Содержание

Как правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек(весь порядок действий)?

Порядок замены прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новый документ законодательством не предусмотрен. Работодатель вправе определить такой порядок в локальном нормативном акте организации.

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее - Постановление Минтруда РФ). При этом она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Согласно п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04.2003 № 225 (далее - Правила), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется в том числе книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета), в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Отметим, что нормами действующего законодательства не установлен порядок замены прежней книги учета на новую. Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации. При этом Роструд рекомендует после последней записи в книге учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих. Например: «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 трудовых книжек. Вследствие того, что этот журнал ведется некорректно, он подлежит закрытию». Затем ставятся дата и подпись.

В заключение отметим, что работодатель и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если книга учета ведется работодателем не по установленной форме или не отвечает требованиям п. 41 Правил, согласно которому она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (смотрите, например, постановление Московского городского суда от 10.09.2012 № 4а-1925/12).

Соответственно, чтобы избежать таких негативных последствий, книгу учета необходимо вести по установленной форме. Кроме этого, она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Содержание статьи

Трудовые книжки на предприятии регистрируют в специальной форме. Поэтому кадровику нужно знать, как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжек. Учет подразумевает регистрацию документа в порядке, который регламентирован законодательной документацией.

Необходимо фиксировать создание, отправление и получение трудовых книжек. Документу при регистрации присваивают регистрационный номер и таким образом включают его в информационно-поисковую систему. Регистрироваться должны все документы, которые нуждаются в учете и могут быть затребованы.

Учет документов подразумевает, что служба по кадрам должна вести определенные регистрационные журналы и книги. Как правило, учетные книги могут быть в свободной форме, обязательным условием является лишь наличие полной информации о регистрируемом документе. Но исключение составляет процедура регистрации трудовых книжек. В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения – заполненные трудовые книжки и вкладыши. Оформляет это движение кадровая служба или уполномоченный сотрудник.

В 2003 году была утверждена новая форма этого документа. Ее отличие от старой заключается в том, что в новой книге объединили две графы в одну.

Но эта учетная книга имеет отличия от других. Она заполняется до окончания всех страниц, а не за один календарный год, как многие другие. Заменяется старая книга новой тоже по определенным правилам. Книгу закрывают с объяснением причин, по которым прекращают ее ведение, и указывают общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек. Старая книга ни в коем случае не ликвидируется, она хранится по общепринятым правилам.

В книгу учета движения необходимо вносить:

  • переданные работником трудовые книжки при оформлении на работу;
  • трудовые книжки, которые впервые оформлены этой организацией;
  • вкладыши, которые выданы в период работы на этом предприятии.

Если при приеме на работу человек принес трудовую книжку с вкладышем, его не регистрируют. Учету подлежит только трудовая книжка.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек?


Существуют основные правила, которые следует соблюдать при заполнении всех книг учета движения. В первую колонку вносят номера, под которыми регистрируют трудовую книжку. Во втором, третьем и четвертом столбцах ставятся число, месяц и год первого дня на работе. Даты приема на работу и заполнения трудовой книжки могут не совпадать. Это обусловлено ТК Российской Федерации: впервые трудовая книжка оформляется в присутствии работника не позднее семи дней с первого рабочего дня, а также согласно правилам ведения трудовых книжек работнику, который проработал больше пяти дней.

В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.

В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено.

В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков. В старых образцах может не быть серии и номера. В таком случае лучше поставить прочерк, чтобы через несколько лет при необходимости каждый мог правильно воспринять эту запись, а не посчитать пустую строку просто халатным отношением к оформлению книги учета движения.

При регистрации трудовой книжки, которая выдана впервые, необходимо проверить, чтобы бланк обязательно был зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков с указанием серии и номера. Те бланки, которые не оприходованы в бухгалтерии, запрещено использовать.

В седьмой столбец необходимо внести полное название должности работника точно так же, как значится в штатном расписании и трудовом договоре. Иногда (ст. 57 ТК Российской Федерации) может быть указана конкретная трудовая обязанность.

В восьмую графу необходимо внести полное название структурного подразделения, куда принят работник. Если организация очень большая, то, помимо названия подразделения, нужно указать, куда именно принят работник.

Название, дата и номер документа, который подтверждает прием на работу, вносятся в девятый столбец. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ.

Заполнение девятой графы актуально только для ведения учета трудовых книжек. Если происходит регистрация вкладышей, то достаточно поставить прочерк, так как ссылки на приказ или распоряжение быть не может.

Десятая графа предназначена для визы уполномоченного сотрудника, который ведет книгу учета движения трудовых книжек. Личная подпись является подтверждением того, что работник передал трудовую книжку в службу по кадрам. Если трудовая книжка оформляется впервые, то подпись будет служить доказательством того, что документ был выписан по всем правилам в присутствии работника.

Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки. В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые. В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.

Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.

Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника. В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки. В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.

Тогда эти графы будут выглядеть так:

  1. Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.
  2. Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена. В целях подстраховки можно указать номер квитанции об оплате.

В случае, когда во время работы в организации работнику выдавался вкладыш, поставить подпись он должен не только за полученную трудовую книжку, но и за вкладыш. Это необходимо потому, что вкладыш регистрируется отдельной строкой.

Порядок внесения изменений в книгу учета

В связи с тем, что книга учета движения трудовых книжек ведется вручную, то человеческий фактор может сыграть свою роль. Никто не застрахован от ошибок, поэтому такое может случиться и с сотрудником кадровой службы, который уполномочен вести данную книгу.

Порядок исправления ошибок не является строго регламентированным. Есть общепринятые негласные правила, которых старается придерживаться каждая организация.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек? Ошибки можно исправить следующим способом. Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления.

Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.

Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию.

Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

  1. Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками. Это обусловлено тем, что ведется книга учета несколько лет, поэтому необходимо позаботиться о сохранности ее внешнего вида.
  2. Каждая страница должна быть пронумерована по порядку.
  3. Книгу нужно прошнуровать, а концы шнура приклеить к обложке с внутренней стороны с помощью небольшого листа.
  4. Необходимо опечатать книгу или опломбировать. Сургучная печать должна быть поставлена так, чтобы захватить часть листа, обложку и концы шнура, которые немного выступают. Пломбу нужно поставить на концы шнура. Печати организации не ставятся при ведении данного документа.
  5. Обязательно должна быть запись, которая будет нести информацию о количестве страниц в книге. Это число должно быть написано и цифрой, и прописью. Заверить эту информацию должен руководитель организации собственной подписью.
  6. Новая книга учета начинается с очередного порядкового номера. Старую книгу не нужно сдавать в архив, так как она еще будет использоваться при увольнении сотрудников, запись о трудовых книжках которых находится там. В ней будут ставиться подписи работников.

Когда книга учета движения трудовых книжек будет полностью заполнена, ее необходимо передать в архив. Там она будет храниться 50 лет.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Расширенный поиск

Название:

Артикул:

Текст:

Выберите категорию:

Все СПЕЦОДЕЖДА » Рабочая спецодежда »» Зимняя »»» Костюмы утеплённые »»» Куртки,брюки,полукомбинезоны,жилеты. »» Летняя »»» Костюмы летние из смесовых тканей »»» Куртки,брюки,полукомбинезоны »»» Халаты »»» Костюмы летние из х/б » Защитная спецодежда »» Сигнальная спецодежда »» Спецодежда для защиты от повышенных температур »» Спецодежда от агрессивных сред »» Влагозащитная спецодежда »» Одноразовая спецодежда »» От электродуги » Медицинская спецодежда »» Медицинские костюмы »» Медицинские халаты » Спецодежда для сфер обслуживания »» Костюмы для сфер обслуживания »» Халаты для сфер обслуживания » Спецодежда для охранных и силовых структур »» Костюмы летние »» Костюмы утеплённые »» Куртки, брюки »» Трикотаж »» Рубашки и аксессуары » Спецодежда для охоты и рыбалки »» Костюмы летние »» Куртки, брюки, полукомбинезоны летние »» Изделия из флиса »» Жилеты »» Костюмы утеплённые »» Куртки, брюки, полукомбинезоны утеплённые » Одежда для активного отдыха »» Куртки флисовые »» Костюмы флисовые »» Трикотаж »» Куртки зимние СПЕЦОБУВЬ » Летняя универсальная обувь » Зимняя универсальная обувь » Повседневная обувь, ИТР » Термостойкая обувь » Влагостойкая обувь » Аксессуары для обуви ЗАЩИТА РУК » Перчатки трикотажные » Перчатки ОТ ПОНИЖЕННЫХ ТЕМПЕРАТУР » Рукавицы, вачеги » Перчатки нитриловые » Перчатки ОТ МЕХАНИЧЕСКИХ ВОЗДЕЙСТВИЙ » ЗАЩИТА ОТ ХИМИЧЕСКИХ ВОЗДЕЙСТВИЙ СРЕДСТВА ИНДИВИДУАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ » Для головы и лица » Для органов зрения » Для органов дыхания » Для органов слуха » При высотных работах » Защитные крема БЕЗОПАСНОСТЬ РАБОЧЕГО МЕСТА » Ограждения » Пожарное оборудование » Диэлектрические средства защиты » Аптечки медицинские ПРОЧИЕ ТОВАРЫ » Домашний текстиль » Ткани, полоса » Хозинвентарь » Бытовая химия ЛИТЕРАТУРА ПО ОХРАНЕ ТРУДА » Журналы и удостоверения по охране труда » Знаки безопасности » Плакаты » Книги, брошуры » Мультимедийные программы » Стенды по охране труда ГОЛОВНЫЕ УБОРЫ » Летние головные уборы » Утепленные головные уборы

Производитель:

ВсеAcmeAdidasAgent ProvocateurAMDANTAAntonio BanderasAppleArmand BasiBTCBurberryContinentalCrocsCrosbyDC ShoesDefenderDellDisneyHPHTCINCITYINTELK&KKangaROOSKFZLenovoLGLogitechMerrellMezaguzMichelinMONDIGOMonster HighMy Little PonyNeohitNikeNokiaNOVAPantechParityRenaissanceRichterRubber DuckRugearSamsungSTEFANO FERRISvenTargusTexetTHOMAS MUNZTop SecretVitacciЗебраЛеоОбувь для всех ЛТДОбувьТрейдОдежда для всех ЛТДОдеждаТрейдПроизводитель №1Производитель №2Производитель №3РоссияТВОЕТК Универсум

Новинка:

Вседанет

Спецпредложение:

Вседанет

Результатов на странице:

5203550658095

Закрыть

Найти

Артикул: Д35

1. № п/п
Дата приема на работу,заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее
2. число
3. месяц
4. год
5. Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки
6. серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее
7. Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее
8. наименование места работы( с указанием структурного подразделения), куда принят работник
9. дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника
10. расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку
11. получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них
12. дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращение трудового договора)
13. расписка работника в получении трудовой книжки

Книга учета движения трудовых книжек


Всем добрый день. Прошу совета, т.к. нет опыта в кадровом учете, а надо все приводить в порядок (в интернете не нашла нужной информации). Итак, нужно прошить, пронумеровать и опломбировать книгу учета трудовых книжек. Правильно ли я планирую свои действия:
1. пронумеровать ЛИСТЫ (а не страницы), принимая титульный лист за номер 1, но не нумеруя его (т.е. следующий за титульным листом лист нумеруем сразу цифрой 2).
2. прошить все листы кроме обложки
3. скрепить нити в конце книги перед задней обложкой пломбой, на последнем листе книги написать "в книге учета пронумеровано и прошнуровано... листов, дата подпись руководителя" (или даже при наличии пломбы надо клеить на нити лист бумаги с надписью и все это приклеивать к задней обложке, как советуют некоторые? тогда бумага клеится поверх пломбы?)

И еще вопрос, книга ведется с 2004 г., но не была прошнурована сразу, ставить дату реальную или первой записи?

Спасибо всем заранее (не судите строго новичка, для Вас это мелочи, а я хочу сделать все сразу правильно:))



Комментарии


ставить надо старую дату. Запись на листке прошито, пронумеровано и скреплено печатью___ листов, Генеральный директор____, приклеиваете это на концы ниток, а пломбу оставляете выше этой бумажки, и внизу приклеиной бумажки, так что бы печать на половину была на самой книге ставите печать...

Да уж! Вопрос так вопрос)) Сейчас получите кучу комментариев на эту тему! Т.к. единого мнения ни у кого нет)) Мое мнение - нумеровать каждую страницу, начиная с первой и титульный лист тоже входит, обложку не прошивать, при наличии пломбы ничего клеить не надо!пломба должна держать листы. Дату надо ставить с 2004 года. Кто еще чего скажет?))

да, про печать я уже поняла из других обсуждений, так что я об этом и не заикалась:)

У меня есть вариант магазинный уже сделано на обратной сторне: Прошурованно и пронумеровано ____листов Руководитель организации____________Главный бухгалтер__________

Какая еще печать? Ее нельзя ставить


Обычная печать организации, как это нельзя ставить??ее надо ставить обязательно!!на всез прошитых документах

у меня тоже на последней странице есть такая запись, поэтому хотела просто прошить и скрепить пломбой. без печатей. так что Вы считаете, на титульном листе таки поставить номер 1?

а немеровать....ну это уже сугубо личное дело я считаю, ну я например страницы нумерую и на листке пишу пронумеровано страниц, а там как знаете делайте и титульный лист я тоже нумерую

Ага! Почитайте на эту тему статьи, как оформляются книги учета трудовых книжек! Печать организации не ставят, прошивают скрепляют пломбой или сургучом! Печать ни в коем случае! Это грубейшая ошибка!

Добрый день! Если хотите сделать все правильно, посмотрите постановление Минтруда России от 10. 10.2003г.№69 Исчезнут все вопросы и сомнения

Спасибо, но уже все, что можно, прочитала. Остались все-таки сомнения или просто боязнь сделать что-то не так (а есть угроза скорого пришествия трудинспекции, вот и подстраховываюсь):) Про нумерацию титульного листа нигде не пишут. Имея опыт написания курсовых и дипломных работ, предполагаю, что действуют общие правила - номер 1 имеется в виду у титульного листа, а проставляют номера, начиная со следующего листа номер 2 и т.д.

по советам журнала "справочник кадровика" 1. Вденьте шнур (длина 30-40см.) в отверстие на первой странице (сделав его предварительно) книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Протяните оба конца шнура сквозь все листы книги.
3. Свободно завяжите концы шнура (на расстоянии 5-7 см.от последней страницы.)
4. Зафиксируйте концы шнура на внутренней стороне обложки. Для этого необходимо вырезать из листа бумаги квадрат (например 3*3 см.) приклеить его к внутренней стороне обложки так, чтобы концы шнура были зафиксированны между обложкой и листом бумаги. Поставьте сургутную печать таким образом, чтобы она захватывала часть листа бумаги, выступающие из-под негоконцы шнураи часть внутренней стороны обложки. Если вы не используете сургучную печать, то опломбируйте выступающие из-под листа бумаги концы шнура.
5 Ниже или рядом проставьте заверительную надпись: "В книге пронумеровано (прописью количество страниц)", наименование должности руководителя организации, подпись и расшифровку подписи.

Спасибо большое за совет, очень помогли!

да может не пожалует. .. Просто долго и не очень хорошо расставались с одним нерадивым сотрудником, обещал нажаловаться в трудинспекцию. так что хотим быть готовыми:)

У нас тоже...ну и пусть приходят, может порядок наведут, а то у нас зарплату на 30% сократили!

Хотелось бы порядок навести самим и не нарваться на штрафы:)

Это вы добрая такая, т.к. зарплату еще не сократили. А будет, как у нас. терять уже нечего..

сократили-сократили, да еще обязанностей добавили. вот сижу кадровые документы в порядок привожу. а что делать...

Да уж, а я тут еще за секратря работаю, т.к. 2 секретаря уволились..

Сами? по доброй воле?;) Мы тоже за уволенных и отправленных в отпуск без сохранения зп трудимся... Что будет дальше?..

Да конечно, по доброй воле! Все тут сидим и работаем за минус 30% по доброй воле...)) а тут у нас внутренняя аудиторская прверка)) интересно, что они скажут на это?))

www.ippnou.ru/print/005386/
Если честно, у меня сургучом не опломбировано, просто пронумерованы (без учета титульного листа) все листы, прошиты, на оборотной стороне последнего листа выведены нитки-завязки, сверху приклеен бумажный квадратик, закрывающий узел, написана стандартная фраза "В настоящей Книге пронумеровано и прошито Х листов", поставлена дата (со дня появления первой трудовой книжки) и подпись гены. Подпись гены должна заходить на край прикленного квадратика. Ну и печать фирмы. У ГИТ к оформлению претензий не было.

LISU


Специалисты! подскажите, есть ли в нашем законодательстве изменения в отношении начисления пенсии? Т.е. возможно начисление за 3 года без отрыва? Или остается 5 лет?

Товарищи дорогие, помогите пожалуйста! Нашей организации уже скоро 13 лет, но Книга учета движения трудовых книжек никогда не велась!!! Что мне делать сейчас? Завести Книгу, пронумеровать (чем? ручкой? карандашом?), прошнуровать и поставить дату устройства первого сотрудника, переписать все имеющиеся на данный момент трудовые в порядке устройства работников (а их по основному месту работы уже больше 60 человек!) и все? Вести ее спокойно дальше? А как же с теми, кто устраивался и увольнялся, приказы на них хранятся, записей в Книге не будет? Потому что подписи все равно не собрать!!! Как быть? Спасибо всем, кто откликнется!

У нас хоть и велась книга учета, но с нарушениями. В итоге, я старую "закрыла", завела новую по всем правилам (как - см. выше в обсуждении, нумеровала, кстати, ручкой, дату поставила реальную - т.е. когда и заводила эту новую книгу).

Новую завела только по тем трудовым книжкам, что есть в наличии (в порядке приема на работу). Вам посоветую завести книгу учета по ныне работающим, т.к. по старым книжкам надо не только подписи собирать, но и данные - серию и номер и т.д.


Спасибо за отклик. Но здесь разница такая: у вас уже велась книга и вы, закрывая ее, указали причину, видимо на последней заполненной странице (я правильно понимаю?) А потом с чистой совестью стали вести новую. А у нас такой книги никогда не было. Если я сейчас как ни в чем не бывало начну ее вести, запломбировав сегодняшней датой, где мне причину сего безобразия указать: в начале книги? в акте? приказе? какие формулировки? кто подписать должен? и вообще будет ли это соответствовать уже даже не знаю чему:о)?

почти правильно:) компания у нас работает с 2001 года, а книжку первую завели в 2004 году, и вплоть до 2008 г. вели ее не по правилам. Так что ситуация похожая.
Заводите без причин, когда выявили нарушения - тогда и приняли все меры по их устранению. Если Вы приняли дела в таком состоянии, например, то составьте акт о текущих делах (проведите аудит всего КДП, может еще есть недостатки, к примеру, должна быть еще книга учета БЛАНКОВ трудовых книжек и вкладышей, отсутствие которой равнозначно по штрафам отсутствию книги учета движения трудовых книжек), тогда лично к Вам не будет претензий.

Спасибо, помогли действительно! Недостатков полно, то есть кадровое делопроизводство практически не велось вообще. Если составлять акт, я даже не знаю, как директор будет его подписывать - признаваться в таком положении дел:о) Я заведу, как Вы сказали, без причин, опломбирую сегодняшней датой. Насчет Книги учета бланков, она ведь должна вестись бухгалтерией? Ее нет конечно, но мне бы со своими печалями разобраться. Спасибо еще раз!

Книгу учетов бланков - Бухгалтерия должна вести, но, как правило, все равно приходится заниматься кадровикам, так сказать, заодно:)
Удачи Вам в наведении порядка!

Что-то я... Все сделала как решила, и задумалась, а где дату-то я должна ставить, дату, когда я завела эту самую Книгу? Там, где "прошито и пронумеровано"? Так вроде не требуется... А если не там, то где? Я что-то недопонимаю?

Действительно в Правилах ведения и хранения трудовых книжек говорится, что такая книга должна быть вообще и что она должна быть"пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбированы". Про дату заведения нигде не указано, да и в самой книге (покупной) места не предусмотрено. Я так полагаю, тут на всякий случай ставят (как в других журналах при нумерации и прошивке).

Тогда я не буду ставить, у меня как раз такой случай, когда лучше эту дату особо не демонстрировать. Спасибо, Cutting Edge, за помощь!

Не за что!
Сама сталкивалась недавно с такой же проблемой, пришлось досконально все изучить, в том числе с помощью местных форумчан, за что им благодарна!

Журнал учета трудовых книжек - правила сшивания 2020-2021

Требования к ведению журнала учета трудовых книжек (законодательная база)

Скачать форму Правил

 Скачать приходно-расходную книгу

Скачать книгу учета движения книжек

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

 Процедуре учета и сохранения трудовых книжек посвящен раздел 6 (пункты с 40 по 44) Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения книжек сотрудников.

Приходно-расходная книга, согласно п. 41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации. Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.

Как прошить журнал учета

Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69. Журналы можно как купить в специализированных или книжных магазинах, так и изготовить самостоятельно. При этом нужно учитывать требования п. 41 Правил, согласно которым журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты, удостоверены подписью руководителя организации, а также опечатаны сургучом или пломбой.

Для того чтобы прошить книгу учета, потребуются:

  • шило;
  • иголка;
  • крепкие нитки;
  • клей;
  • лист бумаги.

При сшивании журнала следует руководствоваться рекомендациями приказа Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Несмотря на то что порядок прошивки документов является рекомендательным, его выполнение позволяет оформить журналы оптимально с точки зрения кадрового делопроизводства.

При оформлении в соответствии с приложением № 24 приказа № 76 заранее пронумерованные листы прокалываются шилом насквозь по одной линии в трех местах со стороны переплета. Нитки протягиваются в образовавшиеся отверстия и завязываются на узел. Концы нитки подклеиваются к последнему листу книги учета при помощи стикера, на котором должно быть уведомление о том, что сшито, пронумеровано и заверено печатью столько-то (указывается общее число листов в подшивке) листов. Руководитель компании ставит свою подпись на сшивке. Принципиальным отличием требований к сшивке журнала учета трудовых книжек от правил сшивания большинства журналов учета в кадровом делопроизводстве является необходимость скрепления места прошивки журнала сургучной печатью или пломбой.

Опломбирование журнала учета

Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава. Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации.

Подпишитесь на рассылку

Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:

  • возможность индивидуальной идентификации;
  • разовое действие;
  • защита от неразрешенного доступа;
  • индикация вскрытия.

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004. Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб. В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.

Как опечатать журнал учета сургучом

Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение. Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания. Однако в настоящее время почтовые отделения почти отказались от сургуча, заменяя его иными материалами, тогда как постановлением № 225 никаких других материалов для печати, кроме сургуча, не предусмотрено.

Другой способ, позволяющий использовать для опечатывания сургуч, — заказ индивидуальной металлической или латунной печати и приобретение сургуча в магазине канцтоваров или материалов для делопроизводства. Процесс изготовления печати под сургуч должен сопровождаться изданием двух приказов по организации. Первым приказом утверждается макет будущей печати и назначается ответственный за ее изготовление сотрудник. Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом.

Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:

  1. Расплавить сургуч. Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке. Важно сургуч расплавить до жидкого состояния, но не перегреть, так как при перегреве он начинает выгорать и выкипать.
  2. Расплавленный сургуч вылить или переложить ложкой на подлежащую опечатыванию поверхность.
  3. Дать сургучу немного остыть до вязкого состояния (чтобы оттиск печати был четким).
  4. Приложить печать к сургучу, резко с усилием нажать и убрать.

Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек

Скачать форму приказа

Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников. Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия. В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.

Прежде чем приступить к выполнению своих должностных обязанностей, ответственный за ведение журнала учета трудовых книжек должен:

  • принять по акту имеющиеся на предприятии трудовые книжки сотрудников;
  • принять по акту бланки трудовых книжек и приложения к ним;
  • удостовериться в правильности ведения журнала учета.


Скачать форму акта

Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек

Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия. Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации. Связано это с тем, что действовавший ранее ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28 апреля 1973 года № 1115) среди прочих предусматривал и пломбы из бумаги. Однако в настоящее время этот ГОСТ уже не действует, поэтому использования бумажной наклейки при оформлении журнала учета будет недостаточно. Книгу все равно необходимо будет либо опломбировать, либо опечатать сургучом.

Все это действительно для трудовых книжек, оформленных до 2021 года. В 2021 году работодатели оформляют электронные трудовые книжки. Все записи делают сразу в электронном виде. Те сотрудники, которые свою трудовую деятельность начали до 2021 года могут выбрать между бумажным и электронным документом.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадры».

Вносим записи в книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них правильно :: Profiz.ru

ВОПРОС:

Можно ли вносить в графу 13 книги учета движения трудовых книжек краткую пометку «СТД» и считать ее тождественной записи «Трудовая книжка выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ) из-за отсутствия места. 

ОТВЕТ:

Полагаем, что нельзя. Следует вносить запись «Трудовая книжка выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ:

Согласно п. 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.
Заявление о выбранном способе подается работником только после выдачи работодателем уведомления (письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

 

Источник: Онлайнинспекция.рф

Подписаться на журнал

Книга учета движения трудовых документов, правила ведения

Обязательные кадровые документы

Книга учета движения трудовых документов, все об обязательном журнале

Известно то, что журнал обязан храниться в организации 75 лет. Если происходит ликвидация предприятия, то он переходит в архив и при необходимости должен быть предоставлен лицу, который интересуется документом. Естественно книга учета движения трудовых книжек просто так ни кому не выдается, только по специальному документу. Как отражается информация, рассмотрим далее.

Вначале предлагаем взглянуть на образец документа – это одна страница, оформленная по всем правилам. Вы видите своеобразную таблицу, каждая графа имеет свое наименование. Далее идет внесение информации. Что ж приступим.

 

Первая графа

В эту графу вносят сведения о документах. Каждому из них дают регистрационный номер. Также в эту графу вписывают сведения о вкладышах.

Вторая графа, а также третья и четвертая

Сюда вносят информацию о сотрудниках, когда поступили, регистрируют книжку и вкладыш – если необходимо. Дата внесения в трудовой книжке и в журнале может отличаться по простой причине. Статья 66 регламентирует, что оформление трудовых книжек на работника производится в том случае, если он отработал в организации 5 и более дней. Сразу в день приема внесения в книжку не делают, а вот книга учета движения трудовых книжек содержит данную информацию. Кадровый работник обязан вносить в книгу дату приема на работу сотрудника, а не дату заполнения трудового документа.

Графа пятая

Сюда вносят ФИО сотрудников. Обязательно надо помнить, что сокращение инициалов не допустимо.

Шестая графа

В этом разделе храниться информация о трудовых книжках, номера и серии документов, а также, номера и серии вкладышей. Серия в новых книжках – это буквенные символы и цифровые символы – номер. А вот, например книжки, выпущенные в 1938 году, не имеют подобных данных, если кадровому работнику попалась именно такая книжка, то можно ставить прочерк вместо данных. Книжки, выпущенные в 1974 году, имеют буквы, римские цифры и номер, состоящий из семи цифр.

Седьмая графа

Сюда вносятся данные о работнике, его специальность. Номер трудового договора. Иногда вместо должности пишут функцию, например, дворник или уборщик, профессии нет, а функция трудовая имеется.

Восьмая графа

Структурное подразделение отдела, в которое будет трудоустроен сотрудник.

Девятая графа

Какой документ служит основанием для приема человека на работу. В основном – это приказ, но может быть протокол собрания, в случае если на должность избран директор.

Десятая графа

Эта графа отведена под роспись сотрудника, который вносил данные в документ.

Одиннадцатая графа

В этом разделе обозначается информация о сумме, которую внес работник за ведение трудовой книжки или покупку вкладыша. Ведение трудовой книжки, то есть получение нового экземпляра. Если ни вкладыш, ни книжка не была заведена, значит ставить прочерк в данной графе.

Двенадцатая графа

Сотрудник, заполняющий журнал должен проставить сведения о прошлой работе сотрудника.

Тринадцатая графа

Этот раздел предназначен для подписи сотрудника. Бывают случаи, когда при увольнении сотрудник не забирает трудовую книжку с работы так, как уволен, был по не особо приятным причинам. Ему почтой высылают уведомление. В книге делают запись – номер уведомления, дата отправки.

Какая обязана быть книга учета движения трудовых документов

Обязательно в твердом переплете, страницы пронумерованы. Прошивка станиц в настоящее время не обязательная процедура. Сегодня можно купить уже полностью готовый для заполнения журнал. Пронумерованные страницы и так далее. Сотрудникам остается только ее прошнуровать и повесить сургучную печать. Книгу заверяет руководитель, а также уполномоченное вести журнал лицо. Сзади книги ставят печать и роспись, также указывают точное количество страниц.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Опасности ведения нескольких бухгалтерских книг для вашего бизнеса - и как это исправить

Как финансовый директор и бухгалтер, я составлял бухгалтерские книги, очищал бухгалтерские книги и использовал их, чтобы рассказать руководству об их компании. Для меня бухгалтерские книги компании священны. Они содержат 100% финансовых фактов компании - правду, всю правду и ничего кроме правды.

Пока они этого не сделают.

В последнее время я сталкивался с клиентом за клиентом, который хранит несколько комплектов книг.Некоторые даже не подозревают, что делают это. Вот четыре причины, по которым ваша компания может получить более одного комплекта книг, и, если это похоже на вашу компанию, что вы можете сделать, чтобы решить эту проблему:

Наличие единого набора четких и полных бухгалтерских записей - единственный способ получить точную картину ... [+] финансов вашей компании.

© guingm5 - Fotolia.com

Причина №1: Вы и ваш налоговый инспектор не синхронизированы

Любая компания, которая платит налог на прибыль, рискует создать второй комплект бухгалтерских книг.Все составители налоговой отчетности - даже умные и действующие из лучших побуждений CPAs - вносят изменения в бухгалтерские книги, которые они ведут для вас, которые никогда не будут отражены в бухгалтерских книгах, которые вы используете для управления компанией. Для меня это ужасная практика.

Рассмотрим в качестве простого примера амортизацию. В налоговом законодательстве есть все, что можно сказать об амортизации. Естественно, что составитель налоговой декларации хотел бы ежегодно увеличивать ваши амортизационные отчисления, и они должны это делать. Но они также должны сообщать о любых корректировках, чтобы ваш бухгалтер мог внести те же корректировки.

И амортизация - лишь один из примеров. Хороший CPA может найти всевозможные ошибки, корректировки и упрощения. Но если они не сообщают о них в нескольких простых записях журнала - и если вы не собираете и не копируете эти записи, - вы получите два очень разных набора книг.

СВЯЗАННЫЙ: Забытая финансовая дисциплина - 3 ключа к процветанию в хорошие и плохие времена

Слишком часто бухгалтерские книги по менеджменту и налоговые книги расходятся - постепенно, год за годом - до тех пор, пока они не расходятся настолько далеко, что между ними возникают буквально непримиримые разногласия.

Зачем вам это нужно? Вам нужно проявлять осторожность, потому что банки это делают, и они захотят, чтобы вы могли «привязать» свои управленческие книги к налоговым декларациям. Каждый раз, когда вы обращаетесь за ссудой, они хотят знать, почему существуют различия. И IRS задаст тот же вопрос, если они когда-нибудь будут проверять ваши налоги.

И, честно говоря, ВАМ должно быть не все равно. Частью ведения бизнеса является оптимизация налогового воздействия, и если ваши управленческие книги расходятся с данными, которые вы сообщаете по налогам, у вас будет трудное время для точного планирования.Более того, вы можете оказаться в ситуации, когда только ваш налоговый бухгалтер знает реальные цифры и способы их расчета ... опасная ситуация по множеству причин.

Что делать с i t: Чтобы исправить это, вам нужно будет получить корректировки от вашего налогового инспектора. Затем попросите своего бухгалтера внести те же корректировки, используя «13-периодный год». Каждый месяц - это один период (это 12!), А последний день года - это период 13. Последний период должен включать все корректировочные налоговые записи, чтобы на 31 декабря ваши бухгалтерские книги выглядели так же, как налоговая декларация.Будьте осторожны, вносите ТОЛЬКО налоговые корректировки на 31 декабря, чтобы сохранить операционные результаты за первые 12 периодов.

Если это звучит так, как будто это испортит то, как вы хотите видеть свои книги, просто запустите отчеты за год без налоговых корректировок (т. Е. Только с 1 января по 30 декабря). Примечание: НЕ позволяйте своему бухгалтеру «перевернуть» записи в новом году, не проконсультировавшись с налоговым инспектором, так как это может устранить изменения и вернуть вас туда, откуда вы начали: с двумя расходящимися наборами книг.

Причина № 2: Вы ведете второй комплект бухгалтерских книг только в соответствии с GAAP

Как и их кузены по налоговой подготовке, некоторые особо строгие CPA будут настаивать на том, чтобы ваши бухгалтерские книги соответствовали GAAP. GAAP, или общепринятые принципы бухгалтерского учета, использует свод правил, определяющих порядок учета доходов и расходов.

Зачем вам это нужно? Хотя GAAP очень полезны для публичных компаний, они не являются ни требованием, ни передовой практикой для большинства малых предприятий.Некоторые CPA, вероятно, пришлют мне гневные комментарии по поводу этого совета, но я твердо верю, что вы должны формировать свои собственные книги так, чтобы это имело для вас смысл. Если вы придерживаетесь основных принципов бухгалтерского учета, вы можете делать все, что хотите, в своей финансовой отчетности. И если это противоречит тонкостям GAAP, никого не должно волновать.

Что с этим делать: Независимо от того, как вы ведете свои бухгалтерские книги, НЕ позволяйте кому-либо держать секунды , просто чтобы соответствовать GAAP.Это пустая трата ресурсов и, вероятно, только запутает вас. Если вы уже стали жертвой чрезмерно рьяного бухгалтера, мой совет - просто прекратите. Прекратите тратить деньги на отдельную отчетность по GAAP и найдите нового бухгалтера, который даст вам инструменты и советы, необходимые для управления компанией с помощью того одного набора книг, который у вас есть.

Причина № 3: У вас есть проблемы с безопасностью

Некоторые руководители и владельцы бизнеса считают, что ведение некоторых записей «вне бухгалтерских книг» не позволит персоналу увидеть конфиденциальные финансовые детали (например, платежную ведомость, льготы или сведения о владельце).Фигня. Как только руководитель начинает вести электронные таблицы - или, как я видел в прошлом, заполнять файлы QuickBooks, полные «секретных» деталей, целостность финансовой отчетности теряется. (И возникает ненужная сложность!)

Зачем вам это нужно? Ведение второго набора книг всегда приводит к ошибкам, дублированию ввода данных и общему отсутствию ясности и точности. Вам нужно, чтобы ваши книги были чистыми, ясными и полными. Вам не нужно обращаться к трем таблицам и двум файлам QuickBooks, чтобы выяснить, получили ли вы прибыль в этом месяце!

Что с этим делать: Немного отпустить поводья.Если в компании нет ни одного человека, которому вы могли бы доверять, чтобы вести бухгалтерский учет честно и с полным и ясным представлением о расходах, попробуйте передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг в уважаемую фирму. В качестве дополнительного преимущества вы можете обнаружить, что, когда вы перестанете выполнять дополнительную бухгалтерскую работу самостоятельно, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на гораздо более важных задачах.

Причина № 4: Вы используете слишком много программного обеспечения

Наличие всего одного набора книг означает наличие всего одного программного обеспечения, лежащего в основе бухгалтерского процесса.К сожалению, некоторые компании используют систему ERP, которая, например, выставляет счета, но не отслеживает сборы или депозиты. Или у них есть система точек продаж (POS), которая отслеживает количество запасов, но не сообщает о стоимости проданных товаров. Есть сотня подобных историй - несколько систем в компании, которые не очень хорошо интегрированы. Осторожно!

Зачем вам это нужно? Каждый раз, когда у вас есть две системы, управляющие бизнесом, вы получаете два набора книг, которые невозможно собрать вместе.Каждый из них может быть правильным и отражать часть истории, но вы упустите подробные детали, которые появляются в результате объединения всех ваших данных в одном месте, такие как рентабельность клиентов, подробная стоимость проданных товаров или годовой оборот запасов.

Что с этим делать: Это самая серьезная проблема в нашем списке. Если у вас есть несколько человек и несколько программных платформ, каждая из которых создает лишь часть финансовой картины, вам обязательно нужно работать над более тесной интеграцией. К счастью, часто существуют технологические решения - инструменты синхронизации и облачные платформы, объединяющие несколько потоков данных.Однако, если ваши системы не работают вместе, возможно, пришло время отказаться от них и начать все сначала.

Пора объединяться

Независимо от того, почему у вас есть несколько наборов книг, самое время что-то с этим сделать. Постарайтесь как можно скорее создать единый набор четких, кратких и полных бухгалтерских записей. Просто нет другого способа узнать то, что вам нужно знать о своем бизнесе: правда, вся правда и ничего, кроме правды!

СВЯЗАННЫЙ: Почему чтение финансовой отчетности во многом похоже на еду капусты

Прочтите все статьи Дэвида Уоррелла на AllBusiness.com.

Определение, виды и важность бухгалтерского учета

Что такое бухгалтерский учет?

Бухгалтерский учет включает в себя запись на регулярной основе финансовых операций компании Теория финансового учета Теория финансового учета объясняет, почему стоит учет - причины, по которым операции сообщаются определенным образом. Это руководство будет. При надлежащем ведении бухгалтерского учета компании могут отслеживать всю информацию в своих бухгалтерских книгах, чтобы принимать ключевые операционные, инвестиционные и финансовые решения.

Бухгалтеры - это люди, которые управляют всеми финансовыми данными компаний. Без бухгалтеров компании не знали бы о своем текущем финансовом положении, а также о транзакциях, которые происходят внутри компании.

Точный бухгалтерский учет также имеет решающее значение для внешних пользователей, включая инвесторов, финансовые учреждения или правительство - людей или организации, которым необходим доступ к надежной информации для более эффективных инвестиций Инвестиции: руководство для начинающих Руководство CFI по инвестициям для начинающих будет научат вас основам инвестирования и научат тому, как начать работу.Узнайте о различных стратегиях и методах торговли, а также о различных финансовых рынках, в которые вы можете инвестировать, или о решениях по кредитованию. Проще говоря, субъекты хозяйствования полагаются на точный и надежный учет как внутренних, так и внешних пользователей.

Важность бухгалтерского учета

Надлежащий бухгалтерский учет позволяет компаниям надежно оценивать их результаты. Он также предоставляет информацию для принятия общих стратегических решений и ориентир для достижения целей по доходам и доходам.Короче говоря, после того, как бизнес заработал, очень важно тратить дополнительное время и деньги на ведение надлежащих записей.

Многие небольшие компании фактически не нанимают бухгалтеров на полную ставку из-за высокой стоимости. Вместо этого небольшие компании обычно нанимают бухгалтера или передают работу профессиональной фирме. Здесь важно отметить одну важную вещь: многие люди, которые намереваются начать новый бизнес, иногда упускают из виду важность таких вопросов, как ведение учета каждой потраченной копейки.

Метод начисления и кассовый метод учета

Для правильного ведения бухгалтерского учета компаниям необходимо сначала выбрать, какой метод учета они будут использовать. Компании могут выбирать между двумя основными методами учета: кассовым методом учета или методом начисления. Разница между этими типами учета основана на времени, когда компания фактически регистрирует в бухгалтерских книгах продажу (приток денег) или покупку (отток денег).

Денежная основа Основа начисления
Определение Регистрируйте транзакцию только тогда, когда денежные средства фактически получены или выплачены Регистрируйте транзакцию, когда она происходит, даже если денежные средства не были получены или оплачены
Пример. Вы приобрели 100 единиц продукта и заплатите за него в следующем месяце. Операция не зарегистрирована Операция зарегистрирована через счет кредиторской задолженности (обязательств)

Дополнительные ресурсы

CFI является официальным поставщиком глобального коммерческого банка и кредитного аналитика (CBCA) ™ Сертификация CBCA® Аккредитация коммерческого банковского и кредитного аналитика (CBCA) ™ - это глобальный стандарт для кредитных аналитиков, который охватывает финансы, бухгалтерский учет, кредитный анализ, анализ денежных потоков, моделирование ковенантов, погашение кредитов и многое другое.программа сертификации, призванная помочь любому стать финансовым аналитиком мирового уровня. Чтобы продолжить карьеру, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы CFI:

  • Финансовый учет Должности Должности ВакансииПросмотр описаний должностей: требования и навыки для размещения вакансий в инвестиционно-банковском деле, исследованиях акций, казначействе, FP&A, корпоративных финансах, бухгалтерском учете и других областях финансы. Эти должностные инструкции составлены на основе наиболее распространенных списков навыков, требований, образования, опыта и прочего.
  • Анализ финансовой отчетности Анализ финансовой отчетностиКак проводить анализ финансовой отчетности.Это руководство научит вас выполнять анализ финансового отчета отчета о прибылях и убытках,
  • 3 Модель отчета 3 Модель отчета 3 Модель отчета связывает отчет о прибылях и убытках, баланс и отчет о движении денежных средств в одну динамически связанную финансовую модель. Примеры, руководство
  • Исходные документы Исходные документы Бумажный след финансовых операций компании упоминается в бухгалтерском учете как исходные документы. Независимо от того, записаны ли чеки в журнал

, записи дневного журнала запускают транзакции в цикле учета.

Дом > Энциклопедия > J > Журнал

Операции всех видов входят в систему бухгалтерского учета как записи в журнале, где они появляются в том порядке, в котором они происходят.

Если кто-то спросит, какие транзакции произошли в данный день, журнал даст ответ.

Что такое бухгалтерский журнал?

В бухгалтерском учете журнал представляет собой запись (или журнал) финансовых транзакций, которые вводятся одна за другой по мере их возникновения.Операции и их запись в бухгалтерский журнал обычно считаются первыми шагами в бухгалтерском цикле , как показано на Приложении 1 ниже. Исключение составляют ситуации, когда записи сначала записываются в дневник (или книгу для исходной записи ), прежде чем они переносятся в журнал.

Журнал

Исторически сложилось так, что журналы всегда переплетались в виде тетрадей со сшитыми страницами. Бухгалтеры вручную писали каждую запись чернилами вскоре после того, как фирма закрыла сделку, понесла расходы, получила выручку или иным образом повлияла на счета фирмы.

Сегодня, конечно, журналы обычно существуют как часть программного обеспечения бухгалтерской системы. Таким образом, пользователи вводят проводки журнала либо вручную, через экранные формы, либо автоматически, как в торговой точке. Кроме того, большинство систем бухгалтерского программного обеспечения предоставляют инструкции для пользователя и проверку ошибок, чтобы обеспечить правильную регистрацию записей как дебетование или кредитование на соответствующих счетах. Программное обеспечение также автоматизирует вторую стадию бухгалтерского цикла, проводя записи журнала в бухгалтерской книге.

Название «журнал» от старофранцузского и латинского происхождения предполагает ежедневную деятельность ( jour по-французски означает « день»). Личные дневники и газеты иногда называют журналами по той же причине. В то время как другие бухгалтерские записи могут обновляться реже, журналы обновляются либо постоянно, либо, по крайней мере, ежедневно. В результате журнал формирует текущий список транзакций по счету по мере их возникновения. Следовательно, если кто-то спросит, какие действия произошли в данный день, журнал даст ответ.

Ежедневники

Некоторые предприятия используют один или несколько дневников (или книг исходной записи ) вместо журнала в качестве первой точки ввода данных для транзакций. Записи в дневниках строятся в хронологическом порядке, как и в журналах. Записи в различных дневниках фирмы часто переносятся в журнал фирмы, а затем, в конечном итоге, в бухгалтерскую книгу. Другими словами, с дневными книгами журнал становится вторым этапом в бухгалтерском цикле, а бухгалтерская книга становится третьим этапом .

Объясняющий журнал в контексте

Разделы ниже дополнительно определяют, объясняют и иллюстрируют термин журнал и пример проводок журнала в контексте связанных терминов и концепций из области бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, уделяя особое внимание трем темам:

  • Во-первых, определение журнала, дневника и книги первоначальной записи для бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.
  • Во-вторых, показано, как различные финансовые операции влияют на счета в пяти основных категориях счетов..
  • В-третьих, противопоставление информации, предоставляемой журналом, с информацией, предоставляемой бухгалтерской книгой.

Содержание

Связанные темы

  • Дополнительные сведения о разноске и главной книге см. В статье Главная книга.
  • Подробнее о роли журнала и главной книги в бухгалтерском цикле см. Статью «Цикл бухгалтерского учета».
  • См. Статью «Учет с двойной записью» для объяснения систем дебетовой, кредитной и двойной записи.
  • В статье Учетная запись объясняются категории счетов и План счетов.

Роль журнала в бухгалтерском цикле

Большинство коммерческих фирм регистрируют и сообщают о финансовой деятельности с помощью системы двойной записи . Таблица 1 выше показывает важные этапы бухгалтерского цикла этих фирм. Обратите особое внимание на то, что журнал является начальной точкой ввода данных для записей транзакций. И эти записи в конечном итоге включаются в финансовые бухгалтерские отчеты фирмы в конце бухгалтерского цикла.

В разное время бухгалтеры копируют (размещают) записи журнала в бухгалтерскую книгу - другую книгу записей. В то время как журнал перечисляет записи в хронологическом порядке, бухгалтерская книга упорядочивает записи по счету , как показано на Приложении 9 ниже, .

Ближе к концу каждого отчетного периода бухгалтеры создают пробный баланс из счетов системы как часть проверки точности на конец периода. В результате пробный баланс должен показать, что общая сумма дебетов равна общей сумме кредитов по всем счетам.Если две суммы не совпадают, они вносят корректирующие записи и исправляют. Имена счетов и остатки затем появляются в финансовых отчетах фирмы за период.

Ежедневник или Книга оригинальной записи


Почему фирмы используют дневники?
Ежедневный вход в систему учета

Некоторые фирмы добавляют дневников к началу бухгалтерского цикла перед журналом. На рисунке 2 выше показано, как цикл бухгалтерского учета немного расширяется при наличии дневных дневников.

Они добавляют дневники к циклу, когда есть:

  • Желание передать ведение записи в руки людей, непосредственно участвующих в транзакционной деятельности. Сюда могут входить, например, продавцы, складские получатели, обслуживающий персонал или агенты по возврату средств клиентам.
  • Необходимость сбора дополнительной информации помимо важных деталей транзакции для журнала. Записи дневного дневника также могут включать полезные данные о клиентах, поставщиках или событии транзакции.
  • Желание объединить записи того или иного типа, например:
    • Дневник продаж только для сделок купли-продажи. Это полезно для отслеживания тенденций продаж или эффективности отдельных продавцов или группы продаж.
    • Отдельный дневник продаж для каждого региона продаж. Использование региональных дневников может быть полезным, когда нужно управлять разными регионами как разными рынками с разными рыночными характеристиками.
    • Кассовый дневник для одновременного хранения кассовых операций.Это полезно для тщательного наблюдения за оборотным капиталом и денежным потоком компании.

Приложение 2 . выше показано, как цикл бухгалтерского учета немного расширяется, когда транзакции попадают в систему через дневные книги.

Ежедневники должны быть внесены в журналы как вспомогательные книги в главную книгу
Ежедневные книги

- если они есть - относятся к журналу так же, как вспомогательные бухгалтерские книги относятся к главной книге.

  • Во-первых, дневник (или вспомогательная книга) имеет ту же структуру, что и его родительский журнал (или главная книга).
  • Во-вторых, транзакции сначала появляются в дневнике, а затем переносятся в журнал.
  • В-третьих, проводка проводок из журнала во вспомогательные книги, а затем перенос в главную книгу.

Начальные данные транзакции более или менее непрерывно перемещаются из дневников в журнал. В результате данные дневника о транзакциях, такие как имя и номер счета, сумма транзакции, дата и тип (дебетовая или кредитная), перемещаются в журнал.

  • Записи дневного журнала могут также включать в себя дополнительные данные транзакции, которые выполняют передачу , а не в родительский журнал, такие как сведения о клиенте, продавце или местонахождении продаж.Сбор и сохранение таких данных - причина существования ежедневника.

В любом случае записи дневника перемещаются в журнал в хронологическом порядке. И в журнале они отображаются как дебеты или кредиты на индивидуальные счета из Плана счетов фирмы.

Определите свои условия!


Запись в журнале, дебет, кредит, план счетов

A счетов являются основными строительными блоками системы бухгалтерского учета с двойной записью.
каждый Учетная запись - это запись стоимости и изменений стоимости для одной конкретной цели.Когда транзакции попадают в журнал, те, кто делает записи, несут ответственность за то, чтобы знать, на какие счета повлиять и должны ли эти воздействия регистрироваться как дебет или кредит.

Каждая организация, имеющая свою собственную систему бухгалтерского учета, ведет фиксированный список всех счетов, составляющих систему бухгалтерского учета. Этот список представляет собой план счетов s, и это авторитетное «последнее слово» о том, какие счета активны в системе, а какие нет. Каждое финансовое событие влияет как минимум на два или более конкретных счетов на графике.

Характер воздействия транзакции на счет зависит от того, в какой из пяти основных категорий счетов имеется счет. Пять категорий учетных записей делятся на две группы. .

Группа счетов 1: Три категории счетов «Баланс»:

  1. Счета активов.
    Ценные ресурсы, принадлежащие бизнесу и используемые для получения доходов. Например:
    Кассовая наличность
    Дебиторская задолженность
  2. Счета ответственности .
    Долги и прочие финансовые обязательства предприятия. Например:
    Кредиторская задолженность
    Зарплата
  3. Счета капитала .
    Претензия собственника на активы предприятия. Собственный капитал - это то, что прямо принадлежит владельцу. Например:
    Пример: Собственный капитал
    Пример: Нераспределенная прибыль

Группа счетов 2: Два счета «Отчет о прибылях и убытках» Категории:

  1. Счета доходов .
    Заработано денег. Например:
    Доходы от продаж продукции
    Доходы от процентов
  2. Счета расходов ,
    Расходы, понесенные в ходе хозяйственной деятельности.Например:
    Прямые затраты на рабочую силу
    Расходы на рекламу

На практике даже небольшая фирма может указать сотню или более таких счетов в качестве основы для своей системы бухгалтерского учета, в то время как более крупные и более сложные организации могут использовать тысячи. Тем не менее, для целей бухгалтерского учета все счета попадают в одну из пяти категорий, указанных выше.

Каждое финансовое событие приносит как минимум две записи в журнале

Каждое финансовое событие приносит как минимум два одинаковых и взаимоисключающих изменения счетов.Изменение в одном счете - это дебет (DR), а влияние на другой - противоположное, кредит (CR). Как показано на Приложении 3, "дебет" или "кредит" увеличивает или уменьшает баланс счета, зависит от типа задействованного счета.

Увеличить остаток на счете
Запись по дебету (DR) Запись по кредиту (CR)
Аккаунт актива Увеличение остатка на счете Уменьшение остатка на счете
Пассивный счет14
Аккаунт с акциями Уменьшить остаток на счете Увеличить остаток на счете
Доходный счет Уменьшить остаток на счете Увеличить остаток на счете
Увеличить остаток на счете Уменьшить остаток на счете
Приложение 3 .Дебет и кредит влияют на баланс счета в зависимости от того, к какой категории принадлежит счет.

Предположим, например, что фирма покупает актив за 100 000 долларов. Должны последовать две записи в журнале.

  • Во-первых, запись в журнале по приобретению показывает, что на счете актива значение увеличивается на 100 000 долларов. Эта учетная запись может быть учетной записью актива, такой как «Заводское оборудование». Поскольку это активный счет, увеличение баланса составляет дебет .

Во-вторых, однако, баланс теперь временно не сбалансирован, пока фирма не предоставит компенсационный кредит в размере 100 000 долларов на другой счет где-нибудь в системе. Этот зачетный кредит может быть одним из следующих:

  • «Кредит» в размере 100 000 долларов на счет другого актива, уменьшающий его баланс на 100 000 долларов. Этот счет может быть активом счета «Наличные деньги».
  • Если вместо этого фирма финансирует покупку актива с помощью банковской ссуды, запись о взаимозачете в журнале может быть кредитом на счет пассива, например «Банковские ссуды к оплате»."В результате кредитная транзакция увеличивает остаток на счете на 100 000 долларов.

Правила двойной записи Ведение баланса баланса.

Обратите внимание, что в приведенном выше примере первая транзакция нарушает баланс баланса, тогда как вторая транзакция всегда восстанавливает баланс. Следовательно, когда обе записи в журнале заполнены, выполняется основное бухгалтерское уравнение:

Активы = Обязательства + Акции.

И для записей журнала счетов, которые следуют из одной транзакции:

Дебет = Кредиты

Роль счетов Contra

Однако бухгалтер или бухгалтер, работающий с записями в журнале, сталкивается с одной сложностью.Обратите внимание, что не все счета взаимодействуют друг с другом аддитивно в отчетах финансового учета, особенно в отчете о прибылях и убытках и балансе.

В некоторых случаях один счет компенсирует влияние другого такого же типа. Это контр-аккаунты, которые «работают против» других в своих категориях. В некоторых случаях контрсчета отменяют правила дебета и кредитования, указанные в Приложении 3 выше.

Например, «Резерв по сомнительным счетам» и «Дебиторская задолженность» - это счета актива .Резерв по сомнительным счетам, однако, также представляет собой против счета активов , что в конечном итоге снижает влияние (сальдо) «Дебиторской задолженности». Когда эти записи журнала попадают в финансовые отчеты, результатом баланса является «Чистая дебиторская задолженность», которая меньше значения «Дебиторская задолженность».

В любом случае, те, кто работает с записями в журнале, должны быть знакомы с планом счетов фирмы и твердо владеть правилами двойной записи.И они должны использовать бухгалтерское программное обеспечение, которое предоставляет четкие инструкции и тщательную проверку ошибок.

Записи журнала в пяти типах счетов

Следующие разделы иллюстрируют записи журнала и их вклад в бухгалтерскую книгу для небольшого подмножества плана счетов одной фирмы. На Таблице 4 показаны восемь «счетов» фирмы, представленных в этом примере.

План счетов корпорации Grande
Номер счета Имя счета Категория счета
101 Наличные деньги Актив
110 Счета Дебиторская задолженность Актив
125 Актив Товарно-материальные запасы Актив
200 Кредиторская задолженность Ответственность
410 Выручка от продаж продукции Выручка 9014 9014 9014 9014 9014 9014 9014 9014 Расходы на проданные товары 610 Расходы на материалы Расходы
Приложение 4 .Восемь «счетов» из плана счетов одной компании, чтобы проиллюстрировать записи журнала и бухгалтерской книги в примерах ниже.

На самом деле, конечно, полный план счетов, журнал и бухгалтерская книга будут включать гораздо больше «счетов» в дополнение к тем, что показаны здесь. Однако для активности за неделю только в указанных выше счетах записи в журнале и бухгалтерской книге могут отображаться следующим образом.


Пример записей журнала

Операции журнала за 1-2 сентября

1 сентября у Grande Corporation два клиента размещают заказы на продукцию в кредит.Клиент 1 заказывает товары на 4200 долларов, Клиент 2 заказывает товары на 5800 долларов. В результате компания отправляет продукцию позже в тот же день. На рисунке 5 ниже показаны записи в журнале, связанные с этими событиями.

Grande Corporation
Журнал за финансовый год 20YY
Дата Счет Дебет
Кредит
01 сентября 2003 г.

Y

Y -20YY

110 Дебиторская задолженность
410 Выручка от продаж продукции

110 Дебиторская задолженность
410 Выручка от продаж продукции

520 Себестоимость проданных товаров
130 Товарно-материальные запасы

4,200
42 9000,290 9000 4 000 5,800

10,000

Приложение 5 .Записи в журнале о двух покупках продукта и отгрузке продукта 1 сентября.

Проводки журнала за 3 сентября

3 сентября компания разместила заказ на канцелярские товары на сумму 1180 долларов США. На Приложении 6 ниже показаны записи в журнале, связанные с этим порядком.

1,1803
Дата Счет Дебет
Кредит
03 сентября 20ГГ

125 Запасы материалов
200 Расходы к оплате

6 .Записи в журнале из-за двух заказов на канцелярские товары 3 сентября.

Журнал транзакций за 5 сентября

5 сентября приходит письменный чек от Заказчика 1 (4200 долларов США), и компания отправляет свой банковский чек поставщику канцелярских товаров (1180 долларов США) для заказа материалов от 2 сентября. На рисунке 7 ниже показаны записи в журнале, связанные с этими событиями.

Дата Счет Дебет
Кредит
05-сен-20ГГ

05-сен-20ГГ

101000 К оплате
200 9 110 Дебиторская задолженность 101 Наличные деньги

4,200

1,180


4,200

1,800

Приложение 7 .Записи в журнале при поступлении доходов и оплате наличными 5 сентября.

Проводки журнала за 6-7 сентября

6 сентября Клиент 2 производит оплату кредитной картой по заказу от 1 сентября (5 800 долларов США). Также 6 сентября Клиент 3 покупает продукты, оплачивает их наличными (1250 долларов США) и немедленно принимает доставку.

7 сентября компания отмечает, что запасы материалов уменьшились на 820 долларов с момента последней проверки запасов.Также 7 сентября Клиент 4 заказывает товары в кредит (1850 долларов США), которые не доставляются к концу дня.

записей в журнале, относящихся к событиям 6 и 7 сентября, представлены в Приложении 8 ниже.

Дата Счет Дебет
Кредит
06-сен-20YY

06-сен-20YY

07-сен-20YY

10143 9.09.2024 Денежные средства в кассе
110 Дебиторская задолженность

101 Дебиторская задолженность

101 Денежные средства в кассе
410 Выручка от продаж продукции

610 Расходы на снабжение
130 Запасы снабжения

200 Дебиторская задолженность
101 Выручка от продаж продукции

5,800

1,250

820 920 920 9000


5,800

1,250

820

1850

Приложение 8. Записи в журнале из-за поступления денежных средств, истощения запасов и одного нового заказа клиента 6 и 7 сентября.

Проверка записей журнала: Дебиты = Кредиты

С учетом приведенных выше записей в журнале неудивительно, что одна часть уравнения бухгалтерского учета выполняется:

Всего дебетование = Всего кредитов

На странице журнала легко увидеть, что каждая дебетовая запись связана с одинаковой кредитной записью. Обратите внимание, кстати, что приведенный выше журнал следует универсальному соглашению о перечислении показателей дебета слева от соответствующих показателей кредита.

Однако только по странице журнала нелегко судить о том, зарабатывает ли компания деньги или теряет деньги. Эта информация не полностью видна до конца отчетного периода, когда сальдо счетов из главной книги объединяются для пробного сальдо. Однако эта информация частично видна, как только записи журнала переносятся (разносятся) в бухгалтерскую книгу. В результате разноски в сводках счетов отображаются актуальные остатки на счетах (например, остатки на счетах доходов от продаж и счетах расходов).

Примеры записей в книге

В качестве второго шага в бухгалтерском цикле записи журнала иногда сначала перемещаются в различные вспомогательные книги (если фирма использует вспомогательные книги), а затем всегда в главную книгу фирмы. Главная книга - это бухгалтерская книга верхнего уровня, в которой есть записи для каждой активной учетной записи в плане счетов.

Раньше, когда журналы и бухгалтерские книги были связаны с записными книжками, а записи делались от руки, данные журнала помещались в бухгалтерские книги только периодически.В результате остатки на счетах были известны только по самой последней проводке. Однако сегодня программное обеспечение бухгалтерской системы может более или менее непрерывно обновлять бухгалтерские счета. В результате остатки на счетах в бухгалтерской книге всегда актуальны.

Сводные данные по счетам в бухгалтерской книге обычно представлены в форме Т-счетов, как показано на Приложении 9 ниже. На выставке представлены выдержки из Т-счетов для каждого из восьми счетов в Приложениях 4–8. Это « Т-счета» из-за Т-образных линий, которые отделяют дебетовые записи по счету от его кредитовых проводок.Опять же, дебет всегда отображается слева, а кредит - справа.


Марти Шмидт

Solution Matrix Limited ® 292 Newbury St Boston MA 02115 USA
Телефон +1.617.430.5307 • Контактная форма • Политика конфиденциальности • О нас
Условия обслуживания • Возврат • Обслуживание клиентов • Безопасность и защита
Copyright © 2004–2021 by Solution Matrix Ltd • Все права защищены

Разница между бухгалтерским учетом и бухгалтерским учетом (и зачем вам и то и другое)

Во-первых, крайне краткая и неполная история бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет существует уже тысячелетия. Еще до того, как деньги текли по миру, бартерные и торговые операции регистрировались. В древней Месопотамии, когда ценные вещи обменивались руками, люди отмечали эти сделки глиняными жетонами. Они вели книги.

Бухгалтерская практика получила распространение в Римской империи. Фактически, мы по-прежнему используем латинские слова для обозначения самых основных финансовых терминов. Кредит означает «он доверяет», а дебет означает «он должен».

Проходит еще несколько лет, пока, наконец, наш итальянский друг Лука Пачоли не закрепил современные методы бухгалтерского учета в 1494 году. Он опубликовал книгу, в которой описал, как почти каждый управлял своими счетами в то время, метод, который мы используем и сегодня. Так родился отраслевой стандарт!

И все же… хотя бухгалтерский учет и бухгалтерский учет существовали со времен древних человеческих цивилизаций, с тех пор, как мы узнали, что Земля круглая, мы все еще не понимаем, что это за две практики на самом деле!

Разница между бухгалтерским учетом и бухгалтерским учетом

Слова «бухгалтерский учет» и «бухгалтерский учет» используются взаимозаменяемо, но они относятся к двум различным функциям.Оба существуют в финансовой части бизнеса, и они, безусловно, тесно связаны, но бухгалтерский учет и бухгалтерский учет - это не одно и то же.

Бухгалтерский учет - это лишь часть бухгалтерского учета, и бухгалтерский учет стоит на первом месте. Некоторые называют это основой бухгалтерского учета, необходимым заделом.

Вы также можете описать это с помощью кулинарной метафоры. Бухгалтер - это су-шеф бухгалтера, который сортирует и подготавливает все материалы, чтобы бухгалтер мог применить свой опыт и произвести готовый продукт - в данном случае финансовый отчет, а не обед из пяти блюд.:)

Но давайте поговорим об этом в прямом смысле, а? Вот почему вы здесь.

Бухгалтерский учет - это практика тщательного учета всех финансовых операций в бизнесе . «Книга» относится к счетам, поэтому бухгалтерский учет - это, по сути, ведение точных записей для каждой учетной записи. Официальное название этой записи - «бухгалтерская книга» (или, как мог бы ее назвать Пачоли, quaderno ). Там бухгалтер ведет учет деталей счетов, платежей от клиентов и платежей поставщикам или продавцам.

С четкими, организованными записями о том, как деньги поступают в бизнес и из него - с надлежащими бухгалтерскими книгами или хорошо хранящимися книгами - бухгалтерская работа может быть выполнена.

Чтобы получить некоторые советы по поддержанию порядка в этих бухгалтерских книгах, ознакомьтесь с этими уловками для ведения бухгалтерского учета малого бизнеса .

Бухгалтерский учет - это практика анализа, интерпретации и обобщения финансовых данных бизнеса . Если бухгалтерский учет - это запись, то бухгалтерский учет - это , отчет , который берет бухгалтерские книги и превращает их в значимую бизнес-информацию.

Бухгалтерский учет определяет, как ваш бизнес обрабатывает денежные потоки, выручку, заработную плату, ссуды, аренду и убытки. Нематериальные активы, страхование и налоги на прибыль - все это под зонтиком бухгалтерского учета!

Некоторые методы ведения бухгалтерского учета и бухгалтерского учета будут меняться в зависимости от вашей бизнес-модели. Конечно, бизнес по подписке имеет другую структуру доходов, чем обычная разовая розничная торговля. Таким образом, существуют определенные концепции бухгалтерского учета, разработанные для SaaS или любой бизнес-модели с регулярным доходом.В частности, метод начисления рекомендуется для SaaS и подписки, и действительно, требуется для большинства средних и крупных предприятий любого рода.

Стандарты бухгалтерского учета по всему миру

Все, что вы делаете, связанное с бухгалтерским учетом, должно быть контролируемой процедурой, согласованной во времени. Он будет относиться к одной из двух методологий бухгалтерского учета: Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) или Общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP).Ожидается, что вы и все остальные компании будете соблюдать одно или другое.

Почему так строго регулируется? Хотя бухгалтерский учет обычно выполняет внутреннюю функцию, бухгалтерский учет может производить финансовые отчеты, которые также могут использоваться за пределами бизнеса. Бухгалтерский учет, как и любой другой расчет или измерение, должен быть стандартизирован, чтобы быть надежным. Во многих отношениях бухгалтерский учет - это то, как мы измеряем экономику в целом.

Государственные аудиторы изучат бухгалтерский учет предприятия, чтобы убедиться, что все законно и честно.Если у вас есть стартап или какая-либо компания, которая может искать инвестиции в будущем, потенциальные инвесторы захотят увидеть ваши книги, чтобы понять, как ценить ваш бизнес. В Соединенных Штатах компании, котирующиеся на фондовой бирже, должны регулярно подавать финансовую отчетность в соответствии с GAAP.

Итак, все дело в соблюдении правил!

Взгляните на некоторые распространенные ошибки бухгалтерского учета, которые могут поставить под угрозу бизнес, изучите стандарты бухгалтерского учета в странах, в которых вы продаете, и убедитесь, что вы в курсе всего.

Упростите ведение бухгалтерского учета и бухгалтерский учет

У большинства владельцев бизнеса нет времени (или, честно говоря, желания) выяснять, как тщательно вести свои собственные бухгалтерские книги и вести собственный учет. Большинство владельцев бизнеса также не могут позволить себе сертифицированного бухгалтера, который выполнит за них работу.

Благодаря технологиям у нас теперь есть программное обеспечение, которое автоматизирует всю бухгалтерию и даже создает мгновенные финансовые отчеты. Quaderno именно такое решение. (Здесь Quaderno означает наше приложение для бухгалтерского учета и налогового управления, а не бухгалтерскую книгу старой школы, о которой говорил Пачоли!)

При каждой продаже автоматически отправляется индивидуальный счет с соответствующей суммой налога с продаж.Информация о клиенте и платеж записываются автоматически. Даже если вы продаете в нескольких местах в Интернете, Quaderno объединяет все ваши каналы доходов и отображает ваши бизнес-данные на одной удобной для просмотра панели инструментов. С каждым налоговым сезоном вы можете создать полный финансовый отчет одним нажатием кнопки.

Наша цель - сэкономить ваше время и головную боль, чтобы вы могли вернуться к любимому делу. (В любом случае, вы никогда не хотели быть бухгалтером!) Подпишитесь на нашу бесплатную пробную версию и узнайте, что вы думаете.

* В Quaderno мы любим предоставлять полезную информацию и передовой опыт в отношении налогов, но мы не являемся сертифицированными налоговыми консультантами. Для получения дополнительной помощи или в случае сомнений проконсультируйтесь с профессиональным налоговым консультантом или бухгалтером.

Руководство для владельцев малого бизнеса по двойной бухгалтерии

Согласно недавнему отчету Sage Research, большинство бухгалтеров считают, что произошел культурный сдвиг в бухгалтерском учете и что традиционных методов уже недостаточно, чтобы оставаться конкурентоспособными.Как владельцу малого бизнеса, этот сдвиг может затруднить понимание того, какие методы бухгалтерского учета вам следует внедрить.

Однако вы должны помнить об основополагающих принципах финансов своего бизнеса. Один из важнейших фундаментальных принципов - это двойная бухгалтерия.

Бухгалтерия с двойной записью - чрезвычайно важная концепция, которая определяет каждую бухгалтерскую операцию в финансовой отчетности компании. Владельцы бизнеса должны понимать эту концепцию, чтобы управлять своим бухгалтерским процессом и анализировать финансовые результаты.Используйте это руководство, чтобы изучить систему двойной записи и правильно разнести бухгалтерские проводки.

Что такое бухгалтерия?

Термин «бухгалтерский учет» относится к процессу ведения документации на предприятии. Бухгалтер просматривает исходные документы, такие как квитанции, счета-фактуры и банковские выписки, и использует эти документы для разноски бухгалтерских операций. Например, если компания отправляет продукт клиенту, бухгалтер будет использовать счет-фактуру клиента для регистрации выручки от продажи и разноски записи о дебиторской задолженности на сумму причитающейся суммы.

При вводе бизнес-операций в бухгалтерские книги бухгалтеры должны убедиться, что они связывают и являются источником записи. Связывание каждой бухгалтерской записи с исходным документом имеет важное значение, поскольку этот процесс помогает владельцу бизнеса обосновывать каждую транзакцию. Документация особенно актуальна для более сложных операций, таких как расчет заработной платы. Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета может автоматизировать этот процесс, облегчая владельцам бизнеса регистрацию и отслеживание транзакций.

Бухгалтерия поддерживает все остальные бухгалтерские процессы, включая составление финансовой отчетности и создание управленческих отчетов для принятия решений компанией.Бухгалтерский учет с двойной записью используется для сведения к минимуму ошибок бухгалтерского учета и поддержания баланса в бухгалтерских книгах.

Что такое двойная бухгалтерия?

Метод двойной записи - это система бухгалтерского учета, которая требует, чтобы бухгалтеры регистрировали каждую финансовую операцию дважды, по одному разу на каждом из двух отдельных счетов.

Счета, которые используют бухгалтеры, есть в плане счетов. План счетов может содержать десятки, если не сотни счетов. Кроме того, система бухгалтерского учета с двойной записью также требует, чтобы общая сумма дебетов была равна общей сумме кредитов в главной книге.

Как вы увидите в уравнениях бухгалтерского учета и примерах, которые мы подробно рассмотрим ниже, дебет - это записи, которые увеличивают счета активов и расходов или уменьшают счета доходов, капитала и обязательств.

Кредиты - это записи, которые делают противоположное - они увеличивают счета доходов, обязательств и капитала, в то время как они уменьшают счета активов и расходов. В соответствии с системой двойной записи, если вы увеличиваете счет с помощью дебета, вам нужно будет уменьшить счет противоположного счета с помощью кредита.

Бухгалтерский учет с двойной записью начинается с уравнения баланса, которое разделено на три подкатегории: активы, обязательства и капитал.Эти категории также могут быть представлены в уравнении баланса:

Активы - обязательства = собственный капитал

Подумайте об уравнении следующим образом: представьте, что вы продаете все активы своей фирмы за наличные и используете их для погашения всей своей кредиторской задолженности и долгосрочной задолженности. Оставшиеся деньги - это ваш капитал, который и составляет истинную ценность вашего бизнеса.

Бухгалтерский учет с двойной записью позволяет сбалансировать это уравнение таким образом, чтобы общая долларовая сумма активов за вычетом обязательств равнялась общему капиталу.

Зачем использовать двойную бухгалтерию вместо однократной?

Почему двойная бухгалтерия выгоднее однократной?

Система единого входа может работать для небольших компаний с небольшим объемом деятельности. Когда вы только начинаете свой малый бизнес, возможно, вам удастся использовать однократную систему. Единая бухгалтерия очень похожа на личную бухгалтерию, как ведение чековой книжки.

Однако по мере роста вашего бизнеса система единой записи значительно усложнит ведение бухгалтерского учета.Системы однократной записи не имеют плана счетов, поэтому вы не можете отслеживать такие вещи, как:

  • Задолженность на счетах
  • Кредиторская задолженность
  • Инвентарь

Хотя вы можете отслеживать чистую прибыль и составлять отчет о прибылях и убытках с помощью единой записи, вы не сможете составить баланс. Баланс дает вам более точное представление о вашем бизнесе, потому что он позволяет вам увидеть собственный капитал, который представляет собой общую чистую стоимость вашей фирмы.

Проще говоря, двойная бухгалтерия позволяет вести более тщательный и точный учет. По мере роста вашего бизнеса и появления в ваших книгах разных счетов система двойной записи позволит вам лучше отслеживать свои денежные потоки. Выявить ошибки с помощью системы с двойной записью намного проще, чем с помощью системы с одной записью.

Возможно, наиболее важным является тот факт, что система двойной записи предусмотрена законом. Ведение двойной записи требуется в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP), которые установлены Советом по стандартам финансового учета (FASB).Публичные компании обязаны соблюдать GAAP.

Как владельцу малого бизнеса, который надеется на развитие своей компании, лучше с самого начала использовать двойную бухгалтерию.

Запись в журнале

Бухгалтеры будут использовать общий журнал как часть своей системы учета. Общий журнал - это начальная запись, в которой бухгалтеры регистрируют основную информацию о транзакции, например, когда и где она произошла, а также общую сумму. Бухгалтеры рассматривают возможность записи этой информации в журнал.

В журнальной записи регистрируются дебеты и кредиты для разноски бухгалтерской записи вместе с описанием транзакции. Вы размещаете записи журнала в столбцах, а в левом столбце перечисляются номер счета и название счета. Справа у вас есть столбец для дебетов и кредитов. Подробное объяснение транзакции размещается под каждой записью журнала.

Бухгалтерский учет с двойной записью использует систему дебетования и кредитования для проводки бухгалтерских операций и поддержания равенства баланса.Этот метод часто понимают неправильно, поэтому важно понимать следующие основные правила:

  • Слева от бухгалтерской записи - дебетовые, а с правой стороны - кредиты.
  • Большинство счетов активов и расходов увеличиваются с помощью дебетовой записи, в то время как большинство счетов обязательств и доходов увеличиваются с помощью кредитной записи.
  • Общая сумма дебетования в долларах всегда должна равняться общей сумме кредитов в долларах. Если вы попытаетесь опубликовать несбалансированную запись в бухгалтерском программном обеспечении, вы получите сообщение об ошибке.

Что вызывает путаницу, так это разница между уравнением баланса и тем фактом, что дебеты должны равняться кредитам. Имейте в виду, что каждый счет, будь то актив, обязательство или капитал, будет иметь как дебетовые, так и кредитовые записи.

При использовании системы двойного входа всегда должны быть сбалансированы две вещи. Главная книга, в которой отслеживаются дебетовые и кредитовые счета, всегда должна быть сбалансирована. Кроме того, баланс, где активы - обязательства = капитал, также должен быть сбалансирован.Приведенные ниже примеры поясняют правила двойной бухгалтерии.

Простой пример двойной бухгалтерии

Предположим, мебельная компания покупает древесину на сумму 5000 долларов в качестве инвентаря и оплачивает покупку наличными. Дерево - это сырье, используемое для изготовления мебели. Вот запись в журнале с номерами счетов:

Определение бухгалтерских записей

Что такое бухгалтерские записи?

Бухгалтерские записи - это вся документация и книги, используемые для подготовки финансовой отчетности или записей, относящихся к аудитам и финансовым обзорам.Бухгалтерские записи включают записи об активах и обязательствах, денежных операциях, бухгалтерских книгах, журналах и любых подтверждающих документах, таких как чеки и счета-фактуры.

Ключевые выводы

  • Бухгалтерские записи - это все документы, используемые для подготовки финансовой отчетности компании.
  • Некоторые регулирующие органы требуют, чтобы компании вели свои бухгалтерские записи в течение нескольких лет на случай, если они потребуют проверки.
  • Бухгалтерские записи часто проверяются на предмет аудита, проверки соответствия или других потребностей, связанных с бизнесом.
  • Типы бухгалтерских записей включают транзакции, главные книги, пробные балансы, журналы и финансовые отчеты.

Понимание бухгалтерских записей

Обычно существуют правила и законы, заставляющие бухгалтерские организации и бухгалтерские фирмы хранить бухгалтерские записи в течение определенного периода времени. В США Комиссия по ценным бумагам и биржам (SEC) требует, чтобы бухгалтерские фирмы хранили записи аудитов и проверок в течение как минимум семи лет и чтобы они хранили все записи, которые подтверждают или ставят под сомнение выводы аудита.

Не существует универсального соглашения о том, какой набор деловых документов должен включать полный набор бухгалтерских записей. Бухгалтерские записи можно рассматривать как всеобъемлющий термин. Различные стороны, такие как кредиторы, инвесторы в акционерный капитал или группы, заинтересованные в корпоративном управлении, будут иметь разные и часто конкурирующие приоритеты; их требования или предпочтения в отношении документации будут постоянно меняться.

На разных этапах экономического или делового цикла стороны, требующие бухгалтерских записей, изменят свой запрос информации в зависимости от позиции в цикле.Например, в начале подъема делового цикла запросы на финансовую отчетность могут быть сильными, поскольку инвесторы в акции настроены оптимистично. Напротив, во время спада делового цикла кредиторы могут потребовать более подробную информацию, касающуюся статей баланса, поскольку они становятся более нерешительными при предоставлении кредита.

Короче говоря, бухгалтерские записи и даже методы бухгалтерского учета постоянно развиваются, чтобы идти в ногу с меняющимся характером бизнеса и информационными запросами заинтересованных участников рынка.

Виды бухгалтерских записей

Бухгалтерские записи обычно бывают двух видов: однократная и двукратная. По своему названию однократная запись - это гораздо более простой метод, который лучше подходит для небольших операций. Метод двойной записи более сложен и требует двух записей, одной кредитной и одной дебетовой, для каждой транзакции, проводимой бизнесом. Цель состоит в том, чтобы сбалансировать бухгалтерские книги и учесть движение денежных средств через организацию. В первую очередь это делается в крупных корпорациях, что помогает выявлять ошибки и потенциальное мошенничество.

Конкретные типы проверяемых бухгалтерских записей включают транзакции, журналы, главные книги, пробные балансы и финансовые отчеты компании.

транзакции

Транзакция является отправной точкой для любой бухгалтерской записи. Это катализатор всего процесса, который показывает любой купленный или проданный, обесцененный и т. Д. Предмет, с которым совершается бизнес.

Журналы

Журналы фиксируют все транзакции, совершаемые компанией.Журналы могут охватывать все транзакции компании целиком или могут быть разные журналы для разных сфер деятельности компании. Единственная необходимость состоит в том, чтобы журналы поддерживались в актуальном состоянии и чтобы все транзакции каким-либо образом регистрировались.

Главная книга

Главная книга - это перемещение транзакций в журнале в определенные места в главной книге, которые определяются типом транзакции. Это упрощает анализ транзакций и правильную их категоризацию при подготовке пробного баланса и, в конечном итоге, финансовой отчетности.

Оборотные остатки

Пробный баланс - это сумма всех кредитов и дебетов в рамках бизнес-цикла. После завершения этого шага все записи должны быть сбалансированы. В противном случае это может выявить ошибку, которую необходимо исправить, или возможное мошенничество. Очень важно определить отключение.

Финансовая отчетность

Финансовый отчет - это последний документ, который включает компоненты всех других бухгалтерских документов.Финансовая отчетность - это то, что будет предоставлено общественности и регулирующим органам для ознакомления. Инвестиционные аналитики могут просмотреть финансовую отчетность, чтобы составить свое мнение о компании. Регулирующие органы могут запросить бухгалтерские документы, на основе которых была составлена ​​финансовая отчетность, для более глубокого понимания компании.

Общепринятые принципы бухгалтерского учета

Общепринятые принципы бухгалтерского учета

Бухгалтеры используют общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP) для ведения учета и представления финансовой информации.GAAP включает в себя широкий набор принципов, которые были разработаны специалистами по бухгалтерскому учету и Комиссией по ценным бумагам и биржам (SEC). Два закона, Закон о ценных бумагах 1933 года и Закон о фондовых биржах 1934 года, наделяют SEC полномочиями устанавливать требования к отчетности и раскрытию информации. Тем не менее, SEC обычно выполняет функции надзора, позволяя FASB и Правительственному совету по стандартам бухгалтерского учета (GASB) устанавливать эти требования. GASB разрабатывает стандарты бухгалтерского учета для государственных и местных органов власти.

Текущий набор принципов, которые используют бухгалтеры, основан на некоторых допущениях. Основные допущения и принципы, представленные на следующих нескольких страницах, считаются GAAP и применимы к большинству финансовых отчетов. В дополнение к этим концепциям существуют и другие, более технические стандарты, которым бухгалтеры должны следовать при подготовке финансовой отчетности. Некоторые из них обсуждаются позже в этой книге, а другие оставлены для более глубокого изучения.

Допущение об экономическом субъекте .Финансовая отчетность должна вестись отдельно по каждому хозяйствующему субъекту. Экономические субъекты включают предприятия, правительства, школьные округа, церкви и другие общественные организации. Хотя бухгалтерская информация от многих различных организаций может быть объединена для целей финансовой отчетности, каждое экономическое событие должно быть связано с определенной организацией и регистрироваться ею. Кроме того, деловые записи не должны включать личные активы или обязательства владельцев.

Допущение в денежной единице .Бухгалтерские записи хозяйствующего субъекта включают только операции, поддающиеся количественной оценке. Определенные экономические события, которые влияют на компанию, такие как прием на работу нового генерального директора или внедрение нового продукта, не могут быть легко определены в денежных единицах и, следовательно, не отображаются в бухгалтерских записях компании. Кроме того, бухгалтерские записи должны вестись в стабильной валюте. Компании в США обычно используют для этой цели доллары США.

Принцип полного раскрытия информации .Финансовая отчетность обычно предоставляет информацию о прошлых результатах деятельности компании. Однако незавершенные судебные процессы, незавершенные транзакции или другие условия могут иметь неминуемое и значительное влияние на финансовое положение компании. Принцип полного раскрытия информации требует, чтобы финансовая отчетность включала раскрытие такой информации. Сноски дополняют финансовую отчетность, чтобы передать эту информацию и описать политику, которую компания использует для записи и отчетности о деловых операциях.

Допущение периода времени .Большинство предприятий существуют в течение длительных периодов времени, поэтому необходимо использовать искусственные периоды времени для сообщения результатов деловой активности. В зависимости от типа отчета периодом времени может быть день, месяц, год или другой произвольный период. Использование искусственных периодов времени приводит к вопросам о том, когда следует регистрировать определенные транзакции. Например, как бухгалтер должен сообщать стоимость оборудования, рассчитанного на пять лет? Отчетность о всех расходах в течение года покупки может сделать компанию убыточной в этом году и необоснованно прибыльной в последующие годы.Как только период времени установлен, бухгалтеры используют GAAP для записи и отчетности по операциям этого отчетного периода.

Учет по методу начисления . В большинстве случаев GAAP требует использования учета по методу начисления, а не по кассовому методу. Учет по методу начисления, , который придерживается принципов признания выручки, сопоставления и затрат, обсуждаемых ниже, охватывает финансовые аспекты каждого экономического события в отчетном периоде, в котором оно происходит, независимо от того, когда денежные средства переходят из рук в руки.При кассовом методе учета выручка признается только тогда, когда компания получает денежные средства или их эквивалент, а расходы признаются только тогда, когда компания платит наличными или их эквивалентом.

Принцип признания выручки . Выручка зарабатывается и признается после поставки продукта или завершения услуги, независимо от времени движения денежных средств. Предположим, магазин заказывает пятьсот компакт-дисков у оптовика в марте, получает их в апреле и оплачивает их в мае.Оптовый торговец признает выручку от продаж в апреле, когда происходит поставка, а не в марте, когда заключена сделка, или в мае, когда получены наличные. Точно так же, если поверенный получает от клиента гонорар в размере 100 долларов, он не признает эти деньги доходом до тех пор, пока он или она не окажет клиенту услуги на 100 долларов.

Принцип согласования . Затраты на ведение бизнеса отражаются в том же периоде, что и доход, который они помогают генерировать. Примеры таких затрат включают стоимость проданных товаров, заработную плату и комиссионные, страховые взносы, использованные расходные материалы и оценки возможных гарантийных работ на проданные товары.Рассмотрим оптовика, который в апреле доставил в магазин пятьсот компакт-дисков. Эти CD меняются от актива (запасов) до расхода (себестоимости проданных товаров), когда выручка признается, чтобы можно было определить прибыль от продажи.

Принцип затрат . Активы учитываются по первоначальной стоимости, равной стоимости обмена на момент их приобретения. В Соединенных Штатах, даже если такие активы, как земля или здания, со временем повышаются в цене, они не переоцениваются для целей финансовой отчетности.

Принцип непрерывности деятельности . Если не указано иное, финансовая отчетность составляется с предположением, что компания будет продолжать деятельность на неопределенный срок. Следовательно, нет необходимости продавать активы по безнадежной цене, и нет необходимости выплачивать долги до наступления срока погашения. В результате этого принципа активы и обязательства классифицируются как краткосрочные (текущие) и долгосрочные. Долгосрочные активы предполагается удерживать более одного года. Долгосрочные обязательства не подлежат погашению более одного года.

Актуальность, надежность и последовательность . Чтобы финансовая информация была полезной, она должна быть актуальной, надежной и подготовленной последовательно. Соответствующая информация помогает лицу, принимающему решения, понять прошлые результаты деятельности компании, ее текущее состояние и перспективы на будущее, чтобы своевременно принимать обоснованные решения. Конечно, информационные потребности отдельных пользователей могут различаться, что требует представления информации в разных форматах.Внутренним пользователям часто требуется более подробная информация, чем внешним пользователям, которым, возможно, нужно знать только стоимость компании или ее способность выплачивать ссуды. Надежная информация поддается проверке и объективна. Согласованная информация подготавливается с использованием одних и тех же методов в каждый отчетный период, что позволяет проводить значимые сравнения между разными отчетными периодами и между финансовой отчетностью разных компаний, использующих одни и те же методы.

Принцип консерватизма .Бухгалтеры должны использовать свое суждение для записи операций, требующих оценки. Количество лет, в течение которых оборудование будет оставаться продуктивным, и часть дебиторской задолженности, которая никогда не будет выплачена, являются примерами статей, которые требуют оценки. При представлении финансовых данных бухгалтеры следуют принципу консерватизма , , который требует, чтобы была выбрана менее оптимистичная оценка, когда две оценки считаются равновероятными. Например, предположим, что отдел гарантийного ремонта производственной компании задокументировал трехпроцентную норму возврата продукта X в течение последних двух лет, но инженерный отдел компании настаивает на том, что эта норма возврата является просто статистической аномалией, и менее одного процента продукта X будет требуют обслуживания в течение ближайшего года.Если инженерный отдел не предоставит убедительных доказательств в поддержку своей оценки, бухгалтер компании должен следовать принципу консерватизма и планировать трехпроцентную доходность. Убытки и затраты, такие как гарантийный ремонт, отражаются, когда они являются вероятными и обоснованными. Прибыль записывается по мере реализации.

Принцип существенности . Бухгалтеры следуют принципу существенности , который гласит, что требования любого принципа бухгалтерского учета могут игнорироваться, если это не влияет на пользователей финансовой информации.Конечно, отслеживание отдельных скрепок или листов бумаги несущественно и чрезмерно обременительно для бухгалтерии любой компании. Хотя окончательной меры существенности не существует, суждение бухгалтера по таким вопросам должно быть обоснованным. Несколько тысяч долларов могут быть несущественными для такой компании, как General Motors, но эта же цифра весьма существенна для небольшого семейного бизнеса.

.