Содержание

Как правильно заверить копии документов, представляемых в налоговые органы | ФНС России

Дата публикации: 14.08.2014 15:59 (архив)

При проведении мероприятий налогового контроля, согласно п. 1 ст. 31 Налогового кодекса РФ (НК РФ), налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ эти документы представляются в виде копий, заверенных проверяемым лицом.    

 

Как правильно заверять такие копии, разъяснило Министерство финансов РФ в письме от 07.08.2014 №03-02-РЗ/39142.  

 

Так, Минфин РФ поясняет, что заверенной копией документа является копия документа, на которую проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.

 

 

В деловой практике применяются 2 способа заверения многостраничных документов: заверение каждого отдельного листа копии документа или прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом при прошивке многостраничного документа необходимо выполнять определенные стандартами требования, в частности, текст каждого документа должен свободно читаться.  

 

«Рекомендуем налогоплательщикам документы, истребуемые налоговым органом для дальнейшего использования в контрольной работе, представлять с сопроводительным письмом и описью представляемых документов», - заметила начальник инспекции Ирина Шишкова  

 

Она сообщила, что за непредставление в установленный срок в налоговый орган документов, истребуемых в соответствии с действующим законодательством (ст. 126 НК РФ), установлена ответственность налогоплательщика. 

заверение копии

Вопрос:

В процессе предпринимательской деятельности наша организация сталкивается с необходимостью представить копии налоговой (бухгалтерской) отчетности, заверенные налоговой инспекцией.

Такие требования исходят порой от наших контрагентов, от банков при рассмотрении кредитных заявок, от организаторов различных конкурсов и торгов. Как и в какие сроки получить эту услугу в налоговой?

 

Ответ:

У налоговых органов Российской Федерации нет права или обязанности заверять для налогоплательщиков копии налоговой отчетности.

Налоговым законодательством установлен порядок определения даты исполнения налогоплательщиками обязанности по представлению налоговой отчетности в зависимости от избранного способа ее отправки.

Обязанность проставить по просьбе налогоплательщика на копии налоговой декларации отметку о принятии и дату ее получения на основании п.4 ст.80 Налогового кодекса Российской Федерации исполняется должностным лицом налогового органа непосредственно при приеме налоговой декларации на бумажном носителе.

При отправке налоговой декларации по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.

Таким образом, налогоплательщик получает в свое распоряжение документ (опись вложения с отметкой почтового работника), подтверждающий в соответствии с действующим законодательством о налогах и сборах дату исполнения обязанности по представлению налоговой декларации.

При передаче налоговой декларации (расчета) через Интернет по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки, указанная в подтверждении специализированного оператора связи.

Произвольные по отношению к законодательству требования со стороны контрагентов или со стороны кредитной организации (как к потенциальному заемщику) не только доставляют дополнительные хлопоты при ведении бизнеса, но и создают излишнюю необоснованную нагрузку на должностных лиц налоговых органов.

Важно помнить, что любая отметка налогового органа, проставленная по Вашей просьбе на декларации, не является подтверждением ее (декларации) достоверности.

Как заверить копии документов для налоговой

При обращении в налоговую инспекцию в большинстве случаев граждане сталкиваются с необходимостью заверить документы, которые подаются по требованию инспектора.

Если представленная документация не имеет соответствующей визы или ее оригинальность заверена ненадлежащим образом, ее могут вернуть отправителю с применением санкции (или без) до устранения причины возврата.

Основные понятия о налоговой системе Российской Федерации

Понятие налоговой системы на законном уровне закрепления не получило, однако переоценить ее значимость для государственного устройства очень сложно.

Реализация установления налогов, их выплата и поступление в государственную казну представляет собой сложную многоуровневую систему, включающую группы элементов (субъекты и объекты), имеющих непосредственное отношение к процессу налогообложения.

Налоговая система РФ представляет собой сложную многоуровневую структуру

Налоговая система РФ включает:

  • Все уровни установления налоговых платежей — федеральный, региональный и местный.
  • Все виды налоговых платежей — налоги (НДС, транспортный, подоходный и др.), страховые платежи и сборы.
  • Принципы, лежащие в основании установления налогообложения — обязательность к выполнению, всеохватывающий характер, стабильность и т.д.
  • Нормативно-правовые акты, которые устанавливают круг налогоплательщиков и объектов обложения — законы, постановления и распоряжения, издаваемые органами исполнительной ветви власти, решения, принимаемые местными советами и пр.
  • Государственные органы и учреждения, принимающие участие в отправлении налоговых платежей — Министерство финансов, ФНС (на всех уровнях), органы местного управления, уполномоченные принимать подзаконные акты с закреплением в них обложения налоговыми платежами определенных родов деятельности и объектов собственности и пр.
  • Субъекты, на которых возложена обязанность выплаты налогов, сборов и страховых платежей — физические лица, юридические лица, предприниматели.
  • Объекты, которые являются предметами налогообложения — человек, деньги, земельные меры.
  • Способы установления представленных платежей — пропорционально, в процентном соотношении и т. п.
  • Льготы, предоставляемые налогоплательщикам — например, льготный период, предоставляемый гражданам, занимающимся сельским хозяйством, для начала ведения собственного хозяйства, который не облагается налогом с нулевой ставкой — от одного года.
  • Средства, из которых субъекты производят вычет обязательных сумм — например, доходы, заработная плата.
  • Перспективы будущего развития.

Только при наличии всех выше представленных пунктов, являющихся объектами налоговой системы, возможна слаженная работа налоговых органов и реализация государством стратегических функций в экономическом развитии.

Как заверить документы для налоговой по требованию?

В случае возникновения у налоговой инспекции подозрений о нарушениях норм налогового законодательства со стороны налогоплательщиков (преимущественно физических лиц — предпринимателей или юридических лиц), принимается решение о проверке документации таких субъектов, после чего направляется запрос из налоговой о предоставлении документов.

Наиболее распространенным способом проверки является требование о предоставлении копий (например, ежемесячной отчетности, вторых экземпляров деклараций и пр.).

Важно! Простого предъявления в налоговый орган копий недостаточно. Чтобы инспектор принял пакет с документаций, она должна быть оформлена надлежащим образом, иметь сопроводительный лист и заверение подлинности предоставленных копий.

Если к сопроводительному листу существенных требований со стороны законодателя не закреплено, то и нарекания со стороны инспектора, принимающего документацию, возникают редко. Что же касается заверения копий предоставленных документов, то надлежащая виза может послужить не только возврату официальных бумаг, но и наложению штрафа на налогоплательщика.

При подозрении нарушения налогового законодательства инспектор может потребовать предоставить копии необходимых для проверки документов.

Внимание! При требовании представления на проверку копий у налогоплательщика инспектор указывает в письме, как необходимо заверить копии документов для налоговой (образец можно найти на сайте ИФНС) — простое заверение (предпринимателем или руководителем организации) либо же нотариальное.

Когда необходимо заверение у нотариуса, ошибок в заверении быть не должно, поскольку нотариат — официальный орган, уполномоченный на законном уровне подтверждать подлинность документов. Если же требуется простое заверение, во избежание наложения санкций необходимо уделить этой процедуре больше внимания, чтоб предоставить в ИФНС правильно подготовленные бумаги.

Нюансы простого заверения копий документов для налоговой

Когда в ИФНС подается несколько документов, заверению подлежит каждый из них.

Если один документ содержит несколько листов, есть два варианта его заверения:

  • проставление заверительной надписи на каждом листе;
  • проставление одной заверительной надписи на прошитом документе.

Каждый предоставленный инспектору пакет не должен содержать более 150 листов и иметь опись всех бумаг, которые находятся в папке. Если же документации больше, она подается в нескольких папках или на каждый документ заводится отдельная папка, которая сшивается, пронумеровывается, заверяется.

Важно! Если налогоплательщик подает по требованию дубликат какого-либо документа, заверять его не нужно, поскольку он имеет равную юридическую силу с оригиналом.

Что из себя представляет заверительная надпись и как правильно ее проставить самостоятельно?

Заверительная надпись, которая проставляется на вытребованных ИФНС копиях, состоит из:

  • Фразы «копия верна», «с оригиналом совпадает» или «верно» (проставляется с целью засвидетельствования действительности предоставляемой бумаги).
  • Подпись лица (должностного лица), заверившего копии.
  • Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документы.
  • Дата заверения копий документов в установленном формате, пример: 01.01.2018.
  • Оттиск печати предприятия (организации) или частного предпринимателя.

Как правило, на крупных предприятиях надпись проставляется в виде штампа, а не пишется от руки

Важно! Если физическое лицо-предприниматель не имеет собственной печати, подача копий без ее проставления допускается и не приведет к признанию заверения «ненадлежащим».

Когда в налоговую инспекцию подается один документ, вся заверительная надпись оформляется прямо на самой копии. Если же документ на нескольких листах, он сшивается. Сшивать пакет необходимо большой иглой, дырки проделывать шилом или дыроколом, дырки не должны задевать текст, и после скрепления должен остаться свободный доступ к полному развороту листов и снятия с них копий, для этого делается две-три дырки с левой стороны на вертикально расположенном листе А4. Сшивать нужно прочными нитками (шелковые нити или ленточки). Концы нитей выводятся на заднюю сторону папки, завязывается прочный узел.

Из белой бумаги необходимо сделать прямоугольник размером 6 на 4 сантиметра и приклеить его к прошитой папке так, чтобы узел нитей оказался по центру приклеенного прямоугольника. Концы веревки должны составлять немного больше двух сантиметров.

Заверительная надпись проставляется непосредственно на приклеенном прямоугольнике, на котором также указывается надпись о количестве прошитых и пронумерованных листов (как правило, организации имеют бланки таких заверительных листов).

Важно! Все документы в сшитой папке пронумеровываются. Номеровать необходимо листы, а не страницы, поскольку двусторонняя копия при предъявлении в налоговую не допускается.

Ненадлежащее заверение копий предоставленных в налоговую документов может повлечь за собой наложение штрафа

Если прошивается несколько документов, то также в папку вкладывается опись с указанием количества экземпляров, названий документов и страниц в папке, на которых они расположены.

Также имеет значение расположение на заверительном листе указанных надписей. Так, печать должна задевать подпись, расшифровку подписи и часть фразы о подлинности копии.

Предоставление копий документов в ИФНС по требованию в электронном виде?

Современное законодательство позволяет предоставлять по требованию налоговой документы в электронном варианте. Однако необходимо отметить, что оформить их следует как и подаваемые — заверительная надпись на отправленных на электронную почту документах проставляется без исключения.

При этом копия документа подготавливается, распечатывается, визируется, сканируется с заверительными надписями, и только после этого ее можно сдавать инспектору, который готовит соответствующую проверку.

При требовании налоговой инспекции предоставить копии документов необходимо уделить должное внимание их заверению и подготовить пакет должным образом. При многократной подаче документации в налоговую налогоплательщик может сделать заверительный штамп, который сэкономит время и обезопасит от ненадлежащего заверения в виде отсутствия на заверительной надписи какой-либо необходимой информации.

Копии или оригиналы, что готовить для налоговой?

Если вы подаёте декларацию 3-НДФЛ для получения налоговых вычетов, то для подтверждения права на них необходимо предоставить соответствующие документы.

Если вы отправляете декларацию онлайн, то необходимо приложить скан либо фото оригиналов документов; если вы сдаёте 3-НДФЛ на бумаге, то следует подготовить копии подтверждающих документов, но при себе иметь оригиналы.

Но возникает ряд вопросов: нужно ли заверять копии? Отдавать ли навсегда оригиналы? Это зависит от того, каким способом вы сдаёте декларацию 3-НДФЛ.

Если вы отсылаете декларацию онлайн, например, через личный кабинет налогоплательщика или через специализированную компанию, то нужны фото или отсканированные копии оригиналов документов. Но есть ряд документов, которые физически не могут быть у вас в оригинале, например, лицензия медицинской организации — в этом случае достаточно копии.

Если вы сдаёте декларацию на бумажном носителе, то к ней нужно приложить копии подтверждающих документов. Однако обычно такие документы как справка 2-НДФЛ, справка об убытках, справка о дневном обучении или справка из медицинской организации и подобные отдаются в оригинале. То есть те, которые вы запрашиваете специально для налоговой инспекции.

Не лишним будет подготовить опись прилагаемых документов. В ней необходимо зафиксировать наименование каждого документа, его реквизиты и в каком виде он предоставлен инспектору (копия или оригинал). Советуем, если вы представляете декларацию на бумаге, распечатать её в двух экземплярах. Один комплект вы отдадите инспектору вместе с подтверждающими документами, на втором, который должен включать в себя декларацию и опись, попросите проставить отметки, что документы приняты и какой датой. Это поможет вам отстоять свою позицию в возможном споре, если инспекторы потеряют документы, задержат возврат или запросят документы повторно (подробнее о задержке возврата мы говорили в статье «Декларация с вычетом: когда я получу деньги из налоговой»).

Как физическое лицо заверять копии подтверждающих документов ни собственноручно, ни нотариально вы не обязаны. Однако возьмите с собой оригиналы, чтобы инспектор, в случае необходимости, мог их сличить.

Если за вас сдаёт документы представитель, то помимо вышеперечисленных документов он должен иметь нотариально заверенную доверенность.

Если при проведении камеральной проверки понадобится ещё какой-либо документ, инспектор вправе его запросить на основании письменно оформленного требования, по которому вы обязаны его представить в течение 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ). Также контролёры вправе запросить и оригиналы документов, но только для ознакомления (абз. 7 п. 2 ст. 93 НК РФ). Не забывайте, что для возврата налога необходимо соответствующее заявление в оригинале, которое лучше сразу предоставить с основным комплектом документов. Об этом читайте в статье «Как заполнить заявление на возврат налога».

Как заверить документы для налоговой, образец — как должна выглядеть справка?

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации. При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях. Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы. А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа.

Законное обоснование:Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Реквизит Содержание реквизита
1. Заверительная надпись Слова: «Верно» или «Копия верна»
2. Должность лица, заверившего копию ИП, руководитель организации или любое должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями приказом, положением или доверенностью
3. Подпись заверителя Собственноручно проставляется личная подпись
4. Расшифровка подписи Проставляются фамилия и инициалы лица, заверившего копию
5. Печать Проставляется оттиск печати организации, ИП. В случае, если предприниматель осуществляет деятельность без печати, данный реквизит для него необязателен
6. Дата Указывается дата заверения копии.

Готовим документы для налоговиков

Важный реквизит, так как удостоверяет достоверность копии на момент заверения — спустя время, подлинник документа может быть изменен

ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов!

В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст. 93 НК РФ. Так, налогоплательщик вправе в течение дня, следующего за днем получения Требования о представлении документов, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить истребованные документы с указанием соответствующих причин. На основании такого уведомления руководитель налогового органа (его заместитель) выносит решение о продлении сроков или об отказе в продлении. Благополучное разрешение такой ситуации для налогоплательщика зависит от того, насколько объективны те причины, которые не позволили ему вовремя собрать требуемый пакет документов.

Также для ускорения процессов делопроизводства, вполне целесообразно прибегнуть к услугам изготовления штампа, который содержал бы пункты 1, 2, 4 из вышеприведенной таблицы, или приобрести самонаборную печать, которая позволит менять должность, фамилию заверителя и дату заверения по мере необходимости.

Фонд социального страхования РФ написал новое письмо № 25-03-14/12-7942 от 20 июня 2013 года, в котором расшифровывается, как верно заполняется справка о доходах чтобы получить пособие.

Недавно была опубликована информация о том, что Соцстрахом России не запрещалось изменять форму справки, додавая необходимые поля, в случае если в изначальной форме их нет. В новом же письме госслужащие обратили внимание на то, как необходимо заполнять форму, в случае если на протяжении официального декрета сотрудник вышел на работу.

В соответствии с закону РФ, статье 4.1, пункту 3, части 2 при увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему справку о доходах за последние 2 года. В данной справке должно быть 4 раздела – в двух первых написаны информацию о сотруднике и работодателе, в 3-м – о выплатах, каковые были взяты работником предприятия, и с них были сняты начисления в ФСС, а в 4-ом разделе указаны дни, каковые должны исключится из начисляемых – больничный, декрет, отпуск по уходу за ребенком и

другие выплаты, за каковые страховой взнос не снимается. Эта справка нужна для предъявления в соцстрах для начисления пособий в соответствии с новым правилам.

Учитывая вышеизложенные правила, у некоторых фирм смогут появиться проблемы с заполнением справки, в случае если пребывав в отпуске по уходу за ребенком сотрудник работает на предприятии.

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

В Трудовом кодексе РФ (статья 256) указано, что в случае если сотрудник организации находится в отпуске по уходу за ребенком, то он в праве трудиться на полставки либо на дому, наряду с этим за ним сохранено право на получение материальной помощи от страны.

Как раз о таковой ситуации и шла обращение в письме от ФСС. Ссылка в письме была на ФЗ № 255, статью 14, пункт 1.1. В том месте указано, что при неполном рабочем дне в отпуске по уходу за ребенком средняя ЗП сотрудника высчитывается в соответствии с длительности рабочего дня.

В итоге получается, что при заполнении справки необходимо рабочее время включить во время занятости, а нерабочее – в исключаемые статьи (четвертый раздел справки).

Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Интересные записи
Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны:

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

С вопросами хранения документов сталкивается, по сути, любая организация. При этом на практике достаточно часто документы подшивают в папки-скоросшиватели, предварительно сделав на документах отверстия при помощи дырокола. Нарушение требований законодательства в части хранения документов чревато штрафами в случае проверки деятельности организации. Поэтому важно разобраться, не грозят ли проблемы тем специалистам, которые используют дырокол.

В структурных подразделениях предприятий или учреждений хранятся разные типы документов. Требования законодательства применительно к данным документам различаются. Поэтому вопрос их надлежащего хранения также стоит рассмотреть в разрезе основных разновидностей документов.

Заявления, объяснительные и иные документы от сотрудников

Проколы с применением дырокола довольно часто нарушают текст соответствующего документа, особенно если не соблюдены требования к его оформлению. Например, сотрудник написал соответствующее заявление от руки, не сделав необходимый отступ слева.
Однако если текст не нарушен (документ можно полностью прочитать), то нет никаких препятствий для подобной организации хранения документа.

Приказы по личному составу

К приказам по личному составу относятся распорядительные документы по вопросам регулирования трудовых правоотношений между сотрудниками и администрацией организации. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Запрета на прокалывание данных документов (в том числе с помощью дырокола) нормы законодательства не содержат. Однако существует общая рекомендация, которой довольно часто пренебрегают: все страницы документа пробиваются дыроколом симметрично по высоте листа на одном уровне. Если эта рекомендация не выполнена, заинтересованные лица могут даже поставить вопрос о подложности документа.
Так, по материалам одного из дел сотрудник организации пытался обжаловать в суд незаконные, по его мнению, действия администрации работодателя. Один из аргументов истца заключался в том, что работодатель не ознакомил его с приказом по личному составу. Когда представитель работодателя предъявил соответствующий приказ с подписью сотрудника, последний настаивал, что приказ является подложным. Ведь отверстия от дырокола на последнем листе (с подписью работника) не совпадали с отверстиями на 1-м и 2-м листах. Хотя в данном случае суд указал, что названные обстоятельства не являются бесспорными доказательствами подложности приказа (см. Определение Липецкого областного суда от 01.06.2011 N 33-1542/2011), лучше избежать подобных спорных моментов при организации хранения документов, тем более что судебной практики федерального уровня по данному вопросу нет.
Некоторые суды более внимательно относятся к изучению отверстий от дырокола на отдельных листах документа. Так, в Решении Заводского районного суда г. Орла от 23.11.2015 N 2-2503/2015 суд посчитал факт подлога листа документа доказанным на том основании, что лист с подписями, в отличие от остальных страниц документа, не имел отверстий, сделанных дыроколом, что, по мнению суда, свидетельствовало о его отдельном изготовлении.

Листки нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности представляет собой документ, удостоверяющий факт наступления заболевания, травмы или иного страхового случая, являющегося основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
К листкам нетрудоспособности нормами действующего законодательства РФ предъявляются особые требования. Если больничный лист будет оформлен неправильно, проверяющие из ФСС поставят под сомнение обоснованность выплаты пособия по временной нетрудоспособности и его возмещения из средств Фонда. Поэтому актуальным является вопрос о том, не возникнут ли подобные претензии, если в целях хранения документов специалист сделает на листке нетрудоспособности отверстия при помощи дырокола.

Обратите внимание! В законодательстве нет прямого запрета на прокалывание листков нетрудоспособности дыроколом или скрепление их степлером.

Однако из разъяснений специалистов ФСС следует, что лучше этого избежать.

Справедливости ради стоит отметить, что на законодательном уровне подобные рекомендации не закреплены. Нормативно-правовые акты не содержат в качестве основания для признания неправильно оформленным или выданным с нарушением установленного порядка листка нетрудоспособности то обстоятельство, что при организации его последующего хранения в соответствующей папке-скоросшивателе был использован дырокол (см., например, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.12.2011 N А40-113835/2011).
Поэтому лучше хранить больничные листы в архивных папках на веревочных завязках или завести папку-скоросшиватель, в которую вкладывать прозрачные файлы-вкладыши с листками нетрудоспособности.
Существуют и другие варианты организации хранения документов. Так, в соответствии с п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, к больничному листу прилагается расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, который производится страхователем на отдельном листе. При помощи дырокола можно прокалывать данный расчет, а к нему прикалывать (например, скрепкой) сам листок нетрудоспособности. Таким образом, все листки будут подшиты в папке-скоросшивателе. При этом важно защитить от сминания края листков нетрудоспособности, которые будут выступать относительно края папки-скоросшивателя.

Исполнительные листы

На хранении в организации исполнительные листы могут находиться, например, в связи с наличием сотрудников, с доходов которых удерживаются алименты на содержание несовершеннолетних детей или платежи в рамках погашения задолженности.
В соответствии с п. 6.3 Методических рекомендаций о порядке приема, учета, хранения, использования и уничтожения бланков исполнительных листов (утв. Судебным департаментом при ВС РФ 30.10.2009) испорченный бланк исполнительного листа должен быть погашен. Для этого исполнительный лист (все его листы) перегибается пополам и прокалывается дыроколом около линии сгиба таким образом, чтобы образовалось четыре симметричных отверстия. Все листы бланка перечеркиваются по диагонали (от правого верхнего угла к нижнему левому углу) красным маркером, вдоль линии перечеркивания ручкой выполняется надпись «Погашено», указываются дата погашения исполнительного листа, фамилия, имя, отчество ответственного лица, осуществившего погашение листа, и ставится его подпись.
Итак, прокалывание дыроколом применяется в рамках подтверждения недействительности исполнительного листа. Поэтому, хотя четких законодательных норм в отношении учета и хранения исполнительных документов в Законе об исполнительном производстве <1> не содержится, лучше избежать использования дырокола в рассматриваемой ситуации.
———————————
<1> Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», действует в редакции от 30.03.2016.

Что же делать, если сотрудники организации все-таки сделали отверстия на исполнительном листе? Рассмотрим примеры из судебной практики.
Так, по материалам одного из дел в судебный орган поступило заявление федерального государственного бюджетного учреждения о выдаче дубликата исполнительного листа, мотивированное совершением прокола с помощью дырокола с левой стороны при подшивке к документам по делу для хранения исполнительного листа.
Согласно ч. 1 ст. 323 АПК РФ, ч.

Как теперь заверять копии документов для инспекции

1 ст. 430 ГПК РФ в случае утраты исполнительного листа суд, принявший судебный акт, может по заявлению взыскателя выдать дубликат. Следовательно, основанием для выдачи дубликата исполнительного листа является утрата подлинника документа. При этом заявитель должен доказать факт утраты.
В рассматриваемом деле оригинал исполнительного листа (с отверстиями от дырокола) был приложен к заявлению о выдаче дубликата. Как указал суд, прокол дыроколом с левой стороны не является основанием для выдачи дубликата исполнительного листа (см. Определение Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.03.2015 N А75-9281/2011).
Вместе с тем на практике возможна ситуация, когда применение дырокола фактически нарушает текст документа. В таком случае решение будет иным.
Например, в Определении Ахтубинского городского суда Астраханской области от 22.11.2013 N 13-220/2013 суд посчитал необходимым удовлетворить заявление о замене исполнительного листа, поскольку после использования дырокола документ был испорчен. В месте указания суммы, подлежащей взысканию, было пробито отверстие, в связи с чем читаемая сумма не соответствовала отраженной в решении суда ко взысканию. Данное обстоятельство препятствовало повторному предъявлению исполнительного листа к исполнению.

Копии документов для представления проверяющим

В тех случаях, когда требуется подготовить пакет копий документов для представления соответствующим контролирующим органам, нужно учитывать следующее. Нормативных требований к оформлению пакета копий таких документов в настоящее время нет. Если отсутствует возможность уточнить у проверяющих особенности представления запрошенных сведений, можно воспользоваться, в частности, Письмом Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. В нем содержатся рекомендации по сшиву копий бумажных документов, представляемых в налоговые органы.
При этом указано, что все листы в сшиве прошиваются на 2 — 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. Соответственно, можно прокалывать копии дыроколом (с двумя отверстиями).

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

Советы

Как сшивать документы

Некоторые виды документации требуют прошивки, но как сшивать документы правильно, для многих молодых сотрудниц, первый раз столкнувшихся с такими обязанностями, остается загадкой.

Где требуется подшивка документов? На любом предприятии, где нужна защита документов, поскольку сделать подмену сшитых вручную, пронумерованных и зарезервированных печатью листов почти невозможно. Помимо этого прочность сшивания помогает хранить или перемещать документы – так ваши бумаги нигде не потеряются.

Краткое описание нарушения

Точных инструкций по проведению данной процедуры, к сожалению нет. Однако различные инстанции предъявляют собственные требования к прошивке документов.

Чтобы сделать прошивку, вам потребуются: документы, нитки, печать, канцелярский клей и иголка.

Как сшивать документы — основные правила и нюансы:

  1. Перед прошивкой документов удалите из них сразу все имеющиеся металлические вкрапления, типа скрепок или булавок. Постарайтесь проделать это как можно аккуратнее.
  2. Затем разложите документы по порядку, пронумеровав с первого до последнего листа. Запомните, что нумеруются не страницы документа, а именно листы. Это делается простым карандашом в порядке возрастания. Цифры ставятся в правом верхнем углу листа, не задевая текст самого документа. Листы с внутренней описью нумеруются отдельно от других. Схемы и карты, которые склеены с нескольких листов, надо нумеровать как один. На обороте или месте, где нет текста, следует указывать число листов в склейке.
  3. Если прошиваемая книга имеет листы с маленьким полем для подшивки, подклейте слева полоску бумаги – это рекомендуется.
  4. Слева, где-то на половине поля, не имеющего текста, сделайте отверстия иголкой или шилом в количестве трёх-пяти штук. Проколы должны располагаться симметрично на расстоянии трёх сантиметров друг от друга и в строго вертикальной форме. Следует обратить внимание, что для прокола нескольких листов А4 можно воспользоваться дыроколом. Для толстых пачек с листами данный инструмент не подойдет. В такой ситуации лучше воспользоваться шилом. Если и такового не имеется, то на крайний случай на помощь придет молоток с гвоздем. Хоть и не канцелярский размах, но придётся всё же делать.
  5. Всю пачку документов прошивайте при помощи прошивочной иглы банковским шпагатом или прошивными нитками ЛШ-210. Если таковых не имеется, воспользуйтесь обычной, но прочной ниткой, сложив её в несколько раз. Подойдет также капроновая. Прошивать нужно дважды, чтобы было прочнее, а оставшуюся нить вывести из центрального отверстия на тыльную сторону и обрезать. При этом важно оставить примерно 6 см свободного конца. Затем нити связываются узлом для последующего наклеивания кусочка бумаги с печатью. Иногда нити, а также узел заливают клеем и только потом приклеивают наклейку.
  6. В завершении процедуры, дело необходимо заверить наклейкой из бумаги, на которой вносятся данные о прошнурованных и пронумерованных страницах, с датой, подписью ответственного лица и печатью организации. Клеится она так, чтобы закрыть узел. Свободные концы нитей остаются снаружи.
  7. Документы заверяет руководитель организации или уполномоченное лицо. Подпись должна быть различимой и отчётливой. Печать ставят таким образом, что часть попадает на наклейку, а часть на лист документа. Все вышеперечисленные этапы действуют для индикации неприкосновенности этого документа.

Вы ознакомились с основными правилами и теперь знаете, как сшивать документы грамотно, поэтому в дальнейшем вам удастся избежать неприятностей, а также показать себя на работе умелым сотрудником.

Мне нравится0

0 комментариев

Образец доверенности на заверение копий документов в 2021 году

Глава компании не всегда может заверить копии каких-либо документов, поэтому практикуется передача прав на это другому сотруднику с помощью оформления и подписания доверенности. После этого работник сможет самостоятельно заверять бумаги без обращения к руководству. Каковы особенности составления доверенности на право заверения копий документов, разберемся в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать образец доверенности на заверение копий документов .doc

Общие сведения, законодательное регулирование

В крупных компаниях руководители просто физически не могут заверить все копии бумаг, которые производятся в фирме, поэтому эти полномочия передают работникам, деятельность которых связана с данными документами. Это могут быть бухгалтера, руководство отдела кадров, канцелярии др. Данная доверенность может понадобиться при заверении бумаг, которые необходимо отправить в какие-либо государственные органы или выдать сотрудникам компании.

Внимание! Такой способ передачи прав также может использоваться у индивидуальных предпринимателей.

При написании указанной доверенности опираются на общие правила их составления. Они зафиксированы в ст. ст. 185-189 Гражданского кодекса РФ.

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от юрлица не требуется заверять нотариально, достаточно только подписи главы компании или иного уполномоченного лица. Доверенность от индивидуальных предпринимателей заверяют нотариально, поскольку они являются физическими лицами.

Нужно обязательно указать дату составления документа, в противном случае он будет ничтожным, как указано в ч. 1 ст. 186 ГК РФ. Кроме того, нужно указать срок действия документа. Доверенность без указания срока действия сохраняет свою силу всего 1 год, что указано также в ч. 1 ст. 186 ГК РФ.

Как составить доверенность

Оформлять доверенность нужно на фирменном бланке хозяйствующего субъекта, на листе формата А4. При написании текста пользуются стандартными фразами, используемыми в доверенностях.

Какая информация должна быть обозначена в бумаге:

  1. Сведения о юридическом лице: название компании, юридический адрес, ОГРН, ИНН.
  2. Название документа, дата и место его составления. Также необходимо указать номер, поскольку доверенность регистрируется в журнале выдачи доверенностей под этим номером.
  3. Данные о том, кто передает полномочия: должность, ФИО, документ, на основании которого действует доверитель от лица компании.
  4. Сведения о лице, которому доверитель передает полномочия: должность, ФИО, паспортные данные.
  5. Полномочия, которые передаются доверенному лицу от компании, а также какие документы оно вправе заверять.
  6. Срок доверенности. Если его не указать, то документ по умолчанию будет «работать» 1 год.
  7. Подпись доверенного лица — работника и доверителя — главы компании.

После подписания доверенность регистрируют в журнале выданных доверенностей. Во время выдачи документа сотрудник должен расписаться в журнале в подтверждение получения.

К сведению! После того как срок действия доверенности закончится, работник должен вернуть ее в организацию, где ее должны хранить еще в течение 5 лет.

Образец доверенности

ООО «Артемида»
426000, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 12А, тел. (3412) 44-44-44
ОГРН 223344556677, ИНН 5617894563, КПП 77665544332

Доверенность

Город Ижевск

двадцать третье ноября две тысячи девятнадцатого года

Общество с ограниченной ответственностью «Артемида» (ООО «Артемида»), юр.адрес: 426000, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 12А, тел. (3412) 44-44-44, ОГРН 223344556677, ИНН 5617894563, КПП 77665544332, в лице генерального директора Демидова Петра Петровича, действующего на основании Устава, данной доверенностью уполномачивает руководителя отдела делопроизводства Семенову Ирину Романовну, 12.09.1977 г.р., паспорт серия 9000 №112233, выдан 16.12.2003 г. Индустриальным РОВД г. Ижевска, зарегистрированную по адресу г. Ижевск, ул. Елочная, д. 123А, кв. 14, заверять своей подписью и печатью ООО «Артемида» копии документов, подлинники которых находятся в ООО «Артемида», согласно порядку, утвержденному действующим законодательством РФ.

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года, без права передоверия.

Доверенное лицо: Семенова / И.Р. Семенова
Доверитель: генеральный директор Демидов / П.П. Демидов

Как правильно заверить копию документа

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физ.лицам

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.2019 №03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ)

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст, далее — ГОСТ)

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 №ММВ-7-2/[email protected], в письмах Минфина от 07.08.2014 №03-02-РЗ/39142 и от 29.10.2015 №03-02-РЗ/62336

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 №ММВ-7-2/[email protected]? далее — Требования)

Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии

Образец правильного заверения копии документов

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск

Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТом

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований

  • Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью

  • Вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов

Приведем примеры правильного заверения копий

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                     12.12.2019

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                     12.12.2019                                                Печать

3. Копия для «внешнего» использования

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                     12.12.2019                                                       Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г. 

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                     12.12.2019                                                 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019». 

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

                    ВЕРНО

Главный бухгалтер      Новицкая        А.П. Новицкая

                     12.12.2019                                                        Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 №526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований)

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС

Источник: Бухонлайн

Как получить заверенные копии налоговых деклараций | Работа

Давид Сарокин Обновлено 17 июля 2020 г.

Налогоплательщики часто нуждаются в копии уже поданной налоговой декларации. Возможно, они отправили ответ, не сохранив копию для себя, потеряли копию, которую сохранили, или просто потеряли свои документы из-за пожара, наводнения или другого несчастного случая. Даже если личная копия уже доступна, кто-то может запросить официально заверенную копию вашей налоговой декларации.Например, банк, рассматривающий заявку на получение ссуды, может принимать только заверенные налоговые декларации. Для подателей налоговых деклараций, которым нужна заверенная IRS копия декларации о доходах, то есть официальная копия поданной ими декларации, IRS с радостью выполнит свои обязательства.

Сертифицированные налоговые отчеты

Самый простой способ получить сертификат налоговой декларации - это запросить заверенные налоговые отчеты в IRS. Стенограмма - это компьютерная распечатка ключевой информации, содержащейся в поданной налоговой декларации или вашем налоговом счете, а не изображение самой налоговой декларации.

IRS отмечает, что существует несколько типов стенограмм налоговой декларации:

  • Транскрипция налоговой декларации: это основной обычно запрашиваемый документ. Он предоставляет построчную информацию, включенную в вашу налоговую форму (1040 и связанные формы, такие как 1040A или 1040EZ), а также любые дополнительные формы, поданные с вашей налоговой декларацией, такие как Приложение C. Однако он не включает никаких поправок. сделано для вашего возвращения после вашей первоначальной подачи.
  • Выписка из налогового счета: показывает большую часть сводной информации налоговой декларации, а также некоторую личную информацию, например, семейное положение.Важно отметить, что он также включает информацию об учетной записи, в том числе изменения, внесенные после первоначальной подачи, такие как произведенные налоговые платежи, расчетные налоговые платежи или поправки к исходной декларации.
  • Запись стенограммы счета: это наиболее полный тип стенограммы, поскольку он объединяет информацию как из налоговой декларации, так и из выписок из налоговой отчетности.
  • Расшифровка заработной платы и доходов: в этом документе подробно описывается информация, содержащаяся в информационных заявлениях, представленных вместе с вашими декларациями, таких как формы W2 и 1099.
  • Подтверждение письма о не подаче документов: это официальное уведомление от IRS о том, что за запрашиваемый год не было получено налоговой декларации. Однако в нем не указывается, требовалась ли регистрация за рассматриваемый год.

Копии фактических налоговых деклараций

Заверенные налоговые декларации приемлемы для многих, если не для большинства, финансовых учреждений в качестве доказательства вашей подачи. Однако в некоторых случаях третье лицо может запросить копию вашей фактической налоговой декларации, а не компьютерную распечатку с подробным описанием предоставленной вами информации.Или вы можете просто пожелать иметь такую ​​фотокопию для своих записей. В любом случае IRS может предоставить вам копию документов за последние несколько лет.

Наконечник

IRS делает копии налоговых деклараций доступными за последние три или последние 10 лет, в зависимости от типа запрашиваемой информации. Как правило, выписка из налоговой отчетности охватывает самый длительный период времени.

Как получить записи налоговой декларации

Сайт IRS Get-Transcript - это быстрый и простой способ запросить любой из типов стенограммы или письмо, не подлежащее подаче.Для установления вашей личности вам потребуется подробная информация, включая номер социального страхования, адрес и статус регистрации. IRS также требует, чтобы пользователи вместе с запросом указывали номер мобильного телефона. Для совместных заявителей запрос может сделать любая из сторон. За онлайн-запрос стенограммы плата не взимается.

Вы также можете запросить копию по почте, заполнив и отправив форму IRS 4506-T.

Наконечник

Хотя IRS обычно обрабатывает запросы на налоговую декларацию несколькими способами, включая онлайн-запросы и бумажные запросы по почте, агентство может ограничить возможности пользователей только онлайн-запросами, как это произошло во время пандемии коронавируса для запросов расшифровки .Обязательно ознакомьтесь с последними инструкциями IRS, чтобы узнать о последних процедурах.

Если вы предпочитаете получать полную фотокопию своей налоговой декларации, онлайн-вариант подачи запроса невозможен. Вместо этого заполните и отправьте по почте форму 4506 IRS, чтобы получить копию по почте. За эту услугу взимается плата.

Как получить заверенные копии налоговых деклараций | Финансы

Когда вам нужно доказать свой доход, часто нет альтернативы копии вашей налоговой декларации, заверенной Налоговой службой.Вы можете заказать копию своей налоговой декларации за последний год или любой из шести лет до этого, но вам придется выложить немного денег за каждую копию.

Требуемая информация

Форма 4506 требует вашего имени; ваш текущий адрес и ваш адрес на момент подачи декларации; годы, с которых вам нужны копии; сколько копий вы хотите; и ваша подпись. Вы также можете указать, куда отправить копию. Например, если вы подаете заявку на ссуду, ваш кредитор может потребовать, чтобы копию отправили прямо в его офисы.Если вы подали совместную декларацию, любой из супругов может запросить копию даже без разрешения другого.

Информация для заказа

Вы должны отправить форму 4506 по почте, чтобы запросить копию налоговой декларации вместе с оплатой за каждую копию. Адрес зависит от того, где вы жили на момент подачи декларации, и находится на странице 2 формы 4506. Например, если вы жили на Аляске на момент подачи декларации, но с тех пор переехали в Алабаму, используйте адрес Аляски. Когда вы отправляете платеж по почте, чек или денежный перевод должны быть выписаны в Казначейство США, а ваш номер социального страхования и «запрос формы 4506» должны быть указаны на вашем платеже.

Альтернатива стенограммы

Перед тем, как выложить деньги на заверенную копию вашей налоговой декларации, проверьте, подойдет ли вам стенограмма налоговой декларации, потому что она бесплатна. Согласно IRS, расшифровка стенограммы может работать во многих обстоятельствах, например, если вы подаете заявление на получение гражданства, ипотеки или студенческой ссуды. IRS позволяет вам заказать стенограмму налоговой декларации онлайн, по почте или по телефону. Независимо от того, как вы это делаете, вам необходимо указать свой номер социального страхования, дату рождения и адрес.

Время

Заказ выписки из налоговой декларации не только дешевле, чем копия налоговой декларации, но и быстрее. После оформления заказа вы можете ожидать получения копии возврата в течение 60 дней. С расшифровкой налоговой декларации вы можете рассчитывать, что она будет доставлена ​​всего через 5-10 рабочих дней.

Обновленные процедуры ITIN Часто задаваемые вопросы

Почему IRS меняет процедуры программы ITIN?
Раздел 203 Закона о защите американцев от повышения налогов (PATH) 2015 г., Pub.Л. 114-113, разд. Q, вступивший в силу 18 декабря 2015 года, изменил раздел 6109 Налогового кодекса и тем самым внес существенные изменения в программу индивидуального идентификационного номера налогоплательщика (ITIN).

Также см. Часто задаваемые вопросы об истечении срока действия ITIN.


В чем разница между «заверенным» и «нотариально заверенным» документом?
Заверенный документ - это документ, который агентство-эмитент предоставляет и удостоверяет как точную копию оригинального документа и содержит официальную печать агентства.Эти документы будут приняты. Нотариально заверенный документ - это документ, который налогоплательщик предоставляет государственному нотариусу, который засвидетельствовал подписание официального документа и скрепил печатью, удостоверяющую, что документ является законным. Эти документы не будут приняты для подачи заявок на получение ITIN. Обратите внимание, что есть некоторые кандидаты, на которых это изменение не распространяется.


Когда вступят в силу новые изменения программы?
Эти изменения вступят в силу для всех новых заявок, поданных 1 октября 2016 г. или позднее.

Изменится ли публикации IRS (например, 1915, 4520 или 4327) или связанные с ITIN формы и инструкции, чтобы отразить это новое требование? Если да, то когда они изменятся и когда станут общедоступными?
Все связанные публикации, формы и инструкции будут изменены в соответствии с новой политикой.


Смогут ли налогоплательщики подавать заявления по форме W-7 (с оригиналами документов) в Центры помощи налогоплательщикам IRS?
Да, основные, второстепенные и иждивенцы могут подавать заявления W-7 лично (с оригиналами документов) в назначенные Центры помощи налогоплательщикам IRS (TAC).Назначенные центры помощи налогоплательщикам будут заверять только оригинал и копии, заверенные паспортами агентства-эмитента и национальными удостоверениями личности.

Обслуживание в TAC только по предварительной записи. Назначения можно записать по телефону 844-545-5640. См. IRS.gov для получения списка назначенных TAC, которые предлагают услуги аутентификации документов ITIN.

Какие документы принимаются?
См. Инструкции к форме W-7 PDF. В этих инструкциях перечислены 13 приемлемых документов.

Вернет ли мне IRS мои оригиналы документов? Сколько времени потребуется, чтобы их вернуть?
В IRS есть процедура, обеспечивающая возврат документов заявителям. Оригиналы и заверенные документы будут возвращены заявителям с использованием почтового адреса, указанного в заявке, стандартной почтовой службой США с оплатой почтовых расходов в течение 60 дней с момента получения и обработки формы W-7.

К кому обращаться, если я не получу документы в отведенный срок?
Если вы не получили свои оригиналы документов в течение 65 дней с момента отправки в IRS, что дает 5 дней для получения почтового отправления, вы можете позвонить по телефону 1-800-908-9982 (U.Только S.) или для международных звонков 1-267-941-1000 (это не бесплатный номер).


Есть ли у меня альтернативные варианты, если я не хочу отправлять по почте исходные документы, которые у меня есть, например, паспорт?
Вместо отправки оригинальной документации первичные и вторичные заявители будут иметь возможность использовать CAA и указанные центры TAC. Зависимый заявитель может иметь паспорт, национальное удостоверение личности или свидетельство о рождении, заверенные в указанном месте TAC (перед посещением проверьте, предлагает ли ваш местный TAC эту услугу), однако все другие формы документации (оригиналы или заверенные копии из выдающего agency) должны быть отправлены по почте в IRS.


Если я не могу получить документы, необходимые для подачи заявления на ITIN, могу ли я вместо этого подать заявление на получение номера социального страхования?
Если вы имеете право на получение номера социального страхования, вам не следует подавать заявление на получение ITIN.

Может ли мое иностранное консульство или посольство заверить мои документы?
Вы можете запросить заверенную копию документов в посольстве или консульстве. Однако услуги могут отличаться в зависимости от страны, поэтому мы рекомендуем вам связаться с соответствующим консульством или посольством для получения конкретной информации.


Могут ли CAA и AA по-прежнему подавать формы W-7 в IRS для налогоплательщиков?
Да, CAA и AA по-прежнему могут отправлять формы W-7 от имени своих клиентов. ВГА могут использовать Форму W-7 (COA) для подтверждения того, что они просмотрели и проверили оригинальную документацию или заверенную копию этих документов, выданную органом, выпустившим эти документы, посредством личных или видео электронных интервью. У CAA должны быть оригинальные документы, удостоверяющие личность, во время собеседования, чтобы увидеть элементы защиты и подтвердить подлинность документов.CAA должны предоставить копии документов, которые они рассмотрели, вместе с формой W-7 (COA). Для иждивенцев CAA разрешено аутентифицировать паспорт и свидетельство о рождении. Для всех других документов вы должны приложить оригиналы документов или заверенные копии, выданные агентством, выдавшим их.

Как получить заверенные копии налоговых деклараций | Бюджетирование денег

IRS рекомендует хранить копии налоговых деклараций не менее трех лет. Однако, даже если вы старательно ведете учет поданных вами деклараций, третье лицо может потребовать заверенную копию вашего отчета от IRS, чтобы убедиться, что вы не подделываете документы.Например, если вы подаете заявку на ипотеку или другую ссуду, кредитор может захотеть проверить ваши доходы и расходы, чтобы убедиться, что вы можете погасить ссуду в соответствии с договоренностью.

TL; DR (слишком долго; не читал)

Вы можете заказать заверенную копию налоговой декларации, поданной в предыдущие годы, в IRS за 50 долларов.

Запрос заверенной налоговой декларации

Вы можете запросить копию своей налоговой декларации в IRS за текущий налоговый год или любой из шести предыдущих налоговых лет. Каждая копия включает в себя любые приложения к вашей налоговой декларации, такие как W-2 от ваших работодателей.Чтобы заказать копию налоговой декларации в IRS, заполните форму 4506 и отправьте ее по адресу, соответствующему месту вашего проживания. В форме указываются ваше имя, текущий адрес и адрес на момент подачи декларации, куда вы хотите отправить заверенную копию по почте (например, в банк), налоговую форму, которую вы запрашиваете, и налоговый год или годы, за которые вы хотели бы получить копии. .

Вы также должны приложить чек на 50 долларов или денежный перевод, выписанный в Казначейство США. На чеке напишите свой идентификационный номер налогоплательщика и «Запрос формы 4506».По данным IRS, обработка вашего запроса занимает около 75 дней.

Альтернатива налоговой декларации

Согласно IRS, налогоплательщики часто думают, что им нужна заверенная копия налоговой декларации, когда им действительно нужна только стенограмма налоговой декларации. Например, IRS сообщает, что Служба гражданства и иммиграции США, кредиторы студенческих ссуд и ипотечные кредиторы часто принимают налоговую выписку вместо копии налоговой декларации. Стенограмму налоговой декларации IRS можно запросить бесплатно, позвонив в IRS по телефону 800-908-9946 или отправив форму IRS 4506-T.Вы также можете использовать веб-сайт IRS, чтобы запросить стенограмму.

Без изменений за 2018 год

IRS не внесло никаких изменений в процесс получения копии или расшифровки вашей налоговой декларации за предыдущий год. Единственная разница между запросом копий налоговой декларации в 2018 и 2017 годах заключается в том, что вы больше не можете запрашивать копии или стенограммы своей налоговой декларации за 2011 год, поскольку истек шестилетний лимит.

Ссылки

Предупреждения

  • Не путайте форму 4506 с формой 4506-T для налоговой декларации.Стенограмма налоговой декларации не показывает всю вашу информацию и не заверяется IRS.

Писатель Биография

Майк, живущий в районе Канзас-Сити, специализируется на личных финансах и бизнесе. Он пишет с 2009 года и публиковался в «Quicken», «TurboTax» и «The Motley Fool».

Что считается копией документации, «заверенной агентством-эмитентом»?

© 2018 Приложение Itin w7. Все права защищены.

Easy Doc Filing, LLC и ее сотрудники, агенты и представители не связаны с Налоговой службой (IRS) или любым другим правительственным или регулирующим органом или агентством.Easy Doc Filing, LLC предоставляет платные услуги по подготовке заявления на получение индивидуального налогового идентификационного номера (ITIN) от IRS. В качестве частной услуги по подготовке документов в соответствии с формой W-7 IRS компания Easy Doc Filing, LLC подготавливает заявки на получение индивидуального идентификационного номера налогоплательщика («ITIN») от имени своих клиентов для подачи в IRS. Easy Doc Filing, LLC не проверяет поданные заявки ITIN и не несет ответственности за точность предоставленной информации. Easy Doc Filing, LLC не подает заявление ITIN в IRS от имени своих клиентов.Подача заявления ITIN в IRS является исключительной ответственностью клиента. Любой человек может получить, подготовить и подать собственное заявление ITIN (форма W7) бесплатно напрямую в IRS. Использование этого веб-сайта не делает вас клиентом или потенциальным клиентом Easy Doc Filing, LLC. Easy Doc Filing, LLC не дает никаких гарантий или заявлений, явных или подразумеваемых, в отношении информации на этом веб-сайте. Easy Doc Filing, LLC не несет ответственности за любой ущерб, возникший в результате использования, ссылки или доверия к информации, представленной на этом веб-сайте.Он предоставляется только для общих информационных целей и не является советом какого-либо рода. Для удобства этот веб-сайт может содержать ссылки на сторонние веб-сайты. Easy Doc Filing, LLC не контролирует, не подтверждает и не принимает на себя ответственность за характер, содержание, точность и доступность таких веб-сайтов. Easy Doc Filing, LLC не гарантирует доступность веб-сайта и не несет ответственности за временную недоступность из-за технических проблем. Easy Doc Filing, LLC не является юридической фирмой и не предлагает юридических консультаций или рекомендаций.Связь с Easy Doc Filing, LLC никоим образом не защищена адвокатской тайной. Любое лицо, нуждающееся в юридической помощи, должно обратиться к юристу или в юридическую фирму, имеющую лицензию в его или ее юрисдикции.

Как подать заявку на получение ITIN

Как подать заявку на получение ITIN

Ваше заявление должно включать все следующее:

1. Ваша заполненная форма W-7.

Примечание. Если вы отправите Форма W-7, все последующие ITIN уведомления и корреспонденция, которые вы будете получать, будут на английском языке. Если вы предпочитаете получить их на испанском языке, пожалуйста, отправьте Форма W-7 (СП).

2. Ваша оригинальная заполненная налоговая декларация (-ы), для которых требуется номер ITIN. Прикреплять Форма W-7 в начале вашей налоговой декларации. Если вы подаете заявку более чем на один ITIN для той же налоговой декларации (например, для супруга или иждивенцев), приложите все Формы W-7 к той же налоговой декларации.После вашего Форма W-7 обработана, IRS присвоит возврату ITIN и обработает его.

Примечание. Существуют исключения из требования о включении налоговой декларации США. Если вы претендуете на одно из этих исключений, вы должны предоставить документацию, требуемую в вместо налоговой декларации.См. Таблицы исключений.

3. Оригиналы документов или заверенные или нотариально заверенные копии документов, которые обосновать информацию, представленную на Форма W-7. Поддерживающая документация должна соответствовать информации заявителя, представленной на Форма W-7.Например, имя, дата рождения и страна (страны) гражданства. должно быть таким же, как в Форме W-7, строки 1a, 4 и 6a.

Примечание. Чтобы избежать потери вашего документы, рекомендуется не предоставлять исходную документацию.

Вы можете отправить копии оригиналов документов, если выполните одно из следующих действий:

Имеете копии, заверенные агентством-эмитентом или официальным хранителем оригинала записывать.
Заверить копии у нотариуса США, имеющего законное право. в пределах его или ее местной юрисдикции, чтобы подтвердить, что документ является подлинной копией оригинала. Для этого нотариус должен увидеть действующий, неизмененный оригинал. документ и убедитесь, что копия соответствует оригиналу.Консульские офисы в Посольства и консульства США за рубежом не имеют права удостоверять подлинные копии иностранных документов. публичные документы и направит заявителей в иностранный орган, выдавший документ.
Заверить копии у иностранного нотариуса.Однако зарубежные нотариусы принимаются только в соответствии с Гаагской конвенцией. Гаага Конвенция предусматривает упрощенную сертификацию государственных (в том числе нотариально заверенные) документы для использования в странах, присоединившихся к Конвенции. А аттестат будет оформлен в виде «апостиля», который будет прилагается к копии документа.Если документ исходит из страны который не является участником Конвенции, заявители должны иметь документ заверено выдавшим его иностранным органом.

Примечание. Апостиль должен оставаться прилагается к копии документа при его отправке в IRS.

Оригиналы предоставленных документов будут возвращены вам на почтовый адрес. указано в вашей форме W-7. Обратный конверт предоставлять не нужно. Если твой оригиналы документов не возвращаются в течение 60 дней, вы можете позвонить в IRS. Копии документов не возвращаются.Если вам понадобится ваша документация для цель в течение 90 дней с момента подачи заявки на получение ITIN, вы можете пожелать подать заявление лично в Центр помощи налогоплательщикам IRS (см. Куда обращаться). Ваш документы будут рассмотрены сотрудником IRS в этом офисе и возвращены вам немедленно.

Если вы предоставите оригинал действующего паспорта (или нотариально заверенную или заверенную копию действующий паспорт), никаких других документов подавать не нужно. В противном случае вы необходимо предоставить как минимум два из перечисленных ниже документов. Документы должны быть текущий, подтвердите свою личность (то есть укажите свое имя) и поддержите свой требование иностранного статуса.Если вы отправляете копии документов, отображающих информация на обеих сторонах, копии как лицевой, так и оборотной сторон должны быть приложены к Форма W-7. Хотя бы один документ должен содержать вашу фотографию, но фотография не требуется, если документы поданы на несовершеннолетнего иждивенца 14 (младше 18 лет, если студент).Не прикрепляйте просроченные документы.

Примечание. Документы, представленные на иждивенца, должны включать гражданское рождение сертификат (если не представлен паспорт).

Сопроводительная документация Иностранный статус Личность
Паспорт (единственный самостоятельный документ) × ×
U.S. Удостоверение личности Службы гражданства и иммиграции (USCIS), фото × ×
Виза, выданная U.S. Государственный департамент ×
U.Водительские права S. ×
U.С. военный билет ×
Лицензия иностранных водителей ×
Военное удостоверение иностранного гражданина × ×
Национальное удостоверение личности (должно быть действующим и содержать имя, фотографию, адрес, дата рождения и срок действия) × ×
U.С. гос. Удостоверение личности ×
Карточка регистрации иностранных избирателей × ×
Свидетельство о гражданском рождении × * ×
Медицинские записи (действительны только для иждивенцев младше 14 лет (младше 18 лет, если студент)) × * ×
Школьные рекорды (действительны только для иждивенцев младше 14 лет (младше 18 лет, если студент)) × * ×

* Могут быть использованы для установления иностранного статуса только при наличии заграничных документов.

Сохраните копию вашего заявления для записи.

шагов для заверения копии оригинального документа

Многие штаты разрешают нотариусам делать заверенные копии документов, если исходный документ не является публично зарегистрированным документом. Документы, которые клиенты могут запросить для нотариального заверения, включают контракты, письма, отчеты о расчетах, соглашения и счета-продажи.Этот список, конечно, не исчерпывающий.


Часто нотариально заверенные копии оригиналов отправляются получателям в других странах. Это почти всегда означает, что они будут проходить через государственную службу аутентификации нотариуса, так что документ может иметь апостиль или сертификат аутентификации, прикрепленный к нему, прежде чем отправляться в страну-получатель. Когда документ проходит процесс аутентификации, страна-получатель может подтвердить, что нотариус, сделавший копию, является подлинным нотариусом.

Таким образом, предположим, что все сделанные вами нотариально заверенные копии должны будут пройти тщательную проверку нотариальной государственной администрацией вашего штата.

Обратите внимание, что не во всех штатах нотариусы разрешают делать заверенные копии документов. Прежде чем пытаться совершить это действие, проверьте нотариальные законы своего штата, чтобы убедиться, что вы имеете право совершать этот вид нотариальных действий. (В конце этой статьи находится ссылка на самую последнюю доступную нам информацию о законах штата и нотариально заверенные копии.)

Ниже приведены шаги, которые вы должны выполнить.

Это общий обзор шагов, которые необходимо выполнить. Нотариусам следует ознакомиться с законами своего штата, чтобы подтвердить соответствующий метод, который будет использоваться в их штатах. Методы немного отличаются от штата к штату.

Шаг 1 - Просмотрите документ, чтобы убедиться, что это оригинал. Нотариусы не могут делать заверенные копии копий.

Шаг 2 - Подтвердите, что документ не является общедоступным или иным образом запрещен законами вашего штата.Примерами публично зарегистрированных документов являются указы о разводе, акты, ипотеки, юридические документы, свидетельства о рождении, свидетельства о браке и другие юридические документы, которые были зарегистрированы клерками в государственных учреждениях. Обратите внимание, что этот список не исчерпывающий.

Записи учащихся (стенограммы и т. Д.) Могут быть проблемой для некоторых штатов. Направьте клиента в офис школьного регистратора для получения заверенных копий школьных аттестатов. Политики различаются. Например, Флорида разрешает нотариусам делать заверенные копии дипломов, но нотариусы Техаса не могут делать заверенные копии дипломов.


Шаг 3 - Сделайте копию документа на белой бумаге; не используйте цветную бумагу. Не делайте цветную копию, которая выглядит как оригинал. Используйте стандартную настройку черного / белого на вашем копировальном аппарате. Если клиент принесет вам копию, внимательно осмотрите копию и сравните ее с оригиналом, чтобы убедиться, что это подлинная копия.

Шаг 4 - Используйте правильное нотариальное свидетельство для изготовления заверенной копии. Или, если хотите, используйте штамп на копии, на которой написано ваше установленное законом нотариальное свидетельство для этого типа действий.Если вы не можете использовать штамп, вы должны приложить свободное нотариальное свидетельство.

Если вы используете незакрепленный сертификат, не забудьте добавить в конец отдельного сертификата идентифицирующую информацию, подобную следующей: "Приложено к (Название документа). Количество страниц, включая этот ____. Дата документа, если есть : __________. Подписанты, если есть: __________________. "

Шаг 5 - Завершите нотариальное заверение.

Шаг 6 - Если ваш штат требует, чтобы вы вели журнал нотариальных действий, попросите хранителя документов подписать нотариальную книжку после того, как вы запишите, к чему был прикреплен сертификат, количество страниц, дату оригинала, и имена подписавших, если таковые имеются.

Стандартный язык сертификата заверенной копии

Обычно в штатах, разрешающих нотариусам делать копии, используется специальный язык сертификата, указанный в справочниках нотариусов. Типичный язык сертификата для заверенной копии показан ниже. Обратите внимание, что нотариусы Флориды «удостоверяют» подлинность копий. Также нотариусы Флориды должны лично контролировать изготовление копий с оригиналов.

Штат __

Округ __

В этот __________ день __________ (года) я подтверждаю (или подтверждаю), что предыдущий или прилагаемый документ является подлинной, точной, полной и неизменной копией, сделанной мной. из __________ (описание документа), представленного мне хранителем документа, ______________ (наименование хранителя документа), и что, насколько мне известно, фотокопия документа не является публичной записью и не является общедоступным документом, заверенные копии из которых доступны из официального источника, кроме нотариуса.

[Подпись и печать нотариуса]

Советы по заверению копий

СОВЕТ № 1 - Если документ, который должен быть заверен вами как подлинная копия, предназначен для другой страны для длительного процесса, такого как иностранное усыновление, отказать в предоставлении услуг, если срок действия вашей комиссии нотариуса составляет менее одного года.