Как в 1с посмотреть сколько дней отпуска осталось – где посмотреть и как внести данные
где посмотреть и как внести данные
Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.
На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.
В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.
Ввод начальных остатков в программу
Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».
Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».
В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.
Отражение отпусков в программе
Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».
В нашем случае Бажова Светлана Нурисламовна будет находиться в отпуске с 23 по 29 октября 2017 года. Период самого отпуска составит 7 календарных дней. Заполнение остальных полей мы не будем подробно рассматривать. При необходимости вы можете прочитать нашу статью про начисление отпусков в 1С ЗУП.
При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».
Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.
Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска
В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.
Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.
В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.
Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.
Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.
1s83.info
Как посмотреть остатки отпусков в 1с 8.3 ЗУП
В ТК РФ за каждым работником закреплено право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Некоторым категориям работникам положены также дополнительные ежегодные отпуска. Расчет остатков положенных работникам ежегодных отпусков в программе ЗУП 3.1 ведется автоматически.
В этой статье разберем, как посмотреть остатки отпусков в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1, как ввести начальные остатки отпусков, а также рассмотрим, почему может появляться ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков», и как ее устранить.
Где посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1
Остаток дней отпуска в ЗУП 3.1 можно посмотреть:
- В карточке сотрудника.
- В кадровых отчетах по остаткам отпусков.
- В документах Отпуск, Увольнение.
Как посмотреть остатки отпусков из карточки сотрудника
Узнать текущие остатки отпуска из карточки сотрудника можно двумя способами.
- Из карточки сотрудника можно вывести печатную форму справки по остаткам отпусков по ссылке Печать – Справка по отпускам сотрудника:
- Посмотреть текущий остаток отпуска, а также сформировать Справку об остатках отпусков можно из карточки сотрудника по ссылке Отсутствия:
Отчеты по остаткам отпусков
В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствуют несколько отчетов, которые позволяют получить остатки отпусков на любую заданную дату.
- Отчет Остатки отпусков (кратко) выводит информацию об остатках отпусков по их видам. Данные по каждому виду отпуска и общий итог содержатся в соответствующих колонках отчета:
- Отчет Остатки отпусков выводит более детальную информацию об остатках отпусков в разрезе видов отпусков и рабочих лет:
- Отчет Справка об остатках отпусков позволяет вывести максимально детализированную информацию, с точностью до документа-регистратора. Плюсом формирования справки через отчеты является то, что в отчете можно вывести информацию на любую дату:
Ссылка Как сотрудник использовал отпуск
Информацию об остатках дней отпуска для сотрудника можно быстро запросить при вводе приказа на отпуск непосредственно из документа Отпуск. Для этого используется ссылка
Аналогичная ссылка имеется в документе Увольнение:
Как быстро посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП 3.1 смотрите в нашем видео:
Как внести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП
Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП могут вводиться двумя документами: Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков.
Ввод начальных остатков отпусков документом Начальная штатная расстановка
Если работа в 1С ЗУП 3 начата после перехода из прошлых версий и при этом для перехода использовался рекомендованный вариант переноса данных, то при переходе в программе сформировался документ Начальная штатная расстановка
. Этим документом зарегистрировались и начальные остатки отпусков.Информация об остатках отпуска содержится в графе Отпуска:
По щелчку на ссылку в графе Отпуска открывается форма, в которой можно подробно посмотреть и отредактировать остатки отпусков сотрудника:
В табличной части Права на отпуск должны быть отражены все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков и указано количество дней в год для каждого вида отпуска.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Количество дней должно быть рассчитано на дату начала эксплуатации.
Правила расчета и ввода начальных остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП разобраны далее в статье.
Документ Ввод остатков отпусков
Документ Ввод остатков отпусков
Документ Ввод остатков отпусков «аннулирует» все предыдущие данные по остаткам отпусков, т.е. с даты ввода остатков ранее введенные по остаткам отпусков данные уже не будут учитываться.
Список документов Ввод остатков отпусков открывается из раздела Главное — Остатки отпусков. Чтобы ссылка отображалась в интерфейсе, необходимо выполнить Настройку навигации для этого раздела:
Также создать новый документ можно из карточки сотрудника по ссылке Оформить документ – Отсутствия – Ввод остатков отпусков:
Структура документа и правила его заполнения аналогичны описанным выше для формы ввода остатков отпусков в документе Начальная штатная расстановка:
- в табличной части Права на отпуск – указываются все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков с указанием годового количества дней отпуска;
- в табличной части Остатки отпусков по рабочим годам — вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Остатки следует вводить по состоянию на Дату остатков, указанную в шапке документа.
Правила ввода остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1
1. Остатки вводятся на указанную дату, при этом достаточно ввести остатки только за те прошедшие рабочие годы, по которым имеются ненулевые остатки и обязательно ввести остаток за текущий рабочий год.
Пример 1
Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Иванова И.И. по состоянию на 01.01.2019.
Сотрудник работает в организации с 15.09.2016, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.
- За рабочий год с 15.09.2016 по 14.09.2017 – отпуск использован полностью;
- За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – использовал 22 дня отпуска, остаток 6 дней;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – отпуск еще не использовался.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – остаток 6 дней;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – накопленный на 01.01.2019 остаток 9,33 дня (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33).
Рабочий год с 15.09.2016 по 14.09.2017 в таблице указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год, по которому не имеется остатка отпуска.
В итоге сформированный документ будет выглядеть так:
Пример 2
Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Петрова П.П. по состоянию на 01.01.2019.
Сотрудник работает в организации с 15.09.2017, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.
- За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – отпуск использован полностью;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – использовано 7 дней отпуска.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- Рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год и остатка отпуска по нему нет;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – укажем остаток 2,33 (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33. 7 дней использовано. 9,33-7=2,33).
В итоге сформированный документ будет выглядеть так:
2. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней остатка нужно указывать с минусом.
Пример 3
Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Семенова С. С. по состоянию на 01.01.2019.
Сотрудник работает в организации с 15.09.2017, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.
- За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – отпуск использован полностью;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – использовано 14 дней отпуска.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- Рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – указывать не нужно;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – укажем отрицательный остаток -4,67 (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33. 14 дней использовано. 9,33-14=-4,67):
3. Если на дату ввода остатков остаток отпуска за текущий рабочий год нулевой, то нужно ввести рабочий год, а количество дней отпуска не указывать.
Пример 4
Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Васильева В. В. по состоянию на 01.01.2019.
Сотрудник работает в организации с 26.12.2016, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.
- За рабочий год с 26.12.2016 по 25.12.2017 – отпуск использован полностью;
- За рабочий год с 26.12.2017 по 25.12.2018 – использовано 21 день отпуска;
- За рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019 – отпуск еще не использовался.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- За рабочий год с 26.12.2016 по 25.12.2017 – ничего указывать не нужно;
- За рабочий год с 26.12.2017 по 25.12.2018 – укажем остаток 7 дней;
- За рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019 – укажем рабочий год, а остаток оставим нулевым (с 26.12.2018 по 01.01.2019 менее 15 дней, право на отпуск еще не заработано.)
Почему возникает ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков» и как ее исправить
Зачастую, при вводе остатков отпуска пользователи сталкиваются с ошибкой:
Последний период остатков отпуска «Основной» должен захватывать дату остатков:
Дело в том, что последний рабочий год, за который вводятся остатки отпуска, должен быть согласован с датой ввода остатков: дата ввода остатков должна принадлежать именно этому году.
Например, такая ошибка будет возникать, если в условиях примера 4, рассмотренного выше, не ввести нулевой остаток отпуска за рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019:
Для исправления ошибки надо скорректировать документ таким образом, чтобы последний введенный рабочий год содержал дату ввода остатков.
В рассматриваемом примере в таблицу Остатки отпусков по рабочим годам необходимо добавить строку с рабочим годом, включающим дату ввода остатков. Количество дней отпуска следует оставить пустым, поскольку на дату остатков за этот рабочий год еще не накоплено ни одного дня отпуска:
См. также:
Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда читайте дополнительный материал по теме:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
buhexpert8.ru
где посмотреть, ввод остатков отпусков
Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8.3 (3.1)» «умеет» подсчитывать количество положенных сотруднику дней ежегодного отпуска, их использование и остаток.
Размер отпуска
По умолчанию подсчет дней ежегодного оплачиваемого отпуска выполняется исходя из размера, который установлен трудовым законодательством РФ, – 28 дней за отработанный год. В программе возможно и назначение «добавочного» ежегодного отпуска. Это можно сделать как для всех работников организации (при настройке вида отпуска), так и для позиции штатного расписания (в документе, утверждающем или изменяющем штатное расписание) или непосредственно для работника (в документе приема на работу или кадрового перевода).
Также можно назначить «северный» отпуск для сотрудников всей организации либо обособленного подразделения (в форме организации или подразделения). Если эти настройки произведены, то программа будет подсчитывать остатки отпусков на их основании.
Ввод начальных остатков отпусков в 1С ЗУП
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают ситуации, когда на момент начала учета в 1С сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. Тогда придется ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ — Ввод начальных остатков отпусков (Кадры/ См. также/ Начальные остатки отпусков).
В этом документе нужно внести сотрудника, дату остатков, в табличную часть заносят вид (или виды) ежегодного отпуска, затем для каждого вида отпуска – период рабочего года и остаток отпуска на дату остатков.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Документ программы «Ввод начальных остатков отпусков» можно также ввести из справочника «Сотрудники», выделив или открыв форму сотрудника и нажав «Оформить документ» – Отсутствия – Ввод начальных остатков отпусков.
Использование дней отпуска
При оформлении ежегодного отпуска программа 1С ЗУП 8.3 учитывает использованные дни и уменьшает остаток дней отпуска сотрудника. Просмотреть остатки отпуска для данного сотрудника можно непосредственно из документа «Отпуск», перейдя по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» (рядом с периодом работы):
По ссылке формируется справка об остатках отпуска сотрудника с возможностью вывода на печать:
Эта же справка доступна из формы сотрудника в справочнике по команде «Печать» – Справка по отпускам сотрудника.
Как и где посмотреть остатки отпусков сотрудников в 1С ЗУП 3.1
Посмотреть остаток дней отпуска всех сотрудников (или их части, в зависимости от настроек) можно просмотреть в отчетах «Остатки отпусков (сводно)» и «Остатки отпусков сотрудников по видам» в разделе кадровых отчетов (Кадры/ Кадровые отчеты):
Отчет «Остатки отпусков (сводно)» выводит по каждому сотруднику периоды рабочего года и остатки отпусков:
Отчет «Остатки отпусков сотрудников по видам» формируется с разбивкой по видам отпуска.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
programmist1s.ru
Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 где посмотреть
Информация по отпускам сотрудников – важная часть кадрового учета. В программе 1С 8.3 ЗУП вы можете сформировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Как учитывать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.
Читайте в статье:
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый 28-ми дневный отпуск. Это право закреплено в трудовом законодательстве. Кроме того руководство может предоставлять дополнительные отпуска. Например, сотрудникам с ненормируемым рабочим днем или вредными условиями труда. Если работники трудятся в условиях крайнего севера, то им гарантирован дополнительный отпуск 24 дня. В программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 можно учитывать различные виды отпусков и формировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Где можно посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.
Рассчитайте остаток отпуска в БухСофт
Шаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП начальные остатки отпусков
Если вы перешли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 из другой зарплатной программы, то вам надо внести в 1С остатки по отпускам. Это не нужно делать только по новым сотрудникам, которых вы приняли на работу уже в 1С 8.3 ЗУП. Ввод остатков делайте в карточке сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком сотрудников.
В открывшемся окне укажите вашу организацию (3), и кликните два раза на сотруднике (4), по которому нужно ввести остаток. Откроется карточка работника.
В карточке нажмите кнопку «Оформить документ» (5), выберете «Отсутствия» (6) и кликните на ссылку «Ввод остатков…» (7). Откроется форма для ввода.
В окне ввода укажите дату остатков (8). Это должна быть последняя дата периода, по которому вводится остаток. Далее нажмите кнопку «Добавить» (9) и введите виды отпусков (10), по которым нужно ввести данные. Также по каждому виду введите начальную (11) и конечную дату (12) периода. В поле «Остаток» (13) введите количество дней неиспользованного отпуска. Для ввода данных нажмите кнопку «Провести и закрыть» (14). Теперь по этому сотруднику в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 есть данные по остаткам.
Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом
Закажите обратный звонок на подключение или позвоните:8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).
Шаг 2. Учтите входящий остаток при оформлении отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1
При создании документа «Отпуск» вы можете посмотреть остатки неиспользованного отпуска за все периоды работы сотрудника и учесть их. Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Отпуска» (2).
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на ссылку «Отпуск» (4). Откроется форма для его оформления.
Здесь выберете сотрудника (5) и нажмите ссылку «Как сотрудник использовал отпуск?» (6). Откроется отчет по остаткам.
В этом отчете видны начальные остатки по видам отпусков (7), которые были введены вручную. Также здесь указаны остатки, накопленные за период, когда зарплата уже учитывалась в 1С (8). В графе «Остаток…» (9) указано, сколько дней может взять работник на текущий момент. Ориентируясь на эти цифры можно перейти к дальнейшему оформлению отпуска.
Шаг 3. Сформируйте отчет по остаткам отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1
В 1С 8.3 ЗУП есть отчет по остаткам отпусков всех сотрудников. Для его формирования зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Кадровые отчеты» (2). Откроется список всех отчетов.
В окне отчетов есть два отчета по остаткам:
- «Остатки отпусков» (3). Детальный отчет;
- «Остатки отпусков (кратко)» (4). Сокращенный вариант отчета.
В первом отчете можно посмотреть по каждому сотруднику (5) количество дней неиспользованного отпуска (6) в разрезе видов (7) и периодов (8).
Во втором отчете вы увидите сокращенный вариант первого отчета без указания периодов. Краткий отчет более читабелен.
www.buhsoft.ru
Остатки отпусков в 1С:ЗУП 8.3. Где посмотреть и изменить остатки отпусков в 1С: ЗУП 8.3
24 Января 2019
Программа 1С:ЗУП 8.3. дает возможность удобно вести учет отпусков сотрудников организации. Но бывают такие ситуации, что организация только “переходит” на работу в 1С:ЗУП ред. 3.1., а ранее учет велся в других системах или по какой-то другой причине возникает необходимость внести или изменить вручную остатки отпусков.
Все работодатели обязаны предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Обычно размер основного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней, но в некоторых ситуациях длительность отпуска может меняться за счет дополнительных отпусков, назначаемых в организации в зависимости от различных условий. На каждый календарный год составляется свой график отпусков.
Сейчас очень много ситуаций, когда организация «переходит» на работу в 1С ЗУП 3.1 уже в процессе своей деятельности, и ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе. Сотрудники давно приняты на работу, у каждого накоплен какой-то свой «отпускной стаж», им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять». Конечно, при переходе на ЗУП 3.1 эти данные переносятся. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести или изменить вручную.
В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1, их ввод и то, как их изменить. Очень важно корректно отражать подобного рода данные в программе. Иначе может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.
Как быстро посмотреть остатки отпусков по сотрудникам в ЗУП 3.1?
Для того, чтобы посмотреть остатки отпусков в ЗУП 3.1 предусмотрено несколько способов. Рассмотрим каждый из них и разберем, чем они отличаются.
- Способ 1.
В карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия». Здесь мы увидим остатки по всем видам отпусков сотрудника по состоянию на текущую дату. Более детальную информацию в разрезе видов отпуска и рабочих лет можно посмотреть в Справке по отпускам сотрудника (Рис. 1 и 2).
Рис. 1
Рис.2
- Способ 2.
В документе «Отпуск» по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск». Откроется справка по отпускам сотрудника. В ней мы увидим остатки отпусков по состоянию на дату начала отпуска, указанную в документе «Отпуск». (Рис. 3 и 4).
Рис. 3
Рис.4
- Способ 3.
В разделе «Кадры» – кадровые отчеты. Смотрим отчеты «Остатки отпусков» и «Справка об остатках отпусков». Преимущество этих отчетов в том, что остатки можно сформировать по состоянию на любую дату, указанную пользователем. (Рис 5,6,7).
Рис.5
Отчет «Остатки отпусков» – позволяет посмотреть остатки как по конкретному сотруднику, так и в целом по организации на любую выбранную дату.
Рис.6
Отчет «Справка об остатках отпусков» – предназначена для формирования подробной информации по остаткам отпусков индивидуально по сотруднику по состоянию на любую дату.
Рис.7
Как изменить остатки отпусков?
Для ручной корректировки остатков отпусков в ЗУП 3.1 тоже предусмотрено несколько способов:
- Способ 1.
В документе «Начальная штатная расстановка» (Документ находится в разделе «Главное» – Данные на начало эксплуатации). При нажатии на ссылку в графе «Отпуска» переходим в открывшееся окно с информацией по отпускам для сотрудника, вводим нужные данные и проводим документ. (Рис. 8,9,10)
Рис.8
Рис.9
Рис.10
- Способ 2.
В карточке сотрудника по кнопке «Оформить документ» – Отсутствия – Ввод остатков отпусков. В открывшемся окне можно внести информацию по остаткам отпусков, а также установить сотруднику права на различные виды отпусков. (Рис.11 и 12)
Рис.11
Рис.12
В документе «Остатки отпусков». Документ находится в разделе «Кадры», но по умолчанию мы его там не увидим. Найти документ можно через панель навигации (пиктограмма в виде шестеренок в правом верхнем углу экрана – Рис.13). Выбираем «Настройка навигации» – в открывшейся форме в левом окне находим «Остатки отпусков» и добавляем двойным кликом мыши, либо кнопкой «добавить» в правое окно. С помощью голубых стрелок можно разместить документ в нужном месте и нажать «ОК». (Рис.13,14,15.16).
Рис.13
Рис.14
Рис.15
Теперь с помощью этого документа можно ввести остатки отпусков по сотрудникам, либо изменить их при необходимости.
Рис.16
Своевременное внесение в программу достоверной информации по отпускам сотрудников значительно облегчит работу сотрудников кадровой службы. Контроль остатков отпусков очень важен для формирования многих кадровых документов, отчетности, а также для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.
centr-avt.ru
Расчет неиспользованных дней отпуска в “1С:Зарплате и Управлении Персоналом 8”
Программа “1С:Зарплата и Управление Персоналом 8” продолжает расширять свои возможности. Начиная с выхода версии 2.5.8 в программе можно вести управленческий и регламентированный учет неиспользованных дней отпусков работников, а также автоматически вычислять остаток отпуска при увольнении работника. О том, как именно ведется в программе учет остатков отпусков, рассказывает в данной статье А.В. Ярвельян (ЗАО “Си Дата”).
Содержание
В соответствии с Трудовым Кодексом РФ (глава 19) каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 дней, максимальная продолжительность отпуска не ограничена.
Также работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск, предусмотренный ТК РФ (в связи с условиями труда) или коллективным договором.
Продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях. В стаж работы, дающий право на отпуск, включается время фактической работы и оплачиваемого отпуска, а также время, когда работник был отстранен от работы не по своей вине. На отпуск работник имеет право по истечении шести месяцев со дня приема на работу, однако, по согласованию сторон, отпуск может быть предоставлен и ранее.
Часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Очевидно, что количество дней отпуска, на которое работник имеет право, необходимо знать как при планировании отпусков, так и при расчете компенсаций за неиспользованный отпуск.
Начиная с версии 2.5.8 конфигурации “Зарплата и Управление Персоналом” в программе реализован учет количества использованных сотрудниками дней отпусков с последующим расчетом остатка неиспользованных дней в разрезе рабочих лет.
Рассмотрим подробнее, какие именно механизмы заложены в программе.
Нормативное регулирование
В соответствии с Трудовым Кодексом РФ (глава 19) каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 дней, максимальная продолжительность отпуска не ограничена.
Также работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск, предусмотренный ТК РФ (в связи с условиями труда) или коллективным договором.
Продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях. В стаж работы, дающий право на отпуск, включается время фактической работы и оплачиваемого отпуска, а также время, когда работник был отстранен от работы не по своей вине. На отпуск работник имеет право по истечении шести месяцев со дня приема на работу, однако, по согласованию сторон, отпуск может быть предоставлен и ранее.
Часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Очевидно, что количество дней отпуска, на которое работник имеет право, необходимо знать как при планировании отпусков, так и при расчете компенсаций за неиспользованный отпуск.
Начиная с версии 2.5.8 конфигурации “Зарплата и Управление Персоналом” в программе реализован учет количества использованных сотрудниками дней отпусков с последующим расчетом остатка неиспользованных дней в разрезе рабочих лет.
Рассмотрим подробнее, какие именно механизмы заложены в программе.
Регламентированный учет
Виды используемых ежегодных отпусков объявляются в одноименном справочнике. Количество видов ежегодных отпусков не ограничено и остается на усмотрение пользователя. Однако, нужно отметить, что заполнять справочник стоит только теми видами отпусков, которые реально используются в организациях предприятия.
Для каждого вида отпуска можно настроить способ расчета оставшихся неиспользованных дней отпуска (по рабочим или календарным дням) и указать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в течение года (см. рис. 1).
Рис. 1
На дополнительные отпуска могут иметь право не все работники предприятия, более того, на предприятии может существовать несколько видов отпусков и право работников на их использование может зависеть от различных критериев. В конфигурации реализована возможность определить список “доступных” отпусков для каждой должности организаций и указать для каждого вида отпуска его продолжительность применительно к этой должности. Заполнить этот список можно на закладке “Ежегодные отпуска” формы справочника “Должности организаций”. В список необходимо добавлять только те виды отпусков, продолжительность которых для работников данной должности отличается от указанной в справочнике “Виды ежегодных отпусков”. В частности, если дополнительный отпуск предоставляется ограниченному количеству категорий работников, в справочнике “Виды ежегодных отпусков” удобно оставить величину продолжительности отпуска не заполненной, а для конкретных должностей указать реальную продолжительность. Если же дополнительный отпуск используется большинством работников, то в справочнике “Виды ежегодных отпусков” целесообразно указать его продолжительность, а для должностей, которым такой отпуск не положен, в справочнике “Должности” оставить продолжительность этого отпуска пустой.
При регистрации отпусков используются виды расчета из плана видов расчета “Основные начисления организации”. Каждому виду расчета здесь можно сопоставить вид ежегодного отпуска, заполнив группу реквизитов “Ежегодные отпуска” на закладке “Использование” (см. рис. 2). Предполагается, что предопределенному виду расчета “Оплата отпуска по календарным дням” будет сопоставлен вид ежегодного отпуска, соответствующий основному ежегодному отпуску. Программа позволит сопоставить основной ежегодный отпуск другому виду расчета, например оплате отпуска по шестидневке, но при этом следует понимать, что это нарушает условия корректности работы алгоритмов.
Рис. 2
Для видов расчета, описывающих дополнительные отпуска, на закладке “Время” формы вида расчета должен быть установлен вид времени “Неотработанные полные смены, а также командировки”, а в качестве вида времени по классификатору должен быть указан предопределенный элемент “Классификатора использования рабочего времени” “Дополнительный отпуск”. Такие настройки необходимы для оформления кадровых приказов на дополнительный отпуск, а также для корректного расчета и учета времени отпуска.
Кроме вышеприведенных настроек, а также вида ежегодного отпуска, все остальные реквизиты вида расчета, описывающего дополнительный отпуск, чаще всего совпадают с реквизитами вида расчета, соответствующего основному ежегодному отпуску.
Виды расчета, предназначенные для расчета компенсации неиспользованных дней отпуска, относятся к плану видов расчета “Дополнительные начисления организации”. В системе введены шесть предопределенных видов расчета, соответствующих компенсациям отпусков при увольнении и без увольнения, удержаниям за неотработанные дни отпуска, рассчитываемым по календарным дням или из расчета шестидневной рабочей недели. Расширить список видов расчета для компенсации отпуска пользователь не может.
Для всех видов расчета, описывающих компенсации неиспользованных отпусков (удержания за отпуск, использованный авансом), необходимо в разделе “Компенсации ежегодных отпусков” на закладке “Использование” отметить, что это компенсация отпуска и указать вид ежегодного отпуска, остаток которого будет компенсирован (см. рис. 3). В данный момент предусмотрена компенсация только основного ежегодного отпуска.
Рис. 3
Порядок расчета остатков для основного ежегодного отпуска система автоматически настроит при обновлении информационной базы до релиза 2.5.8 и выше. Однако условием успешного обновления является то, чтобы в информационной базе был заполнен регламентированный производственный календарь за все годы, по которым в программе есть отпуска. Для дополнительных же отпусков, после того, как все подготовительные настройки выполнены, необходимо перепровести все документы “Отпуска организаций”, “Начисление отпуска работникам организаций” и “Расчет при увольнении работника организаций”. При этом произойдет наполнение регистра накопления “Фактические отпуска организаций”, влияющего на расчет остатков отпусков.
Актуальные на текущий момент остатки отпусков можно увидеть с помощью отчета “Регламентированные отпуска сотрудника”, который формируется из карточки сотрудника с помощью одноименной команды меню “Печать”.
Остатки отпусков изменяются при проведении документов “Отпуска организаций”, “Начисление отпуска работникам организаций” и “Расчет при увольнении работника организаций”. Во всех этих документах при заполнении реализовано автоматическое заполнение рабочего года, за который предоставляется отпуск. Следует отметить, что, поскольку документы “Отпуска организаций” и “Начисление отпуска работникам организаций” регистрируют, фактически, одно и то же событие – предоставление отпуска работнику, то при проведении документа “Начисление отпуска работникам организаций” система анализирует существующие кадровые документы по отпускам данного работника и, если находит документ с пересекающимся периодом отпуска, то расчетный документ движения по регистру не делает.
Следует напомнить, что основной задачей описываемого механизма, является автоматический расчет остатка отпуска работника при увольнении. В документе “Расчет при увольнении работника организации” при выборе работника и приказа об увольнении автоматически рассчитывается количество неиспользованных дней отпуска на дату увольнения (или количество неотработанных дней отпуска). Отчет, позволяющий проверить правильность расчета (см. рис. 4), можно получить с помощью кнопки открытия рядом с числом дней отпуска.
Рис. 4
Как уже говорилось, система позволяет автоматически рассчитать количество неиспользованных дней только одного вида отпуска. Однако, в случае наличия дополнительных отпусков, имея в своем распоряжении подробный протокол расчета, не составит труда откорректировать автоматически рассчитанное число неиспользованных дней отпуска.
Пример
19 марта 2007 года на работу принят Насыров Семен Семенович. Он имеет право на основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней и дополнительный отпуск продолжительностью 14 дней. 20 мая 2008 года он увольняется. За время работы он был в отпуске однажды, с 24 марта по 17 апреля 2007 года.
При увольнении работника из документа “Расчет при увольнении” получен протокол расчета количества неиспользованных дней отпуска (см. рис. 4). Из протокола видно, что работник использовал часть основного и часть дополнительного отпуска, а также в отчете указаны остатки отпусков на момент увольнения. Также в протоколе отображен факт ввода остатков (18 апреля 2008 г.)
Компенсация неиспользованного отпуска без увольнения регистрируется документом “Начисление отпуска работникам организации”. В этом документе не реализован автоматический расчет количества неиспользованных дней отпуска, поскольку предполагается, что документ будет использоваться для расчета отпускных гораздо чаще, нежели для расчета компенсации отпуска, и расчет остатка отпуска при каждом вводе нового документа не целесообразен. Более того, в случае компенсации отпуска без увольнения, работодатель вовсе не обязательно будет единовременно компенсировать работнику весь остаток неиспользованного отпуска. При проведении такого документа, система фиксирует факт компенсации и учитывает его при дальнейшем расчете остатка отпуска.
Управленческий учет
В управленческом учете основной задачей механизма расчета остатков отпусков является определение положенного размера отпуска для целей планирования отпусков.
Размер ежегодного управленческого отпуска, одинаковый для всех сотрудников предприятия, хранится в регистре сведений “Учетная политика по персоналу” и указывается в рабочих днях. Если в регистре нет ни одной записи, размер отпуска принимается равным 20 рабочим дням. Если запись в регистре есть, но количество дней отпуска не указано, размер отпуска принимается равным 0.
Кроме основного ежегодного управленческого отпуска, работники могут иметь право на отгулы, то есть дополнительные дни к отпуску. Право на такие отгулы чаще всего зависит не от служебного положения (т. е. должности) работника, а возникает вследствие конкретных заслуг: переработок, сверхурочных, досрочного выполнения работы и пр.
Поэтому приобретение права на отгулы для всех категорий работников регистрируется в системе специальным документом “Право на дополнительные дни отпуска” (см. рис. 5).
Рис. 5
Остатки управленческих отпусков работников отображаются в отчете “Управленческие отпуска сотрудника”, вызываемого из карточки сотрудника. Отметим, что в управленческом учете рабочим годом считается календарный год с 1 января по 31 декабря или с момента приема работника на работу до конца года.
Планирование отпусков осуществляется с помощью инструмента утверждения отпусков “График отпусков”.
Двойной щелчок мыши на фамилии работника позволяет открыть карточку отпусков работника, в которой отмечаются все утвержденные и фактически использованные отпуска, а также остаток отпуска на текущий момент. С помощью кнопки “Подробнее по отпускам” можно сформировать отчет обо всех событиях, влияющих на продолжительность отпуска работника: приеме на работу, получении права на отгулы, приказе об отпуске (см. рис. 6).
Рис. 6
Из карточки отпусков работника можно запланировать отпуск, то есть создать документ “Планирование отпуска”. При выборе дат начала и окончания отпуска в графе “Примечание” автоматически сформируется строка комментария, содержащая сведения о том, отпуск за какие периоды и какой продолжительностью будет израсходован (см. рис. 7).
Рис. 7
Алгоритм расчета следующий: система рассчитывает остаток неиспользованных дней отпуска на последний день планируемого отпуска, вычитает из них остаток за прошлые годы, и получает количество дней, которые приходятся на будущий период. Подробнее этот алгоритм проиллюстрирован в отчете по отпускам.
Для того чтобы зарегистрировать в системе тот факт, что работник действительно ушел в отпуск, необходимо сформировать документ “Отсутствие на рабочем месте” с указанием причины неявки “Ежегодный отпуск” на период отпуска.
После проведения документа в карточке отпусков работника отобразится произошедшее событие. Также оно отобразится и в отчете по отпускам (см. рис. 8).
Рис. 8
Механизм расчета и хранения остатков отпусков
Нужно еще немного рассказать о самом механизме расчета и хранения остатков отпусков. В системе реализованы справочники “Остатки отпусков организаций прошлых лет” (для регламентированного учета) и “Остатки отпусков прошлых лет” (для управленческого учета) – см. рис. 9. Они предназначены для того, чтобы хранить остатки неиспользованных дней ежегодных отпусков за прошлые года, без учета фактических отпусков текущего рабочего года. При начале работы системы эти справочники пусты. В этом случае при проведении документов система будет рассчитывать остатки отпусков работников, начиная с дат их приема на работу.
Рис. 9
Разработчиками рекомендуется хранение остатков отпусков, оно необходимо, в частности, чтобы увеличить скорость проведения документов и формирования отчетов – программе не придется каждый раз пересчитывать остаток отпуска.
Заполнить остатки отпусков можно с помощью одноименной кнопки на панели инструментов основной формы соответствующего справочника. При этом программа автоматически пересчитает остатки отпусков за те рабочие годы, по которым не зафиксированы остатки. Факт фиксации остатков отражается в соответствующем отчете по отпускам.
Заполнить остатки отпусков необходимо также при начале эксплуатации программы, при вводе начальных данных. Если предприятие существует уже некоторое время, то чаще всего приказы о приеме на работу сотрудников, перемещениях и увольнениях переносятся полностью, а данные о приказах по отпуску – только за последние год-два. В этом случае для обеспечения корректного расчета остатка отпуска необходимо ввести данные об остатках отпусков либо на дату начала ведения учета в программе, либо на текущую дату (за последний рабочий год).
Ввести остатки отпусков вручную, после того как их зафиксировали, можно в форме элемента справочников “Остатки отпусков организаций прошлых лет” или “Остатки отпусков прошлых лет”. Основные формы справочников состоят из двух частей: списка работников и расшифровки остатка отпусков по работнику (см. рис. 9). В зависимости от положения курсора в левой части формы, в правой части отображаются данные об остатках отпусков по указанному работнику. С помощью кнопки “Изменить” (или двойного щелчка мышью на любом поле правой части формы справочника, или нажатия Enter) может быть открыта форма элемента, содержащая информацию по одному выбранному работнику. В форме отобразятся строки, соответствующие всем видам отпусков за все годы работы сотрудника. В каждой из этих строк в графе “Количество дней” нужно указать количество неиспользованных работником дней отпуска за указанный в строке год.
Фиксировать остатки отпусков можно и автоматически, с помощью регламентного задания (см. рис. 10). Настраивается автоматическая фиксация отпусков с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов основной формы справочника.
Рис. 10
Для регламентного задания должно быть указано расписание, по которому оно будет выполняться. Гибкий механизм настройки расписания позволяет настроить выполнение по часам, дням недели, месяцам. После настройки регламентного задания процедура фиксации остатков отпусков будет запускаться автоматически по указанному расписанию.
Отметим, что исполнение регламентных заданий зависит от режима работы системы.
В клиент-серверном варианте дополнительных настроек не требуется, задачи регламентного задания выполняются на сервере от имени того пользователя, который указан в регламентном задании.
В файловом же варианте работы необходимо, чтобы в форме “Настройка параметров учета” на закладке “Обмен данными” был указан пользователь, от имени которого в системе будет настроено выполнение регламентных заданий (чаще всего, это фиктивный пользователь, созданный специально для выполнения таких функций). Необходимо также, чтобы сессия этого пользователя была запущена в то время, когда должны выполняться задачи регламентного задания.
Таким образом, в программе “1С:Зарплата и Управление Персоналом 8” реализован эффективный механизм планирования отпусков, позволяющий менеджерам по персоналу получать актуальную информацию о праве работников на отпуск и о продолжительности этого отпуска. Также в программе реализован алгоритм расчета остатка неиспользованных дней отпуска (или неотработанных дней отпуска) для расчета работника при увольнении.
buh.ru
Остатки отпусков в 1С. Оформление дополнительного отпуска.
Учёт использованных и не использованных отпусков, соответственно с законами РФ и труд. соглашением, ведется в конфигурации “1С: Зарплата и управлении персоналом 8”. При рассмотрении права на отпуск в “1С: ЗУП 8” учитываются базовые отпуска, которые оформляются каждый год и дополнительные.
В статье мы рассмотрим все вопросы, связанные расчетом остатков отпусков в 1С , а именно:
Установка длительности отпуска
Отпуск стандартно устанавливается 28 дней. Существуют классы работников, для которых длительность отпуска возможно указать вручную более стандартной.
В эту категорию входят:
- лица младше 18 лет;
- работники образовательных организаций;
- сотрудники прокуратуры и другие.
Как в 1С оформить дополнительный отпуск
Это возможно сделать для всего штата и каждому работнику индивидуально. Также фиксируются права на дополнительные отпуска, которые предусматриваются законодательством и локальными актами организации.
В настройках дополнительные отпуска отмечается его продолжительность и какие работники могут им воспользоваться. Основополагающим фактором является длительность работы на предприятии.
Все параметры указываются во вкладке “Отпуск”. Если организация не новая, в про-мме отмечается информация об остатке отпуска. Высчитывается длительность уже использованного отпуска. Данные об отпусках возможно ввести в разрезе рабочих лет. Остаток отпуска рассчитывается с учётом уже использованного отпускного времени.
Как посмотреть остаток отпуска сотрудника в 1С ЗУП
По каждому работнику можно проверить остаток отпуска. Для этого нужно создать отчет по его отпускам в документе “Отпуск”.
Во время планирования отпусков в про-мме можно построить график в одноименном документе “График” и готовить фактические отпуска и их переносы.
Также в “1С: ЗУП 8” возможно анализировать исполнение графика отпусков.
Расчет и выплата отпускных
Расчёт отпускных в документе “Отпуск” также можно производить начисление заработной платы за дни и месяцы перед отпуском. Также материальную помощь к отпуску.
В документе “Отпуск” можно рассчитать налог на доходы физ. лиц и другие постоянные удержания, которые изымаются у сотрудников в зависимости от суммы выплаты. Даты выплат отпускных и перечисления НДФЛ отмечаются в налоговом регистре.
Выплату отпускных и зарплаты возможно проводить в межрасчётный период (можно сделать из док-та “Отпуск”) или с авансом.
Если у вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С ЗУП, задавайте их в комментариях. Наши специалисты с удовольствием на них ответят.
Также рекомендуем
aktiv-it.ru