Цель командировки: примеры | Современный предприниматель

В тех случаях, когда у работодателя возникает необходимость в выполнении определенного поручения за пределами постоянного места работы, у него появляется возможность отправить сотрудника в командировку в соответствии со ст. 166 ТК РФ. Во время поездки за гражданином должно быть сохранено его рабочее место и средний заработок. Оформление командировок должно осуществляться с учетом требований трудового законодательства. Необходимость документального оформления командировок персонала связана в первую очередь с нормативным требованием подтверждать понесенные расходы.

Для того чтобы оформить командировку с учетом требований действующего законодательства, руководителем издается приказ о направлении сотрудника в командировку. Указанный документ должен в обязательном порядке содержать в себе цель командировки.

В зависимости от того, какова формулировка оформленного служебного задания, цель командировки (примеры приведем ниже) может различаться.

Помимо распоряжения директора компании, существует еще один документ, в котором отражаются цели поездки. Это командировочное удостоверение. Несмотря на то, что командировочное удостоверение уже несколько лет не является обязательным для составления документом, большинство работодателей по-прежнему используют его в своем кадровом документообороте. Для того чтобы составление удостоверения было обоснованно, необходимо обратить внимание на действующие локальные нормативные акты.

По своей сути цели направления сотрудника в командировки могут быть как универсальными, так и специальными. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании, привлечение новых клиентов и потенциальных инвесторов.

Рассмотрим, какую работодатель может указать цель командировки в командировочном удостоверении – примеры:

• Представление интересов компании в судебных органах, участие в судебных заседаниях арбитражного суда;
• Проведение переговоров и консультаций с контрагентами;
• Проверка деятельности филиалов, подразделений и представительств компании;
• Принятие участия в различных конференциях;
• Приобретение сырья, материалов, товаров;
• Проведение мероприятий по исследованию рынка, определению его структуры, маркетинговые мероприятия;
• Представление продуктов компании, их презентация;
• Проведение мероприятий по обучению или обмену опытом.

Важно отметить, что при указании цели, ее следует конкретизировать. Необходимо отразить, предмет проведения переговоров, номер рассматриваемого дела, место нахождения обособленного подразделения, наименование конференции.

Если соответствующее требование прописано в локальных нормативных актах, компании-работодателю также следует подготовить план служебной командировки. Этот документ составляется и подписывается директором организации или иным уполномоченным на это лицом, если данное требование прописано во внутренней документации фирмы. Под роспись с планом командировки следует ознакомить сотрудника.

Помимо цели, план командировки должен отражать место или компанию, в которую направляется сотрудник, вопросы, которые требуют решения, а также продолжительность.

План командировки – образец:

Необходимость указывать в документах цели командировки регламентируется законом. Вследствие чего важность прописанной в документах формулировки нельзя недооценивать. На практике цель в кадровых документах указывается конкретно, но достаточно сжато. Более детальную информацию о поездке сотрудник получает либо в устной форме, либо посредством дополнительных указаний руководства. 

Командировка – не путешествие! – Турпомощь

Командировка – не путешествие!

Министерство культуры ответило на запросы бизнеса

Министерство культуры РФ подтвердило, что командированный сотрудник не является туристом, в интересах которого действует третье лицо в рамках Закона №132-ФЗ. При этом услуги компании, осуществляющей деятельность в сфере делового туризма, связанных с организацией групповых выездов сотрудников с обучающими, развлекательными или  иными целями, а также  деловые поездки  творческих, научных или иных коллективов, направляемых в зарубежную поездку, с получением дохода от источников в стране (месте) временного пребывания, турпродуктом не являются. Так следует из ответа Минкульта председателю рабочей группы по вопросам делового туризма при правовом комитете  Ассоциации «ТУРПОМОЩЬ» П. В. Васину. 

 

Целью запроса в министерство стала необходимость приведения к единообразию понимания нормативно-правового регулирования деятельности компаний, предоставляющих/оказывающих услуги в сфере корпоративного и делового туризма РФ, а также  изменение условий внесения взносов в фонды Ассоциации «ТУРПОМОЩЬ» для туроператоров в сегменте делового туризма. 

 

Является ли оказание содействия в бронировании по заявке юридического лица при направлении  своих сотрудников в командировки услугами, регламентированными Законом «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24.11.1996 №132-ФЗ? И чем определяется зона ответственности компании, предоставляющей услуги делового туризма, в случае направления сотрудника юридического лица в командировку, а не в путешествие? Ответ на эти вопросы теперь однозначный. 

 

Как следует из официального ответа ведомства,

«Департамент туризма и региональной политики Минкультуры России рассмотрел Ваше обращение, поступившее в адрес директора департамента 15. 09.2017 вх. No 17/13-828, и сообщает следующее. В соответствии с Федеральным Законом от 24.11.1996 No 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (далее Закон) используются следующие понятия: 

 

– туризм – временные выезды (путешествия) граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее лица) с постоянного места жительства в лечебно-оздоровительных, рекреационных, познавательных, физкультурно-спортивных, профессионально-деловых, религиозных и иных целях без занятия деятельностью, связанной с получением дохода от источников в стране (месте) временного пребывания; 

 

– турист – лицо, посещающее страну (место) временного пребывания в турист лицо, посещающее страну (место) временного пребывания лечебно-оздоровительных, рекреационных, познавательных, физкультурно-спортивных, профессионально-деловых, религиозных и иных целях без занятия деятельностью, связанной с получением дохода от источников в стране (месте) временного пребывания; 

– заказчик туристского продукта – турист или иное лицо, заказывающее туристский продукт от имени туриста, в том числе законный представитель несовершеннолетнего туриста.  

В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ), служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы 

 

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. 

 

Таким образом, при направлении юридическим лицом (работодателем) своего сотрудника в служебную командировку заказ необходимых для этого услуг осуществляется от имени Заказчика – юридического лица, для целей определяемых заказчиком в приказе на командировку. Даты, место, цель поездки определяет работодатель (заказчик), при этом в период нахождения сотрудника в служебной командировке последнему выплачивается заработная плата, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, т.

е. командированный сотрудник получает доход в период нахождения в командировке.

 

Кроме того, учитывая, что командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения, работодатель обязан в силу положений ст. 22 ТК РФ обеспечивать безопасные условия труда своим работникам. На работодателя также возложена обязанность способствовать обеспечению безопасности такого работника и во время нахождения в командировке. Наряду с обязанностями, предусмотренными в ст. 167 ТК РФ по возмещению расходов сотрудника в командировке, у работодателя сохраняется обязанность по оплате расходов на оказание экстренной помощи или в иных обстоятельствах в случае необходимости. Учитывая, что заказ услуг осуществляется работодателем не от имени и/или в интересах сотрудника, командированный сотрудник не может являться туристом, а работодатель (Заказчик) -«иным лицом» или «законным представителем», действующим от имени и в интересах сотрудника.

»

 

Рабочая группа по вопросам делового туризма при правовом комитете  Ассоциации «ТУРПОМОЩЬ» считает это серьезным результатом, учитывая, что ранее поездки для командированных сотрудников, заказанные у MICE-туроператора, считались турпродуктом, теперь же туроператорам по деловому туризму не придется платить взносы за организацию деловых поездок.

Заявки на командировку | Microsoft Docs

• 08/17/2021
• Чтение занимает 2 мин

В этой статье

Относится к: Project Operations для сценариев на основе ресурсов/без запасов

В заявке на командировку перечислены расходы, которые будут понесены с целью поездки. Заявка на командировку отправляется на рассмотрение и может использоваться для утверждения расходов.

Вам может потребоваться подать заявку на командировку до того, как вы понесете какие-либо расходы, которые несет организация. Это требование применяется независимо от того, списываете ли вы расходы с корпоративной кредитной карты, тратите ли вы наличные, полученные в качестве аванса наличными, или расходуете личные средства, которые будут возмещены организацией.

Заявки на командировки и политики могут использоваться для управления расходами организации. Например, если ваша организация работает над проектом с фиксированной ценой, для которого требуются командировки, командировочные расходы участников рабочей группы проекта должны укладываться в бюджет проекта. Требуя утверждения командировочных расходов до их затрат, организация может помочь убедиться, что проект остается в рамках бюджета.

Настройка

Заявки на командировку можно настроить как “обязательные”, включив параметр “Предварительная авторизация командировки обязательна” в параметрах управления расходами.

Создание и отправка заявки на командировку

1. Перейдите в раздел Мои расходы: заявка на командировку и выберите Создать заявку на командировку.
2. Введите цель и место назначения для заявки.
3. В поле Описание командировки введите любую дополнительную информацию.
4. Для каждого из ожидаемых расходов, таких как билеты на самолет, питание или аренда автомобиля, создайте статью расходов. Включите предполагаемую дату, предполагаемую сумму и валюту для каждого расхода.
5. Когда вы закончите добавлять ожидаемые расходы, выберите Сохранить.
6. Когда вы будете готовы отправить заявку на командировку, выберите Рабочий процесс > Отправить.

Вы можете просмотреть утвержденные заявки на командировку в разделе Мои расходы: заявка на командировку.

Просмотр доступных заявок на командировку

Вы можете просмотреть все свои заявки на командировку в разделе Мои расходы: заявки на командировку.

Утверждение заявки на командировку

Выберите заявку на командировку, которую вы хотите утвердить, затем выберите Рабочий процесс > Утвердить.

Отправка отчета о расходах с использованием утвержденной заявки на командировку

1. Создайте новый отчет о расходах и в заголовке отчета о расходах и из списка утвержденных заявок на командировки выберите Сопоставить с заявкой на командировку.
2. Поле Сумма заявки на командировку автоматически обновляется в заголовке отчета о расходах.
3. Добавьте все расходы на командировку. Если поле Предварительно авторизовано включено, сверенная сумма и разрешенная сумма для конкретной категории расходов будут обновлены.

Примечание

Когда вы сопоставляете отчет о расходах с утвержденной заявкой на командировку, сумма транзакции не может превышать разрешенную сумму.

Гарантии при направлении работников в служебные командировки

Трудовой кодекс Российской Федерации содержит понятие служебной командировки, каковой является поездка работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Командировкой также является служебная поездка работника в обособленное подразделение компании, ее филиал или представительство, расположенные вне места постоянной работы.

В командировку могут быть направлены только лица,с которыми заключен трудовой договор в рамках исполнения своих трудовых обязанностей.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Решение работодателя, являющееся основанием для направления работника в командировку, оформляется в виде приказа, с которым работник должен быть ознакомлен, с выдачей служебного задания, содержащего цели командировки, командировочного удостоверения, где в месте командировки должны быть поставлены отметки о прибытии и выбытии, а также денежного аванса на оплату расходов по проезду и проживанию, на иные расходы.

Поскольку целью командировки является выполнение служебного задания работодателя, то отказ от нее без уважительных причин является неисполнением возложенных трудовых обязанностей, за что работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Работодатель не вправе направить в командировку работников, с которыми заключен ученический договор, при условии, что командировка не связана с ученичеством; несовершеннолетних; беременных женщин, а также женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет; отцов, воспитывающих детей до 3 лет без матери; матерей и отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 5 лет; работников, имеющих детей-инвалидов; лиц, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

При несоблюдении работодателем указанных гарантий работник вправе обратиться за защитой в Инспекцию труда Санкт‑Петербурга, прокуратуру района по месту нахождения организации органы прокуратуры или в суд.

Три главных преимущества командировок – Ведомости

Командировка – отнюдь не развлечение. Дело это утомительное, вредное для здоровья, да и от одиночества придется пострадать и вам, и близким. Так, по крайней мере, пишут в многочисленных исследованиях, а командированные легко соглашаются с этими постулатами. Вот только во многих случаях разговоры о неудобствах командировок объясняются завистью со стороны друзей, близких и особенно коллег. А те из нас, кто дорвался до командировок, ни за что не желают от них отказываться. Для нас это увлекательное и желанное времяпровождение.

Сначала следует упомянуть некоторые выводы недавнего исследования Скотта Коэна из Университета Суррея (Великобритания) и Штефана Гесслинга, который преподает сразу в двух шведских вузах – Университете Лунда и бизнес-школе Университета Линнея. Одна из главных проблем командировок, если им верить, – нарушение суточного ритма организма из-за смены часовых поясов. Дело не только в трудностях со сном или пищеварением. Оба исследователя утверждают, что могут отключиться гены, отвечающие за иммунную систему, следовательно, увеличивается риск сердечного приступа. У одного из 10 человек, часто летающих на большие расстояния, развиваются симптомы тромбоза глубоких вен. А это чревато тем, что один из тромбов окажется смертельно опасным, пугают исследователи.

Психика страдает

В 1997 г. была собрана статистика по медстраховке 10 000 работников Всемирного банка. Те, кто часто ездил в командировки, обращались с жалобами на психологические проблемы в 3 раза чаще домоседов.

Если в год вы налетали больше 135 000 км, вы получили больше допустимой дозы радиации. Члены экипажа облучаются больше, чем работники АЭС. Тем временем на земле супруги и дети страдают от одиночества, из-за чего сам путешественник мучится комплексом вины. Страдают отношения с соседями и друзьями.

Все это звучит устрашающе. Но почему-то многие командированные испытывают чувство предвкушения нового путешествия в зале вылета и почему-то, несмотря на все неудобства перелета, им не надоедают новые города. Путешествие – это приключение, особенно если у вас есть дом, где вас ждут. А возможность совершить поездку за чужой счет – это привилегия. Исследователи, запугивающие вредностью поездок, правы. С одной оговоркой. Как правило, они исследуют случаи, когда, не дав передохнуть от одной командировки, вас сразу же засылают в следующую.

У командировок есть три огромных преимущества. Вы посетите места, до которых вряд ли добрались в отпуске. При грамотном планировании командировки куда менее утомительны и более приятны, чем множество видов отдыха. У вас, в отличие от отпуска, есть четкое расписание встреч, день структурирован. Есть командировки, во время которых вы успеваете увидеть только аэропорт и чей-нибудь офис. Но опытные работники знают, как, не привлекая внимания бухгалтерии повышением расходов, выбрать рейс пораньше или попозже, чтобы обеспечить себе свободное время.

Поглядеть, как живут другие люди, – третье и самое главное преимущество командировок. В отличие от отпуска, вы общаетесь с местными. Можно встретиться с партнерами у них в офисе. Можно пообщаться с персоналом местного подразделения вашей компании. А если они пригласят вас пообедать, то это отличный шанс открыть для себя ресторан, который вы вряд ли нашли как турист. Это не значит, что на устрашающие исследования не следует обращать внимания. Наоборот, их нужно широко распространять. Чем увереннее наш работодатель, что командировки – тяжкое бремя, тем меньше вероятность, что он лишит нас этих путешествий.

FT, 2.09.2015, Антон Осипов

Десять вещей, о которых нужно подумать, прежде чем идти

Итак, вы хотите экспортировать или делать международные бизнес. Что ж, если так, будьте готовы путешествовать и осознавать что для этого потребуется время и деньги. Несмотря на это, посещение экспортный рынок – единственный наиболее эффективный метод определения города или страны, но это верно только в том случае, если визит правильно спланированы, и вы заранее проводите исследования. После этих шаги помогут создать более эффективный, продуктивный и экономичный командировка.Поездка, которая предоставит вам информацию Вам необходимо максимально использовать свои экспортные возможности.

1. Уточните свои цели

Найдите время, чтобы по-настоящему сесть и подумать о том, что вы хотите достигать? Какова ваша цель? Чего вам нужно добиться, чтобы достичь этой цели? Как только вы это определили, все должно запланировать достижение этой цели. Если ваша цель для заключения контрактов на продажу вашего продукта, вашего путешествия к вашей цели стране необходимо будет состоять из встреч и презентаций потенциальных клиентов, с которыми вы уже связались и исследовали.Возможно вы хотите определить, является ли их рынок сбыта для вашего продукта, чтобы оцените конкуренцию и проверьте, подходит ли ваш продукт для местных потребителей? Нет лучшего средства для достижения этих целей, чем путешествие на целевой рынок. Но снова ты нужно будет подумать о вашей цели и провести исследование.

2. Сила исследования

В сфере недвижимости это местоположение, местоположение, местоположение. В международный бизнес это подготовка, подготовка и многое другое подготовка.Тот, кто проявляет должную осмотрительность и знает их предмет холоден и подготовлен наиболее полно будет иметь преимущество для успех. Самая большая ошибка большинства международных деловых людей Приближаться к новой деловой возможности заключается в том, чтобы не исследовать все аспекты возможности в достаточной степени и недостаточно зная о возможности, чужой стране, иностранной культуре и вовлеченные личности, связанные с возможностью.

3. Быть эффективно и экономно расходуйте свое время и ресурсы

Определите, доступна ли финансовая помощь.Бизнес путешествия могут быть дорогостоящими, особенно для малых и средних фирм с ограниченным бюджетом. Иногда вы можете сначала получить помощь от в вашем Государственном управлении развития или от национального правительства. Кроме того, подумайте о других способах достижения цели, помимо путешествий. цели. Путешествовать ради путешествий обычно не очень хорошо. идея. Хотя путешествия могут расширяться, время вдали от вашего бизнес, когда вы начинаете, и даже позже должен быть предпринимаются, если нет хорошей альтернативы. Некоторое путешествие – это неизбежная часть иностранного бизнеса, но слишком много путешествий поначалу может сжечь время, деньги и внимание, которые действительно должны быть потрачены на что-то другое.

4. Искать экспертиза перед отъездом

Вы будете удивлены, сколько помощи и хороших советов вы можете получить, просто спрашиваю. Есть много источников информации и советов доступны для экспортеров и международного бизнеса, используйте их. Первый и прежде всего Интернет. Зайдите в Google или в основной поиск двигателей и узнайте все, что можно, о возможностях или страна. Веб-сайты для Азии, такие как наш собственный www.business-in-asia.com или другие, которые актуальны и предоставляют информацию бесплатно, являются хорошее место для начала.В случае США экспортные центры http://www.export.gov/. Управление международной торговли (также входит в состав Министерства торговли США) также может быть полезный. Некоторую полезную информацию можно найти на http://trade.gov/faq.asp В случае с Canada The International Торговые центры (ИТЦ, www.itc-cci.gc.ca) могут стать отличным местом для Начните. Они выполняют ту же функцию в Министерстве торговли США. офисы и расположены в каждой провинции, ИТЦ предлагают небольшие и средним предприятиям полный спектр услуг по развитию торговли и помощь.Местные торговые палаты, торговые советы или отраслевые бизнес-ассоциации часто могут предложить контакты, которые обладают знаниями и опытом и могут помочь вам сделать ошибки в ваших первоначальных усилиях. Как только вы связались с этими источников, и если у вас все еще есть вопросы или вам нужна дополнительная помощь, рассмотрите профессионально, но только для очень конкретной области Работа. Найдите время, чтобы проанализировать, какая информация вам нужна, а затем привлеките эксперта к заключению короткого целенаправленного контракта, чтобы решить эту проблему.

5. Использование Ваш министерство иностранных дел, посольство или другой зарубежный представитель

Перед тем, как вы забронируете поездку (вид транспорта и перевозчик) и ваше проживание, убедитесь, что вы проверяете информацию о поездке и консультативные отчеты доступны в Государственном департаменте США для США. (www.state.gov) и Министерство иностранных дел и международных отношений Торгуйте в случае Канады, чтобы убедиться, что фактические условия поездки находятся на вашем целевом рынке, и поездки безопасны и рекомендуются. Этот должно быть первым шагом, прежде чем вы планируете свой маршрут.Благоразумный путешественник также подтверждает любые встречи и бронирования, узнает о местная культура и обычаи, валюта (и обменный курс) и контакты Представители Посольства в Посольстве или Консульстве в целевой страну, чтобы проинформировать их о командировке и ее целях. Также свяжитесь с местными бизнес-организациями, такими как Палаты Торговля, торговые ассоциации и т. Д. Могут быть полезны для установления контактов и получение дополнительных данных, и их следует использовать при получении ответа полезно и своевременно.

6. Не Будьте слишком гордыми, просите о помощи

Опять же, помощь есть для вас, если вы ее ищете. Сеть среди ваш друзей и ищите контакты в стране или людей, которые знают о страна или отрасль. Ищите их, спрашивайте их совета и предложения. Не думайте, что все, с кем вы будете разговаривать, будут дать вам хороший совет, но будьте открыты. Поймите, что шансы на ваша неудача в бизнесе больше, чем ваши шансы на успех. Опять же, фортуна благоволит лучше подготовленным.

7. Создать ваш список задач для поездки

Организация, подготовка и исследование – залог продуктивного и рентабельные деловые поездки. Сядьте и составьте список задач после того, как вы сделаете свое исследование. Ваш список должен быть четким и краткое изложение всего, что вам нужно сделать для достижения цели рынок. Это может включать личные встречи с потенциальными клиентов, выявляя потенциальных деловых партнеров, таких как агенты, дистрибьюторы или ключевые поставщики услуг, получающие информацию о конкуренты, юридические вопросы, такие как защита интеллектуальной собственности, местные практики, правила, юридические вопросы, маркетинг и бизнес стратегии продвижения, подходящие для местной аудитории.

8. Обратитесь к своему клиенту и прикоснитесь к нему

Многие общества гораздо более вербальны, чем США. Не думайте. что каждый будет общаться так же четко или полно и быстро Интернет как мог иметь дело с кем-то, у кого английский язык является их первым язык. С появлением множества новых систем VOIP звонки через телефон или компьютер может позволить вам протянуть руку и коснуться клиент в свою страну и убедиться, что вы начинаете с ними отношения плюс также убедитесь, что ваш список задач и целей поездки точный и реалистичный.Интернет и электронная почта – это здорово инновации и могут помочь ускорить общение и сократить расходы. Однако помните, что хорошо продуманный телефонный звонок, когда изготовленные на компьютере, могут быть недорогими и часто могут помочь преодолеть расстояние, а также поможет вам узнать больше.

9. Не судите людей по их способности говорить по-английски

Как правило, как в исследованиях, так и по прибытии в страну вы будете есть необходимость поговорить и получить информацию от людей в местных страны, их посольства, торговые организации и другие группы. Помните, что эти люди помогают вам и милостиво говоря на вашем языке. Осознайте, что владение языком независимо от того, насколько хорошо они знают предмет, который вы ищете, знание своей страны, бизнеса или других вопросов. Не падай в ловушку многие впервые и даже опытные путешественники делают это только потому, что они лучше говорят по-английски, они умнее или умнее восприимчивый. Один из лучших советов, которые я получил за эти годы был от людей, которые часто нарушали все правила употребления английского языка. учился в средней школе или колледже.Послушайте, какие они говоря, сделайте поправки в своей голове и примите во внимание их советы без ущерба.

10. Наблюдение по возвращении домой

Травей очень утомляет. Сложность смены часовых поясов сильнее сказывается на большинстве людей. вернуться, чем в первые дни их путешествия. Много опытные путешественники говорят, что путешествовать на запад труднее, чем путешествовать Восток. Имейте это в виду и помните, что командировка часто первый шаг. Убедитесь, что вы выполняете обещания вы сделали для отправки дополнительных данных, разъяснения поднятых вопросов, и т.п.Прежде чем вы потратите время, чтобы поднять ноги и поджарить успешная поездка, найдите время, чтобы укрепить свой бизнес отношения, которые у вас, вероятно, только что начались. Вежливость – это недооценивают достоинства и имеют решающее значение в международном бизнесе. Брать время, чтобы сказать «спасибо» и отправить письмо «спасибо» люди, которых вы встречали. Строить отношения часто помогает показать, что вы вежливы, отзывчивы, хорошо слушаете и общаетесь от корки до корки.

Наши услуги, которые помогут вам спланировать и провести успешную поездку:

• Таблица инвестиций Сравнение затрат для Вьетнама, Китая, Таиланда, Камбоджи и Лаоса – В нашем страновом отчете рассматриваются такие факторы, как земля, стоимость строительства, коммунальные услуги, налоги, рабочая сила, регистрация компании, лицензирование заводов, охрана и безопасность и т. д.

12 основных шагов при планировании деловой поездки

Для деловых людей, которые уже некоторое время работают в своей сфере, командировки, скорее всего, стали обычным явлением. Однако если вы новичок в мире руководителей, деловая поездка может быть одновременно и прекрасной возможностью, и сложной задачей.

К сожалению, хотя компании платят своим руководителям или сотрудникам за поездки в командировки для расширения влияния компании, они редко учат их, чего ожидать, когда они отправляются в этот визит.Чтобы помочь новичкам подготовиться как к ожидаемым, так и к неожиданным аспектам деловой поездки, 12 членов Совета тренеров Forbes рассказывают о некоторых из наиболее важных шагов, которые каждый должен предпринять при планировании такой поездки.

Члены тренерского совета Forbes обсуждают методы, которые они используют для обеспечения успеха своих деловых поездок.

Фотографии любезно предоставлены отдельными участниками.

1. Готовность к путешествиям

Раньше путешествия были для меня невероятно стрессовыми, и я нашел, что самый простой способ справиться с этим – быть готовым к путешествию.У меня есть шкаф для говорящих капсул, поэтому мне никогда не приходится беспокоиться о чем-то подходящем или согласованном. Я храню копии своей косметички, туалетных принадлежностей и пищевых добавок. И я приказываю доставить в номер в отеле полезные закуски и воду, чтобы зарядиться энергией перед напряженным днем. – Рэйчил Кук, Рэйчил Кук, MBA

2. Подготовьтесь к поездке, приятель

Чрезмерная подготовка может стать огромным преимуществом. Мне нравится выяснять, кто будет там и в этом районе, и брать с собой больше, чем мне нужно.Однажды я пришел без костюма и был основным докладчиком! Это было довольно неловко – к счастью, я знал, какие магазины есть в этом районе, и смог вовремя найти резервную копию. Говорите ли вы или просто идете на встречу, будьте слишком готовы. – Миранда фон Фриккен, Miranda VonFricken Mastermind Coaching

3. Создание программ членства

Если вы никогда раньше не путешествовали по делам и не собираетесь начинать, начните изучать программы членства в авиакомпаниях, отелях и аренде автомобилей.Кроме того, исследуйте кредитную карту, которая дает вам дополнительные баллы на дорожные расходы. Если вы планируете много путешествовать по делам, эти программы окупятся. Со временем эти программы сделают путешествие еще проще благодаря льготам и обновлениям. – Джон Ноттс, Crosscutter Enterprises

4. План на случай непредвиденных задержек

Планирование путешествия (предметы первой необходимости плюс запасные наушники, мощные источники питания для подзарядки и т. Д.) – ключ к беспроблемному путешествию. Неожиданные задержки часто представляют собой большую проблему.Максимальное увеличение «рабочего времени» на борту поможет снизить разочарование и сократить временные затраты на поездку. Обновите его до премиум-эконом или первого класса, чтобы легко входить и выходить, максимальная производительность и пространство для использования ноутбука в рабочем режиме. – Кристи Гейгер MCC, CPCC, Synergy Strategies Coaching & Training

5. Создайте четкую систему

Создайте систему, которая поможет во всех ваших поездках. Имейте упаковочный лист и узнайте погоду в вашем пункте назначения, чтобы вы могли подготовиться соответствующим образом.Планируйте свое питание так, чтобы вы могли удовлетворить любые диетические потребности. У вас есть доступ в тренажерный зал? Узнайте о транспортных системах и возможности совместного использования пассажиров в этом городе. Ты будешь ходить? Тогда вам понадобится удобная обувь! – Каролина Каро, Каролина Каро

6. Сеть, прежде чем вы доберетесь туда

Многие новички и даже опытные бизнес-путешественники оставляют нетворкинг на время встречи или конференции, но иногда бывает уже слишком поздно.Это почему? Разве цель поездки – не встретиться, поговорить и пообщаться, когда вы туда доберетесь? Нет, если вы хотите получить от деловой поездки максимум удовольствия. Что ты мог сделать? Знайте биографии людей, подключайтесь к LinkedIn и планируйте лучшие встречи. – Джон М. О’Коннор, Career Pro Inc.

7. Будьте осторожны

Если вы путешествуете по работе, помните, что вы – самый важный актив. Если вы устали или заболели, вы не можете принести свою отличную игру, поэтому вас наняли. Все считается.Как оратор, я выделяю время, чтобы расслабиться, хорошо питаться, хорошо спать и ограничиваю свое время с людьми перед поездкой. Поскольку я хочу наполнить сцену энергией, даже будучи экстравертом, я внимательно отношусь к тому, как я провожу время. – Моника Канг, InnovatorsBox

8. Упакуйте свет и оставайтесь продуктивными

Мне было чуть за 20, когда я отправился в свою первую командировку, и я хотел бы, чтобы кто-нибудь сказал мне, что свет для упаковки – это ключ. С годами я также научился носить с собой свою работу.От обработки рабочих звонков до завершения презентаций в аэропорту – все это возможно, если вы заранее подготовите все свои инструменты. Когда вы путешествуете, у вас достаточно времени для продуктивной работы. Ключ к успеху – оставаться продуктивным. – Адриана Росалес, Adriana & Company ™ LLC

9. Не сдавайте сумку

Поскольку я являюсь приглашенным экспертом по телевидению и коучу клиентов по телешоу, я провожу более 150 ночей в год только в отелях Marriott. Самое главное для любого путешественника – не сдавать багаж.При регистрации багажа вам приходится ждать в пункте выдачи багажа, и часто сумки не появляются. Возьмите отличную ручную кладь, наполните ее по максимуму и каждый раз носите сумку с собой. Никогда не проверяйте сумку. – Клинт Артур, знаменитый предприниматель

10. Учитывайте культурные различия

Культурные различия не всегда происходят в разных странах или на разных континентах. Если вы живете на Среднем Западе, Лос-Анджелес – другая страна. Дресс-код, общение в нерабочее время, салюты, рукопожатия, сотрудничество и даже способы присутствия на встрече могут быть разными.Поговорите с другом, коллегой или даже с человеком, с которым вы встретитесь, об общих правилах и протоколе. Это может спасти вас от первого плохого впечатления. – Сьюзан Ибиц, ЛАБОРАТОРИЯ ПОВЕДЕНИЯ ЧЕЛОВЕКА

11. Резервное копирование ноутбука

Каждый раз, когда я еду в командировку (или когда я путешествую со своим ноутбуком), я всегда проверяю, что мои файлы (вся папка «Документы») скопированы на внешний жесткий диск и что критически важные файлы для этого конкретного trip сохраняются в облаке и на флэш-накопителе, чтобы у меня был к ним доступ, если мой ноутбук умрет, украдут и т. д.- Аннетт Франц, CX Journey Inc.

12. Всегда берите с собой комплект для докладчика

Возьми комплект колонок! Ноутбук, пульт для презентаций (я использую Logitech Spotlight), кабели и адаптеры для любого телевизора, монитора или проектора, а также ваше выступление для подписи – необходимость. Каждый раз, когда у вас есть возможность поделиться своей личной или деловой историей с аудиторией любого размера, вы можете получить сделку или возможность на всю жизнь. Мои большие победы от подготовки включают телевидение, публикации и крупные сделки с брендами.- Майк Кенигс, MikeKoenigs.com

Travel policy: общие цели | Business Travel News Europe

Как быть на стороне победителя, согласовывая свою программу путешествий с корпоративной стратегией

Изменения – это факт жизни, и это так же верно для стратегии организации, как и любой другой аспект бизнеса . Хитрость заключается в том, чтобы справиться с любыми изменениями, которые встречаются на вашем пути. Яркий пример того, как ситуация может внезапно измениться, произошел в нефтегазовой отрасли, когда цена на нефть резко упала два года назад, что привело к быстрой переоценке всех типов корпоративных расходов, включая транспортные расходы.Влияние этого на управление командировками в энергетическом секторе обсуждалось в выпуске BBT за ноябрь / декабрь 2017 года.

В то время как большинство секторов, к счастью, не должны терпеть такие нестабильные ситуации, как покупатели обеспечивают, чтобы их политика и программа в отношении путешествий соответствовали корпоративным приоритетам их организации – и продолжают оставаться такими, когда эти цели меняются или меняются? полностью?

С какими ключевыми заинтересованными сторонами туристам следует участвовать в этом процессе? Кроме того, что происходит, когда компания начинает процесс поглощения, который создает период трансформации для отдела путешествий? И, наконец, могут ли покупатели показать свою ценность своей организации, успешно соблюдая общую корпоративную стратегию?

Если вы посмотрите на недавние опросы генеральных директоров, такие как исследование Gartner за 2017-2018 гг., То их главными приоритетами по-прежнему являются рост бизнеса, за которым следует улучшение продуктов и технологий, при этом контроль над расходами значительно отстает в нижней части списка первой десятки. .

Культура и коммуникации
Итак, когда дело доходит до покупателей путешествий, чтобы убедиться, что то, что они делают, согласовано для достижения этих более широких корпоративных целей, нынешние и бывшие туристические покупатели могут сказать два слова по этому важному вопросу: культура и коммуникации .

Ив Галимиди, ветеран, бывший покупатель путешествий, а теперь владелец YG Business Travel, Meetings & Mobility Solutions, говорит: «Корпорациям абсолютно необходимо иметь очень сильную корпоративную культуру и сильные корпоративные ценности.Коммуникация имеет ключевое значение – генеральные директора должны общаться со своими коллегами / путешественниками не реже одного раза в год и информировать их о целях, стратегиях или основных принципах компании. К ним, конечно же, относятся финансовые цели, но также и цели, связанные с жизненным балансом и устойчивостью ».

Таким образом, согласование политики в отношении командировок – это не просто финансовые цели и жесткий контроль над расходами. Неизбежно возникают другие проблемы, такие как обеспечение заботы о путешественниках, а также политика устойчивого развития, которая часто вращается вокруг сокращения выбросов углекислого газа в масштабах компании – сложный баланс, когда в то же время может увеличиваться общий объем поездок.

Луиза Килганнон, юрист консалтинговой компании Festive Road и бывший покупатель фармацевтического гиганта Astrazeneca, советует: «Используйте структурированный подход – обеспечив соответствие вашей программы целям компании, вы значительно улучшите внутренние продажи, как и прежде. быть «говорящим на правильном языке».

«Посмотрите на общие цели вашей компании, как они отражаются на закупках – или на отдел, в котором находится командировочный, – а затем подумайте, как поездки способствуют достижению этих целей.Например, если одной из этих целей является повышение удовлетворенности и удержания сотрудников, соответствует ли ваша программа этому? »

Ключевые заинтересованные стороны
Понимание целей других «заинтересованных сторон» внутри организации является ключевым моментом для Бет Сармьенто, менеджера по командировкам и управлению персоналом в провайдере платежных технологий TSYS. «Вам нужно поговорить с другими ключевыми заинтересованными сторонами, такими как финансы, HR и даже ИТ, чтобы вы могли понять их приоритеты и убедиться, что все они согласованы», – говорит она.«Что касается нас, я очень тесно работаю с финансами, так что все командировки и расходы полностью согласованы с корпоративной точки зрения».

Она добавляет: «Путешественники тоже являются заинтересованными сторонами, и это должно работать на них. Вы должны понимать, чего бизнес ждет от своих сотрудников.

«Лучше всего общаться со всеми бизнес-подразделениями, путешественниками и менеджерами по контролю за расходами, потому что у них у всех разные взгляды. Я работаю в отделе кадров, поэтому, как менеджер по путешествиям, я полностью понимаю политику, лежащую в основе бизнеса.

Килганнон согласен с тем, что наиболее важным фактором является понимание взглядов других ключевых заинтересованных сторон в организации. Она добавляет: «Это не обязательно должен быть генеральный директор компании – хотя, если у вас есть пять минут ее / его времени, молодец, – но подумайте об отделах, на которые влияют поездки.

«Определите исполнительных спонсоров, которые работают в тесном сотрудничестве с командой высшего руководства и могут выступать от вашего имени. Затем посмотрите в компании на отделы, с которыми вы работаете. Это поможет вам продемонстрировать, что вы смотрели за пределы своего района, чтобы увидеть, как путешествия влияют и влияют на другие группы.”

Получение поддержки со стороны высшего руководства также жизненно важно для наличия политики и программы в отношении командировок, которые можно быстро и плавно обновлять и корректировать, чтобы распознавать любые изменения в общей корпоративной стратегии – будь то ослабление финансовых средств командировочного бюджета. стимулировать рост бизнеса или повышенное внимание к таким вопросам, как корпоративная социальная ответственность (КСО).

«Убедитесь, что у всех коллег / путешественников появится потребность вносить свой вклад, приняв правильное поведение во время деловых поездок и встреч», – говорит Галимиди.«Подавать пример очень важно – высшее руководство должно вести себя, чтобы добиться уважения и добиться согласия».

Это может быть одна из самых сложных ситуаций для покупателей, особенно если старшие менеджеры не следуют установленной политике, но ожидается, что все остальные сотрудники будут ее соблюдать.

«Это может быть сложно, когда высшее руководство не следует своей собственной политике», – комментирует один европейский покупатель. «Несмотря на все разговоры о том, что миллениалы отказываются от политики, часто именно руководители высшего звена являются худшими нарушителями, когда дело доходит до того, что они делают что-то свое.»

Слияния и поглощения
Одна из наиболее сложных ситуаций для покупателей путешествий – это когда их организация растет за счет слияний и поглощений, что означает, что внезапно может появиться множество различных политик, программ и поставщиков в отношении путешествий для покупателя. попытаться закрепиться.

«Тот факт, что ваша компания поглотила другую фирму, не означает, что вы должны просто навязывать свою политику и программу новому приобретению и их путешественникам», – говорит другой покупатель путешествий, испытавший сценарий поглощения.«Вам необходимо понимать их политику и программу, а также то, как они работают для них с точки зрения поставщиков, которых они используют, и их общих схем поездок.

«Эти вещи могут занять время, но всегда стоит поговорить с людьми, прежде чем принимать какие-либо твердые решения – если вы будете действовать в спешке без надлежащей консультации, вы можете вызвать некоторые проблемы в будущем с программой, которая не работает во всем расширенном бизнесе. . »

Итак, как покупатели подготовиться к таким обстоятельствам? Килганнон говорит, что крайне важно оставаться «гибким», потому что в какой-то момент «наступят перемены».Она добавляет: «Разработайте строгий способ определения приоритетов проектов и быстро переоценивайте их, если критерии меняются. Большинство программ путешествий – это баланс удовлетворенности сотрудников, безопасности и экономии. В любой момент фокус может смениться с одного на другой, поэтому подумайте, как вы можете спланировать будущие сценарии ».

Галимиди предлагает создать «совет по вопросам командировок», который может собираться каждые три месяца – лично или в виде «виртуального» собрания – для управления любыми изменениями, которые необходимо внести в политику и программы в отношении поездок во время слияний, поглощений и других крупных события внутри организации.

«Будут представлены все основные заинтересованные стороны – управление командировками, закупки, кадры, ИТ, корпоративная социальная ответственность, финансы, корпоративные финансы и коммуникации. Совет будет очень полезен для обмена соответствующими бизнес-планами и соответствующей информацией », – говорит он. «Покупатели также смогут использовать совет в качестве шага одобрения или разрешения для всех проектов и убедиться, что финансовые средства и ресурсы всегда будут там».

Хотя может возникнуть соблазн сосредоточиться в основном на высшем руководстве, пытаясь обеспечить, чтобы отдел путешествий «поет из того же сборника гимнов», что и остальная часть организации, также необходимо сосредоточиться на общении с путешественниками индивидуально, чтобы они также могут «поддержать» общую корпоративную стратегию.

Продолжайте говорить
Постоянное информирование путешественников о происходящем – ключевая часть стратегии управления Sarmiento в TSYS. Она объясняет: «Очень важно разговаривать с путешественниками, чтобы поддерживать с ними постоянный разговор. Обсуждение помогает им понять, почему мы вносим изменения, и это не происходит внезапно. Беседа дает им некоторое обоснование для этих решений ».

Этот диапазон коммуникаций включает внутренние обновления по электронной почте, сеансы прямой связи для путешественников и даже «мини-выставку», где сотрудники могут встретиться с некоторыми из основных поставщиков туристических услуг компании.

«Это помогает людям узнать, что путешествия – это управляемая сфера бизнеса, а не просто то, что люди бронируют», – добавляет Сармьенто. «Они знают, что кто-то смотрит на это и заботится о них. Это не забытый элемент в бизнесе. Заказы, не соответствующие установленным правилам, управляются – к путешественникам обращаются, если они забронировали номер вне установленных правил, чтобы выяснить, почему. Часто для этого есть веские причины, и мы хотим это понять ».

Галимиди считает, что лучший способ гарантировать, что путешественники следуют политике, – это сделать ее обязательной для них, демонстрируя при этом преимущества бронирования в соответствии с политикой, например получение дополнительных услуг от поставщиков, которые облегчают их поездки, делают их более продуктивны или сэкономят им время.

Он добавляет: «Мы все знаем, что иногда это очень сложный процесс. На мой взгляд, политика в отношении путешествий всегда должна быть обязательной. Покупатели и туристические менеджеры должны найти способы максимально повысить уровень удовлетворенности путешественников ».

Повышение вашего профиля
В любой момент стратегических корпоративных изменений у покупателя путешествий появляются большие возможности показать свою истинную ценность своему работодателю и выйти из тени более известных корпоративных отделов, успешно управляя этими переходными периодами .

«Так вы переходите от назначенного в компании« туриста »к руководителю в своей организации, – говорит Килганнон из Festive Road. «Часто тревел-менеджеры жалуются, что важные решения принимаются без их участия. Если вы согласны с целями компании, имеете сильного исполнительного спонсора и структурированную программу взаимодействия с заинтересованными сторонами, этого не должно произойти ».

С быстрым внедрением более автоматизированных процессов бронирования и согласования поездок, возможно, что в будущем покупатели путешествий могут взять на себя все более стратегическую роль.

Вице-президент Travelport и региональный управляющий директор Саймон Фергюсон говорит, что покупателям необходимо отказаться от «просто сосредоточения на закупках к более стратегической ориентации». Это может позволить им «активно взаимодействовать» с путешественниками, чтобы не выходить за рамки бюджета и повысить репутацию своей программы путешествий.

«Вам нужно сосредоточиться на разработке опыта», – говорит он. «Если вы просто концентрируетесь на соблюдении требований и закупках, ваша роль может в конечном итоге выполняться роботом.

«Нам нужно помочь развитию роли тревел-менеджера – о тревел-команде нужно говорить с точки зрения маркетологов.Не думайте о себе, как о закупках; подумайте о том, чтобы стать маркетологами ».

Фергюсон говорит, что покупателям путешествий нужно задать следующие важные вопросы: «Можем ли мы перейти от простой обработки заказов, можем ли мы стать советниками и консультантами по мобильности? Можем ли мы помочь спланировать поездку и перейти от консьерж-услуг к планированию рабочего места и отдыха? »

Изменения всегда происходят – будь то изменение корпоративных целей или внедрение новых технологий – те покупатели, которые могут разработать гибкий и надежный подход к планированию и коммуникациям, лучше всего смогут продемонстрировать свою ценность для своих организаций, когда они приходит.

Советы по согласованию
Основные советы по согласованию политики в отношении командировок с общими стратегическими целями вашей организации:

• Установите регулярные линии связи с основными отделами и центрами затрат внутри организации, включая финансы, ИТ, человеческие ресурсы и коммуникации.

• Постарайтесь найти и взрастить «исполнительного спонсора», который может сообщать о мнениях и проблемах покупателя путешествий высшему руководству при разработке стратегии.

• Привлекайте путешественников с помощью регулярных внутренних коммуникаций, включая обновления по электронной почте, а также организуйте периодические сеансы связи, на которых они могут поделиться своими опасениями или проблемами, касающимися политики в отношении поездок или поставщиков.

• Обсуждение или постоянный диалог между отделом путешествий и путешественниками может способствовать соблюдению нормативных требований и при необходимости упростить процесс внесения изменений.

• Путешествие создает огромное количество обширных данных, которые можно использовать для демонстрации влияния изменений в направлении компании – это может быть мощным инструментом, чтобы убедить покупателя в необходимости ресурсов для высшего руководства.

• Данные также могут использоваться, чтобы показать путешественникам, почему была изменена политика в отношении поездок – это может не успокоить их полностью, если вам придется внести непопулярное изменение, но они могут проиллюстрировать на основе неопровержимых фактов, почему организация делает это.

• Классифицируйте своих путешественников в зависимости от того, как часто они бывают в дороге – более регулярно общайтесь с вашими наиболее частыми путешественниками, поскольку обеспечение их «участия» жизненно важно во время корпоративных изменений.

• Используйте возможность изменений, чтобы показать, что покупатель путешествий может стать «лидером» в компании.

Что такое деловые поездки? Определение деловой поездки

Что такое деловая поездка?

Деловая поездка – это поездка, специально предназначенная для работы и не включающая ежедневные поездки на работу, поездки или отпуск.

По данным ВТО (Всемирной торговой организации), около 30 процентов международных поездок в наши дни совершаются по делам, и деловые поездки не собираются снижаться. Даже в этом мире мгновенного общения и социальных сетей деловые поездки по-прежнему необходимы и выгодны.

Каковы основные причины деловой поездки?

• Сеть . Рукопожатие, за которым следует личный чат, по-прежнему является лучшим способом встретиться и познакомиться с кем-то – намного лучше, чем звонки по Skype или чтение десятков электронных писем и текстовых сообщений.Вы также можете лично продемонстрировать свои лидерские качества.
• Примеры и образцы. Возможно, вам понадобится взять примеры или образцы своей работы или посмотреть примеры или образцы того, во что вы собираетесь инвестировать. Объяснение чего-либо – например, продукта или услуги, которые вы предлагаете – в то время как с кем-то и на самом деле видеть, что они понимают, намного лучше, чем Любым другим путем.
• Будьте личными. Вы хотите встретиться с поставщиками, покупателями или клиентами, угостить их напитками и едой и лично сделать им подарок в знак признательности.Вы хотите показать им, что они стоят того времени, которое требуется, чтобы нанести личный визит.
• Проверить условия. Вы предпочитаете посетить поставщиков, чтобы убедиться, что все в порядке. Например, кто-то, у кого шьют футболки, хочет, чтобы условия для рабочих были хорошими. Или вам поставляют продукты питания, и вы хотите увидеть, где они выращиваются, а также на предприятиях, где они производятся и упаковываются. Эти условия никогда не могут быть должным образом оценены через плоский экран.
• Расположение расположение расположение. У вашей компании могут быть офисы в разных местах, и вам будет полезно посетить их, чтобы вы знали окружающую среду. Или вам может потребоваться осмотреть что-то для работы, например, участок земли, который вас интересует.
• Посещение встреч и мероприятий. Вам необходимо посетить встречу, лекцию, выставку или шоу, имеющее отношение к вашему бизнесу.
• Ищи по всему миру. Вы хотите найти или подтвердить, что новые продукты подходят для вашего бизнеса. Вы хотите познакомиться с новыми потенциальными поставщиками или сотрудниками.
• Совершение сделки . Бизнес-консультанты Oxford Economics в ходе исследования обнаружили, что потенциальные клиенты почти в два раза чаще подпишутся с вами, если вы встретитесь лицом к лицу. Так что определенно стоит съездить, чтобы увидеть их.
• Поощрения . Эти поездки призваны мотивировать сотрудников и включают, например, уик-энды, посвященные тимбилдингу, которые, хотя и могут включать развлекательные мероприятия, в основном предназначены для деловых целей.

Деловые поездки в той или иной форме предпринимались с тех пор, как люди начали торговать друг с другом.Фактически, многие из сегодняшних дорог начинались как проезд для людей, которые возили скот или свои товары на еженедельный рынок.

Агенты по деловому туризму в Великобритании

В 1800-х годах появление поездов еще больше увеличило количество деловых поездок. Затем он начал буквально взлетать в 1960-х годах с появлением недорогих и обильных рейсов.

Итак, мы должны помнить, что сегодняшние бизнес-путешественники принадлежат к роду новаторов прошлых веков – и без них мы, возможно, никогда не попробовали бы такие прелести, как чай, кофе и даже шоколад.

5 важных вещей, которые должен знать каждый деловой путешественник в 2021 году

Спланировать командировку никогда не бывает просто? Так много всего нужно спланировать и выполнить. Вы должны продумать комфорт, но при этом сохранить бюджет.

Сделайте это неправильно, и вы можете увидеть, что тратите много времени в спешке, чтобы куда-то добраться, толпы людей, ожидание в аэропортах, погоню за такси, одинокие гостиничные номера и тому подобное.

Худший? Если вы часто путешествуете по делам, вам придется довольно часто проходить через это испытание.

Однако некоторые бизнес-путешественники обычно считают путешествие приятным занятием и считают его одной из основных причин, по которой им нравится работать. Путешествие позволяет им продвигаться профессионально (и лично), а также позволяет им избежать суеты офиса.

Но мы не можем игнорировать тот факт, что деловые поездки могут быть трудными, особенно для новичков. Тем не менее, вам не нужно беспокоиться, так как есть несколько уловок, советов и уловок, которые сделают вашу деловую поездку гладкой и эффективной.

Ознакомьтесь с пятью нашими лучшими советами по снижению стресса и улучшению впечатлений от путешествия.

5 советов для комфортной командировки в 2021 году

Как деловой путешественник, вы сможете произвести хорошее впечатление и сосредоточиться на цели встречи, если прибудете в пункт назначения хорошо подготовленными.

Подготовка позволяет вам сосредоточиться на настоящем моменте, чтобы вы не сбились с пути на протяжении всей важной встречи.

Вот что нужно знать, чтобы стать более успешным бизнес-путешественником:

1.Тщательно подготовьтесь к поездке

Независимо от того, являетесь ли вы деловым путешественником или менеджером по путешествиям, очень важно тщательно спланировать деловую поездку. Первое, что вам следует сделать, это узнать о политике вашей компании в отношении поездок. Поскольку вы планируете рабочую поездку, а не отпуск или уик-энд, строгое соблюдение правил вашей компании.

Тогда пора организовать поездку. Это может быть перелет, поездка, аренда автомобиля или даже катер.Продумайте маршрут от начала до конца, сопоставив продолжительность поездки с ценой и удобством.

Визуализируйте многочисленные этапы вашего путешествия из пункта А в пункт Б. Подумайте о таких вещах, как, например, сколько времени потребуется, чтобы добраться из аэропорта до железнодорожного вокзала, сколько времени потребуется на заполнение документов в компании по аренде автомобилей и камера хранения необходима.

Узнайте, какое онлайн-туристическое агентство предлагает самые выгодные предложения, используя несколько источников и сайтов сравнения.Еще раз помните о любых бюджетных ограничениях, налагаемых политикой вашей компании в отношении поездок.

Также не упускайте из виду мелкие детали. Например, есть ли в самолете Wi-Fi, чтобы можно было работать во время полета? Отъезд на день раньше позволит вам больше отдохнуть и подготовиться к первой встрече? Но вы еще не закончили.

Убедитесь, что у вас есть все ваши проездные документы в порядке. Если вы забудете важные проездные документы, часы напряженного планирования и исследований будут бесполезны.Для поездок между странами требуются действующий паспорт, проездные билеты и, в редких случаях, виза.

Даже если вы путешествуете транзитом через страну и не собираетесь покидать аэропорт, очень важно как можно скорее выяснить, нужна ли вам виза. Выдача виз некоторыми посольствами может занять несколько дней, если не недель.

Также не забудьте взять с собой свои электронные аксессуары.

Возьмите с собой в поездку ноутбук или планшет, чтобы максимально продуктивно работать – это поможет вам максимально использовать время в пути.Также не забудьте взять с собой необходимые зарядные устройства и адаптеры. Когда вы путешествуете через аэропорт, вы, как правило, можете получить их, но очень важно подготовиться. В конечном итоге это сэкономит вам время и деньги.

2. Изучите пункт назначения заранее

Возможно, вы путешествуете в место, которое вам знакомо и в котором чувствуете себя непринужденно. Или вы входите в незнакомую местность. В этом случае необходимо тщательное расследование, чтобы предотвратить чрезмерный риск.

Карманные кражи, например, распространены в разных местах, поэтому вам нужно быть особенно осторожным при ношении ценных вещей, таких как телефоны, в карманах. Также может быть благоразумным ознакомиться с текущим политическим сценарием в вашем пункте назначения, в зависимости от того, куда вы собираетесь.

Может быть, вы посещаете место или страну, где культура и обычаи отличаются от ваших.

Изучите различия в поведении и этикете до прибытия в пункт назначения, чтобы не выглядеть глупо, хуже того или кого-то обидеть.

Например, если вы приглашаете потенциальных клиентов на ужин, знаете ли вы, когда давать чаевые или когда предлагать людям свои визитные карточки?

Если вы собираетесь отправиться в место, где английский не так широко распространен, вы можете выучить несколько простых фраз, таких как приветствия и «спасибо», которые могут иметь большое значение для создания положительного первого впечатления.

3. Завершите размещение до прибытия

Планирование деловой поездки – это только половина завершения, если вы еще не завершили свое пребывание.Лучший способ избавиться от хлопот – это заранее забронировать проживание.

Это избавит вас от многих проблем и неприятностей, сделав вашу поездку гладкой.

Разумный способ сделать это – выбрать отели, которые находятся ближе всего к вашей запланированной зоне встречи. Это даст вам больше гибкости с точки зрения поездок на работу и сэкономит время. Лучшая часть? Вы можете использовать свое время более продуктивно, например, для подготовки, вместо того, чтобы добираться до места вовремя.

Лучше ознакомиться с политикой вашей компании в отношении отелей, чтобы узнать, существуют ли какие-либо рекомендуемые отели. вы также можете получить там разумную цену.Когда дело доходит до стоимости, убедитесь, что вы исследуете тарифы на аналогичные типы жилья и выбираете что-то по разумной цене – у некоторых фирм даже есть суточная стоимость, которая ограничивает количество отелей, из которых вы можете выбрать.

Также рекомендуется следить за удобствами отеля. Некоторые отели больше ориентированы на людей, путешествующих ради удовольствия. Это может создать место для позднего завтрака, которое может не соответствовать вашим потребностям. Хотя, если они гибки в своих действиях, всегда можно пересмотреть.Кроме того, очень важно знать об их политике доступа к Wi-Fi и обслуживании номеров, прежде чем завершать бронирование.

4. Составьте полный маршрут

Основа успешной деловой поездки – это ваш маршрут. Используйте его, чтобы отслеживать все, от расписания транспорта до людей, с которыми вы собираетесь встретиться, и адресов отелей. Вы также можете включить собрания, которые были отложены или превышены.

Это полезно для общения и повышения эффективности, а также для обеспечения безопасности при посещении нового места.

5. Дайте себе достаточно времени, чтобы подготовиться к встрече

Итак, вы прошли через процессы организации деловой поездки, но как насчет ваших целей и самой встречи? Даже если вы просто хотите установить контакт с новыми контактами или получить общее представление о потенциальном новом клиенте, составление списка того, чего вы стремитесь достичь в поездке, поможет вам сосредоточиться.

Соберите как можно больше информации о людях, с которыми вы встретитесь, и о местах.Есть дресс-код? Потребуется ли прочная обувь, если вы посетите промышленную площадку? В каком формате вы будете проводить презентацию и будет ли у хозяина все необходимое оборудование?

Простое электронное письмо заранее, чтобы узнать, есть ли у них подходящие экраны и кабели, может помочь вам предотвратить любые неприятные задержки или недоразумения. Очень важно дать себе лучшую возможность произвести положительное первое впечатление.

Бонусные чаевые

Вот еще несколько советов по организации деловых поездок, которые вам следует знать, чтобы ваша поездка прошла максимально гладко.

• Забронируйте раньше: Чем раньше вы забронируете, тем ниже будут ваши расходы и тем больше у вас будет вариантов выбора.
• Пересмотрите свою политику в отношении поездок: Потратьте не менее 10-15 минут на изучение политики в отношении поездок. Вы получите полное представление об ожиданиях вашего бизнеса. Вы также можете вовремя сообщить своему менеджеру по поездкам, если вам понадобятся какие-либо изменения.
• Go Green: Выбирайте прямые рейсы, выбирайте экологически чистые отели и будьте экологически чистым гостем.Устойчивые деловые поездки – это новая тенденция к уменьшению нашего углеродного следа, потому что даже небольшие изменения имеют значение.
• Составьте подробный план поездки: Любые изменения в вашем рейсе, гостинице, автомобиле или других услугах после их бронирования могут быть дорогостоящими. Прежде чем начать процесс бронирования, найдите время, чтобы спланировать, что вам нужно.
• Используйте свое время с умом: Если вы отправляетесь в поездку и у вас запланирована только одна встреча, попробуйте включить в свой маршрут дополнительные деловые мероприятия.
• Убедитесь, что у вас есть туристическая страховка: Вы всегда должны путешествовать со страховкой, потому что во время путешествия может случиться что угодно. Вы можете заболеть, потерять свой багаж или произойти что-то из тысячи. Все это могло привести к значительным финансовым потерям. Убедитесь, что ваш полис страхования путешествий защищает вас от того, куда вы собираетесь и что собираетесь делать.

Заключение

Деловые поездки – это увлекательно, устрашающе и невероятно одновременно.А деловые путешественники должны оставаться организованными, оставаться на связи, комфортно и отдохнувшими, путешествуя между часовыми поясами. Все, что способствует достижению этого баланса, делает делового человека более счастливым и эффективным, поэтому убедитесь, что вы следуете указанным выше рекомендациям, прежде чем отправиться в путь.

Вышеупомянутые советы, которые гарантированно работают, сделают вашу деловую поездку намного лучше. Вы сможете максимально использовать свою рабочую поездку и с легкостью организовать деловую поездку.

«Это могло быть масштабной встречей»: компании переосмысливают путешествия

Информационный бюллетень DealBook каждые выходные углубляется в одну тему или тему, предоставляя отчеты и анализ, которые позволяют лучше понять важную проблему в новостях. Если вы еще не получаете ежедневную рассылку новостей, подпишитесь здесь .

Дэвид Калхун, исполнительный директор Boeing, имеет доступ к самолетам компании в рамках своей работы. Несмотря на это, он сказал интервьюеру, что не ожидал, что после пандемии будет летать почти столько же на внутренние собрания компании.

Г-н Кэлхун, как и некоторые из его коллег, обнаружил, что видеозвонки были чрезвычайно эффективными для общения с коллегами, позволяя ему проводить больше встреч и планировать их с минимальным предварительным уведомлением, согласно отчету в «Leading at a Distance» », Недавно вышедшая книга Джеймса М. Ситрина и Дарлин ДеРоса.

«Я буду совершать столько же или больше поездок с клиентами, потому что это все еще самый важный способ построения отношений», – сказал г-н Кэлхун авторам. «Но чаще всего путешествуют, когда ведущие крупные компании посещают ваши собственные команды.Я не буду так часто делать это ».

Существует широкий консенсус в отношении того, что то, как часто мы летаем на работу и ради чего мы путешествуем, значительно изменится после пандемии. Кто путешествует, тоже может быть разным. Это, в свою очередь, вызовет изменения в том, что индустрия туризма предоставляет деловым людям, что было источником почти трети ее доходов до пандемии.

Полтора года отказа от практически всех поездок и ведения бизнеса с помощью видеоконференцсвязи привели многих деловых людей к выводу, что большая часть их предыдущих поездок не стоила потраченного времени и негативно сказывалась на их физическом и психическом состоянии, а также на их семьях. и окружающая среда.Это даже без учета той роли, которую путешествия сыграли в передаче вируса по континентам.

Есть популярный мем: «Эта встреча могла быть электронной почтой». Те из нас, кто путешествовал на большие расстояния ради одной рабочей встречи, знают, что мы часто можем с такой же легкостью сказать: «Эта командировка могла быть звонком в Zoom».

И до того, как путешествия снова начнут развиваться, некоторые организации и частные лица предпринимают шаги, чтобы обуздать их. Значительно усиливают давление обязательства, которые многие компании берут на себя по сокращению выбросов – цели, которые часто включают сокращение углеродного следа сотрудников ». деловая поездка.

Один из сценариев – это то, что предложил г-н Кэлхун: компании могут резко сократить целые категории поездок, например, личные встречи с внутренними коллегами в других городах. Например, проведенный в прошлом году анализ Wall Street Journal показал, что встречи и обучение внутри компании составляют 20 процентов всех деловых поездок, и предсказал, что от 40 до 60 процентов из них исчезнут навсегда. Журнал пришел к выводу, что от 19 до 36 процентов командировок исчезнут. Билл Гейтс предсказал на конференции DealBook прошлой осенью, что деловые поездки по-прежнему будут ниже более чем на 50 процентов, когда ситуация нормализуется.

В отличие от туристических поездок внутри страны, которые в значительной степени восстановились, деловые поездки возвращаются относительно медленно. Согласно недавнему опросу, проведенному Ассоциацией международных сертифицированных профессиональных бухгалтеров, всего 9 процентов компаний заявляют, что они возобновили свои поездки до пандемии. United Airlines и Delta Air Lines недавно заявили, что деловые поездки остаются примерно на 60 процентов ниже, чем до пандемии, несмотря на рост в последние месяцы. Рост числа случаев коронавируса в последние недели может еще больше задержать восстановление деловых поездок.

Но план г-на Кэлхауна по сокращению своих внутренних командировок перекликается с результатами опроса, проведенного ассоциацией бухгалтеров, который показал, что две трети компаний разрешают поездки для продаж или встреч с клиентами, с меньшим количеством разрешений на поездки для внутренних целей или программ обучения.

Отскок

Ранние признаки показывают, что большинство предприятий не захотят резко сократить предполагаемые две трети деловых поездок, которые включают звонки по продажам и посещения клиентов, конференции и профессиональные услуги, такие как консалтинг.Руководители по-прежнему опасаются проиграть сопернику, который на самом деле появится лично, или потерять важный контракт из-за плохой виртуальной связи. Джейми Даймон, исполнительный директор JPMorgan Chase, сказал в мае, что клиенты сказали ему, что его банк потерял бизнес, когда «пришли банкиры из других ребят, а наш нет».

Скотт Кирби, исполнительный директор United, ранее в этом году предсказал «полное восстановление делового спроса, потому что деловые поездки – это отношения». Беседуя с инвесторами по конференц-связи, он добавил: «Вы не можете строить человеческие отношения с помощью такой среды.”

Обновлено

12 ноября 2021 г., 13:19 ET

Другие также видят, что корпоративные командировки могут резко увеличиться, поскольку все более разбросанные рабочие должны регулярно собираться заново.

«То, что мы называем деловыми поездками, может действительно расшириться в ближайшие годы», – сказала Линдси Нельсон, главный специалист по работе с брендом и бренд-менеджер Tripadvisor, туристической онлайн-компании. «Но типы людей, которые путешествуют, и то, ради чего они путешествуют, изменится».

г-жаНельсон предсказал, что условия удаленной работы означают, что больше сотрудников вернутся в свои корпоративные офисы. Таким образом, вместо того, чтобы постоянно вылетать из штаб-квартиры элитной группы сотрудников, больший процент сотрудников будет лететь в штаб-квартиру или на выездные встречи, чтобы общаться друг с другом.

Такой сдвиг может привести к тому, что отели и авиакомпании пересмотрят свои программы лояльности, которые, как правило, рассчитаны на интенсивных путешественников-путешественников, чтобы привлечь в бизнес обычных, но менее частых путешественников.Г-жа Нельсон сказала, что такие путешественники могут искать разные льготы, такие как продление гибких условий отмены рейсов, которые преобладали во время пандемии. Еще одна тенденция, которой может удовлетворить отрасль: около 90% бизнес-путешественников, опрошенных недавно SAP Concur, заявили, что планируют в следующем году приложить личный отпуск к своим командировкам.

Переосмысление

Но вместо того, чтобы просто признать, что деловые поездки восстановятся, компании могут использовать изменения в практике прошлого года, чтобы открыть новую главу в своем подходе к ним.Убедительной причиной для этого является воздействие на окружающую среду, особенно когда организации стремятся сократить свое воздействие на климат.

На коммерческие авиаперевозки приходится от 3 до 4 процентов общих выбросов парниковых газов в США. Путешествие первым классом из-за более низкой плотности сидения может привести к увеличению выбросов в четыре раза по сравнению с сидением в задней части самолета.

Например, в цюрихской перестраховочной компании Swiss Re на полеты приходилось около двух третей ее операционного углеродного следа.В рамках своих усилий по достижению нулевого уровня выбросов компания использовала сокращение корпоративных поездок в прошлом году как возможность для более постоянного сокращения выбросов углекислого газа. Авиаперевозки сотрудников компании упали примерно на 80 процентов по сравнению с уровнем 2018 года в прошлом году, а в этом году ожидается снижение на 30 или более процентов по сравнению с базовым уровнем 2018 года.

Swiss Re в январе начала вводить значительную надбавку за выбросы углерода на рейсы, приобретаемые его 13 200 сотрудниками, что составляет примерно 500 долларов сверх цены билета на самолет из Цюриха в Нью-Йорк.Бюджеты команд могут покрыть эти расходы, которые Swiss Re использует для компенсации выбросов и удаления углерода, поскольку ее сотрудники меньше летают.

Но по мере того, как поездки возвращаются, а надбавки урезают бюджеты, цель состоит в том, чтобы заставить сотрудников больше думать о том, действительно ли это необходимо, когда они заказывают поездку.

«Нам все еще нужно ездить, чтобы встретиться с клиентами, но, возможно, не так часто», – сказал Миша Репманн, старший специалист по экологическому менеджменту в Swiss Re. «Мы можем объединять поездки, мы можем путешествовать более осознанно, чем раньше.”

Другие компании движутся в том же направлении. В апреле Salesforce объявила о планах сократить выбросы углерода во время деловых поездок по отношению к выручке на 50 процентов по сравнению с уровнями 2019 года. Компания «Делойт» объявила о цели сократить выбросы при деловых поездках на одного сотрудника на 50 процентов к 2030 году. Цель EY – сократить выбросы от деловых поездок на 35 процентов с 2019 финансового года по 2025 год.

Помимо сокращения количества рейсов, компании используют калькуляторы. для определения мест проведения собраний с наименьшим уровнем выбросов, например таких, в которые некоторые участники могут добраться на поезде.А некоторые экспериментируют с «кластерными собраниями», когда участники собираются в ближайших центральных точках и виртуально связываются с участниками других региональных кластеров.

Защитник окружающей среды и писатель Пол Хокен называет перелеты на большие расстояния для деловых встреч «катастрофически монументальной тратой ресурсов» и утверждает, что компаниям будет лучше, если будет меньше корпоративных поездок. «Мы только что получили хороший урок, как быть эффективными, не перемещая протоплазму», – сказал он.

Организациям было бы легко вернуться к своим старым методам, и, вероятно, многие это сделают.Но их экологические цели заставят некоторые компании переосмыслить, кто путешествует и почему. И хотя мы хорошо знаем пределы видеоконференций, есть веские причины отказаться от некоторых поездок и смириться с тем, чтобы обосноваться на Zoom.

Г-н Делани является соучредителем и главным редактором Charter , медиа и сервисной компании, занимающейся преобразованием рабочих мест.

Как вы думаете? Следует ли компаниям сокращать деловые поездки на неопределенный срок? Как? Дайте нам знать: dealbook @ nytimes.com.

Советы по привлечению сотрудников к планированию деловых поездок

Деловые путешественники изо дня в день садятся в такси, летят на самолете и регистрируются в номерах отелей. Они встречаются с клиентами, консультируются с деловыми партнерами и, возможно, даже сжигают полуночное масло, находясь в далеком городе. Они много работают на компанию, и от покупки чашек кофе до оплаты провоза зарегистрированного багажа, они постоянно наращивают расходы.

Чтобы убедиться, что они отслеживают свои расходы и соблюдают целостность вашей политики T&E, помогает вовлекать сотрудников в процесс планирования командировок. Вот несколько советов, которые помогут собрать всех на одной странице, чтобы вы могли управлять расходами и максимально использовать их время вне офиса:

Пересмотрите свою политику в отношении поездок

Когда в последний раз ваши менеджеры по поездкам или команда по работе с кредиторской задолженностью проверяли политику в отношении поездок вашей компании с сотрудниками? В идеале этот документ следует регулярно обновлять и немедленно предоставлять руководителям отделов и их путешественникам.Предложите сотрудникам пересмотреть вашу политику, сделав ее легко доступной – например, с помощью видео или слайд-шоу в интранете – и побудите их задавать вопросы, касающиеся предстоящих поездок. Вы хотите установить, что ваши правила T&E разработаны, чтобы сделать деловые поездки прибыльными и комфортными, а также установить ожидания в отношении того, какие расходы подлежат возмещению и что им потребуется для своевременной подачи полного отчета о расходах.

Чтобы получить больше информации, изучите, зачем создавать политику командировочных расходов (и как это сделать).

Определите и обсудите цели поездки

Старайтесь не отправлять сотрудников на работу без четких целей в отношении бизнеса и расходов. Если они проводят семинар по продажам для привлечения новых клиентов, следует ли им угощать своих наиболее многообещающих клиентов ужином и напитками в самой дорогой местной закусочной? Ожидаете ли вы, что сотрудники будут совершать холодные звонки в дороге, назначать встречи с потенциальными клиентами или выполнять свою обычную работу в своем гостиничном номере? Помогите им сделать выбор, который поможет им оставаться продуктивными и эффективными, и покажите им, как их выбор расходов влияет на прибыль компании.

План Ранний

Горящие командировки – это реальность, и слишком часто они приводят к более высоким, чем обычно, командировочным расходам. Хотя вы мало что можете сделать, чтобы контролировать ценообразование в одиннадцатый час, заблаговременное планирование, когда это возможно, позволит вам воспользоваться выгодными ценами и более широким спектром возможностей. Даже если в вашей компании есть специальный сотрудник или туристическое агентство, которое организует поездки и всегда в курсе цен, предложений и скидок, но убедитесь, что бизнес-путешественник в курсе.Предложите им стимулы изучить местные отели, рестораны, места для встреч и даже альтернативные виды транспорта, которые могут быть более рентабельными.

Автоматизируйте процессы

Технологические инструменты помогают сотрудникам в дороге (и людям в офисе) максимизировать свою продуктивность. И сегодня это означает отказ от ручных процессов с помощью удобных решений, упрощающих администрирование управления расходами. Определите точки преткновения в существующих рабочих процессах и изучите возможности своей системы бухгалтерского учета и ERP, чтобы увидеть, с чего можно начать автоматизацию.В качестве следующего шага обратитесь к облачному программному решению, чтобы полностью настроить процесс в соответствии с вашими потребностями. Вы можете позволить своим деловым путешественникам создавать и отправлять отчеты о расходах со своего мобильного устройства, их менеджеры должны утверждать их, а ваша бухгалтерия – высвобождать свои фонды возмещения – и все это одним нажатием нескольких кнопок.

Оценить и улучшить

В конце каждой командировки поощряйте сотрудников оценивать свой опыт. Было ли потрачено время и деньги не зря? Используйте их отзывы, чтобы улучшить свою политику в отношении T&E или способ их сообщения, и ищите способы сократить расходы или повысить производительность труда сотрудников в аналогичных поездках в будущем.

С учетом того, что в планы командировок ваших сотрудников входит так много усилий – и из бюджета на командировки вы тратите столько средств, чтобы все это произошло, – убедитесь, что вы оптимизировали свои процессы и облегчили путешественникам выполнение своей части работы.