Как самостоятельно провести кадровый аудит – Как провести аудит кадровой документации своими силами

Содержание

Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами — Ревизор

Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами

Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами

Рубрика: Кадровый аудит

Для начала давайте определимся с терминологией. В этой статье мы будет под кадровым аудитом понимать комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, выработку конкретных рекомендаций по исправлению выявленных нарушений, выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.

Именно эта формулировка больше всего подходит предприятиям, которые решились провести аудит самостоятельно, без привлечения специалиста. Несмотря на все увеличивающиеся штрафные санкции за нарушение работодателями требований трудового законодательства, проведение кадрового аудита довольно непопулярное решение для бизнеса: в нормативно-правовых актах РК такой термин даже и не встречается. Тем не менее, некоторые предприятия решаются провести проверку состояния кадрового учета и делопроизводства для того, чтобы оценить свои имущественные, репутационные и иные риски в сфере оформления трудовых отношений.

Предприятия, решившиеся на кадровый аудит, могут преследовать одну или несколько целей. Среди них может быть:

Получение объективной информации о соблюдении компанией-работодателем требований трудового законодательства РК.
Минимизаций возможных рисков со стороны государственных органов во время проведения проверок субъектов бизнеса.
Сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства. В этом варианте кадровый аудит помогает выявить неработающие кадровые процедуры, излишние цепочки в процессе разработки, согласования и утверждения кадровых документов, увеличивающих бюрократическую нагрузку на бизнес-процессы.

Выявление основных кадровых проблем, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом и его управлением.
Самозащита от недобросовестных действий работников, которые можно предупредить, проведя своевременную ревизию кадровых документов и процедур.
Предварительная проверка действий работодателя (работника, ответственного за ведение кадрового учета) при возникновении трудового спора.
Проверка инспекторов, специалистов или руководителя отдела кадров при смене руководящего состава, при смене работника, ответственного за ведение кадрового учета на предприятии.
Проверка кадровых документов до подачи в местный орган по инспекции труда заявки на получение сертификата доверия.
Проведение предварительной оценки состояния кадрового документооборота до приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством и/или передачи в архив.

Указанный список не является исчерпывающим, и работодатель может инициировать проведение кадрового аудита по иным основаниям.

Отталкиваясь от озвученной формулировки и целей проведения проверки, мы можем выделить три этапа кадрового аудита. Это диагностика состояния кадрового документооборота (выявление ошибок), планирование мероприятий по внесению исправлений в имеющиеся кадровые процедуры и устранение выявленных нарушений.

При этом у каждого этапа есть свои стадии, которые желательно не игнорировать для того, чтобы провести процедуру проверки кадровых документов в полном объеме. Первый этап – диагностика состояния кадрового документооборота – состоит их следующих стадий:

Стадия 1. Принятие решения о проведении кадрового аудита

Инициатива о проведении кадрового аудита может исходить от руководителя отдела кадров, главного бухгалтера или коммерческого директора – лица, который самостоятельно не ведет кадровый учет на предприятии, но может инициировать проверку из-за сомнений в квалификации ответственного работника или исходя из других целей.

Стадия 2. Предварительная оценка условий для проведения кадрового аудита

На этом этапе определяются цели и задачи аудита, сроки, трудоемкость выполнения оценки и бюджет, выделяемый на это мероприятие. Устанавливается состав проверяющих. В зависимости от размеров организации компании и коэффициента текучести кадров, состав проверяющей комиссии может наcчитывать несколько человек.

С одной стороны, несколько умов всегда лучше, особенно в пока незнакомом деле. С другой стороны, кто-то должен взять на себя рутинную работу по проверке документов и отражению найденных ошибок в специально разработанной анкете или таблице, другой может составлять отчет о проделанной работе, опираясь на данные анкеты первого проверяющего.

Необходимо понимать так же, что работать члены проверяющей комиссии будут либо с отрывом от основной работы либо в режиме совмещения с основной деятельностью. От этого также будут зависеть сроки проведения кадрового аудита. На этой же стадии решается вопрос о периодичности проведения проверки. Возможно, это будет разовое мероприятие, связанное с локальным риском трудового спора. Или же принимается решение о регулярной проверке (один раз в квартал, полугодие или год), выбирается стратегия проведения кадрового аудита, который может быть внешним (силами привлеченных сторонних специалистов) или внутренним (с использованием внутренних ресурсов предприятия).

Стадия 3. Разработка программы и плана проведения аудиторской проверки

После того, как организационные формальности разрешены, необходимо понимать, что, собственно, будет подвергаться проверке. И как она, проверка, будет проходить. Если мы приглашаем сторонних специалистов, то обязаны соблюсти несколько пунктов: предоставить рабочее место, доступ к массиву документов и помощника при необходимости. Наемный кадровый аудитор обладает методикой и навыками проведения кадрового аудита, соблюдает определенные бизнес-процессы и действует в строгом соответствии с регламентами аудита.

Внутренний же проверяющий методическим ресурсом не обладает. Если методика проверки не была скалькирована с международных стандартов проведения аудита, то ее необходимо разработать именно для вашей организации. На этом этапе должны быть разработаны вводные анкеты, опросные листы, в которых проверяющий будет фиксировать найденные нарушения и несоответствия.

Возможно, понадобится методическая помощь в виде библиотеки нормативно-правовых актов, которые регулируют не только трудовые отношения, но и регламентируют отраслевые нормы и меморандумы. На эту базу знаний будет опираться проверяющий при проведении проверки и формировании отчета. Удобно все собрать в одном регистре (в бумажном виде) или оцифровать и собрать специальный электронный архив. Так постепенно сформируется база знаний внутренних кадровых аудиторов вашей организации.

Как уже упоминалось, кадровый аудит по способу проведения проверки бывает внешний и внутренний. У каждого способа есть свои сильные и слабые стороны. Плюсы внешнего кадрового аудита:

Независимость результатов проверки – сторонний специалист никак не связан с вашей организацией. Он максимально беспристрастен и сух в своих наблюдениях и суждениях.
Знание методологии аудита – сторонний специалист не работает на черновиках, он исследует документы в точном соответствии с прописанными регламентами работы. Его действия не хаотичны, а структурированы. Он не тратит время на согласования, вопросы, не мешает работе сотрудников организации.
Высокий профессионализм аудитора – один из самых важных факторов. Внешний аудитор обладает высоким уровнем подготовки, у него есть необходимый практический опыт, знание отраслевых особенностей, наработаны решения типовых проблем у клиентов.

Полная материальная ответственность – по договору оказания услуг внешний специалист или привлекаемая организация могут нести материальную ответственность за умышленное искажение данных и умышленное сокрытие ошибок вследствие сговора с третьей стороной, например.
Сжатые конкретные сроки – привлеченные внешние специалисты стандартизировали оказываемые услуги, поэтому могут точно указать, в какие сроки будет выполнен тот или иной этап кадрового аудита.
Четкие рекомендации – в отчете не используются размытые и бесполезные комментарии.

Среди минусов – высокая стоимость таких услуг, незнание внешними аудиторами производственных особенностей проверяемого предприятия, предубежденность сотрудников проверяемого предприятия по отношению к аудиторам, как посторонним лицам. В моей практике были даже случаи повального увольнения кадровиков из компании заказчика кадрового аудита. Считаю, что накаленная ситуация – это итог неправильного донесения информации работодателем до персонала о причинах и последствиях кадрового аудита.

Справедливости ради, необходимо разобрать плюсы и минусы внутреннего кадрового аудита. Среди плюсов можно явно выделить следующие:

Внутренний проверяющий знает особенности производства, тонкости процессов, протекающих в компании.
Внутреннего проверяющего сотрудники компании воспринимают доброжелательно, без опасений, что в свою очередь, благоприятно сказывается на результатах внутреннего аудита.
Знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникации, действующих в организации, что облегчает получение нужного документа или пояснения.
Возможность использовать конфиденциальную информацию в отчетах об аудитах, если эти отчет

revisor.kz

Как провести аудит кадровых документов самостоятельно

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке. Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: 1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Важно

Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени. Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР). Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред.

от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок. Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели. Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели. В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отобра

pbcns.ru

что это такое, с чего его начать, цели, методы и этапы

В ходе проверок налоговые инспекции, сотрудники органов по охране труда и прочие проверяющие находят в организациях массу нарушений, устранение которых зачастую обходится очень дорого.

Чтобы выявить и исправить все недочёты до начала подобных мероприятий, предприятия проводят кадровые аудиты, о сути и методике проведения которых и пойдёт речь в данной статье.

Содержание статьи

Что это такое?

Кадровый аудит представляет собой всестороннюю проверку ведущейся в фирме документации на предмет её соответствия положениям нормативных документов, а также проверку организации процесса взаимодействия руководства и владельца фирмы с наёмными работниками.

Экспертизы процессов взаимодействия с персоналом проводятся только в компаниях, имеющих наёмных сотрудников: если руководитель является по совместительству и единственным рабочим фирмы, проверка не осуществляется. Стоит отметить, что проведение такого аудита по законодательству РФ не требуется: решение каждой организации по поводу его проведения сугубо добровольно и принимается руководителем, советом директоров или владельцем.

Что проверяют?

Осуществляющие проверку кадрового документооборота специалисты в первую очередь обращают внимание на следующее:

Организация процессов документооборота в фирме и соответствие содержания и оформления каждого акта нормативам, прописанным в российском законодательстве.
Наличие оформления решений по кадрам в форме, доступной для работников, доведение до персонала сведений об изменениях в работе с трудящимися.
Правильное оформление документов работников (трудовых книжек, соглашений и заявлений).
Наличие и оформление бумаг по учёту кадров: приказы о приёме на работу и об увольнении, распоряжения о предоставлении отпусков и командировок, личные карточки рабочих, табели учёта времени, должностные инструкции.
Наличие локальных актов о взаимодействии с работниками (коллективный договор, положение о порядке обработки персональных данных, правила поведения на рабочем месте, правила внутреннего распорядка) и осуществление их ознакомления с основными положениями этих документов.

Когда необходима проверка?

Аудит необходим при приближающихся проверках со стороны государственных надзорных организаций: трудовой и налоговой инспекций. Кроме того, экспертиза деятельности предприятия на предмет действий в отношении работников может применяться в случаях, когда руководство недовольно процессом взаимодействия с персоналом, хочет понять, где допущены ошибки и как их можно исправить.

Поскольку это необязательная процедура, законодательные акты не оговаривают, кто должен ее проводить.

Некоторые предприятия проводят ее собственными силами, однако большинство организаций ввиду низкой эффективности проверок, осуществляемых своими сотрудниками, отказались от такого метода и начали заказывать подобные услуги у сторонних специалистов.

Эффективность проведения мероприятия сторонними специалистами очевидна: работники, не занятые в компании, гораздо быстрее смогут найти все недочёты и указать на пути их исправления, да и уровень знаний в кадровой сфере у профессионалов этого дела всегда выше, чем у бухгалтеров, которым за дополнительную плату может быть поручено проведение данной процедуры.

Методики

Специалисты используют в своей профессиональной деятельности следующие методы:

Анализ документов, распоряжений, приказов и прочих нормативных документов предприятия, относящихся к личному составу. Поскольку надзорные организации в ходе своих экспертиз обращают внимание в первую очередь на оформление документов в области взаимодействия с персоналом и на наличие в них всех необходимых данных, любой аудитор начинает работу с проверки всех актов и поиска в них фактических ошибок и недочётов в оформлении.
Анкетирование руководящих кадров. С помощью анкетирования аудиторская комиссия сможет понять, каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с персоналом, и выявить недочёты в подходе каждого руководителя подразделения.
Интервью с руководителями по вопросам руководства персоналом. Если у аудитора после ознакомления с результатами анкетирования остаются какие-либо вопросы, он может лично поговорить с начальниками всех подразделений.
Проектирование, групповые дискуссии. Группы аудиторов зачастую собирают руководителей подразделений и проводят с ними дискуссии по вопросам управления персоналом, в результате которых у руководящего состава улучшается понимание того, как нужно действовать с работниками для повышения эффективности деятельности и приведения ее в полное соответствие с законодательством.
Экстраполяция. При проведении аудитов проверяющие комиссии зачастую переносят ситуацию, сложившуюся в данный момент на предприятии, в будущее и определяют последствия использования такой политики в области взаимодействия с кадрами. В зависимости от того, будут ли последствия позитивными или негативными, выносится решение о правильности политики или её несоответствии компании, желающей развиваться и выстраивать хорошие отношения с сотрудниками.

Порядок проведения процедуры

В ходе проведения мероприятия должны быть проведены следующие работы:

Интервью с руководством, выяснение целей проверки. Перед началом работ аудиторы должны получить общее представление об организации работы на предприятии и стандартах, которыми руководствуется компания в сфере взаимодействия с персоналом. На беседы с руководством уходит, как правило, 1-2 рабочих дня, после чего аудиторы ещё столько же времени тратят на обработку результатов.
Формирование плана-графика. Заказчик оповещает комиссию о сроках, в течение которых должны быть выполнены все работы, а проверяющие, ознакомившись со списком, уточняют, что нужно сделать заказчику, чтобы задачи были выполнены в срок.
Формирование списка проверяемых документов, их анализ. Комиссия определяет отделы, работа с личными делами сотрудников которого будет проведена особенно тщательно, а заказчик осуществляет подбор общих документов, подтверждающих правомочность деятельности предприятия в сфере взаимодействия с сотрудниками. Аудитор ознакомляется с предоставленными актами и выносит вердикт о их соответствии законодательству, а также принимает к рассмотрению личные дела рабочих и приказы, вынесенные в их отношении.
Анализ кадровых документов по категориям сотрудников. Комиссия проверяет документы, регламентирующие отношения предприятия с работниками особых категорий: гражданами иных государств, сменными рабочими, сотрудниками с ненормированным рабочим днём.
Проверка личных дел. Аудиторы собирают личные дела работников компании (все, если проводится сплошная проверка, и выборочно – в случае, если заказчик выдаёт не все документы) и проверяют их содержание на предмет соответствия трудовому законодательству. Для обеспечения соответствия результатов реальному положению дел должно быть проверено не менее 20% от всех личных дел.
Обработка данных, оформление отчётов. После завершения проверки отчёт по проделанной работе вместе с рекомендациями по исправлению недочётов передаются руководству компании.

Подробную инструкцию по проведению мероприятия вы можете посмотреть на следующем видео:

Отчётность по результатам

Основным документом, в котором оформляются все результаты проверки, является отчёт по аудиту. В нем приводятся результаты проверки деятельности руководителей всех подразделений, оценка этой деятельности (отличная, хорошая, удовлетворительная, неудовлетворительная) и план действий, которого следует придерживаться компании, чтобы к моменту настоящих проверок исправить все недочёты.

При необходимости комиссия может провести с руководством дополнительную встречу и обсудить с ним нюансы осуществления правильной политики в области взаимодействия с кадрами.

znaydelo.ru

Как провести внутренний аудит кадровой документации?

В каких случаях проводится аудит?

Как правило, необходимость проверки начальником отдела кадров или юрисконсультом кадровой документации в организации возникает в следующих случаях:

при увольнении или переводе на другую должность работника кадровой службы, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
перед плановыми проверками со стороны государственных органов по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде;
в случае намечающегося судебного разбирательства с работающим или уволенным работником организации;
при назначении нового руководителя организации;
при устранении недостатков и приведении кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства.

Приведем практические рекомендации для работника кадровой службы в целях проверки и восстановления кадровой документации.

Проверяем трудовые книжки

Согласно п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек[1] (далее — Инструкция о трудовых книжках) трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

В связи с тем что заполнение трудовой книжки осуществляется нанимателем или уполномоченным должностным лицом, в организации должен быть издан приказ о назначении работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. При отсутствии в организации ответственного лица право ставить свою подпись в трудовых книжках работников имеет только руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

В соответствии с п. 14 Инструкции о трудовых книжках запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству вносится нанимателем по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка о месте работы, службы и занимаемой должности либо копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству).

Согласно п. 6 Инструкции о трудовых книжках на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору (контракту), зарегистрированному в местном исполнительном и распорядительном органе первичного территориального уровня, трудовые книжки оформляются и ведутся указанными органами в порядке, определяемом Инструкцией о трудовых книжках.

[1] Утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках».

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 7 (186), июль 2016 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

otdelkadrov.by

Внутренний аудит кадровых документов

Кадровым документам пристальное внимание уделяют не только трудовая инспекция, но и налоговая служба, работники Пенсионного фонда РФ и ФСС России. За нарушения — штрафы, с нынешнего года еще более внушительные. Поэтому всегда полезно проверить работу даже опытного кадровика.

Понять, не рискует ли ваша организация, поможет аудит — независимая объективная проверка наличия и правильного оформления всех необходимых документов, связанных с кадровым учетом.

ГОТОВИМСЯ К ВНУТРЕННЕМУ АУДИТУ

Внутренний аудит кадровой документации необходим, например, если:

• сменяется работник, отвечающий за ведение кадрового делопроизводства;

• получили распоряжение от трудовой инспекции о предстоящей проверке;

• грозит проверка после увольнения обиженного работника;

• сменяется руководитель организации;

• изменилось действующее законодательство.

Такой аудит можно провести самостоятельно либо поручить компании или эксперту. Специалисты проведут проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Работа очень кропотливая и требует большого опыта.

Однако эта услуга не пользуется большим спросом. Стоимость аудита зачастую считают высокой, хотя она не идет ни в какое сравнение с возможными штрафами.

Кроме того, не все руководители согласны раскрыть перед аудитором конфиденциальные сведения, касающиеся работников и схем начисления зарплаты. Здесь нужно отметить, что эксперты дорожат своей репутацией и не будут «выносить сор из избы», а в договор оказания услуг обязательно включают пункт о неразглашении сведений. Тем более что аудиту подлежат только официальные документы.

Действительно проблема — в нужный момент найти специалистов, которым можно было бы довериться. К выбору компании или независимого эксперта нужно подходить осторожно, по возможности, воспользоваться рекомендациями.

И все же можно провести проверку и собственными силами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если вы решили провести проверку собственными силами, помните, что внутренний аудитор должен быть независим от проверяемой им кадровой службы.

Как оформлять результаты аудита?

Аудит можно проводить как официально, оформляя каждый этап соответствующими документами, так и неофициально (как говорится, для себя).

Первый вариант предпочтительнее, так как акты проведения аудита могут служить:

• доказательством того, что руководитель заинтересован в соблюдении требований трудового законодательства;

• показателем для проверяющих инспекторов того, что недочеты в ведении кадровых документов самостоятельно выявлены и устраняются;

• основанием для дисциплинарного взыскания, если выявлены серьезные нарушения;

• отправной точкой работы нового специалиста кадровой службы;

• основанием для выплат вознаграждения своим или приглашенным специалистам.

Итак, перейдем к алгоритму проведения проверки.

ШАГ 1. ИЗДАЕМ ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

В приказе о проведении кадрового аудита (см. пример 1) рекомендуется:

1) определить цели и задачи аудита;

2) сформировать соответствующую комиссию;

3) определить сроки проверки;

4) оговорить, в каком виде будут представлены результаты аудита.

Определяем цель, задачи аудита форму представления результатов

Аудит можно воспринимать как ревизию, направленную на выяснение профессиональной пригодности кадровика. Однако все же конечная цель — выявить и минимизировать риски, которые грозят компании в процессе проверки со стороны государственных органов.

Исходя из этой цели выделяем задачи:

• оценить соблюдение законодательства при оформлении кадровой документации;

• оценить, соответствуют ли действия кадровика установленным правилам и процедурам;

• оценить эффективность системы кадрового документооборота организации;

• предложить рекомендации по оптимизации кадрового документооборота.

Результаты аудита могут быть представлены в виде акта с приложениями или в виде заключения.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УП «Эксперт»