Содержание

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Как сделать журнал регистрации входящих документов образец

Журнал регистрации входящих документов — служит для документирования всей входящей документации в адрес хозяйствующего субъекта.

В данном журнале отражается дата поступления документа его регистрационный номер, исходящий номер, вид документа, корреспондент кем был написан и отправлен , адресат на чье имя отправлен документ , краткое содержание, сведения о лице которому поручено исполнить данный документ, резолюция и отметка об исполнении. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК “Делопроизводство”

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Журнал регистрации входящих документов

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого предприятия. Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии. Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник.

Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону. На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги.

Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы. Традиционный бумажный журнал регистрации входящей корреспонденции выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства,. Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы.

Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелевых ручек не рекомендовано, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку. Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении.

Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения. Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции?

По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.

Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности.

В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество — возможность хранения данных на сервере и одновременна работа с книгой нескольких человек, у которых есть к ней доступ. Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак.

Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации.

Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции. Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным. Регистрационный номер состоит из цифр и букв, которые присваиваются документу.

Данная комбинация является кодовым обозначением документа. Традиционно на большинстве предприятий применяются код, состоящий из трех цифр. Первая используется для обозначения кода структурного подразделения, вторая обозначает код самого журнала он присваивается ему в номенклатуре дел либо всей организации, либо одного отдела , а третья цифра обозначает порядковый номер входящего документа.

Как видим, цифры могут разделяться либо дефисом, либо косой чертой. Когда документ получен, нужно последовательно сделать две вещи — сначала занести в журнал всю информацию, касающуюся документа, а затем уже на самом письме, в правом нижнем углу, проставить дату поступления и регистрационный номер, который должен совпадать с номер, занесенным в книгу.

Вся входящая корреспонденция бывает двух видов — внутренняя и внешняя. Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется “исполнителем”. Отправитель или автор письма называется “корреспондентом”. Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название.

Эти сведения являются обязательными. Руководитель организации или подразделения может добавить в книгу любое количество дополнительных граф. Наиболее распространёнными из них являются графы “Отметка об исполнении” и “Резолюция”. Последняя ставится руководителем организации на входящем документе и содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом эта резолюция переписывается в книгу. Она используется для дальнейшего контроля исполнения поручения руководителя организации.

Отметка об исполнении — это итоговый результат действий, совершенных по данному документу. Чаще всего ограничиваются надписью “Выполнено”, но мы рекомендуем делать расшифровку этого слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений.

Также рекомендуется рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции. Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.

До того как вы начнете вносить в книгу информацию о входящей корреспонденции, вам нужно правильно оформить сам этот документ. На титульном листе следует указать название организации и дату его создания.

Далее, на следующих страницах, нужно разместить информацию о сотрудниках, которые несут ответственность за ведение учета. Информация содержит следующие сведения: фамилия, имя, отечество, занимаемая должность, период работы, личная подпись.

Следует иметь в виду, что сама регистрация входящей корреспонденции должна начаться только с четвертой страницы книги. Разумеется, что данный документ следует пронумеровать еще до начала работы с ним.

Нумерация сквозная, начинается каждый год. На каждый календарный год не имеет смысла заводить новый документ, можно продолжать делать записи в старом. После закрытия книги ее хранят не более пяти лет.

Документ не прошивают. Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности. Единственное, что нужно сделать — в день ее создания, книгу нужно зарегистрировать и присвоить ей регистрационный номер.

Как уже отмечалось выше, количество столбцов в книге, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Документооборот. Как вести журнал входящей корреспонденции.

Темы: Документооборот Внутренние документы. Из статьи вы узнаете: что такое журнал входящей корреспонденции; каково назначение журнала регистрации входящей корреспонденции; как вести журнал учета входящей корреспонденции. Справка Основными функциями данной книги являются: Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции; Оперативная реакция на требования руководства; Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации; Выдача справок по входящей документации.

Корреспондент, то есть отправитель;. Обратите внимание, что дата документа — это дата его поступления в секретариат или канцелярию. Как правильно изъять документ из дела?

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма?

Журнал регистрации входящих документов заполнить, распечатать онлайн

Активировать демодоступ. Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции.

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер , состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения. Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.

Журнал регистрации исходящих документов

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

.

.

Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать; Журнал регистрации Образец журнала регистрации входящих документов.

.

.

.

.

.

.

Журнал регистрации исходящих документов – как зафиксировать отправленную документацию?

array(3) {
  [0]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(115) "5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
    [1]=>
    string(115) "0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb.jpeg"
    [2]=>
    string(113) "4db6700e41af14e2de5dec3f1f1691c0.png"
    [3]=>
    string(115) "64eaff1acca8733aab67869b05374d33.jpeg"
    [4]=>
    string(115) "4ec001fcd0546af51d287f2ad0d6c121.jpeg"
    [5]=>
    string(113) "9f9a45935d4e1d63d4edcc3bda7c7763.gif"
    [6]=>
    string(115) "0fd4fe1cb147c667abafd21b49e4f4bf.jpeg"
    [7]=>
    string(115) "a69d385b6d72954fc7518ba1e2d1021d. jpeg"
    [8]=>
    string(115) "a6dbb83a310bc4cac77423c949ec579c.jpeg"
    [9]=>
    string(115) "3232b75d71f379818cad6164260134d8.jpeg"
    [10]=>
    string(115) "a51de289d3f090cee43cddbf9710d512.jpeg"
    [11]=>
    string(113) "904868495672eecd5d1519d56e8ba7ae.gif"
    [12]=>
    string(115) "825f516f9baffec9484aac56714ade8a.jpeg"
    [13]=>
    string(115) "42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
    [14]=>
    string(113) "3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
    [15]=>
    string(115) "8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
    [16]=>
    string(115) "5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57.jpeg"
    [17]=>
    string(115) "8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
    [18]=>
    string(115) "c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
    [19]=>
    string(115) "063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027.jpeg"
    [20]=>
    string(113) "c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
    [21]=>
    string(115) "1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
    [22]=>
    string(115) "1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e. jpeg"
    [23]=>
    string(113) "b4eb5e7f0c40c19deccf9c694ca50fa7.png"
    [24]=>
    string(115) "1ae062d899f4b993197b9e6907ceea59.jpeg"
    [25]=>
    string(115) "cd7934a86d61a1a1188c68a26b0ad5a3.jpeg"
    [26]=>
    string(115) "56d3cfd705ca05165fff89d651d231a4.jpeg"
    [27]=>
    string(113) "d814b187711bded749bcaadaae5d5635.png"
    [28]=>
    string(115) "31fced9b4fd1ef84c892999782d9f5de.jpeg"
    [29]=>
    string(115) "c8eea5fffafded63f89d0a3ca8ea1dee.jpeg"
    [30]=>
    string(115) "f6cbb05dc909061c6fe00bfafe7d3893.jpeg"
    [31]=>
    string(115) "a19a3f8c64bdd419b5bf692c4d218641.jpeg"
    [32]=>
    string(113) "02893350c72b1b1143425ea4f10730f2.png"
    [33]=>
    string(113) "24a0c4b4dc80bf879e801c96434a6965.png"
    [34]=>
    string(113) "78218d8b456df87f91fa16d0fb8bc3d5.png"
    [35]=>
    string(115) "c169be9fc82981d12fefe30de43ccb11.jpeg"
    [36]=>
    string(115) "90070983270e1c39ab90f478994c2fb7.jpeg"
    [37]=>
    string(115) "b13b71db64067dcf8ecc74943de164b5. jpeg"
    [38]=>
    string(115) "33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
    [39]=>
    string(115) "d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
  }
  [1]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/e/a/5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
    [1]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/a/7/0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb.jpeg"
    [2]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/d/b/4db6700e41af14e2de5dec3f1f1691c0.png"
    [3]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/4/e/64eaff1acca8733aab67869b05374d33.jpeg"
    [4]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/e/c/4ec001fcd0546af51d287f2ad0d6c121.jpeg"
    [5]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/f/9/9f9a45935d4e1d63d4edcc3bda7c7763.gif"
    [6]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/f/d/0fd4fe1cb147c667abafd21b49e4f4bf.jpeg"
    [7]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/6/9/a69d385b6d72954fc7518ba1e2d1021d.jpeg"
    [8]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/6/d/a6dbb83a310bc4cac77423c949ec579c. jpeg"
    [9]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/2/3/3232b75d71f379818cad6164260134d8.jpeg"
    [10]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/5/1/a51de289d3f090cee43cddbf9710d512.jpeg"
    [11]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/0/4/904868495672eecd5d1519d56e8ba7ae.gif"
    [12]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/2/5/825f516f9baffec9484aac56714ade8a.jpeg"
    [13]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/2/e/42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
    [14]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/3/b/e/3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
    [15]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/f/e/8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
    [16]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/a/b/5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57.jpeg"
    [17]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/d/2/8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
    [18]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/2/0/c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
    [19]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/6/3/063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027. jpeg"
    [20]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/3/c/c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
    [21]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/9/2/1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
    [22]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/f/c/1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e.jpeg"
    [23]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/4/e/b4eb5e7f0c40c19deccf9c694ca50fa7.png"
    [24]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/a/e/1ae062d899f4b993197b9e6907ceea59.jpeg"
    [25]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/d/7/cd7934a86d61a1a1188c68a26b0ad5a3.jpeg"
    [26]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/6/d/56d3cfd705ca05165fff89d651d231a4.jpeg"
    [27]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/d/8/1/d814b187711bded749bcaadaae5d5635.png"
    [28]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/1/f/31fced9b4fd1ef84c892999782d9f5de.jpeg"
    [29]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/8/e/c8eea5fffafded63f89d0a3ca8ea1dee.jpeg"
    [30]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/6/c/f6cbb05dc909061c6fe00bfafe7d3893. jpeg"
    [31]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/1/9/a19a3f8c64bdd419b5bf692c4d218641.jpeg"
    [32]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/2/8/02893350c72b1b1143425ea4f10730f2.png"
    [33]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/4/a/24a0c4b4dc80bf879e801c96434a6965.png"
    [34]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/7/8/2/78218d8b456df87f91fa16d0fb8bc3d5.png"
    [35]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/1/6/c169be9fc82981d12fefe30de43ccb11.jpeg"
    [36]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/0/0/90070983270e1c39ab90f478994c2fb7.jpeg"
    [37]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/1/3/b13b71db64067dcf8ecc74943de164b5.jpeg"
    [38]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/3/d/33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
    [39]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/1/d/d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
  }
  [2]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(37) "5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
    [1]=>
    string(37) "0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb. jpeg"
    [2]=>
    string(36) "4db6700e41af14e2de5dec3f1f1691c0.png"
    [3]=>
    string(37) "64eaff1acca8733aab67869b05374d33.jpeg"
    [4]=>
    string(37) "4ec001fcd0546af51d287f2ad0d6c121.jpeg"
    [5]=>
    string(36) "9f9a45935d4e1d63d4edcc3bda7c7763.gif"
    [6]=>
    string(37) "0fd4fe1cb147c667abafd21b49e4f4bf.jpeg"
    [7]=>
    string(37) "a69d385b6d72954fc7518ba1e2d1021d.jpeg"
    [8]=>
    string(37) "a6dbb83a310bc4cac77423c949ec579c.jpeg"
    [9]=>
    string(37) "3232b75d71f379818cad6164260134d8.jpeg"
    [10]=>
    string(37) "a51de289d3f090cee43cddbf9710d512.jpeg"
    [11]=>
    string(36) "904868495672eecd5d1519d56e8ba7ae.gif"
    [12]=>
    string(37) "825f516f9baffec9484aac56714ade8a.jpeg"
    [13]=>
    string(37) "42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
    [14]=>
    string(36) "3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
    [15]=>
    string(37) "8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
    [16]=>
    string(37) "5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57. jpeg"
    [17]=>
    string(37) "8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
    [18]=>
    string(37) "c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
    [19]=>
    string(37) "063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027.jpeg"
    [20]=>
    string(36) "c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
    [21]=>
    string(37) "1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
    [22]=>
    string(37) "1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e.jpeg"
    [23]=>
    string(36) "b4eb5e7f0c40c19deccf9c694ca50fa7.png"
    [24]=>
    string(37) "1ae062d899f4b993197b9e6907ceea59.jpeg"
    [25]=>
    string(37) "cd7934a86d61a1a1188c68a26b0ad5a3.jpeg"
    [26]=>
    string(37) "56d3cfd705ca05165fff89d651d231a4.jpeg"
    [27]=>
    string(36) "d814b187711bded749bcaadaae5d5635.png"
    [28]=>
    string(37) "31fced9b4fd1ef84c892999782d9f5de.jpeg"
    [29]=>
    string(37) "c8eea5fffafded63f89d0a3ca8ea1dee.jpeg"
    [30]=>
    string(37) "f6cbb05dc909061c6fe00bfafe7d3893.jpeg"
    [31]=>
    string(37) "a19a3f8c64bdd419b5bf692c4d218641. jpeg"
    [32]=>
    string(36) "02893350c72b1b1143425ea4f10730f2.png"
    [33]=>
    string(36) "24a0c4b4dc80bf879e801c96434a6965.png"
    [34]=>
    string(36) "78218d8b456df87f91fa16d0fb8bc3d5.png"
    [35]=>
    string(37) "c169be9fc82981d12fefe30de43ccb11.jpeg"
    [36]=>
    string(37) "90070983270e1c39ab90f478994c2fb7.jpeg"
    [37]=>
    string(37) "b13b71db64067dcf8ecc74943de164b5.jpeg"
    [38]=>
    string(37) "33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
    [39]=>
    string(37) "d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
  }
}

Содержание граф журнала

Как было сказано выше, форма журнала выбирается полностью индивидуально, исходя из предпочтений, специфики и надобностей конкретного предприятия или организации (количество столбцов, наименования и т. д.). В качестве примера можно указать следующие данные для состава журнала:

  • номер регистрации;
  • дата;
  • отправитель;
  • получатель;
  • функциональная принадлежность корреспонденции;
  • описание документа;
  • исполнитель указанных в документе вопросов.

В качестве дополнительных граф можно указать:

  • количестве листов в документе;
  • способ отправки;
  • приложения;
  • примечания;
  • резолюция и т. д.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. . Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Журнал входящей корреспонденции срок хранения

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Человек получил в наследство квартиру. Должен ли он заплатить подоходный налог, если продаст квартиру ранее 3 лет. Квартира стоит недорого, менее миллиона, человек — пенсионер.

Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет. Для отдельных документов или писем можно этот срок увеличить. Отдельные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции. Журнал регистрации входящей корреспонденции, 3 года. Срок хранения журналов учета и срок сдачи в архив администрации. Система контролирует сроки. Архивное хранение входящей корреспонденции. После. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.

Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству. Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников (без приказов и распоряжений).

Несколько слов о правилах учета входящих документов

При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:

  1. Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
  2. Вся почта регистрируется в день поступления.
  3. Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
  4. Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов

Скачать образец документа

Скачать в . doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Форма

                              Журнал
    регистрации входящей электронной почты абонентского пункта
     ГИС "Интернет" _________________________________________
                        (наименование центрального органа
                               военного управления)
----T---------T-----T------T-------T-----------T-----T-----T-----¬
¦ N ¦Наимено- ¦Наи- ¦Объем ¦Резуль-¦От кого по-¦Адрес¦Дата ¦Под- ¦
¦п/п¦вание    ¦мено-¦инфор-¦тат    ¦лучен доку-¦элек-¦и    ¦пись ¦
¦   ¦подразде-¦вание¦мации ¦провер-¦мент, наи- ¦трон-¦время¦поль-¦
¦   ¦ления,   ¦доку-¦в бай-¦ки на  ¦менование  ¦ной  ¦полу-¦зова-¦
¦   ¦фамилия и¦мента¦тах   ¦наличие¦подразделе-¦почты¦чения¦теля ¦
¦   ¦инициалы ¦     ¦      ¦вирусов¦ния, фами- ¦от-  ¦доку-¦     ¦
¦   ¦пользова-¦     ¦      ¦       ¦лия и ини- ¦пра- ¦мента¦     ¦
¦   ¦теля     ¦     ¦      ¦       ¦циалы отп- ¦вите-¦     ¦     ¦
¦   ¦         ¦     ¦      ¦       ¦равителя   ¦ля   ¦     ¦     ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ 1 ¦    2    ¦  3  ¦  4   ¦   5   ¦     6     ¦  7  ¦  8  ¦  9  ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦   ¦         ¦     ¦      ¦       ¦           ¦     ¦     ¦     ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦   ¦         ¦     ¦      ¦       ¦           ¦     ¦     ¦     ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦   ¦         ¦     ¦      ¦       ¦           ¦     ¦     ¦     ¦
L---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+------

Скачать в . doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал регистрации входящей электронной почты абонентского пункта глобальной информационной сети “Интернет».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Журнал регистрации исходящей электронной почты абонентского пункта глобальной информационной сети “Интернет
  • Журнал регистрации носителей информации ГАС “Выборы”, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию (типовая форма)
  • Журнал регистрации выдачи конкурсной документации открытого конкурса на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
  • Журнал регистрации запросов о разъяснении положений конкурсной документации конкурса на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
  • Журнал регистрации заявок на участие в конкурсе на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
  • Журнал регистрации заявок на выдачу сертификата качества муки, макаронных и хлебобулочных изделий при ввозе (вывозе) на территорию Российской Федерации, а также при поставке (закладке) муки в государственный резерв
  • Журнал регистрации поступления заявок на участие в открытом конкурсе (приложение к протоколу вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе на размещение заказов на поставку топографо-геодезической и картографической продукции, выполнение топографо-геодезических и картографических работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд Федерального агентства геодезии и картографии)
  • Журнал регистрации представителей участников размещения заказа (приложение к протоколу вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе на размещение заказов на поставку топографо-геодезической и картографической продукции, выполнение топографо-геодезических и картографических работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд Федерального агентства геодезии и картографии)
  • Журнал регистрации поступления заявок на участие в предварительном отборе (приложение к протоколу рассмотрения заявок на участие в предварительном отборе в целях составления перечня поставщиков для размещения у них заказа на поставки продукции, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера)
  • Журнал регистрации поступления котировочных заявок (приложение к протоколу рассмотрения и оценки котировочных заявок на участие в предварительном отборе в целях составления перечня поставщиков для размещения у них заказа на поставки продукции, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера)

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. . Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

--------T---------------T-------------T---------T---------T----------¬
¦Дата   ¦Регистрационный¦Корреспондент¦Дата     ¦Номер    ¦Краткое   ¦
¦поступ-¦номер документа¦(автор)      ¦документа¦документа¦содержание¦
¦ления  ¦               ¦             ¦         ¦         ¦документа ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦   1   ¦       2       ¦      3      ¦    4    ¦    5    ¦     6    ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦       ¦               ¦             ¦         ¦         ¦          ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦       ¦               ¦             ¦         ¦         ¦          ¦
L-------+---------------+-------------+---------+---------+-----------
------------------------------------------T--------T---------T-------¬
¦  Резолюция или кому направлен документ  ¦Дополни-¦Расписка ¦Отметка¦
+------T-------T------T-------T-----------+тельные ¦в получе-¦об     ¦
¦Испол-¦Задание¦Срок  ¦Автор  ¦Дата       ¦сведения¦нии      ¦испол- ¦
¦нители¦       ¦испол-¦резолю-¦простановки¦о доку- ¦         ¦нении  ¦
¦      ¦       ¦нения ¦ции    ¦резолюции  ¦менте   ¦         ¦       ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦  7   ¦   8   ¦  9   ¦  10   ¦     11    ¦   12   ¦   13    ¦  14   ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦      ¦       ¦      ¦       ¦           ¦        ¦         ¦       ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦      ¦       ¦      ¦       ¦           ¦        ¦         ¦       ¦
L------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+--------

Скачать в . doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал регистрации входящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Журнал регистрации исходящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)
  • Журнал регистрации результатов органолептического, физического и химического контроля внутриаптечной заготовки, лекарственных форм, изготовленных по индивидуальным рецептам (требованиям лечебных учреждений), концентратов, полуфабрикатов, тритураций, спирта этилового и фасовки
  • Журнал регистрации результатов контроля “воды очищенной”, “воды для инъекций
  • Журнал регистрации результатов контроля лекарственных средств на подлинность
  • Журнал регистрации результатов контроля отдельных стадий изготовления растворов для инъекций и инфузий
  • Журнал регистрации режима стерилизации исходных лекарственных веществ, изготовленных лекарственных средств, вспомогательных материалов, посуды и прочее
  • Журнал регистрации учетных документов при принятии боевого оружия и боеприпасов к нему
  • Журнал регистрации курсов и кросс-курсов иностранных валют
  • Журнал регистрации представлений об устранении нарушения бюджетного законодательства Российской Федерации, Московской области и решений о приостановлении санкционирования оплаты денежных обязательств бюджетного учреждения по лицевым счетам
  • Журнал регистрации заявок о фиксации в единой государственной автоматизированной информационной системе сведений об объеме оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

  1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.

Прессу и периодику.

Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).

Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.

Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр. ), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.

Формы и бланки, кроме строгой отчетности.

Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).

Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09. 02.2012).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.

Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение). Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.

В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.

В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например: Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.

В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.

В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.

0369100026517000153 17.23.13.143 – Журнал учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних

Наименование Кол-во Цена за ед. Стоимость, ₽

Журнал учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов

ОКПД2 17.23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

3 шт

186,67

560,01

Журнал учета вводного инструктажа по гражданской обороне

ОКПД2 17. 23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

2 шт

186,67

373,34

Книга учета уголовных дел

ОКПД2 17.23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

50 шт

340,00

17 000,00

Книга регистрации сообщений о преступлении

ОКПД2 17. 23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

100 шт

276,67

27 667,00

Книга учета документов, отправленных с нарочным

ОКПД2 17.23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

5 шт

186,67

933,35

Книга учета исходящих документов

ОКПД2 17. 23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

10 шт

330,00

3 300,00

Книга учета обращений граждан

ОКПД2 17.23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

10 шт

186,67

1 866,70

Алфавитная карточка

ОКПД2 17. 23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

3000 шт

1,07

3 210,00

Обложка “Контрольное производство”

ОКПД2 17.23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

3000 шт

4,67

14 010,00

Регистрационная карточка входящего документа

ОКПД2 17. 23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

20000 шт

0,78

15 600,00

Статистические карточки на обращения (2 х 3000)

ОКПД2 17.23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

6000 шт

0,73

4 380,00

Обложка “Уголовное дело”

ОКПД2 17. 23.13.143   Бланки форм учетной и отчетной документации

3000 шт

4,67

14 010,00

Что такое бухгалтерия и почему это важно? | Методы бухгалтерского учета

Время чтения: 7 минут

Что такое бухгалтерский учет и почему он важен?

Бухгалтерия – это процесс ежедневной регистрации финансовых операций вашей компании на организованных счетах. Это также может относиться к различным методам записи, которые могут использовать предприятия. Бухгалтерский учет является важной частью вашего бухгалтерского процесса по нескольким причинам. Обновляя записи транзакций, вы можете создавать точные финансовые отчеты, которые помогают измерять эффективность бизнеса.Подробные записи также пригодятся в случае налоговой проверки.

Это руководство познакомит вас с различными методами бухгалтерского учета, порядком записи проводок и основными задействованными финансовыми отчетами.

Методы бухгалтерского учета

Прежде чем вы начнете вести бухгалтерский учет, ваша компания должна решить, каким методом вы собираетесь следовать. При выборе учитывайте объем ежедневных транзакций вашего бизнеса и размер получаемого дохода. Если вы занимаетесь малым бизнесом, сложный метод бухгалтерского учета, разработанный для предприятий, может вызвать ненужные сложности.И наоборот, менее надежные методы бухгалтерского учета не подходят для крупных корпораций.

Имея это в виду, давайте разберем эти методы, чтобы вы могли найти наиболее подходящий для своего бизнеса.

Разовая бухгалтерия

Бухгалтерский учет по одной записи – это простой метод, при котором для каждой транзакции в ваших книгах делается одна запись. Эти транзакции обычно хранятся в кассовой книге для отслеживания входящих доходов и исходящих расходов. Вам не нужно формальное обучение бухгалтерскому учету для единой записи.Метод единой записи подойдет небольшим частным компаниям и индивидуальным предпринимателям, которые не покупают и не продают в кредит, не владеют физическими активами или имеют небольшие запасы.

Бухгалтерия двойная

Двойная бухгалтерия более надежна. Он следует принципу, что каждая транзакция затрагивает как минимум два счета, и они записываются как дебет и кредит. Например, если вы совершаете продажу за 10 долларов, с вашего денежного счета будет списана сумма 10 долларов, а на ваш торговый счет будет зачислена такая же сумма.В системе с двойной записью общие кредиты всегда должны равняться общему дебету. Когда это происходит, ваши книги «сбалансированы».

Использование метода двойной записи для бухгалтерского учета имеет больше смысла, если ваш бизнес крупный, публичный или покупает и продает в кредит. Предприятия часто выбирают систему двойной записи, потому что она оставляет меньше места для ошибки. В каком-то смысле он «перепроверяет» ваши книги, потому что каждая транзакция регистрируется как два совпадающих, но взаимно компенсирующихся счета.

По кассовому методу или по методу начисления

Следующим шагом будет выбор метода учета по кассовому методу или метода начисления.Это решение будет зависеть от того, когда ваш бизнес признает свои доходы и расходы.

При денежном выражении выручка признается при поступлении денежных средств в свой бизнес. Расходы признаются в момент их оплаты. Другими словами, каждый раз, когда наличные деньги поступают на ваши счета или выходят из них, они отражаются в бухгалтерских книгах. Это означает, что покупки или продажи, сделанные в кредит, не будут отражаться в ваших книгах до тех пор, пока не будет произведен обмен наличными.

При использовании метода начисления выручка признается по мере получения.Аналогичным образом расходы регистрируются по мере их возникновения, обычно вместе с соответствующими доходами. Фактические наличные деньги не должны поступать или выходить, чтобы транзакция была записана. Вы можете сразу отметить свои продажи и покупки в кредит.

Как кассовый метод, так и метод начисления могут работать как с однократной, так и с двойной записью. Однако в целом метод однократной записи является основой кассового учета. Транзакции регистрируются как единичные записи, которые относятся либо к поступлению, либо к отбытию денежных средств.Метод начисления лучше работает с системой двойной записи.

Как делать записи в бухгалтерии

Создание финансовых отчетов, таких как балансы, отчеты о прибылях и убытках и отчеты о движении денежных средств, поможет вам понять, на каком этапе находится ваш бизнес, и оценить его эффективность. Чтобы эти отчеты точно отражали ваш бизнес, вы должны иметь надлежащим образом задокументированные записи о ваших транзакциях. Сохранение этих записей как можно более актуальным также полезно при сверке счетов.

Запись транзакций начинается с исходных документов, таких как заказы на покупку и продажу, счета, счета-фактуры и кассеты для кассовых аппаратов. Собрав эти документы, вы можете записывать транзакции, используя журналы, бухгалтерские книги и пробный баланс. Если вы очень маленькая компания, вам может понадобиться только кассовый аппарат. Затем информацию можно консолидировать и превратить в финансовую отчетность.

Кассовые аппараты

Кассовый аппарат – это электронное устройство, которое используется для расчета и регистрации транзакций.Обычно кассовые аппараты используются для учета движения денежных средств в магазинах. Кассир собирает наличные для продажи и возвращает покупателю остаток. И собранные денежные средства, и возвращенный остаток регистрируются в регистре как одноразовые денежные счета. Кассовые аппараты также хранят квитанции об операциях, поэтому вы можете легко записывать их в свой журнал продаж.

Кассовые аппараты обычно используются на предприятиях любого размера. Однако они обычно не являются основным методом регистрации транзакций, поскольку в них используется однократная кассовая система бухгалтерского учета.Это делает их удобными для очень малого бизнеса, но слишком упрощенными для предприятий.

Журнал

Журнал называется Книгой оригинальных записей. Это место, где компания впервые в хронологическом порядке регистрирует свои транзакции. Журнал может быть физическим (в виде книги или дневника) или цифровым (храниться в виде электронных таблиц или данных в бухгалтерском программном обеспечении). В нем указывается дата каждой транзакции, кредитные или дебетовые счета и соответствующая сумма.Хотя в конце финансового года журнал обычно не проверяется на предмет сальдо, каждая запись в журнале влияет на бухгалтерскую книгу. Как мы узнаем, крайне важно, чтобы бухгалтерская книга была сбалансированной, поэтому ведение точного журнала – хорошая привычка. Эта форма полезна для двойной бухгалтерии.

Главная книга – это книга или набор счетов. Ее еще называют книгой второй записи. После того, как вы вводите проводки в журнал, они классифицируются по отдельным счетам, а затем переносятся в бухгалтерскую книгу.Эти записи транскрибируются счетами в следующем порядке: активы, обязательства, собственный капитал, доходы и расходы. Как и журнал, бухгалтерская книга может быть в виде физических или электронных таблиц.

Главная книга содержит план счетов, который представляет собой список всех имен и количества счетов в книге. Схема обычно располагается в том же порядке счетов, что и расшифрованные записи.

В отличие от журнала, бухгалтерские книги исследуются аудиторами, поэтому они всегда должны быть сбалансированы в конце финансового года.Если общий дебет больше, чем общий кредит, это называется дебетовым сальдо. Если общая сумма кредитов превышает общую сумму дебетов, имеется кредитовый баланс. Главная книга важна в бухгалтерском учете с двойной записью, когда каждая транзакция изменяет как минимум два счета вспомогательной книги.

Оборотный баланс

Пробный баланс составляется из скомпилированных и обобщенных записей бухгалтерской книги. Пробный баланс похож на тест, чтобы увидеть, сбалансированы ли ваши книги. Он перечисляет счета точно в следующем порядке: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы с конечным балансом счета.

Бухгалтер обычно составляет пробный баланс, чтобы увидеть, в каком положении находится ваш бизнес и насколько хорошо сбалансированы ваши бухгалтерские книги. Затем это можно сравнить с бухгалтерскими книгами и журналами. Дисбаланс между дебетом и кредитом легко обнаружить на пробном балансе. Однако это не всегда безошибочно. Любая неверно рассчитанная или неправильно расшифрованная запись журнала в бухгалтерской книге может привести к неверному пробному сальдо. Лучше всего выявлять ошибки заранее и исправлять их в бухгалтерской книге, а не ждать пробного баланса в конце финансового года.

Финансовая отчетность

Следующим и, вероятно, самым важным шагом в бухгалтерском учете является составление финансовой отчетности. Эти отчеты готовятся путем консолидации информации из записей, которые вы делали на повседневной основе. Они дают представление об эффективности вашей компании с течением времени, выявляя области, в которых вам необходимо улучшить. Каждый бизнес должен знать и понимать три основных финансовых отчета: отчет о движении денежных средств, баланс и отчет о прибылях и убытках.

Отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств – это именно то, что следует из его названия. Это финансовый отчет, в котором отслеживаются входящие и исходящие денежные средства в вашем бизнесе. Это позволяет вам (и инвесторам) понять, насколько хорошо ваша компания справляется с долгами и расходами. Обобщив эти данные, вы сможете увидеть, достаточно ли вы зарабатываете денег для ведения устойчивого и прибыльного бизнеса.

Бухгалтерский баланс

В балансе отражены активы, обязательства и собственный капитал компании на определенный момент времени.Проще говоря, он сообщает вам, чем владеет ваш бизнес, чем его задолженность, и какую сумму инвестируют акционеры. Однако баланс – это всего лишь снимок финансового положения бизнеса на определенную дату. Его нужно сравнивать и с балансами других периодов. Балансовый отчет позволяет вам понять ликвидность и финансовую структуру вашего бизнеса с помощью аналитики, такой как коэффициент текущей ликвидности, коэффициент оборачиваемости активов, коэффициент оборачиваемости запасов и отношение долга к собственному капиталу.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках, также называемый отчетом о прибылях и убытках, фокусируется на полученных доходах и расходах, понесенных предприятием с течением времени. Типичный отчет о прибылях и убытках состоит из двух частей. В верхней части указаны операционные доходы, а в нижней – расходы. В заявлении они отслеживаются за период, например последний квартал финансового года. Он показывает, как чистая прибыль вашего бизнеса конвертируется в чистую прибыль, которая приводит либо к прибыли, либо к убытку. В отчете о прибылях и убытках нет акцента на квитанциях или деталях кассовых сборов.

Банковская сверка

Выверка банковского счета – это процесс нахождения соответствия между транзакциями на вашем банковском счете и транзакциями в ваших бухгалтерских записях. Сверка ваших банковских счетов – это обязательный шаг в бухгалтерском учете, потому что после того, как все остальное зарегистрировано, это последний шаг к обнаружению расхождений в ваших бухгалтерских книгах. Банковская выверка помогает убедиться, что с вашими деньгами все в порядке.

Почему это обязательно?

Банковская сверка необходима, потому что это:

  • Предоставляет точное финансовое положение вашей компании
  • Точно отслеживает денежный поток
  • Помогает обнаруживать мошенничество или банковские ошибки

Будьте в курсе своей бухгалтерии

Как записывать платежи в бухгалтерию

Как регистрировать платежи в бухгалтерии?

Учет платежей в бухгалтерском учете иначе можно назвать «кредиторской задолженностью», что означает общую сумму, которую данная компания должна компаниям или поставщикам за продукты или услуги.Кроме того, остаток кредиторской задолженности отражается в балансе. Баланс. Баланс является одним из трех основных финансовых отчетов. Финансовая отчетность является ключевой как для финансового моделирования, так и для бухгалтерского учета, особенно в разделе текущих обязательств, и включает все счета, подлежащие оплате.

Например, компания, которая только что приобрела канцелярские товары у компании B и получила счет в размере 500 долларов США, должна записать сумму в свою вспомогательную бухгалтерскую книгу кредиторской задолженности и оплатить ее в установленный срок или раньше, чтобы улучшить свой денежный поток и избежать задержек. пени.

Счета к оплате и дебиторская задолженность

Счета к оплате и дебиторская задолженность – это концепции бухгалтерского учета, используемые в учете по методу начисления для записи операций, когда обмен наличными не производится. Счета к оплате Счета к оплате Счета к оплате – это обязательство, возникающее, когда организация получает товары или услуги от своих поставщиков в кредит. Кредиторская задолженность регистрируется компанией при покупке товаров и услуг в кредит и будет производить платежи в будущем. Кредиторская задолженность считается текущими обязательствами компании.

Дебиторская задолженность Дебиторская задолженность Дебиторская задолженность (Дебиторская задолженность) представляет собой продажи бизнеса в кредит, которые еще не были получены от его клиентов. Компании допускают обратное, поскольку именно в этом случае компания регистрирует продажу своих товаров или услуг другой стороне, но еще не собрала никаких средств. Дебиторская задолженность считается оборотными активами записывающей компании.

Пример регистрации платежа в бухгалтерском учете

Допустим, компания под названием «Сумки без ограничений» продала 100 нейлоновых мешков компании Б, и обе компании согласовали определенный срок платежа.Bag Unlimited отправляет свой счет-фактуру Исходные документы Бумажный след финансовых операций компании упоминается в бухгалтерском учете как исходные документы. Выписываются ли чеки с датой погашения 15 декабря по согласованию обеих сторон. Он регистрирует транзакцию как дебиторскую задолженность, в то время как Компания B записывает ее как кредиторскую задолженность.

Счета к оплате – дебет или кредит?

Приведенный выше вопрос действительно смущает некоторых из-за терминологии, используемой в бухгалтерском учете.Например, кредиторская задолженность считается долгом компании, поскольку связана с покупкой товаров в кредит. Однако в бухгалтерском учете с двойной записью увеличение кредиторской задолженности всегда записывается как кредит.

Кредитовый остаток в кредиторской задолженности представляет собой общую сумму, которую компания должна своим поставщикам. После получения счета-фактуры сумма задолженности записывается, что, следовательно, увеличивает кредитовый баланс.

При оплате счета сумма записывается как дебет счета кредиторской задолженности; тем самым снижая кредитный баланс.Чем выше кредиторская задолженность, тем выше ее кредитовое сальдо, а чем меньше кредиторская задолженность, тем ниже ее кредитовое сальдо.

Процесс расчетов с поставщиками

Процесс расчетов с поставщиками выглядит легкой задачей, но требует очень тщательной проверки счетов, поскольку малейшие ошибки могут обернуться огромными потерями для компании. Фактически, всем компаниям, особенно крупным и давно существующим, необходимо внедрить автоматизированную систему кредиторской задолженности, чтобы обеспечить точное выполнение следующего процесса.

1. Получение счета-фактуры

Первым шагом является получение счета-фактуры, которое может быть выполнено по различным каналам, например по электронной почте, факсу или курьером.

2. Пересылка нужному лицу

Поскольку письмо может быть доставлено просто по почте или по электронной почте компании, оно должно быть отправлено соответствующему лицу, которое может быть бухгалтером Бухгалтер Бухгалтер играет очень важную роль в организации. независимо от того, транснациональная это компания или небольшая отечественная., менеджер, бухгалтер Бухгалтер отвечает за регистрацию и ведение финансовых операций бизнеса, таких как покупки, расходы, выручка от продаж, счета-фактуры и платежи, или специалист по кредиторской задолженности, если такая должность имеется.

3. Ввод деталей

Как только счет попадает в руки нужного человека, детали счета вводятся в файл, такой как электронная таблица или система бухгалтерского учета, который сохраняется.

4. Утверждение счетов

Утверждение счетов очень важно. В идеале перед оплатой каждый счет должен проходить строгую проверку, чтобы убедиться, что все счета действительны и авторизованы. Фактически, есть различные моменты, которые необходимо специально проверить, в том числе:

  • Предварительное утверждение расходов или заказа на поставку, выданного компанией
  • Прибытие товаров, приобретенных до оплаты, должно быть произведено
  • Уникальность счета-фактуры
  • Контракты и соглашения с поставщиками

5.Выписка чеков

После того, как этапы завершены и счет подтвержден, бухгалтер создает чеки и указывает сумму, подлежащую оплате по каждому чеку. Они запечатываются в конверты, помечаются соответствующими адресами и отправляются предполагаемым получателям.

Вышеупомянутые шаги относятся к системе ручного управления кредиторской задолженностью. Поскольку это очень утомительно и требует много времени, с высокой вероятностью ошибок, настоятельно рекомендуется использовать автоматизированную систему.

Характеристики хорошо отлаженной системы расчетов с поставщиками

Точный процесс расчета кредиторской задолженности приводит к составлению точных финансовых отчетов, которые в конечном итоге приводят к успеху компании.Отлаженная система кредиторской задолженности обладает следующими характеристиками.

  • Законные счета обрабатываются не только точно, но и своевременно.
  • Счета записываются в правильные счета.
  • Необработанные расходы скорректированы.

Ссылки по теме

CFI является официальным поставщиком услуг глобального аналитика финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификация CFI «Финансовый аналитик по моделированию и оценке» (FMVA) ® позволит поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная помочь любому стать финансовым аналитиком мирового уровня. Чтобы продолжить продвижение по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы CFI:

  • Теория финансового учета Теория финансового учета Теория финансового учета объясняет, почему стоит учет – причины, по которым транзакции сообщаются определенным образом. Это руководство будет
  • Руководство по записям в журнале капитал, основные средства, заемный капитал и чистая прибыль.В этом руководстве подробно рассказывается, как рассчитать
  • T Accounts GuideT Accounts Guide Если вы хотите сделать карьеру в области бухгалтерского учета, T Accounts может стать вашим новым лучшим другом. Счет Т представляет собой визуальное представление счетов физических лиц

Тендер Правительства Казахстана на Книгу учета исходящих документов 50 шил …

Сводка закупок

Страна: Казахстан

Резюме: Книга учета исходящих документов 50 листов. Книга учета входящих документов 50 листов. Для филиала Целин

Срок: 17 августа 2019

Дополнительная информация

TOT Артикул: 35438112

Номер документа. №: 3577784-1

Конкуренция: ICB

Финансист: Самофинансируемый

Реквизиты покупателя

Покупатель: РЕСПУБЛИКАНСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ НА ПРАВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ РЕЗЕРВ КОМИТЕТА ПО ГОСУДАРСТВЕННЫМ МАТЕРИАЛЬНЫМ РЕЗЕРВАМ МИНИСТЕРСТВА ЦИФРОВОГО РАЗВИТИЯ, ОБОРОНЫ И АЭРОКОСМИЧЕСКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
Юр. адрес организатора: 710000000, 010008, Казахстан,?. Астана, ул. Адольф Янушкевич, e. 2, ??.
Имя представителя: Карабаев Арон Ильясович
Контактный телефон: 532737
Казахстан
Электронная почта: [email protected]

Информация о тендере

Конкурс Приглашаются для Книги учета исходящей документации 50 листов. Книга учета входящих документов 50 листов. Для филиала Целин
Сумма покупки: 2 320.00
Количество: 2
Номер лота: 22858311-OI13
Название лота: Книга

Начало приема заявок: 2019-08-12 11:18:11
Крайний срок подачи заявок: 2019-08-17 11:18:11

Дополнительные документы

Нет дополнительных документов ..!

Контрольный список бухгалтерского учета на конец

года | 8 задач, чтобы вычеркнуть свой список

Конец года – самое загруженное время для бизнеса. Если вы похожи на большинство владельцев бизнеса, вы, вероятно, жонглируете процедурами бухгалтерского учета на конец года в дополнение к увеличению трафика, продажам и расчетам заработной платы.

Вместо того, чтобы пытаться (или забыть) завершить свои процессы на конец года, используйте контрольный список бухгалтерского учета на конец года, чтобы организовать то, как вы подведете итоги года.

Контрольный список для бухгалтерского учета на конец года

Прежде чем часы пробьют полночь 31 декабря, вам нужно решить несколько бухгалтерских задач. Ваши бухгалтерские книги должны быть организованы, обновлены и готовы к переходу в новый год.

Убедитесь, что вы отметили эти восемь процедур в контрольном списке закрытия бухгалтерского учета на конец года до того, как год официально подойдет к концу.

1. Собрать и проанализировать финансовую отчетность

Ваша финансовая отчетность – это спасательный круг для вашего малого бизнеса. Они дают вам представление о финансовом положении вашего бизнеса. Кроме того, отчеты позволяют увидеть прошлые и текущие финансы, чтобы вы могли спрогнозировать финансовое будущее своего бизнеса и спланировать на новый год.

Финансовая отчетность поможет вам понять финансовое положение вашего бизнеса и (надеюсь) сделает налоговый сезон менее обременительным для вашей компании. Вы можете получить доступ к своим финансовым записям в бухгалтерских книгах.

Используйте свои бухгалтерские записи для составления и анализа отчетов на конец года. Вам необходимо иметь под рукой несколько финансовых отчетов, в том числе:

  • Отчет о прибылях и убытках
  • Отчет о движении денежных средств
  • Бухгалтерский баланс
Отчет о прибылях и убытках

В вашем отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках (P&L) указаны ваши доходы и расходы.В вашем отчете о доходах перечислены все деньги, которые вы заработали и потеряли за год.

Вот некоторые вещи, которые вы можете увидеть в своем отчете о прибылях и убытках:

Вы можете определить чистую прибыль своего бизнеса, посмотрев на разницу между полученными и потерянными деньгами в своей выписке. Сравните отчет о прибылях и убытках за этот год с прошлогодним, чтобы проанализировать разницу в доходах и расходах из года в год.

Отчет о движении денежных средств

В вашем отчете о движении денежных средств указаны входящие и исходящие денежные средства вашего предприятия.В отчетах о движении денежных средств записывается только фактическая наличность, а не кредит.

Денежный поток может быть положительным, что означает, что у вашего бизнеса больше поступающих денег, чем расходов. Отрицательный денежный поток возникает, когда вы тратите больше денег, чем приносите.

Отчет о движении денежных средств может показать вам, когда деньги приходят или уходят из вашего бизнеса. Например, вы можете увидеть, в какие месяцы поток денежных средств выше, а в какие – нет.

Отслеживание вашего денежного потока в течение года и в конце года также может помочь вам составить прогноз денежного потока и спрогнозировать ваш будущий денежный поток.

Бухгалтерский баланс

Баланс вашего предприятия показывает ваши активы, пассивы и капитал, а также отслеживает финансовый прогресс вашей компании.

Вот снимок различных аспектов вашего баланса:

  • Активы : Чем вы владеете
  • Обязательства : Что вы должны
  • Собственный капитал : Деньги, оставшиеся после оплаты расходов

Сумма ваших обязательств и капитала всегда должна совпадать с суммой ваших активов.

Используйте свой баланс в конце года, чтобы убедиться, что остаток на счетах и ​​все в порядке к новому году. Если вы обнаружите несоответствие, убедитесь, что вы нашли ошибку в бухгалтерском учете и исправьте ее.

2. Получение просроченных счетов

Если вы хотите завершить свои книги до конца года, постарайтесь собрать деньги, которые клиенты должны вашему бизнесу. Это означает, что нужно немного потрудиться и попытаться собрать просроченные счета до нового года.

Некоторым клиентам может потребоваться легкое подталкивание с помощью простого напоминания о счете.Другим может потребоваться дополнительное подталкивание. Итак, что делать, если покупатель не платит? Вы можете:

  • Установите условия оплаты счета (например, сроки оплаты)
  • Задокументируйте процесс оплаты
  • Свяжитесь с клиентами с просроченными счетами
  • Установите план платежей с клиентами

Обращаясь к клиентам по поводу просроченных счетов, будьте профессиональны . Будьте понимающими, терпеливыми и позитивными, когда обращаетесь к клиентам, которые поздно платят.

Если сбор платежей от клиентов затруднен, рассмотрите возможность предложения им плана платежей.Возможно, клиент не сможет оплатить счет сразу. Согласовав рассрочку, вы сможете быстрее получать деньги. Кроме того, это показывает клиентам, что вы понимаете их ситуацию и заботитесь об их потребностях.

Если вы действительно не можете собрать деньги самостоятельно, подумайте о найме посторонней помощи. Коллекторские агентства могут помочь вам собрать просроченные счета за определенную плату. Как правило, коллекторское агентство удерживает часть причитающейся суммы.

3. Счет учета запасов

Вы должны получить точный подсчет имеющихся у вас материалов и принадлежностей, если у вашего предприятия есть запасы.В противном случае вы можете столкнуться с пустыми полками или сокращением запасов (например, просроченными товарами).

Если у вашего предприятия есть запасы, завершите инвентаризацию до конца года. Сопоставьте итоговые данные по инвентарю с балансом. Если вы обнаружите расхождения между вашими подсчетами и балансом, внесите корректировки.

Учет запасов на конец года также может помочь вам узнать, сколько вы потратили на запасы в течение года и их стоимость. И это может помочь вам лучше спланировать инвентарь на следующий год, особенно в более загруженные сезоны.

4. Упорядочить бизнес-поступления

Вы все еще храните свои бизнес-чеки в коробке из-под обуви? Если да, возможно, вы захотите переосмыслить способ организации бизнес-квитанций, чтобы привести их в порядок к новому году.

Неорганизованные квитанции могут подвергнуть ваш малый бизнес риску появления неаккуратных и неточных книг. Не говоря уже о том, что беспорядочные записи могут увеличить ваши шансы сделать ошибки в налоговой декларации вашей компании и вызвать больше проблем в будущем.

Чтобы упорядочить поступления до конца года, вы можете:

  • Сортировка квитанций по типу расходов
  • Используйте папки и этикетки
  • Организуйте квитанции в хронологическом порядке
  • Храните квитанции в цифровом виде на вашем компьютере или устройстве

Чтобы ваши чеки оставались в форме отгрузки круглый год, убедитесь, что вы организовываете их с момента получения. идти.Как только вы получите квитанцию, систематизируйте ее с помощью системы хранения или хранения документов. Таким образом, вам не придется беспокоиться о том, что квитанция утеряна или вы забудете отчитаться за нее.

Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, вы даже можете прикреплять квитанции и документы к транзакциям, чтобы лучше отслеживать их.

5. Сверка банковских счетов и кредитных карт

Важным аспектом контрольного списка процедур бухгалтерского учета на конец года является сверка ваших банковских счетов и кредитных карт. Таким образом, вы убедитесь, что ваши бухгалтерские записи соответствуют вашим банковским счетам.

Для сверки счетов сравните выписки из своего банка и кредитной карты с бухгалтерскими записями. Ваши выписки должны соответствовать остатку, указанному в ваших книгах. Если они не совпадают, немного покопайтесь, чтобы найти несоответствие. Возможно, вам потребуется скорректировать одну из ваших записей, чтобы остатки были равными (например, суммы процентов).

6. Обзор кредиторской и дебиторской задолженности

До конца года проверьте свою дебиторскую и кредиторскую задолженность, чтобы убедиться, что вы погасили все взыскания и долги.

В дебиторской задолженности проверьте просроченные счета-фактуры. Если у клиента есть просроченные или неоплаченные счета, свяжитесь с ним как можно скорее (например, по электронной почте, по телефону и т. Д.).

Посмотрите отчет о сроках погашения дебиторской задолженности, чтобы узнать, есть ли у вас просроченные или неоплаченные счета до конца года. Свяжитесь с продавцами и оплатите счета, чтобы начать новый год с чистого листа.

7. Резервное копирование информации

Чтобы надежно сохранить данные бухгалтерского учета на новый год, добавьте информацию о резервных копиях в контрольный список закрытия на конец года.

Меньше всего вам захочется потерять важную бухгалтерскую информацию за этот и предыдущие годы. Чтобы ваши данные были в безопасности, создайте надежную систему резервного копирования.

Вы можете создать резервную копию бухгалтерской информации на своем компьютере или смартфоне или распечатать документы (например, финансовую отчетность) и сохранить их в надежном месте. Если вы используете онлайн-бухгалтерию, вы можете расслабиться, зная, что ваша информация находится в безопасности в облаке.

Что бы вы ни решили сделать, убедитесь, что у вас есть план резервного копирования этих ценных бухгалтерских записей для вашего бизнеса.

8. Подготовьте необходимые документы для бухгалтера, если возможно.

Если вы пользуетесь услугами бухгалтера в той или иной форме для своего бизнеса (например, бухгалтерское программное обеспечение совместно с налоговым специалистом), вам необходимо подготовить документы для вашего бухгалтера до конца года.

Хотя это зависит от того, чем занимается ваш бухгалтер, вот некоторая информация, которую вам может понадобиться собрать:

  • Финансовые отчеты
  • Выписки по банкам и кредитным картам
  • Учетные записи по мелкой кассовой наличности
  • Счета и квитанции
  • Учетные записи о продажах
  • Заработные платы
  • Информация о ссуде

Если вы используете программное обеспечение, вы сможете легко получить необходимое документы для вашего бухгалтера.

Посоветуйтесь со своим бухгалтером, чтобы узнать, какая информация от вас потребуется, чтобы закрыть ваши бухгалтерские книги в конце года и подготовиться к предстоящему году и налоговому сезону.

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 6 декабря 2016 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Лучшее бухгалтерское программное обеспечение 2021 года

Есть много аспектов бухгалтерского программного обеспечения, которые помогают сделать его полезным инструментом.Владельцу малого бизнеса важно знать, какие функции следует искать. Большинство программ онлайн-бухгалтерского учета предлагает функции учета дебиторской, кредиторской, банковской и отчетности. Некоторые программы включают управление запасами, управление проектами, учет рабочего времени и инструменты расчета заработной платы.

Вот некоторые из основных функций, которые следует искать в бухгалтерском программном обеспечении:

Подача банка

Эта функция подключает программное обеспечение к вашему бизнес-банку и счетам кредитной карты, чтобы получать ежедневные обновления ваших транзакций.Это сэкономит ваше время, потому что вам не придется загружать транзакции вручную. Он также дает вам ежедневный, а не ежемесячный обзор ваших учетных записей. Функция банковской подачи в режиме реального времени может помочь в согласовании, позволяя сделать это небольшой ежедневной задачей, а не ежемесячным испытанием.

Панель приборов

Когда вы войдете в свою учетную запись, вас встретит панель управления, которая показывает вам обзор активности вашей учетной записи и ключевых показателей, таких как денежный поток, прибыль и убыток, остатки на счетах, расходы, кредиторская и дебиторская задолженность, а также продажи.Некоторые бухгалтерские программы позволяют настраивать то, что вы видите первым, путем перегруппировки информации.

Выставление счетов онлайн

Если ваша компания отправляет счета, возможность отправлять их по электронной почте и принимать онлайн-платежи помогает вам быстрее получать оплату. Некоторые бухгалтерские программы интегрируются со сторонними платежными системами; другие требуют, чтобы вы использовали их внутренние услуги обработки. Это плюс для бухгалтерского программного обеспечения, которое также может служить генератором счетов.

Периодические счета

С помощью этой функции вы можете запланировать систему для автоматического создания и отправки счетов за периодические платежи, такие как подписки.Вы можете выбрать, как часто будут отправляться счета – ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно – и указать, есть ли дата окончания для выставления счетов.

Автоматические напоминания об оплате

Эта функция помогает напоминать клиентам о предстоящих и просроченных платежах. У некоторых есть образец текста электронного письма, который вы можете использовать как есть или настроить. Затем вы можете выбрать, когда вы хотите отправлять напоминания. Некоторые программы позволяют отправлять клиентам электронные письма с благодарностью после того, как вы получите их платежи.

Выверка банка

Интеллектуальные инструменты выверки выявляют потенциальные совпадения между вашими банковскими операциями и счетами и счетами, которые вы вводите в бухгалтерское программное обеспечение, экономя время, которое в противном случае потребовалось бы для анализа вашего банковского счета для получения этой информации. Затем вы можете одобрить или отклонить предложенные совпадения. Лучшие приложения предлагают потенциальные совпадения, когда вы сверяете свои учетные записи, а некоторые включают инструмент согласования в свои мобильные приложения.

Финансовая отчетность

Каждая бухгалтерская программа может создавать финансовые отчеты.Но некоторые из них более простые, чем другие, а некоторые требуют, чтобы вы подписались на более дорогой план для расширенной отчетности. Если вам нужны определенные типы финансовых отчетов, вы должны убедиться, что они включены в программное приложение и выбранный вами план. Подробные отчеты могут помочь вам интерпретировать ваши финансовые данные для принятия обоснованных бизнес-решений.

Мобильные приложения

Не во всех программах бухгалтерского учета и выставления счетов есть мобильные приложения, но в лучших из них есть. Однако возможности мобильных приложений весьма разнообразны.Некоторые могут только собирать квитанции для отслеживания расходов, некоторые позволяют создавать и отправлять счета-фактуры, а третьи имеют почти все функции, которые есть в веб-программном обеспечении. Стоит проверить, предлагает ли рассматриваемое программное обеспечение мобильное приложение, и если да, то какие функции включены в приложение, которые помогут вам управлять своим бизнесом, пока вы находитесь вне офиса.

Интеграции

Возможность подключения вашего бухгалтерского программного обеспечения к другим бизнес-программам, которые вы используете, экономит ваше драгоценное время, поскольку вам не нужно вручную переносить данные из одной системы в другую.Расчет заработной платы, обработка платежей, POS-системы и программное обеспечение CRM – это лишь некоторые из популярных типов интеграции, которые доступны с бухгалтерским программным обеспечением. Интеграция с системами, которые вы уже используете, также сокращает время обучения сотрудников, которые будут использовать программное обеспечение.

Отслеживание оплачиваемых часов

Если вы консультант или ваша компания выставляет счета клиентам почасово, вам необходимо программное обеспечение, которое позволяет отслеживать и выставлять счета за ваше время или которое интегрируется с программой учета рабочего времени, которую вы уже используете.Это важная функция для фрилансеров.

Управление запасами

Если у вас есть розничная торговля, электронная коммерция или дистрибьюторский бизнес, вам необходимо приложение, которое поможет с отслеживанием запасов и заказами на покупку. Возможно, вам потребуется подписаться на план высшего уровня, чтобы получить эту функцию. Если вам нужны более продвинутые функции инвентаризации, ищите программное обеспечение, которое интегрируется со специальной системой управления запасами.

Биллинг на основе проекта

Фирмы, фрилансеры и консультанты, которые работают с клиентами над проектами или вакансиями, должны искать программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое помогает им отслеживать задачи и бюджеты их проектов.Программное обеспечение должно позволять вам выставлять счета клиентам за отслеживаемое время и выставлять им счета на расходы по проекту.

Поддержка нескольких предприятий

Несколько программ, которые мы оценили, позволяют вам добавить в свой аккаунт несколько компаний, хотя некоторые компании взимают дополнительную плату за это удобство. Кроме того, типы инструментов бухгалтерского учета, которые важны для вас, будут зависеть от конкретных потребностей вашего бизнеса. Например, если вы ведете небольшой внештатный бизнес, выставление счетов на основе проекта может быть самой важной функцией в вашем списке.Или, если вы планируете поработать на своем мобильном устройстве, полнофункциональное мобильное приложение может оказаться в верхней части вашего списка.

Улучшите управление исходящими счетами с помощью GetMyInvoices

Когда мы говорим о том, как GetMyInvoices собирает счета и квитанции из тысяч источников, многие люди думают только о входящих счетах. Но наше решение для управления счетами выходит за рамки этого: оно автоматически собирает все важные документы, включая страховые полисы, выписки со счетов и исходящие счета.Потому что эти документы так же необходимы в бухгалтерском учете, как входящие счета и квитанции.

Исходящие счета-фактуры – это счета-фактуры, которые компания отправляет своим клиентам после продажи продукта или оказания услуги. В значительной степени они определяют доход компании. Поэтому важно регулярно собирать эти счета, например, для создания отчета по НДС или для расчета прибыли в конце финансового года. В зависимости от бизнеса исходящих счетов может быть больше или меньше.В любом случае GetMyInvoices поддерживает множество сценариев:

Как исходящие счета попадают в GetMyInvoices

При составлении счета на компьютере многие люди создают PDF-файл и отправляют его своим клиентам по электронной почте. Пользователи GetMyInvoices могут просто ввести свой личный адрес электронной почты GetMyInvoices в поле скрытой копии. Результат: клиент получает свой счет как обычно, не видя другого получателя. Счет-фактура, включая текст электронной почты, автоматически поступает в GetMyInvoices.Информация о счете, такая как номер счета, сумма нетто, процент НДС и сумма брутто, считываются машинами.

Любой, кто создает свои исходящие счета-фактуры в другом решении, например, в бухгалтерском программном обеспечении sevDesk, платежном программном обеспечении bill.com или программе выставления счетов-фактур chargebee, может настроить синхронизацию с GetMyInvoices. С его помощью исходящие счета, созданные в соответствующем решении, автоматически передаются в GetMyInvoices.

Возможности GetMyInvoices

В GetMyInvoices исходящие счета-фактуры доступны централизованно вместе со всеми другими импортированными документами и могут быть интуитивно организованы с помощью веб-браузера, например, путем назначения тегов.Наши силовые функции позволяют выполнять различные действия; исходящие счета могут быть помечены как оплаченные при получении суммы счета. Это позволяет не только удобно исследовать счета-фактуры всего несколькими щелчками мыши, но также, путем настройки фильтров, отображать открытые позиции, которые затем могут быть экспортированы в виде списков. Используя встроенную функцию чата, можно легко связаться с ответственным сотрудником, например, чтобы отправить напоминание об оплате.

Все этапы редактирования документированы, а архивирование с целью надлежащего и законного хранения и хранения книг, записей и документов в электронной форме может быть легко реализовано.Кроме того, документы могут быть автоматически отправлены в другие решения, например, в бухгалтерское программное обеспечение или налоговому консультанту. Таким образом, они доступны именно там, где они необходимы, без каких-либо ручных усилий – практически в режиме реального времени.

Как видите, с помощью GetMyInvoices упорядочивать все относящиеся к бухгалтерскому учету документы, включая исходящие счета-фактуры, выгодно. Устанавливает всю подготовительную бухгалтерию на автопилот – попробуйте бесплатно 14 дней!

Попробуйте GetMyInvoices


бесплатно на 14 дней

Ознакомьтесь с преимуществами автоматического управления счетами:
Улучшенный обзор.Меньше бухгалтерской работы. Больше времени для ваших идей.

Тест бесплатно

Altinn – Хранение бухгалтерских документов

Первичная документация и вторичная документация

Закон о бухгалтерском учете проводит различие между первичной и вторичной документацией. Первичная документация используется как основа для самого бухгалтерского процесса. Вторичная документация часто представляет собой дополнительную документацию с важной информацией, которая не ведет напрямую к каким-либо операциям в счетах.Примеры вторичной документации включают договоры купли-продажи, бланки заказов и другие важные для предприятия соглашения.

В некоторых случаях вторичная документация также может рассматриваться как первичная документация, поскольку первичная документация не содержит достаточной информации. Если вы отправите счет со следующим текстом: «Продажа в соответствии с соглашением», соглашение будет считаться основной документацией и должно храниться в течение того же периода времени, что и счет.

Первичная документация обычно должна храниться в течение 5 лет. Срок хранения вторичной документации составляет 3,5 года.

Закон о бухгалтерском учете на хранении (только на норвежском языке)

Правила ведения бухгалтерского учета на хранении (только на норвежском языке)

Совет по стандартам бухгалтерского учета Норвегии – NBS 1 – Защита бухгалтерских документов (только на норвежском языке)

Хранение первичной документации – 5 лет

Первичной документацией считаются:

  • Ваучеры, которые служат основой для фактического учета (входящие и исходящие счета, остатки в кассовой книге, банковские чеки, ведомости заработной платы и т. Д.))
  • Спецификация обязательной финансовой отчетности (спецификация счета, спецификация клиента и поставщика и т. Д.)
  • Бухгалтерский баланс
  • Годовая бухгалтерская и прочая обязательная финансовая отчетность
  • Годовой отчет
  • Аудиторское заключение
  • Пронумерованные письма аудитора

Хранение вторичной документации – 3,5 года

Ниже приведены примеры вторичной документации:

  • Важные для бизнеса соглашения
  • Письма и другая информация, содержащая важную дополнительную информацию по размещенным ваучерам
  • Исходящие накладные и накладные
  • Сводные данные о ценах, которые должны быть подготовлены в соответствии с законом или постановлением.
  • Регистр персонала, если такие регистры являются обязательными (например, парикмахерские, рестораны и кафе).

Некоторые особые требования – более длительный минимальный срок хранения

Некоторые секторы и транзакции подлежат более длительному минимальному сроку хранения. Например, счета по проектам в строительном и инженерном секторе, а также спецификации клиентов и поставщиков в банках должны храниться в течение десяти лет. В главе 8 Положения о бухгалтерском учете дается обзор дополнительных положений и специальных правил для соответствующих отраслей и секторов.

Положение о бухгалтерском учете, содержащее дополнительные положения и особые правила для определенных секторов и отраслей (только на норвежском языке)

Электронное удержание

Если вы решите хранить свои ваучеры в электронном виде, вы должны сделать резервные копии документов. Вы должны всегда иметь обзор документов, резервные копии которых у вас есть, и как часто вы делаете резервные копии. В резюме также должно быть указано, где хранятся оригинал и резервные копии.

Ваучеры в виде бумажных копий, которые вы затем сканируете и переносите на электронный носитель, должны храниться до тех пор, пока вы не сделаете резервную копию. Следовательно, вы не можете выбросить бумажные документы, которые были отсканированы, до тех пор, пока вы не сделаете резервные копии отсканированных документов.

Важно хранить ваучеры таким образом, чтобы вы могли распечатать их на бумаге в любое время в течение установленного законом минимального срока хранения по запросу.

Электронная доступность

Бухгалтерская информация, хранящаяся в электронном виде, должна быть доступна в электронном виде в течение трех лет и шести месяцев после окончания финансового периода.

Совет по стандартам бухгалтерского учета Норвегии – NBS 3 – Электронная доступность через 3,5 года (только на норвежском языке)

Удержание за границей

Вы можете хранить электронные бухгалтерские документы в Дании, Финляндии, Исландии и Швеции, если сообщите об этом в налоговую администрацию Норвегии. Вам не нужно обращаться за разрешением на это. Это применимо при условии, что они доступны в электронном виде и могут быть распечатаны на бумаге в Норвегии в любое время в течение периода хранения.Бухгалтерские документы на бумажных носителях необходимо хранить в Норвегии.

Если вы хотите хранить электронные бухгалтерские документы за пределами стран Северной Европы, вы должны обратиться в налоговую администрацию Норвегии за специальным разрешением на это.

Правила ведения бухгалтерского учета по хранению электронных бухгалтерских документов в других странах ЕЭЗ (только на норвежском языке)

Налоговая администрация Норвегии по хранению электронных бухгалтерских документов в других странах ЕЭЗ (только на норвежском языке) (только на норвежском языке)

Ответственное за хранение

Даже если вы решите разрешить другим хранить ваучеры для вас, вы все равно будете нести ответственность за их хранение в соответствии с соответствующими правилами бухгалтерского учета.

.