Как утверждаются должностные инструкции | наш труд

Вопрос из кадровой группы в социальных сетях:

«Коллеги! Помогите решить спор с бухгалтерией, которая раньше вела КДП в компании: когда утверждается должностная инструкция.

1. Мое мнение – утверждается (именно ДАТА утверждения) единожды при утверждении должности и введении ее в штатное расписание либо до того момента, пока на эту должность не будет оформлен сотрудник?

2. Мнение бухгалтерии – утверждается для каждого сотрудника (одной и той же должности) ДАТОЙ приема этого сотрудника?

Честно говоря, на практике не сталкивалась с тем, что одна и та же ДИ может быть утверждена разными датами.

Если есть возможность, подскажите ссылку на нормативный акт, регламентирующий такой момент».

Отвечает Татьяна Самородских:

Нормативного акта, регламентирующего порядок утверждения должностных инструкций (далее – ДИ), не существует. Этот вопрос находится в компетенции организации.

Как я уже писала раньше, рекомендуется разработать локальный нормативный акт, в котором будет регламентирован порядок разработки, согласования, утверждения, хранения, рассылки ДИ, внесения в них изменений и дополнений, ознакомления с ними работников.

Либо же вы можете включить данные положения в саму ДИ, воспроизводя этот текст в каждом документе. Обычно данные вопросы рассматриваются в разделах «Общие положения» и «Заключительные положения». Если текст достаточно объёмный, можете посвятить ему специальный раздел, например: «Хранение и рассылка». Такая методика используется в системе менеджмента качества.

ДИ можно утверждать несколькими способами:

1) приказом. В этом случае на титульном листе ДИ будет размещаться реквизит утверждения:

УТВЕРЖДЕНА

приказом ООО «Млечный путь»

от «__»____ 20__ г. №___

2) должностным лицом. Это может быть директор либо должностное лицо, в надлежащем порядке наделённое соответствующими полномочиями:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Млечный путь»

______________/_____________

Подпись расшифровка

«___»_______________ 20______ г.

3) коллегиальным органом:

УТВЕРЖДЕНА

Советом трудового коллектива

ООО «Млечный путь»

(протокол от «__»___ 20___ г. № __)

Кто в вашей организации будет наделён соответствующими полномочиями, решать вам, эти полномочия должны быть закреплены либо в уставных документах (если это касается руководителя организации, коллегиального органа), либо в других – положении о коллегиальном органе, должностных инструкциях либо трудовых договорах должностных лиц.

Также вы сами решаете, проставлять ли оттиск печати на грифе утверждения. Какие печати используются в вашей организации (и используются ли вообще), перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, должностные лица, ответственные за работу с печатями – всё это прописывается в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству.

***

Что касается даты утверждения и вариантов, приведённых в вопросе, неправы обе стороны.

Безусловно, должностная инструкция разрабатывается для должности, а не для каждого конкретного работника, но здесь есть несколько нюансов.

1. Если в организации возникла необходимость в новой должности, она вводится в штатное расписание. Одновременно с этим должна быть утверждена ДИ. Рассматривая кандидатов на данную должность, вы знакомите их с ДИ до подписания трудового договора, как это и предписано Трудовым кодексом.

2. У одной ДИ могут быть разные даты утверждения. Это происходит, если в документ вносятся изменения и (или) дополнения. Здесь организация также сама выбирает вариант действий: либо используются листы изменений, либо утверждается новый вариант ДИ.

3. В рамках одной должности может быть разный функционал. В этом случае на одну должность разрабатывается несколько ДИ, которые могут идентифицироваться различными способами, например, с помощью специального шифра.

©Татьяна Самородских, 2018

Читайте также:

Какой срок действия должностной инструкции на предприятии?

Срок действия должностной инструкции на предприятии — о том, в течение какого времени документ считается актуальным и как часто подлежит пересмотру, поговорим в настоящей статье. Ниже мы также дадим ссылку на официальные разъяснения компетентного органа, относящиеся к этому вопросу.

Срок действия должностной инструкции в организации

 

Срок действия должностной инструкции определяет работодатель. Или не определяет: и тогда инструкция действует до внесения изменений в функционал должности. Выбор в любом случае за работодателем.

В Трудовом кодексе РФ такой документ, как должностная инструкция (далее — ДИ), не упоминается. Роструд дал свои разъяснения по данному вопросу: работодатель правомочен самостоятельно решить, вводить ли данный документ на предприятии в принципе, а также определить регламент составления, утверждения и изменения ДИ. Более подробно вопрос о необходимости введения ДИ в организации рассмотрен в нашей статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?.

Таким образом, срок действия должностной инструкции может быть определен локальным документом организации, но в основном привязывается к сроку, в течение которого трудовая функция конкретного работника сохраняется без изменений, — после этого в ДИ обычно вносятся коррективы.  

Срок пересмотра должностных инструкций 

Как уже указывалось выше, срок пересмотра ДИ определяется работодателем самостоятельно. Порядок и сроки ее пересмотра в организации обычно закрепляются положением о ДИ, хотя могут быть определены на основании соответствующего распорядительного документа.

Как правило, ДИ определена трудовая функция работника, и изменение такой функции, являющейся обязательным условием трудового договора, должно быть зафиксировано и в трудовом договоре.

Чтобы изменить содержание ДИ в случае изменения трудовой функции, необходимо выполнить одно из перечисленных действий:

***

Итак, срок действия должностной инструкции определяется работодателем самостоятельно и закрепляется локальной документацией (например, положением либо специальным распорядительным документом). Аналогичным образом может быть урегулирован и вопрос о сроках пересмотра ДИ. Обычно содержание ДИ пересматривается после изменения трудовой функции работника. Информация о должностных инструкциях не содержится в законе, поэтому нужно руководствоваться разъяснениями Роструда (письмо Роструда от 31. 10.2007 № 4412-6).

Хотите знать мнение Роструда о том, как часто надо пересматривать должностную инструкцию? Система Консультант Плюс предлагает текст консультации Роструда.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подготовка должностных инструкций | Пермский муниципальный район Пермского края

ПОРЯДОК
РАЗРАБОТКИ И УТВЕРЖДЕНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
В АДМИНИСТРАЦИИ ПЕРМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 

1. Должностная инструкция муниципального служащего Администрации (далее – должностная инструкция) – нормативный документ, определяющий должностные обязанности, полномочия муниципального служащего квалификационные требования к образованию, стажу работы, навыкам и умениям. Должностная инструкция издается в целях правильного подбора, расстановки и закрепления кадров, повышения их профессиональной квалификации, совершенствования профессионального разделения труда между руководителями и специалистами при решении ими задач, определенных соответствующими положениями о структурных подразделениях, а также оценки служебной деятельности работника при его испытании, проведении аттестации.

Должностные инструкции разрабатываются непосредственным руководителем функционального органа на все должности, предусмотренные штатным расписанием (в случае, когда несколько специалистов одного уровня исполняют одинаковые должностные обязанности, утверждается одна должностная инструкция на данных специалистов).

Должностные инструкции оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов функционального органа. Форма должностной инструкции муниципального служащего Администрации приведена в приложении 1 к Порядку.

2. В заголовке к тексту должностной инструкции указывается наименование муниципальной должности служащего соответствующего функционального органа в родительном падеже, например “главного специалиста” и так далее.

3. Текст должностной инструкции должен состоять из следующих разделов:

3.1. Общие положения:

наименование должности и категория должности в соответствии с реестром муниципальных должностей Администрации, непосредственная подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, наличие подчиненных, порядок замещения по другой должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано служебной необходимостью, в соответствии с действующим трудовым законодательством, правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник при исполнении обязанностей.

3.2. Функции:

основные направления деятельности муниципальных служащих в соответствии с функциями подразделения.

3.3. Должностные обязанности:

подробное перечисление конкретных задач, возложенных на муниципального служащего, указание формы его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и так далее.

3.4. Права:

основные права, которыми в пределах своей компетенции муниципальный служащий может пользоваться при выполнении возложенных на него должностных обязанностей. При написании раздела рекомендуется делать соответствующие ссылки на законодательство муниципальной службы в Пермском крае в части прав, гарантий, правового положения;

3.5. Ответственность:

конкретно указать меру ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение муниципальным служащим, а также его подчиненными, если таковые имеются, возложенных должностных обязанностей.

3.6. Взаимоотношения:

служебные взаимоотношения и взаимодействие муниципального служащего по занимаемой должности с должностными лицами других подразделений Администрации, предприятиями, учреждениями, организациями в соответствии с возложенными на него функциями, должностными обязанностями и полномочиями.

3.7. Квалификационные требования:

уровень профессионального образования с учетом специализации по муниципальной должности, стаж и опыт работы по специальности, уровень знаний Конституции Российской Федерации, федеральных и краевых законов, Устава МО “Пермский муниципальный район”, законодательства о муниципальной службе, нормативных актов главы Пермского муниципального района, отраслевых нормативных правовых актов, положения о структурном подразделении.

При разработке данного раздела следует руководствоваться действующим законодательством и нормативными актами о квалификационных требованиях.

4. Порядок распределения должностных обязанностей и утверждения должностных инструкций:

4.1. Распределение должностных обязанностей между главой администрации Пермского муниципального района и его заместителями устанавливается соответствующим распорядительным актом главы администрации.

4.2. Должностные инструкции заместителей главы администрации Пермского муниципального района разрабатываются заместителями главы администрации муниципального района самостоятельно и подписываются ими с расшифровкой личной подписи, указанием даты, проходят правовую экспертизу и утверждаются главой администрации Пермского муниципального района.

4.3. Должностные инструкции руководителей управлений, комитета разрабатываются руководителями самостоятельно и подписываются ими с расшифровкой личной подписи, указанием даты, согласовываются с начальником общего отдела, проходят правовую экспертизу и утверждаются заместителем главы администрации муниципального района, в подчинении которого это подразделение находится.

4.4. Должностные инструкции, разрабатываемые непосредственным руководителем структурного подразделения, согласовываются с начальником соответствующего управления (комитета), начальником общего отдела, проходят правовую экспертизу и утверждаются заместителем главы администрации муниципального района, в подчинении которого это подразделение находится.

4.5. Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию допускается при необходимости перераспределения должностных обязанностей в связи с изменением организационных или технологических условий труда в подразделении Администрации на основании соответствующего распорядительного акта главы администрации муниципального района и доводятся до служащих под расписку не менее чем за два месяца до их введения. В целях своевременного обновления должностных инструкций они пересматриваются не реже одного раза в два года.

4.6. Должностная инструкция должна быть изменена и заново утверждена в случаях реорганизации подразделения, изменения наименования должности.

4.7. При приеме на работу, внесении изменений, дополнений в должностную инструкцию и при утверждении новой должностной инструкции она доводится до муниципального служащего (работника) под расписку.

4.8. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Порядком.

4.9. Должностная инструкция хранится в личном деле муниципального служащего. Копия должностной инструкции, заверенная в установленном порядке, выдается работнику под расписку, вторая заверенная копия начальнику соответствующего отдела или функционального органа.

Форма должностной инструкции муниципального служащего администрации
 

Должностные инструкции

 

Положение о должностных инструкциях

 

1.      Общие положения

 

1. 1. Настоящее Положение о должностной инструкции работников (далее Положение) Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 3 комбинированного вида с татарским языком воспитания и обучения» Советского района г. Казани (далее- МБДОУ) разработано в целях регулирования взаимоотношений между работником и работодателем.

1.2. Настоящее Положение определяет основные требования к структуре и содержанию должностной инструкции работников МБДОУ, а также к процедуре разработки должностных инструкций, порядку их принятия, утверждения, внесения в них дополнений и изменений.

 

                                              2. Понятие должностной инструкции

 

2.1. Должностная инструкция работника МБДОУ (далее- Должностная инструкция) – основанный на нормах законодательства официальной правовой документ, регламентирующий организационно- правовое положение работника МБДОУ, его обязанности, права, ответственность, обеспечивающий условия для его эффективной работы при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

2.2. Должностная инструкция является нормативным локальным актом МБДОУ, регулирующим отношения в рамках МБДОУ, содержащим общеобязательные правила поведения для всех или некоторых участников образовательных отношений, рассчитанным на неоднократное применение, утвержденным приказом заведующего МБДОУ.

2.3. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности МБДОУ и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

2.4. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего трудового распорядка МБДОУ, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно- правовых актов.

 

2.5. Основой для разработки должностных инструкций являются «Квалификационные характеристики должностей работников образования» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденного Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010г. №761н.

 

3. Требования, предъявляемые к структуре и содержанию должностной                инструкции.

                   

3.1. Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

   – Общие положения

   – Должностные обязанности

   – Права

   – Ответственность.

3.2. В разделе «Общие положения»:

  – устанавливается сфера деятельности данного специалиста;

  – устанавливается порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности;

– устанавливается замещение по должности во время отсутствия;

  – определяются квалификационные требования (требования, предъявляемые к образованию и стажу работы), подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит;

  – перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

3.4. Раздел «Должностные обязанности» содержит перечень основных функций должностного лица, а также указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него, указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.)

3.5. Раздел «Права» содержит перечень прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

3.6. В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неисполнение предоставленных ему прав.

3.7. Раздел «Взаимоотношения. Связи по должности» содержит перечень должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обеспечивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

3.8. Обязательными реквизитами Должностной инструкции являются:

  – полное наименование МБДОУ;

  – заголовок к тексту;

   – Визы согласования;

   – подпись, гриф утверждения.

 

 

4. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной  инструкции.

 

4.1 Должностная инструкция разрабатывается заведующим МБДОУ либо лицом, уполномоченным заведующим МБДОУ. В случае, если Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным заведующим МБДОУ, то она подписывается разработчиком.

4.2. Должностная инструкция после разработки передается в профсоюзный комитет первичной профсоюзной организации, представляющий интересы большинства работников МБДОУ (далее- профсоюзный комитет). Профсоюзный комитет в срок не позднее десяти рабочих дней со дня получения Должностной инструкции осуществляет согласование Должностной инструкции. В случае, если профсоюзный комитет не согласен с текстом Должностной инструкции либо вносит предложения по его совершенствованию, то заведующему МБДОУ направляется мотивированное мнение. Заведующий МБДОУ может согласиться с ним либо обязан в течение пяти дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзным комитетом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего заведующий МБДОУ имеет право утвердить Должностную инструкцию.

 

 

                

5. Утверждение Должностной инструкции

5.1. Заведующий МБДОУ утверждает Должностную инструкцию путем издания соответствующего приказа.

5.2. В приказе в обязательном порядке указываются:

– дата введения Должностной инструкции в действие;

– указание об ознакомлении работников с Должностной инструкцией и сроки для этого;

– фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение Должностной инструкции;

– иные условия.

5.3.Утвержденные Должностные инструкции подлежат обязательной регистрации в соответствии с требованиями делопроизводства в МБДОУ с присвоением  им порядкового номера.

 

6. Ознакомление работников с Должностной инструкцией.

6.1. Ознакомление работника МБДОУ с Должностной инструкцией в обязательном порядке осуществляется при поступлении на работу в МБДОУ. Ознакомление осуществляет заведующий МБДОУ. После ознакомления работник проставляет на Должностной инструкции ознакомительную визу- с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

6.2. Ознакомление работника МБДОУ с Должностной инструкцией в обязательном порядке осуществляется при переводе работника на другую должность или временном переводе на другую работу. Ознакомление осуществляет заведующий МБДОУ. После ознакомления работник проставляет на Должностной инструкции ознакомительную визу – с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

6.3. Требования, установленные в Должностной инструкции, действительны с того момента, когда работник был с ней ознакомлен.

6.4. В случае если работник МБДОУ отказывается расписаться в ознакомлении или получении Должностной инструкции, данный отказ фиксируется путем составления акта в присутствии незаинтересованных свидетелей. В акте также фиксируется факт ознакомления работника  с содержанием Должностной инструкции в иной форме (Должностная инструкция зачитывается вслух заведующим МБДОУ).

6.5. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику МБДОУ, работающему в данной должности.

 

7. Внесение изменений в Должностную инструкцию.

 

7.1. Внесение изменений в Должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:

7.1.1. в связи с изменением обязательных условий трудового договора. Указанная процедура проводится в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (работник должен быть не позднее, чем за 2 месяца до предполагаемого изменения письменно уведомлен. После получения работником соглашения на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в Должностную инструкцию).

7.1.2. при изменении организационных условий труда, без изменения трудовой функции работника.

7.2. Заведующий МБДОУ или лицо, уполномоченное им, составляет Должностную инструкцию в новой редакции, которая согласовывается и утверждается в соответствии с требованиями, установленными разделами 4 и 5 настоящего Положения. Ознакомление работника с Должностной инструкцией осуществляется в соответствии с требованиями, установленными разделом 6 настоящего Положения.

                                       8. Хранение должностных инструкций.

 

8.1. Должностные инструкции хранятся в соответствии с правилами, установленными в Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

8.2. Должностные инструкции работников МБДОУ подлежат постоянному хранению в МБДОУ в течение трех лет после их замены новыми.

Должна ли быть должностная инструкция у работника?

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно указывается трудовая функция.

Необходимо ли в трудовом договоре работника дублировать должностные обязанности из его должностной инструкции, или достаточно при указании трудовой функции сделать ссылку на должностную инструкцию (например, «работник обязуется лично выполнять указанную работу в соответствии с условиями должностной инструкции»)? Является ли должностная инструкция обязательным документом, если трудовая функция работника будет прописана в его трудовом договоре?

3 ноября 2015

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в трудовом договоре будет содержаться указание на то, что должностные обязанности работника определены в должностной инструкции, то дублировать в трудовом договоре содержание должностной инструкции в части круга должностных обязанностей не требуется. При перечислении должностных обязанностей непосредственно в трудовом договоре наличие отдельной должностной инструкции по соответствующей должности не обязательно.

Обоснование вывода:
Статья 57 ТК РФ устанавливает требования, предъявляемые к содержанию трудового договора. В качестве одного из его обязательных условий в соответствии с частью второй указанной статьи выступает трудовая функция работника, под которой ТК РФ понимает работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы.
В соответствии с частью второй ст. 21 ТК РФ работник обязан исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Кроме того, статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Из данных законоположений следует, что в трудовом договоре обязательно должно быть определено, какие именно трудовые обязанности возложены на работника.
Поскольку конкретные способы фиксации в договоре достигнутых договоренностей о трудовой функции закон не регламентирует, описать круг должностных обязанностей, из выполнения которых состоит работа по должности, в трудовом договоре можно любым из следующих способов:
— перечислить их непосредственно в тексте трудового договора с работником либо в приложении к нему;
— сделать ссылку в трудовом договоре на локальный нормативный акт, как правило, именуемый должностной (рабочей) инструкцией, где перечислены обязанности по такой должности.
Разъяснения Федеральной службы по труду и занятости подтверждают, что конкретизировать круг должностных обязанностей работника можно не только в трудовом договоре, но и в должностной инструкции, которая может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (смотрите письма от 09.08.2007 N 3042-6-0 и от 31.10.2007 N 4412-6).
Когда стороны вместо перечисления конкретных трудовых обязанностей непосредственно в тексте трудового договора указывают в нем на необходимость для работника исполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, соответствующие положения локального акта становятся согласованными сторонами условиями трудового договора. Тем самым требование части второй ст. 57 ТК РФ об обязательном включении в трудовой договор условия о трудовой функции становится выполненным.
Таким образом, при наличии в трудовом договоре отсылки к должностной инструкции в части круга должностных обязанностей дублировать ее содержание в указанной части непосредственно в тексте трудового договора не требуется. Должностная инструкция может являться единственным документом, в котором перечислены все трудовые обязанности работника (смотрите также определение Верховного Суда Республики Татарстан от 27.04.2015 N 33-6229/2015).
Соответственно, если должностные обязанности будут перечислены непосредственно в тексте трудового договора с работником, то наличие отдельной должностной инструкции (как приложения к договору либо локального нормативного акта) по соответствующей должности не обязательно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Трудоустройство работника в любой организации сопровождается рядом обязательных процедур, которые предписаны работодателю Трудовым законодательством Российской Федерации: издание приказа и заключение трудового договора, ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

При этом в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, однако важность этого документа подчёркнута в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412–6, в котором указывается, что должностная инструкция является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

pen

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Поскольку от наших читателей портала поступают разные вопросы, связанные с трудовыми отношениями, в том числе и по кругу выполняемых должностных обязанностей, постараемся ответить на самые «острые» вопросы.

1. Может ли работодатель в одностороннем порядке изменять должностные обязанности работников и вносить изменения в должностную инструкцию?

Трудовым законодательством не установлен порядок введения, разработки, изменения и утверждения должностных инструкций. При этом должностная инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и утверждаться самостоятельным документом. Трудовое законодательство устанавливает, что любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Соответственно, если должностная инструкция является приложением к договору, то есть его неотъемлемой частью, то ее изменение должно быть в любом случае согласовано с работником. Если же должностная инструкция является самостоятельным актом, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника. Как правило, должностная инструкция в образовательных организациях является отдельным документом. В трудовых договорах с работниками об этом документе нет упоминания.

?

При этом не нужно путать понятия «трудовая функция» и «трудовые обязанности». В силу ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации. Трудовые обязанности определяются конкретным видом работ. В условиях регулярных изменений в действующем законодательстве (в том числе и в сфере образования, например, переход на ФГОС второго поколения, внедрение электронных форм учёта текущей успеваемости обучающихся и т. д.) у работодателя возникает необходимость включить новые обязанности, которые ранее не были учтены в должностной инструкции, не меняющие при этом должность, профессию, квалификацию, специальность работника, т. е. трудовая функция работника не изменена, а дополнение и изменение должностных обязанностей в рамках специальности и квалификации не расценивается как изменение трудовой функции.

Таким образом, работодатель вправе вносить изменения в должностную инструкцию работника, если того требуют изменяющиеся условия работы (новые образовательные технологии, стандарты, средства обучения и т. д.). Бойкотировать данные изменения и высказывать своё личное несогласие — дело добровольное, но вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей.

Возможность работодателю вносить изменения в трудовые обязанности работника в одностороннем порядке отражена в приказе Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования». В разделе I «Общие положения» в пунктах 5, 6 и 7 указано:

— при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях (например, каникулярный период, не совпадающий с отпуском работников, отмена для обучающихся, воспитанников учебных занятий, изменение режима образовательного процесса по санитарно-эпидемиологическим, климатическим и иным основаниям и т. п.), а также установление требований к необходимой специальной подготовке работников;

— в целях совершенствования организации и повышения эффективности труда работников учреждения возможно расширение круга их обязанностей по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации;

— при разработке должностных инструкций по должностям работников, относящимся к общеотраслевым должностям служащих, а также по должностям работников, свойственным другим видам экономической деятельности (медицинские работники, работники культуры: художественные руководители, дирижеры, режиссеры, балетмейстеры, хормейстеры, работники библиотек и др.), применяются квалификационные характеристики, предусмотренные для соответствующих должностей служащих с уточнением перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях.

2. Должностная инструкция составлена без учёта требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Можно ли признать такой документ недействительным?

Отвечая на данный вопрос, рассмотрим пример из судебной практики. Пример. Решение Ленинского районного суда г. Ульяновска от 22.11.2010 по делу N 2–6226/10.

Истица обратилась в суд с иском к ООО «XXX». Свои требования мотивировала тем, что работает в ООО «XXX» в должности ведущего юрисконсульта юридического отдела. В 2010 г. между ней и ответчиком возник трудовой спор по вопросу применения к ней дисциплинарного взыскания. Решением Ленинского районного суда г. Ульяновска был признан незаконным и подлежащим отмене приказ о применении к истцу дисциплинарного взыскания в виде замечания. В ходе подготовки дела к судебному разбирательству ответчик предоставил ей документы, среди которых была «должностная инструкция ведущего юрисконсульта» от… Ранее должностная инструкция ей не выдавалась. Данный документ обладает явными признаками фальсификации. Должностная инструкция является официальным документом, должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Оспариваемая должностная инструкция не может быть признана действующей по следующим основаниям: в ней отсутствует заверение печатью работодателя, инструкция не пронумерована, не прошнурована, отсутствует печать отдела кадров и подпись ответственного лица, нумеровавшего и шнуровавшего ее, отсутствует регистрационный номер, необходимый для учета, отсутствует согласование с руководителем кадровой службы, второй экземпляр должностной инструкции не вручен работнику под роспись, собственноручная подпись истца в ознакомлении с указанной инструкцией отсутствует. Имеющаяся от имени истицы подпись в ознакомлении произведена не истицей. Ответчик использовал фальсифицированный документ при рассмотрении трудового спора в суде и Государственной инспекции труда, что является преступлением. Своими действиями ответчик причинил ей моральный вред. Просила суд признать должностную инструкцию ведущего юрисконсульта недействительной. В судебном заседании истец на иске настаивала. Представитель ответчика исковые требования не признал. Пояснил, что оспариваемая должностная инструкция является унифицированной формой, по своему содержанию повторяет положения должностной инструкции юрисконсульта, имеющейся в Квалификационном справочнике должностей. Кроме того, должностная инструкция ведущего юрисконсульта от… в полном объеме повторяет содержание должностной инструкции ведущего юрисконсульта от 2007 г., с которой истец была ознакомлена под роспись. При рассмотрении трудового спора в суде истцу и в суд по запросу была представлена последняя действующая должностная инструкция ведущего юрисконсульта. Кем была подписана инструкция, установить не представляется возможным, поскольку в юридическом отделе работают 3 ведущих юрисконсульта, инструкция была передана в отдел для ознакомления и подписания, после чего с подписями работников была сдана в отдел кадров. Просил в иске отказать.

Суд приходит к следующему. ТК РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций. Законодателем не установлено запретов на создание дополнительных документов по кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель может разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем.

Должностная инструкция в виде отдельного документа является локальным нормативным актом и не является соглашением между работодателем и работником. Утверждается этот документ работодателем, т. е. руководитель ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения. Документ заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием.

Как следует из Письма Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412–6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», носящего рекомендательный характер, порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Несоответствие оспариваемой должностной инструкции ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, лишь по формальным основаниям (отсутствие печати работодателя, отсутствие нумерации и шнурования, отсутствие печати отдела кадров и подписи ответственного лица, регистрационного номера, согласования с руководителем кадровой службы, собственноручной подписи истца в ознакомлении с указанной инструкцией) не может повлечь признание ее недействительной и, по мнению суда, не нарушает трудовых прав истца. Каких-либо препятствий в ознакомлении истца с инструкцией и ее подписании в настоящее время не имеется. На готовность подписать инструкцию в существующем виде истец указала в ходе судебного разбирательства. Таким образом, в ходе судебного разбирательства судом не установлено обстоятельств, являющихся основанием для удовлетворения исковых требований о признании должностной инструкции недействительной. В иске отказано.

В заключении отметим, что для работодателя, особенно в образовательной организации, где отдельной кадровой службы (как привило) нет, важно помнить:

1. Должностную инструкцию для работников всё же лучше иметь в наличии и оформить отдельным документом от трудового договора (вносить постоянные изменения в трудовой договор гораздо сложнее, чем в должностную инструкцию, а перечислить исчерпывающе все виды выполняемых работ в трудовом договоре крайне тяжело).

2. Знакомить с её содержанием под личную подпись работника.

3. Своевременно вносить в неё все изменения, связанные с трудовыми обязанностями.

При подготовке публикации использовались материалы системы «КонсультантПлюс».

• Автор — Звягин Александр Сергеевич
• 15.02.2017
• Все консультации автора

Порядок утверждения должностных инструкций в организациях

Работодатель обязан оговаривать условия рабочего процесса и знакомить работника с ними перед приемом на работу, для этих целей нужно проводить инструктаж. При наличии для данного процесса отдельного локального акта соблюдается порядок утверждения должностных инструкций и их оформления. При этом законодательство не обязывает работодателя применять должностную инструкцию, так как этот документ не является обязательным, однако ТК РФ в ст. 8 дает право на его создание, а также описывает процесс оформления, чтобы тот в свою очередь был наделен законной силой.

Необходимо ли утверждать должностные инструкции приказом

Сам процесс создания на предприятии должностной инструкции как внутреннего локального акта еще не обеспечивает ей статус официальной документации. Так как без соблюдения процесса ее составления и утверждения акт не будет наделен юридической силой.

Важно: поэтому решив создать инструкцию, работодатель обязан придерживаться установленных требований ст. 8 ТК РФ в формировании с последующим утверждением.

При этом инструкция с течением времени может изменятся, так как происходят перемены в технологических и организационных вопросах на предприятии. В таком случае также соблюдается установленный процесс ее оформления и утверждения.

Ответственный за утверждение и подписание должностных инструкций

В создании требований к должности участвует специальная комиссия, созванная на основании приказа руководителя. В ее состав включаются специалисты соответствующих подразделений предприятия, работа которых сопряжена с контролем рабочего и технологического процесса в подразделениях, например:

• юрист
• кадровый работник
• начальник охраны
• главный или рядовой бухгалтер

Возглавляет комиссию сам руководитель, он же и подписывает готовый вариант инструкции после тщательного изучения и согласования отдельных моментов.

При этом приказ об утверждении будет издан отделом кадров – согласно прямым обязанностям подразделения.

Важно: кроме приказа допускается применение грифа «Утверждаю» в таком случае вариант с изданием распоряжения пропускают и его не создают.

Общий порядок утверждения должностной инструкции

После разработки должностной инструкции ее согласовывают и утверждают. В ходе этого изучают каждый пункт инструкции на содержание актуальной информации. Подготовленная к утверждению должностная инструкция согласно порядку, складывается из разделов, представленных в таблице ниже.

Пункты	Детальная информация
Общие положения	В этот раздел должны вносится главные сведения относительно вида должности, квалификации и опыта сотрудника, уровень подчиненности и прочие особенности, такие как порядок назначения сотрудника и замещения должности
Функция	Указываются функции, положенные к исполнению работником
Должностные обязанности	Конкретизируются задачи поставленные перед работником, при этом указывается вариант их исполнения – самостоятельно или коллективными усилиями
Права	Которыми наделяет руководство подчиненного, а также права согласно законодательным нормам
Ответственность	Здесь идет перечисление мер применения дисциплинарного взыскания к работнику за неисполнение или нарушение взятых на себя обязательств

Кроме этого в процессе утверждения важно учесть производственные нюансы, так как инструкция может дополнительно содержать следующие пункты:

• режим работы
• порядок аттестации и оценки уровня
• взаимоотношения и связи по должности
• порядок утверждения и изменения

Перед утверждением после согласования документ нужно пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Сам процесс утверждения можно выполнить в два способа:

• утвердить посредством приказа
• посредством печати с грифом «Утверждаю», которая ставится в правом верхнем углу документа

Должностная инструкция разрабатывается в качестве самостоятельного документа или пунктов трудового договора/приложения к нему. При использовании первого варианта издается приказ об утверждении, во втором случае сначала создается приложение к договору, а затем распоряжение об его утверждении.

Кроме этого на коммерческом предприятии порядок утверждения документа может разрабатываться руководством индивидуально, например, если штат небольшой, достаточно только грифа или же в случае с громадным предприятием утверждать единую для всех инструкцию, а не каждую в отдельности.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Приказ утверждения не является обязательным документом, однако его применение должно выполняться в случае отсутствия использования других утверждающих моментов. С этой целью необходимо внести положение в локальные акты предприятия о применении в качестве утверждающего элемента именно приказа.

При этом в положении об использовании приказа нужно обозначить случаи, когда он применяется, например:

• в случае внесения изменений в должностные инструкции, что требует дальнейшего утверждения
• разработка и формирование новой инструкции для вновь прибывших специалистов

Составление документа не представляет сложности, в процессе его формирования следует использовать общепринятые нормы создания таких распоряжений с учетом положений делопроизводства.

Важно: так как приказ имеет отношение к локальной документации организации, в его формировании следует учитывать ряд требований, обусловленных ГОСТом 6.30-2003.

Согласно указанному ГОСТу должны соблюдаться структура и нюансы формирования документа. В частности, он должен составляться с учетом следующих пунктов:

• название организации
• место и дата составления
• порядковый номер
• наименование документа с обоснованием, в связи с чем он издан
• ссылка на законодательные нормы
• само распоряжение руководителя
• подпись директора и сотрудников, которых касается распоряжение в документе

При этом приказ, обычно имеющий унифицированную форму, в данном случае ее лишен, поэтому издается он произвольно с соблюдением норм деловой документации.

После издания документ должен регистрироваться в соответствующем журнале, с внесением его порядкового номера и даты формирования.

Хранится он после издания на предприятии, в качестве дополнения к личным делам и трудовым договорам сотрудников, как документ, не вошедший в них, 75 лет на основании п. 657 Приказа Минкультуры № 558.

Должностная инструкция в тот или иной момент должна присутствовать на предприятии, так как законодатель обязывает работодателя провести ознакомительную работу с сотрудниками, особенно если работа опасная и тяжелая или предполагает материальную ответственность. При этом о проведении ознакомления в качестве доказательства следует получить подпись работника. Поэтому в формировании указанного документа и его утверждении, чтобы она имела юридическую силу, нужно придерживаться определенных требований законодательства и учитывать нюансы производства.

Нужно ли сшивать должностные инструкции

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Нужно ли сшивать должностные инструкции». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Что тут хочется сказать? Работник, не допускающий промахов, идеален. Но таких в мире нет. Как говорится, кто из нас не без греха? Но, делая такие ляпы, работник ставит себя в неприятное положение и практически подписывает собственный приказ об увольнении. В заключение стоит отметить, что кризис действительно очень больно ударил по всем: и по работникам, и по работодателям.

Должностная инструкция — основной организационно-правовой акт, определяющий права, обязанности и ответственность сотрудника при осуществлении работником трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Утверждение должностной инструкции. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и утверждается до назначения сотрудника на соответствующую штатную должность.

Должностные инструкции

Санкина П.В.,
канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ
Источник: Журнал «Справочник кадровика»
Правила составления и оформления должностных инструкций
Формуляр и структура текста должностной инструкции
Содержание должностной инструкции. Раздел «Общие положения»
Разделы «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность» и «Взаимоотношения»
Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.
Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.
Формуляр и структура текста должностной инструкции
Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
Закрытое акционерное общество
«Дельта»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
20.09.2003
Москва
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Кратов (подпись) В.В. Кратов
24.09.2003
Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).
Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.
Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.
Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.
Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен (на)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.
Руководитель подразделения Личная подпись Расшифровка подписи
С должностной инструкцией ознакомлен Экземпляр получил.
Личная подпись работника
Дата Расшифровка подписи
Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности)
Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.
Основные требования к тексту должностной инструкции — это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Инспектор организует», «Референт составляет » и т. д.
Содержание должностной инструкции. Раздел «Общие положения»
Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.
Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.
Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее — Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:
Должностные обязанности — перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.
Должен знать — излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.
Требования к квалификации — в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.
Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.
При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.
Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.
Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.
Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы «Должен знать» и «Должен уметь» Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).
Разделы «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность» и «Взаимоотношения»
В разделе II «Функции» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.
Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.
В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.
Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.
Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа
В разделе III «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.
Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.
Инспектор отдела кадров обязан;
1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),
2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.
3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.
4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.
5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору
6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,
7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.
Раздел IV «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел V «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.
В разделе VI «Взаимоотношения (связи по должности)» регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.
Несмотря на то, что должностная инструкция — документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.
Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.
К дополнительным разделам относится и разд. «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: «Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год»), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.
Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.
Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.

Разработка должностных инструкций – Все о кадрах

Если требование о наличие должностной инструкции указано в законодательном акте, то она должна быть разработана в обязательным порядке. Во всех остальных случая должностные инструкции разрабатываются на добровольной основе.

Должностная инструкция упрощает взаимоотношения работника и работодателя, т.к. она точно обозначает круг ответственности и обязанностей работника, что значительно снижает трудовых споров.

В должностной инструкции, указываются квалификационные требования, задачи, функции, права и ответственность работника.

Должностные инструкции могут быть разработаны как отдельный документ, так и как приложение к трудовому договору.

Как правильно составить инструкцию

В законодательстве не установлено специальных требований к разработке должностных инструкций, поэтому необходимо придерживаться общих правил разработки и утверждения локальных нормативных документов. Кроме того, работодатель может утвердить собственный порядок разработки должностных инструкций. Однако, положения данного документа не должны противоречить требованиям законодательства.

При разработки инструкций необходимо учитывать структуру организации и ее подразделений, особенности условий работ  ы сотрудников, для которых разрабатываются инструкции, положений локальных актов организации.

Так же при разработки должностных инструкций следует применять положения квалификационных справочников и профессиональных стандартов.

После согласования со всеми, инструкция утверждается руководителем организации, заверяется печатью (при ее наличии). Оригиналы инструкций могут хранится у ее разработчика, в отделе кадров, у секретаря или в другом месте. Копии инструкций выдаются работникам под роспись.

Должностная инструкция действует до ее замены на новую.

Структуру и содержание должностной инструкций определяется работодателем самостоятельно.

 

Пример структуры

 

Раздел	Название раздела	Содержание раздела
1	Общие положения	Включает: категория, к которой относится работника (руководитель, специалист и т.п.) порядок назначения и высвобождения от должности; подчиненность; порядок замещения на случай временного отсутствия; квалификационные требования; список документов, знание которых для работника обязательно
2	Должностные обязанности	описание конкретных обязанностей; порядок исполнения поручений
3	Права работника	перечень прав работника
4	Ответственность	виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих обязанностей
5	Заключительные положения	дополнительная информация

 

Внесения изменений в инструкцию

В результате кадровых изменений, а также при принятии новых федеральных и локальных нормативных актов, может возникнуть необходимость внесения изменений в инструкцию.

При внесении изменений следует учитывать следующие моменты:

• В какой форме составлена инструкция;
• Приводят ли изменения к изменению трудовых функций работника;
• Согласен ли работник с изменением положений инструкции (данный пункт особенно актуален, если в результате изменений у работника появляются новые должностные обязанности).

Если инструкция разработана и утверждена в форме отдельного документа и вносимые изменения не влекут за собой изменение трудовой функции, а только конкретизирует некоторые обязанности работника, то работодатель может разработать и утвердить новую инструкцию не запрашивая согласия работника.

Копия новый инструкции выдается работнику под роспись. Старую должностную инструкцию рекомендуется изъять и утилизировать.

Если вносимые изменения влекут изменение трудовых обязанностей или появление новых должностных обязанностей, то получение согласия работника необходимо. Изменения в этом случае вносятся в порядке ст. 72 ТК РФ по соглашению сторон.

Если инструкция была разработана в форме приложения к трудовому договору, то внесение изменений может быть связано с изменением обязательных условий договора. О вносимых изменения работника нужно надо уведомить в письменном виде не менее чем за 2 месяца.

При согласие работника изменения вносятся в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ.  В противном случае работник может подлежать увольнению в порядке ст. 74 ТК РФ по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Однако у работодателя должны иметься основания для изменений (изменение организационных или технологических условий труда). До увольнения работодатель обязан предложить работнику перевод на другую вакантную должность.

При внесении изменений в должностную инструкцию работодатель издает приказ. При этом работодатель может утвердить либо новую инструкцию, либо внесенные изменения в старую.

Если инструкция являлась приложением к трудовому договору, то изменения вносятся в оба указаниях документа, с помощью заключения дополнительного соглашения с работником.

Значение должностных инструкций

Рассмотрим причины необходимости разработки должностных инструкций.

Обоснованный отказ в приеме на работу

Трудовое законодательство запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Обосновать отказ можно, например, не соответствие деловых качеств и состояния здоровья работника требованиям предъявляем к вакантной должности.

Под деловыми качествами, в данном случае будет пониматься способность работника выполнять трудовую фикцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, уровня образования, опыта работы по данной специальности, в данной отрасли).

Таким образом именно наличие требований, указанных в инструкции поможет избежать работодателю судебных разбирательств.

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности

В соответствии со ст. 192 ТК РФ дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей.

Если трудовые обязанности не утверждены работодателем в форме должностной инструкции, то привлечение работника к ответственности будет затруднительно.

Работник легко может оспорить такие действия работодателя обратившись в суд. Более того, при обращение работника в трудовую инспекцию, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

Увольнение работника, не прошедшего испытание

В трудовом договоре может быть предусмотрен испытательный период, в целях проверки соответствия работника поручаемой работе (ст. 70 ТК РФ).

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня, указав причины, послужившие основанием для признания данного работника не выдержавшим испытание (ст. 71 ТК РФ).

Основанием, в данном случае, может случить не выполнение или не надлежащие исполнение работником трудовых обязанностей, указанных в должностной инструкции или трудовом договоре.

 

Обязательно ли использовать должностную инструкцию в 2021 году

Статья 57 Трудового кодекса РФ не содержит императивного требования к работодателю составлять должностные инструкции (либо включать в текст трудового договора детальный перечень его должностных обязанностей сотрудника). Трудовой Кодекс РФ определяет лишь обязательный минимум – согласно части 2 статьи 57 Трудового Кодекса РФ в трудовом договоре обязательно должна быть указано только трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Наличие должностной инструкции в настоящее время является правом, но не обязанностью работодателя, что подтверждается, в том числе, письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0, согласно которому «само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием».

Пункт 7 Постановления Правительства РФ от 23.06.2011 N 498 (ред. от 09.09.2015) “О некоторых вопросах осуществления частной детективной (сыскной) и частной охранной деятельности” прямо предусматривает наличие у лицензиата утвержденной им должностной инструкции о действиях работников по обеспечению внутриобъектового и пропускного режимов на каждом объекте охраны. Существует судебная практика по административным делам, где частным охранным предприятием вменяется среди прочего отсутствие указанной должностной инструкции, как совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Практически, должностная инструкция – это эффективный и необходимый прикладной инструмент регулирования трудовых отношений работника и работодателем. В определенных обстоятельствах, надлежащим образом оформленная должностная инструкция может быть использована в качестве аргумента при наличии спора, как работником, так и работодателем.

Согласно статье 8 Трудового Кодекса РФ работодатель (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующих действующему трудовому законодательству и не ухудшающих положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Поскольку порядок составления инструкции на законодательном уровне не определен, каждая компания абсолютно свободна в выборе порядка ее оформления. Для инструкций, как для корпоративного документа, могут быть использованы другие названия, например, «описание должности», «рабочая инструкция», «должностной регламент», «перечень обязанностей работника», «функциональные обязанности по должности».

Каковы цели должностной инструкции?

• Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.

• Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий

• Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).

• Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

• Инструкция может быть разработана руководителем структурного подразделения либо работником отдела кадров, согласовывается непосредственным руководителем, другими ответственными лицами (главный инженер, заместители, специалист по охране труда, юрист), утверждается руководителем организации.

• Разработчиком инструкции может быть сторонняя организация, профессионально занимающаяся управлением в сфере HR. Пока это не широко распространенное явление в нашей стране.

Какой порядок разработки и составления должностной инструкции?

• Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.

• Самый распространенный, привычный, вид инструкции – документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.

• При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Для некоторых должностей существуют утвержденные типовые формы. Например, «Типовая должностная инструкция заместителя руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, по безопасности образовательного процесса» (Письмо Минобрнауки России от 14.02.2014 N МК-169/12), «Примерная форма должностного регламента (должностной инструкции) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации» (Приказ МВД России от 25.09.2012 N 886 (ред. от 14.11.2016)), Приказ МВД РФ от 22.08.2011 N 960 “Об утверждении типовых требований к должностной инструкции частного охранника на объекте охраны”.

Какова структура должностной инструкции?

Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом – перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов.

Общие положения

В этом разделе, как правило,

• описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику – наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;

• указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;

• определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;

• устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязанности

Необходимо составить список конкретных обязанностей работника, условно их можно подразделить на общие функциональные обязанности и специальные обязанности. Рекомендуется избегать дублирования обязанностей работника, указанных в трудовом договоре.

Права

В данном разделе целесообразно перечислить полномочия работника. Нет необходимости дублировать права работника, установленные в Трудовом кодексе РФ и трудовом договоре.

Ответственность

Существует мнение, что раздел является необязательным, так как работодатель не имеет права вводить новые виды ответственности по сравнению с установленными законодательно.

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным. Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?

• Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.

• Трудовой договор может содержать ссылку на должностную инструкцию, как на отдельный документ. В таком случае, обязательно ознакомление с инструкцией под подпись работника.

• Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.

Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

• Формальный подход – это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

• Бессодержательный текст. Инструкция содержит большое количество текста с отсутствием смысловой нагрузки, трудночитаемого, многократно повторяющего положения Трудового Кодекса РФ, трудового договора работника.

• Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.

• Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.

• Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Судебная практика

Должностная инструкция часто оказывается основным, существенным письменным доказательством тех или иных обстоятельств по судебным делам:

• О признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда (установление факта нарушения трудовых обязанностей, неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

• О признании должностной инструкции не соответствующей трудовому договору, незаконной (установление факта изменения трудовой функции работника либо отсутствия таких изменений).

• О признании гражданско-правового договора с физическим лицом трудовым.

• О включении отработанного времени в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости (определяется спорный период, когда сотрудник работал в должности тождественной выполняемым функциям).

• О нарушении работником или работодателем требований по охране труда.

Кто утверждает ваши должностные инструкции?

Независимо от того, кто на самом деле пишет ваши должностные инструкции, вам необходимо назначить кого-то, кто будет отвечать за утверждение готового продукта. Процедуры утверждения различаются в зависимости от объема ответственности, возложенной на руководителей и аналитиков, степени, в которой компания поддерживает административный контроль, целей, для которых будут использоваться должностные инструкции, и условий любых соответствующих профсоюзных договоров.

A Базовый процесс утверждения

1. Руководитель должности соглашается с тем, что описание должности является полным, точным и ясным представлением работы. (На профессиональном, надзорном и управленческом уровнях этот уровень утверждения часто в первую очередь зависит от должностных лиц.)

---

Отложите эту клавиатуру в сторону! Ваши должностные инструкции уже написаны. Узнайте, почему все в восторге от BLR Job Description Manager .

---

2. Менеджер верхнего уровня соглашается с тем, что функциональные отношения и делегирование ответственности были представлены правильно.

3. Администратор заработной платы (или, в некоторых случаях, должностная инструкция или комитет по вознаграждению
) утверждает формат и содержание.

4. Специалист по персоналу, знающий правовые факторы, или адвокат по трудовому праву соглашаются с тем, что в описаниях нет юридических «красных флажков», которые даже без глубокого знания работы могли бы стать юридической проблемой.

---

Более 2400 наименований должностей у вас под рукой – все они настраиваются в соответствии с вашими конкретными требованиями.

---

Использование профилей

В зависимости от конечного использования должностной инструкции, профсоюз
может также попросить принять участие в процессе проверки и утверждения.

Завтра мы рассмотрим, кто должен иметь доступ к описаниям ваших должностей, а также ресурс, который поможет вам быстро и легко создавать описания должностей, избавляя вас от некогда пугающей задачи.

Загрузите бесплатную копию 13 Описание работы, что можно и чего нельзя сегодня

Зачем в описании должности нужна вакансия, чтобы найти лучшего кандидата

По мере того, как мы готовимся к работе в начале следующего года, проекты, которые были приостановлены в конце прошлого года, снова оживают.

Новые сроки и новый бизнес обычно приводят к дополнительным заявкам на работу для новых сотрудников. Каждая должность также должна иметь описание должности, не только для того, чтобы рекрутеры могли найти подходящих кандидатов, но и для того, чтобы новые сотрудники также понимали детали роли.

Но что первично, вакансия или описание?

Это может легко стать загадкой для менеджеров по найму, которые уже заняты другими обязанностями.

Что отличает описание должности от заявки на вакансию?

Между этими двумя жизненно важными документами есть существенная разница. Однако их объединяет то, что они оба являются важной частью эффективного процесса найма. Они также являются важными инструментами управления.Но в остальном каждый служит совершенно другой цели.

Заявка на вакансию

Требование – это документ, создаваемый менеджерами по найму, когда им необходимо нанять нового сотрудника. В большинстве организаций есть шаблон вакансии, который необходимо заполнить и отправить на утверждение в отдел кадров и финансов. Соответствующая информация может отличаться, но для стандартных требований обычно требуется следующее:

• Должность.
• Реквизиты менеджера по найму.
• Отдел, команда и проект.
• Идеальная дата начала.
• Условия найма: постоянный или контрактный.
• Заработная плата или почасовая ставка, а также льготы.
• Причина: замена или новая роль.
• Обоснование приема на работу нового сотрудника.
• Соответствует ли расход бюджету.
• Новое или измененное описание должности.

А Должностная инструкция

Менеджеры по найму должны принимать непосредственное участие в создании новых описаний должностей и пересмотре существующих перед каждым новым наймом.Описания должностей лучше всего составлять совместно с членами команды отдела, а затем повторно проверять их с HR или рекрутером при создании требований к вакансиям.

Опять же, информация будет варьироваться от должности к должности и от компании к компании, но лучшие методы описания должностей обычно сосредоточены вокруг:

• Краткое название должности.
• Уровень – начальный, общий, супервайзер, менеджмент и т. Д.
• Основные профессиональные навыки и опыт.
• Основные формальные требования (при наличии).
• Основные навыки межличностного общения.
• Разбивка ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач.
• Подробная информация о сроках, целях и стандартах качества (если применимо).
• Структура отчетности (кому подчиняется должность).
• Стандартные условия труда (часы, отпуск и др.)
• Дополнительные условия (например, поездки, работа на открытом воздухе, нахождение в режиме ожидания в нерабочее время и т. Д.)
• Заработная плата и пособия.

Что происходит с заявкой на прием на работу после ее создания?

Как только менеджер по найму выполнит задание, оно передается на утверждение в отдел кадров.Финансовый отдел обычно также включается в процесс, особенно если расходы на вознаграждение и найм выходят за рамки бюджета. Стоимость найма играет важную роль в том, будет ли заявка одобрена, должна быть понижена или будет отклонена.

Отдел кадров оценивает запрос, а затем консультируется с финансовым отделом и менеджером по найму. Вновь созданные должности обычно требуют большего внимания, чем замещающие. После утверждения формы заявки на работу она передается рекрутеру.Рекрутер проконсультируется с менеджером по найму, чтобы изучить описание должности, составить стратегию найма и создать вашу команду по подбору персонала.

Почему заявки необходимы для политики и процессов найма

Может показаться пустой тратой времени создание запроса для каждого нового найма, но цель документа гораздо глубже, чем просто получение одобрения. В организациях с четко определенными политиками и процессами найма заявки нумеруются, им присваивается название, а затем они сохраняются в системе управления персоналом.

Номер заявки – это уникальный номер, который обычно генерируется системой для определения должности при подаче другой заявки. Наличие номера заявки означает, что запросы могут быть быстро доступны в системе отслеживания кандидатов. Обычно название заявки и номер заявки стандартизированы, чтобы с легкостью идентифицировать тип роли, отдел и уровень. Это помогает менеджерам по персоналу и найму сравнивать будущие вакансии.

Заявки на работу также играют жизненно важную роль в кадровом аудите, а также в показателях.В ходе аудита они используются для подтверждения соответствия местным и национальным трудовым и финансовым законам и постановлениям. Отслеживая количество созданных новых требований к вакансиям, показатели могут обеспечивать соотношение времени найма и времени выполнения. Это позволяет идентифицировать трудные для заполнения позиции. Затраты на найм также можно отследить по запросам, сравнив эти показатели с количеством часов, затраченных рекрутерами. HR может легко подсчитать, укомплектованы они или недостаточно.

Разве кадровые заявки не только для крупных организаций?

Вовсе нет! Не менее они нужны малым и средним компаниям.Чтобы создать требуемую вакансию, менеджер по найму должен хорошо ее продумать. В частности, вокруг причины и обоснования нового найма.

Когда мы находимся под давлением, а сроки вырисовываются повсюду, легко захотеть привлечь больше людей, чтобы снять стресс. Но часто это рефлексия! Однако сделав шаг назад, чтобы оправдать прием нового сотрудника, мы можем проанализировать ситуацию. Будет ли давление долгосрочным или оно прекратится по мере того, как проекты будут набирать обороты? Есть ли другие проекты, которые подходят к концу, чтобы можно было перевести сотрудников? Может ли имеющийся персонал быстро вмешаться после небольшого обучения? Это лишь некоторые из вещей, которые следует учитывать.

Малые и средние предприятия могут извлечь значительную пользу из этого анализа. Они меньше всего могут позволить себе быть перегруженными персоналом или привить навыки, которые им не понадобятся в долгосрочной перспективе. Поэтому, даже если в вашей компании нет штатного отдела кадров, заведите привычку создавать заявки на вакансии. В конечном итоге они сэкономят вам время и деньги.

Как написать убийственную вакансию

Независимо от того, есть ли у вас доступ к шаблону формы заявки на работу или вам нужно написать его с нуля, не пролетайте его, чтобы вытащить его из головы.Рассматривайте потраченное время не только как на экономию времени, но и как на гарантию того, что вы нанимаете людей с нужными навыками и опытом.

При правильном мышлении можно создавать заявки на качество, на которые можно ссылаться в будущем. Эти шаги составят основу, и вы можете расширять ее по мере необходимости.

1. Делайте домашнее задание

Подумайте, зачем вам заполнять роль. Какая работа накапливается и почему? Даже если вы заменяете кого-то, нужны ли вам те же навыки или ваша работа изменилась? Какое влияние эта роль оказывает на команду в целом? Не повредит ли заполнение вакансии продуктивности и клиентам? Когда вы задаете эти вопросы, вы можете обнаружить, что то, что, по вашему мнению, вам нужно, не является тем, что вам действительно нужно.

2. Работа, должностная инструкция

Теперь, когда вы знаете, что вам нужно, уточните требования, просмотрев существующее описание должности или написав новое. Тщательно обдумайте ключевые показатели эффективности, результаты и время, необходимое новому сотруднику, чтобы освоиться. Составьте список всех основных навыков, квалификаций и задач, чтобы у вас было четкое представление об идеальном кандидате.

3. Проведите исследование рынка

После того, как вы определили, какие навыки и опыт требуются, проведите онлайн-исследование, чтобы узнать, какой диапазон заработной платы и какие льготы предоставляются для этой должности.Вы можете сделать это, выполнив поиск объявлений на досках по трудоустройству или подписавшись на поставщика услуг компенсационного программного обеспечения, такого как Payscale. Вы хотите привлечь лучших талантов, поэтому убедитесь, что вы знаете, чего ожидают кандидаты.

4. Получите предоплату со стороны руководства

Не удивляйте лиц, принимающих решения, неожиданными расходами, особенно если вы собираетесь выйти за рамки бюджета. Обсудите свои планы с ролевыми игроками и объясните плюсы и минусы увеличения штата. Если они заранее предупреждены и понимают положительное влияние привлечения кого-то нового, они с большей вероятностью поддержат вас и одобрят вашу вакансию.

5. Напишите убедительное обоснование

Не оставляйте ничего на волю случая. Даже если вы обсуждали нового сотрудника с лицами, принимающими решения, не ожидайте, что они запомнят все, что вы им сказали. Изложите все это в оправдание. Подробно опишите, каковы будут немедленные, краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные выгоды. Помните, что удержание сотрудников не является чем-то само собой разумеющимся, и ваши конкуренты всегда будут скрываться в тени, переманивая ваших лучших сотрудников. Используйте это, чтобы оправдать затраты, зарплату и льготы. Счастливые сотрудники – это продуктивные сотрудники, которые не уходят по прихоти.

Вернемся к исходному вопросу: сначала идет заявка на вакансию или ее описание?

К сожалению, однозначного ответа нет. Сможете ли вы составить описание должности, если не уделили должного внимания тому, что вам нужно? Некоторые люди не верят. Другие говорят, что, не разбивая рабочие задачи и обязанности, как вы можете четко определить, что вам нужно?

В существующих компаниях кадровые и кадровые записи обычно ведутся и легко доступны для использования в качестве основы для описания новых должностей и их требований.С другой стороны, если у вас не так много кадровой истории, на которой можно работать, решать вам. В любом случае, описание должностей и требования идут рука об руку, если вы хотите обеспечить успешный прием на работу, надлежащее управление и долгосрочное удержание сотрудников.

Поиск талантов

Бев с энтузиазмом работала над подбором лучших работодателей и кандидатов на протяжении почти двадцати лет.Бесконечное любопытство человеческого разума, развитие HR-технологий, то, как помочь людям в достижении их целей, и постоянно меняющийся ландшафт найма – вот что поддерживает ее воодушевление.

Что такое вакансия? Полное руководство

Заявка на вакансию – это первый шаг в процессе найма. В этой статье мы объясним, что такое вакансия, почему она важна, перечислим все ключевые элементы вакансии и предоставим вам шаблон, который вы можете использовать в своей организации.

Содержание
Что такое вакансия?
Заявка на вакансию, описание должности и объявление о вакансии
Форма заявки на вакансию
Шаблон формы заявки на вакансию
Краткое заключительное примечание
Часто задаваемые вопросы

Что такое вакансия?

Заявка на вакансию – это официальный запрос на создание новой должности в компании. Заявка, обычно в форме документа или онлайн-формы, содержит информацию о потребности в новой должности, независимо от того, является ли она полной или неполной занятостью, а также является ли должность временной или постоянной.

Заявка на вакансию отправляется либо непосредственному руководителю руководителя группы, либо в отдел кадров, в зависимости от того, кто несет ответственность за утверждение заявки.

Заявка на вакансию – это первый шаг в процессе привлечения талантов. После утверждения заявки происходит прием вакансий, после чего начинается видимый процесс приема на работу.

Например, Билл – руководитель группы по бухгалтерскому учету. Поскольку компания сильно выросла, его нынешняя команда из трех человек не справляется с работой.Поэтому Билл разговаривает со своим менеджером, и его просят заполнить форму заявки на вакансию.

В форме он указывает причину расширения команды, заключающуюся в том, что эта должность будет постоянной и полной, и что в идеале человек должен приступить к работе в течение двух месяцев. Затем он пересылает форму своему руководителю. Через неделю деловой партнер по персоналу своего отдела отправляет официальное одобрение, и в тот же день рекрутер звонит, чтобы назначить встречу для набора вакансий, чтобы начать процесс найма.

Сравнение вакансии и описания должности

Заявку на вакансию часто путают с описанием должности или объявлением о вакансии. Однако все они очень разные.

• Заявка на вакансию – это внутренний документ для утверждения новой должности. Это стандартная форма, которую менеджер заполняет и отправляет своему руководителю. Заявка на вакансию – это первый шаг в процессе приема на работу.
• Должностная инструкция – это внутренний документ, который определяет требования к новой должности, включая требуемые навыки, роль в команде, личность и возможности подходящего кандидата.Описание должности основывается на количестве вакансий, обычно составляемом рекрутером, и составляет основу объявления о вакансии.
• Объявление о вакансии (или объявление о вакансии) – это текст, показываемый потенциальным кандидатам. Объявление о вакансии написано рекрутером или копирайтером и основано на описании должности. Это внешний текст, который обычно пишется в коммерческой манере для привлечения кандидатов.

Как видите, у каждого документа своя роль в процессе приема на работу.Это также означает, что в заявке на вакансию не следует слишком подробно рассказывать о навыках и квалификации, необходимых для работы – это то, для чего предназначена должностная инструкция.

Давайте теперь перейдем к ключевым элементам формы заявки на вакансию.

Заявка на вакансию

Форма заявки на вакансию содержит ряд стандартных элементов. Мы перечислим каждый из них и объясним различные варианты

1. Должность . Название должности – это предлагаемое название для новой роли.Окончательное название будет определено во время набора вакансий.
2. Отдел . Название отдела.
3. Менеджер по найму . Имя и / или идентификатор менеджера по найму.
4. Назначение роли . Это предполагаемое назначение роли.
5. Причина заявки . Роль может быть вновь созданной, или человек, покидающий роль, может быть переведен, уволен, повышен в должности, уйти без сохранения заработной платы (например, уйти в творческий отпуск), уйти в декретный отпуск / отпуск по уходу за ребенком и т. Д.
6. Диапазон заработной платы . Это примерный диапазон заработной платы для данной должности. Это актуально для целей бюджетирования. Здесь также следует указать любой бонус за подписку.
7. Дата начала работы . Это предлагаемая дата начала роли.
8. FTE / Часы работы в неделю . В этом поле указывается, является ли роль постоянной или неполной. В случае должности с частичной занятостью определяется либо количество часов, либо эквивалент полной занятости (например, 20 часов в неделю или 0,5 FTE для роли 2,5 дня в неделю).
9. Продолжительность . Срок назначения может быть постоянным или временным. В случае временного контракта необходимо определить дату окончания.
10. Тип договора . Тип контракта – сотрудник или контрактник. Последнее обычно актуально только в том случае, если работа носит временный характер. Тип контракта также повлияет на требуемый бюджет, поскольку сотрудники обычно имеют право на получение льгот.
11. Требуемая квалификация . Некоторые организации действительно интересуются (высокоуровневыми) квалификациями нового кандидата, e.г. уровень образования или минимальный опыт работы.
12. Бюджет. Часто возникает вопрос, есть ли финансирование для роли. Если он там есть, заявку на вакансию можно легко утвердить. Однако, если бюджета нет, будет проведен более строгий анализ того, действительно ли эта роль нужна.

Форма заявки на вакансию часто является частью вашей системы отслеживания кандидатов (ATS) или системы информации о людских ресурсах (HRIS). Эти формы можно запрограммировать так, чтобы они содержали большую часть этой информации.Преимущество его реализации в системе – или в онлайн-форме – в том, что он создает рабочий процесс, которым легко управлять. Кроме того, данные из заявки могут служить отличным входом для принятия решений на основе данных с использованием аналитики персонала.

НОВАЯ ПРОГРАММА СЕРТИФИКАТОВ

Приобретение талантов

Программа сертификации

Продвигайте свою карьеру, став специалистом по привлечению талантов на основе стратегии и данных

Загрузить программу

Шаблон формы вакансии

В шаблоне формы вакансии ниже показан стандартный шаблон вакансии.Вы можете использовать эту форму как документ для печати или создать свою собственную онлайн-форму заявки на вакансию.

Вы также можете скачать форму здесь:

Краткое заключительное примечание

Вы узнаете гораздо больше о процессе найма в нашей программе сертификации талантов, которая направлена ​​на то, чтобы научить вас всех навыкам привлечения талантов со стратегической точки зрения.

FAQ

Что такое вакансия?

Заявка на вакансию – это официальный запрос на создание новой должности в компании.Заявка, обычно в форме документа или онлайн-формы, содержит информацию о потребности в новой должности, независимо от того, является ли она полной или неполной занятостью, а также является ли должность временной или постоянной.

В чем разница между заявкой на вакансию и описанием должности?

Заявка на вакансию – это внутренний документ для утверждения новой должности. Описание должности – это внутренний документ, который определяет требования к новой должности, включая требуемые навыки, роль в команде, личность и возможности подходящего кандидата.

В чем разница между заявкой на вакансию и объявлением о вакансии?

Заявка на вакансию – это внутренний документ для утверждения новой должности. Объявление о вакансии или объявление о вакансии – это внешний текст, показываемый потенциальным кандидатам.

Подпишитесь и будьте в курсе.

HR Business Partner 2.0
Программа сертификации

[NEW] Поднимите свою карьеру с помощью востребованных кадровых навыков

Загрузить программу

Заявка на вакансию: все, что вам нужно знать

Заявка на вакансию – важный шаг в процессе приема на работу.

Он не только помогает предприятиям расставить приоритеты для своих потребностей в найме, оптимизировать процесс найма и сделать лучший выбор, но также может действовать как система сдержек и противовесов.

Внедрение вакансий в процесс найма означает, что рекрутеры будут иметь четкое представление о том, какой тип должности им нужно заполнить, дату начала, предлагаемый диапазон заработной платы и тип контракта.

В этой статье мы подробнее рассмотрим, что такое заявки на работу, зачем они вам нужны и как убедиться, что вы пишете хорошие заявки.

Давайте нырнем.

Что внутри?

Что такое вакансия?

Заявка на вакансию – это способ оформления потребности в приеме на работу. Он дает рекрутерам или менеджерам объяснение того, почему необходимо заполнить должность, а также другую важную информацию для принятия правильного решения о найме, служащую основой для ваших объявлений о вакансиях и процесса найма.

В заявках на работу часто указывается, какая роль должна быть заполнена в каком отделе, а также диапазон заработной платы, дата начала, описание должности и будет ли доступна премия.Затем заявка отправляется руководству на утверждение. Это даст им план того, что они могут предложить кандидатам, когда начнется процесс приема на работу.

Обычно заявки на вакансии создаются двумя способами: либо в форме, либо в системе отслеживания кандидатов (ATS). Если ваша компания использует ATS, скорее всего, у нее будут готовые шаблоны для быстрого и простого создания требований, а также инструменты для дальнейшего управления процессом утверждения вакансий.

Что включает в себя вакансия?

Заявка на вакансию будет включать некоторые стандартные элементы, например, какой отдел нанимает, диапазон заработной платы, а также будет ли это постоянная, неполная или временная должность.

Ключевые элементы любой заявки на вакансию обычно включают:

• Отдел: Какой отдел / команду вы нанимаете для
• Менеджер / рекрутер: Кто отвечает за найм
• Причина заявки: Почему вы нанимаете на эту должность? Это новая должность в отделе или для заполнения существующего сотрудника, вышедшего на пенсию или ушедшего из компании?
• Диапазон окладов: Ожидаемый диапазон окладов, который рекрутер может предложить кандидатам в процессе собеседования
• Дата начала: Предлагаемая дата начала должности
• Контракт: Если контракт рассчитан на полный рабочий день , неполный рабочий день или временная роль, а также ожидаемое количество часов работы кандидата в неделю
• Требования к трудоустройству: Если вам нужен определенный набор навыков или опыт работы для выполнения должности.Например, если для работы требуется определенная степень или квалификация, она должна быть указана в заявке на вакансию
• Бюджет / график: Если вам нужно быстро заполнить вакансию, или если у вас есть только установленная сумма финансирования для провести набор персонала, это необходимо указать в форме. Таким образом, менеджер / рекрутер будет иметь некоторое представление о сроках, в которые им нужно заполнить вакансию, а также о том, сколько часов они могут посвятить поиску.
• Описание должности: Подробное описание задач и обязанностей роль, полученная в результате тщательного анализа рабочих задач

Стандартная форма заявки на вакансию обычно выглядит примерно так:

Если вы используете ATS, вам, вероятно, будет предоставлен шаблон, в котором информация может быть заполнена и отправлена ​​в цифровом виде непосредственно на платформе, как в этом примере заявки на вакансию от Lever:

Зачем нужна вакансия?

Включение вакансий в процесс найма имеет решающее значение.

Они могут не только обосновать необходимость роли в организации и формализовать начало приема на работу для новой роли, но они также четко очерчивают потребности отдела для менеджера по найму или рекрутера. Помните, что если вы нанимаете сотрудников на аутсорсинг или у вас есть большие отделы, для тех, кто отвечает за наем, практически невозможно знать такие детали, как диапазоны заработной платы или уровень образования, необходимые для должности, если вы не укажете их.

Заявки на вакансию охватывают эти базы, а также дают рекрутерам объяснение, почему вам нужен этот наем и что вы ожидаете от кандидата.

Он также может помочь компаниям формализовать процессы найма. Излагая свои потребности в приеме на работу в письменной форме перед поиском кандидатов, формы заявок на вакансии могут фиксировать на бумаге, чего менеджеры ожидают от кандидатов, а также того, сколько времени занимает прием на работу и почему необходимо заполнить вакансию в первую очередь.

Например, если отделы постоянно нанимают на новые должности, потому что сотрудники уходят на другие должности, это может указывать на то, что у них есть проблема с оттоком сотрудников, которую необходимо изучить.

Требования к вакансиям также являются отличным способом для HR-отделов выстраивать прозрачную политику найма и измерять свои ключевые показатели эффективности.

Как объясняет Бев Камплинг из Recruitee, отслеживание ключевых показателей эффективности найма позволяет компаниям отслеживать количество новых запросов на работу, которые они создают, а также давать представление о времени приема на работу и времени для выполнения.

«Это позволяет идентифицировать трудные для заполнения вакансии», – говорит она .

«Затраты на найм также можно отследить по запросам, сравнив эти показатели с количеством часов, затраченных рекрутерами. HR может тогда легко вычислить, укомплектованы они или недостаточно ».

Отслеживание всех этих показателей не только упрощает документирование процесса найма, но и позволяет устанавливать ожидания для всех участников. Если вакансию необходимо заполнить в определенном отделе, эти показатели дадут вам представление о том, сколько времени нужно на заполнение и сколько должно стоить привлечение нового сотрудника.

Процесс приема на работу

Если необходимо заполнить вакансию, первое, что нужно сделать, – это уведомление, поданное менеджером по найму или рекрутером.

Они должны создать и заполнить вакансию до начала процесса приема на работу. После того, как они соберут информацию о вакансии из соответствующего отдела, если вакансия находится в более крупной компании, менеджер по найму должен будет отправить заявку на вакансию в отдел кадров и / или финансов для утверждения.

Как и в любой другой части современного процесса найма, здесь технологии могут упростить процесс лот .

Если ваша организация использует ATS, то многие процессы приема заявок на вакансии можно автоматизировать.С самого начала процесса ATS может использовать предопределенные правила для автоматического перемещения по заявке на вакансию между отделами для утверждения.

Например, более крупные компании могут потребовать, чтобы отдел кадров и финансовый отдел подписали заявку на вакансию. ATS может автоматически перемещать его между квартирами после утверждения, а затем доставить обратно менеджеру по найму, когда все дадут согласие.

После его подписания можно начинать прием на работу.Думайте о вакансии как о самом первом шаге процесса найма.

Так выглядит типичный процесс утверждения вакансии во многих компаниях. Могут быть некоторые отличия, например одобрение финансового менеджера.

Заявка на вакансию vs описание должности vs объявление о вакансии

Важно не путать объявления о вакансиях с описанием вакансий или объявлениями о вакансиях.

Хотя три термина обычно используются взаимозаменяемо, следует отметить некоторые различия:

• Заявки: Используются только для внутреннего пользования менеджерами по найму и отделами кадров / финансов.Кандидаты, подающие заявление о приеме на работу, никогда не увидят эту форму .
• Должностные инструкции: Это тоже внутренние документы, но они используются рекрутерами для создания объявлений о вакансиях. Причина, по которой они важны, заключается в том, что компании должны сообщать о вакансиях таким тоном, который отражает стиль и стиль общения компании. Эти внутренние документы дают рекрутерам руководство о том, какой язык им следует использовать для описания должности и какие обязанности / квалификации должен иметь кандидат, если он хочет подать заявку.
• Объявления о вакансиях: Это то, что кандидат увидит, прежде чем они устроиться на работу.Это результат того, что менеджер по найму пишет в качестве объявления о вакансии, используя информацию, предоставленную ему в описании должности.

Есть также более тонкие различия между тремя терминами, например тон и длина:

Как написать хорошую вакансию

1. Будьте внимательны и убедительны

Первый шаг к написанию хорошего требования о вакансии – убедить отдел кадров или финансов, почему необходимо заполнить должность и как это повлияет на команду.

Для этого заявка на вакансию должна быть достаточно тщательной и убедительной, чтобы получить одобрение должности, чтобы вы могли начать процесс приема на работу.Это должно не только соответствовать целям и видению компании, но и создавать ощущение срочности того, почему нужно нанимать сотрудников раньше, чем позже.

Следует также сосредоточить внимание на том, чего новый сотрудник достигнет на этой должности, и что будет поставлено на карту, если компания не сможет ее заполнить:

• Какие задачи / проекты вы рискуете остаться незавершенными, если роль не будет заполнена?
• Если человек, уходящий / уходящий с должности, обладал определенным набором навыков, почему так важно, чтобы новый сотрудник также обладал аналогичными навыками?
• Что будет с отделом, если роль не будет заполнена?
• Как это повлияет на клиентов компании, если отдел кадров решит заменить сотрудника , а не ?

Каждый вопрос, который задается в заявке, и ответы на него должны быть связаны с убеждением отделов, читающих ее, в важности найма человека на эту должность.

Вам также необходимо подробно описать обязанности роли. Таким образом, вы можете использовать заявку на вакансию для создания отличных объявлений о вакансиях, которые привлекут разнообразный пул кандидатов.

2. Будьте реалистичны

Далее, вы должны реалистично относиться к мельчайшим деталям своей должности.

• Какой бюджет?
• Когда вам нужно начать работу с новым сотрудником?
• Какой квалификацией они должны обладать?
• В какие дни они должны быть доступны для работы?

Если вы убедитесь, что детали реалистичны и отражают характер и задачи работы, это упростит весь процесс найма.Это не только сделает описание должности и публикацию более точными, но и поможет подобрать кандидату должность во время собеседования.

3. Получите поддержку со стороны руководства

Наконец, вам нужно привлечь руководство к тому, чтобы воплотить этот наем в реальность.

Частично это делается для того, чтобы ваша заявка на вакансию была убедительной и подчеркивала положительный вклад, который этот человек внесет в команду и организацию. Другая часть – сделать так, чтобы вовлеченным отделам было как можно проще сказать «да» и поставить свою печать одобрения на вакансию.

Подумайте об этом. Если вы можете четко аргументировать , почему эта роль необходима, и точно , сколько она будет стоить, то другим отделам будет труднее сопротивляться продолжению найма.

Если ваша компания может себе это позволить и очевидно, что человек, нанятый на эту должность, принесет пользу компании и ее прибыли… кто скажет «нет»?

Завершение

Хорошо составленная заявка на вакансию – это не просто формальность в процессе приема на работу.

Это также может стать толчком для успешного найма, от проверки того, что эта роль нужна, и компания может себе это позволить, вплоть до согласования объявления о вакансии с тоном голоса компании и разработки процесса найма, который приведет к принятию наилучшего возможного решения о найме. .

Использование job req дает всем – от рекрутеров до менеджеров по персоналу и финансового отдела – четкое представление о том, какова будет роль, сколько она будет стоить и когда новый человек приступит к работе.

Наличие всей этой информации до начала процесса набора персонала позволяет вам адаптировать свою стратегию поиска и найма и обеспечить справедливый и последовательный процесс найма.

Написание описания работы | Отдел кадров

Описание должности служит официальным документом, который резюмирует важные функции конкретной работы, на которых университет основывает объявления о вакансиях, собеседования и аттестацию. Описание должностей должно точно отражать фактические обязанности и ответственность, процент времени, затрачиваемого на эти обязанности, и спецификации должностей.Всякий раз, когда вам нужно написать или изменить описание должности, начните с шаблона описания должности в формате Word.

Аналитик по вопросам вознаграждения может помочь в составлении описания должности. После того, как описание должности будет завершено, будет подписана памятка о сертификации, которая будет приложена к описанию должности. Заполненное описание должности должно быть отправлено аналитику по вопросам вознаграждения для оценки и присвоения кодового номера должности.

Название

• Используйте заголовок, описывающий характер и уровень выполняемой работы.
• Рассмотрите внутренние и внешние проблемы статуса.
• Избегайте раздувания заголовков.

Позиция Цель

Предоставьте краткое описание объема, цели или роли, а также основных обязанностей (обычно от трех до четырех) должности. Опишите, как позиция поддерживает, способствует или связана с миссией организации или программы. Если позиция поддерживает исследование, кратко опишите цель проекта. Может быть полезно написать краткое изложение должности после определения основных обязанностей (функций) должности.

Примеры

• Эта должность обеспечивает общекорпоративные кадровые консультации для руководителей и менеджеров по вопросам классификации, найма и оплаты труда, способствует принятию решений и достижению результатов, которые поддерживают усилия организации по обеспечению высокого качества государственных услуг. В обязанности этой должности входит подготовка, сборка, редактирование, форматирование и написание отдельных публикаций, включая статьи, рукописи, книги, журналы и / или материалы для веб-сайтов. Убедитесь, что все материалы соответствуют установленным стандартам внешнего вида и содержания.
• Предоставлять университетскому сообществу спонсируемые исследовательские услуги до присуждения награды, включая разработку новых возможностей финансирования, укрепление существующих финансовых отношений, координацию междисциплинарных предложений и представление Университета в различных исследовательских комитетах и ​​профессиональных организациях.
• Работая под общим руководством, планируйте и выполняйте исследовательский проект (ы) в соответствии с генеральными планами. Проведите серию экспериментов по предоставлению научной информации в рамках более крупного проекта.
• Эта должность обеспечивает административную и секретарскую поддержку директора централизованного обслуживания. В обязанности входит ведение документации, подготовка отчетов и координация разработки бюджета и закупок оборудования.

Основные функции

В этом разделе (обязанности и ответственность) следует использовать описания основных рабочих действий для достижения цели должности. Ограничьте этот раздел текущими основными обязанностями и обязанностями, на каждую из которых приходится или более 5 процентов должности.

• Перечислите их в порядке убывания важности и укажите процент времени, затраченного на выполнение обязанностей.
• Используйте ясный и лаконичный язык; тесно связанные обязанности должны быть сгруппированы в одно заявление об ответственности.
• Избегайте языка на гендерной основе.
• Насколько это возможно, используйте глаголы действия с подразумеваемым субъектом (кто) и явными рабочими объектами и / или результатами (что).

Примеры

1. Консультации по подбору персонала – анализ кадровых потребностей; проводить анализ работы; формулировать, рекомендовать и реализовывать планы найма; экранные приложения; и рекомендовать и применять инструменты оценки.(20%)
2. Предоставляет подробный анализ исходных данных в форме письменного и графического отчета для представления в центр управления. (20%)

Несущественные функции

• Перечислите незначительные или нечастые обязанности (5 процентов или меньше) и укажите процент времени, затраченного на выполнение этих обязанностей.
• Обычно надзорные органы включают в этот раздел фразу «Выполнять другие порученные обязанности» ».

Пример

Посетите тренинг и предоставьте конечным пользователям рекомендации по работе с новой информационной системой для учащихся.(2%)

Контакты

Этот раздел важен для оценки должности, поэтому, пожалуйста, уделите ему внимание при разработке описания должности.

Укажите, с кем будет контактировать нынешний сотрудник (например, сотрудники отдела, студенты, потенциальные доноры), частоту (т.е. нечасто, время от времени, умеренную, регулярную, частую и непрерывную) и с какой целью (например, предоставьте информацию , разрешать жалобы, требовать пожертвований). При рассмотрении цели контакта подумайте о тех действиях, которые необходимы для соотнесения и координации функций, присущих должности, сфере ответственности контакта, возникших трудностях и / или разногласиях, а также о наличии или отсутствии руководящих практических процедур, политика или цели.

Пример

Студенты: Умеренный контакт со студентами для объяснения применения политик.

Ответственность надзорного органа

Прямая надзорная ответственность включает право нанимать, переводить, приостанавливать, увольнять, отзывать, продвигать, увольнять, назначать, вознаграждать или дисциплинировать подчиненных сотрудников или эффективно рекомендовать такие действия. Перечислите должности непосредственного подчиненного, отвечающего за надзорную деятельность (см. Организационную схему).

Квалификация

очков опыта

Перечислите базовый (минимальный) опыт, необходимый для успешной работы на должности.

Образование

Перечислите базовое (минимальное) образование, сертификацию и / или лицензию, необходимые для успешной работы на должности.

Требуемые навыки

Перечислите те измеримые или наблюдаемые знания, навыки, способности и / или поведение, которые необходимы для успешного выполнения основных функций.

Примеры

• Способность расставлять приоритеты, работать независимо и добиваться поставленных целей без присмотра.
• Возможность обеспечить постоянную посещаемость.
• Должен иметь отличные письменные и устные коммуникативные навыки.
• Возможность общаться с коллегами, руководителями и клиентами лицом к лицу.
• Умение пользоваться персональным компьютером и различными программными пакетами.
• Знание базы данных Oracle, работающей в среде Sun.

Условия работы

Укажите условия работы и физические требования, которые связаны с основными функциями рабочего места, такими как работа в помещении / на открытом воздухе, работа с опасностями и т. Д.Включите особые соображения для должности, например, время от времени поездки или необходимость сверхурочной работы. Используйте этот список, чтобы помочь вам определить рабочие условия, которые нужно включить.

Пример

Физическая среда требует, чтобы сотрудник работал как внутри, так и снаружи в жарких / холодных, влажных / влажных и сухих / засушливых условиях. Часто требуется использовать средства индивидуальной защиты для предотвращения контакта с опасными материалами. Может быть предложено работать сверхурочно и в выходные дни для мероприятий по специальной программе.

Как можно улучшить процесс утверждения вакансий?

Улучшите результаты приема на работу, улучшив процесс приема на работу.

Давайте обсудим, как это сделать.

Что такое вакансия?

Когда руководителю отдела нужно нанять нового сотрудника, он подает заявку на вакансию.

Заявка на вакансию запускает процесс приема на работу. В заявке менеджер отдела запрашивает одобрение для нового сотрудника. Если заявка отклонена, процесс не продвигается дальше.Отклоненная заявка сохраняется в программном обеспечении HR.

Заявка на вакансию стандартизирует процесс заполнения вакансии. В системах отслеживания кандидатов (ATS) есть шаблоны для создания вакансий. Плюс инструменты для управления процессом утверждения.

Заявка на вакансию включает в себя следующее:

• Регистрационный номер заявки
• Должность
• Тип занятости (полная, временная, контрактная и др.)
• Имя менеджера по найму, делающего запрос
• Должностная инструкция
• Отдел или команда, в состав которой будет входить сотрудник
• Заработная плата, почасовая оплата или разряд, пособия
• Тип должности: новый наем или замена
• Утверждение бюджета найма
• Дата заполнения / начала
• Должна быть новая или существующая в описании должности

Почему так важно иметь официальный процесс приема на работу?

Специалисты по персоналу понимают важность стандартизации.Формализация и документирование жизненно важны для сквозных процессов и всех подэтапов.

Процесс приема на работу ничем не отличается. И тот факт, что он идет первым, немаловажен. Любую многоступенчатую операцию нужно начинать с правильной ноги. В противном случае его нужно будет исправить в дальнейшем. В этот момент вы зря потратили время и деньги.

Мало что так важно, как качество сотрудников в вашей команде. Формализация обеспечивает правильное выполнение процесса. Он устанавливает ожидания для всех участников.И вы не сможете улучшить процесс, пока не поймете, что именно происходит.

Давайте поговорим о лучших практиках создания заявок на вакансии.

Как мне написать заявку на вакансию?

1. Следуйте процедуре утверждения

Заявки на вакансии должны быть одобрены отделом кадров. В некоторых компаниях высшему руководству необходимо подписывать новые должности. Прежде чем продолжить, следуйте политике вашей компании.

2. Обоснование потребности

Зачем вам новый сотрудник? Это новая должность? Это потому, что кто-то уволился или получил повышение? Как позиция связана с KPI? Составьте график выполнения должностных обязанностей.Точно определите, что ожидается.

3. Напишите хорошее описание работы

Описание должности – это подробный список необходимой квалификации и опыта, должностных обязанностей и другой необходимой информации о должности. Он также включает в себя диапазон заработной платы, льготы и информацию о компании.

Будет ли заявка заполнена сторонним кадровым агентством? Помните, что у них нет ваших институциональных знаний. Включите все необходимые детали.

Мы расскажем, как тщательно составить описание должности, в нашей серии статей «Как нанять следующего сотрудника».Следуйте инструкциям, чтобы написать точное описание вашей заявки.

Глоссарий вакансий

Если вы новичок в процессе приема на работу, полезно понимать, что такое HR-лексика, поскольку она связана с заявками на работу.

Открытая заявка : активная заявка, которая не была заполнена или закрыта.

Закрытая заявка : заявка, которая была заполнена или закрыта по другим причинам.

Основные компетенции : Знания и навыки, необходимые для работы.

Hard Skills : Навыки, опыт или квалификация, легко поддающиеся количественной оценке. Примеры; Сертифицированный бухгалтер, опыт программирования на Python, лицензия EMT.

Soft Skills : Поведенческие черты, необходимые для выполнения должностных обязанностей. Примеры; лидерство, творческое решение проблем, разрешение конфликтов.

ApplicantStack управляет заявками на вакансии

Да, у нас тоже есть инструмент для этого! Рабочий процесс вакансии автоматизирует процесс утверждения.Назначьте задачи соответствующим членам команды найма. Выполняйте и документируйте каждый шаг в централизованном месте. ApplicantStack обеспечивает прозрачность и подотчетность процесса подачи заявок. После утверждения заявки открытая позиция плавно переходит к следующему рабочему процессу на этапе приема на работу.

Вы можете опробовать функцию заявки на вакансию ApplicantStack (и все интегрированные рабочие процессы найма) бесплатно в течение 15 дней.

Автор: Лиз Стрикверда

Набор и найм | Это ваш Йельский университет

Когда вы начнете процесс приема на работу, следующая информация, инструменты и ресурсы предоставят вам рекомендации.Мы также рекомендуем вам связаться с вашим специалистом по персоналу (HRG) и рекрутером на раннем этапе процесса.

Для дополнительной поддержки отдел кадров и развития карьеры предоставляет индивидуальную поддержку и ресурсы, чтобы вы могли найти и нанять лучшего кандидата на вашу должность. Узнайте больше о наших услугах по подбору персонала – от поиска и продвижения по службе до собеседований и найма.

: шаги для найма сотрудника

Следующая информация поможет вам понять, как заполнить вакантную должность сотрудника Йельского университета.

1. Определите свое положение

Начните с личной встречи с вашим HRG, чтобы обсудить ваши кадровые потребности. При необходимости ваш HRG проконсультируется с отделом вознаграждения и / или укомплектования персоналом и развитием карьеры, чтобы убедиться, что профили должностей, заработная плата и другие детали указаны надлежащим образом. Рассмотрим следующее:

• Нанять временного работника для получения временной поддержки.
• Посмотрите в своем отделе и подумайте о внутренних кандидатах, которые могут быть готовы взять на себя вашу новую роль.
• Определите соответствующий персонал (тех, кто работает напрямую с кандидатом / для кандидата) для вашей команды по собеседованию.
• Изучите описание должности, проконсультировавшись с Библиотекой резюме должностей и определениями уровня должности M&P; обновите соответственно.

2. Разместите свою позицию

Когда описание должности определено и утверждено, создайте вакансию в Workday. После утверждения в Workday по электронной почте будет отправлена ​​ссылка на STARS для завершения публикации. После завершения и утверждения в STARS ваш рекрутер свяжется с вами, чтобы запланировать вступительное обсуждение.Рассмотрим следующее:

• Посетите веб-сайт Workday Training, чтобы получить информацию о создании заявки на вакансию для сотрудников, сотрудников с фиксированной продолжительностью и многом другом.
• Работайте со своим HRG, чтобы составить привлекательную позицию, оценить соответствующие уровни навыков и способностей, исследовать рыночные данные, оказать поддержку в работе с разнообразием или разработать план рекламы для привлечения подходящих кандидатов.

3. Проведите эффективное собеседование и процесс отбора

После вступительного обсуждения ваш рекрутер отправит на ваше рассмотрение квалифицированных кандидатов.Рекрутеры также могут помочь в разработке или рассмотрении вопросов для собеседования и порекомендовать подходящий процесс собеседования. Рассмотрим следующее:

* Проверка рекомендаций – важный шаг перед выбором финалиста.

4. Сделать предложение

Ваш рекрутер отвечает за разработку всех предложений. Менеджеры по найму не должны распространять предложения о приеме на работу на кандидатов. Кроме того, обращайтесь к персоналу со всеми вопросами и обсуждениями по зарплате.Персонал будет работать с вашим специалистом по персоналу и представителем по вопросам вознаграждения и классификации для разработки предложений.

После утверждения заработной платы вашим ведущим администратором и другими лицами, если необходимо, ваш рекрутер доставит кандидату устное предложение и будет сотрудничать с вами в любых переговорах. Рассмотрим следующее:

• После того, как предложение принято, это всегда зависит от проверки биографических данных.
• После завершения проверки биографических данных ваш рекрутер свяжется с вами, чтобы согласовать дату начала.
• Ваш специалист по подбору персонала предоставит рекомендации по соответствующему отказу от разговора.

5. Прием на работу вашего нового сотрудника

Поздравляем – к вашей команде присоединился новый коллега! Пожалуйста, работайте со своим бизнес-офисом, чтобы эффективно и без проблем приветствовать вашего нового сотрудника. Обратитесь к контрольному списку адаптации, когда вы начнете этот процесс.

Также полезно попросить вашего сотрудника выполнить задачи по адаптации в рабочий день.