Корпоративная мобильная связь на предприятии – Учет расходов на сотовую связь для сотрудников

Содержание

Корпоративная мобильная связь. Мобильная связь для компаний.

Зачем нужна корпоративная мобильная связь?

Трудно себе представить компанию ведущую эффективную деятельность и при этом не использующую корпоративную мобильную связь.

Корпоративная связь это и коммуникация с клиентами, партнерами, между сотрудниками внутри компании и возможность контролировать кадры, сохранять клиентскую базу внутри компании в случае увольнения сотрудников. Корпоративная мобильная связь позволяет определять местоположение персонала, вести контроль совершаемых звонков, избежать неприятных моментов, связанных с возможной утечкой ценной информации.

Также корпоративная мобильная связь позволяет централизовано оплачивать все мобильные телефоны сотрудников, что позволит вам быть уверенными в том, что ни у одного сотрудника в самый неподходящий момент не закончатся деньги на телефоне. Представьте себе, как пострадает репутация компании если ваш важный клиент, позвонив своему менеджеру услышит, что номер временно заблокирован или ваш сотрудник, забудет оплатить свой телефон, не сможет воспользоваться навигацией и опоздает на важную встречу. Для многих компаний важными моментами при пользование корпоративной мобильной связью является возможность оплачивать счета по безналичному расчету.

В последние годы становится нормальной практикой включать сотовую связь в социальный пакет и предоставлять всем сотрудникам компании наряду со страховкой, забота о персонале повышает рейтинг компании среди прочих работодателей.

Какой должна быть корпоративная мобильная связь?

Часто, при всей очевидности пользы, компании отказываются от пользования корпоративной мобильной связью из-за сложностей связанных с контролем расходов на связь и ведением учета, в следствии чего может быть существенно превышен первоначально запланированный бюджет или отсутствием должного сервиса со стороны оператора связи и невозможностью оперативно получать информацию и услуги, например, сим-карты для новых сотрудников или предложения по новым, интересным сервисам, таким как, например FMC или интрасеть. Мы считаем, что корпоративная мобильная связь должна быть с одной стороны 100% надежной, отказоустойчивой, и при этом удобной в управлении.

Почему клиенты выбирают нас?

Большинство операторов связи стараются предлагать клиентам «максимально полные тарифные планы» по «минимальным ценам» при этом действительно эффективное управление расходами на мобильную связь достигается исключительно путем регулярной работы с нашей стороны и оптимального подбора и использования тарифных планов и опций для всех наших клиентов, попробуем выделить ключевые направления работы оптимизации расходов:

Онлайн мониторинг трафика заключается в том, что мы в реальном времени следим за расходами всех пользователей корпоративной связи и, в случае «нежелательного поведения трафика», имеем возможность немедленно принимать правильные решения.

Ежемесячный анализ трафика по каждому номеру дает нам возможность оптимизировать расходы пользователя путем подключения различных опций и скидок, либо проводить разъяснительно ознакомительную работу по тарифам и оптимальному режиму использования мобильного номера.

Ежеквартальный анализ трафика каждого абонента или групп абонентов позволяет нам понимать общую картину использования номеров и работать в направлении изменения тарифных планов, обобщения расходов по принципу «общего котла».

Запреты на определенные направления трафика. Например, мы можем закрывать платные голосовые сервисы, платные СМС и интернет контент, интернет в роуминге, в общем, все то, что обычно оператор связи пытается навязать абонентам всеми возможными способами.

Очевидные выгоды, которые получают наши корпоративные клиенты это:

Выделенная служба поддержки

Любые вопросы по обслуживанию номеров подключение/отключение услуг, перевод номера в роуминг и т.д. можно решить через мгновенное соединение с оператором по короткому номеру 0905.

Красивые короткие номера

Внутри договора за каждым номером будет закреплен короткий четырехзначный номер, например, *2015, которые можно использовать для звонков между «своими» номерами. Например, каждый сотрудник может позвонить директору, набрав номер *2015, а операторам, которые принимают заказы можно назначить номера *2001, *2002, *2003 и т.д.

Возможность переоформления номеров

В случае, если у кого-то из сотрудников уже есть номер другого оператора, который необходимо сохранить, есть возможность переоформить этот номер на общий корпоративный договор в нашей компании.

Преемственность номеров

В случае, если до перехода на корпоративный номер Билайн, сотрудник пользовался номером другого оператора, либо другим номером Билайн, с целью сохранения контактов, на все старые номера возможно установить бесплатную переадресацию вызовов. Все звонки будут переадресовываться на новые номера.

Единые счета

Легкость ведения учета. Перевод всех номеров на единый корпоративный договор позволит упростить работу бухгалтерии в части сбора информации, получения и оплаты счетов. Все счета будут выставляться одним днем, один раз в месяц.

Прозрачные счета

К каждому счету предоставляется удобная детализация звонков в формате Excel. Для каждого номера предусмотрена отдельная строка с информацией по расходам и рекомендации по оптимизации расходов

westek.ru

с чем соглашаемся, а с чем спорим?

Больше всего трудностей у организаций возникает с доказательством производственного характера расходов на «мобильную» связь. Не удастся его доказать – налоговики не только исключат данные затраты из состава расходов на оплату услуг связи, но и потребуют начислить на суммы оплаты НДФЛ лицу, непосредственно общающемуся по телефону. Как показывает практика, в отдельных случаях требованиям налоговиков, касающимся данных расходов, надо безоговорочно следовать, в других – есть смысл поспорить. Об этом – наш разговор сегодня.

Ю Помякшева Чем руководствуемся?

Затраты на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть отнесены в состав расходов по оплате услуг связи, которые учитываются для целей налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом расходы на оплату услуг сотовой связи обязательно должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Это означает, что расходы должны быть обусловлены деятельностью, направленной на получение дохода, иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Но проблема заключается в том, что конкретного перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров, в действующем налоговом законодательстве нет. Поэтому такой перечень определил Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15.

Итак, какими же документами должна, по мнению чиновников, располагать организация, чтобы правомерно учесть расходы на оплату телефонных переговоров по сотовому телефону?

Приказ руководителя организации

В приказе должен содержаться перечень должностей работников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи.

Должностная инструкция работника

По мнению налоговиков, в должностной инструкции работника, пользующегося мобильной связью, должно быть обоснована необходимость ведения им переговоров по сотовому телефону в служебных целях. Так, необходимость использования сотовой связи может быть обусловлена разъездным характером работы сотрудника (водители, экспедиторы, курьеры) либо какими-то иными причинами.

Однако, если в силу своих должностных обязанностей работник целый день находится в офисе, где имеется стационарная телефонная связь (например, секретарь), то доказать экономическую обоснованность затрат на сотовую связь такого работника будет трудно.

Комментирует чиновник
Вячеслав Анатольевич Антропов, начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.
– Я бы не стал так однозначно утверждать, что обосновать необходимость сотовой связи для секретаря организации будет трудно. Секретарю чаще других работников приходится передавать разного рода информацию, используя для этого все возможные способы – и электронную почту, и факс, и телефонную связь (как проводную, так и сотовую). Кроме того, ни для кого не секрет, что тарифы на сотовую связь (особенно корпоративные) зачастую намного дешевле, чем тарифы стационарной сети.
А вот если организация включает в список лиц, пользующихся сотовым телефоном в служебных целях бухгалтера, занимающегося исключительно начислением заработной платы, то у проверяющих есть все основания усомниться в целесообразности отнесения на расходы затрат на оплату этих звонков.

Договор с оператором на оказание услуг связи

В данном случае возможны следующие варианты.

Договор заключен с организацией-налогоплательщиком

В этом случае нелишним будет рассмотреть вопрос о наличии (отсутствии) на балансе организации телефонных аппаратов. Так, если организация приобретает телефонные аппараты и затем передает их работникам для служебного пользования, то, как правило, проблем с учетом для целей налогообложения прибыли расходов на сотовую связь не возникает (конечно, при наличии всех необходимых документов).

А вот если на балансе организации мобильные телефонные аппараты (или за балансом в случае их аренды) не числятся, налоговые органы единодушно считают расходы на оплату услуг мобильной связи экономически не обоснованными.

Однако арбитражная практика по этому вопросу в настоящее время складывается в пользу налогоплательщика. Суды указывают, что расходы на оплату услуг связи относятся к расходам, связанным с производством и реализацией в силу положений подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Арбитры также отмечают, что в главе 25 Налогового кодекса РФ не сказано о том, что учет данных расходов зависит от того, есть ли на балансе организации имущество, использование которого обеспечивает доступ к соответствующему виду услуг (постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 апреля 2007 г. № А56-33529/2006, ФАС Дальневосточного округа от 18 апреля 2007 г. № Ф03-А59/07-2/380, ФАС Московского округа от 21 июля 2005 г. № КА-А41/6715-05).

Договор на оказание услуг сотовой связи заключен с работником (например, с руководителем)

Работник, используя личный телефон в служебных целях, сам оплачивает счета операторов связи. В этом случае ему выплачивается компенсация или возмещение фактических затрат на оплату служебных разговоров в порядке, установленном организацией.

При этом если отсутствуют документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, то такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера. Соответственно, выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается в расходах, принимаемых при налогообложении прибыли, и подлежит обложению НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.2).

Детализированные счета оператора связи

Вопрос о том, нужно ли для подтверждения расходов на услуги сотовой связи представлять детализированный счет, остается на сегодняшний день неурегулированным.

По мнению Минфина РФ, такой счет необходим. Налоговые органы, в частности, разъясняют, что в форме такого счета должны содержаться:
• детализация общей суммы платежа за предоставленные услуги сотовой связи в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров;
• тарификация услуги (письмо Управления ФНС по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1).

Такую позицию поддерживают и отдельные окружные арбитражные суды (постановление ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2).

В то же время существует достаточная арбитражная практика (особо отметим, что этого мнения придерживается ФАС Поволжского округа), свидетельствующая о том, что для обоснования расходов на сотовую связь детализированные счета не нужны.

Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 22 ноября 2006 г. по делу № А65-36698/05 содержится вывод о том, что требование налогового органа представить детализированный счет оператора для подтверждения экономической обоснованности расходов не основано на законе.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 9 ноября 2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержание, поэтому представление такого счета для подтверждения расходов не нужно. К таким же выводам пришли и другие окружные суды (постановления ФАС Северо-Западного округа от 10 февраля 2006 г. № А42-2490/2005-29, ФАС Северо-Кавказского округа от 1 марта 2006 г. № Ф08-504/2006-240А).

Лимит расходов на пользование сотовой связью работниками организации

Лимит утверждает сама организация. Например, руководитель организации может издать приказ, в котором будут указаны:
• предельный размер расходов на каждого работника в месяц в соответствии с выполняемыми функциями;
• порядок оплаты (возмещения) работником расходов, осуществленных сверх лимита (например, сумма сверх лимита вносится работником в кассу или удерживается из его зарплаты).

По мнению Минфина РФ, полученное организацией возмещение сверхлимитных расходов от работника должно включаться в состав доходов от реализации. Расходы на сотовую связь в пределах лимита учитываются для налогообложения по мере их осуществления (при условии оформления всех необходимых документов), а расходы сверх лимита – только после того, как работник возместит организации указанные затраты (письмо Минфина РФ от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15).

На наш взгляд, с таким порядком отражения доходов и расходов согласиться нельзя.

Во-первых, сумма возмещения сверхлимитных затрат на сотовую связь, получаемая от работников, по сути, является компенсацией. Доходом от реализации она не является, как, впрочем, не является и расходом, связанным с производством и реализацией в контексте главы 25 Налогового кодекса РФ. Поэтому такая компенсация ни в налоговом, ни в бухгалтерском учетах не должна учитываться ни в доходах, ни в расходах. В бухгалтерском учете используется счет 73 «Расчеты с работниками по прочим операциям» или счет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Во-вторых, спорным является то, что сверхлимитные суммы всегда должны погашаться работниками. Ведь далеко не всегда сотрудники организации «виноваты» в превышении лимита.

Например, перерасход может произойти из-за того, что оператор связи повысил расценки. В этом случае приходится пересматривать максимальный размер расходов на мобильную связь.

Или менеджер, находясь в командировке, созванивался с руководством, чтобы согласовать условия заключаемого договора, и осуществил перерасход лимита. В таком случае затраты, превышающие лимит, тоже можно считать производственной необходимостью и признать их в расходах, не требуя возмещения от работников. Для этого необходимо обосновать и зафиксировать такой факт, например, в бухгалтерской справке, составленной на основании служебной записки лица, ответственного в организации за оформление документов по услугам связи.

Обратите внимание на важный момент: установление организацией лимитов на служебные переговоры не освобождает ее от необходимости контролировать производственную направленность расходов, даже если работник уложился в лимит. В противном случае спор с налоговыми органами неизбежен.

Другие доказательства производственного характера «мобильных» разговоров

К таким доказательствам можно отнести следующие:
• письменное распоряжение руководителя (служебное задание) сделать звонки и отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме;
• перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, и цель этих переговоров;
• отчет о проводимом в рамках маркетинговой политики маркетинговом исследовании рынка сбыта, в том числе и с помощью телефонных переговоров;
• распорядительные документы, указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками организации служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями – потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг).

Комментирует чиновник

Вячеслав Анатольевич Антропов, начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.

– Ни в одном документе не написано, что именно налоговый инспектор вправе затребовать от организации в качестве дополнительных доказательств «служебного» характера мобильных звонков. Поэтому все решается исходя из конкретной ситуации. Для одного инспектора достаточным окажется расшифровка оператора связи. Если цифра затрат на мобильную связь покажется инспектору слишком высокой, то ничто не мешает ему сделать несколько контрольных звонков и установить, куда именно звонили из организации и есть ли хозяйственные связи между абонентами.

Иногда организации изначально пытаются завуалировать частные звонки следующим образом: в расшифровке делаются соответствующие пометки, что отдельные звонки (как правило, их очень немного) относится к личным и потому соответствующая часть не относится на расходы. Для одного инспектора этого окажется достаточным, а более дотошный все равно перепроверит предоставленную информацию.

Использование телефонных карт и карт экспресс-оплаты

При таком способе расчетов за услуги связи необходимо учитывать следующее. По Правилам оказания услуг местной, внутризоновой, междугородней и международной телефонной связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 18 мая 2005 г. № 310, карта оплаты услуг телефонной связи – средство, позволяющее абоненту и (или) пользователю услугами телефонной связи инициировать вызов, идентифицировав абонента и (или) пользователя перед оператором связи как плательщика.

Иначе говоря, карта экспресс-оплаты – это авансовый платеж за еще не оказанные телефонные услуги. Поэтому сама по себе карта не является первичным документом, которым можно подтвердить понесенный расход. Кроме того, карта экспресс-оплаты позволяет определить только размер понесенных затрат, но не доказать производственную направленность фактически произведенных телефонных разговоров. Расход у организации-налогоплательщика появится, когда сотрудник по активированной карте начнет осуществлять звонки. При этом необходимым условием учета расходов будет наличие вышеперечисленных документов.

Комментарий редакции

В отношении карт экспресс-оплаты позиция Минфина РФ несколько смягчилась. Если раньше финансовое ведомство однозначно считало, что такие расходы в целях налогообложения учитываться не могут, то теперь чиновники такую возможность дают, правда, в исключительном случае. Например, работник был в командировке, у него закончились деньги, а ему нужно было срочно позвонить, и он приобрел карту экспресс-оплаты. В отчете о командировке этот работник должен подробно описать сложившуюся ситуацию (письмо Минфина РФ от 31 мая 2007 года № 03-03-06/1/348). Материал на эту тему читайте в журнале «Главбух» (2007 г., № 13, стр. 33).

Расходы на оплату переговоров по сотовому телефону в нерабочее время

Существует множество причин сделать служебный звонок во внерабочее время: необходимость в телефонных переговорах для производственных нужд не ограничивается режимом работы организации, например, с 9 до 18 часов. Организация функционирует как до, так и после этого времени. Ее сотрудники могут приходить на работу раньше и уходить позже, некоторые выходят на работу в выходные и праздничные дни, другие выполняют трудовые обязанности после рабочего дня. Звонок может быть необходим, когда работник находится в отпуске или на больничном и т. д.

Налоговики, как правило, отказывают налогоплательщикам в учете таких затрат, не признавая их экономически обоснованными. Их подход основан на временном критерии: для производственных нужд звонки могут осуществляться только в рабочее время.

Однако критерий времени не может быть положен в основу определения цели и содержания телефонного разговора: служебный звонок может быть произведен в нерабочее время, равно как и телефонный разговор личного содержания может быть сделан в пределах установленной трудовым законодательством продолжительности рабочего дня.

По мнению Минфина РФ, для подтверждения служебного характера разговоров по сотовому телефону разделение времени на рабочее и нерабочее не является главным. Так, в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами. Критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться то, что в должностной инструкции данного работника установлена обязанность использования сотового телефона в служебных целях (письмо Минфина РФ от 7 декабря 2005 № 03-03-04/1/418).

Арбитражная практика по этому вопросу в основном складывается в пользу налогоплательщиков (постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).

Комментирует чиновник

– Конечно, нельзя «привязывать» служебные звонки к рабочему времени организации (особенно учитывая размеры России). Всем нам приходится решать служебные вопросы и за пределами рабочего времени.

Так что главным остается установление списка сотрудников, которым необходима сотовая связь для выполнения служебных обязанностей, и расшифровка звонков, предоставляемая оператором связи. При наличии документального подтверждения и экономической целесообразности таких затрат проблем с отнесением их на расходы быть не должно.

Кстати, спорить с налогоплательщиками в арбитражном суде на эту тему нам приходится все реже. В этом году было не более двух-трех подобных дел.

Мнение бухгалтеров:
Наталья Юрьевна Попова, главный бухгалтер ООО «ХимДомСтандарт»
– Мы вообще не включаем в расходы затраты на мобильную связь, поскольку точно знаем, что по этому поводу возникнут споры с нашей налоговой инспекцией.
Бочкова Татьяна Федоровна, главный бухгалтер ООО «Таврида Электрик Самара»:
– Сколько бы нас ни проверяли налоговики, разногласий по поводу признания расходов на мобильную связь у нас не возникало ни разу. Дело в том, что приказом по предприятию мы установили список работников, которым необходим сотовый телефон для выполнения служебных обязанностей, и индивидуальный лимит для каждого из них. В этот список включены практически все работники предприятия. Налоговики ни разу не требовали от нас даже распечатку от оператора связи. В любом случае у нас есть веское экономическое обоснование использования мобильной связи: у нас действует специальные корпоративные тарифы, которые более выгодны, чем тарифы стационарной телефонной связи.
Наталья Александровна Чалая, главный бухгалтер ООО «Сантехжилстрой»:
– Обычное требование налоговиков – показать приказ со списком работников, пользующихся сотовой связью, и расшифровку звонков. Чтобы избежать претензий налоговиков, мы сами обрабатываем расшифровку, сразу исключая из расходов оплату тех звонков, которые были произведены за пределами рабочего времени. Такие действия наших налоговых инспекторов вполне устраивают.
Елена Николаевна Еремина, главный бухгалтер ООО «Поток 7»:
– Мы сами обрабатываем расшифровку звонков, исключая из расходов личные звонки работников. Работа кропотливая, но она себя оправдывает. Проблем с признанием этих расходов у нас не было.

Делаем выводы

Как мы видим, мнения специалистов по вопросу признания расходов на сотовую связь расходятся. Кто-то из бухгалтеров вообще предпочитает не включать данные затраты в расходы, чтобы избежать потенциальных претензий налоговиков. Но совершенно очевидно, что в тех организациях, где сотовая связь необходима многим работникам и потому затраты на ее оплату весьма существенны, надо стремиться к тому, чтобы эти затраты были учтены в расходах. Реальные возможности для этого, как показывает практика, есть. Главное – запастись необходимыми подтверждающими документами, установить адекватные лимиты и, обрабатывая расшифровку оператора связи, на всякий случай самостоятельно исключить из расходов оплату наиболее «подозрительных» (с точки зрения налоговиков) звонков.

www.klerk.ru

Подключаем корпоративные симки и учитываем расходы

Постепенно стираются с памяти времена, когда даже не наши родители, дедушки и бабушки, а мы сами еще не пользовались мобильными телефонами, мессенджерами, социальными сетями и прочими «благами цивилизации». Да, имелся стационарный телефон дома, и он был на всех один. Люди писали друг другу письма, отправляли телеграммы, на работе пользовались служебной связью, «сторонние» звонки осуществляли с помощью таксофонов в городе. За какие-то двадцать с лишним лет все кардинально изменилось. Теперь в офисе нужен не только «стационарный» интернет, но и мобильный. Страница в социальной сети стала использоваться в качестве дополнения к резюме соискателя, а в мессенджерах начальники рассылают поручения своим подчиненным. Представить такое раньше было практически невозможно. И все-таки мы имеем это сегодня. Как ни крути, а нашему коллеге бухгалтеру нужно во все вникнуть, что-то даже отразить в бухучете. Из нашей статьи вы узнаете, как подключить и вести учет расходов на корпоративную связь. Если в вашей компании этого нет, то ждите – скоро появится!

Жадина-говядина, соленый огурец…

Потребность в использовании корпоративной мобильной связи в виду динамично развивающегося коммерческого сектора сильна по определению и это едва ли можно опровергнуть. Однако далеко не каждая организация может позволить себе такое «удовольствие», что и пододвигает ее руководителей к мысли как-то «сэкономить» на этом, предложив своим сотрудникам своеобразную сделку. Некоторые наши клиенты по услуге «Программа 1С онлайн» жаловались на то, что в их организациях им приходится использовать личные мобильные телефоны с той поправкой, что расходы никто компенсировать им не собирается. Вот, что нам рассказали:

«У нас очень маленькая фирма, работаем в сфере полиграфии. Штат сотрудников в общей сложности равен пяти сотрудникам. Амбиций у нашего директора много, и он всеми силами старается привлечь каждого из работников, в том числе меня (бухгалтера), к поиску новых клиентов. Понятное дело, что входящий поток обращений у нас оставляет желать лучшего, ибо он (директор) экономит не только на каждой мелочи, а на более серьезных вещах, например, на рекламе в городе. Вот и приходится нам всем звонить потенциальным клиентам «по-холодной». В офисе установлен один стационарный телефон и на всех его не хватает. Мы уже смирились с этими звонками, но когда я ему предложила как-то решить вопрос со связью, он «посоветовал» мне немного подождать, обещая, что в следующем году все решит. Говорит, что пока этого сделать не может. Ладно, я уже молчу о том, что вся эта работа никак не соотносится с должностными инструкциями, но есть и статья 163 ТК РФ, где работодатель просто обязан предоставить работникам все необходимые средства для обеспечения нормальной выработки. Не знаю, что и делать»…

Пример этого «убогого» положения нашей коллеги наглядно показывает, с какими сложностями приходится сталкиваться работникам, если их дирекция не решает вопрос с корпоративной связью. При этом не стоит смотреть на данный вопрос только в негативном ключе. Существует и более «цивилизованные» варианты его решения.

Читайте статью: «Что делать, если сотрудник просит переоборудовать его рабочее место»?

Как бывает еще?

В более порядочных по отношению к своим сотрудникам компаниях вопрос с корпоративной мобильной связью решается двумя простыми способами и их важно отличать между собой, т.к. они требуют различного документального оформления и бухгалтерского учета:

Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю;
Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

История с нашим клиентом, как минимум, попадает под второй вариант компенсации расходов. Для того, чтобы последовать эту пути, необходимо отразить согласие работника на использование личного номера телефона в рабочих целях, а также непосредственно самого аппарата. Как именно будет компенсироваться «амортизация» мобильного телефона, а также расходы на связь, должны будут решить работодатель и работник при приеме на работу или же непосредственно в процессе выполнения должностных обязанностей. Вариантом такого локального акта может стать «Положение об обеспечении работника мобильной связью» с подписью генерального директора, а также печатью организации. Отразить данные расходы будет несложно:

Компенсация расходов на сотовую связь
Д. 20, 26	К. 73	Начислена компенсация сотруднику
Д. 73	К. 50 (51)	Выплачена компенсация сотруднику

Что касается подлинно корпоративной связи, то, как это было сказано выше, бухгалтеру не потребуется брать у сотрудника расписку о согласии на использование личного номера телефона, т.к. сим-карты будут приобретаться от имени и на имя организации, что автоматически предполагает безналичный способ оплаты. Наш клиент по услуге «Аренда 1С Предприятие» уже имел схожий опыт:

«Когда мы открывали с директором фирму, он поручил мне заняться оформление корпоративных сим-карт для новых сотрудников. Обратившись к знаменитому сотовому оператору, нам порекомендовали подготовить следующий пакет документов: 1) Свидетельство ЕГРЮЛ; 2) Банковские реквизиты; 3) Доверенность на мое имя от генерального директора (если бы обращался он сам, то от него бы потребовался паспорт, а так пригодился еще и мой + копия директорского). Далее нам выставили счет, мы его оплатили и буквально через 5 рабочих дней нам прислали сим-карты. На мой взгляд, все получилось достаточно быстро и без каких бы то ни было хлопот. Впоследствии, пользуясь корпоративной мобильной связью, мне показалось, что это очень удобно. Скажу по секрету, иногда звоню и по личным делам. Какая разница, у нас все равно безлимитный тариф»…

Узнав о том, что в компании произошло подключение корпоративной мобильной связи, мы не забыли уточнить, как бухгалтер отражает в учете расходы на нее. Наиболее оптимальным вариантом оказался следующий способ:

Корпоративная связь
Д. 20 (26, 44)	К. 60	Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, не превышающей установленный лимит)
Д. 73	К. 60	Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника)
Д. 50 (50, 70)	К. 73	Возмещена работником сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь
Д. 91-2	К. 73	Сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь списана на прочие расходы (в случае не возмещения работником)

Читайте статью: «Расходы организации. Делим на прямые и косвенные»

Есть нюансы

Куда же без всех этих «нюансов» в нашей деловой жизни… Дело в том, что у ФНС есть одно «удивительное» свойство – ее сотрудникам всегда «интересно», насколько корректно компания отражает расходы на свои нужды. В случае с корпоративной мобильной связью, а также компенсациями расходов на нее сотрудникам, у Службы есть ряд требований, выполнение которых необходимо для «железобетонного» подтверждения расходов именно на связь, а не на что-то другое (вдруг компания кого-то пытается обмануть)? Так, исходя из текста письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, а также Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3) следует, что в случае налоговой проверки (не важно, камеральной или выездной) представитель компании должен предоставить следующий пакет документов:

Бумага, содержащая перечень должностей сотрудников, которые, исходя из своих служебных обязанностей, нуждаются в корпоративной мобильной связи. Документ заверяется подписью генерального директора;
Их должностные инструкции;
В случае с компенсацией затрат на мобильную связь предоставляется акт о возмещении расходов, упомянутый выше. Плюс сюда же нужно приложить копию договора между сотовым оператором и работником на оказание телекоммуникационных услуг;
Копии выставленных оператором связи счетов, а также детализацию (!) звонков каждым из сотрудников.

Касаемо последнего пункта есть множество споров. Во-первых, детализация звонков практически ничего не даст инспекторам хотя бы по той причине, что в ней будут указаны исключительно номера телефонов, куда совершались звонки. Во-вторых, реально доказать, используется ли корпоративная связь по назначению или нет будет затруднительно, т.к. содержание звонков при любом раскладе окажется неизвестным. Следовательно, инспекторам можно не отказывать в выдаче детализации – пусть, если хотят, сидят в ней и разбираются. Все равно дадут учесть.

Выводы

Как мы видим, процесс подключения корпоративных сим-карт, а также компенсация расходов на связь своим сотрудникам не должна обойтись компании в «большие» деньги еще и по той причине, кто эта самая связь, по идее, должна приносить определенный доход. Если те же менеджеры по продажам обеспечены дополнительной возможностью позвонить своим клиентам, то, вполне возможно, это в конце-концов приведет к приросту прибыли. Бухгалтерам же дополнительная связь всегда может пригодиться для «неформального» диалога с налоговым инспектором, с директором, когда тот находится в командировке… Да, мало ли, для чего еще! Просто нужна связь и все тут! А как расходы на нее отражаются в бухучете, мы вам рассказали!

Желаем удачи, дорогие коллеги! До новых встреч!

scloud.ru

Корпоративная мобильная связь: организуем использование правильно

Применение корпоративной мобильной связи в служебных целях, как правило, организуется посредством выдачи работникам приобретенных за счет организации корпоративных SIM-карт:

для личного мобильного устройства работника;
мобильного устройства, выданного нанимателем для указанных целей.

SIM-карта — это карта, предоставляемая мобильным оператором связи, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства, его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.

При использовании обоих вариантов абонентский договор с оператором связи заключается организацией-нанимателем, в пользование которой предоставляется несколько абонентских номеров. На нее же возлагается ответственность по оплате оказанных оператором услуг.

УСТАНАВЛИВАЕМ ПОРЯДОК ПОЛЬЗОВАНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗЬЮ

Прежде чем обеспечить работников корпоративной мобильной связью, нанимателю целесообразно на локальном уровне установить порядок ее применения. Возможным вариантом локального нормативного правового акта, регламентирующего указанный порядок, могут быть Правила пользования корпоративной мобильной связью.

В Правилах пользования корпоративной мобильной связью рекомендуется предусмотреть обязанность работников по регулярному составлению отчета о совершенных телефонных звонках за истекший отчетный период, порядок возмещения стоимости телефонных разговоров, совершенных по корпоративной мобильной связи в личных целях.

Кроме того, приказом руководителя может устанавливаться предельный лимит переговоров. Сумма превышения установленного лимита в дальнейшем также может быть удержана из заработной платы работников.

С указанными Правилами следует ознакомить под роспись всех работников организации, которым будет предоставлено право пользования корпоративной мобильной связью.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 2 (193), февраль 2017 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

otdelkadrov.by

Корпоративная мобильная связь. Как делить расходы?

Сегодня большинство работников рассматривает корпоративную мобильную связь как часть социального пакета, предоставляемого организацией при приеме на работу. Что удивительно, наниматели доверяют своим работникам и не устанавливают никаких специальных условий ее использования. И, как показывает практика, напрасно. Некоторые из них уже поплатились за такую непредусмотрительность. А вы в курсе, о чем сейчас говорит ваш работник по корпоративному мобильному телефону? В этой статье даны рекомендации нанимателю, как подстраховать себя на случай излишней любви работника разговаривать по телефону.

В современных условиях оперативное решение работником поставленных перед ним задач почти всегда означает получение дополнительной прибыли для нанимателя. Переговоры, встречи, консультации и т.п. Все это в век мобильности можно осуществлять по мобильной связи.

Корпоративная связь широко используется в Республике Беларусь. При этом каждая организация сама решает, удерживать ли с работников суммы оплаты за услуги связи, оказанные по договорам с мобильным оператором, и в каком объеме. Часто удержания производят из заработной платы работников, которые превысили лимит бесплатных разговоров, предусмотренный тарифным планом или установленный нанимателем. Рассмотрим, всегда ли возможны и правомерны такие удержания и как их нужно оформлять.

Почему важно установить лимит на мобильную связь

Каждый работник должен знать ограничения по сотовой связи за счет организации. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

ЭТО ВАЖНО! Для сотрудников, пользующихся SIM-картами организации, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Если этого не сделать, то будет сложно удержать с работника суммы за переговоры.

Как ввести лимит на звонки? Для введения лимита следует издать приказ нанимателя об утверждении порядка использования корпоративной связи с учетом специфики организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части пользования мобильной связью. С этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет нанимателя.

Образец приказа об утверждении порядка использования корпоративной мобильной связи смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

www.spok.by

Плюсы и минусы корпоративной сотовой связи для компании

Различные варианты корпоративной связи, и как это влияет на эффективность работы персонала.

Современный рынок предлагает потребителю большое количество всевозможных электронных устройств, спектр возможностей которых может быть как широким, так и узкоспециализированным, что сказывается на ценовой политике продаж этих гаджетов. Помимо функционала эти устройства могут отличаться мобильностью, такие модели пользуются большим спросом чем стационарные. Тем не менее, современные мобильные телефоны лидируют на рынке гаджетов, поскольку они могут заменить любой из них.

Действительно, мобильные операторы предлагают своим клиентам не только мобильную связь, о и интернет, ММS, SMS, push-to-talk и прочие опции, которые позволяют пользоваться всеми возможностями по передаче и получению данных самого различного формата. Согласно статистическим исследованиям сотовой связью пользуются практически все жители России, но это не означает, что у сотовых операторов не увеличивается количество клиентов. Дело в том, что иметь несколько сим-карт разных провайдеров становится нормой, все больше человек покупают второй телефон, чтобы иметь возможность недорого общаться с различными абонентами.

Еще один сектор прироста новых пользователей мобильной связи ― это компании, которые предпочитают выбрать и подключить безлимитные тарифы (http://www.corporacia.ru) Билайн, Теле2, МТС или Мегафон и держать своих сотрудников постоянно на связи. Действительно, можно обязать сотрудника день и ночь быть доступным по рабочему телефону. Профессии бывают разные, а потому в случае аврала специалист может понадобиться в любое время суток. При этом работник не может сослаться на то, что телефон отключили на неуплату, аппарат сломался и так далее. На корпоративном плане всегда будут деньги, более того, звонки внутри сети корпоративного заказчика чаще всего бесплатные, что напрямую экономит средства на разговоры между подчиненными. Вообще безлимитный корпоратив подразумевает бесконечное количество минут разговоров внутри сети, а потому корпоративные абоненты могут не считать время разговоров, обсуждая как рабочие вопросы, так и личные дела. Эта обычная практика в компаниях, если это не мешает рабочему процессу, то руководство закрывает на это глаза.

Что касается разговоров с абонентами других операторов, то оплаченные минуты совсем не бесконечны. Скорее, наоборот, в корпоративную безлимитку (http://www.corporacia.ru/bezlimitnie_tarify) может входить заранее оговоренное число минут такого общения, а за превышение лимита компании придется доплатить. Это первый и не единственный подводный камень безлимитного тарифа от Билайн, МТС, Мегафон или Теле2. Не стоит на слово верить рекламе, гораздо логичнее внимательно изучить весь пакет услуг, который и составляет тариф ― сделать это можно на сайте Корпорация Связи или самого мобильного оператора. При превышении установленного лимита на звонки по определенным направлениям, будь то определенные регионы или другие провайдеры, компании будет выставлен счет, который будет превышать планируемые траты на связь. Если такие траты оправданы, то для определенной категории сотрудников можно повысить величину оплаченных минут на другие сети, а для всех остальных оставить на прежнем уровне, исключив возможность превышать лимит ― для корпоративных тарифов от Билайн, МТС, Мегафон подобная дифференциация является нормой хотя бы потому, что провайдер всегда готов предоставить массовому заказчику эту возможность.

Безлимитный корпоратив для крупных компаний ― это стабильный крупный доход для любого мобильного оператора, а потому такие заказчики получают значительные скидки, индивидуальные условия тарифного плана, различные бонусы, подарки, опции, недоступные для физических лиц, возможность купить красивые номера Билайн (http://www.corporacia.ru/krasivie_nomera-beeline), МТС, Мегафон по минимальной цене и т.д. Тем не менее, такие бонусы отнюдь не являются бескорыстным подарком со стороны провайдера связи, поскольку пользователь тарифа оплачивает приличный пакет услуг, а если добавить к этому большое количество абонентов, которое закупается для крупной компании, то для провайдера предоставление нескольких опций не представляет проблемы. Обслуживание связи крупного корпоративного клиента ― это приличная гарантированная прибыль. Отсюда следует простой вывод, что чем крупнее компания-заказчик, тем на большие уступки готов пойти провайдер.

Наличие у сотрудников корпоративного безлимита является важным элементов формирования корпоративного духа. Вслед за Европой российские компании начинают вести работу над созданием сплоченной команды, которая нацелена на получение общего результата ― в качестве инструментов для создания такого сообщества единомышленников выступают корпоративные праздники и бесплатна телефонная связь. Нет сомнений, что наличие такой связи вызывает чувство причастности к группе, чего и следовало добиться. Помимо этого дифференциация наборов доступных опций у различных категорий работников позволяет повысить статус конкретного сотрудника, предоставив ему возможность пользоваться в рамках корпоративной связи роумингом, интернетом и прочими услугами.

Если по условиям безлимитного тарифа компания оплачивает только фиксированное количество минут разговора, а остальные расходы работник должен оплачивать самостоятельно, то это значительно снижает как популярность подобного тарифа среди сотрудников, так и вызывает нежелание пользоваться мобильным телефоном для решения рабочих вопросов по истечению бесплатных минут. Такое ограниченное использование корпоративного безлимита значительно ограничивает его преимущества, но позволяет руководству найти работника даже в нерабочее время. Как правило, это вызывает недовольство и негативное отношение коллектива к такому решению вопроса. Если настроение в коллективе является важным фактором для достижения плановых результатов развития бизнеса, то стоит потратить больше денег на мобильную связь для персонала, но получить от них в итоге полноценную отдачу в работе.

(с) www.corporacia.ru

www.ultimate-mails.com

Как не переплачивать за корпоративную связь?

Корпоративная мобильная связь прочно вошла в нашу жизнь и имеет немало преимуществ: ее использование станет неплохой мотивацией сотрудников к более качественному выполнению должностных обязанностей, а ее тарифы, обычно безлимитные, выгоднее массовых. А также предполагает удобство платежа по одному счету и возможность выбора метода оплаты (авансовая или постоплата с отсрочкой платежа до 20-25 дней), а официальное списание затрат на статью расходов позволяет уменьшить налогооблагаемую базу.

По статистике более 80% компаний среднего бизнеса используют корпоративную связь, в малом бизнесе ситуация иная, проникновение корпоративной связи доходит до 40%. Крупный бизнес всегда обращается к корпоративным тарифам как минимум для компенсации затрат ключевым сотрудникам.

Картина с эффективностью использования связи несколько другая. Компании крупного бизнеса периодически проводят тендеры на поставку услуг, обновляют тарифы, иногда меняют оператора. Зачастую они сильно привязаны к оператору, к предоставляемым услугам, да и работа по смене поставщика задействует множество сотрудников. Но эти усилия могут с легкостью окупиться выгодой от смены оператора.

Компании малого бизнеса в основном ориентируются на цену услуги и гораздо более подвижны. Выбор оператора часто осуществляет собственник бизнеса, заинтересованный в эффективности расходов.

Сложнее ситуация с компаниями, численность сотрудников которых уже более 50 человек. Объем затрат на связь у них не сопоставим с затратами на основную деятельность, офисные расходы и т.п. Поэтому вопросам экономии на связи они часто не уделяют достаточно внимания.

В последнее время становится модно экономить и контролировать свои расходы. Попробуем рассмотреть вариант развития сотовой связи в компаниях.

Этапы развития сотовой связи в компаниях

Подход к использованию корпоративной сотовой связи у разных компаний сильно отличается. Условно его можно разделить на три этапа.

Первый этап. Первоначально сотовую связь начинают оплачивать руководителям. Также определяется необходимость оплаты связи для административного персонала, продавцов, водителей, курьеров. Зачастую в стороне остаются сотрудники, не взаимодействующие с внешним рынком – бухгалтерия, рабочие, секретари. Имеет смысл перейти на следующий этап с целью мотивации всех сотрудников и упорядочивания работы с оператором.

Второй этап – создание политики компании по оплате сотовой связи. Согласно ей структурируются правила компенсации всем сотрудникам в пределах выделенных им лимитов, возможность сохранить свой номер при увольнении, производится ознакомление с изменениями тарифов и условий договоров.

Корпоративную связь могут получить все сотрудники, даже те, кому компания ее не компенсирует. Затраты на связь оплачивает сам сотрудник. Также сотрудник может взять на себя несколько SIM-карт и раздать их родственникам, чтобы оптимизировать свои и их расходы. На этом этапе взаимосвязь компании и выбранного сотового оператора максимальна.

Проводя периодическую актуализацию тарифов и получая информацию от всех операторов, компания часто переходит на следующий этап.

Третий этап. Компания понимает, что ограничивая себя одним оператором, она не получает преимуществ другого. Сотрудники, которым связь не оплачивают или оплачивают в пределах лимита, имеют свои предпочтения по операторам. В результате компания приходит к заключению нескольких договоров с сотовыми операторами.

Откуда берутся лишние расходы?

Как мы определили, в зоне риска находятся компании, численность сотрудников которой уже достаточно большая, и получаемый доход позволяет не считать каждую копейку. Единственная причина, по которой компании переплачивают операторам, – нежелание руководства оптимизировать затраты.

– Ваша компания подключалась давно и тарифы уже давно убраны в архив, так как перестали отвечать реалиям рынка.

– Подключение к оператору вел сотрудник, который уже уволился, и текущую работу поддерживает новый специалист, который не знает всех особенностей договора.

– При подключении, наверняка, продавец рассказывал про волшебные оптимизирующие опции, которые позволяют сократить затраты на определенные направления. Чаще всего опции не подключаются сразу, потом компания забывает про них. Иногда продавец убеждает в полезности опции, но кто будет проверять, действительно ли она окупает затраты?

– Все ли оплачиваемые номера действительно находятся в работе у сотрудников? Часто уволенные сотрудники остаются с бонусом в виде SIM-карты, которую забыли заблокировать и продолжают оплачивать.

– Нецелевые и личные звонки обычно можно отсеять установкой лимитов. Однако встречаются случаи отправки SMS на короткие номера с целью обналичить средства в пределах лимита. Имеет ли смысл оплачивать такие «услуги»?

Рекомендации по минимизации потерь на оплате сотовой связи достаточно простые:

1. Обновляйте условия договора с оператором хотя бы раз в год.
2. Наведите порядок в оформлении сотовой связи в компании.
3. Определите, почему вы работаете именно с этим оператором. Конкурентная ситуация между операторами достаточно сильная и этим имеет смысл пользоваться.

Количество сэкономленных средств в год может вас сильно удивить. Встречаются случаи уменьшения суммы затрат вдвое и больше!

Фото: freeimages.com