Содержание

Правильно рассчитываем график работы на месяц

Опубликовано: 2020-05-06 15:34:09

Фото с сайта: pixabay.com

Планирование графика работы на месяц широко используется частными и государственными организациями. Его популярность объясняется тем, что по такому графику работы чаще всего организовывается и оплачивается труд работников.

График работы на месяц позволяет наладить работу организации, следить за количеством отработанных часов, правильно считать зарплаты, страховые и пенсионные начисления. По месячному графику также обычно ведется учет трудового стажа. Продавцы, врачи, сотрудники техподдержки, бухгалтеры и менеджеры банков, получают оплату один или два раза в месяц.

Такие графики работы применяются для  распределения смен между сотрудниками, установки количества будних и выходных дней, продолжительности рабочего времени. Чтобы узнать, как правильно составить графики работы на месяц, для начала необходимо установить тип расписания, который будет использоваться для его составления.

Виды месячных графиков работы

Структура месячного графика работы зависит от организации труда на предприятии. Например, если у большинства сотрудников пятидневная рабочая неделя с фиксированным количеством часов, сделать графики работы не составит особого труда.

На первый взгляд менеджменту всего-то и потребуется, что установить время начала и конца трудового дня, установить выходные дни. Пятидневные графики работы обычно не нуждаются в дополнительных настройках, однако, все несколько сложнее, если организация работы осуществляется при сменном расписании.

В этом случае создается необходимое количество смен для рабочих дней, задается время начала и конца смен, а также время обеденного перерыв. Сменную организацию труда сложно вести еще и потому, что не все отделы компании работают по одинаковому графику. Некоторые сотрудники, например, удаленные, выходят на работу всего на несколько дней в неделю.

Графики работы для студентов и мам

При создании расписания нужно обратить внимание на сотрудников, которые работают как на постоянной, так и на частичной основе. Неполный рабочий день и гибкий график часто применяются для организации труда студентов и молодых мам.

При расчете графика работы на месяц для студентов учитывается, что у них может быть разное количество рабочих часов на каждый день. В связи с этим устанавливается месячная норма часов. Труд оплачивается раз или дважды в месяц, в зависимости от количества отработанных часов.

При составлении графика работы на месяц  уделите внимание молодым матерям. Согласно законодательству многих стран, их смены не должны попадать на праздничные и выходные дни, а также на ночные смены.  Во время подсчета рабочего времени нужно учитывать, что помимо обеда, молодым мамам требуется отдельное время на кормление ребенка. При этом в некоторых странах данные перерывы засчитываются как рабочее время.

Правильная организация рабочего графика на месяц не только наладит трудовой процесс в коллективе с учетом интересов работников, но и сэкономит время для менеджмента организации.

Формирование рабочего графика сотрудников

Любое предприятие имеет свой рабочий график. Для каждого из них он составляется индивидуально, в зависимости от характерных особенностей процесса производства. Однако имеется общепринятые требования к формированию, расписание, о которых мы поговорим далее. Прочитав эту статью, вы узнаете, как составить график работы сотрудников.

Принципы формирования графика. Главным правилом, которого необходимо придерживаться при формировании графика является соблюдение правовым нормам.

Для соответствия графика этим нормам нужно в процессе его создания принимать во внимание длительность смены на предприятии. Например, если предприятие трудится в одну смену, то длительность смены должна составлять примерно 8 часов,  с учетом времени на часовой обеденный перерыв.

Содержание статьи:

Общие сведения

СПРАВКА! Помимо этого, нужно принимать во внимание род деятельности организации, количество посетителей и особенности их обслуживания.

Виды графиков работы

Согласно российского законодательства, есть несколько графиков работы, которые регламентируются коллективным соглашением. Итак, имеются следующие графики работы:

— работа в одну смену;

— сменный график;

— гибкий график;

— неполный рабочий день;

— ненормированный график;

— вахтовый способ.

Сменный график — определение

Работа в смены является таким распорядком, когда в разные дни рабочий график может меняться. Данная схема нужна в таких организациях, которые работают круглосуточно. К таким относятся полиция, скорая помощь, пожарная часть, магазины, супермаркеты, МЧС, заправки, кинотеатры, кафе и так далее.

Помимо этого, график работы 2/2 составляются для банковских учреждений. Они, конечно, работают не круглосуточно, но это нужно для обслуживания клиентов по телефону. В этом случае рабочий день продолжительностью 8 часов накладывает на сотрудников и управляющих некоторые неудобства, которое с легкостью решаются с помощью введения сменного графика работы.

В законе прописано, что в сутках должны непременно работать 2 смены, продолжительность каждой из которых не может быть длиннее 12 часов.

СПРАВКА! Однако на деле нередки случаи, когда смена продолжается 24 часа.

Подробности

Особенности работы по сменам

Существует несколько вариантов посменного графика в зависимости от деятельности предприятия, особенностей процесса производства, социально — экономических моментов и так далее.

  1. Первым вариантом является график работы по 12 часов. Обычно это одна дневная смена с 8 утра до 8 вечера и одна ночная смена с 8 вечера до 8 утра, продолжительность которой составляет 12 часов.
  2. Работа в 3 смены с составлением графика для 4 бригад. Такой график удобен для предприятий и фабрик, которые осуществляют непрерывный цикл производства и имеют большой штат сотрудников. Обычно такой график подразумевает следующей смены:

— 4 выхода в ночь продолжительностью 8 часов, затем 2 выходных;

— 4 выхода в день продолжительностью 8 часов, затем выходной;

— 4 выхода в вечер, затем выходной.

  1. График в 3 смены, составленный для 5 бригад:

— 2 дня работы в день по 8 часов, затем 2 выходных;

— 2 дня работы в вечер по 8 часов, затем сутки на отдых;

— 2 дня работы в ночь продолжительностью 8 часов, затем 3 выходных.

  1. Составляя график работы 3/3, нужно помнить, что длительность отдыха без перерыва в неделю должна составлять не менее 42 часов. Рабочая смена должна длится не более 12 часов.

Также может быть график с продолжительностью 10 часов, например, с 10 до 20 часов.

Обзор работы по видам смен

Особенности ночной смены

Следующие сотрудники не допускаются для работы в ночную смену:

— лица в возрасте до 18 лет;

— беременные женщины;

— лица, которых нельзя привлечь к ночной работе из-за внутренних норм и в соответствии с отраслевой документацией;

Помимо этого есть еще следующие категории работников, которые могут работать в ночную смену только с их письменного согласия. Это:

— женщины, у которых есть дети до 3 лет;

— инвалиды;

— лица, ухаживающие за детьми-инвалидами;

— лица, ухаживающие за больными родственниками, что подтверждается справкой из медучреждения;

— опекуны и матери-одиночки с детьми в возрасте до 5 лет.

СПРАВКА! Начальство предприятий может самостоятельно определять график работы в зависимости от своих потребностей.

Стоит сказать, что все-таки оптимальным является график работы в 4 смены. Рабочую деятельность в две смены не всегда хорошо сказываются на работоспособности работников, а деятельность в три смены не позволяет полностью задействовать все ресурсы. Это обусловлено тем, что сотрудник не может войти в трудовой режим из — за того, что рабочее время постоянно меняется.

Законодательная база

Трудовые отношения между нанимателем и сотрудниками регулируется с помощью трудового кодекса. Статья 103 освещает вопросы составления сменных графиков работ.

Из-за того, что сменный рабочий график обязывает нанимателя создавать внутри структурных подразделений малочисленные группы, то формируется коллективное соглашение.

Заключая такое соглашение, наниматель должен поговорить с представителями профсоюза, при его наличии. Наниматель должен самостоятельно познакомить сотрудников с утвержденным вариантом договора в срок за месяц до начала его вступления в действие.

Составляя коллективное соглашение, нужно обязательно учитывать следующие моменты:

— один человек не может подряд работать 2 смены;

— каждый из сотрудников должен обязательно отдыхать не менее 42 часов без перерыва в неделю;

— перерывы в течение трудовой смены обязательно должны быть предусмотрены;

— общее количество рабочего времени в неделю не может превышать 40.

Составление графиков работы сотрудников

Для того, чтобы организовать рабочий процесс, нужно сформировать и утвердить сменный график работы. Он должен включать в себя следующее:

— информацию о составе смен;

— график работы;

— время, в которое начинается и заканчивается смена;

— время на перерыв.

СПРАВКА! Конкретного образца для создания графика нет, поэтому любая компания может делать его в свободной форме.

Обычно график составляют в excel или в ворде. Образец графика работы сотрудников можно поискать в интернете, забив в поисковик » график работы в excel для чайников», «график работы на месяц в экселе» и так далее.

Что необходимо учитывать при формировании графика работы

Конкретного ответа на этот вопрос не существует, потому что каждое предприятие имеет свою специфику, поэтому сформировать определенный шаблон нельзя. Составляя график работы, начальство должно обращать внимание на специфику работы, на слабые и сильные стороны сотрудников, и уже отталкиваясь от этих данных, создавать подходящий состав смен и утверждать для них оптимальное время работы.

Наилучшим вариантом формирования графика работы является нумерация смен. Затем нужно объединить под одним номером несколько фамилий работников и определить для них рабочее время. Все гениальное просто.

Нюансы составления графика

Создавая график работы, нужно обращать внимание на следующее:

  1. Рабочий день перед праздничным должен продолжаться на 1 час меньше.
  2. Если дневная и ночная смена оплачиваются одинаково, то время ночной должно быть уменьшено на 1 час.
  3. Сверхурочные часы не включается в график.
  4. Если на смену попадает выходной день по календарю, то он, естественно, будет также рабочим.
  5. Праздничные рабочие дни должны оплачиваться по двойному тарифу.
  6. Другим вариантом оплаты праздничного дня является предоставление сотруднику лишнего выходного.

Утверждение графика работы сотрудников

Для введения в действие нового трудового графика, необходимо сформировать коллективное соглашение. График работы обязательно должен быть регламентирован нормами внутреннего распорядка.

Любой работник обязательно должен быть ознакомлен с графиком смены еще при приеме на работу, что фиксируется в трудовом соглашении.

Обычно все трудности возникают в процессе перехода на сменное рабочее расписание. О том, что график работы меняется, сотрудников должны уведомить в письменной форме за два месяца до этого. В случае, если посменная работа плохо влияет на выполнение других обязанностей, то официальные изменения должны быть внесены в трудовой договор. Если это сделать не получается, то по прошествии 2 месяцев, если не хватает мест, либо работник отказывается, он может быть уволен.

Новый рабочий график обычно вводится в действие с помощью локального нормативного акта. Например, директор издает приказ график работы сотрудников или инструкцию, в которой указаны все необходимые данные о работе смен.

СПРАВКА! Абсолютно все работники должны ознакомиться с графиком работы на месяц, заверенный директором, и тоже подписать его.

Как исключить переработку

Предприятия, которые переходят на новый рабочий график, обычно изменяют и принцип учета рабочего времени. При этом они переходят с обычной нормы в неделю на суммированный учет. В таком случае переработка высчитывается так:

  1. Наниматель определяет временной промежуток (на месяц, квартал или год).
  2. Высчитывается число смен при доступном графике работы.
  3. Количеств смен сопоставляется с бригадами.
  4. Делаются выводы о переработке.

Заключение

Сотрудники, работающие по сменному трудовому графику, имеют все права, которой прописаны в Трудовом кодексе. К ним относятся:

  1. Продолжительность непрерывной смены не может превышать установленного законодательством времени.
  2. Количество часов на отдых сотрудников в неделю прописано в 110 статье Трудового кодекса.
  3. Один сотрудник не может трудиться подряд две смены без перерыва.
  4. Ночной считается смена, когда больше половины ее времени приходится на отрезок с 22:00 до 6:00.

Правомерность распорядка может быть оспорена в суде, если он был нарушен или не согласован с профсоюзом. Если имеется необходимость работы в праздничный день, то сотрудник может выбрать либо двойную оплату, либо дополнительный день отдыха.

Индивидуальный график работы сотрудника (образец)

В трудовом законодательстве понятие «индивидуальный график работы» отсутствует, но это не означает, что работодатель не может установить для сотрудника режим работы, отличный от режима остальных работников. Что нужно учесть, составляя индивидуальный график работы сотрудника, расскажем далее.

Когда может применяться индивидуальный график

Индивидуальный график, как правило, обусловлен личными или семейными обстоятельствами, когда работник не может трудиться в стандартном режиме. Инициатором установления особого графика зачастую является сам работник, и если работодатель согласен, стороны договариваются об индивидуальном распорядке рабочего дня.

Закон позволяет работодателю самостоятельно определять ситуации, в которых допустимо применение индивидуального режима работы. Такой рабочий график может определяться, например, для внешних совместителей, или для должностей, которые не требуют постоянного нахождения сотрудника в офисе (курьеры, уборщицы, и т.п.). В любом случае его введение является изменением условий труда, поэтому он должен быть согласован сторонами трудовых отношений и зафиксирован в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуации, в которых можно установить индивидуальный режим работы, весьма разнообразны, например:

  • Работник учится на дневном отделении ВУЗа, в связи с чем может присутствовать на работе только во второй половине дня. В этом случае его индивидуальный график работы будет учитывать график учебный, при этом можно установить неполное рабочее время.
  • Личные обстоятельства не позволяют сотруднику находиться на работе ежедневно или в общеустановленные часы. Его индивидуальный график может предусматривать неполную рабочую неделю, либо гибкий режим работы. При гибком графике (когда время начала и окончания рабочего дня для работника четко не установлено), для учета отработанных часов следует предусмотреть возможность фиксации времени его прихода на работу и ухода (например, в специальном журнале или с помощью электронного пропуска).

В ряде случаев работодатель обязан выполнить пожелание работника об установлении ему индивидуального режима работы наряду с неполным рабочем временем. Это касается (ст. 93 ТК РФ): одного из родителей ребенка до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), лиц, ухаживающих за больными родственниками (при наличии соответствующего медзаключения), беременных женщин. При этом их индивидуальный график должен учитывать условия производственного процесса у конкретного работодателя.

Так, индивидуальный график работы сотрудника, имеющего детей до 14 лет, может включать неполное рабочее время (например, 6 часов в день) и режим работы в удобные работнику часы (например, с 10-00 ч до 16-00 ч.).

Читайте также: Табель учета рабочего времени

Оформление индивидуального графика

Индивидуальный режим может быть установлен работнику на любом этапе:

  • при заключении трудового договора – индивидуальный график отражается в договоре, при этом его условия следует привести и в приказе о приеме на работу;
  • когда работник уже трудится (независимо от длительности отношений с работодателем) – в этом случае индивидуальный режим работы устанавливают на основании заявления работника и фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору.

График, действующий лишь для конкретного сотрудника, может устанавливаться как на определенный срок, так и на неограниченный период.

Как можно отразить в трудовом договоре индивидуальный график работы сотрудника? Образец примерных формулировок может быть следующим:

  • При неполном рабочем дне - «Работнику устанавливается неполный рабочий день со следующим графиком работы: понедельник-четверг – время работы с 14-00 ч. до 18-00 ч., пятница – время работы с 12-00 ч до 16-00 ч. Выходные дни - суббота, воскресенье».
  • При неполной рабочей неделе - «Работнику устанавливается неполная рабочая неделя и индивидуальный график работы: рабочие дни – понедельник - четверг, время работы с 10-30 ч. до 19-00 ч., перерыв на обед с 14-00 до 14-30 ч.; выходные дни – пятница, суббота, воскресенье».
  • При гибком графике – «Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени: рабочие дни – понедельник – пятница; время обязательного присутствия на рабочем месте – ежедневно с 14-00 ч. до 16-00 ч.; время начала и окончания работы – на усмотрение работника; общее время работы – 8 часов в день. Время обеденного перерыва составляет 45 мин. и в продолжительность рабочего времени не включается. Выходные дни – суббота, воскресенье».

Как правильно организовать работу по графику сменности?

В большинстве организаций сотрудники работают только в рабочие дни и не более 40 часов в неделю. Но существуют рабочие места, где такой график работы изначально невыполним. Например, сторожа или охранники, которые должны обеспечивать круглосуточное дежурство. Либо продавцы и кассиры в магазинах, которые функционируют без выходных. Для таких случаев предусмотрен вариант работа по графику сменности. Очень важно правильно составить и оформить такие графики.

Форма графика сменности не регламентирована законодательством. Поэтому на каждом предприятии графики сменности оформляют по своим формам. Нужно обязательно указать фамилии и должности работников, время начала и конца смен, время обеденного перерыва и порядок чередования смен.
Составлением графика сменности обычно занимается или бухгалтер или сотрудник отдела кадров. Этот график должен быть утвержден руководителем и каждый из сотрудников, чья фамилия присутствует в графике, должен ознакомиться с графиком и расписаться в этом. Причем законодательство требует, чтобы работник был ознакомлен с графиком не менее чем за месяц до начала его действия. То есть, если график составлен на март, то даты утверждения и ознакомления должна стоять январские или ранее.

Обычно, если сотрудники работают по графику сменности, то периодом суммированного учета рабочего времени выбирают не неделю (как обычно), а месяц, квартал или год. При недельном расчете рабочего времени часто не удается избежать значительных переработок свыше нормальной сорокачасовой рабочей недели. Если рабочий день сотрудника попадает на праздничный день, то предприятие обязано предоставить ему отгул. Либо оплатить в двойном размере, но только с письменного согласия работника.

Изменение графика сменности происходит по той же схеме, что и составление: новый график должен быть утвержден руководителем и предоставлен для ознакомления сотрудникам не менее чем за месяц до введения изменений. Срок хранения графиков сменности – пять лет.

Нужно помнить, что составление графика сменности не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени. Табель составляется уже по факту и его содержание может отличаться от того, которое планировалось по графику. Ведь кто-то мог заболеть, прогулять и т.п. А вместо него мог быть вызван другой сотрудник.

Особо следует остановиться на примере графика работы для водителей автотранспорта. Эта работа связана с опасностью для жизни самих водителей и других участников дорожного движения. Поэтому условия работы, соблюдение норм рабочего времени находится под особым контролем.

При составлении графика сменности для водителей не рекомендуется устанавливать продолжительность смены 12 часов и более. Обычно суммированный учет рабочего времени водителей не превышает десяти часов. Если же по условиям рейсового задания невозможно ограничить смену 12 часами, в рейс отправляют двух водителей и в кабине машины должно быть оборудовано место для отдыха второго водителя.

Возможно, Вам будет полезно:

Как составить / пересоставить график работы на месяц – QVALON

    Этапы создания графика на месяц:
  1. Проставление заказных выходных и декретов сотрудникам на будущий месяц
  2. Проставление отпусков и больничных, а также смены врачам
  3. Проставление фиксированных выходных для директоров салонов и кладовщиков, уборщиков (если они есть)
  4. Автосоставление графиков работы на месяц
  5. Проверка корректности составленного графика, сравнение с нагрузкой и внесение нюансов графиков по врачам
  6. Согласование графика с вашим УРС’ом и старшим врачом
1) Проставление заказных выходных и декретов сотрудникам на будущий месяц

Перейдите во вкладку График смен.   Выберите нужный день. 

В открывшемся окне можно выбрать тип дня и отредаткировать время. Настройки открываются при нажатии на строчку под типом графика. На примере ниже это страчка НД под План. редакт.

Чтобы поставить выходной графике  — выберите статус рабочего дня Выходной.

2) Проставление отпусков и больничных, а также смены врачам

Выберете нужный день и статус рабочего дня.

Выберите статус Рабочий день и поставьте время работы врачей, если они известны заранее.
Выберите статус рабочего дня «Отпуск» или «Больничный».
3) Проставление фиксированных выходных для директоров салонов и кладовщиков, уборщиков (если они есть).

Создание фиксированного периодического графика, привязанного к дням недели.

Во вкладке График смен выберите сотрудника. Перед вами откроется окно.

Выберите тип доступности сотрудника — Недельный.

Выберите фиксированный график.

Выберите режим редактирования — Ограничения.

Проставьте время работы сотрудника.

 

Примените все введенные данные — нажмите Сохранить.

Внесенные изменения отразятся в графике сотрудника после авто составления графика смен.

Создание фиксированного периодического графика, привязанного к


дням недели.

Во вкладке График смен выберите сотрудника. Перед вами откроется окно.

Используем скользящий график.

Указываем число дней в периоде графика. Для графика 2 рабочих / 2 выходных это будут 4 дня.

Указываем начало периодичности графика.

Указываем, что график Фиксированный.

Отмечаем, когда работает сотрудник. В данном примере он работает 2 дня с 9:00 до 17:00, а затем 2 дня отдыхает.

Внесенные изменения отразятся в графике сотрудника после авто составления графика смен.

 

4) Автосоставление графиков работы на месяц.

Настройки параметров авто составления графиков смен.

Перед тем, как выполнить авто составление графика смен, необходимо произвести настройки.

Для этого откройте Параметры в верхнем меню.

В открывшемся окне мы задаем настройки для автосоставления графиков смен.

В первую очередь среди настроек автосоставления нас интересует шаблон смен.

В программе используется 3 шаблона смен:

  • Меньше нормы часов  — сотрудники работают меньше нормы часов.
  • По норме часов — система составит график согласно норме часов.
  • Больше нормы часов (нехватка) — сотрудников не хватает и они работают в интенсивном режиме.


Для первого составления лучше выбрать шаблон смен По норме часов.

После того, как вы составили расписание с шаблоном смен По норме часов, вы должны оценить для себя его качество:

  • Если у графика слишком много простоя, то рекомендуется выполнить авто составление графика с шаблоном смен Меньше нормы часов.
  • Если же наоборот, у графика недостаточно полное покрытие, то рекомендуется пересоставить график с шаблоном смен Больше нормы часов (нехватка).
Также вы можете создать фиксированный периодический график. Подробнее в статье.
Или составить график на следующий месяц на основе графика предыдущего месяца. Инструкция в статье.

 

Создание графика на следующий месяц с учётом графика, который использовался в предыдущем месяце.

 Откройте Автосотавление в верхнем меню.

Перед вами откроется окно с настройками.  

Примените все введенные данные — нажмите  Составить.

5) Проверка корректности составленного графика, сравнение с нагрузкой и внесение нюансов графиков по врачам

Кнопка Покрытие показывает эффективность составленного графика.

Вы можете просматривать покрытие по должностям.

В этом блоке можно оценить среднее значение показателя за месяц.

Показатель Покрытие – процент времени, когда в салоне работает достаточно сотрудников, чтобы покрыть трафик. Целевое значение свыше 90% по продавцам-кассирам.

Показатель Простой – процент времени, когда в салоне больше персонала, чем необходимо.
Целевое значение меньше 10% по продавцам-кассирам.

При необходимости, внесите ручные корректировки в график врачей. 

6) Согласование графика с вашим УРС’ом и старшим врачом

При подтверждении графика, он появится на странице Параметры -> «План
подтверждённый» в верхнем меню.

График работы – База знаний YCLIENTS

После заполнения разделов с основнойдополнительной информацией, настройками и услугами настройте график работы сотрудников.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами: 

В этой статье мы рассмотрим первый вариант. Он предусматривает больше возможностей настройки графика и является наиболее распространенным и удобным.

Перейдите в раздел Настройки – График работы. Здесь отображается график работы всех сотрудников за выбранный период. Для выбора периода укажите Дату начала и Дату окончания периода, после этого нажмите кнопку нажмите кнопку Показать. Также при необходимости вы можете отфильтровать список сотрудников по Должности.

Настраивать график работы можно в двух режимах: редактировать график за выбранный день и устанавливать график по шаблону.

Редактирование графика на конкретный день

1. Нажмите на кнопку Изменить день, выберите день в расписании сотрудника.

2. В открывшемся окне установите тип дня: рабочий или нерабочий.

3. Укажите интервал работы сотрудника. Для установки перерывов создайте несколько интервалов, исключающих время перерывов (с помощью кнопки Добавить интервал). Чтобы удалить интервал, справа нажмите на кнопку – .

4. Нажмите кнопку Сохранить.

Установка графика по шаблону

1. Нажмите на кнопку Установить по шаблону, а после этого на ссылку под словом Шаблон.

2. В открывшемся окне установите тип дня: рабочий или нерабочий.

3. Укажите интервал работы. Для установки перерывов создайте несколько интервалов, исключающих время перерывов (с помощью кнопки Добавить интервал). Чтобы удалить интервал, справа нажмите на кнопку – .

4. Нажмите кнопку Сохранить.

5. Выделите дни, которые необходимо установить по шаблону в расписании сотрудников.

Дни, расписание на которых было изменено, будут отличаться от остальных – вверху справа появятся синие стрелки. Чтобы изменения вступили в силу нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу. Чтобы отменить изменение, нажмите на синюю стрелку.

Связанные статьи

Расписание сотрудников

Настройки графика работы сотрудника в электронном журнале

Готовим приказ о графике работы

График работы формируют заранее, чтобы новый работник знакомился с ним перед подписанием трудового договора и согласием с графиком. Иногда вносят изменения, тогда работник знакомится с ними и подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору. Новый график утверждается приказом гендиректора.

Соблюдение трудовых норм 

График работы — не юридически значимый документ. Если рабочий режим нарушает работник или работодатель, то конфликт решается с помощью графика работы. Работник, опираясь на график, может защищать свои права в суде или путем переговоров с работодателем. Руководитель может привлечь к административной ответственности сотрудника, вплоть до увольнения.

Составляя новый график, согласуйте его с представительным органом работников, если он есть на предприятии, иначе график считается недействительным (ст. 372 ТК РФ).

Важно соблюдать нормы закона: ограничения по времени рабочего дня, продолжительность отдыха, установление сменной работы из гл. 16 ТК РФ. Выделим некоторые нормы:

  • каждый сотрудник работает не более 40 часов в неделю;
  • беременные женщины, сотрудницы с детьми до трех лет или с детьми-инвалидами до 14 лет, несовершеннолетние сотрудники должны работать не более 30 часов в неделю;
  • при сменном режиме суббота и воскресенье могут быть рабочими днями;
  • работа в выходные и праздничные дни подлежит дополнительной оплате;
  • если работа в выходные и праздники была сверхурочной, то оплата должна совершаться по двойной ставке.

Составление приказа

График работы составляет руководитель организации или руководители отделов. Затем его утверждают приказом генерального директора организации. Законодательство не устанавливает единого формата для приказа о графике работы. Он пишется в свободной форме, вручную или с помощью программы. При этом любой приказ — стандартизированный документ, в котором соблюдают структуру:

  1. Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма и полное наименование организации — эти данные выносятся в шапку приказа. В шапке могут присутствовать товарный знак и эмблема фирмы. Если у предприятия есть стандартный бланк для документов, он используется для приказа о графике работы.
  2. После шапки пишем название документа заглавными буквами: ПРИКАЗ. Далее указываем номер, место составления (город) и дату приказа. 
  3. Затем тексту приказа предшествует подзаголовок, который кратко отвечает на вопрос: о чем этот приказ. 
  4. Далее раскрывается причина приказа: в связи с производственной необходимостью или другими обстоятельствами. Завершается эта преамбула словом «приказываю».
  5. Здесь начинается распорядительная часть приказа, где перечисляются будущие изменения. Пропишите условия, на которых на предприятии будут выполняться работы: какими работниками, в течение какого срока, как распределяется рабочее время, как производится оплата работ и все, что важно зафиксировать. Если текст приказа занимает несколько листов, их нумеруют, проставляя номера со второго листа.
  6. В заключение ставится дата, должность и ФИО руководителя, документ заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.
  7. Приказ сопровождается листом рассылки, в котором перечисляются все отделы или работники, которые должны с ним ознакомиться и подставить роспись здесь же — на листе рассылки. 
  8. График работ можно добавить к приказу в форме приложения. 

Ознакомление работников с новым графиком

При приеме на работу нового сотрудника вопрос решается просто: работника знакомят с графиком под роспись, затем заключается трудовой договор.

При изменении рабочего графика для работающих сотрудников схема сложнее. Сотрудников нужно уведомить об изменении графика письменно, под роспись, за два месяца в произвольной форме. Если сотрудник согласен с условиями, то через два месяца после уведомления нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. 
 

Как создать график работы: полное руководство

Это будет либо огромным подъемом эго, либо пугающей перспективой для вас, но вот сделка:

Если вы устанавливаете график работы для своей команды, это одна из самых важных ролей в вашем бизнесе.

Почему? Потому что вы оказываете самое непосредственное влияние на сотрудников - сердце бизнеса.

На их моральный дух и продуктивность будет влиять ваша способность помогать им совмещать конкурирующие приоритеты, независимо от того, совмещают ли они образование, семью, хобби или дополнительную работу.Никакого давления, правда?

Но похоже, что мы склонны чаще говорить о том, что нужно сотрудникам от своих менеджеров, чтобы помочь им эффективно сбалансировать свою работу и личную жизнь. И не то, что нужно менеджерам, чтобы оправдать ожидания своих сотрудников, в виде хорошо управляемого и оптимизированного графика работы.

Вот почему мы создали это полное руководство по составлению расписания сотрудников, чтобы помочь таким менеджерам, как вы.

Ниже мы рассмотрим причины, по которым так важно обеспечить бесперебойную работу вашего расписания.Мы также поделимся некоторыми проверенными советами и ресурсами по планированию, которые помогут вам добиться более тесного взаимодействия с вашей командой.

В конце концов, вы, несомненно, стремитесь избегать того, чтобы наблюдать за тем, как ваши лучшие, самые опытные сотрудники выходят за дверь. Хотя расписание - лишь одна из многих вещей, которые вы можете сделать, чтобы помочь своим сотрудникам чувствовать себя мотивированными и ценными, это важный первый шаг в правильном направлении.

Есть чему поучиться. Так что расслабьтесь, расслабьтесь и включите свой свиток.

Содержание:

  • Бесплатный шаблон рабочего расписания Excel
  • Какой график работы у сотрудника?
  • Какие бывают типы графиков работы?
  • Эффективное управление штатным расписанием
  • Сравнение различных инструментов планирования работ
  • Почему вам следует использовать программное обеспечение для планирования работы?
  • Приступаем к построению своего рабочего графика

Не забудьте прихватить бесплатный шаблон графика работы сотрудника

Неспособность спланировать - значит потерпеть неудачу. Вы, наверное, слышали эту цитату раньше, и для этого есть веская причина. Это верно - особенно для сменных менеджеров и менеджеров по персоналу.

И первый ключевой шаг к планированию эффективного графика работы начинается с использования шаблона. Однако, если у вас его еще нет, значит, вы попали в нужное место. Вы можете быстро создать простую версию, используя наш бесплатный шаблон рабочего расписания. Это позволит вам отслеживать основные данные, такие как отработанные смены, отсутствие на работе и расчет заработной платы.

Итак, нет оправдания тому, чтобы не организовать свой рабочий график и не высвободить время для этого забытого списка дел.А когда вы будете готовы перейти на более комплексное решение, подумайте об альтернативе, например, о приложении рабочего графика Planday.

А какой график работы у сотрудника вообще?

Проще говоря, график работы означает дни и часы в данной неделе, в которые вы ожидаете, что ваш работник… э-э… будет работать! Это фундаментальная административная задача, призванная обеспечить максимально бесперебойную работу вашего бизнеса с идеальным количеством квалифицированных, опытных членов команды, работающих в нужное время дня и недели.

Существует множество вариантов графика работы в зависимости от потребностей вашего бизнеса, и они могут меняться в зависимости от сезона. Как правило, если ваш бизнес работает более 10 часов в определенный рабочий день (или даже работает круглосуточно), вы будете планировать сменных (а не постоянных или постоянных) сотрудников.

При приеме на работу на открытые должности в вашей компании тип графика, который вам нужен, должен быть изложен в описании должности и четко разъяснен в процессе приема на работу.Ваши потенциальные новые сотрудники захотят узнать, будет ли график работы соответствовать их образу жизни и обязанностям и, в конечном итоге, будет ли эта роль жизнеспособной для них в долгосрочной перспективе.

Для ознакомления с различными типами графиков работы см. «Различные типы графиков работы» ниже.

Сколько времени мне нужно, чтобы составлять недельный график работы?

Ваш рабочий день ограничен количеством часов и может показаться бесконечным количеством задач, которые нужно выполнить.

Нет сомнений в том, что составление еженедельного графика работы может отнимать много времени. Фактически, клиенты Planday часто называют планирование наиболее ручной и повторяющейся административной задачей. Учет дополнительных факторов, таких как звонки членов команды по болезни и уход в ежегодный отпуск - очевидно, что вам придется много чего подтасовывать при управлении расписанием команды.

Вот что сказал один менеджер:

«Я провожу несколько часов в неделю, как на работе, так и вне ее, составляя графики с помощью Excel, чтобы обеспечить выполнение каждой смены.”

Мы также заметили эту общую тему в чате с другими менеджерами, которые занимаются ротацией для своего бизнеса:

Многие менеджеры не уверены (или даже боятся дать количественную оценку), сколько именно времени они тратят на работу по расписанию своих сотрудников каждую неделю.

Тебе кажется, что этот сценарий слишком распространен? Если вы не совсем уверены, сколько часов вы на самом деле проводите по расписанию, но это чертовски много, мы рекомендуем вам немного почувствовать страх и попробовать этот небольшой эксперимент в следующий раз, когда вы будете разбираться с еженедельным график:

  • Загрузите бесплатное приложение для отслеживания времени (нам нравится Toggl и Clockify).
  • В течение всей недели отслеживайте время, которое вы тратите на построение своего командного расписания и управление им. (Не забывайте и о времени, потраченном на внесение изменений после того, как вы его фактически распространили!)
  • Если в расписании у вас отводится более 5 часов в неделю, возможно, пришло время внедрить лучшую систему.

В конце концов, почему бы не высвободить это время для работы, которая увеличивает ценность вашего бизнеса, будь то набор персонала, обучение или адаптация?

Если вы хотите отыграть 80% этих часов из окончательного расписания, тогда мы здесь, чтобы поболтать! В программе планирования Planday есть множество функций, позволяющих сэкономить время, которые помогут вам сокращать рабочие часы каждую неделю.

Какие существуют типы графиков работы?

Не существует идеального, универсального для всех графика работы для вашей команды. Различные модели могут лучше работать для разных организаций и отраслей. Размер вашей компании в целом также повлияет на рабочие модели, которым вы будете следовать.

Посменное рабочее время является нормой для предприятий, которым требуется круглосуточное или расширенное покрытие, чтобы учесть повышение производительности в периоды пиковой нагрузки.Типичная офисная работа, которая, как правило, соответствует обычному рабочему графику, чаще всего предлагает своим сотрудникам полный рабочий день.

Если вы потратили какое-то время на поиск примеров для подражания, скорее всего, вы тоже были ошеломлены. Чтобы упростить задачу, вот несколько примеров различных схем смены, которые вы можете использовать в своей команде:

1. Очное расписание

Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день.Обычная полная рабочая неделя - с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

2. Неполный график

Любой, кто работает менее 30 часов в неделю, обычно считается сотрудником, работающим неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.

3. Фиксированный график работы

Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие сотрудники, работающие полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы.Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:

  • 5/4/9 график работы
  • 9/80 график работы
  • 10/80 график работы
  • 2-2 3-2 2-3 график 9
  • 4 дня по 3 выходного графика

4. Гибкий график работы

Менее жесткие, чем фиксированный рабочий график, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.

Обычно ожидается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день. Примером гибкого графика работы может быть понедельник - среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.

5. Раздельный график работы

Разделенная смена - это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.

Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, который может иметь часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов.Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.

Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает, что они проводят время на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.

Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?

Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным процессом.

Нет сомнений в том, что посменный бизнес очень выигрывает от правильного планирования.Будь то сокращение времени администратора, более высокий моральный дух, гораздо меньше недовольных сотрудников и более низкая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.

Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как установить и использовать график работы. Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок планирования:

1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.

Допустим, вы используете Excel для планирования рабочего графика и рассылаете его по электронной почте.И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на далеком пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.

Внезапно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте с несколькими версиями расписания, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.

Конечно, вы можете попытаться установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.

Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)

2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.

Чем раньше вы сможете распределить расписание, тем лучше.

Мы рекомендуем уведомлять ваших сотрудников о предстоящих часах работы за две недели, чтобы они могли принять необходимые меры.Самый быстрый способ распространять расписание - через облачное приложение, такое как Planday. Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена - это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.

Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время подготовки к новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.

Таким образом, сотрудники могут также подать запрос на смену с большим количеством уведомлений, что означает, что у вас гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.

3. Поощряйте доброжелательность, избегая микроменеджмента расписания.

Лучший способ управлять расписанием - это… немного отступить!

Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Программное обеспечение для онлайн-планирования Planday, например, позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет эта информация, которая вам понадобится при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).

Если они не могут работать смену, пусть передадут ее одному из своих коллег или попросят поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных впустую на настройку и обновление расписания после его распространения.

Только будьте осторожны, не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это - использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменные сделки на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам понадобится система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.

4. Делайте расписание максимально предсказуемым.

Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.

Мы не говорим здесь о случайных неудобствах - постоянно меняющиеся графики смен напрямую связаны с ухудшением когнитивных функций и ухудшением физического здоровья ваших сотрудников.

5. Сведите к минимуму конфликты планирования.

Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.

И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход - в первую очередь попытаться минимизировать их. Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам вашей команды смены, если они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.

Различные типы инструментов планирования работы: электронные таблицы и программное обеспечение

Мы будем откровенны здесь. Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.

И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:

Excel

Преимущества

  • Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
  • Низкая кривая обучения для базового использования
  • Настраиваемый
  • Расширенный функционал
  • Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X

Недостатки

  • Создание и обновление занимает много времени
  • подвержен ошибкам
  • Не передается
  • Доступен только в одном месте
  • Нет контроля над разными версиями
  • Нет истории изменений
  • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
  • Не удается выявить конфликты расписания
  • Ограниченная информация
  • Не позволяет сотрудничать

Google Таблицы

Преимущества

  • Бесплатно
  • Низкая кривая обучения для базового использования
  • Доступен с любого устройства
  • Создан для совместной работы
  • Интегрируется с Google Suite

Недостатки

  • Требуется время на создание и обновление
  • Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
  • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
  • Не удается выявить конфликты расписания
  • Ограниченная информация

Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде. Вы хотите, чтобы расписание было только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои смены.

Программа для планирования работы

Преимущества

  • Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%).
  • Доступно, в зависимости от провайдера
  • Доступен с любого устройства
  • Включает смену смены
  • Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
  • Может создавать расписания на основе набора навыков
  • Можно настроить предупреждения о соответствии

Недостатки

  • Кривая обучения с переходом на новую платформу
  • Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена

Примечание: В дополнение к вышеперечисленным вариантам существуют другие приложения для расписания работы, предназначенные для одиноких людей, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.

Некоторые известные на рынке однопользовательские приложения для планирования работы включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, стоящие за ними.

В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:

Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.

Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но использование его для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.

По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством для управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.

Многие из вас, вероятно, уже знают об этом, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:

Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.

Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.

Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске - их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет слишком легко упустить деталь или потратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.

Хорошее приложение для планирования работы, однако, может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.

Расписания в таблицах медленно строятся и обслуживаются.

Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.

В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.

Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.

Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных расписания трудно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.

С помощью более мощного инструмента для планирования ваших сотрудников, такого как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете определить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные расходы на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.

Если вам кажется, что каждый рабочий день вы не получаете максимальной отдачи, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:

Узнать больше

Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?

Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.

Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить вашу команду к успеху, необходимо что-то изменить.Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:

  • Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, - это время, потраченное на бездействие.
  • Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
  • У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
  • Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать увеличения текучести кадров.
  • Теряя деньги. Возникновение четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
  • Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!

Приступаем к построению своего рабочего графика

Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:

1.

Составьте бюджет для заработной платы.

Обязательно отметьте все переменные, которые вызовут колебания в расписании (будь то периоды занятости, государственные праздники и т. Д.).

2. Попросите всех сотрудников сообщить о доступности и рабочих предпочтениях.

Удобно, Planday автоматизирует этот шаг от вашего имени.

3. Настройте сотрудников на своей платформе планирования работы.

Здесь вы можете ввести контрактные часы, установленные для каждого сотрудника, и другую важную информацию, которая вам нужна.Скорее всего, они будут включать в себя следующие варианты:

  • Навыки
  • Квалификация
  • Любые ограничения сверхурочной работы

4. Оцените виды смен, на которые вам нужно страхование.

Скорее всего, вам потребуются разные должности для ведения бизнеса, поэтому этот шаг особенно важен, если вы разрешаете сменную торговлю.

Если вы используете инструмент планирования смен, такой как Planday, вы можете автоматически ограничивать смены смен на основе различных наборов навыков. Это подводит нас к следующему пункту…

5. Оформите политику смены смены.

Убедитесь, что все члены команды находятся на одной странице, когда дело доходит до вашей политики смены смены.

Возможно, стоит подумать об ограничении сделок менее чем за 24 часа до начала смены, так как на таком позднем этапе менее вероятно, что это будет принято другим членом команды.

И убедитесь, что у вас есть право вето на любые смены смены - например, вы можете не захотеть, чтобы ваши самые опытные сотрудники обменивались сменами с менее опытными членами команды, когда в ту же смену работают и новенькие сотрудники.

Когда у вас будет вся эта информация в инструменте планирования, вы можете начать составлять карты открытых смен, которые вам необходимо заполнить. Конечно, построение расписания - это не разовая работа.

6. Используйте шаблон, чтобы сэкономить время.

Не нужно каждый раз начинать с нуля. После того, как вы установили расписание, которое работает в течение установленного периода, на который вы работаете заранее (будь то неделя, две недели или месяц), вы легко сможете использовать свое расписание в качестве шаблона для всех будущих расписаний.

Это касается того, что вам нужно для начала (и, надеюсь, не слишком перегруженного). Делайте шаги шаг за шагом, дайте себе возможность внести изменения в свой процесс планирования, и, если вы так склонны, подумайте о том, чтобы попробовать и Planday. У тебя есть это!

Больше никаких электронных таблиц: поприветствуйте свой цифровой рабочий график от Planday.

Начните бесплатную 30-дневную пробную версию или запланируйте демонстрацию сегодня.

Как составлять расписания для сотрудников

Для менеджеров создание расписания сотрудников, которое сделает всех счастливыми, иногда оказывается невозможной загадкой.Создание еженедельного расписания - серьезная головная боль для менеджеров, особенно в розничной торговле и организациях с переменными сменами. Уравновешивание потребностей бизнеса и потребностей сотрудников и разработка оптимизированного процесса для успешного планирования бизнеса - непростая задача. Каким бы пугающим и напряженным оно ни было, эта важная и часто пугающая задача является важнейшим компонентом создания позитивного и продуктивного рабочего места.

Если вы управляете командой сотрудников, которые работают на почасовой основе, вы, вероятно, уже знаете, что для составления успешного расписания требуется много закулисной работы.Возможно, вы уже освоили этот процесс, и если да, то спасибо! Если нет, и вы отчаянно нуждаетесь в инструментах планирования, чтобы сделать работу более гладкой, это руководство предоставит вам несколько передовых методов, которые вы можете перенять и настроить для своего бизнеса.

Чтобы разработать расписание сотрудников, подходящее для всех, сначала определите потребности вашего бизнеса, учесть затраты на рабочую силу, затем создайте и определите политики и ожидания, оцените потребности сотрудников и, наконец, реализуйте стратегии для достижения успеха.

Определите ваши требования к календарному планированию

Прежде чем составлять расписание, вы должны сначала определить и определить потребности вашего бизнеса. Вы не можете заполнять смены, если не знаете, что вам нужно, и какие навыки и ресурсы требуются для максимальной производительности. При определении потребностей вашего бизнеса учитывайте следующее:

  • Часы работы
  • Какие обязанности необходимо выполнять в каждую смену?
  • Существуют ли определенные навыки или компетенции, которыми должны обладать сотрудники для выполнения этих обязанностей?
  • Юридические последствия, такие как время на часах и перерывы

Подготовка и планирование

Сделайте себе одолжение и сделайте некоторую предварительную подготовку к планированию.Это сэкономит ваше время в долгосрочной перспективе, сократит текучесть кадров, обеспечит доверие и доверие вашей команде. Даже когда они могут думать, что нет, людям нравится структура. Не заставляйте своих сотрудников гадать, какова политика в отношении отпуска по болезни и будут ли они выписаны за опоздание. Установив и сообщая четкие, четко определенные ожидания, вы станете более эффективным менеджером, а ваша команда будет более уверена в вашем лидерстве.

Следуйте этим 5 советам для успешного планирования смен сотрудников:

  1. Создавайте политики и следуйте им.
  2. Составьте основной график и придерживайтесь его
  3. Определите и обеспечьте соблюдение ожиданий, таких как политика задержек
  4. Утверждение запросов на отгулы в порядке очереди
  5. Определите политику смены смены

Планируйте заранее.

Не дожидайтесь последней недели или дня месяца, чтобы спланировать следующий месяц или квартал. Чем дальше вы сможете планировать, тем лучше. Когда сотрудники устанавливают свои расписания заранее, они с меньшей вероятностью будут нуждаться в сменах и свопах.

Определите и определите, какие навыки требуются для каждой работы и смены.

В зависимости от отрасли, все ваши сотрудники могут иметь одинаковые навыки и квалификацию или могут отличаться. Создайте основной график, определяющий, что необходимо для выполнения каждой роли в каждую смену.

Используйте программу планирования.

Есть много инструментов, которые можно использовать для автоматизации планирования. Сегодняшняя технология планирования кадров и сотрудников невероятно мощна и может экономить ваши рабочие часы каждую неделю по сравнению с расписанием вручную.

Будьте гибкими и человечными.

Это может показаться противоречивым, но важно помнить, что люди, которых вы включаете в расписание, тоже люди. У ваших сотрудников возникнут проблемы, и будут моменты, когда вам придется проявлять ловкость, понимание и отказываться от своего первоначального плана. Немного сочувствия будет иметь большое значение для построения доверия и уважения в вашей команде.

Планирование, ориентированное на сотрудников

При создании расписания, подходящего для всех, важно учитывать потребности сотрудников.Культура великих компаний определяется их людьми, поэтому лучшие компании стремятся создавать графики, подходящие для всех. Когда моральный дух сотрудников высок, они с большей вероятностью придут вовремя с позитивным настроем. Однако так бывает не всегда. Иногда бывают ситуации, которые подходят не всем, и эта часть процесса может оказаться сложной. Четко определенные ожидания имеют решающее значение. Вот несколько моментов, которые следует учитывать:

Будьте честны при приеме на работу.Эта работа требует смены по ночам или по выходным? Убедитесь, что новые сотрудники соответствуют требованиям работы. Хотя гибкость - главное преимущество, если роль не гибкая, лучше сразу же сообщить об этом.

  • Всегда будь честным. Не отдавайте предпочтение предпочтениям одних сотрудников в расписании перед другими.
  • Создавать возможности для обучения и проводить обучение политикам, системам и процессам.
  • Не думайте, что сотрудники уже знают, как работает оптимальное планирование.Если есть ошибки планирования, используйте их как сценарии, чтобы проиллюстрировать, как работают передовые практики.

Внедрение и обслуживание

После того, как вы определили, что нужно бизнесу, и определили свои политики и процедуры, пора назначать смены. Это может быть очень сложно в зависимости от размера и типа вашего бизнеса.

Обязательно используйте инструменты, которые сделают вашу работу проще и удобнее, например порталы самообслуживания сотрудников. Обучая своих сотрудников быть ответственными, заранее планировать и документировать их потребности, вы снимаете с себя часть бремени планирования и удерживаете их вовлеченными в свою работу.

Создайте и внедрите общие методы связи. Будь то электронная почта, текстовые сообщения или приложение, определите способ общения с командой и установите передовые стандарты общения. Сегодня нет недостатка в средствах коммуникации, и если ваши сотрудники будут использовать новые приложения, такие как Slack или WhatsApp, они могут иметь большое значение для создания согласованного взаимодействия и упрощения планирования.

Если вы опытный составитель расписания, вы знаете, что ни один график не высечен на камне.Независимо от того, как много вы готовитесь, все будет неожиданно, и ваш план будет претворен в жизнь. К счастью, знать, что это произойдет, - половина дела. Не теряйте терпения, когда вам нужно внести изменения в последнюю минуту, это часть работы. Возможно, вам придется скорректировать свой процесс в дальнейшем, но имейте в виду, что вы улучшите бизнес, эффективность персонала и эффективность своей команды благодаря тщательному планированию и подготовке.

Paycor может помочь

Тяжелая задача по составлению расписания сотрудников может быть значительно облегчена с помощью технологий.Чтобы понять, что мы имеем в виду, узнайте, как решение Paycor Scheduling может работать для вашего бизнеса.

Как мне составить график работы? | Small Business

Одна проблема, с которой вам придется столкнуться, если вы нанимаете посменных работников - определяемых как тех, кто не работает по стандартному графику с 9 до 5, - это создание рабочего графика. Четкий график работы гарантирует, что кто-то будет постоянно присутствовать и заниматься делами в вашем магазине или офисе. Имейте в виду, что вам, скорее всего, придется регулярно вносить корректировки в свой рабочий график в зависимости от потребностей ваших сотрудников.

Создайте простую таблицу в текстовом редакторе или программе для работы с электронными таблицами (см. Ресурсы). Возможно, вам придется изменить ориентацию документа на «Альбомную», чтобы график работы умещался на одной странице.

Перечислите все имена ваших сотрудников, включая ваше собственное, если вы работаете посменно, в первом столбце таблицы. У каждого сотрудника будет свой ряд. Помните, что строки проходят по таблице, а столбцы идут вниз.

Введите каждый день недели, в который работает ваша компания, в первой строке таблицы.Также укажите часы работы на каждый день под названием дня.

Определите, сколько людей вы хотите работать в компании в любой момент времени каждый день. Например, два человека на дежурстве в любой момент времени.

Обсудите доступность со своими сотрудниками - это обычно решается, когда вы впервые нанимаете их. Также определите количество часов для каждой смены, например, четыре рабочих часа в день для каждого сотрудника.

График в вашей первой группе сотрудников в первый день недели.Введите время смены рядом с каждым именем в соответствующем столбце. Удостоверьтесь, что вы допускаете как минимум 15-минутное перекрытие для каждой смены на случай, если один из сотрудников опаздывает - важно убедиться, что кто-то всегда находится на месте. Так, например, если вы назначите первую смену на 9:45 до 14:00, вы можете назначить следующего человека на 13:45. до 17:45 и так в течение дня, пока вы не закроетесь. Дайте сотруднице время сделать перерыв в середине своей смены.

Повторяйте этот процесс для каждого дня недели, когда вы открыты для бизнеса.Сохраните файл рабочего графика, распечатайте его для распространения среди ваших сотрудников, а также разместите на своей рабочей доске объявлений и обновите его при необходимости.

Ссылки

Ресурсы

Биография писателя

Луиза Балле пишет статьи в Интернете с 2004 года, охватывая все, от продвижения бизнеса до тем о красоте. Ее работы можно найти на разных сайтах. Она имеет опыт работы в сфере малого бизнеса и работает дизайнером макетов и графики для веб-проектов и книжных проектов.

Планирование сотрудников: передовой опыт на 2021 год

В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Составление расписания сотрудников - сложная задача. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены. На этом все не заканчивается: планирование сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.

Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми сотрудниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников. В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.

Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.

Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на их удовлетворенность, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров. Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени. Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем.”

87 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

55 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты деятельности, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству.Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских производителей автомобилей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписания сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1,5 миллиона долларов на ненужных сверхурочных в течение первого года внедрения.

Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.

Bersin от Deloitte

Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.


Шаг 1. Определение потребностей в рабочей силе

Во-первых, четко определите, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей. Поскольку все основано на основном графике, который соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения.Вам нужно:

Карта потребностей в зависимости от ролей и местоположения

Важно определить точные ресурсы, необходимые для каждой роли, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Существует бесчисленное множество способов определить местоположение (например, отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы категоризируете местоположения четко и последовательно. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

Определите исторические тенденции

Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Быстрый анализ вашего производства или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса. Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.

Определите требуемые квалификации

Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной. Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.

Объедините время и посещаемость

Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.


Шаг 2. Оценка пула рабочих

Как только вы точно поймете, сколько труда вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.Помимо почасовой оплаты, на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

План впереди

Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой резерв. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.

Анализируйте и распределяйте ресурсы

Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Включить все ресурсы в расписание

Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в рабочем графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Рассмотрите программное обеспечение планирования персонала

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в работниках и колеблющийся спрос.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.


Шаг 3: Определите правила планирования

Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты - общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны.Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.

Соблюдение законов о безопасности, занятости и труде

Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.

Стаж

Присваивается ли сотрудникам статус трудового стажа на определенные смены? Эти рекомендации также необходимо будет отразить при составлении расписания.

Обучение и сертификация

Требуется ли для определенных смен персонал, прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.


Шаг 4: Назначьте смены сотрудников

Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены.Места и время уже должны быть определены на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.

На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые соответствуют потребностям в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся еженедельных расписаниях.

Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в отношении своих графиков работы.

Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:

Квалификация

Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные в смену, соответствуют предъявляемым к ней требованиям. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.

Правила планирования

Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.

Эффективность сотрудников

Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.

Наличие

Проблемы с доступностью сотрудников - от заявок на отпуск до отпусков различного рода - являются главной движущей силой изменения графика. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени - например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard - может иметь решающее значение для того, чтобы сотрудники были довольны, при этом создавая эффективный график.

Настройки

Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, снижая при этом количество прогулов и текучести кадров.

Конфигурация расширенного профиля

Вероятно, у вас есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программное обеспечение для планирования работы сотрудников, убедитесь, что оно поддерживает данные вашего профиля.

Автоматическое назначение смен

Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, а уточнить все детали - непросто. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может помочь.Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.

Плохое расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.

Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте - и они будут уведомлены о любых изменениях.


Шаг 5. Управление изменениями расписания

Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это значит, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно изменится с той минуты, когда оно опубликовано, до тех пор, пока оно не перестанет быть активным.

Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:

Качели спроса

В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных сотрудников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, снижение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного графика с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.

Изменения в доступности сотрудников

Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может привести к неоднозначным результатам в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым может потребоваться изменение расписания, связанное со здоровьем.

Неявка сотрудников

Реагировать на ситуацию в последнюю минуту - это стресс. Списки звонков и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут возможности сверхурочной работы.

Средства связи

Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий - отличный способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.

Интеграции

Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала может быть интегрировано с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.

Сотрудники, способные управлять своим расписанием в режиме реального времени, в 6 раз больше удовлетворены, чем те, у кого нет.

Абердин Групп


Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка

Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.

В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:

Точность прогнозирования

Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической - ключевой момент. Как планировщик, у вас есть уникальная перспектива. Используйте его для анализа отклонений и совместной работы в вашей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.

Оценка ресурсов

Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, заметив резкое увеличение количества совпадающих запросов на отпуск, вы сможете заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда наполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.

Процессы планирования рабочей силы

Проверяйте ключевые процессы вместе с другими планировщиками, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению.В посменной рабочей среде график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.

Аналитика и отчетность

Правильное программное обеспечение для планирования соберет данные, необходимые для оценки и выявления идей. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.


Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий

Программное обеспечение

для составления расписания персонала превосходно делает процесс составления расписания сотрудников более эффективным для управления - особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями.Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и нормативов, влияющих на рабочие места, работающие посменно.

Настраиваемое программное обеспечение для составления расписания сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс составления расписания:

  • При определении потребности в рабочей силе и дефицита рабочей силы особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.
  • Интегрированная функция учета рабочего времени и посещаемости исключает ручную обработку.
  • При создании графиков работы сотрудников мгновенный доступ к информации профиля сотрудника гарантирует, что в расписание будут включены только квалифицированные и имеющие на это право люди.
  • Инструменты двусторонней связи в реальном времени и автоматическое назначение смен помогают составителям графиков эффективно управлять ежедневными изменениями расписания.
  • Возможности аналитики и отчетности позволяют в реальном времени получать информацию о том, что работает, а что нет, поэтому процесс планирования постоянно оптимизируется.
  • Составление графика сменной работы может быть трудным и трудоемким делом, но технологии могут помочь вам сделать его более эффективным и простым в управлении.
  • Узнайте больше о том, как программное обеспечение для составления расписаний сотрудников Shiftboard расширяет возможности стратегического планирования.

Планирование работы сотрудников: как составить график работы для вашей команды

Создание графика работы для сотрудников может быть сложной задачей. К счастью, технология значительно улучшила весь процесс. Хотя составление расписания персонала стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует тщательного рассмотрения. В этой статье мы исследуем лучшие практики планирования сотрудников и даем некоторые идеи, которые помогут сделать планирование сотрудников максимально безболезненным.

Лучшие способы составления расписания для сотрудников

С развитием технологий времена построения расписания с помощью ручки и бумаги почти устарели.Размещение расписания в центральном офисе по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вам следует избегать того, чтобы это было основным способом, которым люди узнают, когда они работают. Этот метод требует, чтобы сотрудники часто останавливались или звонили, чтобы проверить расписание, тратя впустую свое время и время других сотрудников.

К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание со своего компьютера или мобильного устройства.Рассмотрите возможность использования одного из следующих вариантов:

Программа для работы с электронными таблицами

Программа для работы с электронными таблицами часто бесплатна и легкодоступна. Существуют разработанные шаблоны, которые вы можете найти в Интернете и загрузить, чтобы помочь вам составить график работы. Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загружают соответствующие приложения для просмотра календаря. После того, как вы создали расписание, установите его «только для чтения», прежде чем разослать его своим сотрудникам, и поощряйте их использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

Приложения для планирования работы

Приложения для планирования работы - лучший и наиболее эффективный способ составить расписание для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют средства планирования и коммуникации с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам приходить и уходить. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать торговые смены с помощью большинства приложений для планирования.

Советы по созданию расписания

Составление расписания - сложная задача с множеством движущихся частей.Вот несколько вещей, которые следует иметь в виду при создании рабочего графика:

1. Выявите любые нарушения расписания в себе или своих сотрудниках

Нарушение графика со стороны ваших сотрудников может выглядеть так:

  • Часто просят уйти раньше
  • Избегать смен, которые требуют от них выполнения повседневных или напряженных задач
  • Опоздание на смену
  • Смена смен для тех, кто приносит больше денег
  • Часто звонят
  • Часто запрашивают изменения в графике в последнюю минуту

Программное обеспечение для планирования отлично помогает вам распознать, если кто-то из ваших сотрудников нарушает график.В противном случае поговорите со своими сотрудниками и следите за их посещаемостью. В вашем справочнике для сотрудников должна быть указана процедура решения таких вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществом, отведите его в сторону, чтобы узнать, имеют ли они дело с кризисом или нарушают график.

Нарушение расписания со стороны работодателя может выглядеть так:

Расписание дежурства

Расписание дежурства - это когда вы просите кого-то подготовиться к работе, но в последний момент можете решить не звонить ему.Хотя этот тип графика может быть полезен для сокращения затрат на рабочую силу, он не уважает потребности сотрудника во времени и доходах. У сотрудника недостаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или другие планы. Кроме того, это деньги, на которые они могли рассчитывать, но больше не зарабатывают.

Если вы собираетесь использовать эту форму планирования, наймите сотрудников, которые понимают и соглашаются с тем, что смены им не гарантированы. Некоторые люди могут искать такую ​​работу для получения дополнительного дохода.

Отмена запланированных смен

Отмена запланированных смен аналогична планированию по вызову. Вы отняли смену и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам время от времени может нравиться неожиданный выходной, большинство сотрудников полагаются на этот доход, и это сильно отрицательно скажется на их банковском счете.

Редактирование и планирование в последнюю минуту

Редактирование и планирование в последнюю минуту могут потребоваться время от времени, но не делайте этого привычкой.С уважением относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в зависимости от смены. Заблаговременное планирование также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для разрешения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать расписание по крайней мере за две недели до окончания текущего расписания.

Продление смен

Продление смен после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте их рутинными. Некоторые сотрудники могут добровольно задерживаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не могут или не могут, никогда не должны подвергаться наказанию.Не забудьте спросить, желает ли персонал остаться, и никогда не ожидайте этого.

2. Знайте своих сотрудников

Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который будет работать для вас и ваших сотрудников. Есть ли у них дети, которых они должны забрать из школы? Они в колледже? Тщательное планирование повысит моральный дух, а также удержание сотрудников.

Вы должны знать о личной жизни и доступности сотрудников, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны.Такой уровень осведомленности позволяет вам составить расписание, которое улучшит впечатления сотрудников и клиентов.

Например, медленный, но привлекательный сервер в загруженную смену обеда может быть проблематичным, но вы можете легко решить проблему, запланировав их во время обеда, когда у людей будет больше времени для взаимодействия.

К счастью, многие приложения для составления расписаний позволяют сотрудникам добавлять свои настройки доступности и расписания, делая продуманное планирование проще, чем когда-либо.

3.Знайте свои потребности

Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления грамотного и подробного расписания. Вы более заняты в разное время, дни или месяцы? В это время набирайте сотрудников и сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для планирования позволяют получить представление о бизнес-тенденциях и кадровых потребностях.

Как создать график работы для сотрудников

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать расписание для своих сотрудников:

1.Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгул.

Используете ли вы программу для составления расписания, общий календарь или лист бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса отгула. Хотя это отнимает много времени, выполнение запросов сотрудников на отгулы всегда должно быть приоритетом. В конце концов, удовлетворение персонала означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

Чтобы свести к минимуму это бремя, вы можете ввести правила и инструкции:

  • Попросить сотрудников направить определенное количество уведомлений.Все зависит от того, насколько далеко вы планируете, но обычно работодатели просят как минимум две недели.

  • Выделение определенных дат, когда вы знаете, что вам потребуется полная доступность сотрудников.

  • Ограничение количества сотрудников, которые могут делать запросы в один и тот же день.

2. Создайте систему, позволяющую сотрудникам звонить или менять смены

Люди заболевают, и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому рекомендуется обрисовать ожидания в отношении таких ситуаций.Поручить персоналу найти себе замену (за исключением экстренных случаев) - полезный способ облегчить вашу рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, рассчитывайте, что у вас есть окончательное одобрение всех замен и свопов.

Наличие определенных средств связи для вас и ваших сотрудников может значительно упростить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые вы можете использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для планирования. Вместо того, чтобы пытаться выяснить, кто работает или доступен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто желает принять его, могут ответить так же быстро.

3. Найдите сотрудников, готовых при необходимости восполнить пробелы

Жизнь не у всех гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не захотят или не смогут взять дополнительные смены, и это нормально. Определите членов вашего персонала, которые ищут дополнительный доход, имеют квалификацию для работы в смену и имеют гибкую личную жизнь. Если в вашей команде нет людей, соответствующих этим критериям, вы всегда можете рассмотреть возможность составления списка возможных кандидатов.

Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который хочет снова поработать с персоналом, или потенциальный сотрудник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые захотят заменить его, когда это необходимо.

Как составить идеальный график работы для вашей команды

1. Что такое график работы

График работы - это список сотрудников и связанная с ними информация в течение определенного периода, включая их рабочее время, место и обязанности.

Лучший график работы всегда строится до двух недель внедрения. Составление графика работы сотрудников - это необходимый процесс как для самого работника, так и для работодателя. Поскольку это обеспечивает легкий доступ для понимания ответственности, которая оказалась полезной при переключении свопов, и ее легче применять.

2. Виды графика работы

В основном перечисляются 7 типов графика работы в зависимости от обычаев и рабочего времени.

2.1 График работы на полную ставку

Полный рабочий день означает, что сотрудники обычно работают с 9 до 10 в день (от 37 до 40 часов в неделю). Графику полного рабочего дня обычно придерживаются различные отрасли, такие как лакокрасочная, швейная и химическая промышленность.

Где время с 9 утра до 5 вечера, с понедельника по пятницу. Тем не менее, сроки работы длинные, но этот тип графика предусматривает различные льготы для сотрудников, включая медицинское страхование, отпуск и больничные, а также различные пенсионные планы.

Источник: Pinterest
2.2 График работы неполный рабочий день

График неполного рабочего дня означает, что сотрудники обычно работают от 4 до 5 часов в день (17-20 часов в неделю). Начальные школы и колледжи обычно работают неполный рабочий день. Где рабочее время с 8.00 до 12.00, с понедельника по четверг.

Хотя этот тип работы не предусматривает страховых выплат, дней болезни, выхода на пенсию и т. Д., Он позволяет выполнять обязанности сотрудника вне работы.

Источник: Pinterest
2.3 Фиксированный график работы

Когда сотрудники работают одинаковое количество часов в день или одинаковое количество дней в неделе, они всегда известны как фиксированный график работы. Многие сотрудники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы или расписания.

Обычно за ним следуют проектные компании, например, 4 дня по трехдневному графику. Другой пример: с 8:30 до 17:00 с понедельника по пятницу и с 15:00 до 23:00 с четверга по воскресенье.

Источник: Pinterest
2.4 Вращающийся график работы

Когда рабочие часы сотрудников фиксированы, они переключаются между дневными сменами, выходными, ночными сменами, сменными сменами или ночными сменами, известными как чередующиеся графики работы.

Такого типа расписания часто придерживаются больницы и колл-центры, где часы работы с 7:00 до 15:00 или с 13:00 до 21:00 для дневной смены или смены плавания соответственно.Сотрудники с таким графиком идут на компромисс со своим распорядком дня, но у них много времени, чтобы проводить с друзьями и семьей.

Источник: Pinterest
2.5 Гибкий график работы

Когда рабочее время сотрудника является гибким в течение недели и устанавливается сотрудниками и работодателем вместе, это называется гибким графиком работы. Этот тип графика работы очень бесконечен, но более гибкий, чем фиксированный стандарт плана.

В этом случае смены обычно переключаются с другими сотрудниками. Например, с 9:00 до 12:30 в понедельник, с 11:00 до 16:00 во вторник и с 14:00 до закрытия в субботу и воскресенье.

Источник: Pinterest
2.6 График сверхурочной работы

График сверхурочной работы означает, что сотрудники работают больше обычного рабочего времени, например, от 8 до 10 часов в день (> 40 часов в неделю).

График сверхурочной работы обычно сопровождается крупными проектами или в течение определенного периода, когда будет какая-либо бизнес-сессия, например, фестивали. Рабочее время может быть двукратным или полуторачасовым. Тем не менее, это расписание приносит некоторые бонусные баллы, но часто оно становится быстрым и дорогим.

Источник: Pinterest
2.7 График работы внештатного сотрудника

Такой график работы относительно новый для других.Тем не менее, график работы внештатного сотрудника дает хорошие результаты, но вероятность мошенничества выше. В этом рабочем графике сотрудники работают до крайнего срока, который является более гибким, чем другие рабочие графики.

Источник: Pinterest

3. Советы по составлению графика работы

Есть несколько основных советов, которым нужно следовать, когда вы спрашиваете себя, как составить рабочий график.

  • Создавайте политики и следуйте им
  • Прежде всего, вам необходимо составить основной график, которого следует строго придерживаться.Кроме того, заранее определите и обеспечьте соблюдение некоторых политик ожиданий, например политики перед отъездом, после отпуска и опоздания. Принимайте заявки на отгулы в порядке очереди. Заранее определите стратегию ротации смен для каждого сотрудника и каждой смены.

  • Планируйте как можно раньше
  • Составьте предстоящий график как можно раньше. Это поможет сотруднику составить распорядок дня и выполнить свои обязанности.Кроме того, вы можете лучше планировать рабочий график, если планируете больше. Впоследствии сотрудникам не нужно менять предложенную программу.

  • Определить и определить необходимые навыки для каждой смены
  • Как мы знаем, все сотрудники в отрасли не обладают одинаковыми навыками, квалификацией, эффективностью и опытом. Они могут в некоторой степени отличаться друг от друга. График должен быть основным графиком, который учитывает качество каждого сотрудника для каждой должности и каждой смены.

  • Использовать технологию планирования
  • На рынках доступно множество инструментов планирования, с помощью которых можно создать автоматизированный график работы для вашего бизнеса. Приложения планирования сотрудников более эффективны, чем традиционное планирование, которое выполняется вручную. Они просты в использовании и могут сэкономить ваше рабочее время.

  • Будьте гибкими и скромными
  • Всегда помните, что при составлении графика работы сотрудники также являются людьми.Подумайте об их распорядке дня, состоянии здоровья и семейном прошлом. Он более гибкий. Вы даете доступ самим себе, чтобы заполнить небольшую часть своего рабочего графика. Это будет поощрять сотрудников, что может привести к более продуктивной команде сотрудников.

4. Как составить график работы

Есть основные шаги для создания идеального рабочего графика в целом и в EdrawMax.

4.1 Как создать график работы в целом

Шаг 1: Всегда должна быть только одна версия рабочего графика.

График работы должен постоянно соответствовать только одной версии, поэтому программное обеспечение необходимо тщательно выбирать на начальном этапе планирования. Если вы планируете работу сотрудника с помощью технологии онлайн-планирования, такой как EdrawMax, это лучше, чем другое автономное программное обеспечение. Вы можете внести изменения в текущее расписание или скорректировать расписание.Это сэкономит ваше время, и любой желающий сможет легко получить к нему доступ.

Шаг 2: Убедитесь, что график работы доступен как можно скорее.

Лучше раздать свое расписание как можно раньше. Для этого вам нужно выбрать облачное приложение, которое поможет распределить расписание между сотрудниками по мере его создания. Для всех видов бизнеса настоятельно рекомендуется заблаговременное уведомление о новом расписании за две недели.

Таким образом, у сотрудников будет достаточно времени, чтобы приспособиться, и это также уменьшит количество запросов сотрудника на смену.Убедитесь, что сотрудники не стесняются спрашивать о предстоящем новом расписании до двух недель после его выпуска, так как это поможет вам запомнить.

Шаг 3: Избегайте микроменеджмента по расписанию.

Всегда поощряйте доброжелательность своего сотрудника, немного отступая, потому что это считается лучшим способом составить идеальный график работы. Должен быть оставлен раздел, где сотрудник может вводить данные о себе, когда они предпочитают работать, а не помнить.Используйте информацию этого раздела в следующий раз, чтобы назначить смену для создания нового расписания.

Однако вам необходимо знать об опыте, способностях и квалификации сотрудников, для которых вы составляете график, или вы можете создать для этого отдельный файл. Это поможет вам не допустить, чтобы менее опытные участники и неквалифицированные участники менялись сменами вместо квалифицированного человека.

Шаг 4: Составьте хорошо предсказуемый график.

Избегайте навязывания сотрудникам непредсказуемого или нерегулярного графика и не составляйте такой рабочий график, который очень сложно поддерживать видимость порядка.Постоянная смена смены напрямую связана с физическим здоровьем рабочих. Всегда думайте о своих пожилых и нездоровых работниках, составляя график смены.

Шаг 5: Сведите к минимуму конфликты планирования.

При создании расписания должна быть последовательность. Избегайте частой смены смены и поддерживайте конфликт смены смены. Всегда помните об ответственности и предпочтениях сотрудников при составлении расписания.Избегайте фаворитизма между членами команды смены.

4.2 Как создать график работы в EdrawMax

Шаг 1: Откройте онлайн / программное обеспечение EdrawMax и выберите форму ;

Источник: EdrawMax

Шаг 2: Выберите шаблон из галереи шаблонов и продолжайте редактировать, пока не будете удовлетворены.

Источник: EdrawMax

Шаг 3: Закончив рабочий график, экспортируйте его в несколько форматов, а затем прикрепите к презентации или отчету.Или просто распечатайте его напрямую.

Источник: EdrawMax

5. Заключение

Есть несколько шагов, которые нужно сделать, прежде чем думать о том, как составить график работы . График работы следует строить как можно раньше. Лучший график работы всегда достигается за счет поощрения доброй воли, которая более предсказуема без какого-либо конфликта интересов. EdrawMax - лучший инструмент для легкого создания рабочего графика , и других диаграмм.

Шаблон расписания сотрудников в Документах Google: создание базового расписания

Благодаря компьютерам времена, когда сотрудники составляли графики работы с помощью ручки и бумаги, прошли. А благодаря Интернету есть и более простые способы распространять расписания среди сотрудников. Облачные электронные таблицы, такие как шаблон расписания сотрудников в Документах Google, являются одним из очевидных методов создания расписаний сотрудников.

Если вы никогда не использовали электронные таблицы для создания расписания, мы покажем вам основы.Вот как создать в таблице базовое 8-часовое расписание смен на 5 дней в неделю.

Создание 8-часового графика смен в Excel или Таблицах

Самым популярным инструментом для создания электронных таблиц на протяжении многих лет была программа Microsoft Excel. Однако не у всех есть доступ к нему, поскольку Microsoft Office не доступен бесплатно. Однако есть много отличных бесплатных альтернатив.

Наверное, лучшая бесплатная альтернатива на данный момент - это Google Docs ’Sheets.Одним из основных преимуществ перед другими программами для работы с электронными таблицами является тот факт, что Google Docs полностью работает в облаке. Все, что вы создаете, уже хранится в сети, и поэтому его легче распространять.

Если у вас есть Microsoft Excel, вы можете создать расписание в этой программе. Тем не менее, было бы лучше перенести электронную таблицу в Google Docs, потому что это значительно упрощает совместное использование и распространение расписания среди ваших сотрудников.

Использование шаблона расписания сотрудников Google Документов

Еще одна замечательная особенность Документов Google заключается в том, что они предлагают множество готовых шаблонов на выбор, особенно когда речь идет о деловых документах.Чтобы сэкономить время на создании шаблона расписания сотрудников с нуля, в Документах Google есть отличный шаблон расписания, который вы можете легко настроить в соответствии со своими потребностями.

Чтобы использовать шаблон расписания сотрудников Документов Google, перейдите на свой Google Диск, нажмите кнопку «Создать», а затем перейдите в Google Таблицы> Из шаблона.

Прокрутите общую галерею шаблонов, найдите раздел «Личные» и выберите шаблон «Расписание».

Чтобы установить правильную неделю, для которой вы хотите создать расписание своего сотрудника, щелкните ячейку даты (C2) и установите правильную дату.

Самый простой способ затем создать график 8-часовой смены для ваших сотрудников - просто выбрать ячейки для этого периода времени и затем заполнить их, чтобы было ясно, когда и до когда они будут работать.

Выберите блок, который вы создали на понедельник, а затем скопируйте и вставьте этот блок в соответствующие ячейки до конца рабочей недели.

Ваш заполненный шаблон расписания сотрудников в документации Google должен теперь выглядеть примерно так:

Распространение расписания Документов Google среди сотрудников

Чтобы отправить новое недельное расписание своему сотруднику, нажмите кнопку «Поделиться» и введите адрес электронной почты этого сотрудника.

Обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своему сотруднику. Вы хотите, чтобы расписание было доступно только для чтения, чтобы сотрудник не мог редактировать свои смены.

Создание расписания сотрудников с помощью программного обеспечения для составления расписания сотрудников

Использование Microsoft Excel или шаблона расписания сотрудников Google Docs для создания и распространения расписаний, безусловно, является серьезным шагом вперед по сравнению с ручкой и бумагой. Однако доступны более специализированные и расширенные параметры.Облачные платформы планирования работы сотрудников произвели революцию в этом процессе и упростили, как никогда, создание и распространение точных графиков работы среди сотрудников.

Чтобы увидеть, насколько просто использовать программное обеспечение для планирования работы сотрудников, давайте создадим 8-часовой график смены в течение 5 дней в неделю с помощью программного обеспечения для планирования сотрудников Humanity.

Сначала найдите сотрудника, которого хотите запланировать, и щелкните дату, для которой хотите создать смену, чтобы начать процесс.

Просто установите рабочее время (с 10:00 до 18:00) и нажмите «Создать смену».”

Теперь щелкните вновь созданную смену, чтобы отредактировать ее.

Нажмите «Параметры повтора», установите желаемую частоту (пн - пт), когда вы хотите, чтобы функция повтора закончилась (16 июля), а затем нажмите «Установить для повтора!» и сохраните изменения смены.

Всего за несколько кликов вы создали 8-часовой график смены сотрудников на 5 дней в неделю.

При нажатии кнопки «Опубликовать» вверху автоматически отправляется новое расписание вашему сотруднику по электронной почте и SMS.

Используя программное обеспечение для планирования работы сотрудников, вы можете создавать и распределять еженедельный график работы сотрудников примерно за пять щелчков мышью и не более чем за 15 секунд. Более того, вы можете усовершенствовать процесс планирования, заранее планируя предстоящие бизнес-потребности.

Добро пожаловать в будущее!

.