Содержание

Кадровый учет в ООО: стоимость ведения

Какие документы кадрового учета необходимы для ООО

В первую очередь, любой наниматель обязан заключать с сотрудниками трудовой договор. Документ должен быть заключен и подписан в течение 3 дней с того момента, как работник приступил к выполнению своих обязанностей. В трудовом договоре прописываются все важные условия: размер оклада, условия работы, обязанности сторон и т.д. Крайне важно, чтобы они не противоречили действующим нормам трудового права. Иначе бумаги могут признать недействительными и взыскать с нанимателя штраф.

Еще один важный документ кадрового учета – трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки. В остальных случаях она хранится у работодателя.

Также закон требует, чтобы велся журнал, в котором отмечается движение этих документов.

Кроме этой документации, кадровая служба должна использовать:

  • личные карточки работников;
  • должностные инструкции;
  • штатное расписание;
  • правила трудового распорядка организации;
  • график отпусков.

Стандартизированные бланки, а также нормы ведения этих бумаг прописаны в действующем законодательстве. Но во многих случаях предприниматели могут использовать собственные образцы документов. Кроме этой документации кадрового учета, в обязательный список входит также письменное согласие сотрудников на обработку персональных данных, которое подписывается лично каждым работником.

Федеральный закон №152-ФЗ обязывает хранить положение о персональных данных. В них прописывается, какая персональная информация передается компании и как она вправе ее обрабатывать. Важно, чтобы содержание этих положений не противоречило актуальному законодательству.

Поэтому лучше всего, если документ составит грамотный юрист.

Кадровое делопроизводство – Автоматизация

Системы автоматизации кадрового делопроизводства. Примеры проектов. Топ 10 СЭД.


08.04.21. Directum выпустил решение для подписания кадровых документов в облаке

Сервис Лёгкий кадровый ЭДО от Directum позволяет за 3 дня настроить полностью легитимное подписание документов облачной электронной подписью (без USB-токенов). Сертификат ЭП удостоверяющего центра гарантирует юридическую значимость, а для дополнительной надежности используется подтверждение подписи по смс. Для ознакомления с документами решение предусматривает личный кабинет сотрудника. Работа ведется через браузер — т.е. с любого устройства с доступом в интернет. Для первого входа в кабинет достаточно перейти по ссылке в смс-приглашении, а для последующих потребуется установить пароль. Подключить к решению можно любое количество работников, при этом для них не нужно заводить учетные записи в корпоративной системе. Решение доступно в облаке и on-premise

2012. Автоматизация кадрового документооборота ООО «Газпром добыча Краснодар» на базе Docsvision

В опытную эксплуатацию запущена система автоматизации кадрового документооборота ООО «Газпром добыча Краснодар» (далее – Общество) на базе платформы Docsvision, разработанная краснодарским партнером «ДоксВижн», компанией «Эркер». При централизации в Обществе функций кадрового учета и создании Управления персоналом появилась необходимость в создании единого информационного пространства по работе с кадровыми документами и механизма передачи и согласования документов с использованием сертифицированного по ФЗ-152 программного обеспечения. В 2012 году стартовал проект по автоматизации кадрового документооборота. Данная разработка позволила сократить сроки обработки и согласования документов при приеме и переводе работников, а также при оформлении выплат социального характера. Общее количество пользователей Docsvision — порядка 150 человек: работники управления персоналом и все руководители структурных подразделений администрации и филиалов общества.

2011. Инспекция Алтайского края по надзору в строительстве автоматизирует кадровый учет с помощью программного решения компании ЭОС

В июле 2011 года Инспекция государственного строительного надзора, контроля и надзора в области долевого строительства Алтайского края приобрела дополнительные рабочие места системы кадрового учета «КАДРЫ» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). В данной системе сотрудники инспекции работают с 2008 года; всеми функциональными возможностями данного программного продукта пользуются сотрудники отдела организационно-правовой и кадровой работы. Система «КАДРЫ» – удобный инструмент ведения кадрового учета и оформления трудовых отношений. Она позволяет вести учет всей кадровой документации, формировать различные отчетные формы, вести график отпусков, командировки, личные данные сотрудников. Система «КАДРЫ» отличается простотой в работе; понятный интерфейс обеспечивает максимальное удобство при работе. Система предназначена для специалистов и руководителей кадровых служб и позволяет вести учет всей кадровой документации с помощью новых технологий в соответствии с трудовым законодательством. Для клиентов, использующих систему «КАДРЫ» наряду с еще одной разработкой компании ЭОС – системой электронного документооборота «ДЕЛО», дополнительным преимуществом является использование подсистемы синхронизации «КАДРЫ+ДЕЛО», предназначенной для автоматизированного отражения изменений штатного расписания в справочнике должностных лиц и подразделений системы управления документами «ДЕЛО».


2011. Законодательное Собрание Новосибирской области автоматизирует кадровый учет с помощью системы “КАДРЫ”

Существенные затраты времени на обработку и анализ кадровой документации, большое количество распоряжений по личному составу и необходимость повышения эффективности работы с персоналом в целом, подтолкнули руководство Законодательного Собрания Новосибирской области к автоматизации деятельности службы персонала. Выбор был сделан в пользу системы “КАДРЫ”, разработанной компанией “Электронные Офисные Системы”, которая уже много лет успешно продвигается на рынке информационных систем управления персоналом. С приобретением данной системы в декабре 2010 года сотрудники отдела кадров Законодательного Собрания могут в автоматизированном режиме вести штатное расписание, личные карточки сотрудников, табель, оформлять очередные отпуска и командировки, формировать распоряжения и многочисленные отчетные формы. Система обладает интуитивно понятным интерфейсом, который обеспечивает легкий доступ к различным разделам программы, что превращает работу в системе в удовольствие.

2011. BSC и ОАО «Аммофос» внедряют БОСС-Кадровик

В ОАО «Аммофос» (г.Череповец), которое является одним из крупнейших отечественных производителей фосфатных минеральных удобрений, стартовал проект по внедрению HRM-системы БОСС-Кадровик. Границы проекта включают как автоматизацию кадрового учета и расчета заработной платы, так и управление обучением персонала. Партнером по реализации проекта внедрения системы управления персоналом БОСС-Кадровик выступает компания BSC. Важно отметить, что на текущий момент именно кадровая политика является для ОАО «Аммофос» ключевым аспектом в достижении стратегических целей. Техническое перевооружение производства и внедрение современных ИТ-решений предъявляет новые требования к работе с персоналом. Осенью 2010 года руководством предприятия было принято решение о запуске проекта по созданию единой информационной системы для управления человеческими ресурсами.

2010. ЭОС сообщает о выпуске новой версии системы автоматизации кадрового учета «КАДРЫ 3.4»

Система «КАДРЫ 3.4» – промышленное решение, ориентированное на потребности специалистов по работе с персоналом, отвечающее всем требованиям законодательства, одинаково эффективное для автоматизации кадрового менеджмента как небольших организаций, так и крупных корпораций, ведущих распределенный кадровый учет. Система «КАДРЫ» успешно используется в ведомственных структурах с подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях. Система «КАДРЫ», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», предназначена для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом: ведение штатного расписания, личных карточек, командировок, отпусков, табельный учет рабочего времени, формирование и ведение приказов по личному составу и многое другое.

2002. ТНК выбрала БОСС-Референт для кадрового делопроизводства

ОАО “Тюменская нефтяная компания” и компания “АйТи” подписали договор о внедрении системы автоматизации документооборота “БОСС-Референт”, построенной на программной платформе Lotus Notes/Domino. Общий объем проекта составит 1000 рабочих мест в аппарате управления ОАО ТНК в Москве и 200 рабочих мест на предприятиях ТНК в Нижневартовске. “АйТи” явилась победительницей тендера на лучшее решение по использованию управленческих и информационных технологий для организации современной системы электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины. Основными критериями конкурсного отбора были: максимальная эффективность функционирования системы, простота и удобство использования, оптимальное соотношение цены и качества, наличие положительного опыта внедрений, возможность последующей модернизации.

Документационное обеспечение управления и архивоведение + Кадровое делопроизводство (Специалист по кадровому делопроизводству) – получить диплом о среднем профессиональном образовании и профессиональной переподготовке дистанционно в колледже АНПОО «НСПК»

Учебный план специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
1 курс
Наименование дисциплины Общий объем, в акад. час. Теоретическое обучение (просмотр видеолекций, изучение текстовых лекций, работа в Электронной библиотеке “Юрайт”, самостоятельная работа) Практическая подготовка (практические занятия, выполнение тестов, прохождение учебной и производственной практики, в т.ч. преддипломной)
 Контактная работа с преподавателями (вебинары, онлайн-консультации) Форма аттестации
Русский язык и литература 195 106 71 18 дифференцированный зачет
Иностранный язык 117 61 40 16 дифференцированный зачет
История 117 61 40 16 экзамен
Физическая культура 117 62 41 14 дифференцированный зачет
Основы безопасности жизнедеятельности 70 36 24 10 дифференцированный зачет
Родной язык 78 41 27 10 дифференцированный зачет
Естествознание 144 79 53 12 дифференцированный зачет
Астрономия 36 19 13 4
дифференцированный зачет
Математика 234 124 82 28 экзамен
Информатика 100 54 36 10 дифференцированный зачет
Экономика 72 38 26 8 экзамен
Право 85 45 30 10 экзамен
Исследовательский проект / Основы исследовательской деятельности 39 21 14 4 дифференцированный зачет
2 курс
Наименование дисциплины Общий объем, в акад. час. Теоретическое обучение (просмотр видеолекций, изучение текстовых лекций, работа в Электронной библиотеке “Юрайт”, самостоятельная работа) Практическая подготовка (практические занятия, выполнение тестов, прохождение учебной и производственной практики, в т.ч. преддипломной) Контактная работа с преподавателями (вебинары, онлайн-консультации) Форма аттестации
Основы философии
72		 41 27 4 дифференцированный зачет
История 72 38 26 8 экзамен
Иностранный язык 68 36 24 8 зачет
Физическая культура 102 59 39 4 зачет
Русский язык и культура речи 124 66 44 14 экзамен
Психология общения 110 61 41 8 зачет
Математика 72 38 26 8 зачет
Информатика 80 42 28 10 экзамен
Экологические основы природопользования 102 58 38 6 зачет
Информационные технологии и системы в профессиональной деятельности 110 60 40 10 зачет
Экономическая теория 82 44 30 8 дифференцированный зачет
Экономика организации 82 44 30 8 дифференцированный зачет
Менеджмент 110 60 40 10 экзамен
Безопасность жизнедеятельности 102
58		 38 6 экзамен
ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации
Документационное обеспечение управления 110 56 38 16 экзамен
Организация секретарского обслуживания 72 38 26 8 экзамен
ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации
Организация и нормативно-правовые основы архивного дела 110 59 39 12 экзамен
Методика и практика архивоведения 108 58 38 12 зачет
Учебная практика ПМ. 02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации 36 34 2 дифференцированный зачет
3 курс
Наименование дисциплины Общий объем, в акад.час. Теоретическое обучение (просмотр видеолекций, изучение текстовых лекций, работа в Электронной библиотеке “Юрайт”, самостоятельная работа) Практическая подготовка (практические занятия, выполнение тестов, прохождение учебной и производственной практики, в т.ч. преддипломной) Контактная работа с преподавателями (вебинары, онлайн-консультации) Форма аттестации
Иностранный язык 58 29 19 10 экзамен
Физическая культура 100 58 38 4 зачет
Государственная и муниципальная служба 110 58 38 14 экзамен
Иностранный язык (профессиональный) 82 43 29 10 зачет
Управление персоналом 74 41 27 6 зачет
Правовое обеспечение профессиональной деятельности 80 43 29 8 тестирование
Компьютерная обработка документов 110 62 42 6 дифференцированный зачет
Редактирование служебных документов 72 38 26 8 экзамен
ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации
Правовое регулирование управленческой деятельности 100 55 37 8 экзамен
Технологии составления современных управленческих документов 80 43 29 8 экзамен
Организация кадрового делопроизводства 110 59 39 12 дифференцированный зачет
Производственная практика (по профилю специальности) ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации 108 102 6 дифференцированный зачет
ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации
Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций 72 37 25 10 дифференцированный зачет
Методика и практика архивоведения 56 30 20 6 экзамен
Обеспечение сохранности документов 110 56 38 16 экзамен
Организация работы с электронными документами и электронными архивами 110 54 136 20 дифференцированный зачет
Производственная практика (по профилю специальности) ПМ. 02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации 36 34 2 дифференцированный зачет
ПМ.03 Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих
Выполнение работ по должности служащего 72 35 23 14 дифференцированный зачет
Производственная практика (по профилю специальности) ПМ.03 Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих 36 34 2 дифференцированный зачет
Квалификационный экзамен ПМ. 03 Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих экзамен
4 курс
Наименование дисциплины Общий объем, в акад.час. Теоретическое обучение (просмотр видеолекций, изучение текстовых лекций, работа в Электронной библиотеке “Юрайт”, самостоятельная работа) Практическая подготовка (практические занятия, выполнение тестов, прохождение учебной и производственной практики, в т.ч. преддипломной) Контактная работа с преподавателями (вебинары, онлайн-консультации) Форма аттестации
Физическая культура 50 28 18 4 дифференцированный зачет
Иностранный язык (профессиональный) 28 14 10 4 дифференцированный зачет
Профессиональная этика и психология делового общения 102 59 39 4 экзамен
Управление персоналом 36 16 10 10 курсовая работа, экзамен
Правовое обеспечение профессиональной деятельности 30 16 10 4 экзамен
Организация конфиденциального делопроизводства 72 40 26 6 дифференцированный зачет
Комплексный экзамен по профессиональным модулям ПМ. 01, ПМ.02 комплексный экзамен
Производственная (преддипломная) практика 144 136 8 дифференцированный зачет
Выпускная квалификационная работа 216 208 8 защита ВКР
ИТОГО (без учета часов практик): 4806 2576 1818 512

Кадровое делопроизводство дистанционно

Ведение кадрового делопроизводства всегда связано с интенсивным документооборотом. Необходимо оформлять документы по приему нового работника, предоставлению отпуска, направлению в командировки, увольнению, вести личные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у руководителя и работников и т.п.

Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и работников.

Проблема возникает, если:

1.      У компании несколько удаленных офисов или структурных подразделений, а специалист по кадровому делопроизводству находится только в головном офисе.

Если структурные подразделения находятся недалеко друг от друга, то документы можно передавать курьером, или специалист по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные офисы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории нашей немаленькой страны.

2.      Своей кадровой службы у компании нет, ведение кадрового делопроизводства передано на аутсорсинг в специализированную компанию.

При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно. Если аутсорсинговая фирма находится в том же городе, то можно также организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет слишком накладно отправлять курьера туда и обратно целыми днями. 

Какие решения по организации полноценного ведения кадрового делопроизводства и документооборота возможны для вышеозначенных ситуаций:

Решение 1

Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера). Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, а также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.

Если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со специалистом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой фирмы также может взаимодействовать секретарь.

Далее будут использоваться сокращенные наименования: секретарь – СК, специалист по кадровому делопроизводству – КД, трудовой договор – ТД.

Взаимодействие осуществляется по электронной почте, поэтому далее под словом «отправлять» имеется в виду отправка по электронной почте. СК и КД осуществляют взаимодействие по одной инструкции, которая может выглядеть следующим образом:

Оформление приема нового работника

·         При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (если есть), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).

·         СК получает от руководителя информацию о должности, на которую принимается работник, дате начала работы, об условиях оплаты труда, испытательном сроке, режиме и характере работы, сроке действия ТД.

·         СК сканирует полученные от работника документы и вместе с информацией руководителя отправляет КД.

·         КД на основании полученных данных оформляет приказ о приеме на работу, ТД, должностную инструкцию и личную карточку и отправляет их СК.

·         СК распечатывает ТД и должностную инструкцию в двух экземплярах, а приказ и личную карточку – по одному экземпляру, и прошивает все документы, кроме приказа.

·         СК знакомит нового работника с локальными нормативными актами компании под роспись в листе ознакомления до подписания ТД. Листы с подписью об ознакомлении СК сканирует и отправляет КД.

·         СК подписывает ТД, должностную инструкцию, приказ и личную карточку у руководителя и работника, затем ставит печать в двух экземплярах ТД и должностной инструкции. Подписанные документы СК сканирует и отправляет КД.

·         КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и отправляет СК.

·         На основании полученных образцов СК вносит запись в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек, сканирует и отправляет КД.

·         После этого один экземпляр ТД и должностной инструкции СК отдает работнику. Второй экземпляр ТД и должностной инструкции, личную карточку и копии документов, полученных от работника, СК подшивает в личное дело работника. Приказ о приеме на работу СК подшивает в папку с кадровыми документами.

·         Трудовые книжки и личные дела работников СК хранит в сейфе.

Оформление перевода работника на другую должность

·         СК получает от руководителя информацию о наименовании должности, дате начала работы по новой должности, режиме и характере работы, об условиях оплаты труда и отправляет КД.

·         КД на основании полученных данных оформляетобразец заявления, приказ о переводе, дополнительное соглашение к ТД, должностную инструкцию, и отправляет их СК.

·         Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: заявление и приказ – в одном экземпляре, дополнительное соглашение к ТД и должностную инструкцию – в двух экземплярах.

·         СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД и должностной инструкции и отправляет КД.

·         КД по полученным подписанным документам оформляет образцы записи в трудовую книжку и в личную карточку работника и отправляет СК.

·         СК на основании образцов вносит запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Работник расписывается личной карточке. Личную карточку с подписью работника и трудовую книжку, с внесенными записями, СК отправляет КД.

·         После этого по одному экземпляру доп. соглашения к ТД и должностной инструкции СК отдает работнику, 2-ые экземпляры СК подшивает в личное дело работника. Приказ о переводе СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление изменения должностного оклада работника

·         СК получает от руководителя информацию о размере оклада и дате, с которой он будет применяться, полученные данные СК отправляет КД.

·         КДна основании полученных данных оформляет приказ об изменении оклада и дополнительное соглашение к ТД и отправляет их СК.

·         Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: приказ – в одном экземпляре; дополнительное соглашение к ТД – в двух. Затем СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД с работником. Подписанные документы СК отправляет КД.

·         КДпо полученным подписанным документам оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК.

·         На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника. Работник расписывается в личной карточке. СК отправляет подписанную личную карточку КД.

·         После этого один экземпляр доп. соглашения к ТД СК отдает работнику. 2-й экземпляр доп. соглашения к ТД СК подшивает в личное дело работника. Приказ об изменении оклада СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление отпуска работника

·         Заявление работника на предоставление отпуска СК проверяет на правильность оформления и сверяет сроки с графиком отпусков. Если все верно, СК подписывает заявление у руководителя. Подписанное заявление СК отправляет КД.

·         На основании подписанного заявления КД готовит приказ о предоставлении отпуска работнику и отправляет СК для подписания у руководителя и работника. Подписанный приказ СК отправляет КД.

·         КД по полученному подписанному приказу оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК. На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника и отправляет КД.

Оформление командировки работника

·         СК получает от руководителя информацию о месте назначения (город, организация), цели, продолжительности командировки, дате выбытия и прибытия и отправляет данные КД.

·         КД по полученной информации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание и отправляет их СК.

·         СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о выбытии) и знакомит под роспись работника с приказом, после подписания отправляет их КД.

·         По прибытии из командировки работник составляет краткий отчет о выполнении задания и передает его вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием СК.

·         Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет СК отправляет КД.

·         КД оформляет образец заполнения командировочного удостоверения по прибытии из командировки и отправляет СК для подписания у руководителя.

·         СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о прибытии) и отправляет их КД.

·         Приказ о командировке, служебное задание СК подшивает в папку с кадровыми документами. Командировочное удостоверение подшивается к авансовому отчету.

Оформление увольнения работника по собственному желанию

·         Работник предоставляет СК заявление об увольнении. СК проверяет правильность оформления (должность, структурное подразделение, Ф.И.О., причина, дата увольнения, дата написания заявления, роспись Работника).

·         СК подписывает заявление об увольнении руководителя и отправляет КД, который готовит приказ об увольнении и отправляет СК.

·         СК подписывает приказ у руководителя, знакомит под роспись работника, и отправляет КД.

·         КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в личную карточку, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек и отправляет их СК.

·         СК на основании образцов вносит запись в личную карточку работника, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек. Работник расписывается во всех документах, после чего СК отправляет их КД. СК отдает работнику его трудовую книжку.

·         Приказ об увольнении СК подшивает в папку с кадровыми документами. Личную карточку работника СК подшивает в личное дело работника и помещает в раздел «Уволенные».

В таком же порядке, но с небольшими изменениями, организуется документооборот по прочим кадровым событиям: оформление поощрения работника (выплата премий, надбавок и т.д.), изменение паспортных и иных данных работника, ввод в действие локальных нормативных актов и ознакомление с ними работников под роспись и т.д.

В результате данного решения кадровые документы будут оформляться правильно и своевременно.

В головном офисе будут храниться копии всех кадровых документов удаленного подразделения, в удаленном подразделении будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника.

При работе с аутсорсинговой фирмой в офисе компании-клиента будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника, копии кадровых документов будут храниться в офисе аутсорсинговой компании.

Решение 2

Если КД готовит документы в программе по учету кадров и расчета заработной платы, можно организовать предоставление удаленного доступа СК к этой базе. В таком случае по мере готовности кадровых документов КД не будет отправлять готовые документы по электронной почте, он просто будет сообщать СК, а СК будет распечатывать документы из базы. Однако, такие действия возможны не для всех документов, а только для тех, которые возможно готовить в программе.

Решение 3

Если у компании имеются достаточные денежные средства и возможность привлечения программистов, можно организовать он-лайн систему электронного документооборота. Тогда можно будет видеть, в какой стадии находится документ: на рассмотрении, на подписи, подписан, подшит. В таких системах также имеется возможность хранить сканированные документы. У каждого пользователя такой системы имеются свои права доступа только к определенным действиям и видам документов.

Ближайшие бесплатные вебинары

Кадровый учет ООО

Согласно законодательству РФ любая организация, будь то ИП или ООО, обязана вести кадровый учет, если в штате имеется хотя бы один наемный рабочий. Основы кадрового учета закреплены в Трудовом Кодексе РФ. Деятельность предприятий в части организации кадрового учета контролируется Федеральной Инспекцией Труда (Рострудинспекцией) и Федеральной Налоговой Инспекцией.

Кадровое делопроизводство ООО помогает руководителю решить следующие задачи:

  • организация труда работников;

  • контроль учета рабочего времени;

  • контроль отпусков, больничных;

  • порядок сбора и хранения информации по всем сотрудникам фирмы;

  • документирование факта приема и увольнения сотрудников;

  • письменное ознакомление работников с правилами компании, их должностными обязанностями, нормами труда и отдыха.

Перечень документов, которые обязан иметь работодатель на своих сотрудников, весьма обширен. Сюда можно отнести трудовой договор, трудовые книжки, приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки работников по форме Т-2, приказы о переводе на другие должности. Кроме того, должны иметься и документы, освещающие принципы организации трудовой деятельности: должностные инструкции, штатное расписание, графики отпусков, табель учета рабочего времени, правила внутреннего распорядка, положения об охране труда.

Нарушение правил кадрового учета в организации грозит руководителю штрафами до 50-ти МРОТ, отстранением от занимаемой должности на срок до 3 лет, а также привлечением к административной даже уголовной ответственности.

Как вести кадровый учет в ООО – решать руководителю. Если компания большая, можно нанять специального сотрудника, ответственного за решение задач кадрового делопроизводства. Можно самостоятельно осуществлять кадровый учет. Можно его поручить уже действующему сотруднику, компетентному в данном вопросе, например бухгалтеру или секретарю. А можно делегировать задачу ведения кадровой политики организации третьим лицам – компаниям, оказывающим данные услуги. «Первая Консалтинговая Компания» занимается организацией и ведением кадрового учета в ООО с нуля уже много лет. Обращаясь к нам, Вы получаете гарантию грамотного и своевременного кадрового учета в Вашей организации. А это, в первую очередь, залог отсутствия нарушений и как следствие санкций со стороны Трудовой инспекции. Кроме того, это экономия Вашего времени, сил и нервов, а также возможность все свое рабочее время уделить основной деятельности, от которой напрямую зависит доход Ваше й фирмы. В-третьих, это уход от ответственности за нарушения в кадровом делопроизводстве, ведь в случае проверок мы ручаемся за все аспекты кадровой политики Вашей фирмы.


Ведение учета персонала для владельцев малого бизнеса

  • Ведение документации о вашей рабочей силе помогает вам соблюдать государственные правила ведения учета, защищает ваш малый бизнес от штрафов и помогает защитить свои решения в случае подачи иска о неправомерном увольнении ты.
  • Вы можете легко создать записи о занятости, составив контрольный список для того, какую документацию включать, и попросив своих сотрудников помочь вам собрать информацию.
  • Файлы персонала являются частными и конфиденциальными, поэтому ограничивайте доступ только тем людям, которым нужна информация, храня ее в безопасном месте.

Как и многие владельцы малого бизнеса, вы, возможно, взяли на себя работу менеджера по персоналу, не осознавая этого. Возможно, у вас еще нет ресурсов или достаточно большого штата, чтобы оправдать найм кого-то специально на эту должность. В настоящее время вы несете ответственность за все, что связано с вашей командой, включая создание и управление ее личными файлами.

Зачем вашему малому бизнесу нужны файлы персонала

Создание и ведение кадровых записей может быть не самым важным в вашем списке приоритетов, но они могут помочь вашей компании несколькими способами, например:

  • Это позволяет вам принимать более обоснованные решения.Файлы Персонал могут дать вам четкое представление об истории работы вашей команды, в том числе о целях производительности, записях о посещаемости и даже о дисциплинарных мерах. Эта информация может иметь жизненно важное значение при принятии решения о том, собираетесь ли вы продвигать кого-то, повышать его или увольнять.
  • Хороший учет может защитить ваш малый бизнес от крупных штрафов и пени. Федеральные агентства и агентства штата требуют, чтобы вы сохраняли информацию о трудоустройстве в течение определенного периода времени. Файлы персонала могут гарантировать, что у вас есть копии всех необходимых данных.
  • Это может помочь защитить вашу компанию в судебных процессах о неправомерном прекращении. Надлежащая документация не помешает бывшим сотрудникам подать на вас в суд после того, как они были уволены, уволены или отстранены от должности. Но это может означать разницу между выигрышем и проигрышем дела. Рабочие записи могут подтвердить решения, которые вы принимали на протяжении всего срока пребывания в должности, например, о прекращении их полномочий, и показать, что ваши причины были обоснованными и законными.

Как создавать файлы персонала и управлять ими

Поскольку для вашего бизнеса важно поддерживать файлы персонала, выполните следующие шесть простых шагов, которые помогут вам создавать и управлять записями вашей команды.

1. Оцените, какая документация у вас уже есть.

Вероятно, у вас есть много информации о каждом работнике, например, резюме и формы W-4. Просмотрите электронные письма и документы, чтобы собрать то, что у вас уже есть.

Затем воспользуйтесь следующим контрольным списком, который поможет вам выявить пробелы:

  • Описание работы
  • Заявление и резюме
  • Письмо с предложением о работе
  • Подпись в справочнике сотрудника
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • Формы льгот
  • Государственный и федеральный Формы W-4
  • Документация по заработной плате, включая заработную плату за каждый период выплаты
  • Анализ результатов деятельности
  • Жалобы клиентов и / или коллег
  • Похвала клиентов и / или коллег
  • Награды за отличную работу
  • Записи о посещаемости и опозданиях
  • Сертификат, подтверждающий завершение программ обучения
  • Письменные предупреждения и другие дисциплинарные меры
  • Любые контракты, письменные соглашения, квитанции и подтверждения между вами и сотрудником
  • Документы, связанные с уходом работника из вашей компании

2.Обратитесь за помощью к своей команде.

Сообщите своим сотрудникам, что вы создаете файлы персонала для каждого из них, чтобы все было в одном безопасном месте. Затем обратитесь за помощью в сборе недостающей информации, например, о контактных данных для экстренных случаев. Раздайте всем список того, что вам нужно от них, и установите крайний срок для предоставления информации.

3. Защитите свои файлы и создайте политики для доступа к ним.

Храните документацию в защищенном месте онлайн или в запираемом картотеке.Это защитит любую информацию от несанкционированного доступа.

Поскольку записи о занятости являются частными и конфиденциальными, четко укажите, кто может просматривать файлы. Как правило, вы и ваш сотрудник можете просматривать информацию. Вы можете предоставить руководителю (-ам) сотрудника ограниченный доступ к определенным частям информации, хранящейся в файлах их сотрудников. Для всех, кто может просматривать файлы, установите четкие правила относительно

  • Насколько заранее им нужно запрашивать доступ
  • Какую информацию они могут видеть
  • Где им разрешено просматривать записи
  • Могут ли они делать копии
  • Могут ли они делать копии они могут вносить изменения в документацию

Например, вы можете разрешить сотруднику просматривать свою папку, но он

  • Должен запрашивать доступ по крайней мере за 24 часа
  • Могут просматривать информацию только в вашем присутствии
  • Могут спросить вас делать ксерокопии
  • Может прилагать пояснения или пояснения, но не может изменять исходные документы

5.Создавайте файлы для новых сотрудников.

Всякий раз, когда у вас появляется вакансия, создайте папку для сбора заявок и резюме кандидатов. После того, как вы наняли кого-то, переместите информацию о человеке в отдельную запись о работе. Таким образом, у вас будет безопасная папка в начале срока их пребывания в должности, и вам не придется позже просматривать электронные письма или документы, чтобы собрать воедино данные сотрудника.

6. Регулярно проводите аудит.

Периодически проверяйте записи каждого члена команды, чтобы убедиться, что все они точны, обновлены и полны.Ежегодный обзор каждой папки, например, перед ежегодным обзором производительности, может показать вам, что изменилось или не изменилось по сравнению с предыдущим годом.

Когда вы проверяете каждый файл, задайте себе следующие вопросы:

  • Содержит ли папка все письменные оценки сотрудника?
  • Были ли сняты письменные предупреждения по истечении установленного срока?
  • Отражают ли записи все повышения, продвижения по службе и поощрения?
  • Если член группы находился на плане повышения производительности или испытательном сроке, отражает ли его файл его текущий статус?
  • Есть ли подписанное подтверждение того, что они прочитали и поняли самую последнюю версию справочника для сотрудников?
  • Содержит ли папка текущие версии каждого контракта или соглашения с работником?

Как долго вы должны хранить документацию

Государственные учреждения, такие как Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве, Министерство труда и государственные департаменты труда, имеют правила и рекомендации о том, как долго работодатель должен хранить документы.

Как правило, вам необходимо сохранять общие трудовые книжки в течение как минимум одного года после того, как кто-то уволится из вашей компании. Эта документация включает:

  • Заявление о приеме на работу и резюме
  • Стенограммы об образовании
  • Документация, подтверждающая ваше решение о приеме на работу
  • Подписанные формы W-4
  • Формы разрешения на удержание заработной платы
  • Записи, показывающие изменения в статусе сотрудника, такие как повышение , перевод или повышение заработной платы
  • Дисциплинарные отчеты с датами, причинами и подробностями
  • Анализ эффективности

Вам необходимо хранить информацию о том, как рассчитывается заработная плата, по крайней мере, в течение двух лет.Эти данные включают:

  • Информация об отпусках и больничных
  • Записи рабочего времени и посещаемости
  • Таблицы ставок заработной платы
  • График работы
  • Любые прибавки или вычеты из заработной платы

Как правило, вам необходимо хранить большую часть данных о посещаемости и заработной плате для не менее трех лет, в том числе:

  • Полное имя
  • Номер социального страхования
  • Адрес
  • Дата рождения, если работник моложе 19 лет
  • Род занятий
  • День и время начала рабочей недели сотрудника
  • Количество отработанных часов в день
  • Всего часов отработал каждый период оплаты
  • Как выплачивается заработная плата, например, 12 долларов в час, 480 долларов в неделю или 25000 долларов в год
  • Обычная почасовая ставка
  • Общая дневная или еженедельная оплата за полный рабочий день
  • Общая недельная заработная плата за сверхурочную работу
  • Общая заработная плата выплачивается каждый платежный период
  • Расчетные дни и расчетный период, покрываемый каждой зарплатой
  • Коллективная сделка соглашения
  • Записи о продажах и покупках

IRS рекомендует хранить налоговые записи по найму в течение как минимум четырех лет после того, как налог подлежит уплате или уплачен, в зависимости от того, что наступит позже.

Что можно и чего нельзя делать с персоналом

Чтобы поддерживать соответствие вашего малого бизнеса и защитить себя от потенциальных судебных исков, следуйте этим простым рекомендациям.

Do:

  • Предложите обучение всем, кто будет добавлять документацию. Убедитесь, что руководители знают, какую информацию включать и как делать непредвзятые заметки. Например, покажите им, как отмечать определенные образцы хорошего и плохого поведения, которые оправдывают любые действия, которые они предприняли, например, вынесение письменного предупреждения.
  • Попросите ваших сотрудников подтвердить документы перед их подачей. Если сотрудник подписывает все, что входит в его запись, означает, что он знает о существовании документа. Это также дает им возможность включить любые пояснения или пояснения.
  • Храните заявления о приеме на работу и резюме для кандидатов. Хранение информации обо всех кандидатах может защитить вас, если вам когда-нибудь понадобится обосновать решение о приеме на работу.
  • Храните бумажные копии в надежном месте. Записи о занятости вашей команды должны быть в безопасности, поэтому держите их под замком и предоставляйте доступ только тем людям, которые в этом нуждаются.
  • Резервное копирование информации онлайн. Загрузите документацию в защищенное место, например в онлайн-хранилище документов, чтобы она была доступна только тем людям, которым необходимо просматривать данные.

Не следует:

  • Включать мнения персонала, сплетни и необоснованные слухи. Все, что есть в личном деле, может быть использовано в потенциальном судебном процессе, поэтому будьте осторожны при включении. Бывший сотрудник может использовать мнения и сплетни из своего послужного списка, чтобы сказать, что вы уволили его по несправедливым или незаконным причинам.
  • Включите данные разрешения на работу и медицинскую информацию. Вы должны создать как минимум три отдельных файла для каждого из ваших сотрудников:
    • Файлы персонала, включая историю занятости и информацию о заработной плате
    • Разрешение на работу, включая форму I-9 и сопроводительную документацию
    • Медицинская информация, включая медицинские осмотры, отпуск по болезни и компенсация работникам
  • Хранить защищенную информацию. Включение такой информации, как раса, национальное происхождение, семейное положение, религиозные убеждения или сексуальность человека, может быть использовано против вас в судебном процессе.
  • Забудьте о положительной информации. Очень легко упустить из виду похвалу со стороны клиентов, сотрудников и руководителей. Добавив как положительные, так и отрицательные стороны, вы получите точное представление об истории работы сотрудника.

Руководство для новичков по управлению записями

В свое время управление записями сводилось к превращению пачки корпоративных документов в какую-то разумную файловую систему. Сегодня большая часть этих физических файлов заменена электронными записями, которые практически сами о себе позаботятся.

И это может быть реальной проблемой, согласно Ассоциации интеллектуального управления информацией (AIIM).

AIIM сообщает, что технологии позволяют предприятиям собирать данные быстрее, чем они могут ими управлять. Результат – серьезные юридические и операционные риски.

Например, предположим, что ваш малый бизнес принимает кредитные карты. То, как вы собираете и храните эту информацию, влияет на все, от безопасности индустрии платежных карт (PCI) до налога с продаж штата и вашей федеральной налоговой декларации.Без комплексной стратегии ведения учета вы можете создать огромную административную головную боль в будущем – и даже нарушить закон.

В этой статье представлены пошаговые инструкции по созданию системы управления записями, которая повышает эффективность и обеспечивает соответствие требованиям.

Обзор: Что такое запись?

Деловая запись – это документ или другое свидетельство коммерческой деятельности. Деловые записи могут быть точками данных, такими как прокрутка табеля или бумажный документ, хранящийся в запертом шкафу.

Если так думать о записях, легко увидеть, как каждая новая технология, которую вы внедряете в свой бизнес, создает новые данные. И каждая запись представляет определенную ценность и риск для вашего бизнеса.

Рассмотрите эти различные типы записей, а также потенциальную ценность и риск информации, которую они предоставляют:

  • Электронные карточки-ключи всегда фиксируют вход ваших сотрудников в здание и их местонахождение. Вы хотите использовать их для поиска персонала в случае возникновения чрезвычайной ситуации? Следить за продуктивностью? У вас есть на это законное право?
  • Контракты сотрудников с электронной подписью хранятся на вашем портале сотрудников.Следует ли держать его в деле после увольнения сотрудника? На сколько долго?
  • Ваша система электронной коммерции регистрирует каждую брошенную корзину покупок. Что вам разрешено делать с этой информацией по закону?
  • Ваша компания собирает информацию о кредитных картах по телефону. Как вы записываете эту информацию? Стоит ли его хранить? Уничтожьте это?

Это вопросы, которые необходимо решить системе управления документами.

Почти половина руководителей предприятий

не занимается активным управлением информацией.Источник: AIIM.

Преимущества системы управления записями

Чем больше технологий вы используете, тем больше у вас будет возможностей для сбора, хранения и обмена данными. Эффективная система электронного учета помогает обеспечить соблюдение требований законодательства, защиту данных о сотрудниках и клиентах и ​​максимальное использование собранных данных для достижения успеха вашей компании.

Рассмотрите следующие преимущества:

1. Операционная эффективность

Система управления записями гарантирует, что ваш персонал будет иметь свободный доступ к необходимым записям, когда они им понадобятся.Это может повысить производительность и помочь вам контролировать расходы. Это также уменьшает вращение административного колеса при поиске документов или дублировании данных.

Программное обеспечение для управления электронными документами, такое как DocSend и eFileCabinet, может помочь вам эффективно управлять документами и приблизиться к безбумажной среде.

2. Безопасность и конфиденциальность

Согласно оценке IBM Cost of a Data Breach за 2019 год, вероятность того, что бизнес пострадает от утечки данных, составляла почти каждый третий в 2019 году.Малые предприятия не освобождены от уплаты налогов; Отчет показал, что малые предприятия несут более высокие расходы по сравнению с их размером.

Эффективная система управления цифровыми записями обеспечивает уровни безопасности для всех цифровых записей, чтобы защитить ваш бизнес от этих рисков.

Программное обеспечение, такое как DocSend, может упростить и повысить безопасность управления цифровыми записями.

3. Интеллект

Стратегический подход к бизнес-записям также помогает вашей компании извлекать выгоду из данных, которые вы собираете каждый день, для достижения организационных результатов.

Например, заявки и предложения о приеме на работу являются ключевыми записями кадровых ресурсов (HR), которые можно использовать для формирования стратегии управления талантами. Цифровые точки соприкосновения, такие как загрузка контента, можно использовать для составления карты пути клиента и целевого маркетинга.

4. Правовая защита

Управление делопроизводством позволяет вашему бизнесу быстро и эффективно реагировать на судебные иски и жалобы. Например, если вы увольняете сотрудника, подавшего жалобу на дискриминацию и преследование, EEOC может потребовать от вас предоставить отчеты о найме и оплате труда, охватывающие весь отдел.

Знание юридической значимости ваших деловых документов и срока их хранения защищает ваш бизнес.

5. Соответствие

Регулирующие органы, такие как Управление по безопасности и гигиене труда (OSHA), Министерство труда США (DOL) и Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), требуют, чтобы компании хранили и защищали записи компании в течение определенных периодов времени. .

Записи о заработной плате должны храниться не менее двух-трех лет в соответствии с федеральными законами, а записи о несчастных случаях должны храниться не менее пяти лет.Компании должны знать минимальные стандарты хранения, которые применяются к каждой создаваемой ими записи.

eFileCabinet – еще один отличный выбор для хранения и организации ваших цифровых документов.

4 этапа управления записями

Ниже приведены этапы, которые необходимо учитывать вашему бизнесу при создании системы управления записями.

Этап 1: Создание

Запись может быть создана вручную, получена или сгенерирована автоматически посредством транзакции.Он может быть собран вашей системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), получен по почте, набран сотрудником или записан, как при встрече Zoom.

Этап 2: Классификация

По оценкам AIIM, 60% данных, поступающих в бизнес, являются неструктурированными, что приводит к тому, что организация называет «информационным хаосом». Для борьбы с этим стратегия управления записями должна гарантировать, что все записи, создаваемые системами компании, классифицируются в соответствии с их стоимостью и рисками для бизнеса.

Правильная классификация записей позволяет эффективно регистрировать, извлекать, архивировать и уничтожать документы.

Записи можно разделить на несколько категорий. Например, соглашение о неразглашении может быть помечено как имеющее сертификат цифровой подписи, как конфиденциальную запись и как кадровый документ. Примеры классификаций записей включают:

  • Функции, действия и транзакции
  • Уровень безопасности
  • Место хранения и доступ
  • Срок хранения
  • Активный vs.неактивный

Этап 3: Обслуживание

Следующий этап в системе управления записями включает в себя ведение активных записей для обеспечения безопасности и доступа на основе вашей системы классификации. Это включает в себя физическое и электронное хранение документов.

Например, учебные материалы и справочники для сотрудников часто загружаются в онлайн-библиотеку ресурсов для сотрудников, чтобы их можно было легко найти в любое время. Записи о состоянии здоровья сотрудников могут храниться в запертом шкафу для случайного использования только менеджером по персоналу.

Данные о клиентах могут создаваться и поддерживаться торговым персоналом в CRM. Некоторые документы, такие как налоговые декларации, могут храниться как в онлайн-записях, так и в защищенных бумажных файлах.

Цели вашего плана обслуживания – избежать дублирования, обеспечить контроль версий и предоставить эффективный доступ нужным людям.

Этап 4: Удаление

После того, как записи достигают конца своего жизненного цикла, их следует либо навсегда заархивировать, либо утилизировать, либо уничтожить.

Чтобы создать план утилизации, вам нужно будет определить период хранения для всех записей вашей компании и создать план по их извлечению и утилизации в подходящее время.

Многие компании проявляют слабость в отношении распоряжений, потому что сегодня очень легко собирать и хранить данные в Интернете. Но устаревшие данные могут перегрузить вашу систему управления записями, помешать контролю версий и снизить эффективность работы.

Если вы опасаетесь уничтожать файлы, вы можете просто заархивировать их. Важно исключить их из активного использования и поддерживать протоколы безопасности на протяжении всего жизненного цикла документа.

Место для всего

Хаос дорого обходится в личной и деловой жизни.Сегодня, когда так много данных собирается, создается и хранится автоматически, создание эффективных протоколов регистрации важнее, чем когда-либо.

С помощью надежного плана управления записями вы можете защитить конфиденциальные данные клиентов и сотрудников, получить к ним эффективный доступ и использовать их для принятия более эффективных решений.

Как организовать учет сотрудников в малом бизнесе

Как вы ведете дела своих сотрудников? У вас есть по одной папке на каждого сотрудника? Или все они в одной папке? Вы знаете, где находятся все документы вашего сотрудника? Есть ли у вас субподрядчики? Где все конфиденциальные документы W-9 и W-2? Они в безопасном месте? Каждый малый бизнес должен вести учет сотрудников.Я обнаружил, что несколько малых предприятий не знают, где находятся все их документы. И если эта информация попадет в чужие руки, вы можете создать чрезмерную нагрузку на своего сотрудника или субподрядчика. Чтобы избежать путаницы в том, какая подсказка относится к какому типу персонала, я пометил буквами «E» или «S» в начале каждой подсказки, чтобы помочь вам организовать ваши личные дела более эффективно. Буква E означает «Сотрудник», а «S» – «Субподрядчик».

Порядок ведения кадрового учета

  1. E или S: иметь место для основных файлов персонала. Это будет включать резюме, форму W-4, копию описания должности, записи о льготах (здоровье и пенсия), контракты (письма о зарплате) и любые документы по дисциплинарным вопросам.

  2. E: Храните конфиденциальные медицинские записи отдельно от основных файлов персонала. Это позволит вам соблюдать различные законы о конфиденциальности.

  3. E: Храните документы о травмах сотрудников (Worker’s Comp.) В отдельных папках. Для любых травм у вас должна быть отдельная папка с документами, связанными с травмами сотрудника.Это обеспечит легкий доступ к нему, если вам когда-нибудь понадобится обратиться к этим документам.

  4. E: Храните документы о заработной плате в отдельно организованной подшивке. Папка – это здорово, потому что вы можете пробить все дырки и разделить по налоговым органам и добавить раздел для квитанций о заработной плате сотрудников. Добавьте раздел в подшивку для формы сотрудника I-9 для ваших сотрудников. А в конце года вы можете отпилить всю папку для сохранности. Мои клиенты очень ценят свою зарплатную ведомость.Помните, что вы сотрудник, поэтому не забудьте заполнить документы для себя и сохранить их в папке.

  5. S: Храните счета-фактуры Субподрядчиков в их собственной папке на год, а контракты / соглашения в другой, более постоянной папке где-то еще. Хранение их по отдельности минимизирует вероятность пропажи важной бумаги. У меня были клиенты, которые постоянно теряли согласие со своими субтитрами. Это было очень неприятно для обеих сторон.

  6. E или S: создание пользовательских форм для персонала. Если у вас есть формы для вашей отрасли, которые нужно заполнить вашим персоналом, храните пустые копии в нескольких пакетах «Новый персонал». Также включите федеральные формы и формы штата, которые также необходимо заполнить. Когда у вас новый сотрудник, все документы в одном месте.

  7. E или S: Все файлы персонала должны быть в безопасности. Только небольшое количество людей должно знать, где находятся эти документы.Хранение в запертом шкафу, как показано ниже, отлично подойдет. Даже лучше, если найдешь огнестойкий.

  8. E или S: Защитите свои цифровые файлы паролями. Если он у вас цифровой, убедитесь, что он защищен паролем. Сделайте свои пароли как можно более надежными, используя заглавные буквы, символы, цифры и строчные буквы. Сделайте его уникальным.

  9. E или S: создать кадровую политику. Это будет включать в себя, где находятся все различные папки, кто может получить к ним доступ и когда они могут получить к ним доступ.

К сожалению, IRS не дает вам подробных указаний о том, как хранить эту информацию, так что, надеюсь, это дает. Они перечисляют только следующее для налоговой отчетности по найму на предприятиях. Посетите IRS.gov, чтобы получить дополнительную информацию.

Что нужно вести в налоговом учете по найму?

  • Идентификационный номер вашего работодателя.

  • Количество отправленных чаевых

  • Суммы и даты всех выплат по заработной плате, аннуитетам и пенсиям.

  • Сотрудники Имена, адреса, номера социального страхования и род занятий

  • Копии формы W-2 для сотрудников, которые были возвращены вам как недоставленные.

  • Даты болезни или травмы и размер выплаты сотрудникам

  • Даты приема на работу

  • Формы W-4, W-4P, W-4S и W-4V копии

  • Даты и суммы налогового депозита

  • Возвращает копии файлов.

  • Советы Рекорды

  • Рекордные преимущества

IRS рекомендует хранить записи о занятости в течение 4 лет с момента увольнения сотрудника или его ухода из компании. Таким образом, в 2018 налоговом году вы должны хранить эти записи до января 2022 года. Чтобы получить дополнительную информацию о том, как долго вам следует хранить свои бизнес-записи, посетите мой пост.

Я надеюсь, что эта информация послужит вам руководством к тому, как организовать записи о ваших сотрудниках.

(Посещено 6546 раз, сегодня 16 посещений)

Лучшие практики для кадровых файлов малого бизнеса | Малый бизнес

Возможность того, что работник подаст в суд на работодателя, всегда присутствует. Причина иска может быть связана с увольнением, увольнением, приостановкой работы, назначением на работу или любым другим условием, связанным с работой. Один из лучших способов защитить ваш малый бизнес от судебных исков – это создать практичную и организованную файловую систему персонала.Благодаря эффективной системе регистрации вы соблюдаете федеральные законы и законы штата о найме на работу.

Включение файлов

В общее личное дело сотрудника должны входить только относящиеся к работе документы. Эти документы включают описание должности, форму заявки, резюме, письмо с предложением о работе, обзоры результатов работы, заметки о посещаемости, формы льгот и налогов для сотрудников, дисциплинарные предупреждения, контакты для экстренных случаев, трудовой договор и жалобы коллег и клиентов.Записи, относящиеся к завершению программ обучения, признанию образцовой работы и увольнению, также должны быть включены в общее дело. Не включайте форму I-9 сотрудника или медицинскую информацию в ее общее личное дело. Они хранятся в разных файлах, в результате чего для каждого сотрудника создается три файла: общее дело сотрудника, медицинская карта сотрудника и файл I-9.

Файл общего сотрудника

Файл общего сотрудника содержит большую часть имеющихся у вас данных о ваших сотрудниках.При желании вы можете разделить этот большой файл на две категории: «Общие» и «Производительность работы». Поместите элементы, касающиеся приема на работу, такие как описание должности, заявление, резюме, письмо с предложением и компенсацию в файл «Общие». Поместите документы, относящиеся к выполнению и поведению работ, в файл «Выполнение работ».

Файл разрешения на работу

Форма подтверждения права на трудоустройство I-9 и подтверждающие документы, такие как копии карточек социального обеспечения и водительских прав, помещаются в файл I-9 сотрудницы, который отделен от ее личного дела.Даже если от вас не требуется делать ксерокопии подтверждающих документов, сделайте это в случае, если документы окажутся ложными. Если возникнут юридические проблемы, вы можете доказать, что сотрудник предоставил вам ложные сведения.

Файл с медицинской информацией

Медицинская информация сотрудника должна храниться в безопасном месте, отдельно от ее персонала и файлов I-9. В этот файл помещается информация, касающаяся медицинских осмотров, тестирования на наркотики, отпуска по болезни, компенсаций работникам, медицинских осмотров, приспособлений для инвалидов и форм выбора медицинских услуг.

Назначение доступа

Храните бумажные копии кадрового учета в конфиденциальном и безопасном месте и предоставляйте доступ только тем сотрудникам, которые в нем нуждаются. Менеджерам и начальникам обычно требуется доступ к общим кадровым файлам при принятии решений о приеме на работу. Если документ не связан с работой или содержит защищенную информацию, такую ​​как раса, национальное происхождение или религия сотрудника, не включайте его в общее личное дело. Только сотрудник отдела кадров, который ведет медицинские записи или записи I-9, и владелец компании должны иметь доступ к этим конфиденциальным документам.

Рекомендации

Сохраняйте кадровые записи в электронном и бумажном формате, даже если у вас всего несколько сотрудников. Что касается электронных файлов, убедитесь, что ваша система имеет надлежащие меры безопасности и системы резервного копирования, чтобы избежать несанкционированного доступа и вирусов. При необходимости обратитесь за юридической консультацией, чтобы определить, как долго хранить – и как уничтожить – трудовую книжку. Например, Комиссия по равным возможностям трудоустройства требует, чтобы работодатели вели кадровый учет уволенных сотрудников в течение как минимум одного года после даты увольнения.

Ссылки

Писатель биографии

Грейс Фергюсон профессионально пишет с 2009 года. Имея 10-летний опыт работы в области вознаграждений сотрудникам и администрирования заработной платы, Фергюсон много писал по темам, связанным с трудоустройством и финансами. Писатель-исследователь, она публиковалась в The Sage Encyclopedia и Mission Bell Media.

Бухгалтерский учет 101: Советы по организации учетных записей сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел.Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов для сотрудников.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу. Как решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по созданию эффективной и совместимой системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажная или электронная?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях. Это может иметь смысл, когда у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации.Например, если ваши записи о найме отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте основные записи о сотрудниках

В большинстве случаев вам потребуется вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

Кадровые файлы охватывают историю занятости и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанную справку для сотрудников вашей компании.Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните все эти формы в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционного аудита или расследования, следователь попросит изучить эти формы. Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, должны быть поданы по ведомости заработной платы. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы на разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), поскольку любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:
  • Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу – 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
  • Форма I-9 – 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
  • Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе и хронометраж – от 3 до 4 лет для большей части документации
  • W-4s – 4 года после уплаты налогов
  • Оценка производительности – 2 года
  • Результаты медицинского осмотра – 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
  • Результаты проверки на наркотики – Отчет за последний год за год
  • Запрос на разумное приспособление – 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
  • Льготные планы – 1 год после прекращения действия плана
  • Документация FMLA – 3 года после окончания отпуска
  • Записи о расторжении – 1 год с даты расторжения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате.Но при правильном планировании и выполнении вы можете организовать и выполнить требования закона.

Настройка записей сотрудников и файлов персонала

Федеральные законы регулируют продолжительность хранения определенных записей о сотрудниках, но не определяют продолжительность хранения всего личного дела. Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела хранились в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после прекращения действия договора.

Умная работа

Лучшей практикой было бы хранить необходимые записи и личное дело в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Среди причин этой рекомендации можно выделить то, что вашему бизнесу может быть предложено предоставить рекомендацию о приеме на работу для сотрудника в будущем или может быть втянут в спор о причине увольнения.

Другие записи о занятости, которые обычно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

  • история работы
  • оценки эффективности
  • дисциплинарные записи
  • личные благодарности
  • больничных
  • отпускных дня
  • зачисления на льготы
  • обозначения получателя
  • Выписки из заработной платы
  • отчетов рекомендательных проверок
  • Информация о компенсации работникам
  • медицинские карты
  • Информация о тестировании на детекторе лжи

Кому разрешено просматривать личные дела?

Так же, как нет федерального закона о ведении личного дела, нет и федеральных законов о том, кто имеет к нему доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и немногие люди должны иметь возможность ее просматривать.

Однако ряд штатов приняли законы, которые ограничивают или иным образом регулируют доступ сотрудников к личному делу. Следовательно, ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Наконечник

Имейте в виду, однако, что, несмотря на технические проблемы с правом собственности, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его или ее будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, правильность информации и кому она будет показана.Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваш бизнес в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, вы разрешили разумный доступ к файлам персонала в рамках политики справедливого отношения к сотрудникам.

Обратитесь к нашей карте штата для получения информации о доступе вашего штата к файлам персонала.

Если вы решите разрешить доступ к файлам персонала, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

  • Ограничьте частоту доступа указанным числом раз в год или «разумной» частотой доступа.
  • Требовать предварительный запрос на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла на бумагу.
  • Укажите время или место просмотра файла, чтобы он как можно меньше влиял на рабочее время как сотрудника, так и работодателя.
  • Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии кого-то, кого вы назначили, в целях защиты целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить информацию, которую могут видеть сотрудники? Закон штата может разрешить вашей компании ограничить информацию, к которой сотрудник должен иметь доступ. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем того требует штат. Как правило, сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплине и увольнениях.

В некоторых штатах разрешается скрывать определенные типы информации от доступа сотрудников, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решена, вы можете решить ее так, как считаете, что лучше всего послужит интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Обычно сотрудник может сделать копию или запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника.В некоторых штатах разрешается взимать с сотрудника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запрашивать копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов регулируют вопрос о процедуре, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Обычно, когда сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в его личном деле, удаление или исправление информации может быть согласовано вами и сотрудником.Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику должно быть разрешено подать письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или раскрытие из этого файла любому, кому разрешено его просмотреть.

Кто еще может просмотреть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только по служебной необходимости.

Если против вашего бизнеса подан иск, у вас есть возможность защитить интересы других сотрудников в отношении конфиденциальности, отказавшись передать запрошенную в иске информацию из личного дела до тех пор, пока это не будет вызвано повесткой в ​​суд. Даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация относилась непосредственно к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет соблюдения определенных требований к ведению документации, и записи находятся в файлах персонала, тогда они получают весь файл, если только вы не уберете те части, которые им нужны по отдельности.

4 совета по управлению кадровой документацией

Независимо от того, в каком отделе вы работаете, каждый день состоит только из 24 часов. Когда дело доходит до HR-отделов, эти часы можно легко потратить на административные задачи, которые еще больше усложняют HR-отделу выполнение своего стратегического вклада. Помимо надзора за всеми процессами найма и адаптации и управления повседневными кадровыми вопросами и заработной платой, специалисты по персоналу также несут ответственность за обработку и защиту конфиденциальных записей сотрудников, в том числе:

  • Заявки, резюме и подтверждающие документы
  • Информация о сотрудниках
  • Расчет заработной платы и льгот
  • Документы о приеме на работу и подтверждение политики
  • Сертификаты, лицензии и учетные данные
  • Документы по управлению эффективностью
  • Записи о карьерном росте / обучении и развитии
  • Документы о выходе на пенсию / прекращении действия

От обеспечения соответствия до подготовки к аудитам, судебным разбирательствам и внутренним проверкам – надлежащее обращение с этими документами и управление ими добавляет дополнительный уровень сложности повседневным операциям, и зачастую это требует очень много времени.

Хотя количество бумажных и электронных файлов, производимых вашей организацией, будет продолжать расти, существует лучший способ управлять всеми этими документами и в то же время стать более эффективным и точным. Применяя проверенные временем передовые методы управления записями и информацией, отдел кадров может сократить время, затрачиваемое на подготовку, поиск и удаление документов, и высвободить время для более стратегических проектов.

Надлежащее управление записями сотрудников начинается с самооценки

Эффективная стратегия управления документами имеет решающее значение для достижения соответствия требованиям персонала, а также для подготовки к аудитам, судебным разбирательствам, внутренним проверкам и внешним запросам.Если в вашей организации нет стратегии, сейчас хорошее время, чтобы начать внедрять эффективные и безопасные методы в свой рабочий процесс.

Организуйте свои кадровые записи

Что такое управление делами сотрудников?

Ваш офис завален картотечными шкафами, заполненными просроченными и устаревшими записями о сотрудниках, или вы уже начали переход к более цифровой среде? Независимо от формата, все физические и электронные записи должны быть организованы таким образом, чтобы обеспечивать безопасность и доступность.Система управления файлами кадровых ресурсов является важным компонентом организации файлов сотрудников.

Управление кадровым делом

Отделы кадров

обрабатывают огромное количество документов еще до завершения процесса приема на работу. От приложений и резюме до проверок рекомендаций, проверок биографических данных и объявлений о вакансиях – каждый документ, созданный в ходе этого процесса, должен быть зарегистрирован, сохранен и надежно удален согласно соответствующему графику хранения. Эти записи имеют решающее значение для обеспечения того, чтобы ваш процесс приема на работу предоставлял равные возможности для всех соискателей.

Когда сотрудник принят на работу, записей становится еще больше! Налоговые формы, подтверждение места жительства, личная медицинская информация и все другие записи, которые создаются в течение срока пребывания в должности сотрудника, должны храниться надлежащим образом, чтобы обеспечить соответствие государственным требованиям, включая, но не ограничиваясь:

  • Название VII
  • Закон о дискриминации по возрасту
  • FLSA
  • FMLA
  • ERISA
  • Закон о равной оплате труда (EPA)
  • OSHA

Один из самых простых способов упорядочить записи – создать отдельные файлы для определенных категорий в файле каждого сотрудника.Мы рекомендуем файлы для каждого из следующих:

  • Кадровое дело (включая информацию о заявлении, проверке, адаптации и записи о сотрудниках)
  • Файл I-9
  • Управление эффективностью, обучение и развитие, а также карьерный рост
  • Медицинская карта (при необходимости)

Сортировка кадровых документов по соответствующим файлам позволяет сотрудникам находить нужную информацию и получать к ней более эффективный доступ, экономя время вашего отдела и избавляясь от ненужных разочарований.

Сделайте обязательство

Разработка и внедрение графиков хранения документов жизненно важны для обеспечения соответствия стратегии управления записями сотрудников. Это может показаться нелогичным, но часто опаснее хранить файлы по истечении срока их хранения, чем очищать их по расписанию. Если файлы сохранены, их можно будет запросить в ходе судебных разбирательств или аудита, что может подвергнуть организацию ненужным рискам.

В зависимости от типа записи, срок хранения может варьироваться от одного года до тридцати лет после того, как сотрудник уволится из вашей организации; однако в отдельных отраслях (например, в здравоохранении и финансах) и организациях часто бывает разное расписание.Обязательно проконсультируйтесь со своим юрисконсультом о конкретных потребностях вашей организации, прежде чем доработать свои политики хранения документации.

Кроме того, поскольку правительственные постановления и организации постоянно меняются, вам необходимо постоянно пересматривать и обновлять свой график хранения. Ежегодный обзор позволит вам вносить необходимые изменения по мере необходимости.

Чистый дом

После того, как вы упорядочили записи своих сотрудников и определили соответствующую политику хранения, пора отбросить все устаревшие записи, которые больше не нужны вашей организации.Создание индивидуальных графиков хранения для каждого документа может быть утомительным и неэффективным процессом. Чтобы сэкономить время и рабочую силу, многие организации используют так называемую «модель хранения большого объема», которая позволяет сортировать записи по одной или нескольким категориям, таким как 1 год, 3 года, 7 лет и Постоянные сегменты. Этот процесс также можно автоматизировать, чтобы сэкономить еще больше времени.

Когда для отдельных документов (или для всей корзины) истечет срок хранения, вам нужно будет определить надлежащие процедуры уничтожения.Это будет зависеть от того, являются ли файлы физическими или цифровыми и где они хранятся. Безопасное уничтожение бумажных документов может осуществляться с помощью внешних услуг по измельчению, и, поскольку это PII, вам следует искать компании, которые могут предложить сертифицированную и безопасную цепочку поставок с видимостью и подписью в различных точках передачи . Ваш ИТ-отдел может помочь с требованиями по очистке цифровых документов.

Преобразование в отдел «Меньше бумаги»

Большинство специалистов по персоналу уже знакомы с преимуществами, которые HR-технологии могут принести их повседневной работе, однако многие отделы по-прежнему используют трудоемкие бумажные процессы в своих рабочих процессах.И организации, которые перешли на цифровые решения, часто используют несколько инструментов, которые удовлетворяют только одну задачу, будь то расчет заработной платы, время и посещаемость, адаптация или отслеживание кандидатов и т. Д. К сожалению, во многих случаях, будь то интегрированная HRIS или HCM Системы или системы, построенные на основе лучших в своем классе точечных решений, Управлению кадровой документацией не уделяется должного внимания или вообще не уделяется должного внимания. Когда это происходит, отдел кадров все еще может увязнуть в административной трясине погони за документами.

Хорошая новость заключается в том, что существует решение, которое может помочь вам упростить все процессы управления кадровыми документами, независимо от того, какая система или модуль сгенерировал документ. Access предлагает FileBRIDGE для HR, решение, которое охватывает безбумажный офис и может стать вашим путем к большей точности, соблюдению требований HR и свободе от административных задач, связанных с документами. Узнайте больше о том, что нужно искать в программном обеспечении для управления цифровыми записями кадров.

Узнайте больше о том, как улучшить управление кадровыми записями

Вы можете узнать больше на нашем веб-сайте и в нашем веб-семинаре по запросу «Ключи к эффективному управлению кадровой документацией», где старший специалист Access по цифровым решениям Рэнди Сандерс обсуждает, как можно уменьшить количество бумажных документов, которые производит и хранит ваш отдел.