Предложить пример

Другие результаты

Сделай копии и верни оригиналы для дел.

Мы сделаем копию и вернём вам.

Возможно, мы сделали недостаточно верную копию

Я заверю их подлинность, сделаю копии и верну “Шоме”.

Я сделаю копию и верну все на место перед тем, как она проснется.

Сделай копии, а оригиналы верни в архив.

У него же есть еще копии, верно?

Сделай несколько

Я же могу получить копию интервью, верно?

Настоящим удостоверяю, что это – верная копия подлинного документа, хранящегося в архиве генерального договорного управления министерства иностранных дел.

Анализ и биомеханическое исследование движения с помощью компьютера дает возможность получать точную и верную копию перемещения пациента.

Вы не могли бы сделать копии всех записей по Верне Бредли и сообщить мне?

Ты же коп, верно?

Укажите верный путь для резервных копий.

Ребят… Если мои расчеты верны, Мечтательница спроецировала астральную

Мы знали своё дело, были верны ему,… и у нас была копия ключа сторожа.

Хотя стороны смогли представить лишь копии договора, единоличный арбитр счел их верными оригиналу; никаких доказательств того, что копия русскоязычного экземпляра договора является поддельной, представлено не было.

Да, верно… после аварии, когда еще ничего не было ясно, я сделала копию.

Оформление копии протокола УИК — Справочник наблюдателя

По требованию члена участковой комиссии, наблюдателя, иных лиц, указанных в пункте 3 статьи 30 Федерального закона от 12.06.2002 № 67−ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» (то есть любого лица, имеющего право присутствовать при подсчете голосов) комиссия в соответствии с пунктом 28 статьи 68 обязана изготовить и выдать копию протокола. Закон не связывает право на получение копии с обязательным присутствием в ходе всего подсчета: достаточно прийти так, чтобы успеть заявить о желании получить копию.

Основные элементы копии[]

Экземпляр протокола, с которого делается копия[]

Для изготовления копий необходимо использовать первый экземпляр протокола. Пункт 30 статьи 68 содержит фразу: «Первый экземпляр протокола участковой комиссии об итогах голосования после подписания его всеми присутствующими членами участковой комиссии с правом решающего голоса и выдачи его заверенных копий лицам, имеющим право на получение этих копий…», в которой слова «его заверенных копий» могут относиться как к экземпляру, так и к протоколу. Из соображений осторожности предпочтительно исходить из более узкой трактовки. Исполнение копий именно с первого экземпляра вытекает и из того, что работа со вторым экземпляром рассматривается лишь в следующем пункте статьи, позже нормы о выдаче копий.

Распространенной ошибкой при изготовлении копий протокола является проставление вместо номера экземпляра протокола порядкового номера копии. В графе «Экземпляр №» всегда должна указываться цифра «1» (поскольку копия делается с первого экземпляра).

К моменту изготовления копии протокол должен быть полностью оформлен: в нем должны присутствовать все положенные расшифровки чисел прописью, должно быть указано число жалоб (в том числе и нулевое), поставлены все подписи (или отметки об отсутствии отдельных членов комиссии) и оттиск печати, проставлен номер экземпляра.

Изготовление копии[]

Как правило, копии изготавливаются путем ксерокопирования. Однако иногда из-за отсутствия оборудования (а иногда — из-за рекомендаций вышестоящих комиссий) копии протокола изготавливаются вручную.

За соответствие копии протокола оригиналу несет ответственность лицо, заверившее копию^[1]; однако для этого необходимо тщательно проверить корректность заверяющей надписи (при рукописных копиях необходимо еще и особо проверить их заголовочную часть, поскольку именно она определяет, является ли выданная копия копией нужного итогового протокола).

Обязанность изготовления копии лежит на комиссии. Предложения «напишите копию сами, а мы заверим» лучше отвергать, ссылаясь на нормы закона.

В случае использования КОИБ копии могут быть распечатаны самим КОИБКомплекс обработки избирательных бюллетеней — аппарат, заменяющий урну, который сканирует и автоматически распознает бюллетени. Однако при наличии копировального устройства лучше не пользоваться этой функцией, так как дозаполнение выданных КОИБКомплекс обработки избирательных бюллетеней — аппарат, заменяющий урну, который сканирует и автоматически распознает бюллетени копий требует дополнительной ручной работы (внесение фамилий, адреса помещения для голосования и проч.), которая часто сопровождается ошибками.

Подписи и печати оригинала на копии[]

С марта 2016 года возможны три варианта оформления копий с точки зрения воспроизведения подписей и печати оригинала:

• копия изготовлена с использованием копировальной техники:
  • полная ксерокопия всего протокола, включая подписи и печать — этого достаточно;
  • ксерокопия выполнена ДО простановки подписей и/или печати на оригинале^[2] — вместо каждой собственноручной подписи следует написать слово «(подпись)», а на месте оттиска печати — слово «(печать)
    »;
• копия изготовлена без использования копировальной техники^[3] — на копии могут отсутствовать и подписи, и печати, и даже расшифровки подписей (конечно, это всё не относится к заверительной надписи)

Обозначение копии[]

С точки зрения обычаев делопроизводства наиболее правильным оформлением будет наличие слов «Копия № ___» в правом верхнем углу лицевой стороны (первой страницы) копии протокола. В качестве номера копии указывается номер по реестру выданных копий^[4]

В то же время следует учитывать, что буква закона таких требований не содержит, и этот текст может быть указан где угодно, в том числе и рядом с заверительной надписью.

Заверительная надпись[]

Заверение копий протоколов и иных документов комиссий производится председателем, или заместителем председателя, или секретарем соответствующей комиссии. При этом лицо, заверяющее копию документа, на указанной копии делает запись: «Верно» или «Копия верна», расписывается, указывает свои фамилию и инициалы, дату и время заверения копии и проставляет печать соответствующей комиссии.

Необходимо учитывать, что некоторые законы о конкретных выборах предусматривают только один из вариантов записи (либо «Верно», либо «Копия верна»).

Обычно заверительная надпись располагается ниже подписей и даты-времени составления протокола и выглядит примерно так:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Примерная схема копии[]

Изготовление копии на нескольких листах[]

Иногда приходится сталкиваться с тем, что оригинальный протокол изготавливается на листе формата А3, а для изготовления копий имеются лишь листы формата А4. В этом случае каждый лист копии должен содержать и обозначение копии (с дополнительным указанием номера листа), и заверительную надпись.

Реестр копий[]

Закон (п.29 ст. 68) предусматривает, что выдаваемые копии фиксируются в специальном реестре, в котором лицо, получающее копию протокола, расписывается.

Примеры ошибок в копиях протоколов[]

Примечания[]

1. ↑ См. частью 2 статьи 5.6 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
2. ↑ В некоторых регионах (в частности, во Владимирской области и Краснодарском крае) вышестоящие комиссии не рекомендуют участковым комиссиям даже при наличии копировального аппарата выдавать копии, содержащие образцы подлинных подписей членов комиссий. В этих случаях ксерокопирование приходится выполнять до подписания протокола (либо при ксерокопировании заклеивать уже проставленные подписи).
3. ↑ В частности, изготовление дополнительных экземпляров с использованием КОИБКомплекс обработки избирательных бюллетеней — аппарат, заменяющий урну, который сканирует и автоматически распознает бюллетени относится к этому варианту.
4. ↑ Указание на соответствие номеров копий и номеров в реестре отсутствует в законе, но обычно присутствует в рабочих блокнотах и инструкциях, издаваемых к конкретным выборам:

   Наличие на лицевой стороне копии протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования номера копии, соответствующего номеру, указанному в реестре выдачи копий протокола, не противоречит действующему законодательству, не влияет на действительность самой копии протокола, поскольку не искажает существо заверительных записей и порядок заверения копии документа, права и законные интересы наблюдателей и иных лиц, имеющих право получать копии указанных протоколов, не нарушает.

   Введение нумерации копий протокола относится к вопросам организации делопроизводства участковых избирательных комиссий, регулирование которого в силу вышеприведенных положений избирательного законодательства может быть осуществлено ЦИКЦентральная избирательная комиссия Российской Федерации России.Решение Верховного Суда РФ от 03. 05.2012 № ГКПИ12−336

Инструкция по заверению копии документа

В некоторых ситуациях в различные государственные органы или партнерам можно предоставлять не оригинал, а копию документа. Это особенно актуально, если оригинальный документ сложно изготовить или он есть в единственном экземпляре. Корректно оформленная копия документа не должна ничем отличаться от оригинала, а значит, она имеет ту же силу с юридической точки зрения. В законодательстве даже установлены специальные нормы и требования, как правильно произвести заверение копии документа.

Во-первых, в ней должны содержаться все реквизиты первоначального документа (как правило, копия изготавливается снятием с оригинала путем сканирования или ксерокопирования). Это касается номера, даты и места составления и других обязательных данных. Особенно важно наличие реквизитов для бухгалтерских документов, многие формы которых установлены законодательством и имеют набор обязательных полей для заполнения. Копия может быть изготовлена, как на специальном бланке, так и на простом листе бумаги, особых ограничений здесь нет. Главное, чтобы вся информация на документе могла быть прочитана и однозначно истолкована.

Во-вторых, на копии обязательно должно быть написано слово «Верно». Многие компании заменяют это слово фразой «Копия верна», что также допускается. Этот штамп или надпись от руки является обязательным реквизитом копии. Также на копии должны присутствовать следующие сведения:

• Должность сотрудника, который заверил копию. Это может быть руководитель, его заместитель или любой другой работник организации, у кого в соответствии с внутренними документами (устав, приказ, доверенность и так далее) организации имеется право заверять копии.
• Подпись данного сотрудника.
• Расшифровка подписи – фамилия, имя и отчество, чтобы в последующем можно было идентифицировать сотрудника, заверившего копию документа.
• Официальная печать организации, изготовившей оригинал.
• Дата, когда было произведено заверение документа.

Данные реквизиты предусмотрены ГОСТом, утвердившим единые стандартные требования к оформлению документов. Однако все еще имеет статус действующего и Указ Верховного Совета СССР, регламентирующий порядок выдачи юридическими лицами различных копий гражданам. Его требования полностью отражены в ГОСТе, кроме одного: организация обладает правом заверять копии не своих документов, но только в случае, когда оригинал такого документа имеется у нее в наличии. В такой ситуации, она обязана поставить отметку на копии о наличии у нее оригинала. Однако такие действия требуются крайне редко. Как правило, организации заверяют только копии документов, изготовленных собственными сотрудниками.

На практике часто встречаются такие разновидности копий, как умноженные экземпляры. Они специально распечатываются на различных устройствах. При их изготовлении первый экземпляр, который был напечатан, на него были поставлены печати, он был зарегистрирован в канцелярии и так далее, считается оригиналом, а все остальные – его копиями.

Итак, в соответствии с действующим стандартами в сфере делопроизводства, документ заверяется определенным образом. Под текстом изготовленной копии должна быть размещена следующая информация:

• Адрес организации, где хранится оригинал. Редко можно встретить на заверенной копии данную информацию, но в соответствии с действующими нормами и правилами, ее наличие является обязательным.
• Заверительная надпись в виде слова «Верно» или фразы «Копия верна». Часто для нанесения данного реквизита изготавливается специальная печать, что существенно облегчает труд делопроизводителей.
• Должность сотрудника, который заверил копию. Чтобы избежать проблем с партнерами или контролирующими органами при предоставлении им заверенной копии документа, рекомендуется к ней приложить приказ или доверенность, которая предоставляет работнику право осуществлять действия по заверению копий.
• Подпись такого работника.
• Расшифровка фамилии, имени и отчества сотрудника.
• Дата, когда документ был заверен.
• Печать организации.

См. также:

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

О копиях письменных доказательств: «надлежаще заверенных» и прочих

В сентябре текущего года Татьяна Гарифуллина разместила здесь:
https://zakon.ru/blog/2017/9/14/i_celoj_kopii_malo_riski_predstavleniya_kopij_pismennyh_dokazatelstv, тему, размышления на которую хотелось бы продолжить.

         Интерес вызвало отсутствие общепризнанных правильных ответов на вопросы, возникающие практически в каждом деле:

         – каким образом создать «надлежаще заверенную копию» письменного доказательства (исключая путь обращения к нотариусу)?

         – какие последствия влечет отсутствие подлинника доказательства при наличии его копии?

1. Итак, сначала о действующем регулировании

1.1. О «бумажных» копиях, заверяемых участвующим в деле лицом

         Гражданский и арбитражный процессуальные законы и не так давно принятый Кодекс административного судопроизводства допускают представление письменных доказательств в виде надлежащим образом заверенной копии» (в некоторых случаях допустимо использовать лишь подлинники документов, но сейчас такие исключения не рассматриваются).

         Определяя «надлежащий образ» заверения письменных доказательств, все известные комментаторы и применители этих норм обращаются к ГОСТ Р 6.30-2003 или Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 года № 9779-X.          По глубочайшему убеждению автора этого текста, положения перечисленных актов используются не потому, что они действительно регламентируют обязательный порядок заверения копий, а как вследствие отсутствия такого порядка.

         Указанный ГОСТ (кстати, рекомендуемый, как указано в разделе: «область применения») не создает обязательных правил для не желающих его применять лиц – иное толкование из Федерального закона «О стандартизации в РФ» никак не следует. Напротив, принципом стандартизации является добровольное применение документов по стандартизации (п. 1 ст. 4). Многие организации, включая органы государственной власти, используют иные стандарты составления управленческой документации.

          Сфера применения Указа Президиума ВС СССР № 9779-X и цель этого нормативного акта довольно ясны: он предписывает государственные и прочие организации выдавать гражданам копии необходимых им документов (п. 1). Да, «попутно» данный Указ регламентирует и способ свидетельствования верности копии. Но нельзя без применения аналогии права, распространить эти правила на копии, выдаваемые не гражданам или не организациями. Также эти правила не применяются для случаев, когда копии выдаются не для реализации прав и интересов граждан.

                 Значит, обязательность соблюдения предлагаемых ГОСТом и содержащихся в Указе № 9779-X правил заверений копий, не очевидна.

         Зато явно видно иное – возможность «правильным» образом удостоверить (засвидетельствовать, заверить) копию имеется только у организации. Физическое лицо не имеет многих обязательных реквизитов. Впрочем, небольшая организация, возжелав соблюсти все требования, сможет разработать, например, такую надпись: «верно: …подпись… директор…Ф.И.О…дата…подлинник данного документа действительно находится у меня – в оранжевой папке с красными завязками; эту папку с самыми важным документами я всегда вожу с собой, т.к. боюсь потерять».

         Предположение об обязательности соблюдения правил и ГОСТа, и Указа, приведет к абсурдному: все решения, основанные на «ненадлежаще» заверенных копиях будут подлежать отмене; копии судебных актов по другим делам, которые лицо попытается использовать в качестве доказательства, не будут приняты судом в связи с пороком формы даже при наличии гербовой печати.

1.2. О копиях, представленных в форме электронного образа

         Иной порядок заверения копий предусмотрен для подачи в суды документов в электронном виде. Так,  п. 3.2.2 Порядка, утвержденного  приказом Председателя Верховного Суда РФ от 29 ноября 2016 года № 46-П, устанавливает, что если обращение в суд подписано (заверено) усиленной квалифицированной электронной подписью, электронные образы документов, прилагаемые к обращению в суд, считаются заверенными усиленной квалифицированной электронной подписью. Если обращение в суд подано в виде электронного образа документа, такое  обращение и прилагаемые к нему электронные образы документов считаются заверенными простой электронной подписью лица, подающего документы.          То есть, при таком способе подачи документов «надлежащий образ» заверения установлен. Причем, у суда есть право, но не обязанность потребовать оригиналы представленных в электронном виде документов. Соответственно, на таким способом заверенной копии можно основать решение (безусловно, за исключением обстоятельств, когда необходимость подлинника определена законом или доводами другой стороны).

1.3. О документах, отсутствующих в форме бумажного документа

                 Закон (например, ч. 3 ст. 75 АПК РФ) не исключает использования в качестве доказательств документа, подлинник которого или вообще отсутствует в привычном понимании, или никогда не находился в распоряжении представившего его лица. Это может быть документ, полученный по факсу, высланный по электронной почте результат сканирования и т.п.

         Допустимость таких доказательств в некоторых случаях может показаться сомнительной. Однако, вряд ли будет разумен категоричный вывод о недопустимости, например, некоего уведомления, полученного от другой стороны с использованием факсимильного аппарата.

1.4. О документах, «заверенных судом»

         В обсуждении к теме, поднятой Татьяной Гарифуллиной, затрагивался вопрос и одновременного предъявления суду подлинника и копии (как заверенной различными образами, так незаверенной копии). Такой порядок широко применяется при приобщении доказательств в ходе судебного заседания. Судья, совершив вызвавшее дискуссии действие по «обозрению» подлинника, возвращает его, приобщая к делу копию.

         Представляется, что таким образом в сокращенной форме реализуется право лица получить обратно ранее приобщенные к делу подлинники (этим правом можно воспользоваться и до вступления в законную силу оканчивающего дело акта). То есть, соглашаясь на такой способ проверки верности копии, суды справедливо не видят необходимости требовать от желающего вернуть подлинник лица подавать особое заявление. Поэтому представляется несущественным, какая именно копия приобщена к делу в случае, если суд видел подлинник (причем некоторые судьи, увидев подлинник, сами учиняют удостоверительную надпись на копии, предназначенной для помещения в материалы дела).

2. Немного об истории

         Привычное сейчас понимание копии появилось с широким распространением изготавливающих их устройств. До этого копия изготавливалась путем переписывания или перепечатывания подлинника (в большинстве случаев; также копии могли создаваться одновременно с подлинником, например, с использованием копировальной бумаги).

         Устав гражданского судопроизводства допускал засвидетельствование копии самим тяжущимся (п. 2 ст. 264). ГПК Р.С.Ф.С.Р. 1923 года допускал заверение копий стороной (хотя, это освобождало от предъявления подлинника – ст.ст. 79, 212).        Эти процессуальные нормы – времен отсутствия копировальной техники.

         Способ изготовления копии представляется важным – переписывая или перепечатывая документ, лицо легко может упустить или исказить какой-либо элемент, который имеет доказательственное значение. Такая ошибка может быть неумышленна, но даже в случае умысла изготовителя копии ему останется шанс как-то оправдать «невнимательность» или описку (особенно если доказательственное значение упущенных или искаженных элементов неочевидно).

         Вероятность неумышленного искажения доказательства при его современном копирования представляется существенно меньшей. Возможно, это могло бы повлечь соответствующие органичные последствия в законе.

3. О цели заверения

                 Цель закона, предусматривающего особый порядок придания копии юридической силы, ясна лишь на первый взгляд. Ею может быть недопущение попадания в материалы дела копий с содержанием, не тождественным подлиннику. В полной мере заверение такой гарантии не дает – заверенная копия также может быть сфальсифицирована или неумышленно искажена. Но в таком случае, видимо, предполагается, что ответственность за искажение будет нести заверившее лицо.

         Однако эта цель не соотносится с главным – санкцией. Часть 1 ст. 303 УК РФ (фальсификация доказательств по гражданскому делу) применяется к лицам, представившим и сфальсифицированные «подлинники», и копии (см., например, апелляционное постановление Мосгорсуда от 8 октября 2015 года по делу № 10-12739). Причем, для привлечения к уголовной ответственности не имеет значения, заверил ли субъект преступления копию и каким образом. Также неважно, предъявляло ли лицо подделанный подлинник суду или просило приобщить только копию. Значит, риск оказаться наказанным не изменяется для лица в зависимости от факта и способа заверения копии.

         Более того – если уголовное наказание должно настигнуть участвующее в деле лицо или его представителя, то тенденция цивилистического понимания ответственности может отсылать к заверившему копию лицу (которое, если не является участником дела или его представителем, не может быть привлечено по ч. 1 ст. 303 УК РФ).

         Возможность проверки копии на предмет ее фальсификации также имеется (о чем прямо напомнила СК по ГД ВС РФ в определении от 14 марта 2017 года № 20-КГ16-21). Хотя, безусловно, следует учесть, что технические  возможности проверки подлинника и копии могут значительно отличаться.

4. Заключение     

        4. 1.

         Эта тема – следствие опасения казусов, упомянутых в теме Татьяны Гарифуллиной: сторона представляет суду копию доказательства, другие участвующие лица не заявляют о фальсификации и не требуют предоставить подлинный документ, а суд лишь в совещательной комнате отвергает доказательство исключительно по причине его «ненадлежащего заверения»…

         Причем, представляется, что для устранения столь масштабного разногласия в понимании «надлежащих копий» предельно просто, определив любой из таких вариантов:

• Копии доказательств могут быть не заверены, что никак не влияет на ответственность представившего их лица за фальсификацию. Кстати, именно такие отсутствующие требования к форме копий у ЕСПЧ. Неудобство у такого варианта видится одно – не всегда можно определить, какое именно участвующее в деле лицо представило определенную копию (при приобщении доказательств в ходе заседания для определить это можно лишь путем обращения к протоколу, но он может быть ошибочен или неполон и иногда невозможно различить указанные в нем однородные документы). Потому, уступая этим соображениям и традициям, возможен второй вариант –
• Копии доказательств могут быть в любой форме заверены представившим их лицом, судом – в случае предъявления подлинника, а также иными лицами.

4.2.

         Представляется, что само по себе отсутствие подлинника доказательства не означает, что его копия не должна быть приобщена к материалам дела (безусловно, за исключением прямо установленных законом случаев).

         При отсутствии возражений иных лиц относительно достоверности копии меры по ее верификации излишни.

         В случае возражений разумным представляется предложить представить подлинник или объяснить причины его отсутствия. Тогда суд сможет проверить и оценить копию, учесть в решении причины отсутствия подлинника.

Как заверить документы для суда?

Ответ: В Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации установлено требование «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».
Последствием направления в суд не надлежащим образом заверенной копии может являться отмена судебного акта, поскольку недопустима ссылка суда на ненадлежащее доказательство.

Заверительная надпись может иметь следующий вид:

Верно
Ведущий юрисконсульт Подпись Иванова И.В.
15 января 2017 года

Обязательно оказывается свежующие реквизиты:

• Надпись «Верно» или «Копия верна».
• Должность работника организации или если документ подписывает представитель указывается «Представитель по доверенности».
• Указывается дата заверения копии документа
• Проставляется подпись
• Делается расшифровка подписи, путем указания фамилии и инициалов подписанта
• Проставляется печать (в случае если в организации действует положение о документообороте которым предусмотрено использвание печати при заверении копий документов).

Ниже представлен образец заверительной надписи на документе: 

Копии документов представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и гражданами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы исходящие от юридического лица.

В качестве надлежащие заверенной копии признается также нотариально заверенная копия документа. 

В случае если необходимо произвести заверение документа состоящего из нескольких страниц, необходимо прошить документ ниткой или металлической скобой, проставить номера страниц и на месте крепежа приклеить лист, на котором помимо выше указанных реквизитов указать «Пронумеровано, прошнуровано, количество листов».

Ниже представлен образец заверительной надписи на документе состоящим из нескольких страниц: 

Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?

Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Как  заверить документы правильно с 01 июля 2018 года, в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации,  работника, используя печать  « Верно»; какие реквизиты  оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при  заверении подписи.

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию,  органам исполнительной власти, в фонд социального страхования  и другие.

Любому гражданину в  трудовой деятельности,  в  жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

• Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
• Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Как заверить документы по новым правилам?

С 01 июля 2018 года заверять документ необходимо, опираясь на новые требования ГОСТа  Р 7.0.97-2016. Согласно новому ГОСТу, правила заверения  —  напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить  соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить  о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Копии документов,  предназначенные  для внутреннего использования, можно оформлять в упрощенном порядке,  в соответствии с  пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения.

Таким образом   для внутреннего документооборота  организации с 2018 года необходимо :

• указывать запись «Верно»;
• Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
• указывать дату заверения.

Подпись работника,  заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

По новому  ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24  ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название  должности.

Новый ГОСТ является рекомендуемым  (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы  лучше пользоваться указаниями контролеров.

Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить  отметку об электронной подписи, которая  позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах. При заверении электронных документов  штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С соответствии со ст 62  Трудового  кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда  считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки , на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

• на документе ставится отметка «Верно»;
• указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
• указывается дата заверения;
• нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки  ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы,  проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документов

Часто встречаются следующие ошибки:

1. Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам
2. Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Источник: блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

О переводе младшего медицинского персонала в уборщики служебных помещений: разъяснения Минздрава России

Порядок разработки профессиональных стандартов совершенствуется: Максим Топилин

Профессиональный стандарт «Специалист по регистрации скважинных геофизических данных (в нефтегазовой отрасли)» утвержден

Докладная записка: как правильно оформить

скорректированы нормы Инструкции – ilex

В развитие подп. 3.11 п. 3 Декрета N 7 26.07.2018 Минюст принял постановление N 154, которым внесены поправки в Инструкцию по делопроизводству. Напомним, что согласно условиям норме Декрета N 7 субъекты хозяйствования вправе не использовать печать, за исключением случаев, предоставленных договорами Республики Беларусь.

Теперь такое же положение закреплено и в Инструкции по делопроизводству: организации, предоставленные ею, не проставлять <*>.

В связи с внесенными корректировками с 3 августа 2018 г. :

1) отменено требование проставлять печать на документах, требующих особого удостоверения подлинности ,
таких как <*>:

– подлинники документов и их копии, в том числе факсимильные:

удостоверяющие права, свободы и (или) законные интересы граждан;

удостоверяющие права и обязанности юридических лиц;

дающих разрешение на расходование денежных средств и материальных ценностей;

– личные и служебные справки. Отметим, что последние заверялись печатью при необходимости;

2) субъект хозяйствования, отказавшимся от использования печати, оформлять отметку о заверении копий на размноженных экземплярах документов, предназначенных для использования или внутреннего пользования и воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, по всем правилам делопроизводства <*>.

Напомним, что отметка о заверении копии оформленным следующим образом. Под реквизитом «Подпись» на копии пишется слово «Верно», ниже указывается на обозначение должности лица, заверившего копию документа, рядом с наименованием должности проставляется его собственноручная подпись и указывается расшифровка подписи, а еще ниже – дата заверения <*>.

Пример отметки о заверении копии:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись К.К.Котова
06.08.2018

Организациям, использующим печать, в этом случае достаточно будет на размноженных экземплярах документов проставить печать на месте, отведенном для собственноручной подписи <*>;

3) всем организациям на копиях документов в электронном виде , выполненных на бумажном носителе и предназначенных для обращения внутри организации, нужно проставлять отметку о заверении копии <*>;

4) не нужно удостоверять печатью отметку об заверении копии при пересылке в другие организации или выдаче на руки <*>:

– копий документов, включая копии тех из них, которые необходимы для решения вопросов законных прав и (или) законных интересов обратившихся лиц;

– выписок из документов.

В этом случае достаточно будет проставить только отметку о заверении копии.

Несмотря на внесенные поправки, действуют нормы:

– предусматривающие три вида печати, а также их подразделение на гербовые и простые. При этом уточнено, что гербовые печати используются для печати Государственного герба Республики Беларусь.

– устанавливающие правила проставления печати.Они остались прежними <*>.

Как правильно заверить копию документа

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения »(утв. Приказ Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст) делит все копии, снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.А заверенной копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость

. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе для представления в других муниципальных органах или для передачи организаций, ИП и физ.лицам

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения. Минфина от 25.10.2019 №03-03-06 / 1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на требование (п. 2 ст. 93 НК РФ)

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другими госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0. 97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов »(утв.приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст, далее – ГОСТ

Также рекомендации по оформлению копий документов в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 №ММВ-7-2 / 628 @, в письмах Минфина от 07. 08 .2014 №03-02-РЗ / 39142 и от 29.10.2015 №03-02-РЗ / 62336

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии копии руководителя организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на этом документах – доверенности, приказе по организации, рекомендационной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 №ММВ-7-2 / 628 @? Далее – Требования)

Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной копии

Образец правильного заверения копии документов

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно связать под последним текстовым элементом документа

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена ​​копия. Если она будет использовать исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующее слово, обозначить дату заверения, должность, печать лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись) сделал ИП), а также его фамилию и инициалы.Эти записи удостоверяются собственноручной подписью должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск

Если же копия выдается для представления третьим лицам, указанным выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которым изготовлена ​​копия. А подпись должностного лица также нужно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п.5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печати ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет на этот вопрос. Следовательно, формально ИП может не ставить свою печать

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТом

Аналогичные правила при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок.В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной наклейки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в 5 Требований

• Первая – нужно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью

• Вторая – подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть – непосредственно на последний лист.Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов

Приведем примеры правильного заверения копий

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

3. Копия для «внешнего» использования

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А. П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с / ф за 2018 г.

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо функций в части заверения копий уставных документов не содержит.Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Говоря речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно также учитывать порядок прошивки таких документов для их заверения

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 хранения, комплектования, учета и использования документов, приказом Минкультуры от 31. 03.2015 №526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, используемых надписей, печатей, штампов и отметок.Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка должна быть отдельными «разваливаться» на листы (п. 3 Требований)

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом – то есть часть ее приходится на наклейку, а часть – на сам лист

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна».В то же время можно использовать два сочетания штампов – «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии

В заключение отметим, что заверение копии документа – несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение этого может привести к тому, что копия не будет считать заверенной.Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС

Источник: Бухонлайн

Копия верна

Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациих Республики Беларусь

Копия должна документа воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии подписи ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», на обозначение должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2008

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

На копиях исходящих документов, участвующих в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копий, в которой разрешено указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Например:

Верно

Подпись А.П.Германович

Копии документа, полученного путем тиражирования подлинника оперативной полиграфии, подписанные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, указанных актами законодательства Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, разрешенную печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам с разрешением этих организаций. Без разрешения сторонних организаций копии документов при решении вопросов приема на работу, подтверждения их трудов стажа, формирования личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.)), а также документов, получено подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

Копия верна – Перевод на английский – примеры русский

На основании вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

Каждая копия документа заверяется печатью заявителя и надписью “ Копия верна “.

Кандидат должен поставить свою печать на каждую копию и написать « True copy».

Предложить пример

Другие результаты

Сделай копии и верни оригиналы для дел.

Мы сделаем копию и вернём вам.

Мы сделаем копию и вернем вам оригинал.

Возможно, мы сделали верную копию рецептеров Бертрис.

Возможно, мы не построили достаточно сильную копию рецепторов Bertrise.

Я заверю их подлинность, сделаю копии и верну “Шоме”.

Я сделаю копию и верну все на место перед тем, как она проснется.

Я получу , копию и положу на место, где я нашел, прежде чем она проснется.

Сделай копии , а оригиналы верни в архиве.

У него же есть еще копии , верно ?

Сделай несколько копий документов и верни их мне на станции метро “Новослободская”.

Я же могу получить копию интервью, верно ?

Настоящим удостоверяю, что это – верная копия подлинного документа, хранящегося в архиве генерального договорного управления министерства иностранных дел.

Настоящим подтверждаю, что это точная копия оригинального документа, находящегося в архивах Договорного офиса Министерства иностранных дел.

Анализ и биомеханическое исследование движения с помощью компьютера дает возможность получить точную и верную копию перемещения пациента.

Анализ и биомеханическое компьютерное исследование движения дает возможность получить точных и точных репродукций проблемы пациента.

Вы не могли бы сделать копии всех записей по Верне Бредли и сообщить мне?

Можете ли вы принести мне копий всех записей Верны Брэдли и отправить меня по ссылке?

Ты же коп , верно ?

Укажите верный путь для резервных копий .

Ребят … Если мои расчеты верны , Мечтательница спроецировала астральную копию в этой кабинете.

Ребята … Если мои расчеты верны , у Мечтателя всего астральных спроецированных в этот кабинет.

Мы знали свое дело, были верны ему, … и у нас была копия ключа сторожа.

Мы были эффективны, у нас было лояльных … и у нас была собственная копия ключа дворника.

Хотя стороны смогли представить лишь 9 копии0009 договора, единоличный арбитр счел их верными оригиналу; никаких доказательств того, что копия русскоязычного экземпляра договора является поддельной, предоставленной не было.

Хотя стороны смогли предоставить только копий этих контрактов, единоличный арбитр счел их истинными копиями оригиналов; не было никаких доказательств того, что копия русской версии была подделкой.

Да, верно … после аварии, когда еще ничего не было ясно, я сделала копию .

Есть . После аварии … когда ничего не было уверено, я сделал копию .

Новый порядок оформления и заверения копий документа (Комментарий к постановлению Минюста РБ от 15.01.2013 № 9)

В процессе работы кадровой службы часто требуется создать копию того или иного документа.С 3 февраля 2013 г. порядок создания копий документов изменен. Предлагаем ознакомиться с нововведениями, чтобы знать, как по новым правилам заверять копии и выписки из документов, чтобы при этом не иметь сомнений в юридической силе документа.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой устойчивой Инструкцией по делопроизводству в государственной органахенной, организациих, утвержденным постановлением Минюста РБ от 19. 01.2009 № 4 (далее – Инструкция). Она устанавливает комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Уточнен порядок оформления и заверения копий документов

Постановлением Минюста РБ от 15.01.2013 № 9 «О внесении изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 »(далее – постановление № 9) уточнен порядок и заверение копий документов (далее – копия).

ЭТО ВАЖНО! Постановление № 9 вступило в силу 3 февраля 2013 г.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов (п. 18 Инструкции):

– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

– дата;

– регистрационный индекс;

– подпись.

Кроме того, в редакции Инструкции до внесенных постановлением № 9 изменений говорилось, что для придания копии документа юридической силы копия должна быть заверена. Однако сам порядок заверения уточнен не был.

По новым правилам копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания документа юридической силы ее необходимо заверить (засвидетельствовать) подписью уполномоченного лица организации (п. 64 Инструкции). Таким образом, уполномоченным лицом может быть начальник отдела кадров или иной работник.

Справочно: уполномоченное лицо нанимателя – (его заместители) (его заместители) (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из из трудовых и связанных с ними отношений (ст.1 Трудового кодекса РБ).

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов следует оформлять на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (п. 64 Инструкции).

Отметку о заверении копии оформляют ниже реквизита «Подпись». Она включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример оформления реквизита

Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г. Леонов
25.01.2008

Копии документов, предоставляемые гражданам, в т.ч. индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам следует формулировать в порядке, определенном частями второй и шестой п, если такие копии необходимы для решения вопросов. .64 Инструкции.

Присылка копий документов, копии документов, необходимых для решения вопросов, законных прав и лиц, выписок из них в организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии надо удостоверять печатью организации.

На копиях исходящих документов, участвующие в деле организации, реквизиты бланка воспроизводить не нужно. Необходимо проставить дату подписания документа, его регистрационный индекс и отметку о заверении копий, в которой разрешено указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример

Верно
Подпись А.Г. Леонов

Копии документа, полученное путем тиражирования подлинных средств оперативной полиграфии, содержит факсимильное подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, используемых актами законодательства РБ.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки внутреннего пользования и воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, можно удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

ЭТО ВАЖНО! Организация может заверять копии документов, которые созданы в самой организации, а также полученных документов, полученных ею в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и обязанностей), документов, предоставленных постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2012 № 1256 « О некоторых выдачи и свидетельств копий документов, декларации прав и () законных интересов, в том числе лиц индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц »(далее – постановление № 1256) и иными актами законодательства.

Юридические лица всех форм собственности, если не предусмотрено актами законодательство, выдают копии исходящих от них документов обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов. , относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

В заявлении обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в этом документе информации, непосредственно касающегося правового лица (или) законных интересов обратившегося лица (требование постановления № 1256).

В целом же требования к оформлению отметки остались прежними.

Постановление № 9 определено, подтверждающих ее права, полномочия, полномочия (например, лицензий, сертификатов и т.д.), а также другие копии документов других документов, подтверждающих ее права, сертификаты и т. д. организаций, которые невозможно получить такие копии (например, по причинению организаций, утери ими документов), и т.д.

Как заверить копию бумажного документа

Как заверить копию бумажного документа

Копия должна быть четкой, легко читаемой. Если копия имеет неясный текст, приписки и другие неоговоренные исправления, Удостоверяющий центр (УЦ) вправе отказать в принятии такой копии.

Копии документов, необходимых для выпуска электронной подписи, должны быть заверены не более 30 дней назад на момент предоставления в УЦ.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии либо нотариально, либо самостоятельно.Это может сделать не только руководитель, но и любой сотрудник компании. Для выпуска электронной подписи физического лица (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) Копии документов заверяются только нотариально.

Для заверения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на копии необходимо указать:

• заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
• должность лица, заверившего копию;
• подпись заверившего;
• расшифровку подписи;
• дата заверения;
• печать или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:
  • юридическое лицо заверяет документы только подписью руководителя, при этом дополнительно предоставляется устав, в котором отсутствует запись, что организация работает с печатью;
  • ИП – только подписью предпринимателя. Дополнительно потребуется или нотариально заверенная копия «Свидетельства о государственной регистрации физического лица в индивидуального предпринимателя» либо «Листа записи ЕГРИП». Если ИП регистрировался электронно, бумажный экземпляр не требуется – предоставьте «Лист записи» в электронном виде с отсоединенной подписью.

Физические лица, находящиеся на территории других стран, могут заверить копии в консульстве РФ.

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

• отдельно заверить каждый лист копии;
• либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов.

На заметку!

Копия документа, заверенная факсимильной подписью, принимается только при предъявлении приказа, разрешающего сотруднику использовать факсимиле, подписанного директором организации и наличия соглашения между вашей организацией и ООО «Компания Тензор» об использовании факсимильной подписи.

Копия верна | belmarket.by

Процессуальное законодательство не устанавливает надлежащего заверения копий документ доказательств для представления в суд. В данном случае следует руководствоваться правоприменительной практикой.

С точки зрения правоприменительной практики считается надлежащим представителем документов нотариусом, рассматривающим дело судом, либо другим уполномоченным лицом, например руководителем организации, представителем стороны в соответствии с государственным стандартом СТБ 6.38-2016.

У нотариуса

Нотариальное свидетельство верности копии документа оригиналу заверения, который гарантирует, что суд признает копии документа. Правила свидетельства копий документов и выписок из документов в гл. 13 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной постановлением Минюста от 23.10.2006 № 63 (далее – Инструкция).

Отметим, что нотариус не подтверждает соответствие изложенных в документе фактов действительности. После нотариального действия он возвращает подлинник документа обратившемуся лицом вместе с нотариально засвидетельствованной копией. Экземпляр оригинала либо копии документа не хранится в делах нотариуса.

Заверение документов нотариусом требует временных и денежных затрат и сопряжено с дополнительными ограничениями. Так, нотариус может засвидетельствовать верность копии, только если документ имеет юридическое значение, содержит обязательные реквизиты: наименование организации, выдавшей документ, дату выдачи, регистрационный номер, печать учреждения и подпись лица, ответственного за выдачу документа (п.165 Инструкции). Если какого-либо реквизита в оригинале документа нет либо у нотариуса возникнут сомнения в юридическом значении документа, он откажет в свидетельствовании верности копии.

В некоторых случаях свидетельствование копии закона. Например, согласно п. 167 Инструкции, не свидетельствование копий документов, выданных, регистрирующими акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома, если в текстах есть исправления, в том числе оговоренные.

Суд как заверитель

Если участник предлагает дела оригиналом документа, то может предоставить его суду для обозрения вместе с копией. Суд сличает копию с текстом оригинала. В данном случае суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не проверяет содержание документа. Обычно обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания, что исключает признания копии документа ненадлежащим доказательством.

Таким образом, для минимизации вероятности признания копии документа ненадлежащим доказательством участниками дела следует представить на обозрение подлинник, чтобы суд мог заверить его копию.

По стандарту

Заверять копии можно по стандарту СТБ 6.38-2016 и Инструкции по делопроизводству в государственных органах, применяемой организацией, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4). Необходимо отметить, что отдельное полномочие на заверение копий документов в доверенности необязательно, поскольку. 79 Гражданского процессуального кодекса и ст. 79 Хозяйственного процессуального кодекса не относят указанное повышение к специальным.

Согласно п. 64 Инструкции № 4, отметка о заверении копии должны содержать следующие реквизиты: слово «верно», должность лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату заверения и печать организации. Чтобы суд копии документа как доказательства по делу, рекомендуем проставлять копии все реквизиты. Лицо, заверившее копию, должно обладать правом доступа к подлиннику документа.

.