определенный период времени, в балансе указывается чистая стоимость вашей компании.

Баланс

Как вы пришли к этому магическому подсчету чистой стоимости? Ну, на самом базовом уровне вам нужно понять только три слова: активы, пассивы и капитал.Добавьте сюда простое сложение и вычитание, и вы сбалансируете свои книги. Но прежде чем мы перейдем к математике, давайте определим переменные.

Активы

Активы вашей компании – это то, чем она фактически владеет, и обычно делятся на две категории: оборотные активы и основные средства. Ваши текущие активы включают в себя такие вещи, как наличные деньги, дебиторская задолженность, товарно-материальные запасы, предоплаченные расходы и векселя к получению. С другой стороны, основные средства включают менее ликвидные вещи, такие как автомобили, мебель, здания и земля.Когда вы складываете денежную стоимость этих двух вместе, вы получаете общие активы.

Обязательства

Обязательства, попросту говоря, это долги вашей компании. Есть два типа ответственности: текущая и долгосрочная. Краткосрочные обязательства – это долги, подлежащие погашению в течение одного года. Сюда могут входить остатки на корпоративных кредитных картах, заработная плата и налог с продаж на конец определенного отчетного периода. Между тем, долгосрочные обязательства – это долги, срок погашения которых не превышает 12 месяцев, которые могут включать в себя векселя к оплате и ипотечные платежи по любой недвижимости, принадлежащей компании.Когда вы складываете два вместе, вы получаете общую сумму обязательств.

Собственный капитал

Наконец, ваш собственный капитал – также известный как капитал или чистая стоимость – это то, что в конечном итоге будет отслеживать ваш баланс. Это число имеет решающее значение для вашего бизнеса, поскольку оно показывает, сколько капитала на самом деле принадлежит вашему бизнесу. Чтобы сбалансировать ваши бухгалтерские книги в конце месяца, вам понадобится только это простое уравнение:

Собственный капитал = Итого активы – Итого обязательства

Если ваши активы превышают ваши обязательства, ваш бизнес финансово стабилен.

Как создать баланс

Теперь, когда вы знаете, что должно быть на вашем балансе, как на самом деле его создать?

Итак, ваша первая задача – выбрать отчетный период. Большинство предприятий балансируют свои бухгалтерские книги за каждый календарный месяц или каждый квартал. Когда вы новичок в этом процессе, ежемесячная балансировка ваших книг сделает задачу более управляемой.

Если вы используете систему учета наличных денег, как это делают многие владельцы малого бизнеса, и хотите начать с самого базового уровня, вы можете просто написать на листе бумаги два столбца чисел: активы с одной стороны и обязательства с другой. Другие.Просуммируйте каждый столбец, вычтите обязательства из активов, и полученное число должно равняться капиталу вашего бизнеса.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, такое как QuickBooks, может упростить ведение бухгалтерского учета, поскольку большинство банков позволяют загружать информацию о счете непосредственно в программу. После загрузки данных ваша единственная задача – просмотреть записи и убедиться, что каждая из них помечена правильной категорией. Ведение отдельного коммерческого банковского счета делает этот процесс простым и эффективным.

Как сбалансировать ваши книги

Когда вы вычитаете обязательства из активов, полученное число может изначально не равняться собственному капиталу, имеющемуся у вас в бизнесе. На самом деле все могло быть кардинально иначе. Может показаться, что сейчас хорошее время, чтобы избавиться от полотенца. Но пока не сдавайся.

Вы находитесь на этапе балансирования ваших бухгалтерских книг, который бухгалтеры называют созданием пробного баланса. Это покажет вам, есть ли какие-либо ошибки в вашей документации, чтобы вы могли их исправить, что гораздо проще сделать в конце месяца или квартала, чем в конце года.Даже опытные профессионалы рассчитывают внести исправления на этом этапе.

Чтобы выявить ошибки, сначала проверьте, не забыли ли вы записать запись в любой из столбцов или дважды указали одну и ту же запись. Если нет, попробуйте найти пару распространенных ошибок в бухгалтерском учете. Если расхождение делится на девять, это может означать, что вы переставили две цифры. Когда два числа меняются местами (например, 850 вместо 580), разница всегда делится на девять. Если расхождение кратно 10 (100, 1000 и т. Д.)) в одном из столбцов может быть ошибка сложения или вычитания.

Хотя исправлять ошибки, допущенные при записи финансовых транзакций, может быть утомительно, это того стоит. После того, как вы исправили ошибки в своих бухгалтерских книгах и уравновесили их, вы действительно отвечаете за свой бизнес и готовы пользоваться преимуществами.

Зачем нужно балансировать свои бухгалтерские книги

Сохранение баланса в бухгалтерских книгах дает множество преимуществ. Если вы поддерживаете точную систему бухгалтерского учета, вы можете быстро оценить финансовое состояние своего бизнеса.

Если ваш бизнес процветает, это означает, что сумма его активов превышает сумму его обязательств, что создает стоимость в капитале вашей компании – или акциях – и может открыть новые возможности для финансирования. Если ваш баланс показывает, что чистая стоимость вашего бизнеса постоянно растет с течением времени, у вас больше шансов получить ссуду для малого бизнеса для финансирования будущего роста. В качестве альтернативы частные инвесторы могут проявить интерес и купить ваши акции.

Но есть и другие преимущества внедрения точной системы бухгалтерского учета, например, знание того, есть ли у вас возможность для роста.Допустим, Мэгги владеет небольшой компанией по присмотру за домашними животными и хочет купить более крупную недвижимость, чтобы расширить свой бизнес. Используя свои балансы за прошлые кварталы, она может сравнить цифры за первый и третий кварталы года и определить, есть ли у нее доступный капитал – или собственный капитал – для внесения первоначального взноса за объект недвижимости.

Кроме того, как только вы начнете регулярно балансировать свои книги, вы сможете увидеть тенденции. В случае Мэгги она также может увидеть, есть ли колебания в ее бизнесе – возможно, она имеет тенденцию расширять бизнес в июле и августе, поскольку владельцы собак берут отпуск в летние месяцы.Таким образом, если она испытает небольшое снижение спроса на ее услуги в мае и июне, она будет знать, что ее бизнес все еще находится на пути к ежегодному росту.

Сохраняйте равновесие и будьте готовы к росту

Независимо от того, решите ли вы балансировать свои бухгалтерские книги с помощью бухгалтерского программного обеспечения, бухгалтерских услуг для малого бизнеса или их комбинации, понимание того, как работает этот процесс, является критически важным навыком. В конце концов, умные предприниматели знают, что даже если бухгалтерский учет не входит в их должностные инструкции, обеспечение здорового финансового управления их бизнесом имеет решающее значение для получения прибыльной прибыли.

Своевременное закрытие финансовой отчетности

23 мая

Вернуться домой

Своевременное закрытие финансовой отчетности

Своевременное закрытие финансовой отчетности – это тема, которую необходимо решить каждой компании. Независимо от того, являетесь ли вы публичной или частной компанией, вопрос закрытия бухгалтерских книг не решен. У публично торгуемых компаний обычно есть хорошо отлаженные процессы для соблюдения сроков, установленных регулирующими органами.Однако частные предприятия часто не справляются с этим процессом. Мы видим много клиентов, которые говорят нам, что им требуются недели, если не месяцы, чтобы закрыть бухгалтерские книги и составить финансовую отчетность. В этом блоге будет обсуждаться, почему важно как можно скорее закрыть бухгалтерские записи. Кроме того, мы дадим несколько советов по улучшению вашего финансового закрытия.

Важность своевременного закрытия финансовой отчетности

Почему так важно своевременно закрывать бухгалтерские книги и составлять финансовую отчетность? Руководящий состав компании должен вести бизнес, и нет другого способа вести свой бизнес, кроме как иметь своевременную и надежную финансовую отчетность.

Я встречал владельцев бизнеса, которые владеют компанией с выручкой более 100 миллионов долларов и не имеют финансовой отчетности. Они буквально использовали чековую книжку и онлайн-банкинг для проверки остатков денежных средств, погашения непогашенных остатков и т. Д. Когда я спросил владельца бизнеса, как он знает, какова его маржа и как он может вести свой бизнес, он ответил, что у него «интуиция». чувство”. Я понимаю, и в секторе с высокой маржой и сильным денежным потоком я вижу, где владелец уверен в сумме денег, которые он получает от бизнеса ежемесячно и набивает свои карманы.Но это «внутреннее чувство» не поможет вам, когда рынок или экономика изменится. И это будет в один прекрасный день.

[box] Невозможно измерить или отследить внутреннее ощущение. К счастью, вы можете отслеживать свои ключевые показатели эффективности (KPI). Щелкните здесь, чтобы узнать о ваших KPI. [/ box]

В хорошо управляемой компании лица, принимающие решения, должны знать, как работает бизнес, глядя на исторические данные. Исторические данные включают финансовые показатели за последний месяц и даже за последние 12 месяцев. Обладая этой информацией, лицо, принимающее решения, применит свои управленческие навыки и просмотрит прогнозы, а затем примет исполнительное решение о том, что делать.Чем раньше лицо, принимающее решение, получит финансовые данные, тем быстрее он сможет принять решение.

Как закрыть свои книги раньше

Как можно раньше закрыть книги и подготовить финансовые отчеты? Задержки с закрытием бухгалтерских записей и составлением финансовой отчетности очень распространены. И иногда это бывает по разным причинам. Это может быть одно или несколько из следующих значений:

Как быстро можно закрыть книги? Какое количество дней нужно, чтобы закрыть книги? Ну, это зависит от многих вещей.Конечно, более 10 дней после последнего дня месяца для меня – это слишком много.



Я всегда говорил, что хорошо управляемая компания с правильными процессами и системами должна иметь возможность закрывать бухгалтерские книги в любой день месяца. Теперь с учетом сказанного, чем ближе к концу месяца, тем точнее будут цифры, потому что вы ограничиваете использование начислений одним или двумя днями. Я бы не сказал, что это нормально закрывать книги слишком рано.Но ваша компания должна иметь возможность начать процесс закрытия за день или два до последнего дня месяца и иметь финансовую отчетность к 5 -му -му числу следующего месяца.

[box] Если ваша финансовая отчетность задерживается на дни или даже месяцы, тогда будет труднее принять какое-либо решение. Начните отслеживать свои ключевые показатели эффективности по мере своевременного закрытия книг с помощью нашей шпаргалки по обнаружению ключевых показателей эффективности. [/ box]

Советы, чтобы своевременно закрыть свои книги

Каждая компания должна работать над своевременным закрытием финансовой отчетности.Ниже приведены некоторые советы по своевременному закрытию книг:

    • Установите календарь закрытия бухгалтерского учета, который включает крайние сроки для передачи информации от операций и бухгалтерского учета, твердые сроки для определенных видов деятельности
    • Обеспечить подотчетность сотрудников по операциям и бухгалтерскому учету за соблюдение сроков
  • Используйте начисления для доходов и расходов, не нужно ждать фактических счетов
  • Надежная система бухгалтерского учета
  • Нанимайте нужных людей
  • Письменный процесс и процедуры в бухгалтерии
  • Всегда включать по крайней мере один день после подготовки финансовой отчетности для анализа

Нет оправдания откладыванию завершения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности.Своевременное заполнение и анализ финансовых отчетов до того, как они станут лицами, принимающими решения, сделает вашу компанию намного лучше.

Своевременно закрывая финансовые записи или бухгалтерские книги, вы можете принимать более обоснованные решения. Кроме того, отслеживание ключевых показателей эффективности поможет вам принимать более обоснованные решения. Нужна помощь в определении ключевых показателей эффективности, за которыми следует следить? Получите доступ к нашей Шпаргалке по обнаружению KPI и начните отслеживать свои KPI уже сегодня!

Изучите основы закрытия книг

Обзор принципов и практики бухгалтерского учета, которые владельцы малого бизнеса должны знать при подготовке финансовой отчетности и налоговых деклараций, будь то ежемесячно или ежегодно.

Когда вы дойдете до конца отчетного периода, вам нужно «закрыть бухгалтерские книги». Как минимум, вы будете закрывать свои бухгалтерские книги ежегодно, потому что вы должны подавать налоговую декларацию каждый год, а также должны готовить годовую финансовую отчетность.

Однако большинство предприятий закрывают свои бухгалтерские книги в конце каждого месяца. Отправка выписок с клиентов, оплата поставщикам, сверка выписок по счету и отправка налоговых отчетов в штат – это, вероятно, некоторые из задач, которые вам нужно выполнять каждый месяц.Возможно, вам будет проще сделать это, если вы закроете свои книги.

Если ваш бизнес не очень маленький и ежемесячно проводит несколько операций, вполне вероятно, что вам захочется, чтобы бухгалтер закрывал ваши бухгалтерские книги за вас. Мы описываем здесь базовую процедуру, чтобы вы почувствовали, за что вы платите своему бухгалтеру.

После того, как вы закончите вводить ежедневные проводки в свои журналы, вы готовы «закрыть книги» за период.

  1. Разнесите проводки в главную книгу. Перенесите итоги счетов из журналов (журнал продаж и кассовых поступлений и журнал выплат денежных средств) на счета главной книги.
  2. Итого по счетам главной книги. Основываясь на счетах главной книги, вы получите предварительное конечное сальдо для каждого счета.
  3. Подготовьте предварительный пробный баланс. Сложите все конечные сальдо счета главной книги вместе. Общая сумма дебетов должна равняться общей сумме кредитов. Это поможет вам гарантировать, что ваши счета будут сбалансированы до внесения корректировок.
  4. Подготовьте корректировочные записи журнала. Прежде чем вы сможете закрыть свои книги, необходимо внести определенные корректировки в конце отчетного периода. Корректирующие записи необходимы для учета позиций, которые не регистрируются в ваших ежедневных транзакциях, таких как начисление амортизации, начисление налогов на недвижимость и т. Д. В традиционной системе учета корректировочные записи делаются в общем журнале.
  5. Снова проследите за счетами главной книги. Это даст вам скорректированный баланс каждого счета главной книги.
  6. Подготовьте скорректированные пробные остатки. Подготовьте еще один пробный баланс, используя скорректированные сальдо каждого счета главной книги. Опять же, общая сумма дебетов должна равняться общей сумме кредитов.
  7. Подготовка финансовой отчетности. После отслеживания и исправления любых ошибок пробного баланса вы (или ваш бухгалтер) готовы подготовить баланс и отчет о прибылях и убытках.
  8. Подготовьте заключительные записи. Подготовьте свою главную бухгалтерскую книгу к следующему отчетному периоду, очистив счета доходов и расходов и перенеся чистую прибыль или убыток в собственный капитал.Это делается путем подготовки записей журнала, которые называются заключительными записями в общем журнале.
  9. Подготовьте пробный баланс после закрытия. После того, как вы сделаете заключительные записи, на всех счетах доходов и расходов будет нулевое сальдо. Подготовьте еще один пробный баланс. Поскольку все счета доходов и расходов были закрыты до нуля, этот пробный баланс будет содержать только балансовые счета. Помните, что общий дебетовый баланс должен равняться общему кредитному сальдо. Это поможет обеспечить правильность всех остатков на счетах главной книги на начало нового отчетного периода.

Подготовка финансовой отчетности

Одна из основных целей закрытия ваших бухгалтерских книг в конце каждого отчетного периода – дать вам возможность подготовить финансовую отчетность, которая даст вам представление о финансовом состоянии вашего бизнеса. Финансовая отчетность, подготовленная для большинства малых предприятий, представляет собой баланс и отчет о прибылях и убытках.

Обычно их готовит бухгалтер. Но с помощью компьютерного программного обеспечения вы можете подготовить собственную финансовую отчетность.Если вам необходимо подготовить финансовую отчетность для третьих лиц, таких как банкир, иногда третья сторона может потребовать, чтобы финансовые отчеты были подготовлены профессиональным бухгалтером или сертифицированным бухгалтером.

Бухгалтерский баланс

Баланс, также называемый отчетом о финансовом положении, представляет собой финансовый «снимок» вашего бизнеса на заданную дату во времени. В нем перечислены ваши активы, ваши обязательства и разница между ними, которая составляет собственный капитал или чистую стоимость вашего владельца.Уравнение бухгалтерского учета (активы = обязательства + собственный капитал) является основой баланса.

Отчет о прибылях и убытках

В отчете о прибылях и убытках, который также называется отчетом о прибылях и убытках, указываются ваши доходы, расходы и чистая прибыль (или убыток). Чистый доход (или убыток) равен вашему доходу за вычетом ваших расходов. В налоговой декларации вашего предприятия будет использоваться вариант отчета о прибылях и убытках для определения вашего потенциально налогооблагаемого дохода.

Бухгалтерский учет для целей налогообложения

Одним из наиболее важных способов использования вашей финансовой документации является помощь в соблюдении федеральных налоговых законов и законов штата и подготовка налоговых деклараций.Хорошая система бухгалтерского учета поможет сделать отношения с дядей Сэмом относительно безболезненными.

Вам не всегда нужно использовать те же правила бухгалтерского учета для целей налогообложения, что и для финансовой отчетности. Однако мы настоятельно рекомендуем использовать одни и те же правила для обеих целей, чтобы не усложнять себе жизнь двумя наборами финансовых отчетов.

Библиотека и галерея Альбина О. Куна

Мы рады сообщить, что цифровая коллекция фотографий Джорджа Сили теперь доступна на нашем сайте цифровых коллекций! Наслаждайтесь оцифрованными стеклянными негативами и прозрачными изображениями пейзажей, природных пейзажей, животных и людей.Узнайте больше о Сили ниже в сообщении блога, написанном выпускником UMBC Беном Рыбчински, который осенью 2019 года в качестве стажера отсканировал фотографии Сили, поместил их в незащищенные от кислоты папки и коробки с четырьмя клапанами и переписал заметки Сили с оригинальных бумажных конвертов. Спасибо, Бен! Вот сообщение в блоге Бена о его опыте работы с коллекцией:

При взгляде на историческое произведение искусства легко игнорировать важность контекста. На первый взгляд фотографии Джорджа Сили легко можно было принять за размытые, неудачные изображения пейзажей.Но как только вы примените к ним контекст, становится ясно, что эти расфокусированные фотографии тихих пастбищ и заснеженных берегов рек были главными составляющими революции, которая полностью изменила мир искусства и превратили фотографию из науки в одну из самых ярких. доступные формы искусства в истории.

Джордж Сили из Стокбриджа, штат Массачусетс, родился в 1880 году, когда фотография все еще использовалась в основном для семейных портретов и документирования важных событий. Не многие художники, особенно в Америке, понимали ценность фотографии как вида искусства.Сили учился в Массачусетской средней школе (теперь известной как Массачусетский колледж искусства и дизайна), где он изучал живопись под руководством Джозефа Декампа. Однако вскоре Сили познакомил с фотографией Ф. Холланд Дэй и быстро освоил новую среду. В 1904 году Джордж Сили присоединился к фото-сецессиону, движению, возглавляемому Холланд Дей и Альфредом Штиглицем, которое стремилось поднять фотографа как художника, а не просто документалиста. Сили, поклонник импрессионизма, обратился к процветающему живописному движению, обозначенному сецессией, и продолжал создавать изображения, следуя его принципам в течение многих лет, даже после того, как его популярность упала.

Большинство изображений Сили в этой коллекции представляют собой пейзажные сцены сельской местности и побережья. Часто эти изображения несли характерный мягкий фокус живописи в сочетании с экспозицией, которая варьировалась от недоэкспонированной до почти полностью размытой. Нельзя сказать, что Сили плохо экспонировал свои изображения, поскольку многие другие имеют идеальную экспозицию, скорее, это был сознательный выбор, чтобы добиться более запоминающейся композиции. Это дополнительно подтверждается средой.Пленку в том виде, в каком мы ее знаем сегодня, еще не изобрели, поэтому все эти изображения были сняты на небольших стеклянных пластинах. Светочувствительную эмульсию наносили непосредственно на стекло, а затем экспонировали так же, как любую другую фотографию. Однако тогда они не были увеличены на бумаге, как сегодня. Вместо этого эти негативные прозрачные пленки затем переносились посредством контактного экспонирования на другую стеклянную пластину, где позитивное изображение затем можно было просматривать, поднося его к источнику света, например к окну, или отображать через такие устройства, как Magic Lantern, который был ранняя форма проектора.Эти ограничения означали, что каждое изображение нужно было тщательно продумывать, поскольку не требовалось много постобработки, а индивидуальная экспозиция была значительно дороже, чем это было бы позже в истории. Это также означало, что каждая пластина, которую я переустроил, была, вероятно, единственным в своем роде объектом, который сам Сили создал почти 100 лет назад. Как только вы это поймете, вы начнете обращаться с ними еще более осторожно, чем раньше.

Работа с изображениями Сили была поучительной. Несмотря на то, что моя личная работа в течение нескольких лет была довольно абстрактной, работы живописцев все же казались мне странными.Трудно было не смотреть на них с точки зрения современного фотографа, когда от нас требуется выбросить любое изображение, которое находится не в фокусе или неправильно экспонировано. Однако, проанализировав десятки этих изображений, я чувствую, что теперь понимаю движение намного лучше. Часто изображения напоминали мне о тех предметах, к которым я стремился, когда впервые изучал фотографию. Я тоже имел опыт работы с натюрмортами, поэтому обычно я просто гулял по местным лесам и снимал сцены, похожие на сцены Сили.Осознав это, мне стало невероятно ясно, как эти изображения способствуют рождению фотографии как искусства.

Почти все прибрежные работы Сили изображают волны разбиваются о камни, но в сочетании с мягким фокусом все изображение приобретает такое качество, как если бы сама фотография была преодолена бурлящая вода. Я выбрал это изображение из остальных, потому что оно было единственным Это отодвинуло рамку назад, придав ей гораздо более живописное качество.

Это изображение сразу выделилось мне благодаря Дело в том, что это была единственная двойная экспозиция во всей коллекции. В то время как возможно, это была просто счастливая случайность, качество света и тьмы подсказывает мне, что Сили экспериментировал с концепцией и был довольно удачно в этой попытке.

Для меня это изображение почти оптическое иллюзия. Когда я впервые отсканировал его, я ошибочно определил нижнюю половину как негативный здания.Мне потребовалось мгновение, прежде чем я понял, что это вода, и что это на самом деле положительный отпечаток. На мой взгляд, это делает этот лучшие образцы живописи в коллекции, а также один из самых визуально интригующе.

Портретов в этом коллекция, что неудивительно, но из немногих это моя любимая. Он имеет очень ощущение расслабленности, как будто Сили вытащил камеру и спросил модель чтобы удерживать позу, в которой он уже был.

Спасибо, Бен!

Посмотреть еще электронные коллекции. Вопросов? Свяжитесь со специальными коллекциями. Зацените нас и в Instagram!

Ущерб от наводнения от Иды? Правила вашего домовладельца, вероятно, не охватывают это.

Если это безопасно, сделайте фотографии или видео повреждений, но оставьте лазание по крыше профессионалам, – сказал г-н Хантер. Вы также можете отправить фотографии своего имущества, сделанные до урагана, чтобы задокументировать свои потери.

Федеральное агентство по чрезвычайным ситуациям, которое курирует программу страхования от наводнений, рекомендует выбрасывать поврежденные наводнением предметы, которые представляют угрозу для здоровья, например, из-за роста плесени, после того, как вы сделаете фотографии.Сохраните образцы предметов, поврежденных наводнением, таких как ковры и занавески, чтобы показать их специалисту по регулировке.

Сохраняйте квитанции о любом первоначальном ремонте, а также о стоимости гостиниц и питания. В то время как федеральная политика в отношении наводнений не возмещает временные расходы на проживание, политика домовладельцев обычно покрывает эти расходы, если они возникли в результате повреждения ветром. В объявленных на федеральном уровне территориях стихийных бедствий помощь в случае стихийных бедствий может помочь оплатить расходы на жизнь, которые не покрывает страховка от наводнения. Вы можете поискать на сайте FEMA о стихийных бедствиях, соответствует ли ваш район требованиям.

К счастью, стандартные полисы страхования домовладельцев обычно покрывают ущерб от сильных ветров, таких как снесенная крыша, черепица или сайдинг, или унесенный дождем. «Если ваша собственность пострадала и от ветра, и от наводнения, вы можете иметь право на оплату проживания по своему полису», – сказал г-н Хантер.

Вот несколько вопросов и ответов о страховании от наводнения:

Что делать, если я не удовлетворен своим заявлением о наводнении?

Если вы считаете, что ваша выплата слишком мала, вы можете оспорить это. Вы можете попросить руководителя оценщика пересмотреть ваше требование или подать страховщику запрос на новое рассмотрение.Если вы все же не согласны, вы можете подать письменную апелляцию в FEMA в течение 60 дней с момента получения от страховщика письма с отказом.

В случае серьезного ущерба вы можете рассмотреть вопрос о найме оценщика государственного страхования – профессионального оценщика, который представляет вас, а не страховщика. В большинстве штатов государственные аджастеры работают на непредвиденных расходах, то есть им не платят авансом, а берут часть урегулирования – часто 15 процентов. (В Луизиане не допускаются непредвиденные расходы, поэтому монтажники обычно взимают фиксированную или почасовую плату.По словам Хантера, поскольку плата может быть высокой, федерация потребителей не рекомендует немедленно нанимать государственных настройщиков.

Но страховщики могут попытаться отсрочить выплату претензий или отказать в них, надеясь, что страхователи откажутся от первоначальной выплаты, сказала Анита Тафф, президент Национальной ассоциации специалистов по государственному страхованию. По ее словам, страховые полисы могут быть сложными, и в федеральной программе борьбы с наводнениями предусмотрены сроки, которые необходимо соблюдать для защиты вашего иска.