Как заверить копию документа у нотариуса – ilex

Планируете семейное путешествие за границу и нужно получить визы? Подумываете о трудоустройстве в другой стране? Тогда вам могут понадобиться нотариально заверенные копии документов. Например, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, диплома. Чтобы заверить у нотариуса копию документа, рекомендуем выполнить следующие действия.

Шаг 1. Убедитесь, что копию вашего документа можно заверять

Нотариус не заверит копию документа, в котором в том числе <*>:

— есть подчистки, приписки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления. Под неоговоренными обычно понимают исправления, не заверенные подписью лица, которое их внесло, и печатью соответствующего органа (организации).

Обратите внимание!
Копии некоторых документов нотариус не заверит, если оригиналы содержат даже оговоренные исправления. К ним относят документы, выданные <*>

:
органами ЗАГС и их архивами;
управлениями юстиции облисполкомов и Мингорисполкома;

— содержатся сведения, которые порочат честь, достоинство и деловую репутацию других лиц;

— отсутствуют все обязательные для данного документа реквизиты. Например, регистрационный номер документа, дата его выдачи, срок действия.

На заметку
Нотариус вправе заверить копию документа, срок действия которого закончился <*>;

— изложено содержание сделки с участием физлица. Это может быть договор между гражданами или организацией и гражданином, например, купли-продажи, подряда и др.

На заметку
Заверить копию документа, который выдан гражданином, можно, если его подпись предварительно засвидетельствована, в частности, нотариусом <*>;

— проставлен гриф «секретно», «совершенно секретно», или если в тексте документа указано, что он не подлежит копированию.

Обратите внимание!
Нотариус не заверит копию брошюры, газеты или другого печатного издания <*>.

Шаг 2. Подготовьте необходимые документы

Чтобы заверить копию документа, вам понадобятся <*>:

1) оригинал документа.

Обратите внимание!
В некоторых случаях вы сможете обойтись без оригинала. Нотариус вправе заверить и копию с копии, если первоначальная копия соответствует одному из условий <*>:
— заверена нотариусом;
— выдана организацией, от которой исходил подлинный документ, с указанием, что оригинал хранится в этой организации. Такая копия должна быть выполнена на фирменном бланке, заверена подписью руководителя и печатью организации;

2) копия документа, которую вы хотите заверить. Ее может изготовить нотариус. За это придется дополнительно заплатить. Вы можете сделать копию документа и самостоятельно, например отснять его на ксероксе.

Обратите внимание!
Делать копию на факсимильном аппарате (факсе) нельзя. Такую копию нотариус не заверит <*>.

Допустимо также переписать документ от руки. Это нужно делать четко и разборчиво на стандартных листах, без многочисленных вставок, ссылок и исправлений. При этом нельзя использовать карандаш, ручку с красными или зелеными чернилами, писать очень мелким почерком. Текст копии должен полностью соответствовать оригиналу, без сокращений и искажений <*>.

Обратите внимание!
Копия, которая состоит из двух и больше листов, должна быть прошита (прошнурована), а листы в ней — пронумерованы. Прошивать (прошнуровывать) копию можно только белыми или красными нитками (лентой) <*>. Вы можете сделать это сами либо оплатить оформление копии нотариусом;

3) документ, удостоверяющий личность, например паспорт или вид на жительство;

4) документ, подтверждающий льготы по оплате нотариального тарифа. В частности, пенсионное удостоверение, удостоверение инвалида.

Шаг 3. Уплатите нотариальный тариф

Пенсионеры и инвалиды I и II группы оплачивают заверение копии в размере 50% установленного тарифа. Льгота действует, только если заверяется копия документа, который выдан на имя пенсионера (инвалида) <*>.

Платежи, которые может понадобиться уплатить при заверении копии документа, приведены в таблице <*>.

Нотариальное действие	Тариф
Заверение копии документа, которая содержит не более трех страниц	0,2 БВ для пенсионеров и инвалидов I и II группы; 0,4 БВ — для других лиц
Заверение копии, которая содержит четыре и больше страниц	0,5 БВ для пенсионеров и инвалидов I и II группы; 1 БВ — для других лиц
Изготовление нотариусом копии документа	0,03 БВ
Оформление нотариусом копии документа, изложенной на нескольких листах	0,1 БВ — если копия не более 10 листов; 0,2 БВ — если копия более 10 листов
Выезд нотариуса на дом (без учета транспортных расходов)	1 БВ

Уплачивать нужно не все перечисленные платежи, а только необходимые в конкретной ситуации. Например, если вы самостоятельно сделали копию документа и вам не нужен выезд нотариуса на дом, то вы не будете за это платить.

Плату необходимо внести до обращения к нотариусу <*>. Оплату можно провести через систему «Расчет» (ЕРИП). Документ (квитанцию) об оплате нужно предоставить нотариусу.

Шаг 4. Обратитесь к нотариусу (в нотариальную контору)

Прийти к нотариусу может любое лицо, даже если документ ему не принадлежит <*>. Например, вы вправе обратиться для заверения копии свидетельства о рождении племянника. Заверить копию вы можете у любого нотариуса в любой нотариальной конторе по своему выбору. Чтобы сократить время ожидания, целесообразно записаться на прием заранее. Это можно сделать, в том числе, на сайте Белорусской нотариальной палаты.

Нотариус изготовит копию документа (если вы не сделали это самостоятельно), проверит ее соответствие оригиналу и поставит отметку о верности копии. Заверенную копию нотариус отдаст вам на руки.

ilex.by

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

• местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
• слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
• наименование должности – кто заверяет копию,
• личная подпись,
• расшифровка подписи,
• дата заверения,
• поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров                                       Подпись                Т.В. Краснополянская
28.12.2014                 Печать

 

 
Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

• листы нумеруются,
• затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
• на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
• на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
• нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 115 комментариев

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Куда обратиться чтобы заверить копию документов

Быстрая навигация по материалу

Заверить копию с помощью нотариального бюро.

Копия документа может иметь такую же значимость и важность, как и подлинник. Чтобы она стала такой же значимой, как и оригинал, необходимо оформить данный вид документа по всем правилам.

юрист по нотариату и нотариальной деятельности

Бесплатная консультация юриста в Москве и других городах РФ

Получите юридическую консультация по нотариальному заверению копий документов

Как происходит заверения копий.

Заверения копий происходит в таком порядке:

• Заверения копий происходит согласно с законом ГОСТ 6.30-2003.
• Архивное дело ГОСТ Р 51141-98.
• С учетом изменений от 2013 года, порядок выдачи.
• От 32.12.2009. Правила оформления реквизитов.

Заверения копий происходит по всем вышеизложенным законам. Только в этом случае, копия является официальным документом, не уступающая оригиналу.

Как заверить несколько копий документа.

Копий документов может быть как одна, так и несколько. Заверить такой документ можно несколькими способами.

• Поставить номер на каждой странице.
• Соединить листы с помощью металлических скоб или дырокола. Если с помощью дырокола, то тогда необходимо в проделанные отверстия продеть нитку. Далее, завязать между собой. Делать это нужно последовательно и аккуратно, чтобы не порвать документы.
• Если продавалась нить и завязывались, то необходимо в конце где завязывалась нить приклеить маленький лист бумаги. Клеить необходимо на саму нить прям. На этом приклеенном листе должна содержаться информация, о том что все верно. Так же должно указываться сколько копий, страниц скреплено в данном документе. Далее, указать информацию о том, кто заверял. Фамилия, имя, отчество, должность или организация. Дата заверения бумаг, подпись.

Информация указывается самая необходимая. При необходимости, нотариус может добавить информацию, если этого требует порядок оформления.

Кто имеет полномочия заверять копии документов.

Заверять копии документов имеет право нотариальная контора, организации, фирмы и другие юридические и физические лица. Если это касается фирм, организаций, то необязательно этим вопросом должен заниматься главный руководитель или непосредственно сам генеральный директор. Так же заверить, может секретарь руководителя. Чтобы секретарь имел такое право, необходимо составить приказ или инструкцию о том, что секретарь, занимая определенную должность вправе совершать заверения копий документов. Все соглашения о сделках имеет право заверять исключительно нотариус. К таким документам относятся договор купли продажи, договор залога недвижимого имущества, договор дарения, и т.д.

Можно ли заверить копию чужого документа. Является ли это законным.

Бывают такие случае, когда оригиналы документов пропадают, возможные пожары в государственных учреждениях и многое другое. В этом случаи не рекомендуется иметь при себе оригиналы, а другим лицам отдавать копии. С этого возникает вопрос, может ли организация заверить копию чужого документа, которую предоставил посторонний человек.
Заверить копию будет очень сложно, особенно когда нет возможности предоставить оригинал. В случае отсутствия оригинального документа, нотариус не имеет права заверять копию, так как она может являться поддельным документом.

Заверения копий документов услуги юриста в Москве и других городах РФ

Получите юридическую консультация по телефону

Какие документы не подлежат заверению.

Далеко не каждая копия имеет право на заверения.
Примеры документов, которые не могут быть заверенными, по той либо иной причине:

• Документы Секретные.
• Документы из психбольницы о психологическом состоянии определенного пациента.
• Письменная форма, без присутствия нотариуса.
• Зачетная ведомость, которая не имеет диплома.
• Диплом без регистрационного номера.
• Документы или копии, составленные вне российской федерации.

Данный перечь документов, а соответственно и их копий не имеет права на заверения. Соответственно документ и копия будут считаться недействительными.
Какие копии также не свидетельствуют:

• Копии с подчеркнутыми, зачеркнутыми словами или предложениями.
• Опечатки, ошибки правописания и другое.
• Фрагменты составленные или написанные карандашом.
• Плохая читаемость копии. Непонятный шрифт, плохое качество копии и другое. Если документ невозможно прочитать, а значит и понять его значение.
• Если на копии присутствует светокопирование.
• За ламинированный. Нотариус не сможет зафиксировать то, что копия является подлинной. А соответственно и заверить ее будет невозможно.

Из вышеперечисленного следует то, что при создании копии, необходимо проконсультироваться с нотариусом. В свою очередь, нотариус поможет сделать все правильно, вследствие чего, провести заверения копий без осложнений.

Обязательно ли каждая копия, несмотря на ее смысл должна быть заверена.

Заверения копий документов должно происходить в том случае, если это предусмотрено законом. Во всех остальных случаях, заверения копий документов является необязательным, а соответственно это должно происходить по желанию. Например, документы для оформления льгот или пособий, предусмотренных, как социальное обеспечение граждан, не требуют нотариального заверения.

В любом случае, необходимо проконсультироваться с высококвалифицированным нотариусом по возникшему вопросу заверения копий документов.

Внимание!  В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать Задать вопрос юристу

moy-urist.ru

Как заверить копию документа не только у нотариуса?

Заверение копии документа – дело совершенно обыденное. Любой нотариус сделает это за небольшую плату в короткий срок. Заверенная копия может потребоваться не только гражданину для предоставления в инстанции по месту требования, но и организациям для составления договоров или во время судебной практики. В данной статье мы расскажем, как заверить копию документа не только у нотариуса, но и по месту вашего жительства или работы.

Способ первый. Нотариальный

Законодательством прописано право заверять подлинность документов граждан по требованию. Нотариус не вправе отказать в услуге. Единственный случай, когда вам могут отказать – это если сам документ имеет исправления, подчистки, дописки (особенно сделанные карандашом) и другие нечеткости.

Перед тем как заверить копию документа, проводят проверку оригинала на правомерность и точность. В случае если документ несет явные признаки фальсификации, нотариус вправе отправить его на экспертизу, составив соответствующее постановление.

Кстати, перед тем как заверить копию документа, нотариус обязан проверить паспорт человека, обратившегося за услугой. Им может быть как владелец оригинала, так и его доверенное лицо. Также не стоит забывать, что есть список документов, копирование которых запрещено законодательством, и вам вправе отказать. К ним относятся как документы с грифом “Секретно”, так и справки о состоянии психического здоровья, а также договоры, составленные в простой письменной форме, оформленные юридически некорректно. После сверки оригинала с копией делается запись в специализированном журнале учета, проставляются штампы и подписи.

Совершенно законно право нотариуса заверить копию документа с копии при условии, что она была выдана юридическим лицом, владеющим оригиналом, оформлена в соответствии со всеми правилами или была нотариально заверена ранее.

Способ второй. По месту работы

Можно сказать, что этот способ наиболее востребован у физических лиц. При оформлении кредитов, загранпаспортов, дотаций, компенсаций и много другого требуются копии документов разного рода. Предприятие вправе как заверить копию документа, подлинник которого находится у них (трудовая книжка), так и иных (паспорта сотрудника). Организации действуют на основании Указа Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492. Правила заверения этих копий –  такие же, как и для нотариусов. Правом заверения и последующей подписи обладает руководитель или уполномоченное лицо.

Способ третий. По месту жительства

В некоторых случаях правом заверения документов обладают и руководители ТСЖ или иного управляющего органа вашего дома. Гербовая печать, «Копия верна» и подпись ответственного лица – это минимум, который могут проставить на вашем документе, чтобы засвидетельствовать его подлинность для предоставления в инстанции по требованию. Например, для оформления временной регистрации вам необходимо предоставить ксерокопии определенных документов инспектору УФМС. Подлинность вашей подписи и достоверность копий, сделанных с оригиналов, заверяет ответственное лицо управляющей компании.

fb.ru